guía para el funcionamiento de centros de conciliacion y o arbitraje

GUÍA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O

ARBITRAJE

Ministerio del interior y de justicia

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REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

ÁLVARO URIBE VÉLEZPresidente de la República

MINISTERIO DEL INTERIORY DE JUSTICIA

CARLOS HOLGUÍN SARDIMinistro del Interior y de Justicia

GUILLERMO FRANCISCO REYES GONZÁLEZViceministro de Justicia

GERARDO ANTONIO ZÚÑIGA SÁNCHEZSecretario General

HARBEY PEÑA SANDOVALSupervisor Investigación y Convenio

Ministerio del Interior y de JusticiaCarrera 9 # 14-10

Conmutador 4443100

INTERNET:[email protected]

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

MOISÉS WASSERMAN LERNER Rector General

ADOLFO SALAMANCA CORREADecano

Facultad de Derecho, Ciencias PolíticasY Sociales

IVÁN DAVID ORTIZ PALACIOSDirector de Contenido

JORGE IGNACIO SALCEDO GALÁNDirector General del Convenio

ELIANA LÓPEZ JARAMILLOCoordinadora Administrativa

Universidad Nacional de ColombiaSede Bogotá

Carrera 30 Calle 45. Ciudad UniversitariaBogotá D.C., Colombia

Tel Conmutador 3 16 5000

INTERNET:www.unal.edu.co

Primera Edición: Octubre de 2007

Diseño y Diagramación

Kronos Impresores y Cia.

ISBN: XXXX

Queda prohibida la reproducción parcial o total de este libro, sin la autorización escrita del titular del copy-right, por medio de cualquier proceso, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático. Esta edición y sus características son propiedad del Ministerio del Interior y de Justicia.

Este libro no tiene valor comercial

PROHIBIDA SU VENTA

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CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJEUn Espacio para Construir Convivencia y Paz

Caja de Herramientas Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje

PRESENTACIÓN

El Ministerio del Interior y de Justicia como entidad encargada de desarrollar las políticas públicas que permitan ampliar el acceso a la justicia y difundir, fomentar y mejorar el uso de los mecanismos de solución de conflictos, creó el Programa Nacional de Conciliación que tiene como objetivo el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación en Colombia.

Una de las problemáticas identificadas en el Programa Nacional de Conciliación fue la dificultad que tenían las entidades con centros de conciliación y/o arbitraje autorizados en administrar eficiente y eficazmente los centros, dando cumplimiento a los procedimientos legales establecidos.

Para solucionar la dificultad mencionada anteriormente, el Ministerio del Interior y de Justicia contrató con la Universidad Nacional de Colombia la elaboración de una Caja de Herramientas que facilite a las entidades con centros de conciliación y/o arbitraje el conocimiento y aplicación de los procedimientos, indicadores e instrumentos administrativos necesarios para el adecuado funcionamiento de los centros.

Este proyecto ha sido denominado: “CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE: Un Espacio para Construir Convivencia y Paz”, toda vez que los centros de conciliación y/o arbitraje son instituciones a las cuales el Estado les ha delegado y confiado el apoyo en la solución pacífica de los conflictos. Los centros son espacios para el encuentro y el diálogo de los ciudadanos donde ellos mismos construyen convivencia a través de la conciliación y el arbitraje como un camino hacia la paz.

Para la elaboración de la Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje se contó con la colaboración del doctor Iván David Ortiz Palacios, reconocido jurista y profesor de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con amplia trayectoria en la academia colombiana.

Desde el año 1991 el legislador le encomendó al Ministerio de Justicia, hoy

PRESENTACIÓN

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PRESENTACIÓN

Ministerio del Interior y de Justicia, la tarea de difundir el uso de la conciliación y el arbitraje como Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en la comunidad. Esta función se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria con la colaboración de los centros de conciliación y/o arbitraje y para ello el Ministerio del Interior y Justicia presta su apoyo y asesoría a los centros para que cuenten con herramientas administrativas que garanticen un servicio eficiente y eficaz.

Para el Ministerio del Interior y de Justicia es motivo de orgullo poner a disposición de los centros autorizados, las entidades interesadas en conocer cómo se administran los centros y la comunidad en general esta Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje que esperamos sea de utilidad para el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación y el arbitraje en el país.

CARLOS HOLGUÍN SARDIMinistro del Interior y de Justicia

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PRESENTACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PRESENTACIÓN


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PRESENTACIÓN


PRESENTACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

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TABLA DE CONTENIDO

UNIDAD IPROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

1.1. Solicitud de conciliación ................................................................. 4 1.1.1. Contenido de la solcitud de audiencia ........................................ 4 1.1.2. Potestad para la presentación de la solcitud ............................... 41.2. Designación del conciliador ............................................................ 4 1.2.1. Lista oficial de conciliadores ........................................................ 4 1.2.2. Selección del conciliador ............................................................. 41.3. Competencia y viabilidad de la conciliación .................................... 41.4. Citación a audiencia de conciliación ................................................ 41.5. Audiencia de conciliación ................................................................ 41.6. Inasistencia de las partes a la audiencia de conciliación ................. 41.7. Las partes logran acuerdos conciliatorios ...................................... 41.8. Las partes no llegan a acuerdos conciliatorios ................................ 41.9. Registro de actas y archivo de constancias de conciliación ............. 4 1.9.1. Procedimiento para el registro de actas de conciliación ............. 4 1.9.2. Libro radicador de actas de conciliación .................................... 4 1.9.3. Procedimiento para el archivo de constancias de conciliación .... 4 1.9.4. Libro de control de constancias de los centros de conciliación .. 4 1.9.5. Corrección de errores en los registros de los libros .................... 4 1.9.6. Reconstrucción de documentos deteriorados ............................ 4 1.9.7. Reconstrucción de documentos perdidos .................................. 4 1.9.8. Lugar y funcionario competente para la conservación de archivos ........................................................... 4

TABLA DE CONTENIDO

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UNIDAD IIPROCEDIMIENTO ARBITRAL

2.1. Pacto arbitral ................................................................................... 4 2.1.1. Cláusula compromisoria ............................................................ 4 2.1.2. Compromiso .............................................................................. 42.2. Solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramento .................... 42.3. Integración del tribunal de arbitramento ......................................... 4 2.3.1. Tribunal arbitral competente ...................................................... 4 2.3.2. Designación de árbitros ............................................................. 4 2.3.3. Aceptación del cargo de árbitro ................................................. 4 2.3.4. Número de árbitros .................................................................... 4 2.3.5. Ausencias y renuncia de los árbitros ........................................... 42.4. Impedimentos y recusaciones de los árbitros ................................. 4 2.4.1. Causales .................................................................................... 4 2.4.2. Trámite ...................................................................................... 4 2.4.3. Suspensión del proceso arbitral ................................................. 42.5. Instalacion del tribunal de arbitramento .......................................... 4 2.5.1. Lugar de instalación y funcionamiento ....................................... 4 2.5.2. Trámite ...................................................................................... 42.6. Honorarios y gastos del tribunal arbitral ........................................... 4 2.6.1. Fijación ...................................................................................... 4 2.6.2. Consignación ............................................................................. 4 2.6.3. Adición de gastos y honorarios .................................................. 42.7. Primera audiencia de trámite .......................................................... 42.8. Citación e intervención de terceros. ................................................ 42.9. Medidas cautelares .......................................................................... 42.10. Pruebas ........................................................................................... 4 2.10.1. Decreto de pruebas .................................................................... 4 2.10.2. Práctica de pruebas ................................................................... 42.11. Trámite arbitral ................................................................................ 4 2.11.1. Audiencia de fallo y expedición .................................................. 4 2.11.2. Protocolización .......................................................................... 4 2.11.3. Aclaración, corrección y adición ................................................. 4

TABLA DE CONTENIDO

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2.12. Cesación de funciones .................................................................... 42.13. Liquidación final de gastos ............................................................. 42.14. Recurso de anulación ...................................................................... 4 2.14.1. Trámite del recurso .................................................................... 4 2.14.2. Causales de anulación ............................................................... 42.15. Recurso extraordinario de revisión ........................................................ 4

UNIDAD IIIAUDIENCIA Y TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN

3.1. La función del conciliador ............................................................... 43.2. Métodos o modelos a seguir .......................................................... 43.3. Fases del proceso de conciliación y actuación del conciliador ........ 43.4. Fases del trámite de conflictos ........................................................ 4

UNIDAD IVELEMENTOS DE ADMINSTRACIÓN

4.1 La planificación ............................................................................... 44.2. La organización ............................................................................... 44.3. La cultura organizacional ................................................................ 4

GLOSARIO .............................................................................................. 4BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................ 4

TABLA DE CONTENIDO

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UNIDAD I PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/ O ARBITRAJE

El propósito fundamental de la presente Guía es aportar elementos relacionados con el procedimiento que se surte en el desarrollo de la conciliación y el arbitraje como formas de resolver los conflictos; así como aportar algunas herramientas básicas que, desde la administración, nos ayudarán para que la labor desarrollada por la institución sea cada vez más eficiente y eficaz.

UNIDAD IPROCEDIMIENTO CONCILIATORIO

En este capítulo se aborda lo concerniente a la manera en que un Centro de Conciliación y Arbitraje debe tramitar administrativamente las solicitudes de conciliación o de arbitraje que le sean presentadas por las partes envueltas en un conflicto.

Así, el tratamiento procedimental institucional o legal de cada conflicto depende del mecanismo de resolución de conflictos que las partes adopten para solucionarlo, lo cual varía si las partes optan por el arbitraje o por la conciliación, instituciones legales que tienen tratamiento distinto, como se verá a continuación.

En materia de conciliación, el procedimiento para el trámite de las solicitudes de conciliación debe estar acorde con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 640 de 2001, la Ley 446 de 1998 y la Ley 23 de 1991; así como las diversas disposiciones de carácter legal y reglamentario, que regulan aspectos puntuales de la conciliación; verbigracia el procedimiento de registro y/o archivo de las actas y constancias de conciliación. Asimismo, debe dejarse claro que las disposiciones reglamentarias de los Centros de Conciliación no pueden exceder lo establecido en las precitadas normas.

1.1. Solicitud de ConciliaciónInicio del trámite conciliatorio y fuente definitoria de cada una de las

actuaciones que se surtirán con posterioridad. En la presentación de la solicitud de audiencia de conciliación debemos analizar dos puntos fundamentales, a saber: contenido de la solicitud de audiencia de conciliación y quién puede presentarla.

1.1.1. Contenido de la solicitud de audienciaLas disposiciones legales, en atención al espíritu de la Constitución y

la Ley (en el sentido de facilitar el acceso a la administración de justicia), no han dispuesto requisitos especiales para el tratamiento de las solicitudes de

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conciliación; por el contrario, se ha expresado que las mismas pueden poseer un carácter incluso verbal. La única excepción existente a la regla anteriormente mencionada es la establecida en los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998; relacionadas con las materias laboral y administrativa, los cuales establecen:

“Artículo 6 (...) La solicitud deberá contener los siguientes requisitos:a) La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se

dirige;b) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el

caso;c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se

fundamentan;d) La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían

valer en el proceso;e) La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del

acto expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;f) La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;g) La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber

presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos;

h) La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, yi) La firma del solicitante o solicitantes”.

“Artículo 20. La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal o escrita, señalando:

a) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;

b) La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;

c) La síntesis de los hechos;d) Las peticiones;e) La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición

o peticiones;f) Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar”.

Ahora bien, el Ministerio del Interior y de Justicia se pronunció señalando que a su criterio no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud:

“La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La

1.1. SOLICITUD DE CONCILIACIÓN

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informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las peticiones, no lo requieren”1.

Cuando la solicitud de conciliación se realice por escrito, podemos decir que, en atención a los principios de igualdad de las partes y buena fe que deben regir la citación a la audiencia de conciliación, la misma deberá contener como mínimo:

1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.

2. Identificación de solicitante(s) y citado(s), y apoderado(s) si fuera el caso.

3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud.

4. Hechos del conflicto.5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.6. Cuantía de las peticiones o la indicación de que es indeterminada.7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Se recomienda

que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes conserven y custodien los originales de dichos documentos.

8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes.

9. Firma(s) del solicitante(s).

Igualmente, en concepto número 12781 del 14 de junio de 2006, el Ministerio del Interior y de Justicia estableció que:

“El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes conserven y custodien dichos documentos.

Dependiendo del tipo de conciliación, se deben exigir algunos documentos anexos a la solicitud o que se aporten en la audiencia de conciliación, por ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensión sea el cumplimiento de los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro civil de los mismos”.

1.1.2. Potestad para la presentación de la solicitud La Ley establece que: “La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través

del cual, dos o más personas gestionan por si mismo la solución de sus

1 Concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004

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diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador”2.

Como carácter esencial de la conciliación, tenemos que es un mecanismo autocompositivo del conflicto, en el cual debemos rendir especial reverencia a la parte, la cual es sujeto de derechos y obligaciones, la cual por sí misma (dejando de lado, por supuesto, el derecho de postulación), busca llegar a un acuerdo que implique el reconocimiento o la aceptación de los posibles derechos reclamados por la otra, o la renuncia recíproca de pretensiones o intereses que se aleguen.

De igual manera, el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004, se pronunció sobre las calidades de las personas que presentan una solicitud de conciliación, en lo siguientes términos:

“El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin apoderado. En este mismo sentido, la petición de conciliación la puede hacer la persona directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de abogado titulado, es decir, el derecho de postulación”.

En este sentido, es la parte quien debe comparecer a solicitar la audiencia de conciliación, pero, en virtud del derecho de postulación, puede delegar en su apoderado de confianza tal labor. La anterior información nos obliga a referirnos al tema de los poderes para la presentación de la solicitud de audiencia de conciliación por intermedio de apoderado, ya que el tema de la representación en audiencia lo trataremos posteriormente.

En virtud de los principios que rigen el acceso a la administración de justicia en la conciliación, como mecanismo cuya filosofía es ser expedito, ágil, sin mayores costos ni procedimientos que imposibiliten o retrasen su uso; debe considerarse suficiente el poder debidamente conferido con la anotación de la presentación de la solicitud de audiencia de conciliación y, más aún, el poder que -para en los casos establecidos como requisito de procedibilidad3- es otorgado con miras a ejercer la acción contenciosa respectiva, siempre y cuando se haga la anotación de que el mismo incluye todas las demás facultades necesarias para llevar a buen término el encargo otorgado.

3 Articulo 35 de la Ley 640 de 2001


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RECUERDE:

La solicitud de audiencia puede ser:

Verbal Escrita

Igualmente, puede ser presentada por:Interesado

Apoderado debidamente autorizado

MODELO DE SOLICITUD DE AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

Ciudad Fecha

Doctor:_______________________Conciliador en Derecho Ciudad

Ref. Solicitud Audiencia de Conciliación

Respetado Doctor,

________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía número _________________ de ______________, por medio de la presente me dirijo a su despacho con el fin de solicitarle se sirva citar a Audiencia de Conciliación en Materia de _______________ con el señor _______________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía número _______________ de ____________________, con fundamento en los siguientes:

HECHOS

1. _________________________________2. _________________________________3. ________________________________

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PRETENSIONES

1.___________________________________2.___________________________________3.___________________________________ __________________________________

CUANTÍA

Estimo la cuantía del asunto en _______________________________

ANEXOS

Anexo a la presente solicitud:_________________________________________________________________________________

NOTIFICACIONES

A mí se me puede notificar en la ____________ de _______________________, Teléfono: ____________________.

Al solicitado(a) se le puede notificar en la _______________ de ___________, Teléfono _____________.

Agradezco su atención,

____________________________NOMBRE Y FIRMA____________________________Número de Identificación


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1.2. Designación del conciliadorLuego de recibida la solicitud, el Director del Centro de Conciliación

debe proceder a designar al conciliador que atienda la solicitud radicada. Tal designación se efectuará de acuerdo al sistema establecido para la rotación de la lista de conciliadores del centro correspondiente y en atención a su naturaleza.

1.2.1. Lista oficial de conciliadoresTodo Centro de Conciliación debe tener su propia lista oficial de

conciliadores, donde se consignen los datos de aquellos que han realizado su inscripción, en el mismo, como conciliadores.Para ser incluido en la lista oficial de conciliadores de un Centro de Conciliación, un abogado en ejercicio debe acreditar una capacitación en mecanismos alternativos de resolución de conflictos avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia4.Luego de ser presentada una solicitud de inscripción, el Centro de Conciliación debe comprobar que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley5, los cuales, para los conciliadores que actúen en derecho, son:

• Ser abogado titulado, salvo las excepciones de Ley. • Poseer la capacitación en mecanismos alternativos de solución de

conflictos, en una entidad avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia6.

Las excepciones contempladas en la Ley, para el caso de la conciliación extrajudicial en derecho, son:

• Conciliadores de Centros de Conciliación de Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho. Dichos centros podrán conocer de todas aquellas materias contempladas en el artículo 65 de la Ley 446 de 1998, de acuerdo a las siguientes reglas7: 1. Los estudiantes podrán actuar como conciliadores solamente

en asuntos que por cuantía sean competencia de Consultorios Jurídicos.

2. En los asuntos que superen la cuantía de los consultorios jurídicos, los estudiantes serán auxiliares de los abogados que actúen como Conciliadores.

3. Las conciliaciones realizadas en estos centros de conciliación deberán llevar la firma del Director del mismo o del asesor del área sobre la cual se trate el tema a conciliar.

4. Cuando la conciliación se realice directamente por el Director o el asesor del área correspondiente no operará la limitante por cuantía mencionada anteriormente.

4 Resolución 1342 de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia, artículo 2°, numeral 3°, literal L. 5 Ley 640, artículos 5° y 7°. 6 Resolución 1399 de 2003. 7 Ley 640 de 2001, Artículo 11.

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• Personeros municipales.• Notarios que no sean abogados titulados.• Los establecidos en el artículo 7° de la Ley 550 de 1999, mediante la cual

se faculta a los promotores de acuerdos de reestructuración a efectos de actuar como conciliadores.

• Lo establecido en el artículo 229 de la Ley 222 de 1995, mediante la cual se faculta a las entidades de inspección, vigilancia y control de las sociedades para actuar como conciliadores.

Respecto al procedimiento de inscripción, el Ministerio del Interior y de Justicia, ha establecido que:

“La inscripción de los abogados interesados en desempeñarse como conciliadores extrajudiciales en derecho, debe llevarse a cabo en cualquiera de los centros autorizados para funcionar, para lo cual es preciso acreditar la capacitación en mecanismos alternativos en resolución de conflictos impartida por cualquiera de las instituciones autorizadas para tal efecto”8.

Respecto a los conciliadores de instituciones públicas, el Ministerio del Interior y de Respecto a los conciliadores de instituciones públicas, el Ministerio del Interior y de justicia ha informado que: “El Ministerio del Interior y de Justicia como máxima autoridad de los centros de conciliación consultó al Consejo Superior de la Judicatura, la Procuraduría General de la Nación y el Departamento administrativo de la Función Pública sobre la posibilidad de ejercer un servidor público como conciliador.

“A la consulta anterior, las entidades respondieron mediante las comunicaciones del 26 de abril de 2004 del doctor Julio César Ortiz, Presidente del Consejo Superior de la Judicatura; Oficio No.4707 del 2 de diciembre de 2004 del doctor Esiquio Manuel Sánchez Herrera, Procurador Auxiliar ara Asunto Disciplinario de la Procuraduría General de la Nación y el radicado No. 2005EE908 del 31 de enero de 2005 de la doctora Claudia Patricia Hernández León, Jefe de la oficina Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública, de las cuales se concluye lo siguiente:

“Marco Jurídico aplicable:

“El artículo 39 del Estatuto Básico del Ejercicio de la Abogacía (Decreto 196 de 1971) para el ejercicio de la profesión del derecho establece la incompatibilidad de tener la calidad de servidor público, aún en uso de licencia, salvo cuando deban hacerlo en función de su cargo o cuando el respecto contrato se los permita.

“El artículo 151 de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia (Ley 270 de 1996) consagra una incompatibilidad para ejercer cargos de la Rama Judicial, la cual consiste en el desempeño de cualquier otro cargo retribuido,

1.2. DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR

8 Concepto 7533 del 23 de mayo de 2002

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o de elección popular o representación política; los de árbitro, conciliador o amigable componedor, salvo que cumpla éstas funciones en razón de su cargo.

“El artículo 36 del Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) establece que se entienden incorporadas a este código las inhabilidades, incompatibilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses señaladas en la Constitución y la Ley, entre ellas las que establece el Artículo 39 del Estatuto del Ejercicio de la Abogacía citado.

“La misma Ley 734 de 2002 consagra como deberes de los servidores públicos cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado, realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño de las funciones encomendadas y acerca de las incompatibilidades e incompatibilidades de los conciliadores establece que quedarán sometidos además al régimen de faltas, deberes, prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de interés de los funcionarios judiciales en lo que sea compatible con su naturaleza particular.

“El Decreto 262 de 2000 en su artículo 86 ordena que los empleados de la Procuraduría General de la Nación son incompatibles con el desarrollo de funciones de árbitro, conciliador o amigable componedor, salvo que cumpla con estas funciones en razón de su empleo.

“El Decreto 2503 de 1998 define el empleo como el conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

“La Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública establece el empleo público como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

“El artículo 128 de la Constitución Política dispone que nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la Ley. (Entiende como tesoro público de la Nación, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas).

“Como excepciones la Ley 4 de 1992 contempla taxativamente las siguientes: las que reciban los profesores universitarios que se desempeñen como asesores de la Rama Legislativa: las percibidas por el personal con asignación de retiro o pensión militar o policial de la Fuerza Pública; las

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percibidas por concepto de sustitución personal; los honorarios percibidos por concepto de hora – cátedra; los honorarios percibidos por conceptos de servicios profesionales de salud y los honorarios percibidos por los miembros de Juntas Directivas en razón de su asistencia a las mismas, siempre que no se trate de más de dos juntas.

“Con base en las normas citadas y los conceptos expuestos por las entidades consultadas, este Ministerio considera lo siguiente:

“Los servidores públicos que cumplan con los requisitos para ser conciliador de los centros de conciliación establecidos en el Artículo 7 de la Ley 640 de 2001, podrá inscribirse y ejercer como conciliador extrajudicial en derecho en el centro de conciliación de la entidad pública a la cual pertenecen.

“Una entidad pública con centro de conciliación autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia puede asignar la función de conciliador, previo cumplimiento de los requisitos legales para ello, a sus funcionarios públicos siempre que esta función guarde relación con las funciones propias del empleo o que correspondan a la naturaleza de la dependencia donde se desempeña. Previamente se deberá verificar que el funcionario no esté inhabilitado. Para lo anterior deberá incluir en el manual de funciones la función de conciliador extrajudicial en derecho.

“Las plantas de personal de las entidades públicas se fundamentan en las necesidades del servicio de manera que la entidad debe considerar si la constitución del centro de conciliación y el trabajo que se le asigna a éste requiere de funcionarios de dedicación exclusiva, de tal manera que demande la creación de empleos para que atiendan los requerimientos del mismo.

“Un servidor público que cumpla con los requisitos para ser conciliador extrajudicial en derecho de los centros de conciliación podrá pertenecer a las listas de conciliadores de lis centros de conciliación (personas jurídicas, sin ánimo de lucro, entidades públicas y consultorios jurídicos de facultades de derecho) siempre y cuando no ejerza como conciliador, toda vez que no puede ostentar dos cargos simultáneamente ni percibir dos remuneraciones.

“Los funcionarios conciliadores como los comisarios de familia, defensores de familia, inspectores de trabajo, fiscales, notarios, procuradores judiciales administrativos, laborales, civiles y de familia, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, personeros y jueces civiles o promiscuos municipales pueden inscribirse como conciliadores extrajudiciales en derecho en los centros de conciliación cuando cumplan los requisitos a los que se refiere el artículo 7 de la Ley 640 de 2001 siempre y cuando no ejerzan como tales, en todo caso, no podrán ejercer en dichos centros en virtud de su calidad de autoridades que cumplen funciones conciliatorias.

“Los servidores públicos podrán ejercer como conciliadores estudiantes o judicantes en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de


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las facultades de derecho para lo cual deberá mediar la autorización de la entidad pública a la cual pertenece si se realiza en el horario laboral o realizarse en horas no laborales, no ser remunerados, no infringir sus deberes como funcionario público ni tampoco podrá tramitar asuntos que son propios del ejercicio de un empleo público”9.

Una vez verificados los anteriores requisitos, se deberá asignar por parte del Director del Centro de Conciliación un Código de Identificación de los Conciliadores (Resolución 2722 de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia), el cual estará conformado por ocho (08) dígitos y por tres bloques, así:

Un (01) dígito que corresponde a la clase de centro.Tres (03) dígitos que corresponden al consecutivo del Centro de Conciliación. Cuatro (04) dígitos para el consecutivo de los conciliadores.

9 Concepto 7538 del 21 de marzo de 2006.

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS CONCILIADORES DE CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

I_I- I_I I_I I_I- I_I I_I I_I I_I

Clase de Centro Consecutivo del Centro Consecutivo del Conciliador

De acuerdo a lo establecido en el artículo séptimo de la mencionada Resolución, el procedimiento para la asignación del Código de Identificación de los conciliadores de Centros de Conciliación es el siguiente: “Los abogados que se encuentren activos en el Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior de la Judicatura, que hayan cursado y aprobado el curso de formación de conciliadores en una entidad avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia y que cumplan con los requisitos especiales establecidos en el reglamento interno del centro de conciliación ante el cual están interesados en pertenecer a su lista oficial de conciliadores, una vez presentada la solicitud de admisión ante el centro y esta sea aceptada, el centro reportará a los aspirantes al Sistema de Información de la Conciliación, en el cual se confirmará la capacitación en conciliación en una entidad avalada y en el caso de cumplir con ello, el centro deberá incluir los datos del conciliador requeridos y el sistema le generará automáticamente el código de identificación de acuerdo a la estructura del artículo 6 de la Presente Resolución. En caso de no cumplir con los requisitos mencionados, el centro deberá rechazar la solicitud de inscripción.“Los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho de las universidades reportarán al Sistema de Información de la Conciliación la lista de los estudiantes conciliadores o judicantes conciliadores. Los primeros deberán haber cumplido con la capacitación a que se refiere el Parágrafo 2 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001 y los segundos, con

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los requisitos establecidos en el parágrafo 1 del Artículo 11 de la Ley 640 de 2001. El Sistema le asignará el código de identificación de acuerdo con la estructura del artículo 6 de la Presente Resolución, la vigencia de la inscripción de dichos conciliadores será por el tiempo que cumplan funciones en la Universidad. En el mismo sentido, si en tales centros, los directores y asesores del área cumplen los requisitos para ser abogados conciliadores y ejercen dicha función, deberán contar con su código de identificación en las mismas condiciones reglamentadas para los abogados conciliadores”. En relación con el Código de Identificación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje, la Resolución 2722 de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia establece lo siguiente: “ARTICULO SEGUNDO. ESTRUCTURA: El código de identificación de los centros de conciliación y/o arbitraje, estará conformado por cuatro (04) dígitos numéricos y estructurados en dos (02) boques de la siguiente forma: “Un (01) dígito para indicar la clase de centro: si es creado por una persona jurídica sin ánimo de lucro, un consultorio jurídico de una facultad de derecho o una entidad pública.“Tres (03) dígitos para el consecutivo del centro de conciliación y/o arbitraje”.

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE.

I_I- I_I I_I I_I

Clase de Centro Consecutivo del Cetro

“ARTÍCULO TERCERO. Nomenclatura de los dígitos: Los códigos a que se refiere el artículo anterior se establecerán de la siguiente manera:

1) El código que indique la clase de centro de conciliación y/o arbitraje depende del tipo de entidad que lo crea así:

Código clase1 Personas jurídicas sin ánimo de lucro2 Consultorios jurídicos de facultades de derecho3 Entidades públicas

2) El código que indique el consecutivo del centro de conciliación y/o arbitraje se asignará por el sistema de Información de la Conciliación, la Dirección de Acceso a la Justicia informará el código de identificación asignado al centro por el Sistema de Información de la Conciliación, de acuerdo con las reglas expuestas en los artículos precedentes”.

1.2.2. Selección del ConciliadorDe acuerdo a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 640 de 2001, la


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selección de la persona que actuará como conciliador se puede hacer:• Por mutuo acuerdo entre las partes.• A prevención, cuando se acuda directamente a un abogado conciliador

inscrito en un Centro de Conciliación.• Por designación del Centro de Conciliación.• Por solicitud que haga el requirente ante los servidores públicos facultados

para conciliar.Presentada la solicitud de conciliación, el Centro de Conciliación deberá designar al conciliador, siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto establecida en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte interesada indique el nombre de un Conciliador inscrito en el Centro de Conciliación.La forma de reparto de las solicitudes de conciliación a los conciliadores no está sujeta a ningún parámetro determinado, sino que recae en la órbita propia de cada Centro de Conciliación. Es decir, puede hacerse siguiendo el orden consecutivo de las inscripciones, o por orden alfabético, o por la naturaleza del conflicto, etc., de acuerdo a lo que establezca su reglamento interno (estatutos).El Ministerio del Interior y de Justicia, en concepto de línea institucional No. 15798 del 24 de noviembre de 2004, estableció que: “En los casos en los cuales se invita a una conciliación por un conciliador a prevención nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario basta con la manifestación de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotación clara del motivo. Son las partes las que en virtud de su autonomía deciden la modalidad y operador más adecuado para encontrarse en un ambiente de neutralidad, para que por medio del diálogo puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su conflicto.“De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no habilitan a un conciliador a prevención y no se pueda realizar la audiencia de conciliación, el conciliador procede a elaborar un documento en el cual deja constancia de lo sucedido. Si se está en un centro de conciliación, las partes o una de ellas podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste deberá hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo expedirá un documento donde deja constancia de la situación y con ello se agota la conciliación como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no se puede impedir el acceso a la justicia formal, pretendiendo evadir el intento de la conciliación”.

1.3. Competencia y viabilidad de la conciliaciónUna vez designado el Conciliador, el Centro le hace entrega de la solicitud

con sus respectivos anexos, con el fin de que éste realice un estudio sobre

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1.3. COMPETENCIA Y VIABILIDAD DE LA CONCILIACIÓN

su competencia, la viabilidad de la conciliación y las medidas a tomarse para el desarrollo de la audiencia, como la citación a quienes en su criterio deban asistir a la misma; en ningún caso el Director o un funcionario del Centro de Conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo administrativo, físico y logístico.Luego de estudiar la solicitud, si el conciliador determina que el asunto por el cual se solicitó la conciliación, por su naturaleza jurídica, no es susceptible de ser conciliado, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.2. Fecha en la que es expedida la constancia.3. Objeto de la conciliación, parte(s), pretensiones y cuantía.4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.5. Disposición de entrega de los documentos.6. Firma del conciliador.

MODELO DE CONSTANCIA DE ASUNTO NO CONCILIABLE

No. _____

El suscrito Conciliador, inscrito al Centro de Conciliación_____________, con código __________ (código del centro de conciliación), autorizado por el Ministerio de Interior y de Justicia, mediante Resolución No. ______ del ____ de ________ de ______ y de conformidad con La Ley 446 de 1998, Ley 640 de 2001 y demás normas vigentes, levanta la presente constancia de asunto no conciliable, por disposición del numeral 3º del artículo 2º de la Ley 640 de 2001.

En ___________, a los __________días del mes de _____de ____, el suscrito conciliador, inscrito en el Centro de Conciliación ____________________, se abstiene de citar y celebrar la audiencia de conciliación solicitada por __________________, identificado con la cedula de ciudadanía _____________________de manera personal el día ___________ de ________ de ____________ en las instalaciones del centro de conciliación.

HECHOS Y PRETENSIONES HECHOS: ____________________________________________ ____________________________________________

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PRETENSIONES: _____________________________________________ _____________________________________________

DOCUMENTOS APORTADOSDentro de los documentos aportados, como anexo en la solicitud de conciliación, se encuentran:

Solicitud de audiencia de conciliación. ____________________________________________________________________Copia de la solicitud, con anexos, para traslado.Copia simple de la solicitud.

ASUNTO CONCILIABLE

El asunto de la presente solicitud es perteneciente a la materia _____________ y referente al tema de ____________; asunto no susceptible de conciliación, de acuerdo a lo establecido en ___________________.

FUNDAMENTOS DE LA DECISIÓN

Luego de revisar la viabilidad de la solicitud, se considera que no es posible su trámite por las siguientes razones:1. _________________________________2. _________________________________3. _________________________________

Teniendo en cuenta los motivos anteriormente expuestos, es deber del Conciliador abstenerse de citar y celebrar la audiencia de conciliación, solicitada mediante escrito de fecha _________________, por el señor (a) _________________ y proceder a su devolución, junto con todas sus copias y anexos.

Cordialmente __________________________Abogado ConciliadorC.C.T.P.

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Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no conciliables, como lo establece el artículo 2 de la Ley 640 de 2001, y en los conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación.

Si el conciliador considera que la solicitud carece de algún elemento que no permite realizar adecuadamente la audiencia de conciliación, como información para realizar efectivamente las citaciones, debe informarlo al solicitante con el fin de que sean aportados oportunamente a la solicitud.

Asimismo, puede darse el caso de que la solicitud trate sobre un asunto conciliable, pero el conciliador ante el cual se presentó no es competente para adelantarla. Frente al particular, el Ministerio del Interior y de Justicia ha expresado que: “Un caso especial es la solicitud de conciliación que se presenta ante un conciliador donde el asunto es conciliable, pero el conciliador no es competente para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio y análisis del conflicto, deberá responder por escrito al solicitante que no es competente aduciendo las razones legales que le correspondan e informarle qué conciliadores podrán atender su solicitud. Por ninguna razón el conciliador podrá remitirlo a un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano el que decide libre y voluntariamente el operado”10.

Es importante resaltar que es el conciliador, sólo él, quien debe decidir sobre la procedibilidad de la solicitud de la audiencia de conciliación, no pudiendo ser éste remplazado ni por el Director ni por cualquier otra autoridad administrativa perteneciente al Centro de Conciliación. En tal sentido, el Ministerio del Interior y de Justicia afirma: “Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad de la conciliación, en ningún caso el director o un funcionario del centro de conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo administrativo, físico y logístico11”.

1.4. Citación a audiencia de conciliaciónSi el Conciliador encuentra que el asunto por el cual se presentó la

solicitud es susceptible de ser conciliado, es transigible o desistible; debe citar a las partes a través del medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes, en su criterio, deban asistir a la audiencia (Arts. 8 y 20, Ley 640 de 2001).

En atención a lo definido en concepto de fecha 14 de junio de 2006 del Ministerio del Interior y de Justicia, la citación a audiencia de conciliación deberá contener, como mínimo:

• “….Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.• Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s)• Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).

10 Concepto 12781 del 14 de junio de 2006 11 Ibídem

1.4. CITACIÓN A AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

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• Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.• Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación. • Firma del conciliador”.

Como se anotó, es deber del Conciliador mencionar, en la correspondiente citación, las consecuencias de la inasistencia a la audiencia, las cuales se surten para todos los casos, salvo en materias laboral, policiva y de familia. Tales consecuencias determinan que, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos (artículo 22 de la Ley 640 de 2001).

Cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura (artículo 35 de la Ley 640 de 2001).

Es recomendable que se cite a las partes a la audiencia de conciliación por escrito, a través de correo certificado con las empresas de notificación judicial avaladas por el Ministerio de Comunicaciones.

MODELOS DE CITACIÓN AUDIENCIA DE CONCILIACIÓNCITACIÓN MATERIA CIVIL

Bogotá, DC. _____ de ____de _____

CITACIÓNREF: _________

Teniendo en cuenta que el señor(a) __________________, mediante petición motivada ha solicitado se cite al señor(a) ___________________, a una Audiencia de Conciliación para debatir y buscar un arreglo en asunto de carácter CIVIL, de acuerdo a los hechos, pretensiones y cuantía que mediante solicitud adjunta se anotan; y luego de establecer su viabilidad, el suscrito Conciliador, inscrito en el Centro de Conciliación _____________, resuelve:

Invitar a los señores ______________________________ y _____________________, a una Audiencia de Conciliación que se llevará a cabo el día _______ de _________ de ____ a las ____, en las instalaciones del Centro de Conciliación, ubicadas en ____________.

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Advertir a las partes que la inasistencia a la audiencia de conciliación podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial, y podrá ser sancionado por el juez de conocimiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 640 de 2001.

Insistir a las partes en la puntualidad de su asistencia.

Atentamente,_________________________Conciliador

CITACIÓN MATERIA FAMILIA

Bogotá, DC. _________ de ______ de _______

CITACIÓNREF: ___________

Teniendo en cuenta que el señor(a) ____________________, mediante petición motivada ha solicitado se cite al señor(a) ____________________ a una Audiencia de Conciliación para debatir y buscar un arreglo en asunto de carácter FAMILIA, de acuerdo a los hechos, pretensiones y cuantía que mediante solicitud adjunta se anotan; y luego de establecer viabilidad, el suscrito Conciliador, inscrito al centro de conciliación resuelve:

Invitar al señor ___________________ y a la señora _________________, a una Audiencia de Conciliación que se llevará a cabo el día _____ de _____ de ______ a las ______, en las instalaciones del Centro de Conciliación, ubicadas en ______________________.

Insistir a las partes en la puntualidad de su asistencia.

Cordialmente,

___________________________Conciliador

1.4. CITACIÓN A AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

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1.5. Audiencia de conciliaciónDe acuerdo con lo establecido en el artículo 20 de la Ley 640 de 2001,

la audiencia de conciliación extrajudicial deberá intentarse en el menor tiempo posible y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la solicitud, con la posibilidad de que las partes de mutuo acuerdo prorroguen este término.

Si el término anterior se cumple y no hay mutuo acuerdo para prorrogarlo, de acuerdo a lo establecido por la Ley 640 de 2001, las partes pueden acudir a la jurisdicción ordinaria con copia de la solicitud de conciliación, para demostrar que se agotó el requisito de procedibilidad, si aplica. Sin embargo, es recomendable que dentro del expediente se deje constancia de lo sucedido, indicando expresamente que la conciliación terminó por el cumplimento del término y por no existir mutuo acuerdo para prorrogarlo.

En caso de que el Conciliador considere que la audiencia debe suspenderse para ser continuada en otro momento, debe contar con la autorización de las partes del conflicto; el conciliador no decide unilateralmente si se realizan sesiones adicionales. Si alguna de las partes no está de acuerdo con la suspensión, el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el procedimiento de la conciliación y, en este caso, expedirá la constancia de no acuerdo.

MODELO DE CONSTANCIA DE SUSPENSIÓN DE LA AUDIENCIA

CONSTANCIA DE SUSPENSIÓNREF._______________

El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con código _____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad con la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente constancia de SUSPENSIÓN.

I. PARTES

A las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de _____ de ______, siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación las partes que se relacionan a continuación:

Solicitante(s):______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ____________,Solicitados:

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1.5. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________,

II. CONFLICTO A CONCILIAR Y CONCILIADORCon el fin de buscar un arreglo en materia de __________en presencia del conciliador, _____________________, identificado con la cédula de ciudadanía _____________ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código No. ______________________ del Centro de Conciliación XXX, quien está legalmente habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación explicando sus alcances y consecuencias.

III. HECHOS Y PRETENSIONESLos hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada en este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor _______________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se transcriben literalmente a continuación:

“HECHOS______________________________________________________________________________________________________________________________

PRETENSIONES______________________________________________________________________________________________________________________________”.

IV. CONSTANCIA

Las partes, por mutuo acuerdo, deciden aplazar la audiencia para el día ______ de ________ de __________ a las _________. Quedando así las partes enteradas y citadas para la fecha de continuación de la audiencia de conciliación.

Se levanta la presente constancia hoy ________ de _______ de ______, para los fines legales pertinentes.

Firmas,

Las Partes,

El Conciliador;

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1.6. Inasistencia de las partes a la audiencia de conciliaciónSi en el lugar, fecha y hora señalada para la realización de la audiencia las

partes de la conciliación o una de ellas no asiste, el conciliador debe expedir Constancia de Inasistencia a la audiencia de conciliación, con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.2. Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.3. Fecha en la que es expedida la constancia. 4. Partes solicitante(s) y citada(s), con indicación de las que asistieron o

inasistieron.5. Objeto de la conciliación (pretensiones y cuantía).6. Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia, si las

hubiere.7. Firma del conciliador.

Esta constancia debe expedirse una vez transcurridos los tres (3) días hábiles que le da el artículo 22 de la Ley 640 de 2001 a la parte que no asistió para justificarse por su inasistencia, es decir, la fecha de expedición de la constancia es el cuarto día hábil siguiente a la fecha de programación de la audiencia.

El Conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha en que estaba programada la audiencia de conciliación no tiene plena seguridad de que las partes efectivamente han sido citadas.

“Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia, es la parte que asistió quien decide si ésta se lleva a cabo, toda vez que el conciliador no valora la excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliación como el conciliador, deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el centro ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta nueva fecha se entenderá como una segunda sesión para dar aplicación al parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando se realicen más de tres sesiones, por cada sesión adicional se incrementará la tarifa en un diez por ciento (10%) del total resultante.

“En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si se lleva a cabo”12

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y, para mayor seguridad, se guardará copia de la solicitud y anexos en el Centro o archivo del funcionario Conciliador.

12 Ibídem.

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1.6. INASISTENCIA DE LAS PARTES A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

En caso de que la citación a la audiencia de conciliación se haga a varias partes y sólo dos de ellas se presentan, el Conciliador debe realizar la audiencia de conciliación con las que asistieron y expedir constancia de inasistencia respecto a aquellas que no asistieron, pasados los tres (3) días hábiles que le da el artículo 22 de la Ley 640 de 2001 para justificar su inasistencia.

MODELO DE CONSTANCIA DE INSISTENCIA

CONSTANCIA DE INASISTENCIAREF:________________

El suscrito conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con código _____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad con la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente constancia de inasistencia, por disposición del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 640 de 2001.

I. PARTES


______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ____________, quien figura como parte Solicitante.

_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________, quien figura como parte Solicitada.

II. MATERIA A CONCILIAR Y CONCILIADOR

Con el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del Conciliador _____________________, identificado con la cédula de ciudadanía _____________ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código ______________________ del Centro de Conciliación _________, quien está legalmente habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación explicando sus alcances y consecuencias. III. HECHOS Y PRETENSIONES

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Los hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada en este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor _______________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se transcriben literalmente a continuación:

“HECHOS

______________________________________________________________________________________________________________________________

PRETENSIONES______________________________________________________________________________________________________________________________

IV. CITACIÓN

La correspondiente citación fue enviada el día ____ de _______, por intermedio del correo denominado __________, con número de guía _________; autorizado por el Ministerio de Comunicaciones.

V. CONSTANCIA

El Conciliador deja constancia de que, transcurridos tres (03) días hábiles desde la fecha de la citación de la audiencia de conciliación, la parte____________ no presento justificación, quedando así agotado el requisito de que trata el artículo 35 de la Ley 640 de 2001; con los efectos legales contemplados en el artículo 22 de la Ley 640 de 2001 y el artículo 35 de la misma.

Se levanta la presente constancia, hoy ________________ a las ______________, para los fines legales pertinentes.

EL CONCILIADOR,

__________________________C.C. T.P.

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1.7. LAS PARTES LOGRAN ACUERDOS CONCILIATORIOS

1.7. Las partes logran acuerdos conciliatoriosSi las partes y el Conciliador realizan la audiencia de conciliación y como

resultado de la misma se logra un acuerdo conciliatorio, el Conciliador debe levantar un acta de conciliación con el contenido que establece el artículo 1 de la Ley 640 de 2001:

1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación. 2. Identificación del conciliador. 3. Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de las

que asisten a la audiencia. 4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación. 5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo,

tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas. Si no hubo acuerdo respecto de la totalidad de los asuntos en conflicto, debe dejarse claridad sobre los asuntos en los cuales no hubo acuerdo, para evitar que se entienda que la conciliación recayó sobre todos los asuntos y se generen discusiones sobre la interpretación del contendido del acta de conciliación.

Además de los requisitos establecidos en la ley, el Ministerio del Interior y de Justicia, en concepto de fecha 14 de Junio de 2006, considera importante que en el acta de conciliación se hagan las siguientes precisiones:

1. Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación y Resolución de autorización de creación) si la solicitud de conciliación fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus instalaciones ó identificación del conciliador (nombre y código de identificación) si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a prevención.

2. Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan en la audiencia de conciliación.

3. Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se expusieron en la audiencia de conciliación y no la trascripción de la solicitud.

4. Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.5. Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los

abogados).6. Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la

audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.

Es importante mencionar que el acta de conciliación no puede contener remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma.

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De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001, a las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo, una vez haya sido registrada en los términos de la misma Ley y del Decreto 30 de 2002 expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia.

Si la audiencia de conciliación es multi-partes, el Conciliador deberá expedir constancia para el caso de las personas citadas y que no asistieron, después de los tres días que tienen para presentar justificación, y elaborar el acta de conciliación para las que concurrieron y lograron un acuerdo.

MODELO DE ACTA DE CONCILIACIÓN

ACTA DE CONCILIACIÓNREF: _____________

El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación ____________, con código ________ del Centro de Conciliación_________, autorizado mediante Resolución No. ______ del _____ de ______ de ______, levanta la presente acta de conciliación, por disposición del artículo 1º de la ley 640 de 2001, que presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada, de acuerdo con el artículo 66 de la Ley 446 de 1998.

I. PARTES


______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ____________, quien figura como parte Solicitante.

_______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________, quien figura como parte Solicitada.

II. MATERIA A CONCILIAR Y CONCILIADOR

Con el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del conciliador _____________________, identificado con la cédula de ciudadanía _____________ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código Ministerio del Interior y de Justicia ______________________, quien está legalmente habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación explicando sus alcances y consecuencias.

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1.7. LAS PARTES LOGRAN ACUERDOS CONCILIATORIOS

III. HECHOS Y PRETENSIONESLos hechos y pretensiones son los acordados en la audiencia de conciliación, como se consignan a continuación:

“HECHOS______________________________________________________________________________________________________________________________

PRETENSIONES______________________________________________________________________________________________________________________________”.

IV. ACUERDOS CONCILIATORIOSUna vez propuestas las diferentes fórmulas de arreglo dentro de un ambiente de imparcialidad y legalidad, se llegó a un acuerdo respecto de las pretensiones solicitadas, en los siguientes puntos:

PRIMERO:____________________________________________.

SEGUNDO:____________________________________________.

TERCERO:____________________________________________.

CUARTO:_____________________________________________.

Las partes manifiestan que aceptan libre y voluntariamente el acuerdo conciliatorio anterior y se responsabilizan de sus obligaciones. El abogado conciliador _____________________________, aclara nuevamente a las partes QUE EL ANTERIOR ACUERDO HACE TRÁNSITO A COSA JUZGADA, QUE LA PRESENTE ACTA PRESTA MÉRITO EJECUTIVO Y QUE NO ES SUSCEPTIBLE DE NINGÚN RECURSO.

De esta manera termina la audiencia de conciliación, siendo las _________ de hoy __________XX de XX y se firma por quienes en ella intervinieron.

LAS PARTES,

EL CONCILIADOR

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1.8. Las partes no llegan a acuerdos conciliatoriosDe acuerdo a lo establecido en concepto de fecha 14 de junio de 2006

del Ministerio del Interior y de Justicia y el artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el artículo 19 del Decreto 30 de 2002, si se realiza la audiencia de conciliación y las partes no llegan a un acuerdo, el Conciliador deberá expedir Constancia de No Acuerdo, la cual deberá tener como contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación. 2. Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia

debe expedirse de inmediato. 3. Partes solicitante(s) y citada(s), con indicación de las que asistieron o

inasistieron. 4. Objeto de la conciliación (pretensiones y cuantía). 5. Firma del conciliador.

El conciliador no debe dejar constancia de lo que sucedió en la audiencia de conciliación y que llevó a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan las partes, ni las fórmulas de arreglo propuestas por el conciliador o por las partes.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y, para mayor seguridad, se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

MODELO DE CONSTANCIA DE NO ACUERDO

CONSTANCIA DE NO ACUERDOREF:________________

El suscrito Conciliador, adscrito al Centro de Conciliación _____________, con código _____________, autorizado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante Resolución No. _______ del _____ de _____ de ___ y de conformidad con la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998 y la Ley 640 de 2001, levanta la presente constancia de inasistencia, por disposición del numeral 1º del artículo 2º de la Ley 640 de 2001.

I. PARTESA las instalaciones del Centro de Conciliación _______________, el día ___ de _____ de ______ siendo las __________, comparecieron a audiencia de conciliación las partes que se relacionan a continuación:

______________________, identificado con C. C. No. _____________ de ____________, quien figura como parte Solicitante._______________, identificado con C. C. No. ___________ de _________, quien figura como parte Solicitada.

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II. MATERIA A CONCILIAR Y CONCILIADORCon el fin de buscar un arreglo en materia de ____________ en presencia del conciliador _____________________, identificado con la cédula de ciudadanía _____________ de _________ y T. P. __________ del C. S. de la Jud., con Código del Centro de Conciliación No. ______________________, quien está legalmente habilitado para ejercer la función de conciliador. Acto seguido, el conciliador instala la audiencia de conciliación explicando sus alcances y consecuencias.

III. HECHOS Y PRETENSIONESLos hechos y pretensiones son los contemplados en la solicitud de audiencia radicada en este Centro de Conciliación, el día ______ de ________ de _____, por el señor _______________, los cuales, por hacer parte integral de esta constancia, se transcriben literalmente a continuación:

“HECHOS______________________________________________________________________________________________________________________________

PRETENSIONES______________________________________________________________________________________________________________________________”.

IV. CITACIÓNLa correspondiente citación fue enviada el día ____ de _______, por intermedio del correo denominado __________, con número de guía _________; autorizado por el Ministerio de Comunicaciones.

V. CONSTANCIAEl Conciliador deja constancia de que luego de analizadas las diferentes fórmulas de arreglo, dentro de un ambiente de imparcialidad y legalidad, no fue posible llegar a un acuerdo conciliatorio, por lo tanto NO HAY CONCILIACIÓN.

Se levanta la presente constancia, hoy ________________ a las ______________, para los fines legales pertinentes.

LAS PARTES, EL CONCILIADOR,

__________________________C.C. T.P.

1.8. LAS PARTES NO LLEGAN A ACUERDOS CONCILIATORIOS

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1.9. Registro de actas y archivo de constancias de conciliaciónUna vez el Conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena

la Ley, se deberá seguir el procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002 del Ministerio del Interior y de Justicia, acorde con la Ley 640 de 2001, el cual reglamenta el registro de las actas de conciliación, control de las constancias y archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los Centros de Conciliación. Los funcionarios públicos que son conciliadores y los notarios deberán realizar el control y archivo de actas y constancias.

1.9.1. Procedimiento para el registro de actas de conciliaciónLas actas de Conciliación realizadas por conciliadores de Centros de

Conciliación, que contengan un acuerdo conciliatorio, total o parcial, deben ser registradas en los Centros de Conciliación con el fin de que el acuerdo haga tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación preste mérito ejecutivo.El conciliador debe tramitar el registro de las actas de conciliación ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el conciliador se encuentra inscrito en varios centros de conciliación, deberá hacerlo en cualquiera de ellos a su elección. En todo caso, si el conciliador es seleccionado por un Centro de Conciliación, el registro deberá hacerse ante este mismo centro. Una vez logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, el Conciliador deberá solicitar el registro del acta, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de realización de la audiencia, para lo cual debe entregar al centro de conciliación: a) los antecedentes del trámite conciliatorio, b) un original del acta para que repose en el centro, y c) tantas copias como partes haya. El Centro de Conciliación podrá imponer las sanciones que correspondan según su reglamento, en caso de que el conciliador no cumpla con esta obligación.El Centro de Conciliación debe verificar que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001 y que quien haga la solicitud sea un Conciliador de su Centro. Así, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el Centro registrará el acta en el libro radicador de actas de conciliación y su Director dejará en el acta original y sus copias una constancia que deberá tener contener: a) el nombre y código del centro, b) código del conciliador o documento de identificación, si se trata de un estudiante o de un egresado realizando su judicatura, c) fecha y número de registro, d) libro en el que se hizo el registro, y e) si se trata de las primeras copias, que prestan mérito ejecutivo.

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1.9. REGISTRO DE ACTAS Y ARCHIVO DE CONSTANCIAS DE CONCILIACIÓN

MODELO DE SELLO DE RADICACIÓN DE ACTAS DE CONCILIACIÓN

CENTRO DE CONCILIACIÓN ______________________, CÓDIGO______________, CONCILIADOR______________________________, CÓDIGO______________, LA PRESENTE ES PRIMERA COPIA DEL ACTA DE CONCILIACIÓN REGISTRADA EL_______ DE ________ DE ________CON EL NÚMERO ______ EN EL LIBRO No. 001, FOLIO ____, QUE PRESTA MÉRITO EJECUTIVO, HACE TRÁNSITO A COSA JUZGADA Y CUYO ORIGINAL REPOSA EN LOS ARCHIVOS DE ESTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

EN CONSTANCIA,

____________________________

DIRECTOR

El Centro de conciliación debe Conservar el original del acta y las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio en muebles y archivadores que permitan su mayor conservación, y debe entregarle a las partes las copias de las actas que prestan mérito ejecutivo. En ningún caso se deben entregar a las partes los originales de las actas de conciliación.

1.9.2. Libro radicador de actas de conciliaciónConcepto. El libro radicador de actas de conciliación es un libro anualizado

y foliado en el que los Centros de Conciliación registrarán mediante anotación las actas de conciliación, total o parcial.Manejo. Previamente a su utilización, el libro debe ser numerado en cada una de sus hojas útiles y se dejará una constancia en la primera hoja que contenga los siguientes datos:

• Nombre del Centro de Conciliación.• Código del Centro de Conciliación asignado por el Ministerio del Interior

y de Justicia.• Número y fecha de la Resolución en la que se autorizó el funcionamiento

del Centro.• Uso al que se destina.• Fecha de apertura.

Si en un año se acabaran las hojas útiles del libro radicador, en la última hoja se dejará constancia sobre la fecha en que se cierra y se abrirá otro libro, caso en el cual se debe realizar el procedimiento descrito anteriormente, identificando cada tomo con números sucesivos. Si al finalizar el año quedan hojas blancas útiles, deben ser anuladas por el Director del Centro.

“Organización. El libro radicador de actas de conciliación de los centros de conciliación tendrá siete secciones o columnas así:

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1. En la primera columna se deberá anotar el número de registro que corresponderá a la numeración en estricto orden de presentación de las actas que deban ser registradas. La numeración se hará en cinco (5) dígitos, empezando por el 00001 y consecutivamente sin iniciar nuevamente cada año, por manera que, verbigracia, si el último registro de un año corresponde al 00015 el primer registro del año siguiente será el 00016.

2. En la segunda columna se deberá anotar la fecha del registro.3. En la tercera columna se anotará el código del conciliador que elaboró

el acta, si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un centro de conciliación, o el número del documento de identificación, si se trata de un estudiante en práctica o de un egresado realizando su judicatura.

4. En la cuarta columna se anotará la fecha de presentación de la solicitud.

5. En la quinta columna se anotará el nombre de las partes de la conciliación, distinguiendo entre solicitante y citado.

6. En la sexta columna se anotará si la conciliación es total o parcial.7. En la séptima columna se anotará la materia de que se trate el asunto

conciliado”. (Art. 6º, Decreto 30 de 2002)

Este modelo corresponde al diseñado por la Dirección de Acceso a la Justicia, que se encuentra en el enlace: www.minjusticia.gov.co-procedimiento conciliatorio.

1.9.3 Procedimiento para el archivo de constancias de conciliaciónEl Conciliador debe expedir constancia al interesado, en la que se indicará:

a) la fecha de presentación de la solicitud de conciliación, b) la fecha en la que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y c) la expresión sucinta del asunto objeto de la conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Constancia de No Acuerdo. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo. En este caso, la constancia debe expedirse inmediatamente en la misma fecha en que concluya la audiencia.

2. Constancia de Inasistencia. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este evento, deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere, y la constancia deberá expedirse al vencimiento de los tres (3) días hábiles siguientes a la

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fecha en que debió realizarse la audiencia. 3. Constancia de Asunto No Conciliable. Cuando se presente una solicitud

para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento, la constancia deberá expedirse dentro de los 10 días calendario siguientes a la presentación de la solicitud.

Solamente respecto de las anteriores constancias el conciliador debe tramitar su archivo ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el Conciliador se encuentra inscrito en varios Centros de Conciliación, deberá hacerlo en cualquiera de ellos a su elección. En todo caso, si el Conciliador es seleccionado por un Centro de Conciliación, el archivo de la constancia deberá hacerse ante ese mismo Centro.

Una vez expedida la constancia, el Conciliador debe remitirla dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de su expedición. Si el Conciliador incumple con esta obligación, el Centro de Conciliación impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento.

Así, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la constancia y sus antecedentes, se anotará la constancia en el libro de control de constancias del Centro de Conciliación y se le colocará nota de registro siguiendo el mismo procedimiento de las actas, según lo establecido en el artículo 8 del Decreto 30 de 2002.

MODELO DE SELLO DE ARCHIVO DE CONSTANCIA DE CONCILIACIÓN

CENTRO DE CONCILIACIÓN _____________________, CÓDIGO______________, CONCILIADOR__________________________________, CÓDIGO______________, LA PRESENTE ES LA CONSTANCIA No. ______, CORRESPONDIENTE A LA REFERENCIA ________, CUYA NUMERACIÓN ES DE __________ (___) FOLIOS, REGISTRADA HOY _______ DE ________ DE ________ EN EL LIBRO No. 002

EN CONSTANCIA,

____________________________

DIRECTOR

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1.9.4. Libro de control de constancias de los centros de conciliaciónConcepto. El libro de control de constancias de los Centros de Conciliación

es un libro anualizado y foliado en el que se anotan las constancias expedidas por los conciliadores de los Centros de Conciliación.

Manejo. Previamente a su utilización, el libro debe ser numerado en cada una de sus hojas útiles y se dejará una constancia en la primera hoja que contenga los siguientes datos:

• Nombre del Centro de Conciliación.• Código del Centro de Conciliación asignado por el Ministerio del Interior

y de Justicia.• Número y fecha de la Resolución en la que se autorizó el funcionamiento

del Centro.• Uso al que se destina.• Fecha de apertura.

Si en un año se acabaran las hojas útiles del libro radicador, en la última hoja se dejará constancia sobre la fecha en que se cierra y se abrirá otro libro, caso en el cual se debe realizar el procedimiento descrito anteriormente, identificando cada tomo con números sucesivos. Si al finalizar el año quedan hojas blancas útiles, deben ser anuladas por el director del centro.

“Organización. El libro de control de constancias de los centros de conciliación tendrá ocho secciones o columnas así:

1. En la primera columna se numerarán las constancias en estricto orden de recibo. La numeración se hará en cinco (5) dígitos empezando por el 00001 y consecutivamente sin iniciar nuevamente cada año, por manera que, verbigracia, si la última constancia de un año corresponde al 00015 la primera constancia del año siguiente corresponderá al 00016.

2. En la segunda columna se deberá anotar la fecha de recibo de la constancia.

3. En la tercera columna se anotará el código del conciliador que expidió la constancia, si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un centro de conciliación, o el número del documento de identificación, si se trata de un estudiante en práctica o de un egresado realizando su judicatura.

4. En la cuarta columna se anotará la fecha de presentación de la solicitud de conciliación.

5. En la quinta columna se anotará el nombre de las partes.6. En la sexta columna se anotará si la constancia expedida lo fue porque

no se logró el acuerdo, porque las partes o una de ellas no compareció

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a la audiencia o porque el asunto de que se trate no es conciliable de conformidad con la ley.

7. En la séptima columna se anotará la fecha de expedición de la constancia.

8. En la octava columna se anotará la materia de que se trate la solicitud de conciliación”. (Art. 10, Decreto 30 de 2002).

1.9.5. Corrección de errores en los registros de los libros“Los errores en que se haya incurrido al realizar el registro o las

anotaciones en los libros, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deben agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga.

“Las salvedades serán firmadas por el Director del Centro de Conciliación o por el funcionario o notario conciliador. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”. (Art. 20, Decreto 30 de 2002).

1.9.6. Reconstrucción de documentos deteriorados“Los documentos que se deterioren serán archivados y sustituidos por

una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad, bajo la firma del Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador”. (Art. 21, Decreto 30 de 2002).

1.9.7. Reconstrucción de documentos perdidos“En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su

reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos que se encuentren en poder de las partes, del propio centro de conciliación, del conciliador del centro de conciliación, del funcionario o del notario, según el caso”. (Art. 22, Decreto 30 de 2002).

1.9.8. Lugar y funcionario competente para la conservación de archivos

En relación con la conservación de archivos de los trámites

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conciliatorios y constancias, el artículo 12 del Decreto 30 de 2002 establece que: “Documentos que deben ser archivados. Los funcionarios públicos facultados para conciliar por la Ley 640 de 2001 y los notarios deberán archivar los originales de las actas de conciliación junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio y las copias de las constancias de que trata el artículo 2° de la Ley 640 de 2001.

“PARÁGRAFO. En ningún caso se entregará a las partes el original de las actas de conciliación y deberá darse estricto cumplimiento al parágrafo 1° del artículo 1° de la Ley 640 de 2001”.

Igualmente, el artículo 23 del citado Decreto establece que: “A efectos del archivo de los documentos conciliatorios, los centros de conciliación, los despachos de los funcionarios facultados para conciliar por la Ley 640 y los notarios estarán organizados de acuerdo con los distritos judiciales en los cuales se encuentren las sedes donde prestan el servicio de conciliación.

“En el evento en que algún centro de conciliación, por cualquier razón, deje de prestar el servicio de conciliación, el Ministerio de Justicia y del Derecho designará otro centro, ubicado en el mismo distrito judicial, como encargado de conservar su registro de actas y el archivo de actas y constancias de conciliación.

“En el evento en que algún funcionario facultado para conciliar por la Ley 640 de 2001 o algún notario, por cualquier razón, deje de prestar el servicio de conciliación, el jefe de la entidad a la que pertenezca el funcionario o el Superintendente de Notariado y Registro, según el caso, designará a otro funcionario o notario para que conserve sus archivos y libros de control”.

Respecto a la retención documental que debe efectuarse por parte de los centros de conciliación, el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante concepto de fecha 02 de junio de 2005, Rad. 8967/5563, OFI05-3494-DAJ-0500, estableció que: “En relación con los documentos que hacen parte del expediente de una conciliación me permito informarle que el Artículo 14 de la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador una vez logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, dentro de los dos (2) días siguientes al de la audiencia, deberá registrar el acta ante el centro en el cual se encuentre inscrito. Para efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y copias para cada una de las partes. Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes.

“Por otra parte, el Artículo 4 del Decreto 30 de 2002 establece en el numeral 4. El Director del centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán a las personas interesadas los originales de

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las actas de conciliación y en el numeral 5. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio se mantendrá en muebles y/o archivadores, especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, conservándolos en el estricto orden numérico de registro.

“De acuerdo con las normas citadas se concluye que el centro de conciliación debe conservar los antecedentes del trámite conciliatorio y el original del acta de conciliación, los que no pueden ser devueltos a las partes. La excepción son los antecedentes del trámite conciliatorio que el centro conservará en copias simples en el caso que las partes interesadas reclamen originales.

“En relación con el tiempo de conservación de los documentos que hacen parte del trámite conciliatorio incluyendo el acta de conciliación por el centro, toda vez que este tema no se encuentra reglamentado en la ley de conciliación, es necesario remitirse a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

“En documento anexo al presente concepto de línea institucional se presenta la tabla de retención documental de los centros de conciliación y/o arbitraje en la cual el Ministerio del Interior y de Justicia como máxima autoridad administrativa establece el manejo que deben seguir todos los centros para la custodia, cuidado y conservación de los documentos de las conciliaciones en Colombia”.

Sin perjuicio de lo establecido en la tabla de retención documental de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje, es importante tener en cuenta el concepto 5511 del 30 de abril de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia, que dice:

“En relación con la destrucción de los documentos físicos que integran los expedientes de arbitraje y conciliación de los centros de arbitraje y conciliación, en concepto de este Ministerio se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

“De conformidad con el artículo 228 de la Constitución Nacional y el artículo 1 de la Ley 270 de 1996 la administración de justicia es una función pública. Al respecto la Corte Constitucional en la Sentencia C-1038 de 2002, que cita a la Sentencia SU-600 de 1999, menciona que por la importancia de las funciones que desarrollan los centros de conciliación y arbitraje su actividad implica el ejercicio de una función pública.

“En el mismo sentido, de acuerdo con el artículo 116 de la Constitución Nacional los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o árbitros y considerando que dichas personas deben estar inscritas en un centro de conciliación y arbitraje, la función pública tanto de conciliadores y árbitros, como de los centros se desarrolla en los términos que determina la Ley.

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“Por su parte la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación consagra en sus artículos 6, 8, 10 y 11 lo siguiente:

“Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

“Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

“a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma

definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; (…).

“Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

“En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

“De acuerdo con lo anterior los centros de conciliación y arbitraje pueden emitir hacia el futuro los mensajes de datos correspondientes a las conciliaciones y arbitrajes que cumplan con los requisitos que la Ley 527 de 1999 establece, toda vez que dicha Ley le otorga plena validez y efectos jurídicos a los mismos.

“En relación con la destrucción de los archivos físicos de las conciliaciones y arbitraje hay que tener en cuenta el literal b del artículo 8 y el artículo 11 de la Ley 527 de 1999 que establecen:

“Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: (…)

“b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

“Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en

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cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

“Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

“Sobre el particular, cabe anotar que se hace referencia insistentemente en la Ley a la emisión de originales en forma de mensajes de datos y a su fuerza y valor probatorio, pero en relación con la conservación de originales emitidos en forma distinta a la de mensaje de datos, se debe ser cuidadoso en observar que su reproducción debe garantizar lo previsto en el literal b del artículo octavo de la Ley 527 de 1999 y permitir la aplicación de lo dispuesto en el artículo 11 de la misma.

“Siendo una función pública relacionada con la administración de justicia la que cumplen los árbitros, conciliadores y los centros de conciliación, su deber de cuidado en la custodia de los documentos de los que se desprenden derechos u obligaciones es mayor. No se trata de la conservación de los libros y papeles del comerciante a que se refiere el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, la cual expresamente es permitida mientras se garantice su reproducción exacta; sino que se trata de documentos emitidos originalmente en papel o similares que pueden llegar a ser presentados ante autoridades para la efectividad de lo consignado en ellos, razón por la cual no será recomendable la destrucción de los documentos mientras no exista la certeza de que su reproducción es exacta y que las autoridades judiciales o administrativas aceptarán esa reproducción en mensaje de datos, teniendo en cuenta que el original no fue emitido con esas características.

“Con el fin de armonizar el concepto anteriormente citado y el presente, los cuales hacen parte integral de la línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia, es obligación de los centros de conciliación y/o arbitraje acatar lo consignado en la tabla de retención documental ajunta y posteriormente para efectos de la destrucción y reproducción digital de los documentos que deben cumplir con esta condición, es necesario tener en cuenta lo establecido en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación”.

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13 El código y serie de identificación de las tablas de retención de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje empiezan con las tres últimas cifras del Código del centro de Conciliación, ejemplo: Centro de Conciliación de Conalbos Bogotá 05110011001, así que 001 será su código.

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UNIDAD 2 DEL CONCILIADOR

UNIDAD IIPROCEDIMIENTO ARBITRAL

El procedimiento aplicable en materia arbitral está establecido en variedad de disposiciones legales, como el Decreto 2279 de 1989, la Ley 23 de 1991 y la Ley 446 de 1998, normas que están compiladas en el Decreto 1818 de 1998, por el cual se expidió el Estatuto de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

En materia de procedimiento arbitral, existen tres clases de arbitraje:• Independiente: Las partes acuerdan autónomamente las reglas de

procedimiento aplicable a la solución de su conflicto.• Institucional: Las partes se someten a las reglas de procedimiento

establecidas por un Centro de Arbitraje.• Legal: Faltando acuerdo sobre las reglas de procedimiento aplicables a la

solución del conflicto, el arbitraje se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes.

De acuerdo a lo anterior, a diferencia de la conciliación extrajudicial, en materia de arbitraje no existe un procedimiento establecido que deba ser seguido por las partes que se ven envueltas dentro de un conflicto, sino que existe multiplicidad de procedimientos dependiendo del tipo de arbitraje que se lleve a cabo, siendo los Centros de Arbitraje autónomos en el establecimiento de su propio procedimiento arbitral institucional.

Es de resaltar que, pese a esta libertad de los Centros de Arbitraje para establecer sus normas procedimentales, ninguna de estas normas puede ir en contravía de los derechos constitucionales fundamentales de las personas que interfieren en él, especialmente de los derechos a la defensa, la presunción de buena fe, el debido proceso y el libre acceso a la administración de justicia, en la medida en que el respeto a estos cánones elementales debe bañar la totalidad de los procedimientos arbitrales.

A continuación se describen las reglas procesales básicas que regulan el arbitraje, contenidas en el Estatuto de los Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos, para que se tengan en cuenta como parámetros básicos en la elaboración de estatutos procedimentales propios; además, ellas brindan posibles soluciones a situaciones concretas que no hayan sido previstas por las partes, los estatutos del Centro de Arbitraje o las disposiciones legales.

2.1. Pacto arbitralPor intermedio del pacto arbitral las partes acuerdan someter un conflicto

presente o futuro a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, renunciando a hacer valer cada una de sus pretensiones ante la justicia ordinaria.

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El pacto arbitral comprende tanto la cláusula compromisoria como el compromiso. (Art. 115, Ley 446/98).

2.1.1. Cláusula compromisoria“Se entenderá por cláusula compromisoria, el pacto contenido en un

contrato o en documento anexo, a él, en virtud del cual los contratantes acuerdan someter las eventuales diferencias que puedan seguir con ocasión del mismo, a la decisión de un tribunal arbitral.

“Si las partes no determinaren las reglas de procedimiento aplicables en la solución de su conflicto, se entenderá que el arbitraje es legal.

“Parágrafo. La cláusula compromisoria es autónoma con respecto de la existencia y la validez del contrato del cual forma parte. En consecuencia, podrán someterse al procedimiento arbitral los procesos en los cuales se debatan la existencia y la validez del contrato y la decisión del tribunal será conducente aunque el contrato sea nulo o inexistente”. (Art. 118, Decreto 1818 de 1998, negrilla fuera del texto).

La cláusula compromisoria que se pacte en documento separado del contrato, para producir efectos jurídicos debe expresar el nombre de las partes e indicar en forma precisa el contrato al que se refiere. (Art. 120, Decreto 1818 de 1998).

2.1.2. Compromiso“El compromiso es un negocio jurídico, por medio del cual las partes

involucradas en un conflicto presente y determinado, convienen resolverlo a través de un tribunal arbitral. El compromiso podrá estar contenido en cualquier documento como telegramas, telefax u otro medio semejante.

El documento en donde conste el compromiso deberá contener:“a) El nombre y domicilio de las partes;b) La indicación de las diferencias y conflictos que se someterán al arbitraje,

yc) La indicación del proceso en curso cuando a ello hubiere lugar. En este

caso las partes podrán ampliar o restringir las pretensiones aducidas en aquél”. (Art. 119, Decreto 1818 de 1998, negrilla fuera del texto).

PACTO ARBITRAL MODELO

Modelo A de la Cláusula Compromisoria

Toda controversia o diferencia, relativa a este contrato, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de ___________________, de acuerdo con las siguientes reglas:

2.1. PACTO ARBITRAL

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a. El tribunal estará integrado por………………….. (Indique un número impar de árbitros 1 ó 3), designados por las partes de común acuerdo. En caso de que no fuere posible, los árbitros serán designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de _________________, a solicitud de cualquiera de las partes.b. El Tribunal decidirá en…………. (Indique si se decidirá en derecho o equidad).

Modelo B de Cláusula Compromisoria

Toda controversia o diferencia, relativa a este contrato, se resolverá por un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de ____________________________, de acuerdo con las siguientes reglas:

a. El Tribunal estará integrado por…………….. (Indique un número impar de árbitros 1 ó 3), designados por …………….(indique nombre del tercero que hará la designación). En caso de no hacerlo dentro de los...... (Indique número de días) días siguientes a la solicitud de una de las partes, cualquiera de ellas podrá solicitar al Centro de Arbitraje y Conciliación ____________________________________ que proceda a su designación.b. El Tribunal decidirá en…………. (Indique si se decidirá en derecho o equidad)

2.2. Solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramentoEn primer lugar, la solicitud de convocatoria de Tribunal de Arbitramento

deberá reunir todos los requisitos exigidos por la ley para la demanda, y deberá dirigirse al Centro de Arbitraje indicado en el numeral 1º del artículo 15 del Decreto 2651 de 1991, norma que fue transcrita en el numeral 1 del artículo 129 del Decreto 1818 de 1998.

2.3. Integración del tribunal de arbitramentoPara la integración del Tribunal de Arbitramento se procederá de la

siguiente manera:

2.3.1. Tribunal Arbitral competente“La solicitud de convocatoria se dirigirá por cualquiera que las partes

o por ambas al centro de arbitraje acordado y a falta de éste a uno del lugar del domicilio de la otra parte, y si fuere esta plural o tuviere varios domicilios al de cualquiera de ellos a elección de quien convoca al tribunal. Si el centro de conciliación rechaza la solicitud, el Ministerio de Justicia indicará a qué centro le corresponde. (Art. 129, numeral 1º, Decreto 1818 de 1998).

Respecto de su obligación de decidir sobre la competencia de los tribunales de arbitramento, en las circunstancias de la norma anterior, el Ministerio del Interior y de Justicia hizo una interpretación al respecto, la cual está contenida en el Concepto 13907 del 14 de octubre de 2004:

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2.3. INTEGRACIÓN DEL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO

“De conformidad con la norma anterior las hipótesis contempladas son:“a. Cuando los contratantes previamente hayan acordado el centro de

arbitraje la solicitud para integrar el tribunal de arbitramento podrá realizarla cualquiera de las partes o las dos.

b. Cuando las partes no hubieren acordado previamente el centro de arbitraje al cual someterían las diferencias contractuales, la solicitud para integrar un tribunal de arbitramento deberá hacerse a un centro de arbitraje del lugar del domicilio de la otra parte.

c. Si la otra parte, la que no eleva la solicitud, fuere plural o tuviera varios domicilios, quien solicita se integre el tribunal de arbitramento, puede elegir cualquiera de los domicilios de la otra parte.

“La competencia asignada al Ministerio del Interior y de Justicia define en forma expresa que el Ministerio indicará qué centro de arbitraje debe integrar el tribunal de arbitramento, cuando se refiere al rechazo de la solicitud que hace el centro de arbitraje elegido, al presentarse una de las hipótesis contempladas en los casos en los que previamente no se ha definido el centro de arbitraje. Esto es, lo dicho en las hipótesis b) o c).

“Así las cosas, en los eventos que no se pacte en una cláusula un centro de arbitraje y en el domicilio de la parte convocada no exista uno, deberá la parte solicitante requerir a ésta la definición del centro ante el cual se intente la convocatoria del tribunal de arbitramento, toda vez que es la parte solicitada quien define según su domicilio la competencia.

“Si una vez intentado lo anterior, la parte convocada , que no solicita la integración del tribunal de arbitramento, se rehúsa a indicar cuál es el centro de arbitraje competente ya que en su domicilio no existe centro autorizado, el vacío normativo expuesto debe llenarse acudiendo a la aplicación del art.16, numeral 11 del código de Procedimiento Civil, en el cual se prevé la cláusula de cierre para asignar a los jueces del circuito el conocimiento de los procesos que no estén atribuidos a otro juez. En el presente caso, al no tratarse de una colisión de competencia ni de existir diferentes domicilios de las partes, para someter a consideración de otros centros de arbitraje la controversia para convocar el tribunal de arbitramento, es el juez del circuito el competente para resolver la situación.

“El Ministerio del Interior y de Justicia aplica la anterior doctrina en cumplimiento de lo establecido por la Corte Constitucional en sentencia T-121 de 2002, donde agrega:

’La competencia asignada al Ministerio del Interior y de Justicia para definir el centro de conciliación y arbitraje que debe atender la solicitud para integrar el tribunal de arbitramento, responde la principio de desjudicialización que rige a la normativa de los mecanismos alternativos de administración de justicia. Sin embargo, conforme al principio de legalidad que rige las actuaciones

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de los servidores públicos en el estado social de derecho, las competencias, y con mayor razón las relacionadas con la función de administrar justicia, deben ser expresas, taxativas, claras y precisas. Las normas que definen las competencias no son susceptibles de interpretación extensivas ni de llenarse sus posibles vacíos por medio de la analogía. Por tal razón, no es posible concluir que todo rechazo frente a la solicitud para integrar el Tribunal de Arbitramento por parte de un Centro de Conciliación, es un asunto que deba resolver el Ministerio de Justicia, así la situación no sea una de las previstas en el artículo 129 del mencionado decreto y ello, en aplicación de propósito de la desjudicialización en detrimento del principio de legalidad’”.

En concepto de fecha 10 de mayo de 2006, el Ministerio del Interior y de Justicia manifestó que: “El numeral 1 del Artículo 129 del Decreto 1818 de 1998 que compila el Artículo 15 del Decreto 2651 de 1991 modificado en los numerales 3 y 4 por el artículo 119 de la Ley 446 de 1998 dice:

“Artículo 129. Para la integración del Tribunal de Arbitramento se procederá así:

1. La solicitud de convocatoria se dirigirá por cualquiera de las partes o por ambas al Centro de Arbitraje acordado y a falta de éste a uno del lugar del domicilio de la otra parte, y su fuere ésta plural o tuviere varios domicilios al de cualquiera de ellos a elección de quien convoca al tribunal. Si el centro de conciliación rechaza la solicitud, el Ministerio de Justicia indicará a qué centro le corresponde.”

“De conformidad con la norma anterior las hipótesis contempladas son:1. Un tribunal estará bien integrado si la solicitud de convocatoria se

dirige por cualquiera de las partes o por ambas al centro de arbitraje acordado.

2. A la falta de acuerdo sobre un centro de conciliación en particular, un tribunal estará bien integrado si la solicitud se dirige a un centro de arbitraje del lugar de domicilio de la otra parte al no existir un centro de arbitraje acordado.

“Teniendo en cuenta lo anterior, la parte final del numeral 1 del artículo 129, que a la letra indica: “si el centro de conciliación rechaza la solicitud, el Ministerio de Justicia indicará a qué centro le corresponde”, faculta a este Ministerio para indicar un centro que deba conocer de un caso, si las partes acuerdan un centro para dirimir sus controversias por medio de un tribunal de arbitramento, ante éste se presenta la solicitud de convocatoria del tribunal y la solicitud es rechazada por el mismo.

“Para el caso en estudio Agil S.A. y Alumetal pactaron en el contrato civil para ejecución de obra con personas jurídicas No. 17103 lo siguiente: ’14. Cláusula compromisoria: las diferencias entre las partes en el desarrollo, interpretación o terminación de éste contrato, se someterán al proceso de conciliación prevista

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en la Ley 23 de 1991 y demás normas complementarias y concordantes. El conflicto se someterá al proceso mencionado con intervención de un conciliador nombrado por la cámara de Comercio de Aburrá Su. En caso de que las partes no concilien las controversias, éstas serán sometidas a la decisión de un tribunal de arbitramento conformado por el número de árbitros acordado por las partes y designados por la Cámara de Comercio del Aburrá Sur, el cual dictará su fallo en derecho. El tribunal sesionará en ésta misma ciudad y los árbitros deberán se abogados. Los gastos de arbitraje correrán por cuenta de la parte vencida. Las partes aceptan desde ya que en tal caso el contratante recibirá notificaciones en la carrera 43 No. 35 Sur 15 Oficina 201 de la ciudad de Envigado y el contratista las recibirá en la carrera 47 No. 46-16 de Bello y tendrán el deber de informarse cualquier variación so pena de que las notificaciones se surtan en el lugar inicialmente indicado. En lo previsto en ésta cláusula, se procederá de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2279 de 1989 o en las sustitutivas o complementarias del mismo en cuanto fuere pertinente y aplicable ésta cláusula’.

“Mediante comunicación No. 30-1742 del 21 de noviembre de 2005 la Cámara de Comercio del Aburrá Sur informa al señor Abad Arlow Gómez que si bien en el numeral 14 del contrato se establece una cláusula compromisoria en la cual se conviene que ante un eventual conflicto los árbitros serán designados por la Cámara de Comercio del Aburrá Sur, no es posible su designación si para ello se tiene en cuenta que el representante legal suplente de la sociedad Agil S.A. es miembro principal de la junta directiva de la Cámara de Comercio y en la actualidad se desempeña como Vicepresidente Segundo, por lo que de acuerdo con el Código de Ética y Buen Gobierno puede presentarse coexistencia de intereses.

“Así las cosas, el Ministerio del Interior y de Justicia en aplicación del numeral 1 del Artículo 129 del Decreto 1818 de 1998, decide nombrar al Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia como centro de arbitraje competente por ser el más cercano al domicilio de las partes contratantes para adelantar un trámite arbitral.

“Para hacer efectiva la decisión anterior, usted deberá presentar ante el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia la solicitud de convocatoria del tribunal de arbitramento con copia del presente concepto de línea institucional de arbitraje.

“Por otra parte, el Artículo 128 del decreto 1818 de 1998 sobre el amparo de pobreza dice:

’Si el asunto es de menor cuantía o no versa sobre derechos patrimoniales, habrá lugar al amparo de pobreza en los términos previstos en el Código de Procedimiento Civil, y podrá ser total o parcial; si hay lugar a la designación

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de apoderado, ésta se hará a la suerte entre los abogados incluidos en la lista de árbitros del respectivo centro de conciliación. (Artículo 14 Decreto 2651 de 1991)’.

“Con base en la solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramento y las pretensiones que presente, podrá solicitar al centro de arbitraje y tribunal de arbitramento la aplicación el amparo de pobreza, siempre y cuando se cumplan los requisitos señalados en la norma en mención”.

2.3.2. Designación de árbitros En principio, son las partes actuando conjuntamente quienes nombran

y designan los árbitros que solucionarán su controversia, o pueden delegar tal labor en un tercero. Sin embargo, pueden acontecer circunstancias que varían tal designación, por lo que la ley ha previsto lo siguiente:

• Si las partes han acordado quiénes serán los árbitros, pero no consta su aceptación, el director del centro los citará personalmente o por telegrama para que en el término de cinco días se pronuncien; el silencio se entenderá como rechazo. (Art. 129, numeral 2º, Decreto 1818 de 1998).

• Si se ha delegado la designación, el centro de arbitraje requerirá al delegado para que en el término de cinco (5) días haga la designación; el silencio se entenderá como rechazo. Si se hace la designación se procederá como se indica en el numeral anterior, en caso contrario el centro designará los árbitros. (Art. 129, numeral 3º ,Decreto 1818 de 1998).

• En caso de no aceptación, o si las partes no han nombrado, el centro las citará a audiencia para que éstas hagan la designación total o parcial de los árbitros. El centro hará las designaciones que no hagan las partes. (Art. 129, numeral 4º, Decreto 1818 de 1998).

La Corte Constitucional, mediante Sentencia C-1038 de 2002, declaró exequibles condicionalmente las frases “en caso contrario el centro designará los árbitros”, del numeral tercero, y “El centro hará las designaciones que no hagan las partes”, del numeral cuarto, “en el entendido que el Centro podrá designar a los árbitros únicamente si las partes lo han autorizado previa y expresamente a realizar dicha designación, ya sea de manera directa, o ya en forma indirecta, si aceptaron el reglamento del centro y éste prevé que dicha entidad realizará la designación, si el tercero que había sido delegado para tal efecto, no cumple esa labor”..

• Antes de la instalación del tribunal, las partes de común acuerdo pueden remplazar total o parcialmente a los árbitros. (Art. 129, numeral 5º, Decreto 1818 de 1998).

• De la misma forma prevista en los puntos anteriores se procederá siempre que sea necesario designar un reemplazo. (Art. 129, numeral 6º, Decreto 1818 de 1998).

En conceptos 2695 y 7958 del 10 de abril y 3 de septiembre de 2002,

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respectivamente, el Ministerio del Interior se pronunció sobre la designación de los árbitros de la siguiente manera:“Conforme a lo estipulado en la cláusula compromisoria suscrita por las partes y modificada parcialmente en audiencia de conciliación, considera esta dependencia que corresponde a las partes, de común acuerdo, designar el árbitro que se encargará de dirimir las controversias. El árbitro que designen las partes no debe necesariamente pertenecer a la lista oficial que posea el centro de conciliación y por consiguiente puede designarse un árbitro diferente de los que aparecen en la lista conformada por árbitros impedidos para conocer el asunto en cuestión.“El Ministerio de Justicia y del Derecho no tiene competencia para designar árbitros, ni para proponer el nombramiento de ellos dentro de los trámites arbitrales adelantados por los centros de arbitraje, ni para impugnar nombramiento alguno”.

2.3.3. Aceptación del cargo de árbitro“Los árbitros deberán informar a quien los designó, dentro de los cinco

días hábiles siguientes a su notificación si aceptan o no el cargo. Si guardan silencio se entenderá que no aceptan.“El árbitro que no acepte, renuncie, fallezca o quede inhabilitado, será reemplazado en la forma señalada para su nombramiento”. (Art. 122, Decreto 1818 de 1998).

2.3.4. Número de árbitros“Las partes conjuntamente nombrarán y determinarán el número de

árbitros, o delegarán tal labor en un tercero, total o parcialmente. En todo caso el número de árbitros será siempre impar. Si nada se dice a este respecto los árbitros serán tres (3), salvo en las cuestiones de menor cuantía en cuyo caso el árbitro será uno solo.“Cuando se trate de arbitraje en derecho, las partes deberán comparecer al proceso arbitral por medio de abogado inscrito, a menos que se trate de asuntos exceptuados por la ley”. (Art. 122, Decreto 1818 de 1998).

2.3.5. Ausencias y renuncia de los árbitros“El árbitro que deje de asistir por dos veces sin causa justificada, quedará

relevado de su cargo, y estará obligado a devolver al presidente del tribunal, dentro de los cinco (5) días siguientes, la totalidad de la suma recibida incrementada en un veinticinco por ciento (25%) que quedará a su disposición para cancelar los honorarios del árbitro sustituto y para devolver a las partes de conformidad con las cuentas finales. Los árbitros restantes darán aviso a quien designó al árbitro que incurra en la conducta mencionada para que de inmediato lo reemplace.“En todo caso, si faltare tres (3) veces en forma justificada, quedará automáticamente relevado de su cargo.

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“En caso de renuncia, o remoción por ausencia justificada, se procederá a su reemplazo en la forma indicada, y el árbitro deberá devolver al presidente del tribunal la totalidad de la suma recibida por concepto de honorarios”. (Art. 169, Decreto 1818 de 1998).

2.4 Impedimentos y recusaciones de los árbitros

2.4.1. CausalesSegún lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 2279 de 1989, los

árbitros están impedidos y son recusables por las mismas causales previstas en el Código de Procedimiento Civil para los jueces; y los árbitros nombrados por acuerdo de las partes no podrán ser recusados sino por causales sobrevinientes a la designación. Los nombrados por el juez o por un tercero, serán recusables dentro de los cinco (5) días siguientes a la designación del árbitro.

De acuerdo con la legislación (Art. 150, Código de Procedimiento Civil), son causales de recusación las siguientes:

1. Tener el Juez, su cónyuge o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil interés directo o indirecto en el proceso.

2. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el juez, su cónyuge o algunos de sus parientes indicados en el numeral precedente.

3. Ser el juez cónyuge o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

4. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

5. Ser alguna de las partes, su representante o apoderado, dependiente o mandatario del juez o administrador de sus negocios.

6. Existir pleito pendiente entre el juez, su cónyuge, o algunos de sus parientes indicados en el numeral 3ª, y cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

7. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el juez, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a los hechos ajenos al proceso a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

8. Haber formulado el juez, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

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2.4. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES DE LOS ÁRBITROS

9. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el juez y alguna de las partes, su representante o apoderado.

10. Ser el Juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

11. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representado o apoderado en sociedad de personas.

12. Haber dado el juez consejo o concepto fuera de actuación judicial sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

13. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

14. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

Ministerio del interior y de Justicia, Concepto 7736 del 27 de septiembre de 2002: “Los árbitros y conciliadores están impedidos y son recusables por las mismas causales previstas en el art. 150 del Código de Procedimiento Civil.“A su vez, de acuerdo con el artículo 193 del Estatuto Disciplinario, tal cuerpo normativo se aplica a los conciliadores y árbitros. Cuando éstos son abogados se les aplica el Estatuto de la abogacía”.

2.4.2. Trámite“Siempre que exista o sobrevenga causal de impedimento, el árbitro

deberá ponerla en conocimiento de los demás y se abstendrá, mientras tanto, de aceptar el nombramiento o de continuar conociendo del asunto.“La parte que tenga motivo para recusar a alguno de los árbitros por causales sobrevinientes a la instalación del tribunal, deberá manifestarlo dentro de los cinco días siguientes a aquel en que tuvo conocimiento de la causal, por escrito presentado ante el secretario del tribunal. Del escrito se correrá traslado al árbitro recusado para que dentro de los cinco días siguientes manifieste su aceptación o rechazo”. (Art. 133, Decreto 1818 de 1998).

2.4.3. Suspensión del proceso arbitral“El proceso arbitral se suspenderá desde el momento en que el árbitro

se declare impedido, acepte la recusación o se inicie el trámite de la misma, hasta cuando sea resuelta y sin que se afecte la validez de los actos surtidos con anterioridad.

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“Igualmente, se suspenderá el proceso arbitral por inhabilidad o muerte de alguno de los árbitros, hasta que se provea su reemplazo.

“El tiempo que demande el trámite de la recusación, la sustitución del árbitro impedido o recusado, la provisión del inhabilitado o fallecido, se descontará del término señalado a los árbitros para que pronuncien su laudo”. (Art. 137, Decreto 1818 de 1998).

En concepto de fecha 14 de Junio de 2006, el Ministerio del Interior y de justicia, sobre el tema en particular, manifestó que: “El Artículo 130 del Decreto 1818 de 1998 dice:

“Impedimentos y recusaciones. Los árbitros están impedidos y son recusables por las mismas causales previstas en el Código de Procedimiento Civil para los jueces.

Los árbitros nombrados por acuerdo de las partes no podrán ser recusados sino por causales sobrevinientes a la designación. Los nombrados por el juez o por un tercero, serán recusables dentro de los cinco (5) días siguientes a la designación del árbitro. (Artículo 12 Decreto 2279 de 1989 modificado en el inciso 2º por el artículo 120 de la Ley 446 de 1998)’.

“Por su parte, el Artículo 150 del Código de Procedimiento Civil establece:

“CAUSALES DE RECUSACION. Son causales de recusación las siguientes: 1. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes dentro del cuarto

grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

2. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

3. Ser el juez, cónyuge o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

4. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

5. Ser alguna de las partes, su representante o apoderado, dependiente o mandatario del juez o administrador de sus negocios.

6. Existir pleito pendiente entre el juez, su cónyuge o alguno de sus pariente indicados en el numeral 3., y cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

7. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el juez, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

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2.4. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES DE LOS ÁRBITROS

8. Haber formulado el juez, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

9. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el juez y alguna de las partes, su representante o apoderado.

10. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

11. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

12. Haber dado el juez consejo o concepto fuera de actuación judicial sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

13. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, heredado o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

14. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.”

“El Artículo 55 del Código Disciplinario Único dice:

“SUJETOS Y FALTAS GRAVÍSIMAS. Los sujetos disciplinables por este título sólo responderán de las faltas gravísimas aquí descritas. Son faltas gravísimas las siguientes conductas (…)

PARÁGRAFO 2o. Los árbitros y conciliadores quedarán sometidos además al régimen de faltas, deberes, prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de intereses de los funcionarios judiciales en lo que sea compatible con su naturaleza particular. Las sanciones a imponer serán las consagradas para los funcionarios judiciales acorde con la jerarquía de la función que le competía al juez o magistrado desplazado’.

“En concepto del Ministerio del Interior y de Justicia, no existe inhabilidad o impedimento legal para que una persona que esté inscrito como árbitro en un centro de arbitraje presente como parte o apoderado una solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramento en el mismo centro; Sin embargo, es importante que los centros de arbitraje a través de sus estatutos o código de ética reglamenten y establezcan si dicha situación es aceptable o no para sus árbitros.

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“Sin perjuicio de lo anterior, en concepto del Ministerio del Interior y de Justicia, un árbitro tampoco está inhabilitado o impedido para presentar como parte o apoderado una solicitud de convocatoria de tribunal de arbitramento en el mismo centro donde está ejerciendo como árbitro para un asunto diferente al de su conocimiento, siempre y cuando no se configure un conflicto de intereses.

“Se resalta la importancia que tiene para el arbitraje como un mecanismo alternativo de solución de conflictos la neutralidad e imparcialidad de los árbitros, toda vez que si bien en determinados casos, como el que nos ocupa en el presente concepto, no existe una norma aplicable que prohíba dicha situación, los centros tienen la obligación de establecer un código de ética el cual es de obligatorio cumplimiento para los árbitros.

“Para finalizar, el Ministerio del Interior y de Justicia quiere hacer énfasis en la aplicación del principio de autonomía de la voluntad de las partes por los centros de arbitraje y árbitros en el sentido de permitir a los interesados nombrar a un árbitro que a la vez es parte o apoderado en otro tribunal de arbitramento”.

2.5. Instalación del tribunal de arbitramento

2.5.1. Lugar de Instalación y funcionamiento“El nombramiento de los árbitros y el del secretario se hará de las

listas del centro de arbitraje. Los árbitros y el secretario deberán aceptar la designación, so pena de ser excluidos de la lista del centro”. (Art. 131, Decreto 1818 de 1998).

“Las partes determinarán libremente el lugar donde debe funcionar el tribunal; a falta de acuerdo el mismo tribunal lo determinará”. (Art. 132, Decreto 1818 de 1998).

2.5.2. TrámiteEl artículo 142 del Decreto 1818 de 1998 establece el procedimiento para

la instalación del Tribunal Arbitral en los siguientes términos:

“Instalación del tribunal. Para la instalación del tribunal se procederá así:1. Una vez cumplidos todos los trámites para la instalación del tribunal e

integrado, el centro de arbitraje fijará fecha y hora para su instalación, que se notificará a los árbitros y a las partes, salvo que éstos hubieren sido notificados por (sic) estrados.

2. Si alguno de los árbitros no concurre, allí mismo se procederá a su reemplazo en la forma prevista en el numeral 6º del artículo 15 del Decreto 2651 de 1991.

3. El director del centro entregará a los árbitros la actuación surtida hasta ese momento.

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2.6. HONORARIOS Y GASTOS DEL TRIBUNAL ARBITRAL

4. La objeción a la fijación de honorarios y gastos deberá formularse mediante recurso de reposición, que se resolverá allí mismo (L. 446/98, art. 122).

“Trámite inicial. (Previo a la instalación del tribunal de arbitramento) se procederá así:

1. Se surtirá el trámite previsto en los artículos 428 y 430 del Código de Procedimiento Civil.

2. Una vez señalada fecha para la audiencia de conciliación de que trata el numeral anterior, ésta se celebrará de conformidad con lo previsto en el parágrafo primero del artículo 432 del Código de Procedimiento Civil.

“En este proceso cabe la reconvención y no proceden las excepciones previas.

“Parágrafo. Estos trámites deberán surtirse ante el Director del Centro de Arbitraje, sin perjuicio de que pueda delegar estas funciones. (Artículo 121 Ley 446 de 1998)”.

Es importante anotar que la Corte Constitucional declaró inexequibles la frase entre paréntesis y el parágrafo de esta norma. Esta decisión obedece a que el procedimiento prearbitral es de naturaleza judicial, y, por consiguiente, no puede ser adelantado por los centros de arbitraje, porque sólo los árbitros pueden ejercer las atribuciones judiciales que las partes otorgan cuando habilitan a particulares para administrar justicia. El resto de la disposición es declarada exequible, pero “en el entendido que corresponde realizar este trámite inicial al tribunal arbitral, después de su instalación”. (Sentencia C-1038 de 2002, M.P. Eduardo Montealegre Lynett).

2.6. Honorarios y gastos del tribunal arbitral

2.6.1. FijaciónEn el acto de instalación del tribunal de arbitramento, éste debe fijar el

monto de los honorarios de los árbitros y los del secretario y la suma que cubra los gastos de funcionamiento, decisión que puede ser objeto de impugnación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación personal de la decisión. En caso de que el tribunal rechace la objeción, el expediente debe ser enviado al Juez Civil del Circuito, para que éste fije la suma de los honorarios y gastos del tribunal, decisión frente a la cual no procede recurso alguno (Art. 143, Decreto 1818 de 1998).

2.6.2. ConsignaciónUna vez se encuentre en firme la fijación de gastos y honorarios, dentro de

los diez (10) días siguientes, cada parte debe consignar a nombre del presidente del tribunal la porción que le corresponde, en una cuenta que se abrirá para el efecto.

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Si una o varias de las partes no consignan la suma fijada, puede la otra parte hacerlo por ella, dentro de los cinco (5) días siguientes, con derecho a que el mismo valor le sea reembolsado. Si tal valor no es reembolsado puede acudirse a la jurisdicción ordinaria, a través de un proceso de ejecución, en el cual sólo se puede alegar la excepción de pago. En caso de que no se lleve a cabo la ejecución, los gastos y honorarios no consignados se tendrán en cuenta en el laudo arbitral al momento de fijar las costas del proceso. Si se vencen los términos sin que se realice la consignación total, el tribunal cesará en sus funciones y se extinguirán los efectos de la cláusula compromisoria o del compromiso, quedando las partes con la posibilidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. (Art. 144, Decreto 1818 de 1998).

2.6.3. Adición de gastos y honorariosEn caso de que surjan nuevas cuestiones por iniciativa de las partes, que

aumenten en gran forma el objeto del litigio, el tribunal podrá adicionar la suma decretada para gastos y honorarios, en la misma forma prevista para su fijación inicial, suma que deberá ser consignada en la cuenta abierta por el presidente del tribunal.

2.7. Primera audiencia de trámiteLa primera audiencia de trámite se desarrolla de la siguiente forma, de

acuerdo con lo establecido en el artículo 147 del Decreto 1818 de 1998:1. En primer lugar, debe leerse el documento que contiene la cláusula

compromisoria o el compromiso, las cuestiones sometidas al procedimiento arbitral y las pretensiones de las partes, estimando razonablemente la cuantía del asunto.

2. En segundo lugar, el tribunal resuelve sobre su competencia mediante auto al que le cabe recurso de reposición. Si considera que no es competente, se extinguirán los efectos del pacto arbitral.

3. En tercer lugar, el tribunal debe resolver sobre las pruebas pedidas por las partes. Además, puede decretar de oficio las que estime necesarias.

4. En cuarto lugar, en caso de que el asunto estuviere siendo tramitado por la jurisdicción ordinaria, recibirá el expediente en el estado en que se encuentre en materia probatoria y practicará las pruebas que hagan falta, salvo acuerdo de las partes en contrario.

5. Finalmente, el tribunal debe fijar fecha y hora para la realización de la siguiente audiencia. El Tribunal de arbitramento tiene la facultad para realizar las audiencias que considere necesarias, con o sin la participación de las partes, pero respetando los derechos constitucionales, especialmente el derecho a la defensa y al debido proceso. (Arts. 147 y 151, Decreto 1818 de 1998).

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2.9. MEDIDAS CAUTELARES

2.8. Citación e intervención de tercerosSi el tribunal arbitral considera que, por la naturaleza de la situación

jurídica debatida en el proceso, es necesaria la comparecencia de terceros que se ven afectados por la expedición del laudo, debe ordenar su citación personal, a través de providencia que debe ser notificada dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su expedición.

Una vez los terceros hayan sido citados al proceso, deberán manifestar que se adhieren al pacto arbitral dentro de los diez (10) días siguientes. En caso contrario, se declaran extinguidos los efectos del compromiso o de la cláusula arbitral. Igual consecuencia trae el hecho de que no se pueda realizar la notificación a los citados.

Si los terceros que han sido citados se adhieren al pacto, el tribunal fijará el monto de gastos y honorarios que les corresponde pagar a los citados, por providencia susceptible de recurso de reposición. Esta suma que debe ser consignada dentro de los diez (10) días siguientes, so pena de que el proceso continúe y se decida sin su intervención (Arts. 149 y 150, Decreto 1818 de 1998).

2.9. Medidas cautelaresAl asumir la competencia del proceso o durante su transcurso, y cuando

la discusión recaiga sobre un derecho real principal sobre bienes muebles o inmuebles, ya sea directamente o como consecuencia de una pretensión distinta, o sobre una universalidad de bienes, el tribunal de arbitramento podrá decretar las siguientes medidas cautelares:

1. La inscripción del proceso, en cuanto a los bienes sujetos a registro, para lo cual se librará oficio al registrador en donde se indique el objeto del proceso, el nombre de las partes y las circunstancias que identifiquen los inmuebles y demás bienes. Este registro no saca el bien del comercio, pero quienes los adquieran con posterioridad estarán sujetos a los efectos del laudo arbitral.

En caso de que el laudo arbitral fuere favorable a quien solicitó la medida cautelar, en él se ordenará la cancelación de los actos de disposición y administración posteriores al registro, siempre y cuando se demuestre que la propiedad sigue en cabeza de la parte contra la que se decretó la medida, o de un causahabiente suyo.

Si el laudo le es desfavorable a la persona que solicitó la medida, el tribunal ordenará la cancelación de la inscripción del proceso. La inscripción caducará en tres (3) meses contados desde la ejecución del laudo o de la providencia que decida definitivamente el recurso de anulación, por lo que pasado este término la parte puede solicitar directamente la cancelación de la medida ante el registrador.

2. El secuestro de los bienes inmuebles, a través de diligencia que puede

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practicarse durante el curso del proceso a petición de parte. El interesado debe prestar caución que garantice el pago de los perjuicios que puedan causarse, y pueden servir como secuestres los almacenes generales de depósito, las entidades fiduciarias y las partes, con las debidas garantías.

Las anteriores medidas cautelares pueden ser levantadas de plano por parte del tribunal, a petición de terceros afectados con ellas, previo traslado por tres (3) días a las partes. Si hubiere hechos que probar, con la petición o dentro del traslado, debe adjuntarse prueba siquiera sumaria de ellos.

La Corte Constitucional, en sentencia C-431 de 1995, declaró ajustadas a la norma de normas las facultades dadas a los tribunales de arbitramento para decretar medidas cautelares, por las siguientes razones:

“Estima la Corte Constitucional que al ser investidos -transitoriamente- los árbitros de la función de administrar justicia, es lógico, consecuente y ajustado al ordenamiento superior y legal vigente, que los árbitros dentro del trámite y curso del proceso arbitral -a petición de cualquiera de las partes-, puedan decretar las medidas cautelares, particularmente cuando su finalidad no sólo es la garantía del equilibrio entre las partes en el transcurso y desarrollo del proceso, sino también evitar que se hagan nugatorias las determinaciones que se adopten, por lo que las normas que se examinan se encuentran conformes con la Carta Política.

“No sobra destacar, finalmente, que así como el artículo 32 del Decreto 2279 de 1989 faculta a los árbitros para decretar medidas cautelares- con la plena observancia de las formalidades y requisitos allí establecidos-, igualmente lo hace para levantar de plano dichas medidas”.

Adicionalmente, respecto de las medidas cautelares decretadas por los tribunales de arbitramento, el Ministerio del Interior y de Justicia emitió concepto el 13 de agosto de 2001, en el que estableció:

“En cuanto a la facultad que tienen los árbitros para decretar medidas cautelares en procesos ejecutivos, debemos tener en cuenta que por mandato legal, los árbitros tienen los mismos deberes, poderes y facultades que para los jueces consagra el C.P.C., además, el Decreto 2279/89 modificado por le ley 23, establece las reglas para que los árbitros dicten las medidas cautelares del caso.

Ahora bien, respecto de los bienes sobre los cuales pueden recaer las medidas cautelares, se deben tener presentes, los parámetros establecidos por el inciso 2 del artículo 100 de la ley 23/91.

“Sin embargo, por mandato constitucional y legal, son inembargables:- Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales

de grupos étnicos, las tierras de resguardo y el patrimonio arqueológico de la nación.

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2.10. PRUEBAS

- Las rentas y los recursos incorporados en el presupuesto general de la nación, las dos terceras partes de la renta bruta de los departamentos, los distritos especiales y los municipios.

- Las sumas que para la construcción de obras públicas se hayan anticipado o deban anticiparse por las entidades de derecho públicos los contratistas de ellas, mientras no hubiere concluido su construcción, excepto cuando se trate de obligaciones a favor de los trabajadores de dichas obras, por salarios, prestaciones e indemnizaciones sociales.

- Los demás bienes que determine la ley”.

2.10. Pruebas

2.10.1. Decreto de pruebasComo se dijo con anterioridad, en la primera audiencia de trámite el

tribunal de arbitramento decide sobre las pruebas solicitadas por las partes y decreta de oficio las que estime necesarias.

“El tribunal tendrá respecto de las pruebas, las mismas facultades y obligaciones que se señalan al juez en el Código de Procedimiento Civil. Las providencias que decreten pruebas no admiten recurso alguno; la que las nieguen son susceptibles del recurso de reposición”. (Art. 152, Decreto 1818 de 1998).

2.10.2. Práctica de PruebasPara la práctica de pruebas, el tribunal debe tener en cuenta lo establecido

en el Código de Procedimiento Civil y en los artículos 11 a 14 de la Ley 446 de 1998, y 21 y 23 del Decreto 2651 de 1991.

En ese orden de ideas, los artículos de la Ley 446 de 1998 establecen la presunción de autenticidad de ciertos documentos, presunción que se aplica también en el procedimiento arbitral. Según esta normatividad, se presumen auténticos:

1. Los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados al expediente, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto respecto de documentos emanados de terceros.

2. Los documentos que contengan una obligación clara, expresa y exigible, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.

3. Los memoriales presentados por las partes o sus apoderados, salvo aquellos que impliquen disposición del derecho en litigio o constituyan poderes otorgados a los apoderados judiciales, los cuales requieren autenticación o presentación personal.

Por su parte, el artículo 21 del Decreto 2651 de 1991 establece que las partes pueden, dentro del procedimiento arbitral y antes de que se dicte el laudo

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arbitral, realizar los siguientes actos probatorios:1. Presentar informes científicos, técnicos y artísticos, emitidos por cualquier

persona jurídica o natural, sobre los puntos objeto de dictamen pericial. Estos informes serán agregados por el tribunal al expediente, y se podrá prescindir total o parcialmente de la práctica de los solicitados por las partes.

2. Si se trata de un documento que deba ser reconocido, pueden presentar documento auténtico proveniente de quien deba reconocerlo, en los términos que establece el Art. 273 del Código de Procedimiento Civil. Este escrito suple la diligencia de reconocimiento.

3. Presentar la versión que de hechos, que interesan al proceso, haya realizado ante ellas un testigo. El documento que contenga tal declaración debe ser autenticado por las partes y el testigo, y suplirá la recepción de dicho testimonio.

4. Además, las partes pueden presentar documentos objeto de exhibición. Si se trata de documentos que estén en poder de terceros o provenientes de éstos, debe adjuntarse un escrito autenticado donde conste expresamente la anuencia del tercero para su aportación al proceso. En este caso, el tribunal ordenará adjuntar el documento al expediente y se prescindirá de la exhibición total o parcialmente.

5. Presentar la declaración de parte que ante ellas hayan expuesto el absolvente. Este documento deberá ser firmado por los apoderados y por el absolvente, se incorporará al expediente y suplirá el interrogatorio respectivo.

Las pruebas que se aporten, en virtud de lo establecido en los puntos anteriores, deben ser apreciadas por los árbitros en la expedición del laudo, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 174 y 179 del Código de Procedimiento Civil.Si en el interrogatorio de parte o en un testimonio se manifiesta que el conocimiento de los hechos lo tiene otra persona, deberá indicar el nombre de ésta y las razones de su conocimiento para que el tribunal la cite de oficio, si lo considera conveniente, aún si ya ha transcurrido el término probatorio (Art. 156, Decreto 1818 de 1998).El testigo que esté rindiendo declaración, con el fin de dejar claridad sobre su testimonio, podrá realizar cualquier tipo de dibujos, gráficas y representaciones, que serán apreciadas como partes integrantes de su testimonio, no como documentos. Asimismo, los testigos pueden reconocer documentos durante la declaración (Art. 157, Decreto 1818 de 1998).En el proceso arbitral no se admiten incidentes. El tribunal arbitral debe resolver de plano, antes del traslado para alegar de conclusión, sobre las tachas a los peritos y sobre cualquier otra cuestión semejante. Las tachas a los testigos y las objeciones a los dictámenes periciales se resolverán en el laudo arbitral (Art. 113, Ley 23 de 1991).

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2.13. LIQUIDACIÓN FINAL DE GASTOS

2.11. Trámite arbitral

2.11.1. Audiencia de Fallo y Expedición Una vez concluida la etapa de la investigación en el procedimiento

arbitral, el tribunal debe oír las alegaciones de las partes, las que no pueden exceder del término máximo de una (1) hora para cada una. Una vez realizadas las alegaciones, debe señalar facha y hora para la audiencia de fallo, en donde el secretario del tribunal debe leer en voz alta las consideraciones más importantes del laudo y su parte resolutiva. (Art. 154, Decreto 1818 de 1998).

El laudo arbitral se acordará por mayoría de votos de los árbitros y deberá ser firmado por todos ellos y por el secretario, so pena de que pierda el saldo de los honorarios que le corresponda, que se devolverá a las partes. Los árbitros que no estén de acuerdo con la dedición deben consignar las razones de su disidencia. (Art. 158, Decreto 1818 de 1998).

2.11.2. ProtocolizaciónEn el laudo arbitral debe ordenarse que se protocolice el expediente por

parte del presidente del tribunal, protocolización que debe hacerse en una notaría del círculo que corresponda al lugar donde funcionó el tribunal. Si se interpone el recurso de anulación, el expediente se protocolizará tan sólo cuando quede en firme el fallo del tribunal superior competente.

2.11.3. Aclaración, corrección y adiciónEl laudo arbitral puede ser aclarado, corregido y/o adicionado por el

tribunal de arbitramento que lo dictó, de oficio o a solicitud de parte presentada por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición, en los casos y con las condiciones establecidas en el Código de Procedimiento Civil (Art. 160, Decreto 1818 de 1998).

2.12. Cesación de funcionesDe acuerdo con lo establecido en el Art. 167 del Decreto 1818 de 1998, el

tribunal de arbitramento cesará en sus funciones en las siguientes situaciones:1. Cuando no se haga oportunamente la consignación de gastos y honorarios,

en los términos que se indicaron con anterioridad.2. Cuando medie voluntad expresa de las partes.3. Cuando el laudo arbitral o la providencia que lo aclare, corrija o adicione

quede ejecutoriada.4. Cuando se interponga el recurso de anulación del laudo.5. Cuando expire el término fijado para el procedimiento o el de su

prórroga.

2.13. Liquidación final de gastosUna vez el proceso haya llegado a su fin, el presidente del tribunal

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deberá:1. Realizar la liquidación final de gastos.2. Entregar a los árbitros y al secretario la segunda mitad de sus honorarios,

pago al que no tendrán derecho cuando el tribunal cesa sus funciones por expiración del término fijado para el arbitraje o su prórroga, sin que se haya proferido el laudo arbitral.

3. Cubrir los gastos pendientes en que se haya incurrido.4. Devolver el saldo a las partes (Art. 168, Decreto 1818 de 1998).

2.14. Recurso de anulación

2.14.1. Trámite del RecursoContra el laudo arbitral procede el recurso de anulación, el cual debe

ser interpuesto por escrito ante el presidente del tribunal dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del laudo o de la providencia que lo aclara, corrige y/o adiciona.

El recurso se debe surtir ante el Tribunal Superior de Distrito Judicial que tenga jurisdicción en el lugar en que funcionó el tribunal de arbitramento (Art. 161, Decreto 1818 de 1998). Si el recurso de anulación recae sobre un laudo arbitral expedido en virtud de un conflicto originado en un contrato estatal, el recurso de tramitará ante el Consejo de Estado, Sala de la Contencioso Administrativo (Art. 162, Decreto 1818 de 1998).

El recurso de anulación no suspende la ejecución del laudo, salvo que la parte que lo interponga preste caución para garantizar el pago de los perjuicios que la suspensión cause a la parte contraria. El monto y la naturaleza de la garantía serán fijados por el tribunal superior y deberá constituirse dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación de aquel, so pena de que el recurso se declare desierto (Art. 159, Decreto 1818 de 1998).

En el auto por medio del cual el tribunal superior avoque conocimiento del recurso, se ordenará el traslado sucesivo por cinco (5) días al recurrente para que lo sustente, y a la parte contraria para que presente sus alegatos. Si el recurso no se sustenta se declarará desierto (Art. 164, Decreto 1818 de 1998).

Al día siguiente de la finalización del término de los traslados, el expediente debe pasar al despacho para que se dicte sentencia, lo cual debe hacerse dentro de los tres (3) meses siguientes. En la sentencia debe hacerse la liquidación de costas y condenas a cargo de las partes, de acuerdo con lo establecido en la normatividad civil que regula este aspecto. Si ninguna de las causales presentadas prospera, se debe declarar infundado el recurso y condenar en costa al recurrente.

Cuando prospere la nulidad del laudo, por alguna de las causales contenidas en los numerales 1, 2, 4, 5 y 6 del Art. 163 del Decreto 1818 de 1998, el laudo

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2.14. RECURSO DE ANULACIÓN

se anulará. Se corregirá o complementará si prospera una causal diferente a las mencionadas.

En caso de que el laudo sea anulado por prosperar alguna de las causales contenidas en los numerales 2, 4, 5 o 6 del citado artículo 163, los árbitros no tendrán derecho a recibir la segunda mitad de sus honorarios (Art. 165, Decreto 1818 de 1998).

Finalmente, debe indicarse que tanto el laudo arbitral como la sentencia del Tribunal Superior son susceptibles del recurso extraordinario de revisión, en los términos y por las causales que establece el Código de Procedimiento Civil, pero sin que pueda alegarse indebida representación o falta de notificación por quien tuvo la oportunidad de interponer el recurso de anulación. Los competentes para conocer sobre el recurso extraordinario de revisión del laudo arbitral y de la sentencia que decide el recurso de anulación son el Tribunal Superior del lugar sede del tribunal de arbitramento o la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, respectivamente. (Art. 166, Decreto 1818 de 1998).

2.14.2. Causales de AnulaciónComo se dijo, las causales de anulación del laudo arbitral que están

contenidas en el Art. 163 del Decreto 1818 de 1998 son las siguientes:

“ (…)1. La nulidad absoluta del pacto arbitral proveniente de objeto o causa

ilícita. Los demás motivos de nulidad absoluta o relativa sólo podrán invocarse cuando hayan sido alegados en el proceso arbitral y no se hayan saneado o convalidado en el transcurso del mismo.

2. No haberse constituido el Tribunal de Arbitramento en forma legal, siempre que esta causal haya sido alegada de modo expreso en la primera audiencia de trámite.

3. (No haberse hecho las notificaciones en la forma prevista en este decreto, salvo que la actuación procesal se deduzca que el interesado conoció o debió conocer la providencia). La anterior causal de anulación del laudo fue declarada NULA por el Consejo de Estado en sentencia del 8 de abril de 1999, expediente 5191.

4. Cuando sin fundamento legal se dejaren de decretar pruebas oportunamente solicitadas o se hayan dejado de practicar las diligencias necesarias para evacuarlas, siempre que tales omisiones tengan incidencia en la decisión y el interesado las hubiere reclamado en la forma y tiempo debidos.

5. Haberse proferido el laudo después del vencimiento del término fijado para el proceso arbitral o su prórroga.

6. Haberse fallado en conciencia debiendo ser en derecho, siempre que esta circunstancia aparezca manifiesta en el laudo.

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7. Contener la parte resolutiva del laudo errores aritméticos o disposiciones contradictorias, siempre que se hayan alegado oportunamente ante el tribunal de arbitramento.

8. Haberse recaído el laudo sobre puntos no sujetos a la decisión de los árbitros o haberse concedido más de lo pedido y

9. No haberse decidido sobre cuestiones sujetas al arbitramento”.

2.15. Recurso extraordinario de revisiónContempla el artículo 41 del Decreto 2279 de 1989, incorporado al Decreto

1818 de 1998, artículo 166, que: “El laudo arbitral y la sentencia del Tribunal Superior en su caso, son susceptibles del recurso extraordinario de revisión por lo motivos y trámites señalados en el código de Procedimiento Civil. Sin embargo, no podrá alegarse indebida representación o falta de notificación por quien tuvo oportunidad para interponer el recurso de anulación.

“Son competentes para conocer del recurso de revisión contra el laudo arbitral. El Tribunal Superior del distrito judicial del lugar correspondiente a la sede del tribunal de arbitramento; y contra la sentencia del tribunal superior que decide el recurso de anulación, la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia”.

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UNIDAD III AUDIENCIA Y TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN

UNIDAD IIIAUDIENCIA Y TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN

3.1. La función del conciliadorAun cuando la conciliación es el resultado del acuerdo de voluntades que

hacen las partes solicitante y solicitada con la finalidad de solucionar un conflicto, razón por la cual son sujetos activos del proceso, también el conciliador cumple una función muy trascendente, a punto tal que puede afirmarse que el éxito del proceso conciliatorio depende de él y de su actuación.

Para estos efectos, el conciliador debe tener en cuenta los insumos que puede utilizar para cumplir cabalmente su función, entre los cuales ocupan lugar preeminente: las partes solicitante y solicitada; el mismo conciliador en su desempeño personal y de capacidad profesional; el conflicto que debe resolverse; el procedimiento que con arreglo a la ley debe surtirse y que se estructura en etapas, y finalmente una metodología adecuada que integre todos los elementos anteriores para obtener el mejor resultado.

3.2. Métodos o modelos a seguirCon el fin de orientar al conciliador en la metodología que puede aplicar

en el ejercicio de sus funciones, se describen inicialmente los modelos o métodos usualmente aplicados, para luego recomendar la metodología que puede aplicarse en la conciliación extrajudicial en derecho civil.

Diversos modelos o métodos, ya conocidos y ampliamente divulgados en la academia y en los Centros de Conciliación, se han desarrollado con la finalidad de lograr soluciones eficaces. Rafael Antonio Romero Gálvez los ha desarrollado en su obra Tratado de Gestión de Conflictos, -Negociación Directa y Asistida-, Conciliación: procedimiento y técnicas de conciliación, Capítulo V; en donde reseña específicamente el Modelo Tradicional-Lineal de Harvard; el Modelo Transformativo de Bush y Folger y el Modelo Circular-Narrativo de Sara Cobb; para una presentación ágil, los hemos organizado de la siguiente manera:

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3.2. MÉTODOS O MODELOS A SEGUIR

TRADICIONALHarvard

TRANSFORMATIVOBuhs y Folger

CIRCULAR – NARRATIVO

Sara Cobb

La Negociación

Negociación colaborativa, asistida por un tercero para resolver el problema.

Oportunidad para desarrollar el potencial de cambio de las personas al descubrir sus propias habilidades.

Proceso para llegar a acuerdos transformando la narrativa de confrontación, por una historia alternativa que posibilite el cambio.

La Comunicación

Se centra en contenidos verbales Diálogo= “comunicación bilateral efectiva”

Se centra en el proceso relacional

Es un proceso complejo que incluye el contenido y la relación: qué se dice, cómo se dice y dentro de qué contexto

El Conciliador

Es un facilitador de la comunicación, experto en dirigir la discusión

Facilita la transformación de la relación

Busca transformar la historia y la relación

El Conflicto

Un obstáculo para la satisfacción de intereses o necesidades

Oportunidad de transformación

Historia interpersonal de malestar y confrontación donde mi identidad y mi yo, o self, han quedado mal posicionados

Métodos

Aireación del conflicto= catarsis o descarga de las emociones asociadas al conflicto Neutralidad: Imparcialidad y equidistancia del mediador Ir del caos al orden

“Empoderamiento” “Co-protagonismo” “Preguntas circulares”

Reflexión y comprensión Reconocer y aumentar las diferencias Legitimar a las personas Generar nuevos significados Generar contexto de confianza

Metas Lograr el acuerdo Disminuir diferencias entre las partes

Modificar la relación entre las partes, sin importar si llegan o no a un acuerdo

Reflexión más que aireación Cambiar el significado Transformar la historia Lograr acuerdo, si es posible

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3.3. Fases del proceso de conciliación y actuación del conciliadorEn el sistema colombiano el proceso de conciliación se integra por tres

(3) fases o etapas, iniciación, negociación y la de cierre o clausura; éstas a su vez comprenden varias actividades; en cada una de ellas la participación del conciliador varía, tal y como se desarrolla a continuación.


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3.4. FASES DEL TRÁMITE DE CONFLICTOS

EL PROCESO TAREAS HABILIDADES

1. Preparación de la sesión: • Verificar la convocatoria • Definir dónde, cuándo

y quiénes son los participantes.

• Generar estrategias de actuación y desarrollo de la sesión, dependiendo de la información disponible sobre el caso articular.

2. Sesión:2.1. Conocimiento de los participantes y establecimiento de contacto: Apertura.2.2. Definición del contexto 2.3. Acuerdos entre los participantes para entrar al proceso.2.4. Presentación del conflicto por las partes.2.5. Análisis del conflicto.2.6. Análisis de las soluciones intentadas, deseadas y viables.2.7. Elección de soluciones, acuerdos y compromisos.2.8. Cierre pedagógico.

• Planear la sesión de mediación.

• Visualizar hipotéticamente el caso.

• Definir la convocatoria, dónde será la reunión y cuándo.

• Establecer contacto interpersonal y abrir la comunicación.

• Proponer las condiciones del contexto.

• Generar acuerdos sobre condiciones para la sesión.

• Preguntar e intervenir para obtener información relevante.

• Formular nuevas versiones sobre el conflicto y las soluciones.• Proponer soluciones y acuerdos a consideración de las partes.

• Dar reconocimiento y connotar positivamente.

• Darse cuenta de los propios sentimientos, prejuicios, ideas y actitudes.

• Expresar y controlar sus emociones.

• Diferenciar sus propias creencias y deseos de los demás.

• Ser prudente. • Observar el lenguaje verbal y

no verbal.• Diferenciar el contenido del

proceso integracional.• Hacer lecturas del conflicto y

de las situaciones dentro de las sesiones.

• Generar ambiente de confianza, escucha y aceptación del otro.

• Recibir y contener las emociones de los demás.

• Dar reconocimiento.• Connotar positivamente los

problemas.• Definir el contexto de la

relación: “encuadre”.• Formular preguntas lineales

y circulares, directas, indirectas.

• Expresar sus ideas con precisión.

• Formular hipótesis contextuales sobre el conflicto y sobre las soluciones intentadas y viables.

• Resumir.• Comunicar en diversas formas

un mismo mensaje.• Usar metáforas acerca de las

personas, las situaciones y las relaciones.

• Recontextualizar. • Visualizar escenarios propicios

para la solución y el cambio

3. Seguimiento y evaluación de los efectos: cierre del caso, reapertura, continuación.

• Repetir el proceso anterior según las necesidades.•Evaluar el cumplimiento y los efectos de los acuerdos.

3.4. Fases del trámite de conflictos

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UNIDAD IV ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD IVELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Existen diversos conceptos de administración, sin embargo, haremos un intento de presentación en el cual incluyamos sus diversos aspectos y los efectos de aplicación para el manejo de los recursos. Diversos autores han establecido qué debemos entender por administración, entre ellos tenemos:

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

Koontz & O’Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Independientemente del concepto seleccionado, debemos tener en cuenta que la importancia de la administración radica en las herramientas que la misma nos otorga, para mantener, entre otros, niveles altos de convivencia y labor de grupo; lo que, a su vez, se verá reflejado en una mayor eficiencia de nuestro Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos:• La administración puede darse en donde exista un organismo social, y de

acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. • Un organismo social depende, para su éxito, de una buena administración,

ya que sólo a través de ella es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc., con los que ese organismo cuenta.

Como característica esencial de la organización administrativa, tenemos que ésta nos aporta los principios básicos mediante los cuales es factible alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados en un grupo formal que posee objetivos comunes.

Como principios generales tenemos:• Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que

exista un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.

• Su especificidad. A pesar de que la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.

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• Su unidad temporal. Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.

• Su unidad jerárquica. Todos los individuos poseen carácter de jefes en un organismo social, participan -en diversos grados y modalidades- de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el último supervisor

Igualmente, hay algunos términos que debemos tener en consideración, por la actividad diaria de la institución, como por su aplicabilidad a diferentes sectores, que se refieren a:

• Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.• Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de

recursos. Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.

• Ética: En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española se encuentra la siguiente definición de ética: “Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre”. Por lo tanto, puede afirmarse que ética es “el código de principios morales que prescribe normas relacionadas con lo que es bueno y malo, correcto e incorrecto, en la conducta de las personas”. Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al concepto de ética:• Ética personal: Se refiere a las reglas conforme a las cuales un

individuo conduce su vida personal. • Ética contable: Alude al código que guía la conducta profesional de

los contadores.• Ética empresarial: Tiene que ver con la verdad y la justicia, y posee

muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero. Aunado con la ética, debemos hablar de responsabilidad social de la institución, teniendo en cuenta la filosofía que rige el actuar de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. Hay dos puntos de vista: el clásico, el cual señala que la única responsabilidad social de la administración es maximizar las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que sostiene que la responsabilidad social de la administración va más allá del logro de utilidades, para buscar la protección y mejorar el bienestar de la sociedad en general.

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4.1. La planificaciónHenri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos el autor

más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.

Los primeros trabajos de Henri Fayol representan la escuela de la teoría del “Proceso Administrativo”. En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas.

A partir de los conceptos expuestos por Fayol: • Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana. • Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del

plan. • Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito

de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado. • Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se

comparta la información y se resuelvan los problemas. • Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado.• Previsión: “El análisis de la información relevante del presente y del

pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten a la organización para el logro de objetivos” (Sisck y Sverdlik). Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es “ver anticipadamente las cosas” o “tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir”.

Entonces, la previsión será aquella etapa donde el director o responsable administrativo diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la institución.

La importancia de la previsión radica, en palabras de José Antonio Fernández Arena, en que “Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior”. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores, desde los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

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4.1. LA PLANIFICACIÓN

¿Cómo se clasifica la planificación?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen: • Misión: es la razón de ser de la institución. También se dice que es la

labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo.

• Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la institución en el futuro.

• Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.

• Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la institución.

• Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual deben transitar los empleados de la institución.

• Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son “no fumar”, “no ingerir alimentos en este sitio”, etc.

• Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la institución se comporte como se determinó.

• Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

• Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un periodo futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.)

• Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante. La planificación puede ser estratégica y operativa.

Planificación Estratégica. La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la institución y el clima organizacional.

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Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.Planificación Táctica. Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.Finalmente, entre otras técnicas de planificación, que pueden resultar de vital importancia para el correcto desarrollo de las labores de la institución, tenemos: Diagrama de análisis de proceso. Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes.Se hace uso de simbología para mostrar acciones como “transporte”, “operación”, “inspección”, “demora” y “almacenamiento” o “archivo”.Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector.Los pronósticos. Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder, tomando como base datos pasados.

4.2. La organizaciónSe refiere a la creación de una estructura, la cual determina las jerarquías

necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Sin embargo, ante la particularidad de las funciones que cada uno de los actores intervinientes asume en el diario acontecer de la institución, éstas se cumplirán de mejor forma si todos y cada uno conoce con precisión el rol que debe cumplir y las forma en que su actuación se conecta con los demás; eliminándose así las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades. Existen diversas herramientas que contribuyen a una mejor organización de la institución en el desarrollo de sus funciones, entre las principales encontramos:

a. División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la jerarquización y la agrupación por competencias.

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4.2. LA ORGANIZACIÓN

b. Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.

c. Los organigramas. Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. En su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo, son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.

Presentación básica de un organigrama:

d. Manual Administrativo. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir, en forma ordenada y sistemática, la información de una organización.

Éstos se clasifican en: • Por su contenido: De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas

que componen la empresa. De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos

que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

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• Por su ámbito: Generales: que contienen información de la totalidad de la

organización.Específicos: que consignan información de un área o específica.

4.3. La cultura organizacionalOcasionalmente llamada atmósfera o ambiente de trabajo, es el conjunto

de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten sus miembros. Crea el ambiente humano en el que los empleados realizan su trabajo14.

Las organizaciones son esencialmente diferentes, cada una posee su propia historia, patrones de comunicación, sistemas y procedimientos, declaraciones de filosofía, historias y mitos, que en su totalidad constituyen su cultura.

La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los gerentes, directivos o administradores de nivel superior de la institución; son sus creencias y formas de percibir las situaciones las que se vuelven como normas.

Para el estudio de la cultura organizacional es necesario medir los aspectos esenciales, pero no visibles, constituidos por valores, creencias, percepciones básicas, que se concretan en las manifestaciones de las organizaciones a través de procedimientos, organigramas, tecnología, información, ritos, etc.

Algunas afirmaciones que pueden exponerse en relación con la importancia del conocimiento, estudio y profundización de la Cultura en la Organización son las siguientes:

Lograr un cambio más duradero en la organización: • Crear la necesidad de mejorar la organización. • Facilitar los cambios de métodos y estilos por medio del

autoconocimiento. • Crear la necesidad de modificaciones conductuales y adquisición de

nuevas habilidades.• Lograr mayor control de los recursos y organización integral.• Movilizar los recursos humanos en la identificación de problemas y

búsqueda de soluciones creativas.• Mejorar el trabajo individual y grupal.• Crear capacidad de autodiagnóstico y autodiseño de la estrategia

empresarial.

Este tipo de estudio tiene como fin la búsqueda de mejoras organizacionales, en correspondencia con la visión proyectada, por lo que el mismo creara determinadas condiciones para viabilizar el cambio cultural en la organización.

14 Davis Keith, Publicado en “Comportamiento humano en el trabajo”. M. Hill. México. 1992.

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4.3. LA CULTURA ORGANIZACIONAL

Los elementos a tener en cuenta, en la Cultura Deseada, se detallan a continuación:

1. Misión/Visión/Objetivos. Claridad en la misión, en los objetivos, el grado en que los miembros perciben claramente lo que desea la organización alcanzar o mantener.

2. Apreciación por las normas y conductas que deben existir. 3. Sistema de Valores. Clarificar, de forma expresa, los valores deseados

que sustentarán la estrategia, los cuales no deben ser impuestos, sino compartidos por todo el personal de la organización.

4. Ritos y Ceremonias. Aspectos que rodean el trabajo, cómo se incentiva, cómo se llama la atención, cómo se influye en el comportamiento. Las asambleas, reuniones, procesos de selección, de evaluación, de aprendizaje, orientación en que se toman las decisiones.

5. Sistemas de comunicación. Información de carácter horizontal y vertical de las dependencias.

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GLOSARIO

ACTA DE CONCILIACIÓN. Documento en el que constan las declaraciones de voluntad que se han emitido por las partes conciliantes ante el conciliador, con el fin de solucionar un conflicto. No es esencial para la existencia o para la validez de la conciliación, pero sí un requisito ad probationem o indispensable para probar el negocio jurídico de conciliación.

CONCILIACIÓN. Negocio jurídico plurivoluntario, mediante el cual las partes emiten sus declaraciones de voluntad ante el conciliador, quien ejerce transitoriamente funciones jurisdiccionales, y mediante las cuales solucionan un conflicto; es por tanto un negocio jurídico plurivoluntario, de autorregulación de intereses que consta por escrito en un documento de carácter público que la ley ha denominado acta de conciliación.

CONCILIACIÓN A EXTRAJUDICIAL EN DERECHO CIVIL. Es una clase de conciliación en virtud de la cual dos o más personas, sin necesidad de la intervención de un juez, pero sí con la de un tercero denominado conciliador, gestionan y resuelven de manera autónoma y satisfactoria conflictos conciliables, transigibles o desistibles de contenido económico, referidos a derechos y obligaciones originados en su autonomía privada de la voluntad o, de manera inmediata, en la ley, tales como relaciones de propiedad, obligaciones y contratos no mercantiles contraídos entre ellos, y en general a relaciones y situaciones jurídicas de contenido patrimonial que no sean de carácter mercantil ni sucesoral.

CONDICIONES O ELEMENTOS DE EXISTENCIA DE LA CONCILIACIÓN. Son los necesarios para que la conciliación exista o nazca al derecho; esos elementos son: dos o más partes con intereses contrapuestos, la existencia entre ellas de un conflicto o controversia para solucionar, la intervención del conciliador, la declaración de voluntad de las partes o acuerdo de voluntades sobre un asunto conciliable

CONDICIONES O ELEMENTOS DE VALIDEZ DE LA CONCILIACIÓN. Son los necesarios para que la conciliación, que ya existe como tal, se considere eficaz, por cuanto se configuró en forma idónea en su nacimiento, esto es, sin desconocimiento de normas de orden público jurídico. Son: capacidad de ejercicio, declaración de voluntad sin vicios, objeto y causa lícitos y ausencia de lesión enorme.

COSA JUZGADA DE LO CONCILIADO. Efecto de la conciliación, en virtud del cual todo asunto objeto de conciliación, y que ha culminado con un acuerdo, no puede someterse de nuevo al conocimiento de otro conciliador o de un Juez de la República.

GLOSARIO

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DERECHO CIVIL. Normas que regulan la persona, la familia y el patrimonio, integrado por la propiedad y los derechos de obligaciones, así como el desarrollo de la personalidad de las personas físicas y el ejercicio de la autonomía privada de la voluntad de éstas y de las personan jurídicas en la adquisición y transmisión de bienes y servicios.

HABILITACIÓN DEL CONCILIADOR. Acto de la parte solicitada en un proceso de conciliación, que tiene lugar cuando el conciliador ha sido designado por el solicitante, mediante el cual manifiesta su conformidad con esa decisión. La inhabilitación es lo contrario y se presenta si la parte convocada manifiesta que no está de acuerdo con esa designación; es decir, lo inhabilita.

IMPUGNACIÓN DEL ACUERDO DE CONCILIACIÓN. Facultad que tienen las partes para acudir ante los jueces para dejar sin eficacia el acuerdo conciliatorio, si durante su trámite se han quebrantado sus derechos fundamentales o se incumplen los elementos de validez. Excepcionalmente la tiene el Ministerio Público

INTERRUPCIÓN DE LA CADUCIDAD. Efecto de la conciliación en virtud del cual la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial ante el conciliador, si es requisito de procedibilidad, impide que el término ya transcurrido entre la exigibilidad de la obligación y la presentación de la demanda se considere eficaz para extinguir el derecho de acceso a la justicia.

INTERRUPCIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN. Efecto de la conciliación en virtud del cual la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial ante el conciliador, si es requisito de procedibilidad, deja sin efectos los términos de prescripción ya transcurridos.

MÉRITO EJECUTIVO DE LO CONCILIADO. Efecto que se predica del acuerdo de conciliación, en virtud del cual sobre los asuntos conciliados las partes pueden iniciar un proceso ejecutivo para su cumplimiento, siempre y cuando las obligaciones sean claras, expresas y exigibles.

RECONSTRUCCIÓN DEL ACTA DE CONCILIACIÓN. Acto que se efectúa por el Director del Centro de Conciliación, del Notario o del funcionario conciliador si se pierde o destruye el acta de conciliación y cuya finalidad es la de elaborar nuevamente ese documento.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. Requisito que debe cumplirse cuando, por mandato legal, se quiere acudir a la jurisdicción civil y que si no se cumple le impide al Juez conocer del proceso y debe rechazar la demanda.

GLOSARIO

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