quando definir um processo ou iniciar um projeto? conceitos bpmn
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PROCESSO X PROJETO
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Quando definir um processo ou iniciar um projeto?
( Processo ou Projeto )
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Observo que ainda há dúvidas sobre a diferença entre o que é projeto e o que é processo. E isto parece ser não somente entre leigos, mas também entre especialistas. Em uma conferência de gestão de processos (BPMDay) repleta de especialistas surgiu a clássica pergunta:
Qual a diferença entre Projeto e Processo ? Confesso que ouço essa pergunta mais corriqueiramente do que eu imaginaria.
Apesar de fácil de ser respondida, ainda vejo que diante da sua resposta surgem dúvidas, mesmo frente a recente popularização de alguns conceitos de gestão de projetos.
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Chega de suspense, vamos às definições:
PROJETO: conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular.PROCESSO: tem caráter repetitivo e permanente com objetivo de entregar resultados.
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Uma conceituação fácil de entender. No entanto, há duas questões que mais ouço que eu gostaria de explorar aqui.
1. Se o projeto tem começo, meio e fim e processo não, isso quer dizer que não vou terminá-lo?
Processos são duradouros, feitos para serem executados múltiplas vezes e trazer o mesmo resultado com o mesmo esforço e a mesma qualidade. A execução do processo por sua vez é que tem começo meio e fim. E ao seu final, traz o resultado esperado. Um processo tem uma sequência coordenada de tarefas, aonde há tarefas que iniciam o processo e tarefas que marcam o final do processo.A iniciação de um projeto pode ser um exemplo de execução de uma tarefa de um processo.
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2. Cada dia faço uma coisa diferente, então não tenho processos, só projetos ?
Ou, se faço produtos por encomenda devo trabalhar por processo ou projeto ?
Neste caso, a resposta é DEPENDE. E gosto de frisar que depende do seu CLIENTE precisa ou entende que é valor para ele.Há casos, aonde definimos processos de produção por encomenda com tarefas intermediárias responsáveis pela personalização do produto. Estas permitem diferenciar um produto do outro, trazendo o valor esperado pelo cliente. Nestes processos executados repetidamente, obtemos produtos personalizados para cada cliente conforme as instruções da tarefa de personalização.Outros casos, aonde o cliente requisita produtos altamente customizados, únicos ou complexos, requerem a iniciação de um projeto desde a solicitação do produto pelo cliente. O cliente de algumas organizações requer como valor que o seu produto seja único desde o momento da sua especificação e para tal será necessário um projeto com uma etapa de desenvolvimento do próprio produto, por exemplo.
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E há casos mistos aonde, no meio do processo produtivo, há necessidade de instaurarmos um projeto para customizar a entrega do bem ou serviço de maior especificidade exigida pelo cliente. É fundamental que notemos que existindo ou não um projeto, devemos entender primeiro o que é valor para o cliente e a partir daí qual será o processo que entregará esse valor (processo produtivo). No decorrer dessa definição, poderemos concluir que há necessidade ou não ao longo do processo da instauração de um ou mais projetos.
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CONCLUSÃO: Toda empresa deve ter seus processos mapeados com o foco do cliente
para saber quando deverá e se deverá utilizar projetos para gerenciar suas
atividades. É certo que processos sempre existirão e que os mesmos deverão ser
gerenciados buscando o resultado esperado pelo cliente da organização.
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Business Process Model and Notation (BPMN)
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O Business Process Model and Notation (BPMN) é uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócio. Trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de processos facilitando o entendimento do usuário.
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O BPMN descreve a lógica dos passos de um processo, por isso é uma etapa muito importante para a automação. Com a modelagem você consegue ter uma notação gráfica que expressa para o seu usuário de forma clara o seu processo de negócio identificando todas as possibilidades de fluxo e regras de negócio. Assim mesmos processos complexos se tornam de fácil compreensão/visualização para os donos do negócio facilitando tanto em análise de melhoria quanto de automatização deste processo.
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Na plataforma Kanban360 utilizamos esta notação para a
modelagem dos processos.
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