REGLAMENTO DE SUBASTAS DE LA COMISION ESTATAL

DE ELECCIONES DE PUERTO RICO

'NDICE

Pág.

Titulo I - DISPOSICIONES PRELIMINARES I

Sección 1.1 - TITULO I

Sección 1.2 - BASE LEGAL I

Sección 1.3 - ALCANCE Y APLICACION

Secciôn 1.4 - DEFINICIONES 2

Titulo II - JUNTA DE SUBASTAS 9

Sección 2.1 - CREACIÔN 9

Sección 2.2 - JURISDICCION 10

Sección 2.3 - DESIGNACION Y NOMBRAMIENTOS 11

Secciôn 2.4 COMPOSICION QUORUM I I

Sección 2.5 - DEBERES Y PODERES 12

Secciôn 2.6 - VACANTES 16

Secciôn 2.7 REMOCION POR JUSTA CAUSA 17

TItulo III - ADQUISICIONES DE BIENES V SERVICIOS 17

Sección 3.1 - DETERMINACION DEL MECANISMO A SER UTILIZADO 17

A. REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS 18

Sección 3.2 - REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS 18

Sección 3.3 - CONTENIDO DEL REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS 18

1

Sección 3.4 - INICIO DEL PROCEDIMIENTO 20

Sección 3.5 - CONTENIDO DEL PLIEGO DE SUBASTAS 23

Sección 3.6 - TERMINO PARA ESTUDIO DEL PLIEGO 24

Sección 3.7 - CONVOCATORIA 24

Sección 3.8 - MODO DE CONVOCAR 25

Sección 3.9 - ENMIENDAS A LA CONVOCATORIA 27

Sección 3.10 - CANCELACION DE LA CONVOCATORIA 27

Secciôn 3.11 - PLIEGO DE LA SUBASTA 28

Sección 3.12 - ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL PLIEGO 29

Sección 3.13 - TERMINOS Y CONDICIONES CONTENIDOS EN EL PLIEGO 30

TItulo IV - PRESENTACIÔN DE LAS OFERTAS 36

Sección 4.1 - FECHA LIMITE PARA ENTREGAR 0 PRESENTAR LAS OFERTAS 36

Sección 4.2 - MODO DE PRESENTAR LAS OFERTAS 37

Sección 4.3 - EXPEDIENTE Y CUSTODIA DE LAS OFERTAS 39

Sección 4.4 - MODO V LUGAR DE HACER ENTREGA DE LA OFERTA 40

Sección 4.5 - INCUMPLIMIENTO DEL TERMINO DE ENTREGA 41

Sección 4.6 - FORMAS DE HACER LA OFERTA 42

Sección 4.7 - ENMIENDAS A LA OFERTA 45

Secciôn 4.8 - RETIRO DE LA OFERTA 46

11

52

Titulo V - ACTO DE APERTURA 47

Seccion 5.1 — EN GENERAL 47

Seccion 5.2 — PROCEDIMIENTOS DE APERTURA, LECTURA CIERRE 48

Seccion 5.3 - PROCEDIMIENTO CON POSTERIORIDAD AL ACTO DE APERTURA 50

Titulo VI - ADJUDICACION DE LA SUBASTA

Seccion 6.1 — EN GENERAL

Seccion 6.2 - TERMINO PARA CELEBRAR EL ACTO DE ADJUDICACION 52

Seccion 6.3 — SESION ADJUDICATIVA — PROCEDIMIENTO 53

Seccion 6.4 — NORMAS GENERALES DE ADJUDICACION 53

Seccion 6.5 — REGLAS DE ADJUDICACION 54

Seccion 6.6 -NOTIFICACION A LOS LICITADORES DE QUE LA SUBASTA HA SIDO DECLARADA DESIERTA 58

Seccion 6.7 -SOLICITUD DE RECONSIDERACION DE LA DETERMINACION DE QUE LA SUBASTA HA SIDO DECLARADA DESIERTA 59

r

Seccion 6.8 — ACCION A SEGUIR EN EL CASO QUE SE DECLARE DESIERTA UNA SUBASTA 59

Seccion 6.9 — NOTIFICACION DE LA ADJUDICACION 58

Seccion 6.10 — CONTENIDO DE LA NOTIFICACION 60

Seccion 6.11 — NOTIFICACION A LA OFICINA DE COMPRAS Y AL AGENTE RECEPTOR 61

Seccion 6.12 — CANCELACION DE LA ADJUDICACION 61

111

Titulo VII - IMPUGNACIONES

Sección 7.1 IMPUGNACION A LA CONVOCATORIA 62

A. PROCEDIMIENTO Y EFECTO DE LA IMPUGNACION DE LA CONVOCATORIA 62

B- RESOLUCION DE LA JUNTA 63

C- RECURSO EN ALZADA 63

Sección 7.2 - IMPUGNACION DEL PLIEGO DE LA SUBASTA 63

Sección 7.3 - IMPUGNACION DE LA ADJUDICACION 65

A. PROCEDIMIENTO Y EFECTO DE LA IMPUGNACION DE LA ADJUDICACION 65

B. RESOLUCION DE LA JUNTA 66

C. RECONSIDERACION DE RESOLUCION DELAJUNTA 67

Sección 7.4 - APELACION ANTE EL PRESIDENTE DE LA COMISIÔN 68

Sección 7.5 - EFECTO DE LA APELACION 68

Sección 7.6 - DECISION DEL PRESIDENTE DE LA COMISION 68

Titulo VIII - COMPRAS 0 ALQUILER SIN NECESIDAD DE CELEBRAR SUBASTA FORMAL 69

I I

Secciôn 8.1 - EXENCIÔN POR RAZÔN DE CUANTIA - SUBASTA INFORMAL 69

Sección 8.2 SITUACIONES QUE EXIMEN DE CELEBRACION DE SUBASTA COMPRAS EN MERCADO ABIERTO 70

Sección 8.3 - SITUACIONES DE EMERGENCIA 72

Sección 8.4 - DELEGACIÔN DE FUNCIONES PARA EL TRAMITE DE COMPRAS MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIA 73

iv

Titulo IX - SOBRE CONTRATOS 73

Sección 9.1 - EN GENERAL 73

Sección 9.2 - CITACION A COMPARECER 74

Secciôn 9.3 - NEGATIVA A FORMALIZAR EL CONTRATO 74

Sección 9.4 - INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO 75

TItulo X DISPOSICIONES FINALES 75

Sección 10.1 - DISPOSICIONES TRANSITORIAS 75

Sección 10.2 - SEPARABILIDAD . 75

Sección 10.3 - PENALIDADES 76

Secciôn 10.4 - ENMIENDAS AL REGLAMENTO 76

Sección 10.5 - DEROGACION 76

Sección 10.6 - VARIACION DE TERMINOS 76

Sección 10.7 - VIGENCIA 77

V

TITULO I

DISPOSICIONES PRELIMINARES

Sección 1.1 - TITULO

Este Reglamento se conocerá como "Reglamento de Subastas de la

Comisión Estatal de Elecciones de Puerto Rico".

Sección 1.2 - BASE LEGAL

Este Reglamento se adopta y promulga en virtud del Articulo 3.002, inciso

(1), de la Ley Nóm. 78 de I ro de junlo de 201 1 , segUn enmendada, conocida como

el COdigo Electoral de Puerto Rico para el Siglo XXI (Co'digo Electoral), que

faculta a la Comisión Estatal de Elecciones (Comisio'n) a aprobar y adoptar los

reglamentos que fueren necesanos para implantar las disposiciones de ley bajo

su jurisdiccio'n.

Seccin 1.3 - ALCANCE Y APLICACIÔ ô N

Este Reglamento es aplicable a toda entidad pnvada y a toda persona

I01

particular que intervenga directa o indirectamente en las compras y subastas de la

ComisiOn; a todo empleado o funcionano de ésta y en particular a los

componentes de su Junta de Subastas y a los empleados o funcionarios

relacionados con los procesos de compras, contratación o arrendamiento de

matenales, impresos, bienes, servicios y equipo de la Comisión.

El propósito fundamental de este Reglamento es establecer el

procedimiento que se seguirá en toda subasta piblica, requenmiento de

propuestas, 0 cualquier otro mecanismo establecido en el presente Reglamento,

para la compra, adquisiciOn, contrataciOn o arrendamiento de materiales,

impresos, bienes, servicios y equipo que efectóe la Comisión a entidades

pnvadas; para crear los organismos intemos que tendrán a su cargo la operaciOn

y administraciOn de dicho procedimiento y para los otros propositos inherentes a

las funciones que establece este Reglamento.

Sección 1.4 - DEFINICIONES

Las palabras y frases usadas en este Reglamento se interpretarán seg(in el

contexto y el significado por el uso comUn y comente.

Las voces usadas en este Reglamento en el tiempo presente incluyen

también el futuro; las usadas en género masculino incluyen el femenino y el

neutro, salvo los casos en que tal interpretación resultare absurda. El singular

incluye el plural y el plural el singular.

Se hacen formar parte de este Reglamento aquellos términos y

definiciones que resulten aplicables del ArtIculo 2.003 del Código Electoral.

A los propOsitos de este Reglamento, los siguientes términos o frases

tendrán el significado que a continuación se expresa:

I . Adjudicación El proceso de otorgar la subasta al licitador o postor

agraciado conforme a los cntenos establecidos en este Reglamento.

2. Adquisiciôn - Sinónimo de compra. El medio por el cual una parte, el

vendedor, se obliga a entregar una cosa determinada y la, otra parte, el

comprador, se obliga a pagar por ella un precio determinado en dinero o

signo que lo represente.

3. Agente Comprador Cualquier persona, natural o juri'dica, funcionano o

empleado facultado por la Comisión para comprar, contratar a arrendar

matenales, impresos, bienes, servicios o equipos necesanos para las

funciones de la Comisión.

4. Apertura do Subasta - El proceso mediante el cual se abren los sobres

de las ofertas en la fecha y hora determinada, sellándose los pliegos

recibidos y procedléndose a la lectura de las ofertas en presencia de

aquellos licitadores o sus representantes autorizados, que concurran al

acto.

5. Arrendamiento - El medio por el cual una parte se obliga a ejecutar una

obra 0 a prestar un serviclo o a hacer usc de un bien a cosa par tiempo

determinado y a preclo establecido.

6. Compras Directas contra Contratos Aquellas compras que se hacen

4 a los licitadores agraciados con subastas y que tengan los contratos

vigentes a la fecha en que se va a efectuar la compra.

7. Compras en Mercado Abierto El procedimiento de adquisición que se

llevará a cabo cuando una transacciOn esté exenta de tramitarse

mediante subasta formal par cualquier causa que no sea la cuantia

envuelta.

8. Condiciones - Términos bajo los cuales se interesa que se entregue el

bien, se ejecute la obra a se preste el servicio.

9. Contratista - Una persona, natural a jurldica, o entidad pnvada con quien

la Comisión tenga un contrato vigente.

I 0. Contrato - El documento o grupo de documentos que contienen los

términos y condiciones, especificaciones y otros acuerdos entre la

Comisión y Un contratista. Significara, además, Ordenes de compra y

cartas contrato.

11. Convocatoria - Anunclo, aviso o invitaciOn a subasta.

12. DIas - Dia laborable a menos que se especifique otra cosa.

13. Elecciôn o Elecciones - Incluye las Elecciones Generales, pnmanas,

referendum, plebiscito, consultas al electorado y elecciones especiales.

14. Entidad privada - Cualquier persona, natural o jurldica, firma, negoclo o

comerciante dedicado al comercio Ilcito de bienes, servicios y otros.

15. Equipo - Incluye mobiliano y equipo de oficina, equipos o artefactos

eléctricos y de gas fluido, computadoras, equipo de procesamiento de

datos, de tabulación, de comunicación y radiodifusión u otros

relacionados, discos magnéticos, mobiliano y equipo de almacén, de

imprenta, fotografia, microfotografia, libros o textos legales, finanzas,

contabilidad, ingenieria, etc., equipo automotnz, tales como automóviles,

guaguas, camiones, montacargas y otros vehiculos de motor, incluyendo

los artefactos construidos para adaptación o instalaciOn o acoplamiento o

cualquiera de los vehiculos de motor mencionados y cualquier otra unidad

propiamente catalogada como equipo.

16. Emergencia SinOnimo de urgencia. La proximidad de unas elecciones

0 Ufl evento electoral se podrá considerar como una situaciOn de

emergencia. El estado de emergencia puede surgir por la necesidad

4

inmediata de piezas de repuesto, accesonos, equipo o servicios

suplementarios, necesanos para mantener en buen estado de operación

la propiedad 0 el equipo de la Comisión. La emergencia se puede dar par

la ocurrencia de una situación a suceso extraordinano o imprevisto que

debe corregirse inmediatamente para evitar daños a la vida o a la

propiedad o par estar en peligro de paralizarse o afectarse adversamente

el servicio que bnnda la Comisión. El decreto de emergencia lo

determinará la Comisión de acuerdo al ArtIculo 3.004 del Código

Electoral.

17. Especificaciones El conjunto de caracteristicas fisicas, funcianales,

estéticas y de calidad y de cualquier otra referencia que ayude a

identificar adecuadamente los bienes, servicios a suministras solicitados.

4fc2

8. Fianza - Sinónimo de garantla. Valores y suma de dinero que se

deposita para asegurar el fiel cumplimiento de una obligación cantralda.

19. Fianza do Ejecuciôn - ("Performance Band") - Garantia que se le

requiere a un licitadar para garantizar el cumplimiento del contrato. Las

mismas deben ser prestadas mediante cheque certificado, giro postal a a

través de CompañIas de Segura autarizadas a hacer negocios en Puerto

Rica par la Oficina del Comisionado de Seguras.

20. Fianza do pago do jomal y materiales - ("Payment Band") - Garantla

requenda al licitador agraciado en cantratas de canstrucción a en otras

servicios no persanales que requieran la subcantratación de servicias

para contratar, arrendar matenales, impresas, bienes, servicias, equipas o

5

la adquisición de matenales con el proposito de garantizar el pago de

jornales, matenales y servicios a terceras personas.

21. Garantia do Licitación ("Bid Bond") Respaldo provisional que tiene que

prestar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su

oferta durante todo el procedimiento de la subasta. El mismo debe ser

prestado en cheque certificado, giro postal o a través de CompañIas de

Seguro autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del

Comisionado de Seguros.

22. Impresos El servicio de imprenta que comprende la impresión como tal

de todo documento, información o formularlo necesano para la Comisión

efectuar sus gestiones eficientemente y los servicios relacionados, tales

como: arte, diseño, dibujos, fotografia, litografia y tipografia.

23. Junta - La Junta de Subastas de la Comisión nombrada por el Presidente

para efectuar subastas y que actUa como organismo administrativo de

estudio, evaluación y adjudicación de subastas.

24. Licitador - Sinónimo de postor. Toda persona, natural o jurldica, o entidad

pnvada que pueda participar o que participe en determinada subasta

presentando su oferta.

25. Licitador Agraciado Sinónimo de postor agraciado. Toda persona,

natural o jurldica, o entidad pnvada, a quien se le adjudica la buena pro de

una 0 máspartidas en una subasta.

26. Materiales Matenales y efectos de oficina y de almacén; todo material y

efecto electoral; formulanos, suministros, objetos necesarios para la

ComisiOn efectuar sus gestiones eficientemente, cajas, envases de cartOn,

madera y otros relacionados; matenales y efectos sanitanos y productos de

limpieza.

27. Ofertas Propuestas que someten los licitadores interesados en obtener

la buena pro de una subasta, debidamente firmada y garantizada.

28. Oficina do Compras y Suministros - Tendrá la responsabilidad de

asesorar al Presidente sobre las compras de bienes y servicios; velando

siempre por la calidad y competencia en el mercado; y utilizando las Ieyes

y reglamentos vigentes para la sana administraciOn de los fondos pUblicos.

29. Partida - Desgiose de cada uno de los bienes, obras o servicios que se

soliciten en una subasta o cotizaciOn.

30. Pliego do la Subasta - El grupo de documentos que se entregara a los

, licitadores interesados en cotizar o participar en una subasta, los cuales

'(el d

expresarán toda la informaciOn necesaria para facilitarle a los licitadores el

preparar y someter sus ofertas o cotizaciones.

31. Precio Razonable - El precio razonable de todo artIculo y servicio sera' el

que esté regulado por el Departamento de Asuntos del Consumidor. De no

estar regulado, sera' el precio normal en el mercado.

32. Registro El expediente o lista de las personas naturales o juridicas,

aceptados por la ComisiOn como suplidores de matenales, impresos,

bienes, servicios y equipo. lncluye además el Registro de Licitadores de la

AdministraciOn de Servicios Generales que la ComisiOn puede adoptar

como referencia.

7

33. Requenmiento do Propuestas Mecanismo que podra ser utilizado par la

Comisión para la adquisición de bienes o servicios especializados, que

involucren asuntos técnicos o cuando existen pocos competidores

cualificados.

34. Reunion do PreSubasta - Reunion con los posibles licitadores con el

propósito de evaluar las necesidades de la Comisión, conocer los equipos

0 materiales disponibles en el mercado para preparar sus ofertas o

licitaciones y clanficar dudas en el Pliego de Subastas par parte de los

licitadores.

35. Secretarlo - El Secretarlo de la Junta de Subastas.

36. Servicios lncluye servicios no profesionales, manuales, especializados,

técnicos, diestros y no diestros, tales como servicios de custodia;

comunicaciOn, procesamiento de datos y otros relacionados; mejoras a la

propiedad, reparación y mantenimiento, limpieza y otros.

37. Solicitud do Compra 0 Requisición - El documento en el cual se hace la

descnpción exacta de lo que se interesa, sea éste un bien, una obra a un

servicio, las especificaciones recomendadas del mismo y cualquier otra

condición que la agenda interese sobre la transacción en su dIa.

38.Subasta Formal Es el procedimiento para adquinr a vender, mediante el

cual se solicita al mayor nUmero de licitadores que reUnan los requisitos

establecidos en este Reglamento, que ofrezcan precios y términos

conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas, estimulándose

asI la competencia comercial como resultado de la cual la ComisiOn podrá

adquinr los mejores matenales, impresos, bienes, servicios y equipos a los

mejores precios y condiciones posibles; o disponer de su propiedad

excedente a los precios que mejor beneficien los intereses de la ComisiOn.

Comprende toda compra cuyo monto o agregado exceda la cantidad de

cuarenta y cinco mil dólares ($45,000.00) o en caso de elecciones que

exceda los cien mil dOlares ($100,000.00).

39. Subasta Informal - Procedimiento que se utiliza para la adquisiciOn,

compra, contrataciOn o arrendamiento de matenales, impresos, bienes,

servicios y equipo mediante competencia entre suplidores o licitadores; o

para disponer de propiedad excedente. Proceso de compras que requiere

solicitud de precio en el mercado abierto y que comprende toda compra

cuyo monto no exceda de cuarenta y cinco mil dOlares ($45,000.00) o en

4 —)

caso de elecciones que el monto no exceda de cien mu dólares

($1 OO V OOO.00)6

40. Unico Suplidor Disponible - Onica persona natural o jurldica, que está

disponible a servir el bien, prestar el servicio o ejecutar la obra que se

interese en el momento y bajo las condiciones que se solicitan.

TITULO II

JUNTA DE SUBASTAS

Sección 2.1 - CREACIÔN

Se crea la Junta de Subastas de la ComisiOn con aquellos poderes y

deberes que se disponen en este Reglamento.

6

Sección 2.2 - JURISDICCIÔN

La Junta tendrá jurisdicci6n pam entender en Ia adjudicación de toda

subasta que se efectüe para Ia compra o adquisición de matenales, impresos,

bienes, equipos, 0 para Ia contratación, o arrendamiento de bienes, servicios y

equipo 0 Ia yenta de propiedad excedente que requiera Ia ComisiOn.

Se exceptia de lo anterior lo siguiente:

A- Compras de matenales, impresos, bienes y equipo o Ia contratación o

arrendarniento de servicios y equipo cuyo monto no exceda de cuarenta

y cinco mil dólares ($45,000.00) en años o penodos no eleccionarios y

de cien mil dólares ($100,000.00) en años o penodos eleccionanos.

Estas compras podrán hacerse por el Agente Comprador mediante el

proceso de subasta informal, solicitando no menos de tres (3)

cotizaciones de suplidores a licitadores por escnto, haciéndose constar

en el expediente o record tal gestiOn.

B- Compras de matenales, impresos, bienes y equipo a el arrendamiento a

contratación de servicios y equipo requendo por Ia ComisiOn y que

hayan sido subastados, adjudicados y contratados por Ia Oficina de

Compras, Servicios y Suministros de Ia Administración de Servicios

Generales, en cuyo caso dichos bienes podrán ser adquiridos par el

Agente Comprador directamente de los suplidores bajo cantrato,

asegurándose dicho Agente Comprador de Ia vigencia, términos,

condiciones y disposiciones generales de dichos contratos.

10

Sección 23 - DESIGNACIÔN Y NOMBRAMIENTOS

Los miembros en propiedad y altemos de la Junta serán nombrados por el

Presidente de la Comisión de la siguiente forma: uno (1) por el término de dos (2)

años, otro por el término de un aft y medlo (1-1/2) y otro por el término de un (1)

año. Los miembros altemos serán nombrados de la siguiente forma: dos (2) por

el término de dos (2) años y uno (1) por el término de un (1) año. El Presidente

de la Junta será designado par el Presidente de la ComisiOn de entre los tres (3)

miembros en propiedad.

AT

Sección 2.4 - COMPOSICION - QUORUM

La Junta estará compuesta par tres (3) miembros en propiedad y tres (3)

miembros altemos. Estos no podrán ser empleados o funcionanos del Area de

Administración, de la Oficina de Auditoria Intema ni de la Oficina de Asuntos

Legales. Sera' miembro de la Junta, con voz pero sin voto, el funcionano

nombrado coma Secretano.

6 1) Los tres (3) miembros en propiedad deberán asistir a todas las sesiones de

reuniones de subastas formales y de adjudicaciOn y tendrán voz y voto siempre.

No obstante, en caso de ausencia de un miembro en propiedad que no sea el

Presidente, el miembro altemo de mayor antigüedad disponible en la Junta, podrá

ejercer las funciones del miembro en propiedad que sustituya, siendo ésta la

(mica ocasión en que podrá votar en relaciOn con los asuntos ante la

consideraciOn de la Junta.

En caso de ausencia permanente de un miembro en propiedad de la Junta

de Subastas el Presidente de la ComisiOn designará el miembro suplente que lo

11

sustituirá. Si la ausencia es del Presidente de la Junta y la misma es por un

tiempo prolongado, el Presidente de la Comisión designara intennamente como

Presidente a un miembro en propiedad de la Junta de Subastas.

Los empleados de la Comisión que fueren designados como miembros de

a Junta, servirán a la misma sin recibir remuneración, pnvilegios ni beneficio

adicional alguno de los que denvan de sus respectivos puestos en Ia Comisión.

La presencia de tres (3) miembros con voz y voto constituirá quorum y para

. la validez de las decisiones regirá la mayorIa simple.

Sección 2.5 - DEBERES Y PODERES

A- De la Junta

1. Adoptar un sello oficial.

2. Celebrar reuniones cuantas veces sea necesarlo.

3. Evaluar las ofertas y adjudicar subastas.

4. Solicitar asesoramiento con los profesionales, técnicos y

especialistas que crea conveniente para adjudicar cualquier subasta

0 asunto que haya sido sometido a su consideración.

5. Adjudicar una subasta o declarar la misma desierta, segün se

dispone en este Reglamento.

6. Adoptar aquellas normas y procedimientos de funcionamiento

intemo convenientes y necesanos a sus gestiones.

7. Hacer aquellas recomendaciones que estime convenientes y

necesanas en caso de incumplimiento de contratos.

12

8. Designar un Agente Receptor de las garantias de Iicitación exigidas

a los licitadores.

9. Revisar el Registro de Licitadores, por lo menos, una vez al año.

B- Do los Miembros do la Junta

I- En General

a) Será obligaciOn de los miembros de la Junta el asistir a todas las

reuniones cuando se les convoque debidamente a subasta 0 para

tratar cualquier otro asunto inherente a las funciones de la Junta.

Tres (3) ausencias consecutivas injustificadas a las reuniones de la

Junta constituirá justa causa para que ese miembro sea removido de

Ia Junta.

b) Los miembros tendrán la obligación de inhibirse en cualquier

determinación, cuando tengan relaciones de parentesco por

(I 6 consanguinidad dentro del cuarto grado y de afinidad dentro del

tercer grado con cualquier licitador de la subasta. De igual forma

deberán inhibirse en cualquier determinación en la cual tuviesen

algCin interés económico directa o indirectamente.

c) Deberán cumplir con las disposiciones de la Ley de ttica

Gubemamental y someter los informes financieros que se requieran.

II- En Particular

1. Presidente

13

a) Cumplird con todas las funciones y deberes inherentes a su cargo o

las que expresamente se mencionen en otras disposiciones de este

Reglamento.

b) Velará por el funcionamiento normal de la Junta.

c) Velará por que los miembros de la Junta cumplan fielmente los

deberes de su cargo.

d) Dirigirá los procedimientos de la Junta.

e) Representará a la Junta.

0 Convocará y presidirá las reuniones de Ia Junta.

g) Preparará junto al Secretarlo el calendano de sesiones de acuerdo a

las invitaciones a las subastas.

h) Someterá los informes y recomendaciones que le solicite el

Presidente de la Comisión o su representante autorizado.

2. Secretano

El Secretarlo sera' un empleado regular de Ia Comisión nombrado

para ejercer las funciones inherentes a este cargo.

Deberes y obligaciones:

a) Mantendrá un libro de minutas que podrán ser grabadas y

levantará un acta sobre todos los acuerdos de la Junta.

b) Custodiará el sello de la Junta, asi como, toda la informaciôn

contenida en los libros, expedientes y documentos de la Junta.

c) Mantendrá el expediente de toda la correspondencia recibida o

despachada por la Junta.

14

d) Recibirá, custodiará y velará por la tramitación adecuada de los

expedientes de subasta.

e) Citará a las reuniones.

0 Coordinará con la Oficina de Compras la preparaciOn de los

pliegos de especificaciones y venficará su correcciOn de acuerdo

a lo establecido en este Reglamento. Coordinará, además, con

la Oficina de Presupuesto sobre la disponibilidad de los fondos

necesanos, antes de que se convoque la subasta.

En casos extraordinanos en que los fondos no estén disponibles

antes de que se convoque la subasta, sera' igualmente válida una

Resolución de la Asamblea Legislativa asignando los fondos

.- necesanos 0 una certificación de la Oficina de Gerencia y

Presupuesto de que los fondos estarán disponibles al momento ',

(2 b de adjudicarse la subasta.

g) Notificará las adjudicaciones y acuerdos de la Junta a las partes

interesadas.

h) Certificará los acuerdos y adjudicaciones cuando éstos se tomen.

Certificará, además, cualquier otro documento de la Junta,

cuando sea necesano.

i) Redactará las actas, acuerdos, adjudicaciones, minutas e

informes para la firma y aprobaciOn del Presidente de la Junta.

Todos estos acuerdos o documentos requieren la firma del

Presidente y el Secretarlo de ésta.

15

j) Someterá los informes y escntos que se le requieran por el

Presidente de la Junta.

k) Someterá a la Comisión un informe mensual sobre las subastas

celebradas indicando cuáles fueron adjudicadas y cuáles fueron

declaradas desiertas incluyendo copias de las resoluciones.

Respecto a las subastas adjudicadas dicho informe deberá

indicac licitador agraciado, producto o servicio adquindo,

cantidad y costo individual y total. Respecto a las subastas

declaradas desiertas el informe indicará la razOn por la cual la

Junta tomó dicha determinación. Este documento sera' firmado

por el Presidente y el Secretano de la Junta.

I) Realizará cualesquiera otras funciones que le sean asignadas

por este Reglamento.

Secciôn 2.6 VACANTES

A- Causas

Las vacantes de los miembros en propiedad y suplentes pueden surgir por

las siguientes razones:

a) Por haberse nombrado un sucesor una vez expirado el término de su

nombramiento.

b) Por razOn de muerte, incapacidad o enfermedad.

16

c) Por razOn de separaciOn o remociOn del cargo como resultado de

ausencias, o negligencia en el desempeño de su deber, o par cualquier

otra causa justificada, segün se dispone en este Reglamento.

d) Par renuncia, que deberá ser aceptada por el Presidente de la

Comisión.

B- Declaración de Vacante

Solamente el Presidente de la Comisión tiene la facultad para declarar una

vacante en la Junta par las razanes de separación del cargo par ausencias,

negligencia a por revocación de la designaciOn que se hubiere hecho.

Secciôn 2.7 - REMOCIÔN POR JUSTA CAUSA

Constituirá justa causa para ser removido camo miembra de la Junta,

.. cualesquiera de las siguientes circunstancias:

I . Incumplimiento reiterado de sus abligaciones como miembro de la

Junta.

fO 1 2. Haber actuado en alguna subasta en beneficio propia a ilegalmente a

favor de cualquier licitador a suplidor o de otras personas.

3. Negligencia en el desempeño de su cargo.

4. Parcialidad manifiesta a favor o en perjuicio de cualquier licitador a

suplidor.

TITULO III

ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Secciôn 3.1 - Determinación del Mecanismo de Adquisición a Ser Utilizado

La Comisión podrá utilizar tanto el mecanismo de Requenmiento de

17

Propuestas o el de Subasta Formal para la adquisición de bienes y servicios, de

conformidad con lo dispuesto en el presente Reglamento.

A. REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS

Secciôn 3.2 - Requerimiento do Propuestas

Para la adquisición de bienes o servicios especializados que involucren

asuntos técnicos o cuando existen pocos competidores cualificados, la Comisión

podrá, mediante acuerdo unánime de todos los comisionados, utilizar el

mecanismo de Requenmiento de Propuestas para la adquisición de los mismos.

En ausencia de consenso unánime, la adquisición del bien o servicio seguirá el

trámite dispuesto en el COdigo Electoral. Cuando se utilice el mecanismo de

Requenmiento de Propuestas, la Junta de Subastas podrá entablar negociaciones

con los licitadores durante el proceso de evaluación de las propuestas recibidas.

Los licitadores tendrán la oportunidad de revisar y modificar sus ofertas antes de

la adjudicación de la buena pro. La Comisión determinará, mediante acuerdo

unánime, qué disposiciones del presente Reglamento serán aplicables a las

adquisiciones que se lieven a cabo utilizando el mecanismo de Requenmiento de

Propuestas.

De igual forma la Comisión podrá determinar, mediante acuerdo unánime,

que las comunicaciones entre la Junta de Subastas y los licitadores se haga a

través de la Oficina de Compras. En ese sentido la Oficina de Compras servirá

como canal de comunicación entre la Junta y los licitadores

Secciôn 3.3 - Contenido del Requerimiento de Propuestas

Contenido mmnimo del Requenmiento de Propuestas:

18

a) Información e instrucciones a los licitadores sobre cOmo preparar y

entregar las propuestas;

b) InformaciOn e instrucciones a los licitadores sabre cOmo solicitar

información a la ComisiOn relacionada con la preparación y entrega

de propuestas;

c) DescripciOn del bien, servicios o soluciOn solicitada por la Comisión;

d) Información e instrucciones a los Iicitadores sobre cómo presentar

el precio ofrecido por los bienes, servicios o soluciones solicitadas

por la ComisiOn;

e) InformaciOn e instrucciones a los licitadores sobre cómo habrán de

hacerse las entregas de los servicios o soluciones solicitadas por la

ComisiOn;

1) Información e instrucciones a los licitadores relativas al desempeño,

41 ? o 'b inspecciOn y aceptación de los servicios o soluciones solicitadas par

t la ComisiOn;

g) Información sabre términos y condiciones que tendrán que ser

incluidos en el contrato que se suscnba can el licitador que

eventualmente sea seleccionado;

h) InformaciOn e instrucciones a los licitadores sabre requisitos de

elegibilidad para poder presentar propuestas y entrega de

documentaciOn que acredite el cumplimiento can esos requisitos;

i) Criterios de evaluaciOn y selección de prapuestas, incluyendo el

peso y la importancia que se le dará a cada cnterio.

IV

Be SUBASTA FORMAL

Secciôn 3.4 - INICIO DEL PROCEDIMIENTO

Cuando una oficina, division, sección o unidad de trabajo de la Comisión

tenga necesidad de adquinr materiales, impresos, bienes o equipo o de contratar

0 arrendar servicios o equipo, el Supervisor o Jefe de dicha oficina, division,

secciOn 0 unidad de trabajo de la ComisiOn, o su representante autorizado,

someterá al Director de AdministraciOn una requisiciOn o solicitud.

A- Contenido mInimo de la solicitud

1. DescnpciOn exacta de lo que se interesa.

2. JustificaciOn sobre la necesidad de esa adquisiciOn por compra o

arrendamiento.

3. Especificaciones detalladas de lo solicitado.

4. PropOsito y uso especifico de los artIculos requendos de modo que

se pueda revisar la adecuacidad de las especificaciones.

5. Cuando se requiera la instalaciOn de un equipo deberá incluirse una

relación en la que se especifiquen las normas y reglamentos de

ingenieria y seguridad.

6. Cuando el propOsito de la solicitud o requisiciOn sea establecer

contratos por cantidades indeterminadas se proveerán las cifras

anuales 0 penódicas de consumo que hayan sido estimadas. Esta

determinación de cifras de consumo deben ser autorizadas por el

Presidente o su representante autonzado.

20

7. Cualquier otra información que a juicio de la oficina onginadora de la

solicitud o requisición se estime necesana y conveniente.

Además de la informaciOn que se dispone antenormente, cuando se trate

de contratación a arrendamiento de servicios y equipo, la solicitud deberá indicar

I ) Tiempo del arrendamiento, renta considerada como

razonable y costo total estimado.

2) Análisis del costo-beneficio del arrendamiento o compra.

B- Cntenos para determinar si procede la adquisición mediante

arrendamiento

En términos generales, los siguientes cntenos se tomarán en cuenta

para determinar la preferencia a conveniencia de esta forma de adquisiciôn

sobre la de compra:

I ) Cuando se trate de cualquier servicio especializado que

no pueda ser prestado par la ComisiOn y que exista una

necesidad inmediata por dicho servicio para que la

C

ComisiOn pueda cumplir can los propósitos y objetivos del

COdigo Electoral.

2) Cuando el costo de campra sea tan alto que no se

justifique el desembolso de compra par razones de que el

equipo sea susceptible de ser modemizado

constantemente o porque no se va a usar

permanentemente y otros cntenos relevantes al costa final

del equipo, tales como, disponibilidad y costa de piezas de

21

repuesto, serviclo, frecuencia de reparaciones, facilidades

locales para mantenimiento y otros.

3) Cualquier otro cnteno quo a juicio de la oficina onginadora

de la solicitud so estime necesano y conveniente y quo

sea justificado , por escrito.

C.. Obligaciones de la Oficina do Compras

Se revisarán las refendas solicitudes o requisiciones do materiales,

impresos, bienes, servicios y equipo para asegurarse do quo cumplan con los

requisitos establecidos por el Código Electoral y esto Reglamento, asI como, con

cualquier otra norma aplicable al tipo do transacción do que se trato.

La Oficina do Compras determinará si dicha solicitud o requisición debo

procesarse mediante subasta formal, en cuyo caso procederá a someter la misma

a la Junta conjuntamente con los pliegos do subasta. La solicitud podrá ser

devuelta do faltarlo información, especificaciones, cantidades, la firma o por falta

do fondos.

Do determinar quo el caso debe procesarso medlante subasta informal,

procederá entonces conformo a dicha determinaciôn, con sujeción a lo dispuesto

en este Reglamento.

Toda compra de materiales, impresos, bienes y equipo, asI como toda

contratación do arrendamiento de servicios, bienes y equipo deberá efectuarse

para conveniencia y en beneficio del interés póblico.

22

En todo caso de compra de matenales, impresos, bienes y equipo, la

adjudicación se hará siguiendo el orden de preferencia conforme a la Ley 14 de 8

de enero de 2004, seg(in enmendada.

D- Condiciones Eximentes de Subasta Formal

I ) Compras de matenales, impresos, bienes y equipo o la

contrataciOn o arrendamiento de servicios y equipo cuyo monto no exceda

de cuarenta y cinco mil dOlares ($45,000.00) en años o perlodos no

eleccionanos y de den mil dOlares ($100,000.00) en años o perlodos

eleccionanos. Estas compras deberán hacerse por el Agente Comprador

mediante el proceso de subasta informal solicitando no menos de tres (3)

cotizaciones de suplidores o licitadores por escnto, haciéndose constar en

el expediente o record tal gestión.

2) Compras de matenales, impresos, bienes y equipo o el

arrendamiento o contratación de servicios y equipo requendo por la

.

Comision y que hayan sido subastados, adjudicados y contratados por la

Oficina de Compras, en cuyo caso dichos bienes podrán ser adquindos por

el Agente Comprador directamente de los suplidores bajo contrato,

asegurándose dicho Agente Comprador de la vigencia, términos,

condiciones y disposiciones generales en dichos contratos.

Secciôn 3.5 CONTENIDO DEL PLIEGO DE SUBASTAS

El Pliego de Subasta contendrá cuatro (4) asuntos, los cuales podrán estar

impresos en dos (2) o ma's documentos:

I- Convocatona

23

II- Instrucciones

III- Especificaciones

Iv- Términos y Condiciones

El Pliego de Subasta se entregará a los licitadores en forma rápida, segura

y en igualdad de condiciones.

Sección 3.6 - TERMINO PARA ESTUDIO DEL PLIEGO

Se proveerá a los licitadores un término razonable para el estudio de los

pliegos de la subasta, cuyo término no sera menor de diez (10) dias calendano

entre la fecha Ilmite fijada. como ültimo dIa para el licitador gestionar y recibir los

pliegos y la fecha Ilmite para la entrega de las ofertas. Se exceptUan de lo antes

señalado, las situaciones de urgencia, segün se dispone en este Reglamento.

Seccióri 3.7 - CONVOCATORIA

A- Cuándo se hace

La convocatona se hará luego que las instrucciones especificadas,

términos y condiciones lieguen a manos del Secretano bajo la firma del Jefe de la

Oficina de Compras.

B- Contenido de la Convocatona

1. Fecha en que se hace la convocatoria.

2. Nómero de Ia subasta.

3. Propósito de la subasta.

4. Nombre 0 tItulo de la subasta.

5. Condiciones o requisitos que tienen que reunir los licitadores.

6. Fecha, hora limite y lugar para el licitador presentar su oferta.

24

7. Fecha, hora de apertura y lugar de Ia subasta. Se podrá fijar la fecha

Ultima de entrega como la fecha de apertura.

8. Costo, si alguno, que se ha de satisfacer.

9. En las subastas convocadas por penódicos, cuando no sea viable ni

económico para la Comisión enviar el pliego por correo, se darán:

a) lnstrucciones especificas de dOnde localizar o cómo procurarse

los pliegos de la subasta, incluyendo direcciOn fisica y lugar

especIfico donde se entregaran los pliegos y nómero de teléfono.

b) Fecha y hora del ültimo dIa para recoger los pliegos.

c) Costo, Si alguno, que habrá de satisfacer el interesado para

poder recibir los pliegos.

1 0. Fecha Ilmite para la entrega, sitlo y condiciones o términos bajo los

cuales se interesa la entrega, servicios especiales requendos e

fq : -i inherentes del bien o producto si los hubiera, as! como, la penalidad

11. En las subastas convocadas por invitación se incluirá el pliego de la

subasta siempre y cuando ello no resulte oneroso para la Comisión, en

cuyo caso se entregarán personalmente en el sitlo indicado en la

convocatoria.

Secciôn 3.8 - M000 DE CONVOCAR

La convocatona se hará mediante publicaciOn en un penódico o par

invitación 0 de ambas formas.

A Convocatona por penOdico

25

Se hará cuando no haya Registro disponible, cuando los intereses

de la Comisiôn estén mejor protegidos. Se publicara en dos (2) penódicos

de circulaciOn general, dos (2) veces, durante el penodo o término de siete

(7) dias calendano. Las convocatonas por penódico se haran bajo la firma

del Presidente de la Comisión y del Secretano de la Junta.

Las subastas convocadas por penódicos estarán abiertas a toda

persona interesada que cumpla con los requisitos del Registro de

licitadores no ma's tarde de dos (2) dias laborables antes de la fecha de

apertura.

B- Convocatona por invitaciOn

Se podrá hacer de una de las siguientes formas:

a) Enviando el pliego completo de la subasta por correo certificado con

acuse de recibo. El acuse de recibo devuelto por el correo forma rá

parte del expediente de la subasta.

b) Entregando los pliegos a la mano, mediante recibo.

c) Liamando por teléfono al licitador y nottlicándole por correo

electrónico para que recoja los pliegos de subasta.

La convocatona hecha por invitación se enviará a los licitadores que para esa

fecha tenga la Comisión incluidos en su Registro de licitadores o el Registro de

la Administración de Servicios Generales, de acuerdo al producto a matena

para la cual se registraron.

C- PublicaciOn

26

Los documentos relacionados con subastas y solicitudes de propuestas

se publicarán en la página electrónica de la Comisión.

Secciôn 19 ENMIENDAS A LA CONVOCATORIA

Las enmiendas tendrán que ser aprobadas por el Presidente de la

ComisiOn. Solamente se podrán efectuar enmiendas a la convocatona de la

subasta si éstas se efectüan antes del Acto de Apertura y bajo las siguientes

circunstancias:

a) Cuando el Presidente de la ComisiOn considere que los térninos

establecidos no son razonables.

b) Cuando se descubra un error sustancial e insalvable en el pliego de

la subasta.

C) Cuando se interese aumentar a disminuir términos o cantidades, o

se interese vanar condiciones a especificaciones.

o t 4 d) Cuando válidamente se impugne la convocatona.

La convocatona enmendada sera' notificada por el Secretarlo en la misma

forma que se notificó la convocatoria original. La Junta sera' debidamente

notificada de esta enmienda por el Secretano.

Secciôn 3.10 CANCELACION DE LA CONVOCATORIA

Las cancelaciones tendrán que ser aprobadas par el Presidente de la

ComisiOn y se harán en cualquier momenta antes del Acto de Apertura y baja las

siguientes circunstancias:

a) Cuando se there inesperadamente alguna de las condiciones que se

eximen del trámite de subasta formal, segLAn aqul establecido.

b) Cuando por cualquier causa el Presidente de la Comisiôn determine

que los intereses de la ComisiOn están mejor protegidos con dicha

cancelaciOn.

c) Como consecuencia de una impugnación.

La cancelaciOn se notificará por el Secretarlo en la misma forma que se

notifica la convocatona. La Junta • sera' debidamente notilicada de esta

cancelaciOn.

Sección 3.1 1 - PLIEGO DE LA SUBASTA

El Secretano y el Jefe de la Oficina de Compras se asegurarán que en

todas las subastas formales que se han de convocar, se incluyan las instrucciones

generales, asi como las especiales, si alguna. Las instrucciones servirán de gula

para la preparación y entrega de las ofertas.

A- Instrucciones Generales

Las instrucciones generales serán similares para todas las subastas

formales. Para asegurar esta similitud y uniformidad se deben adoptar

formalmente en un formulano oficial que preparará y redactará el Secretano en

consulta con la Oficina de Compras.

Las instrucciones generales deben contener disposiciones sobre lo

siguiente:

a. Como preparar y presentar las ofertas.

b. Requisitos que deben reunir los licitadores.

28

C. Dônde, cuándo y cOmo se deberá hacer entrega de las ofertas.

d. Cualesquiera otras disposiciones o normas que ngen el procedimiento

de subasta y que el Secretano estime necesarias señalar, para

asegurar el eficaz cumplimiento de los licitadores al presentar sus

ofertas.

a) La siguiente disposición reglamentana tendrá que estar incluida

siempre entre las instrucciones generales: "No se considerará a la

Comisión comprometida por adjudicación alguna hasta tanto se

haya firmado el contrato correspondiente".

B- Instrucciones Especiales

Serán advertencias o Ilamadas especiales que se harán a los licitadores,

cuando la Oficina de Compras o el Presidente de la Comisión entienda necesano

especificar para facilitar la evaluación y adjudicación de ofertas.

Secciôn 112 ESPECIFICACIONES CONTENIDAS EN EL PLIEGO

49'1'6) Todo pliego deberá contener, claramente identificado como

"Especificaciones", una descnpción clara, precisa y completa de los materiales,

impresos, bienes, servicios o equipo solicitados.

A- Especificaciones Modelo

La Oficina do Compras podrá redactar y adoptar unas especificaciones

modelo que so apliquen en forma individual al renglOn de materiales, impresos,

bienes, equipo y servicios, creándose en esta forma un patrOn de uniformidad en

29

el grado de calidad y descnpción de lo solicitado. A estos fines se podrá utilizar

como gula para estas especificaciones las preparadas por la AdministraciOn de

Servicios Generales, Estatal o Federal.

B- Especificaciones Especiales

Las especificaciones especiales de cualesquiera matenales, impresos,

bienes, equipo y servicios se redactarán cuando sea necesano, en consulta con

un especialista en la matena. La obligaciOn primaria en el cumplimiento de esta

1

norma recae en la oficina, division, sección o unidad de trabajo de Ia Comisión

que originó la solicitud o requisición.

Sección 3.13 - TERMINOS Y CONDICIONES CONTEN100S EN EL PLIEGO

Condiciones Generales Compulsonas

En todo pliego de subastas se deben incluir los términos y condiciones que

un licitador debe cumplir para que su oferta sea considerada.

Las siguientes condiciones generales y compulsonas incluidas en todos los

pliegos de subastas pueden variar en detalles, dependiendo del asunto de la

subasta:

A- Garantia de Licitaciôn

La garantla de Iicitación es un respaldo provisional que presentara el

Iicitador con el propOsito de asegurarle a la Comisión que habrá de

sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta.

30

1. Forma de , prestarla

Se deberá prestar a favor de la Comisión en una de las

siguientes maneras:

a) Cheque Certificado

b) Giro Postal

c) Fianza de Seguros expedida por compañIas de seguros

autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico.

2. Cuándo prestarla

a) En el mismo momento de presentar la oferta.

b) Anualmente, mediante una suma global al momento de

registrarse en el Registro de Licitadores.

3. CuantIa

El monto de la garantla de licitación sera' de un veinticinco por

( ciento (25%) del total de la oferta. No obstante, cuando la situación

lo amente, la Oficina de Compras, mediante justificacio'n al efecto,

podrá solicitar del Presidente de la Comisión que autonce una

garantia de licitación mayor a la aqul establecida.

4. Devolución 0 RetenciOn de la Garantia de LicitaciOn

Todas aquellas garantlas prestadas les serán devueltas a los

licitadores transcumdos treinta (30) dIas calendano desde la

notificaciOn de la adjudicación de subasta. En caso de una

impugnaciOn a la adjudicaciOn de la subasta se retendrá la garantla

del postor agraciado y la del que impugna, hasta que se resuelva la

31

impugnación, segUn el procedimiento de revision que dispone este

Reglamento.

Toda devolución debe hacerse por correo certificado con

acuse de recibo a personalmente, siempre y cuando quede prueba

en el expediente del licitador de la devoluciOn de estos valores.

Cuando la Junta acuerde cancelar la subasta o no proceda la

adjudicación de la subasta a el otorgamiento del contrato, por

cualesquiera de las razones que se disponen en este Reglamento,

se devolverán todas las garantlas de Iicitación conforme a lo aqul

establecido.

El licitador a quien se le haya adjudicado la subasta no podrá

retirar su garantia de licitación mientras no se haya formalizado la

adjudicación con la Comisión y preste su fianza de ejecuciOn

conforme a lo que aqul se establece.

5. EjecuciOn de la Garantia de LicitaciOn

Si transcumdo el plazo de diez (10) dIas de haberse citado al

licitador agraciado para la formalización de la adjudicaciOn, éste no

compareciera, se ejecutará la garantla de Iicitación para que

responda por el exceso de lo cotizado por el postor a quien se le

adjudique en segunda instancia. En caso de que la garantla de

licitación no cubra dicha diferencia, se le reclamará la misma al

licitador que incumpliO. De éste negarse a cubrirla, la ComisiOn lo

32

separará del registro par un mInimo de seis (6) meses y hasta un

maxima de un (1) año, a discreciOn del Presidente de la Comisión.

B- Fianza de Ejecución (Performance Bond)

La fianza de ejecuciôn es el respaldo del licitador mediante el cual

éste le asegura a la Comisión el cumplimiento de su obligación.

La fianza solamente la prestará el licitador agraciado con la buena

pro de una subasta en la misma forma que se dispone para la garantla

de Iicitación. El monto total de la garantia de ejecución será igual al

cien por ciento (100%) del total de la oferta. La negativa a prestar una

fianza en su totalidad dentro del término de diez (10) dIas calendarlo

desde Ia fecha de notificaciOn de adjudicaciOn, dará margen a ejecutar

la garantla de licitación conforme lo dispuesto en este Reglamento. La

subasta entonces se adjudicará al pastor que quedó en segundo lugar y

c'741 que a juiclo de la Junta cumple con todos los demás términos y

condiciones de la misma. La Oficina de Compras mediante justificacio'n

al efecto podrá solicitar a la Comisión que autorice una fianza de

ejecución menor a la aqul establecida.

C- Fianza de pago de jorrial y materiales (Payment Bond)

Garantla requenda al licitador agraciado en contratos de

construcciOn a en otros servicios no personales que requieran la

subcontrataciOn de servicios para contratar, arrendar matenales,

33

impresos, bienes, servicios, equipos o Ia adquisicion de materiales con

el proposito de garantizar el pago de jomales, materiales y servicios a

terceras personas.

Dicha garantia sera requerida a discrecion de Ia Junta cuando

resulte en los mejores intereses de la Comisi®n.

D- Marcas (Trademarks) y Modelo

1. Prohibicion

En el pliego de Ia subasta nunca se incluiran referencias a

marcas especificas como "marca X" o "igual a".

2. Obligacion del Licitador

Para considerar as ofertas que se sometan es obligacion del

licitador mencionar Ia marca del producto o equipo y modelo que

ofrece, asi como incluir copia de Ia literatura del fabricante.

3. Obligacion del Representante de Marcas

Si el licitador que ofrece una marca especifica es el

representante exciusivo de Ia marca que ofrece, es su obligaci®n

mencionarlo en la oferta, ademas indicar el por ciento de

descuento adicional que ofrecera al Gobiemo si este compra el

articulo directamente a el y no a un distribuidor.

E- Muestras

Los licitadores vienen obligados, cuando asi se les requiera, a

someter muestras representativas del articulo o producto que de

34

adjudicársele la subasta, entregarán en su dIa, bajo los siguientes

términos:

1. Libre de costa para la Comisión.

2. En las cantidades requendas.

3. Provistas del marbete original o sello que identifica la marca del

producto.

4. Entregadas antes de la apertura si asI se requiere. Toda oferta

que no venga acompañada de muestras, cuando asi se haya

requendo, no sera' considerada.

5. Acompañadas de la literatura del fabricante.

6. La muestra podrá ser examinada por la Junta o la Comisión, libre

de responsabilidad por su costo o disminución en valor.

7. El licitador viene obligado a recoger su muestra dentro de los

;#' diez (10) dIas siguientes de habérsele requendo por la Junta. El

licitador que omitiere recoger su muestra en el término antes

refendo, releva a la, Comisión de toda responsabilidad por su

pérdida 0 deterioro.

F- Fecha de Entrega

Aunque no se solicite en los pliegos de subasta, será obligaciOn del

licitador informar en su oferta la fecha en que entregará la mercancla.

G- CertificaciOn

Los licitadores deberán hacer constar bajo juramento que:

35

I . No se han puesto de acuerdo con persona particular,

corporación 0 firma para someter vanas ofertas bajo nombres

distintos.

2. NingUn empleado, funcionano u otro personal de la Comisión

tiene, directa 0 indirectamente interés pecuniano en su oferta.

3. No han sido convictos por algtn delito de los enumerados en

la Ley 458 de 29 de diciembre de 2000, segUn enmendada.

II Condiciones Especiales

Son aquellas condiciones que la Oficina de Compras redactará a

base de su expenencia, conforme el articulo o producto a ser adquindo. La

Oficina de Compras podrá consultar y acoger las observaciones y

recomendaciones de los especialistas en la matena que se consulten al

efecto.

T'TULO IV

ff

PRESENTACIÔN DE LAS OFERTAS

Secciôn 4.1 - FECHA L'MITE PARA ENTREGAR 0 PRESENTAR LAS OFERTAS

La convocatona tendrá que indicar claramente el sitlo, la fecha y hora en

que los licitadores tendrán que entregar a presentar sus ofertas.

Cuando la convocatona se haga a la mano por mensajero, en casos

extraordinanos, se podrá conceder un término que no podrá ser menor de

veinticuatro (24) horas para presentar sus ofertas.

La fecha limite para entregar las ofertas podrá ser el mismo dIa y hora de

la apertura. Cuando la entrega se realice por correo deberá ser recibida por la

36

DivisiOn de Correo de la ComisiOn no más tarde de las ocho (8) horas laborables

antes de la hora fijada para la apertura. La Junta podrá establecer diferentes

fechas para la entrega y la apertura.

El Secretano no podrá recibir ninguna licitación luego del comienzo de la

apertura de los sobres que contienen las ofertas de los Iicitadores.

Sección 4.2 M000 DE PRESENTAR LAS OFERTAS

A. Formulano oficial

Los licitadores presentarán sus ofertas o proposiciones en los

formularios suministrados por la Comisión, en original y por lo menos

una (1)

copia. Los licitadores podrán reproducir el formulano oficial en

fotocopias y además podrán añadir hojas en papel timbrado del licitador

a maquinilla, computadora o letra de molde, para aclarar o describir

más detalladamente sus ofertas, si fuera necesarlo.

f6l~

pB. Sobres o Paquetes Cerrados e Identificados

1) Todo licitador deberá presentar sus ofertas en sobres o paquetes

cerrados, los cuales tendrán que identificarse en su exterior con la

siguiente informaciOn:

I )

Nombre, nómero de teléfono, correo electrOnico y dirección

postal y fIsica del Iicitador.

2) Nombre, nómero de teléfono, correo electrOnico y direcciOn postal

y fIsica del agente o representante del licitador.

3) Nümero de subasta, fecha y hora de entrega y apertura de la

misma.

37

4) La frase "Oferta del Licitador".

C. Incumplimiento al Identificar el Sobre o Paquete

Toda oferta recibida sin identificar conforme a lo antes establecido

será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta

conforme el trámite usual para la correspondencia regular y venficado el

hecho de que se trata de la oferta a una subasta, esta correspondencia

se remitirá al Secretano, quien se comunicará y devolverá su contenido

al licitador para que se cumpla con lo establecido anteriormente. El

Secretano retendrá el sobre o envoltura del paquete no identtlicado en

el expediente de la subasta y levantará un Ada a estos efectos.

Bajo estas circunstancias la Junta no sera' responsable si el licitador

0 remitente pierde su oportunidad de presentar su oferta a tiempo. El

licitador no podrá requenr que se tome conocimiento de su oferta o

imputar que su oferta fue divulgada o abierta antes de tiempo.

La fecha y hora del recibo de la oferta devuelta no se considerará

para los efectos del recibo de la oferta posterior, si alguna.

D. Forma de la Oferta

Las ofertas deberán hacerse en dOlares y centavos, moneda de los

Estados Unidos, por partidas. No se considerarán ofertas expresadas

en términos de por ciento, en precios indeterminados. La cuantla de las

ofertas se computará a base de la unidad que se requiera en las

especificaciones.

E. Firma e lniciales

38

La oferta deberá estar firmada en tinta por el representante

autonzado de la persona, firma, entidad, corporación o sociedad que

cotiza. Dicho firmante identfficará su firma escnbiendo su nombre en

letra de molde e indicará en qué representaciOn firma y el puesto o

cargo que ocupa.

El firmante escribirá sus iniciales en todos los folios o páginas de la

oferta.

F. Ofertas sin Firmar

La Junta podrá considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura el

Iicitador afectado o su representante autorizado presentare ante la Junta

una carta U otro documento firmado que justifique la ausencia de su firma y

que confirme su oferta.

G. Alteraciones

Toda oferta deberá estar escnta en forma legible, clara, completa y

;##9

e ~1~ precisa. Toda oferta escnta en forma ilegible o arnbigua no se considerará

4 -11*

par la Junta.

Todo borrOn, tachadura, anotación o cualquier correcciOn en los pliegos

tendrá que tener las iniciales de quien firme la oferta si se desea que la

Junta la considere.

Secciôn 4.3 - EXPEDIENTE Y CUSTODIA DE LAS OFERTAS

A. Contenido

39

El Secretano llevará un expediente por subasta de toda oferta recibida o

entregada que contenga por lo menos, la siguiente información y

documentos:

I ) Nombre y dirección del licitador o remitente.

2) Especificaciones de la subasta.

3) Fecha y hora del recibo o entrega de la oferta.

4) Oferta.

B)Custodia

El Secretarlo viene obligado a custodiar las ofertas recibidas o

entregadas en los sobres segün recibidas.

Sección 4.4 - MODO Y LUGAR DE HACER ENTREGA DE LA OFERTA

La oferta se entregará personalmente en la Division de Correo de la

Comisión 0 por correo certificado con acuse de recibo dingido a la Junta de

Subastas y a la dirección conocida de la Comisión, o en aquel sitio que

expresamente se disponga en la convocatoria de la subasta especIfica. La

Division de Correo marcará los sobres de las ofertas con la fecha y hora de su

recibo.

El Secretarlo estará disponible durante horas laborables de la agencia para

recibir de la Division de Correo los sobres de ofertas.

Cuando la oferta se envIa por correo, el acuse de recibo del correo servirá

de recibo al licitador. Si el licitador enviare su oferta por correo ordinano, lo hard a

su propio nesgo y no se expedirá recibo.

40

Cuando el Secretano reciba el sabre o paquete cerrado que contenga la

oferta, hard las anotaciones correspondientes en el expediente de la subasta en

cuestiOn y en cualquier otro documento a expediente utilizado intemamente para

consignar la entrega y recibo de la oferta.

Seccion 4.5 - INCUMPLIMIENTO DEL TERMINO DE ENTREGA

A. Entrega Tardia

La fecha y hora consignada en el sobre de la oferta recibida en la Division

de Correo de la ComisiOn y no la máquina de franqueo del licitador o la del

Servicio Postal Federal sera' determinante en este caso. Todo sabre recibido

después de la fecha y hora fijadas para la entrega de éstos, se devolverá sin abrr.

B. Incumplimiento de otros requisitos

Si la oferta Ilega a la Division de Correo de laComisiOn o ante el Secretano

de la Junta a tiempo, pero en sobre abierto, violentado o detenorado, se tomará

excepciOn por la DivisiOn de Correo a por Ia Secretana de la Junta. Dicho

funcionano se comunicará con el licitador a su representante para que

comparezca a la agenda y verifique el contenido del sobre en su presencia y

Li determine si éste contiene todos los documentos para que proceda con la entrega

formal en sobre cerrado que tendrá que efectuarse antes de la, fecha y hora fijada

como fecha de entrega.

Bajo esta circunstancia la agencia no será responsable si el licitador o

1 0

remitente pierde su oportunidad de licitar a tiempo, como tampoco podrá requenr

el licitador que se tome conocimiento de su oferta o imputar que su oferta fue

divulgada o abierta antes de tiempo.

41

La fecha y hora del recibo de la oferta original recibida en sobre abierto,

violentado 0 detenorado, no se considerará para los efectos del recibo de la oferta

y Si la fecha y hora que aparezca en el nuevo sobre cerrado.

Sección 4.6 FORMAS DE HACER LA OFERTA

Existen siete (7) modalidades en la forma de los licitadores presentar sus

ofertas, a saber. Oferta Básica, Todo o Nada, Oferta Altema, Precio Global, Oferta

de Precio Estimado, Negativa, y Ofertas no Responsivas.

A. Oferta Básica

Todo licitador viene obligado a hacer una oferta para cada renglón o

partidas para la cual interesa cotizar, anotando la misma al lado de cada

una de las partidas. En aquellas que no interese hacer oferta, lo señalará

por escnto al lado de la partida correspond iente. Una partida o renglón en

blanco se interpretará como que no interesa hacer oferta alguna.

No se aceptarán pliegos en los cuales no se hayan hecho ofertas

básicas para cada partida por la cual se cotiza.

B. Todo o Nada

Además de la oferta básica, el licitador puede optar por ofrecer

precios adicionales, sujeto a que el grupo de partidas en un renglOn, un

grupo de renglones o la totalidad de las partidas, le sean adjudicadas.

La oferta "Todo o Nada" puede presentarse en dos (2) formas:

I ) Con Descuento

42

Es aquella donde el licitador anotará al lado de las

partidas que agrupa y de la suma de las partidas un preclo

rebajado, o un por ciento, con la frase "Todo o Nada".

Para fines de la evaluaciôn y adjudicaciôn de ofertas

solo se considerarán descuentos por el término de treinta (30)

dIas calendano o ma's. En su gestión adjudicativa la Junta

habrá de considerar tanto la cuantla del descuento ofrecido,

asI como el término concedido para su pago.

2) Sin Descuento

Es aquella donde el licitador anotará al lado de las

partidas que agrupa y de la suma de las partidas la frase

"Todo o Nada".

Solamente podrá adjudicarse a favor de la oferta "Todo

6• 2 0 Nada", si el grupo de partidas para las cuales cotizó cumple

I con las especificaciones, condiciones y otros requisitos de la

subasta y suman una cuantla menor que la suma de las

cuantlas ofrecidas por los otros licitadores que cumplieron

con las especificaciones y condiciones y ofrecieron los

precios ma's bajos en las mismas partidas.

C. Oferta Altema

43

Se aceptarán ofertas altemas, esto es, una oferta principal y una o

vanas ofertas altemas, por articulos de calidad similar y a distintos precios

cuando en la invitación de subasta se haya incluido una disposición a tales

efectos.

D. Precio Global

Además de la oferta básica, el licitador puede optar por señalar al

ado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra

rebajada sobre la suma original o señalará un por ciento de descuento.

La Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de

cualquier oferta descartando la oferta "Precio Global" si asI conviene a la

Comisión, de acuerdo a su mejor saber y entender, pero en tal caso dichas

partidas. no serán susceptibles de que se les aplique el descuento. Si la

Junta acepta la oferta "Preclo Global" y ésta se hubiere hecho basándose

en la cuantla total, la cantidad rebajada se distribuirá a prorrata en

proporción a la oferta básica por cada renglón o partida cotizada. Si la

misma se hubiese hecho basado en por ciento de descuento, se le aplicará

el por ciento a cada partida.

E. Oferta de Precio Estimado

No se aceptaran ofertas a base de precios estimados que puedan

vanar luego de la facturaciOn, a menos que en la invitación a subasta se

haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en

que serán aceptados cambios o precios una vez adjudicada la subasta.

F. Negativa

44

Cuando el licitador no tiene interés en hacer una oferta deberá

devolver la invitación con una anotaciOn a esos efectos, o explicando las

razones que tiene para no hacer la oferta, asI como notificar si tiene o no

interés en ser invitado para futuras subastas. De no incluir esta

información se entenderá como retirado del Registro.

G. Ofertas no Responsivas

La Junta no considerará ninguna oferta que adicione o elimine

. especificaciones o condiciones solicitadas. Tampoco se considerarán

ofertas que propongan la altemativa de bienes, obras o servicios diferentes

aunque parecidos a las especificaciones solicitadas. Tampoco se

considerarán ofertas que contengan frases, párrafos o comentarios que

hagan de la oferta unaambigua, incompleta o indefinida en cuanto a su

significado. c,

9' También serán rechazadas ofertas que alteren, modifiquen, varlen o

cambien las condiciones solicitadas.

Sección 4.7 - ENMIENDAS A LA OFERTA

Las ofertas podrán ser enmendadas ónicamente antes de la apertura de la

subasta mediante comunicaciOn escnta en sobre cerrado debidamente

identificado igual que el sobre de la oferta original, además de la frase

"Enmendada". Estas ofertas enmendadas se entregarán de la misma forma que

la oferta original.

La Junta no considerará enmiendas a ofertas que Ileguen después de la

fecha y hora de entrega que se fijó para la subasta correspond iente. De no

45

haberse identificado el sobre por negligencia del licitador, no podrá tomarse

acción en contra de la Junta.

Las enmiendas pueden surgir por razôn de error u omisión cometido por el

licitador o cuando éste asi to desee. Un error en las sumas de la oferta no se

tomará en cuenta por la Junta puesto que ésta se atendrá a las cifras en las

partidas y de adjudicarse una subasta, hard la correspondiente correcciOn en la

suma.

Las ofertas se enmendarán tamblén cuando se enmiende el pliego de la

subasta.

Secciôn 4.8 - RETIRO DE LA OFERTA

El retiro de una oferta se hará ónicamente antes de la apertura de la

subasta, por notiflcación escnta firmada y entregada personalmente por el licitador

original a su representante autorizado en la Division de Correo de la Comisión o

en la Junta, o por carta certificada con acuse de recibo, recibida o entregada•

persoflalmente en la Junta antes del Ado de Apertura. Los licitadores deben

señalar las razones que fundamentan el retiro de sus ofertas utilizando el

formulano de Retiro de Oferta preparado por la Comisión.

Bajo ningin concepto se aceptarán notificaciones verbales de retiro de

ofertas. El licitador que retire su oferta no podrá hacer postenormente una oferta

sustituta.

Si a juicio de la Junta queda probado en forma concluyente que una oferta

fue retirada antes del Acto de Apertura, pero que la notificaciOn de su retiro Ilega a

46

sus manos con postenondad a la apertura pero antes de la adjudicación, esa

oferta no será considerada por la Junta para fines de adjudicación.

Si un licitador retirare su oferta, pero el matasellos del sabre refleja hora y

dIa posterior al Acto de Apertura y se hubiere recibido en la Junta después de la

adjudicaciOn a su favor, tendrá que cumplir con el contrato y no podrá alegar el

retiro tardlo a su favor. En caso de negarse a cumplir, se procederá a ejecutar la

garantia para que responda por el exceso que la ComisiOn tenga que pagar al

segundo postor.

Si un licitador retirare su oferta pero el matasellos del sobre refleja hora y

dIa posterior al Ado de Apertura y se recibiese en la Junta antes de ser

adjudicada la subasta, esa oferta no sera' considerada por la Junta para fines de

adjudicación. No obstante, la Comisión penalizará al licitador retirándole del

Registro de Licitadores por un periodo no menor de seis (6) meses ni mayor de un

(1)

año 0 hasta las prOximas tres (3) subastas relacionadas con su producto o

z~t

servicio, a discreciOn del Presidente.

01 TITULO V

ACTO DE APERTURA

Secciôn 5.1 - EN GENERAL

El ado estará abierto al pUblico y toda persona interesada podrá asistir al

mismo, quedando ésta obligada a cumplir con las normas de conducta que

establezca la Junta. El propOsito primordial que se persigue es que las partes

interesadas comprueben las cotizaciones, las ofertas recibidas, su cuantia y forma

y Si se cumpliO con los requisitos segUn se dispone en este Reglamento.

47

Todo asistente al Acto de Apertura viene obligado a firmar un registro de

asistencia que para esos efectos debe proveer la Junta, anotando dicho asistente

a representaciOn que ostenta y la posiciOn o puesto en que se desempeña.

La Junta se constituirá como tal en dicho acto siendo el Presidente de la

Junta de Subastas de la Comisión el encargado de los procedimientos, los cuales

serán grabados para fines de record.

Sección 5.2 - PROCEDIMIENTOS DE APERTURA, LECTURA Y CIERRE

El Secretano se asegurará de cerrar las puertas del salon a la hora

previamente fijada, procediendo a anunciar a las personas presentes: el nümero

de la subasta cuyas ofertas se van a abnr, el asunto de la subasta, identificación

de las personas que están representando a los licitadores en el acto y cualquier

otro anuncio pertinente.

A. Apertura

Una vez constituido el quorum de la Junta de Subastas el Presidente

de dicha Junta o en su defecto el Secretano declarará abierta la subasta a

la hora, fecha y lugar indicado en la invitaciôn de subasta y procederá a

abnr las ofertas propuestas.

El Secretano leerá el remitente de cada uno de los sobres y los

cotejará contra la lista de sobres recibidos. Luego procederá a abnr los

sobres de las ofertas recibidas para la subasta en presencia de los

asistentes. Por todos y cada uno de los sobres que se vayan abnendo se

leerá en voz alta el nombre del licitador o remitente y del agente o

48

representante del licitador, cotejando la fecha y hora en que se recibió

dicha oferta.

B. Lectura de la Oferta

El Secretano leerá en voz alta la siguiente información de cada

oferta recibida:

1. Descnpciôn o nómero de la partida para la , cual se ha cotizado.

2. Precio ofrecido por la partida.

3. Forma de la oferta, si alguna. .

4. Fecha de entrega ofrecida.

5. Marca, modelo y otros datos relevantes de la oferta.

El Secretano tomará nota de los pormenores del acto y velará por el

fiel"cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento por parte de

todos los licitadores que presentaron sus ofertas.

El Secretarlo junto a los demás miembros de la Junta inicialarán y

sellarán con el sello de la Junta todas las hojas o folios de las ofertas.

116;

C. ierre

Una vez terminado el ado de lectura de las ofertas, los asistentes al

acto podrán examinarlas y hacer cualquier objeciOn a señalamiento

respecto a los licitadores o sus ofertas, que se entienda que corresponda

poner en conocimiento de la Junta.

El Presidente de la Junta o en su defecto el Secretano, determinará

la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información

sin que se afecte el desarrollo normal de las labores.

49

Sección 5.3 - PROCEDIMIENTO CON POSTERIORIDAD AL ACTO DE APERTURA

A. MinutaoActa

El Secretarlo redactará, no más tarde de veinticuatro (24) horas después

de la celebración de Ia apertura, una minuta o ada que contendrá todas las

incidencias habidas en dicha reunion, asi como, la siguiente informaciOn:

1. NUmero y asunto de la subasta.

2. Fecha, hora y lugar de apertura.

3. Nómero de ofertas recibidas.

4. Ntmero de licitadores que cotizaron para una o más partidas.

5. Nimero de licitadores que no cotizaron.

6. Nombre de las ofertas negativas recibidas.

7. Asistentes al Ado (copia de la Hoja de Asistencia firmada podrá

formar parte de la, minuta).

8. CertificaciOn del Presidente a los efectos de que la información lelda

póblicamente fue aquella requenda por el Reglamento.

9. Cualquier otro incidente o peculiandad señalada con relaciOn a

cualquier condiciOn, especificaciOn o licitador o cualquier otro asunto

que el Presidente crea pertinente dar a conocer.

La minuta 0 acta será firmada por el Secretano y por todos los miembros

que actuaron coma Junta en esa subasta.

B. Recibo de Garantlas de Licitaciôn

50

Inmediatamente después del Acto de Apertura y dentro de las veinticuatro

(24) horas de celebrarse, el funcionano designado como Oficial Receptor

procederá a recibir formalmente las garantlas.

Si el Secretano no estuviere designado como Oficial Receptor, se

comunicará con el que esté nombrado y lo citará a comparecer a su oficina el

mismo dIa de la apertura.

El Oficial Receptor procederá a venficar y recibir formalmente las garantlas

sometidas y anotarlas en el formularlo provisto para esto, en la hora señalada y

en presencia del Secretano quién tendrá bajo su custodia el expediente de la

subasta.

Las garantlas serán depositadas en la cuenta especial de fianzas y

garantias 0 en una caja fuerte, segUn la clase de garantla sometida por el

licitador.

En aquellos casos en que no se haya acompañado garantia a la oferta, el

Oficial Receptor asI lo señalará. Tal oferta será descalificada par la Junta a

bI menos que el Iicitador hubiere prestado una fianza anual global.

El Oficial Receptor viene obligado a someter los informes que sean

necesanos para facilitar la evaluaciôn y adjudicaciOn de la subasta y

especificamente el "Informe de Garantlas Recibidas 0 .

El "lnforme de Garantlas Recibidas" formará parte del expediente de la

subasta y contendrá la siguiente informaciOn:

1. Nümero de subasta

2. Asunto de la subasta

51

3. Por ciento 0 cuantia fija de garantla solicitada

4. Fecha del Informe

5. Lista de licitadores

6. Tipo de garantla presentada por cada licitador

7. Cuantia cubierta por dicha garantia

8. NUmero de recibo expedido

9. Ubicación de las garantlas

10.. Certificación sobre fecha y hora del envIo de los recibos

El Oficial Receptor enviará por correo los recibos a la dirección que

aparece en la oferta, inmediatamente después de recibir las garantlas.

T'TULO VI

ADJUDICACIÔN DE LA SUBASTA

Secciôn 6.1 - EN GENERAL

En el proceso de examen, evaluación y análisis de ofertas, la Junta podrá

asesorarse con los profesionales, técnicos y especialistas que crea conveniente

para la adjudicaciOn de cualquier subasta o para entender, investigar, resolver y

adjudicar cualquier asunto o determinación relacionada con los procedimientos de

la subasta.

Secciôn 6.2 - TERMINO PARA CELEBRAR EL ACTO DE ADJUDICACIÔN

En el caso de adjudicaciOn de subastas, se deberá tomar acciOn

adjudicativa en un periodo no mayor de los diez (10) dias laborables siguientes a

la fecha de apertura de la subasta. En caso de subastas complejas, dicho término

podrá ser extendido en consideraciOn a los mejores intereses de la ComisiOn.

52

En el caso de cualquier otro asunto que se le haya sometido, la Junta

resolverá en el término de tiempo ma's razonable posible, conforme al asunto do

que se trate.

Secciôn 6.3 - SESIÔN ADJUDICATIVA - PROCEDIMIENTO

El Secretano viene obligado a Ilevar un record de toda incidencia durante la

adjudicaciOn y levantar un Ada al respecto.

El Secretano o el miembro en quien delegue, hará una presentación verbal

resumida de cada una delas ofertas recibidas. Conforme a dicha presentaciOn la

Junta votará a favor del licitador quo cumpla con las especificaciones y

condiciones y cuya oferta en general, en cada partida, sea más beneficiosa para

la Comisiôn. El acuerdo tiene que ser aprobado por la mayoria de la Junta.

Secciôn 6.4 - NORMAS GENERALES DE ADJUDICACIÔN

La Junta se asegurará que el licitador esté respaldado por un buen histonal

de capacidad y cumplimiento y quo cumplirá con los términos del contrato quo en

&9 su dIa so otorgue, siempre y cuando dicho licitador y su oferta reUnan los

siguientes requisitos:

I ) Quo cumpla con las especificaciones.

2) Quo cumpla con las condiciones y demás requisitos establecidos en

el pliego do la subasta o requenmiento do propuestas.

3) Calidad y adaptabilidad relativa do los materiales, impresos y equipo.

4) Responsabilidad y solvencia econOmica.

5) Tiempo do entrega.

6) Historial anterior del licitador en sus compromisos con la Comisión.

53

7) En el caso de subasta de equipo, tomará en consideración la

economla en el consumo de combustible o su fuerza eléctrica,

facilidades de locales para el mantenimiento del equipo, costo de las

piezas de repuesto, disponibilidad de piezas y servicios y otros factores

similares.

8) Cualesquiera otras condiciones y consideraciones que resulten ma's,

convenientes y ventajosas para los mejores intereses de la, Comisión o

del Gobiemo de Puerto Rico.

El precio ofrecido no sera' factor determinante hasta tanto se cumpla con

los requisitos aqul establecidos.

Secciôn 6.5 - REGLAS DE ADJUDICACIÔN

Las siguientes reglas se adoptan para ofrecer a la Junta las gulas que

tendrá que seguir en las circunstancias previstas en ellas.

A. Empates

Existe un empate cuando dos (2) o más licitadores hicieren ofertas

idénticas en especificaciones, precios y demás condiciones generales estipuladas

en los pliegos de especificaciones.

Cuando el empate no sea en la totalidad de Ia subasta sino solamente en

algunas partidas de ésta, se procederá a notificar la adjudicación de las demás

partidas evaluadas y adjudicadas.

En caso de empate, la Junta ordenará al Secretano que notifique a los

licitadores empatados de este hecho para que solicite nuevos precios, citándoles

para que a la fecha y hora por éI fijada, que no podrá ser más de cinco (5) dIas

54

después de ordenado por la Junta, comparezcan ante éI y le entreguen en sobres

cerrados sus nuevos precios que serán iguales o menores que los que

provocaron el empate. En presencia de éstos el Secretano abrirá los sobres y

mediante Ada le informará a la Junta los resultados para la adjudicaciOn

correspond iente. Si resultaren nuevos empates, se seguirá el mismo

procedimiento de solicitar nuevos precios.

Al decidir los empates, la Junta recumrá a los cntenos generales de

0judicacio'n enumerados en la secciOn precedente.

B. Oferta ónica o un solo Licitador

La Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador si su oferta

cumple con las especificaciones y demás condiciones estipuladas en los pliegos

de subasta, rechazarla si el precio ofrecido es irrazonable, o si considera que el

licitador o su producto no reónen los requisitos que se establecen en este

Reglamento.

Es obligación de la Junta mantener informado al Presidente de la

C. Comisión, de la incidencia continua o recurrente de la comparecencia de un solo

licitador a las subastas de la Comisión, para que se ordene una investigación

encaminada a identificar las causas para dicha incidencia y para que se tomen las

medidas correctivas que procedan.

C. Postor ma's bajo

La adjudicaciOn de subasta se hará al postor más bajo, siempre y cuando

éste cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en la invitación de la

55

subasta y con los cntenos satisfactonos y adecuados de calidad exigidos.

Además, se tomará en consideración lo siguiente: las especificaciones sometidas,

los descuentos ofrecidos por pronto pago, su responsabilidad económica, el

tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca y las expenencias obtenidas con los

licitadores en contratos antenores en cuanto a cumplir con los términos del

contrato.

D. Vanas ofertas por un mismo licitador

Cuando un licitador presente vanas ofertas en sobres separados para un

mismo renglón bajo su nombre, u otro nombre, con el proposito de aparentar una

competencia, y esto se probase, la Junta viene obligada a rechazar todas las

ofertas asI presentadas y penalizará a dicho licitador suspendiéndole del Registro

.. de la Comisión, si lo hubiese, impidiéndole participar en futuras subastas por el

periodo que disponga la Junta, que no Se rá menor de Seis (6) meses ni mayor de

un (1) año. El licitador podrá recumr ante el Presidente de la ComisiOn dentro de

los diez (10) dIas de ser notificado de la resolución de la Junta, solicitando

revision y reconsideración de su caso.

La Junta informará a la Administración de Servicios Generales lo antes

señalado.

E. Subasta Desierta

La Junta tendrá facultad para no adjudicar y declarar desierta la subasta

cuando:

56

1) Las ofertas recibidas sean inaceptables por no cumplir con las

especificaciones o condiciones o porque se ofrecen precios

irrazonablemente altos.

2) Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada.

3) Los fondos disponibles no sean suficientes para cubnr el preclo de la

oferta seleccionada.

4) Se estime que al asI hacerlo, se actüa en beneficio de los mejores

intereses o fines püblicos de la Comisión y del Estado Libre Asociado

de Puerto Rico.

5) Las ofertas demuestran que los licitadores se han puesto de acuerdo

entre si para cotizar precios irrazonablemente altos. En este caso, los

licitadores envueltos estarán sujetos a las penalidades que se

4(21) establecen en este Reglamento.

6) Los licitadores no ofrezcan las fianzas o garantias requendas.

7) No se reciban ofertas luego de haberse anunciado la subasta.

F. Ley de Preferencia

Para la adjudicaciOn de la subasta, se considerarán las disposiciones de la

Ley Nüm. 42 de 5 de agosto de 1985 y la Ley NUm. 109 de 12 de julio de 1985,

segün enmendadas, las cuales establecen ciertas preferencias en las compras de

mercaderia, provisiones, suministros, equipos y matenales producidos,

manufacturados a ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser

reclamada por los licitadores mediante la correspondiente identificación, la cual se

hará constar en la invitaciOn a subasta.

57

G. AdjudicaciOn por Partidas

La Junta de Subastas podrá aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o

grupos de partidas de cualquier oferta, asi como ordenar cantidades menores a

las establecidas segün convenga a los mejores intereses de la Agencia, siempre

que esa no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta.

También so podrán adjudicar las subastas englobando partidas cuando asI se

estime aconsejable y conveniente al interés pblico.

H. Entregas

En aquellos casos en que se requiera una entrega especifica, los

licitadores deberán indicar en la oferta el término o la fecha dentro del cual

entregarán los artIculos o rendirán el servicio requendo. La entrega podrá ser una

de las condiciones pnncipales en la evaluaciOn de una subasta si con ello se

protege el interés póblico, y siempre que asi se haga constar en la invitación.

Secciôn 6.6 - NOTIFICACIÔN A LOS LICITADORES DE QUE LA SUBASTA HA SIDO DECLARADA DESIERTA

No más tarde de los cinco (5) dias laborables después de la Junta haber

declarado desierta la subasta, el Secretano procederá a notificar esta

determinación a los licitadores que concumeron a la misma, por el medio más

adecuado de acuerdo a las instrucciones de la Junta. El Secretarlo certificará la

fecha y medlo de dicha notificación.

Sección 6.7 - SOLICITUD DE RECONSIDERACIÔN DE LA DETERMINACIÔN DE QUE LA SUBASTA HA SIDO DECLARADA DESIERTA

La parte adversamente afectada por la determinación de la Junta de

declarar desierta la subasta podrá, dentro del término de cinco (5) dIas a partir de

58

la notfficación de esta determinación, presentar una mociOn de reconsideraciOn

ante la Junta de Subastas. Esta deberá considerarla dentro de los cinco (5) dIas

de haberse presentado. Si se tomare alguna determinación en su consideración,

el término para comenzar el procedimiento de impugnación establecido en este

Reglamento empezará a contarse desde la fecha en que se archiva en autos una

copia de la notificaciOn de la decision de la Junta de Subastas resolviendo la

mociOn de reconsideraciOn. Si la Junta de Subastas dejare de tomar alguna

acciOn con relaciOn a la macion de reconsideración dentro de los cinco (5) dias de

haberse presentado, se entenderá que ésta ha sido rechazada de piano, y a partir

de esa fecha comenzará a comer el término para comenzar el proceso de

impugnación.

Sección 6.8 - ACCIÔN A SEGUIR EN EL CASO QUE SE DECLARE

xO DESIERTA UNA SUBASTA

En el caso de que se declare desierta la subasta por el Presidente de la

Junta, el Presidente de la Comisión podrá:

I ) Requenr la celebraciOn de una nueva subasta.

2) Concertar contrato mediante negociación cuando esto resultase lo ma's

conveniente a los mejores intereses o fines póbiicos de la Comisión y del Estado

Libre Asociado de Puerto Rico.

Sección 6.9 - NOTIFICACIÔN DE LA ADJUDICACIÔN

No ma's tarde de los cinco (5) dIas laborables después de la Junta haber

adjudicado la subasta, el Secretano procederá a notificar la adjudicaciOn a los

licitadores que concumeron a la subasta, por el medio ma's adecuado de acuerdo

59

a las instrucciones de la Junta. El Secretano certilicará la fecha y medlo de dicha

notificación.

Secciôn 6.10 - CONTENIDO DE LA NOTIFICACIÔN

El "Aviso de Adjudicación" contendrá la siguiente informaciOn:

1) Fecha del Aviso.

2) Fecha de Adjudicación.

3) Nombre y dirección de los licitadores y una sIntesis de sus

propuestas.

4) Partidas adjudicadas a favor del licitador y las razones para las

partidas rechazadas. Se incluirán los defectos, si alguno, que

tuvieron las propuestas de los licitadores que no fueron

seleccionados.

5) Nimero de la subasta.

6) Fundamentos que propiciaron la decision.

7) Advertencia de que en caso de no estar conforme con la

adjudicaciOn podrá solicitar la revision de ésta dentro de los cinco (5)

dIas laborables, contados a partir de la fecha de notificaciOn

determinado por el matasellos del correo federal, del Aviso de

AdjudicaciOn.

Además de la anterior informaciOn, al postor agraciado se le indicará:

a) Los documentos que deberá someter antes de la

formalizaciOn del contrato.

b) Término de tiempo para producir dichos documentos el cual

no será mayor de diez (10) dIas laborables desde la fecha de

notificaciOn.

c) Advertencia de que la adjudicaciOn no obliga a la Comisión

hasta que se otorgue el contrato.

Seccin 6.11 NOTIFICACIO ô N A LA OFICINA DE COMPRAS Y AL AGENTE RECEPTOR

El Secretano notificará a la Oficina de Compras con copia del Aviso de

AdjudicaciOn enviada a los licitadores para los trámites ultenores que

correspondan al caso, conforme a los procedimientos de control intemo de la

ComisiOn. Notificará, además, al Agente Receptor para que proceda con la

devolución de las garantlas y fianzas susceptibles de ser devueltas, de acuerdo a

to que se dispone en este Reglamento.

I Secciôn 6.12 - CANCELACIÔN DE LA ADJUDICACIÔN

La Junta podrá cancelar la adjudicación antes de la formalización del

contrato por razOn de que:

I ) Ya no existe la necesidad que onginó la subasta.

2) Los fondos obligados para la transacción se agotaron o se liberaron

para otro propósito.

3) Se estime que al asi hacerlo se actüa en beneficio de los mejores

intereses 0 fines püblicos de la ComisiOn y del Estado Libre Asociado

de Puerto Rico.

Toda cancelaciOn de adjudicación deberá ser aprobada por el Presidente

de la ComisiOn previa justificacio'n de la Junta. Ni la Junta, ni la ComisiOn, ni el

61

Estado Libre Asociado de Puerto Rico incumrâ en responsabilidad alguna en

estos casos.

T'TULO VII

IMPUGNACIONES

Ar

Sección 7.1 - IMPUGNACIÔN A LA CONVOCATORIA

Los licitadores podrán radicar por escrito, la impugnación ante la Junta,

debidamente fundamentada y firmada por el interesado o su agente o

representante, cualquier convocatona a subasta cuando no se haya seguido

cualesquiera de los procedimientos establecidos en este Reglamento, o cuando

se considere que el término fijado para efectuar el estudio y preparaciôn de la

oferta y la fecha para radicar la oferta no es suficiente.

A. PROCEDIMIENTO Y EFECTO DE LA IMPUGNACIÔN DE LA CON VOCATORIA

Toda impugnación de convocatona a subasta deberá radicarse ante

el Secretano de la Junta dentro de los cinco (5) dias laborables siguientes

a la fecha Ilmite para los licitadores gestionar y recibir los pliegos de la

subasta. Sera' responsabilidad del Secretano notificèr dicha impugnaciOn a

los miembros de la Junta. El impugnador a su vez sera' responsable de

notificar a los licitadores que hayan sido invitados a la subasta. Si el

impugnador no cumpliere con dicha notfficación, se declarará no ha lugar

su recurso.

El recurso de impugnaciOn paralizará los trámites ultenores en esa

subasta. De declararse con lugar, los términos siguientes se contarán a

62

partir de la decision final de la Junta o del Presidente de la Comisión en

caso de ulterior apelación a éste.

B- RESOLUCION DE LA JUNTA

La Junta viene obligada a resolver la impugnación dentro de los diez

(1 0) dIas laborables siguientes al recibo de dicha impugnaciOn y podrá

tomar una de las siguientes resoluciones:

I ) Desestimar la solicitud y ordenar que se continUen los trámites.

2) Enmendar la convocatona y proceder segUn se establece en este

Reglamento.

3) Cancelar la convocatoria y proceder segUn se establece en este

Reglamento.

7/ F 0

Cm RECURSO EN ALZADA

'1 La decision de la Junta sobre un caso de impugnación de convocatona

podrá ser apelada ante el Presidente de la Comisiôn, segUn el procedimiento

que se dispone en este Reglamento.

Secciôn 7.2 IMPUGNACIÔN DEL PLIEGO DE LA SUBASTA

Si un licitador interesado en participar en una subasta no estuviere de

acuerdo con los términos finales, instrucciones, especificaciones a condiciones

bajo los cuales se convoque la subasta, podrá impugnar los términos de la misma

dentro de los tres (3) dIas siguientes a la fecha del depósito de la convocatoria en

el correo. Luego de transcumdo dicho término, será rechazada.

A. Contenido

63

El escrito de impugnación al pliego de subasta deberá contener lo

siguiente:

I ) El nUmero de la subasta;

2) Una relaciOn detallada indicando las partes especIficas,

especificaciones o condiciones cuyos términos impugna;

3) Las razones y argumentos especificos en quo so basa la

impugnación, incluyendo la evidencia documental y material

necesano que indiquen y prueben quo las alegaciones hechas para

impugnar la convocatona a subasta son válidas y ciertas.

4) Una indicación clara del remedio o acción quo so solicita;

5) La firma de la parto recurrente o do su reprosentanto autonzado.

B. Efecto del Recurso

La Junta determinará la validoz do la impugnaciôn y resolverá la

misma en sus méritos.

Como consecuencia do esto recurso so paralizarán los trámites en

esa subasta especIfica y los términos subsiguientos so contarán a partir do

la decision final do la Junta, quien resolverá dentro do los tres (3) dias do

recibir la impugnación.

C. Resultado del Recurso ante Ia Junta

Coma consecuencia del recurso interpuesto ante la Junta, ésta

podrá tomar una do las siguientes acciones:

64

I ) Desestimar la solicitud y ordenar que se continüen los

trámites;

2) Enmendar la convocatona;

3) Cancelar la convocatona y emitir nueva convocatoria.

D. Notificación

La decision que emita la Junta sera' simultáneamente notificada por

escnto a los licitadores invitados.

E. Recurso en Aizada

Si el recurrente no estuviere conforme con la decision de la Junta,

podrá ir en aizada ante el Presidente de la Comisión dentro de los tres (3)

dIas siguientes a la fecha del depOsito en el correo de la notificación de la

48V decision de la Junta. El recurrente enviará copia de su recurso a las panes

; concemientes y seguirá lo establecido en este Reglamento.

Secciôn 7.3 - IMPUGNACIÔN DE LA ADJUDICACIÔN

Los licitadones podnán impugnar ante la Junta, pon escnto debidamente

firmado por el intenesado o su agente o nepresentante, cualquier adjudicación de

subasta cuando no se haya seguido cualesquiena de los procedimientos

establecidos en este Reglamento.

A. PROCEDIMIENTO Y EFECTO DE LA IMPUGNACIÔN DE LA ADJUDICACIÔN

Toda impugnación de adjudicaciOn de subasta debená radicanse

ante la Junta dentro de los cinco (5) dIas Iabonables siguientes a la fecha

65

certificada por el Secretano como fecha de la notfflcación del "Aviso de

Adjudicación" de la subasta.

El recurso de impugnaciOn paralizará los trámites ultenores en esa

subasta y los términos siguientes se contarán a partir de la decision final de

la Junta o del Presidente de la Comisión, en caso de ulterior apelación a

éste.

Copia de dicha impugnación deberá ser enviada a todos los

licitadores impugnados, por el licitador que impugna. Aquellos tendrán

derecho a replica dentro de los cinco (5) dIas laborables siguientes a su

recibo. El licitador que impugna la adjudicaciOn certificará en su escrito

que ha enviado copia de éste a los licitadores impugnados, mencionando

nombre y dirección de éstos, asi como, la, fecha de a nottlicación.

Los licitadores impugnados notificarán su replica a la Junta y al

licitador que impugna dentro del término amba refendo.

Si el licitador que presenta el recurso fuese el contratista con el

contrato vigente que se sustituirá con el nuevo contrato que se propone, no

se le extenderá el término a la vigencia de su contrato.

B. RESOLUCIÔN DE LA JUNTA

mo

La Junta viene obligada a resolver la impugnación dentro de los diez

(10) dias laborables siguientes al recibo de dicha impugnación y podrá

tomar una de las siguientes resoluciones:

I ) Desestimar la solicitud y ordenar que se continüen los trámites.

2) Revocar la adjudicaciOn y proceder a analizar y evaluar las otras

cotizaciones de la subasta para la nueva adjudicaciOn conforme a las

disposiciones de este Reglamento.

3) Cualquier otra determinaciOn que la Junta considere, redunde en los

mejores intereses de la Comisión.

Copia de la decision sera' notificada a las partes interesadas y al

Presidente de la Comisión.

C. RECONSIDERACIÔN DE RESOLUCIÔN DE LA JUNTA

La parte adversamente afectada por la determinación de la Junta de

Subastas sobre la impugnación de la subasta podrá, dentro del término de cinco

(5) dIas a partir de la notificaciOn de esta determinaciOn, presentar una mociOn de

reconsideración ante la Junta de Subastas. La Junta deberá considerarla dentro

de los cinco (5) dIas de haberse presentado. Si se tomare alguna determinación

en su consideración, el término para comenzar el procedimiento de impugnaciOn

establecido en el inciso A de esta Sección empezará a contarse desde la fecha en

que se archiva en autos una copia de la notiflcaciOn de la decision de la Junta de

Subastas resolviendo la mociOn de reconsideraciOn. Si la Junta dejare de tomar

alguna acciOn con relaciôn a la mociOn de reconsideración dentro de los cinco (5)

dias de haberse presentado, se entenderá que ésta ha sido rechazada de piano, y

67

a partir de esa fecha comenzará a coer el término para el proceso de

impugnaciOn.

Secciôn 7.4 - APELACIÔN ANTE EL PRESIDENTE DE LA COMISIÔN

La decision de la Junta sobre todo caso de impugnaciOn podrá ser apelada

ante el Presidente de la Comisión mediante escnto debidamente firmado por el

interesado a su agente o representante, dentro de los cinco (5) dias laborables

siguientes a la fecha de la notificación de la resolución de la Junta a las partes

interesadas. Dicho escnto deberá contener los fundamentos que sustentan la

apelación ante el Presidente de la Comisión. Copia del mismo deberá ser

notificada a la Junta y a las partes interesadas en la controversia, certificándose

en el escnto la fecha de la notificación a las partes nombradas en éste, con su

direcciOn conocida.

Sección 7.5 - EFECTO DE LA APELACIÔN

Las apelaciones asi cumplimentadas suspenderán el efecto de la decision

impugnada o apelada hasta tanto el Presidente de la ComisiOn emita su decision

sobre el asunto planteado.

Sección 7.6 - DECISION DEL PRESIDENTE DE LA COMISIÔN

Como procedimiento previo a su decisiOn, el Presidente de la ComisiOn

podrá:

a) Solicitar de la Junta el envIo de todo el expediente relacionado con la

subasta impugnada.

b) Celebrar una vista en la cual oirá a todas las partes interesadas.

68

El Presidente de la ComisiOn emitirá su decision por escnto, notificando la

misma a la Junta y a las partes concemientes por aquel medlo que estime

razonable y conveniente pero que de' certeza de su fecha de notificación.

La decision del Presidente de la Comisión sera' final a los cinco (5) dias

laborables postenores a la fecha de su notificación, dentro de cuyo término se

puede solicitar reconsideración al Presidente. La decision del Presidente en

ReconsideraciOn sera' final.

T'TULO VIII

COMPRAS 0 ALQUILER SIN NECESIDAD DE CELEBRAR SUBASTA FORMAL

Sección 8.1 - EXENCIÔN POR RAZÔN DE CUANTIA - SUBASTA INFORMAL

1d Z7) La Comisión podrá negociar sin necesidad de subasta formal en todo caso

A. Compras de materiales, impresos y equipos o la contratación o

arrendamiento de servicios y equipo cuyo monto no exceda de cuarenta

y cinco mil dOlares ($45,000.00) en años o perlodos no eleccionanos o

cuyo monto no exceda de den mil dOlares ($100,000.00) en años o

perlodos eleccionanos. Estas compras deberán hacerse por el Agente

Comprador mediante el proceso de subasta informal solicitando no

menos de tres (3) cotizaciones de suplidores o licitadores por escnto.

Se prohIbe la práctica consistente en el fraccionamiento para comprar,

contratar, arrendar matenales, impresos, bienes, servicios o equipos a uno

IL

0 más suplidores con el propósito de evitar exceder los Ilmites fijados por

este Reglamento y asi evitar el procedimiento de subasta formal.

Secciôn 8.2 - SITUACIONES QUE EXIMEN DE CELEBRACIÔN DE SUBASTA - COMPRAS EN MERCADO ABIERTO

La ComisiOn podrá negociar sin necesidad de subasta formal cuando:

1. Se necesiten piezas de repuesto, accesonos, equipo o servicios

previamente suministrados o contratados.

2. Los precios no están sujetos a competencia porque sOlo existe un

solo suplidor. La expenencia de un solo suplidor se deberá señalar

y levantar en un ada al efecto preparada por el Jefe de la Oficina de

Compras y firmada por dicho funcionano, los miembros de la Junta

de Subastas y el Secretano.

3. No se reciban ofertas luego de haberse anunciado la subasta en dos

(2) ocasiones.

4. Los servicios, equipo o matenales se vayan a obtener a los precios

regulados por ley o fijados por alguna dependencia o

instrumentalidad del Gobiemo del Estado Libre Asociado de Puerto

5. El bien o servicio se ofrezca por una agencia o instrumentalidad

püblica del Estado Libre Asociado o del Gobiemo Federal.

6. La compra de equipo, impresos, matenales, efectos o servicios se

haga en virtud de un contrato de la Administración de Servicios

Generales.

70

7. Estando vigente un contrato, éste es incumplido y continUa la

necesidad de adquinr bienes o servicios.

8. La compra de equipo, impresos, matenales, efectos, bienes y

servicios directamente del fabncante o fuera de Puerto Rico sea

necesana y conveniente a los mejores intereses de la ComisiOn. Se

entiende por necesana y conveniente cuando la supenondad del

material, equipo 0 servicio es evidente, tanto en calidad como en

adaptabilidad y la habilidad del suplidor de prestar los, servicios de

reparaciOn y conservación correspondiente es bien conocida.

Cuando existan as circunstancias antes descritas se deberá

levantar un acta, donde se acredite la existencia de las mismas, de

acuerdo con el procedimiento establecido en el inciso (2) de esta

secciOn.

9. Se celebre una subasta en que la Junta no recomienda su

adjudicaciOn. A estos efectos se requerirá someter un informe

detallado a la Comisión. Dicho informe deberá contener datos

especIficos y no meras conclusiones y especulaciones. Una vez Ia

ComisiOn tenga dicho informe, tendrá la facultad si asI lo estimare

conveniente a los mejores intereses de la agenda, de negociar

directamente con los licitadores la ejecución de Ia • obra, la compra

de equipos, matenales, efectos, bienes a la obtenciOn de servicios.

71

Secciôn 8.3 - SITUACIONES DE EMERGENCIA

La Comisión tamblén podrá negociar sin necesidad de subasta formal

cuando a tenor con un informe detallado de la Oficina de Compras, determine

mediante Resolución al efecto que existe una emergencia y que por tal razón se

requiere la, inmediata entrega de matenales, impresos, efectos, bienes y equipo o

prestaciOn de servicios.

Dicho procedimiento se Hevará a cabo de la siguiente manera:

1. Se harán las especificaciones pertinentes relativas a la matena

objeto a contratarse. Las mismas se prepararán en forma de pliego

de subasta, incluyendo los términos y condiciones pertinentes para

someterse a los licitadores que corresponda.

2. Las especificaciones se enviarán a por lo menos tres (3) licitadores,

Si los hubiere en el mercado, ya sea por correo o por mensajero,

dependiendo de la necesidad que se tenga de adquirir los artIculos,

a tenor con la emergencia declarada.

3. La Comisión determinará el término que aplicará en los

procedimientos a tenor con la situación de emergencia, asI como el

monto de la garantia a prestarse en la misma.

4. La ComisiOn a la Junta, hará la adjudicación que corresponda,

teniendo presente los mejores intereses del Pueblo de Puerto Rico y

la situaciOn de emergencia.

5. La ComisiOn o la Junta informará al licitador agraciado de su

elecciOn y a los no agraciados de su no elecciOn.

72

6. La Comisión y el licitador agraciado firmarán el contrato que

corresponda, dependiendo de la naturaleza de los artIculos.

Sección 8.4 - DELEGACIÔN DE FUNCIONES PARA EL TRAMITE DE COMPRAS MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIA

Conforme la magnitud o grado de la emergencia, la Comisión mediante

Resolución al efecto, podrá autorizar a la Junta o a la Oficina de Compras a

utilizar los procedimientos de subasta informal si lo estima justo y razonable bajo

las circunstancias de la emergencia, velando siempre por los mejores intereses de

la agencia. Se rendirá a la Comisión un informe respecto a los procedimientos

que se Ileven a cabo mediante esta delegaciôn.

TITULO IX

4~

SOBRE CONTRATOS

Secciôn 9.1 - EN GENERAL

El Presidente de la ComisiOn o su representante autonzado sera' la persona

que represente a la Comisión en el otorgamiento de todo contrato. El contrato es

la culminaciôn del proceso de compra, contratación a arrendamiento de servicios

y equipo y adjudicaciôn de la Comisión. A esos efectos el contrato no tiene

necesanamente que ser reconocido ante notano.

Se deberá incluir con el contrato:

I )

El pliego de subasta o requenmiento de propuesta

2) La oferta del licitador agraciado

3) El aviso de adjudicaciOn

4) Cualquier otro documento relevante al caso

73

Sección 9.2 - CITACIÔN A COMPARECER

La Oficina de Compras en coordinación con la Oficina de Asuntos Legales,

citará al licitador agraciado a comparecer a la Comisión para la firma del contrato,

0 para recoger la orden de compra o suscnbir la carta contrato, cuando sea

necesano, utilizando para ello, a su discreción, el medio de comunicación más

rápido o efectivo, pero siempre dejando constancia en el expediente de que la

citaciOn se efectuó, indicando la fecha y el medlo. En la citación se apercibirá al

licitador agraciado que de no comparecer a la Comisión para la firma del contrato,

en la hora y fecha señalada, dicha, incomparecencia podrá ser interpretada como

una negativa suya para la formalizaciOn del contrato, salvo que el licitador excuse

adecuadamente su imposibilidad de comparecer en la hora y fecha indicada. En

este caso el licitador viene obligado a señalar su disponibilidad para la firma del

contrato, en otro dia y dentro de las horas laborables de la Comisiôn, cuya fecha

no podrá extenderse más de cinco (5) dIas de Ia fecha onginalmente señalada.

Sección 9.3 - NEGATIVA A FORMALIZAR EL CONTRATO

Si el licitador agraciado se negare a formalizar el contrato, la Junta, en

sesiOn extraordinana que se convoque al efecto, podrá a su discreciOn:

I ) Adjudicar al segundo postor que cumpla con las especificaciones.

2) Penalizar al licitador agraciado que se niega a cumplir ejecutándole

su garantla para cubnr la diferencia entre la suma o preclo por él

cotizado y la del segundo u otro postor. Si Ia garantla no es suficiente,

a ComisiOn podrá ir directamente contra el licitador para recobrar la

diferencia.

74

3) Proceder como lo estime conveniente y necesarlo bajo cualquier otra

altemativa contenida en este Reglamento, incluyendo, pero sin limitarlo,

a la compra de emergencia.

Secciôn 9.4 - INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO

Si un contratista, dentro de la ejecuciOn de su contrato incumpliere el

I 1 0

mismo, la Junta podrá, a su discreciOn recumr a las altemativas amba referidas,

ordenando, además, se elimine al licitador del Registro o suspendléndole su

derecho a cotizar en futuras subastas, por el perlodo de tiempo que estime justo y

razonable, el cual no podrá exceder de dos (2) años. Ello no menoscabará el

derecho de la Comisión a instar la reclamación judicial que estime razonable por

incumplimiento de contrato.

TITULO X

DISPOSICIONES FINALES

:IAR Sección 10.1 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Todo formulano, documento o procedimiento no cubierto en este

Reglamento, pero que se trate del mismo asunto, mantendrá su vigencia hasta

tanto se aprueben los nuevos procedimientos y se emitan los nuevos formulanos,

aunque hayan sido aprobados al amparo de otro reglamento que se deroguen por

éste.

Sección 10.2 - SEPARABILIDAD

Si cualquier secciOn, parte, párrafo o cláusula de este Reglamento fuere

declarada inconstitucional por un Tribunal de Justicia competente, la sentencia a

tal efecto dictada no afectará ni invalidará el resto del mismo.

75

Sección 10.3 - PENALIDADES

Toda persona que a sabiendas y fraud ulentamente obrare en

contravenciOn con este Reglamento y resultare convicta del delito imputado sera

sancionada, segón lo dispone el Co'digo Electoral en su Articulo 12.007 el cual

establece una pena de reclusion que no excederá de seis (6) meses o multa que

no excederá de quinientos dOlares ($500.00) o ambas penas a discreciOn del

tribunal.

Secciôn 10.4— ENMIENDAS AL REGLAMENTO

Este Reglamento podrá enmendarse por la Comisiôn en cualquier

momento, en que lo estime conveniente en beneficlo de una mayor efectividad en

la implementaciOn del mismo, del Código Electoral o este Reglamento.

Secciôn 10.5 - DEROGACIÔN

Este Reglamento deja sin efecto el Reglamento de Subastas aprobado el

2 de octubre de 1985.

Seccin 10.6 - VARIACIÔN DE TE ó RMINOS

Los términos establecidos en este Reglamento podrán ser vanados por

acuerdo unánime de la Comisión en casos mentonos y por causa justificada.

76

Secciôn 10.7 - VIGENCIA

Este Reglamento entrará en vigor previo a la notificaciôn y publicaciOn que

dispone el ArtIculo 3.002, inciso (1) del Código Electoral.

En San Juan, Puerto Rico a \O de septiembre de 2014.

I I) I /(t2a

ANGEL"A. GONZACE!ROMAN PRESIDENTE

g ORJIZ )ftECECTORAL PPD

0 , -1 JORGE L. DAVILA TORRES COMISIONADO ELECTORAL PNP

JUAN DALMAU RAtOZA COMISIONADO ELECTO

CERTIFICO: Que este Reglamento fue aprobado por la ComisiOn Estatal de

Elecciones el dIa \Ode septiembre de 2014 y para que asI conste firmo y sello

el presente hoy \O de septiembre de 2014.

f2orI

IVALT -zvt: EZ MAR INEZ SECRETARIO

ISZ~47AOT"A~L~D*- "o~

77

COMISION ESTATAL ESTADO UBREASOC1ADO DE PUERTO RICO

Junta de Subastas

FORMULARIO RETIRO DE LA OFERTA

Nombre Licitador o su Agente Representante: Hora Limite de Entrega Personal:

Dirección: Teléfono:

Nñm. de Subasta: Fecha de Apertura:

Fecha LImite de Entrega: Hora de Apertura:

Hora Limite de Entrega por Correo: Lugar:

Razón por la cual retira la oferta (An'adir anejo de ser necesarlo):

Firma Licitador Fecha Hora

Segün la Sección 4.8 del Reglamento de Subastas aprobado el de septiembre de 2014, el retiro de una oferta se hará ünicamente antes de la apertura de la subasta. Bajo ningün concepto se aceptarán notificaciones verbales de retiro de ofertas. El licitador que retire su oferta no podrá hacer posteriormente una oferta sustltuta. Penalidades pueden ser aplicables. Ver ñltimo párrafo de la Sección 4.8 del Reglamento de Subastas para detalles