Registratie en verantwoording in een gesloten cyclus: hoe werkt dat in de Qsuite in de formele zorg?Versie: 1.0.Datum: 26 februari 2016

InleidingDe Qsuite is een totaaloplossing, waarbij de klant – de burger – het vertrekpunt is. Het proces van de dienstverlening aan deze burger is het vertrekpunt. Een kloppende en gezonde bedrijfsvoering is echter een voorwaarde om de dienstverlening aan deze burger ook goed te laten zijn. Deze veronderstelling komt voort uit het Improvement Model (een door de Raad voor Accreditatie geaccepteerd denkmodel dat de klant als vertrekpunt neemt en toetst of de bedrijfsvoering passend is). In dat licht is het van groot belang dat de Qsuite voorziet in passende registraties, rapportages en stuurinformatie om aan te tonen dat de dienstverlening daadwerkelijk volgens de kloppende uitgangspunten is geboden. In dit document lichten we toe hoe dat werkt of hoe het kan werken.

In de formele zorg zijn de eisen die aan de financiering van de zorg gesteld worden deels landelijk en deels per gemeente bepaald. De eisen zijn duidelijk, maar wel complex. Het uitgangspunt in de Qsuite is dat aan alle eisen voldaan moet kunnen worden, maar dat een organisatie – mits zij daarvoor zelf de ruimte heeft – zelf moet kunnen kiezen welke vormen van registratie en verantwoording zij toepast.

Onder het motto: ‘alles kan, maar niets moet’. Zo flexibel is de Qsuite. Hierbij geldt ook dat de uitvoerend medewerker gewoon zijn of haar proces moet kunnen uitvoeren zonder belast te worden

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 1 van 9

met de techniek die met de financiering samenhangt. Het primaire proces leidend en de financiering volgend: dat is het principe van de Qsuite.

Het uitgangspunt in de filosofie

InhoudelijkGeregistreerde gegevens in de Qsuite zijn behulpzaam bij het krijgen van goede interne stuurinformatie (voor een goede greep op de organisatie) en een goede externe verantwoording (zodat er aantoonbaar aan de doelstellingen van alle betrokken wordt voldaan, daarop wordt gerapporteerd en er zo ruimte ontstaat om in gezamenlijkheid te ondernemen). De eisen die aan deze verantwoording worden gesteld zijn per wet verschillend. Enerzijds zijn ze landelijk bepaald in de landelijke declaratiestructuur en in het berichtenverkeer. Anderzijds kunnen ze ook regionaal uiteenlopen in het kader van de WMO en de Jeugdwet, waarvoor de verantwoordelijkheid bij de gemeenten in belegd. De rapportages moeten daarom ook altijd aansluiten op zowel de landelijke als de lokale en maatschappelijke doelstellingen van de financier en van andere stakeholders.

Goede rapportages ontstaan echter pas wanneer de gegevens allereerst ook tijdig, juist en volledig worden vastgelegd. Hierbij neemt de accuratesse toe op het moment dat registraties het proces volgen. Niet registreren om te registreren, maar processen uitvoeren en meteen registraties vastleggen. Het klantproces is leidend en de registratie en declaratie volgend.

De burger is hierbij het uitgangspunt. De burger binnen zijn of haar eigen netwerk en uitgaande van eigen kracht, zijn of haar informele netwerken waar mogelijk en formele ondersteuning waar noodzakelijk. Het gaat hier om de burger die onderdeel is van zijn of haar wijk, die streeft naar autonomie, participatie, zelfstandigheid en integratie, maar die daar wel soms meer of minder hulp bij nodig heeft.

De burger kan hierbij uiteraard een volwassene, een senior of een kind of jeugdige zijn, die op één of meerdere leefgebieden zelf een beperking heeft, zorgt voor een naaste óf gewoon even een handje hulp kan gebruiken.

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 2 van 9

Gevolgen voor de bedrijfsvoeringDe bedrijfsvoering moet hier volledig op aansluiten. Een gezonde bedrijfsvoering is dé voorwaarde voor een duurzame kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Zonder gezonde bedrijfsvoering kunnen de diensten niet duurzaam worden geleverd.

De gesloten cyclus van de planning en controle

De Qsuite bevat de onderstaande gesloten cyclus van de planning en controle. Het uitgangspunt hierbij is het productportfolio. Het productportfolio is de basis van de gehele plannings-, registratie- en rapportageroute door de Qsuite heen.Het productportfolio in de Qsuite is een overzicht van alle producten en diensten die een organisatie levert. Deze producten en diensten worden in een bepaalde structuur in de Qsuite geplaatst. De producten en diensten vormen daarmee de basis om gegevens vast te leggen en bijvoorbeeld de aantallen diensten of de daaraan bestede tijd te registreren.Het productportfolio gaat dus zowel over de kwantiteit van de te leveren producten en diensten als de kwaliteit.

Stap 1 – Het productportfolio

KwantiteitBij het kwantitatieve deel van het productportfolio gaat het over het kunnen registeren van de aantallen geleverde diensten en producten en het registreren van de daaraan bestede tijd. Het gaat dus vooral om ‘wat’ je doet voor de klanten, niet zozeer ‘hoe’ je het doet.

KwaliteitBij het kwalitatieve deel gaat het dus wel meer over ‘hoe’ je de diensten en producten uitvoert: hoe geef je het product inhoudelijk vorm? Welke doelen stel je? Hoe bereik je de doelen met de klant? En wat heb je nodig om die doelen te behalen?

Niet los van elkaarKwaliteit en kwantiteit staan niet los van elkaar. Ze hebben alles met elkaar te maken. Ook wanneer je alleen op kwantiteit stuurt zijn kwalitatieve aspecten van belang. Zo hangt bijvoorbeeld het deskundigheidsniveau (kwaliteit) samen met aantallen uren en kostprijzen (kwantiteit). En wanneer je op de kwaliteit stuurt, is de kwantiteit van belang. Dat werkt beide kanten op.

Formele en informele zorg of andere producten en diensten: een kloppende ordeningHet productportfolio in de Qsuite is uiteraard net zo breed en diep als de rest van de Qsuite. Talloze verschillende varianten kan het portfolio aan. Of het nu gaat over de formele zorg, de informele zorg of verschillende varianten van zakelijke dienstverlening: alles is mogelijk. Belangrijk is wel dat de producten en diensten op een gestructureerde manier worden geordend. Voor het ordenen heeft Novire instrumenten beschikbaar.De ordening bestaat uit een aantal niveaus. Door deze verschillende niveaus is het productportfolio zeer flexibel.

In de techniek ziet de kwalitatieve kant van het productportfolio er als volgt uit:

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 3 van 9

De kwantitatieve kant ziet er zo uit:

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 4 van 9

In dit document gaan we in op de kwantitatieve kant van het productportfolio.

Stap 2 – De basis | contractenBij ontvangst van de beschikkingen worden de contracten aangemaakt in de Qsuite. Per financier wordt vastgelegd welke activiteiten worden ingezet. Het aantal uren en de uurtarieven worden hierin opgenomen. Novire bouwt de mogelijkheid nog in om ook het aantal koppelingen hierin kwijt te kunnen. Dit is de basis voor de planning en controlecyclus van de organisatie. De contracten worden gekoppeld aan de producten (functies, activiteiten en prestaties) uit het productportfolio. Wanneer deze in de contracten zijn toegevoegd (per financier, of in een algemene categorie) dan verschijnen deze producten ook in de dossiers en op het werkbriefje, om daar de uren op te boeken.

Stap 3 – De planningWanneer je strak wilt sturen op projectbudgetten kan het raadzaam zijn om de stap van de planning uit te voeren. Dit is optioneel. Je kunt kiezen voor sturing vooraf door het invullen van de planning en vervolgens het afvinken (en eventueel wijzigen) van de uitgevoerde activiteiten óf voor het alleen registreren van de activiteiten achteraf.Wanneer je kiest voor de planning, dan kunnen in de centrale agenda de activiteiten worden ingepland, of er kan gebruik gemaakt worden van een routeplanning of een decentrale planning tussen een klant en een begeleider. In dit document staat beschreven hoe dat in zijn werk gaat. In deze brochure vind je er ook meer informatie over.

Stap 4 – De registratieDaarna kan er gewerkt en geregistreerd worden. Op het moment dat er een activiteit wordt uitgevoerd binnen een project, kan er op verschillende manieren worden geregistreerd:

Manier 1 Tijd noteren bij een direct contactmomentDe medewerker levert een activiteit aan een klant (mantelzorger) direct. De medewerker legt een inhoudelijk verslagje vast in het dossier en noteert daarbij meteen de tijd. Bij het registreren van de tijd, legt de medewerker vast welk product (dat is de combinatie van het cluster en de activiteit en dus van een functie en een prestatie) is geboden, en onder welk contract geboekt moet worden, in het geval dat hetzelfde product bij meerdere contracten voorkomt.

Manier 2 Geplande activiteiten registrerenWanneer er groepsactiviteit gepland is, zoals een training of spreekuur, dan staat deze voor de medewerker gepland. Vervolgens worden de projecten ruwweg ingepland voor het gehele jaar, bijvoorbeeld per maand. Er worden een aantal blokken in de agenda geplaatst waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Wanneer de medewerker in een week deze blokken ziet in de agenda, past hij of zij eventueel de duur, het tijdstip of de datum aan (wanneer de uitvoering in de praktijk anders bleek dan de planning), en geeft aan dat deze activiteit daadwerkelijk is uitgevoerd door dit nadrukkelijk aan te vinken. De activiteit – en daarmee de bijbehorende tijdsbesteding – is daarmee van de status ‘gepland’ naar ‘geleverd’ verschoven. Ook registreert de medewerker de aanwezige deelnemers.

Manier 3 Geplande bulk-activiteiten aanpassen en registrerenDeze derde manier van registreren geldt voor de activiteiten van de medewerkers die niet vooraf op exact het juiste moment gepland zijn. Bijvoorbeeld de periodiek geplande bulkmomenten om de projecten te sturen. De medewerker kan deze momenten - die wel in de eigen agenda gepland zijn - gebruiken om ze naar de juiste tijdsbesteding aan te passen door de geplande activiteit aan te passen naar de juiste tijdsbesteding. Daarna kan de activiteit afgevinkt worden, zodat de registratie definitief gemaakt wordt. Wanneer de medewerker in een week deze blokken ziet in de agenda, past hij of zij eventueel de duur, het tijdstip of de datum aan (wanneer de uitvoering in de praktijk anders bleek dan de planning), en geeft aan dat deze activiteit daadwerkelijk is uitgevoerd door dit nadrukkelijk aan te vinken. De activiteit – en daarmee de bijbehorende tijdsbesteding – is daarmee van de status ‘gepland’ naar ‘geleverd’ verschoven. Ook registreert de medewerker de aanwezige deelnemers.

Stap 4 - De controle op de volledige registratieEen deel van de activiteiten is nu via manier 1, 2, 3 geregistreerd. Dagelijks bekijkt de medewerker aan het einde van de dag het werkbriefje. Dit werkbriefje is deels al gevuld door de geregistreerde

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 5 van 9

activiteiten via manier 1, 2, 3. De openstaande onderdelen vult de medewerker aan tot een 100%-tijdsregistratie. Hierbij kunnen zowel directe als indirecte tijd-categorieën uit het productenboek worden gekozen als directe tijd-categorieën

Stap 5 – Controleren en accorderen registratiesDe administratief medewerker / controller controleert of de registraties overeenkomen met de contracturen van de medewerkers. Ook worden de uren vergeleken met de verlof- en verzuimregistraties. De Qsuite faciliteert dit proces door kengetallen en signaleringslijsten per tijdseenheid te genereren. Dit deel wordt momenteel ontwikkeld. Indien de registraties volledig zijn, dan accordeert de medewerker de uren. De uren worden hiermee bevroren ofwel 'op slot' gezet. Ze kunnen door de medewerkers niet meer aangepast worden.De leeromgeving in de Qsuite ondersteunt hierin door een gestandaardiseerd controleprogramma aan te leveren, waarmee medewerkers stap voor de stap de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de productie kunnen controleren. Hierbij worden altijd de uitgangspunten van de klantopdrachten en de medewerkersuren met elkaar gecombineerd. Novire noemt dit de zogenaamde ‘vierkantsvergelijking’. In het vierkant van de klantopdracht, de contracten met financiers, de contracturen en gewerkte uren door de medewerkers moet het totaal helemaal sluitend zijn.

Stap 6 – ExporterenDe geregistreerde en geaccordeerde tijd kan geëxporteerd worden. Bijvoorbeeld t.b.v. onderbouwing en verantwoording, de facturatie en declaratie en de koppeling naar het boekhoudpakket of de salarisadministratie.

Mogelijkheden tot rapportagesOp veel verschillende manieren kunnen de gegevens gebruikt worden voor interne stuurinformatie en voor externe verantwoording. Van gewoon feitelijke aantallen tot en met het rapporteren op uitkomsten in relatie tot vooraf gestelde doelen. Wanneer we de geregistreerde gegevens afzetten tegen deze gestelde doelen ten aanzien van die burger, dán ontstaat er een ‘kompas’. Dit kompas wijst uit – door verkeerslichtkleuren – naar deze burger én naar de maatschappelijke opdracht van de organisatie. Meer daarover is te vinden in het document over de mogelijkheden van de management rapportages in de Qsuite.

Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op het door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model. Dit denkmodel helpt andersom te denken: de burger leidend en de organisatie volgend.

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 6 van 9

Checklist Inrichten registratie- en declaratiemethodiek in de Qsuite

InleidingHet bovenstaande concept is vertaald in een checklist met behulp waarvan het onderdeel ‘registratie en declaratie’ in de Qsuite kan worden ingericht.Deze checklist is een korte weergave van de benodigde informatie om de Qsuite in te richten. Voor meer achtergrondinformatie en een nadere toelichting verwijzen we je naar de leeromgeving van de Qsuite. In de volgende cursussen vind je de uitgebreide informatie over dit thema:Beheerfuncties uitvoerenTijd plannen, registreren en verantwoordenActiviteiten plannen en registrerenBudgetten beheren en bewaken

Als hulpmiddel voor het uitvoeren van de onderstaande acties hebben we een format ontwikkeld. In dit format kunnen de gegevens uit de onderstaande checklist worden geordend. Dit dient als basis om in te voeren in de Qsuite. Tijdens de inrichting van de Qsuite ondersteunen we bij het invoeren van de gegevens in deze sheet en zullen we ook als Novire zorgdragen voor de juiste inrichting.

De versie van het productportfolio van jullie organisatie zal worden geüpload in het projectdocumentatiesysteem zodat alle gegevens netjes worden gearchiveerd.

Stap 1 InventarisatieVerzamel eerst alle informatie die nodig is en maak een ontwerp van het productportfolio

1 Bepaal de financieringsstromenBepaal welke van de volgende financieringsstromen van toepassing zijn:- Zorgverzekeringswet (ZVW)- Wet Langdurige Zorg (WLZ)- Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)- Jeugdwet (JW)- Subsidieregeling Behandeling- Subsidieregeling informele zorg- Privaat- Projectfinanciering

2 Bepaal welke contracten er zijn gesloten met financiers Welke overeenkomsten zijn er met financiers gesloten?Welke afspraken gelden er omtrent de inzet van een Persoonsgebonden Budget (PGB)?

3 Bepaal op welke prestaties en productcodes er gedeclareerd moet wordenVanuit de contracten kan vervolgens worden afgeleid op welke prestaties er gedeclareerd kan worden. Wil je gebruik maken van het landelijke berichtenverkeer voor de declaraties in de formele zorg, dan moeten hier de landelijke prestaties worden ingevuld.

4 Bepaal welke deskundigheden en functieniveaus van medewerkers van toepassing zijnWelke deskundigheidniveaus en functienamen worden er in de organisatie gehanteerd? Deze dienen ‘achter de schermen’ te worden vertaald naar de landelijke functie- en deskundighedentabel wanneer er via het landelijke berichtenverkeer gedeclareerd moet gaan

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 7 van 9

worden.

5 Bepaal het productportfolio | Deel 1We hebben nu bepaald welke landelijke financieringsstromen en eventueel ook welke landelijke prestaties worden gebruikt binnen de kaders van de contractafspraken.Maar welke producten levert jullie organisatie nu precies – op activiteitniveau – om de dienstverlening aan de klanten uit te voeren?Welke klantprofielen zijn er?Welke diensten lever je dan in welke fase?Welke doelen stel je in de plannen van de klanten?Welke acties horen daarbij?Maar vooral ook: welke groepsactiviteiten of individuele activiteiten worden geboden om de gestelde doelen te bereiken.

Het productportfolio beschrijft de eigen dienstverlening aan de verschillende klantgroepen. Het is een set aan producten die je kunt inzetten bij de individuele klanten. Door ze te definiëren, heb je de producten als het ware ‘op de plank liggen’ en kan je in individuele situaties inzetten waar dat nodig is.

In de ordening kijken we eerst naar wat er aan collectief aanbod te formuleren in. Welke trainingen, cursussen, diensten kunnen worden ingezet aan groepen klanten?Hoe meer er collectief gedaan kan worden, des te efficiënter het is. Het is voorliggend op de individuele inzet van producten en diensten.

Niet in alle gevallen is er sprake van een collectief aanbod. Vaak zal een collectief aanbod, indien dat wel aanwezig is, ook worden aangevuld met individuele inzet van zorg en begeleiding.Door die individuele inzet is voor de formele zorg het participatieportfolio beschikbaar. Deze is in de Qsuite geïntegreerd. Voor de informele zorg heeft Novire ook voorbeelden beschikbaar van productportfolio’s die worden gehanteerd. Vraag ons gerust even naar de voorbeelden.

6 Bepaal het productportfolio | Deel 3 - PlanbordWelke activiteiten dragen bij aan een goede processturing? Bepaal welke activiteiten moeten worden doorlopen om bijvoorbeeld de aanmelding, de intake, de overeenkomst zenden, de indicatiestelling etc. goed te borgen. Er zijn altijd stappen te definiëren in het proces van toeleiding of juist van afwikkeling van een nieuwe of bestaande klant. Deze processtappen zijn volgordelijk tot het moment dat er een plan wordt opgemaakt en de methodische procescyclus begint te draaien. Deze cyclus is die van Meten – Plan – Planning – Uitvoeren – Evalueren. Deze cyclus houdt zichzelf gaande door het afgeven van signalen etcetera. De stappen voor of na deze cyclus zijn het ook waard goed in de gaten te houden: wie meldt zich aan? Hebben we alle stappen doorlopen? Door een planbord bij te houden, heb je hier in één keer overzicht over. Het planbord wordt gevuld met activiteiten die je plant, uitvoert en registreert. Het is dus geen dubbel werk; het is alleen een andere weergave van alle activiteiten en registratie: op procesniveau.

7 Bepaal de interne activiteiten die nodig zijn om de dienstverlening te coördinerenVervolgens moeten we bekijken welke interne activiteiten er nodig zijn om deze producten aan de klanten goed te bieden. Welke afstemming is er intern nodig binnen het team? Welke opleidingen en trainingen zijn er voor het team zodat het deskundigheidsniveau op peil blijft?

8 Bepaal de categorieën waarop indirecte tijd geboekt kan wordenDeze indirecte activiteiten moeten aan een categorie worden gekoppeld. Bovendien moet je ook indirecte tijd op je werkbriefje kwijt kunnen. Welke categorieën wenst de organisatie de gebruiken? Dat bepalen we hier!

9 Bepaal of er sprake is van ORT volgens de CAOWanneer er conform cao sprake is van onregelmatigheidstoeslagen, dan moeten deze ook op de juiste tijden worden geregistreerd. Bepaal of dit aan de orde is, en welke toeslagen er gelden voor welke dagen en voor welke momenten op de dag.

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 8 van 9

10 Vul het Excelbestand met het productportfolioVul met alle hierboven verzamelde gegevens het Excelbestand van het portfolio. Dit Excel bestand is de basis voor de inrichting van het totale proces in de Qsuite.

Stap 2 Inrichting in de Qsuite

1 Toevoegen prestaties indien van toepassing in de Qsuite Op basis van het ingevulde Excel bestand richten we bij Novire de Qsuite voor jullie organisatie in. Eerst bepalen we of er prestaties zijn afgesproken met financiers die Novire nog niet centraal in de applicatie heeft staan. De belangrijkste landelijke prestaties staan natuurlijk al in de Qsuite, maar omdat er per gemeente weer zoveel varianten zijn, voegen we op verzoek toe.

2 Invoeren contractenNu de prestaties in de centrale tabel zijn ingevoerd kunnen deze prestaties in de Qsuite omgeving van jullie organisatie worden geselecteerd. Dat kan je doen bij het aanmaken van de contracten.

3 Invoeren activiteitenOok kunnen nu de activiteitenkenmerken en de activiteiten worden aangemaakt. Nu deze er in staat, kunnen de activiteiten worden gepland. Plan ze weg voor het gehele jaar, of zo ver mogelijk. Plan nu zowel de indirecte activiteiten voor het team, als ook de activiteiten op het niveau van de klantdossiers.

4 Aanmaken planbordNu de activiteiten zijn aangemaakt, kunnen ook de verschillende planborden worden samengesteld. Alles is nu klaar voor de implementatie!

Stap 3 Implementatie

De implementatie beschrijven we in een apart document. Hierin maken we onderscheid tussen de informele zorg en de formele zorg. Binnen de formele zorg onderscheiden we ook verschillende werkwijzen. We kennen namelijk de zorg die centraal – in routes – wordt gepland én de zorg die decentraal – in een één-op-één situatie tussen de begeleider en de klant – wordt gepland. Klik hier om deze beschrijving te openen.

Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 9 van 9