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REFINERIA DE CARTAGENA S.A.S

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA

FECHA:

Septiembre 28 de 2018

INSTRUCTIVO PORTAL DE AUTOGESTIÓN PROVEEDORES

VA-IN-005

VERSIÓN

No. 1.0

Página 2 de 13 Uso Público

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio

1.0 Documento Septiembre 28,

2018

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre/Apellidos Área Nº Copias



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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo ....................................................................................................................................... 4

2. Alcance ........................................................................................................................................ 4

3. Acceso al portal de proveedores ................................................................................................. 4

4. Funcionalidades del portal .......................................................................................................... 8

4.1. Facturas pendientes PSE .......................................................................................................... 8

4.2. Facturas Pagadas ...................................................................................................................... 9

4.3. Pagos Realizados .................................................................................................................... 10

4.4. Descarga de Certificados ........................................................................................................ 10

4.5. Modificación Clave de Acceso ................................................................................................ 11

4.6. Instructivo .............................................................................................................................. 12

4.7. FAQ ......................................................................................................................................... 13

5. Puntos de contacto ................................................................................................................... 13



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No. 1.0


1. OBJETIVO

Refinería de Cartagena S.A.S (en adelante Reficar), como el propósito de mejorar a sus procesos y

optimizar su interacción con sus proveedores, está desarrollando una estrategia orientada a su

transformación digital que permite a sus stakeholders contar con soluciones on-line que facilitan su

gestión. Reficar, implementó el nuevo portal de autogestión, en el cual podrán acceder a la

información actualizada de facturación, sus estados de cuentas, certificados tributarios y

monitorear el estado del pago de sus facturas.

2. ALCANCE

Aplica a todos los proveedores de Reficar y Ecopetrol (O&M).

3. ACCESO AL PORTAL DE PROVEEDORES

a. Ingrese al portal de proveedores a través de la página de Reficar:

www.reficar.com.co, seleccionando el link de “Consulte Aquí” de la sección

“Autogestión de Proveedores”

Clic en el banner de

proveedores para ingresar

http://www.reficar.com.co/



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No. 1.0


b. Se desplegará la siguiente pantalla, en donde debe ingresar su usuario y contraseña.

El usuario es el número de NIT de su compañía.

c. En caso de intentar acceder por primera vez o no recuerda la contraseña, debe

utilizar el link de Soporte, en el cual se solicitará la siguiente información:

• NIT con dígito de verificación.

• Correo electrónico registrado en las bases de información de Reficar.

Digitar NIT y contraseña

temporal



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No. 1.0


Una vez seleccionado el botón de Enviar, se generará automáticamente un correo

electrónico con su contraseña temporal, el cual será enviado a la dirección de correo

electrónico registrada en la base de información de Reficar. Esta contraseña temporal

tendrá una vigencia de 12 horas posterior a su generación.

Nuevamente ingrese a la pantalla principal del portal y digite su NIT con número de

verificación y la contraseña temporal recibida por correo electrónico.

Al ingresar al portal, le solicitará que cambie su contraseña de acceso temporal por una

que tenga vigencia de 45 días:



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No. 1.0


Esta nueva contraseña de acceso debe cumplir con los siguientes parámetros de seguridad:

• Su longitud debe contener mínimo 12 caracteres.

• Debe considerar al menos una letra en mayúscula y otra en minúscula.

• Debe tener al menos un número y un caracter especial (Ej. &,$,!,#).

• La nueva contraseña no podrá ser la misma utilizada en el último año.

Ejemplo de contraseña válida: Inicial12345*

Nota: En caso de que su dirección de correo electrónico no se encuentre actualizada, deberá enviar

la solicitud de su modificación a los siguientes correos electrónicos: [email protected]

y [email protected].

Una vez confirme que su correo electrónico ha sido actualizado, deberá ingresar nuevamente al

portal y solicitar la generación de contraseña.

d. El acceso a proveedores que tenga vínculos comerciales directamente con Reficar y

con Ecopetrol (O&M) se realiza de la siguiente manera:

Una vez completado el proceso de log in al portal le aparecerá la siguiente pantalla, en

la cual debe selecciónar una de las dos cuentas:

mailto:[email protected]




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No. 1.0


4. FUNCIONALIDADES DEL PORTAL

Al interior del portal, podrá acceder al siguiente menú:

4.1. Facturas pendientes PSE

En esta opción podrá consultar el listado de las facturas pendientes de pago por parte de Reficar

con su fecha de vencimiento.



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*Los pagos son aplicados por el área tesorería los días jueves para Reficar y martes para Ecopetrol (O&M).

4.2. Facturas Pagadas

En esta opción podrá visualizar el listado histórico de los pagos realizados por Reficar, detallado por

factura.

Si desea conocer el detalle de las retenciones aplicadas a cada pago, debe dar clic en el ícono de la

columna acción, asociado a la factura que desea consultar:



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No. 1.0


4.3. Pagos Realizados

En esta opción podrá obtener un resumen de los pagos realizados por Reficar en un periodo de

tiempo:

• Se podrán utilizar los siguientes criterios de búsqueda:

4.4. Descarga de Certificados (*Esta opción solo aplica para proveedores Reficar)

En esta opción usted descarga los certificados de retenciones de impuestos, desde marzo de 2014

a la fecha, seleccionando el tipo de certificado y el rango de fechas que desea generar:

Si desea realizar su

búsqueda más especifica

Descarga a Excel



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Al dar clic en el botón “Generar Certificado”, se generará de forma automática un archivo con

extensión pdf en el que podrá encontrar el certificado solicitado.

Certificados tributarios Proveedores Ecopetrol O&M

Si es proveedor de Ecopetrol O&M, deberá realizar la generación de los certificados utilizando la

página web de Ecopetrol: www.ecopetrol.com.co, seleccionando la opción de Contratistas y luego

Ejecución Contrato.

4.5. Modificación Clave de Acceso

En esta opción podrá modificar su clave de acceso al portal, en caso de que lo requiera:

http://www.ecopetrol.com.co/



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4.6. Instructivo

Para consultar todas las funcionalidades del portal, consulte el instructivo de uso del portal,

seleccionando la opción de “Instructivo”, el cual lo llevará a la página web de Reficar:



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4.7. FAQ

En esta opción encontrará preguntas frecuentes asociadas a la funcionalidad del portal.

5. PUNTOS DE CONTACTO

En caso de presentar dudas con la información presentada en el portal, le solicitamos redirija sus

inquietudes de la siguiente manera:

• Si es proveedor de Refinería de Cartagena S.A.S.: al correo electrónico:

[email protected] o a las Líneas de Atención: Bogotá: 57 (1) 7425000

Cartagena: 57 (5) 6700960 ext: 24074-24216

• Si es proveedor de Ecopetrol S.A.: al correo electrónico:

[email protected] o a las Líneas de Atención: Bogotá: 57 (1)

2345000 – Línea Gratuita: 018000918418

• En caso de presentar inconvenientes de acceso a este portal, le solicitamos enviar un correo

electrónico a [email protected], indicando su número de NIT e inconveniente

presentado.




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