razvoj i upravljanje projektima - zaklada slagalica i... · razvoj i upravljanje projektima...

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije

Ovaj projekt financira Europska unija

Ova je publikacija izdana uz pomoć Europske unije. Isključivu odgovornost za njezin sadržaj, koji ne odražava nužno stavove Europske unije, snosi TACSO. Sadržaj ovog priručnika smatra se javnim dobrom, pa se kao takav može slobodno distribuirati. Ukoliko odlučite koristiti ovaj materijal, molimo vas da navedete TACSO kao izvor informacija, kao i web-stranicu s koje je materijal preuzet. U slučaju da reproducirate tekst priručnika, molimo vas da navedete autore teksta i njihove organizacije.

Projekt TACSO implementira konzorcij partnera na čelu sa SIPU International. Konzorcij se sastoji od sljedećih organizacija:

The Swedish Institute for Public Administration - SIPU International www.sipuinternational.se

Centar za promociju civilnog društvawww.civilnodrustvo.ba

Human Resource Development Foundation www.ikgv.org

Foundation in Support of Local Democracy www.frdl.org.pl

Partners Foundation for Local Development www.fpdl.ro

Izdavač: Tehnička pomoć organizacijama civilnog društva - TACSO Regionalni ured Potoklinica 16, Sarajevo, Bosna i Hercegovina www.tacso.org

Za izdavača: Emina Abrahamsdotter Regionalna koordinatorica za obuku

Autori: Simon Forrester, Irem Sunar (Euroasia Social Change Collective)

Prijevod: Natalija Gojković

Lektura: Vera Vujović

Dizajn: Šejla Dizdarević, digITarija

Datum: 2011.

Zahvala Duboko smo zahvalni svim organizacijama civilnog društva zapadnog Balkana i Turske, koje su podijelile svoje znanje i iskustvo s nama te time dale svoj doprinos bogatstvu ovog priručnika.

Akademija za obuku i tehničku pomoć (Academy for Training & Technical Assistance - ATTA) Kosovo www.atta-ks.org, [email protected]+37744155323

Albansko-britanska komora za gospodarstvo i industriju u Albaniji (ABCCI) Albanijawww.abcci.com, [email protected] +35542341020

Albanski helsinški odbor (Albanian Helsinki Committee - AHC) Albanijawww.ahc.org.al, [email protected]+ 35542233671

Udruga za unapređenje informiranosti kupaca (Association for Improving Consumer Awareness - TUBIDER) Turskawww.tubider.com, [email protected]+90216449262629

Plavi svijet Institut za istraživanje i zaštitu mora Hrvatskawww.blue-world.org, [email protected]+38551604666

Gradsko vijeće grada Bursa (Bursa City Council)Turskabursakentkonseyi.org, [email protected], [email protected] +90 224 270 82 70-71

Canakkale Udruga za znanstvene, umjetničke i kulturne aktivnosti (Çanakkale Bilim, Sanat ve Kültür Etkinlikleri Derneği) Turskacabisak.blogspot.com/2007/06/abisak-anakkale-bilim-sanat-ve-kltr.html, [email protected]+905358899425

Catholic Relief Services/Network for Building Peace Bosna i Hercegovinawww.mreza-mira.net, [email protected], [email protected] +38733617573

Centar za politike i zagovaranje (Center for Policy and Advocacy)Kosovo www.qpa-kosova.org, [email protected]+37738226530

Centar za zaštitu žrtava i sprečavanje trgovine ljudima Kosovo www.pvptcenter.net, [email protected]+37738609140

Centar za ruralni razvoj Srbijawww.ruralcentar.org.rs, [email protected]+38123082715

Program za građanska prava (Civil Rights Program - Kosovo - CRP/K) Kosovo www.crpkosovo.org, [email protected]+38138243610/611

Centar za razvoj civilnog društva, Korca (CSDC KORCA) [email protected]+35582244183

Koalicija Svi za pravedna suđenja (Coalition All for Fair Trials)Makedonijawww.all4fairtrials.org.mk, [email protected]+38923215263

Durmish Aslano Kosovo [email protected] +37744301561

Udruga za okoliš Avalon (Environmental Association “Avalon”)Srbijawww.avalon.org.rs, [email protected]+381638347095

HANDICAP KOSOVAKosovo [email protected]+37744249822

Hendikepirane i osobe s invaliditetom Kosova (Handicapped and Disabled People of Kosova)Kosovowww.hdpk.info, [email protected]+37744377377

Kosovska inicijativa za stabilnost (Inciativa Kosovare për Stabilitet/Kosovar Stability Initiative – IKS)Kosovo www.iksweb.org, [email protected]+ 38138222321

INFORMO Hrvatskawww.informo.hr, [email protected] +38552512318

Kosovska zaklada za civilno društvo (Kosovar Civil Society Foundation - KCSF) Kosovo www.kcsfoundation.org, [email protected]+38138248636

Kosovski rehabilitacijski centar za žrtve mučenja (Kosova Rehabilitation Centre for Torture Victims)Kosovo www.krct.org, [email protected] +38138243707

KYDD “Çeşme” Kosovo [email protected] +37744367147

Medica Kosova Kosovo [email protected] +381390321139

Mozaik – Zaklada za društveni razvoj (Mozaik – Community Development Foundation)Bosna i Hercegovinawww.mozaik.ba, [email protected]+38733265290

Nacionalni centar izviđača Kosova (National Scout Center of Kosova)Kosovowww.qnvk.org,[email protected]+3864969668

NGO “Zana” Klina Kosovowww.ngo-zana.org, [email protected], [email protected]+381(0) 39 470 249

Organizacija za građanske inicijative – OGIHrvatskawww.ogi.hr, [email protected]+38522888606

Resursni centar za razvoj ALFA (Resource Centre for Development “ALFA”)Srbijawww.rcalfa.org, [email protected]+38121467912

Zaklada Tabita (Tabita Foundation)Albanijawww.tabita-al.org, [email protected]+35582253884

Zaklada za treći sektor Turske (Third Sector Foundation of Turkey - TUSEV)Turskawww.tusev.org.tr, [email protected]+902122438307

Udruga Suncokret - Pula Hrvatskawww.suncokret.hr, [email protected]+38552505344

Ja, žena (Une, Gruaja/Me, the woman) Albanijawww.unegruaja.org, [email protected]+35583222140

Razvoj i upravljanje projektima financiranim

sredstvima Europske unije

Predgovor 12 Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima 14Uvod 15 Razumijevanje pomoći EU-a za vašu zemlju 21 Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a 36Identificiranje prilika za financiranje vaše organizacije 37Razvijanje uspješnih projektnih partnerstava 46Priprema uspješnih projektnih prijedloga 53 Kako proći evaluaciju - smjernice upućene osobe 64 Upravljanje Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava EU-a 71Praćenje sukladnosti i izvještavanje o sredstvima EU-a 76 Alati za razvoj i menadžment projekata financiranih sredstvima EU-a 80Kako se služiti alatima 81 Alatni okvir 83 Pojmovnik ključnih izraza 116 Reference i dodatna literatura 119

SADRŽAJ

Predgovor

13

Predgovor

AktivnostimA u osam zemalja zapadnog Balkana i Turskoj, Tehnička pomoć organizacijama civilnog društva – TACSO podržava i stvara mogućnosti za razvoj snažnog i utjecajnog sektora civilnog društva. Ta se investicija u civilno društvo temelji na našem uvjerenju da politički, gospodarski i društveni procesi približavanja Europskoj uniji zahtijevaju angažirano i funkcionalno civilno društvo kao važnu pretpostavku demokratskog razvoja.

Razvoj kapaciteta organizacija civilnog društva predstavlja važnu komponentu projekta TACSO, gdje je osnovni cilj povećanje kapaciteta organizacija civilnog društva u nekoliko ključnih područja, pružanjem novih saznanja o suvremenim metodologijama i tehnikama, kao i prilika za razmjenu iskustava i saznanja iz prakse.

Tijekom proljeća 2010. godine TACSO je implementirao pet regionalnih programa obuke čija su ciljana publika bile iskusne organizacije civilnog društva i njihovi predstavnici. Nastavno na uspješan dovršetak ovih programa obuke, te s ciljem daljnjeg jačanja kapaciteta organizacija civilnog društva, TACSO se odlučio pripremiti sljedećih pet priručnika:

� Prikupljanje sredstava i pristup fondovima Europske unije;

� Menadžment za organizacije civilnog društva – Praktični alati za analizu organizacijskog razvoja;

� Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a;

� Zagovaranje i lobiranje u svrhu društvenih promjena;

� Sudjelovanje građana i građanki u procesima donošenja odluka.

Cilj ovog priručnika o Razvoju i menadžmentu projekata financiranih sredstvima EU-a je povećati kapacitete organizacija civilnog društva za povlačenje sredstava EU-a i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a.

Iskreno se nadamo da će vam ovaj priručnik koristiti u daljem radu.

Palle Westergaard

Voditelj tima

Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima


15


Uvod

Dobrodošli!Europska unija zasniva se na načelima slobode, demokracije, poštivanja ljudskih prava i osnovnih sloboda, te na vladavini prava. Jedna je od temeljnih sloboda i pravo građana na stvaranje udruženja koja slijede zajedničku svrhu i koja poštuju navedena načela. Građani također imaju pravo na aktivno sudjelovanje u društvu te na uključivanje u političke stranke i sindikate. Organizacije civilnog društva (OCD) stoga predstavljaju značajan kanal za investicije EU-a. Međutim, razumjeti kako se donose investicijske odluke unutar institucija EU-a i kako se uspješno natjecati za sredstva EU-a može predstavljati veliki izazov za OCD-e. Doista, za mnoge OCD-e taj se izazov čini nerazrješivom tajnom, pa za organizacije s područja zapadnog Balkana i Turske, iako se geografski i u smislu predstojećih procesa pristupanja nalaze blizu EU-a, europski procesi financiranja mogu izgledati misteriozno i katkada ih frustrirati.

Ovaj smo priručnik pripremili kako bismo objasnili i približili te procese. Njemu i pripadnoj cjelini njegovih alata cilj je pomoći OCD-ima s područja zapadnog Balkana i Turske u razumijevanju procesa pristupanja Europskoj uniji i uspješnom upravljanju sredstvima EU-a. Ovo nije sveobuhvatan vodič za EU-fondove, niti jamstvo uspjeha kod pripremanja prijave za sredstva EU-a. Njegova je svrha pokazati OCD-ima kako postati učinkovitiji i uspješniji u povlačenju sredstava EU-a i upravljanju njima.

Priručnik se sastoji od tri dijela: prvo, ovog uvoda koji objašnjava prirodu fondova EU-a i prilike karakteristične za ovu regiju; drugo, dijela koji opisuje kako OCD-i mogu uspješno proći cijeli put od samog početka procesa, identificiranjem prilika za povlačenje sredstava, do samo kraja procesa i izvještavanja o utrošenim sredstvima; i treće, kratkog dijela koji objašnjava kako koristiti pripadne alate, te na kraju rječnika pojmovnika i referenca.

Priručnik i Alatni okvir oblikovani su na način da se mogu koristiti bilo kao vodiči kod samostalnog učenja ili u kontekstu formalne obuke. U tom smislu, korištenje ove publikacije trebalo bi biti lako za svakog tko radi ili volontira u nekoj od OCD-a. Postoji mnoštvo referenca i primjera iz stvarnih iskustava OCD-a iz regije te detaljnih informacija o tome gdje naći više podataka, pa se nadamo da će svi naši čitatelji biti potaknuti i imati pouzdanja da nastave odavde kako smatraju da je najprikladnije i kako najbolje odgovara planovima njihovih organizacija.

16


Europski fondovi i organizacije civilnog društva na zapadnom Balkanu i u TurskojOrganizacije civilnog društva sa zapadnog Balkana i iz Turske mogu pristupiti europskim fondovima na tri različita načina. Prvi način, ujedno i najveći u smislu količine sredstava raspoloživih za financiranje, jest kroz programe pretpristupnih fondova (Instrument for Pre-Accession – IPA). Drugi način je preko programa zajednice u kojima navedene države sudjeluju, a treće područje mogućnosti nalazi se u tematskim programima kojima se upravlja kroz EuropeAid. Detaljne informacije o ova tri mehanizma naći ćete u poglavlju “Različiti instrumenti financiranja“.

Što se tiče regije u cijelosti, svi ovi mehanizmi imaju neke zajedničke elemente. To se osobito odnosi na financiranje kroz IPA i predstavlja glavni razlog zašto su ovaj priručnik i Alatni okvir posebno oblikovani za OCD-e zapadnog Balkana i Turske. Unutar ove regije nalazi se osam država koje su, na ovaj ili onaj način, na formalnom putu prema članstvu u EU-u. Neke od njih EU prepoznaje kao službene kandidatkinje, dok se neke smatraju potencijalnim državama kandidatkinjma. Te su države: Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Kosovo, Makedonija, Crna Gora, Srbija i Turska.

17


Osim zajedničkih regionalnih elemenata, OCD-i u svakoj od ovih osam država mogu pronaći različite mogućnosti financiranja usmjerene specifično na tu državu, i kroz IPA i kroz neke druge programe zajednice. Glavni tematski programi EuropeAida aktivni u regiji – a to su Instrument za države u europskom susjedstvu i partnerstvo (European Neighbourhood and Partnership Instrument - ENPI) i Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for Democracy and Human Rights – EIDHR) – također posjeduju neke specifične karakteristike za pojedine države implementacije.

Neovisno o tome na koji se način proces financiranja odvija, svim investicijama EU-a u države izvan EU-a mora se upravljati u skladu s posebnim uputama, koje se nazivaju “PRAG” – Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions1 - odnosno, Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske zajednice trećim zemljama (PRAG). Od ključne je važnosti da OCD-i razumiju osnovna načela na kojima se ove upute temelje i znaju kako ih koristiti kao izvor referenca. Za bolje razumijevanje uputa i metoda koje EU koristi kod isplate i administriranja sredstava, pogledajte ulomak “Ključni koncepti i kako EU upravlja financijskom pomoći”. Potrebno je da OCD-i shvate koncept “bespovratnih sredstava” (granta) i kako uspješno popuniti obrazac za prijavu za bespovratna sredstva, a kako bi ih mogli implementirati, OCD moraju biti u stanju isplanirati i primijeniti projektno-orijentirane radove.

Iako je PRAG univerzalna grupa uputa, tri glavna mehanizma putem kojih OCD iz ovih osam država regije mogu povući sredstva se na više načina razlikuju u odnosu na institucionalne upravljačke postavke. IPA-sredstvima namijenjenim OCD-ima u većini država kandidatkinja upravljaju javne institucije samih država, dok kod država koje su potencijalne kandidatkinje IPA-sredstvima najčešće upravlja sama EU, kroz urede Delegacije EU-a u tim državama. Sredstvima Programa zajednice i programa EuropeAid uglavnom se upravlja preko akreditirane nacionalne agencije ili izravno preko odgovarajuće opće uprave u Bruxellesu. Za tumačenja različitih postavki u svakoj od osam zemalja, započnite ulomkom “Sredstva EU-a u vašoj zemlji”, koji se nalazi u nastavku.

1 Najnovija verzija PRAG-a datira iz studenog 2010. godine

18


Ključni izazovi za OCD-eU ulomku dobrodošlice objasnili smo kako je svrha ovog priručnika pomoći OCD-ima u demistifikaciji procesa menadžmenta i povlačenja sredstava EU-a. Taj proces razumijevanja i demistifikacije uvelike će ovisi o tome posjeduje li OCD određen skupinu vještina, kako navodi Ivana Koprivica, direktorica OCD-a iz Srbije i iskusna OCD-trenerica:

“Formalni zahtjevi (Europske unije) su veliki, a procedure su zahtjevne. No, to je vještina kao i svaka druga. Prvi put je teško, ali kada shvatite logiku i sustav pisanja projektnih prijedloga, svaki će sljedeći put biti lakše. Nužno je također uvidjeti da će vam za pripremu projektnog prijedloga visoke kvalitete, koji je dobro utemeljen na istraživanju, biti potrebno barem dva mjeseca, a ako ste početnik i šest mjeseci.”

U okviru ovog priručnika utvrdili smo šest ključnih izazova s kojima se OCD-i suočavaju, te smo u skladu s time postavili načine kojima je moguće ojačati vještine i povećati znanje kako bismo na najbolji način na njih odgovorili. Ti su izazovi sljedeći:

� Identificirati mogućnosti financiranja kroz sredstva EU-a koje odgovaraju veličini, statusu i misiji organizacije, i koje je moguće na vrijeme identificirati. Na žalost, mnogi su OCD-i slabo informirani o mogućnostima financiranja, pa stoga ili potpuno propuste takve prilike, jer su uglavnom vremenski definirane, ili pripreme prijave koje EU iz nekog razloga ocijeni kao neprihvatljive. Također je uobičajeno da OCD-i saznaju za mogućnost financiranja u kasnoj fazi, pa stoga ne budu dobro pripremljeni za pisanje prijave ili podnesu prijave za sredstva koje upućuju na ciljeve izvan njihove osnovne misije.

� Razvijanje učinkovitih partnerstva za rad na projektima. Uvjet da projektne prijave OCD-a budu u partnerstvu s barem još jednim OCD-om postaje sve važniji kvalifikacijski kriterij za mogućnosti financiranja sredstvima EU-a. Taj kriterij često uključuje uvjet da je partnerski OCD iz države članice EU-a ili države kandidatkinje za članstvo u EU-u ili neke druge specifične geografske lokacije. OCD-ima je stvaranje partnerstva s drugim organizacijama radi zajedničke implementacije projekata problematično, osobito ako se partnerska organizacija nalazi u drugoj državi. OCD-i imaju poteškoća u identifikaciji prikladnih partnera i često formiraju loše pripremljena partnerstva s niskom razinom uzajamnog razumijevanja.

� Pripremiti projektne prijedloge koji su posjeduju snagu i kredibilitet, i koji su dobro prezentirani, predstavlja univerzalni izazov za OCD-ove, osobito za manje organizacije i za organizacije koje nisu navikle na rad temeljen na projektima. Većina sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima dostupna je u obliku bespovratnih sredstava za podršku projektima, pa je stoga ključno za OCD-e da znaju pripremiti pouzdanu analizu problema i formulirati dizajn projekta koristeći logičku matricu. Bez tih vještina OCD-i ne mogu prezentirati svoje projektne prijedloge u formatu koji odgovara zahtjevima EU-a.


19

� Biti konkurentne, jer su sredstva koja EU stavlja na raspolaganje OCD-ima ograničena i uglavnom dostupna kroz natječaje. To znači da se sredstva dodjeljuju samo onim OCD-ima čije prijave ispunjavaju sve potrebne kriterije i za koje se objektivno procijeni da su najkvalitetnije. Stoga, na žalost, mnogi OCD-i ne uspijevaju u povlačenju sredstava jer ili ne ispunjavaju objavljene kriterije ili predaju projektne prijedloge loše kvalitete. Kako bi riješili taj problem, OCD-i trebaju naučiti kako svoje prijave za sredstva učiniti što konkurentnijima, a bolje razumijevanje procesa evaluacije projektnih prijava od strane EU-a je jedan od načina da se to postigne.

� Učinkovito upravljanje projektima i posjedovanje kapaciteta za odgovarajuće upravljanje ugovorima za bespovratna sredstva EU-a predstavljaju dodatnu skupinu vještina koje OCD-i trebaju imati. OCD-i često zapošljavaju osoblje od projekta do projekta i stoga najčešće nemaju dovoljno institucionalne memorije, koja je neophodna da bi znale kako upravljati projektima financiranim sredstvima EU-a u skladu s EU-procedurama i međunarodno priznatim dobrim praksama. Greške u upravljanju projektom mogu za OCD-e biti vrlo skupe, a manje organizacije mogu iznimno destabilizirati.

� Izvještavanje o korištenju sredstava EU-a, osiguravajući sukladnost s procedurama EU-a, predstavlja dio dobrog upravljanja projektom, kako je ranije objašnjeno. Međutim, ovdje se naglašava kao zasebni izazov jer mnogi OCD-i nemaju kapacitete nužne da bi osigurali kvalitetan financijski menadžment i izvještavanje koje EU očekuje, pa im taj teret stoga postaje pretežak. No ako se slijede zdravorazumski i jednostavni savjeti o financijskom menadžmentu, iskustvo izvještavanja o sredstvima EU-a može značajno ojačati dugoročne kapacitete OCD-a za transparentnost i odgovornost.


TACSO-ov regionalni trening “Razvoj i menadžment projekata EU-a”, Turska, 2010.

20


Kako ovaj priručnik i Alatni okvir mogu pomoćiPriručnik i pripadni Alatni okvir oblikovani su kako bi pomogli raznim tipovima OCD-a koji djeluju na području osam država zapadnog Balkana i Turske u učinkovitijem povlačenju i upravljanju sredstvima EU-a. Pomoć se pruža na različite načine:

� Pružanjem informacija i savjeta koji će ojačati znanje i razumijevanje o tome kako EU donosi odluke o financiranju – upamtite da se programi i prioriteti koji usmjeravaju odluke EU-a o financiranju mogu mijenjati od godine do godine, tako da je od ključne važnosti da OCD-i znaju kako pronaći najnovije informacije o mogućnostima financiranja te da takve pretrage redovno poduzimaju.

� Pokazujući kako unaprijediti vještine razvoja projektnih prijedloga i partnerstva, te pripreme visoko kvalitetnih prijava za financiranje, i pružajući savjete koji pomažu u izgradnji vještina potrebnih za financijsko upravljanje i izvještavanje o sredstvima EU-a.

� Demonstrirajući cijeli raspon alata koji se mogu koristiti kod raznih aktivnosti učenja za menadžere i osoblje OCD-a, lokalne trenere i konzultante koji su zainteresirani za izgradnju kapaciteta za povlačenje sredstava EU-a i upravljanje njima.

� Pružajući pristup smjernicama i predlošcima vezanim uz prijave za bespovratna sredstva EU-a te poveznicama za više informacija o fondovima EU-a za OCD-e s područja zapadnog Balkana i Turske.

Rasprava tijekom okruglog stola “Mediji i OCD-i – Izazovi i prilike” u Srbiji, 2010.

21

Razumijevanje pomoći eu-a za vašu zemlju

Ključni koncepti i kako EU provodi menadžment pomoćiEU distribuira svoje eksterno financiranje na razne načine: kroz specifične projekte, koristeći sektorski pristup ili budžetskom potporom vladama države-primateljice. ‘’Projektni pristup’’ se osobito koristi za potporu inicijativama izvan javnog sektora, kao što su civilno društvo i privatni sektor. Stoga je ključno za OCD-e da shvate koncept ‘’projekta’’ te da posjeduju kapacitete potrebne za dizajn i implementaciju projekata (vidi ulomak “Priprema uspješnih projektnih prijedloga’’).

Postoje različite definicije projekta, no definicija koju EU upotrebljava u vlastitim Smjernicama za upravljanje projektnim ciklusom predstavlja korisno ishodište:

Definicija projekta glasi: “Niz aktivnosti čiji je cilj postići jasno specificirane ciljeve unutar definiranog vremenskog razdoblja i definiranog proračuna. Projekt također treba imati:

� Jasno utvrđene dionike, uključujući primarnu ciljnu skupinu i krajnje korisnike;

� Jasan dogovor glede koordinacije, upravljanja i financiranja;

� Sustav za praćenje i evaluaciju koji podržava upravljanje radnim učincima; i

� Odgovarajuću razinu financijske i ekonomske analize, koja naznačuje da će koristi od projekta premašiti njegov trošak.“

Razvojni projekti predstavljaju metodu za jasno definiranje i upravljanje investicijama i procesima promjene. Mogu značajno varirati glede ciljeva, raspona i veličine. Manji projekti mogu uključivati skromne financijske resurse i trajati svega nekoliko mjeseci, dok veliki projekti mogu uključivati mnogo milijuna eura i trajati više godina.


22

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima

Smjernice EU-a za upravljanje projektnim ciklusomGodine1992. Europska komisija usvojila je “Upravljanje projektnim ciklusom” (Project Cycle Management – PCM) kao primarnu grupu alata za oblikovanje i upravljanje projektima (temeljenu na logičkoj matrici), a prvi priručnik PCM-a izdan je 1993. Priručnik je ažuriran i najnovija verzija na engleskom jeziku (iz 2004. godine) može se preuzeti preko multimedijske knjižnice na web-stranicama EuropeAida (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm).

Smjernice PCM-a bile su pripremljene prvenstveno za službenike EU-a, no mogu ih kao pomoć koristiti i partneri EU-a, uključujući OCD-e. Smjernice obuhvaćaju EU-politiku asistencije, uvod u koncept projektnog pristupa, pregled operativnih smjernica i, možda najvažnije, dio s alatima koji uključuje postupke kako razviti i implementirati projekte.

EU koristi dva osnovna pristupa da bi kanalizirala financije za potporu u implementaciji projekata: bespovratna sredstva i ugovore javne nabave. Ta je dva pristupa moguće jednostavno razlikovati na sljedeći način:

� u slučaju bespovratnih sredstava, EU daje svoj doprinos ili projektu koji provodi eksterna organizacija ili direktno organizaciji, zato što njene aktivnosti doprinose ciljevima politike EU-a;

� u slučaju javnog ugovora, ugovorno tijelo (ugovorno tijelo EU-a ili tijelo akreditirano od EU-a) prima proizvod ili uslugu koja mu treba i koju EU plaća.

Za OCD-e s područja zapadnog Balkana i Turske mehanizam pružanja bespovratnih sredstava je definitivno najznačajniji za povlačenje i upravljanje sredstvima EU-a. No neki OCD-i mogu također biti u poziciji da se natječu za pružanje proizvoda ili usluga temeljem javnih ugovora. U tom je smislu bitno ove koncepte detaljnije razjasniti.

Bespovratna sredstva predstavljaju direktan doprinos iz EU-proračuna ili iz Europskog razvojnog fonda. Dodjeljuju se trećim osobama, kao što su OCD-i, za implementaciju projekata ili aktivnosti koji su vezani uz politike EU-a i programe vanjske pomoći EU-a. Bespovratna sredstva EU-a imaju neke osobitosti:

� Predstavljaju oblik komplementarnog financiranja. EU obično ne financira projekte do 100 posto, već očekuje da i druga strana pokrije dio troškova;

� Omogućuju financijsko poravnanje navedenih aktivnosti, a za njihove korisnike sredstava ne smiju proizvesti dobit;

23


� Ne mogu se dodjeljivati retroaktivno za aktivnosti koje su već dovršene;

� Osim toga, za istu aktivnost može se dodijeliti samo jedna potpora.

Bespovratna sredstva se ne dodjeljuju od slučaja do slučaja, već podliježu godišnjem ili višegodišnjem programiranju od strane EU-a i partnera, gdje se mogućnosti financiranja objavljuju kroz pozive za prijavu prijedloga.

Pozivi za prijavu prijedloga pozivaju kandidate da unutar određenog roka prijave prijedlog za aktivnosti koje odgovaraju planiranim ciljevima i ispunjavaju tražene uvjete. Ti se pozivi za prijavu prijedloga objavljuju kroz cijeli niz medija na različitim lokacijama (što se detaljno objašnjeno u dijelu A, “Identificiranje mogućnosti za financiranje vaše organizacije”).

Sve se prijave za bespovratna sredstva pregledavaju i evaluiraju temeljem kriterija koji su bili jasno najavljeni u pozivu za prijavu prijedloga, osiguravajući jednakost postupka. Kandidate se pojedinačno obavještava o konačnoj odluci glede njihovih prijedloga.

Bespovratna se sredstva temelje na nadoknadi prihvatljivih troškova. Drugim riječima, troškova koje je primatelj sredstava imao, a koji se smatraju neophodnim za provođenje relevantnih aktivnosti. Stoga, naravno, svaki OCD koji prima bespovratna sredstva od EU-a mora biti u stanju održavati odgovarajuću financijsku dokumentaciju koja na zadovoljavajući način demonstrira da su troškovi bili za dogovorene stavke, slijedom dogovorene procedure. Bespovratna sredstva podliježu pisanom ugovoru koji obje strane potpisuju te, u načelu, zahtijevaju sufinanciranje od strane korisnika bespovratnih sredstava. S obzirom da bespovratna sredstva pokrivaju raznolika područja aktivnosti, postoje specifični uvjeti koje je potrebno ispuniti, a koji mogu varirati od jednog područja aktivnosti do drugog.

24


Javni ugovori za OCD-e načelno predstavljaju manje značajan kanal povlačenja EU sredstava, ali u regiji su sve prisutniji specijalizirani OCD-i koji se u partnerstvu s privatnim sektorom bave pružanjem proizvoda i usluga. Procedure nabave se pokreću kada ugovorno tijelo EU-a želi kupiti usluge, robu ili radove u zamjenu za naknadu. Nabavna procedura vodi sklapanju javnog ugovora. Procedurama nabave upravljaju specifična pravila koja se razlikuju ovisno o prirodi ugovora (usluge, roba, radovi) i o visini vrijednosti nabave.

Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske zajednice trećim zemljama (Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions) ili PRAG – kako ga se uobičajeno naziva – sadrži detaljne procedure za upravljanje kako bespovratnim sredstvimaEU-a tako i javnim ugovorima za OCD-e i ostale s područja Zapadnog Balkana i Turske (i drugdje izvan područja EU-a). Za OCD-e nije neophodno temeljito poznavanje PRAG-a, no da bi odgovarajuće upravljali sredstvima EU-a (bilo da je riječ o bespovratnim sredstvima ili javnom ugovoru) moraju moći pristupiti i razumjeti određene dijelove PRAG-a. (vidi “Upravljanje ugovorom o bespovratnim sredstvima EU-a” i “Praćenje sukladnosti i izvještavanje o sredstvima EU-a”)

U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima EU-a i javnim ugovorima, EU preferira sljedeća tri pristupa:

� Centralizirana implementacija: Europska komisija ili njezina delegacija direktno implementiraju programe i odgovorni su za dodjelu bespovratnih sredstava i javnih ugovora;

� Decentralizirana implementacija: javna uprava u državi primateljici implementira programe temeljem financijskog sporazuma sklopljenog s Europskom komisijom. Uprava te države je odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora, ali Europska komisija kontrolira proceduru. Servisi Europske komisije su u redovnom kontaktu s odnosnim implementacijskim partnerima kako bi osigurali da je objava korisnika izvršena u odnosnim državama;

� Upravljanje zajedno s međunarodnim organizacijama i programi kojima upravljaju agencije država članica EU-a: Europska komisija daje doprinos projektu koji implementira neka međunarodna organizacija ili agencija države članice EU-a, odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora o nabavi temeljem svojih vlastitih procedura. Europska komisija provjerava da li se sredstva troše na odgovarajući način, te je u stalnom kontaktu s odnosnim međunarodnim organizacijama kako bi osigurala da se objava korisnika odvija korektno.

OCD-i iz osam država s područja zapadnog Balkana i Turske susreću se s kombinacijama ranije navedenih postavki. U načelu, u zemljama formalno proglašenim kandidatkinjama za članstvo u EU-u uglavnom postoji decentralizirani sustav, što znači da se sredstva dodjeljuju kroz ugovorna tijela unutar javne uprave dotične zemlje. Dok smo pripremali ovaj priručnik

25

takve postavke su bile na snazi u Hrvatskoj i Turskoj, a Makedonija i Crna Gora su bile na putu prema decentralizaciji, dok su OCD-ima u zemljama koje su potencijalne kandidatkinje sredstva uglavnom dodjeljivale Delegacije EU-a. U slučajevima nekih programa koji su ili tematski i/ili regionalni, sredstva se dodjeljuju kroz centralizirani sustav i obično izravno od Europske komisije.

Kako bi pojednostavnila upravljanje programima pomoći, i osobito, provjeru po kriterijima prihvatljivosti, EU je za centraliziranu implementaciju ustanovila bazu podataka pod nazivom PADOR u koju se svi OCD-i koji su potencijalni primatelji sredstava mogu prijaviti. Bazom podataka PADOR (Potential Applicant Data Online Registration, odnosno Online registracija podataka potencijalnih prijavitelja) upravlja EuropeAid, a ona sadrži informacije o organizacijama koje se javljaju na natječaje za dodjelu bespovratnih sredstava Europske komisije iz područja vanjske pomoći. Više informacija o PADOR-u i kako ga koristiti možete naći u ulomku “Identificiranje mogućnosti za financiranje vaše organizacije”.

U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima i javnim ugovorima, EU preferira tri različita pristupa: centraliziranu implementaciju, decentraliziranu implementaciju i zajedničko upravljanje s međunarodnim organizacijama i programima koje vode agencije država članica EU-a.


26


Različiti instrumenti financiranja OCD-i s područja zapadnog Balkana i Turske imaju mogućnost povlačenja resursa kroz tri različita mehanizma EU-financiranja. U skladu s time, OCD-i trebaju poznavati prirodu i svrhu svakog od ta tri mehanizma:

� Instrument pred-pristupne pomoći (IPA) u nadležnosti Opće uprave Europske komisije za proširenje;

� Tematski programi u nadležnosti Opće uprave Europske komisije za suradnju i razvoj;

� Programi zajednice u nadležnosti raznih općih uprava Europske komisije.

Ukratko ćemo pogledati sva tri mehanizma, no uglavnom ćemo se usredotočiti na IPA-u jer ona nudi najviše mogućnosti za OCD-e iz ove regije.

IPA – Instrument pred-pristupne pomoćiEU pruža usmjerenu pred-pristupnu financijsku pomoć državama kandidatkinjama (Hrvatska, Island, Makedonija i Turska) i potencijalnim kandidatkinjama (Albanija, Bosna i Hercegovina, Crna Gora, Kosovo i Srbija). Ta se financijska pomoć stavlja na raspolaganje pojedinačnim korisnicima i kao više-korisnička pomoć. Svrha joj je pomoći ovim državama u uvođenju neophodnih političkih, gospodarskih i institucionalnih reformi kako bi se uskladile s EU-standardima.

Reforme koje su nužne za članstvo u EU također služe za poboljšanje života građana u korisničkim državama. Ključni cilj pomoći je podržati političke reforme, osobito institucionalnu izgradnju, jačanje vladavine prava, ljudska prava, zaštitu manjina i razvoj civilnog društva.

Prije ulaska u EU, država mora imati funkcionalnu tržišnu ekonomiju te mora biti u stanju nositi se s pritiskom konkurencije i tržišnim silama unutar EU-a. Stoga se pruža pomoć za podršku ekonomskih reformi koje vode do bržeg rasta i boljih izgleda za zapošljavanje. Pomoć u preuzimanju obaveza vezanih uz članstvo poboljšava kvalitetu života i u državama članicama EU-a, jer se države kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje usklađuju s pravilima EU-a i postepeno usvajaju, npr. pravila glede zaštite okoliša i borbe protiv kriminala, droge i ilegalne imigracije. Pretpristupna pomoć nadalje potiče regionalnu suradnju i doprinosi održivom razvoju i smanjenju siromaštva.

Od 2007. i države kandidatkinje i države potencijalne kandidatkinje primaju fokusirano EU financiranje i podršku kroz jedan jedinstveni kanal – Instrument pretpristupne pomoći ili IPA. Ukupno pretpristupno financiranje za regiju za razdoblje od 2007. do 2013. godine iznosi 11,5 milijardi eura. Ova su sredstva programirana kroz pet komponenti:

Komponenta I - Pomoć u tranziciji i jačanje institucija – pruža financiranje za institucionalnu izgradnju i uz to vezane investicije. Podržava mjere kojim se potiče stabilizacija i tranzicija

27

u demokratsko društvo i tržišnu ekonomiju. Komponenta I otvorena je svim državama kandidatkinjama i potencijalnim kandidatkinjama, a njome upravlja Opća uprava za proširenje. Također je potrebno napomenuti da se kroz Komponentu I financiraju brojni regionalni i više-korisnički programi, uključujući Program podrške za civilno društvo (vidi u nastavku).

Komponenta II - Prekogranična suradnja – podržava preko-graničnu suradnju između država kandidatkinja i potencijalnih kandidatkinja, te država članica EU. Također je moguće financirati sudjelovanje u transnacionalnim programima suradnje (u okviru Strukturalnih fondova) i programima Sea Basin (u okviru Instrumenta za europsko susjedstvo i suradnju – European Neighbourhood and Partnership Instrument – ENPI). Komponenta II otvorena je za sve države kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje, a njome upravljaju Opće uprave za proširenje i za regionalnu politiku.

Komponenta III - Regionalni razvoj – financira ulaganja i uz njih vezanu tehničku pomoć u područjima kako što su transport, okoliš i gospodarska kohezija. Otvorena je samo za države kandidatkinje, a njome upravlja Opća uprava za regionalnu politiku.

Komponenta IV - Razvoj ljudskih resursa – nastoji ojačati ljudski kapital kroz edukaciju i obuku, te pomoći u borbi protiv ekskluzije. Otvorena je samo za države kandidatkinje, a njome upravlja Opća uprava za zapošljavanje, socijalne poslove i jednake mogućnosti.

Komponenta V - Ruralni razvoj – doprinosi održivom ruralnom razvoju. Pruža pomoć za restrukturiranje poljoprivrede i njenu prilagodbu standardima EU-a u područjima zaštite okoliša, javnog zdravstva, zdravlja životinja i biljaka, dobrobiti životinja i profesionalne sigurnosti. Otvorena je samo za države kandidatkinje, a njome upravlja Opća uprava za poljoprivredu i ruralni razvoj.

Sve IPA-komponente nude mogućnosti za financiranje OCD-a, jer nacionalno programiranje komponenti često uključuje sheme dodjele bespovratnih sredstava (i uz njih vezane pozive za projektne prijedloge) koje su otvorene OCD-ima. Na primjer, moguće je da u okviru Komponente III postoje sheme dodjele bespovratnih sredstava koje traže projektne prijedloge OCD-a za promociju implementacije EU-politike za okoliš, ili u okviru Komponente V sheme dodjele bespovratnih sredstava otvorene OCD-ima za financiranje projekata koji promiču zapošljavanje mladih. No, Komponente III do V mogu koristiti samo države kandidatkinje, pa stoga gledajući regiju kao cjelinu Komponenta I i, u određenoj mjeri, Komponenta II pružaju najviše mogućnosti za OCD-e. To je djelomično i zbog novog Programa podrške za civilno društvo, kao što je objašnjeno u nastavku.

Značaj civilnog društva istaknut je u Priopćenju komisije Vijeću i Europskom parlamentu o strategiji i glavnim izazovima proširenja za razdoblje 2007.–2008. godine. Kako bi se na potrebe regije što bolje odgovorilo, podrška razvoju i dijalogu civilnog društva će se koordinirati i pojednostavniti fokusiranjem na tri interventna područja, koja će sačinjavati novi Program podrške za civilno društvo:


28


Tematski programiSvrha je tematskih instrumenata i programa EU-a pružiti potporu područjima koja nisu pokrivena nacionalnim programima financiranim drugim instrumentima (kao što je IPA). Stoga, za OCD s područja zapadnog Balkana i Turske postoje dvije glavne tematske mogućnosti financiranja:

� Instrument europskog susjedstva i partnerstva (European Neighbourhood and Partnership Instrument – ENPI) i

Podrška lokalnim građanskim inicijativama i izgradnja kapaciteta osnažujući ulogu civilnog društva;

Program Ljudi-ljudima (People 2 People – P2P) kojim se podržavaju studijski posjeti institucijama i tijelima EU-a radi razmjene iskustava, znanja i dobrih praksi između korisnika, EU-a i organizacija civilnog društva u državama članicama EU-a;

Aktivnosti koje se provode u partnerstvu između organizacija civilnog društva u državama korisnicama i u EU-u, a koje vode prijenosu znanja i umrežavanju

29

� Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for Democracy and Human Rights – EIDHR).

ENPIOd 2007. godine EU implementira sveobuhvatnu Politiku europskog susjedstva, koju podržava ENPI kao kanal za distribuciju sredstava. U tom smislu, ENPI je zamijenio prethodne instrumente TACIS i MEDA, a u okviru programiranja sredstava često ima sheme za dodjelu bespovratnih sredstava na koje se OCD-i mogu prijavljivati. Osam država zapadnog Balkana i Turska nisu direktno pokrivene ENPI-em, međutim, mnoštvo poziva za projektne prijedloge ovog programa daju OCD-ima s ovog područja mogućnost da se uključe kao partneri (pored OCD-a iz država članica EU). Stoga je za OCD-e s ovog područja važno da razumiju ENPI i da prate mogućnosti koje im se kroz taj program otvaraju.Strateški ciljevi programa ENPI-a su:

� Podržavati demokratsku tranziciju i promicati ljudska prava; � Tranzicija prema tržišnoj ekonomiji; � Promocija održivog razvoja i politika od općeg interesa (protiv terorizma i rastućeg

posjedovanja oružja masovnog uništenja, rješavanje konflikata i vladavina međunarodnog prava).

ENPI ukupno raspolaže sa sredstvima u iznosu 11,2 milijarde eura za razdoblje od 2007. do 2013. godine. Ovaj proračun je raspoređen na sljedeći način: 95 posto za nacionalne programe i programe za više država-korisnica, te pet posto za programe prekogranične suradnje. Dodjelu sredstava određuju smjernice, a ovisi o potrebama i apsorpcijskim kapacitetima država-korisnica, kao i implementaciji dogovorenih reforma.

Lokalno implementirani programi slijede specifični proces programiranja temeljen na: � Višegodišnjim programskim dokumentima (za nacionalne, višedržavne i

prekogranične strategije) i višegodišnjim indikativnim programima; � Godišnjim akcijskim programima i zajedničkim programima za prekograničnu

suradnju.

EIDHRSredstva EIDHR-a programiraju se na višegodišnjoj osnovi i uključuju pozive za projektne prijedloge za OCD-e koji ispunjavaju uvjete s područja zapadnog Balkana i Turske te ostalih zemalja. Raspoloživa sredstva su prilično ograničena (ukupan iznos od oko 100 milijuna eura za razdoblje od 2007.–2013. godine) i načelno su vezana uz postizanje općih ciljeva koji su:

� Unaprijediti poštivanje ljudskih prava i osnovnih sloboda u državama i regijama gdje su najviše izloženi rizicima;

� Ojačati ulogu civilnog društva u promociji ljudskih prava i demokratskih reformi, podržavanju mirenja grupnih interesa i konsolidaciji političke participacije i predstavljanja;


30


� Podržavati aktivnosti u područjima pokrivenim smjernicama EU-a: dijalog o ljudskim pravima, branitelji ljudskih prava, smrtna kazna, mučenje, djeca i oružani sukobi i nasilje nad ženama;

� Podržati i ojačati međunarodni i regionalni okvir za zaštitu ljudskih prava, pravičnost, vladavinu prava i promociju demokracije;

� Graditi povjerenje u demokratske izborne procese te unapređivati njihovu pouzdanost i transparentnost, osobito praćenjem izbornih procesa.

Strateški dokument EIDHR 2011-2013 implementirat će se kroz dva globalna poziva za projektne prijedloge svake godine, te oko 90 lokalnih poziva za projektne prijedloge koje će delegacije EU-a pokretati na godišnjoj ili polugodišnjoj osnovi.

Programi zajedniceProgrami Zajednice predstavljaju grupu integriranih mjera koje je Europska komisija usvojila radi jačanja suradnje među državama članicama EU-a u pogledu politika Zajednice tijekom određenog vremenskog razdoblja. Stoga se programi zajednice mogu vezati uz gotovo bilo koju politiku zajednice. Zajednica odlučuje o vrsti programa i njihovu trajanju, a financiraju se iz njezina općeg proračuna.

Države-pristupnice i države-kandidatkinje imaju priliku sudjelovati u programima, no osnovni uvjet sudjelovanja je godišnja naknada koja se dogovara za svaki program posebno i koju je potrebno uplatiti u proračun. Na području zapadnog Balkana i Turske, ovih osam država sudjeluje u velikom broju programa zajednice, no sudjelovanje svake od država donekle je različito. Prvo mjesto na kojem možete pronaći informacije o tome u kojim programima sudjeluje vaša država je web-portal EU-delegacije u vašoj državi.

Za mnoge programe zajednice veći dio sredstava se kanalizira kroz javne institucije kao što su škole, sveučilišta, bolnice, muzeji. Međutim, OCD-i i individualne osobe također mogu koristiti sredstva iz mnoštva programa.

Programi Zajednice od ključnog interesa za OCD-e s ovog područja su vjerojatno:

� Program Kultura: ovaj EU-program posjeduje proračun od 400 milijuna eura za razdoblje 2007. – 2013. za financiranje projekata i inicijativa kojima se promiče kulturna raznolikost Europe i unapređuje naše zajedničko kulturno nasljeđe razvojem prekogranične suradnje između kulturnih operatora i institucija.http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

� Europa za građane: program Europa za građane ima cijeli niz ključnih prioriteta usmjerenih na ispunjavanje misije pružanja aktivne uloge za građane u razvoju Europske unije; uključujući promicanje sudjelovanja i demokracije na razini EU-a; budućnost Unije i njene osnovne vrijednosti; među-kulturni dijalog; zapošljavanje,

31

društvenu kohezija i održivi razvoj, te podizanje informiranosti o društvenom učinku politika EU-a.http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

� FP7: Sedmi okvirni program za istraživanje i tehnološki razvoj (Seventh Framework Programme for Research and Technological Development – FP7) predstavlja glavni instrument EU-a za financiranje istraživanja u Europi, a traje od 2007. do 2013. godine. FP7 je također oblikovan da odgovori na potrebe Europe glede zapošljavanja, konkurentnosti i kvalitete života.http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

� LIFE+: Ovo je financijski instrument EU-a za potporu ekološkim projektima i projektima očuvanja prirode širom EU-a, kao i u nekim državama-kandidatkinjama, državama-pristupnicama i susjednim državama.http://ec.europa.eu/environment/life/

� Cjeloživotno učenje – Lifelong Learning (uključujući Erasmus, Leonardo, Socrates): Program cijeloživotnog učenja podržava mogućnosti za učenje od djetinjstva do starije dobi u svakoj mogućoj životnoj situaciji. Program cijeloživotnog učenja Europske komisije omogućuje ljudima da sudjeluju u stimulativnim doživljajima učenja u svakom stadiju života, a također pomaže u razvoju edukacijskog sektora i sektora obuke širom Europe.http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

� Javno zdravstvo: Ugovorom o osnivanju EU je obavezna osigurati da je zaštita ljudskog zdravlja ugrađena u sve njene politike, te je obavezna djelovati zajedno s državama članicama EU na poboljšanju javnog zdravlja, prevenciji bolesti i eliminaciji izvora opasnosti po ljudsko fizičko i mentalno zdravlje. Europska strategija zaštite i poboljšanja ljudskog zdravlja uglavnom se provodi kroz zdravstvene programe Komisije.http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

� Mladost u akciji (Youth in Action): Ovo je program koji je Europska unija pokrenula za mlade. Cilj mu je među mladim Europljanima potaknuti osjećaje aktivnog europskog građanstva, solidarnosti i tolerancije te ih uključiti u oblikovanje budućnosti Unije.http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Za OCD-e je ključno da redovno pretražuju sve navedene instrumente i programe kako bi mogli identificirati točno koje bi im se mogućnosti financiranja mogle otvoriti tijekom godine. (vidi Identificiranje mogućnosti financiranja vaše organizacije). Izvori informacija o mogućnostima za svaku od osam država regije ukratko su pokriveni u sljedećim poglavljima.


32


Fondovi EU-a dostupni u vašoj zemljiU ovom priručniku ne bi bilo moguće navesti definitivni popis svih mogućnosti financiranja dostupnih OCD-ima s područja zapadnog Balkana i Turske, jer se one cijelo vrijeme mijenjaju. Takav bi popis, u stvari, krivo navodio OCD-e jer bi vrlo vjerojatno ubrzo zastario i ne bi više pružao ažurne podatke bilo za neku od osam država ili možda čak ni za jednu od njih. Stoga OCD-ima s ovog područja toplo preporučujemo da usvoje sustav kojim će osigurati redovno pretraživanje mogućnosti za financiranje kroz EU-fondove, te da ta istraživanja provode na strukturiran način (vidi Utvrđivanje mogućnosti financiranja za vašu organizaciju). Međutim, kako bismo vam olakšali uvođenje takvog procesa u vašu organizaciju, kroz sljedećih nekoliko ulomaka predstavljamo snimku ključnih izvora informacija o fondovima EU-a za svaku od država, te kratke savjete OCD-a aktivnih u dotičnoj državi. No, započinjemo s ključnim, središnjim izvorima informacija Europske komisije. Napominjemo da su neke od sljedećih web-stranica dostupne samo na engleskom jeziku.

Europska komisijaOpća uprava za suradnju i razvoj (Europe Aid) na http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

Opća uprava za proširenje na http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm ima zasebne dijelove za države kandidatkinje, države potencijalne kandidatkinje i regionalnu suradnju.

AlbanijaWeb-stranice Delegacije EU-a na http://ec.europa.eu/delegations/albania osobito stranice Mogućnosti financiranja.

Informativni centar EU-a u Albaniji (http://euinfocentre.al)

Centar za razvoj civilnog društva - Qendra e Zhvillimit të Shoqërisë Civile (http://www.vloracivilsociety.org)

33

Bosna i HercegovinaDio web-stranica Delegacije EU-a na http://www.delbih.ec.europa.eu/ pod nazivom “EU pomoć u Bo-He” ima padani izbornik sa šest pod-odjeljaka. Odjeljak Pravosuđe i unutarnji poslovi sadrži informacije o financiranju civilnog društva.

HrvatskaWeb-stranice Delegacije EU-a na http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr pružaju opsežne informacije o pristupnom procesu Hrvatske i dostupnim fondovima EU-a.

Udruga Informo kaže da su im u stjecanju iskustva “osobito korisni bili bilteni i besplatna web-platforma koje nudi European Projects Association (EPA) (http://www.europeanprojects.org). Naš je posao sada puno lakši. U stvari, kroz ‘Project Factory’ koju nudi EPA, imamo na raspolaganju jedinstveno mjesto puno korisnih alata i novosti”.

Kosovo (prema UNSCR 1244/99)Dio web-stranica Ureda za vezu Europske komisije na adresi http://www.delprn.ec.europa.eu pokriva temu pomoći EU-a Kosovu i tu se objašnjavaju različite prilike za povlačenje sredstava i programi, te pružaju informacije o prošlim uspješnim projektima po programima.

Fatmir Curri iz Kosovske zaklade za civilno društvo (Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile) navodi: “Najbolji način na koji OCD-i koji djeluju na Kosovu mogu saznati više o EU-financiranju je praćenje godišnjih i višegodišnjih planova Ureda za vezu Europske komisije na Kosovu. Članstvo u raznim mrežama i krovnim organizacijama također daje dodatnu vrijednost informacijama o sredstvima EU-a dostupnim kroz regionalne programe i programe kojima se upravlja centralizirano iz Bruxellesa.”

Bivša Jugoslavenska Republika MakedonijaNa dijelu svojih web-stranica pod nazivom ”EU pomoć” na adresi http://www.delmkd.ec.europa.eu/en/index.htm Delegacija EU-a pruža kompaktne informacije o EU politici glede civilnog društva. Također postoji i dio posvećen natječajima.

Crna GoraWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 pružaju cjelovite informacije o EU-pomoći Crnoj Gori i natječajima kroz dva različita pod-odjeljka.

SrbijaWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delscg.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 imaju zasebni dio posvećen mogućnostima financiranja koje pruža informacije o otvorenim i zatvorenim natječajima, administrativnim natječajima, dodijeljenim ugovorima te poveznicu na web-stranice EuropeAida.


34


TurskaWeb-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html uključuju zaseban dio o civilnom društvu te različitima alatima i mogućnostima financiranja civilnog društva u Turskoj sredstvima EU-a.

Fuat Engin iz TUBIDER-a kaže, između ostalog, da oni “prate web-stranice CFCU-a (www.cfcu.gov.tr) i stranice Turskog centra za razvoj civilnog društva (Sivil Toplum Geliştirme Merkezi – www.stgm.org), te da su učlanjeni u mnoštvo popisa e-maila.

Veći broj OCD-a iz regije spomenuo je da se koriste portalom “Funds for NGOs” (Fondovi za udruge - http://www.fundsforngos.org). Riječ je o online-inicijativi za unapređivanje održivosti OCD-a olakšavanjem njihova pristupa donatorima, resursima i vještinama. Inicijativa koristi online-tehnologije za prijenos znanja o organizacijskoj održivosti, promicanje kreativnih ideja za dugoročno generiranje institucionalnih sredstava za razvojne intervencije, poboljšanje profesionalnih aktivnosti mobilizacije resursa i zagovaranje ulaganja više donatorskih sredstava i resursa u izgradnju vještina i kapaciteta OCD-a.

Razvoj i menadžment projekata financiranih sredstvima EU-a

37


identificiRanje pRilika za financiRanje vaše organizacije

U prethodnom smo poglavlju vidjeli da EU posjeduje različite mehanizme kanaliziranja sredstava u osam IPA-država na Balkanu i Tursku (vidi ”Razumijevanje pomoći EU-a za vašu zemlju”). Oni uključuju tematske instrumente, kao što je EIDHR, koji imaju godišnje akcijske planove, ili IPA (Instrument pretpristupne pomoći) koji ima višegodišnje operativne programe posebno prilagođene potrebama svake od zemalja, ili razne programe zajednice kojima upravljaju nacionalne agencije. Za OCD-e je važno da otkriju koji su mehanizmi na snazi u njihovoj državi te koje se mogućnosti/prilike planiraju za sljedećih godinu do dvije. Takvo je napredno planiranje moguće ostvariti na više načina. Jedan je korištenje centralnih web-portala Europske komisije (koji su dostupni na jezicima EU-a, iako neki od dokumenata za učitavanje nisu dostupni na svim jezicima), ili korištenjem lokalno dostupnih izvora informacija (koji koriste mješavinu lokalnog jezika i engleskog jezika), kao što su web-stranice Delegacija EU-a i web-portali lokalnih agencija za ugovaranje, informacijskih centara EU-a, ministarstava i nekih organizacija za podršku OCD-a. Ove različite web-adrese možete naći u ulomku ‘’Fondovi EU-a dostupni za vašu zemlju’’.

Dobra praksa iz Organizacije za građanske inicijative (OGI) iz HrvatskeOGI ima strateški plan koji pokriva trogodišnje razdoblje, a jedan je dio posvećen planiranju prikupljanja sredstava. Taj plan sadrži detalje o pripremama za prijave na natječaje za bespovratna sredstva. Razvojni direktor OGI-a odgovoran je za implementaciju tog plana prikupljanja sredstava te blisko surađuje s Izvršnim vijećem organizacije.

Glede praćenja Poziva za projektne prijedloge, svakog dana djelatnici OGI-a provode 15 minuta u potrazi za novim pozivima, provjeravajući novosti i web-stranice o EU-fondovima te provjeravajući je došlo li do ažuriranja ključnih programskih dokumenata. “Svim OCD-ima preporučujemo da slijede istu praksu, jer je od ključne važnosti na vrijeme uočiti relevantne Pozive za projektne prijedloge.”

KORAK 1Kako uskladiti prioritete svoje organizacije s prilikama za financiranje sredstvima EU-a?

38


Dobru početnu točku predstavlja korištenje centralnih web-portal Europske komisije za pretraživanje mogućnosti financiranja sredstvima IPA-a, pa potom mogućnosti koje pružaju tematski programi i programi zajednice. Slijede koraci koji opisuju kako to i provesti.

Mogućnosti financiranja IPA-sredstvimaKoristite web-portal Opće uprave Europske komisije za proširenje, tako što ćete krenuti od naslovnice (http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm) te otvoriti stranice za vašu zemljuu, služeći se lijevim izbornikom. To, na primjer, znači da ako tražite mogućnosti koje postoje za Albaniju, prvo ćete odabrati izbornik ‘’Zemlje potencijalne kandidatkinje’’ (Potential Candidates), a potom ‘’Albanija’’. Potom ćete pod izbornikom ‘’Financijska potpora’’ (Financial Assistance) moći pretraživati različite dokumente. U slučaju Albanije koja je država potencijalna kandidatkinja, pa stoga prima sredstva kroz IPA-komponente I i II, moći ćete naći dokumente koji daju sliku ukupnog programiranja za svaku godinu (spustite se do dna web-stranice i pritisnite na ‘’Nacionalni program’’ (National Programme) za najnoviju godinu) te individualne dokumente koji detaljno opisuju programe dodjele bespovratne pomoći i makroprojekte za svaku godinu (spustite se niz stranicu i pritisnite na ‘’Sažetke projekata’’ (Project fiches) za najnoviju godinu). Tako, na primjer, pod Sažecima projekata za Albaniju za 2009. godinu postoji sažetak pod nazivom ‘’PF8 Razvoj civilnog društva’’, pa ako taj dokument otvorimo, unutra možemo naći sljedeće:

”Objavit će se tri poziva za projektne prijedloge kako bi se odabrali projekti koje predlažu organizacije civilnog društva iz sljedećih sektora:

� Borba protiv korupcije; � Zaštita okoliša i edukacija o ekologiji i okolišu; � Podrška za ranjive skupine (npr. ugrožene žene, djeca koja žive na ulici itd.), manjine i

siromašne.”


39

U odjeljku 4 Sažetka možemo saznati planirani proračun (u ovom slučaju riječ je o 1,43 milijuna eura koji će se alocirati na programe za dodjelu bespovratnih sredstava) te načelni raspored implementacije (odjeljak 5) - u ovom slučaju bilo je planirano da se pozivi za projektne prijedloge objave u 1. i 2. kvartalu 2010. godine.

Za formalne države kandidatkinje izbornik ‘’Financijska potpora’’ sadržat će veći broj dokumenata vezanih uz pojedinosti svake od pet IPA-komponenata.

OCD-i se trebaju naviknuti na pretraživanje tih stranica, a otvaranjem i čitanjem različitih dokumenata mogu započeti učiti o tome kako se programiraju IPA-fondovi te kakve će prilike programi za dodjelu bespovratne pomoći pružati OCD-ima, i kada. Na žalost, ovi važni planski dokumenti za IPA-regiju koja uključuje države zapadnog Balkana i Tursku, na web-stranicama GD-a za proširenje obično su dostupni samo na engleskom jeziku.

Upoznavanje s onim što EU naziva ‘’project fiche’’ (sažetak projekta) kao i saznanje koji fondovi će kada biti dostupni, predstavlja ključni dio procesa istraživanja. Riječ je o dokumentima koji u standardnom formatu predočuju za što će se EU-sredstva koristiti, koliki će biti proračun i namjeravani vremenski okvir. Za OCD-e nije nužno da razumiju sve aspekte Sažetaka, ali bi trebali biti u stanju brzo pregledati glavna poglavlja i vidjeti jesu li predviđeni pozivi za projektne prijedloge iz njihovog sektora ili područja interesa. Načelno, također bi trebalo biti moguće direktno kontaktirati glavnog korisnika koji će voditi program, jer su ime i podaci kontakta uključeni u poglavlje 1.7 Sažetka. Međutim, u praksi je često teško ostvariti takav kontakt.

Na kraju, važno je razumjeti da ‘’programske godine’’ nisu ista stvar kao godine za implementaciju projekta. Načelno, ako u Sažetku postoji prijedlog za poziv za projektne prijedloge, taj će se poziv najčešće dogoditi godinu ili dvije godine nakon datuma sažetka. To znači da, kako bi doznali koja bi IPA-sredstva mogla biti dostupna OCD-ima u 2011. ili 2012. godini, potrebno je pregledati programe i sažetke za 2009. i 2010. Također, ne postoji jamstvo da će sredstva planirana u programu i sažetcima doista biti iskorištena, iako se, načelno, veći dio programiranja i realizira.

Dobra praksa Albanskog helsinškog odbora (Komiteti Shqiptar i Helsinkit / Albanian Helsinki Committee – AHC)Glavni strateški dokument za AHC je Strateški plan koji se priprema svake tri godine. Plan pokriva interventna područja vezana uz ljudska prava, predložene metode intervencije te potrebne resurse. Organizacija stoga shvaća da je prvi korak u mobilizaciji resursa postojanje dobrog i realističnog strateškog plana, a pridijeljeno osoblje je onda u stanju procijeniti Pozive za projektne prijedloge u skladu s tim planom. Pored toga, pregledavajući Pozive za projektne prijedloge osoblje će se posavjetovati o relevantnosti određenog Poziva s direktnim korisnicima, a također će uzeti u obzir lekcije koje je AHC naučio tijekom prethodnih prijava na Pozive.


40

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Razvoj i menadžment projekata financiranih sredstvima EU-a

Financiranje kroz tematske instrumente i programeKako biste stekli uvid u to koji fondovi bi mogli biti dostupni organizacijama u vašoj zemlji, pritisnite mišem na izbornik ‘’Kako radimo’’ (How We Work) na lijevoj strani ekrana. Tu možete pregledati informacije o tome kako funkcionira financiranje kroz tematske instrumente (Kako financiramo/How We Finance), a potom istražiti pojedine tematske instrumente. Za zemlje zapadnog Balkana i Tursku najznačajniji instrument je EIDHR. Na stranicama posvećenim EIDHR-u, na desnoj margini kliknite na izbornik ‘’Projekti – financiranje: planiranje’’ (Projects – funding: planning ahead) i tu ćete naći dokument koji daje pregled financiranja za sljedeće tri godine, za područje osam država zapadnog Balkana i Turske.

Kako biste pronašli otvorene ili najavljene pozive za projektne prijedloge, sa stranica posvećenim EIDHR-u ili bilo kojem drugom programu EU-a, pođite na odjeljak ‘’Radite s nama’’ (Work With US). Na tim ćete stranicama, pod izbornikom ‘’Financiranje’’ (Funding), naći opsežnu tražilicu. Sljedeće stranice opisuju kako se njome služiti.

Financiranje kroz Programe zajedniceSredstva Programa zajednice nisu primarno namijenjena podršci OCD-a izvan EU-a, već predstavljaju mehanizam potpore politika EU-a unutar EU-a. Međutim, kao što je vidljivo iz Različitih instrumenata financiranja (Different Funding Instruments), države zapadnog Balkana i Turska sudjeluju u nekim od tih programa, pa stoga unutar specifičnih područja postoje određene mogućnosti za financiranje OCD-a. Da biste pronašli u kojim Programima zajednice sudjeluje vaša zemlja trebate ili provjeriti web-portal Delegacije EU-a (web-adresa navedena u poglavlju ‘’Fondovi EU-a dostupni u vašoj zemlji’) ili vladine institucije za upravljanje poslovima vezanim uz EU, ako u vašoj zemlji takva institucija postoji. Na taj ćete način moći za svaki Program zajednice identificirati akreditiranu agenciju ili instituciju ovlaštenu za upravljanje resursima određenog programa.

Na primjer, jedan od najuspješnijih programa za podršku malih OCD-a iz područja aktivnosti mladih je program Mladost u akciji (Youth in Action - YiA). Opće informacije o YiA možete naći na stranici http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php.

Bariu Zenelaj iz kosovske Akademije za obuku i tehničku pomoć (Academy for Training and Technical Assistance – ATTA) ističe da njihova organizacija ima poseban pristup kojim osigurava da se prilike za financiranje ne propuste: “Dvaput godišnje naša organizacija organizira ‘mapiranje donatora’ koristeći participativni pristup, a svaki član organizacije obavezan je, u svojim mjesečnim izvješćima, izvjestiti o novim donatorskim prilikama.”

41


Na tim web-stranicama (Opće uprave za obrazovanje i kulturu – DG for Education and Culture) naći ćete podatke o Mogućnostima financiranja (Funding Opportunities) tijekom sljedećih nekoliko godina te kako pripremiti prijavu za sredstva. Trenutno na području kojim se bavi ovaj priručnik samo Turska ima pun programski status i Nacionalnu agenciju koja se bavi YiA-financiranjem na lokalnoj razini, dok su preostalih sedam država partnerske države YiA-programa, pa time imaju pravo prijave na neke od centralno-upravljanih poziva za projektne prijedloge.

Popis adresa web-stranica ključnih programa zajednice naći ćete u poglavlju “Različiti instrumenti financiranja”.

42


Kada proučavate različite programske dokumente za bilo koju godinu, ne zaboravite da do efektivne isplate sredstava obično treba proteći jedna do dvije godine nakon što je godišnji program usuglašen. Stoga, kako biste razumjeli, primjerice, koja bi IPA-sredstva mogla biti dostupna OCD-ima tijekom 2011. ili 2012. godine, potrebno je pretražiti programe i sažetke za vašu zemlju za 2009. i 2010. godinu. To se također odnosi i na financiranje kroz Tematske programe i Programe zajednice.

Nakon što se strateški utvrdili koji bi fondovi mogli biti dostupni i pogodni za vašu organizaciju, trebat ćete redovno pretraživati izvore informacija o pozivima za projektne prijedloge (ili otvorene natječaje za javne ugovore) tijekom razdoblja koja su bila naznačena u planskim dokumentima.

Pojedinosti za bilo koju priliku/mogućnost financiranja biti će objavljene na EU-stranicama ‘’Pozivi za projektne prijedloge’’. Ti se pozivi administriraju u skladu s vrlo strogim pravilima EU-a i vrlo jasno objašnjavaju kako se može prijaviti za taj određeni program za dodjelu bespovratnih sredstava.

Pozivi za projektne prijedloge objavljuju se na web-stranicama EuropeAida, a u slučaju država koje imaju decentralizirano upravljanje sredstvima, također i na lokalnim web-stranicama. Na primjer, u Hrvatskoj se pozivi objavljuju na web-stranicama Središnje agencije za financiranje i ugovaranje, na adresi http://www.safu.hr, a u Turskoj na stranicama Središnjeg ureda za financiranje i ugovaranje na adresi http://www.cfcu.gov.tr. EU Delegacije u svakoj državi obično imaju i web-stranice na lokalnom jeziku koje sadrže informacije o pozivima za projektne prijedloge. Kada učitate web-stranice EuropeAida na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm otiđite na stranicu ‘’Surađujte s nama/Financiranje: Pozivi za projektne

Kako održati razinu informiranosti o prilikama za financiranje EU-sredstvima – savjet udruge ALFA (Resursni centar za razvoj) iz Novog Sada, Srbija

“Naša je organizacija razvila sustav praćenja prilika za financiranje. Na primjer, imamo popis donator koji su nas prethodno podržali i s njima ostajemo u kontaktu. Često nam šalju informacije o prilikama za financiranje. Također, pretplaćeni smo na relevantne popise korisničkih adresa e-pošte. Redovno provjeravamo web-stranice naših ministarstava, Europske komisije, i ostalih resursnih centara iz regije. Već su nam poznati ciklusi u kojima određeni donator ili programi pokreću Pozive za projektne prijedloge, te se o njima informiramo. Također redovno sudjelujemo u događanjima gdje se skupljaju ljudi iz udruga i relevantnih institucija radi razmjene informacija.”

KORAK 2Što trebamo učiniti da bismo se prijavili na natječaj za dodjelu sredstava?

43


prijedloge’’ (Work With Us/Funding: Calls for Proposals) i koristite tražilicu kako biste pronašli ‘’otvorene’’ pozive za bespovratna sredstva za vašu zemlju ili regiju. Ne zaboravite za svoju pretragu odabrati datume koji pokrivaju pozive objavljene prije najmanje tri mjeseca.

Nakon što pronađete poziv za projektne prijedloge za koji smatrate da bi mogao biti relevantan za vašu organizaciju, preuzmite na svoje računalo sve relevantne dokumente vezane uz taj poziv. Najvažniji od njih su Vodič za prijavitelje (Guidelines for Applicants) i Obrazac prijave za bespovratna sredstva (Grant Application Form). Ti su dokumenti često dostupni samo na engleskom jeziku, osobito ako prijava mora biti sastavljena na engleskom, međutim, tamo gdje su dopuštene prijave i na drugim jezicima, Vodič bi također mogao biti dostupan na drugim jezicima.

Svi su pozivi za projektne prijedloge otvoreni za prijave tijekom ograničenog vremenskog razdoblja pa je stoga od ključne važnosti da prijavu pripremite prije roka. Pozivi za projektne prijedloge za bespovratna sredstva u vrijednosti višoj od 100 tisuća eura otvoreni su najmanje 90 dana; dok su za bespovratna sredstva u vrijednosti manjoj od 100 tisuća eura otvoreni najmanje 60 dana. Razdoblje za pripremu projektne prijave nikada neće biti dovoljno dugo da bi se pripremila ‘’savršena’’ prijava, međutim, ako ste planirali unaprijed (slijedeći Korak 1 spomenut ranije), tada ste već napravili određene pripremne korake za prijavu.

Prijava se može pripremiti samo u skladu s pruženim uputama i ispravnim korištenjem predložaka EU-a. Bilo kakvo odstupanje od zadane procedure rezultirat će odbijenicom prijave. Stoga je bitno da vaša organizacija posjeduje kapacitete nužne da bi u cijelosti mogla poštovati procedure za prezentaciju projektnog prijedloga. Usklađenost s procedurama pokrivena je u poglavljima C i D ‘’Priprema uspješnih projektnih prijedloga’’ i ‘’Kako proći evaluaciju’’.

Osim pripreme formalne prijave u odgovor na poziv za projektne prijedloge, većina OCD-a iz regije će također morati odraditi registraciju u PADOR. To se zahtijeva od organizacija koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava, kojima centralizirano upravlja Europska komisija (ili Delegacija EU-a u toj zemlji). Registracija u PADOR nije nužna za organizacije koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava kojima se decentralizirano upravlja (što je u vrijeme kada je pisan ovaj priručnik uključivalo IPA fondove kojima raspolažu hrvatske i turske javne institucije).

PADOR je online-baza podataka kojom upravlja EuropeAid, a koja sadrži podatke o organizacijama koje se natječu za bespovratna sredstva Europske komisije iz područja vanjske pomoći. Više informacija o PADOR-u i o tome kako se registrirati naći ćete na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm, gdje odaberete stranicu ‘’Surađujte s nama / PADOR’’ (Work With Us / PADOR).

44


Nakon što je vaša organizacija identificirala odgovarajuće EU-izvore financiranja, pronašla relevantan poziv za projektne prijedloge i započela s pripremom prijave za bespovratna sredstva, također je potrebno razmisliti o tome imate li kapacitete potrebne da bi se doista dobilo i upravljalo takvim financijskim sredstvima. To je važno iz dva razloga. Ako vaša organizacija ne može pokazati i dokazati da doista posjeduje odgovarajuće kapacitete, tada neće zadovoljiti kriterije odabira poziva za projektne prijedloge te će vaša prijava biti odbijena. Čak i ako organizacija može dokazati da posjeduje relevantne kapacitete, ako operativno nije spremna preuzeti upravljanje bespovratnim sredstvima, može se suočiti s internim problemima upravljanja koji bi mogli imati vrlo negativan učinak na dugoročnu budućnost organizacije.

Manje i manje iskusne OCD bi osobito pažljivo trebale razmotriti ta dva pitanja. Na primjer, ako je godišnji financijski priliv vaše organizacije manji od 50 tisuća eura tijekom protekle tri godine, malo je vjerojatno da bi vaša organizacija imala kapacitete potrebne za upravljanje jednogodišnjim projektom financiranim s 200 tisuća eura. Stoga je bitno da budete sigurni da je vašoj organizaciji moguće i izvedivo uspješno implementirati projekt za čija se implementacijska sredstva namjeravate natjecati. Postoje neki osnovni praktični koraci koje je potrebno poduzeti.

Prvo, unutar Vodiča za poziv za projektne prijedloge postojat će poglavlje o Kriterijima izbornosti (Eligibility Criteria), najčešće ulomak 2.1 Vodiča. Provjerite te kriterije kako biste bili sigurni da vaša organizacija (i njezini partneri) zadovoljavaju kriterije pravnog statusa, te da možete prikazati i dokazati uključenost u rad u sektoru.

Drugo, pregledajte Selekcijske kriterije (Selection Criteria) i dio 1 Evaluacijskog rastera (Evaluation Grid), koji se obično nalazi u ulomku 2.3 Vodiča (pod naslovom Vrednovanje i odabir prijava – Evaluation and Selection of Applications). Oni će vam pomoći u procjeni da li vaša organizacija posjeduje potrebne resurse za implementaciju projekta, te odgovarajuće


KORAK 3Posjeduje li moja organizacija kapacitete potrebne da bi se zadovoljili uvjeti financiranja?

45

1. Financijski i operativni kapacitet

1.1 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju dovoljno iskustva u upravljanju projektom?

1.2 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju odgovarajuću tehničku ekspertizu? (osobito znanje o pitanjima kojima se treba baviti)

1.3 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri imaju dovoljne kapacitete upravljanja (uključujući osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proračunom za aktivnosti)?

Treće, prije no što se bespovratna sredstva mogu dodijeliti organizaciji, postojat će provjera cijelog niza dokaznih isprava i dokumentacije kojima se dokazuje da organizacija uistinu zadovoljava uvjete izbornosti i odabira. Ta se dokumentacija odnosi na pravni status organizacije, njezine bankovne račune i bankovno poslovanje, dokaze o ažurnoj uplati socijalnih davanja i poreza (gdje je to primjenjivo), te na ostalu operativnu dokumentaciju. Vaša organizacija se, stoga, mora pobrinuti da je sva ta dokumentacija dostupna. Veći dio te provjere dokumentacije uključen je u procesu registracije u PADOR.

Izborni kriteriji i kriteriji odabira primjenjuju se i na sve partnere iz prijave za bespovratna sredstva, stoga je ključno da su i vaši partneri dobro pripremljeni i da posjeduju odgovarajuće kapacitete i stručnosti. Stvaranje partnerstva radi zajedničkog sudjelovanja u projektima financiranim sredstvima EU-a razmatra se u sljedećem poglavlju.


kapacitete upravljanja i profesionalnu stručnost. Iz evaluacijskog rastera ćete vidjeti da poziv za projektne prijedloge obično polaže veliku važnost na procjenu financijskih i operativnih kapaciteta organizacije koja se natječe za bespovratna sredstva (često nekih 30 posto ukupne ocjene prijave).

U sljedećoj tablici 1 nalaze se ključna pitanja o kojima treba razmisliti:

Tablica 1 – Izvadak iz primjera Evaluacijskog rastera iz Vodiča za poziv za projektne prijedloge

46


Razvijanje uspješnih pRojektnih paRtneRstva


Većina prilika za financiranje sredstvima EU-a koje se objavljuju pozivima za projektne prijedloge za područje zapadnog Balkana i Turske zahtijeva da organizacija koja prijavljuje projekt radi financiranja bespovratnim sredstvima to čini u partnerstvu s barem još jednom organizacijom. I u slučajevima kada partnerstvo nije obavezan uvjet izbornosti, ono donosi dodatne bodove u procesu evaluacije prijava. Stoga, bilo koja OCD koja razmišlja o prijavi za sredstva EU-a vrlo vjerojatno treba također razmisliti s kojim partnerom (ili partnerima) zajednički pripremiti prijavu.

Naravno, motivacija koja stoji iza promocije partnerstva u pozivima za projektne prijedloge financirane sredstvima EU-a je dvostruka: s jedne strane, opće je priznato da partnerstvo donosi raznolikost i dodatne resurse bilo kojoj aktivnosti ili poslovanju, pa je stoga vjerojatnije da će rezultirati djelotvornijim i ekonomičnijim učinkom. Osim toga, u okviru procesa proširenja EU-a korisno je da svi dionici sudjeluju u dijalogu kako bi se međusobno upoznali, a projektna partnerstva su jedan od načina da se taj dijalog podrži (bilo unutar države ili između država). Ovu motivaciju za partnerstvo i njegove praktične posljedice smo dodatno obradili u sljedećim koracima, ali prije no što krenemo dalje, korisno je proučiti EU-definiciju ‘’partnera’’, ‘’suradnika’’ i ‘’podugovaratelja’’ kako je opisana u većini poziva za projektne prijedloge.

Partneri: Partneri prijavitelja sudjeluju u planiranju i implementaciji aktivnosti, a njihovi troškovi kvalificiraju za povrat na isti način kao i troškovi primatelja bespovratnih sredstava. Oni, stoga, moraju zadovoljiti iste kriterije prihvatljivosti koji se primjenjuju i na samog primatelja bespovratnih sredstava, pored ostalih kriterija koji se odnose na partnere.

Suradnici: Ostale organizacije mogu biti uključene u aktivnosti. Takve suradničke organizacije imaju stvarnu ulogu u aktivnostima, ali uz izuzetak dnevnica i putnih troškova, oni ne mogu primati financijsku potporu iz bespovratnih sredstava koja je primatelj primio od EU-a. Na suradnike se ne primjenjuju kriteriji prihvatljivosti.

Podugovaratelji: Primatelji bespovratnih sredstava imaju mogućnosti dodjeljivati ugovore podugovarateljima. Podugovaratelji nisu niti partneri niti suradnici i na njih se primjenjuju pravila javne nabave navedena u Prilozima standardnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Osim ovih definicija iz Vodiča za pozive za projektne prijedloge EU-a, OCD-i uvijek moraju imati na umu univerzalna načela koja će njihovim organizacijama pomoći u izgradnji

KORAK 1Razumijevanje načela partnerstva i zahtjeva programa financiranih sredstvima EU-a

47


uspješnih partnerstva. To su načela jednakosti, transparentnosti i uzajamne koristi. Bilo koje partnerstvo koje se ne pridržava tih načela teško će se održati i ostati smisleno.

Kao i sa svim ostalim aspektima projektnog rada i pripreme projekta, dobro planiranje predstavlja ključ u identifikaciji pravog ili pravih partnera za vaš projekt. Osim što treba kod partnera u bilo kojem pozivu za projektni prijedlog uzeti u obzir ranije navedena pitanja glede formalnih ‘’kriterija prihvatljivosti’’, vaša organizacija također treba održati dobro strukturiranu internu diskusiju kako bi bilo jasno kakvog partnera želite u prijavi za bespovratna sredstva. U velikom broju slučajeva, moguće je da je ‘’pravi’’ partner već u partnerstvu s vašom organizacijom i da već imate radni odnos s njima. Ali može se dogoditi i da izgledi za implementaciju inovativnog projekta zahtijevaju identifikaciju novih partnera.

Identificiranje potencijalnih partnera u svojoj zemlji može biti teško, no identificiranje partnera u drugim državama može predstavljati veliki izazov za OCD. Zato je vrlo važno da proces identifikacije partnera za projekte započne što je ranije moguće. Na primjer, potencijalne partnere moguće je identificirati tijekom vježbe analize dionika (u fazi pripreme projekta – ‘’Priprema uspješnih projektnih prijedloga’’). Najgori scenarij je kada organizacija pokušava naći partnera nakon što je već oblikovala projekt, a do roka za predaju je ostalo svega nekoliko dana!

KORAK 2 Identificiranje pravog partnera

48


Ako tražite partnera, osobito ako tražite partnera u nekoj drugoj zemlji, moglo bi biti korisno uzeti u obzir pitanja i zadatke iz sljedećeg kontrolnog popisa:

U većini zemalja zapadnog Balkana i Turskoj postoji mnoštvo regionalnih i sektorskih mreža OCD-a, te brojne nacionalne organizacije za podršku OCD-a, koje možete koristiti da biste našli nazive i kontakte potencijalnih partnera. Međutim, identificiranje potencijalnih partnera u zemljama članicama EU-a i ostalim zemljama može biti problematično. Ako niste uspjeli naći kontakte kroz svoje lokalne i nacionalne mreže, možete zatražiti pomoć nekih krovnih organizacija i federacija EU-a. Neke od njih nalaze se na popisu u pridruženoj Zbirci alata.

Postoji mnoštvo objavljenih materijala, web-stranica i organizacija koje pomažu OCD-ima u gradnji učinkovitih partnerstva. Stoga u ovom priručniku ne pružamo bilo kakve detalje na tu temu, ali vam preporučujemo da uložite vrijeme i napor u izgradnju svojih kapaciteta za podržavanje partnerstva. Dobru početnu točku u tom smislu predstavlja

Kontrolni popis

Budite precizni glede toga što vaša organizacija treba od partnerstva: iskustvo, iskustvo upravljanja projektom, pristup mrežama, zagovarateljsku podršku, financijske resurse. Potom zapišite te potrebe

Koju vrstu organizacije tražite? Veliku ili malu? Onu orijentiranu na pružanje usluga ili neku usmjerenu na zagovaranje? Neku iz istog ili iz nekog drugog sektora?

Pazite se nekompatibilnosti.

Jeste li uzeli u obzir lokaciju partnera i kako ćete komunicirati?

Imate li pripremljen pisani dokument koji predstavlja vašu organizaciju i vaš tim?

Imate li resurse potrebne za uspostavljanje partnerstva? (Npr. pokriće putnih troškova radi sastanaka s partnerom licem u lice)

Koje bi vam mreže ili posrednici mogli pomoći?

Potencijalnom partneru dostavite jasno pisani zahtjev.

Uspostavite kontakt s osobom koja je za to ovlaštena.

Jasno navedite vremenski plan i rokove.Neka vaš partner osjeća da ste ga dobro obavijestili, da su mu jasna sva pitanja glede resursa te da ga osnažujete.

KORAK 3 Građenje odnosa

49


Dobra praksa Programa za civilna prava (Civil Rights Programme – CRP) iz Prištine, Kosovo prema UNSCR 1244/99CRP posjeduje značajno iskustvo u partnerstvima s cijelim nizom organizacija (Europska komisija, UNHCR, Norveško Ministarstvo vanjskih poslova, udrugom Branitelji civilnih prava), a svoj uspjeh u izgradnji partnerstva temelje na sljedećih sedam načela:

i. zajednička vizija ili ciljevi;ii. međuovisnost partnera;iii. uzajamno povjerenje i transparentnost;iv. uzajamna odgovornost;v. zajedničko korištenje resursa;vi. zajednička izgradnja resursa i učenje.

Sastanak CRP-a s partnerima i korisnicima u Rtanju

Jedan od korisnih okvira koje Partnerska inicijativa predlaže je ‘’Partnerski ciklus’’, koji organizacije vodi kroz kritične aspekte održavanja uspješnih partnerskih odnosa. Verzija ovog ‘’Partnerskog ciklusa’’ nalazi se u odgovarajućem poglavlju Alatnoga okvira.

Alatni okvir za partnerstvo, koju je pripremila Partnerska inicijativa (Partnering Initiative). Alate možete besplatno preuzeti, iako samo na engleskom jeziku, na adresi: http://thepartneringinitiative.org.

50


Postoje dvije važne praktične aktivnosti koje OCD-i trebaju poduzeti sa svojim partnerima kod prijavljivanja na pozive za projektne prijedloge. Prvo, izuzetno je važno da svaki partner ima snažan osjećaj vlasništva za predloženi projekt, ili barem za određeni dio projekta. Da bi se to postiglo, projekt se treba pripremati u suradnji. U idealnom slučaju partneri bi trebali biti uključeni u svaki korak pripreme projekta; na primjer, sudjelovanjem u sastancima posvećenim analizi problema i planiranju, pripremajući analizu troškova i proračun, sastajući se s ostalim uključenim stranama i pripremajući projektnu dokumentaciju. Međutim, s obzirom da često nema dovoljno resursa na raspolaganju, u smislu vremena i proračuna za putne troškove, da bi se podržao ovakav puni angažman, projektni prijedlog se može razvijati zajedno s partnerom online putem e-pošte i telekonferencija.

Drugo, jedan od razloga zašto ste partnera uključili u projekt je to što taj partner posjeduje neku određenu stručnost koja je projektu potrebna. Iskoristite to i u implementacijskoj i planskoj fazi projekta, a to će, između ostalog, osigurati da je projektni prijedlog tehnički snažan i uvjerljiv. OCD-i se trebaju osloniti na partnere za kritične doprinose planu projekta i potonju pripremu prijave.

Treći važan aspekt kolaborativne pripreme projektnog prijedloga sastoji se u jasnim dogovorima i rasporedu glede toga tko će pokrenuti projektne aktivnosti, na koji način, i koji će biti trošak tih aktivnosti. Organizacija koja se prijavljuje za bespovratna sredstva mora jasno predstaviti proračun tako da je svakom partneru jasno koliki će se resursi alocirati za koju aktivnost. Analiza troškova u pripremnoj fazi je osobito osjetljiva kada projekt uključuje međunarodne partnere, kada vrlo lako može doći do nesporazuma vezano uz proračun.

Trening ‘’Strateško planiranje i prikupljanje sredstava’’, Turska, 2010.

KORAK 4Zajedničko razvijanje projektnog prijedloga i ispunjavanje prijave za bespovratna sredstva

51


Završni je praktični korak vezan uz partnere pobrinuti se da dostave odgovarajuću dokumentaciju potrebnu za prijavu. To obično uključuje Izjavu o partnerstvu na standardnom predlošku koja uključuje informacije o pravnom statusu partnerske organizacije, njenoj lokaciji, kapacitetima, iskustvima, te informacije vezane uz povijest odnosa s prijaviteljem (vidi uzorak u Zbirci alata).

Lekcije koje je naučila Mreža za izgradnju mira (Catholic Relief Services) iz Sarajeva, Bosna i HercegovinaDirektor Mreže sjeća se jedne prijave za bespovratna sredstva EU-a, koja nije bila uspješna zbog nesporazuma među partnerima. “Bili smo odbijeni jer su se dva partnera koji su sudjelovali u našoj prijavi također prijavila za ista sredstva s nekim drugima mrežama. Iz tog razloga su sve tri prijave bile odbačene! Jedna od organizacija je rekla kako nisu znali za uvjet da je dopušteno sudjelovati samo u jednoj prijavi. Tim smo partnerima dostavili Poziv za projektne prijedloge, Vodič i nacrt projektnog prijedloga, no oni ih uopće nisu pročitali!”

Ako je vaša organizacija primila obavijest da je vaša prijava za bespovratna sredstva bila uspješna, svakako odmah obavijestite sve partnere u projektu. Doista, jedan od najčešćih razloga zašto partnerstva ne uspiju je nedostatak dobre, pravovremene komunikacije. Tijekom trajanja projekta izuzetno je važno stalno održavati punu informiranost partnera. Praktični aspekti toga uključuju:

� Imati jasan, pisani Ugovor o partnerstvu – povrh Izjave o partnerstvu koja je potpisana za prijavu za bespovratna sredstva; riječ je o povjerljivom dokumentu između partnera koji se ne dijeli s ugovornom ustanovom;

Ekrem Tufan iz Canakkale udruženja za znanost, umjetnost i kulturu (Turska) naglašava da je ključna zdrava i snažna komunikacija među partnerima te da se, osobito kod partnerstva s vladinim agencijama i lokalnim vlastima, važno služiti komunikacijskim alatima koji su partneru poznati i s kojima se služi bez problema. U tom je smislu, na primjer, kod mnogih partnerstva bitno voditi formalne zabilješke sa sastanaka s partnerima te ih uljudno ali pravovremeno podsjećati na donesene odluke koje zahtijevaju ispunjenje dogovorenih zadataka.

KORAK 5Održavanje bliske suradnje tijekom implementacije projekta

52


� Održati početni projektni sastanak sa svim partnerima kako bi potvrdili dogovore glede implementacije, radne planove i internu komunikacijsku strategiju. Ako sastanak nije moguće održati licem u lice, pokušajte dogovoriti telekonferenciju;

� Pobrinite se da partneri imaju pristup svoj potrebnoj projektnoj dokumentaciji te da je ona na jeziku koji razumiju; također pozovite partnere da daju svoje doprinose izvješćima o napretku projekta i ostalim alatima za praćenje projekta;

� Pobrinite se da voditelj projekta/koordinator slijedi protokol o donošenju odluka, tako da partneri budu uključeni kako i kada je to potrebno, u skladu s Ugovorom o partnerstvu. Ovo je osobito važno za sve financijske odluke;

� Ne ignorirajte prekide u komunikaciji ili tenzije među partnerima, već budite proaktivni u rješavanju sporova i motiviranju.

Savjet Ereandre Taipllari iz Centra za razvoj civilnog društva (Qendra e Zhvillimit të Shoqërisë Civile/Civil Society Development Center) iz Korce (Albanija)Za stvaranje produktivnih projektnih partnerstva preporučam sljedeće:

� Razmislite o zajedničkim interesima i ciljevima koji bi mogli biti zajednički vašoj udruzi i vašim dionicima;

� Kako vi i vaši partneri planirate ispuniti svoje zajedničke ciljeve?

� Uvijek saslušajte svoje projektne partnere i zatražite njihovo mišljenje te im dajte povratne informacije o tome što su podijelili s vama;

� Transparentnost među projektnim partnerima je ključna, osobito što se tiče administrativnih i financijskih pitanja;

� Zajedno ustanovite pravila koja će voditi vaš partnerski odnos;

� Projektni partneri trebaju razmjenjivati iskustva i tako izgrađivati kapacitete.

Važno je zapamtiti da prema EU-procedurama formalna partnerska organizacija (organizacija koja je potpisala i predala Izjavu o partnerstvu) u projektu financiranom bespovratnim sredstvima nema ugovornu obavezu prema ugovornom tijelu, ali predstavlja integralni dio prijave za bespovratna sredstva i uz to vezanog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava između primatelja bespovratnih sredstava i ugovornog tijela. Stoga, ako se neki partner odluči iz bilo kojeg razloga povući iz projekta; ili ako je potrebno promijeniti partnera, mora se zatražiti odobrenje ugovornog tijela.

53

pRipRema uspješnih pRojektnih pRijedloga

Vidjeli smo u prvom dijelu priručnika da EU koristi koncept ‘’projekta’’ kako bi kanalizirala većinu sredstava kojima financira vanjsku pomoć (Ključni koncepti i kako EU provodi menadžment pomoći). To znači da OCD-i trebaju biti stručne u identifikaciji problema i oblikovanju rješenja za te probleme u formatu projekta. U okviru ovog priručnika i Alatnoga okvira ne možemo pružiti potpune upute o tome kako identificirati i formulirati projekt, ali ćemo u poglavlju Proći evaluaciju navesti neke od stavki koje su za OCD-e kritične kod pripreme EU-projektnih prijedloga.

Oni kojima su potrebne upute i trening materijali o osnovama razvoja projekata, mogu preuzeti Vodič Europske komisije o o upravljanju projektnim ciklusom (EC’s Project Cycle Management Guidelines) na engleskom jeziku s web-stranice EuropeAida (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia).


Lekcije koje je naučio Plavi svijet Institut za istraživanje i zaštitu mora iz Hrvatske“Važno je identificirati potrebe društva iz svog okruženja i oblikovati projekt koji služi kako potrebama zajednice tako i vašoj organizaciji. U prošlosti smo napravili pogrešku i predložili projekt čiji su specifični ciljevi bili vrlo važni za našu organizaciju, ali ne i vrlo relevantni za našu zajednicu. Stoga je projekt bio odbijen!”

Trening “Priprema projektnih prijedloga za fondove EU-a ”, Srbija, 2010.

KORAK 1Odgovara li vaš projekt na stvarne i hitne potrebe?

54


Ako vaša organizacija radi prema dugoročnom strateškom planu, te ako ste odradili istraživanje nadolazećih prilika za financiranje EU-sredstvima (kao što je opisano u dijelu A ovog priručnika), vjerojatno ste već istražili pitanja kojima se vaš projekt namjerava baviti te ste u odličnom položaju za dizajn detalja projekta. U tom slučaju ćete vrlo vjerojatno biti u stanju pripremiti obuhvatan i dobro-informiran projektni prijedlog koji će imati dobre šanse za dodjelu EU-sredstava. Međutim, ako vaša organizacija nema strateški plan i niste pripremili popratno istraživanje, vjerojatno ćete na poziv za projektne prijedloge odgovoriti na ad hoc osnovi. To znači da ste zainteresirani dobiti sredstva, ali niste dobro pozicionirani za pripremu snažnog projektnog prijedloga. Važno je biti svjestan da nije jako vjerojatno da će projektne ideje koje se temelje samo na hiru, a nisu podržane čvrstim dokazima, biti financirane. Stoga se morate pobrinuti da se vaš projektni prijedlog temelji na zdravom i snažnom procesu analize:

� Prikupite što je više informacija moguće o problemu kojim se vaša organizacija namjerava baviti. Informacije moraju biti valjane i iz pouzdanih izvora. Možete koristiti službena izvješća i publikacije, akademske istraživačke radove, novinske članke, te prikupiti vlastite podatke koristeći strukturirane razgovore, ankete i ostale istraživačke tehnike;

� Koristite alate kao što su Problemsko stablo i Stablo ciljeva kako biste analizirali problem i utvrdili kakav je projekt u stvari moguć, uzimajući u obzir veličinu i prirodu problema, kapacitet vaše organizacije i kontekst problema. Također je bitno da se i vaša organizacija i zajednica kojoj služi suglasite da rečeni problem predstavlja prioritet koji treba riješiti. Ako nitko drugi ne smatra da taj problem predstavlja prioritet, bit će vam vrlo teško implementirati projekt;

� Provedite analizu dionika i prikupite mišljenja i savjete što većeg broja dionika i potencijalnih partnera. Što više saveznika imate za dizajn i implementaciju projekta, to će vaš projektni prijedlog biti snažniji;

� Pobrinite se da priprema projekta uzme u obzir sve posebne potrebe, te da odgovarajuće odgovori na izazove vezane uz bilo kakav oblik diskriminacije ili utjecaja na okoliš. Ne zaboravite da mnogi pozivi za projektne prijedloge imaju specifične kriterije vezano uz aktivnosti koje uključuju rodna, ekološka te pitanja etničkih manji


Ekrem Tufan iz Udruženja za znanost, umjetnost i kulturu Canakkale (Turska) naglašava da je ključna zdrava i snažna komunikacija među partnerima te da se, osobito kod partnerstva s vladinim agencijama i lokalnim vlastima, važno služiti komunikacijskim alatima koji su partneru poznati i s kojima se služi bez problema. U tom je smislu, na primjer, kod mnogih partnerstva bitno voditi formalne zabilješke sa sastanaka s partnerima te ih uljudno ali pravovremeno podsjećati na donesene odluke koje zahtijevaju ispunjenje dogovorenih zadataka.

55

Jedan od najboljih načina za oblikovanje projekta je korištenje logičkog okvira (Logical Framework). EU stavlja osobit naglasak na važnost ovog alata te je u većini obrazaca za dodjelu bespovratnih sredstava obavezno pripremiti logički okvir (često se skraćeno naziva ‘’logframe’’) kao privitak projektnog prijedloga. Stoga, za vašu je organizaciju ključno da bude u stanju koristiti i pripremati visokokvalitetne logičke okvire. U slučaju bilo koje prijave za dodjelu bespovratnih EU-sredstava, nikako ne smijete logički okvir smatrati jednostavno obrascem koji treba popuniti, već on treba biti početna točka u dizajnu projekta. Iz tog vam razloga savjetujemo da pripremite cijeli logički okvir PRIJE no što započnete s pripremom prijavnice za bespovratna sredstva.

Logički okvir pomaže organizirati ukupnu namjenu i smisao projekta, aktivnosti koje će pridonijeti postizanju tih ciljeva te nacrt pokazatelja koje ćete vi (i ostali dionici) koristiti za praćenje napretka prema postizanju ciljeva. Kao što je slučaj s bilo kojim drugim analitičkim alatom koji se koristi u ranoj fazi razvoja projekta, OCD-i trebaju posjedovati tehničku stručnost u korištenju logičke matrice, za što je dobra referentna točka Vodič za upravljanje projektnim ciklusom. U sljedećim ulomcima naglašavamo neka od ključnih pitanja iz tog Vodiča.

Savjet Marlene Plavšić iz udruge ‘’Suncokret’’ iz Pule, Hrvatska “Rekla bih da je razlika između uspješne i neuspješne prijave za bespovratna sredstva u razumijevanju međusobne povezanosti problema, aktivnosti i očekivanih rezultata. Ako između njih nije moguće slijediti liniju logike, tada teško da će ostalo biti dovoljno uvjerljivo.”


KORAK 2Korištenje logičkog okvira kao alata za jačanje oblikovanja projekta

56


Logički okvir se sastoji od matrice s četiri stupca i četiri (ili više) redaka, koja sažima ključne elemente projektnog plana:

� Hijerarhiju projektnih ciljeva ili drugim riječima – Opis projekta, odnosno Interventnu logiku;

� Ključne izvanjske čimbenike od kritične važnosti za uspjeh projekta nazvane Pretpostavke, te

� Kako će postignuća projekta biti praćena i procjenjivana, što je znano pod nazivima Mjerljivih pokazatelja i Izvora provjere.

Slijedi prikaz tipične struktura matrice logičkog okvira. Logički okvir također daje osnovu temeljem koje se određuju potrebe za resursima ili elementima unosa, te troškovi, odnosno, proračun.

Interventna logikaObjektivno mjerljivi

pokazatelji ili postignuća

Izvori i načini provjere Pretpostavke

Opći ciljeviKoji je opći, širi cilj kojem će projekt pridonijeti?

Koji su ključni pokazatelji vezani uz opći cilj?

Koji su izvori informacija za ove pokazatelje?

Svrha projekta

(ponekad se također naziva ‘’Specifičnim ciljevima’’)

Koji su specifični ciljevi koje će projekt postići?

Koji su kvantitativni i kvalitativni pokazatelji koji pokazuju da li i u kojoj su mjeri postignuti specifični ciljevi projekta?

Koji su postojeći ili potencijalni izvori informacija? Koje metode su potrebne da bi se te informacije dobile?

Koji su čimbenici i uvjeti koji nisu pod direktnom kontrolom projekta, a koji su neophodni da bi se ciljevi postigli? Koje rizike je potrebno uzeti u obzir?

Očekivani rezultati

Koji su konkretni izlazni elementi planirani radi postizanja specifičnih ciljeva?

Koji su planirani učinci i koristi od projekta?

Koja poboljšanja i promjene će se postići?

Koji su pokazatelji kojima će se mjeriti da li je i u kojoj mjeri projekt postigao planirane rezultate i učinke?

Koji su izvori informacija za ove pokazatelje?

Koje vanjske čimbenike i uvjete treba postići da bi se očekivani izlazni elementi i rezultati postigli u skladu s vremenskim planom?

Aktivnosti

Koje su ključne aktivnosti koje će se provoditi, te u kojem poretku, da bi se postigli očekivani rezultati?

Sredstva:

Koja su sredstva potrebna da bi se te aktivnosti implementirale, npr. osoblje, oprema, trening, studiji, potrepštine, operativna sredstva itd.?

Koji su izvori informacija o napretku projekta?

Koje preduvjete treba ispuniti prije početka projekta?

Koji uvjeti izvan kontrole projekta bi trebali biti prisutni za implementaciju planiranih aktivnosti?

57


Od ključne je važnosti, prilikom izgradnje logičkog okvira projekta, kontinuirano ‘’testirati’’ logiku okvira, jer morate održati njegovu disciplinu. U tom smislu, vaš nacrt mora slijediti logiku opisanu u sljedećim kućicama.

AKO su osigurani odgovarajući ulazni elementi/resursi, ONDA će aktivnosti moći biti provedene;

AKO su aktivnosti provedene, ONDA će se moći postići rezultati;

AKO se postignu rezultati, ONDA će se postići svrha; i

AKO je postignuta svrha, TADA bi to trebalo pridonijeti općim ciljevima.

AKO želimo doprinijeti općim ciljevima, ONDA moramo postići svrhu;

AKO želimo postići svrhu, ONDA moramo postići navedene rezultate;

AKO želimo postići rezultate, ONDA se moraju implementirati navedene aktivnosti; i

AKO želimo implementirati navedene aktivnosti, TADA moramo primijeniti identificirane ulazne elemente/resurse.

Kod pripreme logičkog okvira važno je započeti od vrha prema dnu kako bi se zadržala logika okvira. Uobičajena pogreška OCD-a je da često započnu opisivanjem ‘’aktivnosti’’ (jer je taj dio logičkog okvira najlakše ispuniti!), pa onda pokušavaju osmisliti ‘rezultate’ i ‘svrhu’ koji će odgovarati aktivnostima. Uvijek morate započeti definiranjem općeg cilja, svrhe projekta i njegovih očekivanih rezultata, a tek onda dizajnirati aktivnosti.

Fatmir Curri iz Kosovske zaklade za civilno društvo (Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile) komentira da “uspješna prijava za bespovratna sredstva odgovara na ciljeve i željene rezultate Poziva za projektne prijedloge. Ključni dijelovi na koje se treba usredotočiti su oni u kojima se opisuje relevantnost i metodologija. Poglavlje o ‘’relevantnosti’ je često najslabiji dio projektnog prijedloga, jer OCD-ima bude teško objasniti zašto je njihov projekt važan i relevantan za određeni Poziv’’.

58


Pripremiti izjavu koja opisuje svrhu projekta može predstavljati priličan izazov, ali morate pokušati opisati svrhu projekta na vrlo jasan i precizan način. Pokušajte opisati svrhu u samo jednoj, kratkoj rečenici. Vodič za upravljanje projektnim ciklusom (PCM Guidelines) koje je pripremila EU daje o tome dobar savjet:

LOŠA PRAKSA DOBRA PRAKSA

Svrha je zbroj rezultata:“Obrada vode je poboljšana i razine direktnog

istjecanja u rijeku su smanjene”

Svrha je posljedica rezultata:“Poboljšana kvaliteta riječne vode”

Rezultati:1.1 Direktno istjecanje otpadne vode u rijeku se smanjilo

1.2 Standardi obrade otpadne vode su se povećali i provode se1.3 Javna informiranost i svijest o odgovornostima upravljanja okolišem su poboljšani

Sljedeće područje logičkog okvira koje je za OCD-e često problematično su srednji stupci koji opisuju ‘’pokazatelje’’ i ‘’izvore i načine provjere’’ pokazatelja. To su vitalni dijelovi logičkog okvira jer će ih koristiti i OCD-i i razni drugi dionici (uključujući EU) da bi uz pomoć tih pokazatelja utvrdili da li projekt postiže svoju svrhu ili ne. Na određenoj točki tijekom životnog ciklusa projekta donosit će se sudovi o uspjehu ili neuspjehu projekta, koji će se u najvećoj mjeri temeljiti na tome što je zapisano u tim stupcima logičkog okvira. To su pitanja vezana uz ‘’praćenje’’ i ‘’evaluaciju’’ projekta, koji mogu biti vrlo tehnički i za koje postoji mnoštvo dobrih referentnih dokumenata i smjernica. OCD-ima osobito preporučujemo priručnik koji je pisan posebno za OCD-e na temu praćenja i evaluacije, pod nazivom ‘’Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and Evaluation’’ Olivera Bakewella (objavio INTRAC - vidi Reference za detalje).

Koncipirati odgovarajuće pokazatelje može predstavljati značajan izazov, stoga je korisno imati jasnu definiciju pokazatelja. Pokazatelj je vidljiva promjena ili događaj koji svjedoči da se nešto dogodilo - to može biti isporučeni izlazni element, događanje direktnog učinka ili primijećena dugoročna promjena. Nije riječ toliko o tome da pokazatelji pružaju dokaz, koliko o tome da predstavljaju pouzdan znak da se događaj ili proces za koji se tvrdi da se dogodio doista i dogodio ili se događa. Svjedočenje više pokazatelja će osigurati uvjerljivost izrečenih tvrdnji.

Uobičajena je greška pretpostaviti da su pokazatelji isto što i ‘’postavljeni ciljevi’’, pa onda koncipirati pokazatelje koji na kraju izgledaju isto kao i navodi ‘’rezultata’’. Zapamtite, pokazatelji NISU ciljevi.


59

Savjet Veprore Shehu iz udruge ‘‘Medica Kosova’’ Jedan od najslabijih dijelova Obrasca prijave koji smo značajno poboljšali tijekom godina je dio koji se odnosi na praćenje i evaluaciju projekta. Problem mjerenja rezultata i dokumentiranja rada je uvijek predstavljao najslabiji dio rada organizacija koje rade direktno s korisnicima. Zato je važno posvetiti jednaku pozornost operativnim aspektima planiranja projekta, kao i tome kako će se projekt evaluirati i kako će se dokumentirati naučeno.


Na kraju, također je bitno razmisliti o kontekstu predloženog projekta i identificirati važne uvjete neophodne za uspjeh. Pretpostavke predstavljaju vanjske čimbenike koji potencijalno mogu utjecati na uspjeh projekta (ili ga čak odrediti), a koji se nalaze izvan izravne kontrole projektnih menadžera. Pretpostavke predstavljaju odgovor na pitanje: “Koji vanjski čimbenici, koji se nalaze izvan kontrole upravljanja projektom, mogu utjecati na implementaciju projekta i na dugoročnu održivost dobrobiti koja proizlazi iz projekta?”

Pretpostavke se obično bilježe u četvrti stupac okomite logike u logičkom okviru. Postupak je sljedeći:

� Nakon što se provedu Aktivnosti te ako se Pretpostavke na toj razini ispune, Rezultati će biti ostvareni;

� Nakon što su Rezultati i Pretpostavke na toj razini ispunjeni, postići će se Svrha projekta, te

� Nakon što se postigne Svrha, a Pretpostavke na toj razini su ispunjene, ostvarit će se doprinos postignućima Općih ciljeva projekta.

Regionalni trening TACSO projekta “Razvoj i menadžment projekata EU-a”, Turska, 2010.

60


U PCM-ovim smjernicama EU-a nalazi se koristan dijagram koji sažima odnose između projektnih pretpostavki i hijerarhije ciljeva iz logičkog okvira:

Opći cilj

Svrha

Rezultati

Aktivnosti

Pretpostavke

Pretpostavke

Pretpostavke

ULAZNI ELEMENTI

+

+

+

Npr. ako su aktivnosti poduzetei pretpostavke su ostvarene, tadase rezultati mogu postići, itd.

Preduvjeti - trebaju se ispunitiprije no što se obavežu resursi ipokrenu aktivnosti

Naš konačni savjet OCD-ima vezano uz koncipiranje logičkog okvira:

� Neka koncipiranje logičkog okvira bude temelj projektnog dizajna;

� Koncipirajte logički okvir kroz timski rad - uključite što veći broj osoblja možete, uključite partnere, zatražite savjet izvana kad god je dostupan;

� Oštro testirajte logički okvir kako biste bili sigurni da je doista logičan. Osobito provjerite da su sve aktivnosti direktno relevantne za postizanje očekivanih rezultata, te da postoji dovoljno aktivnosti za postizanje svih rezultata.

Nakon što se izradili jasan i snažan logički okvir, podržan različitim podacima koje ste prikupili i analizirali, proces dovršenja cijelog obrasca prijave za bespovratna sredstva trebao bi biti prilično jednostavan. Međutim, EU-prijavni obrasci za bespovratna sredstva su

KORAK 3Pobrinite se da izgled i priprema projektnog prijedloga slijede smjernice

61

prilično dugački i detaljni, pa postoji mnoštvo prilika za greške. Jedna od osnovnih grešaka koje mnogi OCD-i čine jest što smatraju da su ‘’smjernice’’ i pridruženi Obrazac prijave za bespovratna sredstva tek jedna od mogućih opcija kako projektni prijedlog i zahtjev za financiranje trebaju izgledati i biti prezentirani. To nije tako. Apsolutno je ključno da OCD koji želi predati Prijavu za bespovratna sredstva, slijedi svaki detalj dokumentacije iz poziva za projektne prijedloge. To znači da MORATE:

� Pročitati SVE detalje iz Smjernica i prateće dokumentacije;

� Ispuniti SVAKI DIO Obrasca za prijavu, pažljivo slijedeći smjernice. Na primjer, ako smjernice navode da neki određeni dio prijedloga ne bude duži od tri stranice, neka vaš tekst nikako ne prelazi tri stranice!;

� Pažljivo slijedite upute o rokovima i pripremi prijave. Ako propustite rok ili ako vaša prijavna dokumentacija nije potpuna, vaša prijava neće biti uzeta u obzir.

Ovaj savjet može izgledati očigledan i previše pojednostavljen, ali neuspjeh u povlačenju sredstava je najčešće rezultat toga što OCD nije slijedio smjernice. Iz tog razloga ovdje ističemo opće dijelove Smjernica:

Kriteriji podobnostiDa bi vaša prijava bila uzeta u obzir, četiri njena elementa moraju zadovoljiti kriterije podobnosti:

i. Podobnost prijavitelja;

ii. Partnerstva i podobnost partnera;

iii. Podobnost aktivnosti - aktivnosti koje je moguće prijaviti;

iv. Podobnost troškova - troškovi koje se može uzeti u obzir za potporu.

Kako se prijaviti i procedure koje treba slijeditiPosvetite osobitu pažnju sljedećim dijelovima Smjernica:

� Obrazac prijave

� Kamo i kako dostaviti Prijavu

� Rok za predaju Prijave

� Dodatne informacije za Prijavu

Također je uputno pažljivo razmotriti dijelove Smjernica koji objašnjavaju procedure i kriterije za evaluaciju i odabir, jer će to pomoći u koncipiranju uspješne prijave. (To je dodatno pokriveno u poglavlju Kako proći evaluaciju - naputak upućene osobe). I na kraju, dobro znati koje dokumente ćete trebati predati u slučaju da vaša prijava bude


62


inicijalno odabrana za dodjelu sredstava, te koji su uvjeti pod kojima će se trebati provoditi implementacija projekta financiranog bespovratnim sredstvima.

Osim procesa koji uključuje cijeli Obrazac prijave za bespovratna sredstva, smjernice uz pozive za projektne prijedloge često opisuju proces gdje se prije evaluacije kompletne Prijave, najprije procjenjuje kraći Konceptualni sažetak. Stoga, ako smjernice zahtijevaju od vaše organizacije da pripremite Konceptualni sažetak, svakako pripremite Sažetak koristeći relevantni predložak i slijedite upute. Konceptualni sažetak mora biti jednako snažan i

uvjerljiv kao i cijela prijava, inače vaša prijava neće proći prvi korak evaluacije.

Privitak 3 većina Prijava za bespovratna sredstva je projektni proračun. Prije ispunjavanja ovog Privitka, svaki potencijalni Prijavitelj treba poduzeti neophodne pripreme:


KORAK 4 Dobar proračun

63

� Neophodno je razumijevanje koncepta proračuna u smislu EU-procedura. To znači, razumjeti da proračun može uključivati samo one stavke koje zadovoljavaju kriterije prihvatljivosti, te da proračun predstavlja procjenu očekivanih troškova. Zapamtite da ako vaša organizacija bude uspješna te joj bespovratna sredstva budu dodijeljena, to će vam samo dati pravo na povrat određenog postotka stvarnih troškova: NEĆE vam se odjednom i u cijelosti isplatiti ukupan proračun;

� Detaljno istražite ukupne troškove implementacije svih predloženih projektnih aktivnosti. Uzmite u obzir i vjerojatnost povećanja troškova zbog moguće inflacije tijekom nadolazećeg razdoblja od 12-24 mjeseca, a ne samo troškove koje bi aktivnosti imale u ovom trenutku.

� Ako smjernice navode da u proračun smijete uključiti stavku za nepredviđene troškove (‘’contingency’’), ne zaboravite da ćete tim sredstvima moći pristupiti samo uz odobrenje EU-a, a odobrenje će biti pruženo samo uz vrlo jako opravdanje;

� Pripremite proračun poštujući predložak i slijedeći smjernice koje opisuju dopuštene proračunske linije.

Također je važno biti svjestan da, ukoliko vaša Prijava bude uspješna, EU vas može zatražiti za izmjene i korekcije prijavljenog proračuna prije dodjele bespovratnih sredstava. Stoga je uputno pripremiti proračun u kojem postoji prostor za pregovore.


Aleksandra Janjić iz udruge OGI (Hrvatska) ističe da je ključno pobrinuti se da prijava izgleda ’’izvedivo’’. Kod pripreme Obrasca prijave važno je zastati i razmotriti što je to što predlažete: “Aktivnosti trebaju biti realistične, kao i očekivani rezultati i ciljevi. Sposobnost organizacije koja priprema prijavu da realizira aktivnosti mora u prijavi biti eksplicitna. Isto tako, proračun mora biti realističan i dobro usklađen s predloženim aktivnostima, a važno je uzeti u obzir smjernice is PRAG-a.”

64


kako pRoći evaluaciju - smjeRnice upućene osobe

Prijave koje EU primi u odgovor na pozive za projektne prijedloge se provjeravaju i ocjenjuju žestokim slijedom procedura koje su u potpunosti navedene u PRAG-u (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske zajednice trećim zemljama 2010/Practical Guide for Contract Procedures for EU External Actions 2010). PRAG daje smjernice o tome kako neka organizacija može trošiti sredstva EU-a, a temelji se na načelima koja osiguravaju da se sredstva koriste na odgovoran, transparentan i pravedan način, te da se troše tako da to osigurava postizanje najbolje moguće protuvrijednosti za uložena sredstva. Više detalja možete naći u Poglavlju 6 PRAG-a, koje je posvećeno specifičnim procedurama za upravljanje programima dodjele bespovratne pomoći.

Projektne prijedloge procjenjuje Komisija za evaluaciju koju imenuje ugovorno tijelo, a koja se sastoji od predsjednika (koji nema pravo glasa), tajnika/tajnice (koji/koja nema pravo glasa) te neparnog broja članova s pravom glasa (najmanje tri). Članovi s pravom glasa moraju posjedovati tehničke i administrativne kapacitete neophodne da bi mogli dati validno mišljenje o projektnim prijedlozima. Od njih se također očekuje odgovarajuće poznavanje jezika na kojem su projektni prijedlozi pripremljeni. Oni moraju predstavljati barem dva organizacijska entiteta ugovornog tijela, između kojih ne smije postojati hijerarhijska veza, s izuzetkom slučaja kada nema odvojenih entiteta (npr. u Delegaciji EU-a). Komisija za evaluaciju često ima potporu vanjskih ‘’procjenitelja’’, koji su profesionalci i koje se ugovara prema istim ranije navedenim kriterijima, te koji također moraju posjedovati specifično iskustvo i stručnost u skladu sa sektorom i područjem na koje se odnosi poziv za projektne prijedloge. Komisiji za evaluaciju podršku također može pružati osoblje ugovornog tijela u procesu registracije primitka prijava i njihovog inicijalnog otvaranja i administrativne provjere.

Proces ocjenjivanja prijava prati sljedeći poredak:

� Primitak i registracija projektnih prijedloga;

� Otvaranje prijava i administrativna provjera;

� Evaluacija Konceptualnog sažetka, kada je primjenjivo;

� Evaluacija Obrasca prijave;

� Kontrola i provjera prihvatljivosti;

� Zaključci Komisije za evaluaciju.

KORAK 1Razumjeti kako se prijave za bespovratna sredstva EU-a evaluiraju

65


Iz ovog je procesa moguće identificirati tri ključna stadija na kojima prijave mogu ‘’pasti’’. OCD-i moraju biti vrlo svjesni postojanja ta tri važna stadija te shvatiti kako se pobrinuti da njihove prijave uspiju savladati te prepreke i dobiti šansu za dodjelu sredstava. Dva potencijalna kamena spoticanja direktno su vezana uz administraciju OCD-a koji predaje prijavu, pa time trebaju biti 100 posto pod kontrolom OCD-a; dok se treći odnosi na kvalitetu projektnog prijedloga, što je podložno konkurenciji. To zadnje pitanje pokriva Korak 2 koji slijedi, dok je administrativne provjere moguće kontrolirati korištenjem kontrolnog popisa koji se nalazi u Zbirci alata. Dakle, svaka organizacija civilnog društva koja priprema prijavu za natječaj za bespovratna sredstva EU-a objavljen kroz poziv za projektne prijedloge mora provjeriti može li odgovoriti s “da” na svih 18 pitanja iz kontrolnog popisa - vidi stranicu 102 Alatnoga okvira.

Drugo, svaka OCD koja priprema prijavu mora biti svjesna kriterija prihvatljivosti iz poziva za projektne prijedloge i mora osigurati da njezina prijava zadovoljava SVE kriterije. U osnovi, postoje tri kategorije kriterija:

i. OCD koja predaje prijavu (i njeni formalni partneri) moraju ispuniti kriterije prihvatljivosti za prijavitelje i moraju posjedovati odgovarajuću dokumentaciju da bi to potkrijepili (tražena dokumentacija će biti popisana u Smjernicama za poziv za projektne prijedloge i slijedit će vrste dokumentacije koje se traže u sustavu PADOR. Vidi Korak 3 poglavlja ‘’Identificiranje prilika za financiranje vaše organizacije sredstvima EU-a’’ za više informacija o prihvatljivosti i PADOR-u)

ii. Predložene aktivnosti projekta moraju se održavati na lokaciji (ili lokacijama) koje su, prema smjernicama, prihvatljive

iii. Vrsta predloženih aktivnosti i uz njih vezani troškovi, kao što su aktivnosti obuke, konferencije, postavljanje web-stranica, izrada publikacija, facilitacija posjeta, razmjene ili instalacija nove opreme također moraju ispunjavati kriterije navedene u Smjernicama.

Lekcija koju je naučila udruga ALFA iz Novog Sada, SrbijaSvi OCD-i koji pripremaju prijave za bespovratna sredstva EU-a moraju naučiti da je nužno obraćati pažnju na svaki detalj prijave. Mi smo, na primjer, jednom prijavili projekt s partnerima i naša je prijava odbijena jer potpisani dokumenti jednog od naših partnera nisu bili u originalu nego skenirani!

Sam dizajn predloženog projekta – njegova opravdanost, ciljevi i svrha projekta, predložena metodologija i aktivnosti koje će se koristiti za postizanje ciljeva, kao i sredstva kojima će se osigurati održivost i dugoročni učinak – sve to predstavlja treći mogući kamen spoticanja kojim se OCD mora pozabaviti, a za to će se najbolje pripremiti tako da slijede Korak 2.

66


Jedan od najvažnijih i najkorisnijih dijelova Smjernica bilo kojeg poziva za projektne prijedloge je odjeljak koji objašnjava proces ocjenjivanja projektnog prijedloga. OCD-ima toplo preporučujemo da testiraju svoje nacrte projektnih prijedloga koristeći Evaluacijsku rešetku prije finalizacije prijave (vidi odgovarajuću vježbu u Zbirci alata). Dapače, idealna situacija je ako OCD može pronaći vanjskog savjetnika koji ima iskustva s radom na projektima i planiranjem projekata da pročita nacrt prijave i evaluira ga koristeći Evaluacijsku rešetku. Takva vrsta povratne informacije predstavlja veliku pomoć jer povećava izglede prijave za najviše moguće ocjene.

Standardna Evaluacijska rešetka i objašnjenja ‘’ocjena’’ u nastavku.

Smjernice za ocjenjivanje

Evaluacijska rešetka podijeljena je u sekcije i pod-sekcije. Svakoj pod-sekciji se dodjeljuju ocjene između 1 i 5, u skladu sa sljedećim smjernicama:

Ocjena Značenje1 vrlo loš2 loš3 dovoljan4 dobar5 vrlo dobar

KORAK 2Testirajte nacrt svoje prijave Evaluacijskom rešetkom

67


Ocjene se zbrajaju i time se dobiva ukupna ocjena za odnosnu sekciju. Ukupne ocjene svake sekcije se potom ispisuju u sekciji 6 i zbrajaju, čime se dobije ukupna ocjena projektnog prijedloga.

Svaka sekcija sadrži polje za komentare, koji se odnose na pitanja pokrivena tom sekcijom. Svaka se sekcija mora prokomentirati. Kada evaluator ocijeni neku pod-sekciju ocjenama 1 (vrlo loše), 2 (loše) ili 5 (vrlo dobro), mora u polju za komentare navesti razloge iz kojih je dao takvu ocjenu.

EVALUACIJSKA REŠETKA

1. Financijski i operativni kapaciteti Ocjena Relevantni dio Obrasca prijave

1.1 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno iskustva u upravljanju projektom? / 5 II.4.1 i III.1

1.2 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno tehničke stručnosti (osobito znanja o pitanjima koje treba obraditi)? / 5 II.4.1 i III.1

1.3 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno menadžerskog kapaciteta? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proračunom za aktivnosti)

/ 5 II.4.2 i III.1

1.4 Ima li prijavitelj stabilne i dostatne izvore financiranja? / 5 II.4.2

Ukupna ocjena: / 20

Komentari:

Napomena: Ako je ukupna ocjena 1. sekcije manja od ocjene ‘’dovoljan’’ (12 bodova), Komisija za evaluaciju će eliminirati projektni prijedlog iz dalje procedure. Evaluacijska se rešetka, bez obzira na to, mora ispuniti u cijelosti (osim u slučaju ograničenih poziva za projektne prijedloge).

2. Relevantnost Ocjena Relevantni dio Obrasca prijave

2.1 U kojoj je mjeri projektni prijedlog relevantan u odnosu na ciljeve i jedan ili više prioriteta poziva za projektne prijedloge? Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) bit će dodijeljena samo u slučaju da projektni prijedlog izričito obrađuje barem jedan prioritet Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) bit će dodijeljena samo u slučaju da projektni prijedlog sadrži specifične elemente dodatne vrijednosti, kao što je promocija jednakosti spolova ili promocija jednakih mogućnosti

/ 5x2 I.1.6.1

2.2 U kojoj je mjeri projektni prijedlog relevantan za specifične potrebe i ograničenja ciljane države/država ili regije/regija? (uključujući izbjegavanje dupliciranja i sinergiju s drugim inicijativama Europske komisije)

/ 5 I.1.6.2

2.3 U kojoj su mjeri uključeni dionici jasno definirani i strateški odabrani (krajnji korisnici, ciljne skupine)? Jesu li njihove potrebe jasno definirane i da li ih projektni prijedlog tretira na odgovarajući način?

/ 5x2 I.1.6.3 i I.1.6.4

Ukupna ocjena: / 25Komentari:

Napomena: Ako je ukupna ocjena 2. sekcije manja od 16 bodova, Komisija za evaluaciju će eliminirati projektni prijedlog iz dalje procedure. Evaluacijska se rešetka, bez obzira na to, mora ispuniti u cijelosti (osim u slučaju ograničenih poziva za projektne prijedloge).

68


3. Metodologija Ocjena Relevantni dio Obrasca prijave

3.1 Jesu li predložene aktivnosti odgovarajuće, praktične i sukladne ciljevima i očekivanim rezultatima? / 5 I.1.7 i I1.8.5

3.2 Koliko je koherentan ukupan dizajn aktivnosti? (osobito, da li odražava analizu uključenih problema, da li uzima u obzir vanjske faktore i predviđa evaluaciju?)

/ 5 I.1.8

3.3 Jesu li uključenost i sudjelovanje partnera u aktivnostima zadovoljavajući? Napomena: Ako nema nikakvih partnera, ocjena će biti 1. / 5 I.1.7 i I.1.8.5

3.4 Je li akcijski plan jasan i izvediv? / 5 I.1.9

3.5 Sadrži li projektni prijedlog objektivno provjerljive/dokazive pokazatelje rezultata aktivnosti? / 5 Logički okvir


4. Održivost Ocjena Relevantni dio Obrasca prijave

4.1 Može li se očekivati da će aktivnosti imati znatni učinak na ciljne grupe? / 5 I.2.14.2 Može li se očekivati da će projektni prijedlog imati multiplikacijski učinak?

(uključujući replikacijski opseg i nastavljanje rezultata aktivnosti te širenje informacija.) / 5

I.2.2 i I.2.3

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi:

- financijski (kako će se aktivnosti financirati nakon završetka financiranja sredstvima Europske komisije?)

- institucionalno (da li će na kraju projekta postojati strukture koje će omogućiti nastavak aktivnosti? Da li će lokalno postojati vlasnici rezultata aktivnosti?)

- na razini politike, ako je primjenjivo (koji će biti strukturalni učinak projekta – npr. da li će voditi takvim stvarima kao što je poboljšana legislativa, kodeksi ponašanja i metoda?)

/ 5 I.2.4


5. Proračun i ekonomičnost Ocjena Relevantni dio Obrasca prijave

5.1 Zadovoljava li omjer procijenjenih troškova i očekivanih rezultata? / 5 I.3

5.2 Je li predloženi trošak neophodan za implementaciju projekta? / 5x2 I.3


69


Važno je da OCD-i upamte da je proces prijave za bespovratna sredstva EU-a natjecateljski proces, te da konkurencija na području zapadnog Balkana i Turske postaje sve jača. Stoga je od najveće moguće važnosti da OCD-i utvrde načine na koje njihovi projektni prijedlozi mogu maksimalno uvećati broj evaluacijskih bodova te oduševiti i zainteresirati Komisiju za evaluaciju. Upamtite da Komisija za evaluaciju vjerojatno mora pročitati stotine projektnih prijedloga, pa ih stoga loše napisani i neatraktivni projektni prijedlozi neće impresionirati.

Nekoliko stručnjaka iz regije koji su prethodno bili uključeni u Komisije za evaluaciju radi ocjenjivanja prijava za bespovratna sredstva EU-a dalo je sljedeće savjete o tome kako učiniti projektni prijedlog konkurentnijim:

� Koristite jasan i jednostavan jezik te se pobrinite da vaša objašnjenja budu logična i da ih je jednostavno pratiti. Nemojte pretpostavljati da će Komisija za evaluaciju poznavati kontekst vašeg projekta, već se pobrinite da sve referentne točke budu jasne i ne koristite se žargonom bez objašnjenja što znači.

� Nemojte biti pretjerano ambiciozni. Projekte je potrebno isplanirati tako da postižu ostvarive ciljeve na razborit način.

� Ne kopirajte plan nekog tuđeg projekta i ne plagirajte neke prijašnje projekte koje je vaša ili neka druga organizacija već implementirala. Pobrinite se da vaš projekt bide inovativan i da dodaje vrijednost drugim aktivnostima.

� Ne javljajte se na Pozive za projektne prijedloge koji su izvan opsega rada vaše organizacije. Projekt će ‘’proći’’ ako je u skladu s misijom vaše organizacije.

� Prikažite snažnu relevantnost za prioritete Poziva za projektne prijedloge. Čak i ako prijavite vrlo inovativan i dobro strukturiran projektni prijedlog, može se dogoditi da bude odbijen ako pokazuje nisku razinu relevantnosti u odnosu na taj određeni Poziv za projektne prijedloge.

� Budite realistični. Projekti se trebaju baviti stvarnim potrebama ciljne skupine. Ne pokušavajte preuveličati neku potrebu kako biste je ‘’ugurali’’ u koncept svojeg projekta. Jasno i precizno objasnite potrebe koje će vaš projekt adresirati.

� Uključite korisnike projekta. Uključite ih u proces oblikovanja projekta, osobito kada utvrđujete potrebe. Takva će vam praksa pomoći da utvrdite stvarne potrebe, najučinkovitije aktivnosti te da osigurate njihovo sudjelovanje u implementacijskoj fazi, čemu ugovorno tijelo i korisnici pridaju veliku vrijednost.

KORAK 2 Budite konkurentni!

70


Još savjeta stručnjaka:

� Naglasite svoje iskustvo. Spomenite svoje prethodno iskustvo na predloženim aktivnostima. Ako je to prvi put da poduzimate takve aktivnosti, objasnite kroz konkretne korake kako ćete upravljati projektom, kako biste evaluatorima pokazali na koji ćete način prevladati nedostatak iskustva te možete li uspostaviti ravnotežu između svojih institucionalnih snaga i slabosti.

� Uključite partnere. Partneri ne služe samo tome da bi se zadovoljilo preduvjete Poziva za projekne prijedloge. Kao integralni dio procesa, oni doprinose svojim različitim iskustvima i znanjem te dodaju značajnu vrijednost predloženom projektu. Objasnite kako ćete osnažiti projekt koji predlažete te na koje su oni načine već doprinijeli.

� Pažljivo odredite svoje aktivnosti. Iskusni evaluator će lako prepoznati je li projekt predložen zato da bi se pribavila sredstva za određenu aktivnosti, kao što je financiranje festivala ili studijske posjete, a ne zato da bi se postigli deklarirani ciljevi. Povežite svoje aktivnosti sa svakom od navedenih potreba i objasnite kako ćete zadovoljiti te potrebe i time jasno postići ciljeve svog projekta. Aktivnosti moraju služiti kao sredstvo za postizanje projektnih ciljeva, a ne obratno.

� Obratite više pažnje na praćenje i evaluaciju. Pokažite evaluatorima da ste već razmišljali o tome i isplanirali alate za praćenje i evaluaciju koje ćete koristiti tijekom provedbe projekta.

� Pružite jake argumente glede održivosti. Pokažite evaluatorima da ste već posvetili značajno vrijeme promišljanju o tome kako ćete osigurati održivost projekta. Vaši argumenti trebaju biti realistični; oni mogu biti ovisni o vanjskim čimbenicima, no ipak u okviru vaše odgovornosti i kapaciteta.


71

upRavljanje ugovoRom o dodjeli bespovRatnih sRedstava eu-a

Ako su OCD-i dodijeljena bespovratna sredstva, prva stvar koju trebaju učiniti je da se podsjete što točno bespovratna sredstva predstavljaju u smislu načela i procedura EU-a. Bespovratna sredstva NISU dar, već financijski doprinos uvjetovan brojnim pitanjima i procedurama. ‘’Uvjetovanost’’ dodijeljenih sredstava je detaljno opisana u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava - pravnom dokumentu koji su uzajamno dogovorili i potpisali ugovorno tijelo i primatelj bespovratnih sredstava, tj. OCD kojoj su sredstva dodijeljena. Od izuzetne je važnosti da organizacija civilnog društva, a osobito njezin viši menadžment, dobro razumije sadržaj Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Standardni Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava sastoji se od sljedećih dijelova:

� Posebni uvjeti - koji opisuju specifični kontekst i parametre poziva za projektne prijedloge, detaljno navodeći kriterije prihvatljivosti troškova, kriterije za prihvatljive aktivnosti, kao i trajanje i lokaciju projekta, te podatke o dvije strane u ugovoru;

� Dodatak I: Opis projekta - projektni prijedlog kako je opisan u ispunjenom prijavnom obrascu. Iako nikakve velike promjene na prijavnom obrascu nisu dopuštene, prije potpisivanja ugovora ugovorno tijelo može pregovarati s Prijaviteljem o manjim promjenama (na primjer, da bi se uzele u obzir bilo kakve kontekstualne promjene do kojih je došlo u vremenu između datuma prijave i datuma dodjele bespovratnih sredstava);

� Dodatak II: Opći uvjeti - opći uvjeti koje je postavila EU temeljem PRAG-a; � Dodatak III: Proračun projekta - kako je naveden u prijavi, s time da ga je moguće modificirati

tijekom pregovora s ugovornim tijelom, odnosno, prije potpisivanja ugovora. Proračun predstavlja raščlambu svih prihvatljivih troškova vezanih uz projekt. Važno je da proračun vezan uz ugovor bude jasan i razumljiv, jer to direktno utječe na kvalitetu provedbe projekta. Nužno je također upamtiti da proračun predstavlja samo procjenu troškova te da će konačna isplata ovisiti o stvarnim projektnim izlaznim elementima i prihvatljivim troškovima vezanim uz njih;

� Dodatak IV: Procedure za dodjelu ugovora; � Dodatak V: Standardni predlošci zahtjeva za plaćanje i Obrazac financijske identifikacije

(Financial Identification Form); � Dodatak VI: Predložak za izvješća; � Dodatak VII: Izvješće o provjeri troškova (Expenditure Verification Report).

S obzirom da ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ima oblik pravno-obvezujućeg ugovora, OCD mora biti svjesna da promjene ugovora mogu biti sačinjene samo kroz proces dogovoren


KORAK 1Poznavanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

72


s ugovornim tijelom. Bilo kakva odstupanja od ugovora koja ne slijede odgovarajuće procedure vrlo će vjerojatno rezultirati gubitkom dijela financijskih sredstava dodijeljenih OCD-u.

S obzirom da uvijek postoji vremenska razlika između predaje projektnog prijedloga i prijave za bespovratna sredstva, i dodjele bespovratnih sredstava i potpisivanja ugovora, uobičajeno je donekle modificirati dizajn projekta tijekom implementacije. Doista, dobar projektni menadžment uvijek uključuje i određenu razinu upravljanja promjenama u okviru projekta. Međutim, postoje stroge procedure koje treba pratiti prije provedbe bilo kakvih promjena na dogovorenom projektu, kako bi se osiguralo poštivanje pravila pravedne konkurencije. Jasno je da bi bilo nepravedno uključiti velike promjene na prethodno prihvaćenom prijavnom obrascu koje su mogle uzrokovati dodjelu niže ocjene tijekom evaluacije.

Izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava obično se kategoriziraju kao ‘’manje izmjene’’ ili ‘’velike izmjene’’. Pojedinosti o vrstama izmjena nalaze se u PRAG-u, a često su ponovljene i u priručniku za implementaciju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, koji se daje OCD-ima kojima su dodijeljena bespovratna sredstva.

� Primjeri manjih izmjena:

� Izmjene u aktivnostima ili proračunu koje ne utječu na osnovnu svrhu projekta; � Prijenosi između glavnih stavaka proračuna koji podrazumijevaju varijacije od 15

posto ili manje; � Promjene adrese ili telefonskog broja; � Promjene bankovnog računa; � Promjene voditelja projekta ili ključnih stručnjaka; � Promjene jediničnih stopa satnica.

� Primjeri velikih izmjena:

� Značajne promjene u aktivnostima koje utječu na osnovnu svrhu i pokazatelje projekta;

� Prijenosi između glavnih stavaka proračuna van granica manjih modifikacija (15 posto);

� Dodavanje novih proračunskih linija ili nulta potrošnja kod neke od proračunskih linija;

� Promjena projektnih partnera; � Produženje ugovora; � Promjene u statusu ili nazivu primatelja bespovratnih sredstava.


KORAK 2 Upravljanje izmjenama ugovora

73

OCD mora razgovarati s predstavnicima ugovornog tijela kako bi saznala više o implikacijama izmjena koje bi mogle bile potrebne tijekom provedbe projekta. I za manje i za velike izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava postoje specifični obrasci koje treba popuniti i koje obje strane trebaju ovjeriti prije no što se bilo kakva izmjena može smatrati važećom.

Osim pravnih obaveza koje proizlaze iz dokumentacije ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, OCD-i se također moraju pobrinuti da se EU-sredstva troše u skladu sa smjernicama EU-a (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske zajednice trećim zemljama). Pored troškova plaća za osoblje projekta, korištenje sredstava može se odnositi i na nabavu roba ili usluga. Za nabavu postoje strogo određene procedure, pa se stoga OCD-i moraju pobrinuti da, na primjer:

a. Koriste modele objavljene na web-stranicama Komisije koji se odnose na treće zemlje;b. Osiguraju vremensko ograničenje za primitak ponuda, a zahtjevi za sudjelovanje

moraju biti dovoljno dugi kako bi omogućili prihvatljivo i odgovarajuće razdoblje za pripremu i predaju ponuda;

c. Dozvole da Evaluacijska komisija ocijeni i rangira zahtjeve za sudjelovanjem i ponude, za koje je proglašeno da zadovoljavaju uvjete.

Poštivanje takvih procedura nabave može predstavljati veliki izazov za OCD-e, jer često nemaju iskustva u upravljanju javnim sredstvima i preuzimanju odgovornosti za ta sredstva te im je često teško razumjeti jezik i terminologiju koje koristi PRAG. U tom smislu toplo preporučujemo OCD-ima da zatraže savjet o tim pitanjima (od ugovornog tijela, struktura podrške za OCD-e, od svojih partnera, ili od bilo koje iskusne osobe) te da pripreme ‘’Plan nabave’’, pored ostalih alata za upravljanje projektom, kao što su Plan rada i Proračun (predlošci se nalaze u Zbirci alata).


KORAK 3 Provođenje nabave

74


Države članice EU-a zahtijevaju od primatelja EU-sredstava da na jasan način obznane izvor financiranja te da promiču načela na kojima se EU zasniva. Iz tog razloga EU je pripremila jednostavne ali sveobuhvatne smjernice o komunikaciji i vidljivosti koje su sadržane u Priručniku o komunikaciji i vidljivosti za programe pomoći Europske zajednice trećim zemljama (Communication and Visibility Manual for EU External Actions). Ovaj priručnik sadrži obavezne zahtjeve za sve ugovaratelje i implementacijske partnere koji su potpisali ugovore i financijske ugovore koji izrijekom spominju te zahtjeve, bilo da su potpisani od strane Europske unije ili nekog drugog ugovornog tijela.

Priručnik, između ostalog, sadrži savjete i naputke vezane uz:

� Utvrđivanje ciljne publike;

� Pripremu Komunikacijskog plana;

� Predloške i elemente vizualnog identiteta EU-a;

� Kako zatražiti savjet od Europske komisije - Delegacije, Odjel za komunikaciju;

� Materijale koji ne zadovoljavaju zahtjeve vidljivosti i čiji troškovi bi se mogli smatrati neprihvatljivim!


Sajam OCD-a u Srbiji, 2010.

KORAK 4Pobrinuti se da se primjenjuju pravila EU-a o ‘’vidljivosti’’

75


Korisni savjeti stručnjaka iz OCD-a o upravljanju projektima financiranim sredstvima EU-aTijekom pripreme ovog priručnika autori su primili mnoštvo izvrsnih, praktičnih savjeta od OCD-a iz cijele regije zapadnog Balkana i Turske. Slijedi sažetak dvanaest najboljih savjeta:

Što treba činiti

• Uspostaviti funkcionalni projektni tim i pobrinuti se da se članovi tog tima uključeni u oblikovanje i pripremu projekta također uključe u provedbu projekta. Projektni tim također mora uključivati vodstvo koje će biti odgovorno za napredak projekta i izvještavanje.

• Postaviti i održavati organizirani sustav administracije projekta te poklanjati osobitu pažnju vođenju financijske dokumentacije - upamtite da morate imati valjane potvrde za sve projektne troškove.

• Pobrinuti se da organizacija ima dostatan priljev sredstava koji će omogućiti da se projekt započne i da se implementiraju aktivnosti prije primitka uplata bespovratnih sredstava, ali nikako ne treba inicirati troškove prije potpisivanja ugovora.

• Pažljivo i detaljno pročitati Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava.

• Održavati dobru informiranost ciljne grupe i sudionika o projektu i od njih tražiti povratne informacije.

• Biti dobro informiran o tome što se događa u regiji i sektoru, tako da upravljanje projektima može pravovremeno reagirati na promjene u okruženju projekta. Ne zaboravite tražiti savjet ugovornog tijela o bilo kakvim promjenama u projektu.

• Biti svjestan da ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ima ograničeno trajanje, i stoga treba pažljivo planirati provedbu aktivnosti i ostaviti dovoljno vremena ne samo za dovršenje aktivnosti, već i za izvještavanje.

Što ne treba činiti

• Ne čekajte do sredine ili do kraja projekta da biste mislili o tome kako će se evaluirati postignuća projekta, već se pobrinite da projekt od početka posjeduje dobro osmišljen Okvir za praćenje i evaluaciju.

• Ne ustručavajte se zatražiti savjet i pomoć od bilo kojeg vanjskog revizora vašeg projekta u vezi s implementacijom i administracijom projekta. Vanjski revizori su dobro informirani i obično vrlo iskusni u pitanjima upravljanja projektima financiranim sredstvima EU-a, a tu su da bi vam pomogli.

• Ne zaboravite na svoje partnere. Uključite ih u sve faze projekta, osobito kada trebate savjet o pitanjima upravljanja projektom i izvještavanja.

• Ne čekajte do zadnjeg trenutka s izvještavanjem o projektu, nego pripremite kratka izvješća nakon svake projektne aktivnosti, pa uz pomoć tih izvješća prikupite formalnu dokumentaciju za izvještavanje ugovornom tijelu. Također, neka vaše financijsko izvještavanje bude ažurno, tako da uz svako izvješće o aktivnostima postoji odgovarajuće računovodstvo, zajedno sa svim potvrdama o troškovima.

• Ne pokušavajte promijeniti ciljeve ili svrhu projekta jer će to biti u suprotnosti s uvjetima vašeg ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

76


pRaćenje sukladnosti i izvještavanje o sRedstvima eu-a

Tijekom provedbe projekata financiranih bespovratnim sredstvima, OCD-i trebaju biti u stanju poduzeti specifične aspekte projektnog menadžmenta koje zahtijeva njihova uvjetovanost Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava. To znači da OCD-i trebaju biti u stanju:

a. Upravljati svojim internim praćenjem i administracijom projekta;b. Omogućiti vanjsko praćenje projekta i osigurati obavezna izvješća za ugovorno

tijelo.Moraju postojati sustavi koji osiguravaju sukladnost s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i s PRAG-om, te sustav upravljanja podacima koji pomaže prikazati napredak ili nedostatak napretka u postizanju ciljeva projekta.

Tijekom provedbe projekata financiranih bespovratnim sredstvima obično će stručnjaci za praćenje projekata koji nisu povezani s OCD-om posjetiti projekt jednom ili više puta. Posjete stručnjaka dogovaraju ugovorna tijela, a svi primatelji bespovratnih sredstava obavezni su

pružiti potrebnu asistenciju vezano uz njihov posjet. Osim toga, pored povremenih posjeta na lokaciji, ugovorno tijelo će zahtijevati i redovne informacije o praćenju i izvješća o napretku projekta. Stoga OCD-i trebaju biti spremni odgovoriti, a svoje odgovore poduprijeti odgovarajućom dokumentacijom, na sva pitanja stručnjaka za praćenje, kao što su na primjer:

Jesu li korištene ispravne procedure za vrijednost natječaja?Jesu li nabavljeni oprema i potrepštine?Koriste li se u ciljanu svrhu?Odgovaraju li serijski brojevi fakturama?Je li osigurana odgovarajuća vidljivost EU-a?Što će se dogoditi na kraju projekta?Kontrolni popis opreme.

KORAK 1 Spremnost za praćenje projekta

Tatjana Obradović iz udruge ALFA ima vrlo jasan savjet za ostale OCD-e koji upravljaju bespovratnim sredstvima EU-a: “Provodite sustavno interno praćenje, koristite ga za nova saznanja, i čuvajte dokumentaciju o svemu što radite, uključujući svu prepisku s donatorima i ugovornim tijelom.”

77


Savjet Kosovske zaklade za civilno društvo (Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile / Kosovar Civil Society Foundation)’’Tumačenje izvješća je tegobna procedura i zahtijeva dodatnu energiju baš kada je, na kraju projekta, imate najmanje! Izvješća treba predati u jasnom i konciznom obliku, a ona moraju u potpunosti odgovarati prijavnom obrascu i aktivnostima, uključujući reference na logički okvir, jer je to predstavljalo osnovu za dodjelu bespovratnih sredstava. Upamtite da će konačna procjena i povrat troškova biti temeljeni na dokazima i postignutim rezultatima koji će se uspoređivati s onime što je pisalo u vašem prijavnom obrascu za bespovratna sredstva.’’

Osim vanjskog nadzora projekata financiranih bespovratnim sredstvima, od OCD-a kojima su dodijeljena bespovratna sredstva zahtijeva se i da redovno dostavljaju pisana tehnička i financijska izvješća, podržana relevantnom originalnom dokumentacijom. Taj proces izvještavanja, koji se obično obavlja svakih šest mjeseci, a potom na kraju projekta, često predstavlja velik izazov za OCD-e. Ne samo što je OCD-ima sama priprema takvih izvješća problematična, već često imaju problema i s osiguravanjem potrebne dokazne dokumentacije, pa posljedično ponekad ne uspiju dobiti puni povrat troškova koje su imali tijekom provedbe projekta. Stoga ne čudi što se preporučuje da OCD-i, čak i prije no što se prijave za bespovratna sredstva, razmotre koji kapaciteti su potrebni da bi se ispunile odgovornosti vezane uz izvještavanje i pohranu dokumentacije. A nakon što su bespovratna sredstva dodijeljena, OCD mora poduzeti odgovarajuće mjere kako bi ispunila sve potrebne izvještajne zahtjeve. To inicijalno predstavlja ogroman zadatak za mnoge organizacije, ali uz podršku višeg menadžmenta, može imati dugoročne koristi u smislu jačanja kapaciteta.

KORAK 2 Izvještavanje o sredstvima EU-a

78


Cjelokupni izvještajni zahtjevi sadržani su u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava i PRAG-u, no ukratko se može napomenuti da se traže kapaciteti za pripremu tehničkih i financijskih izvješća čiji sadržaj uključuje:

Indikativni sadržajobaveznih tehničkih izvješća

Indikativni sadržajobaveznih financijskih izvješća

Podaci o napredovanju aktivnosti

Podaci o projektnim rezultatima

Podaci o učinku projekta

Slijedi strukturu izvještajnog predloška

Opis aktivnosti

Ako je došlo do bilo kakvih modifikacija, potrebno ih je dobro dokumentirati i opravdati!

Detaljan opis toga što je projekt postigao

Razina postignuća navedenih projektnih ciljeva

Može sadržavati dodatke/priloge.

Projektni troškovi u tabelarnom obliku koji je standardiziran

Traže se kopije dokazne dokumentacije

Preslike tablica za bilježenje radnih sati/dana (Time sheets).

Provjera financijskih izvješća u odnosu na ugovor te dokazne dokumentacije:

- Prihvatljivost troškova

- Sukladnost s prijavnim obrascem

- Korištenje ispravnog deviznog tečaja

- Odgovarajuća dokazna dokumentacija

- PDV nije uključen

- Značajna odstupanja od planiranih troškova

Završni dio složenog procesa upravljanja projektima financiranim sredstvima EU-a predstavlja sposobnost da se ide i dalje od formalnih izvještajnih zahtjeva ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, kako je opisano u prethodnom Koraku 2, te da se precizno identificiraju projektna postignuća i propusti. Pokušajte ustanoviti kako je do njih došlo i dokumentirajte ih za buduću korist svih uključenih strana.

Praćenje i evaluacija ne mjeri samo koliko dobro ste odradili posao, već vam pomaže i da budete učinkovitiji. Evaluacija ima dvije glavne svrhe.

1) Za učenje i razvoj

Praćenje i evaluacija vaših usluga pomoći će vam procijeniti koliko dobro ste odradili posao i kako biste to mogli učiniti još bolje. Riječ je o tome da treba pitati što se dogodilo i zašto - što je funkcioniralo a što nije, da evaluaciju koristite kako biste saznali više o aktivnostima organizacije, a potom iskoristili ono što ste naučili.

KORAK 2 Zaokružiti naučene lekcije

79

2) Za odgovornost - kako biste drugima pokazali da ste učinkoviti

Investitori (kao što je EU) i ostali dionici žele znati je li projekt trošio sredstva na odgovarajući način. Od investitora dolazi pritisak da im pružite dokaze uspjeha. Mnogi projekti moraju odgovoriti na taj zahtjev da bi se održali.

Što se tiče EU-a, procesi zaokruživanja i inventure važnih informacija - tijekom i nakon provedbe projekta - uredno su sažeti u sljedećim stupcima kroz ‘’praćenje’’, ‘’evaluaciju’’ i ‘’reviziju’’:


Praćenje i redovni pregled Evaluacija Revizija

Tko?Odgovornost internog menadžmenta - sve razine

Obično uključuje vanjske ulazne elemente (objektivnost)

Uključuje vanjske ulazne elemente

Kada? Kontinuirano

Periodično - sredinom projekta, na završetku, ex-post kontinuirano i potom

Ex-ante (sustavni pregledi), po završetku

Zašto?Provjera napretka, otklanjanje poteškoća, ažuriranje planova

Naučiti opsežne lekcije koje je moguće primijeniti na druge programe/projekte i kao ulazni element za pregled smjernicaOsigurati odgovornost

Osigurati jamstva i odgovornost za dionikePružiti preporuke za poboljšanja sadašnjih i budućih projekata

Veza s hijerarhijom ciljeva iz Logičkog okvira

Ulazni elementi, aktivnosti, rezultati

Rezultati, svrha, opći cilj (te veza na relevantnost)

Ulazni elementi, aktivnosti i rezultati

OCD-i se također trebaju pobrinuti za postojanje sustava koji ne samo da podržavaju vanjsko praćenje i evaluaciju te revizije, već da isto tako osiguraju da svaka aktivnost praćenja i evaluacije doprinosi razvoju same organizacije. OCD-i vrlo često koriste i zapošljavaju određeno osoblje za implementaciju projekata, a nakon što projekt bude završen i sredstva potrošena, to se osoblje gubi iz organizacije, a s njima i sve iskustvo provedbe projekta. OCD-i moraju naći način da zadrže svoje projektno iskustvo, osobito lekcije koje su naučili o povlačenju i upravljanju EU-sredstvima, što ne samo da će im pomoći kod budućih prijava, već se može podijeliti i s ostalim, manje iskusnim OCD-ima.

Alati za razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a


81


kako se služiti alatima

Sadržaj Alatnoga okviraCilj Alatnoga okvira, u dodatku ovog priručnika, jest prikazati raspon alata koji se mogu koristiti kod raznih vrsta edukativnih aktivnosti za menadžere i osoblje organizacija civilnog društva, lokalne trenere i konzultante koji žele pomoći OCD-ima kod pristupanja i upravljanja sredstvima EU-a. Alatni okvir nadograđuje sadržaj priručnika, omogućujući pristup smjernicama i predlošcima vezanim uz prijave za EU-fondove te navodeći poveznice za dodatne informacije o EU-fondovima za OCD-e na zapadnom Balkanu i Turskoj. Stoga je Alatni okvir oblikovan za korištenje i onima koji razvijaju i provode projekte i onima koji planiraju pružati obuku o tim temama.

Alatni okvir organiziran je u šest poglavlja povezana sa šest poglavlja drugog dijela priručnika, kako bi se istaknula najvažnija područja na koja se posebno trebaju usmjeriti OCD-i koji žele povlačiti sredstva EU-a i njim upravljati.

Sljedeća poglavlja pokazuju kako::

a. identificirati mogućnosti za financiranje vaše organizacije sredstvima EU-a;b. razviti učinkovita partnerstava na projektima;c. pripremiti uspješne projektne prijedloge;d. proći evaluacije - smjernice upućene osobe;e. upravljati Ugovorom o bespovratnim sredstvima EU-a;f. pratiti sukladnost i izvještavati o sredstvima EU-a.

Kako se služiti Zbirkom alataPotrebno je napomenuti da ovo nije sveobuhvatna zbirka alata potrebnih za razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a. Ovdje su predstavljeni dodatni alati uz one već dostupne OCD-ima. Drugim riječima, ovaj Alatni okvir ne ponavlja objašnjenja iz svih alata koji su negdje drugdje objavljeni (to se osobito odnosi na službene predloške objavljene u PRAG-u) niti joj je svrha nadomjestiti obavezne prijavne obrasce i formate objavljene u Vodiču za Pozive za projektne prijedloge. Stoga, kako bi se ovaj priručnik i Alatni okvir iskoristili na najbolji mogući način, svojim čitateljima savjetujemo da svakako osiguraju pristup sljedećim objavljenim dokumentima:

82


� Svim specifičnim Vodičima i prijavnim obrascima te prilozima određenog Poziva za projektne prijedloge za koji je vaša organizacija zainteresirana, ili primjerima sličnih, nedavno objavljenih Vodiča u vašoj zemlji (mogu se preuzeti s web-stranica navedenih prema državama u Odjeljku 1 ovog priručnika).

� PRAG-u (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći Europske unije trećim zemljama 2010/Practical Guide for Contract Procedures for EU External Actions 2010) i svim njegovim Dodacima koji su vezani uz ugovore za dodjelu bespovratnih sredstava, a koji su dostupni na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide.

� Smjernice EU-a za upravljanje projektnim ciklusom, dostupno za preuzimanje na engleskom jeziku sa Multimedijalne zbirke EuropeAida na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia.

� Priručnik za korištenje PADOR-a dostupan na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm, s koje pristupite izborniku ‘Radite s nama’/’Work With Us’ i odaberite ‘PADOR’.

Unutar svakog odjeljka materijali su organizirani kako slijedi:

i. Alati: Smjernice i kontrolni popisi - mogu ih koristiti oni koji su aktivno uključeni u razvitak ili provedbu projekata, ili oni koji vode treninge na te teme, a alate je moguće koristiti kao materijale za polaznike.

ii. Alati: Vježbe i predlošci - to su upute kako voditi praktične vježbe tijekom obuke, uključujući bilješke o stvarnim slučajevima ili predloške koji sudionicima mogu trebati da bi odradili vježbu; predlošci se mogu koristiti za razvijanje projekta.

Autor vodi TACSO-ov regionalni trening o Razvoju i upravljanju projektima financiranim sredstvima EU-a

83


alatni okviR: identificiRanje mogućnosti za financiranje

Alati: Smjernice i kontrolni popisi

Alat: Smjernice o definicijama bespovratnih sredstava EU-a i javnim ugovorima

Bespovratna sredstva / javni ugovori - neke definicije

Slijede opisi preuzeti s web-portala EuropeAida:

Bespovratna sredstva

Bespovratna sredstva predstavljaju direktni financijski doprinos iz proračuna EU-a ili iz Europskog razvojnog fonda (European Development Fund). Dodjeljuju se kao donacije trećim stranama koje su uključene u aktivnosti pomoći trećim zemljama. Ugovorno tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva koja se koriste za provedbu projekata ili aktivnosti vezano uz programe pomoći EU-a trećim zemljama.Bespovratna sredstva se dijele u dvije kategorije: � Projektna bespovratna sredstva: njima se nastoji postići cilj koji predstavlja dio programa

vanjske pomoći; � Operativna bespovratna sredstva: njima se financiraju operativni izdaci nekog tijela EU-a koje

radi u općem europskom interesu ili čiji je cilj dio neke politike EU-a.Bespovratna sredstva se temelje na povratu prihvatljivih troškova, drugim riječima, troškova koje su korisnici imali, a koji se smatraju neophodnim za provođenje odnosnih aktivnosti. Rezultati projekta ostaju vlasništvo korisnika. Dodjela bespovratnih sredstava podrazumijeva potpisivanje ugovora između dviju strana, te u načelu zahtijeva sufinanciranje od strane korisnika bespovratnih sredstava. S obzirom da bespovratna sredstva pokrivaju vrlo različita područja, specifični se uvjeti koje treba ispuniti (prihvatljivost itd.) mogu razlikovati od jednog područja aktivnosti do drugog.Za sudjelovanje u dodjelu bespovratnih sredstava, potrebno je javiti se na Pozive za projektne prijedloge.UgovoriKada ugovorno tijelo želi kupiti usluge, robu ili rad u zamjenu za naknadu, pokreću se nabavne procedure. Nabavna procedure vodi sklapanju javnog ugovora.Razlika između javnog ugovora i bespovratnih sredstava je jasna: u slučaju ugovora, ugovorno tijelo prima proizvod ili uslugu koja mu je potrebna, u zamjenu za plaćanje; u slučaju bespovratnih sredstava, ugovorno tijelo daje doprinos ili projektu koji provodi neka vanjska organizacija, ili direktno toj organizaciji, jer njezine aktivnosti doprinose političkim ciljevima Unije.Nabavnim procedurama upravljaju specifična pravila koja se razlikuju ovisno o prirodi ugovora (usluge, roba, rad) i pragu.Za sudjelovanje u natječaju za ugovor, potrebno je javiti se na Natječaje za nabavu.Procedure za bespovratna sredstva i ugovore prema relevantnim programima pomoći Europske zajednice trećim zemljama konsolidirane su u Praktičnom vodiču.

84


Alat: Smjernice za identifikaciju kritičnih točaka za OCD-e kod razvoja i upravljanja sredstvima EU-a

ANALIZA KRITIČNE PUTANJE:

OCD-i prilagođuju svojestrateške planove kako

bi kao čimbenik uplanovima uključili

integracijske procese EU-a

Razumijevanje projektnogpristupa i prirode procesa

dodjele bespovratnihsredstava

Razumijevanje programaEU-a i prioriteta financiranja

iz ključnih višegodišnjih igodišnjih planskih

dokumenata

Ključni aspekti razvojaprojekta:

IDENTIFIKACIJA 'PROBLEMA'I KORIŠTENJE ANALITIČKIH

ALATA

ANALIZA DIONIKA

LOGIČKI OKVIRI

DOBRE PRAKSEPROJEKTNOG

MENADŽMENTA

uključujući internopraćenje i nadzor

EVALUACIJA:

Utvrđivanje naučenog

Razumijevanje Poziva zaprojekte prijedloge

Priprema proračuna isufinanciranja

Razumijevanje kriterijaPRIHVATLJIVOSTI glede:

organizacija, troškova,aktivnosti koji se

mogu prijaviti

Popunjavanje prijaveza bespovratna

sredstva slijedećiSmjernice i uzimajućiu obzir evaluacijsku

tablicu

Registracija uPADOR

Upravljanje ugovorom ododjeli bespovratnih

sredstava:

pregovori o promjenamaprije potpisivanja ugovora

MODIFIKACIJE(manje / veće)

Podnijetivremenski

razmak

NABAVA: slijediti PRAG

Vanjsko praćenje i nadzor:

SUKLADNOST I ORIJENTACIJA NAREZULTATE

EU-VIDLJIVOSTIZVJEŠTAVANJE:

Privremena i završna izvješća (tehnička i financijska)Komunikacija s ostalim dionicima

85


Alat: Naputak o izvorima informacija o pozivima za projektne prijedloge na Internetu

Web-portal EuropeAida

Pozivi za projektne prijedloge objavljuju se na web-stranicama EuropeAida, a također mogu biti objavljeni i na lokalnim web-stranicama u slučaju država koje imaju ‘decentralizirane’ institucionalne postavke. (Na primjer, u Hrvatskoj na web-stranicama Središnje agencije za financiranje i ugovaranje na adresi http://www.safu.hr/en/, a u Turskoj na stranicama Središnjeg ureda za financiranje i ugovaranje (Merkezi Finans ve İhale Birimi/Central Finance and Contracts Unit) na adresi http://www.cfcu.gov.tr. Delegacije EU-a u svakoj od država obično imaju i web-stranice na lokalnom jeziku s informacijama o Pozivima za projektne prijedloge. Na web-stranicama EuropeAida http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm treba odabrati izbornik ‘Radite s nama’ (Work With Us), a potom ‘Financiranje’ (Funding) -> Pozivi za projektne prijedloge (Calls for Proposals). Korištenjem mehanizma tražilice možete pronaći ‘otvorene’ pozive za dodjelu bespovratnih sredstava za vašu državu ili regiju. Ne zaboravite kod pretraživanja odabrati datume Poziva koji započinju najmanje tri mjeseca ranije.

86

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Alati za razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a

Alat: Smjernice za PADOR

Registracija u PADOR

Registracija u PADOR ima tri faze:

1. Identifikacija / autentifikacija

1.1 Da biste pristupili PADOR-u treba vam korisničko ime (login). Korisničko ime je jedinstveno ime osobe, a može se koristiti za pristupanje raznim bazama podataka pri Europskoj komisiji.

1.2 Vaše korisničko ime je povezano s adresom elektroničke pošte koju upisujete kod “Identifikacije”. Poruke e-pošte koje se tiču pristupa PADOR-u bit će poslane samo na tu adresu e-pošte! Zapamtite tu adresu i korisničko ime jer bez njih nećete moći pristupiti PADOR-u!

1.3 Ako već imate korisničko ime:

1.3.1 Na početnoj stranici PADOR-a odaberite “Već posjedujete korisničko ime ECAS-a” (You have an ECAS username)

1.3.2 Možete ažurirati/provjeriti organizaciju: nastavite od točke 3

1.3.3 Možete kreirati organizaciju: nastavite od točke 1.4.2

1.4 Nikada niste imali korisničko ime pri Europskoj komisiji:

1.4.1 Na početnoj stranici PADOR-a odaberite “Nemate korisničko ime ECAS-a” (You do not have an ECAS username)

1.4.2 Unesite podatke koji određuju vašu organizaciju i prijavite ih

1.4.3 Ako se pojavi popis organizacija:

- Ili odaberete, ako je moguće, one podatke koji odgovaraju vašoj organizaciji

- Ili odaberete “Moja organizacija nije na popisu” (My organisation is not on the list)

1.4.4 Potvrdite registraciju

2. Pribavljanje korisničkog imena i lozinke ECAS-a

2.1 Provjerite račun elektroničke pošte koji ste prethodno unijeli kod Osobne prijave (Personal login) – vidi točku 1.4.2

2.2 Pročitajte poruku elektroničke pošte pod naslovom Dostupnost vašeg računa kod Usluge provjere autentičnosti pri Europskoj komisiji (provjerite i spam-poruke)

2.3 Pritisnite mišem na poveznicu da biste primili korisničko ime i lozinku

2.4 Unesite svoje korisničko ime, kreirajte lozinku i pritisnite “Prijavi” (Submit)

2.5 Nastavite od točke 3.2

3. Unos/ažuriranje podataka u PADOR-u radi dobavljanja ID-broja EuropeAida

3.1 Krenite od početne stranice PADOR-a i odaberite “Imate korisničko ime ECAS-a” (You have

87


an ECAS username). Na sljedećem ekranu odaberite “Želite ažurirati/provjeriti račun svoje organizacije” (You want to update/consult the account of your organisation)

3.2 Unesite svoje korisničko ime (ili adresu e-pošte korištenu kod logina) i lozinku

3.3 Odaberite naziv svoje organizacije (ispisano plavim slovima)

3.4 Prvo unesite i spremite “Administrativne podatke”. Potom će se aktivirati ekran “Profila” (opcija u izborniku na lijevoj strani ekrana).

3.5 Odaberite svaki od ”Ekrana koje treba popuniti” (Screens to be filled in) (izbornik na lijevoj strani ekrana) i popunite SVA obavezna polja (ispisana narančastim slovima)

3.6 Potpišite svoje podatke koristeći opciju POTPIŠI (SIGN) (u izborniku na lijevoj strani ekrana)

3.7 Nakon što ste potpisali podatke, ID EuropeAida se automatski pojavljuje na svakoj stranici PADOR-a, odmah ispod naslova ekrana

3.8 NAKON ŠTO STE AŽURIRALI SVOJE PODATKE: PONOVO POTPIŠITE kako biste potvrdili izmjene

Ako ste zaboravili svoju lozinku:

1. Započnite na početnoj stranici PADOR-a i odaberite “Zaboravili ste svoju lozinku ECAS-a” (You have forgotten your ECAS password)

2. Odaberite “Još nemam lozinku” (Don’t yet have a password) ili “Zaboravili ste svoju lozinku” (Forgot your password)

Domena za pristup PADOR-u je uvijek “EXTERNAL”

3. Unesite svoje korisničko ime ili adresu elektroničke pošte koju ste koristiti kod prijave (“login e-mail”) (koju ste prethodno prijavili kao Osobni login na ekranu Identifikacije (vidi točku 1.4.2))

4. Odaberite “Zatraži lozinku ECAS-a” (Request ECAS password)

5. Provjerite da li vam je stigla poruka e-pošte na adresu koju ste naveli kod prijave (također provjerite spam poruke) te nastavite od točke 2.4

88


Alati: Vježbe i predlošciAlat: Vježba pretraživanja za EU-sredstvima

Ovo je vježba koju se može provesti kao dio “aktivnosti istraživanja” za OCD-e ili kao praktičnu vježbu tijekom obuke. Precizan zadatak vježbe treba odrediti prema kontekstu OCD-a i/ili obuci i profilu sudionika. Na primjer, ako je vježba namijenjena članovima OCD-a iz države XYZ koji se bavi okolišem, zadatak bi mogao biti trostruk:

1. Pronaći bilo koju najavu Poziva za projektne prijedloge o pitanjima okoliša u državi XYZ;

2. Pronaći bilo koju najavu Poziva za projektne prijedloge koji je namijenjen OCD-ima, a financira se u okviru bilo kojeg programa koji nije IPA-program, a na koji se regija može prijaviti i koji financira projekte iz područja zaštite okoliša i ekologije;

3. Pronaći bilo koji Poziv za projektne prijedloge u okviru regionalnog Programa za civilnog društvo (Civil Society Facility) koji bi mogao koristiti OCD-ima iz države XYZ koji se bave pitanjima zaštite okoliša i ekologije.

Sudionici mogu raditi u skupinama od dva do tri člana koristeći jedno prijenosno računalo po skupini. Pretraživanje može trajati između 20 i 30 minuta. Nakon što pretraživanje završi i svaka je skupina našla neke informacije koje može podijeliti, treba proći kroz svaki zadatak, s time da podatke o tom zadatku daje svaki put druga skupina. Povratne informacije i diskusija mogu trajati daljnjih 20 do 30 minuta.

Vježbu treba zaključiti menadžer/trener OCD-a facilitiranom raspravom o tome koliko je zadatak bio lagan ili težak, kako su problemi prevladani, koje su dodatne zanimljive informacije pronađene. OCD-i kojima je povlačenje sredstava EU-a jedan od ciljeva, trebali bi ovakvo ‘aktivno pretraživanje’ redovito provoditi.

89


alatni okviR: Razvijanje uspješnih paRtneRstava za pRojekte

Alati: Smjernice i kontrolni popisiAlat: Smjernice o partnerskom ciklusu

Partnerski “ciklus”

Razumjeti izazove; prikupiti informacije;konzultacije s dionicima i potencijalnim

vanjskim izvorima resursa; izgradnjavizije o partnerstvu/za partnerstvo

ISPITIVANJE TERENA 1

Identificirati potencijalne partnere te –u slučaju da odgovaraju onome što se traži –

osigurati njihovo uključenje; motiviratipartnere i ohrabriti/potaknuti ih

na zajednički rad

IDENTIFIKACIJA 2

Izgrađivati održivost ili se suglasiti okoodgovarajućeg završetka partnerstva

ODRŽIVOST ILI RASKID12

Partneri grade svoj radni odnosusuglašujući ciljeve i osnovna načela

kojima će se partnerstvo voditi

IZGRADNJA 3

Izgraditi odgovarajuće strukture i mehanizmekako bi se osigurala dugoročna opredijeljenost

za partnerstvo i kontinuitet

INSTITUCIONALIZACIJA11

Partneri planiraju program aktivnosti izapočinju ocrtavati koherentan projekt

PLANIRANJE 4

Revidirati partnerstvo, programe ili projekteu svjetlu iskustva

REVIZIJA 10

Partneri ispituju strukturu i upravljanjepartnerstvom za srednjoročno i dugoročno

razdoblje

MENADŽMENT 5

Napraviti pregled partnerstva: koji je učinakpartnerstva na partnerske organizacije? Je livrijeme da neki partneri napuste partnerstvo

i/ili da se pridruže neki novipartneri?

PRAĆENJE 9

Partneri (i ostale strane koje podržavajuprojekt) utvrđuju i mobiliziraju novčane i

ostale resurse

OSIGURAVANJE RESURSA6

Mjerenje i izvještavanje o učinku i utjecajuprojekta – izlazni elementi i rezultati. Je li

partnerstvo postiglo svoje ciljeve?

MJERENJE 8

Nakon što su resursi osigurani a detalji projekta usuglašeni,započinje proces implementacije projekta – aktivnosti prema

prethodno dogovorenom vremenskom rasporedu radi(u idealnom slučaju) postizanja specifičnih

isporučivanja

IMPLEMENTACIJA 7

90

Razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima Europske unije Alati za razvoj i upravljanje projektima financiranim sredstvima EU-a

Alat: Naputak o traženju partnera iz EU-a

Krovne organizacije i platforme civilnog društva u EU-u

U većini država zapadnog Balkana i u Turskoj, postoji mnoštvo mreža OCD-a organiziranih na geografskoj ili sektorskoj osnovi te brojne nacionalne organizacije podrške koje možete koristiti da biste pronašli nazive i kontaktne podatke potencijalnih partnera. Međutim, identificiranje partnera iz država članica EU-a i ostalih zemalja može biti problematično. Ako niste uspjeli pronaći kontakte preko svojih lokalnih i/ili nacionalnih mreža, možete zatražiti pomoć nekih krovnih organizacija i federacija iz EU-a. Mnoge od njih imaju specifičan mandat i potrebne resurse za pružanje pomoći kod izgradnje mreža, tako da često mogu dati potrebne poveznice prema potencijalnim partnerima. Neke od tih organizacija naći ćete na sljedećem popisu:

ACT FOR EUROPE: Kontaktna grupa civilnog društva u EU-u www.act4europe.org

AGE PLATFORM EUROPE: www.age-platform.eu/en

BEUC: Europska organizacija potrošača www.beuc.org

BUSINESSEUROPE: www.businesseurope.eu

CONCORDE EUROPE: Europska konfederacija OCD-a za pomoć i razvoj www.concordeurope.org

CULTURE ACTION EUROPE: Politička platforma za umjetnost i kulturu www.cultureactioneurope.org

EAPN: Europska mreža protiv siromaštva www.eapn.org

ENAR: Europska mreža protiv rasizma www.enar-eu.org

ETUC: Europska konfederacija sindikata www.etuc.org

EUROPEAN CIVIC FORUM: www.cidem.org

EUROPEAN DISABILITY FORUM: www.edf-feph.org

EUROPEAN YOUTH FORUM: www.youthforum.org

EUROSTEP: Europska solidarnost prema jednakom sudjelovanju ljudi www.eurostep.org

EUROPEAN WOMEN’S LOBBY: www.womenlobby.org

EUROPEAN ENVIRONMENT BUREAU: www.eeb.org

EUROPEAN PUBLIC HEALTH ALLIANCE: www.epha.org

FEANTSA: Europska federacija nacionalnih organizacija koje rade s beskućnicima www.feantsa.org

SOCIAL PLATFORM: Platforma europskih OCD-a iz područja socijalnih pitanja www.socialplatform.org

SOLIDAR: Europska mreža OCD-a koji rade na unapređenju socijalne pravde u Europi i globalno www.solidar.org

TRIALOG: Razvojne OCD u uvećanoj EU www.trialog.org.at

91


Analiza slučaja partnerskog projekta – Projekt Udruge novinara (The Journalists Association Project)

Uvod

Udruga novinara Antalije (Antalya Journalists Association) je članska udruga čiji je cilj služiti interesima profesionalnih novinara medijske industrije južno-mediteranske regije Turske. Udruga ima tri zaposlenika i aktivno Vijeće. Pruža redovne treninge o zakonodavstvu vezanom uz medije, kao i neke tehničke treninge, te zastupa interese svojih članova u odnosu na vlasnike medija. Lokalni novinari koji su članovi Udruge posjeduju ograničeno poznavanje novinarskih praksi unutar EU-a i malo mogućnosti za profesionalni razvoj. Iz tih se razloga Udruga prijavila za bespovratna sredstva u okviru programa Dijalog između civilnog društva EU-a i Turske, i dobila ih je. Prijava je zahtijevala obvezan partnerski ugovor sa sličnom organizacijom iz države članice EU-a. Projektne aktivnosti financirane bespovratnim sredstvima uglavnom su bile vezane uz treninge i radionice, studijske posjete i pripremu priručnika o dobrim praksama za novinare; proračun projekta je bio 90 tisuća eura uz trajanje od 15 mjeseci.

Razvoj projekta i partnerstva

Udruga je provela procjenu potreba svojih članova prije Poziva za projektne prijedloge, pa je stoga, nakon objave Poziva, Voditelju Udruge bilo lako raditi s malom grupom članova na razvoju logičke matrice i projektnog prijedloga. Taj je projektni prijedlog naveo kao glavnu svrhu uvećanje kapaciteta individualnih članova u smislu primjene dobrih praksi iz EU-a u vlastitom radu, predlažući da se ciljevi ispune kroz formalne treninge koje bi Udruga pružala te studijske posjete državama članicama EU-a.

Nacrt projektnog prijedloga bio je dovršen tri tjedna prije roka prijave, pa je Udruga taj nacrt proslijedila na tri slične organizacije u EU-u, koje je pronašla putem Interneta. Nacrt je proslijeđen uz jednostavan e-mailom poslan upit na engleskom jeziku da li bi dotična organizacija bila zainteresirana postati partner u tom projektu.

Samo je jedna organizacija odgovorila – NGO Publica iz gradića na jugu Španjolske. NGO Publica je osnovana prije 10 godina kao kulturna organizacija, a svoj prihod stječe pružanjem raznih treninga iz područja kulture i umjetnosti. Imaju pet zaposlenika na puno radno vrijeme, uključujući voditelja projekata koji posjeduje značajno novinarsko iskustvo te vodi informativne web-stranice s vijestima i događanjima iz kulture. Organizacija je bila uključena u osam projekata financiranih sredstvima EU-a.

NGO Publica potpisala je partnersku izjavu i dostavila potrebnu dokumentaciju. Jedanaest mjeseci nakon prijave projekta, Udruzi novinara Antalije dodijeljena su bespovratna sredstva pa su oni, čim su mobilizirali projektnog koordinatora i ažurirali projektni radni plan, ponovo stupili u kontakt s NGO Publicom.

Alati: Vježbe i predlošciAlat: Vježba za facilitaciju diskusije o procesu razvoja partnerstva

92


Provedba projekta

Budući da je to bilo prvi put da Udruga upravlja bespovratnim sredstvima EU-a, prva su četiri mjeseca – tijekom kojih je projekt postavljan na noge – bila vrlo teška. Međutim, u petom mjesecu projekta Udruga je zamolila NGO Publicu da im pomogne u pripremi i provedbi studijskog putovanja u Španjolsku, te u pripremi priručnika o dobrim praksama. Udruga novinara Antalije formalno je pristala plaćati mjesečnu plaću (temeljem pet dana rada na mjesec) španjolskom koordinatoru iz NGO Publice koji će koordinirati te aktivnosti. Taj je dogovor bio sukladan projektnom prijedlogu te je finaliziran putem korespondencije elektroničkom poštom. Međutim, za španjolskog koordinatora nije postojao opis radnog mjesta, a za studijske posjete i priručnik nisu bili pripremljeni Opisi aktivnosti (Terms of Reference).

Do 11. mjeseca projekta Udruga novinara Antalije dovršila je sve svoje aktivnosti treninga, koristeći stručnjake iz Turske, primila je oko 25 posto stranica za nacrt Priručnika, dok studijski posjet još uvijek nije bila ostvaren. Ostalo je još samo četiri mjeseca do isteka ugovora, a bilo je isplaćeno manje od 50 posto proračuna.

Tijekom 11. mjeseca projekta, Udruga je prestala plaćati mjesečne plaće španjolskom koordinatoru (nakon što su platili 6 mjeseci od ukupnih 10 koliko je bilo predviđeno proračunom) te je zatražila ugovorno tijelo u Turskoj za dozvolu da promijene partnera.

Pitanja za raspravu

1. Je li to bio dobar odabir kada je Udruga novinara Antalije uzela NGO Publicu za partnera?

2. Koji biste savjet dali Udruzi novinara Antalije za jačanje odnosa s NGO Publica prije i tijekom provedbe projekta?

3. Što biste učinili da ste voditelj projekta kako bi osigurali uspješno dovršenje projekta tijekom zadnja četiri mjeseca?


93

Alat: Predložak za Ugovor o partnerstvu na projektu financiranom sredstvima EU-a

Specifične upute Poziva za projektne prijedloge mogu uključivati točno određeni predložak Ugovora o partnerstvu, koji partneri trebaju popuniti i potpisati. Nužno je da se u takvim slučajevima koristi upravo taj predložak u prijavi. Međutim, kod uspostavljanja partnerstva radi provedbe projekta financiranog sredstvima EU-a, u načelu je bitno da svi partneri budu svjesni kako će se od njih očekivati da potpišu izjavu poput sljedeće:

PRIMJER IZJAVE O PARTNERSTVU

Partnerstvo predstavlja značajan odnos između dviju ili više organizacija, koji uključuje zajedničke odgovornosti kod provedbe projekta financiranog od strane ................... (ovdje će biti umetnut naziv ugovornog tijela akreditiranog od strane EU-a i odgovornog za Poziv za projekte prijedloge). Kako bi osiguralo glatko provođenje projekta, ugovorno tijelo zahtijeva od svih partnera da se suglase sa sljedećim načelima dobre partnerske prakse:

1. Od svih se partnera očekuje da su, prije predaje projektne prijave ugovornom tijelu, pročitali prijavni obrazac te da su svjesni koja će biti njihova uloga u projektu.

2. Od svih se partnera očekuje da pročitaju standardni ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava te da budu svjesni koje su njihove ugovorne obaveze u slučaju dodjele bespovratnih sredstava. Glavni prijavitelj je od strane partnera ovlašten potpisati ugovor s ugovornim tijelom te ih zastupati u svim postupcima s ugovornim tijelom u kontekstu provedbe projekta.

3. Prijavitelj se mora redovito konzultirati s partnerima i redovito im dostavljati potpune informacije o napretku projekta.

4. Svi partneri moraju primiti kopije izvješća – narativa i financijskih izvješća – koja se predaju ugovornom tijelu.

5. Svi se partneri moraju usuglasiti oko prijedloga za značajne promjene na projektu (vezano uz npr. aktivnosti, partnere itd.) prije nego što se ti prijedlozi predaju ugovornom tijelu. Ako nije moguće postići suglasnost svih partnera, prijavitelj to mora naznačiti kada ugovornom tijelu predaje zahtjev za promjenama na odobrenje.

6. Ako korisnik projekta nema središnjicu u državi u kojoj se projekt provodi, partneri se prije završetka projekta moraju dogovoriti oko pravedne raspodjele opreme, vozila i uredskog pribora, koji su kupljeni bespovratnim sredstvima EU-a, između lokalnih partnera ili krajnjeg korisnika projekta.

Pročitao/la sam sadržaj projektnog prijedloga koji se predaje ugovornom tijelu i s njime sam suglasan/na. Obavezujem se da ću postupati u skladu s načelima dobre partnerske prakse.

Ime i prezime: ............................................................................................................................

Organizacija: ..............................................................................................................................

Radno mjesto: ............................................................................................................................

Potpis: .........................................................................................................................................

Nadnevak i mjesto: ....................................................................................................................


94


alatni okviR: pRipRema uspješnog pRojektnog pRijedloga


Alati: Smjernice i kontrolni popisiAlat: Smjernice za bolje razumijevanje projektnog ciklusa

UPRAVLJANJE PROJEKTIM CIKLUSOM

Projektni ciklus slijedi poredak ili obrazac prema kojem se projekti planiraju i provode. Ciklus započinje idejom i pomaže kod razvoja ideje u radni plan koji je moguće implementirati i evaluirati.

Projektni ciklus se sastoji od šest faza:

� Planiranje: analiza situacije na nacionalnoj, lokalnoj i sektorskoj razini. OCD-i trebaju pregledati svoj Strateški plan kako bi pronašli sinergije s programskim dokumentima EU-a i nacionalnih vlada. Na taj je način moguće utvrditi prilike za sljedećih jednu do tri godine.

� Identificiranje: formulacija inicijalne projektne ideje i oblikovanje projekta uzimajući u obzir tehničke i operativne aspekte.

� Oblikovanje: projektni prijedlog oblikuje se prema predlošku koji je prikladan za prezentaciju potencijalnom donatoru. U slučaju financiranja sredstvima EU-a, to će najvjerojatnije biti u formi obrasca za prijavu zahtjeva za bespovratna sredstva. (Grant Application Form).

� Financiranje: osiguravanje financijskih sredstava, kao što je primjerice dodjela bespovratnih sredstava EU-a i sklapanje ugovora.

� Implementacija i praćenje: implementacija projektnih aktivnosti uz kontinuirano praćenje napretka projekta i povratne informacije.

� Evaluacija: periodični pregledi projekta uz povratne informacije za sljedeći projektni ciklus.

Ciklus predstavlja kontinuirani proces u kojem svaka faza osigurava temelje za sljedeću. Svaka faza uključuje i donošenje odluka.

95


Ilustracija: Projektni ciklus

Planiranje

Identificiranje

Oblikovanje

Financiranje

Implementacija

Evaluacija

96


Alat: Smjernice kako koristiti Problemsko stablo za analizu problema

PROBLEMSKO STABLO: Primjer zagađenja rijekeAnaliza problema – zagađenje rijeke

Ulov i prihod ribarskih obiteljise smanjuje

Riječni ekosustav ozbiljno jeugrožen, uključujući

smanjenje ribljeg fonda

Visoka učestalost bolesti kojese prenose vodom, osobito

kod siromašnih obitelji idjece mlađe od pet godina

Kvaliteta riječne vode sveje slabija

Većina domaćinstava itvornica izlijeva otpadne

vode izravno u rijeku

U rijeku se izbacuju velikekoličine čvrstog otpada

Prerada otpadnih voda upogonima ne slijediekološke standarde

Nema kontrole nadzagađivačima

Javnost nije svjesnaopasnosti

nekontroliranogodlaganja otpada

Postojeća pravnaregulativa ne

sprečava direktnoizlijevanje otpadnih

voda

40 posto domaćinstavai 20 posto poslovnih

subjekata nijepriključeno na

kanalizacijsku mrežu

Agencija za zaštituokoliša nije učinkovita

te je povezana sinteresima industrije

Javne informacije/edukativni programi

nisu dostupni

Problem onečišćenjaima nizak politički

prioritetNeodgovarajuća razina kapitalnih ulaganja i

slabo poslovno planiranje od stranelokalnih vlasti

* Preuzeto iz Smjernica za upravljanje projektnim ciklusom(Project Cycle Management Guidelines) Europske komisije, ožujak 2004.

97


STABLO CILJEVA: Primjer zagađenja rijekeStablo ciljeva – zagađenje rijeke

Ulov i prihod ribarskihobitelji su stabilizirani ili

u porastu

Ugroza riječnog ekosustava jesmanjena, a riblji fond se

povećava

Učestalost bolesti koje seprenose vodom je smanjena,

osobito kod siromašnihobitelji i djece mlađe

od pet godina

Poboljšana je kvalitetariječne vode

Broj domaćinstava i tvornicakoje ispuštaju otpadne vodedirektno u rijeku se smanjio

Smanjena je količina čvrstogotpada koji se odbacuje

u rijekuObrada otpadnih voda uskladu je s ekološkim

standardima

Postoje učinkovitekontrole onečišćivača

Javnost je svjesnijaopasnosti

nekontroliranogodlaganja otpada

Ustanovljena je novazakonska regulativa

koja učinkovitosprečava direktno

ispuštanje otpadnihvoda

Postotak domaćinstavai poslovnih subjekata

priključenih nakanalizacijsku

mrežu povećan je

Agencija za zaštituokoliša učinkovita

je i ima razumijevanjaza interese različitih

dionika

Ustanovljeni suprogrami za

javno informiranje iedukaciju

Kontroli onečišćenjaima veći politički

prioritet

Poslovno planiranje narazini lokalnih vlasti jepoboljšano, uključujućimehanizme za povrat

troškova

Povećana sukapitalnaulaganja

98


Alat: Smjernice uz primjer Logičkog okvira

Opis projekta Pokazatelji Načini provjere Pretpostavke

Opći ciljPridonijeti boljem zdravlju obitelji, osobito djece mlađe od 5 godina, te poboljšati opće zdravlje riječnog ekosustava

- Učestalost bolesti, kožnih infekcija i krvnih oboljenja izazvanih teškim metalima smanjena je za 50 % do 2008. godine, osobito kod obitelji s niskim primanjima koje žive uz rijeku

- Mobilni timovi MCH-a prikupljaju podatke iz općinskih bolnica i klinika, uključujući podatke o zdravlju majki i djece. Rezultati su sažeti u Godišnjem izvješću o stanju okoliša Agencije za zaštitu okoliša

SvrhaPoboljšana kvaliteta riječne vode

- Koncentracija spojeva teških metala (Pb, Cd, Hg) i neprerađene kanalizacijske vode smanjena za 25 % (u usporedbi s razinama iz 2003. godine) te ispunjava zdravstvene i ekološke standarde do kraja 2007. godine

- Ispitivanja kvalitete vode na tjednoj osnovi, koja zajednički provode Agencija za zaštitu okoliša i tijelo za upravljanje vodama, te koja se kao mjesečno izvješće dostavljaju ministru zaduženom za okoliš (Predsjedniku Koordinacijskog vijeća)

- Kampanja za podizanje javne svijesti koju provodi lokalna vlast ima pozitivan učinak na čistoću i higijenu u obiteljima- Ribarske zadruge učinkovito sprečavaju svoje članove u eksploataciji područja na kojima se uzgaja riblja mlađ

Rezultat 1Smanjena količina otpadnih voda koje domaćinstva i tvornice ispuštaju direktno u riječni sustav

- do 2006. godine 70 % otpadnih voda koje stvaraju tvornice i 80 % otpadnih voda koje stvaraju domaćinstva prerađuje se u pogonima za pročišćavanje otpadnih voda

- Između 2003. i 2006. općine provode godišnji pregled uzoraka iz domaćinstava i tvornica

- Riječni protok se održava iznad x megalitara u sekundi najmanje 8 mjeseci u godini- Kvaliteta vode uzvodno ostaje stabilna

Rezultat 2Standardi obrade otpadnih voda su ustanovljeni i učinkovito se provode

- Do 2005. godine otpadne vode iz četiri postojeća pogona za obradu otpadnih voda ispunjavaju norme kvalitete Agencije za zaštitu okoliša (sadržaj teških metala i kanalizacije)

- Agencija za zaštitu okoliša provodi kvartalne revizije (koristeći revidirane norme i poboljšane metode revizije) o čemu podnosi izvješće Inicijativnom odboru projekta

- Agencija za zaštitu okoliša uspješno smanjuje količine odloženog čvrstog otpada iz tvornica s x tona na x tona godišnje

Itd.

Ovaj je izvadak dio primjera preuzetog iz Smjernica za upravljanje projektnim ciklusom Europske komisije, 2004. Možete ga usporediti s predloškom Logičkog okvira iz Odjeljka 2 ovog priručnika i analizom problema koju opisuju prethodni alati.


99

Alat: Smjernice za provođenje analize dionika

ANALIZA DIONIKA

Što je analiza dionika?

Analiza dionika predstavlja identifikaciju dionika koji su ključni za projekt, procjenu njihovih interesa te načine na koje ti interesi utječu na rizičnost i održivost projekta. Vezana je uz institucionalnu procjenu i društvenu analizu, koristeći informacije koje proizlaze iz tih pristupa, ali također doprinoseći kombinacijama tih podataka unutar jedinstvenog okvira. Analiza dionika doprinosi dizajnu projekta te pomaže u identifikaciji odgovarajućih oblika za sudjelovanje dionika.

DefinicijeDionici su osobe, skupine ili institucije čiji su interesi vezani uz projekt ili program. Primarni dionici su oni koje projekt ili program u konačnici pogađa ili na koje utječe, bilo na pozitivan (korisnici) ili na negativan način (npr. prisilno raseljene osobe). Ova definicija dionika uključuje i pobjednike i gubitnike te one koji su uključeni ili isključeni iz procesa donošenja odluka. Ključni dionici su oni koji mogu na značajan način utjecati na projekt, ili koji su važni za uspjeh projekta.

Kod participativnog pristupa evaluaciji programa, koordinator za evaluaciju, najčešće osoba izvan programa ili organizacije, djeluje u partnerstvu s dionicima programa tijekom svih faza evaluacijskog procesa. Programski dionici su one osobe koje imaju interes u tome kako će evaluacija ispasti. To su osobe koje će kasnije donositi odluke i koristiti informacije stvorene evaluacijom.

Zašto raditi analizu dionika?Osobe koje planiraju evaluaciju morat će na svakom stupnju evaluacije odlučiti tko su odgovarajući dionici te koje od njih i u kojoj mjeri treba uključiti. Uključivanje većeg broja osoba nije nužno bolja stvar. Također, važno je držati na umu da svi dionici neće biti zainteresirani niti u mogućnosti sudjelovati u ovom vremenski zahtjevnom zadatku.

Kod participativnog pristupa, uloga dionika je da podijele svoja iskustva u radu s programom, da sudjeluju u prikupljanju dodatnih informacija o implementaciji programa, da rade s evaluacijskim timom na analizi prikupljenih podataka i opisanih iskustava te da oblikuju zaključke o strategiji i rezultatima programa.

Analiza dionika pomaže u procjeni projekta i njegovog okruženja te osigurava informiranost provoditelja projekta vezano uz pregovaračke pozicije. Ona može:

� Izvući interese dionika vezano uz probleme kojima se projekt želi baviti (u identifikacijskoj fazi) ili svrhu projekta (nakon što je započeo)

� U ranoj fazi identificirati sukobe interesa među dionicima � Pomoći kod utvrđivanja odnosa između dionika, temeljem čega je moguće izgraditi koalicije � Pomoći kod procjene odgovarajuće vrste sudjelovanja različitih dionika tijekom različitih faza

projektnog ciklusa

Kada je treba provesti?

Analizu dionika uvijek treba provesti na početku projekta, čak i ako je riječ o jednostavnom popisu dionika i njihovih interesa. Takav se popis može koristiti kako bi se izvukle glavne pretpostavke nužne za održivost projekta, kao i neki ključni rizici.


100


Alati: Vježbe i predlošciAlat: Predložak za korištenje u analizi problema

PREDLOŽAK: RAZVIJANJE PROBLEMSKOG STABLA

UČINAK

UZROK

OSNOVNI PROBLEM

101

Alat: Predložak za korištenje u analizi dionika

Dionici Njihovi interesi Potrebne informacije Moć kod donošenja odluka

Popis svih dionika

Pripremite sažetak interesa dionika za projekt – kako pozitivnih tako i negativnih

Zabilježite kakve informacije zahtijeva koji dionik te u kojoj fazi projekta

Koju razinu moći ili utjecaja pojedini dionici mogu imati nad bilo kojim aspektom projekta


102


alatni okviR: pRoći evaluaciju

Alati: Smjernice i kontrolni popisiAlat: Kontrolni popis uz pomoć kojeg se provjerava da li prijava za dodjelu bespovratnih sredstava ispunjava sve potrebne administrativne zahtjeve

PRIJE NEGO ŠTO SVOJ PRIJEDLOG POŠALJETE, PROVJERITE JE LI SVAKA OD SLJEDEĆIH KOMPONENATA ISPUNJENA I POŠTUJE LI SLJEDEĆE KRITERIJE:

1. Korišten je ispravni prijavni obrazac, objavljen uz ovaj Poziv za projektne prijedloge

2. Ispunjena je i potpisana deklaracija prijavitelja

3. Projektni prijedlog je natipkan i na engleskom jeziku (ili nekom drugom odgovarajućem jeziku)

4. Uključeni su izvorni dokument i dvije preslike

5. Priložena je elektronička verzija projektnog prijedloga (CD-ROM)

6. Svaki je partner ispunio i potpisao izjavu o partnerstvu, a te su izjave uključene u dokumentaciju

7. Proračun je pripremljen u traženom formatu, izražen je u eurima i priložen u dokumentaciju

8. Logički okvir je ispunjen i priložen u dokumentaciju

9. U slučaju da je zatraženo, popunjen je Koncepcijski sažetak koji nije duži od maksimalnog broja stranica navedenog u Pozivu, a ispisan je znakovljem Arial 10.

10. Pričuva za hitne slučajeve nije viša od pet posto iznosa pod-zbroja direktnih prihvatljivih troškova projekta (proračunski naslov 7)

11. Administrativni troškovi nisu viši od sedam posto ukupnih direktnih prihvatljivih troškova projekta (proračunski naslov 9)

12. Troškovi za opremu i potrošni materijal ne prelaze preporučeni postotak ukupnih prihvatljivih troškova.

13. Životopisi koordinatora projekta i ostalog ključnog projektnog osoblja u EU-formatu uključeni su u dokumentaciju i naznačuju njihove uloge u projektu

DRUGI DIO (IZBORNOST)

14. Trajanje projekta jednako je ili duže od maksimalno dopuštenog broja mjeseci.

15. Trajanje projekta jednako je ili duže od minimalno dopuštenog broja mjeseci.

16. Zahtijevani doprinos jednak je ili viši od EUR xxx.000 (dopušteni minimum)

17. Zahtijevani doprinos jednak je ili niži od EUR xxx.000 (dopušteni maksimum)

18. Zahtijevani doprinos jednak je ili viši od minimalnog postotka koji se zahtijeva za ukupne prihvatljive troškove

103


Alat: Naputak o procjenjivanju prijave za dodjelu bespovratnih sredstava

Ovo je primjerak generičke evaluacijske rešetke. Bodovanje u desnom stupcu je isključivo pokazno. Za stvarno bodovanje koje se primjenjuje u nekom pozivu za projektne prijedloge, potražite odgovarajuću objavljenu Evaluacijsku rešetku koja se nalazi u Vodiču za prijavitelje.

EVALUACIJSKA REŠETKA:

Odjeljak Maksimalan broj bodova

1. Financijski i operativni kapacitet1 20

1.1 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri dovoljno iskustva u upravljanju projektom? 5

1.2 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri dovoljno tehničke stručnosti? (osobito znanja o pitanjima kojima se treba baviti) 5

1.3 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri odgovarajuće menadžmentske kapacitete (uključujući osoblje, opremu i vještine potrebne da bi se upravljalo proračunom projekta)?

5

1.4 Ima li prijavitelj stabilan i dostatan izvor financiranja? 5

2. Relevantnost2 25

2.1 Koliko je projektni prijedlog relevantan za ciljeve i jedan ili više prioriteta poziva za projektne prijedloge? Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) se dodjeljuje samo ako projektni prijedlog izrijekom adresira barem jedan prioritet. Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) dodjeljuje se samo ako projektni prijedlog sadrži specifične elemente dodane vrijednosti, kao što je promocija rodne jednakosti ili istih mogućnosti....

5

2.2 Koliko je projektni prijedlog relevantan za specifične potrebe i ograničenja ciljane države/država ili regije/regija? (Uključujući sinergiju s ostalim inicijativama Europske komisije i izbjegavanje dupliciranja)

5

2.3 U kojoj su mjeri sudionici jasno definirani i strateški odabrani (krajnji korisnici, ciljne skupine)? Jesu li njihove potrebe jasno definirane i da li ih projektni prijedlog adresira na odgovarajući način? Da li projektni prijedlog adresira potrebe ciljnih skupina u svim državama uključenim u projekt?

5

2.4 Da li projektni prijedlog uključuje istinsku među-nacionalnu suradnju (barem jedno od sljedećeg: zajednički razvoj, zajedničko osoblje, zajednička provedba, zajedničko financiranje)? Projekti koji uključuju više oblika suradnje i uvjerljivo među-nacionalno partnerstvo (zajednički razvoj, zajedničko osoblje, zajednička provedba, zajedničko financiranje) dobit će višu ocjenu.

5

2.5 Je li vjerojatno da će predložene aktivnosti rezultirati jasnim među-nacionalnim probitkom? 5

1 Ako je ukupna prosječna ocjena za odjeljak 1 niža od 12 bodova, projektni će prijedlog biti odbijen.2 Ako je ukupna prosječna ocjena za odjeljak 2 niža od 20 bodova, projektni će prijedlog biti odbijen.

104


3. Metodologija 25

3.1 Jesu li su predložene aktivnosti prikladne, praktične i u skladu s ciljevima i očekivanim rezultatima? 5

3.2 Koliko je koherentan dizajn projekta? (osobito, da li odražava analizu uključenih problema, da li uzima u obzir vanjske čimbenike i da li predmnijeva evaluaciju?) 5

3.3 Je li razina uključenosti i sudjelovanja partnera i/ili ostalih dionika u projektu zadovoljavajuća? 5

3.4 Je li akcijski plan jasan i ostvariv? 5

3.5 Sadrži li projektni prijedlog objektivno provjerljive pokazatelje rezultata projekta? 5

4. Održivost 15

4.1 Je li vjerojatno da će projekt imati osjetan učinak na svoju ciljnu skupinu? 5

4.2 Je li vjerojatno da će projekt imati umnogostručujući učinak? (uključujući replikacijski opseg i širenje rezultata projekta i informacija) 5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženog projekta održivi: - financijski (kako će se aktivnosti nastaviti financirati nakon završetka projekta?) - institucionalno (Hoće li strukture koje omogućuju nastavak aktivnosti biti prisutne na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno ‘vlasništvo’ nad rezultatima projekta?) - na političkoj razini (gdje je to primjenjivo) (kakav će biti strukturni učinak projekta, tj. da li će dovesti do poboljšane legislative, kodeksa ponašanja, metoda, itd.?)? - u ekološkom smislu (da li će projekt imati negativni/pozitivni učinak na okoliš?)

5

5. Proračun i ekonomičnost 15

5.1 Je li omjer između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5

5.2 Jesu li predloženi troškovi neophodni za provedbu projekta? 5 x 2

Ukupan maksimalni broj bodova 100

105


Alati: Vježbe i predlošciAlat: Vježba za procjenu nacrta prijave za dodjelu bespovratnih sredstava

VJEŽBA: Testna procjena

Ako vodite pripremu prijave za bespovratna sredstva za neki OCD, preporučujemo da, nakon što dovršite prvi nacrt prijave, pozovete vanjskog stručnjaka (u idealnom slučaju konzultanta dobrovoljca ili člana organizacije koja je iskusna u razvoju projekata, ali koja nije imala nikakvu ulogu u pripremi prijave) da napravi testnu procjenu. To podrazumijeva bodovanje nacrta prijave za bespovratna sredstva koristeći objavljenu Evaluacijsku rešetku te identificiranje mjesta na kojima projektni prijedlog ne postiže maksimalan broj bodova.

Izvođenje ove vježbe može biti jako korisno i ako vodite radionicu i imate dovoljno vremena i ostalih resursa. Međutim, trebate biti svjesni da ova vježba zahtijeva pažljivu pripremu i dovoljno vremena za provedbu.

Sudionici trebaju dobiti cijeli Obrazac prijave za dodjelu bespovratnih sredstava (ili neki izmišljeni ili kopiju stvarne Prijave – u slučaju da je riječ o potonjem, ne zaboravite da vam treba dozvola vlasnika za korištenje te Prijave kao alata za obuku) te skup relevantnih Smjernica za prijavu i Evaluacijske rešetke. Osigurajte dovoljno vremena za pregledavanje Smjernica i Prijave (preko 20 minuta). Tada podijelite sudionike u pet skupina i zatražite od svake skupine neka evaluira jedan odjeljak Prijave. Jedna skupina treba evaluirati Financijske/operativne kapacitete, druga Relevantnost, treća Metodologiju i tako dalje. Sudionicima dajte 20 minuta za diskusiju i bodovanje Prijave te bilježenje komentara. Potom svaka skupina treba pred cijelim razredom predstaviti svoje ocjene i komentare na Prijavu. Ta plenarna diskusija treba trajati barem 30 minuta.

106


alatni okviR: upRavljanje ugovoRom o dodjeli bespovRatnih sRedstava eu-a

Alati: Smjernice i kontrolni popisiAlat: Smjernice za izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Osnovna načela za izmjene ugovora od dodjeli bespovratnih sredstava

Korisnici bespovratnih sredstava trebaju pokušati implementirati projekt kao što je originalno planirano. Bez obzira na to, ponekad se dogode situacije uslijed kojih bude potrebno mijenjati aktivnosti ili proračun, zamijeniti projektno osoblje ili konzultante. U takvim situacijama korisnik bespovratnih sredstava može zatražiti izmjenu ugovora.

Procedure za izmjenu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava dijele se u dvije skupine, ovisno o tome koja vrsta izmjena se traži. Manje izmjene ugovora moguće je provesti bez primitka prethodne suglasnosti ugovornog tijela, koje je ipak nužno kasnije o tome obavijestiti. Velike izmjene ugovora zahtijevaju da se prije implementacije potpiše formalni Dodatak ugovoru. U slučaju velikih izmjena Ugovora, Dodatak ugovoru treba pripremiti, a ugovorno tijelo ga treba odobriti, prije izvršenja izmjene.

Obično se primjenjuju sljedeća opća načela:

� Da bi se zahtjev korisnika za izmjenom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava prihvatio, potrebno je zahtjev obrazložiti i potkrijepiti dokazima/razlozima. Ugovorno će tijelo ispitati navedene razloge, a zahtjeve koji su slabo ili nikako potkrijepljeni odbit će.

� Izmjene ne smiju imati svrhu, odnosno potencijalna provedba takvih izmjena ne smije rezultirati izmjenom ciljeva projekta ili neravnopravnim tretmanom svih prijavitelja.

� Ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava mogu se mijenjati samo tijekom životnog vijeka ugovora, izmjene je nemoguće provesti retroaktivno.

� Maksimalan iznos ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nije moguće povećati.

� Bilo kakve izmjene koje produžuju razdoblje provedbe ugovora moraju biti takve da omogućuju da se implementacija i konačna isplata dovrše prije isteka ukupne ‘Financijske odluke’ koja upravlja programom dodjele bespovratnih sredstava.

� Zahtjevi za izmjenom ugovora moraju uzeti u obzir odgovarajuće vremensko razdoblje (najmanje 30 dana) koje je potrebno da bi se dodatak potpisao prije no što namjeravane izmjene stupe na snagu. Stoga, na zadnji dan implementacije projekta, dodaci ugovoru ne mogu biti procesuirani.

107


Alat: Smjernice glede velikih izmjena ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Velike izmjene koje zahtijevaju formalni Dodatak ugovoru uključuju sljedeće:

� Produženje ili ranije zatvaranje ugovora

� Značajne izmjene u aktivnostima koje utječu na osnovnu svrhu projekta, sve dotle dok predložene izmjene ne dovode u pitanje odluku od dodjeli bespovratnih sredstava, i nisu u suprotnosti s ravnopravnim tretmanom svih prijavitelja

� Prijenosi između stavaka proračuna koji uključuju varijacije veće od 15 posto iznosa originalno unesenog za svaku pojedinu stavku prihvatljivih troškova

� Dodatak ili brisanje nove stavke u proračunu

� Promjena projektnih partnera (dodavanje novih ili zamjena)

� Promjene u nazivu ili pravnom statusu vaše organizacije

� Dodavanje nove stavke ili povlačenje postojeće stavke iz proračuna.

Priprema Dodatka ugovoru

Procedura za zahtjev i potpisivanje Dodatka ugovoru je sljedeća:

Pripremite zahtjev za dodatak ugovoru slijedeći standardni predložak koji je izdalo ugovorno tijelo ili koristeći predložak iz PRAG-a, u tri primjerka (jedan primjerak zadržava korisnik, a dva primjerka se dostavljaju ugovornom tijelu).

Zahtjev za Dodatak ugovoru treba sadržavati detaljan opis zatraženih izmjena i razlog za izmjene. Bez detaljnog i jasnog objašnjenja zahtjeva, ugovorno tijelo može odbiti Dodatak ugovoru.

108


Svaki dodatak ugovoru koji mijenja proračun mora uključivati zamjenski proračun koji prikazuje kako se ukupan proračun iz inicijalnog ugovora mijenja dotičnim dodatkom ugovoru (i bilo kojim prethodnim dodatkom), kao što prikazuje sljedeća tablica, pored tablice koja je sadržana u Zahtjevu za Dodatak ugovoru.

Stavke proračuna Originalni proračun

Proračun iz Dodatka br. 1

Proračun iz Dodatka br. 2

Proračun iz zadnjeg Dodatka

Ljudski resursi

1.1

1.2

Putovanja

Oprema i potrošni materijalTroškovi lokalnog ureda/projekta

Ostali troškovi, usluge

Ostalo

Pod-zbroj direktnih prihvatljivih troškova projektaUkupni direktni prihvatljivi troškovi projekta

Ukupni prihvatljivi troškovi

109


Alat: Smjernice glede ‘prihvatljivih’ troškova

Stavka proračuna Prihvatljivi troškovi

1. Ljudski resursi

Iznosi predviđeni pod ovom stavkom proračuna mogu se koristiti za plaćanje plaća i naknada osoblja koje je zaposlio korisnik bespovratnih sredstava, kao i osoblja partnera.

Pod-ugovorene se usluge (plaćanje tvrtkama temeljem ugovora o pružanju usluga sklopljenog prema procedurama Europske komisije) ne mogu knjižiti pod ovom stavkom proračuna.

Trošak projektnog osoblja mora uključivati plaće i troškove socijalnih davanja te ostale naknade koje su dio plaće. Detaljne informacije o troškovima ljudskih resursa nalaze se u referentnom dokumentu u Prilozima ugovoru.

Plaće i troškovi ne smiju prelaziti iznose koje korisnik bespovratnih sredstava, odnosno partneri, inače snose po tim stavkama.

Dnevnice su dopuštene samo za osoblje koje je dodijeljeno projektu, pod uvjetom da su takvi troškovi predviđeni proračunom. Dnevnice pokrivaju hranu, troškove smještaja i lokalne vožnje (npr. unutar grada).

Dnevnice trebaju biti u skladu s proračunom i ne smiju biti više od iznosa maksimalnih dnevnica EU-a (web-stranice Europske komisije http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/liste1_en.htm). Dnevnice se temelje ili na stvarnim troškovima ili na fiksnim stopama, a u oba se slučaja primjenjuju maksimalni iznosi dnevnica.

Dnevnice se računaju na osnovi noćenja.

2. Putovanja

Troškovi međugradskog prijevoza unutar projektne lokacije mogu se pokriti iz pod-stavke za lokalni prijevoz.

Troškovi prijevoza za stručnjake koji putuju u inozemstvo za potrebe projekta mogu se pokriti iz pod-stavke za međunarodna putovanja.

3. Oprema i potrošni materijal

Nabava opreme i potrošnog materijala predstavlja prihvatljiv trošak, pod uvjetom da je predviđena proračunom i da odgovara tržišnim cijenama. Korisnik je obavezan osigurati da je iznos koji je plaćen u skladu s vrijednošću nabavljene robe te koristiti procedure nabave opisane u Prilogu IV Ugovora. Procedure nabave su detaljno opisane u relevantnim priručnicima o nabavi i natječajnoj dokumentaciji.

4. Troškovi lokalnog ureda / projektni troškovi

Ova se stavka ne može koristiti za pokriće troškova glavnih ureda korisnika bespovratnih sredstava (i partnera). Prihvatljivi su samo troškovi koji nastanu u slučaju da se za potrebe implementacije projektnih aktivnosti otvara novi ured / prostor za trening.

5. Ostali troškovi, usluge

Iznosi predviđeni stavkama 5 i 6 proračuna mogu se koristiti za pokriće troškova stavki specificiranih proračunom i potpuno pod-ugovorenih usluga: publikacije, prijevodi, događanja itd.

6. Rezerva u slučaju nepredviđenih situacija

Rezerva u slučaju nepredviđenih situacija može se koristiti samo za neočekivane troškove do kojih dođe tijekom provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, uz prethodno odobrenje ugovornog tijela.

110


Stavka proračuna Prihvatljivi troškovi

7. Administrativni troškovi

Postotak finalno odobrenih, ukupnih direktnih prihvatljivih troškova može se voditi kao indirektni troškovi kojima se pokrivaju fiksni administrativni troškovi korisnika bespovratnih sredstava. Ti su troškovi prihvatljivi pod uvjetom da:

1. Ne prelaze 7 % direktnih troškova

2. Ne uključuju troškove koji se vode pod nekom drugom stavkom proračuna

3. Njihova prihvatljivost se mora podudarati sa stavkama 14, 16 i 17 Općih uvjeta

4. 7 % (ili iznos koji je tražen) direktnih troškova će se izračunati na kraju projekta temeljem stvarnih troškova.

111


Alat: Smjernice glede nabave

Nabava je pravovremena kupnja robe, radova ili usluga kojom se u isto vrijeme postiže sljedeće:

Ciljevi projekta, pravednost, poštenje i transparentnost kroz natjecanje, ekonomičnost i učinkovitost, najveća moguća vrijednost za plaćeni novčani iznos.

Kod svake procedure nabave nužno je slijediti striktna pravila kako bi se dobavila najbolja moguća vrijednost za plaćeni novčani iznos. Kod dobre nabave potrebno je uzeti u obzir sljedeća načela:

Bez diskriminacije

Ne smije biti diskriminacije protiv proizvoda, usluga, dobavljača, ugovaratelja ili pružatelja usluga po osnovi nacionalnosti. Može doći do diskvalifikacije temeljem tehničkih razloga ili zbog čimbenika vezanih uz kvalitetu i/ili sigurnost, no oni se mogu i trebaju objektivno procijeniti.

Pravedno tržišno natjecanje

Za dodjelu ugovora uvijek se mora natjecati, osim ako ne postoji snažan i objektivan razlog zašto se natjecanje ne bi trebalo održati.

Tijekom razgovora sa stvarnim i potencijalnim sudionicima u procedurama dodjele ugovora ne smije doći do iskrivljavanja natjecanja. To znači da se svim natjecateljima trebaju pružiti jednake i iste informacije, te jednake prilike/mogućnosti za uspjeh.

Bilo koja tvrtka ili stručnjak koji su sudjelovali u pripremi projekta ili natječajne dokumentacije moraju biti isključeni iz sudjelovanja u natječaju temeljem tih pripremnih radova, jer bi to predstavljalo nepravedno natjecanje.

Jasne specifikacije

Natjecatelji se ne mogu učinkovito natjecati ako im točni zahtjevi kupca nisu poznati. Stoga specifikacije zahtjeva (“Tehničke specifikacije” u slučaju natječaja za robu ili radove, “Opis posla” u slučaju natječaja za usluge) trebaju biti prema referencama prepoznatih tehničkih specifikacija i, gdje je to potrebno, standardima osiguranja kvalitete uz odgovarajuće razine ovjere.

Učinkovita promidžba (objava)

Nijedan natječajni proces ne može biti uspješan ako najbolji potencijalni ponuđači ne saznaju natječajne uvjete. Učinkovita promidžba će osigurati vidljivost tih informacija. To je osobito važno kod nabave financirane javnim sredstvima, gdje oni koji nabavljaju usluge obično nisu stručnjaci iz tog područja. Tu je upotreba Interneta izuzetno značajna, ali je isto tako od ključne važnosti da ponuđači znaju gdje potražiti informacije.

Također je važno objaviti detalje odluka o dodijeljenim ugovorima. Nadalje, kako bi se unaprijedile vještine i uspješnost ponuđača, one koji to zatraže treba informirati zašto su ili zašto nisu bili odabrani u prvom krugu natječaja, te zašto su bili uspješni ili neuspješni u stjecanju ugovora.

Adekvatni rokovi

Sljedeće ključno načelo je osigurati ponuđačima dovoljno vremena za odgovor na objavu natječaja i iskaze interesa za potrebe strane koja nabavlja robu/usluge, za odgovore na pozive za sudjelovanje u natječaju te za pripremu i predaju ponuda. Na primjer, EU PRAG navodi da kod lokalno objavljenih otvorenih natječaja (onih objavljenih u Turskoj) treba osigurati barem 30 kalendarskih dana između datuma objave natječaja i roka za predaju ponuda.

112


Korištenje relevantnih, objektivnih kriterija

Bitno je da su kriteriji koji se koriste u eliminaciji neprikladnih kandidata, odabiru sudionika u procedurama dodjele ugovora i dodjeli ugovora temeljem ponuda koje su vrijednosno najpovoljnije za kupca, kako objektivni tako i relevantni u odnosu na uvjete natječaja. Ti se uvjeti navode u Opisu posla (u slučaju ugovora o pružanju usluga) ili u Tehničkim specifikacijama (kod ugovora za nabavu robe ili radova).

Alat: Predložak za Plan nabave za robu/usluge vrijednosti preko 10.000 eura

Naziv projektaNaziv natječaja 1Datumi za natječaj 1

Naziv natječaja 2Datumi za natječaj 2

Naziv natječaja 3Datumi za natječaj 3

Priprema natječajnog dosjea

Planirani datum slanja natječajnog dosjea ugovornom ili nadzornom tijelu radi provjere

Objava najave natječaja (ako je primjenjivo)

Objava natječaja

Rok za predaju ponuda

Otvaranje ponuda

Evaluacija

Planirani datum za slanje evaluacijskog izvješća ugovornom ili nadzornom tijelu radi provjere

Potpisivanje ugovora

Planirani datum isporuke

Načelni datum prihvaćanja

113


Alat: Predložak za Komunikacijsku strategiju projekta

Opća komunikacijska strategija

Ciljevi

1. Sveukupni komunikacijski ciljevi

2. Ciljne skupine

� Unutar općine ili županije gdje se projekt provodi

� Unutar EU-a (ako je primjenjivo)

3. Specifični ciljevi za svaku ciljnu skupinu, vezani uz ciljeve projekta i faze projektnog ciklusa.

Primjeri komunikacijskih ciljeva:

� Osigurati da j korisnička populacija bude svjesna koje su uloge partnera i EU-a u okviru projekta

� Povećati informiranost populacije u državi u kojoj se provodi projekt ili u EU-u, o ulogama partnera i EU-a kod pružanja pomoći u okviru specifičnog konteksta

� Povećati informiranost o tome kako EU i partner rade zajedno na podržavanju obrazovanja, zdravstva, zaštite okoliša itd.

Komunikacijske aktivnosti

1. Glavne aktivnosti koje će se događati tijekom razdoblja koje Komunikacijski plan i Plan vidljivosti pokrivaju.

Uključite detaljne informacije o sljedećem:

� Priroda aktivnosti

� Osobe odgovorne za izvršavanje aktivnosti

2. Odabrani komunikacijski alati

Uključite detalje o prednostima specifičnih alata kao što su mediji, oglašavanje i događanja u okviru lokalnog konteksta.

Pokazatelji uspješnosti

Uključite pokazatelje koje je moguće mjeriti da bi se vidjelo da li komunikacijske i promotivne aktivnosti imaju učinka ili ne.

114


Resursi

Osigurajte dostupnost odgovarajućih projektnih resursa (ljudskih i financijskih) za podršku komunikacijskih aktivnosti.

115


alatni okviR: pRaćenje sukladnosti i izvještavanje o sRedstvima eu-a

Alati: Smjernice i kontrolni popisiAlat: Kontrolni popis za čuvanje dokumentacije tijekom i nakon provedbe projekta financiranog bespovratnim sredstvimaDokazne isprave:Glavne dokazne isprave koje trebate sačuvati i podnijeti u formalnim izvješćima i/ili u slučaju revizije su:

Vrsta troška Dokazne isprave

Svi

� Dokazi o izvršenoj kupnji – fakture i potvrde � Dokazi o izvršenom plaćanju, kao što su bankovni izvaci, potvrde o terećenju, dokazi o primitku uplate od ugovaratelja

� Dokazi o izvršenim uslugama, kao što su odobrena izvješća, dokazi o sudjelovanju na seminarima, konferencijama i tečajevima (uključujući relevantnu dokumentaciju i dobavljene materijale, popise sudionika, svjedodžbe itd.)

� Računovodstvena dokumentacija primatelja bespovratnih sredstava (računalna ili ručno vođena) kao što je glavna knjiga, ostale računovodstvene knjige, platne liste, registar dugotrajne materijalne imovine i ostale relevantne računovodstvene informacije.

Ljudski resursi

� Opisi poslova � Tablice radnih sati/dana

� Preslike izlaznih elemenata � Izvješća o aktivnostima

Putovanja � Putne karte (papirnate karte i propusnice za ukrcaj) � U slučaju unajmljenog vozila, faktura dobavljača i popis prijeđenih udaljenosti

� Za automobile, popis prijeđenih udaljenosti, prosječna potrošnja goriva i troškovi goriva

Treninzi

� Detaljni opis treninga – moduli, sati treninga po temi, metode itd.

� Vremenski raspored treninga � Popis sudionika / Potpisne liste

� Popis trenera / predavača � Ispunjeni evaluacijski upitnici s povratnim informacijama polaznika

� Evaluacijsko izvješće

Ankete / Istraživanja

� Detaljan opis metodologije � Izvješća

Publikacije � Kopije publikacija � Distribucijski popisi

Seminari, radni sastanci

� Program rada � Popis prezentacija / izvješće s konferencije � Materijali za sudionike � Popis sudionika

� Popis govornika � Zapisnici (ako je primjenjivo) � Medijske objave � Ispunjeni evaluacijski upitnici s povratnim informacijama sudionika (ako je primjenjivo)

Roba / Radovi

� Poziv na dostavu ponuda (cjelokupna dokumentacija)

� Sve primljene ponude � Izvješće o otvaranju ponuda � Tablica administrativne sukladnosti

� Tablica tehničke evaluacije � Evaluacijsko izvješće � Dostavnice

Pojmovnik ključnih izraza


117

pojmovnik ključnih izRaza


BESPOVRATNA SREDSTVA Financijski doprinos EU-a ili projektu kojim upravlja ili koji provodi vanjska organizacija, ili direktno nekoj organizaciji stoga što njene aktivnosti doprinose političkim ciljevima EU-a.

DIONIK Bilo koja organizacija ili pojedinac koji imaju interes u provedbi i rezultatima projekta. Projekt na dionike može utjecati bilo pozitivno bilo negativno.

POMOĆ EU-A-TREĆIM ZEMLJAMA To je skupni pojam koji se odnosi na svu financijsku pomoć koju EU pruža državama izvan same Unije. Tom pomoći uglavnom upravlja Opća uprava Europske komisije za razvoj i suradnju, ali su uključeni i ostale opće uprave, kao što je Opća uprava za proširenje.

INSTRUMENT PRETPRISTUPNE POMOĆI (IPA) EU pruža fokusiranu pretpristupnu financijsku pomoć državama kandidatkinjama i državama potencijalnim kandidatkinjama. Ta je financijska pomoć dostupna i individualnim korisnicima i kao višekorisnička pomoć. Namjera je pomoći tim državama pri uvođenju neophodnih političkih, gospodarskih i institucionalnih reformi kojim se usklađuju sa standardima EU-a.

IZJAVA O PARTNERSTVU Standardni predložak EU-a koji predstavlja dio prijavnog obrasca za bespovratna sredstva te koji navodi podatke o pravnom statusu, lokaciji, kapacitetima i iskustvima partnerske organizacije, kao i o povijesti njezina odnosa s prijaviteljem.

KORISNIK / KORISNIK BESPOVRATNIH SREDSTAVA Država koja prima pomoć EU-a za treće zemlje naziva se ‘korisničkom državom’. Institucija koja upravlja programom pomoći kao dijelom postupka kojim se postižu programski ciljevi naziva se ‘korisnikom’, a individualni primatelj bespovratnih sredstava EU-a naziva se ‘korisnikom bespovratnih sredstava’.

KRITERIJI PRIHVATLJIVOSTI Kriteriji objavljeni u pozivu za projektne prijedloge, kojima se određuje prihvatljivost prijavitelja i njihovih partnera, vrste predloženih aktivnosti i uz njih vezanih troškova te lokacija i trajanje predloženog projekta.

LOGIČKI OKVIR Praktičan analitički alat koji se koristi u pripremi projekta da bi se organizirali sveukupna svrha i ciljevi projekta, aktivnosti i ulazni elementi koji će pridonijeti postizanju ciljeva; te kod planiranja pokazatelja koje dionici mogu koristiti kako bi pratili napredak projekta u postizanju ciljeva.

PARTNER Organizacija koja je formalno priznata od strane prijavitelja projekta, a koja sudjeluje u oblikovanju i provođenju projekta i čiji su troškovi prihvatljivi na isti način kao i oni koje ima korisnik bespovratnih sredstava. Stoga partneri moraju ispuniti iste kriterije prihvatljivosti kao i korisnik bespovratnih sredstava, osim ostalih kriterija koji se tiču partnera.

118


PODUGOVARATELJ Organizacija treće strane, niti partner niti suradnik, s kojom je sklopljen ugovor radi pružanja specifičnih usluga ili robe, koji podliježe pravilima za nabavu, koja su navedena u Privicima standardnog ugovora za dodjelu bespovratnih sredstava.

POZIV ZA PROJEKTNE PRIJEDLOGE Javni poziv ugovornog tijela upućen jasno utvrđenim kategorijama prijavitelja da predlože aktivnosti unutar specifičnog programa EU-a, u okviru danog vremenskog razdoblja i slijedeći specifične kriterije za prihvatljive aktivnosti i troškove.

PRAKTIČNI VODIČ KROZ PROCEDURE UGOVARANJA POMOĆI EUROPSKE ZAJEDNICE TREĆIM ZEMLJAMA (PRAG) Niz naputaka koji određuju način na koji se financijska pomoć Europske zajednice trećim zemljama troši i pravda. Vodič se povremeno ažurira – najnovija verzija je iz studenog 2010.

PROBLEMSKO STABLO / STABLO RJEŠENJA Analitički alat koji se koristi za identifikaciju uzroka i posljedica određenih problema, a potom za iznalaženje rješenja problema. Preporučuje se da se taj alat koristi u razvoju EU-projekata uz ostale metodologije kao što je Logički okvir.

PROGRAMI ZAJEDNICE Niz integriranih mjera koje je Europska komisija prihvatila kako bi ojačala suradnju među državama članicama u svezi politika Zajednice tijekom određenog vremenskog razdoblja.

SAŽETAK PROJEKTA Predložak koji EU koristi za dizajn velikih projekata, za razliku od prijavnog obrasca za bespovratna sredstva koji se koristi za prezentaciju dizajna manjih projekata. U okviru bilo kojeg Nacionalnog programa postojat će više odobrenih Sažetaka projekata, od kojih neki mogu uključivati predložene Pozive za prijavu projektnih prijedloga za projekte financirane bespovratnim sredstvima.

SURADNIK Prijavitelj projekta može zatražiti pomoć nekih drugih organizacija u svezi određene aktivnosti u projektu, ali u okviru neugovorne obaveze, što znači da se, osim dnevnica i putnih troškova, aktivnosti rečene organizacije na projektu ne mogu financirati iz primljenih bespovratnih sredstava. Za razliku od partnera, suradnici ne moraju ispunjavati kriterije prihvatljivosti.

TEMATSKI PROGRAMI Programi pomoći trećim zemljama kojima upravlja Europska komisija slijedeći tematske naputke i ciljeve. Dobar primjer tematskog programa je Europski instrument za demokraciju i ljudska prava.

UGOVORNO TIJELO Ovlaštena institucija u EU-u ili državi kandidatkinji koja je opunomoćena za ugovaranje organizacija kojima su dodijeljena bespovratna sredstva EU-a. Na zapadnom Balkanu i u Turskoj to su često Delegacije EU-a ili specijalizirane javne institucije u državi kandidatkinji, kao što je turska Središnja Vladina jedinica za ugovaranje i financiranje.

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Niz alata i pristupa upravljanju i menadžmentu projekatima koje je Europska komisija usvojila 1992. godine.

Reference i dodatna literatura

119


RefeRence i dodatna liteRatuRa

AGE PLATFORM. (2010). Age Platform Europe: www.age-platform.eu/en

BEUC. (2011). Organizacija europskih potrošača (The European Consumers’ Organization): www.beuc.org

Blackwell, O., Adams J., Pratt, B. (2004). Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and Evaluation. Published by INTRAC (International NGO Training and Research Centre): www.intrac.org

BUSINESSEUROPE . (2011). Business in Europe: www.businesseurope.eu

CIDEM. (2011). Europski civilni forum (European Civic Forum): www.cidem.org

SAFU Hrvatska. (2011). Središnja agencija za financiranje i ugovaranje: http://www.safu.hr/en

CFCU Turska. (2011). Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje (Central Finance and Contracts Unit): www.cfcu.gov

CONCORDE Europe (2011): Europski savez udruga za pomoć i razvoj (European NGO Confederation for Relief and Development): www.concordeurope.org

CSDC VLORE. (2006). Centar za razvoj civilnog društva u Vlori (Civil Society Development Centre in Vlora): www.vloracivilsociety.org

Culture Action Europe. (2011). Politička platforma za umjetnost i kulturu (The Political Platform for Arts and Culture): www.cultureactioneurope.org

EAPN. (2011). Europska mreža protiv siromaštva (European Anti-Poverty Network): www.eapn.org

EDF. (2011). Europski forum za osobe s invaliditetom (European Disability Forum): www.edf-feph.org

EEB. (2011). Europski ured za zaštitu okoliša (European Environment Bureau): www.eeb.org

ENAR. (2011). Europska mreža protiv rasizma (European Network against Racism): www.enar-eu.org

EPHA. (2011). Europski savez javnog zdravstva (European Public Health Alliance): www.epha.org

ETUC. (2011). Europski savez sindikata (European Trade Union Confederation): www.etuc.org

Eurasia Social Change Collective (2011): www.eurasiasocialchange.com

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Albaniji: http://ec.europa.eu/delegations/albania

120


Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Bosni i Hercegovini: www.delbih.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Hrvatskoj: www.delhrv.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Ured za vezu Europske komisije na Kosovu: www.delprn.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Bivšoj Jugoslavenskoj Republici Makedoniji: www.delmkd.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Crnoj Gori: www.delmne.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Srbiji: www.delscg.ec.europa.eu

Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Turskoj: www.avrupa.info.tr

Europska komisija. (2011). EuropeAid Development and Cooperation: http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

Europska komisija. (2011). Opća uprava za proširenje (DG for Enlargement): http://ec.europa.eu/enlargement

Europska komisija. (2011). Program cjeloživotnog učenja (Life Long Learning Programme): http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

Europska komisija. (2011). Program LIFE: http://ec.europa.eu/environment/life/

Europska komisija. (2011). Javno zdravstvo: http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

Europska komisija. (2011). Sedmi okvirni program za istraživanje i tehnološki razvoj (Seventh Framework Programme for Research and Technological Development - FP7): http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

Europska komisija. (2011). Mladost u akciji (Youth in Action): http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Europska komisija. (2010). Program za kulturu 2007 – 2013 (Culture Programme 2007 – 2013): http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

Europska komisija. (2010). Europa za građane (Europe for Citizens): http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

Europska komisija. (2010). Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for Democracy and Human Rights - EIDHR): http://ec.europa.eu/europeaid/how/finance/eidhr

Europska komisija. (2010). Potential Applicant Data Online Registration – PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador

Europska komisija. (2010). Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions (PRAG): http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2010_prag_en.pdf

Europska komisija. (2009). Communication and Visibility Manual for EU External Actions:

121

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

Europska komisija. (2009). Instrument pretpristupne pomoći (Instrument for Pre-Accession Assistance - IPA): http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm i sa http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm

Europska komisija. (2008). Uvod u instrumente i tematske programe za 2007-2010: http://ec.europa.eu/europeaid/infopoint/publications/europeaid/documents/153a_lignes_thematiques_en.pdf

Europska komisija. (2007). Europski instrument za susjedne države i partnerstvo (European Neighbourhood and Partnership Instrument - ENPI): http://europa.eu/legislation_summaries/external_relations/relations_with_third_countries/eastern_europe_and_central_asia

Europska komisija. (2004). Vodič za upravljanje projektnim ciklusom (Project Cycle Management Guidelines, Volume 1): http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf

European Projects Association (EPA). (2011). Udruga europskih projekata: www.europeanprojects.org

Europska unija. (2011). Informativni centar EU u Albaniji: http://euinfocentre.al

European Union Civil Society Contact Group (2010). Act for Europe: www.act4europe.org

European Women’s Lobby (2011). Ženski lobby: http://www.womenlobby.org

EUROSTEP. (2011). Europska solidarnost za jednako sudjelovanje ljudi (European Solidarity towards Equal Participation of People): www.eurostep.org

FEANTSA. (2011): Europska federacija nacionalnih organizacija koje rade s beskućnicima (European Federation of National Organizations Working with the Homeless): www.feantsa.org

SOCIAL PLATFORM. (2011). Platforma europskih socijalnih udruga (Platform of European Social NGOs): www.socialplatform.org

SOLIDAR. (2011). European network of NGOs working to advance social justice in Europe and worldwide: www.solidar.org

STGM. (2011). Civil Society Development Centre Turkey: www.stgm.org

Tennyson, Ross. (2003). The Partnering Toolbook: www.thepartneringinitiative.org

The Partnering Initiative. (2010): http://thepartneringinitiative.org

TRIALOG. (2011). Development NGOs in the Enlarged EU: www.trialog.or.at

YFJ. (2011). European Youth Forum: http://www.youthforum.org


REGIONALNI PROJEKTNI UREDPotoklinica 1671 000 Sarajevo, BOSNA I HERCEGOVINATelefon: +387 (0)33 532 757Web stranica: www.tacso.orgE-mail: [email protected]

ALBANIJARr “Donika Kastrioti”, “Kotoni” Business Centre, K-2Tirana, ALBANIJATelefon: +355 (4) 22 59597E-mail: [email protected]

BOSNA I HERCEGOVINAKalesijska 14/371 000 Sarajevo, BOSNA I HERCEGOVINATelefon: +387 (0)33 656 877E-mail: [email protected]

HRVATSKAAmruševa 10/110000 Zagreb, HRVATSKATelefon: +385 1 484 1737/38/39E-mail: [email protected]

KOSOVO PREMA UNSCR 1244/99Str. Fazli Grajqevci 4/a 10000Prišina, KOSOVO prema UNSCR 1244/99Telefon: +381 (0)38 220 517E-mail: [email protected]

BIVŠA JUGOSLAVENSKA REPUBLIKA MAKEDONIJA11 Oktomvri 6/1-3 1000Skopje, Bivša Jugoslavenska Republika MAKEDONIJATelefon: +389 2 32 25 340E-mail: [email protected]

CRNA GORADalmatinska 7820000 Podgorica, CRNA GORATelefon: +382 20 219 120E-mail: [email protected]

SRBIJAŠpanskih boraca 24, stan broj 311070 Novi Beograd, SRBIJATelefon: + 381 11 212 93 72E-mail: [email protected]

TURSKA, URED U ANKARIGulden Sk. 2/2 Kavaklidere – 06690Ankara, TURSKATelefon: +90 312 426 44 5E-mail: [email protected]

TURSKA, URED U ISTANBULUYenicarsi Caddesi No: 34 34433 BeyogluIstanbul, TURSKATelefon: +90 212 293 15 45E-mail: [email protected]

www.tacso.org

razvoj i upravljanje projektima - zaklada slagalica i... · razvoj i upravljanje projektima...

Documents