redes sociales corporativas como apoyo a la comunicación y gestión del conocimiento dentro de la...
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Presentación realizada por invitación de Aimen en la Jornada sobre Gestión del conocimiento y del talento en la empresa innovadora, que tuvo lugar en Vigo el 2 de julio de 2013TRANSCRIPT
Redes sociales corporativas
como apoyo a la comunicación
y gestión del conocimiento
dentro de la empresa
J. Carlos López Ardao
Director Depto. Enxeñería Telemática
Director Inv. e Innovación SocialWire Labs
Universidade de Vigo
Cambio radical en las relaciones
y en la comunicación
Las redes sociales y la Web 2.0 están suponiendo un cambio radical en la forma en que nos comunicamos y relacionamos
Es una realidad que se está expandiendo a todas las edades y ámbitos socio-económicos
El trabajo interno dentro de una empresa es, esencialmente, comunicación y relación
El objetivo es aprovechar el enorme potencial de esta tecnología para mejorar la comunicación, la organización del trabajo, el trabajo en grupo y la gestión del conocimiento dentro de una empresa
Echemos un vistazo al reciente artículo publicado en Expansión Los 5 mitos de las Redes Sociales Corporativas
El gran potencial de las redes
sociales corporativas
Según un estudio de McKinsey (Capturing Business valuewith social techonologies) las empresas aún se encuentran muy lejos de haber sabido explotar todo el valor potencial que les pueden aportar las nuevas tecnologías sociales◦ Muchas han puesto su foco en la parte externa, como canal de
conexión con los consumidores
◦ Pero pocas empresas están visualizando un papel mucho más importante, a nivel interno, relacionado con el aumento de la productividad, la colaboración y el compromiso de los empleados.
◦ Según Gartner, las empresas que integren redes sociales internas, como nuevos canales para comunicarse y colaborar, aumentarán la productividad de los empleados hasta un 25%
En el citado artículo de Expansión se habla de los 5 Mitos de los CEOs y Directivos ante las Redes Sociales Corporativas
1.- No necesitamos un "Facebook"
para los empleados
La palabra "social" y el parecido visual con un "Facebook" de las plataformas de software para Redes Sociales Corporativas han confundido.
Y nada más lejos de la realidad,
◦ Los documentos, conversaciones y temas que se comparten y comentan son del día a día laboral: el proyecto en marcha, actividades relacionadas con el negocio, documentos y enlaces, logros conseguidos, ideas, respuestas a consultas entre colegas y equipos de otras oficinas, países, etc.
2.- Las Redes Sociales son sólo para los
jóvenes, no funcionará con los empleados
más experimentados y de más edad
Es cierto que los grupos de edad más activos
en redes sociales están entre 15 y 35 años,
pero últimamente los usuarios de más de 55
años están creciendo en Facebook y otras
redes similares.
Una buena prueba de las ventajas que puede
aportar es precisamente que la gente con
más recorrido y conocimiento en la empresa
comparta su experiencia con el resto de
compañeros en una red social interna
3.-Ya tenemos el correo electrónico
para comunicarnos y colaborar Según Forrester y Gartner, los empleados destinan
diariamente un 28% del tiempo en leer, escribir y responder e-mails (13 horas a la semana), un 15% y un 30% del tiempo a buscar información y conocimiento necesario para hacer su trabajo, y el 71% afirma que es más fácil localizarlo en Internet que en los propios sistemas internos.
Con el correo electrónico la comunicación es de "uno-a-uno" o de "uno-a-varios" y una gran cantidad de la información de valor de la empresa se queda encerrada y estancada en las bandejas de entrada de correo
Por el contrario, con las Redes Sociales Corporativas la comunicación se convierte en una nueva forma de contenido, fácil de compartir, sincronizar y elaborar de forma co-creativa y colaborativa.
El conocimiento fluye de "muchos-a-muchos", se puede localizar con mayor facilidad sin tener que pensar en cómo y dónde encontrarlo, y además permite identificar a los expertos sobre diversos temas.
4.- No son plataformas seguras
Hay miedo a que la información de la compañía pueda verse comprometida, se pierda, se roben archivos, se compartan temas confidenciales, no sea posible cumplir las normativas...
El uso de comunicaciones cifradas con la plataforma (HTTPS), y que ésta sea privada y gestionada íntegramente por la empresa garantiza la privacidad
La posibilidad de usar distintos permisos de acceso para los recursos y de crear, según interese, diferentes tipologías de grupos abiertos, cerrados, privados, públicos, permite limitar el compartir temas o documentos en función del grado de confidencialidad o competencia del tema
5. Esto va de una nueva herramienta tecnológica
y de una campaña de comunicación interna
El reto no es tecnológico, es de gestión del cambio, de adaptar a los equipos a trabajar de una forma más colaborativa e innovadora, de potenciar el compartir y la co-creación.
La red social corporativa ayudará en este proceso, pero será el medio que lo facilite, no la solución. No es un proceso automático, no hay milagros y cada organización requerirá su tiempo
Es necesaria una estrategia, un plan de ejecución, una pequeña formación inicial y, sobre todo, dinamización, e implicación en el proceso de la Dirección y de los Mandos Intermedios.
¿Hacia dónde vamos?
Según todas las consultoras más
importantes del mundo, las Redes Sociales
Corporativas no tienen marcha atrás
◦ Gartner: "En el 2014 el 20% de las
organizaciones las tendrán como 1ª
herramienta de comunicación"
◦ McKinsey: "La mitad de las organizaciones
aumentará sus inversiones en entornos
corporativos los próximos años"
◦ Forrester: "Crecerán a un ritmo del 61%
anual hasta el 2016"
Aspectos destacables en la Red
Social Corporativa
Cada usuario posee un perfil configurables (información de contacto y relevante al trabajo y la empresa)
Contactos: El objetivo es estar más cerca (seguimiento de actividad, comunicación, compartición de recursos, etc.) de algunos miembros seleccionados
Creación de grupos: Cualquiera puede crear un grupo: intereses comunes, proyectos, comisiones, grupos de trabajo, etc.
Permisos de acceso: Se puede decidir quien pude ver cada uno de los objetos o recursos que uno decide compartir, subir, publicar, etc.: privado, grupos, contactos, círculos de contactos, público, usuarios logueados, etc.
Notificaciones: Podemos configurar cuando deseamos ser notificados por e-mail de la actividad de la red social: actividad en grupos, actividad de contactos, menciones, actividad sobre nuestros contenidos, suscripciones
Problema habitual: El e-mail para todo
a) Conversaciones y discusiones
b) Intercambio de versiones de un documento colaborativo
c) Envío de enlaces interesantes
d) Gestión documental
e) Dudas, preguntas, solicitud de ayuda
f) Concertar reuniones
g) Realizar una consulta o encuesta a muchos
h) Lluvia de ideas
i) Toma de decisiones: Propuestas y votación
j) Trabajo en grupo
Comunicación interna
El e-mail es una excelente herramienta de
comunicación pero no está pensada para
discutir, debatir, es decir, para crear hilos de
conversación
Mucho mejor:
◦ Uso de un microblog (muro) global o de grupo
◦ Uso de foros en grupos (un hilo por tema) o
comentarios sobre objetos (archivos, imágenes,
vídeos, etc.):
Notificación cuando hay respuestas o comentarios nuevos
Las discusiones quedan adecuadamente guardadas por hilos
en los distintos grupos, y los comentarios junto al objeto
relacionado, para su posterior revisión o búsqueda
Creación documentos colaborativos
El e-mail no debe usarse para el intercambio de múltiples versiones de un archivos editado por varias personas
Mucho mejor:◦ Uso de wikis o blogs:
Las wikis permite múltiples editores (creador decide quien puede ver y quien puede editar) y poseen histórico de versiones
Los blogs son una colección cronológica de documentos, artículos, pensamientos, etc. (cada documento es de un único autor)
Son páginas con enlaces
Tras terminación Copiar y pegar o exportar en PDF
◦ En caso de documento complejo, uso de repositorio de archivos: Se pueden subir distintas versiones a un lugar común centralizado
Se pueden hacer comentarios sobre el propio archivo
Recolección de recursos
Biblioteca de enlaces
Es bastante habitual hallar un recurso o artículo interesante en Internet, opcionalmente guardarlo en favoritos, y enviar por e-mail su enlace a un grupo de usuarios
Mucho mejor:
◦ Guardar enlaces en los grupos adecuados, o enviarlos a través de la plataforma permite una gestión del conocimiento explícito mucho más eficiente Social Bookmarking y Social Content Curation son esenciales en la actualidad
◦ Imprescindible usar botón de mercadores o bookmarklet
Tras pulsar en una página sobre el botón de marcadores, se
abre una ventana que nos permite guardarla y compartirla
rápidamente
Gestión documental
La gestión documental se refiere al almacenamiento y clasificación adecuados de los documentos de interés general en la empresa◦ Una opción es el uso de plataformas especializadas
◦ Pero en muchas empresas residen en alguna carpeta compartida, en algunas carpetas privadas de ciertos usuarios o en las bandejas de entrada del correo
Mucho mejor:◦ Haciendo uso de un repositorio de archivos en la red
social corporativa Clasificación: Carpetas, etiquetas
Conversación integrada mediante comentarios
Visores y reproductores integrados para imágenes, audio, vídeos y los tipos de documentos más habituales (PPT, PDF, Word, etc.)
◦ Una red social corporativa puede aprovecharse para ser una atractiva y simple solución informal a la gestión documental
Dudas, preguntas, solicitud de ayuda
Ante una duda o pregunta, si no sabemos
quien pueda resolverla, es habitual preguntar
por e-mail (a un grupo de remitentes, o a
todos!)
Mucho mejor:
◦ Sistema de preguntas y respuestas
Respuestas disponibles para todo el mundo: búsqueda,
clasificación, popularidad preguntas y respuestas
Meritocracia: Popularidad de los que responden
Identificación de expertos
Gestión del conocimiento tácito Aprendizaje informal
know-who cobra relevancia frente a know-how
¿Otros muchos usos del e-mail?
a) Concertar reuniones
b) Realizar una consulta o encuesta a muchos
c) Brainstorming
d) Toma de decisiones: Propuestas y votación
Múltiples correos entrelazados y entrecruzados, para una solución “sucia”, no siempre exitosa, y muy poco productiva y eficiente
Concertar
reuniones o realizar
consulta nominal
Encuestas de
respuesta anónima
Brainstorming
Proponer y
votar ideas
Sistemas de
meritocracia
Cambios de
estado ideas
Toma de decisiones: Propuestas y votación
Trabajo en grupo
Grupos para
proyectos,
comisiones, grupos
de trabajo, etc.
Conversar, enlaces,
vídeos,
documentos, blogs,
páginas, encuestas,
ideas, decisiones,
mensajes
Muro: Actividad y
micro-conversación
Apariencia• En SocialWire apostamos
por unha apariencia similar a las plataformas populares de red social, por:
• Familiaridad usuarios
• Usabilidad muy estudiada
• La formación debe ser en metodología y hábitos de trabajo, non en uso de plataformas y herramientas Máxima sencillez y usabilidad
SocialWire Labs SocialWire Labs es una spin-off de la Universidad de
Vigo, creada en el seno del Laboratorio de Redes del Depto. Enx. Telemática
Nos centramos en el diseño y desarrollo de plataformas de red social como herramientas de comunicación, formación, trabajo y gestión del conocimiento dentro de una organización o una empresa
Nuestras plataformas están basadas en el proyecto de código abierto ◦ Muy efectivo a coste, pues gran parte del desarrollo está
realizado y es público y libre
◦ Posee una importante comunidad de desarrolladores detrás
◦ Podemos desarrollar rápidamente la plataforma a la medida de cada empresa, y con la funcionalidad deseada
Somos expertos en formación en redes sociales y metodologías de aprendizaje en red y trabajo en grupo