RECRUITMENT RECRUITMENT AND PLACEMENTAND PLACEMENT

TTM - 4TTM - 4

JOB ANALYSISJOB ANALYSIS

PENGERTIANPENGERTIAN

• Analisis pekerjaanAnalisis pekerjaan adalah prosedur untuk adalah prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.tersebut.

• Deskripsi pekerjaanDeskripsi pekerjaan adalah daftar pekerjaan, adalah daftar pekerjaan, wewenang, tanggung jawab, hubungan pelaporan, wewenang, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyeliaan.kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyeliaan.

• Spesifikasi pekerjaanSpesifikasi pekerjaan adalah daftar “persyaratan adalah daftar “persyaratan tenaga kerja” untuk pekerjaan, yaitu syarat tenaga kerja” untuk pekerjaan, yaitu syarat pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan seterusnya.seterusnya.

INFORMASI DALAM ANALISIS INFORMASI DALAM ANALISIS PEKERJAAN - 1PEKERJAAN - 1

• Aktivitas pekerjaanAktivitas pekerjaan, seperti: , seperti: membersihkan, menjual, mengajar, melukis, membersihkan, menjual, mengajar, melukis, dll. dll.

• Perilaku manusiaPerilaku manusia, seperti: merasakan, , seperti: merasakan, berkomunikasi, memutuskan, menulis, dll.berkomunikasi, memutuskan, menulis, dll.

• Mesin, perangkatMesin, perangkat, peralatan, dan bantuan , peralatan, dan bantuan pekerjaan, termasuk informasi bahan-bahan pekerjaan, termasuk informasi bahan-bahan yang diperlukan, pengetahuan yang yang diperlukan, pengetahuan yang diterapkan (seperti keuangan atau hukum), diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan pelayanan yang diberikan (seperti dan pelayanan yang diberikan (seperti konseling atau servis).konseling atau servis).

INFORMASI DALAM ANALISIS INFORMASI DALAM ANALISIS PEKERJAAN - 2PEKERJAAN - 2

• Standar prestasiStandar prestasi, misal: dalam konteks level , misal: dalam konteks level atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan.atau mutu untuk setiap kewajiban pekerjaan.

• Konteks pekerjaanKonteks pekerjaan, seperti: kondisi fisik , seperti: kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja, dan siapa karyawan pekerjaan, jadwal kerja, dan siapa karyawan yang biasanya berinteraksi.yang biasanya berinteraksi.

• Persyaratan manusiaPersyaratan manusia, seperti pengetahuan dan , seperti pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan dengan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan (mencakup: pendidikan, pelatihan, pekerjaan (mencakup: pendidikan, pelatihan, pengalaman) serta atribut pribadi yang pengalaman) serta atribut pribadi yang dibutuhkan (seperti: bakat, karakteristik pisik, dibutuhkan (seperti: bakat, karakteristik pisik, kepribadian, dan minat) kepribadian, dan minat)

TUJUANTUJUAN

• Menentukan batasan tanggung Menentukan batasan tanggung jawab pada masing-masing posisi jawab pada masing-masing posisi pekerjaan.pekerjaan.

• Menentukan kualifikasi dan Menentukan kualifikasi dan karakteristik orang-orang yang karakteristik orang-orang yang seharusnya mengisi posisi jabatan seharusnya mengisi posisi jabatan tersebut. tersebut.

MANFAAT - 1MANFAAT - 1

• Perekrutan dan penyeleksian, Perekrutan dan penyeleksian, Analisis Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.tersebut.

• Kompensasi, Kompensasi, informasi analisis pekerjaan sangat informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat.pekerjaan dan kompensasi yang tepat.

• Penilaian prestasi, Penilaian prestasi, penilaian prestasi dilakukan penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi setiap karyawan dengan membandingkan prestasi setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan.dengan standar prestasi perusahaan.

MANFAAT - 2MANFAAT - 2

• Pelatihan, Pelatihan, deskripsi pekerjaan harus memberikan deskripsi pekerjaan harus memberikan gambaran tentang aktivitas, keterampilan, dan gambaran tentang aktivitas, keterampilan, dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tsb.pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tsb.

• Menentukan kewajiban yang tidak Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan, ditugaskan, Analisis pekerjaan juga dapat Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.ditugaskan.

• Memenuhi peraturan/uu, Memenuhi peraturan/uu, Analisis pekerjaan Analisis pekerjaan juga berperan dalam menggiring pelaksanaan juga berperan dalam menggiring pelaksanaan pekerjaan sesuai peraturan dan undang-undang pekerjaan sesuai peraturan dan undang-undang yang berlaku. yang berlaku.

Manfaat informasi Analisis PekerjaanManfaat informasi Analisis Pekerjaan

JOB ANALYSIS

JOB DISCRIPTION JOB SPECIFICATION

RECRUITINGAND

SELECTIONDECITION

PERFORMANCEAPPRAISAL

JOB EVALUATION, WAGES AND

SALARYDECITION

TRAINGREQUIREMENTS

TAHAPAN ANALISIS TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN - 1PEKERJAAN - 1

• Tahap-1 Tahap-1 Menentukan jenis data/informasi serta cara Menentukan jenis data/informasi serta cara mengumpulkannya, misalnya: dengan wawancara, mengumpulkannya, misalnya: dengan wawancara, kuesioner atau observasi langsung.kuesioner atau observasi langsung.

• Tahap-2 Tahap-2 Meninjau informasi dasar yang relevan, Meninjau informasi dasar yang relevan, seperti bagan-bagan organisasi, bagan-bagan proses, seperti bagan-bagan organisasi, bagan-bagan proses, dan deskripsi-deskripsi pekerjaan. dan deskripsi-deskripsi pekerjaan. Bagan organisasiBagan organisasi memperlihatkan tata kerja dari seluruh memperlihatkan tata kerja dari seluruh organisasi/perusahaan. organisasi/perusahaan. Bagan prosesBagan proses memberikan memberikan gambaran alur kerja yang lebih rinci.gambaran alur kerja yang lebih rinci.

• Tahap-3 Tahap-3 Memilih posisi pekerjaan yang dapat Memilih posisi pekerjaan yang dapat

mewakili, karena mungkin terlalu banyak pekerjaan mewakili, karena mungkin terlalu banyak pekerjaan serupa untuk dianalisis.serupa untuk dianalisis.

TAHAPAN ANALISIS TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN - 2PEKERJAAN - 2

• Tahap-4Tahap-4 Menganalisis pekerjaan, dengan Menganalisis pekerjaan, dengan mengumpulkan data aktivitas pekerjaan, perilaku mengumpulkan data aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang akan sifat serta kemampuan manusia yang akan dipekerjakan.dipekerjakan.

• Tahap-5 Tahap-5 Melakukan verifikasi informasi analisis Melakukan verifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dan dengan penyelia langsung pekerja tersebut dan dengan penyelia langsung pekerja tersebut.tersebut.

• Tahap-6 Tahap-6 Menetapkan deskripsi dan spesifikasi Menetapkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang merupakan hasil darai proses analisis pekerjaan, yang merupakan hasil darai proses analisis pekerjaan.pekerjaan.

PROCESS CHART FOR ANALYSIS PROCESS CHART FOR ANALYSIS A JOB’S WORKFLOWA JOB’S WORKFLOW

INFORMATION INPUTFROM PLANT MANAGER

COMPONENTS INPUTFROM SUPPLIERS

JOB UNDER STUDY – QUALITYCONTROL CLERK

INFORMATION OUTPUT TO PLANT MANAGER

REGARDING COMPONENTQUALITY

PRODUCT QUALITY OUTPUTTO PLANT MANAGER

METODE PENGUMPULAN METODE PENGUMPULAN INFORMASIINFORMASI

• WawancaraWawancara

• KuesionerKuesioner

• ObservasiObservasi

ISI DISKRIPSI PEKERJAANISI DISKRIPSI PEKERJAAN

• Identitas pekerjaan, Identitas pekerjaan, contoh: sekretaris .contoh: sekretaris .

• Hubungan dengan unit lain, Hubungan dengan unit lain, contoh: melapor kepada, contoh: melapor kepada, berkoordinasi dgn..berkoordinasi dgn..

• Ringkasan pekerjaan, Ringkasan pekerjaan, contoh: menjawab pangilan tilpon dan contoh: menjawab pangilan tilpon dan menerima tamu …menerima tamu …

• Otoritas, Otoritas, menolak tamu yang belum terjadwal.menolak tamu yang belum terjadwal.

• Kewajiban dan tanggung jawab, Kewajiban dan tanggung jawab, membantu kelancaran tugas membantu kelancaran tugas direktur untuk pekerjaan adm surat menyurat, menerimaan tamu, direktur untuk pekerjaan adm surat menyurat, menerimaan tamu, dan menjawab pangilan telpon.dan menjawab pangilan telpon.

• Standar prestasi, Standar prestasi, rapi dalam pengarsipan, terampil dalam rapi dalam pengarsipan, terampil dalam mengetikan, ramah dan sopan dalam menerima tamu dan mengetikan, ramah dan sopan dalam menerima tamu dan menjawab panggilan tilpon.menjawab panggilan tilpon.

• Kondisi kerja, Kondisi kerja, ruang tertutup, berpenerangan cukup dan ruang tertutup, berpenerangan cukup dan berpendingin AC. berpendingin AC.

PERILAKU YANG BERHUBUNGAN PERILAKU YANG BERHUBUNGAN DENGAN PEKERJAANDENGAN PEKERJAAN

• Ketekunan,Ketekunan, contoh: contoh: tetap bekerja meski yang lainnya asik tetap bekerja meski yang lainnya asik mengobrol; mencari kesibukan lain saat selesai dengan tugas mengobrol; mencari kesibukan lain saat selesai dengan tugas rutin.rutin.

• Ketelitian, Ketelitian, contoh: membersihkan peralatan dengan cermat, contoh: membersihkan peralatan dengan cermat, memperhatikan barang yang tidak pada tempatnya.memperhatikan barang yang tidak pada tempatnya.

• Fleksibilitas jadwal, Fleksibilitas jadwal, menerima perubahan jadwal saat menerima perubahan jadwal saat diperlukan, tetap tinggal saat direktur banyak tamu.diperlukan, tetap tinggal saat direktur banyak tamu.

BEBERAPA TEKNIK DALAM BEBERAPA TEKNIK DALAM DISAIN PEKERJAAN (1)DISAIN PEKERJAAN (1)

• Job Simplification, Job Simplification, penyederhanaan pekerjaan tanpa penyederhanaan pekerjaan tanpa mengurangi tanggung jawab.mengurangi tanggung jawab.

• Job Enlargemen - Job Enlargemen - perluasan pekerjaanperluasan pekerjaan, , memberikan tambahan memberikan tambahan aktivitas berlevel sama kepada pekerja dengan maksud aktivitas berlevel sama kepada pekerja dengan maksud meningkatkan jumlah aktivitas pekerjaan.meningkatkan jumlah aktivitas pekerjaan.

• Job Rotation, Job Rotation, secara sistematis memindahkan pekerja dari satu secara sistematis memindahkan pekerja dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.pekerjaan ke pekerjaan lainnya.

• Job Enrichment - Job Enrichment - memperkaya pekerjaanmemperkaya pekerjaan, , merencanakan merencanakan kembali pekerjaan dengan meningkatkan partisipasi dalam kembali pekerjaan dengan meningkatkan partisipasi dalam perencanaan, pengambilan keputusan, tanggung jawab, perencanaan, pengambilan keputusan, tanggung jawab, pertumbuhan dan pengakuan.pertumbuhan dan pengakuan.

• Dejobbing, Dejobbing, dalam banyak perusahaan saat ini, pekerjaan makin dalam banyak perusahaan saat ini, pekerjaan makin tidak berbentuk dan lebih sulit untuk didefiniskan, dengan kata tidak berbentuk dan lebih sulit untuk didefiniskan, dengan kata lain trennya menuju “dejobbing” yaitu memperluas tanggung lain trennya menuju “dejobbing” yaitu memperluas tanggung jawab dengan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri jawab dengan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri dengan deskripsi pekerjaan mereka.dengan deskripsi pekerjaan mereka.

BEBERAPA TEKNIK DALAMBEBERAPA TEKNIK DALAMDISAIN PEKERJAAN (2)DISAIN PEKERJAAN (2)

• Organisasi tanpa batasOrganisasi tanpa batas, , menumbuhkan sifat responsif dengan menumbuhkan sifat responsif dengan mendorong karyawan untuk menghilangkan sikap “bukan pekerjaan saya” mendorong karyawan untuk menghilangkan sikap “bukan pekerjaan saya” yang biasanya menjadi dinding pemisah antar kelompok karyawan. yang biasanya menjadi dinding pemisah antar kelompok karyawan. Fokusnya mendefinisikan proyek atau tugas dalam konteks keunggulan Fokusnya mendefinisikan proyek atau tugas dalam konteks keunggulan seluruh organisasi. Dengan demikian menghindari pemikiran bahwa seluruh organisasi. Dengan demikian menghindari pemikiran bahwa pekerjaan hanyalah kumpulan kewajiban yang harus dikerjakan.pekerjaan hanyalah kumpulan kewajiban yang harus dikerjakan.

• Reengineering – Reengineering – rekayasa ualangrekayasa ualang, , pemikiran kembali atau pemikiran kembali atau perencanaan kembali secara radikal proses bisnis untuk mencapai perencanaan kembali secara radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis ukuran prestasi seperti biaya, mutu, jasa, dan peningkatan dramatis ukuran prestasi seperti biaya, mutu, jasa, dan kecepatan.kecepatan.

• KompetensiKompetensi, , (1)(1) karakteristik dari suatu kemampuan seseorang yang karakteristik dari suatu kemampuan seseorang yang dapat dibuktikan sehingga memunculkan suatu prestasi kerja. (2) dapat dibuktikan sehingga memunculkan suatu prestasi kerja. (2) Pengetahuan, keahlian, kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat Pengetahuan, keahlian, kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan.melaksanakan pekerjaan.

• Analisis pekerjaan berbasis kompetensiAnalisis pekerjaan berbasis kompetensi, , mendiskripsikan mendiskripsikan pekerjaan dengan kompetensi yang dapat diukur, dapat diobservasi, pekerjaan dengan kompetensi yang dapat diukur, dapat diobservasi, dengan perilaku yang harus ditunjukkan kualitasnya untuk dapat dengan perilaku yang harus ditunjukkan kualitasnya untuk dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik. melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

ANALISIS PEKERJAAN (TRADISIONAL) ANALISIS PEKERJAAN (TRADISIONAL) VS ANALISIS PEKERJAAN BERBASIS VS ANALISIS PEKERJAAN BERBASIS

KOMPETENSIKOMPETENSI• Analisis pekerjaan tradisional Analisis pekerjaan tradisional berfokus pada “apa” yang harus berfokus pada “apa” yang harus

dikerjakan + kewajiban dan tanggung jawab yang menyertainya.dikerjakan + kewajiban dan tanggung jawab yang menyertainya.

• Analisis pekerjaan berbasis kompetensi Analisis pekerjaan berbasis kompetensi berfokus pada berfokus pada “bagaimana” karyawan mencapai tujuan-tujuan pekerjaan “bagaimana” karyawan mencapai tujuan-tujuan pekerjaan mereka.mereka.