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Programa Nacionales de Continuidad
FEMA Región II| Oficina del Caribe Puerto Rico
Reconstitución:Reanudación de servicios luego del COVID-19
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La reconstitución es un concepto que apoya el regreso o retorno de una organización a la normalidad, o incluso a una nueva normalidad, después de un incidente o interrupción de sus servicios. El Programa Nacional de Continuidad (NCP) de FEMA, en apoyo a la Región II y la Oficina del Caribe-PR, pueden ayudarle y a su organización, a tomar decisiones informadas sobre cómo y cuándo su organización puede retornar a su operación normal después de esta pandemia. A través de preguntas que provoquen reflexión, diferentes factores a considerar y algunas ideas sobre cómo lograr ese objetivo mientras protege la integridad de sus funciones esenciales.
Bienvenidos!
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Las fases de Continuidad
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▪ La reconstitución es retornar a las operaciones normales, o a la “nueva normalidad”, y sostenibles
una vez que el liderazgo determina que las operaciones de continuidad pueden cesar.
Esto puede significar el regreso a la facilidad, con el personal y a los horarios originales, o a una nueva instalación.
También puede significar un cambio en cómo se llevaban a cabo las funciones organizacionales.
▪ La planificación para la recuperación de una organización ocurre durante la fase de preparación,
pero el proceso de reconstitución comenzará generalmente cuando ocurra un incidente o poco
después de que el mismo concluya.
▪ Las organizaciones son responsables de:
Proporcionar un plan ejecutable para el retorno a las operaciones normales.
Coordinar y planificar con anticipación las opciones y alternativas de reconstitución, independientemente del tipo de interrupción que cause cualquier emergencia o incidente.
Reconstitución
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▪ Comience desarrollando un plan y aquellos procedimientos necesarios para que su
organización reanude sus operaciones. Es posible que las organizaciones tengan que
considerar un enfoque por etapas para preparar la facilidad y los recursos a los que
se retornaría. Puede ser necesario priorizar las oficinas, las funciones y el personal
que regresa, o trabajar en turnos escalonados.
▪ Comuníquese con sus empleados e infórmeles sobre el proceso de regreso al trabajo.
Considere la posibilidad de proporcionar adiestramientos y orientación en línea a los
empleados antes de su regreso.
▪ Coordine con los asociados, clientes y las partes interesadas. Determine qué métodos
utilizará para informar a sus empleados, clientes y partes interesadas de que se están
reanudando sus operaciones.
Consideraciones sobre la planificación de la reconstitución
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▪ Dirija los impactos físicos/psicológicos en el personal mediante planes de apoyo a los
empleados y las familias y otras medidas de recursos humanos.
▪ Elabore un informe/plan de mejora (“After Action Report”) para tomar notar de las
lecciones aprendidas y buenas prácticas, con el fin de mejorar los planes.
Consideraciones de Planificación, cont.
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• Ausentismo - Los empleados pueden ausentarse porque están enfermos, cuidando a alguien que está enfermo o potencialmente expuesto a alguien que está enfermo. También puede haber empleados que temen regresar a trabajar por miedo a la exposición.
• Cambios en los patrones de comercio - Los consumidores pueden cambiar sus patrones de compra o la demanda de ciertos artículos puede cambiar. Es probable que cambie la forma y el momento en que acceden a su lugar de trabajo, y puede cambiar más de una vez.
• Interrupción de suministros y entregas - Los suministros que necesarios para llevar a cabo sus negocios pueden retrasarse o cancelarse con o sin notificación.
• Referencia: Guía para la preparación de los lugares de trabajo para COVID-19
Cómo el COVID-19 podría afectar la reapertura
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Las Funciones Esenciales son:
✓ Urgentes
✓ Importantes
✓ No pueden retrasarse
✓ Algo único en su organización
▪ ¿Qué son funciones esenciales?
Las Funciones Esenciales son aquellas
actividades críticas que una organización
realiza y que están directamente
relacionadas con el cumplimiento de la
misión de la organización.
Las funciones esenciales son un conjunto
limitado de funciones de la organización
que deben continuarse durante, o
reanudarse rápidamente después de, la
interrupción de las actividades normales.
Priorice sus funciones esenciales
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ReconstituciónInstalaciones ”Facilidades”
Recursos
Comunicaciones
Personas
Implementando la
Reconstitución
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• Lávese las manos con agua y jabón o utilice un desinfectante para manos (“hand sanitizer”), especialmente después de tocar objetos o superficies de uso frecuente.
• Evite tocarse la cara.
• Estornude o tosa en un pañuelo de papel, o en la parte interior del codo.
• Desinfecte los artículos y superficies de uso frecuente tanto como sea posible.
• Considere seriamente la posibilidad de utilizar coberturas para la cara cuando esté en público, y en particular cuando utilice el transporte público.
• LAS PERSONAS QUE SE SIENTEN ENFERMAS DEBEN QUEDARSE EN CASA.
• No vaya al trabajo o a la escuela.
• Contacte y siga los consejos de su proveedor médico.
• Referencia: Reapertura de los Estados Unidos
Directrices sugeridas para los individuos
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▪ Elaborar y aplicar políticas organizacionales apropiadas en relación con:
El distanciamiento social y el equipo de protección
Toma de temperatura
Saneamiento
Uso y desinfección de áreas comunes y de alto tráfico
Viajes de negocios
▪ Monitorear a los empleados para detectar síntomas indicativos. No permita que las personas
sintomáticas vuelvan físicamente al trabajo hasta que un proveedor médico lo autorice.
▪ Desarrollar e implementar políticas y procedimientos para el rastreo de contactos de su
empleomanía después de la prueba COVID+ del empleado.
Directrices sugeridas para los Patronos
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▪ Continuar fomentando el teletrabajo, siempre que sea posible y factible con las
operaciones comerciales.
▪ Si es posible, volver al trabajo por fases.
▪ Cierre áreas comunes (lugares físicos tradicionales) donde es probable que el
personal se reúna e interactúe, o implementar protocolos estrictos de distanciamiento
social.
▪ Reducir al mínimo los viajes de negocios no esenciales y cumplir con las directrices
del CDC relativas al aislamiento después de los viajes.
▪ Considere seriamente la posibilidad de hacer acomodos especiales para el personal
que pertenece a una población vulnerable.
▪ Referencia: Reapertura de los Estados Unidos
Directrices sugeridas para los Patronos, cont.
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▪ ¿Quién es el responsable de los temas de COVID-19 y cómo afectan en nuestro(s) lugar(es) de trabajo?
▪ ¿Son nuestras políticas y procesos de recursos humanos consistentes con las recomendaciones de salud
pública y los estatutos estatales y federales?
▪ ¿Hemos establecido un orden de prioridad de retorno (basado en nuestras funciones esenciales)?
▪ ¿Cómo determinamos el estatus de los empleados y su disponibilidad para regresar?
▪ ¿Cuándo pueden nuestros empleados regresar al trabajo?
▪ ¿Podemos tener todo el personal presente en la instalación?
▪ ¿Qué adiestramiento(s) debe(n) darse antes de la apertura?
▪ ¿Cuáles son nuestros planes si se produce un resurgimiento del virus?
Preguntas Guías para la Planificación - Personas
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▪ ¿Cómo y qué mensajes enviamos o comunicamos a nuestros empleados, accionistas, vendedores y clientes?
▪ ¿Qué consideraciones debemos comunicar a los empleados antes de la reapertura?
▪ ¿Qué deben esperar los empleados cuando regresen al trabajo?
▪ ¿Qué deben esperar las partes interesadas/los clientes cuando reabramos?
▪ ¿Hemos coordinado con los contratistas o proveedores sus planes de reapertura o cómo les afectará nuestra reapertura?
Comunicaciones
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▪ Desarrollar un Plan de Preparación y Respuesta a las Enfermedades Infecciosas.
Implementar medidas básicas de prevención de infecciones
• Promover la higiene personal, el distanciamiento social y el equipo de protección personal
• Rutinariamente limpiar y desinfectar las superficies
▪ Manténgase al tanto de las guías emitidas por las agencias de salud e incorpore
recomendaciones y recursos en los planes.
▪ Determine los niveles de riesgo de exposición para los lugares de trabajo y las tareas
laborales y determine las estrategias de mitigación.
▪ Aumente la ventilación, instale filtros de aire de alta eficiencia, instale barreras físicas o
instale un servicio tipo ventanilla (“drive-through”) con un contacto limitado con el cliente.
▪ Source: Guía para la preparación de los lugares de trabajo para COVID-19
Directrices sugeridas para los Lugares de Trabajo
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▪ ¿Quién es responsable de asegurar que
nuestras instalaciones cumplan con las
normas de seguridad y salud necesarias
para su reapertura?
▪ ¿Hemos establecido un orden de
prioridad para la apertura de múltiples
instalaciones/locales comerciales?
▪ ¿Hemos identificado los requisitos de
salud y seguridad esbozados por el CDC,
HHS, OSHA, etc. específicos para
nuestra organización con el fin de
reabrir?
▪ ¿Pueden nuestras instalaciones
acomodar cualquier requisito de
distanciamiento social necesario?
▪ ¿Qué evaluaciones de salud y seguridad
deben ocurrir antes de que podamos
volver a entrar en nuestra ubicación
principal?
Instalaciones
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▪ ¿Se podrá realizar reparaciones, actualizaciones o limpiezas en las instalaciones y/o
facilidades mientras están en efecto las medidas de distanciamiento social para
prepararla para su reapertura?
▪ ¿Cómo podemos reducir la exposición de nuestros empleados a COVID-19?
▪ ¿Hemos creado un plan para limpiar y desinfectar nuestros objetos y superficies de
contacto frecuente según los criterios de la EPA para su uso contra COVID-19?
Instalaciones, cont.
Agencia Federal para el Manejo de Emergencias 18Federal Emergency Management Agency
• ¿Hemos determinado qué partes, si las hay, de los estatutos promulgados son aplicables a nuestra organización (por ejemplo, la Ley CARES, etc.)?
• Si se requiere o es necesario para el control de la infección, ¿tenemos los suministros de limpieza y el equipo de protección personal (PPE) necesarios para nuestros empleados (por ejemplo, máscaras, guantes, protectores faciales, etc.)?
• ¿Se han contabilizado los recursos que tenemos a mano y disponibles, y qué recursos son necesarios para reabrir?
• ¿Es nuestra cadena de suministro capaz de dar cabida al apoyo a nuestros requisitos logísticos en preparación para la reapertura?
Recursos / Logística
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▪ Continúe utilizando el teletrabajo y otras flexibilidades de la fuerza de trabajo.
▪ Incorpore medidas de distanciamiento social, entre ellas limitar las capacidades, escalonar los turnos, cerrar las zonas
comunes, rotar los "días de oficina" para las oficinas compartidas y limitar los viajes de negocios no esenciales.
▪ Permita a las personas de alto riesgo/vulnerables una flexibilidad adicional o continuar el aislamiento sin repercusiones.
▪ Adquiera suministros de limpieza, PPE y aplicar políticas o medidas de protección personal (lavado de manos, desinfectante
de manos, etc.) para limitar la propagación del virus y proteger a los empleados y clientes.
▪ Realice cernimientos de salud para controlar el bienestar de los empleados y prevenir nuevas infecciones, y desarrollar o
revisar las políticas de recursos humanos para detallar los procesos para los empleados o familiares enfermos o expuestos
al virus.
▪ Llevar a cabo la limpieza y la desinfección de acuerdo con las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de
Enfermedades (CDC) y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).
Conclusión
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▪ Opening Up America Again
▪ Center for Disease Control: Cleaning and Disinfection for Community Facilities
▪ Occupational Safety and Health Administration COVID-19 Information
▪ U.S. Office of Personnel Management Coronavirus Guidance
▪ U.S. Department of Education COVID-19 Information
▪ U.S. Department of Transportation Coronavirus Resources
▪ Cybersecurity & Infrastructure Security Agency Coronavirus Resources
▪ U.S. Small Business Administration Disaster Assistance in Response to the Coronavirus
▪ FEMA Continuity Resource Toolkit
Recursos adicionales
¿Preguntas?
FEMA Continuity Guidance Circular