RELACIONES EN ACCESS Access > Tablas Guía de relaciones de tablas

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access

2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base

de datos de Office Access 2007. Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. En este artículo

Introducción Tipos de relaciones de tabla

¿Por qué crear relaciones de tabla? Descripción de la integridad referencial Ver relaciones de tablas

Crear una relación de tabla Eliminar una relación de tabla Cambiar una relación de tabla

Exigir integridad referencial

Introducción

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear

consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias

formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una

relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los

empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.

Volver al principio Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relación uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un

cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla

Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla

Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante

que considere ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de

cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir

muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la

segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo

se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Volver al principio

¿Por qué crear relaciones de tabla? Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas

en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá

crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de

acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores

predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un

registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas

claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen

sincronizadas y depende de las relaciones de tabla. Volver al principio

Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una

relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores

correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán

"huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas

para que esta situación hipotética no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la

integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un

transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas

filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los

campos que hacen referencia a la clave principal. También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye

la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave

principal. Volver al principio

Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la vent ana.

Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones

no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana

Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los

extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea. Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones está activa:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas: Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la l ínea

de relación. Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.

Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:

Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la

ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán

que guarde los cambios. Volver al principio

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo

de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son

campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo. Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en

la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.

Haga clic en Crear. Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice

único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las

tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación,

creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en

otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se iniciará el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos

y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el

cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si

está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro

de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las l íneas de relación.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien, Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación

seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la

relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación. Volver al principio

Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha

Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones

de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de

combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir

integridad referencial. Establecer el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las

consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta,

pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id.

de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relac ión es el tipo de combinación, que indica a Access

qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id . de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá

únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado

izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda. Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo

Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Establecer el tipo de combinación En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las

filas coincidentes de cada tabla.

Opción Combinación relacional Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinación interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos

registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación

externa izquierda

Todas las filas Filas

coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos

registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación

externa derecha

Filas

coincidentes

Todas las

filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la

relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro

de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas

ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor

grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Haga clic en Tipo de combinación. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio Exigir integridad referencial

El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access

rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que

todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro

de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas

ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor

grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en

el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a

ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y t odos

los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados. Notas

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condic iones para poder aplicar la integridad referencial: El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en

las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos. Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con

algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza

automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access

incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave

principal. Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro

de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas

ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones .

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los

registros relacionados, o bien, active ambas. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en

cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Volver al principio

Vea también Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Introducción al panel de exploración

Access > Tablas Crear, modificar o eliminar una relación

Mostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes

en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de

tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener

sincronizadas las referencias. Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas. En este artículo

Crear una relación de tabla Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos Modificar una relación de tabla Exigir integridad referencial

Eliminar una relación de tabla

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que

tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo

Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

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Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver

únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar

tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a

continuación, arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la sección Exigir integridad referencial. Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el

símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único.

Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Volver al principio Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos

arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relac ión. Vea la sección Modificar

una relación de tabla para obtener más información. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en

otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene n inguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para

búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación

de tabla para obtener más información. Volver al principio

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para

seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de

combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir

integridad referencial. Configurar el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las

consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta,

pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id.

de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access

qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá

únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún

pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa

derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de

diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia. Configurar el tipo de combinación

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opción Combinación relacional Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de

ambas tablas sean iguales.

Combinación

interna

Filas

coincidentes

Filas

coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean

Combinación externa

Todas las filas Filas coincidentes

iguales. izquierda

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean

iguales.

Combinación externa

derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Haga clic en Tipo de combinación. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Exigir integridad referencial La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir

la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el

destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de

diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la cas illa de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese

pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en casc ada los campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abri r la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola

operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar

en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro

Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente

todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece

con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo

que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial,

aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Volver al principio

Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de

relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el

lado "varios" de una relación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación

seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u

otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Volver al principio Vea también

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos básicos del diseño de una base de datos Guía de relaciones de tablas

Access > Formularios Insertar una hoja de datos en un formulario

Mostrar todo

Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios

para mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). En este artículo se describe cómo

se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007. ¿Qué desea hacer?

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario Establecer relaciones entre tablas Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la vista Presentación Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la relación,

mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener numerosos productos.

El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Volver al principio Establecer relaciones entre tablas

Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá crear automáticamente los vínculos entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una

base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también.

Volver al principio

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que está en el lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente una hoja de datos que muestra los datos del lado

"varios" de la relación. Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra todos los pedidos de cada cliente:

Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores. Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de la tabla Pedidos.

La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a varios.

En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios.

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una relación uno a varios o que la tabla forma

parte de más de una relación uno a varios.

NOTAS

Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro objeto de formulario. La hoja de datos

es una vista directa de la tabla. Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar columna. Esta configuración se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario

y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá oculta. Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. Active la

casilla de verificación situada junto a cada columna que desee restaurar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Volver al principio

Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rápidament e un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente

una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo uno de estos

procedimientos:

Presione ALT+F8. O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios y, a

continuación, arrastre el primer campo que desee incluir hasta el formulario. Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que

no están directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee hasta el formulario

principal. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla.

Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja

una barra de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es

probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de

proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar

una relación. Volver al principio

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una hoja de

datos para mostrar los registros relacionados. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Presentación en el menú

contextual. Si no ve el panel Lista de campos:

Presione ALT+F8. O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más

abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.

Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que

desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario

principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos. La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario seleccionado. Si se han

definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar

relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas.

Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Volver al principio

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que no esté seleccionada.

¿Por qué?

En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta Subformulario/Subinforme.

En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de datos. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los controladores situados en los bordes y esquinas del control.

Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuación, haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para seleccionarlo. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a continuación,

haga clic en la tabla o consulta que desee mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea most rar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access configurará

automáticamente las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales están en blanco

Abra el formulario principal en la vista Diseño. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios. Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, asegúrese de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el formulario funciona según previsto.

Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presionando

CTRL+G.

Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de datos funciona según previsto.

Volver al principio Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos

Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos que el

formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos datos. Las dos secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un formulario dividido.

Volver al principio

Vea también Agregar un campo a un formulario o informe

Crear un formulario Crear un formulario dividido Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)

Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas

Access > Consultas

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos Mostrar todo

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 mediante

consultas de actualización y de eliminación. Las consultas de actualización se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de eliminación se usan para quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un carácter único.

Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras. Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artículo

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Planear la eliminación Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

Eliminar registros completos Criterios de ejemplo para consultas de selección

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.

Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualización que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).

Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección asegurándose

de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes.

Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación. De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila

completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se ejecuta para quitar los datos.

Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa

tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios. Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos

Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación. Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de los datos

antes de ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más adelante en este artículo, para obtener más información. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de actualización

que quiten datos de campos individuales, y cómo crear consultas de eliminación que quiten registros completos.

NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar rápidamente

grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que

sea fácil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR. Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo Eliminar uno o varios

registros de una base de datos. Volver al principio

Planear la eliminación

La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales: Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia

de seguridad de la base de datos. Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma

predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información sobre cómo confiar en una base de datos, vea Evitar que el modo deshabilitado bloquee una

consulta, más adelante en este artículo. Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá

eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación. Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación, ejecute la consulta.

Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecute la consulta. Preparativos generales

Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de datos: Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a

continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está

seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos. Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que

usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar

la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello:

Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operac iones de

eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios. Realizar una copia de seguridad de la base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Preparativos para eliminar datos relacionados Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen

en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso cont rario, Access bloqueará la eliminación. El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios". Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada. En

esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar a cabo ambas tareas. Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.

O bien, Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.

En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación. Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios" En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos.

En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave

principal de otra tabla. Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y

secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento, Modificar la relación. Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los

casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones: El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único. Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico puede estar relacionado

con un campo de tipo Número si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumérico cuya propiedad

TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de

datos que contiene las tablas vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como

libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.

Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.

Modificar la relación Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se

eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.

Eliminar una relación Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de eliminar los datos. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la

operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual. O bien Seleccione la relación y presione SUPR.

NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a continuación,

arrastre el campo de clave principal desde la tabla del lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua exigía

integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación, haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.

Volver al principio

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas de acción.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación: Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office. Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta. Si no ve la barra de mensajes Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007. Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de

actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los criterios que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la

ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador. Puede hacer doble clic

en cada campo o arrastrar y colocar cada campo. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador. Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso

contrario, la consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas de selección más adelante en este artículo.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o criterios hasta que la consulta

devuelva únicamente los datos que desee cambiar. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos. Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización

Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila Mostrar en la sección

inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Actualizar a. En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").

Haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme los cambios. Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.

Volver al principio Eliminar registros completos En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de una

tabla. Crear una consulta de selección En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la

ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso

anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas de selección

más adelante en este artículo. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos. Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos

Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección

inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar. Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas usadas para criterios.

Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación. Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Volver al principio

Volver al principio Criterios de ejemplo para consultas de selección En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consult as de selección

para asegurar que se eliminan únicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre

'02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exac to del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan

caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

En(Canadá,Reino

Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez

del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última let ra se desconoce.

Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).

#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos utiliza el juego

de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de usar signos de almohadilla ('02.02.2007').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de

30 días.

Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3, Fecha())

Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la

fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo

obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, en vez de especificar un número, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre

ellas ('''').

Access > Diseño de base de datos

Conceptos básicos del diseño de una base de datos Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear

el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos? El proceso de diseño Determinar la finalidad de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria Dividir la información en tablas Convertir los elementos de información en columnas

Especificar claves principales Crear relaciones entre las tablas Ajustar el diseño

Aplicar las reglas de normalización Para obtener más información

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría

tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una

forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese

producto, como su nombre o el precio. Volver al principio

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es

importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que: Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes: Determinar la finalidad de la base de datos Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido

y Fecha de contratación. Especificar claves principales Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar

inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido. Definir relaciones entre las tablas Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos

a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario. Ajustar el diseño Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.

Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño. Aplicar las reglas de normalización Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.

Realice los ajustes necesarios en las tablas. Volver al principio

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la

generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración

de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Buscar y organizar la información necesaria Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un

archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada

uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee

generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe

que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un

listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No. La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento .

Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que

crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes

estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo. Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un

determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente. Volver al principio

Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de busc ar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos

sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a

continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo

que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor. Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por

ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos

sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del

proveedor. Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la

dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores. Volver al principio

Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico.

Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los

clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente. Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el

nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una

operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta. Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o

internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma

si va a almacenar direcciones internacionales. En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos. No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la

base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el

subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar

datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

Volver al principio Especificar claves principales Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila

almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias

tablas y reunir automáticamente esos datos. Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla,

pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal. Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave

principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace

referencia a ella. A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez

asignado, nunca cambia. Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el

tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre

una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay

dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos

columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta. Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las

tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

Volver al principio Crear relaciones entre las tablas Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma

provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

Volver al principio Crear una relación de uno a varios Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un

proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla

Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave

principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves

principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

Volver al principio Crear una relación de varios a varios Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos . Este tipo de relación

se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita

más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla

Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema? La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios

en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de

la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada art ículo de línea del pedido, por lo que el campo

no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro. En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente

entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios: La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios

artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto. Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

Volver al principio Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un

espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay

un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere s i puede incluir la información

de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes: Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave

principal en ambas tablas. Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la

relación. Volver al principio

Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante

la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados. Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados

innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación. Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es

probable que necesite una nueva columna para esa información. ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del

precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios. ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro?

En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros. ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes,

ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna. ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de

cada producto. Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que

repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución. Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su

propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa. Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios

productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría. Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto Nombre Id1 de producto

Nombre1 Id2 de producto Nombre2

Id3 de producto Nombre3 Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el

número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño. Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de

productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante. Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número

máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

Volver al principio Aplicar las reglas de normalización En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces

simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de

datos correctos para empezar a trabajar. Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la

quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos. Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un

precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor. Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e

Id. de producto forman la clave principal: Id. de pedido (clave principal) Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de

producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos). Tercera forma normal La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal,

sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras. O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal) Nombre PVP

Descuento Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende

de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la

columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP. Volver al principio

Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos. Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003. Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley

Professional. 1989. Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

Volver al principio

Vea también Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Crear tablas en una base de datos Guía de relaciones de tablas Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Access > Fundamentos de base de datos Eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser más rápidas y más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior trimestre del calendario o trimestre fiscal a un conjunto

de tablas de almacenamiento en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o inexactos, se pueden reducir los costos de trabajo.

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Se explica asimismo cómo se eliminan datos de campos individuales, lo cual es un proceso relativamente sencillo, y

cómo se eliminan registros completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más complejo. En este artículo, se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las consultas de eliminación.

NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso comprender primero los

conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener información introductoria sobre claves primarias y externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. En este artículo

Eliminar datos Eliminar los datos de un campo

Eliminar los datos de una lista Eliminar registros no relacionados de una base de datos Eliminar registros relacionados de una base de datos

Eliminar tablas de una base de datos Criterios de ejemplo para consultas de selección

Eliminar datos Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de datos individuales de un registro, eliminar registros completos de una tabla y, también, eliminar tablas completas.

Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR.

Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe un

gran número de registros. Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o

bien, se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access no permite eliminar datos relacionados.

Además, recuerde que después de eliminar un registro completo, no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos. Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar registros

completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla completa, se puede romper la funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tabla. Además, los datos de la tabla eliminada se pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de

datos antes de eliminar una tabla. Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las bases de datos relacionales en general, vea el

tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan datos de campos individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se eliminan tablas completas. En cada sección se

proporciona la información necesaria para llevar a cabo una tarea determinada. Volver al principio

Eliminar los datos de un campo

Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de datos

y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las vistas Formulario y Presentación .

Eliminar datos de una hoja de datos En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

Seleccione los datos que desee eliminar. Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario. Eliminar datos de un formulario En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el formulario en la vista

Formulario.

O bien, En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

Seleccione los datos que desee eliminar. Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

NOTAS

Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores que

pueden detener la eliminación: Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos calculados

(valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que no residen en una tabla). No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required)

de Sí a No. Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario, siempre se puede ver

una lista porque Access coloca una flecha abajo en un extremo, como esta: . Para obtener

información sobre cómo eliminar valores de una lista, vea la siguiente sección de este tema.

Volver al principio Eliminar los datos de una lista Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores

muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra tabla o consulta y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.

Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u otra consulta. Si la consulta de l a lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la

lista. A continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de dicha tabla.

En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de búsqueda. Quitar datos de una lista de valores

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la lista de valores.

En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque la propiedad Origen de la fila (Row Source). De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles y vienen separados por signos de punto y coma: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor".

Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista, elimine el último signo de punto y coma.

NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el elemento

eliminado, éste seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá

"Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos valores. Quitar datos de una lista de búsqueda

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.

En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila. En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad Origen de la fila debe

contener una consulta que haga referencia a una tabla u otra consulta.

NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECT.

Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT

[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta]. En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula

FROM siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.

Siga uno de estos procedimientos: Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la

ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño.

Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso

4. Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y, después, continúe con el paso 4.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de datos. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación, edite los datos como sea necesario.

Volver al principio Eliminar registros no relacionados de una base de datos Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los campos

y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que hace que el registro sea único. Si el registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla de la base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si se desea

eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones, se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.

Eliminar manualmente un registro no relacionado En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo, es decir,

en el cuadrado ubicado a la izquierda o derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias filas no contiguas.

Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros seleccionados. Presione SUPRIMIR. O bien,

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien, Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar registro.

Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en Eliminar registro.

NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar el registro

porque está relacionado con otros datos. Si aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente sección Eliminar registros relacionados de una base de datos, más adelante en este artículo. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.

Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de selección. A continuación, hay que asegurarse de que

devuelve sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican cómo eliminar registros relacionados.

Volver al principio

Eliminar registros relacionados de una base de datos El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales. Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los datos, asegúrese

de que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree una copia de seguridad de la base de datos. Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto, habilite las opciones

Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para eliminar los datos. En las secciones siguientes se explica este proceso.

Planear y preparar la eliminación Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base de datos, en el

Explorador de Microsoft Windows, haga clic con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar

la base de datos y abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y

haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de

eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar

esta base de datos. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia

de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original. Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar

el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access. Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se van a eliminar

registros. Siga los pasos que se detallan a continuación: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una base de datos,

además de las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece com o una línea que conecta las tablas. En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento Relaciones, se indica

el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra una relación típica:

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen significado. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se

eliminan registros del lado "uno". La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna

cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla. Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que

ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa. Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una

tabla relacionada. Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y

secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento. Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:

Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo: El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo

numérico si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo numérico está establecido en

Entero Largo. Asimismo, un campo autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo numérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de

datos que contiene las tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de

integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen realmente los datos que desea eliminar.

Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección. Modificar la relación Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.

O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se

eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.

Crear una consulta de selección En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el

diseñador.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño. Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la

tabla. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios. Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese

cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de

ese cliente dejaron de ser válidos. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de consulta de ejemplo, más adelante en este artículo.

Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.

Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos. Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.

Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos. Volver al principio

Eliminar tablas de una base de datos Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se recomienda crear primero una copia de seguridad de la base de datos. Para obtener información sobre cómo

crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Crear una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros, que aparece anteriormente en este artículo. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de datos), ciérrela.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual. Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí. Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea eliminar esas relaciones.

Haga clic en Sí. Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.

Volver al principio

Criterios de ejemplo para consultas de selección En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar en las consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y #1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use

comillas simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es

exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

En(Canadá,Reino Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras

comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos

usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena

de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples en vez de signos de número ('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3, Fecha())

Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir

de la fecha de hoy.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo

obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo podría requerir un número de fax, pero podría que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

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Access > Consultas Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo

A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine

información procedente de varios orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra cómo hacerlo. ¿Qué desea hacer?

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria, pero la extracción de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los

resultados de una consulta. Es consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una tabla relacionada Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la

ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.).

¿Cómo?

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.

Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación definida. Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.

Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas. Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos

Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se

pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo,

para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo. Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o

los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Haga clic en Crear para crear la relación.

Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Cierre la ventana Relaciones.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir en

la consulta. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga

lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los resultados mediante criterios.

En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar para mejorar los resultados de la consulta. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la consulta

y, a continuación, haga clic en Siguiente. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen. Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst

o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de resumen. Después de elegir la opción adecuada, haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar

una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente

Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a continuación, en Siguiente.

Haga clic en Finalizar para ver los resultados. La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el nombre y los apellidos del empleado responsable.

Volver al principio Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser el

caso cuando los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos

de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del

campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una

tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de

otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la

consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas. Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un

filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un

criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar correspondiente a ese campo. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,

haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar

una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a

cabo el siguiente ejemplo. Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São

Paulo. Suministran todas las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos

$9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen? Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relac iones entre

las tablas ya están definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos

pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de pedidos. En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades de Río de Janeiro y São Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseño Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Río de

Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una de estas dos ciudades. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar

sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de

pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas para cada registro. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila para cada ciudad). En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consul ta devuelve una columna para cada año). En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año). En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna. Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

Volver al principio

Ver todos los registros de dos tablas similares En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de ellas está ubicada en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario.

Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos

centros escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado. Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a

continuación, crear consultas que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.

Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).

Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de

datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.) . Crear una consulta de unión mediante dos tablas En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.

La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir

los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la vista SQL. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consul ta. Después, presione ENTRAR.

Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el

primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione ENTRAR. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.

Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los

nombres de los campos, presione ENTRAR. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione ENTRAR.

Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Vea también Combinar tablas y consultas Ejecutar una consulta

Ejemplos de criterios de consulta Sumar datos mediante una consulta Usar parámetros en consultas e informes

Access > Consultas

Combinar tablas y consultas Mostrar todo

Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados. Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros deseados de cada tabla, basándose en cómo esas tablas están relacionadas con otras tablas en la consulta. En este artículo se

proporciona información conceptual sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas. En este artículo

Introducción Combinaciones internas

Combinaciones externas Combinaciones cruzadas Combinaciones de desigualdad

Quitar una combinación

Introducción

Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación.

Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de

ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos. Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que

deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.

Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de combinación que se puede usar, por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las combinaciones.

Volver al principio Combinaciones internas Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una

de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.

¿Por qué se usa una combinación interna? Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la combinación que coinciden en el campo combinado.

¿Cómo se usa una combinación interna? En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,

crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.

En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.), Access muestra asimismo "1"

sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así

como el símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios". Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de

los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves

externas de otras tablas.). Los símbolos de "uno" y "varios" no se muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial. Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea

automáticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se

ha creado una combinación. Sintaxis SQL para una combinación interna

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben

ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la

misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

Volver al principio

Combinaciones externas Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la

otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación. Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula

FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores

comunes de ambas tablas.

NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para

ello basta con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la

combinación. También puede cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM. Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos

cuando no coinciden las filas. ¿Por qué se usa una combinación externa? Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las

tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinación. ¿Cómo se usa una combinación externa?

Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas. Convertir una combinación interna en una combinación externa En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y la opción 3.

Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de

combinación. Sintaxis SQL para una combinación externa

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos

que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

Volver al principio Combinaciones cruzadas

Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se

ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles. ¿Por qué se usa una combinación cruzada?

Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada

cliente, crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta

que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente. ¿Cómo se usa una combinación cruzada?

Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los

resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los

resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

Observe el número considerable de registros.

Resultados después de crearse la combinación correcta.

Observe que el número de registros es mucho menor.

Volver al principio Combinaciones de desigualdad

Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de

desigualdad. ¿Por qué se usa una combinación de desigualdad? Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales,

se usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi

tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difíciles de interpretar. ¿Cómo se usa una combinación de desigualdad? Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista

SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.

Volver al principio Quitar una combinación Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá

eliminarla. Para eliminar una combinación: En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar. Presione SUPR.

O bien, En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Volver al principio Vea también

Crear una consulta basada en varias tablas Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas

Operación INNER JOIN Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN

Access > Fundamentos de base de datos

Actualizar los datos de una base de datos Mostrar todo Ocultar todo

En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.

Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso que escribir datos nuevos. Para obtener información sobre cómo escribir nuevos datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

En este artículo

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización

Cómo afectan los tipos de datos a la actualización Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización Usar un formulario para actualizar datos

Usar una hoja de datos para actualizar datos Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para modificar datos Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas

Volver al principio

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.

Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios,

informes, consultas, etc. Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se

escriben los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar. Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos

los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas.

Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un mensaje de error.

Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de

nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos. Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor.

Los campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único regist ro y para crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2007 y el número de imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de

nombres y seleccionar tantos nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las reglas de diseño de bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al

almacenar los datos en tablas ocultas especiales. Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características descritas en esta sección.

En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes).

En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla.

En Adjuntar archivos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo adjuntar uno o varios fragmentos de datos a un campo Datos adjuntos. En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos artículos explican cómo usar

listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación para almacenar varios valores. Volver al principio

Cómo afectan los tipos de datos a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.

Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla, proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta

escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datos

Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Haga clic en el campo en el que desee investigar.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para ver el conjunto de tipo de datos para el campo. Ver tipos de datos en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y

el tipo de datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión

de cualquier dato. En la tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos Efecto en la entrada de datos

Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con

los datos de un campo de texto.

Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el diseñador de la base de datos define el campo para que admita formato de

texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato

de negrita, cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos. Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo

Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas. Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los datos de un campo Memo.

Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo Número.

Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el

campo el diseñador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones: Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el

campo), deberá escribir los datos en los espacios y en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribi r una fecha en ese formato en los espacios provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre

completo del mes (como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos. Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben las fechas o las horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u

hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11 Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc. El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay una máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier

formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación puede estar establecido para que muestre el valor como 11-oct-2006.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que

incluya manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la configuración regional de Windows.

Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores

de un campo Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el

formato del campo para que muestre una lista, podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o

tabla.

Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo

de diapositivas de PowerPoint en un campo Objeto OLE. Nota Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas. Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para

obtener información adicional.

Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access rodeará el texto con el Localizador

uniforme de recursos (URL) (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:

http://www.microsoft.com/.) de esta forma: http://www.texto.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de lo contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede resultar difícil modificar hipervínculos existentes, porque al

hacer clic en un hipervínculo se abre el explorador y se obtiene acceso al sitio especificado en el vínculo. Para modificar un campo de hipervínculo, seleccione un campo contiguo, utilice la tecla TAB o las teclas de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, a

continuación, presione F2 para activar la edición.

Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir de ninguna otra forma datos de texto o numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Asistente para

búsquedas

El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos

tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u

objeto de la base de datos. En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de la base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que

ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. El campo de búsqueda muestra

entonces los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el tipo de datos del campo de tabla en Número. Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en

los formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una

flecha desplegable: . Dependiendo de cómo el diseñador de la base de

datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los

elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene que desactivarla).

Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada

"Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos. Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera

opcional para que admita varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .

Volver al principio Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las

bases de datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla. Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir

qué tipos de datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila) para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas. Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un

campo Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios. Nota La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede

definir también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede definir formatos visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener más información sobre estos comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas

y columnas. Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de

la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos. Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades de cada campo de la tabla.

Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista Diseño. Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.

En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está seleccionada. O bien,

Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda. Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que recupera valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda

presenta esos valores en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base de datos, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.

Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos aparece en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden encontrarse en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando

actualice los datos de un campo de búsqueda, debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la lista. En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos,

así como una explicación de su repercusión.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula

de diseño de la tabla Valores posibles Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del

campo

Ficha General De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a los campos

establecidos en el tipo de datos Texto. Si intenta incluir más caracteres de los especificados, el campo los corta.

Requerido Ficha General Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir un valor en un campo y Access no permite guardar los nuevos datos hasta que se rellena el

campo. Cuando está desactivada, el campo acepta valores nulos, es decir, el campo puede quedar en blanco.

Nota Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un dígito y Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es un valor inexistente, no definido o

no reconocido.

Permitir cadenas de

longitud cero

Ficha General Sí/No Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud cero (cadenas que no contienen

caracteres). Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y presione ENTRAR.

Indizado Ficha General Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se agreguen valores duplicados.

Máscara de

entrada

Ficha General Conjuntos predefinidos

o personalizados de caracteres literales y marcadores de

posición

Una máscara de entrada obliga a escribir los datos

en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una tabla o un control de un formulario. Suponga, por ejemplo, que hace clic

en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA. Este conjunto de caracteres se conoce como máscara de entrada.

Obliga a escribir los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los años con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa máscara, debe

escribir una fecha como 15-OCT-2006. Nota Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el modo en que se escriben los datos y no

la forma en que Access los muestra. Por ejemplo, puede escribir una fecha como 15-OCT-2006, pero Access podría almacenar el valor como

15102006; es decir, sin caracteres de formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una tabla, formulario o informe, Access puede definirla para

que se muestre como 15/10/2006. Para obtener más información sobre cómo crear y usar máscaras de formato, vea el artículo Dar

formato a los datos en filas y columnas.

Control de pantalla

Ficha Búsqueda

Los valores dependen del tipo de datos

definido para el campo

Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un control de cuadro de texto, de cuadro de lista o

de cuadro combinado. Para los campos Sí/No, puede elegir entre un control de casilla de verificación, de cuadro de texto o de cuadro

combinado. Nota Si selecciona un valor distinto de Cuadro de

lista o Cuadro combinado, Access oculta las demás propiedades de la ficha Búsqueda.

Tipo de

origen de la fila

Ficha

Búsqueda

Tabla o consulta

Lista de valores Lista de campos

Si establece el cuadro de propiedad Control de

pantalla en Cuadro de lista o Cuadro combinado, puede establecer esta propiedad en Tabla o consulta, Lista de valores o Lista de campos. A su

vez, esta propiedad controla el tipo de valor que se puede utilizar en la propiedad Origen de la fila. Vea la siguiente entrada.

Origen de la fila

Ficha Búsqueda

Depende de la propiedad Tipo de origen de la fila.

Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Tabla o consulta, este campo de propiedad puede contener el nombre de una tabla o consulta. Si

establece la propiedad en Lista de valores, esta propiedad contiene una lista de valores separador por caracteres de punto y coma (;). Si establece la

propiedad Tipo de origen de la fila en Lista de campos, esta propiedad contiene el nombre de una tabla, consulta o instrucción SQL (Lenguaje de

consulta estructurado).

Limitar a la lista

Ficha Búsqueda

Sí/No Si se establece en Sí, Access busca valores coincidentes cuando los usuarios escriben texto en

un control de cuadro combinado. Es decir, el valor Sí activa la anticipación de valores (type-ahead). El valor Sí impide además que los usuarios modifiquen

los elementos de una lista directamente desde un control de lista o de cuadro combinado. Los usuarios tienen que modificar los elementos en el cuadro de

propiedad Origen de la fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla que contiene los datos de origen de dicho campo. Para obtener más

información sobre los campos de búsqueda, vea la sección "Modificar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios

registros a una base de datos.

Permitir ediciones de

lista de valores

Ficha Búsqueda

Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las listas de valores, pero no para los

campos de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad

Formulario de edición de elementos de lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un menú contextual que se abre cuando

se hace clic con el botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo

Editar elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un formulario en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de

lista, Access inicia ese formulario en vez de mostrar el cuadro de diálogo. Nota Puede ejecutar el comando Editar elementos

de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados

en las tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados

de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Formulario de

edición de elementos de lista

Ficha

Búsqueda

Nombre de un

formulario de entrada de datos

Si especifica el nombre de un formulario de entrada

de datos en esta propiedad de la tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista. En caso

contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan el comando.

Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los artículos siguientes. En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos

fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes). En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar

claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla.

Volver al principio

Usar un formulario para actualizar datos Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un

modo más sencillo, rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos. La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas

similares a hojas de cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades

establecidas por el diseñador de la base de datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las propiedades de los campos al modo en que se

escriben los datos, anteriormente en este artículo. En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna duda relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con

el diseñador de la base de datos. Agregar o editar texto en un cuadro de texto Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el

campo subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el tamaño del control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede

definir el tamaño del control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse. Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede aplicar fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.

Editar texto en un cuadro de texto Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números en un campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido Nota Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.

Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc. Volver al principio

Usar una hoja de datos para actualizar datos

Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una hoja de cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que muestran las hojas de datos.

Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de registros o partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como

la capacidad de crear y ejecutar consultas. Recuerde lo siguiente antes de continuar: No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza

a un nuevo campo de la misma fila o a otra fila. De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo.

De lo contrario, Access muestra un mensaje de error. Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una

máscara de entrada de un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que

una máscara de entrada de un número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán. Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y

columnas. Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un valor. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de

datos o con el administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista. Cambiar los datos de una hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar. De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una

apariencia similar a una hoja de cálculo de Excel). Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos. Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo

siguiente. De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma

que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está configurado para un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda. Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente

en este artículo. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto. Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Volver al principio Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes

(pero no todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia

del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas. Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se

utiliza una consulta de datos anexados. Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados. Nota La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección

que pruebe los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de ese cliente. Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la

consulta de selección en una consulta de actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la sección inferior del diseñador de consultas. Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los

campos de una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla

siguiente se incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números

menores que 234, utilice < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y

#1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la

base de datos utiliza los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea

exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza

el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el

juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

En(Canadá,Reino

Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras comprendidas entre la A y la D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres

comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%)

en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de cinco letras en la que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última

se desconoce. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el

juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla ('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede

requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de

diseño y cambiar los criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta. Realice los pasos siguientes. Actualizar registros

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.

Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo. En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] *

[PrecioUnidad]", "Detalles de pedidos", "[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores

IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado

PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los cinco caracteres que están más a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, [PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.

Nota Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga

clic en Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga cl ic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de Access.

Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los

registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access los quita. Volver al principio

Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que

proporcionar los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de datos anexados para: Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las

direcciones de los clientes con pedidos pendientes. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos

que coinciden con los de la primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir el resto. El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los

siguientes pasos básicos: Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que devuelva sólo los registros que desee anexar.

Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados. Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.

Ejecute la consulta para anexar los registros. Nota Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande

de registros puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema en menos tiempo. Crear una consulta de selección

Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de

consultas:

Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de consultas. Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los

campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar

otros campos a la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta. Continúe con los pasos siguientes. Convertir la consulta en una consulta de datos anexados

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar. En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una

tabla de otra base de datos. Anexar registros a una tabla de la misma base de datos En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a

continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla. Haga clic en Aceptar. En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de

diseño. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien, Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y

seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.

En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar. O bien, Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino.

Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar. En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la

tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien, Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de

destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Volver al principio

Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de dat os. Puede configurar un formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en

una base de datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos. Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

Volver al principio Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y

fácilmente. En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo. Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

Volver al principio Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave

externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa. Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla

de base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas. Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica

inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que siempre que alguien realiza un pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido.

Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede modificar el valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las

actualizaciones en cascada entre las dos tablas. Recuerde estas reglas a medida que avance: Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos

de datos Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos Autonumérico. Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.

Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para dicha relación. Crear la relación

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar. Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual.

Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación. En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.

Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear. Realice el siguiente grupo de pasos. Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales

Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea cambiar. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y

haga clic en Modificar relación. Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir

integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos: Guía de relaciones de tablas

Crear, modificar o eliminar una relación Volver al principio

Access > Consultas

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados Mostrar todo Ocultar todo

En este artículo se explica cómo buscar y ocultar o eliminar los datos duplicados mediante Microsoft Office Access 2007. En general, se deben eliminar los valores duplicados siempre que sea posible con el fin de reducir costos y aumentar la precisión de los datos. Office Access 2007 permite buscar y ocultar o eliminar de varias

maneras los valores duplicados. En este artículo se explica cómo usar los métodos más comunes. ¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los datos duplicados Preparar datos de ejemplo Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tabla

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas

Obtener información sobre los datos duplicados

Una de las razones primordiales del uso de una base de datos relacional es la de evitar los datos duplicados. No obstante, a lo largo de la vida útil de las bases de datos, a menudo adquieren valores duplicados, especia lmente cuando son varios los usuarios los que proporcionan datos. En general, al eliminar los datos duplicados, se

ahorra dinero en materia de almacenamiento y se aumenta la precisión de los datos. Esa precisión, a su vez, puede ayudar a tomar mejores decisiones corporativas. Por ejemplo, si se indica varias veces un pedido de venta, puede que el cliente reciba mercancías que no necesite y esa redundancia puede aumentar los costos de

envío y de contabilidad. Qué significa realmente la duplicación Antes de proceder a la identificación y eliminación de registros duplicados, recuerde que el conocimiento de los

datos es fundamental. A diferencia del proceso de diseño de las bases de datos, no se puede observar un conjunto de reglas o procedimientos específicos para buscar y eliminar con precisión los registros duplicados. Recuerde un hecho: las consultas de bases de datos pueden devolver lo que parecen registros duplicados,

aunque en realidad esos resultados son datos válidos. La duplicación aparente suele suceder cuando no se incluyen en la consulta campos que identifiquen cada registro de manera única. Para obtener más información sobre cómo incluir en una consulta los campos necesarios y evitar los falsos duplicados, vea la sección Cuándo

los registros no son duplicados, que aparece más adelante en este artículo. Además, recuerde que no se pueden eliminar todos los datos duplicados porque algunas dupl icaciones son necesarias para que funcione correctamente la base de datos. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden

contener redundancias necesarias e innecesarias, y sólo se deben de eliminar las redundancias innecesarias. Las redundancias necesarias suelen dividirse en dos categorías. El primer tipo de redundancia permite el funcionamiento de la base de datos. Por ejemplo, se duplican los datos en un campo de clave principal cuando

se necesita establecer una relación uno a varios o varios a varios entre las tablas. El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos. Por ejemplo, puede que se introduzca varias veces el nombre de una ciudad, un proveedor o un nombre propio como Juan Martín. En este

caso, no existe peligro de duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave principal, direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única para evitar que los registros se consideren como duplicados.

Las redundancias innecesarias pueden producirse de varias maneras: Dos o más registros pueden contener campos duplicados. Puede que dos registros se consideren como duplicados, aun cuando no todos los campos de los registros contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en

esta ilustración, se ven dos registros para Antonio Moreno Taquería.

A pesar de que cada registro tenga un Id. de cliente único (el valor en la columna situada más a la izquierda), los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad coinciden. En estos casos, incluso una coincidencia parcial

puede ser un buen motivo para usar sus conocimientos corporativos y comprobar los registros para ver si se trata de registros duplicados. Dos o más tablas pueden contener datos similares. Por ejemplo, puede que una tabla denominada

Compradores y otra tabla denominada Clientes tengan registros para los mismos clientes.

A pesar de tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de información (es decir, datos de clientes), por lo que se podría considerar la posibilidad de combinar los valores únicos (es decir, no duplicados) en una sola tabla y eliminar la otra tabla.

Dos o más bases de datos pueden contener datos similares. Si dos o más bases de datos contienen datos similares o se hereda una base de datos que coincide parcialmente con una base de datos activa, es preciso comparar los datos y la estructura de las bases de datos para posteriormente dar los pasos necesarios con el fin

de consolidarlos. La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es una tarea fácil. Si necesita ayuda con una comparación, hay varios proveedores que venden herramientas para comparar el contenido y la

estructura de bases de datos de Access. Vaya a la sección de administración de bases de datos del Catálogo de soluciones de Microsoft Office para ver cuáles son las actuales herramientas de administración de datos.

Nota Si procede a eliminar datos duplicados de tablas y sigue viendo datos duplicados en un formulario o informe, puede que sea debido a un diseño incorrecto del formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas subyacentes están correctamente unidas y que las secciones de formulario o informe no incluyen más

de un control enlazado al mismo origen de control. Para obtener más información sobre el diseño de informes, vea el artículo Modificar, editar o cambiar un informe. Cuándo los registros no son duplicados

En algunos casos, como cuando se observan los datos devueltos por una consulta, se podría ver lo que parecen ser registros duplicados, aun cuando las tablas subyacentes contengan sólo registros únicos. Los problemas pueden surgir cuando la vista no incluye los campos que identifiquen los registros de manera única. Por ejemplo,

en esta ilustración se muestran los datos devueltos por una consulta.

En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si se agrega uno o varios campos adicionales a la consulta, como los nombres de los clientes o los campos de clave principal de cada pedido (Id. de pedido), se

verá que cada registro es realmente único:

En general, cuando se crea una consulta, se debe incluir el campo o los campos que identifican cada registro de manera única. Normalmente, un campo de clave principal tiene esa función, pero se pueden usar combinaciones de otros campos. Por ejemplo, pueden haber muchas instancias de un nombre de contacto y numerosas

instancias de un nombre de ciudad, pero si se incluyen un número de teléfono y una dirección, la combinación de esos datos debe convertir cada registro en registro único. Factores que deben considerarse en los casos de duplicación

Varios factores determinan la manera en que se tratan los registros duplicados: Naturaleza y alcance de la duplicación ¿Se ven datos duplicados en una sola tabla o se ven dos tablas similares (en la misma base de datos o en dos bases de datos distintas) con datos superpuestos? O bien, ¿se ven

registros duplicados en una vista basada en dos o más tablas relacionadas? Requisitos específicos del usuario ¿Qué desea hacer con los datos duplicados? ¿Desea eliminar los registros de la base de datos o sólo ocultarlos? O bien, ¿desea contar, sumar o calcular el promedio de los valores de los

registros duplicados? ¿Tiene importancia qué registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si la tiene, ¿desea revisar y eliminar manualmente los registros o eliminar los registros basándose en una condición? ¿Desea actualizar o consolidar uno o varios registros antes de comenzar a eliminar registros?

Las respuestas a esas preguntas (o a este tipo de preguntas), más los conocimientos que tiene el usuario de los datos, deben permitirle elaborar un plan para hacer frente a los datos redundantes. Preparativos generales para quitar duplicados

Si se opta por eliminar los registros duplicados, es preciso considerar primero las relaciones entre las tablas. Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan relaciones uno a varios. Por ejemplo, tiene un número reducido de clientes, pero cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de los datos de

clientes reside en el lado "uno" de la relación, y los datos de pedido residen en el lado "varios" de la relación. Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el lado "varios" de una relación, podrá eliminar datos sin tener que realizar ninguna acción adicional. Sin embargo, si los datos residen en el lado

"uno", es preciso configurar una propiedad en la relación. En caso contrario, Access impedirá la eliminación. Para obtener más información sobre cómo eliminar datos que residen en el lado "uno", vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos .

Antes de comenzar a eliminar datos redundantes, considere una o varias de las siguientes maneras para preparar la base de datos: Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura.

Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para editar o eliminar registros de la base de datos. Pida a todos los demás usuarios de la base de datos que cierren los objetos con los que desee trabajar. De este modo, ayudará a evitar infracciones de bloqueo.

Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el botón Microsoft

Office en Access y, a continuación, haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la

flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las operaciones de eliminación no se pueden invertir ni deshacer. La única manera de recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una copia de seguridad. Puede que una operación de eliminación también elimine registros de tablas

relacionadas, por lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base de datos antes de iniciar la operación. Realizar una copia de seguridad de una base de datos

Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha al lado de Administrar y, a continuación, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre de archivo. Por ejemplo, en el caso de una base de datos denominada Activos, Access crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Activos_29-10-2006.

Acepte el nombre y la ubicación predeterminados, o bien, seleccione otro nombre u otra ubi cación y, a continuación, haga clic en Guardar. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, ábrala en Access.

Volver al principio Preparar datos de ejemplo Las secciones ¿Cómo? de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. Los pasos ¿Cómo? usan las

tablas de ejemplo para explicar cómo funcionan las consultas. Si lo prefiere, opcionalmente puede incorporar o importar las tablas de ejemplo en una base de datos nueva o ya existente. Access proporciona varios modos de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede incorporar los

datos manualmente, puede copiar cada tabla en un programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2007) y, a continuación, importar las hojas de cálculo en Access, o puede pegar los datos en un editor de texto, como el Bloc de notas y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto resultantes.

Los pasos de esta sección explican como incorporar datos manualmente en una hoja de datos vacía, y también como copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a continuación, importar dichas tablas en Access 2007. Para obtener más información sobre la creación e importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular

datos de un archivo de texto. Los pasos ¿Cómo? de este artículo usan las siguientes tablas de ejemplo: La tabla Clientes:

Nombre de compañía Nombre del contacto Dirección Ciudad

Código postal Tel.

Baldwin Museum of

Science

Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz

477

Caracas 12345 (505) 555-

2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 23456 (104) 555-2123

Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-2124

Contoso

Pharmaceuticals

José Andrés

Dosil

Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-

2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Coho Winery Cristina Portillo C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 34567 (206) 555-2125

Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-

2128

Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

La tabla Empleados:

Apellido Nombre Dirección Ciudad Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Caracas 05.02.1968 10.06.1994

Santos David Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996

Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 11.11.1960 11.03.2000

Dosil José

Andrés

Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 22.06.1998

Precio Julián Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05.06.1972 05.01.2002

Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 23.01.1970 23.04.1999

Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004

Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 20.06.1998

La tabla Cuantía adeudada:

Nombre de compañía

Nombre del contacto Dirección Ciudad

Código postal Tel.

Cuantía pagadera

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas 12345 (505) 555-2122

556,78 $

Blue Yonder Airlines David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456 (104) 555-2123

1.893,24 $

Coho Winery Ezequiel Picó

C/ Córcega 452 I. de Margarita

34567 (206) 555-2124

321,79 $

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125

457,68 £

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

98,75 $

Coho Winery Cristina

Portillo

C/ Córcega 452-

454

I. de

Margarita

34567 (206)

555-2125

321,79 $

Humongous

Insurance

Esteban

Puerto

Cerrito 333 Buenos

Aires

01234 (916)

555-2128

297,45 $

Trey Research María

Barrera

E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503)

555-2129

509,09 $

Fourth Coffee Ana Trujillo 2222 Av. de la

Constitución

Ciudad de

México

56789 (7) 555-

2233

98,75 $

La tabla Clientes:

Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555-

2123

(104) 555-

2123

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858 Lima (171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de

México

(7) 555-

2126

(7) 555-

2126

Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos

Soublette #8-35

Barinas (503) 555-

2129

(503) 555-

2110

Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas (503) 555-2233

(503) 555-2239

Escribir los datos de ejemplo manualmente En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos. Nota No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero sí deberá seguirlo si debe agregar una tabla a la base de datos.

Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo. De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de encabezado con el texto Agregar

nuevo campo, de este modo:

Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este

paso hasta que escriba todos los nombres de campo. Escriba los datos en la tabla de ejemplo. Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las

bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos adecuada y también sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para

estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de datos. Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones ¿Cómo? usan dichos

nombres. Crear las hojas de cálculo de ejemplo Inicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se crea un nuevo libro vacío

de forma predeterminada. Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

Mediante la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre que la tabla de ejemplo. Así, si la tabla de ejemplo se denomina Categorías, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre.

Repita los pasos 2 y 3 copiando cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y, a continuación, cambiándole el nombre de ésta. Nota Puede que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información

sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hoja de cálculo. Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los siguientes pasos. Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

En una base de datos nueva o existente: En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista. Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo de Excel. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación,

haga clic en Aceptar. Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Compradores, si ha

seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente. En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a

continuación, haga clic en Siguiente.

De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.

Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a continuación, haga clic en Siguiente. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o

especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar. Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.

Volver al principio

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tabla En las siguientes secciones se explican las maneras más comunes de buscar y editar, ocultar o eliminar los valores duplicados de una sola tabla.

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente Mostrar registros únicos ocultando los duplicados

Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados

Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente

El proceso de buscar los registros que contengan valores parcial o totalmente coincidentes se compone de los siguientes pasos: Cree una consulta mediante el Asistente para consultas de buscar duplicados. De forma predeterminada, la

consulta devuelve los registros coincidentes únicamente si los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si necesita buscar coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta, o bien, puede modificar el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

De manera opcional, edite los valores de campo o elimine los registros cuando vea los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos. De manera opcional, modifique el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado) en la consulta para buscar los

valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el código SQL, la consulta devolverá únicamente los registros donde los valores de los campos especificados coincidan en todos los caracteres. En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la consulta para que busque

coincidencias parciales. En los pasos, se usa la tabla Compradores que figura a continuación. Para usar la tabla en una base de datos, vea la sección Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Puede adaptar los pasos a sus propios datos.

Nombre de compañía Nombre del contacto Dirección Ciudad

Código postal Tel.

Baldwin Museum of

Science

Leonor Bernabé Rodeo de la Cruz

477

Caracas 12345 (505) 555-

2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 23456 (104) 555-2123

Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-2124

Contoso

Pharmaceuticals

José Andrés

Dosil

Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-

2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Coho Winery Cristina Portillo C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 34567 (206) 555-2125

Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-

2128

Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

Crear la consulta de duplicados

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar duplicados y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar e l

asistente. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente.

En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan información duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los campos Nombre de compañía, Dirección y Ciudad, porque éstos son los únicos campos que contienen valores que coinciden en todos los caracteres. A

continuación, haga clic en Siguiente. Nota Si los campos agregados en este paso no contienen valores que coincidan en todos los caracteres, puede que la consulta no devuelva resultados.

En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que contengan los datos que desee examinar o actualizar, o bien, los que contengan datos que pueden ayudar a diferenciar los registros duplicados de los no duplicados. Si usa la tabla Compradores, agregue los campos Nombre del contacto y Tel.,

porque los datos incluidos en esos campos pueden ayudar a buscar los valores duplicados y posiblemente identificar el motivo por el que se introdujeron los valores. Haga clic en Siguiente. Acepte el nombre sugerido (Buscar duplicados de Compradores o especifique un nombre y, a continuación, haga

clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si ha usado la tabla Compradores, verá este resultado:

Nombre de compañía Dirección Ciudad

Nombre del contacto Tel.

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio (7) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución

2222

Ciudad de

México

Ana Trujillo (7) 555-

2233

Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados (la tabla contiene cuatro duplicados). No se ven los otros duplicados porque los valores en el campo Dirección no coinciden en todos los

caracteres. Puede modificar la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo. Personalizar la consulta para buscar coincidencias parciales

Cambie la consulta a la vista SQL. Para ello: Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL. Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales.

Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción: SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad], Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]

FROM Compradores WHERE (((Compradores.[Nombre de compañía]) In (SELECT [Nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp GROUP BY [Nombre de compañía],[Dirección],[Ciudad] HAVING Count(*)>1 And [Dirección] =

[Compradores].[Dirección] And [Ciudad] = [Compradores].[Ciudad]))) ORDER BY Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad]; En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar cada registro con todos

los demás registros de la tabla con el fin de identificar conjuntos de duplicados. Supongamos que necesita modificar el campo Dirección para que se devuelvan coincidencias parciales. En la siguiente tabla se muestra cómo modificar la instrucción de modo que coincidan únicamente los siete primeros

caracteres de cada campo. Las modificaciones aparecen en negrita:

Instrucción SQL Descripción

SELECT Compradores.[Nombre de compañía],

Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad], Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]

Sin cambios. Desea ver los mismos campos, inclusive

todo el campo Dirección para cada conjunto de registros duplicados.

FROM Compradores Sin cambios.

WHERE (((Compradores.Nombre de compañía) In (SELECT [Nombre de compañía] FROM

Reemplace el campo ([Dirección]) con una llamada de función que se ejecuta en el campo Dirección

[Compradores] As Tmp GROUP BY [Nombre de compañía],Left([Dirección],7),[Ciudad] HAVING

(Left([Dirección],7)) para determinar la duplicación. De este modo, se comprueban los siete primeros caracteres del campo Dirección en vez del valor de campo completo.

Para que coincidan menos caracteres, especifique un número más reducido. En caso contrario, especifique un número más alto.

Count(*)>1 And Left([Dirección],7) =Left([Compradores].[Dirección],7) And [Ciudad] = [Compradores].[Ciudad])))

Para comparar los siete primeros caracteres del campo Dirección de un registro con los de otro registro, reemplace [Dirección] con la llamada de función

Left([Dirección],7) y reemplace [Compradores].[Dirección] con la llamada de función Left([Compradores].[Dirección],7).

ORDER BY Compradores.Nombre de compañía, Compradores.Dirección, Compradores.Ciudad;

Sin cambios.

Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los

resultados en la vista Hoja de datos.

La consulta devuelve los cuatro registros duplicados ya que ahora sólo hace coincidir los siete primeros caracteres (empezando desde la izquierda) del campo Dirección:

Nombre de

compañía Dirección Ciudad Nombre del contacto Tel.

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita Ezequiel Picó (206) 555-2124

Coho Winery C/ Córcega 452-454 I. de Margarita Cristina Portillo (206) 555-2125

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Julián Precio (7) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México Ana Trujillo (7) 555-2233

Editar manualmente los registros

Abra, en la vista Hoja de datos, la consulta creada en los anteriores pasos. Siga uno de estos procedimientos: Para editar el valor de un campo, seleccione el campo y especifique un nuevo valor.

Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de fila (el cuadro vacío situado junto a la fila) y presione SUPRIMIR. Nota Si hay un gran número de registros duplicados (más de lo que puede eliminar manualmente), se pueden

eliminar esos registros creando y ejecutando una consulta de eliminación. Para obtener información sobre los pasos básicos para crear y ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que aparece más adelante en este tema.

Para obtener información más completa sobre el uso de las consultas de eliminación, incluida información sobre cómo planear una eliminación, cambiar las relaciones entre las tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos .

Principio de sección Mostrar registros únicos ocultando los duplicados La mayoría de las tablas de base de datos tienen un campo que identifica de manera única cada registro,

normalmente un campo de clave principal. Cuando diseña una consulta y oculta u omite esos tipos de campo, puede que vea lo que parecen ser registros duplicados porque coinciden los valores de todos los campos devueltos.

Por ejemplo, en esta ilustración se muestra un resultado de consulta donde dos pedidos (en el cuadro rojo) parecen ser duplicados.

Sin embargo, si la consulta incluyera un campo de clave principal, como un Id. de pedido, o algún otro campo

que identificara de manera única cada registro, como una fecha de envío, vería que los registros no son duplicados. En esta sección se explica cómo ocultar los registros duplicados donde coinciden los valores de todos los campos devueltos por la consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros de Antonio Moreno

Taquería, pero no puede ocultar los registros de Blauer See Delikatessen ya que los campos Dirección contienen valores distintos. Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados únicamente cuando todos

los campos en los resultados de consulta contienen los mismos valores. Si difieren los valores de incluso un solo campo, cada registro es único y no se pueden ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestran aquí. Si desea ocultar ese tipo de registros duplicados, use una consulta de totales con una función de agregado,

como PRIMERO, MÍN, MÁX, etc. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece más adelante en este artículo. Access permite mostrar de dos formas sólo valores únicos en un conjunto de resultados de una consulta:

Si está oculto el campo de clave principal (o algún otro campo que identifique un registro como único), muestre esa columna. Cree una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en Sí.

Cuando la consulta detecte valores duplicados, mostrará sólo uno de esos duplicados (el primero que encuentre) y ocultará el resto. En esta sección se explica cómo usar las dos técnicas.

Mostrar campos ocultos Con la consulta abierta en la vista Hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la fila de encabezados (la fila que contiene los encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas.

En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los campos que desee agregar a la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. Establecer la propiedad Valores únicos

Nota Tras establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en Sí, no se pueden editar los valores de campo ni eliminar datos cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar el asistente. En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los registros duplicados y, a continuación, haga clic en

Siguiente. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan la información duplicada y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Haga de nuevo clic en Siguiente sin seleccionar ningún campo adicional. Si agrega otros campos, puede que Access trate algunos registros duplicados como registros únicos. Acepte el nombre sugerido de la consulta o escriba un nombre, haga clic en Modificar el diseño de consulta y, a

continuación, haga clic en Finalizar para abrir la consulta en la vista Diseño. Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior del diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambie su valor a Sí.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si los datos

contienen registros duplicados, sólo aparecerá uno de esos registros. Principio de sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados

Cuando hay registros duplicados, puede que desee ver únicamente los valores distintos, es decir, un registro de cada conjunto de duplicados. Para buscar un registro duplicado específico, se usa un tipo de consulta denominado consulta de totales. Cuando se agregan campos a una consulta de totales, la consulta trata cada

campo como un grupo y se puede ejecutar un tipo de función denominado función de agregado con los datos de un grupo. Esas funciones, a su vez, pueden devolver un registro de un conjunto de duplicados. Se pueden usar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de diferentes maneras:

Use la función Primero para que se muestre únicamente el registro que se introdujo primero. Use la función Último para que se muestre únicamente el registro que se introdujo en último lugar. Use la función Máx o Mín para que se muestre únicamente el registro con el menor o el mayor valor en un

campo específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la fecha más reciente mediante la función Máx o mostrar el registro con la fecha más antigua mediante la función Mín. Nota No se pueden modificar los datos devueltos por este tipo de consulta. Para modificar o eliminar datos,

abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos. En esta sección se explica cómo buscar los registros originales, más recientes y más antiguos. En los pasos se usa la tabla Empleados.

Apellido Nombre Dirección Ciudad Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477 Caracas 05.02.1968 10.06.1994

Santos David Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996

Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 11.11.1960 11.03.2000

Dosil José

Andrés

Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 22.06.1998

Precio Julián Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05.06.1972 05.01.2002

Portillo Cristina C/ Córcega 452-454 I. de Margarita 23.01.1970 23.04.1999

Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004

Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858 Lima 22.03.1964 20.06.1998

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece

anteriormente en este artículo. Usar una consulta de totales. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

Agregue únicamente el campo o los campos que contengan los datos duplicados. Puede hacer doble clic en un campo o arrastrarlo desde la ventana de la tabla hasta la fila Campo en la cuadrícula de diseño. Si usa la tabla de ejemplo Empleados, agregue los campos Apellido, Nombre y Fecha de nacimiento, porque

esos campos determinan la duplicación. Agregue el campo que especifique los criterios de selección. En la misma tabla Empleados, agregue el campo Fecha de contratación porque ese campo contiene dos valores

diferentes para el empleado. Nota No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir únicamente el campo o los campos con datos duplicados y otro campo con los datos que se van a usar en la comprobación.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula

de diseño y aparece Agrupar por en las columnas que contienen el campo de tabla.

Deje la fila Total para todos los campos establecida en Agrupar por y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si usó los datos de la tabla arriba

mencionada, la consulta devolverá dos veces "José Andrés Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes fechas de contratación. Cambie a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro entre los duplicados. Para usar

los datos de ejemplo, cambie el valor de la columna Fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera: Para ver el registro original, cambie el valor a Primero. Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a Último.

Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, deberá usar la función Máx o Mín. En este ejemplo, para ver el registro con la fecha de contratación más antigua, cambie el valor a Mín.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta genera los resultados deseados, podrá convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para

eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente. Para obtener información sobre cómo ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que aparece más adelante en este artículo.

Principio de sección Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados Además de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, puede usar las funciones de agregado

para contar el número de registros duplicados o resumir los datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas funciones se ejecutan antes de emprender acciones para consolidar o eliminar los datos duplicados. Esas tareas se llevan a cabo mediante la creación de una consulta de totales que use las funciones de

agregado, como Cuenta, Suma y Promedio, para resumir los datos duplicados en una tabla. Nota No se pueden modificar los valores de campo ni eliminar los registros cuando se ve una consulta de totales en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de

datos. En los pasos descritos en esta sección, se usa la tabla Cuantía adeudada.

Nombre de

compañía

Nombre del

contacto Dirección Ciudad

Código

postal Tel.

Cuantía

pagadera

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas 12345 (505) 555-

2122

556,78 $

Blue Yonder Airlines David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456 (104) 555-

2123

1.893,24 $

Coho Winery Ezequiel Picó

C/ Córcega 452 I. de Margarita

34567 (206) 555-

2124

321,79 $

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-

2125

457,68 £

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

98,75 $

Coho Winery Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

321,79 $

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333 Buenos Aires

01234 (916) 555-2128

297,45 $

Trey Research María Barrera

E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

509,09 $

Fourth Coffee Ana Trujillo 2222 Av. de la

Constitución

Ciudad de

México

56789 (7) 555-

2233

98,75 $

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.

Crear una consulta de totales En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta, o bien, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Cuantía adeudada a la consulta.

Agregue los campos que contengan datos duplicados. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos Nombre de compañía y Ciudad porque esos campos determinan la duplicación.

Agregue el campo que especifique los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue el campo Cuantía pagadera.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula

de diseño y aparece Agrupar por en la fila para cada campo.

Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de los requisitos: Para contar un número de registros, seleccione el campo que contenga los valores que desee contar y, a continuación, cambie el valor del campo en la fila Total a Cuenta. Si usa los datos de ejemplo, establezca el valor

del campo Cuantía pagadera en Cuenta. Para calcular un total, establezca el valor del campo en Suma. Nota Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen. No se pueden mostrar los

valores individuales.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.

Principio de sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados Tras confirmar que una tabla contiene registros duplicados, se pueden eliminar los datos no deseados mediante

la creación y la ejecución de una consulta de eliminación. Este proceso se compone normalmente de los siguientes pasos: Planee la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desee eliminar están relacionados

con los datos de otra tabla. Si es el caso, deberá determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios o en el lado "varios" de la relación. Si residen en el lado "uno", deberá habilitar una propiedad en la relación para poder eliminar los datos. Si residen en el lado "varios", podrá crear y ejecutar una consulta sin tener

que emprender ninguna otra acción. Puede usar la herramienta Relaciones para examinar las relaciones en una base de datos. Para iniciar la herramienta Relaciones, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Para obtener más información sobre cómo planear y ejecutar las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos. Cree una consulta, como una consulta de selección o una consulta de valores únicos, y agregue o cambie los

criterios hasta que se devuelvan únicamente los datos que desee eliminar. Convierta esa consulta en una consulta de eliminación y , a continuación, ejecútela para eliminar los datos no deseados.

Importante No se pueden deshacer los resultados de una consulta de eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección

Realizar una copia de seguridad de una base de datos, que aparece anteriormente en este artículo. En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de selección, convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar registros.

Crear una consulta de selección En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el

diseñador de consultas.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño. Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá eliminar registros completos (filas) de la tabla.

De manera opcional, agregue una columna que permita especificar criterios. Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que eliminar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la

cuadrícula de diseño. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. Debe usar criterios para que se devuelvan únicamente los registros que desee eliminar. En caso contrario, la

consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutar la consulta para eliminar los datos Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar. Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe

aparecer en todas las columnas de criterios.

Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta

y ver los resultados en la vista Hoja de datos. Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos. Ocultar el mensaje de confirmación Siga estos pasos si no desea ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute una consulta de eliminación

u otra consulta de acción.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. Haga clic en Avanzadas y, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogoOpciones de Access. Principio de sección Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Puede impedir que los usuarios introduzcan datos duplicados aplicando varias reglas: Configurar un campo de modo que contenga sólo valores únicos. Para implementar esta regla, siga uno de estos procedimientos:

Designe el campo como clave principal. Esto se puede hacer sólo si la tabla aún no tiene una clave principal. Para configurar el campo como clave principal, abra la tabla en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario

en el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Clave principal . Un campo de clave principal acepta

sólo valores únicos y avisará a los usuarios si proporcionan un valor duplicado. Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad Indizado del campo en Sí (Sin duplicados) en la vista Diseño de la tabla. Esta propiedad impide que el campo acepte el mismo valor para más de un registro.

Recuerde que en algunos casos, como los campos que contienen información de nombre y ciudad, es preciso aceptar duplicados. Especificar que una combinación de valores en dos o más campos debe ser única para cada registro. Por

ejemplo, supongamos que tienen una tabla con datos de contacto. Puede designar una combinación de campos, como Nombre del contacto, Dirección y Ciudad, como la clave principal de la tabla. Ese enfoque funciona porque es muy poco probable que dos contactos con el mismo nombre también compartan

la misma dirección y la misma ciudad. Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos: Abra la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para seleccionar toda la fila. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de fila de los demás campos que desee incluir en la clave principal.

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Clave principal en el menú contextual. Mediante este paso, se establece la propiedad Indizado de cada campo de la clave principal en Sí (Con

duplicados) de modo que, por ejemplo, se pueda especificar el mismo nombre, la misma dirección o la misma ciudad en varios registros. Sin embargo, no se puede especificar una combinación idéntica de nombre, dirección y ciudad en más de un registro. Por ejemplo, puede haber dos contactos con el nombre José Andrés Dosil que

viven en Av. Benavides 4858 pero los dos no pueden vivir en Lima. Principio de sección

Volver al principio

Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en que se pueden buscar y modificar, ocultar o

eliminar los registros duplicados que existen en varias tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se superponen cuando se intenta integrar una base de datos en otra.

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas

Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas

Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro

A menudo, se termina teniendo dos tablas con datos duplicados o superpuestos en la misma base de datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Clientes y otra tabla denominada Compradores: La tabla Clientes

Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555-2123

(104) 555-2124

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555-

2124

(206) 555-

2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858 Lima (171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555-

2125

(206) 555-

2129

Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas (503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Barinas (503) 555- (503) 555-

Soublette #9-37 2233 2239

La tabla Compradores

Nombre de compañía

Nombre del

contacto Dirección Ciudad

Código

postal Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas 12345 (505) 555-2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 23456 (104) 555-2123

Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-

2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Adventure Works Cristina Portillo C/ Córcega 452-456 I. de Margarita 34567 (206) 555-

2125

Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-2128

Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. Antonio Moreno C/ Araquil, 67 I. de Margarita 56789 (206) 555-

2233

Observe que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados, pero hay campos en ambas tablas que contienen datos superpuestos, como los datos del campo Nombre de la tabla Clientes y los datos del

campo Nombre de compañía en la tabla Compradores. No siempre se pueden integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas. Para algunos clientes, puede que la tabla Clientes contenga la información más reciente, pero puede que la tabla Compradores contenga

datos más actualizados de otros usuarios. Normalmente, la mejor forma de actuar es revisar el contenido de ambas tablas y, después, decidir qué datos se van a mantener y cuáles se van a eliminar. Para unir los registros de ambas tablas, se crea una consulta de unión. La consulta colocará los registros

duplicados juntos de modo que sea más fácil revisarlos. Nota No se pueden modificar ni eliminar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Access crea una nueva consulta. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin agregar tablas ni consultas a la cuadrícula de diseño.

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL. Si usó las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, pegue la siguiente instrucción SQL en la ventana. Si

usa datos propios, use la siguiente instrucción como referencia. Use las cláusulas SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER BY tal y como se muestra, pero reemplace los nombres de campo y de tabla con sus propios datos.

SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], [Teléfono], FROM [Compradores] UNION ALL SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], [Tel.], FROM [Clientes] ORDER BY [Nombre de compañía];

La primera instrucción SELECT recupera registros de la tabla Compradores y la segunda instrucción SELECT recupera registros de la tabla Clientes. La cláusula UNION ALL une todos los registros de ambas tablas. La

instrucción ORDER BY ordena los registros de modo que los registros duplicados estén colocados juntos para que sean fáciles de revisar. Nota Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y en el mismo orden. Los campos

correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, salvo una excepción: se puede usar un campo con el tipo de datos Número y un campo con el tipo de datos Texto como campos correspondientes. Además, recuerde que los nombres de campo pueden ser distintos.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

Si usa los registros de las tablas arriba mencionadas, se mostrarán 18 registros: 9 registros de la tabla Clientes y 9 registros de la tabla Compradores. Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Va a usar esta consulta en la siguiente sección.

Principio de sección Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro A veces, puede que necesite ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si un registro existe en

ambas tablas, podrá incluir el registro de la primera tabla y omitir el registro correspondiente de la segunda tabla. Access trata los registros de tablas distintas como duplicados únicamente si coinciden los valores de todos los campos seleccionados. Por ejemplo, si incluye los campos Nombre de compañía, Ciudad, Dirección, Tel. y Fax

en la consulta, los valores de los cinco campos deben coincidir para que Access trate el registro como duplicado. En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para que se muestren todos los registros de la tabla Compradores y sólo los registros únicos de la tabla Clientes.

Nota No se pueden modificar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos. Modificar la consulta

Abra la consulta creada en la sección anterior. En la ficha de documentos de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la instrucción SQL. Elimine los campos [Teléfono] y [Tel.] de ambas instrucciones SELECT.

Elimine la palabra ALL detrás de la palabra UNION. De este modo, la consulta omite los registros duplicados de la tabla Clientes. La instrucción SQL quedará como se muestra a continuación. SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], FROM [Compradores]

UNION SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], FROM [Clientes] ORDER BY [Nombre de compañía];

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.

Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devolverá 14 en vez de 18 registros. Principio de sección

Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas Se usa una combinación interna cuando se necesita que la consulta devuelva sólo los valores coincidentes de dos tablas. Si no está familiarizado con Access, una combinación interna es una operación que vincula las filas

de dos o más tablas sólo si coinciden los valores de los campos combinados. Para crear una combinación interna, cree una consulta de selección que incluya ambas tablas y, a continuación, cree una relación entre los campos que contengan los valores duplicados. De forma predeterminada, Access

crea una combinación interna cuando se crea la relación. Nota No se pueden modificar los campos o filas devueltos por una consulta de selección con una combinación interna. Si desea modificar los datos, abra las tablas subyacentes y cambie los valores en cada tabla.

Crear una consulta que tenga una combinación interna En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a

continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Identifique los campos que tengan valores coincidentes en los registros duplicados. Si usa las tablas de ejemplo, el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores se corresponde con el campo Nombre de la tabla

Clientes. Arrastre el campo Nombre de compañía de la primera tabla hasta el campo Nombre de la segunda tabla. Access conecta los campos con una línea.

De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos tablas. La combinación interna seleccionará sólo los registros en los que el campo Nombre de compañía coincida con el campo Nombre. Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta. Este

campo ayudará a identificar los registros en la vista Hoja de datos.

Haga doble clic en los demás campos de las tablas Compradores y Clientes que desee agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este caso, agregue el campo Tel. de la tabla Compradores y el campo Teléfono de la tabla Clientes.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta

devolverá cinco registros, uno por cada cliente con un registro en ambas tablas.

Nombre de compañía Teléfono (Compradores) Tel. (Clientes)

Baldwin Museum of Science (505) 555-2122 (505) 555-3123

Blue Yonder Airlines (104) 555-2123 (104) 555-2124

Coho Winery (206) 555-2124 (206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals (171) 555-2125 (171) 555-2125

Fourth Coffee (7) 555-2126 (7) 555-2126

Principio de sección Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tabla

Continuando con el escenario donde las tablas Compradores y Clientes tienen datos duplicados, ahora va ver lo que necesita hacer para ver los registros de la tabla Compradores sin registro duplicado en la tabla Clientes. Esto puede ayudarle a tomar decisiones de cara a determinados clientes, basándose únicamente en el contenido

de la tabla Compradores, antes de consolidar las dos tablas. Para ver sólo los registros de la tabla Compradores que no tengan registro duplicado en la tabla Clientes, cree una consulta de buscar no coincidentes. Si usa los datos de ejemplo, este tipo de consulta devuelve todos los

registros de la tabla Compradores que no tengan un registro coincidente en la tabla Clientes. Nota Se pueden modificar los valores de campo o eliminar registros cuando esta consulta está en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de buscar no coincidentes En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes y, a

continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en la tabla Compradores, que contiene los registros en los que está interesado. Haga clic en Siguiente. Haga clic en la tabla Clientes. Es la tabla con la que va a comparar la tabla Compradores. Haga clic en Siguiente.

Haga clic en el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores, haga clic en el campo Nombre de la tabla Clientes y, a continuación, haga clic en el botón <=> para combinar las tablas basándose en los nombres de cliente. Haga clic en Siguiente.

Seleccione los campos que desee mostrar en la vista. En este caso, agregue los campos Nombre de compañía, Dirección, Ciudad y Tel. Haga clic en Siguiente. Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la vista Hoja de datos. Si

usa las tablas de ejemplo, la consulta devolverá cuatro registros, es decir, los registros de la tabla Compradores sin registro coincidente en la tabla Clientes.

Nombre de compañía Dirección Ciudad Teléfono

Adventure Works C/ Córcega 452-456 I. de Margarita (206) 555-2125

Humongous Insurance Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

Trey Research E. Zolá 1715 Barinas (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. C/ Araquil, 67 I. de Margarita (206) 555-2233

Principio de sección Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tabla

Tras revisar los datos duplicados de tablas similares, puede eliminar los registros duplicados y combinar los datos restantes en una sola tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: De manera opcional, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desee combinar. En este tema no se

explica cómo actualizar los datos. Para obtener información sobre cómo actualizar los datos, vea el artículo Actualizar los datos de una base de datos. De manera opcional, revise las posibles relaciones entre la tabla que desee eliminar y otras tablas de la base de

datos. Si existe una relación, normalmente se elimina y, a continuación, se establece una nueva relación con la otra tabla (la tabla que contiene los datos combinados). No obstante, hay que asegurarse de que los valores de clave principal en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principal en las otras tablas.

Cree una consulta de eliminación que use la propiedad Valores únicos para buscar y eliminar los registros coincidentes. Asegúrese de no romper ninguna relación existente entre las tablas de la base de datos. Por ejemplo, supongamos que desea mover los registros únicos de la tabla Clientes a la tabla Compradores y, a

continuación, eliminar la tabla Clientes. Si la tabla Clientes está relacionada con otras tablas de la base de datos, debe asegurarse de que la tabla Compradores asume esas relaciones. En este tema no se abordan las relaciones.

Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Cree una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla que desee eliminar a la tabla que desee conservar. Puede que tenga que agregar el campo de clave principal y los valores de los datos

anexados a la tabla que desee conservar. Elimine la tabla que no desee. En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y una consulta de datos anexados,

además de mostrar cómo eliminar una tabla. En los pasos se usan las tablas Compradores y Clientes. La tabla Compradores

Nombre de compañía

Nombre del

contacto Dirección Ciudad

Código

postal Teléfono

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas 12345 (505) 555-2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 23456 (104) 555-2123

Coho Winery Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita 34567 (206) 555-

2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858 Lima 45678 (171) 555-2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Adventure Works Cristina Portillo C/ Córcega 452-456 I. de Margarita 34567 (206) 555-

2125

Humongous Insurance Esteban Puerto Cerrito 333 Buenos Aires 01234 (916) 555-2128

Trey Research María Barrera E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. Antonio Moreno C/ Araquil, 67 I. de Margarita 56789 (206) 555-

2233

La tabla Clientes

Nombre Dirección Ciudad Teléfono Fax

Baldwin Museum of Science

Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555-2122

(505) 555-3123

Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555-

2123

(104) 555-

2124

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita (206) 555-2124

(206) 555-2125

Contoso Pharmaceuticals

Av. Benavides 4858 Lima (171) 555-2125

(171) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de

México

(7) 555-2126 (7) 555-

2127

Consolidated Messenger C/ Córcega 452-454 I. de Margarita (206) 555-0170

(206) 555-0171

Graphic Design Institute Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos

Soublette #8-35

Barinas (503) 555-

0192

(503) 555-

0193

Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas (503) 555-2233

(503) 555-2239

Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Para este ejercicio, suponemos que la tabla Compradores contiene la información más reciente, por lo que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla Clientes y, a

continuación, combinar los registros restantes de la tabla Clientes en la tabla Compradores. Eliminar datos no deseados En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Combine las dos tablas arrastrando el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores hasta el campo

Nombre de la tabla Clientes. Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior de la ventana y, a continuación, haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la propiedad Registros únicos en Sí.

Al combinar las dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí, evita el mensaje No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas que, en caso contrario, aparecería al ejecutarse la consulta. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Arrastre el asterisco (*) de la tabla Clientes hasta la fila Campo de la primera columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Aparece Clientes en la fila Tabla y aparece De en la fila Eliminar. Esto significa que la consult a eliminará filas de

la tabla Clientes. Ahora debe especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de ejemplo, elimine los registros en los que los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad de la tabla Clientes coincidan c on los

campos correspondientes de la tabla Compradores. Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera celda en blanco de la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Haga lo mismo para los campos Dirección y Ciudad de la tabla Clientes.

Si usa las tablas de ejemplo, en la fila Criterios, para el campo Nombre, escriba [Compradores].[Nombre de compañía]. En la fila Criterios, para el campo Dirección, escriba [Compradores].[Dirección]. En la fila Criterios, para el campo Ciudad, escriba [Compradores].[Ciudad]. La cuadrícula de diseño de la consulta quedará de la

siguiente manera:

Cuando ejecute la consulta, eliminará todos los registros que cumplan los criterios de la consulta, es decir, los que tengan valores coincidentes en los tres campos de cada tabla.

Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a eliminar cuando ejecute la

consulta. Verá los cinco registros duplicados de la tabla Clientes.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en

Sí. Vaya a los siguientes pasos para crear una consulta de datos anexados. Anexar los datos restantes

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga doble clic en la tabla que contenga los registros que desee anexar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo,

haga doble clic en la tabla Clientes.

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de la tabla, seleccione la tabla de destino (la tabla a la que va a anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo, seleccione la tabla Compradores y, a continuación, haga clic en

Cerrar. Mueva los campos que desee anexar desde la tabla de origen hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Importante Mueva sólo los campos que tengan un campo correspondiente en la tabla de dest ino.

Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos Nombre, Dirección y Tel. Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del correspondiente campo en la tabla de destino. Si usa los datos de ejemplo, seleccione los campos Nombre de c ompañía, Dirección y Teléfono,

respectivamente. Dado que va a agregar todos los registros de la tabla Clientes a la tabla Compradores, no es necesario

especificar ningún criterio. Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a

agregar a la tabla Compradores cuando se ejecute la consulta.

Guarde y cierre la vista. Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en ella. Haga clic en Sí para confirmar que desea anexar los datos.

No deseo ver los mensajes de confirmación cuando ejecuto esta consulta

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición. En la sección Edición general, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Eliminar la tabla Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar tablas de la base de datos, que la base de datos no es de sólo lectura y que ningún otro usuario tiene la tabla abierta.

En el panel de exploración, haga clic en la tabla que desee eliminar. Presione SUPRIMIR y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar que desea eliminar la tabla. Nota Al eliminar tablas de una base de datos, puede que se rompa parte o toda la funcionalidad de la misma.

Por ese motivo, es preciso planear una eliminación para asegurar que la base de datos se mantiene funcional y es preciso crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes. Para obtener más información sobre la eliminación de datos, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de

una base de datos. Principio de sección Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas

Puede que una consulta que une los datos de dos tablas relacionadas muestre registros en los que todos los campos parecen coincidir. Sin embargo, si se examinan detenidamente las tablas, se comprueba que en realidad las tablas no contienen registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye determinados

campos, como una clave principal, que identifiquen de manera única cada registro. En estos casos, no se eliminan los registros sino que se puede ocultar lo que parecen ser duplicados. Por ejemplo, supongamos que usa una consulta para recopilar los datos referentes a los pedidos de los clientes

incluidos en dos tablas y asegurar que los empleados cumplen los pedidos puntualmente. Los clientes pueden realizar un pedido de varios productos, por lo que cada producto se convierte en un registro independiente (una fila) en las tablas subyacentes. Dado que el pedido se realiza en un solo día y, a continuación, se envía en un

solo día, los registros de un determinado pedido pueden contener un gran número de fechas duplicadas, tal y como se muestra a continuación:

Dado que sabe que los pedidos llegan un día determinado y se envían un día determinado, necesita ver sólo un

registro (una fila) por pedido. Para mostrar los registros únicos de las tablas que contienen los datos de los pedidos, puede establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí. Cuando la propiedad está establecida en Sí, la consulta examina todas las filas de las tablas y, en caso de detectar filas coincident es (y no

sólo campos), excluye todas esas filas duplicadas salvo una del conjunto de resultados. Establecer la propiedad Registros únicos en Sí Con la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para que se muestre la hoja de propiedades.

En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en Sí y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Cuando proceda, recuerde que, cuando el valor de la propiedad Registros únicos está establecido en Sí, la

consulta compara filas enteras y las filas de todas las tablas deben coincidir para que la consulta excluya datos. Además, se puede usar la propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas. Cuando cambie a la vista Hoja de datos, verá sólo un registro por pedido.

Recuerde asimismo que, cuando se establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí y se ejecuta la consulta, puede que se siga viendo lo que parecen ser registros duplicados. Para continuar con el anterior ejemplo, puede que siga viendo registros con fechas de pedido y de envío coincidentes, tal y como se muestra a

continuación:

Esto sucede cuando se reciben dos pedidos diferentes el mismo día y, a continuación, se envían el mismo día. Si

se establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí, no se ocultan esos registros de los resultados de la consulta porque en realidad los registros no son duplicados en las tablas subyacentes. Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por día), establezca el valor de

la propiedad Valores únicos en Sí. Cuando la propiedad Valores únicos está establecida Sí, la consulta no examina las tablas subyacentes en busca de duplicados, sino que examina los valores de los campos incluidos y, si todos los campos coinciden en dos registros, la consulta oculta uno de los registros de la vista.

El valor de la propiedad Valores únicos se establece de la misma manera que se establece el valor de la propiedad Registros únicos: abra la hoja de propiedades de la consulta y cambie el valor de la propiedad a Sí. En la hoja de propiedades, el cuadro de propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de propiedad

Registros únicos.

Para continuar con el ejemplo anterior, ahora sólo verá las fechas en las que se recibieron o se enviaron uno o varios pedidos. No verá un registro por pedido.

Nota Establecer el valor de la propiedad Registros únicos en Sí afecta a las filas de las tablas que proporcionan los datos para la consulta, y establecer el valor de la propiedad Valores únicos en Sí afecta únicamente a los campos de la consulta, por lo que no se pueden usar ambas propiedades a la vez. Si se

establece el valor de una de ellas en Sí, Access establece automáticamente el valor de la otra propiedad en No. Sin embargo, ambas pueden establecerse en No para que se devuelvan todos los registros. En la siguiente tabla se ofrece un resumen para ayudarle a elegir un valor para las propiedades Registros únicos

y Valores únicos en una consulta.

Si la consulta está basada

en... Y desea ver... Establezca... Resultado...

Dos o más tablas, pero

todos los campos de la consulta

proceden de una sola tabla

Los registros diferentes de la tabla (todos los campos

de la tabla deben coincidir en dos registros para que puedan considerarse como

duplicados)

Registros únicos en Sí. (Access establece

automáticamente el valor de Valores únicos en No).

Si la tabla contiene registros duplicados, la consulta omitirá los

duplicados. No obstante, puede que los resultados de la consulta sigan incluyendo registros en los

que coinciden todos los campos si la consulta no incluye un campo que identifique los registros de

manera única.

Una o más tablas

Los registros diferentes en la vista Hoja de datos de la

consulta (todos los campos en la vista Hoja de datos deben coincidir en dos

registros para que puedan considerarse como duplicados)

Valores únicos en Sí. (Access establece

automáticamente el valor de Registros únicos en No).

La consulta excluye los registros duplicados (donde coinciden todos

los campos) en la vista Hoja de datos. No obstante, recuerde que puede que no se vean todos los

registros diferentes de la tabla subyacente.

Una o más tablas

Todos los registros Valores únicos en No y Registros únicos en No.

Se ven todos los registros únicos y duplicados de ambas tablas.

Principio de sección

Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas Cuando aparecen datos duplicados en tablas relacionadas, puede que desee ver un registro específico del conjunto de duplicados, o bien, resumir los datos duplicados mediante Cuenta, Suma u otra función de agregado.

De manera similar a lo que sucede en el caso descrito en la sección anterior, puede que en realidad no haya datos duplicados en las tablas. Cuando ve los datos de dos tablas que comparten una relación uno a varios, como las tablas Pedidos y Detalles de pedidos, puede que haya varios registros con varios campos coincidentes.

Por ejemplo, puede que un empleado haya recibido varios pedidos del mismo cliente, o bien, que ese empleado haya vendido el mismo producto como parte de diferentes pedidos el mismo día, etc. Si desea buscar datos para responder a consultas como las que siguen a continuación, necesitará resumir los datos en vez de eliminar los

datos duplicados. Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado. Contar el número total de pedidos que cada empleado tramitó para cada cliente.

Buscar el mayor pedido del día de cada empleado

Para resumir los datos, se usa una consulta de totales similar a las abordadas en la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece anteriormente en este artículo. En esa sección se explica cómo usar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de

totales que contenga varias tablas, siga este procedimiento: No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que desee de cualquiera de las

dos tablas y, para todos los campos, establezca el valor en la fila Total de la columna en Agrupar por. El campo que identifica el registro que desea ver o que tiene los valores que desea resumir puede proceder de cualquiera de las dos tablas.

Principio de sección

Volver al principio

Access > Importar y exportar > Importar Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Hay muchas formas de llevar datos de una base de datos de Access a otra. El método más sencillo es copiarlos y pegarlos, pero importarlos y vincularlos permite un mejor control y proporciona mayor flexibilidad respecto a los datos que se mueven y a la forma de llevarlos a la base de datos de destino.

En este artículo, se explica cómo importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access. ¿Qué desea hacer?

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access Importar datos de otra base de datos de Access Vincular a los datos de otra base de datos de Access

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access Cuando se importan datos de otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la base de

datos de destino, sin modificar el origen. Durante la operación de importación, se puede elegir los objetos que se desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y las consultas, especificar si se deben importar las relaciones entre tablas, etc.

Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base de datos de Access Normalmente, importa datos por los siguientes motivos: Desea combinar dos bases de datos copiando todos los objetos de una base de datos a la otra. Si realiza una

importación, puede copiar a otra base de datos todas las tablas, las consultas, los formularios, los informes, las macros y los módulos, así como las relaciones entre las tablas, en una única operación. Necesita crear algunas tablas similares a otras tablas que ya existen en otra base de datos. Podría copiar una

tabla en su totalidad, o simplemente las definiciones de tabla, para no tener que diseñar manualmente cada una de las tablas. Si decide importar sólo la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. Dicho de otro modo, se copian los campos y las propiedades de los campos a la base de datos de destino, pero no se copian los datos

de la tabla. Otra ventaja de la importación (respecto a la operación de copiar y pegar) es que se puede optar por importar las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas. Necesita copiar a otra base de datos un conjunto de objetos relacionados entre ellos. Por ejemplo, desea copiar

la tabla Empleados y el formulario Empleados a una segunda base de datos. La importación le permite copiar un objeto y todos los objetos relacionados con él a otra base de datos en una sola operación.

NOTA Si su objetivo es agregar registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos,

debiera considerar la importación de los registros a una nueva tabla para luego crear una consulta de datos anexados. No se pueden adjuntar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos

anexados Escenarios comunes para vincular una tabla de una base de datos de Access Considere la posibilidad de vincularse a datos en las siguientes condiciones:

En su empresa se utilizan varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como Empleados , se tienen que compartir entre varias bases de datos. En lugar de duplicar las tablas en cada una de las bases de datos, puede guardarlas en una sola base de datos y crear vínculos a ellas desde otras bases de datos.

Otro grupo de trabajo o departamento necesitan utilizar los datos de su base de datos y también agregar otros datos, pero usted desea seguir teniendo la propiedad de la estructura de las tablas. En los pasos de las secciones siguientes se explica cómo importar y vincularse a objetos de bases de datos.

Volver al principio Importar datos de otra base de datos de Access El proceso de importar datos sigue estos pasos generales:

Prepararse para la operación de importación Ejecutar el asistente para importación

Guardar opcionalmente la configuración de importación como una especificación de importación para un uso posterior A continuación, se explica cómo realizar cada una de las acciones.

Prepararse para la operación de importación Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar. Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios,

informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, sólo puede importar tablas. Si es la primera vez que va a importar datos de una base de datos de Access, vea las sugerencias de la tabla siguiente.

Elemento Descripción

Varios objetos Puede importar varios objetos en una sola operación.

Objeto nuevo Cada operación de importación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. No

puede sobrescribir un objeto existente ni adjuntar registros a una tabla existente usando una operación de importación.

Importación de

una tabla vinculada

Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos Ventas) es realmente

una tabla vinculada (una tabla con un vínculo establecido con la tabla Empleados de la base de datos Nómina), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al finalizar la operación, aparecerá una tabla vinculada (denominada, por

ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen inicial (Empleados, de la base de datos Nómina).

Omisión de campos y

registros

Cuando se importan datos de una tabla o una consulta, hay ciertos campos y registros que no se pueden omitir. No obstante, si no desea importar ninguno de los registros de una

tabla, puede optar por importar sólo la definición de la tabla.

Relaciones Si lo desea, puede importar las relaciones entre las tablas de origen.

Definición de

tabla

Puede elegir entre importar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Si importa

únicamente la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen pero ningún dato.

Objetos de

origen de registros

Si se importa una consulta, un formulario o un informe, no se importan automáticamente los

orígenes de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registros subyacentes pues, de no hacerlo, la consulta, el formulario o el informe no funcionarán.

Campos de

búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la

tabla o la consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no importa la tabla o la consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

Formularios e informes secundarios

Al importar un formulario o un informe, no se importan automáticamente los formularios e informes secundarios incluidos en el formulario o el informe principal. Tiene que importar cada formulario o informe secundario y sus orígenes de registros subyacentes para que el

formulario o el informe principal funcionen en la base de datos de destino.

Consultas Una consulta se puede importar como consulta o como tabla. Si importa la consulta como consulta, deberá importar las tablas subyacentes.

Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

Si la base de datos de origen está protegida por contraseña, tendrá que escribir la contraseña cada vez que la utilice como origen para una operación de importación.

NOTA Si desea importar los datos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que

no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación. Haga clic en el

Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación de importación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Acces s anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre del objeto importado. Por ejemplo, si importa la tabla Envíos

a una base de datos que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla importada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1 también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente. Es importante que recuerde que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de

datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados

Importar datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.

Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que desee.

Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto. Haga clic en Opciones para configuraciones otras opciones. En la tabla siguiente, se describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.

Elemento Descripción

Casilla de verificación Relaciones Actívela para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.

Casilla de verificación Menús y

barras de herramientas

Actívela para importar los menús y barras de herramientas

personalizados que existan en la base de datos de origen. Los menús y las barras de herramientas se muestran en una ficha denominada Complementos.

Casilla de verificación Especificaciones de importación/exportación

Actívela para importar las especificaciones de importación o exportación guardadas que existan en la base de datos de origen.

Casilla de verificación Grupos del panel de exploración

Actívela para importar los grupos personalizados del panel de exploración que existan en la base de datos de origen.

Botón de opción Definición y datos Selecciónelo para importar la estructura y los datos de todas las tablas

seleccionadas.

Botón de opción Sólo definición Selecciónelo para importar sólo los campos de las tablas seleccionadas. Los registros de origen no se importan.

Botón de opción Como consultas Selecciónelo para importar las consultas seleccionadas como consultas. En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las consultas.

Botón de opción Como tablas Selecciónelo para importar las consultas como tablas. En este caso, no tiene que importar las tablas subyacentes.

Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access copia los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema. Si la operación importa correctamente los datos, la página final del asistente permite guardar los detalles de la operación como especificaciones de importación para uso futuro. En los pasos siguientes se explica cómo guardar los detalles de

la operación en forma de especificación. Guardar la especificación de importación Haga clic en Guardar los pasos de la importación para guardar los detalles de la operación.

Guardar los detalles le ayudará a repetir la operación en otras ocasiones sin tener que recorrer los pasos del asistente cada vez. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la importación. Si lo desea, puede

escribir una descripción en el cuadro Descripción. Active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente).

Así, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 para ejecutar las especificaciones cuando lo desee. Haga clic en Guardar importación. Si no está seleccionada la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la especificación e

importa los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y otros objetos para asegurarse de que se importaron correctamente. Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Outlook. Use este

procedimiento para completar los pasos siguientes.

NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado

correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar

Outlook. En Outlook, revise y modifique las opciones de configuración de tareas, tales como Vencimiento y Aviso. Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas

con algunos valores típicos:

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para ejecutar las especificaciones en otra fecha, abra la tarea en Outlook y en la ficha Tareas, en el grupo

Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .

En Access, revise las tablas y los otros objetos importados para asegurarse de que se copiaron todos los datos y los objetos.

Volver al principio Vincular a los datos de otra base de datos de Access Los vínculos permiten establecer conexiones con los datos de otra base de datos sin importarlos, de modo que

se puedan ver y modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y de destino sin tener que crear y mantener dos copias de los mismos datos. Sólo es posible crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o módulos.

Cuando se crea un vínculo a una tabla de una base de datos de Access, Access crea una nueva tabla, denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los registros y los campos de origen. Los cambios que se realicen en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base de datos de

destino, y viceversa. No obstante, no se puede cambiar la estructura de una tabla vinculada en la base de datos de destino. Dicho de otro modo, no se pueden hacer cambios en una tabla vinculada del tipo agregar o eliminar un campo, o modificar el tipo de datos de un campo.

Prepararse para vincular tablas de una base de datos de Access Busque la base de datos de origen. El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen está protegida con

contraseña, tendrá que escribir la contraseña durante la operación de vinculación. Identifique las tablas que desea vincular. Sólo es posible crear vínculos a tablas. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o

módulos. Si es la primera vez que va a crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access, vea las sugerencias que figuran en la tabla siguiente.

Elemento Descripción

Varios objetos Puede crear vínculos a varias tablas en una sola operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada por cada tabla de origen.

Tablas vinculadas como origen

No se puede crear un vínculo a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen. Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear el vínculo en la base de datos

Ventas ya es una tabla vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, no puede usar la tabla Empleados1 de la base de datos Ventas como tabla de origen. En lugar de ello, debe crear el vínculo directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.

Tabla nueva o existente

Cada operación de vinculación crea una tabla vinculada nueva por cada tabla de origen. Las tablas existentes no se pueden sobrescribir ni se les pueden anexar datos mediante una operación de vinculación.

Relaciones Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se trasladan automáticamente a la base de datos de destino. No obstante, no puede cambiar ni eliminar la relación en la base de datos de destino.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, es preciso vincular a la tabla relacionada si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no vincula a la consulta o tabla relacionada, el campo de dest ino muestra sólo los identificadores de

búsqueda.

Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

NOTA Si desea crear los vínculos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que

no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe algún objeto

con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre de la tabla vinculada. Por ejemplo, si vincula a la tabla Envíos desde una base de datos que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla vinculada se denominará Envíos1. Si el nombre

Envíos1 también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente. Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de vinculación.

Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados Vincular a los datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas a las que desea vincular. Para cancelar una selección, vuelva a hacer clic en la tabla. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access crea la tablas vinculadas. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son correctos.

Volver al principio

Vea también Ejecutar una operación de importación o exportación guardada

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access Guardar los detalles de importación o exportación como especificación Programar una operación de importación o exportación

Access > Conversión No se puede guardar la base de datos replicada en formato de Access 2007

Mostrar todo Síntomas En Microsoft Office Access 2007, las bases de datos replicadas creadas en versiones anteriores de Access

(formato .MDB) no se pueden guardar con el nuevo formato de archivo .ACCDB. La opción aparece atenuada (no disponible) cuando se intenta usar el comando Guardar base de datos como (haga clic en el botón de

Microsoft Office haga clic en la flecha situada junto a Guardar como).

Causa El formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.

Resolución Usar la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB Puede seguir usando la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB. La funcionalidad de réplica

sigue siendo compatible con el formato de archivo .MDB.

Volver a crear manualmente la base de datos con el formato de archivo de Office Access 2007 Si decide que el nuevo formato de archivo ofrece ventajas que pesan más que las ventanas que ofrecen las réplicas, podrá crear una nueva base de datos con el formato de Office Access 2007 y volver a crear

manualmente la base de datos replicada.

NOTA Este método funciona con cualquier base de datos replicada pero, a menos que se use una réplica

completa que se ha sincronizado con todas las demás réplicas del conjunto de réplicas, los datos y proyectos

que no estén incluidos en la réplica no se incluirán en la nueva base de datos. Antes de comenzar a volver a crear las bases de datos, debe asegurarse de que todos los objetos ocultos y de sistema de la réplica estén visibles. El objetivo es garantizar que pueda obtener acceso a los campos específicos

de la réplica cuando vuelva a crearla. Seleccione el campo que desea convertir. Debe abrir la réplica usando la misma versión de Access que se usó originalmente para crear la réplica para mostrar los campos ocultos y de sistema.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones. En la ficha Vista, en la sección Mostrar, seleccione Objetos ocultos y Objetos del sistema. Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración y cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

Volver a crear manualmente la base de datos Cree una base de datos en blanco y ábrala.

NOTA Access crea una tabla nueva vacía llamada Tabla1. Debe eliminar esta tabla: puede hacerlo cerrándola

inmediatamente antes de realizar cambios en ella. Haga clic con el botón secundario en la ficha de objetos y, a continuación, elija Cerrar en el menú contextual. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access. Haga clic en Examinar para buscar la base de datos replicada. Haga clic en la base de datos replicada que contiene los objetos de base de datos que desee volver a crear en la

nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en

Aceptar. Haga clic en los objetos de base de datos que desee importar a la nueva base de datos. Si desea importar todos los objetos, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha.

Importante No seleccione ninguna tabla. Va a volver a crear las tablas más adelante. Tras seleccionar los objetos, haga clic en Aceptar para importarlos. En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de importación para usarlos

en el futuro. Para ello, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación, escriba la información adecuada y haga clic en Guardar importación. Abra la base de datos replicada en Office Access 2007. Por cada tabla de la base de datos replicada, cree una

consulta de creación de tabla que tome todos los datos de la antigua tabla y cree una tabla en la nueva base de datos con los mismos datos.

NOTA Si s_GUID (GUID: campo de 16 bytes utilizado en una base de datos de Access para establecer un

identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se utilizan para identificar réplicas, conjuntos de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En una base de datos de Access, los GUID se denominan Id. de réplica.) es una clave principal (y las claves externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen

referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.) de las otras tablas hacen referencia a ella), deberá incluir el campo s_GUID en la tabla nueva. Si el campo s_GUID no se usa como clave principal, no hay razón para mantenerlo en la nueva tabla. No copie los

campos s_Lineage y s_Generation a la nueva tabla. De forma predeterminada, los campos s_GUID, s_Lineage y s_Generation están ocultos. Para que se muestren, siga este procedimiento:

En la base de datos replicada deben estar cerradas todas las tablas. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de exploración y, después, haga clic en Opciones de exploración. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

En la sección Opciones de presentación, seleccione Mostrar objetos del sistema y después haga clic en Aceptar. ¿Cómo?

Cree una consulta, seleccionando las tablas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla.

¿Cómo? En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que recoja las tablas con cuyos datos desea trabajar.

Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y, después, haga clic en Cerrar. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las

consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.). Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos.

En la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de

base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desee crear o reemplazar.

Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la base de datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base de datos. Haga clic en Aceptar.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. De este modo, se crea la nueva tabla. (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una

clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)Por cada tabla de la nueva base de datos, cree el mismo índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se

indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.) que se utilizó en la tabla de la réplica.

¿Cómo?

Abra una tabla en la vista Diseño. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desee crear un índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede aplicar la unicidad en

las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.). En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indizado y, a continuación, haga clic en

Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados). Seleccione el campo o los campos que forman la clave principal. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Por cada tabla de la nueva base de datos, cree las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que existían en la tabla de la réplica.

¿Cómo? (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) (tipo de

datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.)Cierre todas las tablas abiertas. No

es posible crear ni modificar las relaciones entre tablas abiertas. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Si no se han definido relaciones en la base de datos, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar

tabla. Si necesita agregar las tablas que va a relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, invóquelo: en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Mostrar tabla.

Haga doble clic en el nombre de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma, agregue dos veces dicha tabla. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado en la otra tabla.

Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada campo y después arrástrelos. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita) de una tabla a un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado clave externa (clave externa: uno o más campos

de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.) en la otra tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las

dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario. Si es preciso, establezca las opciones de relación. Haga clic en el botón Crear para crear la relación.

Repita los pasos 4 a 7 por cada par de tablas que desee relacionar. Al cerrarse la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente

de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos. Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una,

cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta nuevos campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos tablas. En la tabla de unión, los

campos de clave principal funcionan como claves externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, tal como lo haría con cualquier otra tabla. En la tabla de unión, establezca la clave principal para que incluya los campos de clave principal de las otras dos

tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión Detalles de pedidos, la clave principal estará formada por los campos IdPedido e IdProducto.

¿Cómo?

Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione los campos que desee definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeño que, al

hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de informe.) del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector

de filas de cada campo. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. (ventana Índices: ventana de una base de datos de Access en la que se pueden ver o modificar los índices de

una tabla o crear índices con varios campos.) (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.)Defina una

relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre cada una de las dos tablas principales (tabla principal: extremo "uno" de

dos tablas unidas por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave principal y cada registro debe ser único.) y la tabla de unión. Guarde la nueva base de datos.

Vea también Access > Formularios

Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) Mostrar todo

Cuando trabaja con datos relacionales (los datos relacionados están almacenados en tablas independientes), a

menudo necesita ver los datos de más de una tabla o consulta en el mismo formulario. Por ejemplo, desea ver los datos de los clientes, pero también desea ver a la vez la información sobre los pedidos de los clientes. Los subformularios son una herramienta apropiada para ello y Microsoft Office Access 2007 proporciona varias

maneras de crear rápidamente subformularios. ¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los subformularios Crear un formulario que contenga automáticamente un subformulario mediante el Asistente para formularios Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro

Crear un formulario que contiene dos subformularios Crear un formulario que contiene subformularios anidados

Obtener información sobre los subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación de formulario y subformulario

se denomina a veces formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son sobre todo eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas que guardan una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal

de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). Por ejemplo, puede crear un formulario que contiene un subformulario para mostrar los datos de una tabla denominada Categorías y de otra tabla denominada Productos. Los datos de la

tabla Categorías representan el lado "uno" de la relación. Los datos de la tabla Productos constituyen el lado "varios" de la relación, ya que cada categoría tiene más de un producto.

El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

El subformulario muestra los datos del lado "varios" de la relación.

En este tipo de formularios, el formulario principal y el subformulario están vinculados de modo que el subformulario presenta sólo los registros que están relacionados con el registro activo del formulario principal.

Por ejemplo, cuando el formulario principal muestra la categoría Bebidas, el subformulario muestra sólo los productos de la categoría Bebidas. Si el formulario y el subformulario no estuviesen vinculados, el subformulario mostraría todos los productos y no sólo los de la categoría Bebidas.

En la siguiente tabla se definen algunos términos asociados con los subformularios. Access se encarga de la mayoría de los detalles si se usan los procedimientos descritos en este artículo, pero es útil saber lo que sucede "entre bastidores" por si hay que realizar modificaciones más adelante.

Término Definición

Control de subformulario

Control que incrusta un formulario en otro. El control de subformulario se puede considerar como una "vista" de otro objeto de la base de datos, ya sea otro formulario, una tabla o

una consulta. El control de subformulario proporciona propiedades que permiten vincular los datos presentados en el control a los datos del formulario principal.

Propiedad Objeto

origen

Propiedad del control de subformulario que determina el objeto que se muestra en el

control.

Hoja de datos Representación simple de datos en filas y columnas, similar a una hoja de cálculo. El control de subformulario muestra una hoja de datos cuando su objeto origen es una tabla

o consulta, o bien, cuando su objeto origen es un formulario cuya propiedad Vista predeterminada está establecida en Hoja de datos. En estos casos, el subformulario se denomina a veces hoja de datos en vez de subformulario.

Propiedad Vincular campos secundarios

Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del subformulario que lo vinculan al formulario principal.

Propiedad Vincular campos principales

Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del formulario principal que lo vinculan al subformulario.

Para obtener los mejores resultados, defina primero todas las relaciones. De este modo, Access podrá crear

automáticamente los vínculos entre los subformularios y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que

aparecen en la sección Vea también. Cuando un control de subformulario tiene un formulario como objeto origen, contiene los campos del formulario y se puede ver como un único formulario, un formulario continuo (formulario continuo: formulario que muestra más

de un registro en la pantalla en la vista Formulario.) o una hoja de datos. Basar un subformulario en un objeto de formulario tiene como ventaja que se pueden agregar campos calculados al subformulario, como [Cantidad] * [Precio unidad].

También se puede insertar una hoja de datos en un formulario creando un control de subformulario cuyo objeto origen es una tabla o consulta. Una hoja de datos no es tan personalizable como un subformulario; por ejemplo, no se puede agregar un campo calculado a una hoja de datos. Sin embargo, se puede crear un subformulario

basado en un formulario que contiene un campo calculado y, a continuación, establecer la propiedad Vista predeterminada del formulario en Hoja de datos. De este modo, se genera un subformulario de tipo hoja de datos que contiene un campo calculado.

Volver al principio Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios Con este procedimiento se crea una nueva combinación de formulario y subformulario mediante el Asistente para

formularios. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para

formularios.

Si no se inicia el asistente

En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario denominado Categorías que muestre los productos de cada categoría en un subformulario, seleccione Tabla: Categorías (el lado "uno" de la relación uno a varios).

NOTA No importa la tabla o consulta que elija primero.

Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione otra tabla o consulta de la lista. En este ejemplo, seleccione la tabla Productos (el lado "varios" de la relación uno a varios).

Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente, éste preguntará ¿Cómo desea ver los datos?, es decir, por qué tabla o consulta. En este ejemplo, para

crear el formulario Categorías, haga clic en Por Categorías. El asistente mostrará un pequeño diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformulario. En la parte inferior de la página del asistente, seleccione la opción Formulario con subformularios y haga clic en

Siguiente. En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario? del asistente, haga clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseño que desee para el subformulario. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del

subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad. Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos

es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente. En la página ¿Qué estilo desea aplicar? del asistente, seleccione un estilo de formato para el formulario. Si eligió

Tabular en la página anterior, el estilo de formato que elija también se aplicará al subformulario. Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente. En la página final del asistente, escriba los títulos que desee para los formularios. Access asigna nombres a los

formularios según los títulos que escriba, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escriba para el subformulario. También en esta página, especifique si desea abrir el formulario en la vista Formulario para que pueda ver o

introducir información, o si desea abrir el formulario en la vista Diseño para que pueda modificar su diseño. Una vez hecha la selección, haga clic en Finalizar. Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de subformulario y otro para

el propio subformulario. Volver al principio

Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro

Use este proceso si tiene dos formularios y desea usar uno de ellos como subformulario del otro formulario. En la vista Diseño, abra el formulario que desee usar como formulario principal. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la herramienta Utilizar Asistentes para

controles, haga clic en ella para seleccionarla.

Arrastre un formulario desde el panel de exploración hasta el formulario principal. Access agrega un control de subformulario al formulario principal y vincula el control al formulario arrastrado

desde el panel de exploración. Access intenta asimismo vincular el subformulario al formulario principal, basándose en las relaciones definidas en la base de datos. Si Access no puede determinar cómo debe vincular el subformulario al formulario principal, las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos

principales del control de subformulario están vacías. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera: Haga clic con el botón secundario en el formulario principal en el panel de exploración y, a continuación, elija

Vista diseño .

Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo. Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en junto al cuadro de la propiedad Vincular campos

secundarios. Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de vinculación. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación está en los resultados

de la consulta. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el formulario funciona según previsto.

Abrir un subformulario en una nueva ventana en la vista Diseño Si desea realizar cambios de diseño en un subformulario mientras trabaja en su formulario principal en la vista Diseño, puede abrir el subformulario en su propia ventana:

Haga clic en el subformulario para seleccionarlo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Subformulario en nueva ventana.

Volver al principio Crear un formulario que contiene dos subformularios Mediante este procedimiento se crean un formulario y dos subformularios con las características siguientes:

El formulario principal tiene una relación uno a varios con el primer subformulario. El primer subformulario tiene una relación uno a varios con el segundo subformulario. El formulario principal contiene ambos controles de subformulario.

Crear el formulario En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para

formularios.

Si no se inicia el asistente

En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla o consulta para el formulario principal. Por ejemplo, supongamos que desea crear un formulario denominado Compradores que contiene dos subformularios denominados Pedidos y Detalles de pedidos. Seleccione la tabla Clientes (el

lado "uno" de la primera relación uno a varios).

NOTA No importa la tabla o consulta que elija primero.

Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla o consulta para el primer subformulario. En este ejemplo, haga clic en la tabla Pedidos (el lado "varios" de la primera

relación uno a varios) y, a continuación, haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla o consulta para el segundo subformulario. En este ejemplo, seleccione la tabla Detalles de pedidos (el lado "varios" de la

segunda relación uno a varios) y, a continuación, haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir. Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar el

asistente, éste preguntará ¿Cómo desea ver los datos?, es decir, por qué tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el formulario Clientes, haga clic en Por Clientes. Seleccione la opción Formulario con subformularios.

Siga las instrucciones que figuran en las restantes páginas del asistente. Cuando haga clic en Finalizar, Access creará un formulario principal que contiene dos controles de subformulario y creará asimismo otros dos objetos de formulario, uno por cada subformulario.

Volver al principio Crear un formulario que contiene subformularios anidados Mediante este procedimiento se crean un formulario y dos subformularios con las características siguientes:

El formulario principal tiene una relación uno a varios con el primer subformulario. El primer subformulario tiene una relación uno a varios con el segundo subformulario. El primer subformulario contiene el segundo subformulario.

NOTA Este procedimiento crea dos niveles de subformularios, pero puede repetir el procedimiento para crear

hasta un máximo de siete niveles de subformularios. Cree un formulario que contenga una subformulario. Para obtener más información, vea la sección Crear un

formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios. Abra el formulario principal en la vista Diseño. Haga clic en el subformulario para seleccionarlo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Subformulario en nueva ventana.

Access abrirá el subformulario en una nueva ventana. Arrastre un formulario, una tabla o una consulta desde el panel de exploración hasta el subformulario. Access crea otro subformulario dentro del primer subformulario y crea un formulario para el subformulario.

Access agrega un control de subformulario al subformulario y vincula el control al formulario arrastrado desde el panel de exploración. Access intenta asimismo vincular entre sí los subformularios, basándose en las relaciones definidas en la base de datos. Si Access no puede determinar cómo debe vincular los subformularios, las

propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario están vacías. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera: Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en junto al cuadro de la propiedad Vincular campos

secundarios. Aparecerá el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee

vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de vinculación. Cuando termine, haga clic en Aceptar. Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros

del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

Guarde los formularios y cambie a la vista Formulario y, a continuación, compruebe que el formulario funciona según lo previsto.

Volver al principio

Vea también Agregar un campo a un formulario o informe

Crear un formulario Crear un formulario dividido Crear, modificar o eliminar una relación

Guía de relaciones de tablas

Access > Trabajar con sitios de SharePoint Mover una base de datos y vincular sus tablas a un sit io de SharePoint

Mostrar todo Si tiene datos en una base de datos de Microsoft Office Access 2007, puede compartirlos como listas en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, donde los integrantes del grupo pueden interactuar con la

misma. Pueden compartir y administrar el contenido mediante las características de un sitio de SharePoint mientras continúan utilizando formularios, informes y consultas desde Access. En este artículo

Información general Cómo se mueven los datos

Utilizar el Asistente para mover a SharePoint Limitaciones de migración

Información general Cuando mueve una base de datos desde Office Access 2007 a un sitio de SharePoint, crea listas en el sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a tablas de la base de datos. El Asistente para mover a SharePoint le

ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener sus relaciones. Después de que se creen las listas de SharePoint, las personas pueden trabajar con las listas del sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas de Access, a la vez que utilizan las características de un sitio de

SharePoint para administrar los datos y permanecer actualizados con los cambios. Por ejemplo, puede mover tablas desde una base de datos de inventario a un sitio de SharePoint, y las relaciones entre el equipo y los empleados responsables del equipo se mantienen como vínculos entre las listas de SharePoint.

Puede administrar permisos para los datos del sitio de SharePoint asignando distintos niveles de permisos a diferentes grupos o a personas específicas. Puede administrar versiones de los datos de manera que vea quién los ha cambiado o restaurar los datos anteriores. También puede utilizar la Papelera de reciclaje del sitio de

SharePoint para recuperar elementos eliminados de manera accidental. Las personas pueden permanecer actualizadas con los cambios a los datos mediante alertas o tecnología RSS. Los vínculos a las listas de SharePoint se almacenan en la base de datos de Access, y los formularios, consultas

e informes también permanecen en Access. Puede especificar los datos mediante una tabla o un formulario en Access o editando al lista en el sitio de SharePoint. Si selecciona guardar una copia de la base de datos del sitio de SharePoint y crea accesos directos a las

consultas, informes y formularios de Access, puede crear vistas especiales para las listas de Access. Los

formularios, consultas e informes están disponibles como vistas en el menú Ver de la

lista de SharePoint correspondiente. Cuando mueve los datos y crea listas vinculadas, habilita a varias personas para que trabajen en la base de

datos. También puede utilizar las características de versiones de un sitio de SharePoint para cambiar los datos. Las personas pueden suscribirse a alertas para los datos para saber cuándo se agregan nuevos elementos o se cambian elementos existentes. Si tiene que ejecutar una consulta de Access o distribuir un informe con formato,

puede hacer clic en el menú Ver para que la lista de SharePoint ejecute una consulta de Access o abra e imprima un informe de Access.

Volver al principio

Cómo se mueven los datos Cuando es posible, el Asistente para mover a SharePoint mueve datos a listas que se basan en plantillas de listas en el sitio de SharePoint, como una lista Contactos. Si una tabla no se puede corresponder con una plantilla de lista, la tabla se convierte en una lista personalizada en la vista de hoja de datos del sitio de

SharePoint. Según el tamaño de la base de datos, su número de objetos y el rendimiento del sistema, la operación puede tardar algún tiempo. Si cambia de opinión durante el proceso, puede hacer clic en Detener para cancelarlo.

El asistente crea una copia de seguridad de la base de datos en el equipo. En Access , crea vínculos a las listas desde las tablas, de manera que sea más sencillo encontrar los datos en el sitio de SharePoint cuando está trabajando en Access. Donde sea posible, las relaciones entre las tablas están representadas como vínculos

entre las listas de SharePoint. Si surge cualquier problema, el Asistente para mover a SharePoint informa de este problema y lo guarda en la base de datos de Access como una tabla de registro que puede utilizar para ayudar a solucionar el problema.

Volver al principio Utilizar el Asistente para mover a SharePoint En el grupo Listas de SharePoint de la ficha Datos externos, haga clic en Mover a SharePoint.

NOTA Esta opción sólo está disponible si la base de datos se guarda en el formato de Office Access 2007.

Siga los pasos del Asistente para mover a SharePoint, incluyendo la especificación de la ubicación del sitio de SharePoint.

Para cancelar el proceso, haga clic en Detener. En la última página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar detalles para ver más detalles acerca de la migración.

Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona información acerca de una ubicación de copia de seguridad y la dirección URL para la base de datos. También proporciona una advertencia si se encuentran algunos problemas de migración así como la ubicación de una tabla de registro en

la que puede ver más detalles acerca de los errores. Haga clic en Finalizar cuando el asistente complete sus acciones. Si el asistente muestra una advertencia, debería revisar la tabla de errores y llevar a cabo las acciones

necesarias para asegurarse de que los datos se han migrado correctamente. Por ejemplo, puede que determinados campos no se muevan o puede que se conviertan a otro tipo de dato compatible con una lista de SharePoint.

NOTA Para ver las listas del sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en Ver todo

el contenido del sitio. Puede que tenga que actualizar la página en el explorador Web. Para que las listas aparezcan en el Inicio rápido del sitio de SharePoint o para cambiar otra configuración, como habilitar las

versiones de las que se va a realizar un seguimiento, puede cambiar la configuración de la lista en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda en el sitio de SharePoint.

Volver al principio

Limitaciones de migración Cuando el Asistente para mover a SharePoint finaliza, ve un mensaje si Access ha encontrado errores en los datos. Access crea una tabla de registro denominada Mover a problemas del sitio de SharePoint y agrega la

tabla a la base de datos. La tabla Mover a problemas del sitio de SharePoint se almacena en la base de datos pero no se publica como una lista en el sitio de SharePoint. La tabla siguiente muestra las limitaciones de cómo se migran los datos, normalment e cuando Access y

SharePoint no comparten la misma característica o, en algunos casos, no comparten un tipo de dato. Por ejemplo, si la tabla de Access admite integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.), no se aplica en la

lista del sitio de SharePoint. La información de la siguiente tabla puede ayudarle a decidir si migrar los datos y puede resultar de utilidad si está revisando los errores notificados en la tabla Mover a problemas del sitio de SharePoint.

Tipo de datos o error Error Resultado

Tipo de dato de objeto COM

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de objeto COM.

El campo no se ha movido.

Tipo de dato binario Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de objeto binario.

El campo no se ha movido.

Fecha Los sitios de SharePoint no admiten fechas

anteriores a 1900.

Los datos con fechas anteriores a

1900 no se mueven.

Nuevos caracteres de línea en campos de texto

Los sitios de SharePoint no admiten nuevos caracteres de línea en un campo Una línea

de texto.

El campo se convierte en un campo Varias líneas de texto o

campo memo.

Tipo de datos decimal Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos decimal.

Se utilizan en su lugar el campo Número o el campo Doble entero.

Tipo de datos de Id. de réplica

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de Id. de réplica.

Se utiliza en su lugar un tipo de datos Una línea de texto, según el tipo de datos.

Integridad referencial Los sitios de SharePoint no admiten integridad referencial.

La integridad referencial no se aplica en la nueva lista.

Valores predeterminados

que no se admiten en una lista de SharePoint

Los sitios de SharePoint aceptan valores

predeterminados que son estáticos, como texto o un número, así como fechas estándar. Los valores predeterminados de

Access que son dinámicos no están migrados.

No se han movido determinadas

propiedades de valor predeterminadas.

Validación de datos en un

campo o tabla

No se ha movido ninguna regla de validación

de datos a los sitios de SharePoint.

No se ha movido ni aplicado

ninguna validación de datos de un campo o tabla.

Campos de índice únicos Los sitios de SharePoint utilizan un campo de

índice único para su columna de Id. en una lista.

No se han movido otros campos

de índice únicos o conjuntos de campos.

Relaciones con Los sitios de SharePoint no admiten Las eliminaciones no están en

eliminaciones o actualizaciones en cascada

eliminaciones en cascada para registros relacionados.

cascada para registros relacionados y las actualizaciones no están en cascada para campos

relacionados.

Relaciones que aplican integridad referencial

Los sitios de SharePoint no admiten integridad referencial.

La integridad referencial no se aplica en las relaciones entre datos

de las listas.

Campos que enumeran automáticamente

(distintos del campo de identificación)

Los sitios de SharePoint sólo admiten numeración automática para el campo

utilizado para la columna de Id. de una lista.

La numeración automática no se aplica a columnas distintas de la

columna Id.

Relaciones en las que no

se pueden crear búsquedas

Algunas relaciones no están admitidas en los

sitios de SharePoint, como cuando la clave principal no está relacionada con la columna de Id. o no es un entero.

No se ha movido la relación.

Volver al principio Vea también

Cómo importar o vincular a datos Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2007 Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

Importar o vincular a una lista de SharePoint Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint

Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint

Access > Importar y exportar > Importar Importar o vincular a una lista de SharePoint

Si su departamento o grupo de trabajo utiliza Windows SharePoint Services 2.0 o posterior para comunicarse y colaborar entre sí, se puede encontrar con escenarios donde deba trabajar con algunas de las listas de SharePoint en Microsoft Office Access 2007 para sacar partido de sus características de consultas e informes

tan útiles. Si no está familiarizado con Windows SharePoint Services y desea obtener más información, visite la página de inicio de Windows SharePoint Services. Puede utilizar el vínculo de la sección Vea también de este artículo.

Puede traer una lista a Office Access 2007 de dos formas: importándola o vinculándola. En este artículo se describe el procedimiento para importar desde una lista de SharePoint o para vincularse a ella. ¿Qué desea hacer?

Importar una lista de SharePoint Vincular a una lista de SharePoint

Importar una lista de SharePoint Importar una lista de SharePoint crea una copia de la lista en una base de datos de Access. Durante la operación

de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, para cada lista seleccionada, puede indicar si desea importar toda la lista o sólo una vista específica. La operación de importación crea una tabla en Access, y copia las columnas y los elementos de la lista de origen

(o de la vista) en la tabla en forma de campos y registros. Para obtener más información sobre las tablas y sobre cómo está estructurada una base de datos, vea los vínculos de la sección Vea también. Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación como

una especificación. Una especificación de importación ayuda a repetir la operación de importación en el futuro sin tener que examinar el Asistente para importación cada vez. Escenarios comunes para importar una lista a Access

En general, una lista de SharePoint se importa a una base de datos de Access por estos motivos:

Si ya no necesita la lista en el sitio de SharePoint, puede mover una lista de forma permanente, como la lista Contactos, a una base de datos de Access. Puede importar la lista a Access y el iminarla del sitio de SharePoint. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero utiliza ocasionalmente una lista de SharePoint para

obtener datos adicionales que se deben combinar en una de sus bases de datos. En los pasos siguientes se explica cómo importar una lista de SharePoint a una base de datos. Prepararse para la operación de importación

Busque el sitio de SharePoint que contiene las listas que desea copiar y anote la dirección del sitio. Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza con la ruta al sitio específico en el servidor.

Identifique las listas que desea copiar a la base de datos y decida si desea toda la lista o sólo una vista determinada. Puede importar varias listas en una única operación de importación pero puede importar sólo una vista de cada lista. Si es necesario, cree una vista que contenga sólo las columnas y los elementos que le

interesen.

NOTA No puede importar encuestas ni discusiones.

Revise las columnas en la lista de origen o la vista. En la tabla siguiente se explican algunas consideraciones

que se deben tener en cuenta al importar distintos elementos.

Elemento Consideraciones

Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que Access importa sólo las

256 primeras columnas. Para evitar este problema, cree una vista, agréguele sólo las columnas que desea y asegúrese de que el número total de columnas no sea superior a 256.

Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint o de la vista aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro correspondiente a dicha carpeta.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores de otra lista, tiene dos opciones: Importar los valores de presentación como parte del campo. En este caso, no es necesario importar la lista relacionada.

Obligar al campo de destino a buscar otra tabla. En este caso, si la base de datos no contiene una tabla que pueda proporcionar los valores de búsqueda, debe importar también la lista relacionada.

NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de

búsqueda. Busca valores en la lista Información de usuario, por lo que debe decidir si desea importar la lista Información de usuario junto con otras listas.

Columnas calculadas

Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. No se copia la expresión que ejecuta el cálculo.

Datos adjuntos La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo denominado Datos adjuntos.

Relaciones Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al finalizar una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas

nuevas y las existentes mediante las opciones de la ficha Relaciones. Para ver la ficha Relaciones: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.

Columnas multivalor

Una columna de tipo opción o búsqueda puede contener varios valores. Al importar una columna que admite varios valores, Access crea una columna que hace lo mismo. Para obtener más información sobre los campos multivalor en Access, abra los vínculos en la

sección Vea también de este artículo.

Formato de texto enriquecido

Las columnas que contienen un formato de texto enriquecido se importan a Access como campos Memo. La propiedad Formato de texto del campo Memo está establecida en Texto enriquecido y se conserva el formato.

Identifique la base de datos a la que desea importar las listas. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco haciendo clic en el Botón

de Microsoft Office . A continuación, haga clic en Nuevo. .

Revise las tablas de la base de datos. La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que la lista de SharePoint. Si este nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en

uso, Access creará Contactos2, etc.)

NOTA Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación de importación y

tampoco puede anexar el contenido de una lista o vista a una tabla existente. Importar datos

Abra la base de datos de destino.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.

En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego en Siguiente.

En la lista que muestra el Asistente, seleccione las listas que desea importar. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que desea para cada lista seleccionada. Elija una vista Todos los elementos (por ejemplo, Todos los elementos, Todos los contactos o Todos los documentos)

para importar toda la lista. La casilla de verificación Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla los datos que se importan para las columnas de búsqueda en las listas

seleccionadas. Siga uno de estos procedimientos: Si desea importar los valores de presentación como parte del campo, active la casilla de verificación. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla.

Si desea que el campo de destino busque valores en otra tabla, desactive la casilla de verificación. Al hacerlo, los identificadores de las filas de valores de presentación se copian en el campo de destino. Los identificadores son necesarios para definir un campo de búsqueda en Access.

Al importar identificadores, debe importar las listas que proporcionan actualmente los valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que puedan funcionar como tablas de búsqueda).

NOTA Es importante recordar que la operación de importación sitúa los identificadores en el campo

correspondiente pero no establece todas las propiedades necesarias para que el campo funcione como un campo de búsqueda. Los pasos para establecer las propiedades de búsqueda de este tipo de campo se

describen en Establecer campos de búsqueda en la sección Tareas relacionadas de este artículo. Haga clic en Aceptar. Access importa las listas y muestra el estado de la operación en la última página del asistente. Si prevé repetir la

operación de importación, guarde los detalles como una especificación de importación. Vaya a los pasos siguientes para completar la tarea. Guardar la configuración de importación como una especificación

En la última pantalla del asistente, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación. Aparece un conjunto de controles adicionales. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Opcionalmente, escriba

una descripción en el cuadro Descripción. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (tales como semanal o mensualmente), active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esto crea una tarea en Microsoft Office Outlook 2007 que le permite ejecutar

la especificación. Haga clic en Guardar importación. Configurar las tareas de Outlook

Si activa la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Access inicia Outlook muestra una tarea nueva. Efectúe los pasos siguientes para configurar la tarea:

NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado

correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook. En la ventana Importación nombre Tarea en Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como

Vencimiento y Aviso. Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.

En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .

Cambie de nuevo a Access y abra la tabla importada en la vista Hoja de datos. Asegúrese de que se han importado todos los campos y registros, y de que no haya ningún error. Cambie a la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otras propiedades de campo.

Tareas relacionadas Tras finalizar la operación de importación, hay algunas tareas adicionales que puede tener en cuenta: Comprobar los tipos de datos Access selecciona el tipo de datos adecuado para cada campo correspondiente a

una columna de origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y Windows SharePoint Services entre sí durante la importación o la vinculación, y qué valores de campo se importan para cada tipo de datos, vea Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de

datos de Access más adelante en este artículo. Investigar campos adicionales En función del tipo de lista en el que se basa la tabla, es posible que observe la presencia en la tabla de algunos campos adicionales (como Editar, Modificado y Tipo). Para obtener más

información sobre estos campos y la información que contienen, vea la Ayuda de Windows SharePoint Services. Si no necesita estos campos en la base de datos de Access, puede eliminarlos con total seguridad. Establecer campos de búsqueda Si importó identificadores para las columnas de búsqueda, debe establecer

manualmente las propiedades de búsqueda de los campos correspondientes. En la vista Diseño de tabla, en la lista Tipo de datos del campo, haga clic en el Asistente para búsquedas. En el Asistente, acepte la selección predeterminada Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en

una tabla o consulta y haga clic en Siguiente. Seleccione la tabla o la consulta que proporciona los valores de búsqueda para el campo y haga clic en Siguiente.

NOTA Esta tabla puede ser una tabla recién importada o una tabla existente.

En el panel Lista de campos, seleccione el campo de identificador y el campo que contiene los valores de presentación, y haga clic en Siguiente.

Especifique un criterio de ordenación y haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar.

Volver al principio

Vincular a una lista de SharePoint La vinculación le permite conectarse a datos de otro programa sin importar esa información, de modo que puede ver y editar los últimos datos en el programa original y en su base de datos de Access sin crear ni mantener una

copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access sino que desea ejecutar consultas y generar informes basándose en el contenido de esa lista, debe usar la vinculación en lugar de la importación.

Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea una tabla nueva, conocida a menudo como tabla vinculada, que refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la vinculación crea un vínculo sólo a la lista y no a ninguna vista específica de la lista.

La vinculación es más eficaz que la importación en dos aspectos: Agregar y actualizar datos Puede realizar cambios en los datos examinando el sitio de SharePoint o trabajando en la vista Hoja de datos o Formulario dentro de Access. Los cambios realizados en un sitio se reflejan en otro.

No obstante, si desea hacer cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe hacerlo abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No puede agregar, eliminar o modificar campos en una tabla vinculada mientras trabaja en Access. Tablas de búsqueda Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente tablas vinculadas para

todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan en otras listas, esas listas también están incluidas en la operación de vinculación, de forma que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tiene la correspondiente

tabla vinculada en la base de datos. Access crea igualmente relaciones entre estas tablas vinculadas. Escenarios comunes para vincular a una lista de SharePoint En general, una lista de SharePoint se vincula desde una base de datos de Access por estos motivos:

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para realizar informes y consultas completos, y usa Windows SharePoint Services para la colaboración y la comunicación del equipo. Los equipos individuales crean listas para realizar el seguimiento de varios elementos (como contactos y problemas), pero a menudo se debe llevar

esta lista de datos a una base de datos para agregar datos y realizar informes. La vinculación es la opción adecuada porque permite a los usuarios del sitio de SharePoint y de la base de datos agregar y actualizar datos, así como ver y trabajar siempre con los datos más recientes.

Es un usuario de Access iniciado en el uso de Windows SharePoint Services sólo recientemente. Migró varias veces sus bases de datos al sitio de SharePoint del equipo, y la mayoría de las tablas de estas bases de datos

son tablas vinculadas. A partir de ahora, en lugar de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y luego se vinculará a estas listas desde sus bases de datos. Desea continuar guardando las listas en los sitios de SharePoint pero también desea trabajar con los datos más

recientes de Access para ejecutar consultas e informes de impresión. Prepararse para vincular a una lista de SharePoint Busque el sitio de SharePoint que tiene las listas a las que desea vincularse y anote la dirección del sitio.

Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza con la ruta al sitio específico en el servidor. Identifique las listas a las que desea vincularse. Puede vincularse a varias listas en una única operación de

vinculación pero no puede vincularse a una vista específica de ninguna lista.

NOTA Tampoco puede vincularse a encuestas ni discusiones.

Revise las columnas en la lista de origen. En la tabla siguiente se explican algunas consideraciones que se

deben tener en cuenta al importar distintos elementos.

Elemento Consideraciones

Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que la tabla vinculada incluye

sólo las 256 primeras columnas.

Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta sólo aparecen como registros, inmediatamente debajo del

registro correspondiente a dicha carpeta.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores de otra lista y si la lista relacionada no está ya en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas.

NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de

búsqueda que busca valores en la lista Información de usuario. Si vincula a una lista que contiene una columna Persona o Grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada

para la lista Información de usuario.

Columnas calculadas

Los resultados de una columna calculada se muestran en el campo correspondiente pero no se puede ver ni modificar la fórmula en Access.

Datos adjuntos

La columna adjunta de la lista se muestra como un campo denominado Datos adjuntos.

Columnas de

sólo lectura

Las columnas que son de sólo lectura en una lista de SharePoint continuarán siéndolo en

Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar ni modificar columnas en Access.

Columnas multivalor

Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para estas columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Se crean columnas de

búsqueda multivalor en la tabla vinculada si la columna de origen es de tipo Búsqueda.

Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de

datos existentes, cree una base de datos nueva y en blanco.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Revise las tablas de la base de datos. Al importar una lista de SharePoint, se creará una tabla con el mismo nombre que la lista de origen. Si este nombre ya está en uso, Access anexará un "1" al nombre de la nueva

tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access creará Contactos2, etc.). Se aplica la misma regla para las listas relacionadas.

NOTA Cuando proceda, recuerde que Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de

la operación de importación. Tampoco puede anexar el contenido de una lista de SharePoint a una tabla existente. Vincular a los datos

Abra la base de datos de destino.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.

En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego en Siguiente. El Asistente muestra las listas que están disponibles para la vinculación.

Seleccione las listas con las que desea establecer un vínculo y haga clic en Aceptar.

NOTA Si algunas listas ya están vinculadas a la base de datos actual, las casillas de verificación

correspondientes a estas listas estarán seleccionadas. Si desea quitar cualquier vínculo en ese momento, active

las casillas de verificación de los vínculos que desea quitar. De lo contrario, deje las casillas de verificación seleccionadas para mantener los vínculos. Access intenta crear tablas vinculadas para las listas seleccionadas durante esta operación y para cada una de

las listas relacionadas. Asimismo, Access intenta actualizar las tablas vinculadas correspondientes a las listas seleccionadas en el Asistente. Access crea también las relaciones entre las tablas.

NOTA A diferencia de una operación de importación, una operación de vinculación mantiene la configuración

de la propiedad de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada. No necesita establecer manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista Diseño de la tabla.

Revise las tablas vinculadas nuevas en la vista Hoja de datos. Asegúrese de que todos los campos y registros se muestran correctamente.

NOTA Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a una columna de

origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y Windows SharePoint Services entre sí, vea la sección Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access en este artículo.

Es importante observar que cada vez que abra una tabla vinculada o la lista de origen, ve los datos más recientes mostrados en ella. No obstante, los cambios estructurales hechos en una lista no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura de lista más

reciente, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración, elija Opciones de lista de SharePoint y

haga clic en Actualizar lista . .

Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access En la tabla siguiente se describe cómo decide Access los tipos de datos de los campos en la tabla importada al

importar o vincular a una lista de SharePoint.

Tipo de datos de Windows SharePoint

Services Tipo de datos de Access

Valores de propiedades

importantes Notas

Id. Autonumérico Tamaño del campo Entero largo

Nuevos valores Incremento Indizado Sí (Sin

duplicados)

Sólo lectura.

Una sola línea de texto Texto Tamaño del campo 255

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor

predeterminado en Windows SharePoint Services.

Regla de validación Refleja los valores establecidos

para las propiedades Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Varias líneas de texto Memo Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services. Valor predeterminado Refleja

el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en

un cuadro de texto. Si el campo contiene más de

64 KB de texto, se truncan los resultados mostrados.

Se omite la propiedad Número de líneas

que desea mostrar.

Número Número Tamaño del

campo Doble Lugares decimales Refleja el

valor de Número de lugares decimales en Windows SharePoint

Services.

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor

predeterminado en Windows SharePoint Services.

Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services. Regla de validación Refleja los

valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows

SharePoint Services.

Moneda Moneda Valor predeterminado Refleja

el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint

Services. Lugares decimales Refleja el

valor de Número de lugares decimales en Windows SharePoint

Services. Regla de validación Refleja los

valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows

SharePoint Services. Formato Refleja el valor de formato de

Moneda en Windows SharePoint Services. Requerido Refleja el

valor de Requerido en Windows SharePoint Services.

Fecha u hora Fecha/Hora Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services. La propiedad Formato está establecida en

Fecha corta si el formato Fecha y hora está establecido en

Sólo fecha en Windows SharePoint Services. De lo contrario, la

propiedad Formato aparece en blanco.

Búsqueda y Persona o

Grupo

Número o Memo Tamaño del

campo Entero largo (si el tipo de datos es Número)

Las propiedades siguientes se establecen sólo al

vincularse a una lista:

Al importar, los

tipos de datos dependen de si está recuperando

identificadores o valores de presentación. Al

vincular, los tipos

Control de pantalla Cuadro combinado

Requerido No Tipo de origen de la fila Tabla/Consulta

Origen de la fila SELECT ID, <Campo de búsqueda>

FROM <Campo de búsqueda> Order By <Campo de

búsqueda>; Columna enlazada Número de columnas 2

Encabezados de columna No Ancho de columnas 0

Filas en lista 8 Ancho de la lista Automático

Limitar a la lista Sí

de datos de estas columnas están establecidos en

Número.

Opción (única) Texto Tamaño del campo 255

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor

predeterminado en Windows SharePoint Services.

Control de pantalla Cuadro combinado

Tipo de origen de la fila Lista de valores Origen de la

fila ="<opción 1>";"<opción 2>";..."<opción n>"

Opción (múltiple) Texto Control de pantalla Cuadro de texto

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor

predeterminado en Windows SharePoint Services.

Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services. Permitir varios valores Sí

Se omiten los valores de Opciones,

Mostrar opciones con y Permitir opciones

rellenables en Windows SharePoint

Services.

Sí/No Sí/No Control de pantalla Casilla de verificación

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor

predeterminado en Windows SharePoint Services.

Hipervínculo Hipervínculo Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services.

Se omite el valor de Dar el siguiente formato

a la dirección URL: SharePoint.

Datos adjuntos Datos adjuntos

Calculado Depende del tipo de datos del valor resultante

Se omite la fórmula. De sólo lectura

en una tabla vinculada.

Texto enriquecido Memo Control de

pantalla Cuadro de texto Requerido Refleja el

valor de Requerido en Windows SharePoint Services.

Formato del texto Texto enriquecido

Access puede

mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de

texto. Los resultados mostrados

aparecen truncados si el campo contiene

más de 64 KB de texto. Se omite el valor

de Número de líneas que desea mostrar en

Windows SharePoint Services.

Texto enriquecido mejorado

Memo Control de pantalla Cuadro de texto

Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint

Services. Formato del texto Texto enriquecido

De sólo lectura. Access puede mostrar hasta 64

KB de datos en un cuadro de texto. Los

resultados mostrados aparecen

truncados si el campo contiene más de 64 KB de

texto. Se hace caso omiso de la

configuración Número de líneas que desea

mostrar de Windows SharePoint

Services.

Access > Tablas Abrir una hoja de datos en blanco

Mostrar todo Ocultar todo

En este artículo, se explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007.

También se explica cómo usar una nueva funcionalidad denominada diseño a la vista, que permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que usar el diseñador de tablas. En este artículo

Abrir hojas de datos en blanco Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos

Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos Cambiar el tipo de datos de un campo

Administrar los campos de una hoja de datos Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información

Abrir hojas de datos en blanco Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o de los resultados devueltos

por una consulta. Las hojas de datos se parecen a las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, pero la funcionalidad es diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente sólo se puede agregar un registro a cada campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo determinado, como

valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Office Excel 2007 no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres.

Nuevas características de las hojas de datos Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. A partir de ahora, se puede abrir una hoja de datos vacía (una tabla) y realizar la mayoría de tareas de diseño de tablas que anteriormente sólo podían

hacerse mediante el diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una hoja de datos nueva, se puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos de la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si se escribe una fecha en un campo vacío, Access selecciona el

tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si se escribe texto (como un nombre), Access aplica el tipo de datos Texto al campo, etc. También se puede establecer o cambiar nombres de campos sin tener que usar el diseñador de tablas, y se

pueden agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco situada a la derecha o a la izquierda de la cuadrícula (según cuál sea la configuración del idioma). Además, puede usar comandos de formato como Negrita y Cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, que es otra tarea que antes también se

hacía en el diseñador de tablas. Nota Finalmente, aunque Access acelera y simplifica la creación de tablas, éstas aun deben seguir las reglas de diseño de bases de datos.

Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Proceso de apertura de una hoja de datos en blanco

Cuando se abre una hoja de datos en blanco, se agrega una tabla nueva, en blanco, a la base de datos. No es posible abrir una hoja de datos en blanco sin crear una tabla nueva. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:

Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados que proporciona Access. Puede escribir datos en los campos manualmente, o pegar datos. Ya no es necesario establecer un tipo de datos para cada campo primero porque, a medida que usted escribe, Access deduce el tipo de datos en función de lo

que escribe. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de datos Texto para el campo. Si escribe una fecha en el siguiente campo, Access establece el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a

medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo.

Nota Algunos tipos de datos no se pueden establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE pegando un archivo en un campo vacío. A su vez, tampoco se puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un

campo. Para obtener más información acerca del uso de estos tipos de datos, vea las secciones Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE

y

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos , más adelante en este artículo. Si, posteriormente, necesita cambiar el tipo de datos establecido para un campo, puede usar herramientas

disponibles en Access. Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos Cuando abra una hoja de datos y empiece a rellenarla, recuerde que las bases de datos relacionales deben

cumplir un conjunto de reglas de diseño y que usted debe observar estas reglas al crear sus hojas de datos. Las reglas sirven para que las bases de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que podrá recuperar los datos correctos de una base de datos. En este artículo no se abordan las reglas de diseño.

Si no conoce las reglas de diseño de bases de datos, vea el artículo titulado Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas

De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado "Id." para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. También de forma predeterminada, Access oculta el campo a la vista Hoja de datos, pero puede mostrar el campo de identificación en cualquier

momento haciendo clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haciendo clic en Mos trar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar el campo oculto. Esta figura muestra el cuadro de diálogo Mostrar columnas de una nueva tabla:

Puede ver el campo de identificación y otros campos ocultos abriendo la tabla en la vista Diseño, y también al consultar la lista de campos de tabla en el panel Lista de campos. Para obtener más información acerca de la utilización del panel de tareas, vea la sección Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de

datos, más adelante en este artículo Volver al principio

Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos

Si necesita crear una base de datos sencilla, como una lista de contactos, puede crear una base de datos nueva con una hoja de datos en blanco. En Office Access 2007, el proceso es más rápido y sencillo que en las versiones anteriores porque no hay que usar la vista Diseño para crear la tabla nueva. Recuerde que puede usar

la vista Hoja de datos para realizar todas las tareas de diseño de tablas, excepto la creación de un campo de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de búsqueda a una tabla, vea la sección

Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE más adelante en este artículo. Crear una tabla en una nueva base de datos

Inicie Access, y en la página Introducción a Microsoft Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco. Bajo Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la bas e de datos. Para

cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine, haga clic en Crear. Access creará la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, como

esta:

En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.

Haga clic en el siguiente encabezado de columna o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla.

En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes. Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo.

Importante Recuerde que un campo sólo debe contener un tipo de datos. Por ejemplo, un campo de fecha no debe contener nombres de clientes, un campo de precio no debe contener números de teléfono. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben

datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo. Haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

Notas

Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado Id. y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. Además, Access oculta el campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a

continuación, use el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna. O bien, Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Diseño.

Para cambiar o quitar la clave principal, sólo tiene que abrir la tabla en la vista Diseño. Para obtener información acerca de este procedimiento, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal. Si lleva poco tiempo usando Access y no conoce bien los conceptos de diseño de bases de datos y para qué se

necesitan las claves principales, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Volver al principio

Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente

Cuando se agrega una hoja de datos nueva (una tabla) a una base de datos existente, la tabla nueva es independiente hasta el momento en que usted la relacione con las otras tablas. Por ejemplo, suponga que tiene que realizar un seguimiento de pedidos de un organismo estatal. Para hacerlo, agrega una tabla denominada

Contactos estatales a una base de datos de ventas. Para aprovechar las ventajas de una base de datos relacional (por ejemplo, buscar los pedidos de un determinado contacto), debe establecer una relación entre la tabla nueva y la tabla (o las tablas) que contiene los datos de los pedidos.

Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación. Además, recuerde que debe agregar campos Datos adjuntos u Objeto OLE a la nueva tabla manualmente

mediante la lista Tipo de datos (en la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato) o mediante el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en la sección Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE (más adelante en este artículo) explican cómo agregar dichos tipos de campos.

Agregar una hoja de datos a una base de datos Abra la base de datos que desee cambiar. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía y la abre en la vista Hoja de datos.

En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.

Haga clic en el siguiente campo o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes.

Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben

datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente, más adelante en este artículo. Haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

Volver al principio Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente Además de tablas en blanco, Office Access 2007 proporciona un conjunto de tablas con plantilla. Estas tablas

con plantilla corresponden a las plantillas de base de datos disponibles en Office Access 2007. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada para aceptar datos de Activo, Contacto o Asunto. Las tablas con plantilla proporcionan un método para crear bases de datos pequeñas en menos tiempo, porque no se tiene que dar

nombre a los campos ni establecer los tipos de datos. Cuando proceda, recuerde que las tablas con plantilla sólo pueden agregarse a bases de datos existentes. Agregar una tabla con plantilla a una base de datos

Abra la base de datos que desee cambiar. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de esta tabla contiene un nombre y un ti po de datos, y se pueden escribir datos sin más trabajo adicional. Introduzca los datos que desee.

Haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar. Volver al principio

Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE

Si utiliza la vista Hoja de datos para crear una tabla nueva, puede establecer casi todos los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un campo. Pero este método no sirve para establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE: estos tipos de datos se deben establecer manualmente mediante la

lista Establecer tipo de datos de la ficha Hoja de datos, o con el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en esta sección explican cómo usar ambos métodos para establecer los tipos de datos. Uso de la lista Establecer tipo de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Esto abre la tabla en la vista Hoja de datos. Seleccione un campo nuevo.

De forma predeterminada, los campos nuevos están a la derecha o a la izquierda de la hoja de datos (según cuál sea la configuración regional y de idioma que tenga establecida en Windows) y en el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.

Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE. Si desea agregar un campo Objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el

campo. En caso contrario, vaya al paso siguiente porque cuando se agrega un campo Datos adjuntos, Access convierte la fila de encabezado en un icono en forma de sujetapapeles. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a Tipo de datos (la lista al principio del grupo) y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos.

Si selecciona el tipo de datos Datos adjuntos, Access configura la fila de encabezado de forma que muestre un

icono en forma de sujetapapeles, como este:

Guarde los cambios. Para agregar un dato al nuevo campo, haga doble clic en la primera fila vacía y use el cuadro de diálogo Datos adjuntos para localizar los datos.

Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a una base de datos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos. Uso de la vista Diseño de tabla

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo. Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.

En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos en la lista. Guarde los cambios.

Para obtener información acerca de cómo adjuntar archivos a los registros de una hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Volver al principio

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos Un campo de búsqueda es otro tipo de característica que se debe establecer manualmente para una hoja de datos nueva. En un campo de búsqueda, se muestra un conjunto de valores con formato de lista. Como regla

general, siempre que seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access, estará usando una lista de búsqueda. Se pueden crear dos tipos de listas de búsqueda: Listas basadas en tablas. Usan consultas para recuperar valores de otras tablas. La consulta reside en la tabla

subyacente a la nueva hoja de datos. Las listas basadas en tablas se crean cuando es necesario usar valores que residen en otro lugar de la base de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de incidencias de compatibilidad. La información de las incidencias reside en una tabla, pero la lista de personas

que tratan estas incidencias reside en otra tabla cuyos datos cambian frecuentemente. El uso de una lista basada en una tabla le ahorrará tener que escribir una larga lista de nombre manualmente y le proporcionará los datos más actualizados. Para rellenar las listas basadas en tablas, puede usar los datos de una tabla o puede

usar los datos que devuelve otra consulta. Listas basadas en valores. Son listas de elementos relativamente cortas que sólo se usan en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y administrar información sobre los activos

de su empresa. Puede crear un campo de búsqueda denominado Estado (o algo similar) y dejar que los usuarios elijan un valor de una lista, como Bueno, Regular, Malo, etc. Para crear listas basadas en valores, puede proporcionar una lista de elementos directamente en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos.

Cuando se agrega una lista de búsqueda basada en tablas a la nueva hoja de datos, Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla de la que el campo de búsqueda obtiene sus datos. El campo de búsqueda resultante también actúa como clave externa (una columna cuyos valores coinciden con

los valores de clave principal de la otra tabla). Si lleva poco tiempo usando Access y necesita más información acerca de relaciones, claves principales y claves externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Finalmente, puede agregar una lista de búsqueda basada en valores o basada en tablas mediante un asistente o creándolas manualmente mediante el diseñador de tablas. El asistente es el método más rápido y sencillo para crear un campo de búsqueda; por eso, en esta sección se explica cómo utilizar dicho método.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda. Se iniciará el Asistente para búsquedas. Siga uno de estos procedimientos:

Cree una lista basada en tablas Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.

En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista resultante y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en Tablas. Si desea usar

una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las tablas y las consultas de la base de datos, haga clic en Ambas. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel

Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.

También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí. Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los

campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen

usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número. Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista. Cree una lista basada en valores

Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente. En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.

Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha hacia abajo para desplazarse a la siguiente celda e introduzca un segundo valor.

Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar. Agregar un campo de búsqueda en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Seleccione el campo que desea convertir.

O bien, Seleccione una fila en blanco y, en la columna Nombre de campo escriba un nombre para el nuevo campo. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

Aparecerá el Asistente para búsquedas. Siga los pasos de la sección anterior para usar el asistente. Nota Si va a crear un campo de búsqueda, puede usar una nueva función denominada lista multivalor. Para

obtener más información acerca de las listas multivalor y la tecnología asociada a ellas (una función denominada campos multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores, Guía de campos multivalor y Usar una lista que almacene varios valores.

Volver al principio Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos De forma predeterminada, la información de una hoja de datos nueva permanece aislada del resto de la

información de una base de datos hasta que se crea al menos una relación entre la tabla subyacente a la hoja de datos y las otras tablas de la base de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de crear relaciones, puesto que ahora es posible arrastrar campos desde un panel de tareas y soltarlos en una hoja de datos abierta.

Mediante la nueva técnica, se pueden crear dos tipos de relaciones. Si agrega un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos, la nueva hoja de datos quedará en el lado de los "varios" en una relación de uno a varios.

Si comparte los valores de clave principal de la nueva hoja de datos con otra tabla, la nueva hoja de datos quedará en el lado de "uno" en una relación de uno a varios. Si crea alguno de estos dos tipos de relación, utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de

búsqueda basado en tablas. En los siguientes pasos, se explica cómo crear ambos tipos de relación. Importante Es necesario estar familiarizado con el diseño de bases de datos para crear correctamente relaciones entre tablas.

Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y las relaciones, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tablas y Crear, modificar o eliminar una relación.

Agregar un campo de clave externa a una hoja de datos nueva Abra la nueva hoja de datos en la vista Hoja de datos, si no está abierta todavía. Para hacerlo, en el panel de exploración, haga doble clic en la tabla

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos. Expanda la entrada correspondiente a la tabla que desea utilizar.

Arrastre el campo de clave principal desde la Lista de campos a la hoja de datos abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas. Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso. Usar el Asistente para búsquedas para crear la relación

Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después,

haga clic en Siguiente. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto.

Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí. Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los

campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen

usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número. Agregar la clave principal desde la hoja de datos nueva a otra tabla Si la hoja de datos nueva está abierta, ciérrela.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar la nueva clave externa. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos, incluida la hoja

de datos nueva. En el panel de tareas, haga clic en el signo más situado junto a la entrada correspondiente a la hoja de datos nueva, arrastre el campo de clave principal (su nombre predeterminado es Id.) desde el panel de tareas hasta la

hoja de datos abierta y suéltelo en una ubicación adecuada. De forma predeterminada, debe soltar el campo nuevo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas. Siga el conjunto de pasos anterior para completar el Asistente para búsquedas.

Volver al principio

Cambiar el tipo de datos de un campo Si crea una tabla en la vista Hoja de datos, es posible que Access seleccione el tipo de datos equivocado para algunos de los datos escritos. Por ejemplo, si sólo escribe los cinco primeros dígitos de un código posta de

Estados Unidos, Access aplica el tipo de datos numérico al campo, que es una opción que impide escribir códigos postales de otros lugares del mundo. Para corregir este tipo de problema, es necesario cambiar el tipo de datos para el campo.

Access proporciona dos métodos para cambiar el tipo de datos. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o usar el diseñador de tablas. Los siguientes pasos explican cómo usar ambas técnicas. Importante Cambiar tipos de datos puede provocar que Access elimine datos existentes. Por ejemplo, si se

cambia un campo del tipo de datos Texto a Número y el campo contiene letras y números, Access borrará los datos existentes porque no puede realizar cálculos con caracteres de texto. Usar los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos. Seleccione el campo que desee cambiar.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione una opción de la lista Establecer tipo de datos, situada al principio del grupo. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea continuar.

Guarde los cambios. Usar el diseñador de tablas para cambiar un tipo de datos En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista

Diseño en el menú contextual. Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un nuevo tipo de datos. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea continuar.

Guarde los cambios. Volver al principio

Administrar los campos de una hoja de datos

Puede realizar una serie de tareas de administración de tablas haciendo clic con el botón secundario en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica, eliminar o cambiar de nombre un campo, mostrar u ocultar una columna, o iniciar el

Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda. Uso de los comandos del menú contextual Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y seleccione un comando en el menú

contextual. Esta figura muestra el menú contextual:

Volver al principio

Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente Si crea una hoja de datos en blanco, Access asignará un tipo de datos a cada campo cuando introduzca datos

por primera vez en ellos. En la tabla siguiente, se muestran los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno. Nota Los tipos de datos Datos adjuntos y Objeto OLE no se pueden establecer escribiendo datos en un campo

en blanco. Para obtener información sobre cómo establecer esos tipos de datos, vea Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE, previamente en este tema.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

Un bloque de texto o una cadena de texto, así como y números de más de 256 caracteres.

Memorando Nota La funcionalidad de diseño a la vista no se puede

usar para habilitar el formato de texto enriquecido. Para obtener información acerca de la habilitación del formato de texto enriquecido, vea el artículo Escribir o modificar

datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid,

prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Nota Para que Access reconozca el

protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31.12.2006 Los formatos de fecha y hora especificados en

la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows controlan el formato que asigna Access a los datos de fecha y hora.

Cómo establecer o cambiar esta configuración En Microsoft Windows Vista

Haga clic en el botón Inicio y, a

Fecha y hora

continuación, haga clic en Panel de control. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y

región. O bien, Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la

configuración regional. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los

cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Número y cambie la configuración que

desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica) En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma. Aparece el cuadro de diálogo Configuración

regional y de idioma. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional. Haga clic en la ficha que contiene la

configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la

ficha Número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a

continuación, haga clic en la opción. En Microsoft Windows XP (Vista Categoría) En la barra de tareas de Windows, haga clic en

Inicio y, a continuación, en Panel de control. Aparecerá el Panel de control. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y

de fecha y hora. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas. Aparece el cuadro de diálogo Configuración

regional y de idioma. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional. Haga clic en la ficha que contiene la

configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la

ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a

continuación, haga clic en la opción.

31 de diciembre de 2006 Fecha y hora

Nota Access no reconoce los nombres de día (lunes, martes, etc.) como entradas válidas para seleccionar el tipo de datos Fecha y hora.

Se debe indicar el nombre de un mes.

10:50:23 Fecha y hora

10:50 a.m. Fecha y hora

17:50 Fecha y hora

12,50 $ Access reconoce el símbolo de moneda

especificado en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows.

Cómo establecer o cambiar esta

configuración En Microsoft Windows Vista

Haga clic en el botón Inicio y, a

continuación, haga clic en Panel de control.

Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien, Si usa la Vista clásica, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma. En la ficha Formatos, bajo Formato actual,

haga clic en Personalizar este formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una

opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción. En Microsoft Windows XP (vista clásica)

En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control. Aparecerá el Panel de control.

En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración

regional y de idioma. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista

Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría) En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora. Haga clic en Cambiar el formato de números,

fechas y horas. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

Moneda

En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la

configuración regional. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que

desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Volver al principio Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información Si pega datos en una hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mezclados o inconsistentes en uno o

varios campos. Por ejemplo, suponga que pega varias columnas de datos de contac to y que los datos incluyen códigos postales de todo el mundo (una mezcla de registros y números). Al pegar datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el tipo de datos para cada

registro. Después, Access trata de elegir un t ipo de datos que almacene toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Por ello, Access a veces aplica un tipo de datos general a un campo. Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo se eligen los tipo de datos en Access.

Cuando Access encuentra tipos de datos mezclados, normalmente establece en el campo el tipo de datos Texto, porque los campos de texto proporcionan la mayor flexibilidad. Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access establece el tipo de datos Número

y elimina el símbolo de moneda. De este modo, las posibilidades de ordenación y filtrado son mayores y se dispone de un mayor número de funciones de agregado. Si desea mantener el símbolo de moneda, puede aplicar un formato de moneda al campo Número o convertir el campo a un tipo de datos Moneda.

Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de datos Texto al campo y conserva los símbolos. Si pega fechas y horas con una combinación de formatos de presentación (como 14/12/2005 y 14.12.2005),

Access aplica el tipo de datos Fecha y hora y el formato de fecha general. Volver al principio

Cómo modificar una base de datos nueva

Cada plantilla incluida en Microsoft Office Access 2007 es una aplicación de seguimiento completa que contiene tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Estas plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente y se pueda crear una nueva base de datos basándose en una

plantilla para comenzar a trabajar rápidamente. No obstante, puede que a veces desee modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo, o bien, cambiar un informe. En este artículo se explica cómo llevar a cabo las modificaciones más comunes en una base de datos creada a

partir de una plantilla. Vea los vínculos a otros artículos para obtener información más detallada sobre algunas áreas específicas. ¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los conceptos básicos de tablas y campos Agregar un campo a una tabla

Eliminar un campo de una tabla Cambiar el nombre de un campo o una tabla Agregar un campo a un formulario o informe

Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes Cambiar la apariencia de un campo

Obtener información sobre los conceptos básicos de tablas y campos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla denominada Contactos, podría crear

campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección. Para una tabla denominada Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir cuidadosamente los campos. Por ejemplo, normalmente no es buena idea crear un campo

para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, Office Access 2007 puede calcular el valor cuando sea necesario. A la hora de elegir los campos, pruebe a almacenar la información en sus partes más pequeñas posible. Por ejemplo, en vez de almacenar un nombre completo en un solo campo, considere la

posibilidad de almacenar el nombre y el apellido por separado. En general, si necesita elaborar un informe, ordenar, buscar o realizar un cálculo con un elemento de información, colóquelo en un campo propio. Para obtener más información sobre cómo diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo

Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica de manera única dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos elegido de acuerdo con

la información que va a almacenar. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar con esos valores, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también asociado un grupo de opciones denominadas propiedades

que definen las características de apariencia o de comportamiento del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el diseño de presentación de un campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Volver al principio

Agregar un campo a una tabla Se puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. No obstante, también se puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, se agrega el campo escribiendo

algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo.

Campo nuevo en blanco

Agregar un campo en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar el nuevo campo.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo. Si la tabla ya tiene muchos campos, puede que tenga que desplazarse a la derecha para ver la columna con el

encabezado Agregar nuevo campo. Cuando escriba datos en la nueva columna, Office Access 2007 usará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado del campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como

01.01.2007, Office Access 2007 reconoce la información especificada como una fecha y establece el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, el tipo de datos se establece en Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo, reemplazando así las opciones seleccionadas por Office Access 2007, haga clic en los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de

datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee. Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a

continuación, seleccione un formato.

Haga clic en el formato que desee. Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo de encabezado Agregar nuevo

campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Se recomienda usar nombres de campo más descriptivos. Para cambiar el nombre de un campo, haga clic con el botón secundario

del mouse (ratón) en su encabezado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. Además de agregar un campo en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo en la vista Diseño. Dado que

la vista Hoja de datos permite definir únicamente las propiedades de campo más comunes, puede que tenga que usar la vista Diseño para configurar una propiedad que no esté disponible en la vista Hoja de datos. Agregar un campo en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que desee agregar un nuevo campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. La tabla se abre en la vista Diseño.

En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la

lista. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para obtener más información sobre cómo agregar un nuevo campo, vea el artículo Insertar, agregar o crear un

nuevo campo en una tabla.

NOTA Cuando agregue un nuevo campo a una tabla, el campo no se agregará automáticamente a los

formulario e informes existentes. Es preciso agregar manualmente el campo a esos formularios e informes para

que aparezca en los mismos. Volver al principio

Eliminar un campo de una tabla

Si es posible, deberá evitar eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una de las plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo se use en otros objetos de la base de datos como formularios e informes. Por consiguiente, la eliminación del campo tendrá consecuencias cuando intente usar los otros

objetos de la base de datos que empleen el campo: los objetos no funcionarán según lo previsto. Deberá quitar todas las referencias al campo de todos los objetos que lo empleen para que esos otros objetos puedan funcionar.

Cuando tenga que eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una plantilla, podrá hacerlo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Recuerde que si otros objetos de la base de datos hacen referencia al campo eliminado, deberá modificar esos otros objetos para que se quite la referencia. Por ejemplo, si un informe

incluye un control enlazado al campo eliminado y se ejecuta el informe, aparecerá un mensaje de error porque Access no encuentra los datos del campo. Cuando se elimina un campo, se elimina de manera permanente toda la información almacenada en ese campo.

Por ese motivo, tenga cuidado a la hora de eliminar campos y cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar el campo. Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta eliminar un

campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar primero las relaciones. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación, vea la sección Eliminar una relación de tabla.

Eliminar un campo en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de la que desee eliminar el campo. La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Seleccione el campo (la columna) que desee eliminar.

SUGERENCIA Para seleccionar el campo (la columna), haga clic en el selector de campo (encabezado de

columna).

Presione SUPRIMIR. O bien, En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Eliminar.

NOTA No se puede eliminar un campo que forme parte de la clave principal de una tabla en la vista Hoja de

datos. Para eliminar un campo de clave principal, use la vista Diseño. Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar

la clave principal. Eliminar un campo en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla de la que desee eliminar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. La tabla se abre en la vista Diseño.

Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.

SUGERENCIA Para seleccionar la fila, haga clic en el selector de fila.

Presione SUPRIMIR.

O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar primero las relaciones. Para eliminar una relación de tabla, siga este procedimiento.

Eliminar una relación de tabla

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Si no se ven las tablas que participan en la relación, siga este procedimiento: En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee agregar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar (la línea aparece en negrita al

seleccionarla) y, a continuación, presione SUPRIMIR. Volver al principio

Cambiar el nombre de un campo o una tabla

Si es posible, deberá evitar cambiar el nombre de un campo o una tabla de una base de datos generada a partir de una de las plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo o la tabla se use en otros objetos de la base de datos como formularios e informes. Por consiguiente, el cambio de nombre de un campo o una tabla

puede tener consecuencias cuando se intentan usar los otros objetos de la base de datos que empleen el campo o la tabla. Puede que los otros objetos no funcionen según lo previsto si siguen haciendo referencia al nombre antiguo. Para que los otros objetos funcionen correctamente, es preciso cambiar el antiguo nombre al nuevo

nombre. Si está activada la casilla de verificación Realizar Autocorrección de nombres en la categoría Base de datos actual del cuadro de diálogo Opciones de Access, gran parte de este trabajo se realizará automáticamente. Si desea cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos, lo podrá hacer

sin tener que cambiar el nombre del campo. Si desea cambiar únicamente el texto del encabezado de columna sin cambiar el nombre del campo, vea la sección Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna. Cuando sea preciso, podrá cambiar el nombre de una tabla del panel de exploración o de un campo en la vista

Hoja de datos o Diseño. Antes de cambiarlo, se recomienda activar la opción Autocorrección de nombres si aún no está activada. Activar la opción Autocorrección de nombres

Cuando cambie el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, una tabla, un formulario o un informe, normalmente deseará que el cambio de nombre se aplique a toda la base de datos. En caso contrario, los objetos que hagan referencia al antiguo nombre no funcionarán según lo previsto. Office Access 2007 incluye la

característica Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de nombre. De forma predeterminada, la opción Autocorrección de nombres está activada para todas las bases de datos nuevas de Office Access 2007. No obstante, si está desactivada, siga el procedimiento que se describe a continuación para

activarla. Activar la opción Autocorrección de nombres

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel de la izquierda, haga clic en Base de datos actual. Bajo Opciones de Autocorrección de nombres, active la casilla de verificación Registrar información de

Autocorrección de nombres y, a continuación, la casilla de verificación Realizar Autocorrección de nombres. Si desea registrar en una tabla cada cambio realizado por Autocorrección de nombres, active la casilla de verificación Registrar cambios de Autocorrección de nombres.

Haga clic en Aceptar.

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

NOTA La característica Autocorrección de nombres no es lo mismo que la característica Autocorrección. La

primera corrige las referencias entre objetos. La segunda corrige las palabras o frases que se escriben mal con

frecuencia. Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla donde desee cambiar el nombre del campo. La tabla se abre en la vista Hoja de datos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna correspondiente al campo cuyo

nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. Escriba el nuevo nombre del campo y, a continuación, presione ENTRAR. Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde desee cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. La tabla se abre en la vista Diseño.

Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuyo nombre desee cambiar.

SUGERENCIA Para seleccionar todo el nombre del campo, sitúe el puntero a la izquierda del primer carácter

del nombre hasta que se convierta en una flecha y, a continuación, haga clic.

Modifique el texto para cambiar el nombre del campo. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cambiar el nombre de una tabla

Puede cambiar el nombre de una tabla y de la mayoría de los demás objetos de base de datos directamente desde el panel de exploración.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.

NOTA Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que hagan referencia a la tabla para poder cambiar su

nombre. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTRAR. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna Un encabezado es un título que se puede asignar a un campo mediante la configuración de la propiedad Título del campo. El título es independiente del nombre del campo: cada campo tiene un nombre y también puede tener un título. Por ejemplo, el nombre de un campo es una sola palabra sin espacios incrustados. Podrá usar la

propiedad Título para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios. Access muestra el título en vez del nombre del campo en la vista Hoja de datos así como en las etiquetas y los encabezados de consultas, formularios e informes.

Si no especifica ningún texto para la propiedad Título, se usa el nombre del campo de forma predeterminada. Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos, podrá hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad Título del campo. Para cambiar la

propiedad Título de un campo, siga este procedimiento:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde desee cambiar el

título y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. La tabla se abre en la vista Diseño. Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuya propiedad Título desee

configurar. En la sección inferior, bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en Título. Escriba un nuevo título para el campo.

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, aparecerá el título en vez del nombre del campo en el encabezado de columna.

Volver al principio Agregar un campo a un formulario o informe Al crearse una base de datos que se base en una plantilla, la base de datos contendrá varios formularios e

informes integrados y previamente diseñados que se pueden usar inmediatamente. No obstante, puede que

desee agregar campos adicionales a los formularios o informes. Cuando se agrega un campo a un formulario o informe, se crea un control. Presentación de los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles pueden ser dependientes, independientes y calculados.

Control dependiente Es un control cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una consulta. Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo de control dependiente más

común es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Este tipo de control no tiene origen de datos (un campo o una expresión). Los controles

independientes se utilizan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente. Control calculado Es un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Para especificar el

valor que va a aparecer en el control se define una expresión como origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el

precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Unit Price (Precio por unidad) por un valor constante (0,75). = [Unit Price] * 0.75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien, los datos de un control ubicado en el formulario. Para obtener más información sobre las expresiones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también de este artículo.

Un cuadro de texto puede ser un control dependiente, un control independiente o un control calculado. Cuando cree un formulario que tenga controles dependientes, independientes y calculados, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayoría de los

controles del formulario. Después puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño en la vista Diseño. Los controles de cuadro de texto se enlazan a un campo identificando el campo del cual toma los datos el

control. Puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, en el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en

Agregar campos existentes. De forma predeterminada, cuando se arrastra un campo del panel Lista de campos a la cuadrícula de diseño de un formulario, Access inserta un cuadro de texto. Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o

en el cuadro correspondiente al valor de Origen del control que aparece en la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato. Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un cuadro de texto dependiente por dos motivos:

Un cuadro de texto dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta s ubyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.

Los cuadros de texto dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un cuadro de texto

dependiente de dicho campo. Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al nombre del campo.

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Presentación Una vez creado el formulario o informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos activos reales como referencia, se puede ajustar el ancho de los campos y reorganizar los campos. Se

pueden incluir nuevos campos en el formulario o informe y configurar las propiedades del formulario o informe y de sus controles. Para cambiar a la vista Presentación, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en

el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual. Asimismo, puede hacer clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de Access, o bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente al formulario o informe y, a

continuación, hacer clic en Vista Presentación en el menú contextual. Cambiar a la vista Presentación En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe y, a

continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual. O bien, Haga clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de Access.

O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente al formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

El formulario o informe aparece en la vista Presentación. Abrir la hoja de propiedades En el grupo Organizar de la ficha Diseño, haga clic en Hoja de propiedades.

Método abreviado de teclado Presione F4. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos

existentes. A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Mostrar el panel Lista de campos

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Agregar un campo del panel Lista de campos Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario o informe

donde desee incluirlo. Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. Arrastre los campos seleccionados hasta el formulario o informe.

Al colocar los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo. Para obtener más información sobre los formularios e informes, vea los artículos Crear un formulario y Crear

informes sencillos. Volver al principio

Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes

Puede usar Office Access 2007 para agregar un campo con el tipo de datos Datos adjuntos en el que se puedan almacenar uno o varios documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo de datos adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de archivo en ese campo.

Por ejemplo, en una base de datos de candidatos a un empleo, se pueden adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, al registro de cada contacto. Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que desee agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

La tabla se abre en la vista Diseño. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Datos adjuntos en la lista. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Puede que Access muestre un mensaje para informarle de que no podrá deshacer los cambios después de guardar la tabla. Esto significa que no podrá cambiar el tipo de datos del campo, pero sí podrá eliminar el campo si cree que ha cometido algún error.

Haga clic en Sí para confirmar el cambio. Tras agregar el campo de datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.

Agregar datos adjuntos a un campo

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar los datos adjuntos. La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la tabla, haga doble clic en el campo de datos adjuntos. Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos. Haga clic en Agregar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo. Use la lista Buscar en para ir a los archivos que desee adjuntar al registro, seleccione los archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

Observe que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla. Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos como corresponda.

Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla. Para obtener más información sobre los datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Volver al principio Cambiar la apariencia de un campo Se puede personalizar la apariencia de un campo cuando éste se muestra. Por ejemplo, se pueden definir los

formatos de presentación que se van a usar en la base de datos, como en formularios e informes, o cuando se

abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para definir un formato de presentación, establezca la propiedad Formato de un campo. La propiedad Formato del campo la heredan automáticamente los nuevos formularios e informes que se creen.

Definir el formato de presentación en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contenga el campo cuyo formato desee definir.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a

continuación, seleccione un formato. El campo se muestra con el nuevo formato de presentación.

Definir el formato de presentación en la vista Diseño

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo cuyo formato de

visualización desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. La tabla se abre en la vista Diseño. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir.

Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro Formato. Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para obtener más información sobre cómo cambiar la apariencia de un campo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Volver al principio

Vea también Adjuntar archivos a los registros de una base de datos

Cómo agregar, editar o eliminar registros

Access > Introducción

Introducción a Access 2007 Mostrar todo Ocultar todo

Hay varias formas de comenzar a trabajar con Microsoft Office Access 2007, dependiendo de si usa Access por primera vez, está moviendo datos de otro programa de bases de datos u hojas de cálculo a Access, o de si está actualizando desde una versión anterior de Access. En este artículo se abordan los problemas que puedan surgir

en cada una de estas situaciones. ¿Qué desea hacer?

Empezar a usar Access por primera vez Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Empezar a usar Access por primera vez Office Access 2007 incluye varias mejoras gracias a las cuales la creación de una base de datos resulta más

fácil que nunca. Los usuarios que hayan creado bases de datos en versiones anteriores de Access percibirán cómo estas nuevas y mejores características aceleran el proceso de creación. Cuando inicie Office Access 2007, la primera pantalla que aparece es la página Introducción a Microsoft Office

Access, a menos que inicie Access haciendo doble clic en un archivo de base de datos específico de Access, en cuyo caso se abre esa base de datos. La página Introducción a Microsoft Office Access es el punto de partida a

partir del cual se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla Crear una base de datos desde cero Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Importar datos de otro origen Abrir una base de datos de Access existente

Crear una base de datos mediante una plantilla Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas,

consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.), formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica.

Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades

específicas del usuario. Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía. Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office

Access:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.

Aparecen varias plantillas bajo Plantillas destacadas en línea, en la página Introducción a Microsoft Office Access, y se mostrarán más plantillas si hace clic en una de las categorías de Categorías de plantillas, en el lado

izquierdo de la ventana de Access. Puede descargar más plantillas desde el sitio Web de Microsoft Office (vea la siguiente sección Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online para obtener información más detallada). Haga clic en la plantilla que desee usar.

En el panel situado a la derecha en la ventana de Access, se sugiere un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. Puede editar el nombre de archivo y especificar otra carpeta. De manera opcional, puede crear una base de datos y vincularla a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Haga clic en Crear (o bien, haga clic en Descargar para obtener una plantilla de Office Online). Access crea y abre la base de datos. Se muestra un formulario, en el que puede comenzar a escribir datos. Nota Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada registro de la siguiente forma:

Haga clic en el encabezado de fila del registro que desee eliminar (el encabezado de fila es el cuadro o la barra justo a la izquierda del registro).

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

Para comenzar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Tras haber escrito algunos registros, puede usar el panel de exploración para ver si hay otros formularios o informes

que desee usar. Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online Si no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office

Access, podrá explorar el sitio Web de Office Online, donde hay más plantillas. Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía.

Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.

Cerca de la parte inferior de la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Más en Office Online, haga

clic en Plantillas. Se abre el sitio Web de Office Online en una ventana nueva del explorador. Use las herramientas de búsqueda en el sitio de Office Online para buscar y descargar la plantilla que desee.

Tras descargar una plantilla, la nueva base de datos se almacena en una de las siguientes carpetas: Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis

documentos La próxima vez que desee trabajar con esa base de datos, use Access o el Explorador de Windows para abrirla desde esa ubicación.

Principio de sección Crear una base de datos desde cero Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a

Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos: Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.

Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso. Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

Crear una base de datos en blanco Inicie Access. En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes: Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents

Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis documentos

Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo,

busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o

eliminar datos.). Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo. Notas Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La

principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla

contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante. La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a

la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos que se

escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje informándole de que el

valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen únicament e los

datos deseados. Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .

Agregar una tabla Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.

Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,

consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que

comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access. Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos

inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de

datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá

sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como

se describe más adelante en este artículo. Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre. Se recomienda asignar a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene

cuando lo vea en el panel Lista de campos. Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una

nueva ubicación. Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien, introduzca los datos con

algún otro método, como una operación de pegar o anexar datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el botón Vista Diseño situado en la barra de estado de la ventana de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia

a la vista Diseño. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto

de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos

hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente sección.

Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.

Para obtener más información sobre la creación de tablas, incluido el uso de plantillas de tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos. Principio de sección

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están

separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es

necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access. Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el

tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados

no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos. Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible

para evitar confusiones. Siga este procedimiento: Guarde la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de

columna contiene nombres de campo y no contiene datos. Guarde la tabla de nuevo. Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista

Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración. Principio de sección

Importar datos de otro origen Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos casos,

Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:

En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de

programa correcto, haga clic en Más. Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de

archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos

actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos. Haga clic en Aceptar.

Access inicia el Asistente para importación. Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.

En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la

importación y escriba los detalles. Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y,

después, haga clic en Ejecutar. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar. Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de

exploración. Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también en este artículo.

Principio de sección Abrir una base de datos existente de Access

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad

o carpeta que contenga la base de datos que desee. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.

Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos: Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella. Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (base de datos

multiusuario (compartida): base de datos que permite que más de un usuario tenga acceso y modifique el mismo conjunto de datos al mismo tiempo.), de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir.

Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.

Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura. Si no encuentra la base de datos que desea abrir

En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que

podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar. Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos. Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos. Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como, por ejemplo,

dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).) , como Microsoft

SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abierto, haga clic en el nombre de archivo en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abre la base de datos y aplica la misma configuración de opciones que tenía la base de datos la última vez que la abrió. Si no se muestra

la lista de archivos usados recientemente, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación haga

clic en Opciones de Access. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. Haga clic en la categoría

Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar, active la casilla de verificación Archivos usados recientemente. También puede especificar el número de archivos usados recientemente que desea que se muestren en la lista, hasta un máximo de 9.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando Abrir,

puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Principio de sección

Volver al principio

Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa Si está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo, probablemente ya sepa cómo funcionan estas aplicaciones y para qué se usan las bases de datos. Access se diferencia de la mayoría de las

demás aplicaciones de bases de datos porque permite crear bases de datos relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos relacional, se suele almacenar un tipo de

datos específico sólo una vez.). Access también ofrece numerosas opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server. En esta sección

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access Trabajar con datos de otros programas

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una

excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico. La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se

almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de

cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una

de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar

los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, vea la sección

Relaciones en una base de datos, más adelante en este artículo. Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear.

Cierre Tabla1. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de Tabla1, haga clic en No.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.

Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, asegúrese de que está seleccionada la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos. Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás para moverse entre las páginas. En la última página del

asistente, haga clic en Finalizar. Nota Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. De

este modo, podrá reproducir fácilmente la operación haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar. Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, la muestra bajo Todas las tablas en el panel de

exploración.

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos Tras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas con el fin de identificar rápidamente los datos extensibles. El asistente proporciona una manera sencilla de organizar los datos

duplicados en tablas independientes, de modo que se pueden guardar de la manera más eficaz posible. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de bases de datos.

Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se inicia el Asistente para analizar tablas.

En caso de que el concepto de normalización sea nuevo para usted, el asistente incluye dos páginas de introducción que contienen un tutorial breve con botones en los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas páginas sino la casilla de verificación ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, actívela y, después,

haga dos veces clic en Atrás para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo esas páginas tras leer la introducción, desactive la casilla de verificación. En la página que comienza con la frase ¿Qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos

registros?, seleccione la tabla que desee analizar y, a continuación, haga clic en Siguiente. Puede dejar que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, o bien, puede decidirlo usted mismo. Si sigue las instrucciones del asistente, podrá cambiar el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.

Nota Si deja que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, puede que sus decisiones no siempre sean las más apropiadas para los datos, sobre todo si se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente sugiera

una organización más eficaz, por lo que es una buena idea probar al menos una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrás para organizar usted mismo todos los campos.

Haga clic en Siguiente. En esta página debe especificar qué tablas contienen qué campos. Si dejó que el asistente tomara las decisiones, debería ver varias tablas conectadas mediante líneas de relación. En caso contrario, Access crea una sola tabla con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en

esta página. Puede arrastrar campos de una tabla hasta un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access pedirá un nombre de tabla.

Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar más eficazmente en esa otra tabla. A la mayoría de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. único generado. Para obtener más información sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.

Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer. Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente. Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y presentará una pantalla en la que se puede confirmar lo que se va a hacer con ellos. Desplácese por la lista para

buscar los que tengan valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento apropiado de la lista desplegable. Seleccione Dejar tal y como está para que el asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, se recomienda crear esa consulta. Si elige Sí, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A

continuación, asigna un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes. Haga clic en Finalizar.

El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando termine de comprobar los resultados. Principio de sección

Trabajar con datos de otros programas Office Access 2007 incluye características que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas. Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar

Access para abrir un archivo con otro formato como un archivo de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. Inicie Access.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista desplegable Tipo de

archivo. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*). Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.

Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede

vincular a los datos desde Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access). Importar o vincular datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el formato en el que estén almacenados los datos. Puede importar o vincular datos de los formatos siguientes: Microsoft Office Access

Microsoft Office Excel Microsoft Windows SharePoint Services Archivos de texto

Archivos XML Bases de datos ODBC Documentos HTML

Microsoft Office Outlook dBase Paradox

Lotus 1-2-3 Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos. Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.

Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, es preciso especificar la ubicación de los datos y elegir cómo se desea almacenar los datos en la base de datos. Principio de sección

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Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, se puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en las versiones desde

Access 2000 hasta Office Access 2007 y los archivos de Access 2002-2003 se pueden usar en las versiones desde Access 2002-2003 hasta Office Access 2007. Puede haber situaciones en las que desee conservar los datos en una versión anterior de Access, pero puede

que haya usuarios con una versión posterior de Access que quieran establecer vínculos a dichos datos y, además, beneficiarse de algunas de las funciones de la versión posterior. La solución pasa por crear una nueva base de datos "cliente" en la versión posterior (que incluya formularios, informes, consultas y macros, pero no

tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versión anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos está incluida en un archivo o si está dividida en una aplicación de cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada por un archivo de base de datos "de

servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.).

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access están incluidos en un archivo .mdb y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos cliente en una

versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios con la versión anterior de Access podrán seguir usando la base de datos original. Los usuarios que tengan una versión posterior pueden usar la nueva base de datos cliente para vincular los mismos datos.

Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia con el formato especificado.

Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2007.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicación del archivo que desee convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No. Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, ciérrelo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de

datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos. Nota A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicación, su nombre debe ser diferente del

nombre de la base de datos original. En cualquiera de los casos, suele ser mejor usar un nombre distinto ya que

permite diferenciar la base de datos de cliente de la base de datos de servidor. No obstante, si convierte al formato de Access 2007, la extensión del nombre de archivo cambia de .mdb a .accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.

Haga clic en Guardar. Divida la base de datos convertida en una aplicación cliente/servidor siguiendo este procedimiento:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en Base de datos de Access.

En el cuadro de diálogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos.

Escriba un nombre para la base de datos servidor y, después, haga clic en Dividir. Elimine la base de datos de servidor creada por la herramienta Divisor de base de datos. Tenga cuidado de no eliminar la base de datos original.

Vincule la nueva base de datos cliente a las tablas de la base de datos original: En la ficha Herramientas de base

de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

Haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, active la casilla de verificación Preguntar siempre por la nueva ubicación. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación, haga doble clic en ella.

Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje en el que se indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas. Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los

usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir usando la base de datos de la versión anterior. Si lo desea, también puede convertir la nueva base de datos cliente en otra versión. Por ejemplo, si la base de

datos original estaba en formato Access 2000, puede crear una base de datos cliente Access 2002-2003 para los usuarios que tengan esta versión y un base de datos cliente Access 2007 para los usuarios que tengan esta versión. Ambas versiones cliente se vincularán a los datos del archivo de Access 2000.

Principio de sección Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access Si la base de datos Access ya es una aplicación cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación

formada por un archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.), sólo tiene que convertir el cliente al formato de archivo de Access 2000, Access 2002-2003 o Access

2007. No es preciso realizar cambios en la base de datos de servidor. El siguiente procedimiento muestra cómo se usa el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos cliente a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access

2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia en el formato especificado. Cierre la base de datos cliente. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor

o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2007.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Vaya a la ubicación de la base de datos de cliente y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla. Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la

base de datos, elija No. Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, ciérrelo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de

datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.

En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos. Haga clic en Guardar. Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los

usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007. Principio de sección

Volver al principio

Vea también

Conceptos básicos del diseño de una base de datos Crear informes sencillos Crear un formulario

Crear una consulta de selección sencilla Crear una nueva base de datos Guía de relaciones de tablas

Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Importar o vincular a los datos de un libro de Excel Importar o vincular a una lista de SharePoint

Access > Tablas

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece

una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas. En este artículo

¿Qué es una clave principal? Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal Quitar la clave principal Cambiar la clave principal

¿Qué es una clave principal? Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access

2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de

clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla

Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id.

de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un

valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una di rección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la

clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y l e

asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,

considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene

datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no

habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una

tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Volver al principio Agregar una clave principal autonumérica Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le

asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal

y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

Volver al principio Definir la clave principal Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id.

o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. Volver al principio

Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta

quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación. Eliminar una relación de tabla

Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si

elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Volver al principio

Cambiar la clave principal Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos: Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.

Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

Volver al principio

Para obtener más información Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de

datos. Volver al principio

Vea también Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Crear tablas en una base de datos

Access > Recopilación de datos Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico

Mostrar todo

Ocultar todo Microsoft Office Access 2007 facilita la recopilación de datos de otros usuarios ubicados en cualquier parte del mundo, como los miembros de un equipo de ventas, participantes en una encuesta o contactos. Office Access

2007 funciona conjuntamente con Microsoft Office Outlook 2007 para ayudarle a generar y enviar mensajes de correo electrónico que incluyan una formulario de entrada de datos. Cuando los destinatarios rellenan los formularios y los devuelven, las respuestas se procesan de acuerdo con las especificaciones definidas. Por

ejemplo, si se opta por procesar automáticamente las respuestas, el contenido de los formularios se agrega a la tabla apropiada de la base de datos en cuanto las respuestas llegan al buzón de entrada. Gracias a esta nueva característica, el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico, se podrá ahorrar

mucho tiempo que, de lo contrario, se dedicaría a escribir los datos en nombre de los demás usuarios. En este artículo

Cuándo se utiliza la recopilación de datos Antes de comenzar Trabajar con el asistente

Después de enviar el mensaje de correo electrónico

Cuándo se utiliza la recopilación de datos

En la siguiente lista se recogen algunos de los casos en los que se puede usar esta nueva característica. Encuesta Desea realizar una encuesta y compilar los resultados en Access. Primero, va a crear en Access una base de datos que tenga las tablas necesarias para almacenar los resultados. A continuación, va a usar el

asistente para generar un formulario que incluya las preguntas (que se presentan como campos) y enviarlo por correo electrónico a los participantes de la encuesta. Las respuestas de los participantes van directamente a la tabla especificada de la base de datos.

Informes de estado Ya sean los últimos niveles de inventario o información actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede enviarle a intervalos periódicos mensajes de correo electrónico con la información actualizada para mantenerle al día.

Administración de eventos Cuando organiza un evento, como una conferencia o un curso, puede enviar uno o varios formularios como mensajes de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si opta por procesar automáticamente las respuestas, los participantes podrán cambiar sus

preferencias en cualquier momento sin tener que notificárselo, y dispondrá siempre de los datos más actualizados para tomar una decisión. Para que pueda generar y enviar fácilmente el formulario de entrada de datos como un mensaje de correo

electrónico, utilice el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico a fin de llevar a cabo los principales pasos del proceso, inclusive la especificación de cómo desea procesar las respuestas cuando llegan al buzón de entrada.

Volver al principio Antes de comenzar Si es la primera vez que va a recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico, siga el procedimiento

que se describe a continuación para asegurar que se lleva a cabo correctamente el proceso de recopilación de datos. Asegúrese de que están instaladas las siguientes aplicaciones en el equipo:

Office Access 2007 El Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico está disponible únicamente en Office Access 2007. Office Outlook 2007 Office Outlook 2007 debe estar instalado y configurado en el equipo que utilice para enviar

los mensajes de correo electrónico. Si Outlook está instalado pero aún no está configurado, inicie esta aplicación y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Si desea obtener ayuda referente al asistente, vea la Ayuda de Outlook.

Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Cuando genere el formulario de entrada de datos, podrá elegir entre un formulario simple con formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos

de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) y un formulario de uso más fácil generado por InfoPath. Si no está instalado Office InfoPath 2007 o posterior en su equipo, o bien, si no está seguro de que todos los destinatarios del mensaje tengan instalado Office InfoPath 2007 o posterior, elija el

formulario HTML. Nota Recuerde que el formulario usado para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial, según opte por el formato HTML o de

InfoPath. Asegúrese de que los destinatarios del mensaje de correo electrónico tengan instaladas las siguientes aplicaciones en su equipo. Sin este software, los usuarios no podrán ver ni editar el formulario.

Un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML Si envía un formulario HTML, el destinatario debe disponer de un programa de correo electrónico que admita HTML. Office Outlook 2007 y Office InfoPath 2007 (ambos opcionales) Si envía un formulario de InfoPath, el

destinatario debe tener instalados tanto Office Outlook 2007 como Office InfoPath 2007 para poder ver y editar ese formulario. Identifique la base de datos de destino. La base de datos puede tener formato .mdb o .accdb. Se admiten

también los archivos .mde y .accde. Si no desea usar una base de datos existente, deberá crear una. Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos procedentes de las respuestas de los usuarios a su

mensaje. Si está recopilando datos para tablas existentes, asegúrese de que las tablas no son de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre la creación de tablas, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.

Notas Los campos con los siguientes tipos de datos no se pueden recopilar mediante mens ajes de correo electrónico: Datos adjuntos

Autonumérico Campos multivalor OLE

Si mediante la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, deberá crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos requeridos de las tablas subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es

de sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículoCrear una consulta basada en varias tablas.

En la mayoría de los casos, podrá decidir si desea almacenar los datos recopilados como registros nuevos o usar los datos para actualizar los registros existentes. En los siguientes casos, podrá almacenar los datos únicamente como registros nuevos:

Está recopilando datos para rellenar dos o más tablas. La tabla subyacente no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal,

agréguelo o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal. La tabla subyacente no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente supone que desea agregar registros. Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas como un campo en la base de

datos. Cuando recopile datos para actualizar los registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que guarde relación con la tabla de destino. Por ejemplo, si está recopilando datos para actualizar una tabla

denominada Pedidos, las direcciones deben estar almacenadas como un campo en dicha tabla o en una tabla relacionada, como una tabla denominada Clientes.

Volver al principio

Trabajar con el asistente Ahora puede ejecutar el asistente que le ayudará a configurar el proceso de recopilación de datos. En esta sección

Iniciar el asistente Elegir el tipo de formulario de entrada de datos

Especificar lo que desea hacer con los datos Seleccionar los campos del formulario Especificar cómo se van a procesar los datos

Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico Personalizar el mensaje de correo electrónico

Crear y enviar mensajes de correo electrónico

Iniciar el asistente

Abra la base de datos de destino. Para rellenar una sola tabla, selecciónela en el panel de exploración. Para rellenar dos o más tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas.

Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente:

En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo electrónico.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

Si la tabla no tiene campos o tiene únicamente campos del tipo Autonumérico, Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el mensaje La tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo compatible con la recopilación de datos mediante correo electrónico..

Si la tabla contiene campos compatibles con la recopilación de datos, se inicia el asistente. La primera página del asistente muestra los principales pasos del proceso. Si la tabla de destino admite agregar y actualizar datos, se llevan a cabo seis pasos principales en el asistente:

Si el objeto admite únicamente agregar registros, los pasos a dar son cinco:

Haga clic en Siguiente. El asistente indica que seleccione el tipo de formulario que desee crear. Elegir el tipo de formulario de entrada de datos

En este paso, debe optar por crear un formulario HTML o un formulario de InfoPath. Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, no se puede utilizar un formulario de Access para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico: hay que usar un formulario HTML o un formulario de InfoPath que se

cree en el asistente.

Si InfoPath no está instalado en su equipo, no estará disponible la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath.

El tipo de formulario que se cree depende de dos factores: la facilidad de uso y si todos los destinatarios tienen instalado en sus equipos el software necesario. Un formulario de InfoPath es mucho más fácil de usar, pero un formulario HTML implica menos requisitos de software.

Un formulario de InfoPath ofrece un entorno de entrada de datos y de edición mejor. Además, puede llevar a cabo una validación preliminar de los datos cuando el usuario hace clic en el botón Enviar, por lo que el usuario tiene la posibilidad de corregir los datos incorrectos antes de enviar la respuesta.

En resumen, un formulario de InfoPath tiene varias ventajas con respecto a un formulario HTML pero un formulario HTML lo puede ver y editar cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico admita HTML. En el asistente, seleccione la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath únicamente si todos los

destinatarios tienen instalados Office InfoPath 2007 y Office Outlook 2007. En caso contrario, seleccione la opción Formulario HTML. Haga clic en Siguiente.

La siguiente página del asistente que se muestre depende de si el objeto de destino admite la actualización de los datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene registros, el asistente supone que desea agregar registros nuevos e indica que

seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente indica que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de pedir que seleccione los campos del formulario.

Si el asistente indica que seleccione los campos del formulario, vaya directamente a la sección Seleccionar los campos del formulario de este artículo. Especificar lo que desea hacer con los datos

En este paso, especifique si desea agregar registros nuevos a la base de datos o actualizar registros existentes.

El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que le puede enviar un destinatario en una sola respuesta. En el caso de la actualización de datos, el número de registros que debe actualizar un

destinatario identifica el número de formularios previamente completados que se van a incluir en un mensaje. En la siguiente tabla se resumen los diversos casos:

Tipo de

formulario

Agregar o

actualizar Resultado

HTML Agregar Los destinatarios no podrán enviar más de un registro nuevo en cada respuesta.

InfoPath Agregar Los destinatarios podrán enviar varios registros nuevos en cada respuesta. Para

ello, deben hacer clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Nota Tras especificar los campos que desee incluir en el mensaje, aparece una

página en el asistente en la que puede configurar varias opciones. En esta página, puede configurar la carpeta de Outlook en la que se van a procesar las respuestas, así como opciones sobre cómo se van a procesar esas respuestas.

HTML Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los

formularios en el mensaje.

InfoPath Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de

correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los formularios en el mensaje. Además, el usuario podrá enviar registros adicionales haciendo clic en Insertar una

fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Más adelante en este artículo, se describe cómo evitar que un usuario agregue nuevos registros a una solicitud de actualización.

En el asistente, seleccione Recopilar sólo información nueva o Actualizar información existente. Es importante observar que si el objetivo es agregar nuevos registros, podrá escribir las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo electrónico cuando se crea el mensaje. Sin embargo,

si el objetivo es actualizar datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada. Haga clic en Siguiente.

El asistente le indica que seleccione los campos que desee incluir en el formulario. Seleccionar los campos del formulario En este paso, va a elegir los campos que desee incluir en el formulario.

Generalmente, no es necesario incluir en el formulario todos los campos existentes en la tabla o consulta subyacente. No obstante, hay dos excepciones: Campos obligatorios Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá automáticamente todos los

campos cuya propiedad Requerido tenga el valor Sí. Si los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro a la tabla. Tipos de campo incompatibles Algunos campos no se podrán incluir en el formulario. El asistente no admite los

campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE ni los campos de búsqueda multivalor. Estos tipos de campo no se mostrarán en la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta del asistente. Los campos de tipo Autonumérico de la tabla se rellenarán automáticamente cuando se agreguen registros nuevos. Los campos de

tipo Objeto OLE, Datos adjuntos y los campos de búsqueda multivalor deberán rellenarse en la vista Hoja de datos o Formulario ya que no se pueden agregar estos valores mediante un proceso de recopilación de datos. Campo de clave principal En la siguiente tabla se resume cuándo se puede incluir un campo de clave principal

en un formulario:

Propósito de la recopilación de

datos Tipo de datos ¿Incluir en formulario?

Agregar Autonumérico No. Se generará automáticamente el valor de clave principal cuando se agregue el registro a la tabla.

Agregar No autonumérico Sí. El usuario podrá escribir un valor en el campo cuando se agreguen registros. La respuesta no se procesará si ya se está usando el valor especificado.

Actualizar Autonumérico o no autonumérico

No. No se puede editar el valor de clave principal en el formulario. Se utiliza este campo para asignar cada respuesta a un registro existente.

En la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta, haga doble clic en los campos que desee incluir. Si desea incluir todos los campos, haga clic en >>. Use las flechas arriba y abajo para reorganizar los campos en la lista Campos que se incluirán en el mensaje de

correo electrónico. Para cada campo que incluya, en Propiedades del campo, especifique un título. Haga clic en Sólo lectura si está actualizando datos y desea mostrar el campo al usuario pero no desea que éste cambie los datos. El campo

aparece en el mensaje de correo electrónico con el título Este campo es de sólo lectura. Esta función es muy útil si el usuario está actualizando datos existentes. Haga clic en Siguiente.

El asistente pide que especifique cómo desea procesar las respuestas. Especificar cómo se van a procesar los datos En este paso, va a tomar una decisión muy importante sobre cómo se van a procesar las respuestas: de manera

automática o manual. Observe que, en este contexto, el procesamiento manual no implica la entrada de datos tediosa en la vista Hoja de datos o Formulario. Significa únicamente que se inicia manualmente la operación de exportación para transferir los datos recopilados a la tabla de destino.

Procesamiento automático Si opta por el procesamiento automático de las respuestas cuando éstas llegan al buzón de entrada, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar el contenido de los formularios de cada una de las respuestas a

las tablas de destino de la base de datos. El procesamiento automático le puede ahorrar un tiempo y un esfuerzo considerables. Las respuestas se exportan correctamente siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones en el momento de llegar las

respuestas al buzón de entrada: Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si no es así, el procesamiento comenzará la próxima vez que se inicie Outlook.

Access debe estar instalado en el equipo. La base de datos no puede estar protegida mediante contraseña y no debe estar abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo

electrónico. Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes. Si no se cumple alguna o varias de estas condiciones, no se llevará a cabo el procesamiento automático. Si es

así, pruebe a solucionar los problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas que hayan generado un error. Las respuestas que lleguen al buzón de entrada después de resolverse los problemas seguirán procesándose automáticamente.

Permitir sólo actualizaciones de datos Si está actualizando datos y activa la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes estará

disponible. Active la casilla de verificación si no desea que el usuario pueda enviar registros nuevos. Si sólo está agregando nuevos datos, la casilla de verificación Permitir sólo actualizac iones de los datos existentes no estará visible.

Procesamiento manual Si desea controlar cuándo y qué respuestas se procesan, desactive la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a. En este caso, las respuestas l legan al buzón de entrada pero

no se transfieren a la base de datos. Seleccione manualmente y haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada respuesta en Outlook y, a continuación, haga clic en Exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual para rellenar la base de datos.

Puede que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se hayan procesado automáticamente. Tras resolver el problema que ha causado el error, exporte manualmente cada una de las respuestas existentes. Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde los siguientes puntos:

Debe tener instalado Office Access 2007 en su equipo. Si la base de datos está protegida mediante contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cuando inicie la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no puede estar abierta en modo exclusivo, y el nombre o

la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes. Especificar opciones de procesamiento adicionales

En la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente, compruebe el nombre de la carpeta de Outlook donde están almacenadas las respuestas. Si desea especificar otra carpeta para las respuestas a esta solicitud de recopilación de datos, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar

carpeta, seleccione otra carpeta o haga clic en Nuevo para crear una nueva carpeta. Haga clic en Aceptar y, a continuación, cambie a Access. Haga clic en Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas para abrir el

cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

Use este cuadro de diálogo para especificar cómo desea procesar las respuestas. Si desea procesarlas manualmente, vaya al siguiente paso.

En el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico, revise y, si es necesario, cambie los valores según se describe a continuación y, después, haga clic en Aceptar: Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje Active esta casilla de verificación si

desea que se procesen de manera automática únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan automáticamente.

Aceptar varias respuestas de cada destinatario Un destinatario puede enviar varias respuestas. Active esta casilla de verificación si desea que se procese de manera automática únicamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda y subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan

automáticamente. Nota Esta configuración controla únicamente el número de respuestas y no el número de registros en una sola respuesta que se procesen. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario podrá enviar varios

registros en una sola respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta, incluso si no está activada esta casilla de verificación. Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath

para actualizar los datos, pueden enviarle nuevos registros además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla de verificación si desea procesar únicamente las actualizaciones de los registros existentes.

Número de respuestas que deben procesarse Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desee procesar automáticamente. Si desea que se procesen automáticamente todas las respuestas, especifique un valor alto, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciban después de

alcanzarse el valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán automáticamente. Fecha y hora en que detener Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento automático de las

respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las respuestas que se reciban después de la hora y la fecha especificadas se almacenarán en la carpeta de destino, pero no se procesarán automáticamente. Nota Para cambiar estas opciones más adelante, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos,

haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que desee cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas subsiguientes que

reciba a ese mensaje. Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Cerrar. El siguiente paso depende de si está agregando o actualizando datos. En el primer caso, pase a la siguiente

sección. Si está recopilando datos para actualizar los registros existentes, vaya a la sección Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico. Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los des tinatarios

Si está recopilando sólo información nueva, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:

Escriba cada una de las direcciones en el mensaje de correo electrónico generado por el asistente o seleccione

las direcciones de una libreta de direcciones. Use un campo de la base de datos actual que contenga direcciones de correo electrónico. El campo debe estar en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.

Cuando está recopilando datos para actualizar los registros existentes, no aparece este cuadro de diálogo porque, en ese caso, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.

En el asistente, seleccione la opción que desee. Haga clic en Siguiente. Si opta por escribir personalmente las direcciones de correo electrónico, vaya a la sección Crear y enviar

mensajes de correo electrónico. Si opta por usar un campo en la base de datos, pase a la siguiente sección. Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico En este paso, especifique el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Si el campo está en la tabla o consulta actual, seleccione La tabla o consulta actual, elija el campo en la lista desplegable y haga clic en Siguiente. Si el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no está en la tabla o consulta

actual, use el siguiente procedimiento: Seleccione Una tabla asociada. En la lista desplegable, seleccione el campo en la tabla actual que la asocia a la tabla que contiene las

direcciones. Suele ser normalmente un campo de ID. Siga uno de estos procedimientos: Si el campo que selecciona está asociado sólo a una tabla, aparece una lista desplegable adicional. Seleccione

el campo que contiene las direcciones de correo electrónico.

Si el campo que selecciona está asociado a más de una tabla, aparecen dos listas desplegables adicionales. En la primera lista, seleccione la tabla que contiene las direcciones de correo electrónico y en la segunda, seleccione el campo.

Haga clic en Siguiente. Las tablas asociadas son aquéllas que tienen relaciones definidas entre ellas. Para ver o editar las relaciones de la base de datos:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Para obtener más información sobre relaciones, vea los artículos Guía de relaciones de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación. Cuando opta por usar un campo de dirección, no puede obtener la vista previa ni personalizar el mensaje de

correo electrónico en Outlook. Para ello, deberá utilizar el asistente. En el siguiente paso, el asistente muestra el asunto y el cuerpo predeterminados del mensaje, y tendrá la oportunidad de personalizarlos. Personalizar el mensaje de correo electrónico

En este paso, va a revisar los componentes del mensaje y realizar los cambios necesarios.

En los campos Asunto e Introducción, haga los cambios que desee realizar. Si decide utilizar las direcciones de correo electrónico que están guardadas en un campo de la base de datos,

hay opciones adicionales que puede elegir en esta página. En Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de:, seleccione una de las opciones. Los usuarios recibirán el mensaje de correo electrónico, independientemente de la opción que seleccione. Si decide elegir las direcciones de correo electrónico en

Microsoft Office Outlook, esta opción no está disponible. Haga clic en Siguiente. Crear y enviar mensajes de correo electrónico

El asistente muestra una página en la que se le indica que ya puede crear el mensaje y también se le muestra cómo ver el estado de un mensaje de correo electrónico mediante el comando Administrar respuestas.

Puede que aparezcan mensajes de advertencia en la página. En la siguiente tabla se recoge cada una de las advertencias y se describe la acción que se puede realizar para resolverla.

Advertencia Descripción Resolución

Algunos registros no contienen una dirección válida en el campo especificado de dirección de

correo electrónico. No se devolverán datos para estas filas.

El campo de dirección de correo electrónico seleccionado contiene

valores nulos.

Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos por direcciones de correo electrónico. A

continuación, reinicie el asistente.

La base de datos está abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Hasta que se libere el bloqueo

exclusivo, no se podrá ejecutar el procesamiento automático de los mensajes de correo

electrónico.

La base de datos está abierta en modo exclusivo.

Si optó por procesar automáticamente las respuestas, el procesamiento no se llevará a cabo porque Access no puede agregar ni

actualizar una base de datos que esté abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo no

exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje.

Estos mensajes de correo

electrónico pueden contener datos de carácter confidencial.

Está recopilando datos

para actualizar registros existentes, y el formulario que está a punto de enviar

se completará previamente con datos existentes.

Si algunos campos del formulario incluyen

datos confidenciales, vaya al paso del asistente donde seleccionó los campos y quite los campos que contienen datos confidenciales del

formulario.

Los próximos pasos que siga dependen de si especifica personalmente las direcciones de correo electrónico o si usa direcciones almacenadas en una tabla de la base de datos. Si opta por especificar las direcciones en el mensaje de correo electrónico de Outlook

En este caso, va a especificar las direcciones de correo electrónico en Outlook. Podrá obtener la vista previa y personalizar el mensajes antes de hacer clic en el botón Enviar. Haga clic en Crear para continuar.

Aparece un mensaje de Outlook con un formulario de entrada de datos. El cuerpo del mensaje incluye una breve introducción y un formulario con controles y sugerencias. Se recomienda no realizar ningún cambio en el cuerpo del mensaje. Si se altera la estructura del formulario, puede que no se procese correctamente la respuesta.

Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para, CC o CCO. También puede hacer clic en los botones Para, CC o CCO para selecc ionar las direcciones desde una libreta de direcciones.

Haga clic en Enviar. Si opta por usar un campo de dirección almacenado en la base de datos En este caso, ya ha obtenido la vista previa y ha personalizado el mensaje. Ahora, va a filtrar el campo de

direcciones de correo electrónico para poder seleccionar las direcciones de los destinatarios del mensaje. Haga clic en Siguiente para ver la página Enviar el mensaje de correo electrónico a los destinatarios.

Elija las direcciones de correo electrónico que desee usar activando las correspondientes casillas de verificación.

Haga clic en Enviar.

Si algunos de los valores en el campo de dirección no son direcciones de correo electrónico válidas, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las direcciones no válidas. En esta situación, tome nota de las direcciones de la lista, haga clic en Salir, compruebe las direcciones e intente enviar el mensaje de nuevo. Para obtener más

información sobre cómo volver a enviar mensajes, vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos. Ya ha hecho la mayor parte del trabajo implicado en la recopilación de datos a través de mensajes de correo

electrónico. Si ha optado por el procesamiento automático de las respuestas y no se genera ningún error, los datos se transferirán a la base de datos de destino sin que tenga que llevar a cabo ninguna otra acción. En cambio, si ha optado por el procesamiento manual de las respuestas o si se genera un error, aún tendrá que

emprender alguna acción. Vea la siguiente sección para obtener más información sobre el procesamiento manual de las respuestas, la solución de problemas, y la administración general de los mensajes y respuestas de recopilación de datos.

Volver al principio Después de enviar el mensaje de correo electrónico Para responder al mensaje de correo electrónico, cada destinatario debe hacer clic en Responder, rellenar la

información solicitada en el formulario y, a continuación, hacer clic en Enviar. En esta sección se describe cómo se ven las respuestas y lo que debe hacerse si no se procesa correctamente alguna de las respuestas. En esta sección

Ver respuestas Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas

Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos

Para obtener vínculos a más información sobre cómo administrar las respuestas y cambiar las opciones de los mensajes, vea la sección Vea también. Ver respuestas

Independientemente del tipo de procesamiento de respuestas elegido, puede ser interesante saber quién ha respondido al mensaje y, quizás, también desee abrir las respuestas manualmente. Para ver las respuestas, siga este procedimiento:

Cambie a Outlook y, a continuación, vaya a la carpeta designada para almacenar las respuestas de recopilación de datos. Sugerencia Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos,

haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, verá el nombre de la carpeta en la columna Carpeta de Outlook, en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas desee ver.

Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en ella. Verá el formulario rellenado por el remitente. Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta original. Por consiguiente, si comprueba que uno o varios formularios de los destinatarios están vacíos, incompletos o no se han completado correctamente,

deberá volver a enviarles el mensaje de correo electrónico original, en lugar de utilizar el comando Responder. De manera similar, si desea enviar la solicitud a más usuarios, deberá volver a enviar el mensaje original, en lugar de reenviarlo. Vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos

para obtener más información. Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas Si opta por el procesamiento automático de las respuestas, siga este procedimiento para asegurarse de que las

respuestas se procesan correctamente: Para cada respuesta, compruebe los valores en las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías.

Sugerencia Si no aparecen las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas mediante el Selector de campos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector de

campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un encabezado de columna existente. En la carpeta de Outlook, si el valor de Marca de seguimiento es La operación de recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en

la columna Categorías, la respuesta se ha procesado correctamente. Además, quizás desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como actualizaciones de los registros existentes.

Si sospecha que una respuesta no ha sido procesada automáticamente, compruebe si se han cumplido todas las condiciones necesarias para el procesamiento. Vea la sección Procesamiento automático, que aparece anteriormente en este artículo. A continuación, pruebe las sugerencias presentadas en la siguiente tabla. La

mayoría de las sugerencias requieren que se solucione el problema y se exporte la respuesta. Para obtener ayuda referente a la exportación manual, vea la siguiente sección Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores.

Problema Causa Resolución

Hay una respuesta en Revise las opciones de Exporte manualmente la respuesta.

la carpeta de Outlook, pero no se ha procesado. En la

columna Estado de recopilación de datos aparece Mensaje sin

procesar.

mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos

mediante correo electrónico. La configuración está

seleccionada para procesar las respuestas manualmente o impedir

que determinadas respuestas se procesen automáticamente.

Sugerencia Para ver las opciones, en la ficha Datos externos, en el grupo

Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo,

seleccione el mensaje que desee y, a continuación, haga clic en Opciones de

mensajes.

Para asegurarse de que las respuestas aún no recibidas se procesen automáticamente, cambie la configuración el cuadro de diálogo de opciones.

Para obtener ayuda sobre la revisión y el cambio de opciones, vea el artículo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

Respondí a uno de mis mensajes pero no

se procesa la respuesta.

Si responde a un mensaje propio, el procedimiento es

ligeramente diferente.

En lugar de rellenar el formulario en el mensaje que recibe, cumplimente el formulario en el mensaje enviado

de la carpeta Elementos enviados. Vaya a la carpeta Elementos enviados y, a continuación, abra el mensaje. Haga clic en Responder, rellene el formulario y, a

continuación, haga clic en Enviar.

Las respuestas no se transfieren a la

carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje

van a la carpeta designada. Las respuestas a los

mensajes propios (a menos que se utilice la copia del mensaje ubicada

en la carpeta Elementos enviados para generar la respuesta) y las

respuestas que forman parte del subproceso de un mensaje de correo

electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta

designada. Entre otras razones posibles se incluyen: Office

Access 2007 no está instalado, o falta o está dañado el complemento

necesario para procesar las respuestas.

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado

ubicado en la carpeta Elementos enviados. Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al

mensaje original. Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook y, a continuación, en el menú

Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y

publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

En la columna Estado

de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

No se encuentra la base de datos. Busque la base de

datos y exporte los datos manualmente.

La base de datos se ha

movido a otra ubicación, ha cambiado de nombre, se ha eliminado o está

dañada.

Restaure la base de datos en la ubicación original y

exporte manualmente la respuesta.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la

siguiente cadena: No se puede abrir la base de datos para

exportar datos porque la base de datos ya está siendo utilizada.

Procese manualmente las respuestas cuando la base de datos esté

disponible.

La base de datos está abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar

cambios en ella hasta que se libere el bloqueo exclusivo.

Pida al usuario que tenga abierta la base de datos en modo exclusivo que la cierre y la abra en modo normal. A continuación, pruebe a exportar manualmente la

respuesta.

En la columna Estado de recopilación de

datos se muestra la siguiente cadena: Esta base de datos de

Access está protegida con una contraseña. Exporte manualmente

estos datos a Microsoft Access.

La base de datos de destino está protegida con

contraseña. El procesamiento automático se realiza incorrectamente

si la base de datos requiere una contraseña.

Exporte la respuesta manualmente. Si desea que las respuestas se procesen automáticamente, quite la

protección mediante contraseña de la base de datos.

En la columna Estado

de recopilación de datos se muestra un mensaje que indica

que falta una tabla, una consulta o un campo.

La tabla de destino o la

consulta se ha eliminado o ha cambiado su nombre, o la estructura se ha

modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario

a las tablas.

Vuelva a crear las consultas y tablas de destino, o bien,

cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos.

En la columna Estado de recopilación de

datos se muestra la siguiente cadena: No se puede procesar

este mensaje de correo electrónico. El formulario de este

mensaje está dañado o se ha modificado.

El formulario de la respuesta está dañado o

alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

Si el destinatario modificó el formulario, pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación, exporte

la respuesta manualmente. Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo.

En la columna Estado

de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

No se encuentra la información necesaria para finalizar el

procesamiento en la base de datos especificada.

Falta la información

necesaria para asignar la respuesta al registro existente que se va a

actualizar.

La configuración del mensaje debe estar sincronizada

con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar

respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la

configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar la respuesta manualmente.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la

siguiente cadena: No se pueden agregar o actualizar datos

porque se produciría un valor duplicado en un campo que sólo

acepta valores únicos.

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí (sin duplicados) no puede

contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del

formulario ya existe en el correspondiente campo de la tabla, la operación

generará un error.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

En la columna Estado El formulario incluye un Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta

de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

El valor que ha especificado no es un elemento de la lista de

opciones...

campo obligatorio que busca valores pero el usuario no ha especificado

un valor para el campo, o bien, la propiedad LimitarALista tiene el valor

Sí pero el usuario ha especificado un valor que no está en la lista.

después de cumplimentar todos los campos, o bien, rellene y guarde usted mismo el formulario y, a continuación, intente de nuevo exportarlo.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra un

mensaje que indica que el valor especificado en un

campo del formulario no es válido.

El destinatario ha especificado datos no válidos en uno o varios

campos.

Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta después de cumplimentar todos los campos, o bien, rellene y guarde usted mismo el formulario y, a

continuación, intente de nuevo exportarlo.

En la columna Estado

de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

Este mensaje contiene un formulario que debe rellenar.

Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el

formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después de

rellenar el formulario.

Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores El procesamiento manual de una respuesta implica el inicio de una operación de exportación desde Outlook. Se puede exportar sólo una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la columna Estado de

recopilación de datos esté establecida en La operación de recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado correctamente. Este estado indica que la respuesta ha sido procesada correctamente. Las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin procesar deben

procesarse manualmente. Las respuestas que tienen un mensaje de error en esta columna no se han procesado automáticamente, por lo que habrá que solucionar primero el problema antes de que pueda exportarlas manualmente. Vea la sección anterior, Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las

respuestas, para obtener ayuda sobre la solución de problemas. En Outlook, haga clic con el botón secundario en la respuesta que desee procesar manualmente. Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access.

En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access, compruebe los detalles de la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar. Si la operación de exportación se realiza correctamente, aparecerá el mensaje Los datos se expor taron

correctamente a la base de datos. Si no se realiza correctamente, aparecerá el mensaje No se pueden exportar datos por algunos errores, seguido de una descripción de los problemas que han originado el error. En la siguiente tabla se recogen los problemas que podrían causar un error en la operación de exportación:

Problema Causa Resolución

Al hacer clic con el botón

secundario del mouse en una respuesta, no se

ve el comando Exportar datos a Microsoft Access.

El mensaje seleccionado no es una respuesta de

recopilación de datos válida.

Elimine de la carpeta designada los mensajes que no sean respuestas de recopilación de datos.

Las respuestas no se transfieren a la carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje irán a la carpeta designada.

Las respuestas a los mensajes propios (a menos que se utilice la copia del

mensaje ubicada en la carpeta Elementos enviados para generar la

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado ubicado en la carpeta Elementos enviados.

Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al mensaje original.

Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook. En Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en

respuesta) y las respuestas que forman parte de un subproceso de mensajes

de correo electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta

designada. Otras posibles razones son: no está instalado Access, o

bien, falta o está dañado el complemento necesario para procesar las

respuestas.

Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la

entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

Mensaje: No se encuentra

la base de datos. Busque la base de datos y

exporte los datos manualmente.

La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha

cambiado de nombre, se ha eliminado o está dañada.

Restaure la base de datos en su ubicación original y, a continuación, inténtelo de nuevo.

Mensaje:

La base de datos ya está en uso.

La base de datos está

abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar cambios en ella hasta que

se libere el bloqueo exclusivo.

Pida al usuario que tenga abierta la base de datos en

modo exclusivo que la cierre y la abra en modo normal. A continuación, pruebe a exportar manualmente la respuesta.

Mensaje:

Falta una tabla, una consulta o un campo.

La tabla de destino o la

consulta se ha eliminado o ha cambiado su nombre, o la estructura se ha

modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario a

las tablas.

Cree las consultas y tablas de destino que falten, o

bien, cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos.

Mensaje: El formulario está

dañado o se ha modificado.

El formulario de la respuesta está dañado o

alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

Si el destinatario modificó el formulario, pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación,

exporte la respuesta manualmente. Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo.

Mensaje: FaIta la información

necesaria para finalizar el procesamiento.

Falta la información necesaria para asignar la respuesta al registro

existente que se va a actualizar.

La configuración del mensaje debe estar sincronizada con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar

respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia.

Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar

la respuesta manualmente.

Mensaje: No se pueden

agregar o actualizar datos porque se

produciría un valor duplicado en un campo que

sólo acepta valores únicos.

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí

(sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor

asignado al campo del formulario ya existe en el correspondiente campo de

la tabla, la operación generará un error.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

Mensaje:

El valor que ha especificado no

El formulario incluye un

campo obligatorio que busca valores pero el

Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta

después de cumplimentar todos los campos, o bien, rellene y guarde usted mismo el formulario y, a

es un elemento de la lista de opciones.

usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien, la propiedad

LimitarALista tiene el valor Sí y el usuario ha especificado un valor que

no está en la lista.

continuación, intente de nuevo exportarlo.

Mensaje: Valor no válido en

un campo del formulario.

El destinatario ha especificado datos no

válidos en uno o varios campos.

Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta después de cumplimentar todos los campos, o bien,

rellene y guarde usted mismo el formulario y, a continuación, intente de nuevo exportarlo.

Mensaje:

La respuesta contiene un formulario que

debe rellenar. Cuando termine, envíelo al

remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el

formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después

de rellenar el formulario.

Intente exportar la respuesta hasta que la columna Categorías muestre un cuadrado verde. Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos Si desea enviar el mensaje a más usuarios o si el mensaje original no ha llegado a algunos de los usuarios

debido a errores, intente volver a enviarlo en lugar de reenviarlo.

En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas.

Aparece el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos.

En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en el mensaje que desea

enviar de nuevo. Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.

Si el botón Volver a enviar este mensaje de correo electrónico está deshabilitado

Este botón aparece atenuado (no disponible) si hay que sincronizar la configuración del mensaje con Outlook. Haga clic en el cuadro de advertencia situado bajo de Detalles del mensaje para sincronizar la configuración. Si el proceso se realiza correctamente, verá el mensaje La sincronización ha sido correcta. Si aparece un mensaje

de error, intente cerrar el cuadro de diálogo y abrirlo de nuevo.

Access realiza determinadas comprobaciones, como comprobar que la consulta y las tablas de destino aún

existen, que siguen incluyendo todos los campos del formulario y que sus tipos de datos no han cambiado. Si las comprobaciones se realizan correctamente, la página del asistente pide al usuario que especifique cómo desea

procesar las respuestas. En caso contrario, aparecerá un mensaje que indique al usuario que vuelva a crear el mensaje de correo electrónico. Prosiga con el asistente de la misma manera que cuando envió por primera vez el mensaje. Puede que su

configuración sea distinta. Para enviar el mensaje de correo electrónico a varios usuarios, siga uno de estos procedimientos: Especifique manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta opción está disponible

únicamente en el caso de una recopilación de datos para agregar nuevos registros.) Elija otro campo de dirección de correo electrónico. Utilice el mismo campo de dirección de correo electrónico pero, en el último paso, seleccione sólo las direcciones

que desee. Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección Especificar cómo desea procesar los datos, que aparece anteriormente en este artículo.

Volver al principio Vea también

Administrar respuestas de recopilación de datos Las respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico

Procesar manualmente las respuestas de recopilación de datos Volver a enviar un mensaje de recopilación de datos

Access > Filtrar y ordenar Ordenar registros de manera personalizada Puede haber ocasiones en las que se desea ordenar datos por un orden no alfabético ni numérico, sino por un

orden definido por el usuario (también denominado orden personalizado o lógico). Por ejemplo, ordenar los días de la semana para que el lunes aparezca en primer lugar tiene más sentido que ordenar por orden alfabético dónde aparece primero el domingo. Puede ordenar los datos en la Vista Hoja de datos de una tabla o una

consulta o en la Vista Formulario de un formulario. ¿Qué desea hacer?

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos Ordenar un número grande de valores de campo único

Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos En este procedimiento, escribirá una expresión que utiliza la función SiInm para clasificar los cargos de los empleados.

En primer lugar, cree una tabla que contenga tres campos: Cargo, Nombre y Apellidos. En el campo Cargo, escriba los siguientes valores para los cuatro registros nuevos: Coordinador de ventas internas

Director de ventas Representante de ventas Vicepresidente de ventas

En los campos Nombre y Apellidos de los cuatro registros escriba los datos que desee. Ahora, abra la tabla en la vista Hoja de datos. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en

Filtro u orden avanzado en el menú contextual. Agregue los campos que desea como Nombre, Apellidos y Cargo a la cuadrícula. Haga clic con el botón secundario en la fila Campo de la primera columna en blanco, haga clic en Zoom y, a

continuación, escriba la expresión siguiente: IIf([Cargo] = "Vicepresidente de ventas", 1, IIf([Cargo] = "Director de ventas", 2, IIf([Cargo] = "Representante de ventas", 3, IIf([Cargo] = "Coordinador de ventas internas", 4, 5))))

El cargo es el nombre del campo que contiene los valores que se están clasificando. Los valores entre comillas son los valores individuales almacenados en el campo. El valor numérico que va después es la jerarquía que tiene asignada. La expresión anterior asigna las jerarquías de 1 a 4 a cuatro cargos diferentes y asigna la

jerarquía 5 a todos los demás. Cuando ejecuta la ordenación, los cargos que no se mencionan en esta expresión se asignan a la misma jerarquía (5). En la fila Ordenar de la columna que contiene la expresión, haga clic en Ascendente.

En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro. La función IIf devuelve el valor numérico que se corresponde al valor del campo Cargo. Por ejemplo, si el valor del campo Cargo es Director de ventas, el número asignado es 2. Si hay un valor en el campo Cargo que no se

muestra como un argumento de la función, por ejemplo Coordinador regional, se le asigna el número 5. La consulta entonces ordena estos números en orden ascendente.

Volver al principio

Ordenar un número grande de valores de campo único Si tiene que ordenar un número grande de valores, es mejor crear una tabla de búsqueda. Suponga que la tabla Empleados hace referencia a más de 50 cargos diferentes. Deberá crear primero una tabla

de consulta y preparar la tabla existente para que busque en la nueva tabla. A continuación, debe relacionar las dos tablas y crear una consulta. Crear una tabla de búsqueda y modificar la tabla existente

Cree una nueva tabla de búsqueda que almacenará los cargos. Denomine tblCargos a la tabla y establezca los cambos en los tipos de datos indicados en los paréntesis, tal como se muestra en la tabla siguiente:

IdCargo

(Autonumérico)

Título

(Texto)

1 Vicepresidente de ventas

2 Director de ventas

3 Representante de ventas

4 Coordinador de ventas internas

Establezca el campo IdCargo como clave principal.

Modifique la tabla Empleados para que busque la tabla tblCargos. En la vista Diseño, cambie el nombre de campo Cargo a IdCargo. En la columna Tipo de datos, cambie Tipo de datos a Numérico.

En la ficha General, en Propiedades de campo, cambie Tamaño del campo a Entero largo. Guarde la tabla y omita la advertencia acerca de la pérdida de datos. Cambie a la vista Hoja de datos.

Llene la columna Cargos con el valor de IdCargo correspondiente al valor del cargo. Por ejemplo, en aquellos registros cuyo valor de Cargo sea Director de ventas, escriba 2. En el caso de Representante de ventas, escriba 3.

Guarde y cierre la tabla. Relacionar las dos tablas En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas. Seleccione tblCargos y Empleados y haga clic en Agregar para agregarlos a la ventana Relaciones. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Arrastre el campo IdCargo de la tabla tblCargos al campo IdCargo de la tabla Empleados. Se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que los nombres de campos que se muestran en las dos columnas son ambos IdCargo y también

que el cuadro Tipo de relación muestra Uno a varios. Si es necesario, puede cambiar los nombres de los campos. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Elija Crear para crear la relación. Se cierra el cuadro de diálogo Modificar relaciones y se guardan los cambios. Cierre la ficha Relaciones.

Crear una consulta En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Tablas, haga doble clic en Empleados y, a

continuación, haga doble clic en tblCargos. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Agregue los campos IdEmpleado, Apellidos y Nombre de la tabla Empleados y el campo Cargo de la tabla

tblCargos a la cuadrícula de diseño de consulta. Cambie a la vista Hoja de datos.

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Access > Informes Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Mostrar todo Ocultar todo

La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que

se agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si se colocan los totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.

Microsoft Office Access 2007 facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado básico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de agrupamiento y ordenación ya definidas.

En este artículo

Descripción del agrupamiento, las secciones de informe y los controles

Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes Ajustar el informe Agregar campos o controles a un informe existente

Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente Guardar, imprimir o enviar un informe Comentarios

Descripción del agrupamiento, las secciones de informe y los controles Si no conoce los informes agrupados, le ayudará obtener primero un poco de información sobre el agrupamiento

y la ordenación, así como las distintas secciones de un informe o los diferentes tipos de controles. Si estos conceptos ya le resultan familiares, podrá omitir esta sección y pasar a la sección Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes.

Agrupar y ordenar Al imprimir un informe, normalmente se desea organizar los registros en un orden determinado. Por ejemplo, si imprime una lista de proveedores, quizás desee ordenar los registros alfabéticamente por nombre de compañía.

En muchos casos, no basta con ordenar los registros. Quizás también desee dividirlos en grupos. Un grupo es una colección de registros junto con información introductoria e información de resumen, como un encabezado. Un grupo se compone de un encabezado de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle y un pie de

grupo. El agrupamiento permite separar visualmente los grupos de registros y mostrar datos introductorios y de resumen por cada grupo. Por ejemplo, en el siguiente informe vienen agrupadas las ventas por fecha de envío y

se calcula el importe total de ventas de cada día.

La fecha presenta el grupo.

El total resumen el grupo.

Puede ver cómo funciona el agrupamiento comparando el informe Lista de productos por categoría (que se muestra en la siguiente ilustración) con la hoja de datos de su consulta subyacente, Lista de productos. Tanto en el informe como en la consulta, los productos están ordenados por categoría, pero en el informe también se

imprime el nombre de cada categoría en una línea independiente al principio de cada grupo (en el encabezado de grupo), así como el número de productos de cada categoría en una línea independiente al final de cada grupo (en el pie de grupo).

El nombre de la categoría aparece en cada fila de la hoja de datos.

El nombre de la categoría aparece una vez para cada grupo del informe, en el encabezado de grupo.

El total para la categoría aparece al final de cada grupo, en el pie de grupo.

Los registros aparecen como un grupo grande en la hoja de datos.

Los registros para cada categoría aparecen como sección separada en el informe, precedida por el

encabezado de grupo y seguida por el pie de grupo. El agrupamiento puede realizarse por cualquier campo y expresión por la que se ordene (hasta 10). El

agrupamiento puede realizarse varias veces por el mismo campo o la misma expresión. En este último caso, Office Access 2007 anida los grupos de acuerdo con su nivel de grupo. El primer campo por el que se agrupa es el primer nivel de grupo y el más significativo; el segundo campo por el que se agrupa es el siguiente nivel de

grupo, y así sucesivamente. En la siguiente ilustración se muestra cómo Office Access 2007 anida los grupos.

Cada encabezado de grupo está emparejado con un pie de grupo.

Normalmente se utiliza un encabezado de grupo para mostrar los datos que identifican el grupo en una sección independiente al principio del grupo. Normalmente se utiliza un pie de grupo para resumir los datos del grupo en una sección independiente al final del grupo.

Volver al principio Secciones de un informe En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Para crear informes útiles, es preciso saber cómo

funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que se coloca un control calculado determina cómo Access calcula los resultados. La lista siguiente muestra un resumen de los distintos tipos de sección y de su uso. Encabezado del informe Se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para

la información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Cuando se coloca un control calculado en el encabezado del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por ejemplo, si se coloca un control que

utilice la función Suma en el encabezado del informe, se calcula la suma para todo el informe.

Encabezado de página Se imprime al principio de cada página. Se utiliza un encabezado de página, por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas. Encabezado de grupo Se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del

grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por producto, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la función Suma en el encabezado de grupo, la suma corresponde al grupo actual.

Detalle Se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En la sección Detalle se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie de grupo Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir

información de resumen de sus correspondientes grupos. Pie de página Se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información relativa a la página.

Pie del informe Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir los totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe. Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime

el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

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Controles Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Access admite tres tipos de controles:

dependientes, independientes y calculados. La lista siguiente muestra un resumen de estos controles y de su uso. Control dependiente Son los controles cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una consulta. Los

controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de

un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente Son los controles que no tienen orígenes de datos. Los controles independientes se utilizan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título

de un informe es un control independiente. Control calculado Son los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Para especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresión como el origen de los datos del

control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por

unidad por un valor constante (0,75). = [Unit Price] * .75 Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un

control incluido en el informe. Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después, puede agregar los

controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo identificando el campo del cual obtiene sus datos el control. Puede crear

un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos al informe. (El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. Presione ALT+F8.

Cuando haga doble clic en un campo o lo arrastre desde el panel Lista de campos al informe, crea un control dependiente. Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio c ontrol o en el

cuadro para el valor ControlSource (OrigenDelControl) de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.

Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, establez ca la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) en el nombre del campo.

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Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes El Asistente para informes presenta una serie de preguntas y genera posteriormente un informe basándose en las respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los campos que desea utilizar para agrupar el informe.

Una vez creado el informe, lo podrá utilizar tal cual o modificarlo según sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para informes, es preciso elegir un origen de datos. Elegir un origen de registros

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Antes de comenzar a crear el informe,

deberá decidir primero qué información va a incluir. Entre los campos que elija deberán figurar los campos por los que desee agrupar o que desee resumir. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se extraen de más de una tabla, le será más

conveniente utilizar una consulta como origen de registros. Puede que dicha consulta ya exista en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear una consulta específica que cubra las necesidades del informe. Para obtener más información sobre las consultas, abra los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

Iniciar el Asistente para informes

En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

Access inicia el Asistente para informes.

Haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas y elija la tabla o consulta que contenga los campos que

desee incluir en el informe. Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos. Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer clic en los botones situados entre el

cuadro Campos disponibles y el cuadro Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado, o para agregar o quitar todos los campos. Si otra tabla o consulta contiene campos que también desea incluir en el informe, haga clic en la lista

desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y siga agregando campos. Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar los campos. Agrupar registros en el Asistente para informes

El agrupamiento permite organizar los registros por grupo, por ejemplo, por Región o por Vendedor. Los grupos se pueden anidar para poder identificar fácilmente las relaciones entre los grupos y buscar rápidamente la información necesaria. El agrupamiento también se puede utilizar para calcular información de resumen, como

totales y porcentajes. Cuando incluye más de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre las tablas y determina cómo puede presentar el usuario la información.

En la página del Asistente para informes en la que se pregunta ¿Desea agregar algún nivel de agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de campo de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de campo de la lista para

agregarlo al informe. Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la página situada a la derecha del cuadro de diálogo. Use los botones de flecha para agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste

la prioridad de un nivel de agrupamiento seleccionándolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access agrega cada nivel de agrupamiento y lo muestra anidado dentro de su nivel de agrupamiento primario.

Haga clic en Opciones de agrupamiento para mostrar el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento.

Opcionalmente, para cada campo de nivel de grupo, elija un intervalo de agrupamiento. Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros. En la ilustración anterior, los registros vienen agrupados por el campo Fecha de envío, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente

para informes ofrece opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de agrupamiento. Por consiguiente, dado que Fecha de envío es un tipo de datos de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor real (Normal), Año, Trimestre, Mes, Semana, Día, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de datos Texto,

podría optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo de datos numérico, puede optar por agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados. Tras seleccionar un intervalo de agrupamiento, haga clic en Aceptar.

Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente página del asistente. Ordenar y resumir registros Puede ordenar los registros por un máximo de cuatro campos, ya sea en orden ascendente o descendente.

Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar. Puede hacer clic en el botón situado a la derecha de la lista para cambiar de orden ascendente a descendente, y viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y

cuarta lista desplegable para elegir más campos de ordenación.

Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numéricos. Observe que el botón Opciones de resumen sólo estará visible si hay uno o varios campos numéricos en la sección Detalle del informe. El asistente muestra los campos numéricos disponibles.

Active la casilla de verificación en Suma, Promedio, Mín o Máx que desee para incluir esos cálculos en el pie de grupo. Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o sólo el resumen. En el último caso, se mostrarán

los totales correspondiente a cada valor Fecha de envío (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificación de Suma), pero se omitirán los detalles de los pedidos. También puede optar por mostrar un porcentaje de los cálculos totales de las sumas.

Haga clic en Aceptar. Siga las instrucciones en las páginas restantes del Asistente para informes. En la última página, puede editar el título del informe, que se mostrará en la primera página del informe. Además, Access guardará el informe con el

título como nombre del documento. Puede modificar tanto el título como el nombre de documento posteriormente si es necesario. Haga clic en Finalizar. Access guarda automáticamente el informe y lo muestra en la Vista preliminar, donde se

ve el informe tal y como quedará una vez impreso. Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de vista previa para ver secuencialmente las páginas del informe o ir a cualquier página del informe. Haga clic en uno de los botones de

desplazamiento o escriba el número de página que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuación, presione ENTRAR. En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver cómo están colocados los

datos en la página. Con el puntero del mouse (ratón) colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, vuelva a hacer clic. También puede utilizar el control de zoom en la barra de estado.

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Ajustar el informe Es probable que el Asistente para informes no genere exactamente el resultado que esperaba para el informe. Por ejemplo, quizás desee agregar texto, ajustar los anchos de columna, agregar un logotipo, etc. Access

proporciona dos vistas en las que puede modificar el informe: la vista Presentación y la vista Diseño, que se describen brevemente en esta sección. Vista Presentación

La vista Presentación es la vista más fácil de utilizar para realizar cambios en los informes y proporciona la mayor parte de las herramientas necesarias para adaptar los informes. Permite ajustar anchos de columna, reorganizar las columnas, así como agregar o modificar los niveles de agrupamiento y totales. Puede incluir

campos nuevos en el diseño del informe y configurar las propiedades del informe y de sus controles. La vista Presentación tiene como ventaja que se pueden ver los datos mientras se realizan los cambios en el formato del informe, de modo que se puede ver inmediatamente cómo los cambios afectan a la presentación de los datos.

Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede utilizar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del informe. Para mostrar el panel Lista de campos.

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Vista Diseño Si no es posible realizar un cambio específico en el informe en la vista Presentación, pruebe la vista Diseño. Esta

vista muestra la estructura subyacente del informe y proporciona algunas funciones y herramientas de diseño más que la vista Presentación. Por ejemplo, se puede incluir una mayor variedad de controles en el informe, ajustar con mayor precisión la alineación de los controles y configurar un número mayor de propiedades que en

la vista Presentación. Para abrir un informe en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

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Agregar campos u otros controles a un informe existente Cada campo, etiqueta, línea o imagen que se ve en un informe se ha creado mediante algún tipo de control. El control más utilizado en un informe es el cuadro de texto, que suele utilizarse para mostrar los datos del ori gen

de registros subyacente del informe. Puede crear cuadros de texto que ya están enlazados con campos del origen de registros agregando campos del panel Lista de campos, o bien, puede agregarlos al informe mientras trabaja en la vista Diseño (pero, en ese caso, usted mismo deberá "enlazarlos" a los campos del origen de

registros). La vista Diseño tiene como ventaja que se pueden agregar muchos otros tipos de controles, además de los cuadros de texto dependientes, como rectángulos, saltos de página y gráficos. En esta sección se describen ambos métodos de agregar controles a un informe.

Agregar campos a un informe existente Se recomienda utilizar la vista Presentación para agregar campos a un informe, si bien también puede hacerse en la vista Diseño. Para agregar un campo, asegúrese de que se muestra el panel Lista de campos. El panel Lista de campos es una lista de todos los campos que están disponibles para su colocación en el informe. Para

ver el panel Lista de campos, presione ALT+F8. Agregar campos del panel Lista de campos Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del informe donde

desee incluirlo. Para agregar varios campos a la vez, haga clic en el primer campo que desee incluir, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada uno de los demás campos que desee agregar. A continuación, arrastre los

campos seleccionados hasta el informe. Al colocar los campos, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

Notas Si agrega un campo de una tabla relacionada, Access agregará el nivel de agrupamiento adecuado. Si agrega un campo de otra tabla (no relacionada), Access mostrará un cuadro de diálogo donde podrá

especificar cómo desea relacionar la tabla con el origen de datos existente del informe. Para ver las relaciones de tabla que ya se han especificado para la base de datos, o bien, para agregar nuevas relaciones:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Agregar otros controles a un informe existente Cuando agrega al informe un campo del panel Lista de campos, se crea automáticamente un control de cuadro

de texto dependiente. Otros controles, como etiquetas, líneas e imágenes, se pueden agregar cambiando a la vista Diseño y utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.

Determinar el nombre de una herramienta Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta. Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una

casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación . .

Haga clic en el diseño de informe en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga

clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic y arrastre en el informe para crear un control con el tamaño que desee. Si no coloca el control perfectamente al primer intento, lo puede mover siguiendo este procedimiento:

Haga clic en el control para seleccionarlo. Coloque el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas y arrastre el control

a la ubicación deseada. Mediante este proceso se crea un control "independiente". Si el control puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificación), deberá escribir un nombre de campo o una expresión en la

propiedad Origen del control para que el control pueda mostrar los datos. Muestre la hoja de propiedades. Presione F4.

Nota Una vez terminado el nuevo informe, asegúrese de guardarlo. Volver al principio

Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente

Si ya tiene un informe y desea ordenarlo o agruparlo, o bien, desea modificar la ordenación o el agrupamiento existente del informe, esta sección le ayuda a hacerlo. Agregar agrupamiento, ordenación y totales en la vista Presentación

Puede realizar sencillas operaciones de ordenación, agrupamiento y creación de totales haciendo clic con el botón secundario en los campos en la vista Presentación y eligiendo la operación que desee en el menú contextual. Para cambiar a la Vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en

el panel de exploración y haga clic en Vista Presentación .

Nota Si bien en las instrucciones descritas en esta sección no se utiliza directamente el panel Agrupación, orden y total, se recomienda abrir el panel y observar cómo cambia mientras está trabajando. De este modo, comprenderá mejor lo que hace Access y, a medida que le resulte más fácil trabajar con el panel Agrupación,

orden y total, podrá utilizarlo para aplicar más ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupación, orden y total:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Ordenar por un solo campo Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo que desee ordenar. En el menú contextual, haga clic en la opción de ordenación que desee. Por ejemplo, para ordenar un campo de

texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z . Para ordenar un campo numérico en orden

descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor .

Access ordena el informe de acuerdo según lo haya especificado. Si está abierto el panel Agrupación, orden y

total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Ordenar por para el campo. Ordenar por varios campos Nota Cuando aplica el criterio de ordenación haciendo clic con el botón secundario en un campo en la vista

Presentación, sólo podrá ordenar un campo a la vez. Al aplicar la ordenación a otro campo, se quita el criterio de ordenación del primer campo. El comportamiento de ordenación es diferente en los formularios, donde se pueden establecer varios criterios de ordenación haciendo clic con el botón secundario en cada uno de los

campos y eligiendo el criterio de ordenación que desee. Para crear varios niveles de ordenación, vea la sección Agregar agrupamiento, ordenación y totales mediante el panel Agrupación, orden y total . Agrupar en un campo

Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar.

En el menú contextual, haga clic en Agrupar en .

Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel. Si está abierto el panel Agrupación, orden y total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Agrupar en para el campo. Agregar un total a un campo

Esta opción permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para un campo. Se agregará un total general al final del informe y se agregarán totales de grupo a todos los grupos del informe. Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular el total.

Haga clic en Total.

Haga clic en la operación que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros (para contar todos los registros), Incluir valores (para contar sólo los registros con un valor en este campo), Máx, Mín, Desviación estándar o Varianza.

Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un total general. Si el informe tiene niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo (si aún no los hay) y coloca el total en cada pie.

Nota También puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea calcular el total y, a

continuación, en la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Totales .

Agregar agrupamiento, ordenación y totales mediante el panel Agrupación, orden y total El panel Agrupación, orden y total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o modificar las opciones de

agrupamiento, criterios de ordenación o totales de un informe. Una vez más, la vista Presentación es la vista preferida para trabajar, ya que es mucho más fácil ver cómo afectan los cambios a la presentación de los datos. Mostrar el panel Agrupación, orden y total

En la vista Presentación:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

En la vista Diseño:

En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Access muestra el panel Agrupación, orden y total.

Para agregar un nuevo nivel de ordenación o agrupamiento, haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden.

Se agrega una nueva línea al panel Agrupación, orden y total, y se muestra una lista de los campos disponibles.

Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresión debajo de la lista de campos para escribir una expresión. Tras elegir un campo o escribir una expresión, Access agrega el nivel de

agrupamiento al informe. En la vista Presentación, la presentación cambia inmediatamente y se muestra el agrupamiento o criterio de ordenación. Notas

Si ya se han definido varios niveles de ordenación o agrupamiento, es posible que tenga que desplazarse hacia abajo por el panel Agrupación, orden y total para poder ver los botonesAgregar un grupo y Agregar un orden. Puede definir hasta 10 niveles de agrupamiento y ordenación en un informe.

Cambiar las opciones de agrupamiento Cada nivel de ordenación o agrupamiento tiene varias opciones que se pueden establecer para obtener los resultados deseados.

Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenación, haga clic en Más en el nivel que desee cambiar.

Para ocultar las opciones, haga clic en Menos. Criterio de ordenación Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en la lista desplegable de criterios de ordenación y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Intervalo del grupo Este valor determina cómo se agrupan juntos los registros. Por ejemplo, puede agrupar por el primer carácter de un campo de texto de modo que se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que comiencen por "B", y así sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar

por día, semana, mes, trimestre, o bien, puede especificar un intervalo personalizado. Totales Para agregar totales, haga clic en esta opción. Puede agregar totales en varios campos y agregar varios tipos de totales en el mismo campo.

Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir. Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de cálculo que desee realizar. Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en el pie del informe).

Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un control al pie de grupo que calcula el porcentaje del total general de cada grupo. Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para mostrar el total en el lugar deseado.

Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir otro campo seleccionándolo en la lista desplegable Total de. De lo contrario, haga clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla.

Título Permite cambiar el título del campo que está resumiendo. Se utiliza para el encabezado de columna y las etiquetas de los campos de resumen en los encabezados y pies. Para agregar o modificar el título:

Haga clic en el texto azul detrás de con título. Aparecerá el cuadro de diálogo Zoom. Escriba el nuevo título en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar.

Con/sin una sección de encabezado Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de encabezado que precede a cada grupo. Cuando agrega una sección de encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado. Cuando quita una sección de encabezado que contiene controles que no sean el campo de

agrupamiento, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles. Con/sin una sección de pie Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de pie que aparece después de cada grupo. Al quitar una sección de pie que contiene controles, Access le pide que confirme si desea eliminar

los controles. Mantener junto el grupo Esta opción determina cómo se distribuyen los grupos en la página al imprimir el informe. Quizás desee mantener los grupos en una página para evitar lo máximo posible que haya que dar la

vuelta a las páginas para poder ver los grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario para imprimir el informe, ya que la mayoría de las páginas presentarán espacios en blanco en la parte inferior.

No mantener junto el grupo en una página Utilice esta opción si no le importa que los grupos se dividan por los saltos de página. Por ejemplo, un grupo de 30 elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de una página y los 20 restantes en la parte superior de la siguiente página.

¿Desea mantener todo el grupo en una página? Esta opción ayuda a minimizar el número de saltos de página en un grupo. Si un grupo no cabe en el espacio restante de una página, Access deja ese espacio en blanco y coloca el grupo en la siguiente página. Es posible que los grupos de gran tamaño sigan abarcando varias

páginas, pero esta opción minimiza en la medida de lo posible el número de saltos de página dentro del grupo. Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página En el caso de los grupos con encabezados de grupo, esta opción asegura que el encabezado de grupo no se imprimirá automáticamente en la parte inferior

de una página. Si Access determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos una fila de datos después del encabezado, el grupo se colocará en la siguiente página. Cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento y ordenación

Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en el fila del panel Agrupación, orden y total y, a continuación, en la flecha arriba o flecha abajo a la derecha de la fila. Eliminar niveles de agrupamiento y ordenación

Para eliminar un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en la fila que desea eliminar en el panel Agrupación, orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el botón Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de agrupamiento, si el campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access

lo mueve a la sección Detalle del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o pie de grupo.

Volver al principio Crear un informe de resumen (sin detalles de registros) Si desea mostrar sólo totales (es decir, sólo la información en las filas de los encabezados y pies), en la ficha

Formato, (o en la ficha Diseño de la vista Diseño), en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los datos de resumen se presentan de manera más compacta. Si bien los registros están ocultos, no se eliminan los controles

en la sección oculta. Haga clic en Ocultar detalles para restaurar las filas en el informe. Crear un efecto de agrupamiento sin encabezados Puede lograr un efecto de agrupamiento en los informes sin utilizar encabezados. Si quita los encabezados, se

crea un informe más compacto ya que las líneas de encabezado ocupan menos espacio vertical. El procedimiento general implica quitar el encabezado de cada grupo, por lo que cada campo de agrupamiento se mueve a la sección Detalle del informe. Para restaurar el efecto de agrupamiento visual, se establece la

propiedad Ocultar duplicados de cada campo de agrupamiento en Sí. Ejemplo Tomemos como ejemplo el siguiente informe agrupado en el que se utilizan encabezados de grupo:

Como puede comprobar, cada nombre de compañía ocupa una línea completa, al igual que cada identificador de pedido. En este ejemplo, va a modificar el informe para que se parezca al informe de la ilustración siguiente:

Abra el informe en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el Panel de exploración y, a

continuación, haciendo clic en Vista Presentación .

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Nota Es conveniente empezar con el grupo de nivel inferior; de lo contrario, puede que la presentación del informe le resulte confusa mientras está trabajando. Haga clic en el nivel de agrupamiento inferior y, luego, en Más.

En la lista desplegable de secciones de encabezado, seleccione sin una sección de encabezado. Cuando se quita un encabezado, Access conserva el cuadro de texto del campo de agrupamiento moviéndolo a la sección Detalle. Sin embargo, es posible que se eliminen todos los demás controles que se encuentren en el

encabezado de grupo. Access avisará si se va a eliminar algún control como resultado de esta acción. Si el encabezado de grupo contiene controles que desea conservar, asegúrese de moverlos a otra sección del informe antes de llevar a cabo este paso. Deberá cambiar a la vista Diseño para mover los controles a otras

secciones. El informe resultante se muestra en la siguiente ilustración. Observe que el primer IdPedido está en la misma línea que el primer registro de detalle en lugar de encontrarse en su propia línea.

Desafortunadamente, el IdPedido se repite en cada línea de detalle, por lo que resulta difícil ver con precisión cuántos pedidos hay. Entonces, es útil establecer la propiedad Ocultar duplicados del control del cuadro de texto. Para configurar esta propiedad, siga el procedimiento que se describe a continuación:

Seleccione uno de los valores que se repiten. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable correspondiente a Ocultar

duplicados y, a continuación, en Sí. Los identificadores de pedido duplicados quedan ocultos. Observe que puede ver de nuevo cuántos pedidos hay y cuántos productos hay por pedido.

Para este ejemplo, repetimos el paso 4 para el nivel de agrupamiento Nombre de compañía. El informe final se parece a la ilustración siguiente:

Ahora, el valor Nombre de compañía aparece en la misma línea que el primer registro de detalle y la propiedad

Ocultar duplicados evita que el valor Nombre de compañía se repita en cada línea. En el caso de un informe de gran tamaño que use varios niveles de agrupamiento, esto puede contribuir a ahorrar una cantidad significativa de papel.

Volver al principio Guardar, imprimir o enviar un informe Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo muchas veces. El diseño del informe sigue igual, pero los

datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo similar basado en el original. Guardar un informe

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

Guardar el diseño del informe con un nombre distinto

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, haga clic en Informe en el cuadro Como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Imprimir un informe Un informe se puede imprimir desde la Vista preliminar, la vista Presentación, la vista Diseño, la vista Informe o desde el panel de exploración. Antes de imprimirlo, debe revisar la configuración de la página, como los

márgenes y la orientación. Access guarda la configuración de la página junto con el informe, por lo que sólo es necesario especificarla una vez. Puede guardar la configuración más adelante si cambian las necesidades. Cambiar la configuración de página

Abra el informe en cualquier vista. En la ficha Diseño de página, en el grupo Página, haga clic en una opción.

Tamaño permite seleccionar entre varios tamaños de papel o escribir un tamaño de papel personalizado.

Vertical orienta la página en sentido vertical.

Horizontal orienta la página en sentido horizontal.

Márgenes permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o bien, puede hacer clic en

Avanzadas para especificar anchos de margen personalizados mediante el cuadro de diálogo Configurar página. Mostrar márgenes activa o desactiva la presentación de los márgenes (sólo en la vista Presentación). Columnas muestra el cuadro de diálogo Configurar página. Especifique el número de columnas y el tamaño de

columna deseados y, a continuación, haga clic en Aceptar. Imprimir sólo los datos anula la impresión de las etiquetas que haya en el informe. Sólo se imprimirán los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta subyacente. Esta característica puede resultar útil para

los informes que se imprimen ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos casos, se puede anular la impresión de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir el informe en papel en blanco. Nota Si desea usar una configuración más detallada de la página, haga clic en el botón Configurar página

situado en la esquina inferior derecha del grupo Diseño de página para que se muestre el cuadro de diálogo Configurar página. Puede utilizar Configurar página para ajustar todos los valores de configurac ión disponibles en la ficha Diseño de página, así como para seleccionar una impresora específica para el informe.

Enviar un informe a una impresora Abra el informe en cualquier vista o seleccione el informe en el panel de exploración.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

En el cuadro de diálogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

Haga clic en Aceptar. Volver al principio

Enviar el informe por correo electrónico

Puede enviar el informe a los usuarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimirlo en papel.

En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office

y, a continuación, en Correo electrónico .

En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan. Cuando aparezca su programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

Volver al principio Comentarios Puede surgir un problema si tiene un informe en un archivo .accdb que ordene o agrupe en un campo de

búsqueda, y desea importar este informe a un archivo .mdb y luego abrirlo en una versión anterior de Access. El método interno por el que se ordenan y agrupan los campos de búsqueda en archivos .accdb es incompatible con archivos .mdb. Si crea un informe en un archivo .accdb que usa el agrupamiento o la ordenación por un

campo de búsqueda, a continuación, lo exporta a un archivo .mdb (o utiliza el comando Guardar como para guardar la base de datos como archivo .mdb) y luego intenta abrirlo en una versión anterior de Access, el informe no se cargará.

Para revisar el informe de modo que pueda importarlo a un archivo .mdb y abrirlo en una versión anterior de Access, haga lo siguiente: En el archivo .accdb, cree una copia del informe.

Abra la copia del informe en la vista Presentación. Si el panel Agrupación, orden y total no está visible:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Elimine todas las líneas del panel Agrupación, orden y total haciendo clic en el botón Eliminar a la derecha de

cada línea.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya al archivo .mdb al que desea importar el informe y haga clic en Abrir.

Importe la copia del informe al archivo .mdb. ¿Cómo?

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

Haga clic en Examinar.

Vaya al archivo .accdb que contiene el informe y haga clic en Abrir. No está importando ninguna tabla esta vez, así que no importa si elige importar o vincular a los datos de origen. Haga clic en Aceptar para continuar.

En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la ficha Informes. Haga clic en el informe que desee importar y, a continuación, en Aceptar. Si la operación de importación se realiza sin problemas, Access le solicita si desea guardar los pasos de

importación para usarlos más adelante. Si desea guardar los pasos, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación, especifique la información solicitada y haga clic en Guardar importación. Si no desea guardar los pasos, haga clic en Cerrar.

Access importa el informe y lo muestra en el panel de exploración. Abra el informe en la vista Presentación. Si no ve el panel Lista de campos:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

En el panel Campos disponibles en tablas relacionadas, busque la tabla que contiene el campo que desea

mostrar en el informe. Este campo incluirá los mismos valores que ve actualmente en el campo de búsqueda del informe. Arrastre el campo al informe.

Ahora ve dos columnas que muestran la misma información. Haga clic con el botón secundario en el campo de visualización que acaba de agregar y haga clic en la opción de ordenación que desea usar.

Elimine el campo de visualización que acaba de agregar y ordenar. Si el panel Agrupación, orden y total no está visible:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Haga clic en Agregar un grupo. En la ventana emergente Campo/Expresión, haga clic en el nombre del campo de búsqueda del informe.

El informe ya está ordenado y agrupado tal como estaba en el archivo .accdb. Guarde y cierre el informe. Volver al principio

Vea también Crear una expresión Crear, modificar o eliminar una relación

Modificar, editar o cambiar un informe Realizar un recuento en los informes Sumar en informes

Access > Formularios

Agregar un campo a un formulario o informe Mostrar todo

Puede agregar rápidamente campos a un formulario o informe mediante el panel Lista de campos. Si hace doble clic en un campo del panel Lista de campos (o bien, si arrastra un campo desde la lista hasta un formulario o informe), Microsoft Office Access 2007 crea automáticamente el control apropiado para mostrar el campo, como

un cuadro de texto o una casilla de verificación, y después enlaza el control a ese campo. Si no dispone de ningún formulario o informe al que pueda agregar un campo, vea Crear un formulario o Crear un informe sencillo para obtener información sobre cómo crearlo.

¿Qué desea hacer?

Agregar un campo a un formulario o informe mediante el panel Lista de campos

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseño Obtener más información sobre el panel Lista de campos

Agregar un campo a un formulario o informe mediante el panel Lista de campos Abra un informe en la vista Presentación o Diseño. Si no ve el panel Lista de campos, siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8. En el panel Lista de campos, busque la tabla que contenga el campo que desee agregar. Para mostrar u ocultar la lista de los campos de cada tabla, haga clic en el signo más (+) o menos (-) situado junto al nombre de la

tabla.

NOTA Si la base de datos no contiene tablas, el panel Lista de campos estará vacío.

Cuando encuentre el campo que desee agregar, siga uno de estos procedimientos para agregarlo al formulario o

informe: Haga doble clic en el campo. Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe.

Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos a la vez hasta el formulario o informe.

NOTA Esta técnica puede usarse únicamente con los campos de la sección Campos disponibles para esta

vista del panel Lista de campos. Agregue un intervalo de campos del panel Lista de campos al formulario o informe siguiendo este procedimiento: Haga clic en el primer campo del intervalo.

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último campo del intervalo. Access selecciona los campos en los que ha hecho clic así como los campos situados entre esos dos campos. Arrastre todos los campos seleccionados hasta el formulario o informe.

NOTA Esta técnica puede usarse únicamente con los campos de la sección Campos disponibles para esta

vista del panel Lista de campos. Office Access 2007 crea el control apropiado para mostrar cada campo y enlaza el control al campo. Además,

Access crea una etiqueta adjunta para el control. Para modificar la etiqueta, haga clic en ella para selecci onarla y vuelva a hacer clic en ella para colocar el punto de inserción dentro de la etiqueta. A continuación, podrá modificar la etiqueta de la misma manera que editaría el texto de un documento.

Para que un campo se muestre en un tipo de control distinto al que Access crea automáticamente, puede cambiar el tipo de control, pero únicamente a un tipo de control que sea apropiado para ese campo. Por ejemplo, se puede cambiar un cuadro combinado a un cuadro de texto o cuadro de lista, pero no se puede cambiar lo a un

botón de comando. Cambiar el tipo de control Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón secundario en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño . . Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en

Cambiar a. Si no está disponible el elemento de menú Cambiar a, no hay ningún otro tipo de control que sea apropiado para ese campo. En caso contrario, Access muestra una lista de tipos de control.

Haga clic en uno de los tipos de control disponibles para cambiar el control a ese tipo. El control permanece enlazado al campo, pero puede que tenga que configurar algunas propiedades para que el nuevo tipo de control funcione como desee. Para que se muestre la hoja de propiedades de un control, haga clic

en este último para seleccionarlo y, a continuación, presione F4. Volver al principio

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseño

En general, la manera más fácil de agregar un campo a un formulario o informe es mediante el panel Lista de campos. No obstante, se puede agregar asimismo un campo creando un control y enlazándolo a un campo. Con el siguiente procedimiento se muestra cómo hacerlo.

Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón secundario del mouse (ratón) en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño. Asistentes para controles Puede usar los Asistentes para controles para que le ayuden a crear botones de

comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Un Asistente para controles hace una serie de preguntas referentes a la apariencia y el funcionamiento deseados del control y, a

continuación, crea el control y establece sus propiedades basándose en las respuestas. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está resaltada la opción Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella para resaltarla.

Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que

no esté seleccionada esta opción.

En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar.

Para determinar el nombre de una herramienta, coloque el puntero sobre la misma. Access mostrará el nombre de la herramienta. En la cuadrícula de diseño del formulario o informe, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior

izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado. Si seleccionó Utilizar asistentes para controles y el control que está colocando tiene asociado un asistente, este

asistente se iniciará y le guiará para configurar el control. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo de la siguiente manera: Haga clic en el control para seleccionarlo.

Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en un puntero de movimiento .

Haga clic en el control y arrástrelo hasta la ubicación deseada. Si usa un asistente para controles, puede que el asistente contenga pasos para ayudarle a enlazar el control a un campo. Si el asistente no enlaza el control a un campo, y el control es del tipo que puede mostrar datos (por

ejemplo, un cuadro de texto o un cuadro combinado), es preciso especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad Origen del control para que se muestren los datos. Siga el procedimiento que se detalla a continuación para enlazar un control a un campo.

Para que se muestre la hoja de propiedades de un control, haga clic en el control y, a continuación, presione F4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable situada junto a la propiedad Origen del control y seleccione el campo que desee mostrar en el control. Puede escribir asimismo una

expresión en el cuadro Origen del control. Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

Volver al principio

Obtener más información sobre el panel Lista de campos La siguiente lista contiene sugerencias sobre el uso del panel Lista de campos que pueden resultar útiles a la hora de agregar campos a un formulario o informe. Para que se muestre el panel Lista de campos, abra un

formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño y , a continuación, presione ALT+F8. Si está vacía la propiedad Origen de registros del formulario o informe y se arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe, Access rellena automáticamente la propiedad Origen de registros

del formulario o informe. Si la propiedad Origen de registros del formulario o informe es una instrucción SELECT o el nombre de una tabla, la presentación del panel Lista de campos puede tener los dos siguientes estados:

Todos los campos de base de datos Muestra la sección Campos disponibles para esta vista, la sección Campos disponibles en tablas relacionadas (si existen esas tablas) y la sección Campos disponibles en otras tablas (si existen esas tablas).

Sólo campos del origen de registros Muestra únicamente la sección Campos disponibles para esta vista. Para cambiar de un modo a otro, haga clic en Mostrar solamente los campos del origen de registros actual o en Mostrar todas las tablas en la parte inferior del panel Lista de campos.

NOTA Si ha configurado la propiedad Origen de registros del formulario o informe como una consulta

guardada, en el panel Lista de campos se muestra únicamente el panel Campos disponibles para esta vista (la opción Mostrar todas las tablas no está en la parte inferior del panel Lista de campos). Para modificar el origen

de registros, haga clic con el botón secundario en cualquiera de los campos y, a continuación, haga clic en Modificar origen del registro. Si ha configurado la propiedad Origen de registros del formulario o informe como una tabla y, a continuación, arrastra un campo desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas del panel Lista de campos hasta

el formulario o informe, Access cambia el Origen de registros del formulario o del informe a una instrucción SELECT que incluya el campo que se está agregando. Si Access no puede determinar la relación existente entre las tablas, mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar relación de modo que se pueda elegir la relación

apropiada. Si arrastra un campo desde la sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos hasta el formulario o informe, Access mostrará el cuadro de diálogo Especificar relación, que debe usarse para

especificar una relación entre la otra tabla y el origen de registros del formulario o informe. Si no sabe con

certeza qué campos debe especificar en este cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar y examine las relaciones de la tabla. Para obtener más información sobre relaciones, vea Guía de relaciones de tablas o Crear, modificar o eliminar

una relación. Es posible que un campo de la sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos esté indirectamente relacionado con el origen de registros del formulario o informe a través de una de las tablas de la

sección Campos disponibles en tablas relacionadas. Si éste es el caso, al arrastrarse un campo de una de las tablas relacionadas al formulario o informe, puede que una o varias tablas se muevan desde la sección Campos disponibles en otras tablas hasta la sección Campos disponibles en tablas relacionadas.

Si el origen de registros del formulario o informe es una instrucción SELECT o una consulta guardada, se puede ver y modificar el origen de registros en el Generador de consultas haciendo clic con el botón secundario en cualquier campo del panel Lista de campos y, a continuación, haciendo clic en Modificar origen del registro. Si el

origen de registros es una tabla, este comando invoca el Generador de consultas en la tabla. Access le preguntará si desea crear una consulta basada en la tabla; haga clic en Sí para cambiar el origen de registros a una consulta, o bien, en No para no modificar el origen de registros.

Para abrir una tabla en la vista Hoja de datos, haga clic en Editar tabla junto al nombre de la tabla, o bien, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de la tabla en el panel Lista de campos y, a continuación, haga clic en Abrir tabla en vista Hoja de datos.

Se puede usar el panel Lista de campos para agregar un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.) a una tabla siguiendo el

procedimiento que se detalla a continuación: Haga clic en Editar tabla junto a la tabla a la que desee agregar el campo de búsqueda. La tabla se muestra en la vista Hoja de datos.

Arrastre un campo desde el panel Lista de campos hasta la hoja de datos. Se inicia el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

Puede desbloquear el panel Lista de campos del lado derecho del área de trabajo de Access colocando el puntero en la barra de título del panel Lista de campos hasta que se convierta en un puntero de movimiento , y

arrastrando el panel Lista de campos a la izquierda. Puede colocar la lista en cualquier lugar del área de trabajo, o puede bloquearla al lado izquierdo del área de trabajo arrastrándola al extremo izquierdo.

Volver al principio Vea también

Agregar un control de cuadro de texto a un formulario o informe Crear un control calculado Crear una expresión

Crear una lista de opciones mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas

Mostrar valores Sí/No mediante casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar

Access > Importar y exportar > Exportar Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso

futuro. En este tema se explica cómo exportar un objeto utilizando un asistente y, a continuación, cómo guardar los detalles de la operación como una especificación.

¿Qué desea hacer?

Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Puede exportar una tabla, una consulta, un formulario, un informe, una macro o un módulo de una base de datos de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia de él en la base de datos de destino.

NOTA No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar sólo los registros o campos

seleccionados en una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos. Exporta objetos de bases de datos cuando deba efectuar alguna de las siguientes tareas: Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva.

Copiar el diseño y la presentación de un formulario o informe a otra base de datos como método rápido para crear un nuevo formulario o informe. Copiar la versión más reciente de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello,

puede crear una especificación de exportación la primera vez que exporta el objeto y, a continuación, utilizarla para repetir la operación posteriormente. Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a

continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos entre bases de datos de Access son las siguientes: Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única

operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a continuación, realizar la operación de importación desde esa base de datos. Además de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier

especificación de importación y exportación, así como barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una consulta como tabla. La exportación no le ofrece estas opciones.

Volver al principio

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access En esta sección se explica cómo prepararse para una operación de exportación, ejecutar el asistente de exportación, y luego guardar y ejecutar la especificación de exportación.

Prepararse para la exportación Abra la base de datos de origen, si no está abierta. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. Si el archivo está en formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o una macro. No puede

exportar formularios, informes o módulos desde un archivo MDE o ACCDE.

NOTA Si la base de datos es de sólo lectura o si no tiene permisos para realizar cambios en la base de datos,

puede completar la operación de exportación pero no guardar la especificación de exportación.

Identifique el objeto que desea exportar. Si es la primera vez que exporta datos a una base de datos de Access, recuerde lo siguiente:

Elemento Descripción

Un objeto por operación

Puede exportar sólo un objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita la operación de exportación para cada objeto o realice una operación de importación desde la base de datos de destino.

Nueva tabla Cada operación de exportación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. Si ya existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir sobrescribir el objeto existente o especificar otro nombre para el objeto nuevo.

NOTA Una operación de exportación no puede agregar registros a una tabla existente.

Para agregar registros, considere una consulta de datos anexados. Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Exportar una tabla vinculada

Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada se vincula a la tabla original de origen.

Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la base de datos Ventas, vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla

vinculada vincula directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.

Exportación parcial

No puede exportar una parte de un objeto ni unos cuantos registros seleccionados.

Relaciones Como sólo puede exportar una tabla a la vez, la operación de exportación no copia las relaciones. Si desea importar varias tablas y sus relaciones, abra la base de datos de destino e importe los objetos.

Definición de tabla

Puede elegir exportar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Al exportar la definición, se crea una copia en blanco de la tabla en la base de datos de destino.

Origen de registro Si se exporta una consulta, formulario o informe, no se exporta automáticamente los

orígenes de registros subyacentes. Debe exportar los orígenes de registros subyacentes pues, en caso contrario, la consulta, formulario o informe no funcionarán.

Campos de

búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe exportar la

tabla o consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores. Si no exporta la tabla o consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

Subformularios y subinformes

Al exportar un formulario o un informe, no se exportan automáticamente los subformularios y subinformes incluidos en el formulario o en el informe. Tiene que exportar cada subformulario o subinforme y su origen de registro subyacente por separado.

Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También puede ser un archivo MDE ACCDE. Asegúrese de que no es de sólo lectura y de que tiene permisos para modificarlo.

NOTAS

Si no puede abrir la base de datos, otro usuario puede tener la base de datos abierta en modo exclusivo. Debe buscar a este usuario, y pedirle que cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo normal (multiusuario). Si la base de datos está protegida con contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cada vez que ejecuta

el Asistente para exportación o la especificación guardada. Si desea exportar el objeto a una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contiene ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de exportación. Haga clic en el Botón

Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, debe decidir si desea sobrescribir la versión existente o especificar otro nombre para el objeto nuevo. Ya está listo para iniciar la operación de exportación. Vaya a la serie de pasos siguientes.

NOTA Si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe

utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de exportación. Para obtener m ás información sobre cómo crear una consulta de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos

anexados. Ejecutar el asistente de exportación En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Base de datos

de Access.

NOTA Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.

En el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del objeto nuevo si no desea sobrescribir un objeto existente

con el mismo nombre en la base de datos de destino. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la definición.

Haga clic en Aceptar para terminar la operación. Si en la base de datos de destino ya existe un objeto con ese nombre, se le solicitará que lo sobrescriba o que especifique otro nombre. Haga clic en Sí para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar.

Especifique un nombre que no se haya utilizado en la base de datos de destino y haga clic en Aceptar. Access exporta los objetos. Si se produce un error, Access muestra un mensaje de error. En caso contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una especificación que guarde los

detalles de la operación de exportación. Guardar la especificación de exportación Haga clic en Guardar los pasos de la exportación para guardar los detalles de la operación para un uso futuro.

Guarde los detalles para cuando necesite repetir la operación sin tener que recorrer los pasos del asistente cada vez. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. También, puede escribir

una descripción en el cuadro Descripción. Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Outlook que le permitirá ejecutar la especificación

con un clic de un botón. Haga clic en Guardar exportación. Siga uno de estos procedimientos:

Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Microsoft Office Outlook 2007. Siga los pasos restantes de este procedimiento para configurar la tarea de Out look. Si no ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, la operación ya está terminada. Abra la

base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se ha realizado correctamente. En la ventana Tareas de Outlook, revise y modifique las configuraciones de tarea tales como Vencimiento y

Aviso. Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Para obtener más información acerca de la configuración de tareas, vea la Ayuda de Outlook.

Haga clic en Guardar y cerrar. En Access, abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se realizó correctamente.

Ejecutar la especificación de exportación Use los pasos siguientes para ejecutar la especificación de exportación desde la tarea de Outlook. No es necesario que Access esté ejecutándose.

Siga uno de estos procedimientos, en función de cuándo necesite ejecutar la exportación: En la hora programada Cuando Outlook muestra el cuadro de diálogo Aviso para la tarea, haga clic en Abrir elemento.

En cualquier momento Abra la tarea en Outlook haciendo clic en Tareas en el panel de exploración de Outlook y, a continuación, en la tarea que desea ejecutar.

En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportación .

Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación.

Volver al principio Vea también

Ejecutar una operación de importación o exportación guardada Guardar los detalles de importación o exportación como especificación Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Programar una operación de importación o exportación

Access > Tablas

Agregar un campo existente a una tabla Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que trabaja actualmente. Es normal que algunas de las tablas de la base de datos estén relacionadas. En una

base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionen al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Microsoft Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de

otra tabla relacionada o de otra tabla para la que aún no se ha creado una relación. Para agregar el campo, se utiliza el panel Lista de campos, en el que se muestran los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

En este artículo

Abrir el panel Lista de campos

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. La tabla se abre en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en

otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea Guía de relaciones de tablas. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que

desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Volver al principio

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos. Haga clic en el signo más (+) situado junto al nombre de tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones para utilizar el Asistente para búsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA Cuando se arrastra un campo de una tabla no relacionada y, después, se utiliza el Asistente para

búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla del panel Lista de campos y la tabla con la que trabaja actualmente.

Volver al principio Vea también

Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas Insertar una hoja de datos en un formulario

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Access > Lo nuevo Lo nuevo en Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir información,

realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable. Con las nuevas funciones de diseño

interactivo, la biblioteca de plantillas de seguimiento y la capacidad de trabajar con numerosos orígenes de

datos, incluido Microsoft SQL Server, Office Access 2007 permite crear aplicaciones interesantes y funcionales

sin que sean necesarios profundos conocimientos de bases de datos. Es posible crear y adaptar las aplicaciones

y los informes a las necesidades profesionales cambiantes y, gracias a una nueva y mejorada integración con

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Office Access 2007 le ayuda a compartir, administrar, auditar y

realizar copias de seguridad de la información.

En este artículo

Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la información

Compartir eficazmente información de seguimiento con otros usuarios

Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales

Administrar y auditar información

Office Access 2007 cuenta con un conjunto de aplicaciones de seguimiento creadas como plantillas que permiten

comenzar a trabajar a partir de ellas. Puede usarlas tal cual o mejorarlas para realizar el seguimiento a su

manera. Puede usar nuevos diseños y vistas, características mejoradas de ordenación y filtrado, texto

enriquecido, campos multivalor, formularios divididos y una gran cantidad de nuevas características para crear

mejores aplicaciones de seguimiento y compartir la información de seguimiento con otras personas.

Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la información

Interfaz de usuario nueva y mejorada

Fantásticas plantillas

Funciones mejoradas de ordenación y filtrado

Vista Presentación

Formato apilado y formato de tabla

Calendario automático para la selección de fecha

Texto enriquecido en campos Memo

Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

Crear tablas con rapidez mediante la vista Hoja de datos mejorada

Fila Total en hojas de datos

Plantillas de campos para crear nuevos campos

Panel de tareas Lista de campos

Formularios divididos

Campos multivalor

Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de archivo

Usar un color de fondo alternativo

Panel de exploración

Macros incrustadas

Visor de ayuda mejorado

Con Office Access 2007 comenzará a trabajar rápidamente con una nueva interfaz de usuario, nuevas plantillas

y nuevas características de productividad.

Interfaz de usuario nueva y mejorada

Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario diseñada con el fin de ayudar a aumentar la

productividad. Permite trabajar, aprender y buscar con mayor rapidez. La nueva interfaz tiene un área estándar

denominada cinta de opciones que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de las versiones

anteriores de Access.

Con la cinta de opciones de Access se encuentran con mayor rapidez los grupos de comandos relacionados. Por

ejemplo, si necesita crear un nuevo formulario o informe, lo encontrará en la ficha Crear. Gracias al nuevo

diseño, le resultará más fácil encontrar los comandos que necesite y detectará características que de otro modo

no habría advertido porque, con las fichas de Office Access 2007, los comandos se muestran en la superficie en

lugar de estar anidados profundamente en los menús. Tendrá que escarbar menos y recordar más.

El inicio y la ejecución de la aplicación también son más ágiles gracias a la nueva ventana Introducción a

Microsoft Office Access, que permite el acceso rápido a la aplicación y a una biblioteca de plantillas de bas e de

datos de diseño profesional.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

Página Introducción a Microsoft Office Access Nueva página inicial que aparece cuando se inicia

Access desde el menú Inicio o un acceso directo en el escritorio.

Cinta de opciones Área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se eligen

comandos.

Fichas de comandos Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se

necesitan.

Fichas de comandos textuales Fichas de comandos que aparecen según el contexto, es decir,

según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Estas fichas

contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo.

Galería Nuevo control que muestra visualmente los resultados que se obtendrían con la opción

elegida. Se usan galerías en toda la interfaz de 2007 Microsoft Office system, lo que permite elegir

un resultado sin preocuparse de cómo obtenerlo.

Barra de herramientas de acceso rápido Una sola barra de herramientas estándar que aparece en

la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos de mayor

uso, como Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Área situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos de la

base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores

de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran como

documentos con fichas.

Barra de estado Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de estado e

incluye botones para cambiar de vista.

minibarra de herramientas Elemento transparente parecido a una barra de herramientas que aparece

sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o cursiva, o cambiar la

fuente.

Fantásticas plantillas

Use la ventana Introducción a Microsoft Office Access para comenzar a crear una base de datos: puede diseñar

una base de datos propia o partir de una de las plantillas de diseño profesional.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y

relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el

diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es así, podrá usarla para crear

más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Office Access 2007 incluye una colección de plantillas de base de datos listas para usar. Asimismo, puede usar

la ventana Introducción a Microsoft Office Access para conectarse a Microsoft Office Online y descargar l as

plantillas más recientes o revisadas.

Las plantillas incluyen:

Activos

Alumnos

Canalización de ventas

Contactos

Eventos

Problemas

Profesores

Proyectos

Proyectos de marketing

Tareas

Funciones mejoradas de ordenación y filtrado

¿Necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos? La nueva característica

Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse en los datos

importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil cuando no se recuerda

algún nombre, o bien, ordenar los valores mediante opciones del menú contextual, como Ordenar de más

antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar filtros

rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos cambian

automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones de aplicación a la información numérica, de texto

y de fecha.

Estas nuevas características de filtrado y ordenación se han diseñado para que su uso sea coherente,

independientemente de que se use Office Access 2007 o Microsoft Office Excel 2007.

Vista Presentación

La nueva vista Presentación permite realizar cambios en el diseño mientras se ve o se explora un formulario o

informe activo. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de campos, o

bien, cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo

formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se manipulan como un solo control para

reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. También se puede quitar un campo o

agregar formato en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más

detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Formato apilado y formato de tabla

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres

de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access 2007 para

agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una unidad, inclusive la

etiqueta. Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado

o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la

derecha.

Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que

resalte.

Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.

Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.

Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.

Calendario automático para la selección de fecha

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un calendario

interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a la derecha de la

fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario aparecerá

automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el calendario para un campo

o control mediante una propiedad.

Texto enriquecido en campos Memo

Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2007, ya no existe la limitación de

utilizar texto sin formato porque puede aplicar formato al texto, como negrita, cursiva, fuentes y colores diferentes

y otras opciones comunes, además de almacenar el texto en una base de datos. El text o con formato

enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos

de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en

TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato correcto en los controles de

cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

La ficha Crear, situada en la cinta de opciones, es el nuevo punto de partida para agregar nuevos objetos.

Permite crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, listas de SharePoint, consultas, macros,

módulos, etc. El proceso de creación tiene en cuenta el objeto activo. Por lo tanto, si hay una tabla abierta, se

puede crear un nuevo formulario basado en esa tabla con sólo hacer clic dos veces. Los nuevos formularios e

informes son más atractivos visualmente y se pueden usar directamente, ya que su diseño está actualizado. Por

ejemplo, los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados

que incluyen un logotipo, un título y, en el caso de los informes, una fecha y una hora, sin olvidar los totales y

pies informativos.

Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más con

menos esfuerzo.

Crear tablas rápidamente mediante la vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a

escribir los datos en la vista Hoja de datos mejorada. Office Access 2007 determina automáticamente el tipo de

datos, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. Gracias a la nueva columna Agregar nuevo

campo queda patente dónde se puede agregar fácilmente un campo y, si es necesario cambiar el tipo de datos o

el formato de presentación, resulta fácil hacerlo gracias a la cinta de opciones. Es posible incluso pegar tablas de

Excel en una nueva hoja de datos y Office Access 2007 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos

automáticamente.

Columna Agregar nuevo campo

¿Necesita agregar un campo IdCliente a la tabla de pedidos? Basta con arrastrar un campo desde el nuevo

panel Lista de campos hasta la hoja de datos para agregar un campo de otra tabla y Access creará

automáticamente las relaciones necesarias o le guiará a través del proceso.

Fila Total en hojas de datos

La vista Hoja de datos contiene ahora una fila Totales a la que se puede agregar una suma, una cuenta, un

promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Simplemente elija y haga clic en lo

que desee agregar.

Plantillas de campos para crear nuevos campos

¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? Compruebe el nuevo panel Plantillas de campos. Una plantilla de

campo es un diseño de un campo, con nombre, tipo de datos, longitud y propiedades previamente definidos.

Puede arrastrar los campos necesarios hasta la hoja de datos. Las plantillas de campos están bas adas en XSD

de modo que puede configurar definiciones estándar para el uso compartido en su departamento o grupo de

trabajo.

Panel de tareas Lista de campos

El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya

que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar y colocar los campos de la tabla en el origen de

registros, las tablas relacionadas o las tablas no relacionadas de la base de datos. Office Access 2007 crea la

infraestructura necesaria de modo que, si se requiere una relación entre las tablas, ésta se crea

automáticamente o la aplicación le guiará a través del proceso.

Formularios divididos

Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista

Formulario. Puede configurar una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte

superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Campos multivalor

Puede crear un campo que contenga varios valores. Supongamos que desea almacenar una lista de categorías

a las que ha asignado un elemento. En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos y en las

versiones anteriores de Access, es preciso crear una relación varios a varios para que esto se realice

correctamente. Office Access 2007 se hace cargo de la parte difícil cuando se elige un campo multivalor. Los

campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access 2007 para trabajar con una lista

de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados en Windows SharePoint Services.

Office Access 2007 es compatible con estos tipos de datos.

Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de archivo

El nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar todos los tipos de documentos y archivos binarios en una

base de datos sin que ésta se infle innecesariamente. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente

cuando conviene para optimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de Microsoft Office Word

2007 a un registro? ¿Desea guardar varias imágenes digitales en una base de datos? Los archivos de datos

adjuntos facilitan considerablemente estas tareas e incluso se pueden adjuntar varios a un solo registro.

Usar un color de fondo alternativo

Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una nuevo color de fondo alternativo que se puede

configurar de manera independiente del color de fondo normal. Es fácil sombrear las filas alternas con cualquier

color que se elija.

Panel de exploración

El nuevo panel de exploración facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana Base de datos.

Permite organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las

dependencias) o en grupos personalizados creados por el usuario. ¿Necesita más espacio para trabajar en el

diseño de formulario? El panel de exploración se acopla a la izquierda y se puede contraer fácilmente para que

ocupe poco espacio.

Macros incrustadas

Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada

está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar su diseño sin

tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es independiente. Las

macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas operaciones posiblemente

inseguras.

Visor de Ayuda mejorado

A diferencia de las versiones anteriores de Access, Office Access 2007 permite obtener acceso a la Ayuda para

los usuarios finales y para los programadores desde la misma ventana del Visor de Ayuda. Este nuevo diseño se

ha realizado en respuesta a los comentarios de los usuarios. Puede restringi r el ámbito de búsqueda para ver

sólo la Ayuda del programador o, si lo desea, ambos contenidos están disponibles en Office Online.

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Compartir eficazmente información de seguimiento con otros usuarios

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2007

Mover una base de datos a un sitio de SharePoint

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services

Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint

Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows SharePoint Services

Desconectar listas de SharePoint con Access

Exportar a PDF y XPS

Importación y exportación mejoradas

Puede usar Office Access 2007 para recopilar y compartir información fácilmente y de manera segura. Puede

crear aplicaciones de bases de datos de colaboración mediante Access y Windows SharePoint Services. La

información se almacena en listas ubicadas en un sitio Web de SharePoint y se tiene acceso a ella a través de

tablas vinculadas en una base de datos de Access, o bien, se puede almacenar todo el archivo de Access en el

sitio de SharePoint.

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2007

Gracias a la nueva característica de recopilación de datos, Office Access 2007 puede crear automáticamente un

formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 o formulario HTML e incrustarlo en el cuerpo de un mensaje de

correo electrónico. A continuación, se puede enviar a las personas seleccionadas entre los contactos de Outlook

o una base de datos de Access. Se puede elegir si se desea recopilar información nueva o actualizar la

información existente. Los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Office Outlook 2007 reconoce los

formularios entrantes y permite guardar automáticamente los datos en una base de datos de Office Access

2007; no hace falta volver a escribir nada.

Mover una base de datos a un sitio de SharePoint

Puede cambiar fácilmente una base de datos independiente a una solución compartida de Windows SharePoint

Services que use tablas de Access vinculadas a listas de SharePoint. El Asistente para mover a SharePoint

migra automáticamente las relaciones y claves principales.

Las ventajas inmediatas de una solución compartida de Windows SharePoint Services son el acceso compartido

basado en el explorador, copias de seguridad centralizadas, la implementación de bases de datos basada en

sitios de SharePoint así como todas las ventajas de usar un cliente enriquecido basado en Access en una

solución basada en un servidor. Los departamentos de IT obtienen una medida de predictibilidad y control al

localizarse el acceso a las bases de datos en el sitio de SharePoint. Los usuarios pueden suscribirse a avisos

por correo electrónico cuando se agregan, eliminan o cambian registros en una lista de SharePoint.

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services

Office Access 2007 es compatible con el flujo de trabajo gracias a los Servicios de flujo de trabajo de Windows

que se encuentran en Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la distribución y

aprobación de flujos de trabajo, asignen automáticamente tareas a otros usuarios, notifiquen el estado de los

proyectos y aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.

Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint

Se ha optimizado el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint.

Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows SharePoint Services

Gracias a la nueva compatibilidad con campos multivalor y datos adjuntos, Office Access 2007 admite todos los

tipos de datos de Windows SharePoint Services, lo que facilita el diseño y la creación de aplicaciones

compartidas de Windows SharePoint Services.

Desconectar listas de SharePoint con Access

¿Necesita llevar trabajo a casa? Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante Office

Access 2007. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los c ambios, o bien, vuelva a conectarse

más adelante con el sitio de SharePoint.

Exportar a PDF y XPS

A partir de ahora, puede exportar datos a un formato PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML Paper

Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale primero el

complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de datos a un archivo

PDF o XPS, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que conserva todas las

características de formato y que no requiere tener instalado Access en el equipo para imprimir o revisarlo. Se

puede exportar al formato de archivo PDF o XPS desde Office Access 2007 únicamente si se ha instalado el

complemento. Para obtener más información, vea Habilitación de la compatibilidad para otros formatos de

archivo como PDF y XPS.

A continuación, encontrará información acerca de los formatos de archivo:

Formato de documento portátil (PDF) PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que

conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando

el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del

archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es también adecuado para

documentos que se vayan a reproducir usando métodos de impresión comerciales.

XML Paper Specification (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del

documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se vea en

línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan

copiar o cambiar con facilidad.

Importación y exportación mejoradas

Office Access 2007 incluye nuevas características que permiten importar y exportar datos con mayor facilidad.

Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que tenga que llevar

a cabo la misma tarea. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite reemplazar el tipo de datos

elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los nuevos formatos de archivo de Office

Excel 2007.

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Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales

Vista Informe y vista Presentación

Característica Agrupación, orden y total

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente

Cuando trabaje con una información compleja, puede crear informes que faciliten la comprensión.

Vista Informe y vista Presentación

Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con los informes. Mediante la nueva vista

Informe, puede explorar una representación enriquecida y precisa de un informe sin tener que imprimirlo u

obtener su vista previa. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una

operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando copiar en operaciones de

copiar y pegar con el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el

informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se explora.

Esta función permite realizar gran número de los cambios de diseño más comunes mientras se ve un informe.

Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las

propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el

nuevo formato de tabla: grupos de controles que manipulan como un solo control de modo que se pueden

reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, se puede quitar un campo o

agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos

más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Características de agrupación, ordenación y totales

Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así como de

sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando se usa con la

nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios .

¿Necesita ver el total de ventas por región en un informe? Use la vista Presentación y el nuevo panel de

agrupación para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver inmediatamente los cambios realizados. Con el

nuevo cuadro desplegable de totales es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un máximo o un

mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un

campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente

La nueva característica Creación rápida genera automáticamente informes de diseño profesional, con

encabezados que incluyen un logotipo, un título, una fecha y una hora, así como pies informativos y tota les.

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Administrar y auditar información

Seguridad mejorada

Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services

Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services

Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows SharePoint Services

Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services

Seguimiento del historial de los campos Memo

Gracias a las características de seguridad mejorada de Office Access 2007 y la sólida integración con Windows

SharePoint Services, es posible administrar y proteger con mayor eficacia las aplicaciones de seguimiento de

información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint

Services, se puede auditar el historial de revisiones, recuperar la información eliminada y configurar permisos de

acceso a datos.

Seguridad mejorada

Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los demás

productos de versión Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas.

Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las

ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede

cargar una aplicación de Office Access 2007 con código o macros deshabilitadas para aumentar la seguridad y la

protección. Las macros de confianza se ejecutan en modo de recinto de seguridad.

Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services

Puede ver el historial de revisiones de los registros con ayuda de Windows SharePoint Services. ¿Necesita

saber quién o cuándo se cambió una fila? Para saberlo, use el historial de revisiones.

Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services

Puede configurar los permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint Services.

Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede asignar permisos de

lectura limitados o permisos de edición totales.

Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows SharePoint Services

Puede usar la nueva Papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services 3.0 para ver fácilmente los registros

eliminados y recuperar la información eliminada por error.

Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services

Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en las vistas enriquecidas de Access desde un

sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 pueden aparecer junto con

otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando elige una vista de Access, Office Access 2007 inicia y abre el

formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo, es fácil ejecutar un informe enriquecido de

Office Access 2007 en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2007. Asimismo, puede

optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos no existe, se crea automáticamente y se rellena con

formularios e informes basándose en la lista.

Seguimiento del historial de los campos Memo

Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Office Access

2007, se puede configurar una propiedad que indica a Access que guarde un historial de todos los cambios

realizados en un campo Memo. Después, se puede ver un historial de esos cambios. Esta característica también

admite la característica de seguimiento en Windows SharePoint Services, por lo que se puede usar también

Access para ver el historial del contenido de las listas de SharePoint.

Diagnósticos de Office

Los diagnósticos de Microsoft Office son una serie de pruebas que pueden ayudarle a detectar por qué se

produce un error en el equipo. Dichas pruebas le permitirán resolver algunos problemas directamente, así como

identificar distintas formas para resolver otros. Los diagnósticos de Microsoft Office sustituyen a las siguientes

funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

Para obtener más información, vea Diagnóstico y reparación de programas de Office usando los diagnósticos de

Office.

Herramientas de corrección

A continuación encontrará algunas de las funciones nuevas del corrector ortográfico:

El corrector ortográfico es ahora más coherente en todos los programas de 2007 Microsoft Office

system. Entre los cambios se incluyen los siguientes:

Hay varias opciones de corrector ortográfico que son ahora globales. Si cambia alguna de estas

opciones en un programa de Office, esa opción se cambiará en todos los programas de Office.

Para obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el corrector ortográfico y

gramatical.

Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden

utilizarlos mediante el mismo cuadro de diálogo. Para obtener más información, vea Uso de

diccionarios personalizados para agregar palabras el corrector ortográfico.

El corrector ortográfico de 2007 Microsoft Office system incluye el diccionario de francés posterior a la

reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se debía instalar por separado. Para

obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el corrector ortográfico y gramatical.

Se crea automáticamente un diccionario de exclusión para un idioma la primera vez que se utiliza el

idioma en cuestión. Los diccionarios de exclusión hacen que el corrector ortográfico marque ciertas

palabras que usted no desee usar. Esto es especialmente útil para evitar palabras obscenas o palabras

que no se ajusten a una guía de estilo. Para obtener más información, vea Uso de diccionarios de

exclusión para especificar cómo se debe escribir una palabra.

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Vea también

Guía de la interfaz de usuario de Access 2007

Access > Introducción Especificaciones de Access 2007

En este artículo

Especificaciones de bases de datos

Especificaciones de proyectos

Especificaciones de bases de datos

La siguiente lista de tablas es específica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007:

General

Atributo Máximo

Tamaño de archivo (.accdb) de las bases de datos de Access 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos del sistema

Número de objetos en una base de datos 32.768

Número de módulos (incluidos los formularios e informes con la propiedad TieneUnMóduloAsociado (HasModule) establecida en

Verdadero)

1.000

Número de caracteres en un nombre de objeto 64

Número de caracteres en una contraseña 20

Número de caracteres en un nombre de usuario o de grupo 20

Número de usuarios simultáneos 255

Tabla

Atributo Máximo

Número de caracteres en un nombre de tabla 64

Número de caracteres en un nombre de campo 64

Número de campos en una tabla 255

Número de tablas abiertas 2.048; el número real podría ser menor debido a las tablas que abre Access internamente.

Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema

Número de caracteres en un campo de texto 255

Número de caracteres en un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos a través de la interfaz de usuario; 2 gigabytes de almacenamiento de

caracteres cuando se escriben los datos mediante programación

Tamaño de un campo Objeto OLE 1 gigabyte

Número de índices en una tabla 32

Número de campos en un índice 10

Número de caracteres en un mensaje de validación 255

Número de caracteres en una regla de validación 2.048

Número de caracteres en una descripción de tabla o campo 255

Número de caracteres en un registro (sin incluir los campos

Memo y Objeto OLE) cuando el valor de la propiedad UnicodeCompression de los campos es Sí

4.000

Número de caracteres en el valor de una propiedad de campo 255

Consulta

Atributo Máximo

Número de relaciones aplicadas 32 por tabla, menos el número de índices que hay en la tabla para

campos o combinaciones de campos que no forman parte de las relaciones*

Número de tablas en una consulta 32*

Número de combinaciones en una consulta

16*

Número de campos en un conjunto de

registros

255

Tamaño de un conjunto de registros 1 gigabyte

Límite para ordenar 255 caracteres en uno o varios campos

Número de niveles de consultas anidadas

50*

Número de caracteres en una celda de

la cuadrícula de diseño de una consulta

1.024

Número de caracteres de un parámetro en una consulta de parámetros

255

Número de operadores AND en una 99*

cláusula WHERE o HAVING

Número de caracteres en una instrucción SQL

Aproximadamente 64.000*

*Los valores máximos podría ser más bajos si la consulta incluye campos de búsqueda multivalor.

Formulario e informe

Atributo Máximo

Número de caracteres en una etiqueta 2.048

Número de caracteres en un cuadro de texto 65.535

Ancho de formulario o informe 22 pulgadas (55,87 cm)

Alto de sección 22 pulgadas (55,87

cm)

Alto de todas las secciones más los encabezados de sección (en la vista Diseño) 200 pulgadas (508 cm)

Número de niveles de formularios o informes anidados 7

Número de campos o expresiones que se pueden ordenar o agrupar en un informe 10

Número de encabezados y pies en un informe 1 encabezado/pie de

informe; 1 encabezado/pie de página;

10 encabezados/pies de grupo

Número de páginas impresas en un informe 65.536

Número de controles y secciones que se pueden agregar a lo largo de la vida del formulario o del informe

754

Número de caracteres en una instrucción SQL que actúa como la propiedad

OrigenDelRegistro (Recordsource) u OrigenDeLaFila (Rowsource) de un formulario, informe o control (tanto .accdb como .adp)

32.750

Macro

Atributo Máximo

Número de acciones en una macro 999

Número de caracteres en una condición 255

Número de caracteres en un comentario 255

Número de caracteres en un argumento de acción 255

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Especificaciones de proyectos

La siguiente lista de tablas es específica de los proyectos de Office Access 2007:

General

Atributo Máximo

Número de objetos en un proyecto de Access (.adp) 32.768

Número de módulos (incluidos los formularios e informes con la propiedad

TieneUnMóduloAsociado (HasModule) establecida en Verdadero)

1.000

Número de caracteres en un nombre de objeto 64

Número de columnas en una tabla 250 (Microsoft SQL Server

6.5)

1024 (Microsoft SQL Server 7.0, 2000 y 2005)

Base de datos de Microsoft SQL Server

Las especificaciones de capacidad máxima de Microsoft SQL Server se encuentran descritas en la documentación de SQL Server.

Formulario e informe

Atributo Máximo

Número de caracteres en una etiqueta 2.048

Número de caracteres en un cuadro de texto 65.535

Ancho de formulario o informe 22 pulgadas (55,87 cm)

Alto de sección 22 pulgadas (55,87

cm)

Alto de todas las secciones más los encabezados de sección (en la vista Diseño) 200 pulgadas (508 cm)

Número de niveles de formularios o informes anidados 7

Número de campos o expresiones que se pueden ordenar o agrupar en un informe 10

Número de encabezados y pies en un informe 1 encabezado/pie de

informe; 1 encabezado/pie de página;

10 encabezados/pies de grupo

Número de páginas impresas en un informe 65.536

Número de controles y secciones que se pueden agregar a lo largo de la vida del formulario o del informe

754

Número de caracteres en una instrucción SQL que actúa como la propiedad

OrigenDelRegistro (Recordsource) u OrigenDeLaFila (Rowsource) de un formulario, informe o control (tanto .accdb como .adp)

32.750

Macro

Atributo Máximo

Número de acciones en una macro 999

Número de caracteres en una condición 255

Número de caracteres en un comentario 255

Número de caracteres en un argumento de acción 255

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Access > Formularios

Crear un formulario

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de

una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o

filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los

campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo

esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones

a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un

formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que

necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base

de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye

nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas

características que mejoran el uso de las bases de datos.

NOTA En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas)

y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y

consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

¿Qué desea hacer?

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Obtener información sobre los controles

Obtener información sobre los diseños de controles

Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Ajustar un formulario en la vista Presentación

Ajustar un formulario en la vista Diseño

Agregar controles a un formulario

Guardar el trabajo

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta,

todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar

inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a

sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el

formulario.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar

cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los

cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de

los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear

el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si

se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla

Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que

formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no

es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario,

Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

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Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos

vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si

se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del

formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros

sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo,

se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación,

usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en

el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar

cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los

cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de

los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un

formulario dividido.

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Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo

registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable

que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el

formulario.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realiza r

cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los

cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios,

vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos.

Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un

formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la

posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la

personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación, Ajustar un

formulario en la vista Diseño y Agregar controles a un formulario.

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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente

para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente menc ionadas.

Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o

consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más

información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente

para formularios.

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.

NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente

ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página

del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los

demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la

herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un

formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que

contienen los campos que desee ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar

varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A

continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

NOTA El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué parte del

formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una

parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre

cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un

logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic

con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño . A continuación, podrá usar las

herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

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Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que

mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero

también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme.

Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se

denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores

procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números,

valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los

apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión)

son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas,

rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un cont rol

independiente.

Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina

control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se

define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +),

nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores

constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25

por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o

bien, los datos de otro control incluido en el formulario.

Para obtener más información sobre las expresiones, vea los vínculos de la sección Vea también.

Cuando se crea un formulario, probablemente sea más eficaz agregar y organizar primero todos los controles

dependientes, especialmente si representan la mayoría de los controles en el formulario. Después se pueden

agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo

Controles de la ficha Diseño en la vista Diseño.

Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear

un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el

formulario. En el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del

formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, en la ficha Diseño, en el grupo

Herramientas, haga clic en Agregar campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de

campos, Access agrega al formulario el tipo de control apropiado para ese campo.

Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el

cuadro Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características

del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

Access rellena automáticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el título

definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta

del control.

Access establece automáticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de

acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades

Formato, Lugares decimales y Máscara de entrada).

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del

control del control en el nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad Origen del

control, presione F1 mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.

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Descripción de los diseños de controles

Los diseños de controles son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para

proporcionar un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseño de controles es como una tabla donde cada

celda contiene un control. Los siguientes procedimientos le indican cómo se pueden agregar, eliminar o

reorganizar los controles en los diseños de controles.

Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados.

En los diseños de controles tabulares, los controles están organizados en filas y columnas, al igual que

en una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre

se expanden en dos secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas

estarán en la sección de arriba.

En los diseños apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un

formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre

incluidos en una sección de formulario simple.

Puede contar con varios diseños de controles de distintos tipos en un formulario. Por ejemplo, puede tener un

diseño tabular para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseños apilados debajo donde se

incluyan más datos del mismo registro.

Crear un nuevo diseño de control

Access crea automáticamente diseños de controles apilados en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en el grupo Formularios de la ficha

Crear.

Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en blanco en el grupo Formularios de la

ficha Crear y, a continuación, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

En un formulario existente, puede crear un nuevo diseño de controles siguiendo este procedimiento:

1. Seleccione un control que desee agregar al diseño.

2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a

seleccionarlos.

3. Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Tabular o en Apilado .

Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y haga clic en

Tabular o Apilado .

Access crea el diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

Cambiar un diseño de controles del formato tabular al apilado y viceversa

Para cambiar un diseño entero de un tipo de diseño a otro:

Seleccione el diseño de controles haciendo clic en el selector de diseño naranja situado en la esquina

superior izquierda del diseño. Se seleccionarán todas las celdas del diseño.

Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, elija el tipo de diseño que desee (Tabular

o Apilado ).

Haga clic con el botón secundario en el diseño de controles, elija Diseño y, a continuación, haga

clic en el tipo de diseño que prefiera.

Access reorganiza los controles en el tipo de diseño que usted prefiera.

Dividir un diseño de controles en varios diseños

Puede dividir un diseño de controles en varios diseños siguiendo este procedimiento:

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los controles que desee mover hasta el nuevo

diseño de controles.

2. Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño que desee

para el nuevo diseño (Tabular o Apilado ).

Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y, a continuación,

haga clic en el tipo de diseño que prefiera para el nuevo diseño.

Access crea el nuevo diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

Organizar los controles en un diseño de controles

Puede mover un control dentro de un diseño de controles arrastrándolo hasta la ubicación que desee. Al

arrastrar el campo, una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón

del mouse.

Puede mover un control de un diseño de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar

un control desde un diseño apilado a otro, pero no podrá arrastrarlo hasta uno tabular.

Agregar controles a un diseño de controles

Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseño de controles existente

Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Una barra horizontal o vertical indica

dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

Para agregar controles existentes a un diseño de controles existente

1. Seleccione el primer control que desee agregar al diseño de controles.

2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a

seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños de controles.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Si el formulario está abierto en la vista Diseño, arrastre los campos seleccionados hasta el diseño.

Una barra horizontal o vertical indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

Si el formulario está abierto en la vista Diseño:

1. En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño al que

está agregando los controles. Si está agregando controles a un diseño tabular, haga clic en

Tabular . Si está agregando controles a un diseño apilado, haga clic en Apilado .

Access crea el nuevo diseño y le agrega los controles seleccionados.

2. Arrastre el nuevo diseño hasta el diseño existente. Una barra horizontal o vertical indicará

dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

Eliminar controles de un diseño de controles

Eliminar un control de un diseño de controles permite colocarlo en cualquier parte del formulario sin que ello

repercuta en la posición de los demás controles.

Seleccione el control que desee eliminar del diseño. Para seleccionar varios controles, mantenga

presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione los controles que desee eliminar. Para

seleccionar todos los controles del diseño, haga clic en el cuadro del selector del diseño situado en la

parte superior izquierda del diseño.

Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Eliminar .

Haga clic con el botón secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseño y, después,

haga clic en Eliminar .

Access elimina los controles seleccionados del diseño.

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Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Presentación La vista Presentación es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se

puede usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentación, el

formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la

vista Formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de

formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil

para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al

uso del formulario.

Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño.

En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a

cabo un cambio determinado.

Vista Diseño La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las

secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el

formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos s ubyacentes mientras se

realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista

Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja

de propiedades.

Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del

formulario o la sección de detalle.

Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como

Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

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Ajustar un formulario en la vista Presentación

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos

reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se

pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Access muestra el formulario en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones.

Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño de

formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes.

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la

sección del formulario donde desee incluirlo.

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos

que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Ajustar un formulario en la vista Diseño

Se puede ajustar asimismo el diseño de un formulario en la vista Diseño. Se pueden agregar nuevos controles y

campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de

propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño ..

Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones.

Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para

mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la

sección del formulario donde desee incluirlo.

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos

que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la

sección del formulario donde desee incluirlo.

Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos

que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Agregar controles a un formulario

Algunos controles se crean automáticamente, como el control dependiente que se crea cuando se agrega al

formulario un campo del panel Lista de campos. En la vista Diseño, se pueden crear muchos otros controles

mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

NOTA Muchas de las herramientas del grupo Controles son accesibles únicamente mientras esté abierto el

formulario en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del

formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

Determinar el nombre de una herramienta

Sitúe el puntero del mouse sobre la herramienta.

Access muestra el nombre de la herramienta.

Utilizar asistentes para controles

Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios,

cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la

opción Utilizar asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla.

Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que

no esté seleccionada esta opción.

Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles

1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para

crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación.

2. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior

izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga

clic en la herramienta y, a continuación, arrastre el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño del

formulario para crear un control con el tamaño deseado.

3. Si seleccionó Utilizar asistentes para controles y el control que está colocando tiene asociado un

asistente, este asistente se iniciará y le guiará para configurar el control.

4. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo de la siguiente manera:

1. Haga clic en el control para seleccionarlo.

2. Sitúe el puntero del mouse sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas

.

3. Haga clic y arrastre el control hasta la ubicación deseada.

Si usa un Asistente para controles, puede que el asistente contenga pasos para ayudarle a enlazar el control a

un campo. En caso contrario, mediante este procedimiento se crea un control independiente. Si el control es del

tipo que puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificación), es preciso

especificar un nombre de campo o una expresión en el cuadro de la propiedad Origen del control para que se

muestren los datos. Para ver las propiedades de un control, seleccione el control y, a continuación, presione F4.

Para obtener más información, vea la sección Obtener información sobre los controles.

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Guardar el trabajo

Tras guardar el diseño de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces como se desea. El diseño

permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que se muestra el formulario. Si cambian sus

necesidades, puede modificar el diseño o crear un nuevo formulario basado en el original.

Guardar el diseño del formulario

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Asimismo, puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido, o bien,

presionar CTRL+G.

2. Si el formulario no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en

Aceptar.

Guardar el diseño del formulario con otro nombre

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

Access > Tablas Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores

En ocasiones, los valores que se necesitan están almacenados en otra tabla. Por ejemplo, suponga que tiene

una base de datos de seguimiento de problemas y que desea realizar un seguimiento de los empleados y los

contratistas a los que tiene asignados un asunto. La información acerca de estas personas está guardada en la

tabla Contactos. Puede crear una columna de búsqueda multivalor que muestre los nombres en un cuadro

combinado o en un control de cuadro de lista. Cuando seleccione personas a las que desee asignar un asunto,

los valores de su ID de usuario es almacenan en el registro de asuntos.

En este artículo se explica qué es una columna de búsqueda multivalor y cómo se agrega una a una tabla.

También se explica cómo se convierte una columna existente en una columna de búsqueda multivalor.

Si desea saber cómo buscar un valor en una tabla mediante programación, vea el artículo de referencia Función

DLookup. Para obtener más información acerca de los campos multivalor, vea Guía de campos multivalor.

En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos, incluidas las versiones anteriores de

Access, se puede almacenar sólo un valor en un campo. En Microsoft Office Access 2007, se puede crear un

campo que tenga varios valores, como una lista de personas a las que se ha asignado un asunto. Los campos

multivalor resultan muy útiles en determinadas situaciones, como cuando se utiliza Office Access 2007 para

trabajar con información almacenada en una lista de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, y esa lista

contiene un campo que utiliza uno de los tipos de campo disponibles en Windows SharePoint Services 3.0.

En este artículo

¿Qué es una columna de búsqueda multivalor?

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

Crear una columna de búsqueda multivalor mediante el panel Lista de campos

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Uso del Asistente para búsquedas para crear columnas de búsqueda multivalor

Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda multivalor

Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda de un campo multivalor

¿Qué es una columna de búsqueda multivalor?

Una columna de búsqueda multivalor es un campo de una tabla cuyos valores se recuperan desde otra tabla o

desde una lista de valores. Usando una columna de búsqueda multivalor, puede mostrar una lista de opciones en

un cuadro combinado o en un cuadro de lista. Las opciones pueden proceder de una tabla o consulta, o pueden

ser valores especificados. Como la columna de búsqueda es multivalor, se puede elegir más de un elemento de

la lista.

Puede crear una columna de búsqueda manualmente, configurando las propiedades de campo de búsqueda de

un campo, o automáticamente, completando el Asistente para búsquedas. Siempre que sea posible, debe usar el

Asistente para búsquedas para crear una columna de búsqueda multivalor. El Asistente para búsquedas

simplifica el proceso y cumplimenta automáticamente las propiedades de campo pertinentes, además de crear

las relaciones de tabla que procedan.

Puede crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

Volver al principio

Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Hoja de datos

De forma predeterminada, al abrir una tabla, ésta se muestra en la vista Hoja de datos. Puede agregar una

columna de búsqueda multivalor haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas en la

ficha Hoja de datos. Haciendo esto se abre el Asistente para búsquedas, que le guía en el proceso de creación

de la columna de búsqueda.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de

búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. En la primera página del Asistente para búsquedas, debe indicar si desea basar la columna de

búsqueda en los valores de una tabla o una consulta, o en una lista de valores que escriba.

El tipo más común de columna de búsqueda multivalor es la que muestra los valores buscados en una

tabla o consulta relacionada.

6. Si desea saber cómo se completa el Asistente para búsquedas, vea la sección Uso del Asistente para

búsquedas.

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Crear una columna de búsqueda multivalor mediante el panel Lista de campos

Si usa una base de datos que contiene más de una tabla, puede iniciar el proceso de creación de un campo de

búsqueda multivalor arrastrando un campo del panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los

campos disponibles en otras tablas de la base de datos. Al crear una columna de búsqueda multivalor de este

modo, el Asistente para búsquedas se inicia automáticamente y el campo que arrastra se convierte en uno de los

campos de la columna de búsqueda.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desee crear la columna de

búsqueda, esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

5. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

7. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

8. Si desea saber cómo se completa el Asistente para búsquedas, vea la sección Uso del Asistente para

búsquedas.

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Crear una columna de búsqueda multivalor en la vista Diseño

Puede crear una columna de búsqueda en la vista Diseño, además de en la vista Hoja de datos. Cuando trabaja

en la vista Diseño, puede crear una columna de búsqueda usando el mismo Asistente para búsquedas que usa

en la vista Hoja de datos. Sin embargo, en la vista Diseño, también tiene acceso pleno a todas las propiedades

del campo, por lo que puede editarlas directamente.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar la

columna de búsqueda multivalor y a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la primera fila vacía disponible, haga clic en la columna Nombre de campo y escriba el nombre de

campo de la columna de búsqueda multivalor.

6. Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista

desplegable, elija Asistente para búsquedas.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

7. En la primera página del Asistente para búsquedas, indique si desea basar la columna de búsqueda en

los valores de una tabla o una consulta o en una lista de valores especificados.

El tipo de columna de búsqueda más habitual es el que muestra los valores buscados de una tabla o

consulta relacionada.

8. Si desea saber cómo se completa el Asistente para búsquedas, vea la sección Uso del Asistente para

búsquedas.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se basan en las

elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas. Puede ver las propiedades de campo en el panel inferior

de la vista Diseño, bajo Propiedades del campo. Para ver las propiedades que se aplican específicamente a la

columna de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

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Usar el Asistente para búsquedas para crear columnas de búsqueda multivalor

El Asistente para búsquedas se inicia en los siguientes casos: al crear una columna de búsqueda en la vista Hoja

de datos, al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos hasta una tabla que se abre en la vista Hoja de

datos y, en la vista Diseño, al seleccionar Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El asistente le

guía en los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las

propiedades de campo apropiadas de acuerdo con sus elecciones. El asistente también crea relaciones de tabla

e índices, cuando es necesario, para asistir a la columna de búsqueda.

En la primera página del Asistente para búsquedas, deberá decidir si desea basar la columna de búsqueda en

una tabla o consulta, o en una lista de valores especificados. La mayoría de las veces, si la base de datos está

diseñada correctamente y la información se divide en tablas basadas en temas, deberá elegir una tabla o

consulta como el origen de los datos para la columna de búsqueda.

Crear la búsqueda multivalor basándose en una tabla o consulta

1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Deseo que la columna de búsquedas busque los

valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

2. Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.

3. En Campos disponibles, haga clic en los campos que desea incluir en la búsqueda.

4. Haga clic en el botón que representa el signo "mayor que" (>) para mover los campos

seleccionados a la lista Campos seleccionados. Haga clic en el icono que representa dos signos

"mayor que" (») para mover todos los campos a la lista Campos seleccionados y después haga clic

en Siguiente.

5. Si lo desea, seleccione uno de los cuatros campos por el que desee ordenar los elementos de

búsqueda y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Ajuste el ancho de las columnas del campo de búsqueda si es necesario, y, a continuación, haga

clic en Siguiente.

7. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir

varios valores.

NOTA Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios

valores.

8. Haga clic en Finalizar.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se

basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

9. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado CTRL+S

Crear la búsqueda multivalor basándose en valores especificados

1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación,

haga clic en Siguiente.

2. Especifique el número de columnas. A continuación, en Col1, escriba cada valor. Para pasar a la

fila siguiente, presione la tecla TAB.

3. Cuando acabe de especificar los valores, haga clic en Siguiente.

4. En el Asistente para búsquedas, especifique la etiqueta de la columna de búsqueda.

5. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir

varios valores.

NOTA Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios

valores.

6. Haga clic en Finalizar.

Al hacer clic en Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo se

basan en las elecciones realizadas en el Asistente para búsquedas.

7. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado CTRL+S

Una vez creado el campo multivalor, éste aparece como una lista desplegable de casillas de verificación

cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos.

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Descripción de un valor enlazado y un valor de visualización en una columna de búsqueda multivalor

Access admitió campos de búsqueda de valor único durante varias versiones. Los campos de búsqueda

multivalor son una novedad de Office Access 2007. La finalidad de un campo de búsqueda es reemplazar la

visualización de un número como un Id.(ID) (u otro tipo de clave externa) por algo más significativo, como un

nombre. Por ejemplo, en lugar de mostrar el Id. de un contacto, Access puede mostrar el nombre del contacto. El

número Id. del contacto es un valor enlazado. El número Id. del contacto se busca automáticamente en una t abla

o consulta de origen y se sustituye por el nombre del contacto. El valor que se muestra es el nombre del

contacto.

Al igual que sucede con un campo de búsqueda de valor único que tiene un valor mostrado y un valor enlazado,

un campo de búsqueda multivalor tiene valores mostrados que aparecen en la interfaz de usuario y valores

enlazados que se guardan en la tabla. Para cada entrada en el campo multivalor, se "busca" un valor mostrado,

basándose en el valor enlazado.

Esto significa que Access muestra a menudo un valor mostrado buscado que no es el mismo que el valor

enlazado que se guarda en el campo. Por ejemplo, un conjunto de valores de Id. de empleados de una consulta

llamada Contactos extendidos podría estar almacenado en un campo llamado AsignadoA. Estos valores ID de

empleado son los valores enlazados. No obstante, como el campo AsignadoA es un campo de búsqueda,

Access muestra la serie de valores de búsqueda en el resultado de la consulta; en este caso, los nombres de

contacto. Los nombres de contacto son los valores mostrados.

Valores mostrados

Valores enlazados

Es importante entender la distinción entre los valores de visualización de un campo de búsqueda multivalor y sus

valores enlazados. Los valores de visualización se muestran automáticamente en la vista Hoja de datos, de

forma predeterminada. Sin embargo, los valores enlazados son los que se almacenan, los que se usan en los

criterios de la consulta y los que usa Access de forma predeterminada en combinaciones con otras tablas.

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Presentación de las propiedades del campo de búsqueda

Puede ver las propiedades del campo de búsqueda en el panel inferior de la vista Diseño bajo Propiedades del

campo. Para ver las propiedades relacionadas específicamente con la columna de búsqueda, haga clic en la

ficha Búsqueda.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desee agregar la

columna de búsqueda y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

4. Haga clic en una celda de la columnaNombre de campo de la columna de búsqueda.

5. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha Búsqueda.

Se muestran las propiedades de búsqueda.

Cuando establece el valor de la primera propiedad (Control de pantalla), la lista de propiedades disponibles

cambia para reflejar su elección. Puede establecer las propiedades del campo de búsqueda para cambiar el

comportamiento de una columna de búsqueda. Observe que cuando usa el Asistente para búsquedas con objeto

de crear una columna de búsqueda, el asistente establece las propiedades del campo de búsqueda por usted.

Propiedades del campo de búsqueda

Establezca esta propiedad Para

Control de pantalla Establecer el tipo de control a Casilla de verificación, Cuadro de texto, Cuadro

de lista o Cuadro combinado.Cuadro combinado es la elección más común para una columna de búsqueda.

Tipo de origen de la

fila

Elegir si desea rellenar la columna de búsqueda con valores de otra tabla o

consulta, o de una lista de valores que especifique. Puede elegir rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de la fila Especificar la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores para

la columna de búsqueda. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Tabla o consulta o en Lista de campos, esta propiedad debería establecerse en el nombre de una tabla o consulta o en una instrucción SQL que

represente la consulta. Si la propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Lista de valores, esta propiedad debería contener una lista de valores separados por signos de punto y coma.

Columna enlazada Especificar la columna del origen de la fila que proporciona el valor almacenado por la columna de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas del origen de la fila.

NOTA La columna que proporciona el valor que se desea almacenar no tiene

porqué ser la misma columna que la columna de visualización.

Número de columnas Especificar el número de columnas del origen de la fila que se pueden mostrar

en la columna de búsqueda. Para seleccionar las columnas que desea mostrar, debe facilitar un ancho de columna en la propiedad Ancho de columnas.

Encabezados de

columna

Especificar si se desea mostrar encabezados de columna.

Ancho de columnas Indicar el ancho de columna de cada columna. Si no desea mostrar una columna, por ejemplo un número Id., especifique 0 para el ancho.

Filas en lista Especificar el número de filas que aparecen al mostrar la columna de búsqueda.

Ancho de la lista Especificar el ancho del control que aparece al mostrar la columna de búsqueda.

Limitar a la lista Elegir si un usuario puede indicar un valor que no se encuentra en la lista.

Permitir varios valores Especificar si la columna de búsqueda emplea un campo multivalor y permite seleccionar varios valores.

Permitir ediciones de

lista de valores

Especificar si se pueden editar los elementos de una columna de búsqueda que

está basada en una lista de valores. Si esta propiedad está establecida en Sí, y hace clic con el botón secundario en un campo de búsqueda que está basado en una lista de valores de una única columna, verá la opción de menú Editar

elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición

de elementos de lista

Especificar el uso de un formulario existente para editar la lis ta de elementos de

una columna búsqueda que está basada en una tabla o consulta.

Mostrar sólo valores de origen de fila

Mostrar sólo valores que coincidan con el origen de fila actual si Permitir varios valores está establecida en Sí.

El valor enlazado de una columna búsqueda se determina mediante la propiedad Columna enlazada. El valor de

visualización de una columna de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Ancho

de columnas con un ancho distinto de cero.

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Cambiar el diseño de una columna de búsqueda de un campo multivalor

Para cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor, deberá editar las propiedades del campo de

búsqueda en la vista Diseño, pero con una excepción. Si la columna de búsqueda está basada en una lista de

valores de una única columna y la propiedad Permitir ediciones de lista de valores está establecida en Sí, podrá

cambiar la lista de valores en la vista Hoja de datos o Formulario haciendo clic con el botón secundario y

eligiendo Editar elementos de lista.

Cambiar la lista de valores de una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores

Puede agregar valores a la lista de valores, cambiarla o establecer un valor predeterminado.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contiene el campo multivalor.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4. Haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la columna de búsqueda mul tivalor.

5. Haga clic en Editar elementos de lista.

6. Cambie la lista de valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar una columna de búsqueda multivalor basada en una lista de valores a una columna de búsqueda

multivalor basada en una tabla o consulta

1. En primer lugar, elimine la lista de valores existentes basada en el campo multivalor.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. Abra la tabla en la vista Diseño.

4. Seleccione el campo multivalor en la cuadrícula de diseño.

Para seleccionar el campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

Aparece un mensaje de confirmación.

6. Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en Sí para eliminar el campo y todos los

datos que contiene. Para cancelar la operación, haga clic en No.

2. Ahora cree el nuevo campo multivalor.

Para crear un nuevo campo multivalor, vea la sección Crear una columna de búsqueda multivalor en la

vista Hoja de datos.

Cambiar el diseño de una columna de búsqueda multivalor

Para cambiar una columna de búsqueda multivalor, puede abrir la tabla en la vista Diseño y, a continuación,

modificar las propiedades del campo de búsqueda. Para obtener información sobre el campo de búsqueda, vea

la sección Presentación de las propiedades del campo de búsqueda.

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Vea también

Agregar o cambiar una columna de búsqueda Guía de campos multivalor

Access > Informes Crear informes sencillos

Mostrar todo

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los

más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el

informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial,

primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o

consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un

asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de

preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

¿Qué desea hacer?

Elegir un origen de registros

Crear un informe mediante la herramienta de informes

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Obtener información sobre las secciones del informe

Obtener información sobre los controles

Ajustar el informe en la vista Presentación

Ajustar el informe en la vista Diseño

Agregar controles al informe

Guardar el trabajo

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico

Elegir un origen de registros

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada

en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos

subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se

encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en

más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que

dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que

cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán obtener

acceso a más información sobre las consultas.

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Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin

solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La

herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero

resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en

la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o

enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta

subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los

datos más recientes del origen de registros.

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Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el

informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de

más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y

consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información

sobre la creación de relaciones.

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para

ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el

informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en

Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente

para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que

desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en

Siguiente o en Finalizar para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las

etiquetas haciendo doble clic en ella.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se

imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver

más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como

mensaje de correo electrónico.

NOTA Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas

muestran los datos en una sola columna.

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Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta

Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un

informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento

muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.

Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos:

ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente,

excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los

orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la

ventana de Access.

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen

los campos que desea ver en el informe.

3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione

varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título,

números de páginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea

también.

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Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista

Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la

que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se

muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del

informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como

un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de

agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el

informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el

título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para

imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el

encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control

calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma

corresponde al grupo actual.

Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los

controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan

para imprimir información de resumen para un grupo.

Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para

imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan

para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando

se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página,

justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

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Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que

enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se

denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores

contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números,

valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por

ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener

esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son

controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas,

rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control

independiente.

Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son

controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una

expresión como el origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores

(como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un

único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con

un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante

(0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o

bien, de un control incluido en el informe.

En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las

expresiones.

Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles

dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los

controles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles

en la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del

cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo

desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o

consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo

Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o

en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las

características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.

Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el

nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no

es necesario escribir manualmente el título.

Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta

subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede

estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control

dependiente de dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl

al nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque

"OrigenDelControl" en la Ayuda.

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Ajustar el informe en la vista Presentación

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los

datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar

niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades

para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y

secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para

mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Ajustar el informe en la vista Diseño

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles

y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a

un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

Access muestra el informe en la vista Diseño.

La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que

contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta

subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Agregar campos del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde

desee mostrarlo.

Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los

campos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno

de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

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Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al

agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño

mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para

crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .

2. Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control.

Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y

arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.

3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento

siguiente:

1. Haga clic en el control para seleccionarlo.

2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .

3. Arrastre el control a la ubicación deseada.

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto

o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la

propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información

sobre los controles de este tema para obtener más información.

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Presione F4.

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Guarde el trabajo

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual,

pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede

modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Guarde el diseño del informe

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

Guarde el diseño del informe con un nombre distinto

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione

Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los

datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el

diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Ver el informe

Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y

de los datos:

Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o

si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.

Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.

Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.

NOTA Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista

preliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.

Ver el informe en la vista Informe

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de

exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la

vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de

exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe

En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas,

haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas

filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.

Mostrar sólo las filas que desee usando filtros

Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna

"País/región" y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento siguient e:

1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.

2. Haga clic en Igual a "Canadá".

Access creará y aplicará el filtro.

Crear un filtro más detallado

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.

2. Haga clic en Filtros comunes.

3. Haga clic en la condición del filtro deseada.

4. Especifique los criterios.

Activar y desactivar un filtro

Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y

filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.

Quitar un filtro

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.

2. Haga clic en Quitar filtro.

Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá

que volver a crear el filtro.

NOTA Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin

embargo, cuando vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha

Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista

preliminar en el menú contextual.

Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir

directamente a cualquiera de ellas.

Haga clic para mostrar la primera página.

Haga clic para mostrar la página anterior.

Haga clic para mostrar la página siguiente.

Haga clic para mostrar la última página.

Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de

los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga

clic de nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la

imagen.

Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación

o Vista Diseño en el menú contextual.

SUGERENCIA Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office

Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el

grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.

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Imprimir el informe

Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de

imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access

guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin

embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.

Cambiar la configuración de página

1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero

Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.

2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal

para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en

Márgenes para ajustar los márgenes, etc.

3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de

que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.

Enviar el informe a una impresora

1. Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

4. Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe por correo electrónico

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia

de papel.

1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft

Office y, a continuación, en Correo electrónico .

2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados,

haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

4. En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

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Vea también

Crear e imprimir etiquetas

Crear un informe agrupado o un informe de resumen Crear una consulta de selección sencilla

Crear una expresión Crear, modificar o eliminar una relación Modificar, editar o cambiar un informe

Access > Consultas

Crear una consulta de actualización

En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de actualización. Se usa este tipo de consulta

para actualizar o cambiar datos en un conjunto de registros.

Nota Cuando proceda, recuerde que no se puede usar una consulta de actualización para agregar registros

nuevos a una base de datos ni para eliminar registros completos de una base de datos. Para agregar registros

nuevos se usa una consulta de datos anexados, y para eliminar registros completos se usa una consulta de

eliminación. No obstante, se puede usar una consulta de actualización para establecer los datos de uno o varios

campos en un valor nulo, un cambio que tiene el mismo efecto que eliminar parte de un registro. Asimismo, se

puede usar una consulta de actualización para reemplazar valores nulos con otros datos, un cambio que tiene el

mismo efecto que agregar datos.

Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de

datos anexados. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de eliminación para quitar datos y

cómo usar las consultas de actualización para establecer los datos existentes en NULL, vea el artículo Usar

consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artículo

Obtener información sobre las consultas de actualización

Realizar una copia de seguridad de los datos

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Crear y ejecutar una consulta de actualización

Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

Obtener información sobre las consultas de actualización

Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros

existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado.

Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de

actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo

Buscar y reemplazar, las consultas de actualización aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número

de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas a la vez.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se pueden

cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos a una o varias

tablas, se usa una consulta de datos anexados.

Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de

datos anexados.

No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, pero se

pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros completos (un proceso por el

que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una consulta de eliminación.

Para obtener más información sobre las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una consulta de

eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de registros.

Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla:

Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen permanentemente

en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule. Dado

que los campos calculados no tienen una ubicación de almacenamiento permanente, no se pueden ac tualizar.

Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de registros.

Campos de tipo Autonumérico. Los valores en los campos de tipo Autonumérico cambian únicamente cuando se

agrega un registro a una tabla.

Campos en las consultas de unión.

Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que devuelven

valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de actualización y tambi én

cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un formulario o una hoja de datos.

Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las relaciones de modo

que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los campos relacionados. Si se

actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores de clave externa en una tabla secundaria (la

tabla en el lado varios de una relación uno a varios) cuando se cambia un valor de clave principal en una tabla

primaria (la tabla en el lado uno de una relación uno a varios).

Nota No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumérico para generar

valores de clave principal.

Para obtener información sobre cómo activar y desactivar las actualizaciones en cascada, vea Habilitar las

actualizaciones en cascada, más adelante en este artículo.

Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los

datos existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

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Realizar una copia de seguridad de los datos

Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de

actualización. No se pueden deshacer los resultados de una consulta de actualización, por lo que con una copia

de seguridad se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar

esta base de datos.

En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia

de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar

el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de

seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de actualización,

consultas de datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla), a menos que la bas e

de datos resida en una ubicación de confianza, o bien, a menos que la base de datos esté firmada y sea de

confianza. Si no es el caso, se puede habilitar la consulta para la actual sesión de base de datos haciendo clic en

Habilitar contenido en la barra de mensajes.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de

Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes

Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de

mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger

una base de datos de Access 2007.

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Crear y ejecutar una consulta de actualización

La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que

pruebe los criterios de selección. Supongamos, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de

No a Sí para un cliente determinado. Para ello, puede agregar criterios a la consulta de selección hasta que

devuelva todos los registros de ese cliente que contengan No. Cuando esté seguro de que la consulta devuelve

los registros correctos, conviértala en una consulta de actualización, especifique los criterios de actualización y, a

continuación, ejecute la consulta para cambiar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se

explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección

Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla o las tablas que contengan los registros que desee actualizar, haga clic en Agregar y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los campos de

cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

Haga doble clic en los campos que desee actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la

cuadrícula de diseño de la consulta.

Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte

superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula de diseño de la

consulta con todos los campos agregados.

De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la

consulta. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a los

resultados de una consulta.

Nota En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la consulta sea

más flexible y más eficaz.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín en las consultas, vea el artículo

Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access.

Criterios Efecto

>234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números

menores que 234, use < 234.

>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y

#01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de

diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín

ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo:

Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es

exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen

caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco

(*).

Sin "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego

de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del

asterisco (*).

En(Canadá,Reino

Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras

comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego

de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del

asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de

datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%)

en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda

cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se

desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el

carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).

#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego

de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez

de usar signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2007').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de

30 días.

Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha

actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la

fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las

cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un

campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede

requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese

caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un

número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los

campos que no desee incluir en el diseño de la consulta y presionar SUPR para quitarlos. Además, puede

arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta.

Realice los pasos siguientes.

Actualizar registros

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

En este procedimiento se muestra cómo cambiar la consulta de selección a una consulta de actualización.

Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la siguiente ilustración se muestra

una consulta de actualización que devuelve todos los activos comprados después del 5 de enero de 2005 y

cambia la ubicación a "Almacén 3" para todos los registros que cumplen ese criterio.

Busque el campo que contenga los datos que desee cambiar y escriba la expresión (los criterios de cambio) en

la fila Actualizar a de ese campo.

Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a. En esta tabla se muestran algunas expresiones de

ejemplo y se explica cómo cambian los datos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10.08.2007# En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 de

agosto de 2007.

Sí En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por

ciento.

DSuma("[Cantidad] *

[PrecioUnidad]",

"Detalles de pedidos",

"[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores

de IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta

expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un

campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado

PrecioUnidad. La expresión usa la función DSuma porque funciona con

más de una tabla y más de un campo de tabla.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una cadena

de texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados más

a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en

[PrecioUnidad]) un campo denominado PrecioUnidad.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Aparece un mensaje de alerta.

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta y actualizar los datos.

Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. De forma

predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra esos campos en los

resultados. Por ejemplo, puede que incluya campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta

devuelve y usa los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access no los muestra en los resultados.

Volver al principio

Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla

En numerosos casos, los usuarios de bases de datos tienen que actualizar los datos de una tabla con los datos

de otra tabla. Y a un gran número de esos usuarios a menudo les parece una tarea difícil de realizar. Cuando

tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, recuerde esta regla: los tipos de datos de los

campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles.

Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra tabla y se usan tipos de datos

compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos campos en la

tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino pueden truncarse (eliminarse).

En la sección Restricciones de conversión de tipos de datos se describen las formas en que se pueden y no se

pueden convertir los tipos de datos. En la tabla se explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos

puede cambiar o eliminar algunos o todos los datos de un campo así como qué datos podrían eliminarse.

El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los siguientes

pasos:

Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.

Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada.

Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la consulta

mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].

En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la tabla

Clientes reside en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla Compradores. Como

puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y, además, algunas de las direcciones. Por

ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con los datos de la tabla Clientes.

La tabla Clientes

Id. de

client

e Nombre Dirección Ciudad

Estado o

provinci

a

Códig

o

postal

País o

región

Teléfon

o Contacto

1 Baldwin

Museum of

Science

Rodeo de la

Cruz 477

Caracas DF 12345 Venezuel

a

(505)

555-

2122

Leonor

Bernabé

2 Blue Yonder

Airlines

Carlos

Pellegrini

1263

San

Cristóbal

Táchira 23456 Venezuel

a

(104)

555-

2123

David

Santos

3 Coho Winery C/ Córcega

452

I. de

Margarit

a

Nueva

Esparta

34567 Venezuel

a

(206)

555-

2124

Ezequiel

Picó

4 Contoso

Pharmaceutical

s

Av.

Benavides

4858

Lima Lima 45678 Perú (171)

555-

2125

Manuel

Pereira

5 Fourth Coffee Av. de la

Constitució

n 2222

Ciudad

de

México

56789 México (7) 555-

2126

Julián

Precio

6 Consolidated

Messenger

Ave. 5 de

Mayo

Porlamar

I. de

Margarit

a

Nueva

Esparta

34567 Venezuel

a

(206)

555-

2125

Carlos

Hernánde

z

7 Graphic Design

Institute

Av. del

Libertador

900

Buenos

Aires

Buenos

Aires

87654 Argentina (916)

555-

2128

Carlos

González

8 Litware, Inc. Carrera 22

con Ave.

Carlos

Soublette

#8-35

Barinas Barinas 31415 Venezuel

a

(503)

555-

2129

Felipe

Izquierdo

9 Tailspin Toys Carrera 22

con Ave.

Carlos

Soublette

#9-37

Barinas Barinas 31415 Venezuel

a

(503)

555-

2233

Guillermo

Fernández

La tabla Compradores

Id. de

cliente Nombre Dirección Ciudad

Estado o

provincia

Código

postal

País o

región Teléfono Director

1 Baldwin

Museum of

Science

Rodeo de

la Cruz

477

Caracas DF 12345 Venezuela (505)

555-

2122

Esteban

Puerto

2 Blue Yonder

Airlines

Carlos

Pellegrini

1263

San

Cristóbal

Táchira 23456 Venezuela (104)

555-

2123

David

Santos

3 Coho Winery C/

Córcega

452

I. de

Margarita

Nueva

Esparta

34567 Venezuela (206)

555-

2124

Ezequiel

Picó

4 Contoso

Pharmaceuticals

Av.

Benavides

4858

Lima Lima 45678 Perú (171)

555-

2125

Manuel

Pereira

5 Fourth Coffee Calle

Huevos

Ciudad

de

56789 México (7) 555- Julián

134 México 2126 Precio

6 Consolidated

Messenger

Ave. 5 de

Mayo

Porlamar

I. de

Margarita

Nueva

Esparta

34567 Venezuela (206)

555-

2125

Cristina

Portillo

7 Graphic Design

Institute

Cerrito 333 Buenos

Aires

Buenos

Aires

87654 Argentina (916)

555-

2128

María

Barrera

8 Litware, Inc. Carrera 22

con Ave.

Carlos

Soublette

#8-35

Barinas Barinas 31415 Venezuela (503)

555-

2129

Antonio

Moreno

9 Tailspin Toys Carrera 22

con Ave.

Carlos

Soublette

#9-37

Barinas Barinas 31415 Venezuela (503)

555-

2233

Guillermo

Fernández

Cuando proceda, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deban coincidir, sí deben

ser compatibles, lo que significa que Access debe poder convertir los datos de la tabla de origen en un tipo que

pueda usar la tabla de destino. En algunos casos, puede que el proceso de conversión elimine algunos datos.

Para obtener más información sobre las restricciones de conversión de los tipos de datos, vea la sección

Restricciones de conversión de tipos de datos.

En los pasos que se describen a continuación, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo anteriores. Puede

adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos.

Crear y ejecutar la consulta de actualización

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de origen y de destino para agregarlas a la

consulta. Cada tabla aparece en una ventana del diseñador de consultas. Cuando termine de agregar las tablas,

haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Combine las tablas en los campos que contienen la información relacionada. Para ello, arrastre el campo

relacionado de una tabla y colóquelo en el campo equivalente de la otra tabla.

Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo Id. de

comprador. De este modo, Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa esa relación

para combinar los registros relacionados.

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la fila

Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe que el

nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño.

En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de destino, agregue

el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente al campo de la tabla de

destino. Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la tabla y del campo deben aparecer

entre corchetes y deben ir separados con un punto

En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño. Fíjese en

la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.

Cuando proceda, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en la fila

Actualizar a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No obstante, no es

necesario que coincidan las mayúsculas y minúsculas.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí.

Restricciones de conversión de tipos de datos

En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones de

conversión de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden producir

durante la conversión.

Conversión a

este tipo De este tipo Cambios o restricciones

Texto Memo Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255.

Número Sin restricciones.

Fecha/Hora Sin restricciones.

Moneda Sin restricciones.

Autonumérico Sin restricciones.

Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en

un campo Sí/No) se convierte en No.

Hipervínculo Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres.

Memo Texto Sin restricciones.

Número Sin restricciones.

Fecha/Hora Sin restricciones.

Moneda Sin restricciones.

Autonumérico Sin restricciones.

Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en

un campo Sí/No) se convierte en No.

Hipervínculo Sin restricciones.

Número Texto El texto debe componerse de números así como de separadores

decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo

de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de

tipo Número.

Para obtener más información sobre el tamaño de los campos

numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que

almacena valores numéricos.

Memo El campo Memo debe contener únicamente texto así como separadores

decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo

Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo

Número.

Para obtener más información sobre el tamaño de los campos

numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que

almacena valores numéricos.

Número, pero con

otro tamaño de

campo u otra

precisión

El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el

nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión,

puede que Access redondee algunos valores.

Fecha/Hora Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo

numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como

fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto

flotante y de precisión doble.

Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que

no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre

de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte. Las fechas que

no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre

de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo Entero.

Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad

Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o mayor.

Para obtener más información sobre las fechas de serie y la forma en

que Access usa y almacena los valores de fecha, vea el artículo

Especificar un valor de fecha u hora.

Moneda Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de

tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un

campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando esos

valores son mayores que 255 y no superan 32.767.

Autonumérico Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de

tamaño configurado para el campo.

Sí/No Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en

0.

Hipervínculo No está disponible.

Fecha/Hora Texto El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora

reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.

Memo El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora

reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.

Número El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843.

Moneda El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $.

Autonumérico El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466.

Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No)

se convierte en medianoche (12:00 a.m.).

Hipervínculo No está disponible.

Moneda Texto El texto debe constar de números y separadores válidos.

Memo El texto debe constar de números y separadores válidos.

Número Sin restricciones.

Fecha/Hora Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor.

Autonumérico Sin restricciones.

Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $.

Hipervínculo No está disponible.

Autonumérico Texto No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Memo No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Número No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Fecha/Hora No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Moneda No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Sí/No No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave

principal.

Hipervínculo No está disponible.

Sí/No Texto El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,

Activado o Desactivado.

Memo El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso,

Activado o Desactivado.

Número Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten

en Sí.

Fecha/Hora Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los demás valores se

convierten en Sí.

Moneda Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten

en Sí.

Autonumérico Access convierte todos los valores en Sí.

Hipervínculo No está disponible.

Hipervínculo Texto Si el texto original contiene una dirección Web válida, como

adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access lo

convierte en un hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por

lo que se ve texto subrayado, y el cursor cambia cuando se elige el

vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede contener

cualquier protocolo Web válido: http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://,

etc.

Memo Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones.

Número No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una

relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP (Protocolo de

Internet) válida (cuatro números de tres dígitos separados por un punto:

nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección Web, la

conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, Access agrega

http:// al principio de cada valor y los vínculos resultantes no son

válidos.

Fecha/Hora Access agrega http:// al principio de cada dirección, pero los vínculos

resultantes casi nunca funcionan.

Moneda Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en el

caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan.

Autonumérico No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte de

una relación. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero los

vínculos resultantes casi nunca funcionan.

Sí/No Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0,

y agrega http:// al principio de cada valor. Los vínculos resultantes no

funcionan.

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Access > Diseño de base de datos

Crear tablas en una base de datos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas

basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,

direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre

debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de

base de datos.

En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a

definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de

definir propiedades de los campos y de la tabla.

Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar

las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el

artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

¿Qué es una tabla?

Crear una tabla nueva

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Importar o vincular para crear una tabla

Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar campos mediante plantillas de campos

Agregar un campo de una tabla existente

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Guardar una tabla

Definir la clave principal

Definir las propiedades de los campos

Definir las propiedades de las tablas

¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla

contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos,

como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los

campos, columnas.

Registro o fila

Campo o columna

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.

Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e

imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

Un inventario de equipo o stock disponible

Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar

así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar

una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

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Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases

de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de

contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o

importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un

documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva

base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir

datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono

de carpeta para buscar la ubicación.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de

datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las

plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se

diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo

nombre.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a cont inuación, seleccione una de las

plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

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Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, puede

importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML,

otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando

se importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin

embargo, cuando se vincula a la información, se crea una tabla vinculada en la base de datos que representa un

vínculo activo a la información existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la

tabla vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación).

Cuando se cambia la información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla

vinculada.

Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una tabla

vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en

el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de

datos.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.

Nota También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear.

Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.

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Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint

Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta lista puede

existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva

lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantill as predefinidas de Office

Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Crear la lista a partir de una plantilla

Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee

almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.

Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar

(aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.

Haga clic en Aceptar.

Crear una nueva lista personalizada

Haga clic en Personalizado.

En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee

almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una descripción.

Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar

(aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificación.

Haga clic en Aceptar.

Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la

lista.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Haga clic en Siguiente.

Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.

Haga clic en Aceptar.

Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la

lista.

Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Haga clic en Siguiente.

Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.

Haga clic en Aceptar.

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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos

(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el

nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el

nombre del producto, el identificador del producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar

un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija

los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de

almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general,

si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga

ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de

datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo

identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información

que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden

realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene

también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales

del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué

apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un

campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para

reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,

Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de

datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información

especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com

Puede utilizar cualquier prefijo válido de

protocolo de Internet. Por ejemplo, http://,

https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora reconocidos son

los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la

configuración regional del usuario.

Moneda

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos

que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad

Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada

por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo,

Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el

primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo

más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón)

en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios.

Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o

edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

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Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente.

Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office

Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la

hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel

Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista

Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La

definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la

propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman

un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la

línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo

campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear

un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

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Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy

probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se

almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema

de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access

2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha

creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de

otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.

Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos:

Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las

tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una

relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en

esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos

en la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para

búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla

abierta.

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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de

datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene

dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador

numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos

de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos

numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un

identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada

por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números que

no se emplean en cálculos, como Id. de

producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud

mayor de 255 caracteres) o texto con formato de

texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255

caracteres o que utiliza formato de texto

enriquecido. Las notas, las descripciones largas

y los párrafos con formato como negrita o

cursiva son ejemplos comunes de datos para los

que se utilizaría un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o

2 gigabytes de almacenamiento

(2 bytes por carácter), de los

cuales puede mostrar 65.535

caracteres en un control.

Número Valores numéricos (enteros o valores

fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en

cálculos, salvo los valores monetarios, para los

que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes

cuando se utiliza para Id. de

réplica.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y

hora. Tenga en cuenta que cada valor

almacenado contiene un componente de fecha y

otro de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios

(importes).

8 bytes.

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007

inserta automáticamente cuando se agrega un

registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se

puedan emplear como clave principal. Tenga en

cuenta que en los campos autonuméricos los

valores pueden aumentar secuencialmente en

un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se

utiliza para Id. de réplica.

Sí/No Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que

pueden contener uno de dos valores posibles:

Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras

aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios,

archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para

almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de

archivo binario.

Para los datos adjuntos

comprimidos, 2 gigabytes. Para

los datos adjuntos no

comprimidos, alrededor de 700 k,

según la capacidad de

compresión de los datos

adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y

proporcionar acceso con un solo clic a páginas

Web a través de una dirección URL (localizador

uniforme de recursos) o a archivos a través de

un nombre en formato UNC (convención de

nomenclatura universal). Puede crear también

vínculos a los objetos de Access almacenados

en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o

2 gigabytes de almacenamiento

(2 bytes por carácter), de los

cuales puede mostrar 65.535

caracteres en un control.

Asistente para

búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el

Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para

búsquedas y crear un campo que utilice un

cuadro combinado para buscar un valor de otra

tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta:

el tamaño de la columna

asociada.

Basado en un valor: el tamaño

del campo Texto utilizado para

almacenar el valor.

Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en

cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de

datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Volver al principio

Guardar una tabla

Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez,

asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o

números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o

Productos.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en

Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Definir la clave principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila

almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un

número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría

tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la

tabla.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar

inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un

valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave

principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la

clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada

registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le

asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de

datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Cambiar a la vista Diseño

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista

Diseño.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación,

haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.

Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna,

debe utilizar la vista Diseño.

Establecer o cambiar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal

Abra la tabla en la vista Diseño.

Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave

principal.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si

elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada

registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

Volver al principio

Definir las propiedades de los campos

Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar

valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de

la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los

números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la

información especificada en un campo.

El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad

SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en

un campo con otro tipo de datos.

Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las

propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas

de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los

campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor

predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access

obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos

Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:

Única define la propiedad Indizado .

Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No.

Si se ha definido en No, se establece en Sí.

En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de

campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir

propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).

Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El tipo

de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.

En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo

que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección.

Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad,

haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.

Utilice esta propiedad

de campo Para

TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos

Texto, Número o Autonumérico.

Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o

imprime.

LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar

números.

NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor

aleatorio.

MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.

Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de

los formularios, informes y consultas.

ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se

agregan nuevos registros.

ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o

cambia el valor del campo.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión

ReglaDeValidación.

Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.

PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena

de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.

Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización

de un índice.

CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una

gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.

EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.

SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un

campo Memo.

FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir

el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para

almacenar sólo texto.

AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen

a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la

derecha y a la izquierda de la coma decimal.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro

de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o

una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para

mostrar el generador correspondiente.

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en

Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo,

Formato y NuevosValores.

Propiedad

TamañoDelCampo Descripción

Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto

pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más

grandes, utilice el tipo de datos Memo.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de

almacenamiento es de un solo byte.

Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768. El

requisito de almacenamiento es de dos bytes.

Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -2.147.483,648

y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes .

Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el

valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra

tabla.

Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4

x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de

almacenamiento es de cuatro bytes.

Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -

1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El

requisito de almacenamiento es de ocho bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en

cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y

+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:

Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1

hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se

ha establecido en Incremento, y entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647

cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en

Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario

para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en

cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.

Propiedad Formato

Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información,

vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Número Seleccione una de las opciones siguientes:

Número general: muestra el número tal como se escribe.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.

Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la

configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del

Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de

moneda y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.

Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,

independientemente del símbolo especificado en las opciones de

configuración regional y de idioma.

Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones

de configuración regional y de idioma del Panel de control para los

importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones

decimales.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.

Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la

configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del

Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las

posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de

porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de

configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes

negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.

Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.

Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.

Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:

Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la

configuración de fecha corta y hora larga.

Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga

definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel

de control.

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-jul-

06, por ejemplo).

Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta

definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel

de control.

Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en

las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde

HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede

estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.

Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la

hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23

y los minutos entre 0 y 59.

Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:

Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.

Sí/No: muestra el valor como Sí o No.

Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.

Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son

equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.

Propiedad

NuevosValores

Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos

Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo

registro.

Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a

cada nuevo registro.

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Definir las propiedades de las tablas

Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los

registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.

Definir una propiedad de tabla

Abra la tabla en la vista Diseño.

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.

Escriba un valor para la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.

Utilice esta propiedad de tabla Para

Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.

PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la

vista predeterminada al abrirse la tabla.

ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o

se modifique un registro.

TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión

de ReglaDeValidación.

Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas

coincidentes en la vista Hoja de datos.

OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de

ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja

de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar

las filas de la hoja secundaria de datos.

VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja

secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave

principal de esta tabla.

VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que

coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.

AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la

hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el

alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se

muestre al abrirse.

HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al

abrirse la tabla.

Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a

derecha o de derecha a izquierda.

MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar

disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base

de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.

FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro

(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja

de datos.

OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad

OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la

vista Hoja de datos.

Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione

MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y

desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para mostrar el

Generador de expresiones..

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en

Guardar en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Access > Fundamentos de base de datos Usar barras de herramientas y opciones de inicio personalizadas existentes en Access 2007

En este tema se explica cómo se comportan las barras de menús y las barras de herramientas personalizadas

creadas en versiones anteriores de Access al abrir bases de datos antiguas en Microsoft Office Access 2007. En

este tema se explica también como desactivar la cinta de opciones para utilizar únicamente las barras de menús

y las barras de herramientas personalizadas.

En este artículo

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Office Access 2007

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior que contiene barras de herramientas personalizadas

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior con un comportamiento de inicio personalizado

Desactivar la cinta de opciones y utilizar únicamente las barras de menús personalizadas

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Office Access 2007

Si tiene un archivo .mdb que contiene barras de herramientas personalizadas, barras de menús personalizadas o

un comportamiento de inicio personalizado, esas opciones se aplican al abrir la base de datos de una versión

anterior en Office Access 2007 y al convertir esa base de datos en un archivo de Office Access 2007 (un archivo

.accdb o .accde). Por ejemplo, si ha desactivado las barras de herramientas integradas y ha sustituido la barra

de menús predeterminada en una base de datos creada en Access 2003, ese comportamiento se mantiene al

abrir la base de datos en Office Access 2007.

También puede ocultar la cinta de opciones cuando abra archivos heredados (archivos .mdb, .mde y .mda) en

Office Access 2007 y cuando utilice Office Access 2007 para crear un archivo heredado (operación que no es

posible con archivos .accdb y .accde). Puede definir distintos comportamientos para los archivos heredados, ya

que los formatos de las bases de datos de versiones anteriores utilizan un modelo de trabajo diferente del de los

nuevos archivos .accdb y .accde (las versiones anteriores de Access abrían cada objeto en una ventana distin ta;

en cambio, Office Access 2007 (de forma predeterminada) abre todos los objetos en un documento único y con

fichas, y separa los objetos abiertos con fichas.

Asimismo, puede desactivar la cinta de opciones en una base de datos heredada configurando opciones para

esa base de datos en Access 2003 o definiendo opciones de programa globales en Office Access 2007. Más

adelante, en este tema, verá una explicación de cómo realizar estas tareas.

Al abrir una base de datos heredada y elegir que se muestre la cinta de opciones, todas las barras de

herramientas personalizadas aparecen como grupos en la ficha Complementos. Cada grupo de la ficha

corresponde a una barra de herramientas personalizada y utiliza el nombre asignado a la barra de herramientas

original. Sin embargo, las barras de herramientas deben estar visibles en la base de datos heredada ya que, de

lo contrario, no aparecerán en la ficha.

Aviso Si desea omitir alguno de los comportamientos de inicio personalizados, presione y mantenga presionada

la tecla MAYÚS mientras abre la base de datos.

En los pasos de la sección siguiente se explica cómo abrir y usar una base de datos que contiene una o varias

barras de herramientas personalizadas, cómo abrir una base de datos en la que se utiliza un comportamiento de

inicio predeterminado y cómo ocultar la cinta de opciones.

Volver al principio

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior que contiene barras de herramientas personalizadas

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Utilice la lista Buscar en para localizar la base de datos heredada (un archivo .mdb o .mde) y, a

continuación, haga clic en Abrir.

Office Access 2007 abre la base de datos de la versión anterior. Los objetos de base de datos (tablas,

formularios, informes, etc.) aparecen en el panel de exploración. Si ha definido un formulario, panel de

control u otro objeto para que aparezca durante el inicio, ese objeto aparecerá también en el panel de

exploración. Asimismo, si ha creado barras de herramientas o barras de menús personalizadas, estas

barras se mostrarán en la ficha Complementos como uno o varios grupos. En cada grupo se utiliza el

nombre que se asignó originalmente a la barra de herramientas o a la barra de menús personalizada.

3. Haga clic en la ficha Complementos.

Las barras de herramientas personalizadas aparecen como uno o varios grupos y puede utilizarlas

cuando sea lógico hacerlo. Suponga, por ejemplo, que una de las barras de herramientas

personalizadas contiene el comando Imprimir relaciones. Access no habilita este comando hasta que se

muestran las relaciones de la base de datos abierta.

NOTA Si la base de datos no contiene barras de herramientas personalizadas, la ficha Complementos

permanece oculta.

Volver al principio

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior con un comportamiento de inicio personalizado

NOTA En estos pasos se supone que tiene una base de datos creada en una versión anterior de Access y

que en esa base de datos se utiliza la configuración de inicio personalizada. Si no es así, puede saltarse estos

pasos.

Abrir una base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Utilice la lista Buscar en para localizar y abrir la base de datos de la versión anterior.

Office Access 2007 abre la base de datos y ejecuta la configuración de inicio. Por ejemplo, si la base de

datos de la versión anterior se configuró para que ejecutara una consulta de parámetros antes de abrir

un formulario de entrada de datos, los cuadros de diálogo de esa consulta aparecen en Office Access

2007.

NOTA Si la base de datos utiliza código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), Access bloquea el código

de forma predeterminada.

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Desactivar la cinta de opciones y utilizar únicamente las barras de menús personalizadas

En estos pasos se explica cómo ocultar la cinta de opciones cambiando la configuración en Access 2003 y en

Office Access 2007. Para seguir estos pasos, debe tener una base de datos creada en una versión anterior de

Access y esa base de datos debe contener una barra de menús personalizada. Para obtener información sobre

cómo crear una barra de menús personalizada, vea la Ayuda de la versión anterior de Access.

Configurar Access 2003 para que utilice una barra de menús personalizada

1. En Access 2003, abra la base de datos heredada.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Inicio.

Aparece el cuadro de diálogo Inicio.

3. En la lista Barra de menús, seleccione la barra de menús personalizada.

NOTA Debe seleccionar una barra de menús. No puede seleccionar una barra de herramientas.

4. Desactive la casilla de verificación Permitir el uso de las barras de herramientas integradas, haga clic en

Aceptar y, a continuación, cierre la base de datos.

Cuando abra la base de datos en Office Access 2007, Access mostrará la barra de mensajes (si es

necesario), la barra de menús personalizada de la base de datos y cualquier otra configuración de inicio,

como un formulario y las barras de herramientas personalizadas.

Configurar Office Access 2007 para que utilice barras de menús personalizadas

1. Abra la base de datos heredada en Office Access 2007.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.

4. En Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactive las casillas de verificación

Permitir el uso de menús no restringidos.

5. Haga clic en Aceptar.

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Access > Fundamentos de base de datos

Usar barras de herramientas y opciones de inicio personalizadas existentes en Access 2007

En este tema se explica cómo se comportan las barras de menús y las barras de herramientas personalizadas

creadas en versiones anteriores de Access al abrir bases de datos antiguas en Microsoft Office Access 2007. En

este tema se explica también como desactivar la cinta de opciones para utilizar únicamente las barras de menús

y las barras de herramientas personalizadas.

En este artículo

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Office Access 2007

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior que contiene barras de herramientas personalizadas

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior con un comportamiento de inicio personalizado

Desactivar la cinta de opciones y utilizar únicamente las barras de menús personalizadas

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Office Access 2007

Si tiene un archivo .mdb que contiene barras de herramientas personalizadas, barras de menús personalizadas o

un comportamiento de inicio personalizado, esas opciones se aplican al abrir la base de datos de una versión

anterior en Office Access 2007 y al convertir esa base de datos en un archivo de Office Access 2007 (un archivo

.accdb o .accde). Por ejemplo, si ha desactivado las barras de herramientas integradas y ha sustituido la barra

de menús predeterminada en una base de datos creada en Access 2003, ese comportamiento se mantiene al

abrir la base de datos en Office Access 2007.

También puede ocultar la cinta de opciones cuando abra archivos heredados (archivos .mdb, .mde y .mda) en

Office Access 2007 y cuando utilice Office Access 2007 para crear un archivo heredado (operación que no es

posible con archivos .accdb y .accde). Puede definir distintos comportamientos para los archivos heredados, ya

que los formatos de las bases de datos de versiones anteriores utilizan un modelo de trabajo diferente del de los

nuevos archivos .accdb y .accde (las versiones anteriores de Access abrían cada objeto en una ventana distin ta;

en cambio, Office Access 2007 (de forma predeterminada) abre todos los objetos en un documento único y con

fichas, y separa los objetos abiertos con fichas.

Asimismo, puede desactivar la cinta de opciones en una base de datos heredada configurando opciones para

esa base de datos en Access 2003 o definiendo opciones de programa globales en Office Access 2007. Más

adelante, en este tema, verá una explicación de cómo realizar estas tareas.

Al abrir una base de datos heredada y elegir que se muestre la cinta de opciones, todas las barras de

herramientas personalizadas aparecen como grupos en la ficha Complementos. Cada grupo de la ficha

corresponde a una barra de herramientas personalizada y utiliza el nombre asignado a la barra de herramientas

original. Sin embargo, las barras de herramientas deben estar visibles en la base de datos heredada ya que, de

lo contrario, no aparecerán en la ficha.

Aviso Si desea omitir alguno de los comportamientos de inicio personalizados, presione y mantenga presionada

la tecla MAYÚS mientras abre la base de datos.

En los pasos de la sección siguiente se explica cómo abrir y usar una base de datos que contiene una o varias

barras de herramientas personalizadas, cómo abrir una base de datos en la que se utiliza un comportamiento de

inicio predeterminado y cómo ocultar la cinta de opciones.

Volver al principio

Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior que contiene barras de herramientas personalizadas

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Utilice la lista Buscar en para localizar la base de datos heredada (un archivo .mdb o .mde) y, a

continuación, haga clic en Abrir.

Office Access 2007 abre la base de datos de la versión anterior. Los objetos de base de datos (tablas,

formularios, informes, etc.) aparecen en el panel de exploración. Si ha definido un formulario, panel de

control u otro objeto para que aparezca durante el inicio, ese objeto aparecerá también en el panel de

exploración. Asimismo, si ha creado barras de herramientas o barras de menús personalizadas, estas

barras se mostrarán en la ficha Complementos como uno o varios grupos. En cada grupo se utiliza el

nombre que se asignó originalmente a la barra de herramientas o a la barra de menús personalizada.

3. Haga clic en la ficha Complementos.

Las barras de herramientas personalizadas aparecen como uno o varios grupos y puede utilizarlas

cuando sea lógico hacerlo. Suponga, por ejemplo, que una de las barras de herramientas

personalizadas contiene el comando Imprimir relaciones. Access no habilita este comando hasta que se

muestran las relaciones de la base de datos abierta.

NOTA Si la base de datos no contiene barras de herramientas personalizadas, la ficha Complementos

permanece oculta.

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Abrir y utilizar una base de datos de una versión anterior con un comportamiento de inicio personalizado

NOTA En estos pasos se supone que tiene una base de datos creada en una versión anterior de Access y

que en esa base de datos se utiliza la configuración de inicio personalizada. Si no es así, puede saltarse estos

pasos.

Abrir una base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Utilice la lista Buscar en para localizar y abrir la base de datos de la versión anterior.

Office Access 2007 abre la base de datos y ejecuta la configuración de inicio. Por ejemplo, si la base de

datos de la versión anterior se configuró para que ejecutara una consulta de parámet ros antes de abrir

un formulario de entrada de datos, los cuadros de diálogo de esa consulta aparecen en Office Access

2007.

NOTA Si la base de datos utiliza código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), Access bloquea el código

de forma predeterminada.

Volver al principio

Desactivar la cinta de opciones y utilizar únicamente las barras de menús personalizadas

En estos pasos se explica cómo ocultar la cinta de opciones cambiando la configuración en Access 2003 y en

Office Access 2007. Para seguir estos pasos, debe tener una base de datos creada en una versión anterior de

Access y esa base de datos debe contener una barra de menús personalizada. Para obtener información sobre

cómo crear una barra de menús personalizada, vea la Ayuda de la versión anterior de Access.

Configurar Access 2003 para que utilice una barra de menús personalizada

1. En Access 2003, abra la base de datos heredada.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Inicio.

Aparece el cuadro de diálogo Inicio.

3. En la lista Barra de menús, seleccione la barra de menús personalizada.

NOTA Debe seleccionar una barra de menús. No puede seleccionar una barra de herramientas.

4. Desactive la casilla de verificación Permitir el uso de las barras de herramientas integradas, haga clic en

Aceptar y, a continuación, cierre la base de datos.

Cuando abra la base de datos en Office Access 2007, Access mostrará la barra de mensajes (si es

necesario), la barra de menús personalizada de la base de datos y cualquier otra configuración de inicio,

como un formulario y las barras de herramientas personalizadas.

Configurar Office Access 2007 para que utilice barras de menús personalizadas

1. Abra la base de datos heredada en Office Access 2007.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.

4. En Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactive las casillas de verificación

Permitir el uso de menús no restringidos.

5. Haga clic en Aceptar.

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Access > Fundamentos de base de datos Crear una nueva base de datos

Mostrar todo

Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de características mejoradas que simplifican el proceso de

creación de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de datos con anterioridad, probablemente

apreciará estas características por su capacidad de agilizar el proceso de creación.

Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de datos mediante una

plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo

una descripción detallada de algunas técnicas que puede utilizar para incluir información en la nueva base de

datos.

¿Qué desea hacer?

Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access

Crear una base de datos mediante una plantilla

Crear una base de datos sin plantilla

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Abrir una base de datos de Access existente

Crear una plantilla personalizada en blanco

Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la página

Introducción a Microsoft Office Access.

Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar

el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de

bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas,

formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo,

para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos.

Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de

empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adapt arlas a

sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de

datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access,

tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos

ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en

Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y,

cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede

descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este

artículo para obtener información detallada.

3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero

puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la

que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que

desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular

la base de datos a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que

puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de

los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la

izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir.

Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office

Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrará una gran

variedad de plantillas.

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic en Plantillas.

La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.

2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea

utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de

base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está

diseñada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir

datos inmediatamente.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Guía de las plantillas de 2007.

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Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios,

informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de

estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a

continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha

Crear.

Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre cómo crear relaciones,

formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

Crear una base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en

Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si

no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la

ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de

datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en

la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la

sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office

Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva

columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo

en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla,

Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga

clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque

haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha

Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos

inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos

se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de

cada campo en función de los datos que escribe.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

NOTA Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en

lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del

panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la

vista Hoja de datos.

2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados

habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access

agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a

ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo,

deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de

inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y

como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y

escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene

cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación,

arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva

ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a

continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla.

A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método,

como pegar o importar.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación,

seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

NOTA Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista

Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón

secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista Diseño . Access pide un nombre

para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción

se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La

descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o

informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se

crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y

haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe

en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con

un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para

usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una

de las plantillas disponibles de la lista.

2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y

como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Para eliminar una columna

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en

Eliminar columna .

Para agregar una nueva columna

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos

utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de

datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores

correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea.

Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos.

Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

3. Guarde la tabla:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya creado la tabla, es

conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para

cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la

cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del

campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el

cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener información más

detallada presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Descripción

Tamaño del

campo

Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se

puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la

menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.

Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales

cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Máscara de

entrada Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en

este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la

creación de una máscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del

cuadro de propiedades.

Valor predeterminado

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro,

puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado.

Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se espec ifique

un valor para este campo.

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una

tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, como

ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es

conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa

de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de

manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta

operación antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la

clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access

aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no",

Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si

la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila

forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados

no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access

asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible

para evitar confusiones.Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un

nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de

encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos.

3. Guarde la tabla de nuevo.

NOTA Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la

vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el

panel de exploración.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o

anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros

programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access

permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de

una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o de

diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar

puede utilizar el procedimiento siguiente.

1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al

tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el

tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

NOTA Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el

programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los

datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto

delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un

carácter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos

de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de

archivo.

3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o

vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual . Puede

crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los

datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del

programa de origen.

4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última

página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo

Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de

realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en

Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación

más adelante haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos

externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla

bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se

agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el

panel de exploración.

Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a Access, vea los vínculos

de la sección Vea también.

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Abrir una base de datos de Access existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el

cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.

Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de

multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura

para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no

editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo

para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en

acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya

está en uso".

Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de

sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir

abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable

Buscar en.

2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en la que cree que

podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.

3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda y, a continuación,

haga clic en Buscar para buscar la base de datos.

4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.

5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de datos se abra. A

continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

NOTA Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE,

Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen

de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de

datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o

Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el

archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de

datos en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access.

Access abrirá la base de datos con la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por

última vez. Si no se muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft

Office y, a continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access,

haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista

Documentos recientes, hasta un máximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando

Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo

clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Para obtener más información sobre cómo abrir bases de datos de Access existentes, vea los vínculos en la

sección Vea también de este artículo.

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Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir

datos, pero no crea ningún otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios,

informes, macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla

personalizada en blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la próxima vez que cree una nueva base de

datos, ya contendrá los objetos incluidos en la plantilla. Además de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas

previamente rellenadas con datos, así como cualquier configuración especial, propiedad de base de datos o

código que desee tener en todas las bases de datos nuevas.

Por ejemplo, supongamos que tiene una colección de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea

una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que

cree.

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el formato de archivo de

Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse Blanco.accdb para el

formato de archivo de Office Access 2007 y Blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.

Si el formato de archivo predeterminado está configurado en el formato de Access 2000 o Access 2002-

2003, Access usa Blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de

datos se crea con el mismo formato de archivo que Blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de

archivo predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada Blanco.mdb tiene el

formato de archivo de Access 2002-2003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access

2002-2003.

Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa Blanco.accdb como nombre

de archivo para la plantilla en blanco.

¿Cómo se cambia el formato de archivo predeterminado?

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Más frecuentes.

3. En Creando bases de datos, seleccione el formato que desee en la lista desplegable Formato de archivo

predeterminado.

Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede denominarla Blanco o asignarle un nombre temporal) y, a

continuación, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla.

Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la

plantilla y, a continuación, elimine los objetos que no desee incluir.

Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deberá guardarla en una ubicación específica.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.

2. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la

plantilla.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:

Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft

Office\Templates\1033\Access

Carpeta de plantillas personales Por ejemplo:

En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents

En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP C:\Documents and

Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Templates

NOTA Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las plantillas en

blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Blanco.accdb (o Blanco.mdb si crea una plantilla en una

versión anterior) y, a continuación, haga clic en Guardar.

Access > Diseño de base de datos Crear una lista de opciones mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado

Mostrar todo

A la hora de escribir datos en formularios, a menudo es más rápido y más fácil seleccionar un valor de una lista

que recordar el valor que se debe escribir. Una lista de opciones ayuda asimismo a garantizar que el valor

especificado en un campo es el apropiado. Un control de lista puede conectarse a los datos existentes, o bien,

puede mostrar los valores fijos que se van a escribir cuando se cree el control. En este artículo se describen los

controles de lista disponibles en Microsoft Office Access 2007 y se muestra cómo crear y personalizar esos

controles.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los tipos de controles de lista

Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado mediante un asistente

Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado agregando un campo de búsqueda a un formulario

Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar ningún asistente

Editar una lista de valores con un formulario abierto en la vista Formulario

Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado

Obtener información sobre los tipos de controles de lista

Office Access 2007 incluye dos controles de lista: el cuadro de lista y el cuadro combinado.

Cuadro de lista El control de cuadro de lista muestra una lista de valores u opciones. El cuadro de lista contiene

filas de datos y suele tener un tamaño de modo que se vean en todo momento varias filas. Las filas pueden tener

una o varias columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si la lista tiene más filas de las que se

pueden mostrar en el control, Access mostrará una barra de desplazamiento en el control. El usuario está

limitado a las opciones que se ofrecen en el cuadro de lista; no se pueden escribir valores en un cuadro de lista.

Cuadro combinado El control de cuadro combinado es una manera más compacta de presentar una lista de

opciones; la lista queda oculta hasta que se hace clic en la flecha desplegable. El cuadro combinado también

permite escribir un valor que no aparece en la lista. De este modo, el control de cuadro combinado combina las

características de un cuadro de texto y las de un cuadro de lista.

Haga clic en la flecha para que se muestre la lista desplegable.

Haga clic en una opción de la lista desplegable.

Los cuadros de lista y los cuadros combinados pueden ser controles dependientes (control enlazado: control

utilizado en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar o modificar los datos de una tabla,

consulta o instrucción SQL. La propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del control almacena el nombre del

campo al que se encuentra enlazado.) o independientes (control no enlazado: control que no está conectado con

un campo de una tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. Un control no enlazado se suele utilizar para

mostrar texto informativo o imágenes decorativas.). Estos controles pueden buscar valores en una lista fija

elaborada por el usuario, o bien, pueden buscar valores en una tabla o consulta. Para crear un cuadro de lista o

un cuadro combinado dependiente que busque valores en una tabla o consulta, asegúrese de que el formulario

está basado en un origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe

o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una

instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un

procedimiento almacenado.) que incluya un campo de clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla

(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica

cómo están relacionadas las tablas.) o un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un

formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una

tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.). De este modo, se pueden crear las relaciones

necesarias para vincular los datos del cuadro de lista o cuadro combinado a los datos del formulario.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado mediante un asistente

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

NOTA Este procedimiento asume que el formulario está enlazado a una tabla o consulta. Algunos de

los pasos no tendrán aplicación si el formulario es independiente. Para determinar si el formulario está

enlazado a una tabla o consulta, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades. En la ficha Datos de

la hoja de propiedades, el cuadro de la propiedad Origen de registro muestra la tabla o consulta a la que

está enlazado el formulario.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que Usar asistentes para controles esté

seleccionado.

3. Haga clic en la herramienta Cuadro de lista o Cuadro combinado .

4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el cuadro de lista o el cuadro combinado.

Dependiendo de su elección, se iniciará el Asistente para cuadros de lista o el Asistente para cuadros

combinados.

5. Cuando el asistente pregunte cómo desea obtener los valores del control, siga uno de estos

procedimientos:

Si desea mostrar los datos actuales de un origen de registros, haga clic en Quiero que el cuadro

de lista/cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.

Si desea mostrar una lista fija de valores que cambiarán raras veces, haga clic en Escribiré los

valores que desee.

Si desea que el control realice una operación de búsqueda en vez de funcionar como una

herramienta de entrada de datos, haga clic en Buscar un registro en el formulario según el valor

que he seleccionado en el cuadro de lista o cuadro combinado. De este modo, se crea un control

independiente con una macro incrustada que realice una operación de búsqueda basándose en el

valor especificado por el usuario.

6. Siga las instrucciones para especificar cómo deben aparecer los valores.

7. Si ha seleccionado una de las dos primeras opciones que figuran en la primera página del asistente, se

le preguntará qué debe hacer Access cuando se seleccione un valor. Siga uno de estos procedimientos:

Para crear un control independiente (control no enlazado: control que no está conectado con un

campo de una tabla, consulta o instrucción SQL subyacente. Un control no enlazado se suele

utilizar para mostrar texto informativo o imágenes decorativas.), haga clic en Recordar el valor para

utilizarlo más adelante. De este modo, Access recordará el valor seleccionado hasta que el usuario

lo cambie o cierre el formulario, pero no escribirá el valor en ninguna tabla.

Para crear un control dependiente (control enlazado: control utilizado en un formulario, informe o

página de acceso a datos para mostrar o modificar los datos de una tabla, consulta o instrucción

SQL. La propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del control almacena el nombre del campo al

que se encuentra enlazado.), haga clic en Almacenar el valor en el campo y, a continuación,

seleccione el campo al que desee enlazar el control.

8. Haga clic en Siguiente y escriba una etiqueta para el control. Esta etiqueta se mostrará junto al control.

9. Haga clic en Finalizar.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado agregando un campo de búsqueda a un formulario

Se puede crear un cuadro de lista o un cuadro combinado agregando un campo de búsqueda a un formulario.

1. Cree un campo de búsqueda en una tabla. Este campo puede ser un campo multivalor o un campo que

contiene un solo valor.

Para obtener más información sobre cómo crear campos de búsqueda, vea el artículo Agregar o

cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores .

2. Siga uno de estos procedimientos:

Cree un nuevo formulario basado en un origen de registros que incluya el campo de búsqueda.

Por ejemplo, en el panel de exploración, seleccione una tabla o consulta que contenga el campo

de búsqueda y, a continuación, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario

.

Access crea automáticamente un cuadro combinado para el campo de búsqueda.

Agregue un cuadro de lista o un cuadro combinado a un formulario:

1. En la vista Diseño, abra un formulario que esté basado en un origen de registros que incluya

el campo de búsqueda.

2. Si no se muestra el panel Lista de campos, presione ALT+F8 para que se muestre.

3. Haga doble clic en el campo de búsqueda, o bien, arrastre el campo de búsqueda desde el

panel Lista de campos hasta el formulario. Access crea automáticamente un cuadro

combinado enlazado al campo.

SUGERENCIA Para cambiar un cuadro combinado a un cuadro de lista, y viceversa, haga clic con el

botón secundario del mouse en el control, haga clic en Cambiar a en el menú contextual y, a

continuación, haga clic en el tipo de control que desee.

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Crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar ningún asistente

Al crear un cuadro de lista o un cuadro combinado sin usar ningún asistente, el propio usuario establece

manualmente gran número de las propiedades del control. Si desea obtener más información sobre una

propiedad específica, haga clic en el cuadro de propiedad apropiado y presione F1.

1. Abra un formulario en la vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que Usar asistentes para controles no esté

seleccionado.

3. Haga clic en la herramienta Cuadro de lista o Cuadro combinado .

4. Haga clic en el interior del formulario para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic

y arrastre hasta que el control tenga el tamaño que desee.

5. Con el control seleccionado, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.

6. Establezca las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila con ayuda de la siguiente tabla.

Para hacer esto...

Establezca la propiedad Tipo de

origen de la fila en...

y establezca la propiedad Origen de la fila de la siguiente manera:

Mostrar los valores de una tabla o consulta, o bien, los resultados de

una instrucción SQL

Tabla o consulta En la lista desplegable, seleccione la tabla o consulta que contenga los valores que desee mostrar en el cuadro de lista o cuadro combinado.

O bien,

Escriba una instrucción SQL.

O bien,

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en

para abrir el Generador de consultas. Para obtener

más información sobre la creación de una consulta, vea el artículo Crear una consulta de selección sencilla.

Mostrar una lista fija de valores

Lista de valores Escriba una lista de valores fijos separados por signos de punto y coma (;). Por ejemplo, Norte;Sur;Este;Oeste.

O bien,

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en

para abrir el cuadro de diálogo Editar elementos de

lista y, a continuación, escriba los elementos en distintas líneas.

Mostrar una lista de los

campos de una tabla o consulta

Lista de campos En la lista desplegable, seleccione la tabla o consulta

que contenga los nombres de campos que desee ver en el cuadro de lista o cuadro combinado.

7. Si desea que aparezca más de una columna en el control, haga clic en el cuadro de la propiedad

Número de columnas y escriba el número de columnas que desee. Establezca la propiedad Anchos de

columna para ajustar los anchos de las columnas. Para obtener más información sobre cada propiedad,

sitúe el cursor en el cuadro de la propiedad y presione F1.

8. Si desea que Access almacene el valor seleccionado, haga clic en el cuadro de propiedad Origen del

control y seleccione el campo al que desee enlazar el cuadro de lista o cuadro combinado.

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Editar una lista de valores con un formulario abierto en la vista Formulario

Si la propiedad Tipo de origen de la fila del cuadro de lista o cuadro combinado está establecida en Lista de

valores, se puede editar la lista de valores con el formulario abierto en la vista Formulario. De este modo, no es

necesario cambiar a la vista Diseño o la vista Presentación, abrir la hoja de propiedades y editar la propiedad

Origen de la fila del control cada vez que se desea realizar un cambio en la lista.

NOTA Para editar la lista de valores, la propiedad Permitir ediciones de lista de valores del cuadro de lista o

del cuadro combinado deben establecerse en Sí.

Editar una lista de valores en la vista Formulario

Cuando el cursor entra en un cuadro de lista o un cuadro combinado (si el usuario hace clic o se desplaza al

cuadro mediante el tabulador), aparece un botón debajo de la lista.

1. Haga clic en el botón para abrir el cuadro de diálogo Editar elementos de lista.

2. Edite los elementos de la lista, manteniendo cada elemento en una línea separada.

3. Si desea seleccionar un valor predeterminado para registros nuevos, haga clic en la flecha desplegable

del cuadro Valor predeterminado y, a continuación, haga clic en el valor que desee.

4. Haga clic en Aceptar.

Evitar la edición de la lista de valores en la vista Formulario

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y haga clic en

Vista Diseño o Vista Presentación.

2. Haga clic en el control para seleccionarlo y, a continuación, presione F4 para que se muestre su hoja de

propiedades.

3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Permitir ediciones de lista de

valores en No.

4. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Especificar otro formulario para editar la lista de valores

De forma predeterminada, Office Access 2007 proporciona un formulario integrado para editar la lista de valores.

Si prefiere usar otro formulario, podrá escribir su nombre en la propiedad Formulario de edición de elementos de

lista, siguiendo este procedimiento:

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación en el menú contextual.

2. Haga clic en el control para seleccionarlo y, a continuación, presione F4 para que se muestre su hoja de

propiedades.

3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable del cuadro de propiedad

Formulario de edición de elementos de lista.

4. Haga clic en el formulario que desee usar para editar la lista de valores.

5. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Personalizar un cuadro de lista o un cuadro combinado

Con el formulario abierto en la vista Diseño, asegúrese de que está seleccionado el cuadro de lista o el cuadro

combinado y, a continuación, presione F4 para abrir la hoja de propiedades del control. Después, siga uno de

estos procedimientos:

Cambiar el criterio de ordenación de un cuadro de lista o cuadro combinado Si usó un asistente para

crear el cuadro de lista o cuadro combinado, Access ordena automáticamente las filas que componen la

lista por la primera columna visible. Si desea especificar otro criterio de ordenación, o bien, si estableció

la propiedad Origen de la fila del control en una consulta guardada, siga este procedimiento:

Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Origen de la fila.

En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en para abrir el Generador de consultas.

En la fila Ordenar correspondiente a la columna que desee ordenar, especifique el criterio de

ordenación que desee.

Enlazar una columna de un cuadro de lista o cuadro combinado

En el cuadro de propiedad Columna dependiente del cuadro de lista o cuadro combinado, especifique

un número correspondiente a la ubicación de la columna en el cuadro de lista o cuadro combinado. Por

ejemplo, escriba 1 para enlazar la primera columna del cuadro de lista o cuadro combinado al campo

subyacente especificado en la propiedad Origen del control. Incluya las columnas ocultas cuando

especifique el número de columna.

Si establece la propiedad Columna dependiente en 0, Access guarda el índice de la lista en vez de un

valor de una de las columnas. Esto resulta útil si desea almacenar una secuencia de números en vez

del valor de la lista.

Ocultar una columna de un cuadro de lista o cuadro combinado en un formulario

En el cuadro de propiedad Ancho de columnas, escriba 0 para las columnas que desee ocultar.

Por ejemplo, supongamos que tiene un cuadro combinado de dos columnas dependientes: una

columna de 0,5 pulgadas de ancho denominada Id. de proveedor y otra columna de 2 pulgadas de

ancho denominada Nombre de proveedor. La columna Id. de proveedor es la primera columna de

la lista, por lo que el valor de la propiedad Ancho de columnas está establecido en 0,5";2". Para

ocultar la columna Id. de proveedor, establezca el valor de la propiedad Ancho de columnas en

0";2". La columna Id. de proveedor puede seguir siendo la columna dependiente, incluso estando

oculta.

NOTA En un cuadro combinado, la primera columna visible se presenta en la parte correspondiente

al cuadro de texto del cuadro combinado cuando no se muestra la lista. Por ejemplo, la columna

Nombre de proveedor del ejemplo anterior se mostraría puesto que la columna Id. de proveedor está

oculta. Si está columna no estuviera oculta, se mostraría en vez de la columna Nombre de proveedor.

Agregar encabezados de columna a un cuadro combinado en un formulario

En la propiedad Encabezados de columna, haga clic en Sí para que se muestren los encabezados

de columna. En los cuadros combinados, los encabezados aparecen únicamente cuando está

abierta la lista.

Si el cuadro combinado o cuadro de lista está basado en un origen de registros, Access usa los

nombres de campo del origen de registros como encabezados de las columnas. Si el cuadro

combinado o cuadro de lista está basado en una lista de valores fijos, Access usa los primeros x

elementos de datos de la lista de valores (propiedad Origen de la fila) como encabezados de las

columnas, donde x es el número establecido en la propiedad Número de columnas.

Desactivar la función de rellenar al escribir de un cuadro combinado en un formulario

En el cuadro de propiedad Expansión automática, haga clic en No.

Cuando la propiedad Expansión automática está establecida en No, debe seleccionar un valor de

la lista o escribir el valor completo.

Establecer el ancho de la parte correspondiente al cuadro de lista de un cuadro combinado en un

formulario

En el cuadro de propiedad Ancho de la lista, especifique el ancho deseado mediante la actual

unidad de medida (configurada en el Panel de Control de Windows). Para usar una unidad de

medida distinta de la predeterminada, incluya un indicador de medida. Por ejemplo, escriba 2 cm.

Asegúrese de dejar espacio suficiente para una barra de desplazamiento.

La parte correspondiente al cuadro de lista del cuadro combinado puede ser más ancha que la

parte correspondiente al cuadro de texto, pero no puede ser más estrecha. El valor

predeterminado (Auto) hace que el cuadro de lista tenga el mismo ancho que la parte

correspondiente al cuadro de texto del cuadro combinado.

Establecer el número máximo de filas que muestra un cuadro combinado en un formulario

En el cuadro de propiedad Filas en lista, especifique un número.

Si el número real de filas es mayor que el número especificado en la propiedad Filas en lista, se

mostrará una barra de desplazamiento vertical en el cuadro combinado.

Limitar las entradas del cuadro combinado a los elementos de la lista de un cuadro combinado en un

formulario

En el cuadro de propiedad Limitar a la lista, haga clic en Sí.

NOTAS

Si la primera columna mostrada en un cuadro combinado no es la columna dependiente, Access

limitará las entradas a la lista aunque la propiedad Limitar a la lista esté establecida en No.

Si la propiedad Limitar a la lista está establecida en No y el cuadro combinado es dependiente,

cuando se especifica una entrada que no esté en la lista, esa entrada se almacena en el campo

subyacente pero no se

Access > Tablas

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas

basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que

desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una

materia en concreto.

En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de

datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la

que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

¿Qué desea hacer?

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Agregar campos mediante plantillas de campos

Agregar un campo de una tabla existente

Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos

(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el

nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el

nombre del producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar

un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija

los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de

almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general,

si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga

ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de

datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo

identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información

que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden

realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene

también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales

del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué

apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un

campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para

reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006,

Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de

datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información

especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com

Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://,

https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos

que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad

Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada

por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a

Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo,

Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el

primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo

más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón)

en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios.

Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o

edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

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Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente.

Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office

Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la

hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel

Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista

Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La

definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de l a

propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman

un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando

aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo

campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear

un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

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Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy

probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se

almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema

de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access

2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha

creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de

otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías.

Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos:

Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las

tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en

esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos a

la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la

tabla abierta.

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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de

datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene

dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador

numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos

de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos

numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un

identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada

por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a

Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números

que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud

mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255

caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita

o cursiva son ejemplos comunes de datos para

Hasta 1 gigabyte de caracteres

o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede

mostrar 65.535 caracteres en un control.

los que se utilizaría un campo Memo.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de

réplica.

Fecha/Hora Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor

almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007

inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que

se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar

secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se

utiliza para Id. de réplica.

Sí/No Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para

almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no

comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos

adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL

(localizador uniforme de recursos) o a archivos

Hasta 1 gigabyte de caracteres

o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede

mostrar 65.535 caracteres en un control.

a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de

Access almacenados en una base de datos.

Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra

tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna

asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para

almacenar el valor.

SUGERENCIA Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en

cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de

datos configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).

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Access > Automatización y programabilidad > Referencia SQL Instrucción DELETE

Mostrar todo

Crea una consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que

coinciden con el criterio especificado de una o más tablas.) que elimina registros de una o varias tablas

enumeradas en la cláusula FROM que satisfagan la cláusula WHERE.

Sintaxis

DELETE [tabla.*]

FROM tabla

WHERE criterios

La instrucción DELETE consta de las siguientes partes:

Parte Descripción

tabla Nombre opcional de la tabla de la cual se eliminan los registros.

tabla Nombre de la tabla de la cual se eliminan los registros.

criterios Expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) que determina qué

registros se eliminan.

Comentarios

DELETE le será especialmente útil cuando desee eliminar muchos registros.

Para quitar una tabla completa de la base de datos, puede utilizar el método Execute con una instrucción DROP.

Sin embargo, si elimina la tabla, la estructura se pierde. Por el contrario, cuando utiliza DELETE, sólo se eliminan

los datos; la estructura de la tabla y todas las propiedades de la misma, como atributos de campos e índices,

permanecen intactos.

Puede utilizar DELETE para eliminar registros de tablas que están en una relación de uno a varios (relación uno

a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) con

otras tablas. Las operaciones de eliminación en cascada (eliminación en cascada: para las relaciones que

aplican integridad referencial entre tablas, la eliminación de todos los registros relacionados de la tabla o tablas

relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.) hacen que los registros de las tablas que están

en la parte varios de la relación se eliminen cuando el registro correspondiente de la parte uno de la relación se

elimina de la consulta. Por ejemplo, en la relación entre las tablas Clientes y Pedidos, la tabla Clientes está en la

parte uno y la tabla Pedidos está en la parte varios de la relación. La eliminación de un registro de Clientes

tendrá como resultado que se eliminen los registros correspondientes de Pedidos si se especifica la opción de

eliminación en cascada.

Las consultas de eliminación eliminan registros completos, no sólo los datos de campos específicos. Si desea

eliminar los valores de un campo específico, cree una consulta de actualización (consulta de actualización:

consulta de acción (instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los criterios

(condiciones de búsqueda) especificados.) que cambia los valores a Nulos (Null: valor que puede especificarse

en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual

Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden

contener Null.).

IMPORTANTE

Después de eliminar los registros mediante una consulta de eliminación, no se puede deshacer la

operación. Si desea saber qué registros se han eliminado, examine primero los resultados de una

consulta de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos

almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin

modificar los datos de las tablas.) que utiliza los mismos criterios, y, a continuación, ejecute la consulta

de eliminación.

Mantenga constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si elimina registros

equivocados, podrá recuperarlos a partir de las copias de seguridad.

Access > Lo nuevo

Guía de la interfaz de usuario de Access 2007

En este artículo se aborda la nueva interfaz de usuario (UI) de Microsoft Office Access 2007. La nueva interfaz

de usuario es el resultado de una exhaustiva investigación y pruebas de eficacia. Su diseño permit e encontrar

más fácilmente los comandos necesarios.

Se proporciona información sobre los elementos de la nueva interfaz de usuario: cuáles son y cómo usarlos.

Asimismo, se proporciona información sobre cómo habilitar los documentos con fichas en una base de datos y

cómo explorar los objetos de la nueva interfaz.

En este artículo

Información general

Introducción a Microsoft Office Access

Cinta de opciones

Panel de exploración

Documentos con fichas

Barra de estado

Minibarra de herramientas

Obtener ayuda

Información general

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con

el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar más

rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con facilidad las características

que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los menús .

Además, el usuario podrá comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva página Introducción a

Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto

de plantillas de diseño profesional.

El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la cinta a la

largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones

proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de

herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En

Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y

Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen

algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de

control que presenta visualmente las opciones.

Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:

Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia Access desde el

botón Inicio o un acceso directo de escritorio.

Cinta de opciones Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden

elegir los comandos.

Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa.

Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece según el contexto, es

decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo.

Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los resultados

que se van a obtener.

Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas estándar que aparece

en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos más usados,

como Guardar y Deshacer.

Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de

la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones

anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se muestran

como documentos con fichas.

Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra

la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto

seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.

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Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de

escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office

Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o

abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente). También se puede ir

directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office system y Office

Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office y usar el menú para abrir una base de datos

existente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en

Base de datos en blanco.

3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o

use el nombre proporcionado.

4. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft Office

Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente

diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a

la hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en

una plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre

proporcionado.

4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si

desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.

5. Haga clic en Crear

-o bien-

Haga clic en Descargar

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office

Access 2007.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Office Online

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas, haga clic en

una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una de ellas.

3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre

proporcionado.

4. Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la

almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de

datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de

la base de datos a una lista interna de los documentos más recientemente usados. Esta lista aparece en la

página Introducción a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fácilmente las bases de datos más

recientemente usadas.

Abrir una base de datos recientemente usada

1. Inicie Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la

base de datos que desee abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access

1. Inicie Access.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si

aparece en el panel derecho del menú.

-o bien-

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el

cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

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Cinta de opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de proporcionar

la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones

es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que solían requerir la visualización de

menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo,

sólo hay una ubicación donde hay que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de

Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas

de comandos principales son Inicio, Crear, Diseño de página y Herramientas de base de datos. Cada ficha

contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la

nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones

visualmente.

Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una

tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios,

Office Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el nombre de la tabla

activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las

versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de

menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños de una sola letra o una

combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método abreviado de teclado que activa

el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha que desee.

O bien,

1. Inicie Access.

2. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de

comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método

abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access,

también deberá funcionar en Office Access 2007.

Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea Métodos abreviados de teclado de

Access.

Ejecutar un comando

1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo

de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos disponibles cambian

dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de comandos Acciones comunes que se pueden realizar

Inicio Seleccionar una vista diferente.

Copiar y pegar del Portapapeles.

Configurar las actuales características de fuente.

Configurar la actual alineación de fuente.

Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.

Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).

Ordenar y filtrar los registros.

Buscar registros.

Crear Crear una nueva tabla vacía.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.

Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño

Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.

Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.

Datos externos Importar o Vincular a datos externos.

Exportar datos.

Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.

Crear importaciones y exportaciones guardadas.

Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Herramientas de base de datos

Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.

Crear y ver relaciones entre las tablas.

Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades

Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.

Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access

(Sólo tablas).

Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas

Administrar los complementos de Access.

Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado

correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario

de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es decir, según el

objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de

comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.

Activar una ficha de comandos contextual

Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien,

1. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos

contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto

específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen

comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se

abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha

Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha Diseño, en la cinta de opciones se muestran los

comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.

Galerías

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 también incluye un nuevo control denominado galería. El

control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados

deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar

dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007

puede hacer, centrando la atención en los resultados y no sólo en los propios comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un

menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería dentro de

la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer

la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de

opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la

ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta

de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de

comandos se compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante,

cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya los comandos

que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el

tamaño pequeño predeterminado a grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de

comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece

debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.

2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que desee

agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.

4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar.

Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.

5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

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Panel de exploración

Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos

aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los

informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de

las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una

versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploración de Office Access 2007. Por

ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de

exploración.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botón

secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual

varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en un objeto.

2. En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.

Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

En el panel de exploración se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos.

Algunas son categorías predefinidas pero también se pueden crear grupos personalizados.

De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office Access

2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de

exploración aparezca de forma predeterminada, configure una opción de programa. En los siguientes pasos, se

explica cómo se lleva a cabo cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de exploración

Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración ( ), o presione

F11.

Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de exploración.

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Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de

ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas.

Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar

fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los

documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta

efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione

Documentos con fichas.

4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de

verificación, se desactivan las fichas de documento.

5. Haga clic en Aceptar.

NOTAS

El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de

datos.

Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la

base de datos para que el cambio surta efecto.

Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma

predeterminada.

Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de

forma predeterminada.

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Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de estado

en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde

aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Office

Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se ven en la barra

de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas

disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para

ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Al

desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de estado.

4. Haga clic en Aceptar.

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minibarra de herramientas

Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la

aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto requería a

menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Office Access 2007, se

puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona

texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto

seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica

gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el

puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de

herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de

herramientas desaparece.

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas

1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

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Obtener ayuda

Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación

situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

Access > Diseño de base de datos Mostrar valores Sí/No mediante casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar

Mostrar todo

En Microsoft Office Access 2007, los campos Sí/No almacenan sólo dos valores: Sí o No. Si se usa un cuadro de

texto para mostrar un campo Sí/No, el valor se mostrará como -1 para Sí y como 0 para No. Estos valores no son

muy significativos para la mayoría de los usuarios, por lo que Office Access 2007 proporciona c asillas de

verificación, botones de opción y botones de alternar que se pueden usar para mostrar y especificar valores

Sí/No. Estos controles son una representación gráfica de los valores Sí/No que es fácil de usar y fácil de leer.

En este artículo se describen las aplicaciones de cada uno de estos controles y se indica cómo agregarlos a un

formulario e informe.

¿Qué desea hacer?

Determinar el control que se va a usar

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar dependientes

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar independientes

Obtener información sobre los grupos de opciones

Crear un grupo de opciones

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones

Determinar el control que se va a usar

En la mayoría de los casos, una casilla de verificación es el mejor control para representar un valor Sí/No. Es el

tipo de control predeterminado que se crea cuando se agrega un campo Sí/No a un formulario o informe. En

cambio, los botones de opción y botones de alternar se usan principalmente como parte de un grupo de

opciones. Para obtener más información sobre los grupos de opciones, vea la sección Obtener información sobre

los grupos de opciones.

En la siguiente ilustración se muestran los tres controles y se ve cómo representan valores Sí/No. En la columna

Sí se muestra el control tal y como aparece cuando está seleccionado y en la columna No se muestra el control

tal y como aparece cuando está desactivado.

Volver al principio

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar dependientes

Para crear rápidamente una casilla de verificación, arrastre un campo Sí/No desde el panel Lista de campos

hasta el formulario o informe.

1. Abra el formulario o informe en la vista Presentación o Diseño. Para ello, en el panel de exploración,

haga clic en con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe y, a continuación,

haga clic en la vista deseada en el menú contextual.

2. Si aún no se muestra el panel Lista de campos, presione ALT+F8 para que se muestre.

3. Si es preciso, expanda las listas de tablas haciendo clic en los signos más (+) situados junto a los

nombres de tabla.

4. Arrastre el campo Sí/No desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe.

Dependiendo del valor de la propiedad Control de pantalla del campo, se crea una casilla de

verificación, un cuadro de texto o un cuadro combinado y se enlaza al campo. Cuando se crea un nuevo

campo Sí/No en una tabla, el valor predeterminado de la propiedad Control de pantalla del campo es

Casilla de verificación.

Si lo desea, puede cambiar el control de casilla de verificación a un botón de opción o botón de alternar. Para

ello, haga clic con el botón secundario en la casilla de verificación, elija Cambiar a en el menú contextual y, a

continuación, haga clic en Botón de alternar o Botón de opción . .

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Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar independientes

Las casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar independientes pueden usarse en un

cuadro de diálogo personalizado para aceptar los datos proporcionados por el usuario y, a continuación, llevar a

cabo una acción basándose en esos datos.

1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón secundario del mouse en

el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al control que

desee (Casilla de verificación , Botón de opción o Botón de alternar ).

3. En el formulario o informe, haga clic en el lugar donde desee colocar el control.

Access coloca el control en el formulario o informe.

Si bien no es necesario, puede cambiar el nombre del control a un nombre más significativo. El cambio de

nombre no modifica la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede facilitar su referencia en las

expresiones (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y

nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar

cálculos, manipular caracteres o probar datos.) o macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para

automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) .

Cambiar el nombre de un control

1. Asegúrese de que está seleccionado el control.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de propiedad Nombre del control.

Si lo desea, puede cambiar la casilla de verificación a un botón de opción o botón de alternar. Para ello, haga clic

con el botón secundario en la casilla de verificación, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación,

haga clic en Botón de alternar o Botón de opción . .

Volver al principio

Obtener información sobre los grupos de opciones

Una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar individual puede ser dependiente o

independiente, o bien, puede formar parte de un grupo de opciones. Un grupo de opciones muestra un conjunto

limitado de alternativas y sólo se puede seleccionar una opción del grupo de opciones a la vez.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, es sólo el marco de grupo el que está enlazado al campo y

no los controles incluidos en el marco. En vez de establecer la propiedad Origen del control para cada control del

grupo de opciones, se establece la propiedad Valor de la opción de cada control en un número que sea

significativo para el campo al que está enlazado el marco de grupo. Cuando se selecciona una opción del grupo

de opciones, Access establece el valor del campo al que está enlazado el grupo de opciones en el valor de la

propiedad Valor de la opción de la opción seleccionada.

El valor de un grupo de opciones sólo puede ser un número y no puede ser texto. Access almacena este número

en la tabla subyacente. Un grupo de opciones también puede establecerse en una expresión o puede ser

independiente. Los grupos de opciones independientes pueden usarse en un cuadro de diálogo personalizado

para aceptar los datos proporcionados por el usuario y, a continuación, llevar a cabo una acción basándose en

esos datos.

Por lo general, se usan casillas de verificación para los campos Sí/No y botones de opción o botones de alternar

para los grupos de opciones. No obstante, se trata de una mera sugerencia y se pueden usar los tres controles

para ambos propósitos.

Volver al principio

Crear un grupo de opciones

Para crear rápidamente un grupo de opciones, puede usar el Asistente para grupos de opciones. Antes de

comenzar, debe decidir si desea almacenar el valor de las opciones en una tabla. Si éste es el caso, deberá

designar un campo con el tipo de datos Número para este fin.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla, vea el artículo Insertar, agregar o

crear un nuevo campo en una tabla.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño .

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que Usar asistentes para controles esté

seleccionado.

3. En el mismo grupo, haga clic en Grupo de opciones .

4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el grupo de opciones.

5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

Access coloca el grupo de opciones en el formulario.

Cambiar el nombre de un grupo de opciones Si bien no es necesario, puede cambiar el nombre del grupo de

opciones a un nombre más significativo. El cambio de nombre no modifica la etiqueta que se muestra junto al

grupo de opciones, pero puede facilitar su referencia en las expresiones o macros.

1. Asegúrese de que está seleccionado el grupo de opciones haciendo clic en el marco del grupo.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de propiedad Nombre del grupo de opciones.

Volver al principio

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones

A medida que cambien sus necesidades, podrá agregar nuevos controles de opción a un grupo de opci ones

creando un nuevo control en el grupo, o bien, cortando un control existente en algún otro lugar del formulario y

pegándolo en el grupo.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño .

2. Haga clic en el marco del grupo de opciones para seleccionarlo y, a continuación, arrastre los

controladores de tamaño del marco de modo que quepa el nuevo control de opción.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Crear un nuevo control en el grupo

1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo

de control que desee agregar (Casilla de verificación , Botón de opción o Botón de

alternar ).

2. Mueva el puntero de modo que esté colocado dentro del marco del grupo de opciones. El

marco cambia de color para indicar que el nuevo control va a formar parte del grupo de

opciones.

3. Haga clic para colocar el control en el grupo.

Mover un control existente al grupo

Si arrastra simplemente un control a un grupo de opciones, ese control no formará parte del grupo

de opciones. Es preciso cortar y pegar el control en el grupo para que se convierta en una opción.

1. Seleccione el control que desee mover al grupo de opciones.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar.

3. Seleccione el grupo de opciones haciendo clic en el marco del grupo.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Access agrega el control al grupo.

4. Es probable que tenga que mover el control y su etiqueta de modo que queden alineados con los

controles y etiquetas existentes.

5. Seleccione el control que acaba de agregar y, a continuación, presione F4 para abrir su hoja de

propiedades.

6. Tome nota del valor de la propiedad Valor de la opción del control que acaba de agregar. Dependiendo

de sus necesidades, podrá dejar el valor sugerido por Access o cambiarlo a otro valor.

Access > Diseño de base de datos Mostrar valores Sí/No mediante casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar

Mostrar todo

En Microsoft Office Access 2007, los campos Sí/No almacenan sólo dos valores: Sí o No. Si se usa un cuadro de

texto para mostrar un campo Sí/No, el valor se mostrará como -1 para Sí y como 0 para No. Estos valores no son

muy significativos para la mayoría de los usuarios, por lo que Office Access 2007 proporciona casillas de

verificación, botones de opción y botones de alternar que se pueden usar para mostrar y especificar valores

Sí/No. Estos controles son una representación gráfica de los valores Sí/No que es fácil de usar y fácil de leer.

En este artículo se describen las aplicaciones de cada uno de estos controles y se indica cómo agregarlos a un

formulario e informe.

¿Qué desea hacer?

Determinar el control que se va a usar

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar dependientes

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar independientes

Obtener información sobre los grupos de opciones

Crear un grupo de opciones

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones

Determinar el control que se va a usar

En la mayoría de los casos, una casilla de verificación es el mejor control para representar un valor Sí/No. Es el

tipo de control predeterminado que se crea cuando se agrega un campo Sí/No a un formulario o informe. En

cambio, los botones de opción y botones de alternar se usan principalmente como parte de un grupo de

opciones. Para obtener más información sobre los grupos de opciones, vea la sección Obtener información sobre

los grupos de opciones.

En la siguiente ilustración se muestran los tres controles y se ve cómo representan valores Sí/No. En la columna

Sí se muestra el control tal y como aparece cuando está seleccionado y en la columna No se muestra el control

tal y como aparece cuando está desactivado.

Volver al principio

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar dependientes

Para crear rápidamente una casilla de verificación, arrastre un campo Sí/No desde el panel Lista de campos

hasta el formulario o informe.

1. Abra el formulario o informe en la vista Presentación o Diseño. Para ello, en el panel de exploración,

haga clic en con el botón secundario del mouse (ratón) en el formulario o informe y, a continuación,

haga clic en la vista deseada en el menú contextual.

2. Si aún no se muestra el panel Lista de campos, presione ALT+F8 para que se muestre.

3. Si es preciso, expanda las listas de tablas haciendo clic en los signos más (+) situados junto a los

nombres de tabla.

4. Arrastre el campo Sí/No desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe.

Dependiendo del valor de la propiedad Control de pantalla del campo, se crea una casilla de

verificación, un cuadro de texto o un cuadro combinado y se enlaza al campo. Cuando se crea un nuevo

campo Sí/No en una tabla, el valor predeterminado de la propiedad Control de pantalla del campo es

Casilla de verificación.

Si lo desea, puede cambiar el control de casilla de verificación a un botón de opción o botón de alternar. Para

ello, haga clic con el botón secundario en la casilla de verificación, elija Cambiar a en el menú contextual y, a

continuación, haga clic en Botón de alternar o Botón de opción . .

Volver al principio

Crear una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar independientes

Las casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar independientes pueden usarse en un

cuadro de diálogo personalizado para aceptar los datos proporcionados por el usuario y, a continuación, llevar a

cabo una acción basándose en esos datos.

1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño haciendo clic en él con el botón secundario del mouse en

el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al control que

desee (Casilla de verificación , Botón de opción o Botón de alternar ).

3. En el formulario o informe, haga clic en el lugar donde desee colocar el control.

Access coloca el control en el formulario o informe.

Si bien no es necesario, puede cambiar el nombre del control a un nombre más significativo. El cambio de

nombre no modifica la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede facilitar su referencia en las

expresiones (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y

nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar

cálculos, manipular caracteres o probar datos.) o macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para

automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) .

Cambiar el nombre de un control

1. Asegúrese de que está seleccionado el control.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de propiedad Nombre del control.

Si lo desea, puede cambiar la casilla de verificación a un botón de opción o botón de alternar. Para ello, haga clic

con el botón secundario en la casilla de verificación, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación,

haga clic en Botón de alternar o Botón de opción . .

Volver al principio

Obtener información sobre los grupos de opciones

Una casilla de verificación, un botón de opción o un botón de alternar individual puede ser dependiente o

independiente, o bien, puede formar parte de un grupo de opciones. Un grupo de opciones muestra un conjunto

limitado de alternativas y sólo se puede seleccionar una opción del grupo de opciones a la vez.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, es sólo el marco de grupo el que está enlazado al campo y

no los controles incluidos en el marco. En vez de establecer la propiedad Origen del control para cada control del

grupo de opciones, se establece la propiedad Valor de la opción de cada control en un número que sea

significativo para el campo al que está enlazado el marco de grupo. Cuando se selecciona una opción del grupo

de opciones, Access establece el valor del campo al que está enlazado el grupo de opciones en el valor de la

propiedad Valor de la opción de la opción seleccionada.

El valor de un grupo de opciones sólo puede ser un número y no puede ser texto. Access almacena este número

en la tabla subyacente. Un grupo de opciones también puede establecerse en una expresión o puede ser

independiente. Los grupos de opciones independientes pueden usarse en un cuadro de diálogo personalizado

para aceptar los datos proporcionados por el usuario y, a continuación, llevar a cabo una acción basándose en

esos datos.

Por lo general, se usan casillas de verificación para los campos Sí/No y botones de opción o botones de alternar

para los grupos de opciones. No obstante, se trata de una mera sugerencia y se pueden usar los tres controles

para ambos propósitos.

Volver al principio

Crear un grupo de opciones

Para crear rápidamente un grupo de opciones, puede usar el Asistente para grupos de opciones. Antes de

comenzar, debe decidir si desea almacenar el valor de las opciones en una tabla. Si éste es el caso, deberá

designar un campo con el tipo de datos Número para este fin.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla, vea el artículo Insertar, agregar o

crear un nuevo campo en una tabla.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño .

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que Usar asistentes para controles esté

seleccionado.

3. En el mismo grupo, haga clic en Grupo de opciones .

4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el grupo de opciones.

5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

Access coloca el grupo de opciones en el formulario.

Cambiar el nombre de un grupo de opciones Si bien no es necesario, puede cambiar el nombre del grupo de

opciones a un nombre más significativo. El cambio de nombre no modifica la etiqueta que se muestra junto al

grupo de opciones, pero puede facilitar su referencia en las expresiones o macros.

1. Asegúrese de que está seleccionado el grupo de opciones haciendo clic en el marco del grupo.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

3. Escriba un nuevo nombre en el cuadro de propiedad Nombre del grupo de opciones.

Volver al principio

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones

A medida que cambien sus necesidades, podrá agregar nuevos controles de opción a un grupo de opci ones

creando un nuevo control en el grupo, o bien, cortando un control existente en algún otro lugar del formulario y

pegándolo en el grupo.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario en el panel

de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño .

2. Haga clic en el marco del grupo de opciones para seleccionarlo y, a continuación, arrastre los

controladores de tamaño del marco de modo que quepa el nuevo control de opción.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Crear un nuevo control en el grupo

1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta correspondiente al tipo

de control que desee agregar (Casilla de verificación , Botón de opción o Botón de

alternar ).

2. Mueva el puntero de modo que esté colocado dentro del marco del grupo de opciones. El

marco cambia de color para indicar que el nuevo control va a formar parte del grupo de

opciones.

3. Haga clic para colocar el control en el grupo.

Mover un control existente al grupo

Si arrastra simplemente un control a un grupo de opciones, ese control no formará parte del grupo

de opciones. Es preciso cortar y pegar el control en el grupo para que se convierta en una opción.

1. Seleccione el control que desee mover al grupo de opciones.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar.

3. Seleccione el grupo de opciones haciendo clic en el marco del grupo.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Access agrega el control al grupo.

4. Es probable que tenga que mover el control y su etiqueta de modo que queden alineados con los

controles y etiquetas existentes.

5. Seleccione el control que acaba de agregar y, a continuación, presione F4 para abrir su hoja de

propiedades.

6. Tome nota del valor de la propiedad Valor de la opción del control que acaba de agregar. Dependiendo

de sus necesidades, podrá dejar el valor sugerido por Access o cambiarlo a otro valor.

Access > Tablas Guía de campos multivalor

En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos, se puede almacenar sólo un valor en un

campo, incluso en las versiones anteriores de Microsoft Access. En Microsoft Office Access 2007, se puede

crear un campo que tenga varios valores, como una lista de categorías a las que se ha asignado un asunto. Los

campos multivalor resultan muy útiles en determinadas situaciones, como cuando se utiliza Office Access 2007

para trabajar con información almacenada en una lista de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, y esa lista

contiene un campo que utiliza uno de los tipos de campo multivalor disponibles en Windows SharePoint

Services.

En este tema se describen los campos multivalor de Office Access 2007 y Windows SharePoint Services, cómo

crear un campo multivalor, cuándo utilizarlo y cómo usar un campo multivalor en una consulta.

En este artículo

Qué es un campo multivalor

Campos multivalor en Windows SharePoint Services

Cuándo utilizar un campo multivalor

Cómo crear un campo multivalor

Uso del Asistente para búsquedas

Modificar el diseño de un campo multivalor

Cómo utilizar un campo multivalor en una consulta

Qué es un campo multivalor

Supongamos que tiene que asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero decide que debe

asignarla a más de una persona. En Office Access 2007, puede crear un campo multivalor que le permita

seleccionar las personas en una lista.

Cuando hace clic en el cuadro combinado, las casillas de verificación aparecen activadas para indicar las

opciones seleccionadas. Puede activar o desactivar los elementos de la lista y luego hacer clic en Aceptar para

enviar las opciones seleccionadas.

Las personas seleccionadas están almacenadas en el campo multivalor y, cuando se muestran, están separadas

por comas de forma predeterminada.

La idea que subyace en los campos multivalor es facilitar la compatibilidad de esas instancias en las que se

desea seleccionar y almacenar más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más

avanzado. Los campos multivalor también son importantes para la integración con Windows SharePoint Services

porque las listas de SharePoint también admiten este tipo de campos.

Se puede estar preguntando por qué Office Access 2007 permite almacenar más de un valor en un campo,

cuando la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos relacionales no lo permiten. La

respuesta es que el motor de base de datos de Office Access 2007 no almacena en realidad los valores en un

único campo. Aunque lo que ve y lo que utiliza parezca estar en un único campo, los valores se almacenan de

forma independiente y se administran en tablas de sistema ocultas. El motor de base de datos de Access se

encarga de todo, separando los datos automáticamente y reuniéndolos de nuevo en un campo.

Técnicamente hablando, un campo multivalor de Access es similar a una relación varios a varios. Por ejemplo,

en una tabla de eventos en la que se asigna la responsabilidad de cada evento a uno o más empleados,

supongamos que ha creado un campo multivalor denominado "AsignadoA para asignar los eventos a los

empleados. La relación entre los eventos y los empleados es una relación varios a varios. Es decir, puede

asignar varios empleados a un evento, y también puede asignar un empleado a varios eventos.

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Campos multivalor en Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 admite una columna Opción que permite seleccionar y almacenar más de una

opción en un campo. En Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, también puede crear un campo de

búsqueda que permite seleccionar y almacenar más de una opción en un campo. Para que Office Access 2007

se integre con Windows SharePoint Services y admita sus tipos de campo, Office Access 2007 implementa la

compatibilidad con campos multivalor.

Cuando se vincula a una lista de SharePoint que emplea uno de estos tipos de datos multivalor, Office Access

2007 crea y utiliza automáticamente un tipo de dato multivalor de Access localmente.

Cuando exporta una tabla de Access a una lista de SharePoint y la tabla de Access contiene un campo

multivalor, el campo se convierte en uno de los tipos de campo multivalor disponibles en Windows SharePoint

Services. De manera similar, cuando mueve una base de datos de Access a un sitio de SharePoint y la base de

datos contiene tablas de Access con campos multivalor, cada uno de estos campos multivalor se convierte en

uno de los tipos de campo multivalor de Windows SharePoint Services.

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Cuándo utilizar un campo multivalor

Deberá considerar la posibilidad de crear un campo multivalor cuando desee:

Almacenar una selección multivalor de una lista de opciones, y esa lista de opciones es relativamente

pequeña.

El campo multivalor se crea en Office Access 2007 mediante el Asistente para búsquedas en la vista

Diseño de la tabla.

Exportar una tabla de Access a un sitio de SharePoint para que utilice los campos de búsqueda u

opción multivalor disponibles en Windows SharePoint Services.

El campo multivalor se crea en Office Access 2007 mediante el Asistente para búsquedas en la vista

Diseño de la tabla. A continuación, se exporta la tabla a una lista de SharePoint.

Mover una base de datos de Access a un sitio de SharePoint para que utilice los campos de búsqueda u

opción multivalor disponibles en Windows SharePoint Services.

El campo multivalor se crea en Office Access 2007 mediante el Asistente para búsquedas en la vista

Diseño de la tabla. A continuación, haga clic en el comando Mover a SharePoint en la ficha Datos

externos.

Vincular a una lista de SharePoint que contiene un campo de búsqueda u opción multivalor.

El campo multivalor de Office Access 2007 se crea automáticamente y se asigna al campo de Windows

SharePoint Services al crearse la tabla vinculada.

Además de los escenarios anteriores, también puede utilizar un campo multivalor cuando está relativamente

seguro de que la base de datos no se va a convertir posteriormente a Microsoft SQL Server. Un campo multivalor

de Office Access 2007 se mueve a SQL Server como un campo memo (ntext) que contiene el conjunto

delimitado de valores. Como SQL Server no admite un tipo de datos multivalor que imite una relación varios a

varios, es posible que se necesite realizar un trabajo de conversión y diseño adicional.

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Cómo crear un campo multivalor

Al abrir una tabla, ésta se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar una columna de búsqueda multivalor

haciendo clic en Columna de búsqueda en el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos. Esto inicia el

Asistente para búsqueda que le guía a través del proceso de creación de la columna de búsqueda.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla en la que desea crear la columna de búsqueda

para abrirla.

4. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

Aparecerá el Asistente para búsquedas.

5. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas, debe decidir si desea basar la columna de

búsqueda en los valores de una tabla o consulta, o en una lista de valores que escriba.

El tipo más común de columna de búsqueda multivalor es la que muestra los valores buscados en una

tabla o consulta relacionada.

6. Para saber cómo completar el Asistente para búsquedas, vea Uso del Asistente para búsquedas. Para

obtener información más detallada sobre cómo crear campos multivalor, vea Agregar o cambiar una

columna de búsqueda que permita almacenar varios valores.

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Uso del Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas se abre cuando se crea una columna de búsqueda en la vista de hoja de datos,

cuando se arrastra un campo desde el panel Lista de campos a una tabla que está abierta en la vista de hoja de

datos y, en la vista de diseño, cuando se elige el Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. El

asistente efectúa los pasos necesarios para crear una columna de búsqueda y establece automáticamente las

propiedades de campo adecuadas para que coincidan con las opciones elegidas. El as istente crea también

relaciones de tablas e índices si es necesario para admitir la columna de búsqueda.

Cuando aparece el asistente, debe decidir si basa la columna de búsqueda en una tabla o consulta, o en una

lista de valores que escriba. La mayor parte de las veces, si la base de datos está correctamente diseñada y la

información está dividida en tablas basadas en temas, elegirá una tabla o consulta para alimentar la columna de

búsqueda.

Crear la búsqueda multivalor basándose en una tabla o consulta

Al arrastrar un campo desde el panel Lista de campos para crear un campo multivalor, los dos primeros

pasos del siguiente procedimiento se realizan automáticamente, por lo que deberá comenzar por el

tercer paso.

1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Deseo que la columna de búsquedas busque los

valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

2. Seleccione una tabla o consulta en la lista y, después, haga clic en Siguiente.

3. En Campos disponibles, haga clic en el campo que desea incluir en la búsqueda.

4. Haga clic en el botón que representa el signo "mayor que" (>) para mover los campos

seleccionados a la lista Campos seleccionados.

5. Repita los dos pasos anteriores hasta que aparezcan en la lista Campos seleccionados todos los

campos que desee incluir en la búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente.

6. Si lo desea, seleccione uno de los cuatros campos por el que desee ordenar los elementos de

búsqueda y, a continuación, haga clic en Siguiente. Haga clic en el botón Ascendente para

cambiar la ordenación de los elementos de búsqueda de orden ascendente a orden descendente.

Tenga en cuenta que el nombre del botón cambia a Descendente. Haga clic en el botón de nuevo

para revertir el cambio. Haga clic en Siguiente para continuar.

7. Ajuste el ancho de las columnas del campo de búsqueda si es necesario, y, a continuación, haga

clic en Siguiente.

8. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir

varios valores.

NOTA Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios

valores.

9. Haga clic en Finalizar.

Al hacer clic en el botón Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo

se establecen basándose en las opciones elegidas en el Asistente para búsquedas.

10. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.

Crear la búsqueda multivalor basándose en valores especificados

1. En el Asistente para búsquedas, haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación,

haga clic en Siguiente.

2. Especifique el número de columnas. A continuación, en Col1, escriba cada valor. Para pasar a la

fila siguiente, presione la tecla TAB.

3. Cuando acabe de especificar los valores, haga clic en Siguiente.

4. En el Asistente para búsquedas, especifique la etiqueta de la columna de búsqueda.

5. En ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, active la casilla de verificación Permitir

varios valores.

NOTA Esta casilla de verificación debe estar activada para que se puedan almacenar varios

valores.

6. Haga clic en Finalizar.

Al hacer clic en el botón Finalizar, se crea una columna de búsqueda cuyas propiedades de campo

se establecen basándose en las opciones elegidas en el Asistente para búsquedas.

7. Para guardar la tabla, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.

Una vez creado el campo multivalor, éste aparece como una lista desplegable de casillas de verificación

cuando se ve la tabla en la vista Hoja de datos.

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Modificar el diseño de un campo multivalor

Para obtener información sobre cómo modificar el diseño de campos multivalor, vea el artículo Agregar o

cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores .

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Cómo utilizar un campo multivalor en una consulta

Cuando se utiliza un campo multivalor en una consulta, hay que decidir si se desea recuperar el campo

multivalor completo con todos los valores separados por comas, o una fila independiente para cada valor. Por

ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Asuntos que contiene un campo denominado AsignadoA

que utiliza para asignar los asuntos a los empleados. Puede crear una consulta que contenga el campo

AsignadoA de la siguiente manera:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

4. En el cuadro diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla (en este ejemplo, "Asuntos") que contiene el

campo multivalor y, a continuación, haga clic en Agregar.

5. Haga clic en Cerrar.

6. Arrastre los campos que desea usar para la cuadrícula de la consulta. En este ejemplo, arrast re el

campo Título y el campo multivalor denominado "AsignadoA" a la cuadrícula de la consulta.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

El resultado de la consulta será similar a lo que figura a continuación, con una columna que muestra el nombre

del asunto y una segunda columna que muestra el campo multivalor:

Supongamos que desea ver el campo multivalor AsignadoA expandido, de forma que cada valor de AsignadoA

aparezca en una fila independiente. Para ello, deberá especificar la propiedad Value agregando la cadena

".Value" a "AsignadoA" en la fila Campo, tal como se muestra aquí en la cuadrícula de la consulta:

Si especifica AsignadoA en la fila Campo, Access mostrará todos los valores del campo multivalor en una sola

fila cuando ejecute la consulta. Sin embargo, si utiliza la propiedad Value, como en AsignadoA.Value, Access

mostrará el campo multivalor de forma expandida de modo que cada valor aparezca en una fila independiente.

Puede crear una consulta para ver los valores individuales como éste:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

4. En el cuadro diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla (en este ejemplo, "Asuntos") que contiene el

campo multivalor y, a continuación, haga clic en Agregar.

5. Haga clic en Cerrar.

6. Arrastre los campos que desea utilizar (en este ejemplo, el campo multivalor denominado

"AsignadoA.Value") a la cuadrícula de la consulta.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

El resultado de la consulta será similar a lo que figura a continuación, con una columna que muestra el título del

asunto y una segunda columna que muestra AsignadoA.Value:

Para obtener información sobre el uso de campos multivalor en consultas, vea Uso de campos multivalor en

consultas.

Volver al principio

Vea también

Agregar o cambiar una columna de búsqueda que permita almacenar varios valores Usar campos multivalor en consultas

Access > Consultas Mensaje de error "No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas"

Mostrar todo

Cuando se ejecuta una consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las

filas que coinciden con el criterio especificado de una o más tablas.), puede que Microsoft Office Access 2007

muestre el mensaje de error No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas. En este artículo se recogen

los casos en los que se puede usar una consulta de eliminación, se explica por qué aparece el mensaje de error

y se describen los pasos para corregir el error.

Existen varias formas de eliminar registros en Access. Para obtener una explicación más exhaustiva de cómo se

eliminan los registros, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artículo

Introducción

¿Por qué aparece este mensaje de error y cómo se soluciona?

Introducción

Cuando se desea eliminar varias registros de una tabla en una sola operación, se puede usar una consulta de

eliminación. Este tipo de consulta se ejecuta correctamente cuando:

Usa una sola tabla que no guarda relación con ninguna otra tabla.

Combina dos tablas que guardan una relación uno a uno (relación uno a uno: asociación entre dos

tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el

valor del campo o los campos coincidentes de un registro, y sólo uno, de la tabla relacionada.).

Usa una sola tabla que está en el lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios:

asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla

relacionada.) y están habilitadas las eliminaciones en cascada (eliminación en cascada: para las

relaciones que aplican integridad referencial entre tablas, la eliminación de todos los registros

relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.) para

esa relación.

Incluye la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios y la tabla en el lado "varios" de esa relación

(por ejemplo, para usar criterios en un campo de la tabla "varios").

Importante Es preciso ejecutar la consulta dos veces para que se eliminen los registros de ambas

tablas.

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¿Por qué aparece este mensaje de error y cómo se soluciona?

Si crea una consulta de eliminación utilizando varias tablas y el valor de la propiedad Registros únicos está

establecido en No, Access muestra el mensaje de error No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas

cuando se ejecuta la consulta.

Para solucionar este problema, establezca el valor de la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí.

1. Abra la consulta de eliminación en la vista Diseño.

2. Si no está abierta la hoja de propiedades de la consulta, presione F4 para abrirla.

3. Haga clic en el diseñador de consultas para mostrar las propiedades de la consulta (en vez de las

propiedades de campo).

4. En la hoja de propiedades de la consulta, busque la propiedad Registros únicos y establezca su valor en

Sí.

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Vea también

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Access > Seguridad y privacidad Cómo ayuda Office a protegerse de las tramas de suplantación de identidad

Mostrar todo

En este artículo se explica qué es la suplantación de identidad e incluye sugerencias sobre cómo identificar

tramas de suplantación de identidad y seguir prácticas recomendadas para evitar convertirse en víctima de un

fraude en línea. Este artículo describe también cómo ayuda 2007 Microsoft Office system a protegerse de tramas

de suplantación de identidad.

En este artículo

¿Qué es la suplantación de identidad?

Ejemplos y características de las tramas de suplantación de identidad

¿Cómo puede ayudarme Office a protegerme de tramas de suplantación de identidad?

Prácticas recomendadas para protegerse de fraudes en línea

¿Cómo informo de fraudes en línea y robos de identidad?

¿Qué es la suplantación de identidad?

La suplantación de identidad (en inglés "phishing", que se pronuncia de forma parecida a "fishing", "pesca") es

una técnica de fraude en línea utilizada por delincuentes para hacer que revele información personal.

Se utilizan muchas tácticas de engaño diferentes, incluidos el correo electrónico y los sitios Web que imitan

marcas conocidas y de confianza. Una práctica común de suplantación de identidad es el uso de mensajes

malintencionados, manipulados para que parezca que proceden de una empresa o un sitio Web conocido como

un banco, una empresa de tarjetas de crédito, una organización de caridad o un sitio de comercio electrónico. El

propósito de estos mensajes malintencionados es engañar al usuario para que proporcione información

personalmente identificable (PII) (información de identificación personal (PII): cualquier información que se pueda

utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número

de documento de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII en otro programa.), como la

siguiente:

Nombre y nombre de usuario

Dirección y número de teléfono

Contraseña o PIN

Número de cuenta bancaria

Número de cajero automático/débito o tarjeta de crédito

Código de validación de tarjeta (CVC) (código de validación de tarjeta: código que utilizan las

compañías de tarjetas de crédito para autorizar cargos en sus tarjetas. Por ejemplo, American Express

utiliza un número de cuatro dígitos indicado en el anverso de la tarjeta, mientras que Visa, MasterCard y

Discover emplean un número de tres dígitos especificado en el reverso.) de crédito o valor de

verificación de tarjeta (CVV)

Número de la seguridad social (SSN)

Esta información se utiliza de muchas formas para obtener beneficios financieros. Por ejemplo, una práctica

común es el robo de identidad en el que el ladrón le roba su información personal, adopta su identidad y puede

emprender las siguientes acciones:

Solicitar y obtener un crédito en su nombre.

Dejar a cero su cuenta bancaria y cargar gastos hasta llegar al límite de sus tarjetas de crédito.

Transferir dinero desde la cuenta de inversión o las de línea de crédito a la cuenta corriente y, a

continuación, usar una copia de la tarjeta de crédito para retirar dinero en efectivo de la cuenta corriente

y de cajeros automáticos (ATM) de todo el mundo.

Para ver sugerencias sobre cómo evitar ser víctima de un fraude en línea, vea la sección Prácticas

recomendadas para protegerse de fraudes en línea, más adelante en este artículo.

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Ejemplos y características de las tramas de suplantación de identidad

Éstos son algunos ejemplos de tramas de suplantación de identidad:

Mensajes de correo electrónico falsos El mensaje parece proceder de una empresa con la que trabaja

y le avisa de que debe comprobar la información de la cuenta y de que si no recibe la información,

suspenderán los pagos realizados desde la cuenta.

Una combinación de fraude en subastas y falsos sitios de pago Esto ocurre cuando se ponen artículos

en venta en una subasta en línea legítima para incitarle a hacer pagos en un sitio de pago falso.

Falsas transacciones de venta en línea Un delincuente se ofrece a comprarle algo y le propone pagarle

una cantidad superior al precio del artículo que va a comprar. A cambio, le pide que le envíe un cheque

por la diferencia. Usted no recibe el pago, pero su cheque se cobra y el ladrón se queda con la

diferencia. Además, el cheque que envía contiene el número de cuenta, el código de identidad bancaria,

la dirección y el número de teléfono, que el delincuente puede continuar usando para apropiarse de su

dinero.

Falsas entidades de caridad Este tipo de trama de suplantación de identidad aparenta ser una entidad

de caridad y pide donaciones directas en metálico. Por desgracia, mucha gente desea aprovecharse de

su generosidad.

Sitios Web falsos Es posible crear sitios Web similares a sitios legítimos. Cuando los visite sin saberlo,

estos sitios pueden descargar automáticamente software malintencionado, como virus (virus: programa

o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de copias de sí mismo en ellos.

Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus

suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) o spyware. El spyware puede grabar la secuencia de

teclas que presione para iniciar sesión en cuentas personales en línea. Esa información se devuelve al

suplantador. Puede protegerse frente a este tipo de ataque en particular descargando e instalando

software anti spyware, como el software anti spyware de Microsoft.

Hay muchas más tramas de suplantación de identidad actualmente. Para ver un informe actualizado de las

tramas de suplantación de identidad descubiertas por las autoridades, visite el sitio Web de Anti-Phishing

Working Group.

Características típicas de una trama de suplantación de identidad

Por desgracia, a medida que los ataques de suplantación de identidad se perfeccionan más, es muy difícil para

una persona distinguir si un mensaje de correo electrónico o un sitio Web es fraudulento. Éste es el motivo por el

que las tramas de suplantación de identidad son tan frecuentes y beneficiosas para los criminales. Por ejemplo,

muchos mensajes de correo electrónico y sitios Web establecen vínculos con logotipos reales de empresas de

marcas conocidas, para parecer legítimos. A continuación, se describe lo que puede hacer para protegerse:

Peticiones de información personal en mensajes de correo electrónico Las mayoría de las empresas

legítimas tienen como política no pedir información personal a través del correo electrónico. Debe

sospechar de los mensajes que pidan información personal, aunque parezcan legítimos.

Términos que denotan urgencia El tono del lenguaje de los mensajes de correo electrónico de

suplantación de identidad suele ser cortés y servicial. Casi siempre intentan que responda al mensaje o

que haga clic en el vínculo incluido en él. Para aumentar el número de respuestas, intentan crear una

sensación de urgencia para que responda inmediatamente sin pensar. Habitualmente, los mensajes de

correo electrónico malintencionados no están personalizados, mientras que los mensajes válidos

procedentes de los bancos y empresas de comercio electrónico, sí suelen estarlo. El ejemplo siguiente

corresponde a un caso real de suplantación:

Estimado y apreciado cliente de nuestro banco, nos han informado de la necesidad de actualizar

la información de su cuenta bancaria debido a informes de inactividad, fraudes y falsificaciones. Si

no actualiza sus registros procederemos a eliminar la cuenta. Siga los pasos del vínculo que se

encuentra más abajo para confirmar sus datos.

Datos adjuntos Muchas tramas de suplantación de identidad piden que se abran datos adjuntos, que

pueden infectar el equipo con un virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo

mediante la inserción de copias de sí mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria,

el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) o

spyware. Si se descarga spyware en el equipo, puede que grabe la secuencia de teclas que presione

para iniciar sesión en sus cuentas personales en línea. Debe guardar primero los datos adjuntos que

desee ver y, a continuación, explorarlos con un programa antivirus actualizado antes de abrirlos. Para

ayudarle a proteger el equipo, Outlook bloquea automáticamente algunos tipos de archivos adjuntos que

pueden propagar virus. Si Outlook detecta un mensaje sospechoso, se bloquean los archivos adjuntos

que contenga del tipo que sean. Para obtener más información, vea Cómo ayuda Outlook a protegerse

de virus, correo electrónico no deseado y suplantación de identidad.

Vínculos falsos Los creadores de los mensajes de suplantación de identidad tienen la técnica de

creación de vínculos de apariencia engañosa tan perfeccionada que no es posible, para una persona

normal, distinguir si un vínculo es o no legítimo. Siempre es mejor escribir en el explorador la dirección

Web o la dirección URL (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo

(como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en

Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) que se sabe que es la correcta.

Además, puede guardar esta dirección en los Favoritos del explorador. No copie ni pegue direcciones

URL de un mensaje en el explorador. Éstas son algunas técnicas que han utilizado los delincuentes

para falsificar vínculos:

o Máscaras de vínculos Aunque el vínculo en el que se le apremia a hacer clic pueda contener

parte o todo el nombre de una empresa real, el vínculo puede estar "enmascarado". Es decir, el

vínculo que se ve no lleva a esa dirección sino a otra diferente, habitualmente a un sitio Web

falsificado. Observe en este ejemplo que, si deja el puntero sobre el vínculo en un mensaje de

Outlook, se revela otra dirección numérica de Internet en el cuadro de fondo amarillo. Esto debe

hacerle sospechar. Tenga en cuenta que incluso el vínculo del cuadro de fondo amarillo puede

falsificarse para que parezca una dirección Web de confianza.

Además, tenga cuidado con las direcciones URL que incluyen el signo @. En el ejemplo

https://www.woodgrovebank.com@nl.tv/secure_verification.aspx, la dirección URL llevaría a la

ubicación que va a continuación del signo @, no al Wood Grove Bank. Esto se debe a que los

exploradores pasan por alto todo lo que vaya antes del signo @ en una dirección URL.

Es muy probable que la ubicación real, nl.tv/secure_verification.aspx, no sea un sitio seguro.

o Homógrafos Un homógrafo es una palabra que se escribe igual a otra pero con un significado

diferente. En informática, un ataque homógrafo es una dirección Web que se parece a una

dirección Web conocida pero que, en realidad, está modificada. El propósito de los vínculos Web

suplantados que se utilizan en las tramas de suplantación de identidad es engañar al usuario para

que haga clic en el vínculo. Por ejemplo, www.microsoft.com podría aparecer como:

www.micosoft.com

www.mircosoft.com

En los ataques homógrafos más perfeccionados, la dirección Web es exactamente igual a la de un

sitio Web legítimo. Esto ocurre cuando el nombre del dominio (nombre de dominio: dirección de

una ubicación de red que identifica su propietario con este formato específico:

servidor.organización.tipo. Por ejemplo, www.whitehouse.gov identifica el servidor Web de la Casa

Blanca, que es parte del gobierno de Estados Unidos.) se crea usando caracteres alfabéticos de

diferentes idiomas, no sólo del inglés. Por ejemplo, la siguiente dirección Web parece legítima,

pero lo que no se ve es que la "i" es un carácter cirílico del alfabeto ruso:

www.microsoft.com

Los suplantadores de identidad suplantan el nombre de dominio de bancos y de otras empresas para

engañar a los consumidores y hacerles pensar que están visitando un sitio Web conocido. Se necesita

software especial para detectar este tipo de nombres de dominio de sitio suplantado en las direcciones

Web. Vea la siguiente sección para obtener más información sobre cómo ayuda versión Office 2007 a

protegerse de los vínculos que intentan conducirle a sitios Web sospechosos.

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¿Cómo puede ayudarme Office a protegerme de ataques homógrafos y de suplantación de identidad?

Vínculos sospechosos en documentos

De forma predeterminada, versión Office 2007 muestra alertas de seguridad en las situaciones siguientes:

Cuando se tiene un documento abierto y se hace clic en un vínculo a un sitio Web con una dirección que

tiene un nombre de dominio posiblemente falso.

Cuando se abre un archivo desde un sitio Web cuya dirección tiene un nombre de dominio posiblemente

falso.

La alerta siguiente aparece cuando se hace clic en un vínculo a un sitio Web que utiliza un nombre de dominio

posiblemente falso.

Puede elegir si desea continuar visitando el sitio Web. En esta situación, se recomienda hacer clic en No. Esta

funcionalidad ayuda a protegerse frente a los ataques homógrafos. Para obtener más información, vea Habilitar o

deshabilitar advertencias sobre vínculos y archivos procedentes de sitios Web sospechosos.

Vínculos sospechosos en mensajes de correo electrónico

De forma predeterminada, Microsoft Office Outlook 2007 sigue estos procedimientos con los mensajes

sospechosos:

Si el filtro de correo electrónico no deseado no considera que un mensaje sea correo no deseado pero

sí lo considera de suplantación de identidad, el mensaje permanece en la Bandeja de entrada, pero se

deshabilitan los vínculos del mensaje y no es posible usar las funcionalidades de Responder y

Responder a todos.

Si el filtro de correo electrónico no deseado considera que el mensaje es tanto correo no deseado como

de suplantación de identidad, el mensaje se envía automáticamente a la carpeta Correo electrónico no

deseado. Los mensajes enviados a esta carpeta se convierten en texto sin formato y se deshabilitan los

vínculos. También se deshabilita las funcionalidades Responder y Responder a todos. La Barra de

información alerta de este cambio en la funcionalidad.

Si hace clic en un vínculo deshabilitado de un mensaje de suplantación de identidad, aparece el siguiente cuadro

de diálogo de Seguridad de Outlook.

Si desea continuar recibiendo alertas sobre posibles riesgos de seguridad, haga clic en Aceptar. De lo contrario,

active la casilla de verificación No volver a mostrar este cuadro de diálogo.

Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar vínculos y funcionalidad en mensajes de suplantación

de identidad.

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Prácticas recomendadas para protegerse de fraudes en línea

Nunca responda a mensajes que le pidan información personal No confíe nunca en ningún mensaje de

correo electrónico procedente de empresas o personas que le pidan información personal o que le envíe

información personal y le pida que la actualice o la confirme. En su lugar, utilice el número de teléfono

de algún recibo para llamar a la empresa. No llame a ningún número que aparezca en el mensaje de

correo electrónico. De forma similar, nunca proporcione información personal a nadie que le llame sin

que usted lo haya solicitado.

No haga clic en los vínculos de mensajes sospechosos No haga clic en ningún vínculo que aparezca

en un mensaje sospechoso. Es posible que el vínculo no sea de confianza. En su lugar, visite los sitios

Web escribiendo su dirección URL en el explorador o usando el vínculo Favoritos. No copie vínculos de

los mensajes ni los pegue en el explorador.

No envíe información personal en mensaje de correo electrónico normales Los mensajes de correo

electrónico normales no se cifran y se envían de forma similar a las postales . Si debe usar mensajes de

correo electrónico para transacciones personales, utilice Outlook para firmar digitalmente y cifrar

mensajes mediante la seguridad S/MIME. MSN, Microsoft Hotmail, Microsoft Outlook Express, Microsoft

Office Outlook Web Access, Lotus Notes, Netscape y Eudora son todos compatibles con la seguridad

S/MIME.

Mantenga relaciones comerciales sólo con empresas que conozca y en las que confíe Póngase en

contacto sólo con empresas conocidas, establecidas y con reputación de proporcionar servicios de

calidad. Un sitio Web comercial debe tener siempre una declaración de privacidad que afirme

específicamente que la empresa no cederá su nombre ni su información a terceros.

Asegúrese de que el sitio Web utilice cifrado La dirección Web debe ir precedida por https:// en lugar

del habitual http:// en la barra Dirección del explorador. Además, haga doble clic en el icono de candado

de la barra de estado del explorador para mostrar el certificado digital del sitio. El nombre que sigue a

Emitido para del certificado debe coincidir con el sitio en el que piensa que está. Si sospecha que un

sitio Web no es lo que debe ser, abandónelo inmediatamente e informe de ello. No siga ninguna de las

instrucciones que contenga.

Ayude a proteger su PC Es importante que utilice un firewall, que mantenga el equipo actualizado y

que utilice software antivirus, especialmente si se conecta a Internet mediante un módem por cable o un

módem de línea de suscriptor digital (DSL). Para obtener información sobre cómo hacerlo, visite

Proteger su PC. Para obtener información adicional sobre la protección frente a virus, vea

Procedimientos recomendados para la protección frente a virus y Procedimientos recomendados para

evitar el correo electrónico no deseado. También se recomienda que considere el uso de software anti

spyware. Puede descargar este software de Microsoft o utilizar un producto de otros fabricantes que

esté disponible en el sitio de descargas y versiones de prueba de software de seguridad.

Supervise las transacciones Revise las confirmaciones de pedidos y los extractos de sus tarjetas de

crédito y sus cuentas bancarias en cuanto los reciba, para asegurarse de que sólo se le están cargando

las transacciones realizadas. Informe inmediatamente de cualquier irregularidad en sus cuentas

marcando el número que se muestra en el extracto bancario. Si utiliza una única tarjeta para las

compras en línea le será más fácil hacer un seguimiento de las transacciones.

Utilice tarjetas de crédito para las transacciones de Internet En la mayor parte del mundo, la

responsabilidad personal en caso de que alguien ponga en peligro su tarjeta de crédito es muy limitada.

Por el contrario, si usa el débito directo desde su cuenta bancaria o desde una tarjeta de débito, su

responsabilidad personal será normalmente por el saldo completo de la cuenta bancaria. Además, para

el uso en Internet es preferible la tarjeta de crédito que tenga el menor límite de crédito, porque así se

limita la cantidad de dinero que el ladrón puede robar si obtiene los datos de la tarjeta. Mejor aún, varios

de los principales emisores de tarjetas de crédito ofrecen ahora a los clientes la opción de comprar en

línea con números de tarjeta de crédito virtuales, de un solo uso, que caducan al cabo de uno o dos

meses. Para obtener información más detallada, pregunte a su banco sobre números de tarjeta de

crédito virtuales con fecha de caducidad.

Si necesita más sugerencias sobre seguridad en las compras y el uso de la banca en línea, visite el sitio Web

Fraude en línea.

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¿Cómo informo de fraudes en línea y robos de identidad?

Si cree que recibió un mensaje de correo electrónico fraudulento, puede informar del problema y adjuntar el

mensaje sospechoso. Al informar a las autoridades de los mensajes sospechosos, colabora en el trabajo de

combatir las tramas de suplantación de identidad.

1. En Outlook, seleccione, pero no abra, el mensaje del que desea informar.

2. En el menú Acciones, haga clic en Reenviar como datos adjuntos o presione CTRL+ALT+F.

3. En la línea Para, escriba la dirección de correo electrónico de la empresa a la que está informando del

mensaje de suplantación de identidad. Algunas direcciones de correo electrónico que puede utilizar para

informar de correo sospechoso son:

reportphishing@antiphishing.org va a Anti-Phishing Working Group, una asociación del sector.

spam@uce.gov va a la Comisión de Comercio Federal (FTC).

abuse@msn.com va a MSN.

abuse@microsoft.com va a Microsoft.

4. Haga clic en Enviar.

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Vea también

Habilitar o deshabilitar alertas de seguridad de vínculos y archivos de sitios Web sospechosos

Access > Hojas de datos Agregar o eliminar una columna de una hoja de datos

Mostrar todo

Microsoft Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar o eliminar columnas de una hoja de datos.

Ahora, se puede usar la vista Hoja de datos para agregar o eliminar columnas y configurar los tipos de datos de

esas columnas. Además, se pueden agregar campos desde un panel de tareas o abrir la tabla subyacente de la

hoja de datos y agregar un campo en la vista Diseño. En este tema se explica cómo se usa cada método.

NOTA La información incluida en este tema explica cómo llevar a cabo algunas de las tareas, si bien no todas,

que se pueden realizar en una hoja de datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en

blanco.

¿Qué desea hacer?

Comprender lo que son las columnas en hojas de datos

Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos

Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos

Agregar una columna mediante la vista Diseño

Quitar una columna mediante la vista Diseño

Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información

Establecer los tipos de datos que la vista Hoja de datos no deduce

Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

Convertir una columna en un campo de búsqueda

Comprender lo que son las columnas en hojas de datos

Una hoja de datos es la representación visual de la información incluida en una tabla de base de datos, o bien,

de los resultados devueltos por una consulta. Una columna de una hoja de datos representa lo mismo que un

campo de una tabla de base de datos. Cuando se agrega o se quita una columna de una hoja de datos, se

agrega o se quita un campo de la tabla subyacente de la hoja de datos. Si ese campo contiene datos, también

queda eliminada esa información.

Nuevas características para trabajar con columnas

Office Access 2007 permite agregar o quitar con mayor facilidad y rapidez un campo de una tabla ya que ahora

se pueden llevar a cabo esas tareas en la vista Hoja de datos. De forma predeterminada, todas las tablas en la

vista Hoja de datos contienen una columna en blanco denominada Agregar nuevo campo. Para agregar una

columna, se escriben datos en la primera celda en blanco debajo de ese encabezado de columna. Asimismo, se

pueden pegar datos en la columna en blanco. Ya no se requiere la vista Diseño para agregar o quitar columnas,

si bien se puede seguir usándola si así se desea.

Además, ya no hay que configurar los tipos de datos más comunes para la nueva columna. De forma

predeterminada, los campos de una tabla de base de datos contienen tipos específicos de datos, como texto,

fechas y horas, números, etc. Normalmente, los tipos de datos se configuran cuando se diseñan las tablas de

una base de datos. Sin embargo, Access deduce ahora la mayoría de los tipos de datos cuando se escriben

datos en una nueva columna. Por ejemplo, si se escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla,

Access establece el tipo de datos de ese campo en Texto. Si se pega una fecha, Access establece el tipo de

datos de ese campo en Fecha/Hora, etc. Si se pega una mezcla de datos, como códigos postales de diferentes

países o regiones, Access selecciona el tipo de datos que mejor conserve la información, normalmente el tipo de

datos Texto. Para obtener más información, vea la sección Comprender cómo Access asigna los tipos de datos

cuando se escribe información, que aparece más adelante en este artículo.

NOTA No se puede usar la vista Hoja de datos para establecer todos los tipos de datos disponibles.

Asimismo, recuerde que las bases de datos relacionales cumplen con un conjunto de reglas de diseño.

Para obtener más información sobre cómo usar la vista Hoja de datos y establecer los tipos de datos, vea el

artículo Abrir una hoja de datos en blanco. Si no está familiarizado con las reglas de diseño de las bases de

datos relacionales, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Los pasos que se describen en las siguientes secciones explican cómo se agregan y se quitan columnas de las

hojas de datos mediante la vista Hoja de datos y la vista Diseño.

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Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos

Los pasos que se explican en esta sección indican cómo se utiliza la vista Hoja de datos para agregar una

columna a una hoja de datos, asignar un nombre a la columna y escribir datos. Recuerde que con los siguientes

pasos va a agregar y cambiar un campo de la tabla subyacente de la hoja de datos.

1. En el panel de exploración, busque la tabla a la que desee agregar el campo y haga doble clic en ella.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Vaya a la derecha o izquierda de la hoja de datos (según la configuración regional y de idioma de

Windows) y busque la columna en blanco.

De forma predeterminada, las palabras Agregar nuevo campo aparecen en el encabezado de la

columna en blanco. En esta ilustración se muestra una típica columna en blanco.

3. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el nuevo campo.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y haga clic en Cambiar nombre de

columna en el menú contextual. A continuación, escriba un nombre para el campo.

4. Escriba algunos datos en la primera fila en blanco situada debajo del encabezado.

O bien,

Pegue uno o varios datos en el campo, empezando por la primera celda en blanco.

Guarde los cambios.

Según el tipo de los datos que haya especificado, Access establece un tipo de datos para el campo. Por

ejemplo, si escribe un nombre, Access establece el tipo de datos en Texto.

Para obtener más información sobre cómo Access establece los tipos de datos , vea Comprender cómo

Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información, que aparece más adelante en este

artículo. Para obtener información sobre cómo se establecen manualmente los tipos de datos, vea

Establecer los tipos de datos que no deduce la vista Hoja de datos, que también aparece más adelante

en este artículo.

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Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos

Antes de quitar una columna de una hoja de datos, recuerde varios hechos importantes:

Cuando se quita una columna, se eliminan todos los datos de la columna y no se puede deshacer la

eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la tabla antes de eliminar la

columna.

La eliminación de determinados tipos de columnas requiere un trabajo adicional. Por ejemplo, no se

puede usar la vista Hoja de datos para eliminar un campo de clave principal. Es preciso usar la vista

Diseño para llevar a cabo esa tarea. Tampoco se puede eliminar un campo de clave principal o de

búsqueda sin eliminar primero la relación entre el campo y las tablas de las que el campo toma sus

datos. En este artículo no se aborda cómo se eliminan los campos relacionados.

Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos,

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Crear, editar o eliminar una relación y Agregar o

cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Quitar una columna en la vista Hoja de datos

1. Haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado de la columna que desee quitar.

2. Haga clic en Eliminar columna en el menú contextual.

3. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

4. Guarde los cambios.

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Agregar una columna mediante la vista Diseño

Si está familiarizado con las versiones anteriores de Access, probablemente tenga un poco de experiencia con la

vista Diseño. La herramienta no ha sufrido cambios en Office Access 2007. La vista Diseño proporciona mayor

flexibilidad que la vista Hoja de datos porque se pueden establecer todos los tipos de datos disponibles y se

puede crear un campo de búsqueda sin tener que abandonar la vista Diseño.

Agregar una columna en la vista Diseño

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo

campo.

3. En la columna Tipo de datos, situada junto al nombre del nuevo campo, seleccione un tipo de datos

para la columna nueva.

4. Guarde los cambios.

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Quitar una columna mediante la vista Diseño

Las reglas para eliminar una columna en la vista Hoja de datos se aplican también a la vista Diseño: si se elimina

una columna, se pierden todos los datos de esa columna. Además, para poder eliminar un campo de clave

principal o de búsqueda, es preciso eliminar primero las relaciones de esos campos.

Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar,

establecer, cambiar o quitar la clave principal y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita

almacenar varios valores.

Quitar una columna en la vista Diseño

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

2. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.

O bien,

Presione SUPRIMIR.

4. Guarde los cambios.

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Comprender cómo Access asigna los tipos de datos cuando se escribe información

Cuando se crea una hoja de datos en blanco, Access asigna un tipo de datos a cada campo cuando se escriben

por primera vez datos en ese campo. En la siguiente tabla se muestran los diversos tipos de datos que se

pueden especificar y el tipo de datos que Access aplica a cada uno de ellos.

NOTA No se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos ni Objeto OLE escribiendo datos en un

campo, ni tampoco se puede habilitar la compatibilidad con la edición de texto enriquecido escribiendo datos en

un campo.

Para obtener información sobre cómo se establecen esos tipos de datos y cómo se habilita la edición de texto

enriquecido, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

En la siguiente tabla se muestra cómo Access establece el tipo de datos de un campo cuando se escriben datos

en la vista Hoja de datos.

Si se escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

Un bloque de texto o una cadena de texto, así como y números de más de 256 caracteres.

Memo

NOTA No se puede usar la vista Hoja de datos para

habilitar el formato de texto enriquecido. Además, si

habilita una propiedad denominada Sólo anexar para el campo Memo, de forma predeterminada, Access

ocultará el texto si se coloca el cursor en dicho campo.

Para obtener información sobre cómo habilitar el formato de texto enriquecido, vea el artículo Escribir o modificar

datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid,

prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

NOTA Para que Access reconozca el

protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora especificados

en la configuración regional y de idioma de Windows controlan el formato que asigna Access a los datos de fecha y hora.

Cómo establecer o cambiar esta configuración

1. Haga clic en el botón Inicio y, a

continuación, haga clic en Panel de

control.

2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj,

idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic

en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Configuración regional y de idioma.

3. En la ficha Formatos, bajo Formato actual, haga clic en Personalizar este

Fecha/Hora

formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para

cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para

obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

2. En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Configuración regional y de idioma.

3. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

4. Haga clic en la ficha que contiene la

configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un

número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga

clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

1. En la barra de tareas de Windows, haga

clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

2. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

3. Haga clic en Cambiar el formato de

números, fechas y horas.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

4. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

5. Haga clic en la ficha que contiene la

configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un

número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga

clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

31 de diciembre de 2006

NOTA Hay que escribir o pegar algo más

que el nombre del día para que Access pueda

deducir el tipo de datos Fecha/Hora. Por ejemplo, si se escribe "martes", Access selecciona el tipo de datos Texto. Para que

Access deduzca el tipo de datos Fecha/Hora, es preciso escribir el mes además del día.

Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración regional y de idioma de Windows.

Cómo establecer o cambiar esta configuración

1. Haga clic en el botón Inicio y, a

continuación, haga clic en Panel de

control.

2. Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj,

idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic

en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Configuración regional y de idioma.

3. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Moneda

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

4. Haga clic en la ficha Moneda, y en la

lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el

botón Ayuda (?) y en la opción.

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel

de control.

Aparece el Panel de control.

2. En el Panel de control, haga doble clic

en Configuración regional y de idioma.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

3. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparece el cuadro de diálogo

Personalizar la configuración regional.

4. Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el

símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

Aparecerá el Panel de control.

2. Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

3. Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Configuración regional y de idioma.

4. En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

5. Haga clic en la ficha Moneda, y en la

lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el

botón Ayuda (?) y en la opción.

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

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Establecer los tipos de datos que la vista Hoja de datos no deduce

De forma predeterminada, hay algunas tareas que no se pueden llevar a cabo en la vista Hoja de datos:

No se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos ni Objeto OLE pegando datos en una celda

en blanco.

No se puede habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo pegando datos. Para

habilitar la compatibilidad con texto enriquecido, es preciso configurar una opción para el campo en la

vista Diseño.

Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se llevan a cabo esas tareas.

Para obtener información más completa sobre cada tarea, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Establecer los tipos de datos Objeto OLE o Datos adjuntos

1. Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo) en

la hoja de datos.

2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.

3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

4. Guarde los cambios.

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Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

Se puede usar la vista Hoja de datos para agregar un campo Memo a una tabla, pero hay que usar la vista

Diseño para habilitar la edición de texto enriquecido para ese campo Memo. En los siguientes pasos se ex plica

cómo se llevan a cabo ambas tareas.

Agregar un campo Memo a una tabla

1. Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (denominada Agregar nuevo campo) en

la hoja de datos.

2. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.

3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

4. Guarde los cambios y continúe con el siguiente procedimiento para habilitar la edición de texto

enriquecido.

Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo Memo

1. Cambie la tabla de la vista Hoja de datos a la vista Diseño. Access incluye varias formas de hacerlo:

Si usa fichas de objetos, haga clic con el botón secundario en la ficha correspondiente a la hoja de datos

abierta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente de la hoja de datos

y haga clic en Vista Diseño.

2. En la vista Diseño, seleccione el campo Memo.

3. En el panel Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en la flecha de la celda situada junto

a Formato de texto y, a continuación, seleccione Texto enriquecido en la lista.

Aparecerá un mensaje de confirmación, preguntándole si desea convertir la columna en texto

enriquecido. Haga clic en Sí para convertir la columna.

4. Guarde los cambios.

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Convertir una columna en un campo de búsqueda

De forma predeterminada, no se puede usar la vista Hoja de datos para convertir una nueva columna en un

campo de búsqueda. Si es la primera vez que usa Access, en un campo de búsqueda se muestran en una lista

los datos de otro origen, ya sea una tabla o una lista de elementos. De forma predeterminada, Access usa una

lista desplegable para mostrar los datos de búsqueda, pero puede usar asimismo un cuadro de lista (una lista

que no se abre ni se cierra) en un formulario.

Se pueden crear dos tipos de campos de búsqueda: listas basadas en una tabla y listas de valores. Una lista

basada en una tabla usa una consulta para recuperar los datos de otra tabla mientras que una lista de valores

muestra un conjunto de valores codificados. En el siguiente procedimiento se explica cómo se crean ambos tipos

de lista.

Agregar un campo de búsqueda

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a la nueva hoja de

datos y haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.

La tabla se abre en la vista Diseño.

2. Seleccione el campo que desee convertir.

O bien,

Seleccione una fila en blanco de la columna Nombre de campo y escriba un nombre para el nuevo

campo.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Columna de búsqueda.

O bien,

En la vista Diseño, en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha abajo y seleccione Asistente para

búsquedas.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

4. Siga uno de estos procedimientos:

Crear una lista basada en tablas

1. Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta

y haga clic en Siguiente.

2. En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista y, a

continuación, haga clic en Siguiente.

Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en

Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las

tablas y consultas de la base de datos, haga clic en Ambas.

3. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda desde el panel Campos

disponibles hasta el panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. Si lo desea, puede elegir una o varias opciones de ordenación para los campos

seleccionados en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.

5. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación,

haga clic en Siguiente.

6. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el

cuadro de texto.

7. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

8. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí.

Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la

consulta recupera los campos especificados, además de los valores de clave principal de la

tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de bús queda de

modo que coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la

tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo

de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en

Número.

9. Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la

lista.

Crear una lista basada en valores

1. Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

2. En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que

aparezcan en la lista; a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.

Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual .

3. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha abajo para

desplazarse a la siguiente celda y escriba un segundo valor.

4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en

Siguiente.

5. Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar.

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Guía de las plantillas de Access 2007

Puede usar la página Introducción a Microsoft Office Access para empezar a trabajar rápidamente con cualquiera

de las plantillas de base de datos diseñadas profesionalmente que se incluyen con Microsoft Office Access 2007.

Cada plantilla crea una solución completa que puede utilizar sin modificaciones o puede personalizar para

adaptarla a sus necesidades. Este artículo presenta las plantillas que se incluyen con Office Access 2007.

Existen plantillas adicionales en el sitio Web de Microsoft Office Online.

En este artículo

¿Qué es una plantilla?

Cómo crear una base de datos a partir de una plantilla

Las plantillas de Office Access 2007

¿Qué es una plantilla?

Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de base de datos diseñadas para sus necesidades

empresariales específicas. Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios,

informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan

usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es así,

podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

También puede usar la página Introducción a Microsoft Office Access para conectar con Microsoft Office Online y

descargar las plantillas nuevas o revisadas más recientes.

Volver al principio

Cómo crear una base de datos a partir de una plantilla

Puede crear una base de datos a partir de una plantilla desde la página Introducción a Microsoft Office Access .

Puede seleccionar una de las Plantillas destacadas en línea, o hacer clic en una categoría del panel Categorías

de plantillas para ver opciones adicionales. Para ver las plantillas disponibles en Microsoft Office Online, haga

clic en una de las categorías enumeradas en el panel Desde Microsoft Office Online.

Una vez seleccionada (resaltada) la plantilla que desea, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de

archivo de la derecha. A continuación, puede hacer clic en Crear o Descargar; aparecerá una de estas opciones

dependiendo de si la plantilla está disponible localmente o en Microsoft Office Online.

Crear una base de datos a partir de una plantilla

1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. Haga clic en una de las plantillas en pantalla incluidas.

-O bien-

Haga clic en una categoría del panel Categorías de plantillas o el panel Desde Microsoft Office Online y,

a continuación, haga clic en una plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo

4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si

desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.

5. Haga clic en Crear

-o bien-

Haga clic en Descargar

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Las plantillas de Office Access 2007

Office Access 2007 incluye una colección de plantillas de base de datos que se suministran con el producto.

Puede usar la ventana Introducción a Microsoft Office Access para conectar con Office Online y descargar las

plantillas nuevas o revisadas más recientes.

Las plantillas proporcionadas incluyen:

Activos

Alumnos

Canalización de ventas

Contactos

Eventos

Problemas

Profesores

Proyectos

Proyectos de marketing

Tareas

Activos

Cree una base de datos de activos para realizar un seguimiento de los activos, incluidos los detalles y

propietarios de los activos. Puede colocar activos en categorías y registrar su condición, fecha de adquisición,

ubicación, propietario y mucho más.

Contactos

Cree una base de datos de contactos para administrar información sobre las personas con las que trabaja su

equipo, por ejemplo clientes y socios. Puede realizar un seguimiento de la información de nombre y dirección,

números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjuntar una imagen.

Eventos

Cree una base de datos de eventos si desea realizar un seguimiento de las próximas reuniones, plazos de

entrega y otros eventos importantes. Registre el título, ubicación, fecha inicial, fecha final, descripción y adjunte

una imagen.

Profesores

Cree una base de datos para realizar un seguimiento de información importante sobre profesores, como

números de teléfono y direcciones, contacto de emergencia y datos de empleo.

Problemas

Cree una base de datos de problemas para administrar un conjunto de problemas. Puede asignar, establecer la

prioridad y seguir el progreso de los problemas desde el principio hasta el final .

Proyectos de marketing

Realice un seguimiento de los detalles de un proyecto de marketing y programe y supervise las entregas del

proyecto.

Proyectos

Administre tareas y supervise el presupuesto de uno o varios proyectos.

Canalización de ventas

Cree una base de datos de canalización de ventas para realizar un seguimiento del progreso de las perspectivas

de ventas en un pequeño grupo de profesionales de ventas.

Alumnos

Cree una base de datos de alumnos para realizar un seguimiento de la informac ión relativa a los alumnos,

incluidos los contactos para emergencias, información médica e información acerca de sus tutores.

Tareas

Realice un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deban realizar.

Access > Consultas Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Mostrar todo

En este artículo se explica cómo usar una consulta de valores superiores para buscar los valores más altos o

más bajos en un conjunto de registros. Las consultas de valores superiores se usan para responder a varias

preguntas empresariales, como ¿cuáles son los productos que se venden bien? y ¿cuáles son los que no se

venden bien?

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre las consultas de valores superiores

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Obtener información sobre las consultas de valores superiores

Las consultas de valores superiores se usan para buscar los registros que contengan los valores superiores o

inferiores en un campo de tabla. Se puede usar una consulta de valores superiores para responder a los

siguientes tipos de pregunta:

¿Cuál es el producto más o menos caro?

¿Qué tres empleados celebran su cumpleaños próximamente?

¿Qué divisiones han generado este año las mejores y las peores ventas?

¿Qué productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?

¿Qué productos en cada categoría de productos representan el cinco por ciento superior o inferior de

las ventas?

En resumen, una consulta de valores superiores ordena y, a continuación, filtra los datos para devolver los

valores superiores o inferiores de un campo. Las consultas de valores superiores se pueden usar para buscar

valores numéricos (incluidos valores monetarios) y valores de fecha.

La creación de una consulta de valores superiores se compone de los siguientes pasos:

Cree una consulta de selección o una consulta de totales.

La consulta de selección se usa para buscar valores superiores o inferiores en una tabla. La consulta de

totales se usa para buscar los valores superiores o inferiores en una o varias categorías. Por ejemplo,

para responder a la pregunta "¿Cuál es el producto más o menos caro?", se crea una consulta de

selección. Para responder a la pregunta "¿Qué productos en cada una de nuestras categorías de

productos representan el cinco por ciento superior o inferior de las ventas?", se usa una consulta de

totales. Asimismo, se pueden usar ambos tipos de consulta para buscar los valores superiores e

inferiores en un grupo de registros o en registros que se dividen en categorías.

Aplique un criterio de ordenación a la consulta.

Aplique otros criterios a la consulta.

Especifique el número de registros que la consulta debe devolver. Puede especificar un porcentaje,

como el 5% superior de los valores de un campo, o bien, puede especificar un número fijo, como los 10

valores más altos de un campo.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta los

siguientes puntos:

Si desea que se devuelvan los registros con los valores más altos o más bajos de un campo y no

conoce los valores exactos (o éstos no importan), cree una consulta de valores superiores.

Si desea que se devuelvan todos los registros en los que el valor de un campo coincida, o bien, sea

menor o mayor que un valor determinado, aplique un filtro. Por ejemplo, para ver los productos cuyo

precio oscile entre 50 $ y 100 $, aplique un filtro. En esta ilustración se muestra un filtro de ejemplo en la

vista Diseño de la consulta y se representan los resultados generados por ese filtro:

Para obtener más información sobre la creación y el uso de filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el

número de registros en una vista.

Reglas para crear y usar las consultas de valores superiores

Cuando proceda, recuerde que, independientemente del tipo de consulta (ya sea una consulta de totales o de

selección), es preciso usar campos que contengan datos descriptivos, como nombres de empleados o productos,

y un campo que contenga los valores superiores o inferiores que se van a buscar, como un campo de fecha o

precio. Se puede usar más de un campo de datos y, si usa una consulta de totales, los campos de datos

normalmente deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad o un campo de país o región.

Los datos de categoría se pueden omitir únicamente cuando se crea una consulta de totales que se ejecute con

todos los registros, como "mostrar el 5% superior de los pedidos más caros". Asimismo, se pueden usar una

consulta de selección o de totales para buscar los valores superiores e inferiores en un grupo de registros o en

registros que se dividen en categorías. Para obtener más información acerca de cómo se hace, vea la sección

Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos más adelante en este artículo.

Buscar los registros que contengan valores superiores o inferiores

En esta sección se explica cómo crear una consulta básica de valores superiores y una consulta más avanzada.

En los primeros pasos, se muestran las partes básicas de una consulta de valores superiores, mientras que en la

segunda sección se explica cómo buscar los próximos cumpleaños entre los empleados. La t abla de ejemplo que

se usa es la siguiente:

Apellido Nombre Dirección Ciudad País o región

Fecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477

Caracas Venezuela 05.02.1968 10.06.1994

Santos David Carlos Pellegrini

1263

San

Cristóbal

Venezuela 22.05.1957 22.11.1996

Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita

Venezuela 11.11.1960 11.03.2000

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima Perú 22.03.1964 22.06.1998

Precio Julián Av. de la

Constitución 2222

Ciudad de

México

México 05.06.1972 05.01.2002

Portillo Cristina C/ Córcega 452-

454

I. de

Margarita

Venezuela 23.01.1970 23.04.1999

Puerto Esteban Cerrito 333 I. de Margarita

Venezuela 14.04.1964 14.10.2004

Barrera María E. Zolá 1715 Barinas Venezuela 29.10.1959 29.03.1997

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima Perú 22.03.1964 20.06.1998

Si lo desea, puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un

programa de hojas de cálculo, como Microsoft Office Excel 2007 e importar la hoja de datos resultante a una

tabla de Microsoft Office Access 2007.

¿Cómo?

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

NOTA No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo

siempre que agregue una tabla a la base de datos.

2. Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla

de ejemplo.

De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto

Agregar nuevo campo, como:

3. Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el

nombre del segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita

este paso hasta que termine de escribir todos los nombres de campo.

4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está

familiarizado con las bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por

ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de

datos asegura una incorporación de datos adecuada y sirve para evitar errores, como usar un número

de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de

datos.

5. Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

6. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic

en Aceptar.

Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cómo utilizan estos

nombres.

7. Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta

sección.

1. Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un

nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

2. Copie todas las tablas de ejemplo que se indican en la sección anterior y péguelas en la primera hoja de

cálculo, empezando por la primera celda.

3. Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el nombre

Empleados.

4. Guarde el archivo de hojas de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

1. En una base de datos nueva o existente:

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo.

2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hojas de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Empleados, si ha

seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la

sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a

continuación, haga clic en Siguiente.

5. De manera opcional, en la siguiente página del asistente, use los cuadros de texto y listas que aparecen

bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos

de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.

6. Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.

7. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el

nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Crear una consulta de valores superiores básica

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la tabla que desee usar en la consulta, haga clic en

Agregar para colocar la tabla en la cuadrícula de diseño y, a continuación, haga clic en Cerrar.

O bien,

Haga doble clic en la tabla.

Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Empleados a la consulta.

3. Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee usar en la consulta. Puede hacer doble clic en

cada campo, o bien, arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo.

Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellido y Fecha de nacimiento.

4. En el campo que contenga el valor superior o inferior (si usa la tabla de ejemplo, es el campo Fecha de

nacimiento), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.

Si el campo de valores contiene números, como precios o cifras de ventas, el criterio de ordenación

Ascendente devuelve los valores más bajos y el criterio de ordenación Descendente devuelve los

valores más altos. Si el campo de valores contiene fechas, el criterio de ordenación Descendente

devuelve la fecha más reciente, mientras que Ascendente devuelve la fecha más antigua.

IMPORTANTE Establezca la fila Ordenar en Ascendente o Descendente sólo para los campos que

contengan los valores inferiores o superiores. Si especifica un criterio de ordenación para un campo que

no sea el campo que contiene los valores superiores o inferiores (por ejemplo, Nombre de producto en

vez de Precio), la consulta no devolverá los resultados deseados.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista

Valores superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien,

seleccione una opción de la lista.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

7. Guarde la consulta y manténgala abierta para usarla en los siguientes pasos.

Como puede ver, este tipo de consulta de valores superiores puede ofrecer respuestas a preguntas básicas,

como quién es la persona más mayor o más joven de la compañía. En los siguientes pasos, se explica cómo

usar las expresiones y otros criterios para que la consulta sea más eficaz y más flexible. Los criterios que se

muestran en el siguiente paso devuelven los tres próximos cumpleaños entre los empleados.

Agregar criterios a la consulta

NOTA En estos pasos, se supone que va a usar la consulta descrita en la anterior sección.

1. Abra, en la vista Diseño, la consulta creada en los anteriores pasos.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de

nacimiento, copie y pegue o escriba la expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). La

función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del valor que figura en el campo Fecha de

nacimiento.

3. A la derecha de la columna que contiene la expresión, copie y pegue o escriba la expresión: Expr2:

ParcFecha("d",[Fecha de nacimiento]). En este caso, la función ParcFecha extrae la parte

correspondiente al día del valor que figura en el campo Fecha de nacimiento.

4. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada expresión y, a continuación, haga clic

en la celda Ordenar para cada expresión y seleccione Ascendente.

5. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar

criterios, la consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica los valores de

campo inferiores o superiores dentro de la lista ordenada.

Siguiendo con los datos de ejemplo, en la fila Criterios del campo Fecha de nacimiento, escriba o copie

y pegue esta expresión:

Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha

de nacimiento])>Día(Fecha())

Esta expresión genera el siguiente resultado: la parte Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha())

comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple

esta condición, incluye esos registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])=

Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba las fechas de

nacimiento que caen en el actual mes para ver si caen en la fecha actual o después. Si se cumple esa

condición, la función incluye esos registros en los resultados de la consulta. En resumen: esta expresión

omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha en la que se

ejecuta la consulta.

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de

consulta.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista

Valores superiores), y especifique el número o el porcentaje de registros que desee ver, o bien,

seleccione una opción de la lista.

7. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Si la consulta devuelve más registros de lo previsto

Si los datos contienen registros que comparten un valor de fecha, puede que la consulta de valores superiores

devuelva más datos de lo previsto. Por ejemplo, se puede diseñar una consulta de valores superiores para

recuperar tres registros de empleado pero, en realidad, se ven cuatro porque "González" y "García" comparten

fecha de nacimiento. Este tipo de consulta devuelve todos los valores superiores, independientemente del

número de registros que tengan esos valores. Para excluir los valores duplicados, establezca la propiedad

Valores únicos en Sí. Para obtener más información sobre esa propiedad, vea la sección Si ve registros

duplicados, que aparece más adelante en este artículo.

Apellido Fecha de nacimiento

Navarro 26.09.1968

Noriega 02.10.1970

García 15.10.1965

González 15.10.1969

Si la consulta devuelve menos registros de lo previsto

Supongamos que diseña una consulta para que devuelva los cinco registros superiores o inferiores de un campo,

pero sólo ve tres registros. En general, este tipo de problema se resuelve abriendo la consulta en la vista Diseño

y comprobando si la fila Criterios en la cuadrícula de diseño incluye criterios demasiado restrictivos. Para obtener

más información sobre los criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Si ve registros duplicados

Si una consulta de valores superiores devuelve valores duplicados, esto significa que las tablas subyacentes

contienen registros duplicados o que los registros parecen ser duplicados porque la consulta no incluye los

campos que distingan los registros. Por ejemplo, a continuación figura una consulta que muestra los cinco

pedidos más recientemente enviados, junto con el nombre del vendedor encargado de la transacción.

Fecha de envío Vendedor

12.11.2004 Fontana

12.11.2004 Moreno

12.10.2004 Osada

12.10.2004 Osada

12.10.2004 Fontana

El tercer y el cuarto registro parecen ser duplicados, pero posiblemente porque el vendedor Osada tramitó dos

pedidos diferentes que se enviaron el mismo día.

Dependiendo de los requisitos, se pueden aplicar dos soluciones para evitar que se devuelvan registros

duplicados. Se puede cambiar el diseño de la consulta para agregar campos que ayuden a diferenciar los

registros, como los campos Id. de pedido e Id. de cliente. O bien, si basta con ver sólo uno de los registros

duplicados, se mostrarán únicamente los registros distintos si se configura la propiedad Valores únicos de la

consulta en Sí. Para configurar esta propiedad, en la vista Diseño de la consulta, presione F4 para abrir la hoja

de propiedades de la consulta, busque la propiedad Valores únicos y establézcala en Sí.

Para obtener más información sobre cómo tratar los registros duplicados, vea el artículo Buscar, ocultar o

eliminar datos duplicados.

Volver al principio

Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o grupos

Los valores superiores o inferiores de registros que se dividen en grupos se buscan mediante una consulta de

totales. Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir

únicamente el campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de "categorías", y el

campo que contiene los valores superiores o inferiores, como un campo de "precio". Las consultas de totales no

pueden incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. No obstante, se puede crear una

segunda consulta que incluya campos de la consulta de totales, además de campos de otras tablas con datos

descriptivos.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla de productos y que asigna cada producto a una categoría, como

Juegos de mesa, Puzzles, etc. Si crea una consulta de totales para identificar el producto más caro de cada

categoría, la consulta sólo puede incluir el campo o los campos que contienen los datos de categoría y el campo

que contiene los datos de precio. En este ejemplo, supongamos que hay un campo denominado Nombre de

categoría y un campo denominado Precio. Cuando se ejecuta este tipo de consulta, Access anexa "MáxDe" o

"MínDe" (según la función elegida) al inicio del campo Precio, tal y como se muestra a continuación:

Nombre de categoría MáxDePrecio

Juegos de mesa 55,00 $

Puzzles 43,90 $

Juegos informáticos 263,50 $

Muñecos 81,00 $

... ...

La consulta de totales no puede incluir otros campos con datos descriptivos del producto (que ayuden a

comprender mejor los datos), como los nombres de los productos o de los proveedores, tal y como se muestra a

continuación:

Nombre de categoría MáxDePrecio Nombre de producto

Nombre de proveedor

Juegos de mesa 55,000 $ Diversión con C++ Proseware, Inc.

Puzzles 43,90 $ Diagrama de base de datos relacional Lucerne Publishing

Juegos informáticos 263,50 $ Aficionados a la informática y criaturas

míticas

Litware, Inc.

Muñecos 81,00 $ Muñeco de acción - Programador Contoso, Ltd

... ... ... ...

Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combine los campos

de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.

En esta sección se explica cómo crear la consulta de totales y la consulta de selección necesarias para

identificar los productos más caros en cada conjunto de categorías. En los pasos, se supone el uso de las

siguientes tablas de ejemplo:

La tabla Categorías

IdCategoría Nombre de categoría Descripción

1 Juegos de mesa Todas las edades y todos los niveles

2 Puzzles Rompecabezas, crucigramas, puzzles

3 Juegos informáticos Todas las consolas y todos los niveles

4 Muñecos Muñecos de acción, muñecas

5 Artículos deportivos Balones, ropa, redes

6 Maquetas y aficiones Aviones, automóviles, trenes

La tabla Proveedores

Id. de proveedor Nombre de proveedor

1 Fabrikam

2 Tailspin Toys

3 Northwind Traders

4 Adventure Works

5 Lucerne Publishing

6 Proseware, Inc.

7 Contoso, Ltd

8 Wide World Importers

9 Wingtip Toys

10 Wide World Importers

11 Litware, Inc.

12 Southridge Video

La tabla Productos

Nombre de producto Id. de proveedor IdCategoría Precio

Muñeco de acción - Programador 7 4 12,95 $

Diversión con C++ 6 1 15,85 $

Diagrama de base de datos relacional 5 2 22,50 $

El chip mágico 3 2 32,65 $

¡Access! ¡El juego! 1 1 22,95 $

Aficionados a la informática y criaturas míticas 11 3 78,50 $

Ejercicios para aficionados a la informática 4 5 14,88 $

Disco volador 2 5 36,75 $

Unidad externa de disquete de 5,25" (escala 1:4) 8 6 65,00 $

Muñeco - Director 9 4 78,88 $

Penumbra 12 3 53,33 $

Construya su propio teclado 1 6 77,95 $

NOTA En los pasos, se supone asimismo que existe una relación uno a varios entre las tablas Categorías y

Productos, así como entre las tablas Proveedores y Productos. En este caso, las tablas comparten los campos

Id. de proveedor e Id. de categoría. La consulta de totales descrita en las siguientes secciones no funcionará sin

esas relaciones.

Crear la consulta de totales

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en

Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.

O bien

Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece

en la cuadrícula de diseño. Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas

Categorías y Productos.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Llegado a este punto, asegúrese de agregar a la consulta sólo los campos de grupo y el campo de

valor. Si usa los datos de ejemplo de la tabla anterior, agregue el campo Nombre de categoría de la

tabla Categorías y el campo Precio de la tabla Productos.

4. De manera opcional, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta.

Se ordenarán únicamente los registros que cumplan los criterios y se identificarán en esta lista ordenada

los campos de valores superiores e inferiores. Por ejemplo, para excluir productos de la categoría

Deportes, agregue esta expresión a la fila Criterios del campo Nombre de categoría: <>"Deportes".

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de

consulta.

5. Convierta la consulta en una consulta de totales.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño

6. Asegúrese de que la celda Total de cada campo de grupo está establecida en Agrupar por y, a

continuación, establezca la celda Total del campo de valores (el campo que contiene los valores

superiores o inferiores) en Máx o Mín.

Si selecciona Máx, se devolverá el mayor valor en un campo numérico y el valor de fecha u hora más

reciente en un campo Fecha/Hora. Si selecciona Mín, se devolverá el menor valor en un campo

numérico y el valor de fecha u hora menos reciente en un campo Fecha/Hora. Si usa los datos de

ejemplo, establezca la celda Total del campo Nombre de categoría en Agrupar por, y la celda Total del

campo Precio en Máx o Mín.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, asegúrese de que la lista Valores superiores está

establecida en Todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los

resultados en la vista Hoja de datos.

NOTA Dependiendo de la función elegida en el paso 7, Access cambia el nombre del campo de valor

de la consulta a MáxDenombre_de_campo o a MínDenombre_de_campo. Si usa las tablas de ejemplo,

Access cambia el nombre del campo a MáxDePrecio o MínDePrecio.

8. Guarde la consulta y vaya a los siguientes pasos.

La consulta no devuelve nombres de producto ni ninguna otra información sobre los productos. Para ver esos

datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incluya la consulta que acaba de crear. En los

siguientes pasos se explica cómo crear esta segunda consulta.

Crear una segunda consulta para ver más datos

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga doble clic

en la consulta de totales creada en la sección anterior.

3. Haga clic en la ficha Tablas y agregue las tablas usadas en la consulta de totales además de las tablas

que contengan los otros datos relacionados que desee ver.

Si usa las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, agregue a la nueva consulta las tablas

Categorías, Productos y Proveedores.

4. Una los campos de la consulta de totales con sus correspondientes campos de las tablas principales.

Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales hasta su correspondiente campo en la tabla.

Si usa los datos de ejemplo, arrastre el campo Nombre de categoría desde la consulta de totales hasta

el campo Nombre de categoría de la tabla Categorías. A continuación, arrast re el campo MáxDePrecio

desde la consulta de totales hasta el campo Precio de la tabla Productos. Las combinaciones permiten a

la nueva consulta de selección unir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

5. En la ventana de la consulta de totales, haga doble clic en el asterisco para agregar toda la consulta a la

cuadrícula de diseño y, a continuación, arrastre los campos adicionales de las demás tablas en la

consulta.

Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la consulta de totales creada en la anterior sección y, a

continuación, agregue los campos Nombre de producto y Proveedor de las tablas Productos y

Proveedores, respectivamente.

6. De manera opcional, especifique un criterio de ordenación para una o varias columnas.

Por ejemplo, para que las categorías se muestren en orden alfabético, establezca la celda Ordenar de la

columna Nombre de categoría en Ascendente.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

De este modo, se ejecuta la consulta y se muestran los resultados en la vista Hoja de datos.

Sugerencia Si no desea que el encabezado de la columna Precio aparezca como MáxDePrecio o MínDePrecio,

abra la consulta en la vista Diseño y, en la columna Precio de la cuadrícula, escriba Precio: MáxDePrecio o

Precio: MínDePrecio. De este modo, aparecerá Precio como encabezado de la columna en la vista Hoja de

datos.

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Buscar los registros que contengan valores superiores e inferiores

Las consultas anteriormente creadas en este artículo pueden devolver valores superiores o inferiores, pero no

ambos. Si desea ver ambos tipos de valores en una sola vista, deberá crear dos consultas: una que recupere los

valores superiores y otra que recupere los valores inferiores. A continuación, deberá combinar y almacenar los

resultados en una sola tabla.

El proceso de buscar los valores superiores e inferiores y de mostrar esos datos en una tabla se compone de los

siguientes pasos:

Cree una consulta de valores superiores y una consulta de valores inferiores, o bien, si necesita agrupar

los datos, cree consultas de totales que usen las funciones Mín y Máx.

Convierta la consulta de valores superiores (o consulta de totales Máx) en una consulta de creación de

tabla y ejecute esta consulta para crear una nueva tabla.

Convierta la consulta de valores inferiores (o consulta de totales Mín) en una consulta de datos

anexados y ejecute esta consulta para anexar los registros a la tabla de valores superiores.

Los pasos que se describen en estas secciones explican cómo crear la consulta.

NOTA A menos que la base de datos esté firmada digitalmente o resida en una ubicación de

confianza, Access impide que se ejecuten las consultas de acción descritas aquí. Siga el primer

conjunto de pasos para habilitar el contenido bloqueado antes de intentar crear la tabla y anexar las

consultas descritas aquí.

Habilitar el contenido de una base de datos

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.

Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de

mensajes.

Para obtener más información sobre el modo Deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo

Proteger una base de datos de Access 2007.

Crear las consultas

5. Cree las consultas de valores superiores y valores inferiores.

Para obtener información sobre los pasos necesarios para crear una consulta de valores

superiores o valores inferiores, vea la sección Buscar los registros con valores superiores o

inferiores, que aparece anteriormente en este artículo. Si necesita agrupar los registros por

categoría, vea la sección Buscar los valores superiores o inferiores de registros en categorías o

grupos, que aparece anteriormente en este artículo.

6. Guarde cada consulta y manténgalas abiertas para usarlas en los siguientes pasos.

Crear la consulta de creación de tabla

1. Con la consulta de valores superiores abierta en la vista Diseño:

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

2. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre para la tabla en la que se van a almacenar los

registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Cada vez que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la

consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

1. Abra la consulta de valores inferiores en la vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

3. En el cuadro de diálogo Anexar, escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear

tabla.

Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez

que se ejecuta la consulta, en vez de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa

los registros a la tabla Registros superiores e inferiores.

4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

Ahora ya puede ejecutar las dos consultas.

En la ventana Base de datos, haga doble clic en la consulta de valores superiores y haga clic en Sí en

los mensajes.

Haga doble clic en la consulta de valores inferiores y haga clic en Sí en los mensajes.

Abra la tabla de registros de valores superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.