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Registro de donación en Banner INS-40-1-01-04

FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Registro de donación en Banner

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Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16

7. APROBACION ............................................................................................................................. 17

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 17

Anexo1: Manual Solicitudes Banner ............................................................................................. 17







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1. OBJETIVO

Describir las actividades realizadas en el registro de las donaciones en el sistema Banner.

2. ALCANCE

En el instructivo se describen las actividades desde que ingresa el dinero al banco hasta que se

genera la plantilla para Tesorería.

3. INSTRUCCIONES

A continuación se describen los pasos que se realizan en el proceso de ingreso de la donación en

Banner.

DESCARGAR ARCHIVOS DEL BANCO

1. Ingresar al banco Sucursal Virtual Empresas - www.grupobancolombia.com

2. Hacer el Login







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3. Exportar los archivos







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4. Se selecciona la fecha de la consulta (el día anterior al de consulta; si es fin de semana

incluir desde el viernes hasta el domingo o el lunes si es festivo)

5. Se guarda el archivo en el formato de texto LEGACY (FIL)

6. Una vez se ha descargado el archivo se abre desde una Hoja de Excel y se delimitan las

columnas así:







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Columnas: 1 – 6 – 14 – 24 – 49 – 52 – 82 – 83 – 100 – 112 – 138 – 152 - 170

7. El resultado en la Hoja de Excel será un archivo así:

a. Filtrar el archivo en la primera fila y elegir en la columna H los que contengan “+”.

Estos registros corresponden a los ingresos; los demás datos se pueden eliminar ya

que no se deben tener en cuenta.







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b. Añadir una columna para dividir entre 100 el valor que se encuentre en la columna I.

El resultado de esta operación corresponde al valor de la donación que se debe

registrar.

c. Los diferentes tipos de registros que aparecen en el archivo son:

Los pagos de código de barras, consignación o cheque: Aparecerán referenciados

bajo los conceptos “CONSIG LOCAL REFEREN EFECTIVO/ CONSIG LOCAL REFERENCIA

CANJE/ CONSIG NAL REFERENCIA EFECTIVO”. Traerá como referencia el número que la

Universidad reporta en el código de barras o el número del documento de identidad

de quien realiza la consignación.

Las transferencias electrónicas: Aparecerán referenciados bajos los conceptos “PAGO

INTERBANC/ PAGO DE PROV”. Se deberá indagar con el área de Recaudos si estas

transacciones corresponden a pagos de facturas o a donaciones.

Pago virtual PSE: Aparecerán referenciados bajo el concepto “Pagos Virtual PSE”.

Tarjeta de Crédito: Aparecerán referenciados bajo los siguientes conceptos: “Abono

American Express Pos, Abono Venta Pos Redeban y Abono Venta Pos Visa”.

DESCARGAR ARCHIVOS PAGOS ONLINE

1. Ingresar a la página https://secure.pagosonline.net y realizar el login.

2. Seleccionar la pestaña de “Transacciones” e ingresar en “Reporte de Transacciones”

https://secure.pagosonline.net/







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3. Generar el archivo de consulta así:

Fecha Inicio: 8 días previos a “HOY”

Fecha fin: “HOY”

Tipo de Salida: Excel

Detalle Ítem:

4. Se introduce la información generada en la macro “Macro Transdiarias” en la hoja InfoDia

y se ejecuta la macro1.







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5. El resultado de la macro1 se refleja en la hoja “Tabla”:







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6. Se revisa el archivo denominado “GIFT PROCESSING 2015” del mes que se está registrando

para identificar:

El último registro de donación efectuado con tarjeta de crédito

El último pago registrado por PSE

Una vez se tienen estos datos; se deben eliminar los registros que precedan la información

identificada en el archivo Macro transdiarias / Hoja Tabla.

A este archivo se le deben adicionar las consignaciones que se encuentren relacionadas en

el archivo del banco y que correspondan a donaciones; así como las transferencias

electrónicas y los pagos a proveedores.

Cuando se tenga un ingreso que no ha podido ser identificado es necesario enviar a

recaudos la información de este pago para saber si se trata de una donación e identificar a

que Unidad corresponde o si se trata del pago de una factura.

7. Se genera el cruce entre la información bancaria y la de pagos online para confirmar que

todo lo que se encuentre en el banco está plenamente identificado. Luego de esto la

información de “Macro Transdiarias” se traslada al archivo “GIFT PROCESSING 2015” para

llevar un control de las donaciones registradas.







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REGISTRAR LAS DONACIONES EN BANNER

1. Ingresar al link https://banner.uniandes.edu.co/ con el usuario y contraseña

asignados.

https://banner.uniandes.edu.co/







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2. En la forma AGAGIFT se ingresan los pagos recibidos con la información consolidada

entre el banco y el aplicativo de pagos online.

3. Una vez se han registrado todas las donaciones se ingresa a la forma AGACREV

a. Revisar detalladamente las donaciones ingresadas; verificando contra el archivo

GIFT PROCESSING 2015 que los datos de fecha, forma de pago y monto se

encuentren correctos.

Incluir el ID de Banner

Incluir # promesa,

monto y fecha

Incluir forma de pago

Incluir # referencia

Si no existe promesa incluir monto donativo, campaña y designación

Si la donación está asociada a un código de solicitud incluir los datos

Fecha

Monto

Donante

Forma Pago







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b. Cerrar la sesión en la pestaña Sesión Inactiva confirmando que el valor total

corresponde al total de las donaciones registradas y reportadas por el Banco.

4. En la forma AGPCASH se genera un reporte que se guarda en un archivo de texto

como soporte de las donaciones registradas. Estos archivos por defecto los almacena

en C:\temp

Colocar el valor total

de las donaciones

Cambiar estado a

FINALIZADO

Escribir DATABASE

Fecha inicio y fin de

registro de donación

1 2

3

4

1

2







0


5. En la forma ADPFEED se actualiza la información y se corre un proceso interno que

permite “alimentar” la base de Banner.

1 2

3 veces ENTER

Clic en Guardar

1

2

Fecha inicio y fin de

registro de donación

Escribir DATABASE

3







0


6. En la forma AWPCIER se genera el reporte dirigido a Tesorería, el cual después de

realizar un proceso interno envía dos archivos en formato .csv – Cierre Pagos y Cierre

Maestros.

7.

4. DEFINICIONES

Sucursal Virtual Empresas: Portal de Bancolombia que permite validar los depósitos

realizados en la cuenta de donaciones

Pagos Online: Portal de pagos que permite validar y conocer el detalle de los pagos

realizados de forma virtual.

Banner: Sistema de registro y administración de información de estudiantes, donantes y

donaciones

ID Banner: Es un código que asigna el sistema para identificar a las personas

Categoría: Es una clasificación que se le otorga a una persona dependiendo de la relación

con la Universidad.

Forma de Banner: corresponde a un comando identificado con letras mayúsculas que

permiten acceder a las diferentes herramientas dentro del aplicativo; algunas de las más

usadas son:

1 2

3







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Forma Descripción

GUIALTI Búsqueda de personas por ID/Nombre

AGAGIFT Ingreso de donación

AGAADJS Realizar ajustes de donativos

APACONS Categoría Personas

AOAORGN Categoría Empresas

AGACREV Cerrar sesiones de ingreso de donaciones

AGCGIFT Mirar donaciones

AGAPLDG Crear una promesa

AGCPLDG Consultar una promesa

AGAPINS Ingresar datos de la promesa

AGPCASH Reporte en TXT de control de donaciones

ATVSOLC Ver los códigos de solicitud creados/ Crear códigos de solicitud

ADPFEED Alimentar Banner

AWPCIER Archivos de Excel - Cierres y Maestro

APAEHIS Historia Laboral

SOACOMP Búsqueda de Compañías

APACONT Actividades realizadas con personas/empresas

ADPACCT Revisar donaciones recibidas en un periodo de tiempo y por designación

APAADEG Información de grados y carreras

ADADESG Información de las designaciones

APAIDEN Información personal y de contacto

Prioridad: Corresponde a la destinación de la donación. Las opciones son: estudiantes,

investigación, profesores o fondo anual.

Campaña: La campaña en Banner corresponde a la vigencia de la prioridad, de acuerdo a la

fecha y destino de la donación; esta se asociará a una campaña. El listado de campañas se

encuentra en la forma AFACAMP.







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Código de Solicitud: Corresponde a una sucesión de letras que representan un evento

específico o una campaña. El listado de códigos de solicitud se puede consultar en la forma

ATVSOLC

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 30/11/2015

Publicación 31/03/2016

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-07 Registro de donación en Banner

Manual – Solicitudes – Banner

Manual-Solicitudes

-Banner.docx







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7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Stephanie Múnera

María Fernanda Benítez

Gestor Administrativo y Financiero

Coordinador de donaciones

30/11/2015

REVISÓ Stephanie Múnera



Coordinador de donaciones 30/11/2015

APROBÓ Stephanie Múnera



Coordinador de donaciones 30/11/2015

8. ANEXOS

Anexo1: Manual Solicitudes Banner

Es un manual en el cual se describe el proceso para crear, modificar o eliminar códigos de

solicitud, asociarlos con las campañas y vincular los comerciales responsables de la gestión de

consecución de recursos.

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