metodología de archivo junta de conciliacion y arbitraje

Contratos colectivos de trabajo, estatutos,

reglamentos internos e índices de los registros sindicales de las juntas locales de conciliación y

arbitraje Metodología para la elaboración de las

versiones públicas.

Febrero de

2013

Ámbito Empresarial Especialista en Personal Febrero de 2013

[CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO, ESTATUTOS, REGLAMENTOS INTERNOS E ÍNDICES DE LOS REGISTROS SINDICALES DE LAS JUNTAS LOCALES DE CONCILIACIÓN Y

ARBITRAJE] Febrero de 2013

Ámbito Empresarial Especialista en Personal | Confidencial

CLÁUSULA DE PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

a información contenida en esta propuesta, incluyendo la descripción

de metodologías y conceptos derivados de la investigación y desarrollo por

parte de Ámbito Empresarial (Especialista en Personal) SA de CV, constituye

un secreto de marca y/o información comercial o financiera que está

clasificada como confidencial y es proporcionada a las Juntas Locales de

Conciliación y Arbitraje de la República Mexicana, con la restricción de que

no será utilizada o divulgada sin el previo consentimiento por parte de

Ámbito Empresarial (Especialista en Personal) SA de CV para otros propósitos

que no sea su evaluación.

L




ANTECEDENTES

El pasado 30 de noviembre del año 2012 se llevó a cabo la reforma a la Ley

Federal del Trabajo, en la cual se estableció la importancia y la necesidad de

transparentar las Relaciones Colectivas de Trabajo.

En dicha reforma, a través de sus artículos 365, 365 Bis, 391 Bis y 424 Bis, se

regula la publicación en internet de los índices de los registros de las

Asociaciones Sindicales, así como de las versiones públicas de los Contratos

Colectivos de Trabajo, los Estatutos y los Reglamentos Internos.

Por ello y con el propósito de atender los requerimientos hechos por la Ley a

las Juntas de Conciliación y Arbitraje, Ámbito Empresarial (Especialista en

Personal) SA de CV, se dio a la tarea de realizar una metodología de trabajo

en materia de archivos con el fin de proporcionar una guía de procesos

técnicos a implementar para dar cumplimiento a dichos requerimientos.

Cabe mencionar que dicha metodología está desarrollada en dos vertientes;

la primera de ellas enfocada a la obtención de información referente a los

asuntos manejados al interior de las Juntas, volumen documental, tipos y

tamaños de papel, vigencia de la información resguardada, cantidad de fojas

contenidas por expediente, orden de la documentación al interior del




expediente o tomo, así como a las condiciones de resguardo físico de la

documentación.

Y por la otra, al desarrollo de las etapas y procesos técnicos a implementar

para el logro objetivo general y de las metas especificadas en el presente

documento.

TERMINOS DE REFERENCIA

OBETIVO GENERAL

Dar cabal cumplimiento a los preceptos legales establecidos en la Nueva Ley

Federal del Trabajo, en materia de Transparencia y Publicidad de la

información concerniente a los Registros de las Asociaciones Sindicales, los

Contratos Colectivos de Trabajo, Los Estatutos Sindicales y los Reglamentos

Internos resguardados en los Archivos de Trámite de las Juntas Locales de

Conciliación y Arbitraje de la República Mexicana; mediante la

implementación de los procesos técnicos en materia de archivo tales como:

el análisis documental, expurgo, digitalización de documentos, registro

electrónico de información, expedientado y archivado de la masa

documental.




METAS.

Para el logro del objetivo general, se buscara dar cumplimiento a las

siguientes metas:

a) Diseñar e implementar un sistema de captura electrónica para la

elaboración de los índices de consulta de la información concerniente a

los Registros de las Asociaciones Sindicales, las versiones públicas de

los Contratos Colectivos de trabajo, los Estatutos Sindicales y los

Reglamentos Internos, tal y como lo estipula la Nueva Ley Federal del

Trabajo en sus artículos 365 y 365 Bis.

b) Analizar, expurgar y seleccionar la documentación contenida en los

expedientes físicos que se encuentran resguardados en los archivos de

trámite de las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje.

c) Realizar la digitalización de los documentos y/o fojas útiles susceptibles

de ser escaneadas para la realización de las versiones públicas que

establece la Ley Federal del Trabajo a través de sus artículos 391 Bis y

424 Bis.




d) Expedientar y archivar la masa documental analizada, digitalizada y

capturada, respetando en todo momento el Orden con el que nos fue

proporcionada por las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje.

Para el logro del objetivo general como de las metas descritas con

anterioridad, se ha considerado la siguiente metodología de trabajo:

VERSIONES PÚBLICAS DE LOS CONTRATOS COLECTIVOS DE

TRABAJO, ESTATUTOS Y REGLAMENTOS INTERNOS

ETAPA UNO.- ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO TÉCNICO.

Herramienta de investigación aplicable a cada una de las Juntas Locales de

Conciliación y Arbitraje, mediante la cual se busca obtener información

referente a:

a) Total de la masa documental de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje

de la que se trate, correspondiente a los Registros Sindicales, Contratos

Colectivos de Trabajo, Estatutos y Reglamentos Internos; los tipos y

tamaños de los soportes documentales que se manejen al interior de los

expedientes los cuales pueden ser: papel revolución, papel cebolla,

papel bond, carta, media carta, un cuarto de carta, oficio, entre otros.




b) porcentaje de la masa documental que presenta maltrato físico ya sea

en los documentos que integran los expedientes o en los envases

archivadores de primer y segundo nivel.

c) Las fechas extremas de la documentación resguardada las cuales

pueden variar de acuerdo al trámite o asunto del que se trate;

encontrándose en algunos casos documentos de 1931 a la fecha.

d) El porcentaje de crecimiento diario del archivo, es decir la cantidad de

trámites recibidos diariamente.

e) Los sistemas de clasificación y ordenación aplicados actualmente a la

masa documental resguardada.

f) Identificación de los diferentes asuntos manejados y resguardados en

los Archivos de Trámite de las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje,

destacando en algunos casos los siguientes: Emplazamientos a Huelga,

Amparos, Tocas, Cambios de Comité Sindical, Solicitudes de registro

Sindical, Convenios, Avisos de rescisiones, Tercerías excluyentes de

dominios de Titularidades, Audiencias, entre otros.

g) La vigencia de la documentación resguardada, la cual puede variar de

acuerdo al tipo documental del que se trate.




h) Cantidad real de documentos a digitalizar para la elaboración de las

versiones públicas de los Contratos colectivos de trabajo, Estatutos y

Reglamentos Internos.

ETAPA DOS: ANÁLISIS Y EXPURGO DOCUMENTAL.

Realización del análisis del contenido documental de la totalidad de los

expedientes físicos correspondientes a los Contratos Colectivos de Trabajo,

los Estatutos Sindicales, los Reglamentos Internos y los Registros de las

Asociaciones Sindicales con el objetivo de identificar, por una parte, las fojas

útiles que deban ser escaneadas para los fines establecidos por la Ley Federal

del Trabajo; y por la otra, identificar los datos susceptibles de ser protegidos

por considerarse datos personales, eliminándolos en las versiones públicas.

Una vez localizados los documentos a digitalizar se procederá a sustraerlos

físicamente del expediente físico mediante el retiro de los aditamentos de

sujeción que este pudiera contener para proceder al escaneo, protección de

datos personales y captura de los datos correspondientes al fundamento

legal en el que se está sustentando dicha protección.

En el caso de los Contratos Colectivos de Trabajo, y considerando sus

características jurídicas y en vista de que la Ley Federal del Trabajo establece

la realización de revisiones de estos cada dos años, o en su defecto, cada año,




se propone sólo digitalizar el Contrato Origen y su última revisión

(actualización) en caso de que esta haya sufrido modificaciones, alteraciones

o cambio de forma.

ETAPA TRES: LIMPIEZA GENERAL Y ESCANEO DE DOCUMENTOS.

Etapa orientada a eliminar, de los documentos sustraídos para digitalización,

los aditamentos externos (grapas, clips, cintas adhesivas, entre otros) que

estos pudiesen contener.

Al concluir los procesos de análisis, selección, separación y limpieza de los

contratos, se procederá a realizar el escaneo de los mismos con el objetivo de

generar imágenes digitales y poder crear sobre ellas las versiones públicas

requeridas por la Ley Federal del Trabajo.

ETAPA CUATRO: PROTECCIÓN DE INFORMACION Y CAPTURA DE DATOS.

Dirigida a lograr la protección de todo tipo de dato personal que los

documentos a digitalizar pudiesen contener, mediante la eliminación virtual

de la información y la captura del fundamento legal en la cual se basa dicha

eliminación de las imágenes digitales de los Contratos Colectivos de Trabajo,

los Estatutos Sindicales y los Reglamentos Internos.




ETAPA CINCO: EXPEDIENTACIÓN Y ARCHIVADO DE DOCUMENTOS.

Concerniente a la reubicación física de los documentos sustraídos de los

expedientes para su digitalización, mediante la colocación de los aditamentos

de sujeción y las portadas originales de los expedientes trabajados, cuidando

en todo momento el orden correspondiente y original en el que nos sean

proporcionados.

Una vez realizado lo anterior se procederá a colocar el expediente físico en su

lugar original dentro del cuerpo del archivo.

ÍNDICES DE CONSULTA DE LOS REGISTROS SINDICALES

ETAPA UNO.- ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO TÉCNICO.

Herramienta de investigación aplicable a cada una de las Juntas Locales de

Conciliación y Arbitraje, mediante la cual se busca obtener información

referente al: volumen documental, características físicas, características

contextuales, asuntos o tipos documentales, características de

infraestructura, condiciones de resguardo y conservación, sistemas de

clasificación y organización empleados, entre otros datos.




ETAPA DOS.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE REGISTRO ELECTRONICO

DE INFORMACION.

Proceso encaminado al diseño y desarrollo de la plataforma de registro

electrónico de información que tendrá como fundamento de trabajo ser un

sistema con una arquitectura de 3 capas (Nivel de Presentación, lógica

Externa de la dependencia, Administración de Datos) que permita el

acceso remoto a la información vía internet.

Físicamente la información se almacenara en una base datos ligada a un

servidor web que para ingresar o consultar los datos, el usuario deberá estar

conectado a Internet, usar un browser y escribir la dirección del servidor (ej.:

http://www.juntadeconciliacionyarbitraje.com) donde se encuentra la

información almacenada.

Ventajas:

1. La información estará accesible desde Intranet o Internet

2. La información será únicamente consultada digitalmente de

manera que todos tengan acceso a la información.

http://www.juntadeconciliacionyarbitraje.com/




ETAPA TRES.- ANALISIS DOCUMENTAL Y VACIADO DE INFORMACION.

Encaminada a analizar la documentación concerniente a los Registros de las

Asociaciones Sindicales, con el fin de obtener la información referente al:

I. Domicilio;

II. Número de registro;

III. Nombre del sindicato;

IV. Nombre de los integrantes del Comité Ejecutivo;

V. Fecha de vigencia del Comité Ejecutivo;

VI. Número de socios, y

VII. Central obrera a la que pertenecen.

Una vez identificada la información anteriormente señalada, se procederá a

registrarla manualmente en un formato de análisis documental mismo que

será turnado para su registro electrónico.

ETAPA CUATRO.- CAPTURA DE INFORMACION.

Registro electrónico de la información de los Registros de las Asociaciones

Sindicales obtenida mediante el análisis documental de los expedientes.

Dicho registro se realizara en el Sistema Electrónico creado para tal fin y en

base a las disposiciones legales establecidas en la Ley Federal del Trabajo.




ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN GENERALIZADA.

ÚNICA.- SISTEMA ELECTRÓNICO DE DIGITALIZACIÓN, PROTECCIÓN Y

CAPTURA DE DATOS.

Sistema Orientado a la publicación en internet de los índices de los registros

sindicales, así como de las versiones públicas de los Contratos Colectivos de

Trabajo, los Estatutos y los Reglamentos Internos, fundamentado en los

artículos 365, 365 Bis, 391 Bis y 424 Bis de la reforma a la Ley Federal del

Trabajo transparentando la rendición de cuentas.

El sistema se desarrollara en una plataforma de Visual estudio .Net

fundamentando su creación en ASP.NET y C# y como manejador de base de

datos Microsoft SQL. Y contará con los siguientes módulos:




El sistema correrá en Web por lo que se podrá incorporar a la intranet,

mediante la página de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Valle de

Toluca, y en internet para su publicación en la página oficial de la Secretaría

del Trabajo.

Permitirá el registro de la información de los expedientes para empezar a

alimentar la base de datos con la que se constituirán los índices de consulta

requeridos por la Ley Federal del Trabajo..

Seguridad: Contará con niveles de usuarios para que en la base de datos de

auditoría quede registrado cada movimiento que se haga en ella.

SEDC

Contratos Colectivos

Reglamentos Internos

Estatutos Sindicales

Asociaciones Sindicales




Requisitos de Implementación:

a. Hardware

i. Servidor de entrada para las aplicaciones demandantes y

las cargas de trabajo de bases de datos, para ambientes

clúster o distribuidos.

1. 1 a 2 Procesadores Intel Itanium (hasta 4 núcleos)

2. Memoria de 96 GB de Preferencia

3. Almacenamiento interno: soporta hasta 8 discos

duros Hot-Plug (SATA/3.0TB SATA).

b. Software

i. Microsoft Windows Server 2012 Enterprise

ii. Microsoft Windows 7 Enterprise

iii. Microsoft sql Server 2012

iv. Microsoft visual estudio 2012

1. Asp .Net

2. C#




BENEFICIOS PARA LAS JUNTAS

Cumplimiento en tiempo y forma de los preceptos legales establecidos

en la Ley.

Se incluyen procesos manuales previos y posteriores a la digitalización

que garantizan la calidad del trabajo y la veracidad de las versiones

públicas generadas, así como el óptimo manejo físico de la masa

documental.

Las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje contaran con las

herramientas necesarias para ser autosuficientes en el proceso de

actualización del Sistema.

Aplicando la metodología de archivos descrita, se obtiene un ahorro

económico significativo, pues al poder detectar la cantidad real de

documentos digitalizar se pueden aplicar métodos y procesos técnicos

acordes a las necesidades tanto informativas como documentales que

presente cada Junta Local. Es decir: aplicando la metodología

propuesta tenemos que si la masa documental diagnosticada asciende

a la cantidad aproximada de 45,125 expedientes físicos (Tomos), que

ascienden a la cantidad de 8’373,105 fojas y apegándonos a los

preceptos legales, características jurídicas y operación de las series




documentales a trabajar, únicamente sería menester el digitalizar,

1’332,653 fojas del total diagnosticado.

PRODUCTOS ENTREGABLES

Reportes de actividades.

Sistema Electrónico de Digitalización y Captura, conteniendo:

o La base de datos con todas las versiones públicas de los

Contratos Colectivos de Trabajo, Estatutos Sindicales,

Reglamentos Internos y el registro de los índices de las

Asociaciones Sindicales.

o Archivo Electrónico constituido por las imágenes digitales de los

documentos escaneados.

Manuales de operación para el Administrador y el usuario.

Reporte de capacitación.

metodología de archivo junta de conciliacion y arbitraje

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