reglamento organico estructural y funcional...
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REGLAMENTO ORGANICO
ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL DE "MUYUNA".
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Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 4
CAPÍTULO I .................................................................................................................... 6
BASE LEGAL Y COMPETENCIAS ....................................................................................... 6
CAPITULO II ................................................................................................................... 7
ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................................... 7
CAPITULO III ............................................................................................................... 11
ESTRUCTURA FUNCIONAL ............................................................................................... 11
FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN O PROCESOS GOBERNANTES ................ 11
FUNCIONES DEL NIVEL ASESOR Y COORDINACIÓN O PROCESOS
HABILITANTES ................................................................................................................ 11
FUNCIONES DEL NIVEL DE APOYO Y OPERATIVO O AGREGADORES DE
VALOR ............................................................................................................................... 14
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 25
PALABRAS CLAVE ..................................................................................................... 26
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Figura 1: Modelo de Sistema del Orgánico Estructural Parroquial ................................ 10
Figura 2: Modelo de Sistema de Gestión de Calidad .................................................... 10
Figura 3. La evaluación en la lógica de la planificación ................................................ 21
Figura 4. Etapas en el ciclo de los proyectos (ODEPLAN) ........................................... 23
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INTRODUCCIÓN ACUERDO N°: GADPRM-2014
EL PRESIDENTE DE LA JUNTA PARROQUIAL DE MUYUNA
CONSIDERANDO:
Que, la administración debe ser la coordinación de seres humanos y recursos materiales
para la consecución de objetivos organizacionales;
Que, la denominación de gobierno autónomo, determinada en su creación, es percibida
como la composición de partes interconectadas y relacionadas, cuyas conexiones deben
estar debidamente identificadas, conocidas y comprendidas al interno;
Que, la Entidad como parte del sistema público y con el fin de desarrollar y aportar a la
nueva política nacional y cumplir con los mandatos de la Constitución y las leyes, sin que
se releve de responsabilidades por su tamaño o composición;
Que, como componente del sistema gubernamental público y desde el punto de vista
sistémico, la Institución parroquial debe contar con un patrón de organización compuesto
de sustancia (estructura) y forma (configuración de relaciones ordenadas);
Que, como parte del Sector Público, debe cumplir y hacer cumplir con las disposiciones,
reglamentos, leyes y normas que rigen a éste sector;
Que, la organización administrativa, como garantía de su existencia, debe ser capaz de
revertir al medio, lo que el medio le proporciona;
Que, para mantener una efectiva gobernabilidad dinámica de un sistema abierto, es
necesario el aumento de la división del trabajo, la integración y el desarrollo equilibrado;
Que, de conformidad al COOTAD en su artículo 338 en el que determina que el gobierno
autónomo descentralizado parroquial rural tendrá una estructura administrativa mínima
requerida para el cumplimiento de fines y el ejercicio de sus competencias;
Que, el GADPRM, como parte de las instituciones del Estado, como señala la
Constitución, le corresponde rendir cuentas de los logros alcanzados, a través de la
evaluación del desempeño de su organización interna, de sus funcionarios y servidores,
considerando las responsabilidades y funciones del puesto que ocupan,
En ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 70, literal h) del Código Orgánico
de Organización, Autonomía y Descentralización COOTAD,
ACUERDA:
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EXPEDIR EL SIGUIENTE REGLAMENTO ORGÁNICO ESTRUCTURAL Y
FUNCIONAL DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL “SAN JUAN DE MUYUNA":
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CAPÍTULO I
BASE LEGAL Y COMPETENCIAS
Art. 1 BASE LEGAL.- En concordancia y de conformidad al artículo 63 del COOTAD:
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Muyuna (GADPRSJM)
reconoce al Presidente o Presidenta, como la primera autoridad del ejecutivo del GAD
parroquial rural.
Art. 2 ÓRGANO DE GOBIERNO. (GADPRSJM)- Está determinado en el Art. 66 del
COOTAD que dice: la "Junta Parroquial rural" es el órgano máximo de gobierno; el
mismo que estará conformado por cinco vocales elegidos por votación popular; de entre
los cuales, el más votado electoralmente será elegido presidente y en orden de prelación,
el siguiente, será nominado vicepresidente.
Art. 3 Son COMPETENCIAS del (GADPRSJM), las determinadas en el COOTAD, en
el Art. 65, denominado "Competencias exclusivas del gobierno autónomo descentralizado
rural".
Art 4.- MISIÓN, VISIÓN:
MISIÓN:
Cumplir con las necesidades Parroquiales en el ámbito de sus competencias, con
responsabilidad social, responsabilidad económica y responsabilidad legal a través del
desempeño de actividades enfocadas al bien común y a la satisfacción del cliente
ciudadano.
VISIÓN:
Aplicación de técnicas de prospectiva orientadas a la identificación permanente de los
principales retos, anticipándose a las necesidades de la sociedad, analizando y
promoviendo soluciones con una visión de horizonte en un plazo determinado, dándole
respuestas a los requerimientos de las diferentes clientes demandantes tanto internos
como externos.
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CAPITULO II
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Art. 5.- El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Muyuna, tiene los
siguientes niveles Administrativos:
a. De Alta Dirección, (Procesos Gobernantes),
b. De Asesoría y Coordinación, (Procesos Habilitantes),
c. De Apoyo y Operativo, (Procesos agregadores de valor).
Art. 6.- El nivel de Alta Dirección está constituido por:
a. La Junta Parroquial, conformada por los vocales elegidos por votación
popular,
b. Por el Presidente o presidenta de la Junta Parroquial y,
c. Por el Vicepresidente o vicepresidenta de la junta.
Art.7.- El nivel de Asesoría y Coordinación está conformado por las siguientes unidades:
a. Unidad Administrativa y Financiera.
b. Unidad de Planificación y Ordenamiento territorial
Art.- 8.- El nivel de Apoyo y Operativo está constituido por los siguientes apoyos
administrativos:
a. En lo Administrativo
a. Secretaría General
b. Talento Humano
c. Comunicación
d. Servicios Generales
b. En lo Financiero
a. Compras Públicas
b. Presupuesto
c. Contabilidad
d. Tesorería (Ingresos y transferencias)
c. En Planificación y Ordenamiento territorial:
a. Evaluación y seguimiento
b. Estudios y Proyectos
Art. 9.- El Gobierno Descentralizado Parroquial Rural de Muyuna es un Ente jurídico
Sistémico, caracterizado como un organismo con sustancia (o estructura) y forma (o
patrón - funcionamiento) configurado de componentes básicos relacionados y ordenados
entre sí, como elementos de un sistema vivo.
Art. 10.- CALIDAD INSTITUCIONAL.- El GAD parroquial rural con decisión política
y perspectiva sistémica, implementará actividades y procesos de calidad en la prestación
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de servicios públicos, como opción fundamental de consolidación y fortalecimiento de
la gestión institucional; actividades vinculadas a la racionalización del gasto, la
comunicación de resultados alcanzados, la transparencia y responsabilidad pública y la
rendición de cuentas a la sociedad.
Art. 11.- El GAD Parroquial rural de Muyuna considerará como insumo principal de
administración y dirección estratégica, con una visión de horizonte para su
funcionamiento: el "Plan de desarrollo y ordenamiento territorial" específico y flexible;
del cual se derivarán los Planes Operativos, Programas, Proyectos y presupuestos
orientados a la consecución de Objetivos.
Art.12.- El GADPRSJ de Muyuna establecerá mecanismos adecuados para la
comunicación y difusión de información relevante para los ciudadanos, información que
incluirá los servicios que presta y la forma de acceder a ellos, así como los derechos y
obligaciones de los ciudadanos como destinatarios.
Art. 13.- Los tres niveles de estructura orgánica del GAD parroquial rural de Muyuna
contienen las siguientes definiciones:
a. El nivel de Alta Dirección conformado por los miembros determinados en el Art.
6 de éste reglamento; son responsables de los procesos Gobernantes, encargados
de cumplir y hacer cumplir con la Constitución, Leyes, Reglamentos y Normas
técnicas que regulan y rigen al GAD parroquial rural; así como de determinar y
definir políticas institucionales para el cumplimiento de la Gestión estratégica;
aprobación de planes, programas, proyectos y del control, seguimiento y
evaluación de los resultados.
b. El nivel de Asesoría y Coordinación conformado por los miembros determinados
en el Art. 7 de éste reglamento, son responsables de los procesos Habilitantes;
encargados de la adopción y guía de aplicación de medidas de calidad para la
obtención de información oportuna con criterios orientadores y homogéneos, para
lograr las acciones y decisiones coherentes y oportunas por parte del nivel de Alta
Dirección o procesos Gobernantes.
c. El nivel de Apoyo y Operativo, son los que a través de sus diferentes procesos,
aportan con valores agregados hasta obtener los productos objetivo, con calidad,
para satisfacción de la población.
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Art. 14 ORGANIGRAMA.- La estructura física del GAD parroquial es el siguiente:
JUNTA
PARROQUIAL
PRESIDENCIA JUNTA
PARROQUIAL
SECRETARÍA GENERAL
DOCUMENTACIÓN Y
ARCHIVO
UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
ESTUDIOS Y
PROYECTOS
TALENTO HUMANO
COMUNICACIÓN
SERVICIOS
GENERALES
COMPRAS
PÚBLICAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERÍA
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JUNTA PARROQUIAL
PRESIDENCIA JUNTA PARROQUIAL
SECRETARÍA GENERAL
DOCUMENTACIÓN Y
ARCHIVO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN
Y
SEGUIMIENTO
ESTUDIOS
Y
PROYECTO
S
TALENTO
HUMANO
COMUNICACIÓN
SERVICIOS
GENERALES
COMPRAS
PÚBLICAS
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
TESORERÍA
Confiabilidad y
calidad integral
Desarrollo del
compromiso de
alta dirección
Implementación
del Sistema de
Gestión de la
Calidad
Mejora en la gestión
del gobierno local y
confiabilidad para los
ciudadanos
Figura 2: Modelo de Sistema de Gestión de Calidad
Figura 1: Modelo de Sistema del Orgánico Estructural Parroquial
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CAPITULO III
ESTRUCTURA FUNCIONAL
FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN O PROCESOS GOBERNANTES
Art. 15.- FUNCIONES INSTITUCIONALES.- Son funciones del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Muyuna todas aquellas que se encuentran
determinadas en la Constitución, Leyes, Reglamentos y Normas que rigen y regulan al
Sector Público.
Art. 16.- FUNCIONES ESPECÍFICAS.- Son funciones del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural de Muyuna las que se encuentran determinadas en el
COOTAD Art. 64 Funciones, las mismas que se darán cumplimiento con observancia a
la Constitución, Leyes, Reglamentos, Normas Técnicas de la República.
Art. 17.- FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA
PARROQUIAL.- Les corresponde a los Miembros que conforman la Junta Parroquial dar
cumplimiento a las funciones expresas determinadas en el Art, 67 Atribuciones de la junta
parroquial rural, descritas y definidas en el COOTAD.
Art. 18.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE (A).-Son funciones del presidente (a) las
que están determinadas en el Art. 70 del COOTAD
FUNCIONES DEL NIVEL ASESOR Y COORDINACIÓN O PROCESOS
HABILITANTES
Art. 19.- Son funciones principales del nivel Asesor las siguientes:
a. Prestar asistencia técnica a los miembros del Directorio, Presidente o presidenta
del GAD parroquial.
b. Absolver las consultas que formule el personal operativo y de apoyo.
c. Sugerir las alternativas de solución sobre las problemáticas que surgieren en los
procesos administrativos institucionales para orientar a la Administración y dar
respuestas a los requerimientos de las diferentes partes interesadas.
d. Incentivar y mantener el compromiso y comprometimiento de todos los miembros
que conforman la organización institucional para que aporten con toda su
capacidad y cooperación, su talento para trabajar y vivir construyendo procesos y
productos de calidad.
e. Especificar metas y medidas concretas de operación que refuercen los cambios de
retroalimentación contínua.
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f. Eliminar costumbres y normas ambiguas, reemplazándolas por nuevas
costumbres que fortalezcan las nuevas maneras de operación.
g. Fortalecer y desarrollar la Estructura Organizacional, generando cambios
específicos que desarrollen la gestión institucional.
h. Generar en forma permanente procesos estructurados de transformación y mejora
para el corto, mediano y largo plazo; considerando que los cambios sustanciales
y sostenibles se lograrán en el futuro mediato.
i. Optar por modelos estratégicos de calidad y excelencia; lo que permitirá al
gobierno parroquial mayor capacidad de respuesta.
Art. 20.- Las principales funciones del nivel Coordinador son las siguientes:
a. Crear y tomar acciones para implementar estrategias de calidad en la
administración parroquial con criterios anticipativos y adaptativos atentos a la
dinámica de cambios del entorno.
b. Coordinar la implementación adecuada de la normativa interna, la eficiencia de
los procesos, el mejoramiento y madurez de la estructura organizacional, para
fortalecer el desarrollo institucional.
c. Coordinar el establecimiento de mecanismos de integración e intercambio de
experiencias con los demás órganos, asociaciones, entes públicos y privados, lo
que permitirá generar y obtener aprendizaje y promover mejoras y beneficios
continuos institucionales.
d. Coordinar la generación y ejecución de un buen gobierno a través de un fuerte
liderazgo del nivel directivo, para lograr la confianza y credibilidad de las
autoridades políticas del ejecutivo del Gobierno Central y demás entidades del
sector público y privado.
e. Coordinar la adecuación y fortalecimiento de de la normativa interna, la eficiencia
de los procesos y estructura, para lograr una madurez organizacional y
funcional, que contribuya al desarrollo institucional parroquial.
f. Captar oportunidades de cooperación e integración que favorezca al gobierno
parroquial firmar convenios, compromisos e intercambio de experiencias y
metodologías
Art. 21.- Son funciones de la Unidad Administrativa Financiera en su nivel Habilitante
las siguientes:
1. Dirigir, supervisar y ejecutar las actividades Administrativas y Financieras de la
Entidad.
2. Agilizar y simplificar los procesos administrativos y financieros con la
implantación y uso de tecnologías modernas.
3. Establecer procedimientos de CONTROL INTERNO, para fortalecer el sistema
integrado Administrativo y Financiero.
4. Implementar Procesos estandarizados de calidad, con la aplicación de Sistemas
informáticos modernos e integrados.
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5. Crear e impulsar programas certificados de calidad para el análisis y evaluación
de los procesos y resultados a obtenerse; así como la mejora continua de la calidad.
6. Generar y mantener información permanente y al día para la toma de decisiones
por los niveles competentes.
7. Asegurar la correcta aplicación y utilización del talento humanos, los recursos
materiales y financieros de la Entidad.
8. Asesorar a la máxima autoridad y a los usuarios de la información financiera y
administrativa, cuando lo requieran, generando reportes y anexos
complementarios sobre los resultados emitidos.
9. Coordinar la participación en los procesos de adquisición y contratación pública
de la entidad de conformidad a las leyes, reglamentos y normas existentes.
10. Inducir, coordinar y participar en tomas físicas, bajas, remates, actas de entrega
recepción de los bienes de la entidad.
11. Ejercer el desarrollo de las funciones, coordinando y dirigiendo al personal
administrativo organizacional; evaluando las actividades y productos obtenidos,
en aras de una armonía permanente y la búsqueda del desarrollo del talento
humano a través de su permanente preparación y crecimiento.
12. Implementar sistemas de monitoreo, medición y controles rigurosos y oportunos
que permitan la objetiva determinación de resultados y la toma de decisiones
oportunas y medidas correctivas de retroalimentación.
13. Programar las tareas del talento humano operativo, para cubrir los procesos y
alcanzar los objetivos y beneficios que aporta a los grupos de interés que va
dirigido dentro y fuera de la institución.
Art. 22.- Son funciones de la Unidad de Planificación y Ordenamiento Territorial en su
nivel Habilitante las siguientes:
1. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y formulación del Plan de desarrollo
y ordenamiento territorial parroquial, de conformidad a los instrumentos de
Planificación definidos en el Código Orgánico de Planificación y finanzas
públicas, y en concordancia a los instructivos metodológicos desarrollados
por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
2. Generar mecanismos e instancias de coordinación, apoyo externo y asesoría
permanente multidisciplinaria para la obtención y construcción de un Plan que
conduzca al logro de resultados y objetivos del territorio parroquial.
3. Coordinar la estructuración del Consejo de Planificación parroquial de
conformidad a las disposiciones legales determinadas en el Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Art. 28.
4. Introducir organización y racionalidad en los procesos y actividades de
elaboración del Palan de desarrollo, para el logro de Objetivos y metas.
5. Implementar procesos organizativos para mejorar las actividades en marcha y
asesorar a los niveles competentes, con informes de retroalimentación que ayuden
a la administración, con la toma de decisiones en reprogramar las acciones futuras
y fomentar una planificación más satisfactoria.
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6. Aplicar procesos de análisis críticos a los diferentes factores que incidieron en el
establecimiento y ejecución de los programas y de las actividades a realizar en los
programas; para determinar su pertinencia, su eficacia y eficiencia, su costo y su
aceptabilidad de los demandantes sociales.
7. Coordinar, planificar y ejecutar los procesos de evaluación basados en la
lógica de planificación y en el concepto de retroalimentación, calendarizando su
aplicación: antes, durante la implementación, o después de su conclusión; a fin de
conocer quienes se han beneficiado, de qué manera, en qué medida y porqué.
FUNCIONES DEL NIVEL DE APOYO Y OPERATIVO O AGREGADORES DE
VALOR
SECRETARÍA GENERAL
Art. 23.- Corresponde a éste apoyo administrativo (Agregado de Valor) desempeñar las
siguientes actividades:
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS:
1. Operar dentro de un sistema informático integrado para asegurar la oportunidad,
seguimiento y atención de todos los requerimientos demandados por el cliente
ciudadano o institución, al gobierno parroquial.
2. Administrar la documentación y conformar el archivo institucional parroquial.
3. Examinar y analizar la documentación y comunicaciones ingresadas a la
Institución, previo a alimentar al sistema informático integrado de
documentación y archivo, para asegurar la asignación de responsabilidad y el
flujo que debe seguir dicha documentación.
4. Impresión y entrega de la constancia certificada de ingreso de la documentación
receptada; certificación numerada y fechada por el sistema computacional,
definiendo además la fecha más corta de respuesta.
5. Efectuar el seguimiento continuo de la documentación distribuida a las unidades
administrativas o funcionarios correspondientes, responsables de responder con
los requerimientos solicitados, dentro de los tiempos establecidos.
6. Coordinar entre las Unidades administrativas y con los funcionarios asignados,
como responsables, la atención y despacho oportuno de la correspondencia y
respuestas demandadas.
7. Organizar y mantener el archivo Permanente e Histórico de la Entidad de acuerdo
a las exigencias y tiempos determinados para el sector público.
8. Mantener la eficiencia y la efectividad de atención integral de la demanda
oficiada a la Junta Parroquial de Pano.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
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1. Preparar las comunicaciones determinadas por el Directorio y la Presidencia.
2. Revisar y analizar la concordancia de la documentación preparada como
respuesta de lo demandado, previa a la legalización por parte del representante
legal de la Institución.
3. Notificar dentro de los plazos comprometidos, los resultados y respuestas
generadas por la Institución a sus demandantes. Las notificaciones y envíos de
respuestas ya sean físicamente documentadas o por medios electrónicos, se
considerarán OFCIALES.
4. Coordinar la construcción del archivo Histórico Institucional Oficial
CENTRALIZADO (debidamente referenciado de todos los ACUERDOS,
RESOLUCIONES, ACTAS, REGLAMENTACIÓN INTERNA, Etc.), para la
administración y atención de consultas y respuestas internas y externas
Institucionales.
5. Coordinar el mantenimiento actualizado, depurado y funcional del archivo
institucional, mediante procesos de baja debidamente sustentados y legalizados.
TALENTO HUMANO
Art. 24.- Las funciones y acciones básicas para una administración eficiente y eficaz del
talento humano son las siguientes:
1. Administrar el talento humano parroquial de conformidad a las disposiciones
emitidas en la LOSCCA (Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa) y su Reglamento; como una disposición obligatoria a acatarse en
todas las instituciones públicas.
2. Implantar y mantener un sistema automatizado para la administración y registro
del personal, desde su ingreso y posesión, hasta su retiro institucional. El sistema
permitirá accesos para alimentar información y datos para mantener el historial
individualizado de cada servidor. El sistema emitirá información específica
para evaluar la eficiencia y efectividad de la inversión en talento humano por
parte de la Institución; y para la toma de decisiones sobre los informes de
evaluación y desempeño del personal institucional, por las autoridades
competentes.
3. Planificar el desarrollo, satisfacción y bienestar del talento humano parroquial,
incorporando programas de capacitación y formación continua de gran calidad,
para fortalecer el conocimiento, habilidades, creatividad innovadora,
motivación y compromiso del personal.
4. Establecer e implementar prácticas laborales de alto rendimiento y flexibilidad
para obtener resultados dentro de un clima laboral adecuado.
5. Sensibilizar e implicar al personal en torno a la calidad del servicio público.
6. Implementar incentivos vinculados a la evaluación del desempeño para
promover la calidad desde la perspectiva del ciudadano, usuario o beneficiario.
7. Promover y mantener mecanismos y cauces adecuados de diálogo para la mejora
de la gestión pública.
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COMUNICACIÓN
Art. 25.- Le corresponde a éste apoyo desarrollar los siguientes procesos de calidad:
1. Generar información pública de interés general, que sea completa, veraz y
actualizada; en especial aquella referida a los resultados de la gestión, las
actividades trascendentales, el logro de resultados favorables así como de los
problemas existentes; y, el desempeño de los encargados de la administración del
Gobierno autónomo parroquial.
2. Hacer conocer el esquema de organización de la Junta Parroquial, los servicios y
prestaciones que hace la Institución y los requisitos, condiciones, trámites y
procedimientos administrativos y medios para beneficiarse de ellos.
3. Integrar a la sociedad a través de la comunicación a participar en la formación,
ejecución, evaluación y control de las políticas públicas del territorio parroquial.
4. Formular programas de relaciones públicas, sociales y culturales de integración
institucional del Gobierno autónomo parroquial rural de Muyuna.
5. Formar y mantener un archivo informático de consultas a través de la página
WEB Institucional.
6. Promover relaciones e intercambios de carácter profesional con el periodismo y
medios de comunicación local, nacional e internacional, para aplicar e integrar
buenas prácticas de comunicación en la organización parroquial.
7. Planificar, coordinar y determinar la información específica a ser difundida en
los medios de comunicación social.
8. Producir información comunicacional de calidad, comprobable y sustentada en
la investigación científica y documentada.
9. Programar, organizar y ejecutar eventos de relaciones humanas, sociales y
culturales que estén relacionados y se hallen dentro de las competencias y de
divulgación parroquial.
10. Coordinar y organizar la Agenda de participación de los Ejecutivos de la
institución a los eventos de carácter nacional o internacional tanto públicos como
privados.
11. Editar informes, revistas, acuerdos, convenios, reglamentos y leyes de
divulgación institucional.
12. Las demás que le sean designadas por el nivel Gobernante y Habilitante.
SERVICIOS GENERALES
Art. 26 Son funciones del apoyo operativo de Servicios generales las siguientes:
1. Coordinar y registrar la asignación de los bienes; entrega y distribución de los
suministros, materiales y servicios necesarios para el desempeño de las
actividades institucionales, de conformidad a los planes de requerimiento
establecidos en la planificación presupuestaria y plan anual de compras.
2. Velar por la correcta y óptima utilización de los bienes, materiales y servicios
(telecomunicaciones) de la Institución.
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3. Mantener registros automatizados e integrados al sistema financiero, de los
procesos de requerimiento, adquisición, ingreso, egreso, entrega y consumo de
suministros y materiales.
4. Mantener registros automatizados e integrados al sistema financiero, el control,
movilización y uso de vehículos, mantenimiento, repuestos, consumo de
combustibles y lubricantes.
5. Participar e integrar en los procesos y diligencias de estructuración de actas de
entrega recepción de obras, bienes, suministros y materiales.
6. Planificar, coordinar y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de
bienes, instalaciones y equipos institucionales.
7. Planificar, coordinar y ejecutar con la integración de apoyos multidisciplinarios,
proyectos de construcción, remodelación, reparación y/o ampliación de los
bienes inmuebles de la institución.
8. Coordinar y preparar planes de contingencia sobre posibles eventos
imprevisibles, siniestros y desastres, con organismos del sector público
encargados de la seguridad y defensa civil.
9. Vigilar, controlar y mantener una imagen y presentación óptima de aseo y
orden de las oficinas, bienes muebles, corredores y demás instalaciones de
atención al público y eficiente desempeño de labores diarias.
10. Las demás que le sean asignadas por el nivel Habilitante.
COMPRAS PÚBLICAS
Art. 27.- Son funciones del apoyo operativo de compras públicas las siguientes:
1. Coordinar la elaboración del Plan anual de compras en base a datos e información
estadística de consumo y proyección de necesidades predeterminadas en el Plan
de desarrollo institucional y Planes operativos anuales.
2. Administrar y ejecutar las actividades de contratación, adquisición e inversión,
observando y aplicando la Ley y reglamento que rige al sector público
denominado: "Sistema Nacional de Contratación Pública"
PRESUPUESTO
Art. 28.- Son funciones específicas del apoyo operativo de presupuesto, las siguientes:
1. Coordinar y ejecutar la programación, formulación, aprobación, ejecución,
seguimiento y evaluación y, liquidación presupuestaria institucional en todo su
ciclo. de conformidad a las disposiciones legales, reglamentos y normas que
regulan estos procesos, en particular, el Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas y el COOTAD.
2. Coordinar la PROGRAMACIÓN presupuestaria tomando como base
fundamental y única el Plan de desarrollo institucional en el que se halla
determinado la interrelación de los sistemas territoriales de la parroquia:
ambiental, económico, social, cultural, político-institucional, de asentamientos
humanos, energía y conectividad.
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3. Coordinar la FORMULACIÓN de la proforma presupuestaria anual, tomando
como base el PLAN OPERATIVO ANUAL, considerado como una derivación
(fase anual) del Plan de desarrollo y ordenamiento territorial parroquial. La
formulación y concatenación de los Planes Operativos anuales, conducirá a la
consecución de los Planes, programas, proyectos, metas y proyectados a lograr
los OBJETIVOS planteados en el PLAN DE DESARROLLO para el mediano o
largo plazo. En la formulación de la proforma presupuestaria, se dará estricto
cumplimiento al art.104.- prohibición de donaciones, del código orgánico de
planificación y finanzas y demás articulados y leyes relacionadas.
4. La APROBACIÓN de la proforma presupuestaria se sustentará en las constancias
escritas de cumplimiento y aprobación de los procesos participativos y de
democratización de la gestión en sus diferentes fases, determinados en la
Constitución y las leyes. Los procesos e información para el tratamiento y
análisis de aprobación, serán generadas, conocidas y distribuidas al interno y
externo institucional, con la anticipación debida y suficiente para conocimiento y
estudio de la sociedad.
5. Para la EJECUCIÓN presupuestaria se cumplirá procesos de análisis denominado
CONTROL PREVIO (presupuestario), previo a la "CERTIFICACIÓN
PRESUPUESTARIA" (Art. 115 del COOPYF): el análisis corresponde a la
revisión y estudio de la documentación sustentable suficiente y competente que
viabilice la ejecución; análisis y certificación de que los requerimientos de lo
solicitado se hallen dentro de lo programado, formulado y aprobado en la
planificación presupuestaria; análisis y determinación si es que lo demandado
forma parte de la programación de caja mensual; análisis y determinación sobre
el cumplimiento previo de los procesos legales precontractuales exigidos para el
comprometimiento y certificación de partida, disponibilidad y liquidez.
6. La "CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA" generará de forma automática el
sistema integrado de contabilidad gubernamental, para legalización del proceso
por parte del "Autorizador del Gasto".
7. La aprobación y legalización del reporte del Flujo de Caja mensual por parte del
Autorizador del Gasto, simplificará la "Certificación Presupuestaria"
individualizada de cada los gastos fijos y/o permanentes, ejemplo: Sueldos,
servicios, retenciones, etc.
8. Coordinar la recopilación de información suficiente y sistemática previa a la
preparación y presentación de informes de reformas presupuestarias.
9. Para el "SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA" se
coordinará en forma sistémica y continua con las unidades y áreas de la
institución.
10. Coordinará la intervención y participación del Comité permanente de
Planificación y Evaluación presupuestaria.
CONTABILIDAD
Art. 29.- Son funciones específicas del apoyo operativo de contabilidad, las siguientes:
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1. Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias, políticas, procedimientos
y demás regulaciones establecidas por el sistema de contabilidad gubernamental,
en todos los procesos y transacciones financieras que ingresa y alimenta los
archivos y módulos automatizados integrados del sistema computarizado de
contabilidad de la institución.
2. Mantener actualizado el sistema contable informático, con el uso y aplicación de
todos sus módulos complementarios e integrados de: Presupuesto, contabilidad,
inventarios (de activos fijos, de consumo interno, etc.), nómina, retenciones.
3. Estructurar y retroalimentar el catálogo de cuentas contables y presupuestarias, de
conformidad al clasificador de cuentas del sector público, compatible y funcional
con los ejes y programas de ejecución del plan de desarrollo institucional, plan
operativo anual (POA), plan anual de compras (PAC).
4. Elaborar el flujo de caja mensual, en forma cronológica y de acuerdo a la
disponibilidad económica existente, prioridad y determinación de pagos y
transferencias.
5. Efectuar el CONTROL CONCURRENTE como continuidad a los procesos de
CONTROL PREVIO (Presupuestario), realizando el análisis sistémico a todos las
tareas y documentación involucrada en las transacciones contables que alimenta
el sistema integrado automatizado presupuestario-contable institucional. Análisis
Ex-ante (Si cuenta con el registro del compromiso pertinente; si se halla dentro de
lo programado y aprobado por órgano regular y autoridad competente, etc.).
6. Analizar, conciliar, ajustar, reclasificar y aplicar métodos rigurosos de análisis y
evaluación de forma permanente a los mayores y auxiliares al último nivel que
conforman el sistema contable-presupuestario institucional, con el fin de mantener
y generar información depurada, válida y confiable.
7. Realizar tomas físicas periódicas para depurar y determinar saldos confiables
entre lo contable y los stocks de bienes patrimoniales (físico); dejando constancia
escrita de las actividades realizadas, intervinientes y de los procesos a seguir como
efecto de los resultados obtenidos; ejemplo: informe de bienes que requieren
mantenimiento, informe de ubicación y reubicación de bienes, informe de estado
de bienes para la planificación de los procesos de baja, etc.
8. Mantenimiento de información en LINEA (continua) de informes y reportes
financieros oportunos, sistemáticos, objetivos y válidos, debidamente legalizados
con firma de responsabilidad, para entrega y conocimiento, aprobación y toma de
decisiones por los niveles correspondientes. Ejemplo: Plan de caja, cédulas
presupuestarias, informe de garantías en custodia, reporte de contratos en proceso,
fechas de vencimiento, informe de obligaciones inmediatas, etc.
9. Conformación permanente y continua del archivo contable de calidad, validez y
estabilidad tanto digital como documentada; debidamente respaldada en
documentación suficiente, competente y legalizada. Con la estabilidad se
pretende que los resultados no varíen con el evaluador.
TESORERÍA
Art. 30.- Son funciones específicas de nivel operativo de Tesorería las siguientes:
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1. Operar en forma mensual en base al flujo de caja debidamente legalizado por el
autorizador del pago. Los flujos de caja mensuales deberán corresponder y
relacionarse con el financiamiento mensual que presente el Plan Operativo anual.
2. Implementar, aplicar y fortalecer al CONTROL INTERNO institucional, a través
de la aplicación continua y permanente del control previo y control concurrente,
de todas las transacciones económicas, procesos y respaldos de los pagos,
transferencias y erogaciones que se ejecuten.
3. Organizar la recaudación de los ingresos de efectivo de la entidad, implementado
las normas de seguridad, en relación al grado de riesgo que se establezca.
4. Requerir, custodiar y mantener el registro actualizado de valores, pólizas y demás
papeles fiduciarios de valor a favor de la institución parroquial, con el fin de
controlar su administración, la renovación, ejecución o efectivización oportunas.
El sistema automatizado integrado de contabilidad, contendrá el subsistema
correspondiente, el mismo que activará los procesos automáticos de seguimiento,
control y la emisión de información digital e impresa para la toma de decisiones.
5. Ejecutar y actuar como Agente de Retención, efectuando las retenciones
tributarias y las demás retenciones que legalmente estén determinadas y
autorizadas. Emitir y entregar los comprobantes de retención, por las retenciones
realizadas a los contribuyentes.
6. Conformar, ordenar numérica y cronológicamente los expedientes de cada una de
las transacciones económicas realizadas, para conformar el archivo contable
debidamente sustentado con la información original.
7. Mantener una comunicación permanente con los organismos de financiamiento y
entrega de recursos, con el fin de recaudar y administrar los recursos en los montos
y fechas señaladas.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Art.31.- Son funciones específicas del apoyo operativo de Evaluación y seguimiento,
las siguientes:
1. Aplicar las disposiciones determinadas en el COOTAD, CÓDIGO ORGÁNICO
DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS PÚBLICAS y demás leyes que regulan a
los GAD parroquiales.
2. Implantar y mantener el cumplimiento del ciclo de los proyectos que se generen
y emerjan de la ejecución y gestión estratégica del plan de desarrollo y
ordenamiento territorial, siendo éstos:
- Diseño (intuición, percepción, creatividad y conocimiento)
- Planificación de los proyectos,
- Implementación,
- Monitoreo o seguimiento,
- Evaluación,
- Presentación de informes, y
- Aprendizaje.
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3. Verificará a través de la evaluación y seguimiento, la racionalidad en la acción
y cumplimiento -o perspectiva de cumplimiento- de los objetivos y metas
previamente establecidos y la capacidad para alcanzarlos.
4. Definirá procesos y tareas de evaluación y examen continuo o periódico
encaminadas a asegurar que la entrega de insumos, los calendarios de trabajo, los
productos esperados se conformen a metas establecidas de manera sistemática y
objetiva.
5. Generar a través de los procesos de evaluación, informes de resultados objetivos,
sistemáticos y confiables sobre las operaciones y el impacto de la aplicación de
las políticas y programas, con el fin de jerarquizar los programas y proyectos,
proporcionando instrumentos para escoger la mejor alternativa de ejecución,
mejorando procesos de implementación.
ESTUDIOS Y PROYECTOS
Art. 32.- Son funciones específicas del nivel operativo de Estudios y Proyectos las
siguientes:
1. Optar por las políticas determinadas por el nivel Habilitante a fin.
GAD Parroquial Plan de
Desarrollo
Formulación de
políticas
Programación general
Programación detallada
Ejecución
Retroalimentación
Base de
información
Aprendizaje
Evaluación ex ante
Evaluación ex post
Figura 3. La evaluación en la lógica de la planificación
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2. Generar proyectos dentro de un Marco Estratégico en el que se defina: Metas, se
cumpla la Misión; se mantenga latente la Visión; relacionadas éstas siempre
con las personas, grupos, e instituciones.
3. Determinar los aportes de los proyectos a los objetivos del Plan de desarrollo y
los efectos mensurables sobre el progreso del territorio parroquial.
4. Establecer los instrumentos técnicos para optimizar el uso y aplicación óptima de
los recursos.
5. Realizar la preparación de los proyectos, cuya composición contemplará todas sus
fases de estudio y elaboración, que permitan cada uno de ellos ser juzgados,
evaluados y aprobados.
6. Preparar y recopilar la información necesaria y competente a fin de que la
aplicación de los recursos en los proyectos sociales o de inversión se sometan a
la decisión de las autoridades gobernantes, con la razonable seguridad de
haber incluido los principales elementos de juicio, conocimiento, ciencia y
técnica que requiere la sociedad y el territorio parroquial.
7. Determinar y describir las materias que justifiquen los proyectos cuyo contenido
y presentación sea homogénea bajo la siguiente descripción:
Estudio de mercado (productivo o social),
Estudio técnico (tamaño, proceso técnico),
Localización (obra física, calendario, análisis de costos),
Estudio financiero (recursos necesarios,
proyecciones financieras, financiamiento),
Estudio Económico,
Estudio ambiental,
Estudio y análisis de Riesgos,
Plan de ejecución.
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DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Art. 33.- La unidad Administrativa Financiera será el ámbito Habilitante encargado y
responsable de generar la información sustentada en la Constitución, Leyes, reglamentos
y demás disposiciones que rigen y regulan la actividad y gestión del GAD parroquial en
materia administrativa y económica , con el fin de proporcionar al ámbito Gobernante
(Presidente y Directorio) la toma de acciones y decisiones internas, para contar con los
recursos y materiales necesarios para el cumplimiento de la Gestión.
Art. 34.- El contenido y sustentación de los informes que genere el ámbito Habilitante,
para la toma de decisiones y aprobación por el ámbito Gobernante, serán suscritos y
legalizados por los jefes titulares, encargados o contratados oficiales de las unidades
respectivas.
Idea
Espera Rechazo
Estados
Perfil
Rechazo
Ejecución
Prefactibilidad
Rechazo
Ejecución
Factibilidad
Rechazo
Diseño
Ejecución
Operación
Espera
Espera
Espera
Preinversión
Inversión
Operación
Figura 4. Etapas en el ciclo de los proyectos (ODEPLAN)
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Art 35.- El cumplimiento de los procesos de gestión oportuna y eficiente del GAD
parroquial, se complementarán con el apoyo y participación de órganos y entes públicos
que se logre a través de acuerdos y convenios de apoyo y participación y/o con el apoyo
e integración de instituciones y elemento humano multidisciplinario privado bajo la
modalidad de contratación temporal; contratación pública; procesos que se realizarán en
base a las necesidades y disponibilidades de recursos y de acuerdo a las leyes y normas
existentes (LOSCCA y LCP).
Art. 36.- Toda contratación temporal de talento humano que sea requerido para el
funcionamiento de las unidades y procesos administrativos de la Organización parroquial,
contemplará la valoración y clasificación dentro de la escala de remuneraciones
mensuales unificadas.
Art. 37.- Este reglamento entrará en vigencia a partir de la publicación en el medio y
ámbito pertinente.
Dado en el despacho del señor presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Rural
Parroquial de Muyuna.
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BIBLIOGRAFÍA Capra Frutjof, La trama de la vida, una nueva perspectiva de los sistemas vivos, Editorial
Alfaguara, Barcelona, sexta edición 2006.
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administración pública, siglo XXI editores, s. a., México D.F. primera edición 2010.
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edición 1992, México D:F:
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2004, México D:F:
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edición - Quito 2011.
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Valiere Stetson, Guy Shamock y Susan Han, Guía para el diseño y propuesta de
proyectos; ProPack: El paquete de proyectos CRS, Catolic Relieve Services; Baltimore,
Estados Unidos de América - Julio 2994.
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PALABRAS CLAVE Sistema, Sustancia, Estructura, Patrón, Evaluación, Seguimiento, Proyecto, Plan, Ente,
Control Interno, Control Concurrente, Control Posterior, Objetivos, Metas, Índices,
Sostenible, Suficiente, Competente, Procesos, Calidad.