quick time management

Вебинар «Быстрый» тайм-менеджмент

(устранение ключевых «поглотителей

времени»)

Автор, ведущий: Калинин Сергей ИвановичДата: 30 сентября 2010 г.

Вебинар «Быстрый тайм-менеджмент»

Автор и ведущий вебинара

Разработчик вебинара и его ведущий

КАЛИНИН СЕРГЕЙ ИВАНОВИЧ

психолог, бизнес-тренер, бизнес-консультант

Сотрудник консалтинговой компании «Психология и бизнес» (www.psystars.ru)

Автор книги «Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем». Спб, 2006

Опыт работы в корпоративных проектах по внедрению тайм-менеджмента, а также

проведения тренингов по ТМ с 2001 года

Связь со мной: [email protected]

(с) Консалтинговая компания «Психология и бизнес», 2010 г.

mailto:[email protected]

Программа вебинара


Что означает «нехватка времени»? Что такое «поглотители времени»?

Какие бывают «поглотители времени»? (разновидности и типы)

Три основные стратегии борьбы с «поглотителями времени»

Основные принципы «быстрого тайм-менеджмента»

Шесть этапов «быстрого тайм-менеджмента»

«Лучшие практики» в «быстром тайм-менеджменте»


Тенденция: «давление» времени возрастает…

Что нас ждет в будущем? Футурологи предсказывают:

1) Скорость всех процессов (экономических, производственных, социальных, информационных и т.п.) будет возрастать.

2) Объем знаний, получаемой и обрабатываемой информации будет возрастать.

3) Свобода выбора (количество доступных альтернативных решений) будет возрастать. Т.е. количество притягательных жизненных целей будет все увеличиваться.

4) Работа все больше будет становиться жизнью, в жизнь – работой.

Вывод: главным ресурсом будущего становится время, а главным умением «человека 30 века» – умение управлять своим временем.



Что значит «нехватка» времени?

1) Если мы спим в среднем 8 часов, то это означает, что треть времени нашей жизни мы проводим во сне.

2) Если считать «полезным временем» время нашей работы, то каждый год из 365 дней около 100 (примерно треть) являются праздничными и/или выходными.

3) Участники тренингов компании «Психология и бизнес» (менеджеры высшего и среднего уровня) оценивают непродуктивные потери своего рабочего времени ежедневно как 30-40% от общего рабочего времени.

Вывод: около 30% нашего времени расходуется случайно, нецелевым образом, без нашего сознательного выбора и контроля. Оставшегося времени для достижения наших целей нам «не хватает».



Что такое «поглотители времени»?

Поглотители (хронофаги, пожиратели; time-eaters), воры, убийцы (time-killers) времени…

…это непродуктивные, нецелевые, незапланированные нами заранее, часто неожиданные и вынужденные затраты времени на какую-либо постороннюю, «чужую» деятельность / активность.

Субъективно эта посторонняя деятельность воспринимается как «потеря времени» и вызывает негативные эмоции.

Кроме того, эти посторонние виды деятельности / активности отвлекают нас от достижения поставленных целей, конкурируют с нашими целями за ресурсы и время, необходимое для их достижения.

Вывод: самым простым и БЫСТРЫМ, лежащим на поверхности, способом эффективного управления временем является победа над Вашими «любимыми» поглотителями времени.



Виды «поглотителей времени» (пример)

1) Нечеткая постановка целей.

2) Отсутствие приоритетов (много дел, все “горят”).

3) Попытка слишком много сделать за один раз (”глотание слона”).

4) Неполное представление о текущих задачах и путях их решения.

5) Плохое планирование собственного трудового дня.

6) Личная неорганизованность, опоздания, переносы встреч и т.п.

7) Чрезмерное чтение, чересчур тщательное изучение документов.

8) Недостаток мотивации, собственная лень или усталость.

…и многие другие

С какими «поглотителями» чаще всего сталкиваетесь Вы?

Напишите в чате 2-4 «поглотителя»



Типы «поглотителей времени»

Предлагается два «измерения» для типизации «поглотителей»:

1. ВНУТРЕННИЕ - ВНЕШНИЕ

2. «ПРИНИМАЮ ОТВЕСТВЕННОСТЬ» - «НЕ ПРИНИМАЮ»

За устранение каких «поглотителей» Вы принимаете ответственность на себя, а с какими следует смириться?

(напишите в чате)



Три стратегии борьбы (матрица Дон Кихота)


«Причина помех – внутри меня, и я готов справиться с ними»

С2. Развитие, личностный рост,СамосовершенствованиеПуть «мудреца»

«Причина помех – внутри меня, но я не готов бороться с ними»

«Причина помех во внешнем мире, и я могу справиться с ними»

С1. Путь лидера, инноватора, «революционера» Профессиональный рост

«Причина помех во внешнем мире, но я не могу справиться с ними»

С3. Принятие, приспособление, выжидание удобного случаяПуть «сторожа»


Какая из стратегий ближе всего Вам? (голосуем)

Основные принципы «быстрого» ТМ

1) Почему «быстрый»?

Лишь 20% из всех видов знакомых нам «пожирателей» времени приводят к 80% нецелевых потерь нашего времени.

2) Ключевые поглотители времени могут быть выделены статистически (на основе учета времени) или интуитивно (на основе самонаблюдения).

3) Нужна простая и наглядная ТМ-технология, которая даст возможность:

проанализировать причины ключевых поглотителей времени,

придумать способы борьбы с ними,

гарантирует удобный контроль за применением этих способов



Технология «быстрого» ТМ (обзор)

1. Составляем список ключевых помех-«пожирателей».

2. Для каждой ключевой помехи выявляем причины, которые позволяют помехе существовать, поддерживают ее.

3. Для каждой помехи отображаем ее причины в виде ментальной карты (Mind Map), включая отображение возможных связей между причинами.

4. Создаем общую ментальную карту, на которой объединяем вместе все ключевые помехи и их причины.

5. Определяем действия по устранению причин возникновения помех и вписываем их в ментальную карту.

6. Планируем и исполняем действия по устранению.



«Быстрый» ТМ: шаг 1 – ключевые помехи

1. Составляем список ключевых помех-«пожирателей» (желательно не более 5-7), борьба с которыми является приоритетной.


Например, может получиться такой список:

Чрезмерная болтовня с приятелями (в основном отвлекающие входящие звонки по телефону)

Слишком много (частые и длинные перекуры) курю на работе

Чрезмерное чтение (много объемной документации, не всегда имеющей ко мне отношение)

Беспорядок в отделе, много времени тратится на поиск нужных документов

Долго «раскачиваюсь», медленно начинаю работать


«Быстрый» ТМ: шаг 2 – выявляем причины помех

2. Для каждой выделенной ключевой помехи (отдельно!) выявляем все внешние и внутренние причины, которые позволяют помехе существовать, поддерживают ее. Важно выделить не менее 4-6 причин; можно выделять «причины причин».

Например, для помехи «Чрезмерная болтовня с приятелями (по телефону)» причины:

1) Отвечаю не глядя (если звонок на мобильный телефон, то автоматически отвечаю, не посмотрев, кто позвонил).

2) Доступен всем (если звонок на рабочий, то трубку берет секретарь, который соединяет меня со всеми подряд, особо не спрашивая, кто и зачем звонит).

3) Вежливость (заметил, что не могу первым закончить разговор; потому что воспитан так, что «бросать трубку первым невежливо»; вот общение и затягивается).

4) Не структурирую разговор (особенно долго общаюсь с людьми, которые говорят расплывчато, не по делу, непонятно, что хотят сказать или спросить).



«Быстрый» ТМ: шаг 3 – карта «помехи - причины»

3. Для каждой помехи отдельно отображаем ее причины в виде ментальной карты (Mind Map), включая отображение возможных связей между причинами.

Например, для помехи «Чрезмерная болтовня» и ее 4 причин ментальная карта будет выглядеть так:



«Быстрый» ТМ: шаг 4 – общая карта «помехи - причины»

4. Создаем общую ментальную карту, на которой объединяем вместе все ключевые помехи и их причины. Если между помехами и их причинами существуют связи, указываем их. Структурируем карту (обобщаем причины). Например (фрагмент карты):



«Быстрый» ТМ: шаг 5 – карта «помехи – причины – действия»

5. Определяем действия по устранению причин возникновения помех и вписываем их в ментальную карту (на каждую причину 1-3 идеи по устранению). Структурируем карту (обобщаем действия или идеи). Например (фрагмент карты справа):



«Быстрый» ТМ: шаг 6 – контроль и реализация

6. Планировать действия по устранению. Разработать систему контроля над выполнением этих действий. Действовать – устранить ключевые помехи!


Например:

На предыдущем слайде были указаны действия по устранению причин ( №№ 11, 12, 31) для помех 1 (чрезмерная болтовня) и 3 (чрезмерное чтение документов).

Всего было предложено 8 действий. Некоторые из них являются однократными; а некоторые требуют изменения привычного образа действий, т.е. надо «не забывать» делать их по-другому (для чего нужны способы контроля, памятки)

Однократные действия (запланировать как задачи):

Установить АОН

Настроить автоответчик

Составить «черный» список…и др.

Регулярные действия (создать и использовать «напоминалки»):

Держать телефон перед глазами так, чтобы видеть входящий номер

Сортировать входящие док-ты в 3 корзины («читать подробно», «просмотреть», «отложить»)


Фиксируем лучший опыт (best practices)

«Лучший опыт» (или «лучшая практика»; best practices) – термин, заимствованный из менеджмента качества (TQM). Лучший опыт – это такие способы, методы, приемы решения задач / проблем, которые доказали свою высокую эффективность в определенных ситуациях, но являются достаточно универсальными, и могут быть успешно использованы и в других ситуациях для успешного достижения результата.


Например, такой «лучшей практикой» является использование в качестве «напоминалок» липких листочков (стикеров). На каждом таком листочке записывается указание на определенное действие («Посмотри на номер!», «Не читай, пока не рассортируешь!»); а сами листочки размещаются всегда так, чтобы бросаться в глаза.


Прошу оценить вебинар!

Пожалуйста, оцените качество (полезность для Вас) данного вебинара по 5-балльной системе

Голосуем! (обратная связь по вебинару)

ВНИМАНИЕ! Данный вебинар является промо-материалами к курсу дистанционного обучения «Навыки управления временем и эффективного планирования» (подробную программу курса см. на сайте компании «Психология и бизнес» www.psystars.ru )



http://www.psystars.ru/

Спасибо за участие в вебинаре!

Ваши вопросы по технологии «быстрого тайм-менеджмента»?

(задайте свой вопрос в чате)

Запись данного вебинара, а также ответы на объемные вопросы будут доступны на сайте компании «Психология и бизнес» www.psystars.ru

ВНИМАНИЕ! Данный вебинар является промо-материалами к курсу дистанционного обучения «Навыки управления временем и эффективного планирования» (подробную программу курса см. на сайте компании «Психология и бизнес» www.psystars.ru )





quick time management

Business