quelques scénarios types formation vdx bibliothèque et archives nationales du québec
TRANSCRIPT
Quelques scénarios types
Formation VDX
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
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Sommaire1. Bibliothèque emprunteuse et bibliothèque prêteuse
participantes (diapositives 3 à 36)
2. Rôle : EmprunteurBibliothèque prêteuse non participante (diapositives 37 à 43)
3. Rôle : PrêteurBibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue sans passer par le Catalogue des bibliothèques du Québec (diapositives 44 à 66)
4. Rôle : PrêteurBibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue en passant par le Catalogue des bibliothèques du Québec (diapositives 67 à 81)
Scénario 1
Bibliothèque emprunteuse et bibliothèque prêteuse participantes
• L’abonné achemine sa demande à partir du portail du Catalogue des bibliothèques du Québec• Demande reçue dans VDX• Suivi complet dans VDX
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Rôle : Emprunteur
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Demande générée dans le Catalogue des bibliothèques du Québec par l’usager
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La demande est repérée dans le Sommaire : demande créée
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• Vérifier la section Service• Vérifier la section Document
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• Vérifier la section Usager • Valider l’usager• Créer, s’il y a lieu, la fiche Usager• Vérifier dans votre SIGD s’il y a un litige au dossier de l’abonné
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Vérifier le contenu de la file
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• Vérifier le mode de livraison
• Soumettre
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• La demande passe à l’état « Demandé »• Attendre la réponse de la bibliothèque prêteuse
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• La bibliothèque prêteuse expédie le document :
la demande passe à « Expédié »• Attendre la réception du document
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1
2
• À la réception du document, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Expédié)
• Choisir l’action « Réception document » et cliquer sur Action
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1
• Vérifier : service, date de réception, date d’échéance locale
• Cliquer sur Recevoir
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L’état passe à « Reçu »
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Contacter l’usager (s’il n’a pu être avisé automatiquement par courriel)
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Imprimer l’accusé de réception
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Le document est consulté par l’usager.
Le document est retourné par l’usager.
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1
2
• Lorsque le document est retourné par l’usager, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Reçu)
• Choisir l’action « Retour document » et cliquer sur Action
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1
• Vérifier la date de retour
• Vérifier le mode de retour [Retourné via]
• Cliquer sur Retourner
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L’état passe à « Retourné »
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• Imprimer le bordereau de retour• Retourner le document à la bibliothèque prêteuse
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Rôle : Prêteur
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Les demandes nouvellement reçue apparaissent dans «Nouvelles demandes» dans le Sommaire
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• Imprimer le bordereau de cueillette• Repérer le document sur les rayons
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• Dans la demande, choisir l’action « Expédition document » et cliquer sur Action
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1 2
• Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document
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L’état du document passe à « Expédié »
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Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.
Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.
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1
2
• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié et Retourné)
• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action
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1
2
• Vérifier la date de réception-retour
• Cliquer sur Recevoir
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La transaction est maintenant terminée.
Scénario 2
Rôle : Emprunteur
Bibliothèque prêteuse non participante
• Suivi partiel dans VDX pour la bibliothèque emprunteuse• Suivi en script générique pour la bibliothèque prêteuse
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• Autoriser la demande créée dans VDX, comme d’habitude (voir scénario 1, rôle d’emprunteur)
• L’état de la demande passe à Demandé
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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque prêteuse pour lui faire part de
la demande.
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Normalement, la bibliothèque prêteuse vous avisera par courriel au moment de l’expédition du document.
Dans VDX, la demande demeure à l’état Demandé.
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1
2
• À la réception du document, retrouver la demande (Sommaire, colonne Emprunteur, état Demandé)
• Choisir l’action « Réception document » et cliquer sur Action
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Les étapes suivantes sont identiques au scénario 1 (rôle d’emprunteur) jusqu’au retour du document.
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• Attendre quelques jours après le retour du document à la bibliothèque prêteuse.
Si aucun avis de retard n’est envoyé parcelle-ci, c’est que le document a bienété reçu.
• Terminer la demande.
Scénario 3
Rôle : Prêteur
Bibliothèque emprunteuse non participanteDemande reçue sans passer par le Catalogue des bibliothèques du Québec
• VDX : recherche bibliographique uniquement dans la collection de la bibliothèque prêteuse• Suivi en script générique
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Recherche : cibler sa propre bibliothèque
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• Demander le document
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Demande de PEB
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Section Service : Vérifier la date limiteSection Livraison: Sélectionner le mode de livraison
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• Dans une nouvelle fenêtre, rechercher le sigle de la bibliothèque emprunteuse dans le module « Localisations »
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• Copier le sigle
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• Coller le sigle
• Cliquer sur Soumettre
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La demande a été enregistrée
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• Récupérer la demande dans le Sommaire (état « Nouvelles demandes »)
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• Visualiser la demande à des fins de vérification
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• Imprimer le bordereau de cueillette
• Repérer le document sur les rayons
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• Enregistrer l’expédition du document
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• Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document
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Dans le Sommaire, l’état du document passe automatiquement à « Expédié »
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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document demandé a été expédié.
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Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.
Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.
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1
2
• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié)
• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action
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1
2
• Vérifier la date de réception-retour
• Cliquer sur Recevoir
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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document retourné a été reçu.
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La transaction est maintenant terminée.
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Scénario 4
Rôle : Prêteur
Bibliothèque emprunteuse nonparticipanteDemande reçue en passant par leCatalogue des bibliothèques du Québec • La bibliothèque emprunteuse achemine sa demande à partir du
portail du Catalogue des bibliothèques du Québec• Demande reçue dans VDX• Suivi en script générique
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Bibliothèque emprunteuse non participante
• La bibliothèque emprunteuse achemine sa demande à partir du portail du Catalogue des bibliothèques du Québec
à l’aide des identifiants fournis par l’administrateur du Catalogue des bibliothèques du Québec (les mêmes identifiants utilisés pour acheminer des demandes de PEB à BAnQ et pour l’extranet)
la bibliothèque emprunteuse sélectionne la bibliothèque prêteuse (boîte de dialogue : bibliothèque d’appartenance)
la bibliothèque prêteuse reçoit la demande dans VDX
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La nouvelle demande reçue apparaît dans« Nouvelles demandes» dans le Sommaire
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• Imprimer le bordereau de cueillette
• Repérer le document sur les rayons
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1 2
• Dans la demande, choisir l’action « Expédition document » et cliquer sur Action
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L’état du document passe à« Expédié »
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• Imprimer le bordereau d’expédition et le joindre au document
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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document demandé a été expédié.
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Le document est consulté par l’usager de la bibliothèque emprunteuse.
Le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse.
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1
2
• Lorsque le document est retourné par la bibliothèque emprunteuse, retrouver la demande (Sommaire, colonne Prêteur, état Expédié)
• Choisir l’action « Réception doc. retourné » et cliquer sur Action
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1
2
• Vérifier la date de réception-retour
• Cliquer sur Recevoir
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Un courriel en script générique est envoyé à la bibliothèque emprunteuse pour l’aviser que le document retourné a été reçu.
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La transaction est maintenant terminée.
Dernière mise à jour : octobre 2012