Luthfi Rochmatika

Recruitment and Selection Process

based on competency

Content…

Recruitment Trend & Employer Branding

Recruitment based on competency

Tools Assessment

Assessment Center

HR Strategy and Business Result

Recruitment &Selection

Training & Development

Performance Management

Reward Management

Talent Management

HR STRATEGY

BusinessStrategy

BusinessResult

Recruitment Trend & Employer Branding

Let’s see our target candidate…

Umur Bekerja Pengangguran Total angkatan kerja

20 - 24 12.573.327 2.454.384 15.027.711

25 - 29 14.747.924 1.372.110 16.120.034

30 - 34 15.232.177 655.740 15.887.917

35 - 39 15.544.090 386.609 15.930.699

40 - 44 14.818.707 278.279 15.096.986

(Sumber : BPS, 2015)

Data Jumlah Angkatan Kerja Tahun 2015

• Tenaga fresh graduate sarjana terbanyak berada di umur 20-24• Tenaga kerja berpengalaman terbanyak ada di kisaran umur 25-34,

dimana mereka semua merupakan Gen Y.

Let’s see our target candidate…

1. Waktu kerja flexible

2. Mudah beradaptasi

3. Innovative4. Multitasking5. High technology6. Hasil karya dan

pengakuan7. Demanding

1. Loyal terhadap perusahaan

2. Mengikuti job desc3. Turut hierarki dan

otoritas4. Karir urut sesuai

dengan masa kerja

Gen YGen X

New Era of RecruitmentPrevious Perusahaan memiliki bargain position yang tinggi

Media lowongan berasal dari media cetak and poster

Kandidat mudah menerima offering dari perusahaan

Waktu antara posting lowongan dan mendapatkan kandidat relatif cepat

FutureRekrutment seperti sales & marketing, organisasi merupakan produknya

Media lowongan menggunakan LinkedIN, virtual jobfair, referensi, head hunter

Kandidat menuntut banyak, informasi panduan gaji mudah didapatkan

Mencari talent berkarakter khusus sesuai perusahaan, waktu lebih lama

Perusahaan dan kandidat memiliki bargain position yang sama

Media to get employee…

Dahulu...

Sekarang...

Why am I must join Your company ?

Apa yang anda tawarkan kepada kandidat dibanding dengan perusahaan

lain (Employer Value Preposition) ?

Fun working

environment Set up newCompany

Flexible time

working

Abroad

VacationCongenial Colleagues

Employer Branding Framework…

Employer Value Preposition

Employer Brand Employee Platform• Recruitment and induction• Compensation and benefit• Career Development• Employee engagement• Reward and recognition• Work environment

Employer Brand Strategic Platform• Vision and mission• CSR• Leadership• Corporate culture• Innovation• Performance management

Recruitment Based on Competency

Impact of ineffective Recruitment1. Turunnya motivasi kerja karyawan2. Kehilangan potensi bisnis3. Tingginya turn over karyawan

Reason why employee have wrong performance

Culture Misfit

Personal incompatibility

Mismatched knowledge &

Skill

Overmatch/undermatch knowledge & Skill

Bad working Climate Bad Directing

Unclear performance expectation

Recruitment…

Proses mencari, menemukan, dan menarik calon karyawan/kandidat yang dibutuhkan perusahaan agar melamar pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan perusahaan

Proses menyaring atau memilih calon karyawan/kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bagi suatu pekerjaan atau jabatan.

Seleksi…

TEMUKAN PERBEDAANNYA...

Pelamar

Kandidat

New Employee

Selection

Recruitment Process…

Pengajuan formulir permintaan pegawai

yang sudah ditandatangani sesuai

otoritas

Sourcing Wawancara

Psikotest Test kesehatan Cek referensi

OfferingSigning contract

New Strategic of Recruitment

Company profile & Brand Building

Select Head Hunter

Improve candidate selection tools

Specialist Talent Acquisition Manager

Build long term relationship with university & School

Manfaat Kompetensi dalam Rekrutmen

Mendapatkan arahan dan panduan menggali keahlian/sifat dari kandidat yang dibutuhkan

Fokus penggalian informasi

Menjadi pedoman yang obyektif dari sisi User yang meminta dan tim rekrutmen yang mencari kandidat

Pedoman yang obyektif

Memudahkan perencanaan dalam memilih sumber kandidat dan alat test yang akan digunakan

Kemudahan perencanaan

Iceberg Concept

Hard Competency

Soft Competency

Inner Process

Behavior Skill Knowledge

Kompetensi ?Kombinasi antara keterampilan (skill), atribut personal (motives, self concept, traits), dan pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui prilaku kerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur, dan di evaluasi.

SampleCompetency

Menggunakan gaya interpersonal yang sesuai sehingga dapat membuat orang lain menerima ide atau rencana; penyesuain perilaku dengan terhadap tugas, situasi, maupun orang lain yang terlibat.

Gaining Commitment

Indikator Perilaku :

1. Membuka diskusi dengan efektif dengan menjelaskan tujuan atau permintaan dengan cara yang jelas dan menarik.

2. Mencari informasi dan memastikan orang lain memahami situasi yang ada pada saat itu.

3. Menyampaikan gagasan pribadi dan meminta saran dari orang lain 4. Mencari titik temu diantara perbedaan dengan berbagai pendekatan yang

ada sehingga mendapatkan kesepakatan5. Membangun interpersonal yang baik dengan membuat orang lain merasa

bernilai, dihargai dan dilibatkan diskusi-diskusi

SampleCompetency

Memberikan kontribusi sebagai seorang anggota tim, terlibat secara aktif dalam proses mencapai kesuksesan tim secara efektif, serta memimpin tim menuju high performance team.

Teamwork

Proficiency Level

1 2 3 4 5

Mampu bertindak sebagai team player dan menerima konsensus

Berpartisipasi secara aktif dan berbagi seluruh informasi yang relevan untuk mendukung terbentuknya keputusan kelompok

Mengembangkan kerja sama dan mendorong kolaborasi kerja untuk mendapatkan solusi yang menguntungkan semua pihak.

Membenahi konflik yang terjadi dalam proses kerjasama antar tim lintas departemen

Menggunakan pendekatan/ gaya yang sesuai untuk membangun hubungan kerja yang baik dan saling percaya.

Staff Supervisor Manager Senior Manager Director

Core Competency Matrix

Level Jabatan

Jenis Competency dan Proficiency Level

Facilitator Change

Developing Others

Gaining Commitment

Drive Result

Communication

Director 5 5 5 5 5

Senior Manager

4 4 4 4 4

Manager 3 4 3 4 3

SPV 2 4 2 2 2

Staff 1 1 1 2 1

Sample

Job Competency Matrix

Pedoman dalam Desain Indikator Perilaku

Job Description VS Competency

Menyusun Kriteria KompetensiUntuk Tim Rekrutmen

Membuat Jobdesc

Memahami Persyaratan

Jabatan

Rekrutmen Tim

Memahami kandidat yang dicari dan media yang

digunakan

Mengetahui kompetensi yang dibutuhkan

User

Acuan untuk memilih kandidat yang sesuai dengan persyaratan.

Framework dan panduan yang disyaratkan oleh User.

Recruitment Strategy…

Strategy…

Planning

Resources

Recruiters

Evaluate Candidate

Database

• Man power Planning• Timeline

• Sourcing• Ad

• Competency of recruiters

• Tools Selection• Contract Agreement• Administration

PlanningIdentified

Recruitment Need

Job Design Restructuring Identified Business Process

No Need to recruitHR Supply = HR

Demand

Alternative solutionHR Supply > HR

Demand

Plan to recruitHR Supply < HR

Demand

1. Business Process redesign

2. Termination3. Job Enrichment &

enlargement4. Cost efficiency

1. Speed of candidate fulfilment

2. Budget 3. Employee target4. Employee status

Resources

InternalJob RotationPromotion

Career Management

ExternalWalk-insEmployee ReferralsWord of MouthCreative advertisingAttractive & Valid WebsitesEducational associationsJob fair

EmployerBranding

Recruitment Ad…

Video Recruitment Ad…

https://www.youtube.com/watch?v=znwyTtfuWqsODP

Attention

• Iklan ODP mandiri ini memilih video yang mudah diakses via youtube, sesuai dengan segmen target kandidat yang biasa menggunakan social media, young, smart, energic.

Interest

• Di awal iklan, sebagai penarik kandidat dan branding. Bank Mandiri menyebutkan prestasi dan berbagai penghargaan yang sudah diraih. Kantor cabangnya hingga mancanegara, yang memberikan peluang bagi pegawainya untuk dapat bekerja di luar negeri dan memberkikan kontribusi bagi Indonesia

Desire

• Sebagai pemikat kandidat , Bank Mandiri menawarkan beasiswa keluar negeri bagi karyawan yang berprestasi dan menawarkan jenjang karir dan tantangan bagi para profesional muda

Action

• Di akhir iklan, ada info lebih lanjut mengenai karir dan lowongan tersebut dengan mengunjungi situs bank Mandiri

New Channel

E - Recruitment

Recruitment Strategic Adaptive

Type Pros Cons

Head hunter strategy

Hemat waktu, dapat melakukan kegiatan HR lainnya

• Head hunter tidak mengetahui budaya, dan situasi kerja

• Biaya tinggi

Outsourcing • Flexible• Menghemat waktu kerja

• Kurang engagement • Recruitment team

dapat mengabaikan kualitas karyawan

Job Enrichment • Menekan jumlah karyawan• Mengoptimalkan jumlah

karyawan• Tugas untuk talent untuk

multitasking

• Kebingungan otoritas

• Workload

Spec of Recruiter

Negotiation Customer Oriented

Communication Tech know-How

Drive Result

Behavior Event Interview

Details Report

People analytical

Tools selection scoring

TECHNICAL COMPETENCY

Evaluate Candidate

Tipe Instrumen Seleksi

1. Test intelegensi2. Test kepribadian/Personality test/DISC3. Test kesehatan4. Test ketrampilan5. CBI6. Assesment Center

Evaluate Candidate Test Intelegensi (IQ)

Kegunaan test IQ adalah untuk mengetahui tingkat kecerdasan seseorang dibandingkan dengan peserta lainnya dalam satu populasi. Secara validitas cukup tinggi diantar instrumen lainnya. Jawabannya diukur dari seberapa banyak jawaban yang betul atas soal yang ada.

Tiga jenis test IQ :1. Verbal – Jenis ini menentukan tingkat kemampuan menganalisa informasi

berdasarkan logika bahasa.2. Numerical – Jenis test ini mengukur kemampuan dalam logika aritmatika3. Spatial – Test kemampuan bangun ruang dengan membayangkan tiga dimensi

Contoh Alat test : CFIT, IST, Tes Army Alpha.

Evaluate Candidate Test Intelegensi (IQ)

CFITTest

Test Ketelitian

Evaluate Candidate Test Ketrampilan

Test ketrampilan = Test teknikal, Hard Skill test.

Melihat secara langsung kemampuan di bidang teknis dan langsung berpengaruh pada performance. Pengukuran yang digunakan adalah waktu, kualitas, dan pola kerja

Studi kasus membuat flowchart dengan menggunakan visio, membuat standard laporan keuangan dengan Ms. Excel, Membuat pastry, Mengajar atau public speaking.

Test KesehatanTest kesehatan merupakan test layak tidaknya aspek fisik kandidat dalam memenuhi pekerjaannya. Test ini diperlukan untuk menekan benefit Medical. Dibutuhkan terutama untuk pekerjaan menuntut resiko dan kesehatan, seperti : Food Handler, Militer dll.

Bentuk test kesehatan : Physical check up, test buta warna, Laboratory test

AdministrationAgreement

1. Imbal jasa (Gaji dan Benefit)2. Hak intelektual karyawan menjadi milik perusahaan3. Non Disclosure Agreement 4. Ikatan Dinas jika mengikuti pendidikan5. Jam kerja karyawan6. Resignation (pengakhiran hub.kerja)7. Dll

Perjanjian kerja merupakan kesepakatan antara pemberi kerja (perusahaan) dengan karyawan yang isinya merupakan hak dan kewajiban bagi karyawan. Di dalam tunduk peraturan perundang-undangan tenaga kerja yang diatur oleh Departemen Tenaga Kerja.Ruang lingkupnya meliputi :

AdministrationDashboard Recruitment

Proses administrasi untuk melakukan proses tracking untuk masing-masing kandidat. Hal sangat penting untuk industri yang memiliki turn over yang tinggi seperti retail, restaurant, pabrik. Dalam dashboard ini dapat muncul informasi kandidat sedang proses di tahap mana, sudah fullfill kah seluruh permintaan cabang. Hal ini dapat disupport melalui Excel atau sistem HRIS.

RECRUITMENT DASHBOARDPOSITION

APPLICANT NAME SCREEN CV REQUEST DATELATEST STATUS PHONE CALL

FINAL STATUS INTV. HR DAYS OF HIRINGINTV.USERINTV. GM 3 SOURCES

APPLICATIONS TOTAL JOIN TARGET DIFF PSIKOTEST0 0 0 0 MEDICAL TEST

946317

..:::SUMMARY :::..

0001

0-Jan-00

42510

Culinary Development

AAA

MEDICAL TEST

Join Done

010

Assessment Center

Assessment Center ?Metode penilaian yang berbasis perilaku dan melibatkan beragam teknik evaluasi serta menggunakan bermacam alat ukur, metode ini dianggap sebagai suatu sistem yang memiliki akurasi yang cukup tinggi dan efektif dalam menilai kompetensi pegawai

Multi Competency

Multi Tools

Multi Assessor

Multi process

Fungsi Assessment Center :1. Perekrutan karyawan2. Promosi karyawan3. Penempatan karyawan4. Identifikasi awal karyawan5. Pengembangan karyawan6. Percepatan promosi

Assessment Center Framework

Competency Profile

Scoring System

Instrument Test

Assessment Result

Feedback

In Basket Grup Discussion

Case analysis&

Presentation

Role Simulation

Competency based

interview

Business Game

Assessment Center Tools

Assessment Center Competency Focus

Competency Case Presentation Role play LGD In tray Basket

Self control X X

Self confidence X

Structure/ Systematic

X X

Flexibility X X

Information Seeking

X X X

Analytical Thinking

X X

Conceptual Thinking

X X

Planning & Organizing

X

Negotiation X X

Sumber : PPM Manajemen

Validitas Alat Seleksi

Metode Assessment RatioAssessment Center 0.65

Wawancara Kompetensi 0.48 – 0.61Skill Test 0.54Modern Personality Test 0.38

Bio Data 0.32Referensi (Bring It Talents) 0.23Wawancara Tradisional 0.05 – 0.19

Sumber : PPM Manajemen

Skor profiling kandidat tertinggi ada pada Assessment center, tentu saja assessment center merupakan cost yang paling tinggi, membutuhkan waktu 1-2 hari untuk melakukan assessment.

DISC Profiling…

• Mengenal tipe kepribadian kandidat, untuk dicocokkan dengan job profile yang dibutuhkan

• Memahami kepribadian dan kaitannya dengan interaksi dan komunikasi antar departemen, baik pelanggan eksternal maupun internal

• Mampu menyesuaikan diri sebagai anggota tim dalam lingkungan kerja yang berbeda

D

I

S

C

Insights…

GARBAGE IN = GARBAGE OUT

Rekrutmen merupakan suatu proses, jika yang dimasukkan ke dalam proses tersebut buruk hasil keluarannya juga buruk. Tim rekrutment, akan dirugikan secara waktu, tenaga, dan biaya. Di sisi lain, tim rekrutmen berpacu dengan waktu yang dijanjikan untuk dapat mengisi posisi yang kosong.

Key point1. Strategi sourcing2. Spesifikasi job profile3. Tools selection

Kompetensi

KEY POINTSo

urci

ng • Mencari sumber kandidat yang tepat sangatlah perlu. Kesalahan memilih sumber akan membuang waktu, biaya dan usaha. Lakukan evaluasi setiap kali melakukan sourcing. Jika sudah menemukan, ikatlah dengan perjanjian bersama.

Job

Profi

le • Spesifikasi kandidat seringkali diabaikan, hanya menggunakan intuisi. Hal tersebut perlu dilengkapi suatu kompetensi jabatan yang dipersyaratkan sehingga ada kesamaan persepsi dengan tim rekrutmen

Tool

s Sel

ectio

n • Selaraskan antara kompetensi yang dibidik dengan alat test seleksi. Penggunaan alat test yang salah, akan mengukur kompetensi yang salah sehingga menggambarkan kandidat yang salah.

Profile TrainerNama : Luthfi RochmatikaJabatan : HR Manager & TrainerContact : 081319554465 Email :luthfi.rochmatika@gmail.comPendidikan

Universitas Jurusan Tahun

Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006

Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011

Cerita diriPerjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.