rectorÍa general direcciÓn de comunicaciÓn y enlace ... · coordinar el envío por correo postal...

RECTORÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y ENLACE DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

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I.- Objetivo

El objetivo del Manual de Organización es contar con la información necesaria relacionada con la estructura y funcionamiento, para ser un instrumento de consulta que permita al personal desempeñar sus funciones de manera más eficaz y de acuerdo a las políticas establecidas.

II.- Misión, Visión y Valores

Misión: Departamento es el encargado de establecer una relación institucional y transparente con la comunidad universitaria y la sociedad en general, diseñando, implementando y coordinando las políticas de comunicación institucional de la UG. Planear la comunicación estratégica e imagen pública de la UG, mediante la difusión de acciones, avances y resultados de la administración actual, así como la construcción de opciones para contribuir al fortalecimiento de la imagen y el reconocimiento social.

Visión: Ser un referente en la comunicación estratégica; generadora de productos y servicios que posicionen a la institución como líder en educación y comprometida con la sociedad; con una imagen sólida, definida y coherente, estableciendo un vínculo de comunicación de largo plazo que genere confianza, lealtad y una percepción positiva de la sociedad.

Valores: Verdad Libertad Justicia Respeto Honestidad Responsabilidad Ética Objetividad Transparencia

Principios: Vocación de servicio Eficacia Mejora continua Compromiso institucional Lealtad Trabajo en equipo Igualdad Compromiso social

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III.- Organigrama

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Jefe de

Comunicación

Institucional

Coordinador de

Publicaciones

Institucionales

Enlace de

Comunicación

Organizacional

Coordinador de

Mercadotecnia

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IV.- Plantilla de Personal

Nombre del Puesto Nombre del ocupante(s)

Jefe de Comunicación

Institucional

García Castro, Ma. Del Carmen

Coordinadora de

Mercadotecnia

Gutiérrez Preciado, Sandra

Coordinador de Publicaciones

Institucionales

Torres Juárez, Maricruz

Enlace de Comunicación

Organizacional

Santoscoy Ramírez, Gabriel

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V.- Descripción de puestos

1.1. Datos del Puesto

1.2 Ubicación Estructural

Rectoría General Dirección de Comunicación y Enlace Departamento de Comunicación Institucional

2.- DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

2.1 Objetivo General.

Difundir y promover de manera amplia, sistemática, innovadora, fiel, efectiva e

inspiradora la historia, identidad, logros, quehacer y proyección futura de la Comunidad

Universitaria, sus cuatro campus y el CNMS, por medio de los todos los vehículos y

soportes de comunicación más pertinentes, de mayor impacto y probada sustentabilidad.

Siempre bajo el principio: La razón de Ser de la UG son sus ESTUDIANTES.

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

1.1.1 Nombre del puesto: Jefe de Comunicación Institucional

1.1.2 Nombre de puestos subordinados

-Coordinadora de Mercadotecnia -Coordinador de Publicaciones Institucionales -Enlace de Comunicación Organizacional

1.1.3 Nombre del puesto superior: Director de Comunicación y Enlace

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2.2 Funciones del Puesto.

Ejecutar el Programa de Comunicación Institucional, en estrecha y constante comunicación y auscultación de los profesores, estudiantes, directivos y autoridades unipersonales, así como con la participación de expertos externos invitados, autorizados por el Rector General.

Coordinar al equipo de trabajo del departamento a fin de asegurar la puntual continuidad y mejora continua de los productos y servicios generados.

Construir una estrecha, respetuosa y cordial comunicación con los Enlaces de Comunicación de los cuatro campus y del CNMS a fin de difundir lo que se considere prioritario y necesario para el desarrollo y el fortalecimiento de la solidaridad institucional.

Aprovechar al máximo los canales de comunicación existentes y diseñar nuevas vías de comunicación para los públicos internos y externos.

Generar productos para los distintos públicos con información pertinente, útil y atractiva, con base en la auscultación de la comunidad y promoviendo su participación.

Garantizar la adecuación en tiempo y forma de contenidos pertinentes, para lograr emitir mensajes que impacten efectivamente en los diferentes públicos, clientes y sectores de nuestro interés (ESTUDIANTES, líderes de opinión, empresarios, académicos, administrativos, egresados, padres de familia, etc.)

Coordinar y garantizar que las diferentes publicaciones realmente lleguen a nuestro público meta, en los cuatro campus y en el CNMS, cubriendo de manera importante los municipios donde la UG tiene presencia.

Coordinar el envío por correo postal de ejemplares a nivel estatal y nacional de las distintas publicaciones generadas en el Departamento de Comunicación Institucional. (Universidades, escuelas incorporadas, sector social y productivo, centros de enseñanza, empresarios del estado, entre otros.

Diseñar e implementar mecanismos de seguimiento y evaluación constante que nos permitan una mejora continua en cada uno de nuestros productos y servicios.

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Supervisar el vínculo que el Coordinador de Gestión realiza con la iniciativa privada para gestionar su participación en las actividades y medios de comunicación de la DCE, por medio de patrocinios o intercambios en especie que beneficien a nuestra comunidad universitaria.

Coordinar el diseño integral de campañas para el interior y exterior de la UG a fin de promocionar los distintos programas, proyectos y acciones de la institución.

Apoyar en la elaboración de contenidos para las distintas publicaciones.

Realizar actividades adicionales (derivadas de la naturaleza del área), acciones de mejora continua, medidas preventivas en seguridad laboral y reducir el uso de recursos, así como contribuir a la mejora continua de la preservación del medio ambiente y la efectividad laboral.

2.3 Responsabilidades.

2.3.1. Por manejo de información. Es el tipo de información que utiliza de acuerdo con las funciones que se deben desempeñar en el puesto. Cada persona que ocupa el puesto deberá observar la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios, la Ley de Protección de Datos Personales para el Estado y los Municipios de Guanajuato, y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato. 2.3.2. Bienes muebles e inmuebles: el servidor público deberá usar, resguardar y controlar los bienes conforme las leyes, políticas y lineamientos que emitan las autoridades respectivas.

2.3.3. Supervisión de las actividades del personal subordinado

si X

no

2.4 Toma de Decisiones.

Establecer la Información pertinente que mejor establezca las pautas de publicidad para promocionar a la universidad.

Elegir métodos para que la promoción llegue al público meta.

Elegir la Información Estratégica para la difusión del quehacer universitario.

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Definir el orden diario de trabajo de cada integrante del Departamento.

Establecer los métodos para el ejecutar el Programa de Comunicación Institucional.

Determinar estrategias de comunicación al interior y al exterior de la institución.

2.5 Relaciones con otros puestos.

2.5.1 Relaciones internas:

Con el Director de Comunicación y Enlace para definir líneas de acción así como temáticas, productos y servicios del departamento.

Con los distintos departamentos que integran la Dirección de Comunicación para seguimiento de funciones del área.

Con las diversas instancias académicas y administrativas de la Universidad de Guanajuato para seguimiento de apoyos en la difusión del quehacer universitario.

Con Enlaces de los cuatro Campus Universitarios y del Colegio del Nivel Medio Superior para atender las necesidades de implementación de estrategias así como diseño de productos encaminados a brindar una información veraz, objetiva y oportuna a la comunidad universitaria. Y para la coordinación de entrega de contenidos o material de insumo para los productos requeridos.

Con el Departamento de Administración y Servicios para la gestión de recursos financieros y materiales, así como lo relacionado con personal adscrito al área.

En general con toda la comunidad universitaria, para la generación de contenidos de su interés y utilidad.

2.5.2 Relaciones externas

Con proveedores en materia de productos impresos para seguimiento y ejecución de los productos generados por el Departamento de Comunicación Institucional.

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Con diversos sectores de la sociedad así como gubernamentales para atender las necesidades informativas pertinentes a incluir en los productos generados en el Departamento de Comunicación Institucional y por ende de la Universidad de Guanajuato.

2.6 Reportes e informes.

Al Director de Comunicación y Enlace para informar del estatus, seguimiento e implementación de las diversas actividades encomendadas al Departamento de Comunicación Institucional así como para la presentación de proyectos con los que se cumpla la meta de mantener informada a la comunidad universitaria así como a padres de familia y a la sociedad en general.

3. PERFIL DEL PUESTO

3.1. Educación.

Nivel licenciatura en área del conocimiento de ciencias sociales, comunicación o mercadotecnia.

3.2 Experiencia.

Experiencia haber: Nivel:

Administrado proyectos de comunicación y campañas publicitarias.

Avanzada: más de 2 años

Manejo de personal Avanzada: más de 2 años

Diseñado campañas publicitarias Avanzada: más de 2 años

Elaborado proyectos y plataformas de comunicación


Conocido de la realidad y el entorno institucional. Avanzada: más de 2 años

Diseñado productos informativos Avanzada: más de 2 años

3.3 Competencias.

3.3.1 Competencias técnicas/ específicas:

TIPO DE COMPETENCIA NIVEL

Para ingreso

Para desempeño de funciones

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Medios de comunicación estatales y nacionales

Práctico Autónomo

Medios de comunicación audiovisuales Práctico Autónomo

Administración de campañas publicitarias Práctico Autónomo

Legislación universitaria Práctico Autónomo

Diseño de campañas Práctico Autónomo

3.3.1 Administrativas:


Para ingreso


Desarrollo de proyectos Práctico Autónomo

Planeación y organización Práctico Autónomo

Toma de decisiones Práctico Autónomo

Seguimiento Práctico Autónomo

3.3.3 Interpersonales:


Para ingreso


Comunicación Práctico Autónomo

Liderazgo Práctico Autónomo

Relaciones públicas Práctico Autónomo

Trabajo en equipo Práctico Autónomo

4.- CONDICIONES DE TRABAJO

4.1. Jornada de trabajo:

Diurna

4.2 Esfuerzo:

FÍSICO MENTAL VISUAL

20% 60% 20%

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Coordinar la elaboración de conceptos, estrategias y campañas de comunicación institucional que se generan para sectores diversos de la comunidad universitaria, así como públicos externos a la UG, así como brindar apoyo en la logística y coordinación interna para la el apoyo en la difusión, promoción institucional en medios internos y externos.


Apoyar a las áreas de la Universidad de Guanajuato para generar, desarrollar e implementar procesos, proyectos y productos vinculados con la imagen externa de la institución para fortalecer la imagen institucional.

Crear la conceptualización de campañas, estrategias, promociones y mensajes para proyectar la imagen exterior de la Universidad de Guanajuato.

Crear y desarrollar proyectos y campañas que fortalezcan la imagen exterior de la Universidad de Guanajuato para realzar la identidad institucional.


1.1.1 Nombre del puesto: Coordinador de Mercadotecnia

1.1.2 Nombre del puesto superior: Jefe de Comunicación Institucional

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Redactar y adecuar el estilo de todos los productos, campañas y mensajes de comunicación vinculados con la imagen institucional para fortalecer la difusión hacia el exterior de la Universidad de Guanajuato.

Dar seguimiento a los proveedores y personal técnico involucrado en las campañas y mensajes ligados a la imagen de la institución para asegurar los productos derivados en tiempo y forma.

Medición y control de las campañas institucionales y estrategias generadas, para conocer el impacto de las mismas y garantizar la correcta difusión ya sea interna o externa.

Realizar actividades adicionales derivadas de la naturaleza del área, acciones de mejora continua y, reducir el uso de los recursos para contribuir a la preservación del medio ambiente y a la efectividad organizacional.

Ser enlace para la coordinación interna (principalmente con el área de diseño y de web) con todo lo referente a solicitudes y seguimiento de productos, y materiales publicitarios varios para ser usados en los distintos medios tanto internos como externos.

Elaboración y seguimiento de planes de medios y pautas publicitarias en los distintos medios de comunicación; internos y externos a la Institución y en donde se verá reflejado, ante la sociedad en general el quehacer y aportaciones de la Institución.



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si

no X


Elegir la información a publicar para difundirse en las campañas institucionales.



Con los distintos Departamentos de la Dirección de Comunicación y Enlace para la coordinación de la elaboración de productos y aplicaciones publicitarias.

Con la Dirección de Comunicación y Enlace, con la red de enlaces de comunicación de las entidades académicas, dependencias administrativas y CNMS, para dar seguimiento a las solicitudes de elaboración de campañas publicitarias.


Se reporta al Jefe del departamento de Comunicación Institucional avances de trabajo programado para integrar reporte a la Dirección de Comunicación y Enlace de manera trimestral.

3.1. Educación.

Nivel licenciatura en área del conocimiento de mercadotecnia o afín económico-administrativas.


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3.2 Experiencia.


Coordinado campañas, mensajes y promocionales institucionales.


Laborado en agencias de publicidad. Media: de 1 a 2 años.

Coordinado campañas, mensajes y promocionales institucionales.


Elaboración de estrategias de difusión y posicionamiento.


Laborado en agencias de investigación de mercados; elaboración de estudios cuantitativos y cualitativos

Media: de 1 a 2 años.

3.3 Competencias.



Para ingreso


Medios de Comunicación Práctico Autónomo

Ley Orgánica de la UG Práctico Autónomo

Manejo de proyectos de comunicación y difusión

Autónomo Experto



Para ingreso


Desarrollo de proyectos Práctico Práctico

Organización de la información Práctico Práctico

Uso efectivo del tiempo Práctico Autónomo


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Para ingreso






4.1. Jornada de trabajo: Diurna

4.2 Esfuerzo:


10% 60% 30%

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Coordinar las acciones relacionadas con la revisión y corrección de textos de los productos editoriales generados en la Dirección de Comunicación y Enlace, así como productos generados por otras unidades que solicitan el apoyo de la Dirección con la finalidad de que los productos destinados a difundir el quehacer universitario cumplan con los requisitos de calidad en los contenidos y la redacción. Sub Coordinación editorial de la Gaceta Universitaria.


Edición de la Gaceta Universitaria.

Generar contenidos para las publicaciones editoriales de la Dirección de Comunicación y Enlace a través de artículos de divulgación, reportajes de profundidad y entrevistas.


1.1.1 Nombre del puesto: Coordinador de publicaciones Institucionales


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Revisión y corrección de estilo de diversos documentos institucionales generados en la Dirección de Comunicación y Enlace así como los solicitados por otras instancias académicas y administrativas.

Realizar actividades adicionales derivadas de la naturaleza del área, acciones de mejora continua y, reducir el uso de los recursos para contribuir a la preservación del medio ambiente y a la efectividad organizacional.

Realizar entrevistas y reportajes para la Gaceta universitaria, revista Enjambre y Punto de Encuentro.

Ser enlace para la coordinación interna (principalmente con el área de diseño y de web) con lo referente a las tres revistas generadas por el Departamento de Comunicación Institucional.




si

no X


Autorizar los textos para que sean enviados al responsable de la publicación, impresa o digital.

Elección de información para elaborar propuestas de artículos a publicar en revistas o gacetas universitarias.

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Con los distintos Departamentos de la Dirección de Comunicación y Enlace para la generación de productos editoriales.

Con las diferentes áreas de la Institución (administrativas y académicas) para generar contenidos para las publicaciones editoriales de la Dirección de Comunicación y Enlace, como reportajes, entrevistas, artículos; así como atender a los universitarios que desean participar en la Gaceta universitaria, con el objetivo de atender las necesidades de la comunidad universitaria a través de contenidos y publicaciones de interés.

2.5.2 Relaciones externas:

Con egresados de la Institución, que laboran fuera de la Universidad de Guanajuato, con la intención de generar contenidos pertinentes para las publicación editoriales como Gaceta universitaria, Punto de Encuentro y Enjambre.


Se reporta al Jefe del departamento de Comunicación Institucional para dar seguimientos a los avances de las publicaciones editoriales, acordar temas y contenidos y planear las acciones de elaboración de estas.


3.1. Educación. Licenciatura en ciencias sociales, humanidades y/o ciencias de la comunicación. 3.2 Experiencia.


Editado diversos textos como revistas, carteles, folletos, etc.


Redactado diversos géneros como reportaje, artículo, entrevista, ensayo, etc.


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Revisado y corregido de estilo de diversos géneros.


Manejado conceptos técnicos para los distintos medios de comunicación impresos, electrónicos y digitales.


Redactados documentos institucionales. Avanzada: más de 2 años

Haber administrado revistas. Avanzada: más de 2 años

3.3 Competencias.



Para ingreso


Manual de imagen institucional Práctico Práctico

Redacción de oficios y documentos Práctico Autónomo

Manejo de proyectos de comunicación y difusión.

Práctico Autónomo



Para ingreso


Registro Práctico Autónomo

Seguimiento Práctico Autónomo

Planeación y organización Práctico Autónomo



Para ingreso


Actitud de servicio Práctico Autónomo


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4.1. Jornada de trabajo:

Diurna

4.2 Esfuerzo:


10% 60% 30%

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Garantizar la Gestión de las actividades administrativas y operativas de las distintas publicaciones generadas en el Departamento de Comunicación Institucional, así como coordinar las acciones relacionadas con el contenido, la revisión y producción de los contenidos del cartel El Universitario y colaborar con la elaboración del Cartel Interno de la DCE a fin de generar una mayor participación de la Comunidad Universitaria y la sociedad en general en las distintas actividades de la UG.


Ser el vínculo y enlace con la Coordinación Administrativa de la Dirección de Comunicación y Enlace para los diversos trámites correspondientes de las distintas áreas que integran el departamento de comunicación Institucional.

Garantizar la supervisión de la distribución con el proveedor autorizado del cartel El Universitario en los 46 municipios del Estado de Guanajuato.

Redactar el contenido del Cartel El Universitario y colaborar con el Cartel Interno de la DCE.


1.1.1 Nombre del puesto: Enlace de Comunicación Organizacional


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Realizar actividades adicionales derivadas de la naturaleza del área, acciones de mejora continua y reducir el uso de los recursos para contribuir a la preservación del medio ambiente y a la efectividad organizacional.




si no X



Con el Departamento de Diseño para la elaboración de cartel interno y cartel universitario.

Jefe del Departamento de administración y Servicios de la Dirección de Comunicación y Enlace de la Universidad de Guanajuato, para solicitar recursos materiales necesarios para el empaque y embalaje de materiales editoriales.

2.5.1 Relaciones externas:

Con proveedores para impresión y distribución de material editorial y publicitario de la UG.

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Se entrega reporte a la Jefatura de Comunicación Institucional, para el avance de actividades.


3.1. Educación.

Nivel licenciatura en área de ciencias sociales o económico-administrativas.

3.2 Experiencia.


Coordinado estrategias de promoción. Avanzada: más de 2 años

Realizado seguimiento administrativo Media: de 1 a 2 años.

Implementado estrategias de comercialización Avanzada: más de 2 años

3.3 Competencias.



Para ingreso


Medios de Comunicación Práctico Autónomo

Ley Orgánica de la UG Práctico Autónomo

Manejo de proyectos de comunicación y difusión

Autónomo Experto



Para ingreso


Organización de la información Práctico Práctico

Uso efectivo del tiempo Práctico Autónomo


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Para ingreso






4.1. Jornada de trabajo: Diurna

4.2 Esfuerzo:


20% 50% 30%

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