rancang bangun sistem informasi ...repository.dinamika.ac.id/id/eprint/4634/1/09390100050...manfaat...
TRANSCRIPT
-
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama : ARIESTA FUJI NIRMALA
NIM : 09.39010.0050
Program : DIII(Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
-
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama : ARIESTA FUJI NIRMALA
NIM : 09.39010.0050
Program : DIII (Diploma Tiga)
Prodi : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
-
Doa memberikan kekuatan pada orang yang lemah
membuat orang tidak percaya menjadi percaya
dan memberikan keberanian pada orang yang ketakutan.
-
Saya persembahkan kepada
Orang tua, keluarga, teman
Beserta semua orang yang selalu ada buat Saya
-
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PADA PT MITRA ABADI WISESA SURABAYA
Telah diperiksa, dan diuji
Surabaya, Juni 2012
Disetujui:
Mengetahui: Disetujui:
Kepala Program Studi Pembimbing DIII Manajemen Informatika
Titik Lusiani, M.Kom.,OCA Titik Lusiani, M.Kom.,OCA NIDN.0714077401 NIDN.0714077401
-
vi
ABSTRAK
PT Mitra Abadi Wisesa adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
ekspedisi pengiriman barang dari pulau ke palau. Manajemen dan pengelolaan
pada PT Mitra Abadi Wisesa ini masih dilakukan secara manual antara lain
masalah penggajian karyawan. Pengelolaan dan pencatatan transaksi penggajian
yang masih dilakukan secara manual ini mengurangi efisiensi kerja dan
pelayanan.
Pengarsipan data secara komputerisasi merupakan salah satu solusi yang
sangat tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi pada PT Mitra Abadi
Wisesa. Dengan adanya proses pencacatan yang terkomputerisasi maka proses
pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi dan pembuatan laporan akan
Dengan diterapkannya sistem ini pada PT Mitra Abadi Wisesa, maka
diharapkan dapat mengurangi kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi dan
diharapkan mampu mempercepat proses pembuatan laporan yang pada akhirnya
dapat membantu pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja
dan pelayanan yang ada.
Kata Kunci :Kepegawaian, Rekrutmen, Absensi, Lembur, Cuti Karyawan
-
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan
rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Proyek dengan judul Rancang
Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa dengan
lancar. Penyelesaian laporan ini merupakan bagian dari tugas akhir diploma tiga
manajemen informatika yang merupakan syarat untuk menempuh kelulusan.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai
pihak maka laporan Proyek Sistem Informasi ini tidak akan terselesaikan dengan
baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan
rasa penghargaan dan terima kasih kepada yang terhormat:
1. Ibu, Bapak, dan Saudara yang penulis sayangi atas doa dan dukungan yang
telah diberikan.
2. Ibu Titik Lusiani, M.Kom.,OCA, selaku Kepala Prodi DIII Manajemen
Informatika.
3. Ibu Titik Lusiani, M.Kom.,OCA, selaku Dosen Pembimbing yang telah
mendukung dan memberikan kepercayaan penuh kepada penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir.
4. Ibu Susmiyati, selaku Kepala Bagian Administrasi PT Mitra Abadi Wisesa
yang telah memberikan kesempatan untuk studi lapangan di perusahaan.
5. Avan, Tegar, Gilang atas bantuannya dalam penyempurnaan pembuatan
program.
6. Wuri, Ayu, Ika atas bantuannya dalam penyempurnaan laporan.
-
viii
7. Mchammad Al Barokah atas dukungan moril dan support yang diberikan.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik
dari materi maupun teknik penyajiannya. Segala kritik dan saran sangat
diharapkan oleh penulis. Semoga laporan ni dapat memberikan manfaat bagi
pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Surabaya, Juni 2012 Penulis
-
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ............................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah ............................................................................. 2
1.4 Tujuan............................................................................................. 3
1.5 Manfaat........................................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan ..................................................................... 4
BAB II HASIL SURVEY .................................................................................. 6
2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa .................................... 6
2.2 Bidang Usaha ................................................................................. 6
2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa .................................. 7
2.4 Pembagian Tugas ........................................................................... 7
2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan ............................................ 9
-
x
2.6 Dokumen Input/Output ................................................................ 13
BAB III LANDASAN TEORI .......................................................................... 15
3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ............................................. 15
3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia ...................... 16
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ................................................... 19
3.3.1 Sistem ................................................................................. 19
3.3.2 Sistem Informasi ................................................................ 19
3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi ......................................... 20
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM .................................................. 21
4.1 Analisa Sistem .............................................................................. 21
4.1.1 Identifikasi Masalah ......................................................... 22
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi .......................................................... 22
4.1.3 Lingkungan Operasi ......................................................... 22
4.2 Desain Sistem ............................................................................... 23
4.2.1 Sistem Flow ........................................................................ 23
4.2.2 Data Flow Diagram ............................................................ 28
4.2.3 Entity Relationship Diagram .............................................. 32
4.2.4 Struktur Tabel..................................................................... 34
4.2.5 Desain Input/Output ........................................................... 37
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ......................................... 49
5.1 Sistem yang Digunakan ................................................................ 49
5.2 Cara Setup Program ..................................................................... 49
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ................................................... 54
-
xi
5.3.1 Form Master ....................................................................... 57
5.3.2 Form Transaksi .................................................................. 59
5.3.3 Form Laporan ..................................................................... 68
BAB VI PENUTUP ........................................................................................... 72
6.1 Kesimpulan................................................................................... 72
6.2 Saran ............................................................................................. 72
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 73
LAMPIRAN ........................................................................................................... 74
-
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Karyawan ........................................................................................... 34
Tabel 4.2 Jenis Cuti ............................................................................................ 35
Tabel 4.3 Rekrutmen .......................................................................................... 35
Tabel 4.4 Absensi ............................................................................................... 36
Tabel 4.5 Lembur ............................................................................................... 36
Tabel 4.6 Cuti ..................................................................................................... 37
-
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa ................................... 7
Gambar 2.2 Dokumen Flow Rekrutmen ........................................................... 10
Gambar 2.3 Dokumen Flow Absensi Karyawan ............................................... 11
Gambar 2.4 Dokumen Flow Lembur Karyawan ............................................... 12
Gambar 2.5 Dokumen Flow Cuti Karyawan ..................................................... 13
Gambar 2.6 Daftar Hadir Karyawan ................................................................. 14
Gambar 2.7 Daftar Cuti Karyawan.................................................................... 14
Gambar 4.1 Sistem Flow Rekrutmen Karyawan ................................................ 24
Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan .................................................... 25
Gambar 4.3 Sistem Flow Lembur Karyawan .................................................... 26
Gambar 4.4 Sistem Flow Cuti Karyawan .......................................................... 27
Gambar 4.5 Context Diagram ........................................................................... 28
Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output ...................................................... 29
Gambar 4.7 DFD level 0 ................................................................................... 30
Gambar 4.8 DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan .................................... 31
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Absensi Karyawan ....................................... 31
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan ....................................... 32
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan ............................................. 32
Gambar 4.12 Conceptual Data Model ................................................................. 33
Gambar 4.13 Physical Data Model...................................................................... 34
Gambar 4.14 Login.............................................................................................. 38
-
xiv
Gambar 4.15 Menu Utama .................................................................................. 38
Gambar 4.16 Form Master Karyawan ................................................................. 39
Gambar 4.17 Form Master Jenis Cuti ................................................................. 40
Gambar 4.18 Form Absensi Karyawan ............................................................... 41
Gambar 4.19 Form Terbit Lembur ...................................................................... 42
Gambar 4.20 Form Absensi Lembur ................................................................... 43
Gambar 4.21 Form Cuti....................................................................................... 44
Gambar 4.22 Form Rekrutmen Karyawan .......................................................... 44
Gambar 4.23 Laporan Data Karyawan ................................................................ 45
Gambar 4.24 Laporan Data Absensi Karyawan .................................................. 46
Gambar 4.25 Laporan Lembur Karyawan ........................................................... 47
Gambar 4.26 Laporan Cuti Karyawan ................................................................ 48
Gambar 4.27 Laporan Rekrutmen Karyawan ...................................................... 48
Gambar 5.1 Tampilan add or remove program .................................................. 50
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ................................................ 51
Gambar 5.3 Tampilan Select installation Folder ............................................... 52
Gambar 5.4 Tampilan Confirm Installation ...................................................... 53
Gambar 5.5 Tampilan Installation Complete .................................................... 53
Gambar 5.6 Form Utama Aplikasi .................................................................... 54
Gambar 5.7 Tampilan Form Login.................................................................... 55
Gambar 5.8 Pesan error saat user dan password salah ...................................... 55
Gambar 5.9 Menu utama saat user admin ......................................................... 56
Gambar 5.10 Menu utama saat user manajer ...................................................... 56
Gambar 5.11 Sub Menu Master .......................................................................... 57
-
xv
Gambar 5.12 Master Data Karyawan .................................................................. 58
Gambar 5.13 MessageBox Data Tersimpan ........................................................ 58
Gambar 5.14 Master Jenis Cuti ........................................................................... 59
Gambar 5.15 Sub Menu Transaksi ...................................................................... 60
Gambar 5.16 Form Absensi Karyawan ............................................................... 60
Gambar 5.17 MessageBox Data Tersimpan ........................................................ 61
Gambar 5.18 MessageBox Password salah ......................................................... 61
Gambar 5.19 Form Terbit Lembur ...................................................................... 62
Gambar 5.20 Form Absensi Lembur ................................................................... 63
Gambar 5.21 Form Pengajuan Cuti ..................................................................... 64
Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan............................................................. 64
Gambar 5.23 Form Transaksi Persetujuan Cuti .................................................. 65
Gambar 5.24 Form Transaksi Rekrutmen Karyawan .......................................... 66
Gambar 5.25 Form Data Calon Karyawan .......................................................... 67
Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima ........................................... 67
Gambar 5.27 Form Data Karyawan Ditolak ....................................................... 68
Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan ............................................... 69
Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan .......................................... 69
Gambar 5.30 Tampilan Laporan Data Kehadiran Karyawan .............................. 70
Gambar 5.31 Form Tampilan Data Cuti Karyawan ............................................ 71
Gambar 5.32 Tampilan Laporan Rekrutmen Karyawan ..................................... 71
-
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Hasil Wawancara .............................................................................. 74
Lampiran 2. Surat Keterangan Survey .................................................................. 75
Lampiran 3. Laporan Data Karyawan ................................................................... 76
Lampiran 4. Laporan Absensi Karyawan.............................................................. 77
Lampiran 5. Laporan Lembur Karyawan .............................................................. 78
Lampiran 6. Laporan Cuti Karyawan.................................................................... 79
Lampiran 7. Laporan Rekrutmen Karyawan ......................................................... 80
Lampiran 8. Listing Program Login...................................................................... 81
Lampiran 9. Listing Program Master Data Karyawan .......................................... 83
Lampiran 10. Listing Program Master Jenis Cuti ................................................. 88
Lampiran 11. Listing Program Transaksi Absensi ................................................ 90
Lampiran 12 Listing Program Transaksi Lembur ................................................. 93
Lampiran 13. Listing Program Transaksi Cuti ...................................................... 97
Lampiran 14. Listing Program Rekrutmen ......................................................... 100
-
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi kepegawaian merupakan salah satu sistem yang penting
dalam suatu perusahaan yakni dalam hal pendataan karyawan yang meliputi
perekrutan karyawan, absensi karyawan, pengambilan cuti karyawan dan lembur
karyawan. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat
menyebabkan dunia bisnis semakin meningkat dalam membangun atau
mengembangkan sistem informasi yang mendukung dalam proses bisnis tersebut.
Selain itu, persaingan bisnis juga semakin ketat. Sehingga untuk dapat bersaing
dengan sehat, suatu perusahaan harus mendapatkan informasi yang akurat untuk
mendukung kelancaran proses bisnis suatu perusahaan. Informasi yang akurat bisa
didapatkan melalui sistem terkomputerisasi. Manfaat dari perkembangan
teknologi tersebut bisa dirasakan oleh kalangan bisnis maupun non bisnis.
PT Mitra Abadi Wisesa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
dibidang jasa pengiriman barang antar pulau. Bagi PT Mitra Abadi Wisesa,
karyawan merupakan aset penting sebuah perusahaan. Tanpa adanya karyawan,
tidak ada transaksi pengiriman, yang artinya tidak ada keuntungan. Tanpa
keuntungan, perusahaan tidak akan berjalan dengan baik karena terjadi
keterbatasan karyawan. Akibat keterbatasan karyawan, maka sistem kepegawaian
yang dilakukan tidak berjalan dengan lancar karena kurangnya tenaga untuk
-
2
menangani sistem kepegawaian tersebut. Oleh karena itu, diperlukan sebuah
sistem yang bisa mengatur dan mengontrol hak dan kewajiban karyawan secara
tepat, yaitu dalam hal kepegawaian.
Pada PT Mitra Abadi Wisesa sebenarnya telah mempunyai sistem yang
mengatur ini, tetapi masih belum terkomputerisasi dan tidak optimal. Pengolahan
data-datanya bergantung pada lembaran-lembaran kertas sebagai media
penyimpanan data. Media penyimpanan tersebut sudah tidak efektif dan tidak
efisien lagi dari segi biaya, waktu, tenaga, dan jaminan akan kebenaran dan
keutuhan data yang akan diproses. Kuatnya kompetisi di dunia bisnis maupun non
bisnis mendorong PT Mitra Abadi Wisesa untuk memperbaiki sistem yang ada
dalam meningkatkan kualitas SDM menjadi lebih baik.
Dengan adanya sistem informasi penggajian ini tentunya dapat
membantu jalannya perputaran roda bisnis dan berharap sistem ini dapat berjalan
sesuai dengan harapan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka
dapat diperoleh perumusan masalah yaitu bagaimana membuat rancang bangun
sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi dalam pengolahan data dan
menghasilkan laporan yang valid?.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas maka pembatasan masalah
adalah sebagai berikut:
-
3
1. Data karyawan yang digunakan adalah data karyawan dari PT Mitra Abadi
Wisesa Surabaya tahun 2011.
2. Batasan sistem yang ada pada sistem informasi kepegawaian karyawan adalah
sebagai berikut:
a. Sistem perekrutan karyawan
b. Sistem absensi karyawan
c. Sistem pengambilan cuti karyawan
d. Sistem lembur karyawan
3. Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi kepegawaian adalah sebagai
berikut:
a. Informasi data karyawan
b. Informasi perekrutan karyawan
c. Informasi absensi karyawan
d. Informasi lembur karyawan
e. Informasi cuti karyawan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah membuat rancang bangun sistem
informasi kepegawaian yang mampu mengolah data-data karyawan, mulai dari
absensi karyawan, lembur karyawan, cuti karyawan dan rekrutmen karyawan yang
valid.
1.5 Manfaat
Sistem informasi ini memiliki beberapa manfaat terkait proses yang
dilaksanakan adalah sebagai berikut:
-
4
1. Manajer
Manfaat sistem informasi kepegawaian pada manajer adalah dapat
mengetahui laporan data karyawan, absensi, lembur, cuti dan rekrutmen
karyawan dengan mudah, tepat dan akurat.
2. HRD
Manfaat sistem informasi kepegawaian bagi HRD adalah dapat
memudahkan dalam mengolah data-data karyawan menjadi sebuah
informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
3. Karyawan
Manfaat sistem informasi kepegawaian pada karyawan adalah dapat
memudahkan karyawan dalam melakukan transaksi dengan cepat dan tepat
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada proyek ini dapat memberikan gambaran
menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan
laporan rancang bangun sistem informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi
Wisesa adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang sedangkan
inti dari permasalahan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan
masalah menjelasakan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat supaya tidak
keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari
hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.
Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum PT Mitra
Abadi Wisesa yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti keadaan,
-
5
kondisi, situasi dan hal-hal lain yang berkaitan dengan perusahaan tersebut,
seperti sejarah berdirinya, dan struktur organisasi perusahaan.
Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori singkat yang
berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini, yang meliputi sistem pengolahan
data, analisa, perancangan sistem informasi dan sistem komputer, dan teori-teori
penunjang lainnya yang berkaitan dengan sistem tersebut.
Bab keempat analisa dan desain sistem membahas tentang prosedur dan
langkah-langkah sistematis menyelesaikan proyek ini. Bab ini juga berisi tentang
System Flow, Context Diagram, Struktur File, dan Desain Input/Output.
Bab kelima implementasi dan pembahasan memebahas tentang sistem
yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware
maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini.
Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan dari
bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran-saran yang bisa diterapkan
untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.
-
6
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa
PT. Mitra Abadi Wisesa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
dibidang jasa pengiriman barang antar pulau melalui jalur laut. Berdiri sejak 17
November 2005 dengan direktur utamanya yaitu Bapak Heri Kristanto. Jasa
pengiriman barang ini terletak di jalan Kalimas Baru Pos III Kanan No.138
Surabaya.
PT. Mitra Abadi Wisesa pada awalnya hanya mengirimkan barang ke
Pulau Sulawesi yaitu tepatnya ke Kota Donggala dan Kota Palu dengan hanya
memiliki 2 kapal yang terbuat dari kayu. Apabila pesanan pengiriman melebihi
kapasitas kapal, maka PT Mitra Abadi Wisesa akan mengirimkan barang dengan
cara menyewa kapal dari perusahaan yang bergerak dibidang yang sama untuk
mengirimnya. Tetapi dengan bertambahnya pemasukan kas perusahaan PT Mitra
Abadi Wisesa menambah 4 kapal yang terbuat dari besi yang berguna untuk
memberikan pelayanan yang terbaik untuk konsumennya.
2.2 Bidang Usaha
Bidang usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini adalah jasa pengiriman
barang ke Provinsi Sulawesi Tengah yaitu ke daerah Donggala dan Palu.
-
7
2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa
Komisaris Perusahaan
Direktur
Sekretaris
Kabag KeuanganKabag
Pengadaan Barang
Kabag UmumKabag Administrasi
Kabag Personalia
Bagian Gudang Bagian Kapal Bagian Buruh
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa
2.4 Pembagian Tugas
Dalam tiap instansi, diperlukan keseimbangan dalam melakukan suatu
pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada
di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini
adalah deskripsi pembagian tugas tiap-tiap bagian :
1. Komisaris Perusahaan
Mengawasi jalannya proses pengiriman barang dan mengawasi kinerja
direktur.
2. Direktur
Memimpin seluruh bagian dan pegawai serta mengawasi jalannya proses
pengiriman barang. Selain itu, Direktur adlah orang pertama yang paling
bertanggung jawab terhadap suksesnya proses pengiriman barang.
-
8
3. Sekretaris
Membantu kinerja direktur dan mengurusi proses sesuai bidang yang
ditentukan.
4. Kepala Bagian Administrasi
Bertanggung jawab atas proses administrasi dan surat menyurat yang
dilakukan oleh perusahaan.
5. Kepala Bagian HRD
Bertanggung jawab atas proses kepegawaian yang dilakukan perusahaan.
6. Kepala Bagian Keuangan
Bertanggung jawab atas proses keuangan yang dilakukan perusahaan.
7. Kepala Bagian Pengadaan Barang
Bertugas untuk memeriksa barang yang dibutuhkan dalam proses
pengiriman barang.
8. Kepala Bagian Umum
Bertugas memimpin dan mengatur tugas dari bagian gudang, kapal, dan
buruh.
Pada bagian umum meliputi:
a. Bagian Gudang
Bertugas menerima dan mengatur barang masuk dari kepala bagian
umum.
b. Bagian Kapal
Bertugas mengatur barang yang masuk kapal.
c. Bagian Buruh
Bertugas membantu proses bongkar muat di kapal maupun pada gudang.
-
9
2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada PT Mitra Abadi
Wisesa dapat dibuat suatu analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:
2.5.1 Dokumen Flow Rekrutmen Karyawan
Gambar 2.2 adalah dokumen flow proses rekrutmen karyawan baru pada
PT Mitra Abadi Wisesa.
Proses rekrutmen karyawan dimulai dari calon karyawan yang
menyerahkan data dirinya ke bagian HRD. Bagian HRD akan melakukan
pengecekan kriteria, apabila sesuai dengan kriteria maka HRD akan membuat
informasi penerimaan rangkap dua yang akan diberikan kepada karyawan dan
sebagai arsip oleh HRD. Apabila tidak sesuai dengan kriteria bagian HRD
membuat informasi penolakan calon karyawan rangkap dua, satu diberikan
kepada karyawan dan satu sebagai arsip. Informasi penerimaan dan penolakan
calon karyawan akan dicatat oleh bagian HRD sebagai laporan rekrutmen
karyawan yang dibuat rangkap dua, dimana rangkap kesatu sebagai arsip dan
rangkap kedua diberikan kepada manajer. Data calon karyawan yang dinyatakan
diterima akan dicatat ke dalam laporan data karyawan.
-
10
Gambar 2.2 Dokumen Flow Rekrutmen
2.5.2 Dokumen Flow Absensi Karyawan
Gambar 2.3 adalah dokumen flow absensi karyawan pada PT Mitra
Abadi Wisesa.
Proses absensi karyawan dimulai dari karyawan yang mengisi form
absensi yang dibuat oleh bagian HRD, sebelum karyawan mulai bekerja. Form
absensi yang sudah diisi karyawan akan direkap oleh bagian HRD dan dibuat
sebagai lapran absensi karyawan yang dibuat rangkap dua, satu sebagai arsip dan
diberikan kepada manajer.
-
11
Gambar 2.3 Dokumen Flow Absensi Karyawan
2.5.3 Dokuemen Flow Lembur Karyawan
Gambar 2.4 adalah dokumen flow lembur karyawan pada PT Mitra
Abadi Wisesa.
Proses lembur dimulai dari HRD membuat surat perintah lembur dan
diberikan kepada karyawan. Selanjutnya karyawan akan mengerjakan kerja
lembur tersebut, setelah selesai HRD akan membuat laporan kerja lembur
karyawan yang dibuat rangkap dua, satu sebagai arsip dan satu diberikan kepada
manajer.
-
12
Gambar 2.4 Dokumen Flow Lembur Karyawan
2.5.4 Dokumen Flow Cuti Karyawan
Gambar 2.5 adalah dokumen flow cuti karyawan pada PT Mitra Abadi
Wisesa.
Proses cuti karyawan dimulai dari karyawan membuat surat pengajuan
cuti karyawan yang diberikan kepada bagian HRD. Bagian HRD akan membuat
data pengajuan cuti karyawan yang kemuadian akan diserhkan kepada manajer
sebagai persetujuan surat pengajuan cuti tersebut. Manajer akan melakukan cek
kesesuaian cuti, apabila sesuai maka akan disetujui dan apabila tidak sesuai maka
akan ditolak. Data cuti yang disetujui akan dicatat oleh bagian HRD dan dibuat
sebagai laporan cuti karyawan. Laporan cuti karyawan dibuat rangkap dua
diberikan satu kepada manajer dan satu sebagai arsip.
-
13
Gambar 2.5 Dokumen Flow Cuti Karyawan
2.6 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT Mitra Abadi Wisesa
Surabaya terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani
proses yang ada pada PT Mitra Abadi Wisesa Surabaya. Dokumen input output
yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:
A. Daftar Hadir Karyawan
Gambar 2.6 adalah dokuemen daftar hadir karyawan pada PT Mitra
Abadi Wisesa.
-
14
Daftar hadir karyawan digunakan oleh PT Mitra Abadi Wisesa untuk
melakukan proses absensi. Pada dokumen tersebut karyawan hanya menulis nama
dan tanda tangan saat melakukan absensi.
No.
DAFTAR HADIR KARYAWAN
1.
2.
3.
4.
Nama
Susmiyati
Ruthiyani
Joko
Suraji
TTD
1.
2.
3.
4.
5. Hariyani 5.
Tanggal : 30 Januari 2012
4. Suratman 6.
5. Lilik Wahyuni 7.
Gambar 2.6 Daftar Hadir Karyawan
B. Daftar Cuti Karyawan
Gambar 2.7 adalah dokumen data karyawan pada PT Mitra Abadi
Wisesa.
Daftar cuti karyawan digunakan untuk mencatat daftar karyawan yang
mengambil cuti pada PT Mitra Abadi Wisesa.
No. Nama Jenis Cuti Tgl_Mulai Tanggal_SelesaiTanggal
1. Arif Setyawan Naik Haji 19/06/2012 19/09/201212 Juni 2012
2. Tegar Muharyana Putra Hajatan 14/06/2012 19/06/201212 Juni 2012
Data Cuti Karyawan
Gambar 2.7 Daftar Cuti Karyawan
-
15
BAB III
LANDASAN TEORI
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara
sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan
teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada landasan teori yang membahas
tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan manajemen
keorganisasian yang memfokuskan diri pada unsur Sumber Daya Manusia,
dimana tugas dari MSDM adalah mengelola unsur manusia secara baik agar
didapatkan tenaga kerja yang puas akan pekerjaannya. Tugas dari MSDM
dikelompokkan atas tiga fungsi, yaitu(Husein Umar,2002:3):
1. Fungsi Manajerial:
a. Perencanaan
b. Pengoorganisasian
c. Pengarahan
d. Pengendalian
2. Fungsi Operasional
a. Pengadaan
b. Pengembangan
c. Kompensasi
d. Pengintegrasia
-
16
e. Pemeliharaan
f. Pemutusan Tenaga Kerja
3. Kedudukan MSDM dalam mencapai tujuan organisasi perusahaan secara
terpadu.
Menurut Henry Simamora (2004:4) MSDM adalah pendayagunaan,
pengembangan, penelitian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu
anggota organisasi atau kelompok karyawan.
3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Flippo (1993:5-7), fungsi dari Manajemen Personalia meliputi:
1. Fungsi Managerial yang meliputi:
a. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berarti menentukan program personalia yang akan
mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
b. Organization (Pengorganisasian)
Pengorganisasian berarti menentukan pembagian tugas diantara seluruh
pegawai yang ada agar termotivasi dalam bekerja.
c. Directing (Pengarahan)
Pengarahan berarti memberikan pengarahan dan bimbingan kepada
pegawai yang ada agar termotivasi dalam bekerja.
d. Controlling (Pengendalian)
Fungsi ini berhubungan dengan pengendalian, pengawasan, dan
pengontrolan aktivitas-aktivitas pegawai agar sesuai dengan yang
diharapkan oleh perusahaan.
-
17
2. Fungsi Operasional yang meliputi:
a. Procurement (Pengadaan)
Yang dimaksud denga pengadaan di sini adalah upaya untuk mendapatkan
jenis dan jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan agar
sasaran organisasi dapat tercapai. Hal ini terutama yang bersangkutan
dengan masalah penentuan kebutuhan tenaga kerja, penarikan, seleksi,
orientasi, dan penempatan.
b. Development (Pengembangan)
Sesudah orang-orang diperoleh, mereka biasanya telah mempunyai
kecakapan dan keterampilan dasar tertentu. Para karyawan baru tersebut
sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang dibutuhkan
organisasi dan mempunyai pengalaman, akan tetapi tidak jarang pula
karyawan yang baru diterima tersebut tidak mempunyai kemampuan yang
memadai untuk melaksanakan tugas-tugas dalam pekerjaan mereka.
Bahkan hal ini mungkin pula terjadi pada karyawan-karyawan yang sudah
berpengalama. Oleh jarena itu mereka harus dikembangkan sampai pada
tingkat-tingkat tertentu. Pengembangan merupakan peningkatan
keterampilan melalui pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
prestasi kerja karyawan. Fungsi ini merupakan suatu kegiatan yang amat
penting dan akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi,
dan tugas manager yang semakin rumit.
-
18
c. Compensation (Kompensasi)
Fungsi ini dirumuskan sebagai pemberian balas jasa atau imbalan yang
memadai dan layak kepada karyawan dengan kontribusi yang telah
mereka berikan pada perusahaan.
d. Integration (Integrasi)
Fungsi ini mengintegrasikan karyawan baru dalam lingkungan yang
relative baru. Integrasi ini merupakan suatu usaha untuk menyelaraskan
bernagai kepentingan individu, kepentingan perusahaan, dan kepentingan
masyarakat.
e. Maintenance (Pemeliharaan)
Karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan harus dipertahankan agar
aktivitas perusahaan dapat terus berlangsung. Untuk itu manajer harus
memeprhatikan perilkau karyawannya serta lingkungan tempat kerjanya.
f. Separation (Pemutusan Hubungan Kerja)
Fungsi ini merupakan pemutusan hubungan kerja dan mengembalikan
orang-orang tersebut ke dalam masyarakat. Organisasi harus melaksanakan
fungsi ini berdasarkan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan,
sehingga karyawan merasa mendapat perlakuan yang baik setelah mereka
mengabdi kepada perusahaan.
Pelaksanaan fungsi managerial maupun fungsi operasional pada dasarnya
diarahkan agar disatu pihak kebutuhan dan kepuasan karyawan dapat dipenuhi
dan dilain pihak tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
-
19
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.3.1 Sistem
Menurut Herlambang (2005:116), definisi dari sistem dapat dibagi
menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara
komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai
sekumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan-tujuan tertentu.
Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari
komponen-komponen yang saling berkaitan mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu
sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka yaitu sistem yang dihubungkan
dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali.
Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan
pada lingkungan sekitarnya
3.3.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang (2005:121), data adalah kejadian-kejadian atau
fakta-fakta yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih
belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk bisa mempunyai arti, data harus
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil dari
pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Informasi adalah data yang
telah diolah dan memiliki bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data
sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
-
20
3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (1999:26) Sistem Informasi itu sendiri adalah suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan meyediakan pihak luar terkait dengan leporan-laporan yang
diperlukan.
Analisis sistem didefinisakan sebagai penguraian dari sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahn, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan meyebabkan juga
kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah dasar melakukan analisa sistem:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisa sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
.
-
21
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini dibutuhkan analisa
dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut
diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Kepegawaian
pada PT Mitra Abadi Wisesa yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis
yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan
perencanaan yang baik. Analisis merupakan langkah untuk menganalisis
permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan.
Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk
menyajikan sebuah nformasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisa Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan-
permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis
ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem
meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan
lingkungan operasi.
Aplikasi Kepegawaian ini merupakan aplikasi yang menangani seluruh
transaksi karyawan mulai dari rekrutmen karyawan baru, absensi, lembur
karyawan dan cuti karyawan.Aplikasi ini juga mampu memberikan laporan-
laporan yang valid terhadap user baik karyawan maupun administrasi.
-
22
4.1.1 Identifikasi Masalah
Secara garis besar permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini
adalah sebagai berikut:
Semua proses yang berhubungan dengan kepegawaian masih dilakukan
secara manual sehingga kebutuhan user terutama pelaporan sangat sulit
didapatkan dengan cepat dan tepat karena data yang diperlukan masih berupa
dokumen yang terarsip.
Solusi untuk permasalahan-permasalahan di atas adalah sebagai berikut:
Supaya dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan oleh user maka dibutuhkan
suatu aplikasi yang dapat mengolah data-data secara tepat dan terintegrasi dengan
baik serta mampu mengolah data menjadi laporan-laporan yang diperlukan oleh
user.
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi
Pengembangan dari aplikasi ini harus dapat :
a. Mengolah data karyawan terutama rekrutmen karyawan, absensi, lembur, dan
cuti karyawan
b. Mengolah data yang dibutuhkan oleh user.
c. Menampilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh user.
4.1.3 Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan,
dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :
-
23
a. Sistem Operasi Windows
Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP,
Vista, MYSQL.
b. SQL Server 2005
MY SQL digunakan karena cocok dengan pemrograman Vb.Net 2005
4.2 Desain Sistem
Desain sistem ini meliputi sistem flow, context diagram, HIPO, DFD
(Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database.
4.2.1 Sistem Flow
Dalam sistem informasi kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa ini terdapat
4 sistem flow yaitu proses rekrutmen karyawan, proses absensi karyawan, proses lembur
karyawan, dan proses cuti karyawan. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan
pada uraian berikut ini.
A. Sistem Flow Rekrutmen Karyawan Gambar 4.1 adalah sistem flow rekrutmen karyawan dari sistem informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Sistem flow proses rekrutmen karyawan dimulai dari calon karyawan
memberikan data diri kepada bagian HRD. Bagian HRD akan menyimpan data calon
karyawan pada tabel rekrutmen karyawan, dan selanjtnya melakukan pengecekan
kriteria calon karyawan. Jika calon karyawan sesuai dengan kriteria yang diharapkan
leh perusahaan maka calon karyawan tersebut diterima, jika tidak akan ditolak.
Informasi diterima dan ditolak dibuat oleh HRD yang selanjutnya diberikan kepada
calon karyawan. Setelah itu, bagian HRD membuat laporan perekrutan karyawan yang
-
24
dibuat rangkap dua, satu diberikan kepada manajer dan satu sebagai arsip bagian
HRD.
Gambar 4.1 Sistem Flow Rekrutmen Karyawan
B. Sistem Flow Absensi Karyawan
Gambar 4.2 adalah sistem flow absensi karyawan dari sistem informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Sistem flow proses absensi karyawan dimulai saat karyawan hadir dan
sebelum pulang. Pada form absensi karyawan menginputkan id karyawan dan
password, jika id karyawan dan password sesuai maka data kehadiran karyawan
-
25
akan tersimpan dalam tabel absensi karyawan, apabila tidak sesuai maka
karyawan akan menginputkan lagi id karyawan dan password.
Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan
C. Sistem Flow Lembur Karyawan
Gambar 4.3 adalah sistem flow lembur karyawan dari sistem informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Sistem flow proses lembur karyawan dimulai dari HRD menerbitkan
surat lembur karyawan dengan melihat data absensi karyawan. Setelah menetukan
karyawan yang melakukan kerja lembur, HRD akan mencetak data karyawan
yang melakukan kerja lembur dan diberikan kepada karyawan. Selanjutnya
karyawan yang mendapatkan tugas lembur akan melakukan absensi lembur
dengan menginputkan id karyawan dan password. Apabila id karyawan dan
password sesuai data kehadiran kerja lembur karyawan akan tersimpan pada tabel
-
26
lembur karyawan dan apabila id karyawan dan password karyawan tidak sesuai
maka karyawan harus melakukan absensi lembur lagi. Selanjutnya bagian HRD
akan membuat laporan kerja lembur karyawan yang dibuat rangkap dua, satu
diberikan kepada manajer dan satu sebagai arsip oleh bagian HRD.
Gambar 4.3 Sistem Flow Lembur Karyawan
D. Sistem Flow Cuti Karyawan
Gambar 4.4 adalah sistem flw cuti karyawan dari sistem informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
-
27
Sistem flow proses cuti dimulai dari HRD menginputkan data pengajuan
cuti karyawan. Persetujuan pengajuan cuti dilakukan oleh manajer, apabila
disetujui bagian HRD akan membuatkan surat cuti yang telah disetujui oleh
manajer dan diberikan kepada karyawan. Selanjutnya, bagian HRD akan update
data karyawan dan membuat laporan cuti karyawan yang dibuat rangkap dua, satu
diberikan kepada manajer dan satu disimpan oleh bagian HRD sebagai arsip.
Gambar 4.4 Sistem Flow Cuti Karyawan
-
28
4.2.2 Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metododlogi
pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Gambar 4.5 adalah context diagram dari sistem informasi kepegawaian
pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Context diagram tersebut menggambarkan proses-proses secara umum
yang terjadi pada sistem informasi kepegawaian. Pada context diagram tersebut,
juga terlihat bahwa sistem informasi Kepegawaian melibatkan empat entity, yaitu
calon karyawan, karyawan, HRD, dan Manajer.
data jenis cuti
data karyawanabsen lembur
laporan cuti
surat cuti disetujuidata pengajuan cuti
Laporan Kerja Lembur
surat lembur
Laporan Absensi
absen karyawan
laporan perekrutan
dokumen informasi perekrutan
data calon karyawan
0
Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa
+
HRD Karyawan
Calon Karyawan Manajer
Gambar 4.5 Context Diagram
-
29
B. Hierarchy Input Proses Output
Gambar 4.6 adalah Hierarchy Input Output dari sistem informasi
Kepegawaian pada Pt Mitra Abadi Wisesa. Fungsi dari Hierarchy Input Output
adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Setiap proses
terdapat sub proses yang merupakan turunan dari proses. Untuk lebih jelasnya
ditunjukkan gambar.
2
Perekrutan Karyawan
3
Absensi Karyawan
4
Lembur Karyawan
5
Cuti Karyawan
2.1
Proses Rekrutmen
2.2
Simpan Data Karyawan Diterima
4.1
Menerbitkan Surat Lembur
5.1
Proses Pengajuan Cuti
1
Maintenance Master
1.1
Master Karyawan
1.2
Master Jenis Cuti
3.1
Proses Absensi
4.2
Proses Absensi Lembur
5.2
Update data karyawan
6
Laporan
6.1
Laporan Perekrutan Karyawan
6.2
Laporan Absensi Karyawan
6.3
Laporan Lembur Karyawan
6.4
Laporan Perekrutan Karyawan
0
Sistem Informasi Kepegawaian
Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output
C. DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian
Gambar 4.7 adalah DFD level 0 dari sistem informasi Kepegawaian pada
PT Mitra Abadi Wisesa. Pada DFD level 0 ini menjelaskan proses yang terjadi di
dalam sistem informasi kepegawaian secara lebih detil dibandingkan dengan
context diagram. Proses tersebut dimulai dari perekrutan karyawan baru , absensi
karyawan, lembur karyawan, dan cuti karyawan. Pada DFD ini terdapat 6 tabel
yaitu tabel karyawan, tabel jenis cuti, tabel perekrutan karyawan, tabel lembur,
tabel cuti.
-
30
dt absensi lkrywn
dt cuti krywn
dt lembur karywn
dt absensi karyawan
[laporan cuti]
[Laporan Kerja Lembur]
[Laporan Absensi]
[laporan perekrutan]
dt rekrutmen
dt karyawan
dt jnis cuti
dt karywn
dt krywn
dt karyawan
data cuti
data absensi lembur
data absensi
data rekrutmen
[surat cuti disetujui]
[data pengajuan cuti]
[surat lembur]
[absen lembur]
[absen karyawan]
[dokumen informasi perekrutan][data calon karyawan]
[data karyawan]
[data jenis cuti]data jenis cuti
data karyawan
Calon Karyawan
Calon Karyawan
Manajer
Karyawan
Manajer
Karyawan
Manajer
HRDKaryawan
Manajer
Karyawan
1
Master
+
1 karyawanKaryawan
HRD
2 jenis cuti
2
Transaksi Rekrutmen
+
3
Transaksi Absensi
+
4
Transaksi Lembur
+
5
Transaksi Cuti
+
6
Laporan
+
3Perekrutan Karyawan
4Absensi
Karyawan
5 Lembur
6 Cuti Karyawan
Gambar 4.7 DFD level 0
D. DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan
Gambar 4.8 adalah DFD level 1 proses rekrutmen karyawan. DFD level 1
ini adalah pengembangan dari proses rekrutmen karywan yang ada pada level 0.
-
31
Pada DFD ini terdapat dua database yaitu perekrutan karyawan dan karyawan.
dt rekrut karyawan
[dt karyawan]
[dokumen informasi perekrutan]
[data rekrutmen]
[data calon karyawan]
Calon Karyawan
Calon Karyawan
3Perekrutan Karyawan
1 karyawan
2.1
Proses Rekrutmen Karyawan
2.2
Simpan Data Karyawan Diterima
Gambar 4.8 DFD level 1 Proses Rekrutmen Karyawan
E. DFD Level 1Proses Absensi Karyawan
Gambar 4.9 adalah DFD level 1 Proses Absensi Karyawan. DFD level 1
ini adalah pengembangan dari proses absensi yang ada pada level 0. Pada DFD ini
juga terdapat dua database yaitu karyawan dan absensi.
[data absensi]
[dt krywn]
[absen karyawan]Karyawan
4 Absensi Karyawan
1 karyawan
3.1
Proses Absensi Karyawan
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Absensi Karyawan
F. DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan
Gambar 4.10 adalah DFD level 1 proses lembur karyawan. DFD level ini
adalah pengembangan dari proses Lembur yang ada pada level 0. Pada DFD ini
terdapat dua database yaitu karyawan dan lembur.
-
32
[absen lembur]
[data absensi lembur]
[dt karywn]
[surat lembur][dt absensi lkrywn]
Karyawan
Karyawan
5 Lembur
1 karyawan
4.1
Menerbitkan Surat Lembur
4Absensi
Karyawan
4.2
Proses Absensi Lembur
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Lembur Karyawan
G. DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan
Gambar 4.11 adalah DFD level 1 proses cuti karyawan. DFD level 1 ini
adalah pengembangan dari proses cuti yang ada pada level 0. Pada DFD ini
terdapat tiga database yaitu karyawan, jenis cuti, dan cuti.
dt cuti
[dt karyawan]
[surat cuti disetujui]
[data cuti]
[dt jnis cuti]
[data pengajuan cuti]HRD
Karyawan
6 Cuti Karyawan
2 jenis cuti
1 karyawan
5.1
Proses Pengajuan Cuti
5.2
Update Data Karyawan
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Cuti Karyawan
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan data dari tabel
satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity Relationship (ERD) dari Sistem
Informasi Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
-
33
A. Conceptual Data Model
Gambar 4.12 adalah conceptual data model dari Sistem Informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
memiliki
mempunyai
mendaftar
mengambil
melakukan
memasukkan
karyawanid_karyawannamajenis_kelamintempat_lahirtanggal_lahiragamaalamatstatus_nikahtlpteleponpendidikanmulai_kerjastatus_kerjajabatanbagianpassword
jenis cutiid_jenis_cutinama_cutilama_cuti
Perekrutan Karyawanid_calon_karyawannamatempat_lahirtanggal_lahiralamattlpagamapendidikan
Absensi Karyawanid_absensijam_masukjam_pulangtanggalstatus
Lemburid_lemburjam_mulaijam_selesailama_kerjatanggal
Cuti Karyawanid_cutinamajenis_cutitanggal_mulai_cutitanggal_selesai_cutilama_cutistatustanggal
Gambar 4.12 Conceptual Data Model
B. Physical Data Model
Gambar 4.13 adalah physical data model dari Sistem Informasi
Kepegawaian pada PT Mitra Abadi Wisesa.
-
34
ID_LEMBUR = ID_LEMBUR
ID_JENIS_CUT I = ID_JE NIS_CUTI
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
KARYAWANID_KARYAWAN varchar(50)NAMA varchar(100)JENIS_KELAMIN varchar(50)TEMPAT_LAHIR varchar(50)TANGGAL_LAHIR varchar(50)AGAMA varchar(50)ALAMAT varchar(50)STATUS_NIKAH varchar(50)TLP varchar(50)TELEPON varchar(50)PENDIDIKAN varchar(50)MULAI_KERJA varchar(50)STATUS_KERJA varchar(50)JABATAN varchar(50)BAGIAN varchar(50)PASSWORD varchar(50)
JENIS_CUTIID_JE NIS_CUTI varchar(50)NAMA_CUTI varchar(50)LAMA_CUTI varchar(50)
PEREKRUTAN_KARYAWANID_CALON_KARYAWAN varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)NAMA varchar(100)TEMPAT_LAHIR varchar(50)TANGGAL_LAHIR varchar(50)ALAMAT varchar(50)TLP varchar(50)AGAMA varchar(50)PENDIDIKAN varchar(50)
ABSENSI_KARYAWANID_ABSENSI varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)ID_LEMBUR varchar(50)JA M_MASUK varchar(50)JAM_PULANG varchar(50)TANGGAL varchar(50)STATUS varchar(50)
LEMBURID_LEMBUR varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)JA M_MULAI varchar(50)JAM_SELESAI varchar(50)LAMA_KERJA varchar(50)TANGGAL varchar(50)
CUTI_KARYAWANID_CUTI varchar(50)ID_KARYAWAN varchar(50)ID_JE NIS_CUTI varchar(50)NAMA varchar(100)JENIS_CUTI varchar(50)TANGGAL_MULAI_CUTI varchar(50)TANGGAL_SELESAI_CUTI varchar(50)LAMA_CUTI varchar(50)STATUS varchar(50)TANGGAL varchar(50)
Gambar 4.13 Physical Data Model
4.2.4 Struktur Tabel
Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian
berikut:
A. Tabel Karyawan
Primary Key : Id Karyawan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 4.1 Karyawan
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_karyawan Varchar(11) Primary Key 2. Nama Varchar(255) 3. Jenis_Kelamin Varchar(255) 4. Tempat_Lahir Varchar(255) 5. Alamat Varchar(255)
-
35
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 6. Kota Varchar(255) 7. Telepon Varchar(255) 8. Pendidikan Varchar(255) 9. Status_nikah Varchar(255) 10. Agama Varchar(255) 11. Status_kerja Varchar(255) 12. Jabatan Varchar(255) 13. Bagian Varchar(255) 14. Mulai_kerja Varchar(255) 15. Password Varchar(255)
B. Tabel Jenis Cuti
Primary Key : Id_jenis_cuti
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jenis cuti
Tabel 4.2 Jenis Cuti
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_jenis_cuti Varchar(11) Primary Key 2. Jenis_cuti Varchar(255) 3. Lama Varchar(255)
C. Tabel Rekrutmen
Primary Key : Id_calon_karyawan
Foreign Key : Id_karyawan
Fungsi : Menyimpan data rekrutmen karyawan baru
Tabel 4.3 Rekrutmen
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_calon_karyawan Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Foreign Key 3. tanggal Varchar(255) 4. nama Varchar(25) 5. Tempat_Lahir Varchar(255) 6. Tanggal_lahir Varchar(25)
-
36
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 7. Jenis_kelamin Varchar(255) 8. Alamat Varchar(25) 9. Telepon Varchar(255) 10. Agama Varchar(25) 11. Pendidikan Varchar(255) 12. Status Varchar(25)
D. Tabel Absensi
Primary Key : Id_absensi
Foreign Key : Id_karyawan
Fungsi : Menyimpan data absensi karyawan
Tabel 4.4 Absensi
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_absensi Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Foreign Key 3. Nama Varchar(255) 4. Tanggal Varchar(255) 5. Jam_masuk Varchar(255) 6. Jam_pulang Varchar(255) 7. Status Varchar(255)
E. Tabel Lembur
Primary Key : Id_lembur
Foreign Key : Id_karyawan
Fungsi : Menyimpan data lembur karyawan
Tabel 4.5 Lembur
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_lembur Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(11) Freign Key 3. Nama Varchar(255) 4. Tanggal Varchar(255) 5. Jam_mulai Varchar(255)
-
37
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 6. Jam_selesai Varchar(255) 7.. Lama_kerja Varchar(255)
F. Tabel Cuti
Primary Key : Id_cuti
Foreign Key : Id_karyawan
Fungsi : Menyimpan data cuti karyawan
Tabel 4.6 Cuti
No. Nama Kolom Data Type Keterangan 1. Id_cuti Varchar(11) Primary Key 2. Id_karyawan Varchar(255) Foreign Key 3. Tanggal Varchar(255) 4. Nama Varchar(255) 5. Jenis_cuti Varchar(255) 6. Lama Varchar(255) 7. Tanggal_mulai Varchar(255) 8. Tanggal_selesai Varchar(255) 9. Status Varchar(255)
4.2.5 Desain Input/Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah
aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang
bagaimana sistem ini nantinya dibuat.
A. Desain Input
Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari
tampilan dari suatu program.
-
38
Pada Gambar 4.14 Login digunakan oleh user ketika ingin mengakses
aplikasi. Pada form tersebut terdapat 2 textbox yaitu texbox username dan
password .
Pada Gambar 4.15 merupakan gambar desain untuk menu. Menu
digunakan agar user dapat mengakses form-form program yang diinginkan. Menu
yang ada sesuai dengan hak akses user yang telah ditentukan saat login.
Gambar 4.14 Login
Gambar 4.15 Menu Utama
Gambar 4.16 merupakan gambar desain input Master Karyawan. Form
ini digunakan untuk menambah dan mengubah data karyawan, terdapat 7 tombo
yang digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan untuk menambah data
-
39
karyawan, penambahan data ini langsung tersimpan ke dalam database, tombol
baru digunakan untuk memulai user menambah data, tombol ubah digunakan
untuk mengubah data karyawan apabila ada perubahan data karyawan, tombol cari
foto digunakan untuk mencari foto karyawan sesuai dengan data data karyawan
tersebut, tombol simpan foto digunakan untuk menyimpan foto karyawan
berdasarkan Id Karyawan, tombol tampil foto digunakan untuk menampilkan foto
karyawan, tombol keluar digunakan untuk user keluar dari form master karyawan.
Gambar 4.16 Form Master Karyawan
Gambar 4.17 merupakan gambar desain input Master Jenis Cuti. Form ini
digunakan untuk menambah dan mengubah data jenis cuti, terdapat 4 tombol yang
digunakan dalam form ini. Tombol simpan digunakan untuk menambah data jenis
-
40
cuti karyawan yang langsung tersimpan ke dalam database, tombol ubah
digunakan untuk mengubah data jenis cuti karyawan, tombol hapus digunakan
untuk menghapus data jenis cuti, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form
master jenis cuti.
Gambar 4.17 Form Master Jenis Cuti
Gambar 4.18 merupakan gambar desain input untuk absensi karyawan.
Form ini digunakan untuk input data kehadiran karyawan, dilakukan saat sebelum
dan sesudah melakukan . Di dalam form absensi ini tidak terdapat tombol apapun
-
41
karena menggunakan enter. Enter digunakan setelah password dimasukkan, user
akan menekan enter dan akan menyimpan data absensi karyawan tersebut.
Gambar 4.18 Form Absensi Karyawan
Gambar 4.19 merupakan desain input terbit lembur. Form ini digunakan
untuk menerbitkan perintah lembur kepada karyawan yang mendapat tugas kerja
lembur. Terdapat 2 tombol pada form ini yaitu tombol tampung dan cetak data
lembur. Tombol tampung digunakan untuk menampung data karyawan yang
dipilih dan tombol cetak data lembur digunakan untuk mencetak data lembur
karyawan. Pada form terbit lembur terdapat gridview data kehadiran karyawan
yang digunakan untuk melihat data kehadiran karyawan yang akan diberikan
-
42
tugas untuk lembur dan listview yang digunakan untuk menampung data
karyawan yang diberikan tugas untuk kerja lembur.
Gambar 4.19 Form Terbit Lembur
Pada Gambar 4.20 merupakan gambar desain input untuk absensi lembur
karyawan yang mendapat tugas untuk kerja lembur. Form ini digunakan untuk
input absensi lembur karyawan, dilakukan saat sebelum dan sesudah melakukan
kerja lembur. Sama dengan form absensi, pada form lembur ini tidak terdapat
-
43
tombol tetapi menggunakan enter. Pada form lembur dapat diketahui lama kerja
lembur karyawan.
Gambar 4.20 Form Absensi Lembur
Gambar 4.21 merupakan gambar desain input cuti karyawan. Form ini
digunakan untuk menginputkan data pengajuan cuti karyawan, terdapat 3 tombol
dalam form ini, yaitu tombol simpan, tombol batal, dan tombol keluar. Tombol
simpan digunakan untuk menyimpan data karyawan yang mengajukan cuti, secara
otomatis data ini akan tersimpan di dalam database, tombol batal digunakan untuk
memebersihkan form dan untuk tombol keluardigunakan untuk keluar dari form
cuti.
-
44
Gambar 4.21 Form Cuti
Gambar 4.22 merupakan gambar desain form rekrutmen karyawan. Form
ini digunakan untuk meninputkan data calon karyawan yang melamar, terdapat 3
tombol yaitu tombol simpan, tombol batal, dan tombol keluar. Tombol simpan
digunakan untuk menyimpan data calon karyawan pada database, tombol batal
digunakan untuk membatalkan inputan, dan tombol keluar digunakan untuk keluar
dari form rekrutmen.
Gambar 4.22 Form Rekrutmen Karyawan
-
45
B. Desain Output
Pada Gambar 4.23 merupakan gambar desain output Laporan Data
Karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data pegawai yang telah
tersimpan di dalam database, terdapat 2 tombol dalam form ini yaitu tombol
tampil digunakan untuk menampilkan data karyawan sesuai dengan yang dipilih
oleh user, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.
Gambar 4.23 Laporan Data Karyawan
Pada Gambar 4.24 merupakan gambar desain output laporan data absensi
karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data absensi harian karyawan
dan dapat menampilkan data absensi karayawan perbulan. Terdapat 2 tombol
dalam form ini, tombol tampil digunakan untuk menampilkan data absensi sesuai
dengan inputan user, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.
-
46
Gambar 4.24 Laporan Data Absensi Karyawan
Gambar 4.25 merupakan gambar desain output laporan data lembur
karyawan. Laporan data lembur karyawan ini digunakan untuk menampilkan data
lembur karyawan yang dapat dilihat perbulan. Terdapat 2 tombol dalam form ini
yaitu tombol tampil yang digunakan untuk menampilkan data absensi karyawan
sesuai dengan inputan user dan tombol keluar digunakan untuk keluar dari form.
-
47
Gambar 4.25 Laporan Lembur Karyawan
Gambar 4.26 merupakan gambar desain output cuti karyawan. Form ini
digunakan untuk menampilkan data lembur karyawan. Terdapat 2 tombol dalam
form ini yaitu tombol tampil digunakan untuk menampilkan data lembur
karyawan sesuai dengan inputan bulan pilihan user dan tombol keluar yang
digunakan untuk keluar dari form laporan cuti karyawan.
-
48
Gambar 4.26 Laporan Cuti Karyawan
Gambar 4.26 merupakan gambar desain output form rekrutmen
karyawan. Form ini digunakan untuk menampilkan data rekrutmen karyawan.
Terdapat 2 tombol dalam form ini, tombol tampil digunakan untuk menampilkan
data rekrutmen karyawan sesuai dengan inputan user dan tombol keluar yang
digunakan untuk menutup form tersebut.
Gambar 4.27 Laporan Rekrutmen Karyawan
-
49
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi
Wisesa Surabaya, yaitu:
a. Hardware
1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi.
2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung
Microsoft Windows.
3. RAM 512 atau yang lebih tinggi.
4. Harddisk minimal 40 GB
b. Software
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home.
2. NET Framework 2.0
3. Crystal Report Engine
4. Microsoft office 2003
5.2 Cara Setup Program
Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user
harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini
supaya bisa digunakan.
.
-
50
Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user
harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework 2.0 agar aplikasi
ini dapat dijalankan. Pertama cek dahulu komputer anda apakah sudah terdapat
.net framework 2.0 atau tidak.
Caranya pada menu komputer, kemudian pilih control panel. Setelah
masuk control panel masuk add or remove program (berisi tentang informasi
software yang telah di install komputer anda), jika sudah masuk ke dalam add or
remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti
pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Tampilan add or remove program
Jika komputer telah terinstal .net frmaework 2.0 maka tidak perlu
menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan
untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 2.0 atau
yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005. Setelah
instalasi berakhir, program ini langsung dapat di instal secara langsung pada drive
-
51
maupun folder mana saja. Setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana
biasanya.
Setelah itu user harus menjalankan installer dari aplikasi, maka akan
muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi kepegawaian, seperti
pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi
Pada tampilan Select Installation Folder seperti pada Gambar 5.3 user
dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi
aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi yang
akan diinstalasi.
-
52
Gambar 5.3 Tampilan Select installation Folder
Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.4 user
memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses
instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada
Gambar 5.5.
-
53
Gambar 5.4 Tampilan Confirm Installation
Gambar 5.5 Tampilan Installation Complete
-
54
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga dijelaskan tentang hasil dari program yang telah
dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan
awal, dalam tampilan awal seperti yang terlihat pada Gambar 5.6 Tampilan Utama
Aplikasi. Di dalam tampilan utama terdapat menu login. Menu login digunakan
untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data
username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.7. Jika
user atau password tidak tepat dalam menginputkan data, maka akan muncul
pesan error seperti pada Gambar 5.8.
Gambar 5.6 Form Utama Aplikasi
-
55
Gambar 5.7 Tampilan Form Login
Gambar 5.8 Pesan error saat user dan password salah
Pada Gambar 5.9 Tampilan form menu utama saat user login sebagai
admin. User admin digunakan untuk memaintenance master-master yang ada
dalam aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Menu yang terdapat dalam hak akses admin ini meliputi: File, Master, Transaksi,
Laporan. Sedangkan saat user login sebagai manajer digunakan untuk transaksi
persetujuan cuti yang diajukan oleh karyawan. Menu yang terdapat dalam hak
akses manajer meliputi: File, Transaksi-Persetujuan Cuti, dan Laporan seperti
pada Gambar 5.10.
-
56
Gambar 5.9 Menu utama saat user admin
Gambar 5.10 Menu utama saat user manajer
-
57
5.3.1 Form Master
Dalam aplikasi sistem administrasi karyawan terdapat menu-menu
maintenance. Maintenance tersebut berupa master-master aplikasi yang
merupakan bagian penting dalam aplikasi, Sub Menu Master Karyawan dapat
dilihat pada Gambar 5.11. Menu master digunakan untuk mengakses form-form
master yang ada pada program. Form-form master digunakan untuk mengelola
data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-
masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini..
Gambar 5.11 Sub Menu Master
A. Form MasterKaryawan
Form master karyawan digunakan untuk melakukan penyimpanan data
karyawan, penambahan data karyawan baru, dan juga pengubahan data karyawan
yang sudah ada. Untuk data karyawan yang telah tersimpan pada database maka
aplikasi akan memunculkan pesan pertanyaan anda akan menyimpan data
karyawan? pada Gambar 5.13, ketika ditekan Yes data akan akan disimpan
didalam database, dan apabilia ditekan No data karyawan tidak jadi disimpan di
dalam database. Pada form karyawan juga terdapat beberapa field antara lain field
id_karyawan akan terisi otomatis apabila user admin ingin menambahkan data
karyawan baru,, nama karyawan, tempat dan tanggal lahir karyawan, jenis
kelamin, alamat, kota, telepon, agama, status nikah, status kerja, pendidikan,
tanggal masuk serta password tiap karyawan. Selain itu juga terdapat tombol-
-
58
tombol yaitu tombol simpan, ubah, baru, batal dan keluar. Masing-masing tombol
tersebut memiliki fungsi.
Gambar 5.12 Master Data Karyawan
Gambar 5.13 MessageBox Data Tersimpan
B. Form Master Jenis Cuti
Form master jenis cuti digunakan untuk mengolah data user yang
terdapat pada aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Mitra Abadi
-
59
Wisesa. Master jenis cuti digunakan untuk mengelola data jenis cuti cuti seperti
terlihat pada Gambar 5.14. From master jenis cuti hanya mempunyai 3 field yang
harus diisi dan mempunyai 5 tombol yaitu tombol simpan, ubah, hapus, baru dan
keluar. Untuk ID jenis cuti akan terisi secara otomatis. Data jenis cuti yang
tersimpan dapat diketahui dari tampilan Gridview yang ada pada form
maintenance master jenis cuti.
Gambar 5.14 Master Jenis Cuti
5.3.2 Form Transaksi
Sub menu Transaksi dapat dilihat pada Gambar 5.15. Menu transaksi
digunakan untuk mengakses form-form transaksi yang ada pada aplikasi. Form-
form transaksi digunakan untuk mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang
manfaat dan cara penggunaan masing-masing form transaksi dijelaskan lebih detil
pada penjelasan berikut ini.
-
60
Gambar 5.15 Sub Menu Transaksi
A. Form Transaksi Absensi Lembur
Form transaksi absensi digunakan sebagai inputan data kehadiran
karyawan. Karyawan melakukan absensi saat sebelum dan sesudah bekerja. Pada
aplikasi ini user menginputkan Id karyawan dan password, lalu ditekan enter
untuk menyimpan data absensi. Form absensi ini seperti terlihat pada Gambar
5.16.
Gambar 5.16 Form Absensi Karyawan
-
61
Pada Gambar 5.17 MessageBox data telah tersimpan berfungsi sebagai
tanda bahwa data absensi karyawan tersebut telah tersimpan di dalam tabel
absensi karyawan. Sedangkan pada gambar 5.18 MessageBox peringatan bahwa
inputan user salah dan harus melakukan transaksi lagi.
Gambar 5.17 MessageBox Data Tersimpan
Gambar 5.18 MessageBox Password salah
B. Form Transaksi Terbit Lembur
Form transaksi terbit lembur digunakan untuk menerbitkan surat lembur
sebelum melakukan kerja lembur. Pada Gambar 5.19 Form terbit lembur adalah
sebuah form yang digunakan untuk user menerbitkan surat perintah lembur
kepada karyawan. User melihat data kehadiran karyawan pada Gridview,
selanjutnya admin akan memilih beberapa karyawan yang diberikan kewajiban
-
62
untuk kerja lembur. Data karyawan yang dipilih akan ditampung pada Listview,
dan selanjutnya akan dicetak.
Gambar 5.19 Form Terbit Lembur
C. Form Transaksi Absensi Lembur
Pada Gambar 5.20 Form transaksi absensi lembur digunakan untuk
absensi kerja lembur karyawan sebelum dan sesudah bekerja. Pada form transaksi
lembur ini karyawan hanya menginputkan Id karyawan dan password dan
selanjutnya ditekan enter. Data kehadiran karyawan dapat dilihat pada Gridview.
-
63
Gambar 5.20 Form Absensi Lembur
D. Form Transaksi Pengajuan Cuti
Gambar 5.21 Form transaksi pengajuan cuti adalah form untuk admin
memasukkan data pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan. User dapat
melihat data karyawan dengan menekan tombol cari, kemudian pilih salah satu
data karyawan yang mengajukan cuti. Setelah data pengajuan cuti dimasukkan,
maka data pengajuan cuti karyawan tersebut disimpan di dalam tabel cuti
karyawan.
-
64
Gambar 5.21 Form Pengajuan Cuti
Pada Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan adalah sebuah form yang
ditampilkan pada saat user menekan tombol cari. Form ini bisa digunakan admin
untuk mencari data karyawan yang mengajukan cuti dengan cara filter
berdasarkan id karyawan dan nama karyawan.
Gambar 5.22 Form Cari Data Karyawan
-
65
E. Form Transaksi Persetujuan Cuti
Form transaksi persetujuan cuti adalah transaksi yang digunakan untuk
menyetujui atau menolak pengajuan cuti yang dilakukan oleh manajer. Form ini hanya
bisa diakses saat user input sebagai manajer.Pada Gambar 5.23 form persetujuan cuti ini
user cukup menekan tombol setuju atau tidak setuju terhadap data pengajuan cuti.
Gambar 5.23 Form Transaksi Persetujuan Cuti
F. Form Transaksi Rekrutmen
Gambar 5.24 adalah form transaksi rekrutmen digunakan untuk
menyimpan data calon karyawan yang melamar. Pada form ini user akan mengisi
dan menyimpan data calon karyawan, setelah memasukkan data calon karyawa,
user akan melihat kriteria dari masing-masing calon karyawan dengan cara klik
pada Gridview dan akan muncul form data calon karyawan seperti pada Gambar
5.25. Apabila sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka user
akan tekan tombol DITERIMA dan apabila calon karyawan tersebut sesuai maka
user akan menolak calon karyawan tersebut user akan menekan tombol
DITOLAK. Data calon karyawan yang diterima akan ditampilkan pada Gridview
-
66
seperti pada Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima dan data calon
karyawan yang ditolak akan ditampilkan pada Gridview seperti pada Gambar 5.27
Form Data Calon Karyawan Ditolak.
Gambar 5.24 Form Transaksi Rekrutmen Karyawan
-
67
Gambar 5.25 Form Data Calon Karyawan
Gambar 5.26 Form Data Calon Karyawan Diterima
-
68
Gambar 5.27 Form Data Karyawan Ditolak
5.3.3 Form Laporan
Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-
laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana
data-data tersebut dapat digunakan dalam sistem kepegawaian ini adalah laporan
data karyawan, laporan absensi, laporan kehadiran karyawan, laporan lembur,
laporan cuti dan laporan rekrutmen karyawan.
A. Form Laporan Data Karyawan
Form laporan data karyawan digunakan untuk memberikan informasi
tentang data-data karyawan yang ada pada PT Mitra Abadi Wisesa. Data
karyawan ini memuat secara keseluruhan data karyawan. Seperti yang terlihat
pada Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan.
-
69
Gambar 5.28 Tampilan Laporan Data Karyawan
B. Form Laporan Absensi Karyawan
Form laporan data karyawan digunakan untuk memberikan informasi
absensi karyawan perhari yang bisa dilihat perbulan pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Seperti terlihat pada Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan.
Gambar 5.29 Tampilan Laporan Absensi Karyawan
-
70
C. Form Laporan Data Kehadiran Karyawan
Form laporan data kehadiran karyawan ini merupakan data kehadiran
karyawan berdasarkan ketepatan waktu kehadiran pada PT Mitra Abadi Wisesa.
Seperti terlihat pada Gambar 5.30 Tampilan Laporan Kehadiran Karyawan.
Gambar 5.30 Tampilan Laporan Data Kehadiran Karyawan
D. Form Tampilan Data Cuti Karyawan
Form laporan data cuti karyawan digunakan untuk memberikan
pelaporan tau informasi tentang data-data cuti karyawan pada PT Mitra Abdi
Wisesa. Seperti yang terlihat pada Gambar 5.31 Tampilan laporan data cuti
karyawan.
-
71
Gambar 5.31 Form Tampilan Data Cuti Karyawan
E. Form Laporan Rekrutmen Karyawan
Form Laporan data rekrutmen karyawan digunakan untuk memberikan
informasi tentang data-data perekrutan karyawan baik yang diterima maupun
ditolak pada PT Mitra Abadi Wisesa. Seperti pada Gambar 5.32 Tampilan
Laporan Data Rekrutmen Karyawan.
Gambar 5.32 Tampilan Laporan Rekrutmen Karyawan
-
72
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Pada proses pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT
Mitra Abadi Wisesa dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem yang lama
ke dalam proses yang terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja
sistem lebih baik. Mulai dari proses-proses transaksi hingga laporan-laporan yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan lebih efektif dan efisien.
6.2 Saran
Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian ini dapat
diajukan beberapa saran yaitu:
1. Agar sistem yang dibuat lebih optimal dan efisien dalam penggunaanya maka
dibutuhkan sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem yang telah
dibuat.
2. Dapat diperluas dengan penambahan sistem penggajian untuk karyawan.
-
73
DAFTAR PUSTAKA
Edwin, B. Flippo, 1993, Manajemen Personalia (edisi ke-6 jilid 1), Jakarta,
Erlangga.
Husein, Umar, 2002, Metode Riset Bisnis, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka Utama.
Jogiyanto, H.M., 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta.
Rizal, E., 2008, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, Diakses pada 20 Maret 2012 dari http://www.pilarsolusi.com/files/Simpeg.pdf
Simamora, Henry, 2004, Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi IV), Yogyakarta, STIE YKPN.
Yuswanto. 2008. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET 2005. Jakarta : Cerdas Pustaka.
http://www.pilarsolusi.com/files/Simpeg.pdf�
ABSTRAKKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR TABELDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah1.2 Rumusan Masalah1.3 Batasan Masalah1.4 Tujuan1.5 Manfaat1.6 Sistematika Penulisan
BAB IIHASIL SURVEY2.1 Gambaran Umum PT Mitra Abadi Wisesa2.2 Bidang Usaha2.3 Struktur Organisasi PT Mitra Abadi Wisesa2.4 Pembagian Tugas2.5 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan2.6 Dokumen Input/Output
BAB IIILANDASAN TEORI3.1 Manajemen Sumber Daya Manusia3.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi3.3.1 Sistem3.3.2 Sistem Informasi
3.4 Analisa Dan Desain Sistem Informasi
BAB IVANALISIS DAN DESAIN SISTEM4.1 Analisa Sistem4.1.1 Identifikasi MasalahSpesifikasi AplikasiLingkungan Operasi
4.2 Desain Sistem4.2.1 Sistem FlowSistem Flow Rekrutmen KaryawanSistem Flow Absensi KaryawanSistem Flow Lembur KaryawanSistem Flow Cuti Karyawan
4.2.2 Data Flow DiagramContext DiagramHierarchy Input Proses OutputDFD Level 0 Sistem Informasi KepegawaianDFD level 1 Proses Rekrutmen KaryawanDFD Level 1Proses Absensi KaryawanDFD Level 1 Proses Lembur KaryawanDFD Level 1 Proses Cuti Karyawan
4.2.3 Entity Relationship Diagram4.2.4 Struktur Tabel4.2.5 Desain Input/OutputDesain InputDesain Output
BAB VIMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN5.1 Sistem yang Digunakan5.2 Cara Setup Program5.3 Penjelasan Pemakaian Program5.3.1 Form MasterForm MasterKaryawanForm Master Jenis Cuti
5.3.2 Form TransaksiForm Transaksi Absensi LemburForm Transaksi Terbit LemburForm Transaksi Absensi LemburForm Transaksi Pengajuan CutiForm Transaksi Persetujuan CutiForm Transaksi Rekrutmen
5.3.3 Form LaporanForm Laporan Data KaryawanForm Laporan Absensi KaryawanForm Laporan Data Kehadiran KaryawanForm Tampilan Data Cuti KaryawanForm Laporan Rekrutmen Karyawan
BAB VIPENUTUP6.1 Kesimpulan6.2 Saran
DAFTAR PUSTAKALAMPIRAN