raúl fernando rodríguez navas - universidad piloto de
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Propuesta Metodológica en Gestión de Proyectos en Intervenciones de Pozos
Petroleros en Parex Resources
Raúl Fernando Rodríguez Navas
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2020
PROYECTO PAREX 2
PROPUESTA METODOLÓGICA EN GESTIÓN DE PROYECTOS EN
INTERVENCIONES DE POZOS PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
RAÚL FERNANDO RODRÍGUEZ NAVAS
Trabajo de grado para obtener el título de
Especialista en Gerencia de Proyectos
Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2020
PROYECTO PAREX 3
Dedicatoria
A Dios por ser mi guía y bendecirme siempre para
conseguir un logro más en mi vida.
A mi esposa Yari por su gran apoyo fue quien
permanentemente me motivó para alcanzar este gran sueño
creyendo incondicionalmente en mí, por su valioso cariño y su
gran compañía siempre.
A mis padres y el resto de mi familia por su amor y
comprensión, ellos son lo mejor y más valioso que Dios me ha
dado.
Raúl Fernando Rodríguez Navas
PROYECTO PAREX 4
Agradecimientos
A la Universidad Piloto de Colombia, por permitirnos crecer como
profesional a través de sus programas innovadores.
A mi tutora de Trabajo de Grado Diana Patricia García, por sus
oportunos aportes, permanente motivación y camino hacia la
excelencia.
A cada uno de los profesores de la Especialización en Gerencia
de Proyectos, que nos transmitieron sus conocimientos y
experiencias.
A la empresa Parex Resources en la ciudad de Bogotá por haber
aceptado que mi propuesta de trabajo de investigación se realizara
en la compañía.
Raúl Fernando Rodríguez Navas
PROYECTO PAREX 5
Tabla de contenido
Dedicatoria ................................................................................................................ 3
Agradecimientos ....................................................................................................... 4
Índice de tablas ....................................................................................................... 11
Índice de figuras ..................................................................................................... 13
Resumen ................................................................................................................ 15
Introducción ............................................................................................................ 17
Objetivos ................................................................................................................. 20
1. Antecedentes Organizacionales ......................................................................... 21
1.1 Descripción de la organización ejecutora. ..................................................... 21
1.2. Objetivos estratégicos de la organización. ....................................................... 21
1.3. Misión, visión y valores. ................................................................................... 22
1.4. Mapa estratégico. ........................................................................................... 23
1.5. Cadena de valor de la organización. ................................................................ 24
1.6. Estructura organizacional. ............................................................................... 25
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del Marco Lógico .............. 26
2.1 Descripción del problema .............................................................................. 26
2.2. Árbol de problemas. ........................................................................................ 28
2.3. Árbol de objetivos. ........................................................................................... 29
2.4. Árbol de acciones ............................................................................................ 29
2.5. Determinación de alternativas. ......................................................................... 30
2.6. Evaluación de alternativas ............................................................................... 31
2.7. Descripción de la alternativa seleccionada ...................................................... 33
3. Marco metodológico........................................................................................... 34
PROYECTO PAREX 6
3.1. Tipos y métodos de investigación .................................................................... 34
3.2. Herramientas para la recolección de información ............................................ 36
3.3 Fuentes de información ................................................................................. 37
4. Estudio Técnico ................................................................................................ 38
4.1. Diseño conceptual de la solución. ................................................................... 38
4.2. Análisis y descripción del proceso.................................................................... 39
4.3. Definición del tamaño y localización en del proyecto. ...................................... 40
4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto ................................................. 41
5. Estudio de mercado ........................................................................................... 42
5.1 Población. ......................................................................................................... 42
5.2. Dimensionamiento de la demanda. .................................................................. 42
5.3. Dimensionamiento de la oferta. ........................................................................ 44
6. Estudio de viabilidad financiera .......................................................................... 45
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ............................................... 45
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto .................... 45
6.3. Análisis de Tasas de Interés para costos de oportunidad ................................ 46
6.4. Análisis de Tasas de Interés para costos de financiación. ............................... 48
6.5. Tabla de amortización ...................................................................................... 48
6.6. Flujo de caja ..................................................................................................... 49
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores ............................................... 51
7. Estudio Social y Ambiental ................................................................................. 52
7.1. Análisis y categorización de riesgos e impactos .............................................. 52
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto ............................................. 52
7.3. Responsabilidad social empresarial (RSE) ...................................................... 55
PROYECTO PAREX 7
8. Gestión de la integración del proyecto ................................................................ 56
8.1. Acta de constitución de proyecto ..................................................................... 56
8.2. Registro de supuestos y restricciones .............................................................. 56
8.3. Plan de gestión de beneficios. ......................................................................... 58
8.4. Plan de gestión de cambios ............................................................................. 59
9. Gestión de los interesados del Proyecto ............................................................. 60
9.1. Registro de los interesados .............................................................................. 60
9.2. Plan de involucramiento de los interesados ..................................................... 61
10. Gestión del alcance del proyecto ...................................................................... 62
10.1. Plan de gestión del alcance ........................................................................... 62
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos ..................................................... 63
10.3. Enunciado del alcance. .................................................................................. 64
10.3.1. Descripción proyecto. .................................................................................. 64
10.3.2. Alcance del producto ................................................................................... 64
10.3.3. Lista de entregables del proyecto. ............................................................... 64
10.3.4. Criterios de aceptación. ............................................................................... 66
10.3.5. Exclusiones. ................................................................................................ 66
10.3.6. Supuestos. .................................................................................................. 67
10.3.7. Restricciones. .............................................................................................. 67
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT). .......................................... 68
10.5. Diccionario de la EDT. .................................................................................... 69
11. Gestión del Cronograma del proyecto .............................................................. 70
11.1. Plan de gestión del cronograma ..................................................................... 70
11.2. Listado de actividades con análisis PERT ...................................................... 71
PROYECTO PAREX 8
11.3. Diagrama de red del proyecto ........................................................................ 72
11.4. Línea base del cronograma ............................................................................ 74
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas .......................................... 74
12. Gestión de costos del proyecto ......................................................................... 75
12.1. Plan de Gestión de Costos ............................................................................. 75
12.2. Estimación de costos en Ms Project............................................................... 75
12.3 Estimación ascendente y determinación del presupuesto ............................... 76
13.1. Plan de gestión de Recursos ......................................................................... 78
13.1.1. Plan de capacitación ................................................................................... 79
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe) .................................................. 81
13.4. Asignaciones de recursos .............................................................................. 82
13.5. Calendario de recursos .................................................................................. 83
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo ................................................. 84
14. Gestión de comunicaciones del Proyecto ......................................................... 85
14.1. Plan de Gestión de las Comunicaciones ........................................................ 85
14.1.1. Canales de comunicación ........................................................................... 85
14.1.2. Sistema de información de comunicaciones. .............................................. 86
14.1.4. Matriz de comunicaciones. .......................................................................... 88
15. Gestión de la calidad del proyecto .................................................................... 91
15.1. Plan de gestión de la calidad ......................................................................... 91
15.2. Matriz de comunicaciones .............................................................................. 91
16. Gestión de riesgos del proyecto ....................................................................... 99
16.1. Plan de gestión de riesgos ............................................................................. 99
16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual) ................................... 99
PROYECTO PAREX 9
16.3. Matriz de riesgos .......................................................................................... 100
16.3.1.1. Riesgos de alto nivel ................................................................... 102
17. Gestión de las adquisiciones del proyecto ...................................................... 104
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones ........................................................... 104
17.2. Matriz de las adquisiciones .......................................................................... 106
17.3. Cronograma de compras .............................................................................. 110
18. Gestión del valor ganado ................................................................................ 111
18.1. Indicadores de medición del desempeño ..................................................... 111
18.2. Análisis de valor ganado y curva S .............................................................. 114
19. Informe de avance de proyecto. ..................................................................... 117
Conclusiones ........................................................................................................ 118
Recomendaciones ................................................................................................ 119
Bibliografía ............................................................................................................ 120
Apéndice ............................................................................................................... 122
Anexo A Análisis de involucrados ......................................................................... 122
Anexo B Tabla de amortización ............................................................................ 123
Anexo C Indicadores de rentabilidad .................................................................... 123
Anexo D. Acta de constitución de proyecto. .......................................................... 124
Anexo E. Plan de Gestión de Cambios ................................................................. 130
Anexo F Estrategias de involucramiento de interesados ...................................... 136
Anexo G. Actividades de la EDT ........................................................................... 137
Anexo H Matriz de trazabilidad ............................................................................. 147
Anexo I Diccionario de la EDT .............................................................................. 153
Anexo J Listado de Actividades PERT .................................................................. 160
PROYECTO PAREX 10
Anexo K Línea Base del proyecto ......................................................................... 163
Anexo L Costos ..................................................................................................... 166
Anexo M Encuesta ................................................................................................ 169
Anexo N Entrevista ............................................................................................... 170
Anexo O Matriz RAM............................................................................................. 171
Anexo P Analisis de riesgos Pestle ....................................................................... 173
Anexo Q Matriz P5 ................................................................................................ 175
Anexo R Formato de solicitud de cambio .............................................................. 182
Anexo S Huella de Carbono .................................................................................. 183
Anexo T Plan de gestión de costos ....................................................................... 190
Anexo U Avance del proyecto ............................................................................... 192
Anexo V Matriz del riesgo ..................................................................................... 195
Anexo W Avance del proyecto .............................................................................. 201
PROYECTO PAREX 11
Índice de tablas
Tabla 1 Construcción y evaluación de la Alternativa 1 ........................................... 32
Tabla 2 Construcción y evaluación de la Alternativa 2 ........................................... 32
Tabla 3 Construcción y evaluación de la Alternativa 3 ........................................... 33
Tabla 4 Costos estimados de inversión .................................................................. 45
Tabla 5 Costos de operación y mantenimiento anuales ......................................... 46
Tabla 6 Proyectos ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 7 Flujo de Caja 1 .............................................. ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 8 Flujo de caja del proyecto .......................................................................... 50
Tabla 10 Huella de carbono .................................................................................... 53
Tabla 11 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1 .............................................. 58
Tabla 12 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2 .............................................. 58
Tabla 13 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3 .............................................. 59
Tabla 14 Registro de Interesados. .......................................................................... 60
Tabla 15 Matriz de Comunicaciones. ...................................................................... 88
Tabla 16 Matriz de Comunicaciones. ..................................................................... 92
Tabla 17 Matriz de actividades de Calidad. ............................................................ 96
Tabla 18. Herramientas de planificación de la calidad aplicables al proyecto ........ 97
Tabla 19. Roles y Responsabilidades ..................................................................... 97
Tabla 20. Herramientas de gestión y control de calidad, aplicables al proyecto. .... 98
Tabla 21 Matriz probabilidad vs Impacto .............................................................. 100
Tabla 23 Matriz de las adquisiciones .................................................................... 106
Tabla 24. Matriz de indicadores del proyecto ....................................................... 113
Tabla 25 Estimación Costo Total del Proyecto ..................................................... 114
PROYECTO PAREX 12
Tabla 22 Matriz de Riesgos .................................................................................. 195
PROYECTO PAREX 13
Índice de figuras
Figura 1 Mapa estratégico de Parex Resources ............................................................ 23
Figura 2 Cadena de valor Parex Resources .................................................................. 24
Figura 3 Estructura organizacional Parex ...................................................................... 25
Figura 4. Árbol de problemas. ....................................................................................... 28
Figura 5 Árbol de objetivos ............................................................................................ 29
Figura 6. Árbol de Objetivos. ............................................ ¡Error! Marcador no definido.
Figura 7 Árbol de acciones ............................................................................................ 30
Figura 8. Determinación de alternativas ........................................................................ 30
Figura 9. Tipos de Investigación .................................................................................... 34
Figura 10 Método Analítico de Investigación. ................................................................ 35
Figura 11. Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento. Fuente: Guía del PMBOK, 6
edición ........................................................................................................................... 38
Figura 12. Localización Parex Resources, localidad Usaquén, Bogotá. Fuente: Google
Maps .............................................................................................................................. 40
Figura 13 Balance comercial de petróleo ...................................................................... 43
Figura 14 Inversiones y precios ..................................................................................... 43
Figura 15 Flujo de entradas y salidas para todo el ciclo de vida del proyecto. .............. 53
Figura 16 Matriz Poder vs Interés. ................................................................................. 61
Figura 17 EDT ............................................................................................................... 68
Figura 18 Diagrama de Red del proyecto ...................................................................... 73
Figura 19 Curva S ......................................................................................................... 76
Figura 20 Plan de capacitación ..................................................................................... 80
Figura 21 Estructura de los desgloses de los recursos de las actividades .................... 81
PROYECTO PAREX 14
Figura 22 Calendario ..................................................................................................... 84
Figura 23. Diagrama de Flujo procedimiento de comunicación interna. ........................ 87
Figura 24 Formato control de adquisiciones ................................................................ 106
Figura 25 Cronograma de compras ............................................................................. 110
Figura 26 Valor Ganado. Índice de desempeño del Costo y Cronograma .................. 112
Figura 27 Estados de valor ganado. ............................................................................ 115
Figura 28 Curva S del valor ganado ............................................................................ 116
PROYECTO PAREX 15
Resumen
El proyecto “PROPUESTA METODOLÓGICA EN GESTIÓN DE PROYECTOS EN
INTERVENCIONES DE POZOS PETROLEROS EN PAREX RESOURCES”, se realizó
con el fin de dar respuesta a una oportunidad de mejora dentro de la compañía,
proponiendo un esquema estandarizado con procesos de negocio establecidos,
actividades de proyecto claras, formatos y plantillas estandarizadas, donde los proyectos
se pudieran ejecutar de una forma más rápida y menos costosa, teniendo en cuenta las
necesidades que presentaba la organización. Al implementar la metodología se siguió
una guía que estandarizó cada uno de los procesos que estaban involucrados en gestión
de proyectos, logrando como resultado el éxito de proyectos y disminuyendo el porcentaje
de desvío en los objetivos del alcance, tiempo, costo, calidad y satisfacción de
interesados.
Palabras Clave: Gestión de Proyectos, metodología, pozos petroleros,
hidrocarburos, proyectos.
PROYECTO PAREX 16
Abstract
The Project "Methodological proposal in project management in oil well interventions in
Parex Resources", was carried out in order to respond to an improvement opportunity
within the company, proposing a standardized scheme with established business
processes, project activities clear, formats and standardized templates, where projects
could be executed in a faster and less expensive, taking into account the needs presented
by the organization. When implementing the methodology, a guide was followed that
standardized each of the processes that were involved in project management, achieving
as a result the success of projects and decreasing the percentage of deviatión in the
objectives of scope, time, cost, quality and satisfactión of interested.
Keywords: Project Management, methodology, oil wells, hydrocarbons, projects.
PROYECTO PAREX 17
Introducción
En la actualidad las empresas en sector de hidrocarburos debido a las necesidades
organizacionales buscan establecer mejores prácticas para el buen desarrollo de la
gestión de los proyectos de la industria del petróleo y desarrollar estos proyectos de una
manera eficiente que les permita lograr tener una ventaja competitiva y tener óptimos
niveles de gestión en el cumplimiento de sus estrategias. Es preciso reconocer que en el
mercado se encuentran muy pocas organizaciones dedicadas a la extracción de petróleo
que tengan una guía estructurada apropiadamente que formalice la eficiencia y la eficacia
en los procesos productivos, de ahí que no se logra el cumplimiento de tiempos y
presupuestos que se han establecido en un primer momento, debido a lo cual también se
presentan problemas con los clientes quienes generalmente se perciben como
insatisfechos.
La gestión de proyectos es una especialidad en la cual se adaptan diferentes
estándares a través de los marcos de referencias los cuales posibilitan aplicar los
conocimientos que se adquieren a través de la experiencia, las mejores herramientas e
instrumentos que existen para desarrollar todos los procesos de definición, planificación
y ejecución de todas las actividades con el fin de buscar cambiar ideas en realidades. La
gestión de proyectos que ha sido implementada por otras organizaciones, y en otros
contextos, han tenido éxito debido a su apropiada postulación, considerando
herramientas y técnicas apropiadas. Todas las técnicas y estándares en gestión de
proyectos favorecen a la gestión del conocimiento por medio de las capacitaciones y el
crecimiento de las competencias que se emplean en el ciclo de un proyecto y lograr así
la satisfacción en los interesados de los proyectos.
El propósito y fundamentación de este proyecto es poder emplear los conocimientos,
tácticas y herramientas en la gestión de proyectos, en el progreso de un programa de
gestión que permita crear una propuesta para mejorar metodológicamente la gestión de
PROYECTO PAREX 18
los proyectos en las operaciones de los pozos petroleros en los campos donde opera la
compañía Parex Resources que se adapte a las necesidades que se ejecutan en la
compañía, dando solución a las problemáticas que se presentan en la organización.
El presente proyecto de investigación ha sido realizado en ocasiones anteriores para
otros contextos ese es el caso del estudio titulado “Propuesta metodológica para la
gestión de proyectos de electrificación rural en alcance, tiempo y costo en Centrales
Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P. (Guía del PMBOOK)” (Martinez & Solano,
2015 ) en el cual se reconoce que ejecutar proyectos de Electrificación Rural por el
sentido social que ello implica requiere de un proceso asegurado que garantice todos los
pasos para llevar este tipo de servicio a los habitantes de un sector rural, aquello que
implica la aplicación de procesos bajo estándares internacionales de la administración de
proyectos, lo cual se logra a partir de herramientas y técnicas a la cultura CENS, en
general el trabajo de investigación tiene como intención generar un diagnóstico de las
diferentes etapas que comprenden la ejecución, seguimiento y control de la electrificación
como tal.
Del mismo modo se encuentra un documento “Propuesta metodológica para la
gestión de proyectos sociales para la dirección de desarrollo sostenible de Cemex
Colombia basada en el Estándar PMBOK” (Jerez & Landazabal, 2016), este proyecto por
su parte tiene la intención de identificar la metodología que se encuentra actualmente
ocupada por la Dirección de Desarrollo Sostenible de CEMEX Colombia con el fin
replantear esta misma en pro de abarcar muchos más procesos y grupos de interés que
pueden ser cruciales para mejorar el proceso de gestión de proyectos sociales,
eventualmente ello ayuda a generar sostenimiento en el tiempo y el mercado para la
empresa y sus interesados.
En el plano internacional se tiene en cuenta el documento de investigación titulado
“Propuesta metodológica para la gestión de proyectos informáticos” (Barros, 2003)
realizado para Perú el cual tiene como objetivo principal dar a conocer la totalidad de los
fundamentos prácticos de una propuesta metodológica para llevar a cabo la gestión de
proyectos, en el mismo sentido las decisiones estratégicas y los cambios
organizacionales se llevan a cabo a través de proyectos, debido a que estos son vitales
PROYECTO PAREX 19
para la organización, de esta manera la propuesta se considera un conjunto de
herramientas, que en esencial permiten articular a corto plazo los objetivos del proyecto
con el largo plazo de los objetivos del negocio. Esta propuesta se basó en desarrollar una
visión estratégica del tema, dar a conocer las técnicas y herramientas de planificación,
organización, ejecución y control de proyectos.
PROYECTO PAREX 20
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar una metodología para mejorar la gestión de los proyectos en las
intervenciones de los pozos petroleros en los campos donde opera la compañía Parex
Resources.
Objetivos específicos
Examinar las metodologías de gestión de proyectos con orientación individual y
general en la industria de operaciones de pozos petroleros.
Categorizar los procesos que son deficientes y así poder determinar
económicamente cuales son las fallas que se presentan en las operaciones de los pozos
petroleros en los campos donde opera Parex Resources.
Establecer una propuesta que pueda fundamentarse de una manera estándar en los
procesos de la gerencia de proyectos, en la cual se pueda crear y desarrollar los
procedimientos e instrumentos de gestión requeridas para el progreso de las operaciones
de los pozos petroleros en el campo Capachos de Parex Resources.
Evaluar las utilidades del uso de los recursos con el fin de mejorar en alcance, los
tiempos y los costos en la implementación de la metodología para la gestión de los
proyectos apoyados en los estándares del PMI.
PROYECTO PAREX 21
1. Antecedentes Organizacionales
1.1 Descripción de la organización ejecutora.
Parex Resources es una compañía de hidrocarburos que lleva a cabo actividades de
exploración, desarrollo y producción de petróleo en Colombia. Su sede corporativa se
encuentra en Calgary, Canadá. Sus operaciones en Colombia están desde el 2009 y se
concentraron en las regiones de Casanare, Arauca y las cuencas del Valle Medio e
Inferior del Magdalena. Cuenta con una sede administrativa localizada en Bogotá. En el
2018 la empresa cumplió nueve años de trabajo en Colombia, tiempo en el que ha
mostrado un crecimiento rápido y sostenido.
La operación de Parex Resources en Colombia tiene intereses sobre 22 bloques
exploratorios y de producción. Estas propiedades están ubicadas en las cuencas de los
Llanos y Magdalena de Colombia sumando una tenencia de tierras de 710 402 hectáreas
(1,7 millones de acres brutos). En 2016, Parex Resources fortaleció sus oportunidades
de perforación, exploración y desarrollo con miras a crecer, reafirmando su apuesta por
Colombia y llevando los beneficios y oportunidades que por 7 años ha gestado en el
departamento de Casanare a otras regiones de Colombia. Parex Resources pasó de ser
una compañía pequeña emergente a convertirse en una de las empresas petroleras
independientes más importantes de Colombia, con una producción neta en 2016 de 29
715 bpe/d.
1.2. Objetivos estratégicos de la organización.
a) Fijar objetivos que enfatizan lo que se debe lograr como individuos para hacer de
la Compañía un productor líder de crudo en Colombia.
b) Realizar todas las operaciones con responsabilidad ambiental y social.
c) Fortalecer las relaciones de respeto teniendo en cuenta siempre los derechos
humanos.
PROYECTO PAREX 22
1.3. Misión, visión y valores.
a) Misión
Ser una compañía líder en la explotación, producción (E&P) y comercialización de
hidrocarburos, a través de la gestión de prácticas sostenibles, que trabaje diariamente en
procura de mejores resultados mediante políticas ambientales, económicas y de
responsabilidad social, buscando optimizar la rentabilidad de nuestros accionistas y
compartir nuestros éxitos empresariales con los contratistas, proveedores, trabajadores,
autoridades y comunidades vecinas.
a) Visión
En Parex Resources aspiramos integrar los intereses de la comunidad con los de las
entidades públicas y privadas, con el objetivo de generar impactos positivos tanto
sociales, como ambientales y económicos. Así mismo, incrementar nuestro valor
corporativo por medio de operaciones eficientes y respetuosas del ambiente, para
generar relaciones duraderas basadas en el respeto, la confianza, la ética profesional y
la responsabilidad social.
b) Valores
1) Respeto. Valoramos las tradiciones, celebramos la diversidad cultural y
reconocemos los grupos étnicos presentes en nuestro entorno, las expresiones
folclóricas de cada país, al igual que la idiosincrasia de cada región y zona en
donde desarrollamos nuestros proyectos.
2) Comunicación inclusiva y asertiva. Comunicamos con claridad, transparencia y
de manera oportuna, para llegar a todos nuestros grupos de interés de una manera
visible e integradora, mediante procesos que favorecen la convivencia y el
conocimiento mutuo. “Hacemos lo que decimos y decimos lo que hacemos”
PROYECTO PAREX 23
3) Cumplimiento. Desarrollamos nuestras actividades cumpliendo con la legislación
y normatividad den materia ambiental y social vigente en Colombia, demostrando
nuestro compromiso.
4) Integridad. Construimos confianza a través de nuestro actuar ético, honesto y
congruente, que se manifiesta en la satisfacción de los deberes corporativos de
manera oportuna y confiable.
1.4. Mapa estratégico.
A continuación, se describe las estrategias organizacionales de la compañía Parex
Resources de forma gráfica, teniendo en cuenta 4 perspectivas financiera, del cliente, de
procesos y de desarrollo como se muestra en la Figura 1.
Figura 1 Mapa estratégico de Parex Resources
Fuente: El autor
PROYECTO PAREX 24
1.5. Cadena de valor de la organización.
Parex Resources trabaja en actividades de exploración, producción y
comercialización de hidrocarburos, desarrolla sus operaciones de manera responsable,
transparente, rentable y segura, guardando respeto por el medio ambiente y
compartiendo sus logros con los accionistas, contratistas, proveedores, trabajadores,
autoridades y comunidades vecinas. La empresa realiza sus actividades operativas en
varias regiones de Colombia trabajando conjuntamente con empresas locales, nacionales
y subsidiarias, al igual que con mano de obra local y regional, que dan todo el soporte y
acompañamiento para asumir los retos técnicos y de entorno, presentes en cada
actividad relacionada con las operaciones. Las actividades se muestran en la figura 2.
Figura 2 Cadena de valor Parex Resources
Fuente: El autor
PROYECTO PAREX 25
1.6. Estructura organizacional.
La compañía Parex Resources cuenta con 232 empleados directos y 98 empleados
outsourcing. Su organización en Colombia cuenta con un Presidente General y un
Vicepresidente General, y cuenta con los Gerentes de cada línea de operaciones de
perforación y completamiento, mercadeo y transporte, asuntos corporativos, finanzas y
compras, recursos humanos, responsabilidad social, seguridad, ambiental y HSEQ.
Figura 3 Estructura organizacional Parex
Fuente: La presente investigación.
PROYECTO PAREX 26
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del Marco Lógico
2.1 Descripción del problema
En la actualidad operan en Colombia muchas empresas petroleras entre ellas está
la compañía Parex Resources la cual desarrolla operaciones en exploración y producción
de petróleo en Colombia. Esta compañía su base principal administrativa se encuentra
en Bogotá e inicio sus operaciones desde el año 2009 y sus campos de pozos petroleros
están ubicados en los departamentos de Arauca, Casanare, Santander y las cuencas del
Valle Medio e Inferior del Magdalena. Dentro de las actividades ejecutadas en todos los
pozos petroleros productores para el soporte y el incremento de la producción existe el
control por reportes de falla. Los altos costos operativos de producción tienen como
consecuencia un precio del barril de petróleo bajo con respecto al precio del barril de
petróleo en años anteriores, lo que pone a tomar medidas en las compañías de este
sector petrolero a adoptar estándares y mejores prácticas para lograr eficiencia en sus
procesos de negocios.
En todos los campos donde los pozos producen petróleos reportan fallas, estas
valoraciones se basan cuando los pozos terminan su producción de petróleo debido a
defectos o fallas mecánicas. Este tipo de reportes de fallas los realizan los encargados
en pozo y lo notifican al área de operaciones en la base de las oficinas en Bogotá. Con
el objetivo de reparar e incrementar la producción de estos pozos es muy importante
ejecutar un proyecto para la intervención y control de falla de los pozos petroleros. Son
tres las áreas incluidas en el proyecto las cuales son el área de yacimientos, área de
ingeniería y el área de operaciones. El área de yacimientos valora si los pozos reportan
fallas y evalúan las probabilidades que tienen de aumenta la producción, después el área
de Ingenieria examina y estudia el caso de negocio para saber si es factible en cuanto de
inversión de trata y revisar los posibles riesgos durante la operación de los pozos y
realizar programas para la ejecución y después de este proceso es cuando el área de
operaciones comienza a realizar la organización en cuanto maquinaria y todos los
materias para el inicio de la ejecución del proyecto.
PROYECTO PAREX 27
Cuando se realizan intervenciones a los pozos petroleros se reconocen una serie de
gastos adicionales y por ende se generan retrasos en cuanto a tiempo y se sale de los
presupuestos y metas proyectados de producción. Por lo que se identifica el problema
principal en Parex Resources es que no existe una metodología estándar en la gestión
de estos proyectos todo esto debido a la falta de gestión en los proyectos, esto sucede
porque a veces es muy deficiente la comunicación que hay entre todas las áreas que
están involucradas en el proyecto, no se tienen claros los roles y responsabilidades para
cada requerimiento del proyecto, tampoco se tiene un seguimiento y control en cada una
de las actividades de estos proyectos.
También se evidencia que no tienen tiempos definidos para la entregas para que sea
revisado por cada área y no se visualizan o se enteran por cual área ya fue revisada cada
caso, por lo general esas advertencia o sugerencias técnicas para intervenir los pozos
que reporten falla a veces suele quedar en correos electrónicos de las personas
involucradas en cada área y a veces cuando estas personas no lo vean a tiempo pueda
que se le olvide y no tenga en cuenta para la ejecución del trabajo a realizar, también no
tienen en cuenta de hacer formalmente el método de control del sistema sobre el cierre
de cada proyecto sin tener en cuenta los acontecimientos importantes con oportunidades
de mejora de manera técnica y económica en la intervención de los proyectos de los
pozos.
Con todo este tema expuesto la idea es realizar una propuesta metodológica de
gerencia de proyectos que posibilite el buen desarrollo de todas las actividades de los
pozos petroleros y así poder cumplir con los costos y tiempo del proyecto.
¿Cómo se puede mejorar metodológicamente la gestión de los proyectos en
las intervenciones de los pozos petroleros en los campos de la compañía PAREX
RESOURCES?
Los involucrados en el proyecto pueden ser visualizados en el Anexo A
PROYECTO PAREX 28
2.2. Árbol de problemas.
En el siguiente árbol de problemas (véase Figura 4), se realizó el análisis situacional
o análisis de problemas, esta herramienta nos permitió diagramar el problema. La
estructura de nuestro árbol de problemas es:
1) En las raíces se encuentran las causas del problema.
2) El tronco representa el problema principal.
3) En las hojas y ramas están los efectos o consecuencias.
Figura 4. Árbol de problemas.
Fuente: El autor
Índices de tiempos no productivos en la intervención de pozos petroleros altos
PROYECTO PAREX 29
2.3. Árbol de objetivos.
En el siguiente árbol de objetivos podemos visualizar en torno a la resolución de
problemas ya antes mencionados en el árbol de problemas, aquí realizamos un análisis
de alternativas llevando los medios a estrategias.
2.4. Árbol de acciones
En el siguiente análisis de alternativas, aquí identificamos los medios que
representan estrategias para dar solución a la problemática planteada. Iniciando desde
el árbol de objetivos, seleccionamos los medios (raíces del árbol) que representan
estrategias factibles para cambiar la situación problemática. Después aplicamos criterios
para hacer una segunda selección que deriva en una o más estrategias impecables para
el proyecto. Haciendo alusión a la metodologia del marco lógico se presenta a
continuación el árbol de acciones
Figura 5 Árbol de objetivos
Fuente: Los autores
Índices de tiempos no productivos en la intervención de pozos de Parex Resources bajos
PROYECTO PAREX 30
Figura 6 Árbol de acciones
Fuente: El autor
2.5. Determinación de alternativas.
En la siguiente figura (véase Figura 7) se indican las acciones a realizar, en la parte
de arriba es el último nivel del árbol de objetivos y la parte de abajo son las acciones que
vamos a implementar para alcanzar ese objetivo. De acuerdo con los resultados
anteriores se puede proponer tres alternativas de solución que podrían ser las siguientes:
Figura 7. Determinación de alternativas
Fuente: El autor
Establecer metodologías y estrategias para el seguimiento y control de proyectos.
Construir la planeación de los recursos del proyecto.
Optimizar la comunicación entre áreas involucradas y definir los roles y responsabilidades para cada requerimiento del proyecto.
Existen metodologías y estrategias para el seguimiento y control de proyectos
Buena planeación de los recursos del proyecto
Buena comunicación entre áreas involucradas
Están claros los roles y responsabilidades para cada requerimiento del proyecto
Establecer metodologías y estrategias para el seguimiento y control del proyecto
Conocer la
planeación de los
recursos del
proyecto
Optimizar la comunicación entre áreas involucradas
Definir roles y responsabilidades para cada requerimiento del proyecto
PROYECTO PAREX 31
2.6. Evaluación de alternativas
Ya definido el problema principal presentado en la empresa Parex Resources con las
causas y efectos en el árbol de problemas, se propone 3 alternativas de solución las
cuales son las siguientes:
1. Establecer metodologías y estrategias para el seguimiento y control de proyectos.
2. Construir la planeación de los recursos del proyecto.
3. Optimizar la comunicación entre áreas involucradas y definir los roles y
responsabilidades para cada requerimiento del proyecto.
PROYECTO PAREX 32
Tabla 1 Construcción y evaluación de la Alternativa 1
Fuente: El autor
Tabla 2 Construcción y evaluación de la Alternativa 2
Fuente: El autor
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Calificacion
de
Ponderacion
IMPACTO 25%
0,050
1)
Es
tab
lec
er
me
tod
olo
gía
s y
es
tra
teg
ias
pa
ra e
l s
eg
uim
ien
to y
co
ntr
ol d
e p
roy
ec
tos
Factor de Analisis Factor Ponderacion Ponderacion
Elemento
VIABILIDAD 30%
0,050
COHERENCIA 10%
SOSTENIBILIDAD 15%
2,8
2,250,100
0,100
0,150
0,050
0,050
1,2750,025
0,050
0,050
0,025
0,9250,050
0,025
0,025
100% 1 9,05
OBJETIVOS ESTRATEGICOS 20%
0,100
1,80,050
0,050
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
2)
Co
ns
tru
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lan
ea
ció
n d
e l
os
rec
urs
os
de
l p
roy
ec
to
Factor de Analisis Ponderacion
Elemento
IMPACTO
Factor Ponderacion
25%
VIABILIDAD
SOSTENIBILIDAD
30%
15%
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
COHERENCIA
100%
10%
20%
0,050
0,100
0,100
0,050
0,150
0,050
0,050
0,025
Calificacion
de
Ponderacion
0,025
0,050
0,050
0,025
1,85
2,4
1,2
0,8250,050
0,025
1 7,83
0,100
0,050
0,050
1,55
PROYECTO PAREX 33
Tabla 3 Construcción y evaluación de la Alternativa 3
Fuente: El autor
2.7. Descripción de la alternativa seleccionada
Después de la construcción y evaluación de las tres alternativas, se analizó que la
calificación de ponderación más alta fue la alternativa número 1, sobre establecer
metodologías y estrategias para el seguimiento y control de proyectos es la alternativa
que contribuye mejores beneficios y ganancias a lo que se refiere a la solución de
problemas, ya que esta alternativa posibilita tener una correcta administración de los
proyectos ejecutados desde la Coordinación de Proyectos implementando buenas
estrategias y herramientas en todas las áreas de los procedimientos permitiendo la
buena comunicación entre todos los interesados, esta alternativa también contribuye al
refuerzo de conocimientos y competencias en la gestión de proyectos en la organización.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Calificacion
de
Ponderacion
IMPACTO 25%
0,050
3)
Op
tim
iza
r la
co
mu
nic
ac
ión
en
tre
áre
as
in
vo
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pa
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ad
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req
ue
rim
ien
to d
el
pro
ye
cto
Factor de Analisis Factor Ponderacion Ponderacion
Elemento
VIABILIDAD 30%
0,050
COHERENCIA 10%
SOSTENIBILIDAD 15%
2,1
1,600,100
0,100
0,150
0,050
0,050
1,050,025
0,050
0,050
0,025
0,6750,050
0,025
0,025
100% 1 5,50
OBJETIVOS ESTRATEGICOS 20%
0,100
0,0750,050
0,050
PROYECTO PAREX 34
3. Marco metodológico
3.1. Tipos y métodos de investigación
Figura 8. Tipos de Investigación, Fuente: Hernández, Fernandez y Sampieri, 2014
Para el desarrollo del proyecto se llevará a cabo los siguientes tipos investigaciones:
1) Investigación de Campo.
Aquí analizaremos sistemáticamente los problemas de la realidad, con el propósito
de describirlos y saber interpretar su naturaleza, explicando aquí sus causas y sus
efectos. Aquí recogemos y organizamos de forma directa los datos originales o primarios
para el respectivo análisis. Esta investigación de campo es de carácter descriptivo la cual
nos permitirá identificar las características de las técnicas y procedimientos involucrados
en los proyectos de operaciones de pozos petroleros que estén reportando fallas.
Mediante el uso de esta metodología se pretende medir, evaluar y recolectar información
de diversos aspectos como por ejemplo roles, herramientas, costos y tiempos del
proyecto (Hernández, Fernandez y Baptista, 2014).
Por medio de esta Investigación de campo descriptiva nos permitirá examinar y
observar las diferentes variables por medio de la recolección de datos como lo son las
entrevistas, encuestas y documentos históricos de la organización, ya que con este tipo
PROYECTO PAREX 35
de información podemos identificar o determinar el estado actual y evaluar la metodología
de gestión de proyectos de Parex Resources.
2) Proyecto Factible.
Este tipo de investigación nos permitirá investigar, elaborar y desarrollar la propuesta
metodológica de gerencia de proyectos en las operaciones de pozos petroleros de Parex
Resources, con el fin de solucionar los problemas, requerimientos y necesidades
detectados en la organización. Este tipo de investigación de proyecto factible lo
desarrollaremos con el apoyo de la investigación de campo ya anteriormente explicado.
El Proyecto Factible comprende las siguientes etapas generales: diagnóstico,
planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta; procedimiento metodológico,
actividades y recursos necesarios para su ejecución; análisis y conclusiones sobre la
viabilidad y realización del Proyecto; y en caso de su desarrollo, la ejecución de la
propuesta y la evaluación tanto del proceso como de sus resultados.
Figura 9 Método Analítico de Investigación.
Para el desarrollo del proyecto se llevará a cabo el siguiente método de investigación:
3) Método Analítico.
Con el Método de investigación analítico podemos observar las causas, efectos y
naturalezas de las cosas, este análisis nos permite observar y examinar los principales
PROYECTO PAREX 36
hechos para comprender las fallas que se presentan en la organización con un tema
específico, con este método podemos conocer un poco más el objeto de estudio,
comprendiendo más su comportamiento y así poder establecer nuevas teorías:
El método analítico da cuenta del objeto de estudio del grupo de investigación que en este
trabajo se ocupa, con una rigurosa investigación documental, del método mismo que orienta
su quehacer. Este método, empleado particularmente en las ciencias sociales y humanas,
se define en el libro como un método científico aplicado al análisis de los discursos que
pueden tener diversas formas de expresión, tales como las costumbres, el arte, los juegos
lingüísticos y, de manera fundamental, la palabra hablada o escrita. (Lopera Diego y Ramírez
Carlos, 2010 p. 191).
3.2. Herramientas para la recolección de información
Las herramientas que utilizaremos para la recolección de la información del proyecto
son las siguientes:
Encuestas: Estas se realizan a las personas que trabajan en Parex Resources en
especial en el área de proyectos, procesos y productos, obteniendo así datos, opiniones
y sugerencias sobre el caso de estudio (véase Anexo M).
Entrevistas: Se realizan a las personas que pertenecen a las áreas de yacimientos,
ingenierías y operaciones de Parex Resources con el fin de obtener respuestas a los
interrogantes planteados sobre el problema propuesto (Anexo N)
Computador: Se utilizará esta valiosa herramienta para utilizar los programas de
Microsoft office como lo son Word, Excel, Project, para crear la documentación y plantillas
para las encuestas, elaboración de tablas y gráficas, elaborar el plan de trabajo del
proyecto, entre otros.
Lecciones aprendidas: Investigar sobre las lecciones aprendidas más relevantes
que ha ocurrido a través de la historia dentro de las operaciones de los pozos petroleros
de Parex Resources.
PROYECTO PAREX 37
3.3 Fuentes de información
Las fuentes de información que utilizaremos para la recolección de datos del proyecto
son las siguientes:
a) Documentación digitalizada de Parex Resources, donde estén incluidas las
políticas, la información histórica, lecciones aprendidas, documentación en
general que nos sirva para el desarrollo del proyecto.
b) Documentos y libros sobre temas de gerencia de proyectos
c) Internet es fundamental para las investigaciones de los temas para la realización
del proyecto.
d) Documentos sobre metodología para la gerencia de proyectos.
PROYECTO PAREX 38
4. Estudio Técnico
4.1. Diseño conceptual de la solución.
El proceso o producto del proyecto a utilizar es generar una propuesta metodológica
de la gestión de proyectos teniendo en cuenta Los lineamientos del PMI, en la cual
podemos aplicar todas aquellas herramientas, instrumentos, conocimiento, técnicas y
competencias logrando cumplir con el propósito del proyecto creando así una utilidad
agregada a la organización. Cuando se realizan los estudios anticipados de factibilidad
es indispensable comprender que los proyectos son ejecutados en las etapas de
operación, y después de que el proyecto es considerado viable, estos son aceptados por
la gerencia y por el cliente.
Figura 10. Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento. Fuente: Guía del PMBOK, 6 edición
Según Ríos (s.f.) “Estos estudios son una entrada para estructurar los procesos de
un proyecto, según el PMBOK estos grupos de procesos son una guía para aplicar los
conocimientos y las habilidades adecuadas en materia de dirección de proyectos durante
el desarrollo del proyecto” (p.12).
PROYECTO PAREX 39
La idea de la propuesta metodológica de la gerencia de proyectos en las operaciones
de pozos petroleros es implementarla para disminuir las fallas y claramente incrementar
la eficacia en el desarrollo de los procedimientos en todas las áreas de la compañía,
facilitando así todas aquellas herramientas e instrumentos para realizar de una forma
adecuada los tiempos y costos logrando así disminuir todos los riesgos que se puedan
presentar en el proyecto, logrando planear y hacer buen uso de los recursos.
4.2. Análisis y descripción del proceso.
La compañía petrolera Parex Resources ha realizado varios proyectos para mejorar
todos los procedimientos para el buen desarrollo en las operaciones de pozos petroleros
en los campos de la compañía, pero en parte sigue siendo deficiente sus procesos ya
que se siguen presentando fallas en las operaciones que no son solucionadas o
atendidas a tiempo ya que no cuentan con una metodología estándar para seguir los
lineamientos que son organizados y guiados en la mejora en la gestión de proyectos. Y
si se implementa una metodología en la gestión de proyectos en esta industria se podría
disminuir los tiempos, costos y las variaciones en el alcance, y así Parex Resources
obtiene proyectos exitosos que los posesionará en los primeros lugares dentro de la
industria petrolera.
La idea de generar la propuesta metodológica en las operaciones de pozos
petroleros de la compañía Parex Resources, es realizar inicialmente unas encuestas y
entrevistas a todas las personas involucradas en todas las áreas de los proyectos dentro
de la compañía con el fin de evaluar el nivel que tiene en cuanto a la gestión de proyectos,
cuando se tengan los resultados a partir de ahí se podrá plantear o diseñar la metodología
estándar basadas en el PMI, logrando así diseñar paso a paso los procedimientos y
plantillas de formatos para las buenas prácticas de la gestión de proyectos, y después de
esto se procede a las capacitaciones sobre los manuales y documentos sobre el tema de
la metodología implementada en la compañía en todas las áreas de la compañía.
PROYECTO PAREX 40
4.3. Definición del tamaño y localización en del proyecto.
La creación de la propuesta metodológica de gerencia de proyectos en las
operaciones de pozos petroleros de la compañía Parex Resources Colombia se realizará
en el área de proyectos en cual están involucrados en esa área 6 Ingenieros los cuales
son los encargados de realizar o desarrollar la gestión de proyectos en las diferentes
áreas de la compañía como lo son el área de yacimientos, el área de Ingeniería, el área
de operaciones y el área de control de producción. El lugar donde se desarrollará el
proyecto es en la compañía petrolera Parex Resources Colombia, las oficinas operativas
están ubicadas en la dirección Calle 113 #7-21 Oficina 611 y 711 en el Edificio Teleport
en la Torre A en la localidad de Usaquén en la ciudad de Bogotá D.C. En esta zona están
ubicadas la mayoría de las oficinas de las compañías del sector petrolero.
Figura 11. Localización Parex Resources, localidad Usaquén, Bogotá. Fuente: Google Maps
Miranda (2005) menciona que existen otro tipo de medidas que permiten apreciar el
tamaño de un proyecto, medidas como: inversión asignada al proyecto, número de
puestos de trabajo, área física ocupada, participación en el mercado, entre otras.
PROYECTO PAREX 41
4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto
El propósito de la gestión de requerimientos es asegurar que el proyecto cumple con
las expectativas de sus clientes y de sus interesados, tanto externos como internos,
siendo el proceso que garantiza el vínculo entre lo que esperan los clientes y usuarios, y
lo que los equipos de proyecto tienen que desarrollar. (Ibáñez Joaquín, 2016).
Los recursos (Tipos de trabajos y materiales) que se utilizaran para el desarrollo del
proyecto son los siguientes:
a) Gerentes de Proyectos
b) Jefe de área de Proyectos
c) Auditores
d) Consultores de Proyectos
e) Representantes de cada área de yacimientos, ingeniería, operaciones y
control de producción de la compañía.
f) Patrocinadores del Proyecto
g) Licencias de software para la elaboración del proyecto.
Implementando una metodología estándar en la gestión de proyectos de la compañía
Parex Resources se contribuye a que sea una compañía más potencial dentro de la
industria petrolera logrando así concluir con los objetivos organizacionales de la
compañía.
Esta falta de metodologías en gestión de proyectos dentro de la compañía Parex
Resources presentan fallas en la programación y gestión de la mayoría de los proyectos,
ya que no logran cumplir los alcances, tiempos y costos planteados inicialmente, por esta
razón se implementaran inicialmente las herramientas de las encuestas a las principales
áreas que están comprometidas en la realización de los proyectos, con el fin de evaluar
el nivel que tiene la compañía en cuanto a la gestión de proyectos se refiere.
PROYECTO PAREX 42
5. Estudio de mercado
5.1 Población.
Este proyecto sobre la propuesta metodológica de gerencia de proyectos en las
intervenciones de pozos petroleros se desarrollará en la compañía Parex Resources
ubicada en Bogotá D.C. Colombia, en el área de proyectos, procesos y productos en la
cual se gestionan los proyectos de la compañía. Las personas que trabajan en la
compañía Parex Resources que hacen parte de las diferentes áreas involucradas que
son el área de proyectos, yacimientos, Ingeniería, Operaciones y Control de Producción,
estos funcionarios están dentro las edades de 25 y 40 años, su nivel de educación
superior es profesional universitario y algunos tienen nivel de educación superior de
postgrados.
5.2. Dimensionamiento de la demanda.
La idea del desarrollo de este proyecto es ofrecer una mejora a la compañía Parex
Resources por medio de la propuesta metodológica en gestión de proyectos, este es un
proyecto interno de la organización, la demanda son los mismos funcionarios que
pertenecen a la organización ya que ellos son los que van hacer uso de este proyecto de
manera interna.
Cabe mencionar que el proyecto se hace necesario precisamente porque el balance
comercial del petróleo en el momento actual denota un crecimiento que siendo sostenido
puede ser importante para la organización analizada, debido a que la organización debe
estar trabajando acorde con el entorno internacional. Ello en cuanto a la cantidad de
millones recolectados, como se puede evidenciar a continuación.
PROYECTO PAREX 43
Figura 12 Balance comercial de petróleo
Esta demanda se ha incrementado debido al movimiento de los precios que se ve
reflejado en la figura siguiente (véase Figura 14)
Figura 13 Inversiones y precios
Como se logra evidenciar las inversiones que tienen un condicionante que se
estructura en los precios, promueve cambios en los procesos de oferta y demanda,
eventualmente ello promueve modificaciones que es preciso realizar dada la necesidad
PROYECTO PAREX 44
de implementar cambios que puedan responder desde el interior de la empresa en el
mercado.
5.3. Dimensionamiento de la oferta.
Cuando se termine el proyecto y se haga entrega de la metodología de gerencia de
proyectos en las intervenciones de pozos petroleros en Parex Resources, el aporte que
se hará para implementar esa metodología de manera correcta es por medio de
capacitaciones al personal involucrado que son el área de proyectos, yacimientos,
Ingenieria, Operaciones y Control de Producción, teniendo en cuenta que los empleados
son un factor importante en la gestión de este proyecto, en necesario tener en cuenta un
plan de capacitación, certificaciones y un plan carrera con perspectivas claras en el área
de proyectos.
PROYECTO PAREX 45
6. Estudio de viabilidad financiera
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto
Para la realización de la estimación de costos de inversión del proyecto se
consideraron y sumaron los costos de los recursos que son físicos y materiales, sin
considerar las reservas de contingencia y de gestión del caso, así pues, en la tabla 4 se
presentan estas consideraciones.
Tabla 4 Costos estimados de inversión
Nombre del
recurso
Tipo Costo/uso Unidades Total
Personal
(gerencia del
proyecto)
Trabajo 1 20´000.000
Proveedor
(PMP)
Trabajo 1 23´943.100
Licencia
Microsoft
Project
Professional
Licencias 27´000.000 1 27´000.000
Total 70´943.100
Fuente: El autor
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
A continuación, se presentan los costos de operación y mantenimiento que
comprenden tanto costo de mano de obra, servicios y mantenimiento.
PROYECTO PAREX 46
Tabla 5 Costos de operación y mantenimiento anuales
Nombre del
recurso
Tipo Costo/uso Unidades Total
Personal
(gerencia del
proyecto)
Trabajo 1 36.000.000
Servicios
públicos
Servicio 1 1´400.000
Renovación
de licencia
anual
Licencias 3´000.000 1 3´000.000
Total 40´400.000
Fuente: El autor
Es preciso considerar que en mayor gasto en el proceso de operación y
mantenimiento es la mano de obra precisamente porque el resto de los rubros se
encuentran incluidos en el proceso tradicional.
6.3. Análisis de Tasas de Interés
En cuanto al análisis de las tasas de interés para los costos de financiación es
necesario considerar que esta se realiza considerando el Costo Promedio Ponderado de
Capital (Fernandez, 2010) el cual presenta la siguiente formula.
𝑖𝑜𝑝 =𝐾𝑝
𝐾𝑡(𝑖𝑘𝑝) +
𝐾𝑓
𝐾𝑡(𝑖𝑘𝑓)
Fuente: Fernandez, 2010
Dónde: iop = Tasa de interés de oportunidad o costo de oportunidad
K t = Capital total
K p = Capital propio
PROYECTO PAREX 47
K f = Capital financiado
i kp = Tasa de oportunidad de recursos propios
i kf = Tasa de oportunidad de recursos financiados.
Para el caso se requiere para el proyecto una cantidad total de COP $78.037.410
millones de pesos, en donde se incluye la inversión y la reserva del proyecto, de los
cuales se plantea proponer a la junta directiva aporte el 50% del capital de reinversión
que hace parte de un aporte de los socios y el 50% restante como un préstamo al banco.
Para el cálculo del costo promedio ponderado de capital es necesario analizar el interes
que maneja la empresa en sus créditos bancarios, y el nivel de beneficio que es esperado
por sus accionistas, considerando un periodo de 5 años.
Para esta actividad se ha decidido consultar los estados de resultados del 4
cuatrimestre desde el año 20151 datos que se ven reflejados a continuación y que
demuestran el porcentaje de beneficios que año a año han percibido los accionistas, con
lo cual se puede evidenciar las expectativas que estos tienen, adicionalmente se tomara
como base para el crédito el interés que es manejado en el momento actual por la
empresa, el cual se encuentra claramente definido en los Informes presentados por el
gerente de Parex Resource, año a año. De esta manera la totalidad de las tasas seran
calculadas a partir de promedio simple.
Año 2015 2016 2017 2018 2019 Promedio
Capital social 835710 669800 663410 739000 583210
Nivel de beneficio
-32610 53230 56708 158526 24031
1 Véase:
Para 2015: https://parexresources.com/wp-content/uploads/2017/05/Q415-MDA-and-FS-Final-Combined.pdf
Para 2016: https://parexresources.com/wp-content/uploads/2017/05/PXT.12-31-2016.FS-r423-FINAL-COMBINED.pdf
Para 2017: https://parexresources.com/wp-content/uploads/2019/03/PXT.12-31-2018.FSMDA-FINAL-COMBINED-r495.pdf
Para 2018: https://parexresources.com/wp-content/uploads/2019/03/PXT.12-31-2018.FSMDA-FINAL-COMBINED-r495.pdf
Para 2019: https://parexresources.com/wp-content/uploads/2020/03/PXT.12-31-2019.FSMDA-r372-FINAL-COMBINED.pdf
PROYECTO PAREX 48
% de utilidades
-3,902% 7,947% 8,548% 21,451% 4,120% 7,633%
De esta manera los accionistas estarían dispuestos a invertir a una tasa que les
retorne mínimo el 7.633%. Adicionalmente, se encuentran las siguientes tasas de interes
por años
Año 2015 2016 2017 2018 2019 Promedio
Tasa de interes promedio anual
5,07% 6,23% 6,58% 6,80% 6,25% 6,186%
6.90% =39´018.705
78´037.410(7.633%) +
39´018.705
78´037.410(6.186%)
El proyecto debe por lo menos obtener una TIR anual de 6.90% anual, aunque se
reconoce que los mayores beneficios estan acordes con la simplificación de tareas y la
definición de rutas de procesos.
6.4. Análisis de Tasas de Interés para costos de financiación.
En cuanto al análisis preciso sobre las tasas de interes para la escogencia de la mejor
opción es necesario considerar que siendo que la empresa mantiene una relación
comercial con Bancolombia, es prudente reconocer que la tasa de interes a la que puede
acceder la empresa es del 14%, no obstante, es necesario establecer que el mayor nivel
de beneficio que debe analizarse es el que es solicitado por los inversionistas de Parex
Resources, el cual asciende a un porcentaje cercano al 20%.
6.5. Tabla de amortización
Para el caso es necesario realizar la amortización del préstamo considerando un
periodo total de un año, la tabla que da cuenta de este proceso se encuentra en el Anexo
B del presente documento, el monto del crédito asciende a $39´018.705, a un interes del
1.35% efectivo mensual con una cuota variable que inicia en $453.007, en la cual se
cancela exclusivamente intereses para el primer mes, y luego se realiza una amortización
fija de $2´796.341, considerando que el préstamo se realiza con Bancolombia
PROYECTO PAREX 49
6.6. Flujo de caja
A continuación, se detalla el flujo de caja sin incluir los costos de inversión del
proyecto, este flujo se elaboró con el presupuesto planeado de una muestra de cinco
proyectos los cuales fueron ejecutados en el último año:
Para definir el choque que tiene la empresa en sus costos totales al implementar la metodología en gestión de proyectos
se realiza un flujo de caja donde se incluye los costos de inversión los que son indispensables para la ejecución del proyecto,
en el siguiente cuadro se ve la viabilidad y rentabilidad del proyecto, disminuyendo sus gastos totales con una adecuada
planeación en los costos y el tiempo de ejecución de los proyectos. A continuación, se presenta el flujo de caja incluida la
inversión:
Tabla 6 Flujo de caja del proyecto en miles
Calculo de la Tasa Interna de Retorno Financiera
1 2 3 4 5
FLUJO NETO DE INVERSIONES 78.037 3.000 3.000 3.000 3.000
FLUJO DE OPERACIONES
Ingresos 766.624 804.955 845.203 887.463
Egresos Operacionales :
Proveedor PMP 20.000
Personal gerencia 36.000 37.800 39.690 41.675 43.758
Servicios públicos 14.000 14.000 14.000 14.000 14.000
Costo de Ventas 643.052 643.052 643.052 643.052 643.052
Total Egresos Operacionales 713.052 694.852 696.742 698.727 700.810
Utilidad antes de Impuestos -713.052 71.772 108.213 146.476 186.653
Provisión para Impuestos -213.916 21.532 32.464 43.943 55.996
Utilidad después de Impuestos -499.136 50.240 75.749 102.533 130.657
(+)Depreciación 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000
(+)Amortización de Diferidos 0 0 0 0 0
(+)Capital Pagado 2.796 2.796 2.796 2.796 2.796
FLUJO DE OPERACIONES -471.340 78.037 103.545 130.330 158.453
FLUJO NETO TOTAL -393.303 81.037 106.545 133.330 161.453
Fuente: La presente investigación
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores
Los indicadores financieros se encuentran expuestos en el Anexo C del presente
documento.
Cabe destacar que el proyecto resulta viable considerando los siguientes
indicadores, que son los más relevantes para explicar la puesta en marcha del mismo:
TIR (Tasa Interna de Retorno) = 7.75%
Esta tasa interna de retorno indica la posibilidad de inversión, siendo que existe una
devolución del valor invertido y la posibilidad de ingresos adicionales.
VAN: $30.100
El criterio para evaluar el Valor Actual Neto, es que este sea superior a 0, para el
caso siendo de millones se reconoce que el proyecto tiende a dejar un beneficio.
PROYECTO PAREX 52
7. Estudio Social y Ambiental
7.1. Análisis y categorización de riesgos e impactos
Se realiza el análisis de factores ambientales para lograr medir el impacto que existe
en el desarrollo del proyecto, los factores que se evaluaron por medio de la tabla de
análisis pestle los cuales se encuentran representados en el Anexo P del presente
documento
La herramienta utilizada para la evaluación de los riesgos es el procedimiento
propuesto por Ecopetrol mediante el uso de la matriz de valoración de riesgos – RAM, la
cual evalúa posibles consecuencias y la probabilidad de ocurrencia, la cual se encuentra
expuesta en el Anexo O del presente documento
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto
Para el análisis del ciclo de vida del proyecto es preciso establecer la relevancia de
la huella de carbono la cual se encuentra concretada en el Anexo R del presente
documento y de manera resumida a continuación
PROYECTO PAREX 53
Tabla 7 Huella de carbono
Figura 14 Flujo de entradas y salidas para todo el ciclo de vida del proyecto.
Se hace el análisis de impactos ambientales en las fases del proyecto como se ve
en la Figura 15 (Flujo de entradas y salidas para todo el ciclo de vida del proyecto), por
Implementacion SALIDAS
AGUA AGUAS RESIDUALES
COMUNICACIONES
ONDAS
ELECTROMAGNETICOS
COMPUTADOR Capacitacion RESIDUOS
RESMA DE PAPEL PAPEL IMPRESO
TINTAPrueba Piloto
Emisiones de CO2
COMBUSTIBLE
ENERGIA CALOR
COMIDA
COMUNICACIONES
Analisis del Estandar PMI
Elaboracion de
documentacion en
gestion de proyectos
ONDAS
ELECTROMAGNETICAS
COMPUTADOR RESIDUOS
RESMA DE PAPEL PAPEL IMPRESO
TINTA Emisiones de CO2
COMBUSTIBLE RESIDUOS ORGANICOS
ENTRADAS
ENERGIA CALOR
Analisis del estado actual
de la empresa en gestion
de proyectos
Identicacion de
Problemas el area de
gestion de Proyectos
Analisis de los proyectos
que no cumplan con la
espectativas de la
organización
AGUAS RESIDUALES
CALOR
RESIDUOS
PAPEL IMPRESO
Emisiones de CO2
AGUA
ENERGIA
COMPUTADOR
RESMA DE PAPEL
RESIDUOS ORGANICOS
COMIDA
ENTRADAS
AGUA AGUAS RESIDUALES
ENTRADAS Diseño de la Metodologia
SALIDAS
SALIDAS
PROPUESTA METODOLOGICA EN GESTION DE PROYECTOS EN INTERVENCIONES DE POZOS
PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
Diagnostico en Gestion de
Proyectos
TINTA
COMBUSTIBLE
PROYECTO PAREX 54
medio del uso de los recursos a través del cálculo de la huella de carbono con la cual se
puede calcular un valor total de CO2. Para mitigar el impacto por el uso de todos los
recursos es necesario disminuir el consumo de energía apagando los equipos
electrónicos como computadores, impresoras cuando no se utilicen, en lo posible
disminuir el uso de papel y no imprimir cuando no se necesita, aportando a la reducción
de tala de árboles y así ahorramos energía y aumentamos la reforestación. Fomentar
actividades de conciencia ambiental sembrando árboles que reduzcan el abuso de
dióxido de carbono CO2.
Los productos (insumos, equipos o materias primas) que son estratégicos para la
implementación del proyecto son los siguientes:
a) Papel y tinta
b) Impresoras, Computadores y energía eléctrica.
c) Camionetas para realización de visitas gerenciales a Campo.
Impactos Ambientales: Los impactos ambientales están ligados al uso de papel,
agua y energía eléctrica durante del proyecto.
Impactos Sociales: A la disminución de tiempo requerido para la planeación de
intervención de pozos de petróleo en la Compañía.
Impactos Económicos: Optimización de Tiempos en intervención y planeación lo
cual nos ayuda a disminuir usos de recursos energéticos y personal.
Logrando la implementación del proyecto tenemos varios beneficios para la
compañía la cual es disminuir el tiempo de planeación de las intervenciones que eso se
traduce en reducción de usos de recursos e intrínsecamente en optimización de nuestras
operaciones en Campo. En el aspecto social se traduce en un trabajo más amigable entre
todas las áreas que intervienen en la planeación de intervención de pozos.
PROYECTO PAREX 55
7.3. Responsabilidad social empresarial (RSE)
Teniendo en cuenta la importancia que tiene Parex Resources en el cuidado del
medio ambiente, se establecen estrategias que promueven la protección y conservación
del medio ambiente, por medio de las cuales se puedan reducir el impacto que pueda
tener las operaciones del Parex Resources y la implementación de los proyectos que se
ejecuten en la compañía. También se concientiza a los funcionarios sobre la
responsabilidad y compromiso que debe obtener para aportar generando beneficios no
solo a la compañía sino también al nuestro planeta.
Se busca con las estrategias mejorar el desempeño ambiental y social por medio de
los empleados, clientes y proveedores de Parex Resources, aplicando los estándares de
medio ambiente cumpliendo el compromiso con el desarrollo sostenible, posibilitando
implementar las políticas y prácticas de ejemplo en temas de responsabilidad ambiental.
Las estrategias de mitigación del proyecto son las siguientes:
a) Colaborar con los grupos de trabajo los lineamientos y herramientas que
promuevan el desarrollo sostenible por medio de la implementación de proyectos.
b) Aprovechar los beneficios de los programas que fomentan el uso sostenible de los
recursos naturales renovables y la protección del medio ambiente que contribuya
al mejoramiento de la calidad de vida de los recursos humanos.
c) Apoyar en los proyectos implementados el uso de sostenible de los recursos
naturales renovables.
d) Tener en cuenta los análisis de riesgos de los proyectos, los impactos ambientales
y sociales que se producen en las actividades o proyectos, siempre teniendo en
cuenta el cumplimiento de la normatividad ambiental colombiana.
e) Disminuir el consumo de agua y energía por cada recurso humano del proyecto.
f) Reducir el consumo de papel e impresiones innecesarios realizados por el grupo
de trabajo de proyectos.
El Green Project Manager (GPM) propone como herramienta de análisis la matriz P5
(people, planet, profit, process y product), esta herramienta permite efectuar un mapeo
PROYECTO PAREX 56
del ciclo de vida del proyecto y del producto evaluando los objetivos de desarrollo del
milenio, es de resaltar que la vida útil contemplada para el proyecto es de 5 años, una
vez se cumple este periodo el producto debe ser evaluado nuevamente con el fin realizar
los ajustes correspondientes para ser nuevamente reutilizables. El detalle de la
evaluación realizada se encuentra descrito en el plan de sostenibilidad contenido en el
capítulo de planificación del proyecto. En el anexo Q se presenta la matriz adecuada para
la evaluación
8. Gestión de la integración del proyecto
8.1. Acta de constitución de proyecto
El acta de constitución de proyecto se puede apreciar en el Anexo D.
8.2. Registro de supuestos y restricciones
Los supuestos que se tendrán en cuenta en el desarrollo del proyecto de inversión
son los siguientes:
1. La totalidad de la información suministrada tanto por la empresa, como por la
totalidad de las personas que se incluyen como interesados, es fehaciente, y completa,
este se considera uno de los principales supuestos, debido a que de este ítem depende
en buena medida la posibilidad de establecer un adecuado proceso de análisis y
evaluación.
2. Los registros de la organización se encuentran adecuadamente organizados
conforme con las necesidades establecidas por el proyecto, adicionalmente se cuenta
con la autorización de los involucrados para hacer uso de la información
3. La organización reconoce la necesidad de establecer un nuevo modelo de gestión
de tiempos y espacios con la intención de mejorar las condiciones de prestación de
servicio.
En cuanto a las restricciones que se tendrán en cuenta se considera las siguientes:
1. Solo se considerarán al momento de establecer y desarrollar una nueva
metodología aquellos proyectos que la empresa se encuentra ejecutando.
PROYECTO PAREX 57
2. El software a ocupar debe estar en idioma español y su uso debe ser sencillo e
intuitivo.
PROYECTO PAREX 58
8.3. Plan de gestión de beneficios.
Tabla 8 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1
BENEFICIO 1:
Beneficios objetivo Disminuir los tiempos no operativos en la intervención de los pozos
Alineación estratégica Tiene relación entre la estrategia del negocio planteada por la alta dirección y los subsistemas
Plazo obtener los beneficios Se obtiene a 8 meses, al implementar la metodología de gestión de proyectos.
Dueño de los beneficios Consultor PMP encargado del monitoreo e informar los beneficios.
Métricas Excelente: Disminución del tiempo mayor al 10%
Bueno: Disminución del tiempo entre 5% y 10%
Deficiente: Aumento del tiempo mayor al 10%
Supuestos Los cambios aprobados están orientados a la planeación estratégica de la organización.
Riesgos Cambios fundamentales en el alcance, tiempo y costo.
Tabla 9 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2
BENEFICIO 2:
Beneficios objetivo Mejorar en estimación de tiempo y costos en las intervenciones de los pozos
Alineación estratégica Tiene relación entre la estrategia del negocio planteada por la alta dirección y los subsistemas
Plazo obtener beneficios Se obtiene a 12 meses, al implementar la metodología de gestión de proyectos.
Dueño de los beneficios Consultor PMP encargado del monitoreo e informar los beneficios.
Métricas Excelente: Fechas de entrega en menos al 10% de lo planeado.
Bueno: Cumplimiento de las fechas de entrega en 100%
Deficiente: Desfase de entrega de desviación mayor 10%
Supuestos Cumplimiento de acuerdo al plan de gestión de tiempo y costos.
PROYECTO PAREX 59
Riesgos Desviaciones en tiempo y costos.
Tabla 10 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3
BENEFICIO 3:
Beneficios objetivo Aumentar el número de los proyectos y que no existan variaciones en los alcances, tiempos y costos.
Alineación estratégica Tiene relación entre la estrategia del negocio planteada por la alta dirección y los subsistemas
Plazo obtener los beneficios Se obtiene a 3 años, después de implementar la metodología de gestión de proyectos.
Dueño de los beneficios Consultor PMP encargado del monitoreo e informar los beneficios
Métricas Excelente: Aumento de número de proyectos mayor 90%
Bueno: Aumento de número de proyectos entre 80% y 90%
Deficiente: Aumento de número de proyectos mayor 10%
Supuestos Proyectos ejecutados con bajas desviaciones de tiempo, costos y alcance.
Riesgos Cambios fundamentales en el alcance, tiempo y costo.
8.4. Plan de gestión de cambios
El plan de gestión de cambios se analiza en el Anexo E del presente documento
PROYECTO PAREX 60
9. Gestión de los interesados del Proyecto
9.1. Registro de los interesados
Para identificar los interesados se utiliza la técnica de análisis de interesados la cual
permite identificar los interesados potenciales para el desarrollo del proyecto,
determinando su grado de influencia y apoyo que tendrán dentro del proyecto.
Tabla 11 Registro de Interesados.
INTERESADOS
NUMERAL
ROL EN EL PROYECTO
EXPECTATIVAS
INFLUENCIA
CLASIFICACIÓN
Patrocinador- sponsor
1 Interesados influyentes
Mejorar los procesos de la organización
Alta Interno
Gerente del Proyecto
2 Interesados influyentes
Mejorar los procesos de la organización
Alta Interno
Consultor PMP
3 Consultor en gestión de proyectos
Cumplir con los objetivos del proyecto
Alta Externo
Jefe del Proyecto
4 Cliente Eficiencia en los proyectos a desarrollar
Alta Interno
Equipo del Proyecto
5 Miembros en el equipo del proyecto
Cumplir con los objetivos del proyecto
Media Interno
Proveedor de Licencias
6 - - Baja Externo
Especialista Proyectos
7 Miembros en el equipo del proyecto
Mejorar la gestión de proyectos
Media Interno
Fuente: El Autor
La matriz poder versus interés clasifica a los interesados según el poder que poseen
y el grado de interés que demuestran frente a los resultados del proyecto:
PROYECTO PAREX 61
Figura 15 Matriz Poder vs Interés.
Fuente: El Autor
9.2. Plan de involucramiento de los interesados
Para el desarrollo del plan de gestión de los interesados se utilizará como guía los
siguientes procesos:
a) Identificar los interesados: Usando la matriz de involucrados y la matriz de roles
y responsabilidades especificada en el plan de recursos, permitirá identificar la
información relevante relativa a los intereses de cada uno de los involucrados.
b) Gestionar las expectativas de los interesados: El gerente del proyecto realizara
una reunión semanal con cada uno de los interesados donde logre conocer sus
necesidades y conceptos sobre el desarrollo y la evolución del proyecto logrando
solucionar los problemas que se presenten con cada uno de los involucrados.
En el anexo F se presentan las estrategias de involucramiento por roles
organizacionales, no obstante, es preciso mencionar que a este proceso se llega
PROYECTO PAREX 62
considerando en un primer momento la especificación de los interesados, en donde se
busca analizar:
El nivel de compromiso de los Interesados el cual se puede clasificar de la siguiente
manera:
Desconocedor: inconsciente del proyecto y de los impactos potenciales.
Resistente: consiente del proyecto y sus impactos potenciales, pero se resiste a
apoyarlo.
Neutral: consiente del proyecto, pero no lo apoya, ni se resiste De apoyo: consiente
del proyecto y ayuda a ejecutarlo.
Líder: consiente del proyecto y de sus impactos potenciales y participa activamente
para asegurar su éxito.
10. Gestión del alcance del proyecto
10.1. Plan de gestión del alcance
El propósito del plan para gestionar el alcance del proyecto es determinar cuáles son
los requerimientos necesarios para la puesta en marcha del proceso propuesto, con la
finalidad de mejorar en los procedimientos y procesos de la gerencia de proyectos de la
compañía, en este plan se describe como el alcance es definido, aprobado, desarrollado,
con seguimiento y control a través del desarrollo del proyecto.
Los responsables del plan de gestión del alcance son el gerente del proyecto y su
grupo de trabajo que son 6 Ingenieros del área del área de proyectos, quienes tienen son
los responsables de realizar las siguientes actividades:
a) Revisar que los entregables cumplan con las características de aprobación
requeridos por la gerencia y el patrocinador.
b) Reunir los requerimientos del proyecto.
PROYECTO PAREX 63
c) Validar y registrar los cambios en el alcance.
d) Asegurarse de que se detalle con claridad la descripción del proyecto y del
producto, describir con precisión lo que está incluido y también lo que no está
incluido dentro del alcance del proyecto.
Las herramientas que definirán el alcance del proyecto son:
1) Aportes a través de la experiencia por medio de conocimientos y habilidades
en gestión de proyectos.
2) Entrevistas que posibilitan tener información de las necesidades de los
interesados del proyecto.
3) Realizar reuniones con el equipo del área de proyectos y el patrocinador.
4) Detallar las alternativas para tener varias perspectivas acerca de la ejecución
y desarrollo del proyecto.
5) Revisar toda la documentación del proyecto, los procesos y productos de la
compañía.
Las actividades, descripción y responsable de las mismas que argumentan el
presente proceso se encuentran anexas en el Anexo G
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos
El plan y la matriz de trazabilidad de requisitos se presentan en el Anexo H
PROYECTO PAREX 64
10.3. Enunciado del alcance.
A continuación, se describe de forma detallada los entregables del proyecto y el
trabajo necesario para crear esos entregables, permitiendo así el entendimiento de las
limitaciones del proyecto.
10.3.1. Descripción proyecto.
El proyecto consiste en proponer una metodología de gestión de proyectos en
intervenciones de pozos petroleros en la compañía Parex Resources en la ciudad de
Bogotá D.C. La utilización de esta metodología permitirá un mejor desarrollo en todas las
actividades de los pozos petroleros, ejecutándose de una manera más rápida y menos
costosa.
Los responsables del proyecto son:
1) Raúl Fernando Rodríguez Navas
El proyecto se da inicio 30 de noviembre de 2018 y tiene como fecha de término el
15 de octubre de 2019.
10.3.2. Alcance del producto
El alcance del producto consiste en desarrollar una metodología apropiada para la
gestión de proyectos en las intervenciones de pozos petroleros en la compañía Parex
Resources en la ciudad de Bogotá Colombia bajo los lineamientos del PMI, con el fin de
gestionar y controlar de una manera efectiva y adecuada la ejecución de los proyectos
que se operan dentro de la compañía con el fin de optimizar los procesos de la
organización.
10.3.3. Lista de entregables del proyecto.
Para llevar a plena terminación adecuada el presente proyecto se realizan los
siguientes entregables del proyecto:
a) Inicio del Proyecto: Corresponde a las etapas previas necesarias para poder
llevar a cabo el proyecto. Se realizan los formatos de las actas de reunión,
PROYECTO PAREX 65
creación de registros, análisis de riesgos y viabilidad del proyecto, acta de
constitución y la matriz de los grupos de interesados.
b) Planeación del Proyecto: A raíz de esta planificación se hará la organización
de los recursos, la distribución de responsabilidades y la asignación de
presupuesto. Se realiza el plan de gestión del proyecto (alcance, tiempo,
costos, calidad, recursos humanos, riesgos, compras, comunicaciones,
interesados). Realización de estimaciones y negociación del contrato.
c) Ejecución del Proyecto: Luego de contar con todos los recursos disponibles,
el proyecto debe ser ejecutado, por eso es importante cumplir con todo el
cronograma de las actividades. Se realizan los formatos para informes de
auditoría, registros de inspecciones e incidentes y los registros de compras
realizadas.
d) Monitoreo y control del proyecto: En esta parte verificaremos si el proyecto
está marchando bien y se realiza a lo largo del desarrollo del proyecto. Se
realizan los procedimientos de control de cambios, reportes de desempeño y
rendimiento, las actas de seguimiento, formatos de informes de avance del
proyecto, formato de evaluaciones de desempeño y formatos de evaluación
de proveedores.
e) Cierre del Proyecto: Aquí es donde entregamos la metodologia propuesta,
donde culminamos los procesos y balances del proyecto, aquí se determinará
como de bien o de mal termino el proyecto y se sabrá si se alcanzaron los
objetivos planteados inicialmente. Se realizan los formatos de lecciones
aprendidas, los formatos históricos del proyecto y el acta del cierre del
proyecto.
PROYECTO PAREX 66
10.3.4. Criterios de aceptación.
Se definieron los siguientes criterios de aceptación en el alcance del proyecto:
a) Aprobación del equipo del proyecto por parte del jefe de la unidad de
Proyectos
b) Firma del contrato para el consultor y para las licencias en Project
c) Presentación de informes de avance del proyecto.
d) Plan de respuesta a los riesgos aprobados.
e) Control de cambios aprobados por los interesados.
f) Evaluaciones de desempeño aprobados por el jefe de proyectos.
g) Aprobación del informe de diagnóstico.
h) Aprobación del diseño de la metodología por el sponsor.
i) Aplicar la metodología a los proyectos definidos por el área de proyectos.
j) Capacitar a todos los funcionarios e involucrados del área de proyectos.
10.3.5. Exclusiones.
Dentro del proyecto no se tiene contemplado:
a) Realizar cualquier mejora tecnológica sobre los equipos, herramientas o demás
componentes de cada puesto de trabajo, esto implica la ejecución de cambio de
equipos o partes de los mismos.
PROYECTO PAREX 67
10.3.6. Supuestos.
Para la ejecución del proyecto se tienen los siguientes supuestos:
a) Se cuenta con un equipo capacitado para la implementación de la metodología.
b) Se cuenta con la autorización de la organización para el acceso y manejo de la
información que se necesite de la compañía.
c) Los funcionarios brindarán la información necesaria para el análisis del entorno
de la organización.
d) Los patrocinadores y los interesados brindarán la información necesaria para las
necesidades del proyecto.
10.3.7. Restricciones.
a) El tiempo establecido para la realización de este proyecto no debe pasarse de un
año.
PROYECTO PAREX 68
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT).
Figura 16 EDT
PR
OP
UE
ST
A M
ET
OD
OL
ÓG
ICA
E
N G
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TIÓ
N D
E P
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EN
P
AR
EX
RE
SO
UR
CE
S
1.1 Inicio del proyecto
1.1.1. Análisis de las condiciones contextuales de
la empresa
1.1.2. Identificación de las necesidades
organizacionales
1.1.3. Identificación de alternativas a aplicar
1.2. Gerencia del proyecto
1.2.1. Inicio del proyecto
1.2.2. Planeación del proyecto
1.2.3. Ejecución del proyecto
1.2.4. Monitoreo y control del proyecto
1.2.5. Cierre del proyecto
1.3. Diagnostico Gestión del proyecto
1.3.1. Desarrollo de la encuesta
1.3.2. Análisis situación actual metodología en gestión del
proyecto
1.3.3. Nivel de maduración de la metodología en gestión de proyectos
1.4. Estructura metodológica a
aplicar
1.4.1. Estructuración metodologica a aplicar
1.5. implementación de la metodología
1.5.1 Capacitación en gestión de proyectos
1.5.2. Resultados implementación de la
metodología
1.5.3 Final de la implementación
PROYECTO PAREX 69
10.5. Diccionario de la EDT.
El diccionario de la EDT explica de manera detallada cada uno de los entregables de
los componentes de la figura anterior, debido a ello este se encuentra en el Anexo I del
presente documento
PROYECTO PAREX 70
11. Gestión del Cronograma del proyecto
11.1. Plan de gestión del cronograma
La gestión del cronograma tiene en cuenta procesos que son requeridos para
administrar la finalización del proyecto en el tiempo estimado, esta gestión del
cronograma deberá estar a cargo del Director de proyectos quien es, en ultimas, el
responsable final de que se ejecuten las actividades, se secuencien estas de manera
apropiada, se estime la duración y se desarrolle y controle ésta a través del tiempo que
tarde el proyecto
Para iniciar con este tipo de gestión es necesario secuenciar de manera apropiada
las actividades que consisten en tomar la EDT del proyecto que se ha presentado con
anticipación y los paquetes de trabajo y descomponerla en las actividades necesarias
para su ejecución para con ello definir la dependencia lógica de las actividades
precedentes, esta actividad queda plasmada en el siguiente numeral estableciendo las
duraciones esperadas.
Considerando la relevancia de la estimación el proyecto toma como técnica el
analisis PERT que consiste en realizar un analisis minucioso de las actividades en donde
se determinen tres duraciones, la esperada, la pesimista y la optimista, cada una de las
cuales considera tanto los riesgos como las condiciones del proyecto en donde se puedan
prolongar las actividades, o el caso hipotético en donde las actividades puedan ser
realizadas de manera más rápida, e incluye la duración normalizada.
La duración que se les otorga en el PERT depende en buena medida del
conocimiento de causa, pero sobre todo de las consideraciones de los expertos, quienes
estando aplicando sus conocimientos durante bastante tiempo en el área tienen un mayor
contexto sobre la situación.
PROYECTO PAREX 71
Adicionalmente la información se presenta de manera gráfica a partir de la técnica
conocida como diagrama de red, la cual muestra información bastante completa,
haciendo alusión a cada actividad y sus duraciones analizadas, este diagrama es
bastante importante debido a que permite evidenciar tiempos tempranos y tardíos en los
que se presentan las actividades, ocupando la Tecnica pase adelante y pase atrás, así
mismo este nos permite indicar la ruta crítica del proyecto las cuales tienen una holgura
de 0.
Finalmente se estima la probabilidad de que el proyecto finalice en la duración media
estimada de acuerdo a la Tecnica PERT que corresponde al 50% de la probabilidad de
duración y se estima el tiempo de duración para una probabilidad de duración del 84%.
11.2. Listado de actividades con análisis PERT
El listado de actividades con las estimaciones de duraciones esperadas se realiza
considerando el ultimo nivel de la EDT, en la que cada uno de los entregables se
descompone en actividades que deben ser ejecutadas para su realización, posterior a
ello se cuenta con la asesoría de las personas al interior de Parex que establecen la
duración de cada actividad correspondiente a los paquetes obteniendo de esta manera
las duraciones optimistas, más probables y las pesimistas por cada actividad, lo cual
demarca la construcción de PERT, que da una duración ponderada teniendo en cuenta
las tres duraciones estimadas anteriormente. Este listado se encuentra anexos en el
numeral J del presente documento.
Con un porcentaje del 84% se espera que el proyecto se realice en 491 días.
11.3. Diagrama de red del proyecto
A continuación, se presenta el diagrama de red a partir del cual se definirá la línea base del proyecto
PROYECTO PAREX 73
Figura 17 Diagrama de Red del proyecto
11.4. Línea base del cronograma
La línea base del proyecto se presenta en el Anexo K del presente documento.
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas
Para el desarrollo del cronograma se aplicaron diferentes estrategias y técnicas, la
primera de estas alude a la ocupación del análisis de Red del Cronograma, el cual es un
conjunto de técnicas que utilizadas para generar el cronograma del proyecto y calcular
las fechas tanto de inicio como de finalización temprana y tardía de las actividades del
proyecto.
Así mismo se ocupó el método de ruta crítica el cual calcula las fechas teóricas de
inicio y finalización tempranas y tardías para las actividades, sin considerar las
limitaciones de recursos, realizando un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás
en la totalidad de la red del cronograma.
También fue necesaria la ocupación de la optimización de recursos que se ocupa
para ajustar el modelo de programación en función de la demanda y la provisión de los
mismos, así se tiene la nivelación y el equilibrio técnicas que se ajustan a las actividades
del cronograma de manera que las necesidades y recursos no excedan ciertos límites.
PROYECTO PAREX 75
12. Gestión de costos del proyecto
12.1. Plan de Gestión de Costos
La planificación de la gestión de costos se inicia considerando el supuesto de que el
proyecto tiene una cantidad de recursos, el 50% de estos, que proviene de fondos propios
y el 50% que proviene de fondos privados, es decir de préstamo, esta cuenta en un primer
momento con el juicio de expertos, que se ha realizado en reuniones anteriores a la
presentación del proyecto, considerando los proyectos que se encuentran activos en
Parex como organización y que tanto el presente proyecto cala en la realización de estos,
otros, a partir de ello se realiza la asignación de recursos y estimación de costos en cada
uno de los paquetes de control, basados en la herramienta de ascendencia y paramétrica,
considerando los posibles costos derivados de las reservas de contingencia que sea
prudente aplicar para identificar la línea base. Finalmente se determina los presupuestos
totales, considerando la reserva de gestión que se aplicaría a imprevistos que puedan
presentarse, este se puede evidenciar de manera concreta en el Anexo T, en el cual se
considera que luego de haber analizado los tiempos de ejecución de las actividades y
teniendo un cronograma preliminar se determinará cuánto costará la realización de los
trabajos. Incluye las acciones y políticas necesarias para el proyecto finalice dentro del
costo aprobado como se describe en el Anexo T
12.2. Estimación de costos en Ms Project
La estimación de costos del proyecto se realiza teniendo en cuenta la estimación de
los recursos del plan de gestión del cronograma y por medio de estimación ascendente
que posibilita calcular el costo de cada actividad y comprender el costo de los elementos
del cronograma. La suma de cada uno de los entregables de las fases es el resultado del
costo total del proyecto, el cual se tiene en cuenta para realizar el presupuesto.
En el plan de gestión del costo se determina la línea base del costo, la cual
tomaremos como punto de referencia para el seguimiento y control del proyecto. Para
esto se describe presupuesto por actividades estructura de desagregación, medición de
desempeño y el valor ganado con la curva S.
PROYECTO PAREX 76
Figura 18 Curva S
También se incorporó las reservas de costos para temas de contingencia, valorando
los riesgos conocidos y reservas de gestión para tenderlo los riesgos desconocidos que
se presenten. Este análisis de reserva se tiene en cuenta cuantitativamente los probables
riesgos de cada una de las actividades y creando un porcentaje adicional del 3% sobre
el costo esperado (cE PERT). El resultado obtenido para cada actividad fue el costo que
se incorporó en la herramienta de Microsoft Project 2010 para distribuir la tasa estándar
por día o por unidad de cada recurso establecido a las diferentes tareas. Estos costos
por actividad se encuentran soportados en el Anexo L del presente documento
12.3 Estimación ascendente y determinación del presupuesto
Estimación ascendente
Se reconoce como un método de estimación de la duración o los costos del proyecto
a partir de una suma de las estimaciones y de los componentes del nivel inferior, ello
cunado no se puede calcular el grado de duración de una actividad con bastante
confianza, entonces se procede a descomponer a un nivel de mayor confianza, se estima
la duración de los detalles y posterior a ello se suma la cantidad total de cada una de las
actividades.
PROYECTO PAREX 77
El proyecto tendría una estimación de costo total de $18´250.000 siendo que este es
el precio que conjuga cada una de las actividades que se tiene en cuenta en la EDT,
estos se encuentran desglosados en el anexo L del presente documento, y se encuentran
ligados al tiempo de realización del proyecto y al personal de trabajo.
La estimación análoga por su parte, siendo otra de las técnicas empleadas, tiene en
cuenta la duración o el costo de una actividad o de un proyecto haciendo uso de un
proyecto similar o de datos históricos, si se utilizara parámetros de un proyecto que
tuviera similares tiempos, presupuestos, pesos y complejidades. Cabe mencionar que en
la búsqueda de proyectos similares se encuentra la aplicación de metodología Six Sigma
para pozos petroleros, no obstante, la estimación de costos no se encuentra
adecuadamente equiparada.
13. Gestión de recursos del proyecto
13.1. Plan de gestión de Recursos
El plan de recursos humanos debe ser una guía sobre el modo en que los recursos
humanos son determinados, coordinados, supervisados y evaluados en todas las etapas
del proyecto. Este plan de gestión de recursos humanos será un instrumento para la
gerencia del proyecto donde estarán determinados los roles, autoridades y
responsabilidades de cada uno de los involucrados durante el desarrollo e
implementación del proyecto. Este plan facilitará las herramientas para medir el
desempeño del equipo del proyecto y tener una metodología para solucionar los
problemas y gestión de cambios en el proyecto.
El plan de gestión de recursos debe considerar con los documentos referentes a:
Plan de la dirección del proyecto: Este se reconoce como relevante debido a que
contiene la totalidad de las especificaciones, por mínimas que estas sean, para procurar
calidad al interior de los procesos, tanto considerando los insumos, como los procesos a
ejecutar, así mismo estos estándares tienen relación directa con el plan de gestión de los
recursos debido a que traducen restricciones a considerar en cada una de las actividades
de la fase de ejecución del proyecto
Cronograma: Se considera un elemento clave debido a que se define como un
parámetro de seguimiento y es una alternativa a las fechas definidas de las que deriva el
nivel de calidad eficiencia y eficacia de una metodología definida, así mismo en este se
contienen otros documentos tales como requisitos, registros de riesgos e interesados.
Es preciso establecer un robusto y exigente plan de gestión de los recursos
precisamente que, desde la experiencia personal, se reconoce que el problema general
que se encuentra en el proceso de producción es el incumplimiento con las entregas,
ineficiencia e ineficacia, ello considerándose un proceso inmerso en el ciclo de vida del
PROYECTO PAREX 79
proyecto y consecuentemente en el planteamiento de indicadores de gestión y recursos
que se apalancan por un porcentaje relevantes de KPI
El plan de gestión tiene como principal responsable al director del proyecto y el
profesional de seguimiento del cronograma diario, quienes deberán rendir un informe
semanal que dé cuenta de la e4jecución de las actividades en relación con el plan de
gestión de los recursos y una actualización en tiempo real de los avances
13.1.1. Plan de capacitación
El plan de desarrollo de los empleados se basará en el desempeño, se utilizará la
evaluación anual de desempeño, para revisar los logros anteriores, capacidades y
establecer metas para el año siguiente.
El objetivo estará encaminado al incremento de la productividad y/o mejorar las
habilidades de los empleados
PROYECTO PAREX 80
Figura 19 Plan de capacitación
13.2. Estimación de los recursos
El proyecto tiene unos fondos asignados avaluados en 18´250.000 y 78.037.410
millones asignados para su ejecución de los cuales 39.018.705 deben ser conseguidos a
través de crédito, estos comprenden costos fijos del proyecto incluyendo mano de obra y
personal a cargo del proyecto. Debido a esta condición se comprende que la empresa
ejecuta dora, debe realizar los procesos convenientes para que el dinero pueda ser
ocupado al momento preciso de aplicación de la metodología.
Desarrollo personal y profesional Desempeño Condiciones
personalesPersonalidad
Motivación
condiciones propias de la persona
Trabajo con otros
Condiciones sociodemograficas
Condiciones del contexto
Estilo de liderazgo
Contratacion
Cargo y salario
Cultura organizacional
Acompañamiento
Condiciones de desempeño
Resolución de los problemas
Capacidad para la planificar el trabajo propioNivel de cumplimiento
Utilización apropiada de recursos
PROYECTO PAREX 81
El éxito del proyecto y su aplicación depende de que se logre satisfacer las
necesidades que tiene el sponsor y el grupo de involucrados, pero sobretodo de que este
dé cuenta de un beneficio en cuanto a incremento de eficiencia y eficacia en la ejecución
de proyectos alternos al mismo, así mismo debe conservar como un recurso adicional la
posibilidad de creación de good Will.
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe)
Para el proyecto “Propuesta metodológica en gestión de proyectos en intervenciones
de pozos petroleros en Parex Resources”, se estiman los recursos de las actividades y
es aquí donde se identifica el tipo, cantidad y características de los recursos que se
necesitan para el desarrollo de las actividades. Para poder realizar la estimación de
recursos, lo más importante de este proceso es generar la “Estructura de desglose de
Recursos” (EDRe).
Recursos Humanos: En este proyecto el principal recurso necesario para el alcance
del proyecto es el recurso humano, ya que es importante contar con el personal apto,
capacitado y con la experiencia que se adapte a los requerimientos del proyecto. Como
política del Gerente del Proyecto debe mantener al personal capacitado y motivado hacia
la gestión y aseguramiento de la calidad y obtener un servicio óptimo. Para este proyecto
se tiene en cuenta el equipo humano, aquí se incorpora el mejor grupo que sea posible,
teniendo en cuenta el presupuesto, plan y filosofía del proyecto, todos estos requisitos
técnicos ayudan a buscar los mejores perfiles profesionales, para este proyecto el recurso
humano que se necesita son 15 personas (Gerente del proyecto, y los ingenieros de cada
área involucrada como lo son el área de yacimientos, ingeniería, operaciones y control
de producción).
Figura 20 Estructura de los desgloses de los recursos de las actividades
PROYECTO PAREX 82
Recursos Físicos: Se debe garantizar la prestación del servicio en las mejores
condiciones técnicas, con el fin de mantener al personal dotado de los recursos
tecnológicos, físicos y logísticos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.
Aquí se tiene en cuenta los recursos físicos que es donde se despliega el plan de
aprovisionamientos materiales que se necesitan 25 materiales para este proyecto
(distribuidos en instalaciones, materiales y software).
13.4. Asignaciones de recursos
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos necesarios para el
desarrollo del proyecto se clasifican en recursos humanos, físicos, técnicos y financieros.
Sin los Recursos un proyecto no podría ser ejecutado. La Administración de Recursos
en la Gestión de Proyectos asigna los recursos a diferentes actividades e involucra saber
las características como habilidades y destrezas de una persona, logrando saber a qué
actividad se debe asignar de manera inteligente con el fin de garantizar que la tarea
pueda realizarse de una forma eficiente y eficaz. Teniendo en cuenta las necesidades de
capacitación o adquisición de los recursos se logra tener un equipo de proyecto
capacitado, teniendo en cuenta el buen desarrollo de las habilidades y competencias de
la formación de cada profesional.
A. Estrategia para el trabajo en equipo.
PROYECTO PAREX 83
Se realizarán reuniones constantes una vez por semana, donde se tratarán temas
de información, avances del proyecto, fallas y que necesidades tiene cada área de los
involucrados en proyecto para seguir en el buen desarrollo del proyecto, y aprovechar
estas reuniones para que cada miembro del equipo de proyectos exponga sus
inquietudes, recomendaciones, sugerencias o felicitaciones respecto al grupo de
proyectos, y así poder aportar ideas para el buen desarrollo del proyecto.
B. Estrategia para adquirir el equipo de trabajo.
Los recursos internos del proyecto serán adquiridos por medio de una reunión de
negociación entre el gerente del proyecto y el jefe de proyectos, donde solicita al jefe de
proyectos la asignación de varios recursos de la compañía Parex para hacer parte del
equipo de proyectos, teniendo en cuenta las mejores capacidades, habilidades y
actitudes para el buen desarrollo del proyecto donde también es importante que conozcan
bien los procedimientos y políticas manejadas dentro de la organización, y será necesario
que los recursos tengan conocimientos de los proyectos ejecutados en la organización y
los resultados obtenidos con su implementación y en lo posible que hayan participado
anteriormente en el desarrollo de algunos proyectos dentro de la compañía. El jefe de
proyectos evaluara la solicitud e informara el nombre de los recursos de la compañía que
están disponibles y la fecha para ser asignados al equipo del proyecto
13.5. Calendario de recursos
El calendario de recursos permite identificar la disponibilidad, horario y días de
trabajo de los diferentes recursos, describiendo duración y fechas de inicio a las
diferentes actividades, este calendario se presenta a continuación
Horarios: El horario de trabajo para todos los integrantes del equipo de proyectos
será de lunes a viernes de 8 am a 5 pm con una hora de almuerzo, días festivos no se
laboran.
Criterios de liberación: La liberación del personal la realizará el Gerente del
Proyecto, cuando se hayan cerrado todas las fases del proyecto, donde ya se haya
PROYECTO PAREX 84
socializado los resultados de la implementación de la metodología y los beneficios que
se obtuvieron con el seguimiento realizado durante la etapa de soporte. El gerente de
proyectos notifica por correo electrónico al jede de área de proyectos la fecha la cual
serán devueltos los recursos especialistas de su área, con respecto al consultor será
liberado 6 meses después de que finalice el contrato cuando ya haya terminado el
desarrollo de las actividades.
Figura 21 Calendario
Fuente: El autor
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo
Teniendo en cuenta las políticas internas de recursos humanos de la compañía
Parex, para la ejecución del proyecto se diseñará un plan de incentivos con el fin de
motivar al personal, logrando reducir la rotación del personal evitando impactos en la
ejecución del proyecto. Cuando se acumulen horas extras de trabajo se reconocerán días
compensatorios que podrán ser solicitados con anterioridad por los recursos.
Capacitación: El plan de capacitación y según se identifiquen las necesidades, se
contrata un consultor y es quien hará una capacitación de 3 días en los cuales los
especialistas del área de proyectos podrán adquirir conocimientos necesarios para
apoyar el consultor en las actividades de implementación y metodología del proyecto.
Con esta capacitación se logra tener un equipo de proyecto capacitado, teniendo en
cuenta el buen desarrollo de las habilidades y competencias de la formación de cada
profesional. El objetivo del plan es capacitar a los recursos en las buenas prácticas
relacionadas con la gestión de proyectos. Los costos de esta capacitación se encuentran
en el Anexo L
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
1, Inicio del
proyecto
2, Gerencia
del proyecto
3.
Diagnostico
4, Ejecución
5, Evaluación
6. Entrega
MES 12MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11NOMBRE DE
TAREA
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
PROYECTO PAREX 85
Evaluación del desempeño: Con el fin de identificar la realidad de las capacitaciones
del equipo de trabajo, se realizará una evaluación de desempeño las cuales se realizarán
semestral a los especialistas del área de proyectos y con los resultados permitirá conocer
cuáles son las habilidades y conocimientos los cuales la compañía debe enfocarse para
mejorar las competencias de sus empleados y lograra así crear más talleres o
capacitaciones para el personal interno de la compañía.
14. Gestión de comunicaciones del Proyecto
14.1. Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de comunicaciones tiene como objetivo garantizar el acceso a la
información del proyecto de manera rápida y segura, haciendo que se incluyan la totalidad
de los involucrados y establecer de esta manera estándares y parámetros que permitan
el flujo de datos
14.1.1. Canales de comunicación
En cuanto a los canales de comunicación se ocuparán los siguientes:
Entrevista directa: Este canal se ocupa con las altas jerarquías de la empresa con
la intención de establecer el nivel de avance del proyecto
Capacitación: Este tipo de canal de comunicación se ocupa particularmente para
establecer un nivel de aceptación de información apropiada, en donde se solucionen
quejas y dudas que partan de los involucrados en el proyecto
PROYECTO PAREX 86
Comunicados: Este es un canal permanente que se encuentra anexo en los
espacios compartidos de organización, su función principal es recordarles a los actores
del proyecto la relevancia de la metodología a aplicar.
14.1.2. Sistema de información de comunicaciones.
El objetivo del plan de comunicaciones es definir los procesos y lineamientos
requeridos para desarrollar y controlar de una manera segura y eficaz las comunicaciones
del proyecto durante las fases de su ejecución.
El plan de gestión de las comunicaciones permite que el flujo de la información entre
todas las áreas del proyecto sea eficiente, creando un puente entre todos los involucrados
del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones garantiza un adecuado manejo
de la información del proyecto, originado por los involucrados del proyecto, contribuyendo
positivamente en cumplir los objetivos del proyecto.
El proceso de planificación de comunicaciones del proyecto se desarrolló por medio
de reuniones con el equipo del proyecto, estableciendo los canales de comunicación que
fueran los más apropiados para transmitir la información que se manejará durante el
proyecto, teniendo en cuenta el modelo básico de comunicación, como lo es el emisor,
receptor y medio por él va a transmitir. Este análisis se realizó con base al organigrama
del proyecto, responsabilidades, interesados y necesidades de la información interna y
externa. La comunicación se manejará a partir del siguiente diagrama de flujo
Diagramas de flujo de la información.
PROYECTO PAREX 87
Figura 22. Diagrama de Flujo procedimiento de comunicación interna.
Fuente: Autor
PROYECTO PAREX 88
14.1.4. Matriz de comunicaciones.
A continuación, se presenta la matriz de comunicaciones (véase Tabla 13)
Tabla 12 Matriz de Comunicaciones.
Formal
Escrita
Formal
Verbal
Informal
Escrita
Informal
Verbal
Eventual
o única Diaria
Seman
al
Quince
nal
Semes
tral M ail
Telefó
nico
Reu
nión Interno Externo
Gerente del
Proyecto
Acta de reunion
del proyectoGerente General - Sponsor
X X X X
Gerente del
Proyecto
Lista de
verificaciónSponsor
X X X X
Gerente del
Proyecto
Cronograma del
proyecto
Equpo del proyecto-
Especialista- Consultor X X X X
Gerente del
Proyecto
Avances del
proyectoGerente General - Sponsor
X X X X
Consultor PMPAvances del
diagnosticoGerente del proyecto
X X X
Gerente del
ProyectoEDT
Gerente del proyecto- Jefe
de proyecto X X X X
Gerente del
Proyecto
Cuándo se
necesitaran
recursos
Gerente del proyecto- Jefe
de proyecto X X X X
Gerente del
Proyecto
Agenda de
reuniones
Equpo del proyecto-
Especialista- Consultor X X X X X
Gerente del
Proyecto
Asignacion de
actividades
Equpo del proyecto-
Especialista X X X X
Gerente del
Proyecto
Seguimiento
plan de trabajo
Equpo del proyecto-
Especialista- Consultor X X X X X
Especialista-
Consultor PMP
Informe de
avanceGerente del proyecto
X X X X
Especialista-
Consultor PMP
Indicadores de
desempeñoGerente del proyecto
X X X X
Gerente del
Proyecto
Informe Valor
ganado
Gerente del proyecto-
Sponsor- Jefe de proyecto X X X
Gerente del
Proyecto
Estado del
proyecto
Gerente del proyecto- Jefe
de proyecto Especialista-
Consultor X X X X
Especialista-
Consultor PMP
Nuevos riesgos
descubiertosGerente del proyecto
X X X X X
Gerente del
Proyecto
Riesgos
identificados
Gerente del proyecto-
Sponsor- Jefe de proyecto X X X X X
Gerente del
proyecto- Jefe de
proyecto
Especialista-
Consultor
Solicitudes de
cambio linea de
base
Gerente del proyecto
X X X X X
AuditorInforme de
auditoriaGerente del proyecto
X X X X
Gerente del
proyecto
Manuales y
procedimientosSponsor- Jefe Proyecto
X X X X
Gerente del
proyectoActa de cierre
Gerente del proyecto- Jefe
de proyecto Especialista-
ConsultorX X X X
QUIÉNCÓMO PERIDIOCIDAD MEDIO TIPO
A QUIÉNQUÉ
PROYECTO PAREX 89
PROYECTO PAREX 90
14.1.5. Estrategias de comunicaciones
En cuanto a las estrategias de comunicación se ha optado por escoger aquellas que,
aunque resultan sencillas pueden considerarse efectivas para el presente proyecto, así
pues, estas se tienen en cuenta a continuación:
implementar un cronograma de comunicaciones internas
Definir estrategias de publicidad y promoción de la metodología
Establecer roles y actividades por personal
Establecer indicadores de comunicación
Realizar un proceso de comunicación consciente y abierto
15. Gestión de la calidad del proyecto
15.1. Plan de gestión de la calidad
Para garantizar la calidad de la ejecución del proyecto, se utilizan algunas de las
siete herramientas básicas, tales como diagrama de causa y efecto o diagrama de espina
de pescado para identificar el origen del problema; diagramas de flujo para describir los
principales procesos; hojas de verificación o listas de chequeo para validar la calidad de
los entregables y de las revisiones realizadas por la auditoria e Histogramas para describir
el uso de los recursos. Adicional a las herramientas mencionadas, se realizaron estudios
comparativos para identificar mejores prácticas y generar ideas que den solución al
problema identificado en la compañía PAREX Colombia, proporcionando bases para
medir el desempeño de los recursos y en general conocer la trazabilidad en la ejecución
de los proyectos de la entidad.
Las reuniones y el muestre estadística se aplican para conocer el estado actual de
la metodología en gestión de proyectos y para cuantificar los costos de los principales
proyectos implementados el último año.
15.2. Matriz de comunicaciones
Con la métrica de calidad Parex Resources, crea un concepto operativo que explica
una característica del producto o actividad para el proyecto, con medición en valor
verdadero, cada métrica señala como el proceso de control de calidad medirá el trabajo
o el producto. A continuación, se encuentra el detalle de las actividades que se utilizaran
para el seguimiento y control del proyecto en cuanto a tiempo, costo, alcance y calidad
del proyecto.
PROYECTO PAREX 92
Tabla 13 Matriz de Comunicaciones.
ACTIVIDAD OBJETIVO METRICA FRECUENCIA DE
MEDICION
Presupuesto
Ejectutado/Presupuesto total
programado
Excelente: Reduccion de los
costos mayor a un 8%.
Bueno: Reduccion de los
Costos entre un 5% y 8%
Deficiente: Aumento en los
costos mayor al 8%
Actividades ejectutadas /
Tiempo total proyectado
Excelente: Reduccion del
Tiempo mayor al 10%.
Bueno: Cumplimiento del
proyecto en un 100%.
Deficiente: Un proyecto con
un desfase de Desviacion
mayor al 10%
Excelente: Proyecto
ejecutado en un tiempo
menor al 10% de lo planeado.
Bueno: Cumplimiento del
proyecto en un 100%.
Deficiente: Proyecto con un
desfase de Desviacion mayor
al 10%.
Excelente: Satisfaccion de los
interesados mayor a un 90%.
Bueno: Satisfaccion de los
interesados entre un 80% y
90%
Deficiente: Insatisfaccion de
los interesados mayor a un
10%
Cumplimiento
del Alcance
Medir el alcance de
acuerdo a los tiempos
programados,
cumplimiento de las
actividades y entregables
definidos.
Mensual
Calidad de los
entregables
Medir la satisfaccion de
los interesados de
acuerdo a cada uno de los
entregables definidos
Posterior a la
aprobacion de los
entregables
Cumplimiento de
los Costos
Medir los costos
asignados a cada actividad
del trabajo
Quincenal
Cumplimiento
del Cronograma
Medir los tiempos
asignados a cada actividad
con relacion a los tiempos
de duracion reales que
presente cada actividad
del proyecto
Semanal
ACTIVIDADES
PROYECTO PAREX 93
15.3. Documentos de prueba y evaluación
A continuación, se describen los documentos de prueba y evaluación
Herramienta técnica Descripción/ uso en el proyecto
Analisis de documentos Esta es una de las técnicas esenciales
para realizar el informe presente, debido a
que esta permite construís los
antecedentes que definen el desempeño,
adicionalmente cuenta con información
que puede venir de fuentes bastante
confiables y seguras de consulta
Analisis de proceso Este tipo de herramienta ayuda a
identificar las oportunidades de mejora en
cada uno de los procesos del proyecto,
detallando cada actividad de la EDT,
examinando problemas y restricciones
que puedan ocurrir
Recopilación de datos Se emplea para el caso el uso de
encuestas y entrevistas que puedan
aportar la mayor cantidad de información
a partir de lo cual se comparten datos y se
realizan figuras
Analisis de causa raíz Se define como la técnica a partir de la
cual se llega a una causa esencial del
proyecto de gestión
Diagrama de flujo Este tipo de herramienta es necesaria
debido a que de esta parte la comprensión
de muchos de los entregables que se
encuentran definidos en la EDT.
PROYECTO PAREX 94
15.4. Entregables verificados
El control de la calidad se realizar revisando los entregables y verificando que
cumplan las condiciones establecidas. Se llevará a cabo las mediciones correspondientes
y los resultados serán informados mediante el proceso de aseguramiento, según matriz
de comunicaciones.
Para la preservación del producto el gerente de proyecto deberá monitorear y dar
seguimiento a cada una de las actividades de las fases del proyecto en las cuales debe
involucrar a todos los interesados del proyecto para que esta manera se aplique técnicas
de transferencia del conocimiento obtenido por cada experto o involucrado.
Todas las actividades desarrolladas para dar cumplimiento a los requisitos del
proyecto están debidamente documentadas en el servidor de carpetas compartidas con
el nombre del proyecto.
Al finalizar cada fase del proyecto, el gerente de proyecto deberá realizar seguimiento
y control a través de la lista de entregable del proyecto, con el fin de evaluar el estado de
cada una de las actividades relacionadas con los diferentes grupos de procesos,
mediante el formato de Verificación de proyectos.
Para la identificación y control de productos y servicios no conformes del proyecto se
tendrá en cuentas las actividades establecidas en el procedimiento control
producto/servicio no conforme. Cada uno de los servicios no conforme debe ser
registrado en el aplicativo ISOLUTIÓN bajo el nombre de Metodología en Gestión de
proyecto PAREX; se debe analizar las causas de la no conformidad a través de la
herramienta espina de pescado y aplicar el tratamiento respectivo. El gerente del
proyecto deberá analizar el impacto del producto no conforme y en conjunto con el equipo
del proyecto y la gerencia tomar las acciones correctivas y preventivas pertinentes.
Se hará seguimiento semanal de los servicios no conformes detectados y las
acciones tomadas con el fin de que estas no vuelvan a ocurrir. El gerente del proyecto
PROYECTO PAREX 95
debe determinar y analizar las desviaciones que ha tenido el proyecto en cuanto a
alcance, tiempo y costo, con el fin de documentarlas, analizarlas y tomar las acciones
necesarias para disminuir el porcentaje de las desviaciones presentadas.
Las Mediciones y seguimiento se las actividades del proyecto se harán con base al
cronograma diseñado en la herramienta de Microsoft Project 2010 y a través del informe
de seguimiento de valor ganado.
Las auditorias serán completadas con inspecciones que se llevarán a cabo cada vez
que se requiera o en el momento en el que el gerente del proyecto lo establezca, con el
fin de analizar los procesos y desarrollar las acciones preventivas necesarias. Para las
inspecciones se utilizará el formato de auditoría interna.
Tabla 14 Matriz de actividades de Calidad.
1
* Instructivo para la creacion de
encuestas
*Requisitos que solicite la
gerencia para indagar sobre la
situacion actual de la Compañía
* Especialista en gestion
de proyectos
* Oficina con escritorio y
un equipo de computo
*Especialista en
gestion de Proyectos
* 1 equipo de
Computo
* Impresora
* La encuesta debe estar
diseñada con minimo 10
preguntas maximo 15
*Las preguntas deben ser de
selección multiple
Gerente del
proyecto
* La encuesta debe cumplir con
los criterios de aceptacion
definidos en la ejecucion
* El Formato debe cumplir con la
codificacion establecida por el
sistema de gestion de Calidad
de la Compañía
* 1 equipo de
Computo No aplica
Encuesta
aprobadad por la
Gerencia
Finaliza la
actividad
Formato de
encuestas PAR-
012
*PMBOOK Edicion 6
*Procedimiento de control
de Documentos PAR-003
*Acta de aprobacion de
Documentos PAR-036
2
* Se debe tener encuentas los
horarios definidos para las
aplicación de las encuestas
* Las encuestas deben ser
aplicadas en una semana
* Especialista en gestion
de proyectos
* Especialista en
gestion de proyectos
* Sala de
Reuniones
* La encuesta debe ser
aplicada a 5 funcionarios de la
direccion General de la
compañía y 10 funcionarios
operativos
Gerente del
proyecto
* Se debe verificar que este
encuestado el 100% de la
muestra identificada en los
criterios de aceptacion
* 1 equipo de
Computo
99% de los
encuestados
Encuestas
totalmente
diligenciadas
Una vez
finalizada la
aplicación de las
encuestas
Formato de
encuestas PAR-
012
* Procedimiento de control
de registros PAR-004
3
* Se debe entrar un informe en
Word y la tabulacion en Formato
excel
* Especialista en gestion
de proyectos
* Oficina con escritorio y
un equipo de computo
*Especialista en
gestion de Proyectos
* 1 equipo de
Computo
* Se debe analizar el 100% de
las encuestas
Gerente de
Ingenieria, Jefe
de proyectos y
procesos
* Analizar los resultados de las
encuestas
* 1 equipo de
Computo No aplica
Reunion
gerenciales de
seguimiento del
proyecto
Una vez
finalizada el
analisis y
tabulacion de las
encuestas
Informe de
analisis actual y
nivel de madurez
de la Compañía
en gestion de
proyectos,
tabulacion de
encuestas
archivo en excel
* Acta de aprobacion de
Documentos PAR-036
*Procedimiento control de
Registros PAR-004
4
PMBOOK Edicion 6, Modelo OPM3
- Modelo de madurez en
Direccion de proyectos
* Gerente del proyecto
* Consultores
* Gerente del proyecto
* Consultores
*3 equipos de
Computo
* El diseño de la metodologia
debe ser aprobada por el
equipo gerencial de la
Compañía
*Equipo Gerencia
* Patrocinador
Analizar la propuesta de la
metodologia
* Sala de reuniones
* Video beam
* Equipo de
Computo
No aplica
Comité de
Recursos
Humanos
Una vez
terminada la
actividad
Perfil del Cargo,
Manual de
Funciones y
organigrama
* Acta de aprobacion de
Documentos PAR-036
*Procedimiento control de
Registros PAR-004
5
PMBOOK Edicion 6, Requisitos de
contratacion, Requisitos definidos
por la empresa en cuanto a
funciones.
* Gerente de Proyectos *
Consultores
* Gerente de
Proyectos
* Consultores
*3 equipos de
Computo
Perfil del Cargo, Manual de
Funciones Funciones y
Organigrama debe ser
aprobados por el Jefe del
Departamento de RRHH
* Jefe de
departamento de
RRHH * Jefe
Unidad e
proyectos y
procesos
Verificar que la estructura
organizacional cumpla con los
requisitos minimos de la politica
de Selección y contratacion del
personal
* Sala de reuniones
* Video beam
* Equipo de
Computo
No aplica
Comité de
Recursos
Humanos
Una vez
terminada la
actividad
Perfil del Cargo,
Manual de
Funciones y
organigrama
* Acta de aprobacion de
Documentos PAR-036
*Procedimiento control de
Registros PAR-004
6PMBOOK Edicion 6 Informe final
de la metodologia definida
Equipo de proyecto
consultor en gestion de
proyectos
* Consultor en gestion
de proyectos
*3 equipos de
Computo
Los documentos deden estar
alineados de acuerdo al
estandar del PMI
* Gerente del
prpyecto
*Patrocinador
Los documentos deben cumplir
con lo definido con la estructura
definida por la Compañía para la
elaboracion de Documentos
* 3 equipos de
computo
el 100% de los
documentos
deben ser
aprobados
Reunion con la
gerencia para la
aprobacion de
Documentos
Una vez se
aprueben todos
los documentos
* Acta de
aprobacion de
los documentos
PAR-036
* Acta de aprobacion de
Documentos PAR-036
*Procedimiento control de
Registros PAR-004
7
PMBOOK Edicion 6 Documentos
de la Metodologia en gestion de
proyectos
Equipo de proyecto Gerente del proyectoEquipos de
computo
Implementar la metodologia
en un proyecto que vaya ser
ejectutado por la Unidad de
proyectos procesos y productos
* Gerente de
proyecto
Cumplir con la metodologia
aprobada bajo el estandar del
PMI
Equipos de
computo e
impresoras
Cumplimimiento
de la linea base
del proyecto del
99%
Reuniones de
prueba Piloto
Una vez finalice
las fases
Documentos en
gestion de
proyectos
Proyect Charter
cronograma plan de
gestion del ptoyecto
Entregables
Diseño de la metodologia en
gestion de proyectos
Definir la estructura
Organizacional del area de
proyectos procesos y producto
bajo el estándar del PMI
Documentar los
procedimientos de cada grupo
de procesos
Implementar la Metodologia
DOCUMENTO DE REFERENCIA
(Proced,registros,manuales,,
etc)
Diseño de encuestas sobre el
estado actual de la Compañía
en gestion de proyectos
Aplicacion de encuestas a los
funcionarios de la Compañía
Tabulacion y Analisis de las
encuestas
FR
EC
UE
NC
IA
RE
GIS
TR
OS
EQ
UIP
OS
ITE
M
RESPONSABLE VARIABLES DE INSPECCION TOLERANCIA METODO DE
CONTROL
PROCESO ACTIVIDAD O
SUBPROCESO
EJECCUCION
REQUISITOS
(Legales,contractuales,reglamentari
os, necesarios no explicitos)
RECURSOS (Infraestructura
Humanos, etc) RESPONSABLE
EQ
UIP
OS
CRITERIO DE ACEPTACION
INSPECCION,MEDICION Y ENSAYO
Tabla 15. Herramientas de planificación de la calidad aplicables al proyecto
HERRAMIENTA /
TÉCNICA
DESCRIPCIÓN DE USO/APLICACIÓN EN EL
PROYECTO
ISO 21500 Gestión de proyectos Guía del proyecto
ISO 9001 – 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad Guía del proyecto
ISO 10006 Directrices de la gestión de la Calidad en los proyectos Guía del proyecto
P2MA Project and Program Management Guía del proyecto
ICB (International Project Management Association Guía del proyecto
Tabla 16. Roles y Responsabilidades
ROL NO 1:
Gerente de Producción y Operaciones
Objetivos del rol: responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto
Funciones del rol: Revisar, aprobar y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad
Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos del proyecto
Reporta a: Vicepresidencia de Operaciones
Supervisa a: Ingeniero senior
Requisitos de conocimientos: Project Management
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación y solución de Conflictos
Requisitos de experiencia: Más de 15 años de experiencia en la Industria
ROL NO 2:
Ingeniero Senior de Operaciones
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la Calidad
Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso
Niveles de autoridad: Exigir cumplimiento de los entregables al equipo del proyecto
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Equipo del proyecto
Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos
Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación y solución de Conflictos
Requisitos de experiencia:8 años de experiencia en el Cargo
ROL NO 3: Ingenieros de Operaciones
Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la Calidad requerida y según estándares
Funciones del rol: Elaborar los entregables
Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado
Reporta a: Project Manager
Supervisa a:
Requisitos de conocimientos: Gestión de proyecto y las especialidades que le tocan según sus entregables asignados
Requisitos de habilidades: Especificas según los entregables
Requisitos de experiencia: Especificas según los entregables
PROYECTO PAREX 98
Tabla 17. Herramientas de gestión y control de calidad, aplicables al proyecto.
HERRAMIENTA /TÉCNICA
DESCRIPCIÓN DE USO/APLICACIÓN EN EL PROYECTO
Encuestas
Las encuestas son realizadas con el propósito de conocer el procedimiento actual de los procesos que participan en la intervención de pozos petroleros. El diseño de la encuesta fue realizado siguiendo un proceso tipo, considerando entradas y salidas. La encuesta cuenta con 21 preguntas estandarizadas que buscan interpretar el flujo de trabajo, de manera no directa, por cada grupo partícipe de las áreas de Control de Producción, Yacimientos, Ingeniería y Operaciones. La encuesta se dará en una sola etapa considerando que se realiza al 100% de la población de las áreas funcionales.
Grupos de Enfoque (Talleres Focales)
Entrevistas grupales que se utilizan en la investigación cualitativa en todos los campos del conocimiento. Consiste en reuniones de grupos pequeños o medianos (tres a diez personas) cuyo formato y naturaleza depende del objetivo, los participantes y el planteamiento del problema, en las cuales los partícipes discuten a profundidad en torno a uno o varios temas en un ambiente relajado
Informal bajo la moderación de un especialista en dinámicas grupales; encargado de hacer preguntas y dirigir la discusión. Su labor es la de encauzar la discusión para que no se aleje del tema de estudio. El centro de atención es la narrativa colectiva, a diferencia de las entrevistas, en las que se busca explorar detalladamente las narrativas individuales.
AS IS – TO BE del Proceso
El modelo AS – IS permite entender el alineamiento actual que existe entre las distintas áreas involucradas en el desarrollo del proyecto. A menudo se tiene una visión de los pasos en cada proceso sin embargo los des alineamientos o fallas en el proceso no son detectados si no se realiza un levantamiento detallado del mismo. El AS – IS adicionalmente permite identificar los puntos débiles y oportunidades de mejora en el proceso que será incorporado en el modelo TO – BE.
Tabulación de Resultados
Posterior a la realización de las encuestas, los resultados serán tabulados en una hoja de cálculo con el propósito de ubicar las actividades de acuerdo con el alcance, tiempo, costo, entradas y salidas de cada proceso.
Diagrama de Espina de Pescado (Causa –
Efecto)
El diagrama de Ishikawa o causa y efecto es una representación gráfica de una espina dorsal que tiene como fin detallar las causas asociadas a un problema evidenciado. Las causas pueden estar asociadas y agrupadas a diversos ámbitos y por ello se subdividen en causas primarias. Dentro de cada causa primaria se encuentran las causas secundarias las cuales están directamente relacionadas y comparten una misma naturaleza con las primarias.
Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es un gráfico que permite ordenar prioridades en orden descendente. El grafico facilitara la priorización de las causas asociadas a los problemas identificados. Al realizar el diagrama de Pareto se podrá no solo proponer una decisión a las causas más relevantes sino también optimizar la toma de decisiones.
Análisis de Resultados
Control de Producción / Ingenieria / Operaciones / Proceso general / Análisis de Costo Tiempo / Costo / Tiempo
Discusión de Resultados
Posicionamiento de los problemas encontrados, según el PMBOK
Posicionamiento de las causas utilizando diagrama de Pareto, según el PMBOK
PROYECTO PAREX 99
16. Gestión de riesgos del proyecto
16.1. Plan de gestión de riesgos
El proceso de gestión de riesgos del proyecto tiene como objetivo gestionar todos los
riesgos previsibles (oportunidades y amenazas) de una forma proactiva, eficaz y
adecuada, con el fin de maximizar la probabilidad de que el proyecto logre la consecución
de sus objetivos, manteniendo al mismo tiempo la exposición al riesgo en un nivel
aceptable.
El proceso de riesgo tendrá como objetivo involucrar de la manera adecuada a todos
los grupos de interés en el proyecto, creando compromiso y apropiamiento del proyecto
en sí y en las acciones de gestión de riesgos.
La información basada en el riesgo se comunicará a los grupos de interés del
proyecto de manera oportuna y a un nivel apropiado de detalle, para permitir que la
estrategia del proyecto se ha ajustada a la luz de la exposición actual de riesgo.
El proceso de gestión de riesgos permitirá a los grupos de interés del proyecto centrar
la atención en las zonas del proyecto que se encuentran más expuestas al riesgo,
mediante la identificación de los principales riesgos (tanto oportunidades y amenazas),
potencialmente capaces de ejercer la mayor influencia positiva o negativa en el logro de
los objetivos del proyecto.
El proceso de gestión del riesgo cubre todas las actividades realizadas durante el
ciclo de vida del proyecto. Las técnicas utilizadas para este proceso son el juicio de
expertos y las reuniones con el equipo del proyecto e interesados claves en el proceso.
16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual)
Una vez identificado la probabilidad y el impacto, se especifica en la matriz de
probabilidad vs impacto los rangos de clasificación de los riesgos y cálculo de su grado
PROYECTO PAREX 100
de criticidad con el fin de evaluar las posibles implicaciones que impactarán los objetivos
del proyecto.
Tabla 18 Matriz probabilidad vs Impacto
16.3. Matriz de riesgos
Para el proceso de identificación de riesgo, seguimiento y control de los mismos se
planea el calendario de actividades a través de cual se desarrollará el plan de gestión de
riesgos cumpliendo con controlar, identificar y responder a tiempo con las medidas y
estrategias planeadas.
Al inicio del proyecto se realizará la identificación, análisis y evaluación de los riesgos;
adicional quincenalmente se llevará a cabo un control para evaluar nuevamente los
riesgos identificados al inicio del proyecto y validar si han surgido nuevos riesgos para
realizar su análisis y evaluación. En las reuniones quincenales se conoce el detalle de
los planes de contingencia implementados a la fecha. Semanalmente mediante los
reportes e informes de avance serán analizados los riesgos que puedan materializarse,
con el fin de tener listos los planes de contingencia o evaluar la posibilidad de tomar
acciones preventivas.
Identificación de riesgos: Dentro del proyecto se identificaron posibles riesgos
positivos y negativos que pueden ser materializados durante la ejecución de la
20% 40% 70% 95% 95% 70% 40% 20%
Muy Bajo Bajo Medio Alto Alto Medio Bajo Muy Bajo
IMPACTO
RIESGO NEGATIVO - AMENAZAS RIESGO POSITIVO - OPORTUNIDADES
Matriz Probabilidad Vs Impacto
0,38 0,28
0,19
0,90 0,67 0,38 0,19
0,67 0,49 0,28 0,14
0,16 0,08
0,19 0,14 0,08 0,04PR
OB
AB
ILID
AD
0,19 0,38 0,67 0,90
0,14 0,28 0,49 0,67
0,08 0,16 0,28 0,38
0,04 0,08 0,14
95%
70%
40%
20%
Muy Importante
Importante
Moderado
Aceptable
PROYECTO PAREX 101
implementación de la metodología en gestión de proyectos bajo el estándar del PMI;
estos riesgos se relacionan a continuación:
Amenazas
Falta de disponibilidad de las áreas involucradas
Falta de documentación de los proyectos ejecutados en la compañía, hay historias
o evidencias
Que se presenten proyectos a los que la compañía le dé más prioridad.
Desinterés por parte de Vicepresidente de operaciones debido a otros proyectos
que tengan más prioridad por la necesidad del negocio
Capacitaciones, academias y cursos de inglés. Mejor oportunidad laboral en otras
compañías.
Cambios en la economía, alzas en el precio del petróleo
El diseño de la capacitación no fue el adecuado
Mala relación con los involucrados del proyecto, diferencias en opinión, deficiente
manejo en la solución de conflictos
Las entrevistas fueron enfocadas a personas que tienen poco tiempo en la
compañía y que no han tenido ninguna relación en proyectos
Oportunidades
Debido a la entrega de proyectos fuera de tiempo y alcance la gerencia está
interesada en una metodología en gestión de proyectos
Mejoras en los procesos gerenciales de la organización
Buenas relaciones entre miembros del equipo de proyecto y las áreas de apoyo
Personal motivado y con índice de desempeño altos
Al implementar la metodología puede que las demás áreas de la compañía quieran
tomarla como buenas prácticas en gestión
PROYECTO PAREX 102
Análisis cualitativo de riesgos: El análisis cualitativo de los riesgos identificados en el
proyecto se realiza por medio de los criterios definidos de probabilidad e impacto para
luego priorizarlos. En el anexo Matriz de riesgos se realiza el análisis cualitativo de los
riesgos previstos.
Análisis cuantitativo de riesgos: Para el análisis cualitativo de riesgos se utilizan las
herramientas de análisis de valor monetario esperado; para ello se estima un valor en el
impacto de los costos el cual es dado a través de juicio de expertos para luego ser
multiplicado por el impacto esperado de cada uno de los riesgos identificados. En la
Matriz de Riesgos se identifica EMV estimado para cada uno de los riesgos.
Planificar la respuesta a los riesgos: Para cada uno de los riesgos positivos y
negativos identificados se debe definir estrategias con mayor probabilidad de eficiencia
con el fin de cumplir los objetivos del proyecto; se describen las estrategias que se deben
implementar para cada uno de los riesgos identificados. El gerente del proyecto y su
equipo de trabajo deben generar las estrategias de acuerdo con los siguientes tiempos
de reacción definidos. En el anexo de la Matriz de Riesgos se identifica el plan de
respuesta a cada uno de los riesgos identificados para la implementación de la
metodología en gestión de proyectos.
16.3.1.1. Riesgos de alto nivel
Resistencia al cambio por parte de los colaboradores del proyecto que no permita el
desarrollo de las competencias deseadas.
Comunicación deficiente puede generar conflictos con consecuentes impactos
negativos al desarrollo del proyecto.
Retrasos en el cronograma y modificación del costo del proyecto como consecuencia
de suspensiones de trabajos por alteraciones del orden público.
La matriz se presenta en el anexo V
17. Gestión de las adquisiciones del proyecto
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones
El plan de adquisiciones se refiere a la planificación de servicios o materiales que
se necesitan para el desarrollo del proyecto, definiendo el proceso estándar para realizar
las adquisiciones, la documentación que se necesita y la coordinación con los
proveedores de servicios o materiales.
El Plan de gestión de adquisiciones del proyecto se realizó determinando la
importancia de este proceso dentro del proyecto, ya que establece un riesgo y requiere
ser bien detallada ya que se trabajará con compañías externas, teniendo en cuenta como
se manejarán los recursos debido que es un proceso muy diferente al manejo de un
recurso propio dentro la compañía Parex Resources.
Para el plan de gestión de adquisiciones se tiene en cuenta básicamente la compra
del software, servicios y bienes de acuerdo a los requerimientos definidos:
Listado de posibles proveedores.
Evaluar las diferentes propuestas recibidas.
Calificar a los proveedores con base a una puntuación que utiliza la empresa
para tales fines.
Definir términos y lineamientos del contrato.
Selección y adjudicación del contrato.
Revisión contrato con el auditor.
Firma contrato
Los criterios de aceptación de los entregables en el tipo de adquisición de servicios
se deben tener en cuenta el buen funcionamiento del Software, manuales fáciles de
PROYECTO PAREX 105
interpretar, cumplimiento del cronograma de capacitaciones. Y en el servicio de
contratación del consultor se debe verificar el cumplimiento de asesorías y apoyo al
equipo de proyectos y evaluación del proveedor del personal.
El criterio de aceptación de los entregables en el tipo de adquisición de bienes se
debe tener en cuenta las estaciones de trabajos se ejecuten de la manera correcta según
los requisitos estipulados en el contrato, que sean de buena calidad y confort para los
empleados que utilizaran estos bienes. Los equipos de cómputo cumplan en rendimiento,
calidad y funcionalidad de acuerdo lo requerido con sus respectivas licencias.
El gerente del Proyecto es el que realiza la supervisión y gestión de las tareas y
desarrollo de la planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre de adquisiciones del
proyecto “Propuesta metodológica en gestión de proyectos en intervenciones de pozos
petroleros en Parex Resources.” El gerente del proyecto realiza el seguimiento constante
a los proveedores seleccionados verificando el cumplimiento en la entrega y resultados
de los servicios que se adquirieron y las fechas de facturación por medio del formato de
control de adquisiciones (Imagen que se encuentra a continuación). Estos seguimientos
se realizan por medio de reuniones cada quince días presenciales o videoconferencia
para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
PROYECTO PAREX 106
Figura 23 Formato control de adquisiciones
Fuente: Elaboración propia.
17.2. Matriz de las adquisiciones
Tabla 19 Matriz de las adquisiciones
PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES
No. ADQUISICIÓN 1 2 3 4
CÓDIGO Y
COMPONENTE DE
LA EDT
1.2.3. Planeación del Proyecto 1.2.3. Planeación
del Proyecto
1.2.3. Planeación
del Proyecto
1.2.3. Planeación
del Proyecto
PRODUCTO A
ADQUIRIR
Software Licencia Microsoft
Project
Bienes inmuebles Equipos de
Tecnología
Consultor PMP
TIPO DE
ADQUISICIÓN
(bienes/servicios
)
Servicios Bien Bien Servicios
MÉTODO DE
ADQUISICIÓN
(contratación/co
mpra/alquiler)
Contratación Compra Compra Contratación
Fecha de
recepcion
factura
N° FacturaNombre
Proveedor
Entregable
(Recurso
adquirir)
Fecha planeada
de entrega
Fecha real de
entrega
Días de
atraso
Estado de
Adquisicion
Responsable de
Adquisicion Observaciones
Fecha fin de la
adqusición
Fecha pago de la
factura
Fecha entrega
de factura a
servicios
internos
Responsable
del pago
Nmbre del Proyecto
GESTION DEL CAMBIO
VERSION: 01FOR-CAD-001
CONTROL DE ADQUISICIONES
PROYECTO PAREX 107
ENUNCIADO DEL
TRABAJO DE
ADQUISICIONES
(ALCANCE
DETALLADO)
Obtener el Software que cumpla
con todos los requisitos
necesarios estipulados en el
contrato, el proveedor
seleccionado debe cumplir con
todos los requisitos que se
solicitan y que garantice el
cumplimiento de las pólizas, son
requeridas en la fase de
implementación de la
metodología, ya que el proceso
de capacitación se necesita tener
acceso a Microsoft Project.
La oficina de
inmuebles
seleccionada de
encarga de las
adecuaciones de
las oficinas en las
instalaciones de
trabajo de Parex
Resources.
Se adquieren
equipos de
tecnologia como
computadores
portátiles, mouse,
teclado adicional,
soporte para
portátil.
Contratar un
Consultor de
gestión de
proyectos, para
apoyo al Gerente
del proyecto en el
proceso de
planeación y
apoyo a los
especialistas en
las actividades de
la
implementación
de la metodología
en gestión de
proyectos.
CANTIDADES A
CONTRATAR
7 7 7 1
ENTREGABLES Documentación, manuales,
usuario, administrador,
software, capacitación,
cumplimiento del cronograma,
soporte técnico.
Se solicitan 7
escritorios, 7 sillas
ergonómicas.
Se solicitan 7
computadores
portátiles, 7
mouse, 7 teclado
adicional, 7
soporte para
portátil.
Cumplimiento del
cronograma,
informes y
asesorías.
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN DE
ENTREGABLES
Buen funcionamiento del
Software, manuales fáciles de
interpretar, cumplimiento del
cronograma de capacitaciones.
Las estaciones de
trabajos se
ejecuten de la
manera correcta
según los
requisitos
estipulados en el
contrato, que sean
de buena calidad y
confort para los
empleados que
utilizaran estos
bienes.
Los equipos
cumplan en
rendimiento,
calidad y
funcionalidad de
acuerdo lo
requerido con sus
respectivas
licencias.
Verificación del
cumplimiento de
criterios de
decisión y
evaluación del
proveedor del
personal.
PROYECTO PAREX 108
RESTRICCIONES Y
SUPUESTOS
La documentación del proveedor
es entregada en el tiempo
acordado.
Los muebles sean
de la mejor calidad
y cumplan con la
garantía y
cumplimiento
según las
condiciones
orgánicas
autorizadas por el
área de HSEQ de
Parex Resources.
El software de los
equipos funcionen
de forma
adecuada,
La
documentación
del proveedor es
entregada en el
tiempo acordado.
OBSERVACIONES
O CONDICIONES
ESPECIALES
PARA
CONTRATACIÓN
Cumplimiento de criterios de
ficha técnica, cumplimiento en el
tiempo acordado y
requerimiento legal.
Las estaciones de
trabajo estarán
acondicionados de
la mejor manera
para la conexión
con los equipos de
cómputo y la
comodidad de
quienes lo usaran.
Los equipos
cumplan con la
garantía de
calidad y que
cuenten con su
respectiva licencia
de software.
Solicitud de
contratación con
el visto bueno del
Sponsor y
Gerente de
Proyecto.
ACTIVIDAD
INCLUIDA EN
RUTA CRÍTICA
(SI/NO)
Si Si SI SI
INSPECCIONES,
CONTROL Y
PRUEBAS
Los supervisores realizan el
control de inspecciones y el
equipo de trabajo realiza
pruebas.
Se inspeccionara
las estaciones de
trabajo y
autorizadas por el
área de HSEQ de
Parex Resources
por medio de una
lista de verificación
de cumplimiento.
El supervisor del
contrato
inspecciona y
verifica mediante
una lista de
chequeo que
cumplan con las
características
solicitadas.
Evaluación
proveedor de
servicios.
TIPO DE
DOCUMENTO DE
LA ADQUISICIÓN
Contrato Factura de
Compra.
Factura de
Compra.
Contrato
DOCUMENTOS
COMPLEMENTAR
IOS PARA LA
ADQUISICIÓN
Acta de Inicio N/A N/A N/A
PROYECTO PAREX 109
PROVEEDORES
SUGERIDOS*
Microsoft Corporation
N/A N/A N/A
CRITERIOS DE
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
Entidad reconocida, prestación
de servicios de acuerdo a lo
convenido.
Mejor compañía
que tenga
reconocimiento y
mejor calidad en
sus productos.
Mejor compañía
que tenga
reconocimiento y
mejor calidad en
sus productos.
Entidad
reconocida,
prestación de
servicios de
acuerdo a lo
convenido.
PRESUPUESTO
ASIGNADO
$
28.000.000,00
$
2.800.000,00
$
24.500.000,00
$
30.000.000,00
VR. UNITARIO $
4.000.000,00
$
400.000,00
$
3.500.000,00
$
30.000.000,00
TIPO DE
CONTRATO
SUGERIDO
Contratación Pública Contratación
Privada- Orden de
Compra
Contratación
Privada- Orden de
Compra
Contratación
Pública
FECHA ESTIMADA
DE
PUBLICACIÓN/AN
UNCIO DEL
PROCESO DE
COTIZACIÓN/LICI
TACIÓN
30/11/2018 30/11/2018 30/11/2018 30/11/2018
FECHA ESTIMADA
DE INICIO DE
CONTRATO
15/01/2019 15/01/2019 15/01/2019 10/12/2019
FECHA ESTIMADA
DE FINALIZACIÓN
DE CONTRATO
2 años 15/02/2019 15/02/2019 15/10/2019
GARANTÍAS-
PÓLIZAS-
SEGUROS
2 años de garantía 1 año de garantía 2 años de garantía 1 año de garantía
PROYECTO PAREX 110
17.3. Cronograma de compras
Figura 24 Cronograma de compras
Fuente: Elaboración propia.
El gerente del proyecto para cerrar las adquisiciones tiene que corroborar que se
hayan cumplido todas las condiciones que se establecieron en el contrato, teniendo en
cuenta los resultados de la auditoria interna, se realiza como herramienta de control y
aprobación de los entregables que realiza el consultor y en las licencias se evalúa el buen
funcionamiento del software y el soporte brindado. Si algunas de las herramientas de
control presentan inestabilidad o incumpla al contrato, se hará un acuerdo con el
proveedor que se beneficien los dos, solucionado el conflicto, si no hay un acuerdo el
gerente del proyecto puede decidir a un nivel extremo de llegar a demandas por parte de
la compañía Parex Resources.
Cuando se cierra las adquisiciones, el gerente del proyecto notifica al jefe de servicios
internos, formalmente por correo electrónico la terminación de los servicios prestados a
la compañía y el jefe de servicios interno enviara al proveedor dicha información
indicando la terminación del contrato.
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29 S30 S31 S32 S33 S34 S35 S36 S37 S38 S39 S40
Software Licencia
Microsoft Project
Bienes inmuebles
Equipos de Tecnología
Consultor PMP
Preparación
Contratación
Ejecución del contrato Gerente del Proyecto y especialista
Cierre
Hito de entrega
M10M9ADQUISICIONES
M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8
Gerente del Proyecto y Sponsor
RESPONSABLE
Gerente del Proyecto
Gerencia Compras y Juridica
PROYECTO PAREX 111
18. Gestión del valor ganado
18.1. Indicadores de medición del desempeño
Para hacer seguimiento y control de este proyecto, se realizará a través de la técnica
de valor ganado, esta técnica es muy importante porque nos informa sobre las
desviaciones de costo y tiempo del proyecto, y así lograr decisiones más rápidas y
efectivas, ya que por medio de sus métricas podemos obtener conclusiones exactas
sobre el estado del proyecto en tiempo real.
La técnica del valor ganado tiene los siguientes símbolos y conceptos:
a) EV (Earned Value): Valor monetario del trabajo conseguido en el período de
evaluación.
b) AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es
independiente del valor monetario determinado en el PV.
c) PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una
tarea.
d) CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviación de los costes respecto
del presupuesto previsto.
e) CPI (Cost Performance Index): Índice del rendimiento de cada unidad
monetaria invertida en el proyecto.
f) SV (Schedule Variance): Medida histórica para indicar el porcentaje de avance
respecto del plan previsto.
g) SPI (Schedule Performance Index): Índice de eficiencia relativa a cuánto valor
se ha conseguido realmente respecto del que está programado para ser llevado
a cabo. Porcentaje de avance respecto del plan previsto.
h) BAC (Budget at Completion): Presupuesto previsto y aprobado para todo el
esfuerzo proyecto.
PROYECTO PAREX 112
Figura 25 Valor Ganado. Índice de desempeño del Costo y Cronograma
Fuente: Tecnica de gestión del valor ganado (EVM) tomado de: http://arconte.biz/gestion-
del-valor-ganado-evm-para-gestion-de-proyectos/
La técnica de valor ganado es la herramienta que utilizaremos para controlar el
cronograma, por medio de éste se conocerá la variación del tiempo (SV) y el índice de
desempeño del cronograma (SPI) teniendo en cuenta lo que se planea a la fecha de corte
que sería los viernes cada 15 días. Estos indicadores serán compartidos por el gerente
del proyecto por medio de informe de avances que también serán compartidos al sponsor
y a los interesados del proyecto para que sea claro el desempeño que están teniendo los
recursos del proyecto en determinado tiempo.
Cuando se requieran ajustes en los costos que fueron planeados, el gerente del
proyecto se encargará de la actualización de los costos del proyecto, teniendo en cuenta
la aprobación del sponsor por medio del procedimiento general de control de cambios.
PROYECTO PAREX 113
Para el control del presupuesto se utiliza el método del valor ganado produciendo los
siguientes indicadores:
Tabla 20. Matriz de indicadores del proyecto
Tipo de
Indicador
Indicador Formula Periocidad Umbral
Plan de Acción
Índice
desempeño de
Tiempo
SPI
SPI= EV/PV
EV= Valor Ganado
PV= Costo
planeado
Cada 15 días
SPI <= 95%
-Identificar y analizar la razón por
la cual presenta variaciones.
-Presentar un informe en reunión
con el sponsor y el gerente
general.
-Crear estrategias de
recuperación.
Índice
desempeño de
Costos
CPI
CPI= EV/ AC
EV= Valor ganado
AC= Costo real
Cada 15 días
CPI <= 95%
-Identificar y analizar la razón por
la cual presenta variaciones.
-Presentar un informe en reunión
con el sponsor y el gerente
general.
-Crear estrategias de
recuperación.
Índice de
satisfacción
del usuario
final
SPI
CPI
SV
CV
SPI= EV/PV
CPI= EV/ AC
SV= EV-PV
CV= EV-AC
Mensual
<= 95%
-Revisión de los resultados de las
encuestas de satisfacción
-Generar acciones de mejora.
-Retroalimentación a todos los
interesados.
Desviación del
Cronograma
SV
SV= EV-PV
EV= Valor Ganado
PV=Costo planeado
Mensual
SV<= 95%
-Informe de avances en
reuniones de revisión.
- Actualización del plan de gestión del proyecto
--Generar acciones de mejora.
Desviación de
Costos
CV
CV= EV-AC
EV= Valor ganado
AC= Costo real
Mensual
SV<= 95%
Informe de avances en reuniones
de revisión.
- Actualización del plan de gestión del proyecto
--Generar acciones de mejora.
Fuente: Elaboración Propia.
PROYECTO PAREX 114
18.2. Análisis de valor ganado y curva S
El gerente del proyecto mantendrá informado al sponsor y los interesados del proyecto
sobre los avances del valor ganado que se enviarán cada 15 días, días antes de las
reuniones de seguimiento del proyecto. El valor ganado (EV) posibilita interpretar el
estado real de lo planeado a la fecha de corte del proyecto, y se conocerá la variación de
los costos (CV) y el índice de desempeño de los costos (CPI), teniendo en cuenta la
cantidad de trabajo realizado contra lo planeado, y el valor que se ha pagado por ese
trabajo realizado.
Por medio del valor ganado se pueden hacer proyecciones como el ETC
(Estimación del costo del trabajo para terminar lo que hace falta), es saber cuánto será
el costo del trabajo restante. Y el EAC (Estimación del costo total del proyecto cuando
termine), en el punto en que se encuentre el proyecto podremos estimar cual es el costo
que tendremos hasta que el proyecto finalice. El VAC posibilita reconocer la variación
que tendrá el proyecto cuando termine.
Tabla 21 Estimación Costo Total del Proyecto
Indicador Formula Plan de Acción Responsable
EAC
(Estimación a
la conclusión)
EAC= BAC/PCI
Esperamos que el CPI se conserve igual
para todo el proyecto
Gerente de Proyecto
EAC= AC+BAC+EV El trabajo futuro se realice según la tasa
planeada
Gerente de Proyecto
EAC= AC + [(BAC-
EV) / (CPI*SPI)]
El CPI y SPI son muy influyentes en el
trabajo restante.
Gerente de Proyecto
Fuente: Elaboración Propia
PROYECTO PAREX 115
El fin del proyecto en el informe de valor ganado el SPI y también el CPI oscilen
entre 0.95 y 1.08 teniendo en cuenta el valor de los indicadores se toman los siguientes
estados:
a) Muy Bueno: CPI y SPI> = 1.5 (Color rosado)
b) Satisfactorio: CPI y SPI >= 1.0 (Color verde)
c) Aceptable: CPI y SPI>= 0.90 (Color amarillo), existe alarma.
d) No satisfactorio: CPI y SPI < 0.90 (Color rojo)
CPI>1
SPI< 1
Bajo
presupuesto y
retraso
CPI>1
SPI> 1
Bajo
presupuesto y
adelanto
CPI<1
SPI< 1
Por encima del
presupuesto y
retrasado
CPI< 1
SPI>1
Por encima del
presupuesto y
adelantado
Figura 26 Estados de valor ganado.
Fuente: Elaboración propia
Los estados son analizados en el campo análisis de valor ganado (alcance, tiempo y
costo) de los informes de valor ganado. Teniendo en cuenta los resultados que se
obtienen sobre el impacto que obtiene el análisis realizado, y así obtener cada 15 días
un informe sobre el desempeño del proyecto a la fecha actual que se requiera verificar.
Estos informes se comparten con el sponsor, el gerente general y el jefe de proyecto,
PROYECTO PAREX 116
quienes son los que asisten a las reuniones realizando un acta de reuniones de
seguimiento.
El proyecto se ejecuta la medición de desempeño implementando la técnica de
programación 0/100 sobre el trabajo culminado en el corte de la quincena. Esta técnica
nos muestra que al inicio se gana el 0% de los paquetes de trabajo y al culminar el
proyecto se gana el 100%.
Figura 27 Curva S del valor ganado
Fuente: Elaboración propia
PROYECTO PAREX 117
19. Informe de avance de proyecto.
Considerando la programación del proyecto se encuentra que al momento actual se
ha realizado la totalidad del analisis de las condiciones contextuales de la empresa, así
como también la definición de las necesidades a organizacionales y la posibles
alternativas a aplicar de las cuales surge en el momento actual la implementación de una
metodología que responda de una manera eficiente y eficaz a la producción de Parex.
Es preciso establecer que, si bien el proyecto se había planteado con anticipación,
situación por la cual debería tener un desarrollo superior, lo cierto es que, por situaciones
contextuales, que parten de la particularidad del investigador resulto realmente complejo
llegar a subsanar la totalidad de las necesidades que proyectaba el proyecto situación
por la cual fue necesario retomarlo, otorgando nuevos tiempos y espacios.
En el mismo sentido se deja por sentado que el proyecto cuenta con el mismo
sponsor y los mismos actores, debido a que estos no han cambiado con el paso del
tiempo.
El informe se encuentra concretado en el Anexo W
PROYECTO PAREX 118
Conclusiones
En cuanto al objetivo específico 1 que comprende examinar las metodologías de
gestión de proyectos con orientación individual y general en la industria de operaciones
de pozos petroleros, se logra identificar a partir del proceso de diagnóstico que la
empresa se encuentra aplicando un método deductivo que no se encuentra
apropiadamente documentado de ahí que se presenten tardanzas sobre el hallazgo del
pozo
Seguidamente en el objetivo que comprende la categorización de los procesos que
son deficientes y así poder determinar económicamente cuales son las fallas que se
presentan en las operaciones de los pozos petroleros en los campos donde opera Parex
Resources, se evidencia que la organización no cuenta con profesionales
apropiadamente capacitados para la realización de la metodología.
En lo que refiere al establecimiento de una propuesta que pueda fundamentarse de
una manera estándar en los procesos de la gerencia de proyectos, en la cual se pueda
crear y desarrollar los procedimientos e instrumentos de gestión requeridas para el
progreso de las operaciones de los pozos petroleros en el campo Capachos de Parex
Resources, se identifica que en general la metodología requiere de procesos y
estructuras definidas para el planteamiento de un proceso sostenible y sustentable
Finalmente, al evaluar las utilidades del uso de los recursos con el fin de mejorar en
alcance, los tiempos y los costos en la implementación de la metodología para la gestión
de los proyectos apoyados en los estándares del PMI, se identifica que los hallazgos son
positivos para la organización debido a que concentran en buena medida una reducción
de costos y tiempos.
PROYECTO PAREX 119
Recomendaciones
Todos los procesos que estén involucrados en la gerencia de proyectos se deben
trabajar de manera integral, siendo necesario que todos los factores estén
interrelacionados para que exista integridad entre las distintas áreas del conocimiento.
Aplicar las buenas prácticas que están definidas por el PMI en la guía para la
dirección de proyectos del PMBOK sexta edición, para generar beneficios en el
crecimiento de los proyectos, siguiendo todos los pasos para desarrollar cada uno de los
procesos relacionados con el inicio, planeación, monitoreo, control y cierre de cualquier
clase de proyecto a desarrollar.
Es importante actualizar a los empleados en las capacitaciones y fortalecer los
conocimientos en la metodología de gestión de proyectos para el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
PROYECTO PAREX 120
Bibliografía
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Management
AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS (2015). Actualización del Mapa de Tierras.
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Wesley Publishing Company.
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las empresas. España: Editorial Ariel Sociedad Económica.
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proyectos (Guía del PMBOOK) (6 edición). USA: Autor.
PROYECTO PAREX 121
Rivera, M. y Hernández, C. (2010). Administración de Proyectos. Guía para el
Aprendizaje. México: Pearson Educación.
PROYECTO PAREX 122
Apéndice
Anexo A Análisis de involucrados
GRUPOS INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS -RECURSOS
MANDATOS
Área de
Yacimientos
Aumentar reservas de
Hidrocarburos
Autorización por parte
de la ANH. (Agencia
nacional de
Hidrocarburos).
Información de Volumen
de petróleo recuperado
en condiciones de
Yacimiento
Área de
Ingenieria
Viabilidad económica de
intervención.
Cálculos de retorno de
crudo basados en
simulaciones.
Pruebas de producción,
cortas y extensas para
evaluar volumen de
yacimiento.
Área de
Operaciones
Llevar a cabo la
intervención de pozos en el
tiempo pactado.
Inconvenientes
operativos durante la
ejecución.
Cumplir con los
procedimientos
operativos de la
intervención.
Control de
Producción
Mantener la producción de
Campo estable
Fallas eléctricas y
mecánicas de los
pozos.
Reportar seguimiento de
producción.
Sponsor Desviaciones mínimas en
tiempo, costo y alcance.
Mejorar la gestión de
proyectos.
Altos costos y tiempos
de ejecución.
Recursos financieros.
Gerente del
Proyecto
Cumplir con la ejecución del
proyecto, satisfacer las
necesidades del cliente.
Que el proyecto no
cumpla con lo
planeado en tiempo,
costo y alcance.
Conocimiento y
experiencia.
PROYECTO PAREX 123
Anexo B Tabla de amortización
MONTO $ 39.018.705
CI 14%
VALOR CI $ 5.462.619
PRESTAMO $ 33.556.086
N (AÑOS) 1
n (MES) 12
Nper 12
TASA 1,35% MENSUAL
PERIODO AMORTIZACION SALDO INTERESES PAGO VARIABLE
0 $ 33.556.086 $ 453.007 $ 453.007
1 $ 2.796.341 $ 30.759.746 $ 415.257 $ 3.211.597
2 $ 2.796.341 $ 27.963.405 $ 377.506 $ 3.173.846
3 $ 2.796.341 $ 25.167.065 $ 339.755 $ 3.136.096
4 $ 2.796.341 $ 22.370.724 $ 302.005 $ 3.098.345
5 $ 2.796.341 $ 19.574.384 $ 264.254 $ 3.060.595
6 $ 2.796.341 $ 16.778.043 $ 226.504 $ 3.022.844
7 $ 2.796.341 $ 13.981.703 $ 188.753 $ 2.985.094
8 $ 2.796.341 $ 11.185.362 $ 151.002 $ 2.947.343
9 $ 2.796.341 $ 8.389.022 $ 113.252 $ 2.909.592
10 $ 2.796.341 $ 5.592.681 $ 75.501 $ 2.871.842
11 $ 2.796.341 $ 2.796.341 $ 37.751 $ 2.834.091
12 $ 2.796.341 $ 0 $ 0 $ 2.796.341
Anexo C Indicadores de rentabilidad
DE LIQUIDEZ ENE.
FEB.
MAR.
ABR.
MAY.
JUN.
JUL.
AGO.
SEP.
OCT.
NOV.
DIC. TOTAL
Ebitda 52.748.1
82
18.157.61
1
16.769.33
2
16.378.21
1
16.844.26
3
16.346.290
15.918.7
24
15.419.5
34
15.907.3
76
15.380.8
94
15.838.6
17
15.280.0
72
14.361.2
96
Razon Corriente (veces)
-
46,47
-0,2
6
4,41
4,12
11,74
14,22
18,55
22,82
29,01
35,01
32,01
41,65
2,28
Prueba Acida (veces)
-
96,47
-0,2
7
4,49
9,16
13,74
18,21
22,59
26,86
31,02
35,07
39,01
42,79
2,38
Razon de Alta Liquidez (veces)
-
272,42
-11,31
-6,5
5
-1,8
8
2,70
7,17
11,55
15,82
19,98
24,03
27,97
31,75
1,77
Capital de Trabajo Neto
-29.242.0
58
-6.054.
547
16.704.88
5
39.023.39
6
60.887.76
0
82.284.35
0
103.199.134
123.617.658
143.525.034
162.905.928
181.744.545
199.781.616
118.699.281
DE ACTIVIDAD
Periodo Promedio de Cobros (dias de venta)
30,0 30,
0 30,
0 30,
0 30,
0 30,
0 30,0 30,0 30,0 30,0 30,0 30,0 30,0
PROYECTO PAREX 124
Rotación de Cartera (veces al mes)
1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 12,0
Disponibilidad Inv.Prod.Term (dias de venta)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Rotación de Inventario (veces al mes)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Disponibilidad de Materia Prima (dias de consumo)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Rotación de Materia Prima (veces al mes)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Periodo Promedio de Pagos (dias de compra)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Rotación de Cuentas por Pagar(veces al mes)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Costo de Venta/Ventas (%)
0,0%
44,6%
45,3%
46,0%
46,7%
47,5%
48,2%
49,0%
49,8%
50,7%
51,5%
52,4%
60,9%
Gastos de Administración y Ventas/Ventas (%)
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
0,2%
Gastos Financieros/Ventas (%)
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,5%
0,0%
DE ENDEUDAMIENTO Y COBERTURA
Endeudamiento (%)
2,7%
7,3%
5,7%
4,7%
4,1%
3,5%
3,2%
2,9%
2,6%
2,4%
2,2%
2,1%
30,7%
Rotación de Activos (veces)
1,0 0,6 0,5 0,4 0,4 0,3 0,3 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 2,2
Cobertura de Intereses (veces)
0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 73,4 683,
0 DE
RENTABILIDAD
Utilidad Bruta/Ventas (%)
100,0%
55,4%
54,7%
54,0%
53,3%
52,5%
51,8%
51,0%
50,2%
49,3%
48,5%
47,6%
39,1%
Utilidad Operacional/Ventas (%)
87,9%
43,2%
42,4%
41,5%
40,7%
39,8%
38,9%
37,9%
36,9%
35,9%
34,9%
33,9%
26,3%
Utilidad Operacional/Activos Totales (%)
84,4%
27,7%
21,4%
17,3%
14,5%
12,4%
10,8%
9,6%
8,5%
7,7%
6,9%
6,3%
58,6%
Utilidad Neta/Ventas (%)
87,9%
43,2%
42,4%
41,5%
40,7%
39,8%
38,9%
37,9%
36,9%
35,9%
34,9%
33,4%
18,4%
Utilidad Neta/Patrimonio (%)
87,0
% 29,9%
22,7%
18,2%
15,1%
12,9%
11,2%
9,8%
8,7%
7,8%
7,1%
6,3%
41,8%
Anexo D. Acta de constitución de proyecto.
1. Descripción del proyecto
PROYECTO PAREX 125
El proyecto consiste en proponer una metodología de gestión de proyectos en intervenciones de pozos
petroleros en la compañía Parex Resources en la ciudad de Bogotá D.C. La utilización de esta
metodología permitirá un mejor desarrollo en todas las actividades de los pozos petroleros, ejecutándose
de una manera más rápida y menos costosa.
Los responsables del proyecto son: Raúl Fernando Rodríguez Navas
El proyecto se da inicio 30 de julio de 2020 y tiene como fecha de término el 15 de junio de 2021
2. Objetivos del proyecto
Concepto Objetivos Métrica Indicador de éxito
1. Alcance Proponer una metodología de
gestión de proyectos en
intervenciones de pozos
petroleros en la compañía Parex
Resources en la ciudad de
Bogotá D.C.
Excelente: Ejecución
del proyecto en un
tiempo menos al 10%
de lo planeado.
Bueno: Cumplimiento
del proyecto en 100%
Deficiente: Desfase
del proyecto de
desviación mayor
10%
Aceptación del
producto.
2. Tiempo Concluir las actividades del
proyecto en los tiempos fijados
en el cronograma.
Excelente:
Disminución del
tiempo mayor al 10%
Bueno: Disminución
del tiempo entre 5% y
10%
Deficiente: Aumento
del tiempo mayor al
10%
Concluir el proyecto
como máximo el 15 de
Octubre de 2019.
3. Costo Concluir el proyecto dentro del
presupuesto
Excelente:
Cumplimiento del
presupuesto menos al
10% de lo planeado.
No exceder el
presupuesto del
proyecto.
PROYECTO PAREX 126
Bueno: Cumplimiento
del presupuesto en
100%
Deficiente: Desfase
del presupuesto de
desviación mayor
10%
4. Calidad Ejecutar con calidad los
proyectos de la compañía.
Excelente: Ejecución
con calidad mayor
90%
Bueno: Ejecución con
calidad entre 80% y
90%
Deficiente: Ejecución
con calidad 10%
Cumplir con los
procedimientos de
control de calidad de
cada proceso
ejecutado.
5.
Satisfacción
del cliente
Medir la satisfacción de los
interesados
Excelente:
Satisfacción de
interesados mayor
90%
Bueno: Satisfacción
de interesados entre
80% y 90%
Deficiente:
Insatisfacción de
interesados mayor
10%
Cumplir con las
necesidades y
expectativas de los
interesados.
3. Definición de requerimientos del proyecto
(Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Involucrado Necesidades, deseos,
expectativas
Entregable del proyecto
Consultor PMP Elaborar encuestas Encuestas que se realizaron a
funcionarios involucrados en
las áreas de proyectos de la
compañía.
PROYECTO PAREX 127
Consultor PMP y Gerente del
proyecto
Presentar informes sobre el
diagnostico en gestión de
proyectos.
Creación de registros, análisis
de riesgos y viabilidad del
proyecto, actas de reuniones.
Consultor PMP y Gerente del
proyecto
Diseñar la metodología bajo los
lineamientos del PMI
Creación del plan de gestión
del alcancen del proyecto.
Matriz de interesados.
Sponsor, Jefe del área de
proyectos, Gerente general
Tener la aprobación de la
metodología a implementar.
Formatos y documentos de
firmas de aprobación.
Consultor PMP y Gerente del
proyecto
Elaborar plan de capacitación
en la metodología a
implementar.
Registro de capacitaciones.
Formato de evaluaciones de
desempeño.
Consultor PMP Elaborar informe final de la
implementación.
Se realizan los formatos de
lecciones aprendidas, los
formatos históricos del
proyecto.
Consultor PMP y Gerente del
proyecto
Realizar encuesta de
satisfacción a los interesados.
Resultados de las encuestas
de satisfacción de los
interesados.
Gerente del proyecto
Realizar informe de cierre de
proyecto.
Acta del cierre del proyecto.
4. Cronograma preliminar del proyecto
Cuando ya se es aprobada la línea base del alcance EDT del proyecto, se desarrolla un plan
de cronograma, dándole orden a las actividades con su respectiva duración, estableciendo los
recursos para su ejecución y definir las medidas de desempeño con lo que se va a controlar el
cronograma. Se utilizaron las técnicas para calcular la secuencia de las actividades y control
PROYECTO PAREX 128
de cronograma detallando cada proceso, los procesos para reconocer las actividades, hitos,
duración de cada actividad y estimación de recursos.
5. Hitos del proyecto
Hito Fecha del hito
Inicio del Proyecto 30/06/2020
Gerencia del proyecto 10/07/2020
Diagnostico Gestión del proyecto 11/07/2020
Implementación metodología 20/10/2020
Presupuesto preliminar
Concepto
Personal
6. Materiales
Maquinaria Monto ($)
1. Otros Personal grupo de proyectos $35.201.337
2. Reserva de
contingencia (3%)
3. Total Línea Base
4. Reserva de gestión
(10%) Diagnóstico y diseño de la
metodología
$33.613.470
5. Total Presupuesto $2.128.293
PROYECTO PAREX 129
Lista de interesados (stakeholders) $70.943.100
6. Nombre $7.094.310
$78.037.410
PROYECTO PAREX 130
Anexo E. Plan de Gestión de Cambios
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
PROYECTO: PROPUESTA METODOLÓGICA EN GESTIÓN DE PROYECTOS EN
INTERVENCIONES DE POZOS PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: Roles que se necesitan para operar la
gestión de cambios
NOMBRE
DEL ROL
PERSONA
ASIGNADA
RESPONSABILIDADES NIVELES DE
AUTORIDAD
SPONSOR LEE DI
STEFANO
Aprobación de cambios con
la asignación de
presupuesto.
Aprobación de cambios con
la aprobación de modificar
programa de obra – línea
base.
Aprobación de cambio del
alcance del proyecto.
Presidir el comité de control
de cambios.
VOZ Y VOTO
PROYECTO PAREX 131
DIRECTOR
PROYECTOS
DANIEL
FERREIRO
Recibir y registrar las
solicitudes de cambio de las
partes interesadas.
Hacer análisis preliminar
de las solicitudes de
cambio.
Aprueba documentos finales
con los cambios realizados.
Participe del comité de
control de cambios.
VOZ Y VOTO
LIDER DE
PROYECTOS
RAUL
RODRIGUEZ
Presentar las solicitudes de
cambio en los formatos
definidos.
Informar a los interesados
sobre los cambios
implantados.
Sustentar las solicitudes de
cambio en el momento en el
que se necesite.
Participe del comité de
control de cambios.
VOZ Y VOTO
PROYECTO PAREX 132
EJECUTOR DAMIAN
FERNANDEZ
Hacer el seguimiento de la
implantación de las
solicitudes de cambio
aprobadas.
Mantener comunicación
permanente y actualizada
con el comité de control de
cambios.
Reportar novedades sobre
la implementación de los
cambios.
VOZ Y VOTO
INTERESADO CUALQUIER
PERSONA
INTERESADA
EN EL
PROYECTO
Realizar solicitudes formales
relacionadas con el proyecto
SOLO VOZ
DESCRIPCIÓN DEL PLAN:
En el plan de gestión del cambio se describe el procedimiento a realizar cuando se
identifica un posible cambio por parte de cualquier interesado como pueden ser mejoras
en los documentos, en los entregables o en las líneas base del proyecto que se esté
ejecutando.
El encargado de recepción de solicitudes deberá establecer un orden prioritario
para las solicitudes definiéndolas como urgente o no urgente. Para el análisis y definir
la implantación de los cambios en el proyecto se conforma el Comité de Control de
PROYECTO PAREX 133
Cambios que está compuesto por el sponsor, gerente general y ejecutor, quienes tienen
autoridad y conocimiento de causa para aceptar o no las modificaciones
Toda solicitud de cambio será evaluada por el Comité de Control de Cambios quien
emitirá el concepto de acuerdo a la importancia de dicho cambio y seguirá el siguiente
proceso.
Si del análisis de la solicitud del cambio se aprueba, se procederá a hacer la
planeación del cambio, sacar elementos de la línea base, realizar cambios, inspeccionar
cambios, liberar cambios, integrar a línea base y por último informar a los interesados
la implantación del cambio.
TIPOS DE CAMBIOS:
Describir los tipos de cambios y las diferencias para tratar cada uno de ellos.
ACCIÓN
CORRECTIVA:
Las acciones correctivas se definen como las intencionales
que realinean el desempeño del proyecto con el plan para la
dirección del proyecto. Se ejecutan cuando se identifican las
variaciones de ejecución con respecto a la línea base del
proyecto.
ACCIÓN
PREVENTIVA:
Las acciones preventivas son las actividades intencionales
que aseguran las líneas base del proyecto no sufran
desviaciones, estás se implantan anticipadamente para que no
ocurran variaciones en el proyecto.
REPARACIÓN
DEFECTO:
Esta es una actividad intencional que se ejecuta para hacer
para modificar una no conformidad de un producto o de alguno
de sus componentes.
CAMBIO AL PLAN
DE PROYECTO
Se establecer como la formalización de cambios controlados
del proyecto como son los documentos, planes,
procedimientos que se han modificado o se han añadido
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS
PROYECTO PAREX 134
Describir en detalle los procesos de la gestión de cambios, especificando qué,
quién, cómo, cuándo y dónde, cómo se describe a continuación
SOLICITUD DE
CAMBIOS:
Las solicitudes de cambios son todas las variaciones o
modificaciones que se pueden sugerir para mejorar la gestión
de los proyectos con respecto a la documentación, entregables
o línea base. Las solicitudes las hacen los interesados del
proyecto de forma verbal o escrita pero siempre deben ser
formalizadas por el coordinador de calidad cada vez que se
presente la solicitud. Estas solicitudes pueden ser presentadas
a algún miembro del comité.
VERIFICAR
SOLICITUD DE
CAMBIOS:
La verificación de la solicitud de cambio inicialmente la recibe
el director del proyecto quien hace una validación preliminar y
da aceptación o rechazo de acuerdo a la criticidad de la
solicitud de cambio solicitada. De ser aceptada se procede a
ser incluida en la agenda del Comité de Control de Cambios
del proyecto.
EVALUAR
IMPACTOS:
La evaluación de impactos se hace para definir la incidencia
en los documentos, entregables y línea base de los cambios
sugeridos, esta evaluación la hace el Comité de Control de
Cambios apoyado de expertos con reuniones periódicas
planeadas analizando las incidencias y generando un
documento de registro final de la evaluación del impacto en
cuanto a cronograma, riesgo, alcance y costo. En esta
evaluación se deben tener en cuenta las restricciones legales,
gubernamentales, contractuales y todas las que considere el
proyecto en su entorno.
TOMAR
DECISIÓN Y
REPLANIFICAR:
La toma de decisión y re planificar es la actividad que se realiza
después de hacer la evaluación de los impactos y se debe
tener las herramientas adecuadas para toma de decisiones
como votaciones, toma de decisiones autocrática, análisis de
decisiones con múltiples criterios y reuniones. Así mismo, se
debe hacer la re planificación del proyecto de acuerdo a los
análisis realizados anteriormente.
IMPLEMENTAR EL
CAMBIO:
La implantación del cambio se hace de acuerdo con la
planificación realizada en el paso anterior y se asignará a un
inspector para que haga seguimiento continuo a su
implantación e informe permanente el estado de la
implementación del cambio al Comité de Control de Cambios
y así mismo este informe a los interesados.
PROYECTO PAREX 135
CONCLUIR EL
PROCESO DE
CAMBIO:
Concluir el proceso de cambio es la finalización de la
implementación del proceso de implementación de cambios y
se considera concluido con la actualización de los
documentos, cumplimiento de la línea base modificada,
cumplimiento del plan de dirección del proyecto y finalmente
comunicando a los interesados del proyecto la implantación de
los cambios solicitados.
PROYECTO PAREX 136
Anexo F Estrategias de involucramiento de interesados
ROL Información Método Frecuencia
Patrocinador Problemas, reportes, estados
Reuniones, llamadas, conferencias.
Regularmente
Gerente del Proyecto
Información, problemas, requerimientos, reportes
Reuniones, cartas, llamados
Regularmente
Consultor PMP
Información, problemas, requerimientos
Carta regularmente
Jefe de proyecto
Información, problemas, reportes, requerimientos
Reuniones, citaciones, llamados, charla informal
Mensual
Equipo del Proyecto
Instrucciones, capacitaciones, información, problemas, requerimientos
Charla informal Diario
Anexo G. Actividades de la EDT
EDT NOMBRE DE LA TAREA
DESCRIPCIÓN DE LA PETICIÓN
JUSTIFICACIÓN VIGENCIA
RESPONSABLE
1.1 INICIO DEL PROYECTO 1.1.1. Análisis de las condiciones contextuales de la empresa
Se define como una prioridad para iniciar con los analisis de la organización
Estos estudios son necesarios para identificar las particularidades de la empresa
Vigente
Realizador del proyecto
1.1.2. Identificación de las necesidades organizacionales
Este entregable presenta la tipificación de necesidades
Este estudio se precisa como parte de la especificación del inicio del proyecto
Vigente
Realizador del proyecto
1.1.3. Identificación de alternativas a aplicar
A partir de este entregable se especifican las posibles alternativas de solución a la problemática encontrada
Este estudio es necesario debido a la identificación de posibilidades de acción
Vigente
Realizador del proyecto
1.2 GERENCIA DEL PROYECTO
1.2.1 Inicio del proyecto 1.2.1.1.
Revisar Documentación (misión, visión, objetivos, mapa de procesos)
Se hace necesario debido a que define los objetivos misionales
Es preciso conocerlos para poder realizar un estudio acorde con el proceso a implementar
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.1.2.
Realizar entrevistas al area de proyectos
Esta información es precisa para comprender el comportamiento de oferta y demanda
Este proceso es fundamental para establecer la viabilidad de mercado
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.1.3.
Desarrollar acta de Constitución del Proyecto
Este es un paso fundamental para iniciar con la construcción del proyecto
Se requiere dar a conocer la forma en la que funcionara el proyecto
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.1.4 Realizar
A partir de este
Este proceso es necesario debido a que
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 138
reunión con el equipo del proyecto e interesados
entregable se da cuenta del proceso de llevar a cabo el proyecto incluyendo a interesados internos y externos
permite acercar el proyecto a los interesados
1.2.1.5 Grupo de procesos de inicio
Este entregable da cuenta de la sinergia existente en el grupo a partir del cual se llevara a cabo el proceso de formulación de la metodología
Es necesario realizar este entregable debido a que de este parte el equipo que continuara con el proyecto
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.2 Planeación del proyecto 1.2.2.1 Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto
Este entregable da cuenta
de los tiempos, espacios, costos y calidad que se verán
inmersos en el
proyecto
A través de estos procesos se asegura la
calidad de la metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.2.1.1
Plan de Gestión del Alcance
1.2.2.1.2
Plan de Gestión del Tiempo
1.2.2.1.3
Plan de Gestión de Costos
1.2.2.1.4
Plan de Gestión de Calidad
PROYECTO PAREX 139
1.2.2.1.5
Plan de Gestión de Recursos Humanos
1.2.2.1.6
Plan de Gestión de Comunicaciones
1.2.2.1.7
Plan de Gestión de Interesados
1.2.2.1.8
Plan de Gestión de Riesgos
1.2.2.1.9
Plan de Gestión de Adquisiciones
1.2.3 Ejec ción del proyecto 1.2.3.1 Recursos Humanos
El personal es uno de los factores más importantes en cualquier organización debido a ello este es uno de los entregables más importantes para la empresa
A partir de la realización de este entregable se estructura la adecuada organización del proceso de creación de metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.3.2 Adquisiciones
Se reconoce este entregable como fundamental precisame
Este se evidencia como sustancial para la especificación de la viabilidad financiera del proyecto
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 140
nte porque a partir de él se definen los principales costos
1.2.3.3 Calidad
Este entregable identifica la posibilidad del cumplimiento de la calidad en la metodología
Este entregable es necesario para especificar el proceso a seguir en la concreción de calidad
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.3.4 Comunicaciones
El entregable permite definir los canales de comunicación
La comunicación de la estrategia es fundamental para incrementar la sincronización en el proceso de trabajo
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.3.5 Riesgo Este entregable permite identificar los principales riesgos a los que se enfrenta la compañía con la aplicación de la nueva metodología
La identificación de riesgos permite aminorarlos
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.3.6 Intereses
La especificación de involucrados da cuenta de las personas que se
Los interesados se definen como los principales actores que son esenciales para la organización.
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 141
encuentran incluidas en el proceso de creación y aplicación de metodología
1.2.4 Monitoreo y Control del proyecto 1.2.4.1 Control del Alcance
El control y
monitoreo de la
organización
permitirá entornar
adecuados procesos alrededor
de la puesta en marcha de
la metodolog
ía
Se evidencia como necesarios estos
procesos debido a la formación de calidad en
los procesos de identificación de
metodologías
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.2 Control del Cronograma
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.3 Control de Costos
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.4 Control de Calidad
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.5 Control de Riesgos
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.6 Control de Recursos Humanos
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.7 Control de Comunicaciones
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.4.8 Control de Adquisiciones
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.5 Cierre del proyecto 1.2.5.1 Cierre de Fases
Este entregable define los avances en el proceso de diseño de la metodología
Es necesario este proceso para finiquitar
el proceso de culminación
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.5.2 Acta de cierre del proyecto
Este entregable identifica los
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 142
avances logrados
1.2.5.3 Aprobación acta cierre del proyecto
Este entregable refiere a la radicación del proceso de diseño al interior de la organización
Vigente
Realizador del proyecto
1.2.5.4 Fin grupo de procesos de cierre
Este entregable determina el fin del grupo de proceso
Vigente
Realizador del proyecto
1.3. DIAGNOSTICO GESTIÓN DEL PROYECTO
1.3.1 Desarrollo de la encuesta 1.3.1.1 Elaborar encuesta para diagnostico
Este entregable
permite iniciar con
el diagnostic
o
Es necesario para conocer el proceso de
aceptación de la metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.1.2 Aplicar encuesta diagnostico
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.1.3 Aplicar entrevistas a funcionarios
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.1.4 Tabular encuestas
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.1.5 Informe de Encuestas aplicadas
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.1.6 Informe de entrevistas realizadas
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.2. Análisis situación actual metodología en gestión del proyecto
1.3.2.1 Analizar procesos de la
Este entregable
se considera
Este proceso es necesario debido a que identifica las principales consideraciones a tener
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 143
organización
el componente duro de
la metodolog
ía a aplicar al interior de
la organizaci
ón precisamente porque establece
los procedimientos y
métodos que
deberían ser
llevados a cabo por la misma
en cuenta en la aplicación futura de la
metodología 1.3.2.2 Analizar herramientas y técnicas utilizadas
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.2.3 Analizar Recursos Humanos
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.2.4 Analizar documentación actual en gestión de proyectos
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.2.5 Analizar proceso de las 10 area de conocimiento
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.2.6 Identificar clientes externos e internos de los proyectos
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.3. Nivel de maduración de la metodología en gestión de proyectos
1.3.3.1 Identificar nivel de madurez de la metodología en gestión de proyectos
A través de estos
entregables se logra identificar la puesta
en marcha de la
metodología que se pretende aplicar en el proceso llevado a
cabo
Este entrehable es fundamental para
especificar las actividades que se han logrado implementar al
interior de la organinización
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.3.2 Evaluar nivel de madurez de la metodologia
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 144
1.3.3.3
Establecer proceso de mejora a implementar
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.3.4 Elaborar Informe diagnóstico de la metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.3.3.5 Informe diagnóstico de la metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2. Estructuración metodológica a
implementar 1.4.2.1 Definir
Estructuración metodológica a implementar
Estos entregables permiten evidenciar
los procesos
que deben ser
instaurados a futuros en pro de
la metodolog
ia de gestión
Estos documentos se consideran el principal
aporte a la organización
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.2 Esquimatizar estructura grupos de procesos de gestión de proyectos
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.3 Documentar procesos de cada grupo de procesos
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.4 Estructura por area de conocimiento
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.5 Diseñar
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 145
manual de metodologia en gestión de proyectos
1.4.2.6 Diseñar plan de capacitación en gestión de proyectos
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.7 Aprobar metdología a implementar
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.8 Aprobación diseño de la metodología a implementar
Vigente
Realizador del proyecto
1.4.2.9 Informe de diseño de metodologia a implementar
Vigente
Realizador del proyecto
1.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA
1.5.1 Capacitación en gestión de proyectos 1.5.1.1 Capacitar sobre metodología en gestión de proyectos
El talento humano
es esencial para la
organización, de ahí que estos entregables definan
el acercamie
nto a estos
actores
El talento humano debe comprender de manera tácita la aplicación de la
metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.1.2 Socializar formatos, plantillas y procedimientos de la metdología
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.1.3 Dictar capacitación
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 146
1.5.1.4
Registro de asistencia de capacitación
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.2. Resultados implementación de la metodología
1.5.2.1 Hacer seguimiento de la aplicación de la metodología
Estos entregables definen el avance
en la implementación de la metodología dando cuenta de
las ventajas
del proceso
Este proceso permite evaluar el seguimiento de la implementación
de la metodologia
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.2.2 Analizar beneficios obtenidos
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.2.3 Elaborar informe de los resultados de la implementación de la metodología
Vigente
Realizador del proyecto
1.5.3 Final de la implementación 1.5.3 Fin de la implementación de la metdología
Este entregable evidencia la concreción de la totalidad del proceso de diseño e implementación inicial de la metodología
Este elemento es esencial para la puesta en marcha del proyecto en tiempos futuros
Vigente
Realizador del proyecto
PROYECTO PAREX 147
Anexo H Matriz de trazabilidad
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Hecha por
Revisada por
Aprobada por
Fecha Motivo
1.0 PB KC KC 30/07/20
20
Versi
ón
Origi
nal
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS
Diseñar una metodologia para la gestión de proyectos PAREX DGP
ESTADO ACTUAL
NIVEL DE
ESTABILIDAD
GRADO DE
COMPLEJIDAD
Estado
Abreviatura
Estado Abrev
iatura
Estado Abre
viatura
Activo
AC
Alto A
Alto A
Cancelado
CA
Mediano
M
Mediano
M
Diferido
DI
Bajo B
Bajo B
Adicionado
AD
Aprobado
AP
ATRIBUTOS DE REQUISITO TRAZABILIDAD HACIA:
PROYECTO PAREX 148
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
SUSTENTO DE
SU INCLUSIÓ
N
PROPIETARI
O
FUENTE
PRIORIDA
D
VERSIÓN
ESTADO
ACTUAL
FECHA DE
CUMPLIMIENT
O
NIVEL DE
ESTABILIDAD (A,
M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDA
D
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
NECESIDADES, OPORTUNIDADE S,
METAS Y
OBJETIVOS DEL
NEGOCIO
OBJETIVOS DEL PROYECTO
ALCANCE DEL PROYE
CTO /ENTREGABLE DEL WBS
DISEÑO DEL PRO
DUCTO
DESARROL
LO DEL
PRODUCTO
ESTRATEGIA DE PRUE
BA
ESCENARIO DE PRUEBA
REQUERIMIENTO DE ALTO NIVEL
1.1.
1
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alta 1.0 AP A A Aprobac
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plan del
proyecto
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Proye
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alta 1.0 AP A A Aprobac
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proyecto
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PROYECTO PAREX 149
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3
Planif
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alta 1.0 AP A A Aprobac
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PROYECTO PAREX 150
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PROYECTO PAREX 151
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tener
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PROYECTO PAREX 153
los
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grado
Anexo I Diccionario de la EDT
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,1,1 Inicio del Proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Análisis de las condiciones contextuales de la empresa, este analisis es sustancial para verificar la necesidad del proyecto de ahí que comprende un analisis contextualizado y real sobre aquellas particularidades que son propias de la extracción de petróleo
Criterio de Aceptación Adecuado proceso de acercamiento
Entregable Documento final
Supuestos Se consigue información apropiada de la organización
Recursos asignados Gerente del Proyecto
Costo 200.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,1,2 Inicio del Proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Identificación de las necesidades de la organización, si bien el contexto define las necesidades que debería la empresa suplir a partir de su proceso productivo es necesario comprender el nivel organizacional que tiene la empresa para lograr suplir estas necesidades a partir de recursos propios
PROYECTO PAREX 154
Criterio de Aceptación Estimación correcta de necesidades
Entregable Documento final
Supuestos Las necesidades son claras y concretas
Recursos asignados Gerente del Proyecto
Costo 150.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,1,3 Inicio del Proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Identificación de alternativas a aplicar, Considerando las capacidades que tiene la empresa Parex y las necesidades que han sido presentadas en el mercado, el presente proyecto debe identificar de manera concreta las alternativas que tiene para solucionar las problemáticas
Criterio de Aceptación Identificación del al menos tres alternativas
Entregable Documento final
Supuestos Las alternativas son realizables
Recursos asignados Gerente del Proyecto
Costo 150.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1.2.1 Gerencia del proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Ejecución del proyecto, se identifica para este entregable las condiciones que debe poseer el proyecto para ejecutarse de manera apropiada definiendo tiempos y responsables
Criterio de Aceptación El proyecto cuenta con las especificaciones apropiadas para su ejecución
Entregable documento revisado
Supuestos Se cuenta con la información precisa para plantear cada una de las tareas necesarias para la ejecución
PROYECTO PAREX 155
Recursos asignados Gerente del Proyecto
Costo 800.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,2,2, Gerencia del proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Planeación del proyecto, se especifica qué tipo de procedimientos y actividades se deben establecer en pro de mejorar de manera significativa la realización de las actividades productivas de la empresa, desde este punto de vista se identifica que el proyecto cuenta con un paso a paso que debe seguirse.
Criterio de Aceptación Especificar los elementos a partir de los cuales se logra especificar el paso a paso del proyecto
Entregable Documento fina
Supuestos Se cuenta con la información adecuada para la planeación del proyecto
Recursos asignados Especialista en Proyectos, equipo de proyectos
Costo 350.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,2,3, Gerencia del proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Ejecución del proyecto, para el caso se definen las actividades que son propias de la alta gerencia en la puesta en marcha del proyecto en cuestión, en efecto esta actividad estará a cargo del equipo líder, además porque comprende la recolección de información primaria
Criterio de Aceptación Establecer la ruta crítica del proyecto
Entregable documento final
Supuestos Disponibilidad de la información
Recursos asignados Especialista en Proyectos, equipo de proyectos
Costo 800.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
PROYECTO PAREX 156
1,2,4, Gerencia del proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Monitoreo y control del proyecto, este es el proceso tradicional de control, en donde la organización debe estar atenta a los diferentes cambios que proponga la metodologia a aplicar en cuestión, de este proceso se desprenden particularidades como la medición de eficiencia y eficacia
Criterio de Aceptación Identificación de la totalidad del plan de alcance
Entregable Documentos aprobados
Supuestos Se cuenta con la información apropiada
Recursos asignados Especialista en Proyectos, equipo de proyectos
Costo 800.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,2,5, Gerencia del proyecto 18 de julio de 2020
Descripción Cierre del proyecto, con este entregable se definen los procesos claros que deben realizarse y adicionalmente las condiciones en las que deben establecerse.
Criterio de Aceptación Documento con la totalidad de especificaciones
Entregable Documento final
Supuestos La totalidad de la información responde a las necesidades del proyecto
Recursos asignados Especialista en Proyectos, equipo de proyectos
Costo 1.000.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,3,1, Diagnostico gestión del proyecto
18 de julio de 2020
Descripción Desarrollo de la encuestas, este se define como el primer entregable propio del procedimiento del proyecto, en este se busca aplicar étnicas de recolección de información para obtener un panorama claro sobre las necesidades de la empresa
Criterio de Aceptación Se tiene información fidedigna sobre la situación
Entregable Informe final
PROYECTO PAREX 157
Supuestos La encuesta fue adecuadamente procesada
Recursos asignados Personas de la organización
Costo 3.500.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,3,2, Diagnostico gestión del proyecto
18 de julio de 2020
Descripción
Análisis de la situación actual metodologia en gestión del proyecto. Una vez se tenga la información primaria que corresponde a la empresa, a partir de la realización de encuestas y entrevistas se procede a establecer un analisis documental con la intención de engrosar el contenido de la investigación en la búsqueda de información concreta sobre la empresa.
Criterio de Aceptación Sistematización apropiada de información
Entregable Informe final
Supuestos La información corresponde con las necesidades organizacionales
Recursos asignados Personas de la organización
Costo 1.000.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,3,3, Diagnostico gestión del proyecto
18 de julio de 2020
Descripción Nivel de maduración de la metodología en gestión del proyecto, A partir de este entregable se definen las principales características de la metodologia que ha sido aplicada hasta el momento
Criterio de Aceptación Descripción apropiada de la metodología actual
Entregable Informe final
Supuestos La metodología tiene un adecuado nivel de maduración
Recursos asignados Gerente del Proyecto
Costo 1.200.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
PROYECTO PAREX 158
1,4,1 Estructura metodológica a aplicar
Estructura metodológica a aplicar
18 de julio de 2020
Descripción Estructuración metodológica a aplicar, una vez se tiene la totalidad de la información requerida para la realización del proyecto se procede a estructurar la metodologia a seguir en este mismo
Criterio de Aceptación La estructura es coherente con la empresa
Entregable Informe final
Supuestos La empresa acepta la metodologia
Recursos asignados Personas de la organización
Costo 1.200.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,5,1, Implementación de la metdología
18 de julio de 2020
Descripción Capacitación en gestión del proyecto, definida la metodologia es necesario realizar una capacitación a la totalidad del personal para que este logre aplicarla de manera apropiada
Criterio de Aceptación Asisten a las capacitaciones el 90% de los empleados
Entregable Informe final
Supuestos Las capacitaciones tienen un adecuado formato y llegan a los empleados que deben llegar
Recursos asignados Gerente del Proyecto -involucrados internos
Costo 2.500.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,5,2 Implementación de la metdología
18 de julio de 2020
Descripción Resultados implementación de la metodología, se definen de manera concreta las ventajas y desventajas que provee la aplicación de la metodologia propuesta
Criterio de Aceptación Sistematización apropiada de información
Entregable Informe final
PROYECTO PAREX 159
Supuestos Los resultados resultan positivos para la organización
Recursos asignados Gerente del proyecto
Costo 2.500.000
ID EDT Cuenta de Control Actualización Responsable cuenta control
1,5,3 Implementación de la metdología
18 de julio de 2020
Descripción Final de la implementación, una vez se ha realizado la implementación de la metodologia se hace preciso especificar los cambios que a partir de esta se han generado.
Criterio de Aceptación Sistematización final de la implementación
Entregable Informe final
Supuestos La implementación de la metodología fue positiva
Recursos asignados Personas de la organización
Costo 3.000.000
Anexo J Listado de Actividades PERT
Nombre de tarea Predec
esora
Duración
pesimista
Duración
Probable
Durac
ión
Opti
mista
PE
RT
1.1.1.
Analizar de las condiciones contextuales de la empresa
Ninguna
17 15 10 14,0
1.1.2.
Identificar las necesidades organizacionales 1.1.1. 12 10 8 10,0
1.1.3.
Identificar las alternativas a aplicar 1.1.2. 14 12 10 12,0
1.2.1.1.
Revisar Documentación (misión, visión, objetivos, mapa de procesos)
1.1.3. 22 20 15 19,0
1.2.1.2.
Realizar entrevistas al area de proyectos 1.2.1.1.
22 20 15 19,0
1.2.1.3.
Desarrollar acta de Constitución del Proyecto 1.2.1.2.
4 2 1 2,3
1.2.1.5
Realizar reunión con el equipo del proyecto e interesados
1.2.1.3 3 1 1 1,7
1.2.2.1.1
Establecer Plan de Gestión del Alcance 1.2.1.5 5 3 2 3,3
1.2.2.1.2
Establecer Plan de Gestión del Tiempo 1.2.2.1.1
5 3 2 3,3
1.2.2.1.3
Establecer Plan de Gestión de Costos 1.2.2.1.2
5 3 2 3,3
1.2.2.1.4
Establecer Plan de Gestión de Calidad 1.2.2.1.3
5 3 2 3,3
1.2.2.1.5
Establecer Plan de Gestión de Recursos Humanos
1.2.2.1.4
5 3 2 3,3
1.2.2.1.6
Establecer Plan de Gestión de Comunicaciones
1.2.2.1.5
5 3 2 3,3
1.2.2.1.7
Establecer Plan de Gestión de Interesados 1.2.2.1.6
5 3 2 3,3
1.2.2.1.8
Establecer Plan de Gestión de Riesgos 1.2.2.1.7
5 3 2 3,3
1.2.2.1.9
Establecer Plan de Gestión de Adquisiciones 1.2.2.1.8
5 3 2 3,3
1.2.3.1
Establecer Recursos Humanos 1.2.2.1.9
3 1 1 1,7
1.2.3.2
Definir las Adquisiciones 1.2.3.1 3 1 1 1,7
1.2.3.3
Identificar los indicadores de Calidad 1.2.3.2 3 1 1 1,7
1.2.3.4
Establecer el proceso de Comunicaciones 1.2.3.3 3 1 1 1,7
PROYECTO PAREX 161
1.2.3.5
Identificar los Riesgos 1.2.3.4 3 1 1 1,7
1.2.3.6
Identificar los Interesados 1.2.3.5 3 1 1 1,7
1.2.4.1
Construir el Control del Alcance 1.2.3.6 4 2 1 2,3
1.2.4.2
Construir el Control del Cronograma 1.2.4.1 4 2 1 2,3
1.2.4.3
Construir el Control de Costos 1.2.4.2 4 2 1 2,3
1.2.4.4
Construir el Control de Calidad 1.2.4.3 4 2 1 2,3
1.2.4.5
Construir el Control de Riesgos 1.2.4.4 4 2 1 2,3
1.2.4.6
Construir el Control de Recursos Humanos 1.2.4.5 4 2 1 2,3
1.2.4.7
Construir el Control de Comunicaciones 1.2.4.6 4 2 1 2,3
1.2.4.8
Construir el Control de Adquisiciones 1.2.4.7 4 2 1 2,3
1.2.5.1
Cerrar de Fases 1.2.4.8 3 1 1 1,7
1.2.5.2
Definir el Acta de cierre del proyecto 1.2.5.1 4 2 1 2,3
1.2.5.3
Establecer el Aprobación a partir del acta cierre del proyecto
1.2.5.2 5 3 2 3,3
1.2.5.4
Definir el Fin grupo de procesos de cierre 1.2.5.3 3 1 1 1,7
1.3.1.1
Elaborar encuesta para diagnostico 1.2.5.4 12 10 8 10,0
1.3.1.2
Aplicar encuesta diagnostico 1.3.1.1 35 30 20 28,3
1.3.1.3
Aplicar entrevistas a funcionarios 1.3.1.2 10 5 2 5,7
1.3.1.4
Tabular encuestas 1.3.1.3 35 30 25 30,0
1.3.1.5
Realizar el Informe de Encuestas aplicadas 1.3.1.4 20 10 8 12,7
1.3.1.6
Realizar el Informe de entrevistas realizadas 1.3.1.5 20 10 8 12,7
1.3.2.1
Realizar el Analisis procesos de la organización
1.3.1.6 12 10 8 10,0
1.3.2.2
Analizar herramientas y técnicas utilizadas 1.3.2.1 12 10 8 10,0
1.3.2.3
Analizar recursos humanos 1.3.2.2 17 15 12 14,7
PROYECTO PAREX 162
1.3.2.4
Analizar documentación actual en gestión de proyectos
1.3.2.3 17 15 12 14,7
1.3.2.5
Analizar proceso de las 10 area de conocimiento
1.3.2.4 17 15 12 14,7
1.3.2.6
Identificar clientes externos e internos de los proyectos
1.3.2.5 35 30 28 31,0
1.3.3.1
Identificar nivel de madurez de la metodología en gestión de proyectos
1.3.2.6 12 10 8 10,0
1.3.3.2
Evaluar nivel de madurez de la metodologia 1.3.3.1 32 30 28 30,0
1.3.3.3
Establecer proceso de mejora a implementar 1.3.3.2 12 10 8 10,0
1.3.3.4
Elaborar Informe diagnóstico de la metodología
1.3.3.3 4 2 1 2,3
1.3.3.5
Informar diagnóstico de la metodología 1.3.3.4 4 2
3,0
1,4,1,
Definir estructuración metodológica a implementar
1.3.3.5 17 15 12 14,7
1.4.2.1
Esquimatizar estructura grupos de procesos de gestión de proyectos
1,4,1, 12 10 8 10,0
1.4.2.2
Documentar procesos de cada grupo de procesos
1.4.2.1 12 10 10 10,7
1.4.2.3
Estructurar por area de conocimiento 1.4.2.2 12 10 10 10,7
1.4.2.4
Diseñar manual de metodologia en gestión de proyectos
1.4.2.3 17 15 14 15,3
1.4.2.5
Diseñar plan de capacitación en gestión de proyectos
1.4.2.4 17 15 14 15,3
1.4.2.6
Aprobar metdología a implementar 1.4.2.5 17 15 14 15,3
1.4.2.7
Establecer la Aprobación diseño de la metodología a implementar
1.4.2.6 10 5 4 6,3
1.4.2.8
Realizar un Informe de diseño de metodologia a implementar
1.4.2.7 2 1 1 1,3
1.5.1.1
Capacitar sobre metodología en gestión de proyectos
1.4.2.8 35 30 20 28,3
1.5.1.2
Socializar formatos, plantillas y procedimientos de la metdología
1.5.1.1 35 30 25 30,0
1.5.1.3
Dictar capacitación 1.5.1.2 10 5 2 5,7
1.5.1.4
Registrar de asistencia de capacitación 1.5.1.3 3 1 1 1,7
1.5.2.1
Hacer seguimiento de la aplicación de la metodología
1.5.1.4 35 30 15 26,7
1.5.2.2
Analizar beneficios obtenidos 1.5.2.1 12 10 10 10,7
PROYECTO PAREX 163
1.5.2.3
Elaborar informe de los resultados de la implementación de la metodología
1.5.2.2 2 1 1 1,3
1.5.3 Finalizar de la implementación de la metdología
1.5.2.3 2 1 1 1,3
Anexo K Línea Base del proyecto
PROYECTO PAREX 164
PROYECTO PAREX 165
PROYECTO PAREX 166
Anexo L Costos
NOMBRES DE LOS RECURSOS COSTO
$ 18.250.000 INICIO DEL PROYECTO $ 500.000 ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES CONTEXTUALES DE LA EMPRESA
$ 200.000
IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES ORGANIZACIONALES
$ 150.000
IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS A APLICAR $ 150.000 GERENCIA DEL PROYECTO $ 800.000 REVISAR DOCUMENTACIÓN (MISION, VISION, OBJETIVOS, MAPA DE PROCESOS)
$ 150.000
REALIZAR ENTREVISTAS AL AREA DE PROYECTOS $ 120.000 DESARROLLAR ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO $ 200.000 GRUPO DE PROCESOS DE INICIO $ 130.000
PROYECTO PAREX 167
REALIZAR REUNIÓN CON EL EQUIPO DEL PROYECTO E INTERESADOS
$ 200.000
$ 350.000
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS $ 30.000 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS $ 20.000 PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES $ 30.000 RECURSOS HUMANOS $ 10.000 ADQUISICIONES $ 30.000 CALIDAD $ 20.000 COMUNICACIONES $ 30.000 RIESGOS $ 0 INTERESADOS $ 0 MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO $ 16.600.000 CONTROL DEL ALCANCE $ 120.000 CONTROL DEL CRONOGRAMA $ 80.000 CONTROL DE COSTOS $ 30.000 CONTROL DE CALIDAD $ 30.000 CONTROL DE RIESGOS $ 20.000 CONTROL DE RECURSOS HUMANOS $ 20.000 CONTROL DE COMUNICACIONES $ 250.000 CONTROL DE ADQUISICIONES $ 250.000 CIERRE DEL PROYECTO $ 15.800.000 CIERRE DE FASES $ 100.000 ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO $ 250.000 APROBACIÓN ACTA CIERRE DEL PROYECTO $ 250.000 FIN GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE $ 200.000 DESARROLLO DE LA ENCUESTA $ 15.000.000 ELABORAR ENCUESTA PARA DIAGNOSTICO $ 1.500.000 APLICAR ENCUESTA DIAGNOSTICO $ 200.000 APLICAR ENTREVISTAS A FUNCIONARIOS $ 1.000.000 TABULAR ENCUESTAS $ 80.000 INFORME DE ENCUESTAS APLICADAS $ 120.000 INFORME DE ENTREVISTAS REALIZADAS $ 700.000 ANÁLISIS SITUACIÓN ACTUAL METODOLOGÍA EN GESTIÓN DEL PROYECTO
$ 11.400.000
ANALIZAR PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN $ 400.000 ANALIZAR HERRAMIENTAS Y TECNICAS UTILIZADAS $ 120.000 ANALIZAR RECURSOS HUMANOS $ 150.000 ANALIZAR DOCUMENTACIÓN ACTUAL EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 130.000
ANALIZAR PROCESO DE LAS 10 AREA DE CONOCIMIENTO $ 150.000 IDENTIFICAR CLIENTES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS PROYECTOS
$ 50.000
NIVEL DE MADURACIÓN DE LA METODOLOGIA EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 10.400.000
PROYECTO PAREX 168
IDENTIFICAR NIVEL DE MADUREZ DE LA METODOLOGÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 400.000
EVALUAR NIVEL DE MADUREZ DE LA METODOLOGIA $ 150.000 ESTABLECER PROCESO DE MEJORA A IMPLEMENTAR $ 250.000 ELABORAR INFORME DIAGNÓSTICO DE LA METODOLOGÍA $ 40.000 INFORME DIAGNÓSTICO DE LA METODOLOGÍA $ 360.000 ESTRUCTURA METODOLOGIA A IMPLEMENTAR $ 9.200.000 DEFINIR ESTRUCTURACIÓN METODOLÓGICA A IMPLEMENTAR
$ 500.000
ESQUIMATIZAR ESTRUCTURA GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 100.000
DOCUMENTAR PROCESOS DE CADA GRUPO DE PROCESOS $ 50.000 ESTRUCTURA POR AREA DE CONOCIMIENTO $ 20.000 DISEÑAR MANUAL DE METODOLOGIA EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 120.000
DISEÑAR PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 400.000
APROBAR METDOLOGÍA A IMPLEMENTAR $ 0 APROBACIÓN DISEÑO DE LA METODOLOGÍA A IMPLEMENTAR
$ 0
INFORME DE DISEÑO DE METODOLOGIA A IMPLEMENTAR $ 10.000 IMPLEMENTACIÓN METODOLOGIA $ 8.000.000 CAPACITAR SOBRE METODOLOGÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS
$ 5.000.000
SOCIALIZAR FORMATOS, PLANTILLAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA METDOLOGÍA
$ 2.000.000
DICTAR CAPACITACIÓN $ 200.000 REGISTRO DE ASISTENCIA DE CAPACITACIÓN $ 120.000 HACER SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA
$ 140.000
ANALIZAR BENEFICIOS OBTENIDOS $ 80.000 ELABORAR INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA
$ 400.000
FIN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METDOLOGÍA $ 60.000
PROYECTO PAREX 169
Anexo M Encuesta
Encuesta aplicada a los colaboradores de Parex
1. Cargo que ocupa __________________________________________________
2. ¿Considera que la operación petrolera es apropiada?
Si
No
¿Por qué? _____________________________________________________
3. ¿Qué elementos le cambiaria a la operación petrolera?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
4. ¿Quiénes considera que son las personas que deben apropiarse del proceso
petrolero?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
PROYECTO PAREX 170
Anexo N Entrevista
Encuesta aplicada a los colaboradores de Parex
1. ¿Cuál es su cargo?
2. ¿Considera que el proceso de extracción es apropiado?
3. ¿Qué cuestiones les cambiaria al proceso de extracción?
4. ¿Cuáles son los procesos que en mayor medida necesitan un cambio?
5. ¿Qué cambios usted implementaría?
6. ¿Qué tiempo cree usted que tardaría en implementar los cambios?
Anexo O Matriz RAM
MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS
EJERCICIO ACADEMICO
GERENCIA DEL PROYECTO
ESTIMADO DE COSTOS
($COP) $ 20.000.000,00
PROGRAMA DE EJECUCIÓN:
240 PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
A B C D E
CONSECUENCIAS OTRA
<1% 1%-5% 5%-25%
25%-50%
>50%
SEVERIDAD
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE
IMAGEN Y
CLIENTES
OTRA
Insignificante
Bajo Medio Alto Muy Alto
Per
son
as
Dañ
os
a in
stal
acio
nes
Am
bie
nte
ECONÓMICOS
(COSTO) ($)
Programación (días
cronograma)
Ocurre en
1 de 100 proyecto
s
Ocurre en
1 de 20
proyectos
Ocurre en
1 cada 4
proyectos
Ocurre en 1 de 3
proyectos
Ocurre en
1 cada 2
proyectos
5 Muy Alto
Una o más
fatalidades
Daño Total
Contaminación
Irreparable
Catastrófica
>10% Program
a Ejecució
n
Impacto Internaci
onal 23 26 27 29 30
PROYECTO PAREX 172
10% o más
24,0
4 Alto
Incapacidad
permanente
(parcial o total)
Daño Mayor
Contaminación Mayor
Grave
6->10% Program
a Ejecució
n
Impacto Nacional
20 21 22 25 28
8% 14,4
3 Medio
Incapacidad
temporal (>1 día)
Daño Localiz
ado
Contaminación
Localizada
Severo
2->6% Program
a Ejecució
n
Impacto Regional
15 16 18 19 24
5% 4,8
2 Bajo
Lesión menor
(sin incapaci
dad)
Daño Menor
Efecto Menor
Importante
1->2% Program
a Ejecució
n
Impacto Local
5 12 13 14 17
4% 2,4
1 Insignific
ante
Lesión leve
(primeros
auxilios)
Daño leve
Efecto Leve
Marginal
<1% Program
a Ejecució
n
Impacto Interno
3 4 9 10 11
2% 0,0
PROYECTO PAREX 173
0 Nulo Ningún Incident
e
Ningún Daño
Ningún Efecto
Ninguna
0% Program
a Ejecució
n
Ningún Impacto
1 2 6 7 8
0 0
Anexo P Analisis de riesgos Pestle
Componente
Factor Descripción del factor en el entorno del proyecto
Fase de análisis Nivel de incidencia ¿Describa cómo incide en el proyecto?
¿Cómo potenciaría los efectos positivos y disminuiría los negativos? I P Im C Cr Mn N I P Mp
Político Conflictos
Perturbación del orden público
X X X
Los involucrados en el proyecto no pueden realizar sus actividades diarias con normalidad
Contar con diferentes alternativas como los son el uso de la tecnologia o disponer de un segundo lugar para seguir trabajando en el desarrollo del proyecto.
Económico
Niveles de productividad
Atrasar el proyecto X X X X X
Entorpece el ciclo de vida del proyecto generando más gastos.
La disponibilidad de los recursos evita retrasos, proporciona oportunidades para disminuir costos que redundan en reinversiones.
Inflación
Dólar Vs Petróleo X X X X X
Cuando el valor del petróleo en los mercados internacionales sube, el precio del dólar en la economía Colombia cae.
Implementar mecanismos que permitan aumentar la demanda del petróleo.
Social Satisfacción necesidades del cliente
Cumplimiento de las expectativas del cliente
X X X X X
X
Conocer como los servicios de la empresa cumplen o superan las expectativas de los clientes
Superar las inconformidades de los clientes, valorar la importancia de la satisfacción del cliente es indispensable
PROYECTO PAREX 174
para el éxito de tu negocio.
Tecnológico Redes de Conexión
Las oficinas de Parex cuentan con excelente cobertura de las redes de comunicación.
X X X X X
X
Contar con excelentes vías de comunicación para todos los involucrados del proyecto, por medio de telefonía celular, internet, impresiones etc.
Disponiendo de equipos adecuados para obtener comunicación oportuna para evitar retrasos por falta de comunicación.
Legal Salud y seguridad Laboral
Cumplimiento de las medidas de seguridad y salud laboral
X X X X X
X
Evitar que se produzcan accidentes laborales y enfermedades profesionales que puedan afectar a la calidad de vida de los trabajadores y generar más costos económicos.
Para conseguir este objetivo las empresas tienen que poner en práctica medidas de seguridad y salud laboral basadas en la evaluación de riesgos y en la legislación pertinente.
Ambiental
Amenazas naturales
Fuertes lluvias y granizo X X X X X X
Las fuertes lluvias y granizos pueden ocasionar retrasos en el desarrollo de las actividades durante el ciclo del proyecto.
Tenerlo en cuenta en la matriz de riesgo para saber cómo proceder en el momento que suceda
Desastres Incendios, inundaciones, sismos.
X X X X X X
Paraliza el desarrollo del proyecto
Implementar el plan de emergencia ante cualquier tipo de desastre
PROYECTO PAREX 175
Anexo Q Matriz P5
Integradores del P5
Indicadores
Categorías de
sostenibilidad
Sub Categorías
Elementos Fase 1
Justificación Fase 2
Justificación Total
Acciones de mejora/resp
uesta
Producto
Objetivos y metas
Vida útil del producto Servicio posventa del producto
Sostenibilidad
económica
Retorno de la inversión
Beneficios financieros directos
0 Fase de Planeación
-2
Implementación de Proyecto disminuyendo tiempos de Planeación
-2,00
Proceso
Impactos
Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Valor presente neto
0 Fase de Planeación
-1 Retorno de Inversión
-1,00
Agilidad del negocio
Flexibilidad/Opción en el proyecto
0 Fase de Planeación
-1
Fácil adaptación al medio ambiente
-1,00
Flexibilidad creciente del negocio
0 Fase de Planeación
-1
Implementación de proyecto que impacta los procedimien
-1,00
PROYECTO PAREX 176
tos de la compañía
Estimulación económica
Impacto local económico
0 Fase de Planeación
0 Poco impacto local
0,00
Beneficios indirectos
0 Fase de Planeación
-1
Reducción de Costos de Intervención
-1,00
Sostenibilidad
ambiental
Transporte
Proveedores locales
-1
Utilización de Vehículos de la Comunidad para el transporte de Ingenieros
-2
Los proveedores locales suministrarían servicios básicos.
-3,00
Comunicación digital
+1
Política de la Compañía para el uso de tecnologia
+1
Política de la Compañía para el uso de tecnologia
2,00
Uso racional de telefonía
Viajes -3
No es necesario realizar desplazamientos largos
-2
Los desplazamientos son esporádicos
-5,00
Transporte NA NA NA NA
Energía Energía usada +2 Uso de Computador
+2 Uso de Computador
4,00
Reutilizar equipos
PROYECTO PAREX 177
es y energía eléctrica
es y energía eléctrica
Emisiones /CO2 por la energía usada
+1
Uso de Camionetas para Visitas de Campo
+2
Uso de Camionetas para visitas de Campo
3,00
Mover personal con menos frecuencia, solo cuando sea necesario
Retorno de energía limpia
NA NA NA NA
Residuos
Reciclaje -3
Políticas de la compañía en temas de reciclaje y ahorro de energía
-3
Políticas de la compañía en temas de reciclaje y ahorro de energía
-6,00
Disposición final -1
Disposición final de aguas residuales de edifico
-1
Disposición final de aguas residuales de edifico
-2,00
Reusabilidad -1
Compartir de cómputo y compartir Camioneta en Campo
-1
Compartir de cómputo y compartir Camioneta en Campo
-2,00
Energía incorporada
NA NA NA NA
Residuos -1 Políticos de organización de residuos
-1 Políticos de organización de residuos
-2,00
Agua Calidad del agua NA NA NA NA
PROYECTO PAREX 178
Consumo del agua
+1
Consumo de agua de personal que labora en Bogotá
+1
Consumo de agua de personal que labora en Bogotá
2,00
Sostenibilidad social
Prácticas laborales y
trabajo decente
Empleo -1 Mejores prácticas en la Compañía
-1 Mejores prácticas en la Compañía
-2,00
Relaciones laborales
-2
Políticas de relaciones para abordar riesgos y problemas en la planeación
-2
Políticas de relaciones para abordar riesgos y problemas en la planeación
-4,00
Salud y seguridad
-3
Políticas de Salud ocupacional y seguridad en toda la Compañía
-3
Políticas de Salud ocupacional y seguridad en toda la Compañía
-6,00
Educación y capacitación
-1 Fase de Capacitación de Software
-2 Aplicación de Software
-3,00
Aprendizaje organizacional
-2
Capacitación organizacional por políticas de la Compañía
-2
Capacitación organizacional por políticas de la Compañía
-4,00
Diversidad e igualdad de oportunidades
-3
Políticas de respeto a la diversidad y a la no
-3
Políticas de respeto a la diversidad y a la no
-6,00
PROYECTO PAREX 179
discriminación
discriminación
Derechos humanos
No discriminación
-1
Políticas a la no discriminación
-1
Políticas a la no discriminación
-2,00
Libre asociación NA NA NA NA
Trabajo infantil NA NA NA NA
Trabajo forzoso y obligatorio
-1
Políticas de Trabajo - Recursos Humanos
-1
Políticas de Trabajo - Recursos Humanos
-2,00
Sociedad y consumidor
es
Apoyo de la comunidad
NA NA NA NA
Políticas públicas/ cumplimiento
NA NA NA NA
Salud y seguridad del consumidor
0 Fase de Planeación
-1
Implementación de Metodologia
-1,00
Etiquetas de productos y servicios
NA NA NA NA
Mercadeo y publicidad
NA NA NA NA
Privacidad del consumidor
NA NA NA NA
PROYECTO PAREX 180
Comportamiento ético
Prácticas de inversión y abastecimiento
-1 Fase de Planeación
-1 Procedas de Provisiones
-2,00
Soborno y corrupción
-1 Políticas anti soborno
-1 Políticas anti soborno
-2,00
Comportamiento anti ético
-1 Políticas Corporativas
-1 Políticas Corporativas
-2,00
TOTAL -
22,00
-
29,00
-
51,00
PROMEDIO -1 -
1,05
Valoración
+3
Impacto negativo alto
+2
Impacto negativo medio
+1
Impacto negativo bajo
.
PROYECTO PAREX 181
0
No aplica o Neutral
-3
Impacto positivo alto
-2
Impacto positivo medio
-1
Impacto positivo bajo
Anexo R Formato de solicitud de cambio
PROYECTO PAREX 183
Anexo S Huella de Carbono
GESTIÓN AMBIENTAL CÁLCULO DE LA HUELLA DE CARBONO
INTEGRANTES DEL GRUPO RAUL FERNANDO RODRIGUEZ NAVAS CC 1116782183
PROPUESTA METODOLOGICA EN GESTIÓN DE PROYECTOS EN INTERVENCIONES DE POZOS PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
Fase 1 Diagnosti
co en Gestión
de Proyectos
Energía Eléctric
a - Oficina Técnica
Equipos
Cantidad
Equipos (Und)
Tiempo (Días)
Cantidad
Trabajo
(Días)
Cantidad
Trabajo (Horas)
Facto
r de Consumo
(Watts)
Consumo
Real (KWh)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ KWh)
Emisión
Total (Kg CO2 Eq)
Computadores 5 60
300
2400
300
720,0 0,136 97,9
Impresora 1 60 60
480
120
57,6 0,136 7,8
Modem 5 60
300
2400
265
636,0 0,136 86,5
Celulares 5 60
300
2400
150
360,0 0,136 49,0
60 Total
241,2
Total TON CO2 0,24
PROYECTO PAREX 184
Papelería
Material
Tiempo
(Meses)
Cantidad (Unds)
Peso (Kg/und)
Consumo
Total (Kg
)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/Kg
papel)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
Papel 2
500
0,035 35 1,84 64,4
Lapiceros 2 20
0,0017
0,068 2,16 0,14688
Total TON CO2 0,06
Agua
Personal
Cantidad
Tiempo (Días)
Factor de Consumo
(M3/Día
)
Consumo
Real
(M3)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ M3)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
Trabajadores
5 60 14
840
0,14 117,6
Total TON CO2
0,1176
TOTAL HUELLA DE CARBONO
FASE 1
Material
Emisión
(TON CO2)
ENERGIA 0,24
PAPELERIA 0,06
AGUA
0,1176
PROYECTO PAREX 185
TOTAL 0,4
Fase 2 Diseño de
la Metodolo
gia
Energía Eléctric
a - Oficina Técnica
Equipos
Cantidad
Equipos (Und)
Tiempo (Días)
Cantidad
Trabajo
(Días)
Cantidad
Trabajo (Horas)
Facto
r de Consumo
(Watts)
Consumo
Real (KWh)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ KWh)
Emisión
Total (Kg CO2 Eq)
Computadores 5 90
450
3600
300
1080,0 0,136 146,9
Impresoras 1 90 90
720
120
86,4 0,136 11,8
Celulares 3 90
270
2160
150
324,0 0,136 44,1
Modem 5 90
450
3600
265
954,0 0,136 129,7
Total
332,4
Total TON CO2 0,3
Papelería
Material
Tiempo
(Meses)
Cantidad (Unds)
Peso (Kg/und)
Consumo
Total (Kg
)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/Kg
papel)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
Papel 5,8
500
0,035
124,2 1,84 228,528
Lapiceros 5,8 20
0,0017
0,1972 2,16 0,425952
PROYECTO PAREX 186
Total TON CO2 0,23
Combustible
Vehículos
Cantidad
Vehículo
s (Und)
Tiempo de Uso
(Días)
Tiempo
Real (DíasxUnd)
Facto
r de Consumo (Gal/Día)
Facto
r de Consumo (Gal/Día)
Consumo
Real (Lts)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/
Lt)
Emisión
Total (KgCO2eq/ Lt))
Camioneta 2 30 60 6 360
1346,4 2,64
3654,0
Total TON CO2 3,7
Agua Consu
mo
Personal
Cantidad
Tiempo (Días)
Factor de Consumo
(M3/Día
)
Consumo
Real
(M3)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ M3)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
Trabajadores
5 90 13,5
1215
0,14 170,1
Total TON CO2
0,1701
TOTAL HUELLA DE CARBONO
FASE 2
Material Emisi
ón
PROYECTO PAREX 187
(TON CO2)
ENERGIA 0,33
PAPELERIA 0,23
COMBUSTIBLE 3,65
AGUAS SERVIDAS
0,1701
TOTAL 4,4
Fase 3 Implementación
Energía Eléctric
a - Oficina Técnica
Equipos
Cantidad
Equipos (Und)
Tiempo (Días)
Cantidad
Trabajo
(Días)
Cantidad
Trabajo (Horas)
Facto
r de Consumo
(Watts)
Consumo
Real (KWh)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ KWh)
Emisión
Total (Kg CO2 Eq)
Computadores 5 90
144
1152
250
288,0 0,136 39,2
Impresoras 1 90 144
1152
120
138,2 0,136 18,8
Celulares 3 90 138
1104
150
165,6 0,136 22,5
Modem 5 90 144
1152
265
305,3 0,136 41,5
Total 122,
0
Total TON CO2 0,1
Papelería
Material
Tiempo
(Meses)
Cantidad (Unds)
Peso (Kg/und)
Consumo
Total (Kg
)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/Kg
papel)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
PROYECTO PAREX 188
Papel 5,3 300
0,035
124,2 1,84 228,53
Planos 5,3 100
0,02
10,6 1,89 20,03
Documentos 5,3
300 3
4770 1,89 9015,30
Total TON CO2 9,3
Combustible
Vehículos
Cantidad
Vehículo
s (Und)
Tiempo de Uso
(Días)
Tiempo
Real (DíasxUnd)
Facto
r de Consumo (Gal/Día)
Facto
r de Consumo (Gal/Día)
Consumo
Real (Lts)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/
Lt)
Emisión
Total (KgCO2eq/ Lt))
Camioneta 2 30 60 6 360
1346,4 2,64
3654,0
Total TON CO2 3,7
Agua Consu
mo
Personal
Cantidad
Tiempo (Días)
Factor de Consumo
(M3/Día
)
Consumo
Real
(M3)
FACTOR DE
EMISIÓN
(KgCO2eq/ M3)
Emisión Total (Kg CO2 Eq)
Consumo Trabajadores
5 144
15 2160
0,14 302,4
PROYECTO PAREX 189
Total TON CO2
0,3024
TOTAL HUELLA DE CARBONO
FASE 3
Material
Emisión
(TON CO2)
ENERGIA 0,122
PAPELERIA 9,264
COMBUSTI
BLE 3,654
AGUA
CONSUMO 0,302
4
TOTAL 13,3
Bibliografía
https://revistas.udistrital.edu.co/ojs/index.php/tecges/article/view/4379/6601
https://www.acueducto.com.co/wps/html/resources/2018ag/huella_carbono/informe_gei/6_anexo_3Factores_Emision_Herramienta_Inventario_GEI_EAB_2014.pdf
https://ca.bbcollab.com/collab/ui/session/playback
PROYECTO PAREX 190
Anexo T Plan de gestión de costos
Título del
proyecto
PROPUESTA METODOLÓGICA EN GESTIÓN DE
PROYECTOS EN INTERVENCIONES DE POZOS
PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
Level of
Acorace
Unit of
Measure
Control Thresholds
Decimales La
estimación
del costo está
dada en
millones de
pesos
colombianos
(COP)
Se determinará utilizando indicador
Indicator Cost Performance Índex (CPI) bajo
las siguientes premisas.
CPI=1: Proyecto está dentro del
presupuesto estimado.
0.98≥CPI<1: Generación de alerta sobre
un posible sobrecosto en el proyecto la cual
deberá ser monitoreada.
CPI<0.98: Generación de
acciones correctivas para corregir la
desviación.
Rules for Performance Measurement:
Se monitoreará el cumplimiento del presupuesto aprobado a través del indicador Cost
Performance Índex (CPI) teniendo en cuenta los lineamientos de valor ganado y la regla
de desempeño de porcentaje completado de los hitos del proyecto frente al porcentaje
de avance planeado.
Cost Reporting and Format:
El resultado del seguimiento y control sobre el costo del proyecto se documenta en el
informe de avance descrito en el anexo U, que es presentado por el gerente de proyecto
en las reuniones de seguimiento.
PROYECTO PAREX 191
Como resultado de la socialización de este informe se elaborará un acta de reunión la
cual condesará el objetivo, compromisos, indicadores, riesgos, comentarios relevantes,
entre otros.
Procesos Management:
Estimating costs
La estimación se costos se realizó mediante la técnica de estimación
análoga la cual parte de la asignación de costo a las actividades del
proyecto, hasta conformar el costo total teniendo en cuenta los
recursos asignados y los tiempos definidos.
Developing the
budget
El proyecto cuenta con reserva de contingencia la cual está
determinada por el análisis cuantitativo de los riesgos asociados al
proyecto y el costo de materialización de los mismos durante el
proyecto.
Updating,
monitoring and
controlling
El presupuesto será evaluado semanalmente, en los casos en que se
requiera cambiar la línea base del mismo se debe solicitar aprobación
a comité de cambios del proyecto, cada vez que se realice una
actualización de la línea base se generará una copia de la actual sobre
la que se harán las modificaciones y esta deberá ser nombrada con la
versión siguiente a la actual.
Anexo U Avance del proyecto
Información general
Nombre del
proyecto
Metodología de Gestión de proyectos
Empresa Parex
Gerente del
proyecto
Sponsor
Fecha de
reunión
Fecha de
corte
Año Métricas de deseno
PV AC BAC , EV
PROYECTO PAREX 193
*Tenga en cuenta que PV: Valor Planificado, AC: Costo Real, BAC: Presupuesto hasta la ejecución, EV: Valor Ganado
*Tenga en cuenta que CV: Variación de costo, CPI: Indicador de costo, SV: Variación de tiempo, SPI: Indicador tiempo planeado, EAC:
Estimación a la conclusión, ETC: Estimado hasta la conclusión, VAC: Variación a la Conclusión, TCPI: Índice desempeño trabajo por completar
Bitácora de problemas
No Fecha Descripción Causa Plan de acción Responsable
PROYECTO PAREX 194
Flujo documental
Revisado
por Fecha
Elaborado por Fecha
Aprobado por
Fecha
Observaciones
PROYECTO PAREX 195
Anexo V Matriz del riesgo
Tabla 22 Matriz de Riesgos
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FORMATO MCLG
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES - PROGRAMA DE ESPECILIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
VERSIÓN V.2
MÓDULO DE GESTIÓN DEL RIESGO - DOCENTE MABEL CLARENA LESMES GÓMEZ, PMP ABRIL.20
19
PROYECTO
PROPUESTA METODOLOGICA EN GESTIÓN DE PROYECTOS EN INTERVENCIÓN DE POZOS PETROLEROS EN PAREX RESOURCES
GR38-Gp8
INTEGRANTES DEL
EQUIPO: RAUL FERNANDO RODRIGUEZ NAVAS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
No. CAUSA EVENTO (RIESGO)
CONSECUENCIA TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADORES (Señales de
alerta Temprana)
RESPUESTA POTENCIAL
HERRAMIENTA DE
IDENTIFICACIÓN
ESTADO
DUEÑO POTENCIAL
1
Debido a la entrega de proyectos fuera de tiempo y alcance la gerencia está interesada en una metodologia
Apoyo a la gerencia en la implementación de la metodologia
Proyectos exitosos con índices mínimos de desviación en cuanto a tiempo, costo, calidad y alcance
Oportunidad
Gerencial
Apoyo de todos los miembros de Operaciones
Incluir en el presupuesto del area de proyectos cursos de actualización en gestión de proyectos
Analisis Causal
Alcance - Calidad
Sponsor
PROYECTO PAREX 196
en gestión de proyectos
2
Al implementar la metodologia puede que las demás áreas de la compañía quieran tomarla como buenas prácticas en gestión
Compartir conocimientos en gestión de proyectos con los demás áreas de la Compañía
Proyectos exitosos con índices mínimos de desviación en cuanto a tiempo,costo,calidad y alcance Oportunid
ad Humano
Apoyo de todos los miembros de Operaciones y de las demás áreas de la compañía.
Enviar los resultados de avance de los proyectos a los miembros de Operaciones y las demás áreas.
Analisis Causal
Calidad
Jefe de Operaciones
3
Mejoras en los procesos gerenciales de la organización
Facilidad de adaptación de los funcionarios de la compañía sobre la nueva metodologia en gestión de proyectos
Resultados eficaces en los proyectos ejecutados
Oportunidad
Humano -
Fortalecer las capacitaciones en gestión de proyectos
Analisis Causal
Alcance
Gerente del proyecto
4
Buenas relaciones entre miembros del equipo de proyecto y las áreas de apoyo
Comunicación adecuada con los líderes del area de procesos, proyectos y con líderes
Cumplimiento del cronograma y entregables
Oportunidad
Comunicativo
- - Analisis Causal
Calidad
Jefe de Operaciones
PROYECTO PAREX 197
de diferentes áreas funcionales
5
Personal motivado y con índice de desempeño altos
Compromiso e interes por parte de los lideres especialistas en procesos y proyectos
Proyectos exitosos con índices mínimos de desviación en cuanto a tiempo,costo,calidad y alcance
Oportunidad
Humano - - Analisis Causal
Calidad
Gerente del proyecto
6
Las entrevistas fueron enfocadas a personas que tienen poco tiempo en la compañía y que no han tenido ninguna relación en proyectos
Realizar un diagnóstico inadecuado debido a que la información suministrada por los funcionarios de la compañía no sea real
Información inadecuada para el analisis
Amenaza Gerencial
Analisis de encuestas a los funcionarios
Establecer conciencia a los funcionarios de las implicaciones que traería un mal diagnostico en gestión de proyectos.
Analisis Causal
Alcance
Gerente del proyecto
7
Falta de disponibilidad de las áreas involucradas
Demoras en la financiación de los entregables
Retrasos en los tiempos del proyecto
Amenaza Operativo
Una semana antes de la fecha de entrega que se tenga un avance menor o igual al 40%.
Realizar reuniones con el sponsor para hablar con el líder funcional y tomar decisiones con respecto a las demás tareas que
Analisis Causal
Tiempo-Costo
Gerente del proyecto
PROYECTO PAREX 198
se están asignando al recurso los cuales no corresponden a las asignadas al proyecto.
8
Falta de documentación de los proyectos ejecutados en la compañía, hay historias o evidencias
Reprocesos en las actividades planeadas para la fase de diagnóstico del proyecto
Retrasos en los tiempos del proyecto
Amenaza Operativo
Que no exista información o documentación deficiente en los proyectos ejecutados en el último año
Evaluar con el sponsor del proyecto y el consultor en gestión de proyectos otra información que sirva de ayuda para la fase de diagnostico
Analisis Causal
Tiempo
Gerente del proyecto
9
Que se presenten proyectos a los que la compañía le dé más prioridad
No contar con la suficiente documentación para la ejecución del proyecto debido a la falta de apoyo y colaboración por parte de los funcionarios, líderes y
Aplazar el proyecto
Amenaza Gerencial Más de dos personas no disponibles
Asegurar con el jefe de operaciones del proyecto asigne las personas adecuadas para el desarrollo del proyecto
Analisis Causal
Tiempo-Costo
Gerente del proyecto
PROYECTO PAREX 199
directivos de la compañía
10
Desinterés por parte de Vicepresidente de operaciones debido a otros proyectos que tengan más prioridad por la necesidad del negocio
El no mejoramiento continuo en la organización y el desinterés por adquirir conocimientos y capacitaciones en gestión de proyectos
Puede ocasionar que la compañía no implemente la metodologia propuesta
Amenaza Gerencial
Opiniones negativas de alguno de los miembros de Operaciones
Dar a conocer al sponsor las opiniones negativas de sus colegas y dar a conocer la importancia de la metodologia.
Analisis Causal
Tiempo-Costo
Gerente del proyecto
11
El diseño de la capacitación no fue el adecuado
Falta de entendimiento en la capacitación acercada de la implementación de la nueva metodologia en gestión de proyectos
Deficiencias en la implementación de la metodologia
Amenaza Operativo
Evaluaciones de la capacitación con calificación deficiente
Realizar reuniones por area y dar a conocer la importancia de la metodologia.
Analisis Causal
alcance
Gerente del proyecto
12
Capacitaciones, academias y cursos de inglés. Mejor oportunidad
Rotación o ausencia del personal en el area de proyectos y procesos
Retrasos en los tiempos de las actividades de entrega, fuga de información y recursos
Amenaza Humano Una renuncia
Bonificaciones o incentivos por cumplimiento de las
Analisis Causal
Tiempo-Costo
Gerente del proyecto
PROYECTO PAREX 200
laboral en otras compañías
invertidos en los funcionarios capacitados
actividades y satisfacción del sponsor por la calidad de los entregables
13
Mala relación con los involucrados del proyecto, diferencias en opinión, deficiente manejo en la solución de conflictos
Comunicación inadecuada entre los miembros del equipo del proyecto
Entregables incompletos. Demora en el cronograma
Amenaza Operativo
Más de dos incidentes detectados por mala comunicación de los miembros del equipo del proyecto
Elaborar test de satisfacción laboral y encuestas de percepción de ambiente laboral
Analisis Causal
Calidad
Gerente del proyecto
14
Cambios en la economía, alzas en el precio del petróleo
Variación de la tasa de Cambio (Dólar)
Afecta los costos estimados para la adquisición de las licencias de la herramienta Microsoft Project Professional 2019
Amenaza Financiero
Cuando el valor del dólar sea mayor a $3000
Monitorear diariamente las variaciones de las tasas de cambio
Analisis Causal
Costo Gerente del proyecto
Anexo W Avance del proyecto
Fecha de entrega: 30/07/2020
Nombre del proyecto: PROPUESTA METODOLÓGICA EN GESTIÓN DE
PROYECTOS EN INTERVENCIONES DE POZOS PETROLEROS EN PAREX
RESOURCES
Objetivos: Estado (No iniciado,
cancelado, % de avance o
finalizado)
Fecha de cumplimiento
General: 10% Junio de 2021
Específico: 10%
Específico: 0%
Específico: 0%
Aspectos generales del proyecto
Aspecto a validar Objetivo inicial Conclusión
Alcance Desarrollar una metodología
para mejorar la gestión de los
proyectos en las intervenciones
de los pozos petroleros en los
campos donde opera la
compañía Parex Resources.
Fecha de
finalización
Junio 2021
Presupuesto 18´250.000
PROYECTO PAREX 202
Calidad
Problemas de alto impacto
Problema Causa Impacto Solución
Falta de
aceptación del
cambio
Percepciones
empleados
Baja
receptividad
Capacitaciones
permanentes
Problemas de
orden publico
Causas
sociales
Medio Prevención
Alcance:
Validación del alcance:
Entregable Estado Observaciones
1.1 Inicio del
proyecto
A tiempo
1.2
Gerencia del
proyecto
A tiempo
1.3.
Diagnostico
gestión del
proyecto
A tiempo
1.4. Diseño
de la
metodologia
A tiempo
PROYECTO PAREX 203
1.5.
Implementación
de la
metodología
A tiempo
Presupuesto:
Estudio
financiero
Acta de
constitución
BAC EAC
18´250.000
CONCLUSIONES
El proyecto presenta factibilidad positiva
Curva S:
PROYECTO PAREX 204
Variación Causa de la
variación
Impactos Acciones preventivas y
correctivas
Sin
variación
_____________________________
Gerente de Proyecto