rapat senat fakultas (rsf)
TRANSCRIPT
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAIN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT SENAT FAKULTAS (RSF)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam Rapat Senat Fakultas sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Senat Fakultas yang diselenggarakan oleh FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Serah Terima Dokumen
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Undanganb. Rekaman Mutu Agendac. Rekaman Mutu Daftar Hadird. Rekaman Mutu Notulae. Rekaman Mutu Serah Terima Dokumen
9. DOKUMEN TERKAIT a. Statuta Kemenagb. Ortaker UIN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAIN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT SENAT FAKULTAS (RSF)Diagram Alir Dokumen Keterangan
1. RSF dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. KTU dibantu kasubbag mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RSF, agenda Rapat, daftar hadir, dan mengarsip semua rekaman yang berkaitan dengan RSF. RSF dihadiri oleh: Dekanat, Kabag, para anggota senat fakultas dan Personel yang ditunjuk. KTU mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat.
KTU 1
Menyampaikan Undangan RSF
Ketua Senat 2 2. Dekan sebagai Ketua Senat membuka RSF
Membuka Rapat Senat
3. Apabila peserta rapat senat mencapai quorum, rapat dilanjutkan, apabila tidak rapat di-skorsKetua Senat 4
tdk Menskorsing Rapat4. Skorsing dan menunggu hingga quorum
yaSekretaris Senat 5 5. Ketua RSF memimpin pembahasan agenda
rapat yang telah disepakati per agenda sesuai dengan prioritas yang yang ada.Rapat Senat dilanjutkan, Agenda
Rapat Dibacakan
Ketua Senat 6 6. Ketua Senat memimpin pembahasan agenda rapat untuk mendapatkan solusi atas persoalan-persoalan yang telah diagendakan. Dilengkapi dengan notula
Memimpin Pembahasan Agenda Rapat
Ketua Senat 7 7. ketua senat menetapkan keputusan RSF, mencakup: (a)Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan Akademik/ Perkuliahan dan pendukung, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya, dilengkapi dengan notula
Menetapkan Keputusan RSF
Sekretaris Senat 8 8. Dibacakan melalui senat pada sesi akhir RSF
Membuat Notula Rapat
Ketua Senat 9 9. Ketua senat melaporkan hasil rapat kepada dekan dan Membuat notula rapat sesuai dengan keputusan RSF
Melaporkan kepada hasil rapat kepada Dekan
Kabag TU 10 10. Hasil didistribusikan paling lambat 2 hari setelah selesai rapat. Distribusi notulasi RSF ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan berikutnya
Mendistribusikan hasil RSF
Fungsi Terkait 11 11. Fungis Sasaran mutu telah kepada RSF melalui Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) dan Prosedur Tindakan Perbaikan
Menindaklanjuti Keputusan RSF
Dekan 12 12. Dekan mengecek hasil perbaikan/pencegahan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkanCek Hasil Perbaikan/Pencegahan
Undangan Rapat Senat Fakultas
Mulai
Selesai
3
Notula
Agenda, Daftar Hadir
Agenda Rapat
Notula
Form Bukti Serah Terima Dokumen
Notula
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT PIMPINAN TERBATAS (RPT)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam Rapat Pimpinan Terbatas sesuai SMM ISO 9001:2008 pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pimpinan Terbatas pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Daftar Distribusi f. Form Bukti Serah Terima Dokumen
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Undanganb. Rekaman Mutu Agendac. Rekaman Mutu Daftar Hadird. Rekaman Mutu Notulene. Rekaman Mutu Daftar Distribusi f. Rekaman Mutu Bukti Serah Terima Dokumen
9. DOKUMEN TERKAIT a. Rapat Senat Fakultasb. Rapat Pimpinan Lengkap
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT PIMPINAN TERBATAS (RPT)Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kabag TU 1 1 RPT setiap minggu kecuali waktunya bersamaan dengan RPL. KTU dibantu Kasubag Umum mempersiapkan agenda Rapat, daftar hadir dan mendistribusikan undangan RPT. RPT dihadiri oleh Dekan, wakil Dekan, Kabag TU, Kasubag, kajur dan Sekjur dan Ketua Lab dan Koordinator Lab
Mendistribusikan/ menyampaikan undangan Rapat Pimpinan
Terbatas (RPT)
Ketua Rapat 2 2 RPT dipimpin oleh Dekan atau pimpinan lain. Ketua RPT menyampaikan Agenda Rapat dan pengarahan.Menyampaikan agenda rapat dan
Pengarahan Dekan
Ketua Rapat 3 3 Ketua RPT memimpin pembahasan agenda rapat yang telah disepakati.
Memimpin Pembahasan Agenda Rapat
Dekan 4 4 Dekan menetapkan keputusan untuk menyelesaikan masalah.
Menetapkan Keputusan RPT
Kabag. TU 5 5 KTU membuat dan membacakan notula/hasil keputusan RPT.
Membuat Notula Keputusan RPT
Kasubbag Umum 6 6 Hasil didistribusikan paling lambat 1 hari setelah selesai rapat melalui email dan Hard Copy. Distribusi notulasi RPT ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada RPT berikutnya.
Mendistribusikan hasil Rapat Pimpinan Terbatas pada pihak
yang berkepentingan
Fungsi Terkait 7 7 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, DO, Check, Action (PDCA ) dan Prosedur Tindakan Perbaikan.Menindaklanjuti notula hasil RPT
tersebut
Undangan,Daftar Distribusi danBukti Serah Terima
Mulai
Selesai
Agenda,Daftar Hadir,
Notula
Notula
Notula RPT, Bukti Serah Terima
Dokumen
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT PIMPINAN LENGKAP (RPL)
1.TUJUAN
Memberikan panduan dalam Rapat Pimpinan Lengkap sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2.RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pimpanan Lengkap pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3.REFERENSIa. Pedoman Mutu
4.ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6.FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Daftar Distribusi f. Form Bukti Serah Terima Dokumen
7.INSTRUKSI KERJA-
8.REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Undangan RPLb. Rekaman Mutu Agenda RPLc. Rekaman Mutu Daftar Hadir RPLd. Rekaman Mutu Notula RPLe. Rekaman Mutu Daftar Distribusi f. Rekaman Mutu Laporan Pencapaian Kinerja Fungsig. Rekaman Mutu Bukti Serah Terima Dokumen
9.DOKUMEN TERKAIT a. Rapat Pimpinan Terbatasb. Rapat Koordinasi Bidang
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT PIMPINAN LENGKAP (RPL)Diagram Alir Dokumen Keterangan
1. KTU dibantu Kasubag Umum mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RPL, laporan pencapaian kinerja masing-masing bagian, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman RPL. RPL dihadiri oleh: Dekanat, Kabag, para Kasubbag, Kaprodi, Sekprodi, ketua pusat-pusat, kortek IP, Ketua Magister, Kaur perpustakaan, dan ketua lab. KTU mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran RPL.
Kabag. TU 1Membuat dan mendistribusikan
Undangan RPL
Dekan 2
Membuka Rapat Pimpinan Lengkap2. Dekan sebagai Ketua RPL membuka RPL dengan kata
pengantar menyampaikan Agenda Rapat mencakup: pembahasan laporan pencapaian kinerja fungsi, sosialisasi program, evaluasi program.
Dekan 3 3 Dekan sebagai ketua RPL memimpin pembahasan agenda rapat yang telah disepakati peragenda sesuai dengan prioritas yang ditetapkan
Memimpin pembahasan Agenda Rapat
Dekan 4 4 Dekan meninstruksikan menindaklanjuti hasil keputusan/notulen RPL dan menetapkan keputusan RPL dan menutup rapat
Menetapkan Keputusan RPL dan menutup rapat
5
Ka. TU 5 5 Ka. TU Membuat notula rapat sesuai dengan keputusan RPL.
Membuat Keputusan (notula) RPL
Kasubbag. Umum 6 6 Kasubag Umum mendistribusikan hasil RPL paling lambat 1 hari setelah selesai rapat. Distribusi notulasi RPL ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat RPL berikutnya.
Mendistribusikan hasil RPL kepada pihak yang terkait
Fungsi Terkait 7 7 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, Do, Check Action (PDCA) dan Prosedur Tindakan Perbaikan. Fungsi terkait melaksanakan perbaikan/pencegahan sesuai dengan hasil keputusan rapat.
Menindaklanjuti notula hasil RPL dan melaksanakan tindakan perbaikan/
pencegahan
Dekan 8 8 Dekan menverifikasi hasil tindak lanjut RPL dan mengecek hasil perbaikan/pencegahan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan.
Memverifikasi hasil tindak lanjut RPL (perbaikan/ pencegahan) pada fungsi
yang terkait
tidak 9 Jika sudah sesuai jika tidak fungsi terkait menindaklanjuti keluhan
sesuai
9Status hasil
Mulai
Selesai
Agenda,Daftar Hadir,Notula, dan
Laporan Pencapaian Kinerja Fungsi
Undangan,Daftar Distribusi danBukti Serah Terima
Dokumen
Agenda,Notula
Notula RPL Daftar Distribusi dan
Bukti Serah Terima Dokumen
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT KORDINASI BIDANG
1. TUJUAN
Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang yang ada padaFakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi Bidang Akademik, Bidang Adm. Umum, serta Bidang Kemahasiswaan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademiklainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Daftar Distribusi f. Form Bukti Serah Terima Dokumen
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Undanganb. Rekaman Mutu Agendac. Rekaman Daftar Hadird. Rekaman Notulae. Rekaman Mutu Daftar Distribusi f. Laporan unit fungsig. Rekaman Mut Bukti Serah Terima Dokumen
9. DOKUMEN TERKAIT a. Rapat Pimpinan Terbatasb. Rapat Pimpinan Lengkap
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE (SOP)
No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT KOORDINASI BIDANG (RKB)Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kabag. TU 1 1. RKB dilaksanakan dua kali dalam sebulan. Kabag TU mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKB, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda rapat, dan daftar hadir. RKB dihadiri oleh: Wakil Dekan dengan unit fungsi terkait dan personel yang ditunjuk.
Membuat dan menyampaikan Undangan RKB
Wakil Dekan 2 2. Wakil Dekan memimpin rapat dan menyampaikan Agenda Rapat mencakup: Pencapaian Sasaran Mutu, Tindak Lanjut dari RKB sebelumnya, Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan unit fungsi terkait, Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat. Kabag TU menyiapkan materi RKB.
Memimpin dan menyampaikan agenda RKB
Unit/Fungsi Terkait 3 3. Laporan unit fungsi terkait dengan Pencapaian Sasaran Mutu, Tindak Lanjut dari RKB sebelumnya, Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan layanan unit fungsi terkait, Usulan/Saran/Rekomendasi unit fungsi
Melaporkan pelaksanaan kegiatan dan permasalahan nya
Wakil Dekan 4 4. Apabila ada temuan permasalahan yang memerlukan rencana tindakan perbaikan maka mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan
Memimpin pembahasan dan penyelesaian masalah
Wakil Dekan 5 5. Keputusan rapat ditetapkan wakil dekan berdasarkan kesepakatan peserta rapat.Menetapkan Keputusan Rapat
Koordinasi Bidang
Kabag. TU 6 6. Kabag TU membuat Notula Rapat koordinasi bidang dan dibantu kasubbag Umum untuk mendistribusikannya kepada unit fungsi terkait paling lambat 1 hari setelah RKB.
Membuat notula Rapat Koordinasi Bidang
Kasubbag. Umum 7 7. Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notulen RKB, mencakup: (a) perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan layanan fungsi terkait, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya.
Mendistribusikan notula Rapat Koordinasi Bidang
Unit/Fungsi Terkait 8
Menidaklanjuti hasil rapat
Tidak YUbah Musnahkan
Undangan, Bukti Serah Terima
Dokumen
Mulai
Laporan unit fungsi
Selesai
Agenda,Daftar Hadir,
Agenda,Daftar Hadir,
Notula RKB
Notula RKB, Bukti Serah Terima
Dokumen
KOMUNIKASI INTERNALNO. NAMA RAPAT PELAKSANA ALOKASI HARI PESERTA RAPAT
1 Rapat Senat Dekanat 4x per tahun Seluruh Anggota Senat Fakultas2 Rapat Kerja Dekanat 1x per tahun Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka
Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan, perwakilan dosen
3 Rapat Pimpinan Lengkap (RPL)
Dekanat RABU, minggu ke-1 tiap bulan
Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan
4 Rapat Pimpinan Terbatas (RPT)
Dekanat RABU Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag
5 Rapat Persiapan Perkulaiahan
Dekanat Setiap Awal Semester Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan, dosen
6 Rapat Pimpinan dan Staf (RPS)
Dekanat 1x per 3 bulan Seluruh pimpinan dan Staf
7Rapat Pimpinan Program Studi dengan Dosen
Prodi 4x per 1 tahun Pimpinan program studi, dosen-dosen
8 Rapat Fungsi8.1. Rapat koordinasi Unit
Fungsi subag dgn StafnyaBidang Adum JUMAT Kasubbag Umum dgn stafnya, dan
Kasubab Kepegawaian dan Keuanganm dengan Stafnya
8.2. Rapat Koordinasi Kabag dengan Kasubbag
Bidang Adum SENIN Kabag dan Kasubag Akademik, Kasubbag kepegawaian dan Keuangan, dan Kasubbag Umum
8.3. Rapat Koordinasi PD Adum dengan Kabag dan Kasubbag
Bidang Adum SELASA PD Adum, Kabag TU, Kasubbag Akademik & Kemahasiswaan, Kasubbag Kepegawaian & Keuangan, Kasubbag Umum
8.4. Rapat Koordinasi PD dan seluruh unit fungsi
Bidang akademik, Bidang Adum, Bidang
Kemahasiswaan
RABU, minggu ke-2 dan ke-4
PD Adum, Kabag TU, Kasubbag Akademik & Kemahasiswaan, Kasubbag Kepegawaian & Keuangan, Kasubbag Umum, Ka Prodi, Sek. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kaur Perpustakaan
Rapat koordinasi Unit Fungsi Akademik1 Kasubbag dgn Staf-staf nya JUMAT2 Kabag dengan Kasubbag SENIN3 PD Akademik dengan Kabag dan Kasubbag, dan prodi2SELASA
Rapat koordinasi Unit Fungsi PLT1 Ka PLT dgn Staf-staf nya JUMAT2 Kabag dengan Kasubbag SENIN3 PD Akademik dengan Kabag dan Kasubbag, PLT, dan prodi2SELASA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT KOORDINASI BIDANG AKADEMIK (RKBA)Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 RKBA dilaksanakan di minggu pertama setiap bulan. Subag Akademik dan kerjasama mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKBA, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman kegiatan yang dilakukan setiap unit Fakultas. RKBA dihadiri oleh: Bidang Akademik, Kabag TU, Kasubag Akademik dan kerjasama, Kaprodi, Sekprodi, dan Personel yang ditunjuk. Kasubag Akademik dan Kerjasama mempersiapkan undangan yang memuat agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat Koordinasi.
Subba Akademik & Kerjasama 1Subbag Akademik menyampaikan
Undangan RKBA
Wadek Akademik 2 2 Wadek Akademik memimpin pelaksanaan RKBA: Kasubag. Akademik dan kerjasama sebagai Sekretaris RKBA menyusun Agenda Rapat mencakup: Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan perkuliahan, PPKT, PKL (IPA), Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, dosen, pimpinan dan pelaksanaan kegiatan administrasi akademik lainnya, serta Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat
Memimpin Pelaksanaan RKBA
Ya Fungsi tekait4
3 Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai oleh wadek Akademik
& Subag.AKD
Menginventarisir Permasalahan 4 Bila ada fungsi terkait melakukan tindak lanjut
sesuai dengan PTPP. Bila tidak ada diputuskan selesaiSesuai dengan PTPP
Tidak TPMA 5 5 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan Menindaklanjuti
permasalahan
Wadek Akademik 7 TPMA 6 6 Perbaikan masalah oleh Tim Pengembangan Mutu Akademik (TPMA)
Memutuskan Hasil RKBAMembuat dan
menyampaikan solusi masalah 7 Wadek Akademik Menetapkan hasil RKBA
8 Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notula RKBA, mencakup: (a)Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan Akademik/ Perkuliahan dan pendukung, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya
Kasubag. Akademik & Kerjasama
8Dekan 10
Menindaklanjuti hasil RKBA
Memberikan Persetujuan
Subag. Akademik 9 9 Notula RKBA didistribusikan paling lambat 1 hari setelah rapat Mendistribusikan hasil
RKBA Fungsi Terkait 10 10 Kegiatan langkah 10, 11 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RKBA yang akan datang
Melaksanakan perbaikan / pencegahan
Form-form : Undangan,
Agenda,Daftar Hadir,Notula, Daftar
Distribusi
Form Permohonan
Tindakan Perbaikan dan
3Masalah?
Prosedur Pengendalian
Rekaman Mutu
Mulai
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dokumen : FST-DKNT-AKD-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT KOORDINASI BIDANG AKADEMIK (RKBA)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang akademikFakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi bidang akademikFakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., meliputi :mulai dari kegiatan penerimaan mahasiswa baru sampai dengan kegiatan wisuda
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. Kalaender akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademiklainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Daftar Distribusi f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulene. Form Daftar Distribusi f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
9. DOKUMEN TERKAIT a. Pengendalian Ketidaksesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dokumen : FST-DKNT-ADUM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT KORDINASI BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN (RKBAUK)Dokumen Keterangan
1. RKBAUK dilaksanakan di minggu pertama setiap bulan. Subag Umum mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKBA, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman kegiatan yang dilakukan setiap unit terkait. RKBAUK dihadiri oleh: Wadek Bidang Administrasi Umum, Kabag TU, Kasubag Umum dan Kasubag Kepegawaian dan Keuangan,dan Personel yang ditunjuk. Subag Umum mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat Koordinasi.
2 Pelaksanaan RKBAUK: Kasubag. Akademik sebagai Sekretaris RKBAUK menyusun Agenda Rapat mencakup: (a) Hasil AMI, (b) Pencapaian Sasaran Mutu, (c) Tindak Lanjut dari RKBAUK sebelumnya, (d) perbaikan dan pencegahan serta status Hasil AMI, (e) Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan pelayanan umum, kepegawaian dan keuangan serta pelaksanaan kegiatan administrasi non-akademik lainnya (f) Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat
Ya Fungsi tekait4
& Subag.UmumMenindaklanjuti permasalahan
Tidak
3. Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai
4. Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan
5. Perbaikan masalah oleh Tim Pengembangan Mutu Layanan Non Akademi (TPMLNA) .
6. Membuat PTPP pada form PTPP
Tidak7 Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notulen
RKBAUK, mencakup: (a) Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan layanan umum, kepegawaian dan keuangan dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya
Ya
Tidak
Ya8. Notulasi RKBAUK dibuat paling lambat 1 hari setelah
rapat
Kegiatan langkah 10, 11, 12 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RBF yang akan datang
9. Distribusi notulasi RKBAUK ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan berikutnya
Tidak YaUbah Musnahkan
Mulai
Subbag. UmumMenyampaikan
Undangan RKBAUK
1
Wadek Bid. Adm. UmumMemimpin RKBAUK
Selesai
Wadek Bid. Adm. UmumMenetapkan Keputusan Rapat
Form-form : Undangan,
Agenda,Daftar Hadir,
Notulen, Daftar Distribusi dan
2
TPMLNA MengembangkanMutu Layanan Non
TPMLNA Membuat PTPP
Form Permohonan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan
5
7 6
3Masalah?
Kabag TU Membuat Notula
8
Kasubag.Umum Mendistribusikan
Hasil Rapat
9
Prosedur Pengendalian
Rekaman Mutu
Dekan Memberi persetujuan
Fungsi terkait menindaklanjuti
10
12
Sesuai?
Fungsi terkait Melaksanakan perbaikan /
11
Sesuai?
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-ADKUM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT KOORDINASI BIDANG ADM UMUM DAN KEUANGAN (RKBAUK)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang administrasiumum dan keuangan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi bidang adm. Umum dan keuanganFakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. Kalaender akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademiklainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulae. Form Daftar Distribusi f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Form Undanganb. Form Agendac. Form Daftar Hadird. Form Notulene. Form Daftar Distribusi f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
9. DOKUMEN TERKAIT a. Pengendalian Ketidaksesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAKSANAAN PEMILU RAYA SEMA / DEMA, HIMA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan pemilu raya SEMA / DEMA (Senat Mahasiswa) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pendaftaran, pelaksanaan pemilu sampai dengan proses serah terima jabatan dan dan pelantikan pengurus SEMA / DEMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Proposal Kegiatan g. Form Daftar Hadir Peserta Pemilub. Form Agenda Kegiatan h. Form Penghitungan Suarac. Form Surat Undangan i. Form Surat Peminjaman Tempatd. Form Bukti Serah Terima j. Form Daftar Nama Pemilihe. Form Pendaftaran k. Form Daftar Hadir Saksif. Form Surat Undangan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Proposal Kegiatan g. Daftar Hadir Peserta Pemilub. Agenda Kegiatan h. Rekap Penghitungan Suarac. Surat Undangan i. Surat Peminjaman Tempatd. Bukti Serah Terima j. Daftar Nama Pemilihe. Berkas Pendaftaran k. Daftar Hadir Saksif. Surat Undangan
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutub. SK Kepanitiaanc. SK Calon Peserta Pemilud. SK Pengurus SEMAe. SK Pengurus HIMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAKSANAAN PEMILU RAYA SEMA / DEMADiagram Alir Dokumen Keterangan
1 Panitia pemilu adalah: pengurus SEMA/DEMA yang lama atau TIM yang dibentuk oleh SEMA/DEMA lama dibawah pengawasan pembantu DEKAN dibidang kemahasiswaan
Panitia Pemilu 1
Menentukan Jadwal Pemilu
2 Dilaksanakan dalam rapat Panitia PemiluPanitia Pemilu 2
Mensosialisasikan Jadwal Pemilu / persyaratan calon SEMA/DEMA 3 Proses ini berjalan sistem kerja panitia.
Sosialisasi dilaksanakan beberapa minggu sebelum pelaksanaan Pemilu.Panitia Pemilu 3
Menerima Pendaftaran calon Peserta Pemilu
HIMA 4 4 Calon adalah utusan terpilih dari SEMA dan DEMA pendaftaran disertai berkas kelengkapan yang dipersyaratkanMenyerahkan berkas pendaftaran calon untuk
diseleksi
5 Seleksi calon berdasarkan kriteria:Tidak a. Kelengkapan Administrasi
Ditolakb. Rekomendasi Internal partaic. Potensi Akademik Pendukungd. dll.
YaPanitia Pemilu 6
Mengumumkan Calon Lulus seleksi6 Jika tidak maka ditolak dan dikembalikan ke
internal Partai, jika ya maka lanjut ke langkah 7.
Panitia Pemilu 7 7 Dengan menyerahkan surat lulus verifikasi kepada calon seleksiMenentukan Nomor Urut Calon dan menetapkan
waktu kampanye8 Ditentukan dalam rapat panitia
Panitia Pemilu 8
Mempersiapkan tempat Pemilu9 Sesuai dengan tempat dan jadwal yang telah
ditetapkan
Panitia Pemilu 9 10 Pemilihan anggota legislatif
Melaksanakan pemungutan suaraPemilihan anggota eksekutif: SEMA, DEMA dan HIMA
Pengurus SEMA Lama 10 Pemungutan suara dilaksanakan selama 2 hari
Menyampaikan laporan pertanggungjawaban dan melakukan serah terima jabatan
11 Disampaikan kepada panitia
Pengurus SEMA Baru 11
Menerima pelantikan12 Proses pelantikan dilakukan oleh:
a. Wadek Kemahasiswaanb. Ketua Jurusan/Prodi
Pengurus SEMA yang dilantik adalah:SEMA Fakultas / DEMA fakultasHIMA Jurusan
Tidak
SK Kepanitiaan DEKAN
Surat Pemberitahuan kepada HIMA
Tata Tertib PemiluDraft Pelaksanaan
Selesai
Mulai
Form Penghitungan Suara, Daftar Nama
Pemilih, Kartu Pemilih, Surat Peminjaman
Tempat Pemilu, Susunan Manual Acara,
Daftar Hadir Peserta Pemilu
5
Formulir PendaftaranData Peserta
Pemilu
SK Calon Peserta Pemilu
Form Lulus
UndanganDaftar Hadir
Notulasi
Jadwal Pemilu
Proposal dan Agenda Kegiatan
Manual Acara, Daftar Hadir Saksi,
Kupon Calon Terpilih,
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/3
PEMILIHAN SEMA, DEMA DAN HIMA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan pemilihan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pendaftaran, pelaksanaan pemilihan sampai dengan laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)
6. FORMa. Form Proposal Kegiatan g. Form Penghitungan Suarab. Form Agenda Kegiatan h. Form Surat Peminjaman Tempatc. Form Surat Undangan i. Form Daftar Nama Pemilihd. Form Bukti Serah Terima j. Form Daftar Hadir Saksie. Form Pendaftaran k. Form Laporan Pertanggung Jawabanf. Form Daftar Hadir Peserta Pemilu
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Proposal Kegiatan g. Rekap Penghitungan Suarab. Agenda Kegiatan h. Surat Peminjaman Tempatc. Surat Undangan i. Daftar Nama Pemilihd. Bukti Serah Terima j. Daftar Hadir Saksie. Berkas Pendaftaran k. Laporan Pertanggung Jawabanf. Daftar Hadir Peserta Pemilu
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutub. SK KPUc. SK Calon Peserta Pemilud. SK Panwaslu
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/3
PEMILIHAN SEMA, DEMA DAN HIMADiagram Alir Dokumen Keterangan
1 SEMA: Mengisi, menginventarisir jenis kegiatan Pemilihan
Badan Kemahasiswaan SEMA/DEMA/HIMA1
SK Panitia KPU ditanda tangani oleh ketua DPMU/SEMA terkait dengan melampirkan proposal
Membentuk Panitia KPU dan PANWASLU
KPU 2 2 KPU membentuk Panwaslu sekaligus Menerima pendaftaran bagi tiap Calon, Membentuk Panwaslu dan Menerima
pendaftaran Calon
KPU 3 3 Seleksi dan verifikasi mempertimbangkan Visi misi, tujuan, strategi, fasilitas dan ruang lingkup PemiluMelakukan verifikasi Calon Peserta Pemilu
Calon Legislatif (DPM) dan Eksekutif (SEMA, DEMA dan HIMA)
44 Disertai dengan berkas persyaratan
Melakukan Pendaftaran 5 Sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
Calon 5 6 KPU mendata calon legislatif yang diajukan, serta memberikan jadwal dan tata tertib kampanye
Melaksanakan kampanye Calon
KPU 6 7 Pendataan pemilih disesuaikan dengan absen kelas perjurusan dengan menunjukan KTM/Kartu Pustaka/Slip SPP yang masih berlaku.
Menyiapkan PEMILU DPM dan SEMA
KPU 7Pendataan Pemilih
8 Pemilu diadakan selama dua hari (hari pertama pemilihan DPM, dan hari kedua pemilihan SEMA)
Pemilih 8
Melaksanakan pencoblosan
KPU 9 9 KPU beserta satu orang utusan dari tiap Calon sebagai saksi, menghitung perolehan suara secara terbuka.
Melakukan penghitungan Perolehan Suara
MulaiUndangan atau Pemberitahuan,
Identifikasi Kebutuhan Pemilu
Kampus, SK
Data Nama Calon DPM/SEMA,
Jadwal dan Tata Tertib Kampanye
Jadwal dan Tata Tertib Pemilu, Kartu Suara,
Daftar Pemilih, Absensi
Kartu Suara, Data Pemilih,
Hasil Perolehan
Rangkuman Identifikasi Kebutuhan Pemilu, SK
Panwaslu, Data Partai Peserta
A
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 3/3
PEMILIHAN SEMA, DEMA DAN HIMADiagram Alir Dokumen Keterangan
KPU 10 10 Hasil langsung diumumkan dan dilaporkan ke panitia PusatMengumumkan Hasil Pemilu
KPU dan Badan Kemahasiswaan 11 11 KPU dan Badan Kemahasiswaan mengeluarkan SK Hasil Suara dan diberikan kepada setiap Calon
Melakukan rapat untuk Evaluasi
Badan Kemahasiswaan 12 12 Laporan dibuat sebanyak lima rangkap, paling lambat seminggu setelah kegiatan selesai untuk dilaporkan kepada Dekan melalui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan
Menyampaikan laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan
LPJ dan Bukti Serah Terima
Selesai
A
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT PEMBAHASAN JADWAL PERKULIAHAN PER SEMESTERDiagram Alir Dokumen Keterangan
Prodi/Jurusan 1 1. Wadek Akademik dibantu oleh Kasubag Akademik dan Kemahasiwaan mempersiapkan rapat pembahasan jadwal perkuliahan
Penawaran Mata Kuliah
Prodi/Jurusan 2 2. Wadek Akademik meminta persetujuan kepada Dekan
Rapat Penugasan Dosen
Wadek Bid. Akademik 3 3. Wadek akademik dibantu oleh Subag Akademik menyiapkan undangan dan agenda untuk rapat pembahasan jadwal Mepmpersiapakan Rapat
Pembahasan Draft Jadwal
Subag Akademik 4 4 Subbag Akademik memberikan undangan dan agenda rapat kesemua unit fungsiMemberikan informasi kepada Unit
Fungsi
Wadek 1 & Prodi 5 5 Wadek 1 memimpin rapat pembahasan jadwal perkuliahan yang dihadiri semua prodi
Rapat Pembahasan Jadwal
6 Apabila dalam rapat pembahsan jadwal telah disetujui, maka prodi akan langsung menginput ke AIS apabila belum disetujui maka jadwal dikembalikan ke prodi untuk dibahas kembali.
Prodi 7 7 Prodi melakukan penginputan jadwal perkuliahan ke AIS
Input Jadwal ke AIS
Subbag Akademik 8 8 Subbag Akademik melakukan singkronisasi ruangan perkuliahan yang akan digunakan sesuai dengan jadwal yang sudah disetujui dalam rapat.
Sinkronisasi Pemakaian ruang kelas
Subbag Akademik 9 9 Subbag akademik membuatkan Draf SK Jadwal perkuliahan
Pembuatan SK (Draft)
Wadek 1 10 10 Wadek 1 memverifikasi jadwal yang sudah dibuat oleh subbag akademik
Verifikasi SK (Draft)
Draft Konsep Jadwal
Draft JadwalPerkuliahan
6
Selesai
Mulai
Undangan dan Agenda Rapat
Undangan dan Agenda Rapat
Daftar Hadir dan Notula Rapat
Jadwal Mata Kuliah
Jadwal Penggunaan
Draft SK
SK
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-002SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT PEMBAHASAN JADWAL PERKULIAHAN
1. TUJUANMemberikan panduan dalam pelaksaan Rapat Pembahasan Jadwal Perkuliahan sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pembahasan Jadwal Perkuliahan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : Pelaksanaan Perkuliahan,
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISIIstilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 1/1 prosedur ini)
6. FORMa. Form Jdawal Perkuliahanb. Form Undanganc. Form Daftar Hadird. Form Serah terimae. Form SK f. Form Notula
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Jadawal Perkuliahanb. Undanganc. Daftar Hadird. Bukti Serah terimae. SKf. Notula
9. DOKUMEN TERKAIT -
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELANTIKAN SEMA, DEMA DAN HIMA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelantikan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pelaksanaan pemilu sampai dengan laporan pertanggung jawaban kegiatan pelantikan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Proposal Kegiatanb. Form Agenda Kegiatanc. Form Surat Undangand. Form Bukti Serah Terimae. Form Surat Kesediaanf. Form Laporan Pertanggung Jawaban
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Proposal Kegiatanb. Agenda Kegiatanc. Surat Undangand. Bukti Serah Terimae. Surat Kesediaanf. Laporan Pertanggung Jawaban
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutub. SK Pelantikan
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELANTIKAN SEMA, DEMA dan HIMADiagram Alir Dokumen Keterangan
1 SEMA, DEMA dan HIMA : Mempersiapkan Kebutuhan Pelantikan (SK.Pelantikan, Pengurus, Janji Pengurus)
Badan Kemahasiswaan SEMA, DEMA dan HIMA 1 2 Struktur Kepengurusan ditanda tangani oleh ketua SEMA, DEMA dan HIMA terkait, dengan melampirkan proposalMempersiapkan Kebutuhan Pelantikan
Badan Kemahasiswaan SEMA, DEMA dan HIMA 23 Pertimbangan berdasarkan Visi misi,
tujuan, strategi, fasilitas dan ruang lingkup pembinaan.
Membentuk Struktur Kepengurusan
4 Jika tidak ke langkah 2, jika ya ke langkah 5Wadek Bidang Kemahasiswaan 3
Meninjau proposal yang diajukan sebelum disampaikan kepada Dekan
5 Jumlah dana sesuai dengan rencana anggaran
6 Ketua Badan Mahasiswa terkait (SEMA, DEMA dan HIMA atau Panitia Pelaksana) memantau dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai ketentuan agar tercapai sasaran, dan mendokumentasikan dengan foto digital dan sejenisnya.
Wadek Bidang Kemahasiswaan 5Melantik Badan Kemahasiswaan SEMA, DEMA dan
HIMA
7 Wadek Bidang Kemahasiswaan atau yang mewakili, melantik Badan Mahasiswa terkait (SEMA, DEMA dan HIMA) dan membacakan janji pengurus.
Badan Kemahasiswaan 6Melakukan rapat untuk Evaluasi
Badan Kemahasiswaan 7Menyampaikan laporan pertanggung jawaban
kegiatan dan keuangan8 Ketua Ketua Badan Mahasiswa terkait
(SEMA, DEMA dan HIMA atau Panitia Pelaksana) mengadakan rapat untuk mengevaluasi ketercapaian kinerja program atau kegiatan dan realisasi anggaran
9 Laporan dibuat sebanyak lima rangkap, paling lambat seminggu setelah kegiatan selesai untuk dilaporkan kepada Dekan melalui Wadek Bidang Kemahasiswaan
M
Mulai
4Persetujuan
Dekan/Dekanat?
Selesai
Tidak
Ya
Undangan atau Pemberitahuan,
Identifikasi Kebutuan Pelantikan
Jadwal Kegiatan dan Tata Tertib
SK Pelantikan dan Janji Pengurus
LPJ dan Bukti Serah Terima
Surat Kesedian Pengurus, Undangan,
SK Pengurus, dan Proposal
Bukti Tanda Terima
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PENYUSUNAN DOKUMEN PORTOFOLIO PERKULIAHAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1. Wadek akademik dibantu subag akademik dan kerjasama mengkoordinir penyusunan dokumen portofolio perkuliahan terdiri dari dokumen silabi, satuan acara perkuliahan, kisi-kisi soal dan format-format pendukung lainnya. Untuk pertama kali pembuatan dokumen portofolio perkuliahan disiapkan oleh Tim ISO FST UIN Jakarta
Prodi/Jurusan 1
Penyusunan Dokumen Portofolio
PDD 2 2. PDD (Kabag TU atau Tim ISO dibantu oleh Kasubbag Akademik & Kerjasama, Kasubbag Perencanaan, Akuntansi dan Keuangan (PAK), Kasubbag Umum menyerahkan dokumen kepada WMM untuk dikaji yang tidak sesuai dengan persyaratan untuk dimusnahkan atau diperbaiki oleh penggagas/pembuat dokumen, perubahan dokumen eksternal harus mengacu kepada peraturan yang berlaku.
Terima Dokumen
WMM 3 3. Dokumen yang disetujui oleh WMM diserahkan kepada PDD untuk diterbitkan sesuai Identifikasi Dokumen Standard Persetujuan
Penggagas 6Buat Dokumen Baru/perubahan
Yg berwenang 4 4. Ditandatangani oleh pembuat, pemeriksa & pemberi persetujuan
Persetujuan
PDD 5 5. PDD memperbanyak Dokumen sesuai dengan daftar distribusi dokumen, memberikan nomor identitas sesuai Identifikasi Dokumen Standard untuk didistribusikan menggunakan Form Distribusi Dokumen
Proses & Distribusi
6. Sesuai dengan saran pimpinan, fungsi, dan persyaratan
7. Adalah kewajiban penerima dokumen untuk membuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen untuk dokumen yang sudah tidak berlaku lagi, serahkan Berita Acara tersebut kepada PDD . Lakukan cap dengan stempel Dokumen Kadaluarsa pada Dokumen kadaluarsa yang tersimpan di PDD
A
SesuaiPersyaratan
Ubah atauMusnahkan
TidakYa
Ubah
Musnahkan
Penerima 7
Draft Dokumen Penyusunan
IdentifikasiDokumen Standar
Form Distribusi
Form Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
A
Mulai
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksaan kegiatan pengendalian dokumen baik dokumen internal maupuneksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pengendalian dokumen baik internal maupun dokumeneksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., meliputi :pengusulan perubahan dokumen, analisa kebutuhan dokumen, persetujuan perubahan dokumen, pener-bitan dan distribusi dokumen.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Permohonan Revisi Dokumenb. Form Distribusi Dokumenc. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Permohonan Revisi Dokumenb. Distribusi Dokumenc. Berita Acara Pemusnahan Dokumen
9. DOKUMEN TERKAIT a. Pengendalian rekaman mutub. Identifikasi Dokumen Standar (IDS)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/3
LPJ DAN SERAH TERIMA JABATAN SEMA, DEMA DAN HIMA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan laporan pertanggung jawaban dan serah terima jabatan SEMA DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pelaksanaan laporan pertanggung jawaban, danserah terima jabatan SEMA,DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif HidayatullahJakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)
6. FORMa. Form Proposal Kegiatanb. Form Agenda Kegiatanc. Form Surat Undangand. Form Bukti Serah Terimae. Form Laporan Pertanggung Jawabanf. Form SK Serah Terima Jabatan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Proposal Kegiatanb. Agenda Kegiatanc. Surat Undangand. Bukti Serah Terimae. Laporan Pertanggung Jawabanf. SK Serah Terima Jabatan
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutub. SK Serah Terima Jabatan
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/3
LPJ DAN SERAH TERIMA JABATAN SEMA, DEMA DAN HIMADiagram Alir Dokumen Keterangan
1 SEMA/DEMA/HIMA: Membuat undangan, mensosialisasikan, menginventarisir jenis kegiatan selama Jabatan
Badan Kemahasiswaan SEMA/DEMA/HIMA 1
Merencanakan dan Menyusun Draft LPJ 2 Draft ditanda tangani oleh ketua SEMA/DEMA/HIMA serta terkait, dengan melampirkan proposal
Badan Kemahasiswaan SEMA/DEMA/HIMA 23 Mempertimbangkan berdasarkan Visi misi,
tujuan, strategi, fasilitas dan ruang lingkup kegiatan.
Membuat Draft LPJ dan Proposal
Wadek Bidang Kemahasiswaan 3 4 Ketua Badan Mahasiswa terkait (SEMA/DEMA/HIMA atau Panitia Pelaksana) memantau dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai ketentuan agar tercapai sasaran, dan mendokumentasikan dengan foto digital dan sejenisnya.
Meninjau proposal yang diajukan sebelum disampaikan kepada Dekan
5 Jumlah dana sesuai dengan rencana anggaran
Badan Kemahasiswaan 5Melakukan rapat Evaluasi kegiatan
SEMA/DEMA/HIMA6 Kegiatan sesuai dengan yang telah
direncanakan
7 Ketua Ketua Badan Mahasiswa terkait (SEMA/DEMA/HIMA atau Panitia Pelaksana) mengadakan rapat untuk mengevaluasi ketercapaian kinerja program atau kegiatan dan realisasi anggaran selama masa jabatan
8 Jika Ya lanjut ke langkah 10, jika tidak lanjut ke langkah 9
TidakBadan Kemahasiswaan 7 9 Badan Kemahasiswaan dan peserta
mengevaluasi semua kegiatan SEMA/DEMA/HIMA yang telah dilaksanakan
Melakukan evaluasi Internal Semua Keg.SEMA/DEMA/HIMA
Badan Kemahasiswaan 8
Melakukan Serah Terima Jabatan 10 Dilaksanakan oleh Ketua Badan Kemahasiswaan dan Ketua Badan Kemahasiswaan yang akan dilantik
YM3Y4M5PSFBPRLR
FP
4SSBP
9SP
2MP78YDD5E3DEPLBLO3YOFBMS4YTKK11TSUD3YDJMSY
PY
PN-- KJLRK- SH- - D - - - - CL8911K4L567U4 L56PPF- - - - - - - - - S- R- - - - - - - - YM3Y4M5
PSFBPRLR
FP
4SSBP
9SP
2MP78YDD5E3DEPLBLO3YOFBMS4YTKK11TSUD3YDJMSY
PY
PN-- KJLRK- SH- - D - - - - CL8911K4L567U4 L56PPF- - - - - - - - - S- R- - - - - - - -
M
Mulai
4Persetujuan
Dekan/Dekanat?
Tidak
Ya
Undangan atau Pemberitahuan,
Identifikasi Semua kegiatan
Draft LPJ (semua kegiatan dan biaya),
Jadwal Kegiatan dan Tata Tertib
Hand Out (Soft Copy, Hard Copy)
Rangkuman Identifikasi Kegiatan
Bukti Tanda Terima
6Persetujuan LPJ
Draft LPJ yang akan direvisi dan SK Serah
Terima JabatanA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-004
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 1 Maret 2012
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 00Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 3/3
LPJ DAN SERAH TERIMA JABATAN SEMA, DEMA DAN HIMADiagram Alir Dokumen Keterangan
11 DPM/BEM: Meninjau kembali dokumen dan data semua kegiatan yang telah dilakukan dan memperbaiki draft LPJBadan Kemahasiswaan 11
Melakukan Rapat untuk Evaluasi
12 Laporan dibuat paling lambat seminggu setelah kegiatan selesai untuk dilaporkan kepada Dekan melalui Wadek Bidang Kemahasiswaan Dibuat Lima Rangkap
Badan Kemahasiswaan 12Menyampaikan laporan pertanggung jawaban
kegiatan dan keuangan
Tidak YaTidak YaSelesai
LPJ dan Bukti Serah Terima
A
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-005SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAKSANAAN KEGIATAN BEM
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) di FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pelaksanaan kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Proposal Kegiatanb. Form Agenda Kegiatanc. Form Surat Undangand. Form Bukti Serah Terimae. Form Daftar Hadirf. Form Laporan Kegiatan dan Keuangan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Proposal Kegiatanb. Agenda Kegiatanc. Surat Undangand. Bukti Serah Terimae. Daftar Hadirf. Laporan Kegiatan dan Keuangan
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutu
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-005SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAKSANAAN KEGIATAN MAHASISWADiagram Alir Dokumen Keterangan
1 Penyusunan dan pembuatan SK Kepanitian dilakukan 1 bulan sebelum acara
BPH dan Divisi BEM 1
Membentuk dan menyusun kepanitiaan sekaligus membuat SK Kepanitiaan
2 Diserahkan paling lambat 2 hari setelah SK Kepanitiaan ditandatangani
3 Proposal harus mencakup latar belakang, nama, tema, target, sasaran, waktu dan tempat, materi kegiatan, pembiayaan, dan sumber dana kegiatan.
Divisi BEM 2
Menyerahkan SK Kepanitiaan kepada ybs.
BPH dan Panitia 3 4 Hal yang harus diperiksa adalah konsep kegiatan dan pendanaannya
Membuat Proposal dan menyusun agenda kegiatan5 Isi proposal tidak bertentangan dengan
kebijakan Rektor dan keuangan tidak melampaui platform pada anggaran kegiatan. Proposal diserahkan melalui Kabag TU. Kegiatan yang telah tercantum dalam RAB Fakultas
Ketua Jurusan/Prodi 4
Menerima Proposal Kegiatan untuk diperiksa
Wadek Bidang Kemahasiswaan 5
Menerima Proposal Kegiatan untuk diperiksa
6 Jika ya maka disertai dengan disposisi besarnya anggaran
7Keputusan harus ditetapkan maksimal 2 hari setelah surat masuk
Tidak
Ya 8 Dicatat dalam surat masuk Kabag TUWadek Bidang Kemahasiswaan 7
Menentukan besaran dana yang akan dicairkan9 Dicatat dalam surat masuk di Subbag PAK
Kabag TU 8Menerima disposisi proposal untuk pencairan dana
kegiatan10 Cek uang yang diterima sesuai dengan
nominalnya, komplain setelah meninggalkan tempat pembayaran tidak diterima
Ka Subbag PAK 9Menerima disposisi proposal untuk pencairan dana
kegiatan11 Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal
kegiatan dan dipantau oleh penanggung jawab kegiatan dan didokumentasikan
PUMK 10
Menyerahkan dana kegiatan kepada tim panitia 12 Diserahkan kepada Wadek Bidang
Kemahasiswaan dan Wadek Bidang Adum untuk ditandatanganiPanitia 11
Melaksanakan kegiatan13 Diserahkan kepada pihak Dekan paling lambat
1 minggu setelah acara kegiatanPanitia 12
Membuat dan menyusun laporan kegiatan dan keuangan
Tembusan di serahkan ke: 1. Ketua Jurusan/Prodi : 1 buah2. Wadek Bidang Adum : 2 buah
Dekan 13 3. Wadek Bidang Kemahasiswaan
Menerima laporan pertanggungjawaban kegiatan4. Arsip
Tidak
SK Kepanitiaan
Proposal dan Agenda Kegiatan
Selesai
Mulai
Laporan Kegiatan dan Keuangan
serta Dokumentasinya
6
Bukti Tanda Terima
Bukti Serah Terima
Bukti Serah Terima
UndanganDaftar hadir
NotulasiDokumentasi
Bukti Tanda Terima
Proposal dan Agenda Kegiatan
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-006SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
LAYANAN BIDANG KEMAHASISWAAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelayanan bidang kemahasiswaan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan bidang kemahasiswaan di FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Pedoman Akademikc. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaan
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM- Form Berkas Permohonan Layanan
7. INSTRUKSI KERJAa. IK Layanan Asrama Mahasiswab. IK Layanan Beasiswac. IK Layanan Kesehatan Mahasiswad. IK layanan Kitas, Visa, Bebas Viskal, Exit permit Bagi Mahasiswa Asing
8. REKAMAN MUTU- Berkas Permohonan Layanan
9. DOKUMEN TERKAIT - Pengendalian Rekaman Mutu
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-006SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
LAYANAN BIDANG KEMAHASISWAANDiagram Alir Dokumen Keterangan
1 Ruang lingkup layanan:a. Asrama Mahasiswa
Mahasiswa/Lembaga Kemahasiswaan 1 b. Kesehatan Mahasiswa
Mengajukan permohonan layanan c. Beasiswad. Kitas, Visa, Bebas Viskal,
Exit Permit bagi MahasiswaAsing
e. KampusFungsi Pemberi Layanan 2
Mengidentifikasi dan memverifikasi berkas permohonan layanan
2 Pertimbangan berdasarkan persyaratan setiap jenis layanan
3 Jika tidak kembali ke langkah 1, jika tidak lanjut ke langkah 4
4 Layanan sesuai dengan jenis permohonan
Mahasiswa/Lembaga Kemahasiswaan 4
Menerima layanan dari fungsi terkait
YM3Y4M5PSFBPRLR
FP
4SSBP
9SP
2MP78YDD5E3DEPLBLO3YOFBMS4YTKK11TSUD3YDJMSY
PY
PN-- KJLRK- SH- - D - - - - CL8911K4L567U4 L56PPF- - - - - - - - - S- R- - - - - - - - YM3Y4M5
PSFBPRLR
FP
4SSBP
9SP
2MP78YDD5E3DEPLBLO3YOFBMS4YTKK11TSUD3YDJMSY
PY
PN-- KJLRK- SH- - D - - - - CL8911K4L567U4 L56PPF- - - - - - - - - S- R- - - - - - - -
M
Mulai
3Sesuai persyaratan?
Selesai
Tidak
Ya
Berkas Permohonan Layanan
FST-IK-PDK-06-01FST-IK-PDK-06-02 FST-
IK-PDK-06-03 FST-IK-PDK-06-04
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-007SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAKSANAAN PROPESA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan Program pengenalan studi dan almamater (Propesa) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pelaksanaan kegiatan Program pengenalan studi dan almamater (Opak) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Pedoman Akademikc. Pedoman Pembinaan dan layanan Bidang kemahasiswaan
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.-
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form SK Panitia Pelaksana Propesab. Form Laporan Hasil Kegiatan Propesa
7. INSTRUKSI KERJAa. IK Tata Tertib Propesa
8. REKAMAN MUTUa. SK Panitia Pelaksana Propesab. Laporan Hasil Kegiatan Propesa
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutub. Surat Edaran Rektor
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-007SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAKSANAAN OpakDiagram Alir Dokumen Keterangan
1 Penanggung jawab penyelenggaraan kegiatan Opak adalah Rektor UIN Jakarta yang dalam pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik di tingkat Universitas, Dekan dan Wakil Dekan bidang kemahasiswaan di fakultas
Fakultas dan DEMA 1
Membentuk panitia pelaksana program pengenalan studi dan almamater (Opak)
Panitia pelaksana terdiri dari panitia tingkat universitas, fakultas, jurusan, program studi, dan organisasi mahasiswaPanitia Pelaksana 2
Menerima pendaftaran dan menyiapkan Pelaksanaan Kegiatan 2 Mengacu pada POS Pelaksanaan Kegiatan
Mahasiswa
Panitia Pelaksana 3 3 waktu pelaksanaan kegiatan Opak maksimal 3 (tiga) hari dimulai jam 07.00 sampai jam 17.00 WIB (termasuk waktu persiapan dan istirahat, shalat dan makan).
Menyelenggarakan Kegiatan Opak
Mahasiswa Baru 4
Mengikuti semua materi kegiatan Opak4 Materi Kegiatan:
a. Ke UIN-an dan ke Fakultasan: civitas akademika, kode etik mahasiswa, lembaga struktural dan lembaga non struktural
Panitia Pelaksana 5
Melaporkan hasil kegiatan Opak kepada Ketua Jurusan
b. Jurusan/Prodi: Kompetensi akademik
c. Lembaga Kemahasiswaan tingkat Universitas dan Fakultas
Panitia Pelaksana 6 d. Penasehat Akademik dan prosedur Kartu Rencana Studi (KRS)
Melaporkan hasil kegiatan Opak kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan
e. Permainan (game)f. Materi-materi lain yang sesuai dengan
keperluan fakultas5 Maksimal 3 hari setelah kegiatan
6 Diserahkan kepada Wadek Bidang Kemahasiswaan paling lambat 1 minggu setelah acara kegiatan
Tidak YaTidak Ya
Tidak
SK Panitia Pelaksana Opak
Selesai
Mulai
Laporan Hasil Kegiatan Opak
IK Tata Tertib Opak
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-008SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
RAPAT KORDINASI BIDANG KEMAHASISWAAN (RKBK)
Dokumen Keterangan
1. RKBK dilaksanakan di minggu pertama setiap bulan. Subag Umum mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKBK, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman kegiatan yang dilakukan setiap unit terkait. RKBK dihadiri oleh: Wadek Bidang kemahasiswaan dan Kerjasama, Kabag TU, Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan, SEMA, DEMA dan HIMA dan Personel yang ditunjuk. Subag Umum mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat.
2 Pelaksanaan RKBK: Kasubag. Akademik dan Kemahasiswaa sebagai Sekretaris RKBK menyusun Agenda Rapat mencakup: (a) Hasil AMI, (b) Pencapaian Sasaran Mutu, (c) Tindak Lanjut dari RKBK sebelumnya, (d) perbaikan dan pencegahan ketidaksesuaian pelayanan kemahasiswaan, (e) Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan pelayanan mahasiswa serta pelaksanaan kegiatan administrasi kemahasiswaa lainnya (f) Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat
Ya Fungsi tekait4
& Subag.Akademik
Tindak Lanjut
Tidak3. Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut.
Bila tidak ada diputuskan selesai
4. Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan
5. Perbaikan masalah oleh Tim Pengembangan Mutu Layanan Kemahasiswaan (TPMLK) .
6. Membuat PTPP : FST-FR-MR-14
7 Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notulen RKBAUK, mencakup: (a)Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan layanan umum, kepegawaian dan keuangan dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya
Tidak
Ya 8. Notulasi RKBAUK dibuat paling lambat 1 hari setelah rapat
9. Distribusi notulasi RKBAUK ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan berikutnyaKegiatan langkah 10, 11, 12 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RBF yang akan datang
Tidak YaUbah MusnahkanDraft Dokumen IdentifikasiFormForm Berita Acara
Mulai
PersiapanUndanga
1
Pelaksanaan
Pelaksanaan RKBK
Selesai
Fungsi terkait Keputusan
Form-form : Undangan,
Agenda,Daftar Hadir,
Notulen, Daftar Distribusi dan
Laporan Pencapaian
Sasaran Mutu
2
TIM PengembanganMutu Layanan
Kemahasiswaan (TPMLK)
TPMLNA
Pembuatan PTPP
Form Permohonan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan
5
7 6
3Masalah?
Fungsi terkait Rekaman Mutu
8
Subag AKD
9
Prosedur Pengendalian
Rekaman Mutu
Dekan Persetujuan
Fungsi terkait Periksa dan tindak
10
12
Sesuai?
Fungsi terkait Melaksanakan perbaikan /
11
Sesuai?
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-008SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 1 9 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
RAPAT KORDINASI BIDANG KEMAHASISWAAN (RKBK)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan rapat kordinasi bidang kemahasiswaan (RKBK) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan rapat kordinasi bidang kemahasiswaan (RKBK) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI-
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Undangan,Agenda,Daftar Hadir,Notulen,Daftar Distribusi dan Laporan Pencapaian Sasaran Mutub. Form Permohonan Tidak Perbaikan dan Pencegahanc. Form Pengendalian Rekaman Mutu
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Undangan,Agenda,Daftar Hadir,Notulen,Daftar Distribusi dan Laporan Pencapaian Sasaran Mutub. Permohonan Tidak Perbaikan dan Pencegahanc. Pengendalian Rekaman Mutu
9. DOKUMEN TERKAIT- Pengendalian Rekaman Mutu