2/13/2018

1

Recent OSHA Changes and What Employers Need to Know

Presented by:

Denise Greathouse

Michael Best & Friedrich LLP

President Trump putsFreeze on New Regulations

White House issued a memorandum to freeze new or pending regulations ‐‐ giving the new administration time to review them.

Standard move for a new administration taking over from the other party. 

There are regulations that have been published but have not reached their effective date. The memo instructs those regulations to be delayed for 60 days for review ‐‐with a potential that a new notice for reopening the regulation could occur.

2/13/2018

2

Violation LevelFormer Maximum 

Penalty

Maximum Penalty 

(Eff. 8/1/16)

Maximum Penalty 

(Eff. 1/13/17)

Maximum Penalty 

(Eff. 1/2/18)*

Serious $  7,000 $  12,471 $  12,675 $12,934

Other‐Than‐

Serious$  7,000 $  12,471 $  12,675  $12,934

Willful or 

Repeated$70,000 $124,709 $126,749 $129,336

Posting 

Requirements$  7,000 $  12,471 $  12,675 $12,934

Failure to 

Abate

$7,000 per day 

unabated beyond 

the abatement date 

[generally limited to 

30 days maximum]

$12,471 per day 

unabated beyond 

the abatement date 

[generally limited to 

30 days maximum]

$12,675 per day 

unabated beyond 

the abatement date 

[generally limited to 

30 days maximum]

$12,934 per day 

unabated beyond 

the abatement date 

[generally limited to 

30 days maximum]

Maximum Penalties per Violation 

Top Violations FY 2017 InspectionsViolations

1926.501 Fall Protection  6,072

1910.1200 Hazard Communication  4,176

1926.451 Scaffolding  3,288 

1910.134 Respiratory Protection  3,097 

1910.147 Lockout/Tagout 2,877

1926.1053 Ladders 2,241

1910.178 Powered Industrial Trucks  2,162

1910.212 Machine Guarding 1,933

1926.503 Fall Protection ‐ Training Requirements  1,523

1910.305 Electrical Wiring Methods  1,405

2/13/2018

3

PUBLIC REPORTING OF EMPLOYEE INJURY AND ILLNESS RECORDS

Final Rule to Improve Tracking of Workplace Injuries and Illnesses The new rule requires certain employers to electronically submit injury 

and illness data to OSHA, which they are already required to keep under OSHA regulations. The content of these establishment‐specific submissions depends on the size and industry of the employer.

In order to ensure the completeness and accuracy of injury and illness data collected by employers and reported to OSHA, the final rule also:

1. requires employers to inform employees of their right to report work‐related injuries and illnesses free from retaliation;

2. clarifies the existing implicit requirement that an employer's procedure for reporting work‐related injuries and illnesses must be reasonable and not deter or discourage employees from reporting; and

3. incorporates the existing statutory prohibition on retaliating against employees for reporting work‐related injuries or illnesses.

2/13/2018

4

29 CFR 1904.41 Electronic submission of injury and illness records (a) Basic Requirements

(1) Annual electronic submission of part 1904 records by establishments with 250 or more employees. If your establishment had 250 or more employees at any time during the previous calendar year, and this part requires your establishment to keep records, then you must electronically submit information from the three recordkeeping forms that you keep under this part (OSHA Form 300A Summary of Work‐Related Injuries and Illnesses, OSHA Form 300 Log of Work‐Related Injuries and Illnesses, and OSHA Form 301 Injury and Illness Incident Report) to OSHA or OSHA's designee. You must submit the information once a year, no later than the date listed in paragraph (c) of this section of the year after the calendar year covered by the forms.

(2) Annual electronic submission of OSHA Form 300A Summary of Work‐Related Injuries and Illnesses by establishments with 20 or more employees but fewer than 250 employees in designated industries. If your establishment had 20 or more employees but fewer than 250 employees at any time during the previous calendar year, and your establishment is classified in an industry listed in appendix A to subpart E of this part, then you must electronically submit information from OSHA Form 300A Summary of Work‐Related Injuries and Illnesses to OSHA or OSHA's designee. You must submit the information once a year, no later than the date listed in paragraph (c) of this section of the year after the calendar year covered by the form.

(3) Electronic submission of part 1904 records upon notification. Upon notification, you must electronically submit the requested information from your part 1904 records to OSHA or OSHA's designee.

Electronic Injury/Illness Reporting

Goal: Improve Tracking of Workplace Injuries and Illnesses

Requires reporting of illness and injury data to OSHA for publication on OSHA website:

Lawsuit Pending

Filing Deadline # of Employees Forms

December 15, 2017 > 20 OSHA 300A

July 1, 2018 20 – 249 OSHA 300A

July 1, 2018 > 250 OSHA 300A, 300 and 301*

Beginning in 2019 and every year thereafter –submit by March 2nd

> 20 OSHA 300A

2/13/2018

5

The Importance of Knowing Your Establishment SizeReporting requirements based on establishment size

Not based on the total size of the company

A company may have one or more establishments

Establishment is defined as a single physical location where 

Business is conducted or

Services or industrial operations performed

Reporting required for these Industries with 20 to 249 employees

michaelbest.com 10

2/13/2018

6

Use OSHA’s Injury Tracking Application (ITA) for the Electronic Submission of Injury and Illness Recordshttps://www.osha.gov/injuryreporting/ita/ 

2/13/2018

7

If a work‐related injury or illness results in medical treatment beyond first aid, you must record it on the OSHA 300 Log

Medical treatment means the management and care of a patient to combat disease or disorder

2/13/2018

8

When is it First Aid First aid is usually administered after the injury or illness 

occurs and at the location (e.g., workplace) where the injury or illness occurred.

First aid generally consists of one‐time or short‐term treatment.

First aid treatments are usually simple and require little or no technology.

First aid can be administered by people with little training (beyond first aid training) and even by the injured or ill person.

First aid is usually administered to keep the condition from worsening, while the injured or ill person is awaiting medical treatment.

OSHA Interpretation on Cold Compression Therapy (December, 2017)

Cold Compression Therapy includes:

Cold therapy

Non‐rigid wraps and

Compression 

2/13/2018

9

Retention and Updating

OSHA 300, 300A and 301 Must be saved for 5 years

OSHA 300 Form Must be updated during the 5 year period

OSHA 300A Form Not required to update(not prohibited)

OSHA 301 Form Not required to update(not prohibited)

RECENT REGULATION CHANGES

2/13/2018

10

Effective June 23, 2016 ‐ Established new PEL of 50 μg/m3

September 23, 2017 – OSHA begins enforcing most standards for construction

June 23, 2018 – OSHA will begin enforcing most standards for general industry

Silica Rule 

Silica Rule Workers can become ill if they inhale 

respirable crystalline silica

• Respirable particles are very small (1/100th the size of a grain of sand)

• Can penetrate deeply into the lungs

• Can’t be seen or smelled and must be measured using air sampling equipment

2/13/2018

11

OSHA’s Revised Silica Rule

Includes provisions for:

Determining Worker Exposure to silica;

Limiting access to areas where workers could be exposed above the PEL;

Competent Person;

Use of dust controls;

Use of respirators when necessary;

Medical exams for highly exposed workers;

Worker training; and

Recordkeeping.

Employees Will Be Exposed To Silica and REQUIRED to wear a Respirator

2/13/2018

12

Walking Working Surfaces

January 17, 2017 – most of rule effective

Incorporates new technology and industry practices

Sub‐Part D –Walking Working Surfaces

General Industry Walking‐Working Surfaces: prescribes the use of fall protection systems to protect employees from falls. 

Performance‐oriented standard• 15 new ANSI standards are designed to 

eliminate detailed specifications and facilitate compliance

• Proposed paragraph (a)(2) requires that each employee be trained by a qualified person on the nature of hazards and protective methods

2/13/2018

13

Purpose of the New Rule

To update the outdated subpart D standard, incorporating new technology and industry practices  

To increase consistency with OSHA’s construction standards (CFR 1926 subparts L, M, and X)

To add new provisions to subpart I that set forth criteria requirements for personal fall protection equipment

Organization of Subpart D

1910.21 – Scope, Application and Definitions

1910.22 – General Requirements

1910.23 – Ladders

1910.24 – Stepbolts and Manhole Steps

1910.25 – Stairways

1910.26 – Dockboards 

1910.27 – Scaffolds and Rope Descent Systems

1910.28 – Duty to Have Fall Protection

1910.29 – Fall Protection Systems Criteria and Practices

1910.30 –Training Requirements

2/13/2018

14

1910.23 – Ladders

Consolidates and simplifies rules into general requirements, portable ladders, fixed ladders, and mobile ladder stands 

Requires inspection before use

1910.28 – Duty to have Fall Protection and Falling Object Protection

Consolidates general industry fall protection requirements into one section

Makes requirements and format consistent with construction standard

Incorporates new technology that is consistent with national consensus standards

Gives employers flexibility to use the system that works best to protect workers in their situation

2/13/2018

15

1910.28 Duty to have fall protection 

Roof Edge Protection  (Low Slope Roofs)

Required when work is performed <6 feet from the edge. 

Roof Top

1910.28 Duty to have Fall Protection 

Work performed 6‐15 feet from the Edge:

Protect workers: Guardrails, Safety Net System, Travel Restraint System, Personal Fall Arrest System.

May use a Designated Area for Work Infrequent and Temporary

Designated Area for I&T Work  6 ‐ 15 Feet 

from the Edge

2/13/2018

16

1910.28(d) Designated Area for Work Both Infrequent and Temporary

Designated Area: a distinct portion of a walking/working surface delineated by a warning line in which employees may perform work without additional fall protection. A designated area must be surrounded by a rope, wire or chain and supporting stanchions.

1910.28  Designated Area for Work BothInfrequent and Temporary

Infrequent: The task or job is performed only on occasion, when needed (e.g., equipment breakdown), on an occasional basis, or at sporadic or irregular intervals. Annual maintenance or servicing of equipment, monthly or quarterly replacement of batteries or HVAC filters, and responding to equipment outage or breakdown. Infrequent jobs also do not include those that workers perform as a primary or routine part of their job or repeatedly at various locations during a workshift. A task may be considered infrequent when it is performed once a month, once a year, or when needed.

2/13/2018

17

1910.28  Designated Area for Work BothInfrequent and Temporary

Temporary: No specific time limit on what constitutes a temporary task. Short duration tasks generally are those that take less than ‘1‐2 hours’ to complete.” Examples of such tasks include “changing a filter in a roof‐top HVAC system, replacing a part on a satellite dish, caulking or resealing the flashing around a skylight, or sweeping a chimney.”

Main Effective Dates

Rule overall: January 17, 2017

Training: 6 months after publication

Building anchorages for RDS: 1 year after publication

Fixed ladder fall protection: 2 years after publication

Installation of ladder safety system or personal fall arrest system on fixed ladders: 20 years after publication

2/13/2018

18

HazCom 2012

*Last Provision: All containers in the control of a distributor after December 1, 2017, must be HCS 2012‐

compliant labeled prior to shipping.

2018 EMPHASIS PROGRAMS

2/13/2018

19

Emphasis Programs in WisconsinGeneral Industry for 2018

• Amputations • Hex Chrome • Falls/Ladders*

* Complaint Based or Observed During an Inspection

Emphasis Programs in Wisconsin Construction for 2018

• Falls/Ladders• Trenches• Silica• Lead• Hex Chrome• Carbon Monoxide• Material Handling PIV’s*• Renovate/Rehab/Demo• Construction Targeting: Dodge Report

* Complaint Based or Observed During an Inspection

2/13/2018

20

Michael Best & Friedrich LLP

Denise GreathousePartner

dlgreathouse@michaelbest.com

T. 262.956.6534

Recent OSHA Changes and What Employers Need to Know