RANCANGAN PROTAP BAKSOS HMI KEDOKTERAN GIGI AIRLANGGA

1. Jenis Baksos

Jenis Kegiatan Bakti Sosial yang dilaksanakan anggota HMI Kedokteran Gigi

Airlangga dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Bakti Sosial Mandiri

Bakti Sosial Mandiri adalah kegiatan Bakti Sosial yang dilaksanakan atas inisiatif

anggota HMI Komisariat Kedokteran Gigi Airlangga Surabaya. Kegiatan ini

dilaksanakan berdasarkan keputusan musyawarah bersama anggota.

b. Bakti Sosial Permintaan (Kerja Sama)

Bakti Sosial Permintaan (Kerja Sama) adalah kegiatan Bakti Sosial yang

dilaksanakan atas dasar permintaan untuk melaksanakan Bakti Sosial dari pihak

luar HMI Komisariat Kedokteran Gigi Airlangga Surabaya.

2. Pemilihan Ketua Kegiatan Bakti Sosial

Setelah rencana / tawaran kegiatan Bakti Sosial diterima oleh HMI Komisariat

Kedokteran Gigi Airlangga Surabaya, langkah selanjutnya adalah pemilihan Ketua

Panitia Kegiatan. Pemilihan Ketua Panitia harus didasarkan pada :

a. Tanggung jawab pribadi dan organisasi

b. Kemampuan mengkoordinir anggota panitia

c. Kemampuan untuk mengarahkan panitia demi suksesnya kegiatan.

3. Survey Pendahuluan

Survey Pendahuluan dilaksanakan setelah terpilih Ketua Panitia Kegiatan Bakti

Sosial. Survey Pendahuluan dilaksanakan sebagai pembuka jalan kerja sama dengan

pihak tempat kita melaksanakan kegiatan Bakti Sosial. Beberapa hal yang perlu

dipertimbangkan dalam Survey Pendahuluan antara lain adalah sebagai berikut:

a. Menyampaikan maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan Bakti Sosial.

b. Negosiasi dengan pihak tuan rumah untuk mendapatkan dukungan dalam

pelaksanaan kegiatan Bakti Sosial.

c. Mengetahui lokasi dilaksanakannya kegiatan Bakti Sosial dan mendapatkan

gambaran tentang lokasi pelaksanaan kegiatan.

d. Mengetahui perkiraan jumlah pasien yang akan dirawat selama kegiatan

berlangsung.

Kegiatan Survey dapat dilaksanakan maksimal 3 kali, dengan pertimbangan biaya dan

efisiensi waktu. Setelah Survey Pendahuluan, dapat dilaksanakan kegiatan survey lagi

dengan tujuan untuk :

a. Menyampaikan konsep acara Bakti Sosial yang akan dilaksanakan.

b. Menyamakan persepsi dengan pihak tuan rumah tentang acara yang akan

dilaksanakan.

c. Membuat rencana setting tempat yang digunakan selama acara berlangsung.

d. Mem-fix-kan hal-hal yang berkaitan dengan acara Bakti Sosial seperti: konsumsi,

rencana transportasi, alat-alat yang diperlukan selama kegiatan, tempat

penginapan dan hal-hal lain yang dapat ditambahkan.

4. Pembentukan Panitia

Pembentukan Panitia Kegiatan Bakti Sosial harus dilakukan maksimal 1 minggu

setelah pelaksanaan Survey Pendahuluan. Pemilihan Panitia dapat berasal dari

Komisariat dan KPK berdasarkan pertimbangan masing-masing pihak. Pemilihan

Panitia harus mempertimbangkan tanggung jawab, loyalitas dan kemampuan.

Susunan Kepanitian yang umum adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris

b. Bendahara

c. Sie Perijinan

d. Sie Dana

e. Sie Perlengkapan

f. Sie Acara

g. Sie Transpotrasi

h. Sie Konsumsi

i. Sie Publikasi dan Dokumentasi

Masing-masing Sie terdiri dari beberapa orang anggota berdasarkan pada tingkat

kesulitan kerja masing-masing sie.

5. Job desk Panitia Baksos

Setiap anggota Panitia Kegiatan hendaknya memperhatikan dan memahami tugas dan

kewajibannya masing-masing. Berikut adalah Job desk dari masing-masing Panitia:

a. Ketua

1. Ketua bertanggung jawab penuh atas segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan.

2. Ketua bertugas mengarahkan semua anggotanya demi suksesnya kegiatan

yang dilakukan.

3. Ketua bertugas mengkoordinir semua anggotanya.

4. Ketua berkewajiban memimpin setiap rapat panitia, kecuali benar-benar

berhalangan.

5. Ketua bertugas mengontrol progress dari masing-masing Sie.

b. Sekretaris

1. Sekretaris bertugas dalam hal pembuatan proposal kegiatan Bakti Sosial.

2. Sekretaris bertugas dalam segala hal surat-manyurat baik dengan pihak dalam

maupun luar HMI Komisariat Kedokteran Gigi Airlangga Surabaya.

3. Sekretaris berkewajiban mencatat semua hasil rapat yang dilakukan.

4. Sekretaris bertugas menggantikan tugas Ketua dalam memimpin rapat panitia

jika ketua berhalangan hadir.

5. Sekretaris berkewajiban membuat presensi pada setiap rapat dan upgrading

operator.

c. Bendahara

1. Bendahara bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan

keuangan kegiatan Bakti Sosial.

2. Mengatur dan mencatat pengeluaran dana baik secara tunai maupun penukaran

nota.

3. Menyimpan dan mengamankan dana yang terkumpul untuk dapat digunakan

sesuai kebutuhan.

4. Berkoordinasi dengan semua Sie atas segala sesuatu yang berkaitan dengan

keuangan.

d. Sie Perijinan

1. Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah

izin kegiatan.

2. Mendistribusikan proposal dan surat izin kegiatan kepada pihak-pihak terkait.

3. Memastikan bahwa izin kegiatan sudah keluar maksimal 3 minggu sebelum

acara berlangsung.

e. Sie Dana

1. Bertugas menggali dana sebanyak mungkin dari berbagai sumber. (missal: dari

donator, sponsor, dana swadaya, dll).

2. Jika mengadakan kerjasama dengan sponsor, hendaknya merencanakan

kerjasamanya dengan sebaik mungkin sehingga tidak ada pihak yang merasa

dirugikan.

3. Melaporkan kepada Bendahara setiap kali ada pemasukan dan pengeluaran.

4. Bekerja sama dengan bendahara.

f. Sie Perlengkapan

1. Sie Perlengkapan bertugas dalam menyiapkan segala sesuatu yang

berhubungan dengan kegiatan, misal : alat, bahan dan perlengkapan tambahan.

2. Bertanggung jawab dalam hal pengumpulan alat-alat yang digunakan selama

kegiatan, termasuk: hand instrument, armamentarium, micro motor, dll.

3. Mencatat dengan tertib setiap alat yang dikumpulkan.

4. Bertanggung jawab dalam pemenuhan bahan-bahan dan obat-obatan yang

digunakan.

5. Bertanggung jawab mengembalikan semua alat yang dipinjam kepada

pemiliknya.

6. Bertanggung jawab jika ada alat yang hilang atau rusak selama kegiatan.

g. Sie Acara

1. Bertugas membuat konsep acara yang akan dilaksanakan dan

menyampaikannya kepada semua panitia.

2. Bertanggung jawab atas lancarnya acara yang dilaksanakan.

3. Bertanggung jawab atas tertibnya rolling operator.

h. Sie Transportasi

Sie transportasi bertugas menyediakan alat transportasi yang akan digunakan

untuk kegiatan dengan biaya seminimal mungkin.

i. Sie Konsumsi

Sie konsumsi bertugas memastikan segala sesuatu yang berhubungan dengan

konsumsi panitia dan peserta Bakti Sosial.

j. Sie Publikasi dan Dokumentasi

1. Sie Publikasi dan Dokumentasi bertugas dalam mempublikasikan kegiatan

yang akan dilaksanakan sehingga mendapatkan sambutan dari masyarakat.

2. Bertanggung jawab dalam pembuatan spanduk dan ID card bagi panitia.

3. Bertugas mendokumentasikan semua kegiatan dengan berbagai media.

6. Dokter Penanggung Jawab Baksos

Dokter Penanggung Jawab kegiatan Bakti Sosial adalah dokter gigi dari HMI

Komisariat Kedokteran Gigi Arilangga Surabaya yang ditunjuk dan bersedia untuk

menjadi penanggung jawab kegiatan. Dokter Penanggung Jawab bertanggung jawab

atas segala tindakan perawatan yang dilakukan selama acara Bakti Sosial.

7. Koordinator Lapangan LKMI

Koordinator Lapangan LKMI adalah anggota LKMI yang bertugas untuk

mengkoordinir anggota LKMI termasuk senior yang turut serta dalam acara Bakti

Sosial. Tugas Koordinator Lapangan LKMI antara lain adalah sebagai berikut:

1. Menghubungi anggota LKMI termasuk senior yang bersedia ikut dalam acara

Bakti Sosial.

2. Memastikan jumlah anggota LKMI (termasuk nama-nama) yang ikut dalam acara

Bakti Sosial maksimal 1 minggu sebelum hari – H.

3. Mengatur rolling khusus untuk anggota LKMI.

4. Memastikan bahwa tidak terjadi miss-diagnose pada tim pendiagnosa dari LKMI.

5. Bekerja sama dengan Panitia Bakti Sosial.

6. Mengikuti rapat panitia dan memberikan masukan-masukan bagi Panitia.

8. Upgrading Operator Baksos

Upgrading operator Baksos merupakan prasyarat wajib yang harus diikuti oleh setiap

operator pada kegiatan Bakti Sosial. Tujuan diadakannya upgrading operator baksos

adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan operator dalam melakukan

perawatan. Materi yang disampaikan dalam upgrading operator meliputi bidang

konservasi gigi, periodonsia, bedah mulut, dan materi umum (terlampir). Jadwal

Upgrading operator diatur panitia bersama dengan LKMI. Pada sesi terakhir

upgrading operator akan diadakan evaluasi yang bertujuan untuk menguji kemampuan

operator baksos dan menentukan pantas tidaknya seorang operator melakukan

perawatan kepada pasien. Evaluasi upgrading dilakukan oleh LKMI.

9. Upgrading Pendiagnosa

Upgrading Pendiagnosa adalah upgrading yang ditujukan kepada anggota LKMI yang

akan ditempatkan sebagai pendiagnosa dalam kegiatan Bakti Sosial. Tujuan

dilakukannya upgrading pendiagnosa adalah untuk menyamakan persepsi

pendiagnosa menganai kasus-kasus yang merupakan indikasi atau kontra indikasi

dalam kegiatan bakti social. Selain itu juga bertujuan untuk meningkatkan

pengetahuan dan kemampuan pendiagnosa. Materi upgrading pendiagnosa meliputi

bidang konservasi gigi, periodonsia dan bedah mulut. Indikasi dan kontra indikasi

perawatan dalam kegiatan bakti social didasarkan pada Protap Pendiagnosa

(terlampir).

10. Lampiran – Lampiran