relatÓrio de gestÃo 2017 · quadro 48 – atividades do saes previstas no planejamento...
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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
RELATÓRIO DE GESTÃO 2017
NITERÓI
JAN/2018
APRESENTAÇÃO
A Superintendência de Documentação (SDC) é o órgão responsável pela coordenação técnica
e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF.
Integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GABR),
a SDC apresenta o seu Relatório de Gestão - Exercício 2017, como instrumento de prestação de contas
anual de suas atividades à sociedade e aos órgãos de controle interno e externo.
O presente relatório tem como objetivo, dar transparência às atividades planejadas e
executadas pela Superintendência de Documentação – SDC, através das 46 (quarenta e seis) unidades
que a compõe, no período de 01 de dezembro de 2016 a 30 novembro de 2017, destacar os indicadores
de qualidade e produtividade, e revelar em números os resultados alcançados no respectivo ano.
Assim como em 2015 e 2016, a realidade econômica do país impactou a esfera pública federal
com graves restrições orçamentárias em 2017. Este cenário exigiu de seus dirigentes, resiliência,
serenidade, adequação e planejamento em todas as áreas, exercitando a capacidade de adaptação e
evolução positiva frente aos recursos mais escassos na universidade.
Deste modo, no exercício de 2017 foram implementadas ações e algumas mudanças, no
sentido de aperfeiçoar o planejamento estratégico da unidade, a estrutura organizacional da SDC, bem
como seus processos administrativos e de gestão.
No que diz respeito à superação dos desafios impostos, cabe aqui destacar que, com a
determinação e o comprometimento de todos os colaboradores da Superintendência de Documentação,
foram alcançados resultados significativos e relevantes para a UFF, comunidade acadêmica e em
geral. O ano de 2017 foi caracterizado por definição de prioridades e busca de práticas de gestão que
permitissem, mesmo num contexto mais restrito, a realização de projetos institucionais, o alcance dos
objetivos e o cumprimento da missão da SDC.
As ações planejadas pela gestão da SDC em 2017 priorizaram iniciativas voltadas para:
ampliação e movimentação de recursos humanos; Gestão de documentos; Gestão da Informação na
UFF e no Sistema de Bibliotecas e Arquivos; atualização e manutenção de acervos; Programas de
Capacitação e Formação continuada; Conforto ambiental; Controle Patrimonial; Infraestrutura;
Responsabilidade ambiental; Sustentabilidade; Digitalização de documentos; Parcerias com outras
instituições e ações afirmativas.
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – MACROPROCESSOS .................................................................................................. 11
QUADRO 2 – NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC ................ 14
QUADRO 3 – ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA ......................................................... 16
QUADRO 4 – CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES ........................................................................... 16
QUADRO 5 – MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO ................................ 17
QUADRO 6 – QUANTIDADE DE UORG’S NA SDC ....................................................................... 19
QUADRO 7 – UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO ...................................................................... 21
QUADRO 8 – NOVOS SERVIDORES 2017 ....................................................................................... 29
QUADRO 9 – VACÂNCIA ................................................................................................................... 31
QUADRO 10 – APOSENTADORIAS .................................................................................................. 31
QUADRO 11 – REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA ........................................................................ 31
QUADRO 12 – REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO ........................................ 32
QUADRO 13 – CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES .............. 32
QUADRO 14 – SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO
POR DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE ......................................................................................... 33
QUADRO 15 – MOVIMENTAÇÃO INTERNA .................................................................................. 33
QUADRO 16 – SERVIDORES AFASTADOS ..................................................................................... 33
QUADRO 17 – SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO .............................. 34
QUADRO 18 – PRESTAÇÃO DE CONTAS ....................................................................................... 34
QUADRO 19 – AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM 2017 ...................................... 35
QUADRO 20 – MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS ÀS UNIDADES PELA SDC ........................... 48
QUADRO 21 – MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA ............................................... 49
QUADRO 22 – MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336)
................................................................................................................................................................ 49
QUADRO 23 – BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO ...................... 51
QUADRO 24 – AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS PELAS BIBLIOTECAS ................................ 52
QUADRO 25 – ACERVO CORES ....................................................................................................... 55
QUADRO 26 – SEÇÕES DA CBI ........................................................................................................ 61
QUADRO 27 – CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO..................................................... 61
QUADRO 28 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA ........... 62
QUADRO 29 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO DE USUÁRIOS ....... 62
QUADRO 30 – PERFIS DE OPERAÇÃO ........................................................................................... 64
QUADRO 31 – APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL ...................................................................... 70
QUADRO 32 – SERVIÇOS AO USUÁRIO POR E-MAIL ................................................................. 70
QUADRO 33 – FICHA CATALOGRÁFICA ON-LINE ...................................................................... 72
QUADRO 34 – STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/2018 ............ 73
QUADRO 35 – RECEBIMENTO DE DOAÇÕES ............................................................................... 79
QUADRO 36 – CURSOS DA UFF AVALIADOS EM 2017 ................................................................ 79
QUADRO 37 – AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE ................................................................ 85
QUADRO 38 – PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE) .................... 87
QUADRO 39 – SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR ................................................. 88
QUADRO 40 – UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR
................................................................................................................................................................ 93
QUADRO 41 – PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR............ 97
QUADRO 42 – CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR ....................................................... 98
QUADRO 43 – CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR .............................. 98
QUADRO 44 – ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP .................................................................... 102
QUADRO 45 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (APÓS AVALIAÇÃO DA
MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA NA SAPE ........................................................................ 105
QUADRO 46 – IDENTIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOSSIÊS E HISTÓRICOS
ESCOLARES DE ALUNOS ................................................................................................................ 106
QUADRO 47 – RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS ................................................................. 109
QUADRO 48 – ATIVIDADES DO SAES PREVISTAS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO . 111
QUADRO 49 – ATIVIDADES E PROGRAMAS DESENVOLVIDOS PELO LACORD ................ 115
QUADRO 50 – COLABORAÇÃO DO LACORD EM OUTRAS ATIVIDADES E PROGRAMAS
DA SDC ............................................................................................................................................... 116
QUADRO 51 – PRODUÇÃO DO LARE ........................................................................................... 120
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – TOTAL DE COLABORADORES - 2017 ....................................................................... 27
TABELA 2 – COLABORADORES POR CARGO .............................................................................. 28
TABELA 3 – ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM 2017 .................................................................... 56
TABELA 4 – CRESCIMENTO DO ACERVO ..................................................................................... 57
TABELA 5 – INDICADORES DE FUNCIONAMENTO, FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO
PERGAMUM ......................................................................................................................................... 57
TABELA 6 – EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS, POR BIBLIOTECA ............................................... 59
TABELA 7 – SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS ...................................................... 60
TABELA 8 – DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA ................ 65
TABELA 9 – ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA ......................... 66
TABELA 10 – EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE ........................................................................ 67
TABELA 11 – ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL ............................................. 67
TABELA 12 – USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017) ............... 68
TABELA 13 – REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL ............................................................................. 71
TABELA 14 – OUTROS SERVIÇOS SIRE ......................................................................................... 72
TABELA 15 – SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO ............................................ 72
TABELA 16 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 – TÍTULOS NACIONAIS .......... 73
TABELA 17 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 – TÍTULOS
NACIONAIS .......................................................................................................................................... 74
TABELA 18 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 – TÍTULOS ESTRANGEIROS .. 74
TABELA 19 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 – TÍTULOS
ESTRANGEIROS .................................................................................................................................. 75
TABELA 20 – DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2016 – 2017) – SOLICITAÇÃO
DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS NACIONAIS ................................................................... 75
TABELA 21 – DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2014 – 2017) – SOLICITAÇÃO
DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS ESTRANGEIROS ........................................................... 76
TABELA 22 – DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2015 – 2017) – SOLICITAÇÃO
DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS NACIONAIS ................................................ 77
TABELA 23 – DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2014 – 2017) – SOLICITAÇÃO
DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS ESTRANGEIROS ........................................ 78
TABELA 24 – PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM ................................................................. 86
TABELA 25 – PRODUÇÃO SPTE ....................................................................................................... 86
TABELA 26 – PROGRAMA DE SUSTENTABILIDADE DA SDC/LACORD ................................ 118
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC ............................................ 15
FIGURA 2 – REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA........................................... 18
GRÁFICO 1 – CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC ....................... 27
GRÁFICO 2 – RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM 2017 .................................................. 28
GRÁFICO 3 – ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM 2017 ................................................................. 56
GRÁFICO 4 – INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS ...................................... 60
GRÁFICO 5 – ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM 2017 ...................................................... 66
GRÁFICO 6 – ACERVO CATALOGADO POR ANO ........................................................................ 68
GRÁFICO 7 – EQUIPE SIRE/SDC ..................................................................................................... 69
GRÁFICO 8 – SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE – CANAL FALE CONOSCO ................................ 70
GRÁFICO 9 – ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR E-MAIL DA SPTE ................................. 87
GRÁFICO 10 – COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD (2016 –
2017) ...................................................................................................................................................... 90
GRÁFICO 11 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD
................................................................................................................................................................ 91
GRÁFICO 12 – SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO
MANUAL E/OU MECÂNICA .............................................................................................................. 92
GRÁFICO 13 – ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF ....... 95
GRÁFICO 14 – ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS (2016 – 2017) ................................ 101
GRÁFICO 15 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS
.............................................................................................................................................................. 103
GRÁFICO 16 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS
NAS UNIDADES ................................................................................................................................ 104
GRÁFICO 17 – ATENDIMENTO À PESQUISA .............................................................................. 107
GRÁFICO 18 – SOLICITAÇÕES DE DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
ACADÊMICOS ................................................................................................................................... 108
GRÁFICO 19 – CRESCIMENTO DO ACERVO DA SAPE (2016 – 2017) ..................................... 110
SUMÁRIO
1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO ......................................................................... 10
1.1 MISSÃO ........................................................................................................................................... 10
1.2 VISÃO .............................................................................................................................................. 10
1.3 MACROPROCESSOS ..................................................................................................................... 10
1.4 RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC .................................. 12
1.5 NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE) ............ 13
1.5.1 Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em 2017 ............................................ 16
1.5.2 Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação .............. 19
1.5.3 Unidades Organizacionais em fase de reestruturação ................................................................... 21
1.6 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES,
COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO ............................................................................................. 21
1.6.1 Conselhos ...................................................................................................................................... 21
1.6.2 Comissões e Comitês .................................................................................................................... 22
1.6.3 Grupos de Trabalho ....................................................................................................................... 26
1.7 RECURSOS HUMANOS ................................................................................................................ 27
1.8 RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2017 ......................................................................................... 34
1.9 AGENDA POSITIVA SDC EM 2017 .............................................................................................. 35
1.10 INFRAESTRUTURA .................................................................................................................... 47
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI) ............................................................................... 51
2.1 BIBLIOTECAS ................................................................................................................................ 51
2.1.1 Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas ................................................................................ 52
2.1.2 Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) ............................................................................... 54
2.1.3 Indicadores .................................................................................................................................... 56
2.1.3.1 Acervo atual ............................................................................................................................... 56
2.1.3.2 Circulação .................................................................................................................................. 57
2.1.3.3 Funcionamento , Frequência e Operações Pergamum ............................................................... 57
2.1.3.4 Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas ........................................................... 60
2.2 AÇÕES REALIZADAS PELA CBI ................................................................................................ 61
2.3 PERGAMUM UFF .......................................................................................................................... 62
2.3.1 Funções e estratégias de gestão ..................................................................................................... 63
2.3.2 Canais de atendimento ao usuário ................................................................................................. 65
2.3.3 Desempenho do sistema ................................................................................................................ 67
2.4 SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE) .................................................................. 69
2.4.1 Recursos Humanos ........................................................................................................................ 69
2.4.2 Aperfeiçoamento de Pessoal .......................................................................................................... 70
2.4.3 Serviços oferecidos ....................................................................................................................... 70
2.5 SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC) ................. 73
2.5.1 Manutenção e atualização do acervo ............................................................................................. 73
2.5.2 Recebimento de doações ............................................................................................................... 78
2.5.3 As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos ...................................................................... 79
2.5.4 Participação da SPDC em cursos e eventos .................................................................................. 80
2.5.5 Outras atividades realizadas pela SPDC ....................................................................................... 80
2.6 SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE) .................................................................... 81
2.6.1 Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum ............................................................................ 81
2.6.2 Estrutura Física .............................................................................................................................. 81
2.6.3 Recursos Humanos ........................................................................................................................ 82
2.6.4 Produção e serviços desenvolvidos pela SPTE ............................................................................. 82
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) .................................................................................... 88
3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................. 88
3.2 RECURSOS HUMANOS ................................................................................................................ 89
3.3 GRUPOS DE TRABALHO DA CAR ............................................................................................. 89
3.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) ........................... 89
3.5 PARCERIAS .................................................................................................................................... 93
3.6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ................................................................................................... 94
3.7 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO ............................ 95
3.8 ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO DA
EDUCAÇÃO (MEC) ............................................................................................................................. 96
3.9 CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR ............................................ 96
3.10 SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN) .................................................................... 98
3.10.1 Ações desenvolvidas pela SAIN ................................................................................................. 99
3.10.1.1 Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN .......................................... 99
3.10.1.2 Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) ...................................... 100
3.10.1.3 Assessoria Técnica ................................................................................................................ 100
3.10.1.4 Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) ........ 102
3.10.1.5 Participação em projetos e comissões ................................................................................... 103
3.10.2 Crescimento anual do acervo da SAIN .................................................................................... 103
3.11 SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE) ...................................................................... 104
3.11.1 Atividades desenvolvidas pela SAPE ....................................................................................... 105
3.11.2 Participação em eventos, cursos, projetos e/ou comissões ....................................................... 108
3.11.3 Crescimento anual do acervo da SAPE .................................................................................... 109
3.12 SETOR DE ARQUIVO ESPECIAL (SAES) ............................................................................... 110
3.12.1 Atividades desenvolvidas pelo SAES........................................................................................ 110
3.12.2 Outras atividades desenvolvidas pelo SAES ............................................................................. 112
3.12.3 Atendimento à pesquisa ............................................................................................................. 113
3.12.4 Participação em eventos ............................................................................................................ 113
3.13 SETOR DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
(SCRD) ................................................................................................................................................. 114
3.13.1 Atividades desenvolvidas pelo SCRD ....................................................................................... 114
3.13.2 Participação em cursos e/ou eventos ......................................................................................... 114
4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO ......... 115
4.1 LABORATÓRIO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS (LACORD)
.............................................................................................................................................................. 115
4.1.1 Atividades e Programas desenvolvidos pelo LACORD .............................................................. 115
4.2 LABORATÓRIO DE REPROGRAFIA (LARE) ........................................................................... 118
4.2.1 Atividades desenvolvidas pelo LARE ......................................................................................... 119
4.2.2 Parcerias ...................................................................................................................................... 119
4.2.3 Dados estatísticos da produção do LARE ................................................................................... 120
4.2.4 Outras atividades desenvolvidas ................................................................................................. 120
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................................... 121
10
1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Criada como Núcleo de Documentação (NDC), através do art. 18 do Estatuto da Universidade
Federal Fluminense, publicado no Diário Oficial da União de 22 de setembro de 1969, e reestruturado
através da Portaria nº. 44.482, de 18 de abril de 2011, em decorrência do desmembramento da
estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), a Superintendência de Documentação (SDC) é
o órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos
da UFF, integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GAR).
1.1 MISSÃO
Apoiar os programas de ensino, pesquisa e extensão da Universidade e desenvolver serviços e
produtos que atendam às necessidades de informação da comunidade acadêmica da UFF;
Proporcionar recursos informacionais e assessoria técnica na área de documentação, por meio
de redes e sistemas integrados, facilitando o acesso à informação em nível nacional e
internacional.
1.2 VISÃO
Ser referência na gestão da informação e do conhecimento, com padrão de excelência no
atendimento às necessidades informacionais da UFF, na valorização das relações humanas
e na promoção do desenvolvimento sustentável e tecnológico.
1.3 MACROPROCESSOS
Macroprocesso é o meio pelo qual a SDC reúne os conjuntos de atividades para gerar valor e
cumprir a sua missão. Dentro de cada macroprocesso estão os objetivos da SDC. Deste modo,
é essencial que estes estejam sempre alinhadas aos objetivos institucionais.
11 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
QUADRO 1 - MACROPROCESSOS
MACROPROCESSOS DESCRIÇÃO DOS
OBJETIVOS
PRODUTOS E
SERVIÇOS RESPONSÁVEIS
Acesso à informação
Proporcionar recursos infor-
macionais e assessoria à co-
munidade acadêmica, bem
como garantir o acesso à do-
cumentação arquivística da
UFF.
Identificar e aprimorar produtos
e serviços com o objetivo de
apoiar as atividades de ensino,
pesquisa e extensão.
Promover a acessibilidade de
pessoas com necessidades
especiais.
Aprimorar produtos e serviços
com foco em novas tecnologias.
Disseminação seletiva da
informação;
Informações arquivísticas;
Serviço de Informação ao
Cidadão da UFF;
Repositório Institucional da
UFF;
Biblioteca Digital de Teses
e Dissertações;
Políticas e tecnologias
inclusivas;
Catálogo online
(Pergamum);
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Arquivos
Seção de Informação
Referencial
Seção de
Processamento
Técnico
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de
Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Bibliotecas e
Arquivos
Formação,
desenvolvimento,
tratamento e
preservação de acervos
Garantir a memória e a
preservação dos acervos
bibliográficos e digitais;
Constituir e implementar
políticas de desenvolvimento de
coleções.
Tratamento e processamento
técnico da informação
Composição do acervo
Disponibilidade do cervo
Preservação e
sustentabilidade do acervo
Superintendência de
Documentação
Centro de Obras
Raras e Especiais
Coordenação de
Arquivos
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de
Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Seção de
Processamento
Técnico
Seção de Informação
Referencial
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Laboratório de
Reprografia
Bibliotecas e
Arquivos
Gestão de pessoas
Estabelecer critérios para
ampliação, distribuição e
movimentação de pessoal no
âmbito da SDC;
Movimentação Interna
Redistribuição e Remoção
Ampliação
Superintendência de
Documentação
12 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Capacitação de Pessoas Promover a capacitação das
equipes Servidores capacitados
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Arquivos
Coordenação de
Bibliotecas
Bibliotecas e
Arquivos
Planejamento
orçamentário
Planejar os gastos dos recursos
financeiros destinados à SDC,
de forma a garantir, ampliar a
qualidade e a prestação de
serviços pelas Bibliotecas e
Arquivos.
Aquisição de Equipamentos
Aquisição de Mobiliários
Aquisição de Acervo
Material de Consumo
Pequenos serviços e reparos
Superintendência de
Documentação
Seção de
Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Gestão técnica e
operacional de
bibliotecas
Coordenar, planejar e acompanhar as atividades técnicas e de
manutenção desenvolvidas nas bibliotecas do sistema.
Implementar ações e políticas de acesso para ampliar o ensino,
pesquisa e extensão
Coordenação de
Bibliotecas
Superintendência de
Documentação
Bibliotecas
Gestão técnica e
operacional de arquivos
Coordenar, planejar e dirigir as atividades arquivísticas da
UFF.
Implementar ações e políticas de acesso às informações
arquivísticas.
Coordenação de
Arquivos
Superintendência de
Documentação
Responsabilidade
Ambiental e
Sustentabilidade
Coordenar, planejar e dirigir atividades que promovam a
responsabilidade ambiental e a sustentabilidade.
Superintendência de
Documentação
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Laboratório de
Reprografia
Coordenação de
Arquivos
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Informação
Referencial
Bibliotecas e
Arquivos
1.4 RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC
Acolhimento de novos alunos
Acolhimento de novos servidores;
Aquisição de material bibliográfico;
Assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF;
Atendimento à pesquisa de documentos arquivísticos;
Auxílio no uso de bases de dados bibliográficos;
Capacitação de usuários e servidores;
Catálogo online Pergamum;
Comutação bibliográfica;
Conscientização de responsabilidade ambiental e sustentabilidade;
13 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Depósito legal de teses e dissertações;
Disseminação Seletiva da Informação;
Divulgação de eventos;
Divulgação de novas aquisições;
Empréstimo de documentos arquivísticos;
Empréstimo domiciliar de acervo bibliográfico;
Empréstimo entre bibliotecas;
Elaboração de Ficha catalográfica;
Exposições;
Formação continuada;
Gestão de documentos.
Gestão da Informação;
Levantamento bibliográfico;
Livre acesso ao acervo bibliográfico;
Orientação no uso do Software Pergamum;
Orientação para normalização de trabalhos acadêmicos;
Orientação para seleção de bibliografias das unidades curriculares;
Recursos para portadores de necessidades especiais;
Reserva de acervo bibliográfico;
Restauração de documentos bibliográficos e arquivísticos;
Visitas orientadas às bibliotecas e arquivos.
1.5 NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE)
O Sistema de Bibliotecas e Arquivos coordenado pela Superintendência de Documentação
(SDC) da UFF é constituído atualmente por 46 (quarenta e seis) Unidades Organizacionais (UORGs),
conforme demonstrado no Quadro 2.
Por sua vez, a hierarquia das respectivas unidades está demonstrada no Organograma -
Estrutura organizacional vigente, conforme apresentado na Figura 1.
14 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
QUADRO 2 – NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC
UNIDADES QUANTIDADE DESCRIÇÃO
Superintendência de Documentação 01 Sede da SDC
Bibliotecas 30 21 unidades em Niterói
09 unidades em outros Municípios do Estado do RJ
Laboratórios 02
Laboratório de Conservação e Restauração de
Documentos;
Laboratório de Reprografia
Coordenações 02 Coordenação de Bibliotecas - CBI
Coordenação de Arquivos – CAR
Gerência 01 Gerência Operacional de Tecnologia
Secretaria 01 Secretaria Administrativa
Seção SDC 01 Seção de Apoio Administrativo
Seções - CBI 03
Seção de Processamento Técnico
Seção de Informação Referencial
Seção de Planejamento e Desenvolvimento de
Coleções
Seções – CAR 02 Seção de Arquivo Intermediário
Seção de Arquivo Permanente
Setores - CAR 03
Setor de Análise e Programação
Setor de Conservação e Restauração de
Documentos Arquivísticos
Setor de Arquivo Especial
TOTAL 46
.
15 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
FIGURA 1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC
16 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
1.5.1 Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em 2017
Mediante a necessidade de normatização para criação, alteração e exclusão de órgãos no
âmbito da UFF, bem como manter a confiabilidade do cadastro SIORG-UFF, por solicitação da Pró-
Reitoria de Planejamento – PROPLAN, a SDC em conjunto com a sua Coordenação de Bibliotecas e
Coordenação de Arquivos, propôs algumas modificações no seu organograma, tendo em vista o status
de desativação de alguns dos seus órgãos ainda existente no sistema de organogramas da UFF.
Tais modificações foram apresentadas, discutidas e consensuadas com os Coordenadores das
áreas envolvidas, e posteriormente apresentadas ao Conselho Deliberativo da SDC, as quais serão
submetidas aos órgãos de controle para avaliação e aprovação.
Deste modo, buscando a atualização de sua estrutura organizacional, em 2017 a SDC
regularizou os setores em desativação, identificou mudanças necessárias; relacionou os servidores e as
respectivas chefias lotadas em cada unidade, providenciando a realocação dos mesmos conforme
lotação e exercício de suas atividades no SIORG-UFF. As alterações propostas são demonstradas a
seguir, nos Quadros 3 e 4.
QUADRO 3 - ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA
UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR ALTERAÇÃO
REALIZADA ÁREA
Setor de Arquivo
Especial
Vinculado à Seção de Arquivo
Permanente – SAPE/CAR
Será vinculado à Seção de
Preservação de Documentos
Arquivísticos – SPDA/CAR
Superintendência de
Documentação/
Coordenação de
Arquivos
Setor de Conservação
e Restauração de
Documentos
Arquivísticos
Vinculado à Seção de Arquivo
Permanente - SAPE/CAR
Será vinculado à Seção de
Preservação de Documentos
Arquivísticos –
SPDA/CAR
Superintendência de
Documentação/
Coordenação de
Arquivos
QUADRO 4 - CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES
UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR SIGLA NOVA
VINCULAÇÃO
Seção de Orientação
Técnica Unidade não existia
SEOT
Superintendência de
Documentação/
Coordenação de
Arquivos
Seção de Preservação
de Documentos
Arquivísticos
Unidade não existia SPDA
Superintendência de
Documentação/
Coordenação de
Arquivos
Setor de Triagem Unidade não existia SET
Superintendência de
Documentação/ Seção
de Orientação
Técnica
17 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Gerencia Operacional
de Tecnologia e
Informação
Unidade não existia GOTI Superintendência de
Documentação
QUADRO 5 – MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO
UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR ALTERAÇÃO
REALIZADA VINCULAÇÃO
Gerência Operacional
de Tecnologia - GOT
Vinculada à Superintendência de
Documentação
Desativação
Superintendência de
Documentação
Seção de Informação
Referencial - SIRE
Vinculada à Coordenação de
Bibliotecas
Desativação
Superintendência de
Documentação
Seção de
Processamento
Técnico - SPTE
Vinculada à Coordenação de
Bibliotecas
Mudança de nomenclatura
Coordenação de
Bibliotecas
Setor de Análise e
Programação - SAPR
Vinculada à Coordenação de
Arquivos
Desativação
Seção de Arquivo
Intermediário
18 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Como demonstrado na Figura 2 a seguir, com a reestruturação organizacional as unidades da
Superintendência de Documentação passarão a ter a seguinte hierarquia:
FIGURA 2 – REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA
19 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
1.5.2 Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação
QUADRO 6 – QUANTIDADE DE UORG’S NA SDC
UNIDADES UORG
Bibliotecas (30)
Biblioteca Central do Gragoatá – BCG 1583
Biblioteca da Escola de Engenharia e Ciência da Computação –
BEE 1571
Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de
Volta Redonda – BEM 1572
Biblioteca da Faculdade de Farmácia – BFF 1579
Biblioteca do Instituto Biomédico – BIB 1570
Biblioteca Faculdade de Administração e Ciências Contábeis –
BAC 1573
Biblioteca de Arquitetura e Urbanismo - BAU 1577
Biblioteca Central do Valonguinho – BCV 1591
Biblioteca da Faculdade de Economia – BEC 1574
Biblioteca da Escola de Enfermagem – BENF 1578
Biblioteca da Faculdade – BFD 1575
Biblioteca da Faculdade de Medicina – BFM 1580
Biblioteca do Instituto de Educação de Angra dos Reis – BIAR 2139
Biblioteca de Macaé – BMAC 2085
Biblioteca de Nova Friburgo – BNF 1582
Biblioteca Universitária de Campos dos Goytacazes - BUCG 1874
Biblioteca Campus Petrópolis – BCPE 2084
Biblioteca da Faculdade de Veterinária – BFV 1955
Biblioteca de Pós-Graduação em Geoquímica – BGQ 1587
Biblioteca do Instituto de Física – BIF 1588
Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística – BIME 2013
Biblioteca Monteiro Lobato – BML 2145
Biblioteca da Faculdade de Nutrição e Odontologia – BNO 1581
Biblioteca de Rio das Ostras – BRO 1592
Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda – BAVR 1593
Biblioteca Flor de Papel - BFP 1969
Biblioteca do Instituto de Geociências – BIG 1589
Biblioteca do Instituto do Noroeste Fluminense - BINF 1873
Centro de Memória Fluminense – CEMEF 1594
Centro de Obras Raras e Especiais – CORES Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Coordenações (2)
Coordenação de Bibliotecas – CBI 1560
Coordenação de Arquivos – CAR 1564
Gerências (2)
Gerência Operacional de Tecnologia – GOT
Em desativação
20 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Gerência Operacional de Tecnologia e Informação – GOTI
Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Laboratórios (2)
Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos –
LACORD 1595
Laboratório de Reprografia – LARE 1596
Secretaria (1)
Secretaria Administrativa – SA/SDC 1557
Seções (9)
Seção de Apoio Administrativo – SAA 1558
Em desativação
Seção de Orientação Técnica – SEOT/CAR Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções –
SPDC
1561
Seção de Processamento Técnico – SPTE
1562
Sigla e UORG serão substituídas por
Seção de Gestão de Recursos Informacionais –
SGRI
Seção de Informação Referencial – SIRE
1563
Em desativação
Seção substituída pela Gerência Operacional de
Tecnologia e Informação – GOTI
Seção de Arquivo Intermediário – SAIN 1568
Seção de Arquivo Permanente – SAPE 1565
Seção de Gestão de Recursos Informacionais – SGRI Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos -
SPDA/CAR
Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Setores (4)
Setor de Arquivo Especial – SAES 1566
Setor de Análise de Programação – SAPR 1569
Em desativação
Setor de Conservação e Restauração de Documentos
Arquivísticos – SCRD 1567
Setor de Triagem – SET/SEOT Nova unidade organizacional
Aguardando UORG
Superintendência (1)
Superintendência de Documentação – SDC 1555
ORGÃOS DE ASSESSORIA (2)
Comissão
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD Não terá UORG
Conselho Deliberativo
Conselho Deliberativo – CDL Não terá UORG
21 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
1.5.3 Unidades Organizacionais em fase de reestruturação
QUADRO 7 – UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO
UNIDADES SDC EM REESTRUTURAÇÃO
QUANTIDADE
Unidades em desativação
SAA, SIRE e SAPR 03
Novas unidades aguardando UORG
CORES, SEOT, SPDA, SET 04
Unidades organizacionais com alteração de nomenclatura
GOT e SPTE
02
TOTAL 09 UNIDADES
1.6 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES,
COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO
Com vistas a promover a integração e extensão das atividades desenvolvidas no âmbito da
Universidade Federal Fluminense, bem como melhorar o desempenho da gestão e os princípios da
administração pública com foco na missão da UFF como universidade pública e fomentar o ensino e
pesquisa na instituição, a SDC tem representatividade em várias Comissões, Comitês, Conselhos e
Grupos de Trabalho, que buscam apoiar o sistema de Bibliotecas e Arquivos, no desenvolvimento de
ações, normas, atividades e projetos que estejam alinhados ao cumprimento das metas e objetivos
previstos pela UFF/SDC e ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da instituição.
1.6.1 Conselhos
Conselho Deliberativo da SDC
O Conselho Deliberativo (CDL) é uma instância consultiva, deliberativa, e de apoio técnico
com a finalidade de ajudar a definir diretrizes para o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas no
Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF. Está previsto no Regimento Interno da Superintendência
de Documentação da UFF, através da Portaria nº 52.105 de 19/08/14. Presidido pelo Superintendente
de Documentação (SDC), o CDL é composto por 02 membros natos (Coordenador de Arquivos e
Coordenador de Bibliotecas) e 04 representantes das áreas de concentração das Bibliotecas e Arquivos
22 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
da SDC e seus respectivos suplentes. Os mesmos são eleitos através de consulta à comunidade de
Arquivistas e Bibliotecários lotados na SDC.
1.6.2 Comissões e Comitês
Comissão de Implantação e Acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, na
Universidade Federal Fluminense.
Formalizada a partir da Portaria nº 58.196 de 23/02/17 e alterada em sua composição através
da Portaria nº60.083 de 30/10/17,foi constituída considerando a necessidade de adoção de uma
Sistema informatizado, que possibilite a realização do processo administrativo em meio eletrônico,
trazendo mais celeridade e eficiência nas atividades de gestão interna por meio do aperfeiçoamento
das atividades realizadas; Considerando o disposto na Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015, no
tocante à implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;
Considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe acerca do uso do
meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e entidades da
administração pública federal direta, autárquica e fundacional; Considerando a Portaria
Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o
desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da administração
pública federal.
Comissão de Avaliação de Estágio Interno Não-Obrigatório da SDC
Formalizada a partir da DTS/SDC, nº 31, de 08 /11/17, com a função de coordenar o processo
seletivo dos estagiários no âmbito da Superintendência de Documentação.
Comissão Organizadora da I Semana Nacional de Arquivos no âmbito da UFF
Constituída através da DTS/SDC nº 11, de 22/05/2017, a Comissão teve como objetivo
principal, a organização do Evento “Desafios, responsabilidades e Perspectivas da prática da avaliação
arquivística”, realizado nos dias 6 e 7 de junho 2017.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Atuando desde 2012, com a inclusão de novos membros através da Portaria nº 54.588, de 10
de setembro de 2015, a CPAD cumpre o que determina o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro
de 2002, onde estabelece que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constitua uma
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Uma das principais atribuições da CPAD é a de
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada
23 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor. No ano de 2017, foram realizadas seis reuniões da Comissão.
Comissão para criação das políticas de preservação, divulgação e disponibilização da produção
científica no RIUFF
A Política elaborada pela Comissão de criação de políticas de preservação, divulgação e
disponibilização de produção científica no RIUFF constituída pela SDC (DTS/SDC 15, de
08/07/2016), com o acompanhamento do Comitê de Gestão da Informação (PORTARIA n.º 56.162 de
28 de abril de 2016), foi criada em conformidade com a Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à
Informação e alinha-se à motivação institucional, beneficiando a comunidade acadêmica no que diz
respeito a: maximizar o impacto acadêmico dos resultados da produção acadêmica da UFF, ampliando
sua visibilidade e disseminação, através do livre acesso à informação; facilitar a gestão da informação
disponível em meio digital, reunindo num único local a produção intelectual da universidade;
preservar a memória institucional e a produção técnico-científica da Universidade, por meio do
armazenamento de longo prazo de documentos digitais; ampliar a visibilidade e o uso da produção
intelectual desenvolvida na universidade; subsidiar a gestão de investimentos em pesquisa nesta
Instituição; disponibilizar, através do RIUFF, recursos didáticos produzidos pela comunidade UFF e
suas parcerias visando apoiar a formação e desenvolvimento de pesquisadores, educadores,
acadêmicos, gestores, alunos de graduação e pós-graduação, bem como a sociedade e ainda, a
promoção da participação social e o exercício da cidadania.
Comissão de Acessibilidade
A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas e tecnologias
inclusivas no Sistema de Bibliotecas e Arquivos e na UFF em geral, com vistas a cumprir exigências
da Avaliação dos Cursos pelo MEC; Ampliar a conscientização e responsabilidade Social das
Bibliotecas; Mobilizar a comunidade acadêmica para as questões sobre Acessibilidade e Inclusão.
Comissão Plano de Logística Sustentável (PLS)
A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas de
sustentabilidade voltadas a todos os campi da UFF. A Comissão Gestora do PLS foi constituída,
através da Portaria nº 57.192 de 20/09/16, publicada no BS/UFF nº 162 de 20/09/16. A criação deste
plano é uma demanda do governo federal e alinha-se ao documento de Motivação Institucional da
Universidade Federal Fluminense que aplicará conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e
acadêmica da instituição.
24 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Comissão de Inventário de Bens Patrimoniais
Comissão constituída por agentes patrimoniais, através de Determinação de Serviço SDC nº
10 de 03/05/2017, composta por um ou mais servidor indicados pela SDC e pelo titular da unidade,
para que devidamente cadastrado no órgão de Patrimônio, passe a atuar como elemento responsável e
de ligação entre a Unidade e o órgão de Patrimônio, para realização de inventário físico de bens
móveis das suas unidades.
Comissões de Biblioteca
Constituídas a partir da Publicação da DTS / SDC nº 10 de 02 de outubro de 2015 que dispõe
da Instrução da SDC para a Constituição das Comissões de Bibliotecas, publicada no Boletim de
Serviço de 13/10/2015 Seção II Págs. 05 e 06 Ano XLV nº 148, as Comissões de Biblioteca são
constituídas com o objetivo de ampliar parcerias com docentes, discentes e Diretores de unidades,
considerando que estas deverão estar em consonância com as políticas globais da Superintendência de
Documentação e da Universidade; Participar do planejamento e desenvolvimento das coleções tendo
em vista atender as necessidades dos Cursos de Graduação e Pós-Graduação; Propor e/ou participar de
programas e projetos a serem desenvolvidos em conjunto com a Biblioteca e a Superintendência de
Documentação; Apoiar as Bibliotecas no cumprimento do Regulamento interno, bem como na
valorização do seu papel no âmbito da universidade; Participar das tomadas de decisões e da
regulamentação dos serviços prestados, os quais também serão submetidos à aprovação pelo Conselho
Deliberativo da SDC.
Comitê de Governança
A Governança da UFF passou a ser supervisionada por um Comitê de Governança (Portaria
54.352 de 29 de julho de 2015), revogada pela Portaria nº 59.975, de 04/10/17 e diretamente
subordinado ao Vice-Reitor, que o preside.
O Comitê de Governança é reflexo do compromisso da atual Administração da Universidade em
incrementar o contínuo monitoramento da gestão, com o intuito de atuar mais fortemente na prevenção
de riscos e não-conformidades nas áreas administrativas, orçamentárias, de pessoal, entre outras.
Seu objetivo é assessorar a Administração Superior, propor recomendações, alinhar interesses e
contribuir para a modernização e o sucesso da gestão, com base no mapa estratégico institucional.
Buscando melhorar o desempenho institucional e reduzir assimetrias de informação, sua ação é
transversal às estruturas e processos organizacionais da Universidade. O Comitê se reúne
semanalmente para planejamento e execução de suas ações.
25 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Comitê de Gestão da Informação
O Comitê de Gestão da Informação foi constituído, considerando a necessidade de estabelecer
políticas e diretrizes na área de Gestão da Informação da Universidade Federal Fluminense. Foi criado
através da PORTARIA N.º 56.162 de 28 de abril de 2016, com o objetivo de estabelecer políticas,
diretrizes, e definir normas para gestão e uso dos recursos informacionais e documentais da
Universidade.
Tem como atribuições: Aprimorar o processo de tomada de decisão no âmbito da
Universidade, através da garantia da qualidade e confiabilidade das informações produzidas;
Consolidar os mecanismos de preservação da memória institucional, já existentes; Criar uma política
de identificação, classificação e nomenclaturas para a informação da UFF; Definir e Normatizar um
catálogo dos dados da UFF; Empreender ações para que a massa de dados sejam validadas e
atualizadas de forma coerente e uniforme, e armazenados em um sistema central; Estabelecer políticas
e padrões para o armazenamento dos documentos oficiais nos arquivos da Universidade; Estabelecer
políticas para identificação, coleta, armazenamento, recuperação e uso da informação produzida no
âmbito da Universidade; Estimular o uso e reuso dos recursos informacionais, levando em
consideração o formato ideal para reutilização; Promover a integração dos diversos sistemas de
informação existentes no âmbito da Universidade; Propor normas e padrões que visem a otimização do
processo de comunicação interna e externa da Universidade; e Proporcionar acesso à produção
científica da Universidade.
Comitê de Gestão de Riscos
Formalizado a partir da Portaria nº 58.770 de 8/05/2017, o Comitê de Gestão de Riscos tem
como objetivo elaborar, de acordo com a regulamentação em vigor, a Política de Gestão de Riscos da
UFF, considerando a Instrução Normativa Conjunta MPOG/CGU nº 1, de 0/05/2016, que dispõe sobre
controle interno e gestão de riscos no âmbito do Poder Executivo Federal.
Comissão de Dados Abertos
Formalizada a partir da Portaria nº 58.200, de 06 de março de 2017, a Comissão de Dados
Abertos tem por principal objetivo a elaboração proposta de Plano de Dados Abertos da Universidade
Federal Fluminense a ser submetida aos Órgãos Superiores. O PDA é um "Documento orientador para
as ações de implementação e promoção de abertura de dados de cada órgão ou entidade da
administração pública federal, obedecidos os padrões mínimos de qualidade, de forma a facilitar o
entendimento e a reutilização das informações “Inciso V do Art. 2º do Decreto nº 8777 de 11 de maio
de 2016.
26 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
1.6.3 Grupos de Trabalho
Grupo de Trabalho - Capacitação de Usuários
Formalizado através da DTS/ SDC, Nº 05 de 06 de maio de 2016 o Grupo de Trabalho de
Capacitação de Usuários, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e à
capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis
dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência
informacional dos usuários do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF.
Grupo de Trabalho - Formação Continuada
Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 10 de 10 de junho de 2016 o Grupo de Trabalho de
Formação Continuada, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e
atualização constante do corpo de bibliotecários, arquivistas e colaboradores do sistema de bibliotecas
e arquivos da UFF, alinhadas à política institucional e demandas da Superintendência de
Documentação.
Grupo de Trabalho – Catalogação
Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 08 de 30 de maio de 2016, o Grupo de Trabalho de
Catalogação foi constituído com o objetivo de assessorar a Coordenação de Bibliotecas na
implantação do Pergamum, através da elaboração dos “Guias Básicos para inserção de dados na base
bibliográfica do Sistema de bibliotecas da UFF”.
Grupo de Trabalho - Sistemas de Arquivos
Formalizado através da DTS/SDC, Nº 09, de 23 de outubro de 2013, o Grupo de Trabalho foi
instituído com o objetivo proceder a estudos e levantamentos necessários para a criação de um Sistema
de Arquivos, tendo em vista a necessidade patente de se realizar ações de política arquivística na
Universidade. Nesse sentido, além de promover a política arquivística da UFF, o Sistema assegura
condições necessárias de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico da UFF, tendo em
vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e seu valor como fonte para
a pesquisa e a produção de conhecimento.
Grupo de Trabalho - Avaliação de Documentos Arquivísticos
Formalizado através da DTS/SDC Nº. 11 de 16 de agosto de 2016, o Grupo de Trabalho de
Avaliação de Documentos Arquivísticos, foi constituído com o objetivo de proceder a avaliação dos
27 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
documentos arquivísticos, que foram transferidos para a Coordenação de Arquivos no biênio 2014-
2015, visando a sua correta destinação em consonância com os dispositivos legais existentes e,
consequentemente, expandir o espaço disponível para o recebimento de novos conjuntos documentais.
Grupo de Trabalho – Terminologia
Instituído pela Determinação de Serviço SDC, nº 05 de 16/05/13, foi alterada em sua composição
através da DTS SDC, nº 16 de junho de 2017 com o objetivo de retomar as atividades relacionadas à
Terminologia da SDC.
1.7 RECURSOS HUMANOS
Em 2017, o quadro de pessoal da SDC foi composto por 306 (trezentos e seis) colaboradores
entre servidores de diferentes cargos, auxiliares operacionais e estagiários.
TABELA 1 – TOTAL DE COLABORADORES – 2017
GRÁFICO 1 – CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC
200 204 207
65 73 72
24 24 27
2015 2016 2017
Crescimento do número de colaboradores
Servidores da UFF Auxiliares Operacionais Estagiários
VÍNCULO 2015 2016 2017
Servidores da UFF 200 204 207
Auxiliares Operacionais 65 73 72
Estagiários 24 24 27
TOTAL 289 301 306
28 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
TABELA 2 - COLABORADORES POR CARGO
CARGO 2015 2016 2017
Anistiado
02
Arquivista 10 10 13
Bibliotecário – Documentalista 133 136 133
Assistente em Administração 31 33 35
Auxiliar em Administração 10 10 9
Auxiliar Operacional 2 2 2
Contínuo 1 1 1
Contramestre de Ofício 1 1 1
Estagiários 24 24 27
Operador de cinema e vídeo 1 1 0
Auxiliares Operacionais 65 73 72
Técnico de Tecnologia 1 1 2
Técnico em Arquivo 4 4 5
Técnico em Eletrotécnica 1 1 1
Técnico em Laboratório 1 1 1
Técnico em Microfilmagem 3 2 2
Técnico em Telecomunicações 1 1 0
TOTAL 289 301 306
GRAFICO 2 – RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM 2017
2 13
133 35
9 2 1 1 27
0 72
2 5 1
1 2
0
Anistiado
Arquivista
Bibliotecário – Documentalista Assistente em Administração Auxiliar em Administração Auxiliar Operacional
Contínuo
Contramestre de Ofício
Estagiários
Recursos Humanos por cargos em 2017
29 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Do quadro 8 ao 17, apresentamos a movimentação dos servidores que ingressaram, se
afastaram ou se desligaram do quadro de pessoal da SDC em 2017.
QUADRO 8 - NOVOS SERVIDORES 2017
NOME CARGO LOTAÇÃO DECORRÊNCIA DA VAGA
Thulio P. Gomes Bibliotecário BUCG
20/06/2017
Código da Vaga: 0237325 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de Eliane Teresa de Salles Freitas. Portaria
UFF nº 56.948, de 15 de agosto de 2016, publicada no
Diário Oficial da União nº 159, de 18 de agosto de 2016,
seção 2, p.2
Monique São Paio
A. Esteves Bibliotecário
BRO
27/06/17
Código da Vaga: 0232825 - Origem da Vaga:
aposentadoria de Ana Maria da Silva Porto, ocorrida em
01 de fevereiro de 2017, conforme a Portaria da
Universidade Federal Fluminense nº 57.753, de 10 de
janeiro de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº
23, de 01 de fevereiro de 2017, seção 2, página 42.
Marta Maria R.
Pinto Bibliotecário
BAVR
25/09/17
Código da Vaga: 0236970 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de Ana Maria de Hollanda Cavalcanti de
Sá Couto. Portaria UFF nº 58.549, de 17 de abril de 2017,
publicada no Diário Oficial da União nº 076, de 20 de
abril de 2017, seção 2, p.30.
Roberta Campos de
Jesus Bibliotecário SPTE/SDC
Origem da Vaga: Aposentadoria de Ione Goulart Villela,
ocorrida em 20 de abril de 2017. Portaria UFF nº 58.550,
de 17 de abril de 2017, publicada no Diário Oficial da
União nº 076, de 20 de abril de 2017, seção 2, p. 30.
Nelson Alfredo
Salomão Neto
Técnico em
Arquivo SAES/SAPE
Código da Vaga: 0233156 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de ROSÂNGELA LOPES DIAS TANUS,
ocorrida em 03 de junho de 2016. Portaria UFF nº 56.352,
de 25 de maio de 2016, publicada no Diário Oficial da
União nº 105, de 03 de junho de 2016, seção 2, p. 29.
Marcela Virgínia
Thimóteo da Silva Arquivista
SAPE/CAR
02/10/17
Código da Vaga: 0977734 - Origem da Vaga:
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino
Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação
nº 1.152, de 13 de outubro de 2016, publicada no Diário
Oficial da União nº 198, de 14 de outubro de 2016, seção
1, págs. 12 a 16. Redistribuição de cargos e vagas do
Ministério da Educação para as IFES.
Kenea dos Santos
Rodrigues Arquivista
SET
04/10/17
Código da Vaga: 0233155 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de MARIA AMAZIL DE ARAUJO
PEREIRA, ocorrida em 01 de agosto de 2016. Portaria da
UFF nº 56.808, de 26 de julho de 2016, publicada no
Diário Oficial da União nº 146, de 01 de agosto de 2016,
seção 2, págs. 28 e 29.
Camilla Fernandes
de Aquino Arquivista
SAIN
02/10/17
Código da Vaga: 0308148 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de ROSÂNGELA MARIA GAUDIE LEY
MENEZES, ocorrida em 28 de abril de 2017.Portaria da
UFF nº 58.651, de 25 de abril de 2017, publicada no
Diário Oficial da União nº 081, de 28 de abril de 2017,
seção 2, p. 52
Denize Laureano
Rocha Arquivista
SEOT
03/10/17
Código da Vaga: 0977783 - Origem da Vaga:
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino
Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de
12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União
30 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22.
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior
André Luiz Caetano
Filgueiras Arquivista
LARE
05/10/17
Código da Vaga: 0977784 - Origem da Vaga:
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino
Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação
nº623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial
da União nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17
a 22.
Bruno S.F. Pereira Assistente em
Administração
BIF
06/10/17
Código da Vaga: 0237769 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de RABINA VICÊNCIA MENDES,
ocorrida em 01 de fevereiro de 2017, Portaria da UFF nº
57.733, de 10 de janeiro de 2017, publicada no Diário
Oficial da União nº 023, de 01 de fevereiro de 2017, seção
2, pág. 41.
Nathália de A.
Morais
Assistente em
Administração
BIB
17/10/17
Código da Vaga: 0868171 - Origem da Vaga:
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino
Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de
12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União
nº 91, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22.
Fernanda M.
Martins
Auxiliar em
Administração
BIME
03/10/17
Código da Vaga: 0239056 - Origem da Vaga:
Aposentadoria de ROSALINA MARIA DA SILVA
BAPTISTA, ocorrida em 20 de novembro de 2014.
Portaria da UFF nº 52.679, de 17 de novembro de 2014,
publicada no Diário Oficial da União nº 225, de 20 de
novembro de 2014, seção 2, págs. 24 a 25.
Letícia Brites da
Silva
Técnico em
Tecnologia da
Informação
LARE
23/10/17
Código da Vaga: 0904299 - Origem da Vaga:
Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da
Educação para as Instituições Federais de Ensino
Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de
12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União
nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22.
Vaga decorrente da redistribuição de cargos e vagas do
Ministério da Educação para as Instituições Federais de
Ensino Superior
Ravellyn Roya G.
Borges
Assistente em
Administração
SIRE
04/12/17
Código de vaga 0238359 – Origem da Vaga: Vaga
decorrente da aposentadoria de Vicentina Lúcia da Silva
Cardoso, ocorrida em 12 de julho de 2016, conforme a
Portaria da Universidade Federal Fluminense nº 56.624,
de 07 de julho de 2016, publicada no Diário Oficial da
União nº 132, de 12 de julho de 2016, seção 2, páginas 27.
31 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
QUADRO 9 – VACÂNCIA
NOME MOTIVO LOTAÇÃO
Não houve Exoneração -
NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO
Maria Emília Peluso Teixeira
Bibliotecária Falecimento em 22/07/2017 BAU
NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO
Bárbara de Souza Duarte
Auxiliar em Administração
Posse em outro cargo inacumulável
- Solicitação de Vacância em
06/10/2017
BCG
QUADRO 10 – APOSENTADORIAS
APOSENTADORIA CARGO ÚLTIMA
LOTAÇÃO PORTARIA
Ana Maria da Silva Porto Bibliotecário-
Documentalista BFV
Portaria nº 57.753 de 10 de janeiro
de 2017 - BS - Ano LI- Nº 022 -
02/02/2017- Seção II – pág. 029
Ana Maria de Andrade Bibliotecário-
Documentalista BIF
Portaria nº 59.301 de 10 de julho de
2017-07-31 BS – Ano LI – Nº 133 –
27/07/2017 – Seção II – pág.09
Ana Maria de Hollanda Cavalcanti
de Sá Couto
Bibliotecário-
Documentalista SPTE
Portaria nº 58.549 de 17 de abril de
2017 BS - Ano LI – N.º 070-
24/04/2017 – Seção II – pág. 021
Edward Gesuatto Junior Assistente em
Administração BFF
Portaria nº 57.750 de 10 de janeiro
de 2017 - BS - Ano LI- Nº 022 -
02/02/2017- Seção II – pág. 027
Ione Goulart Villela Bibliotecário-
Documentalista BFD
Portaria nº 58.550 de 17 de abril de
2017 BS - Ano LI – N.º 070-
24/04/2017 – Seção II – pág. 022
Lucia Regina Oliveira da Silva Assistente em
Administração BIF
Portaria nº 59.038 de 06 de junho de
2017 BS – Ano LI – Nº 106 –
19/06/2017 – Seção II – pág. 08
Rabina Vicência Mendes Assistente em
Administração BIB
Portaria nº 57.733 de 10 de janeiro
de 2017. BS - Ano LI- Nº 022 -
02/02/2017- Seção II – pág. 013
QUADRO 11 – REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA
VAGA SDC/ UFF REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA
Josy Soares da Silva Mendes de Moraes de Souza –
Bibliotecário-Documentalista – SIAPE 1906197
Instituição de origem: UFF (Universidade Federal
Fluminense)
Instituição de destino: UFFRJ (Universidade Federal
Rural do Rio de Janeiro)
Código de vaga: 863119
Andreia de Oliveira Paim – Bibliotecário-
Documentalista – SIAPE 1581852
Instituição de origem: UFFRJ (Universidade Federal
Rural do Rio de Janeiro)
Instituição de destino: UFF (Universidade Federal
Fluminense)
Lotação: Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial
e Metalúrgica de Volta Redonda (SDC/BEM) - Código
de vaga: 280439/ Processo: 23069.001076/2016-39
Ana Maia Cunha – Bibliotecário-Documentalista –
SIAPE 1504944
Instituição de origem: UFF (Universidade Federal
Fluminense)
Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio
Maria Helena Ferreira Xavier da Silva – Bibliotecário-
Documentalista – SIAPE 1791224
Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do
Rio de Janeiro)
Instituição de destino: UFF (Universidade Federal
32 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
de Janeiro)
Código de vaga: 235005
Fluminense)
Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC)
Código de vaga: 862981
Processo: 23069.015236/2016-16
Gilda Sousa de Alvarenga
Instituição de origem: UFF (Universidade Federal
Fluminense)
Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio
de Janeiro)
Código de vaga: 862674
Carina Volotão – Bibliotecário-Documentalista –
SIAPE 1764221
Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do
Rio de Janeiro)
Instituição de destino: UFF (Universidade Federal
Fluminense)
Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC)
Código de vaga: 862852
Processo: 23079.021432/2015-31
QUADRO 12 – REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO
Servidores em exercício fora da SDC Remoção autorizada pela SDC com exigência de
recebimento de código de vaga
Solange B. Bittencourt – Arquivista – SIAPE 0302879
Da: Superintendência de Documentação – SDC
Para: Seção de Análise Técnica - SANT/DCQ
DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 037 de 10
de abril de 2017.
EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação
BS - Ano LI – n.º 031 - 13/04/2017 - Seção II – pág. 014
Cristiane Maria de L. A. Gleich – SIAPE: 1565741
Da: Superintendência de Documentação
Para: Divisão Financeira – DFI/GPF
DETEMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº041 de 24 de
abril de 2017.
EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação
BS - Ano LI – n.º 075 - 03/05/2017 - Seção II – pág. 027
Eliane Maria Loureiro da Costa – SIAPE 0305733
Da: Superintendência de Documentação
Para: Seção de Direito Processual - SDP
DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 88 de
09/10/2017
EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação
BS – Ano LI – nº 185 - 16/10/2017 – Seção II – pag.03
Gisele Santana Rodrigues – Assistente em
Administração – SIAPE 1667273
Do: Instituto de Humanidades e Saúde da UFF - RHS
Para: Biblioteca de Rio das Ostras /SDC
DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº 055 de 03
de julho de 2017.
EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação
BS – Ano LI – nº 119 - 07/07/2017 – Seção II – pag.14
QUADRO 13 – CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES
NOME CARGO/ LOTAÇÃO
ANTERIOR LOTAÇÃO ATUAL
Ana Angélica Alves do Carmo
Rodrigues de Almeida SIAPE:
755134
Bibliotecário - BENF Escola de Administração Fazendária
Márcia Fernandes Baptista -
SIAPE: 302880 Arquivista - CAR
Ministério do Planejamento,
Desenvolvimento e Gestão
Sérgio Souza Santos - SIAPE:
1366947 Bibliotecário
Ministério da Cultura – Brasília /
Desde 24/06/2010
33 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
QUADRO 14 – SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO POR
DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE
NOME CARGO LOTAÇÃO PROVISORIA
Isabella Coelho de Medeiros – SIAPE:
1637526
Processo: 23069.05286/2014-39
Portaria 149, de 17 de março de 2015.
Bibliotecário Universidade Federal de Amazonas
Roberta Jerônimo da Silva – SIAPE:
1673222
Processo: 23069.022548/2015-14
Portaria 393, de 16 de dezembro de
2015.
Bibliotecário
Instituto Federal de Educação,
Ciência e Tecnologia do Rio
Grande do Norte
QUADRO 15 – MOVIMENTAÇÃO INTERNA
MOVIMENTAÇÃO
INTERNA
CARGO LOTAÇÃO
ANTERIOR
LOTAÇÃO ATUAL
Priscila Rocha Vicente Auxiliar em
Administração SAA BFF a partir de 03/01/2017
* William Pereira dos Santos Assistente em
Administração LACORD
BFF a partir de 08/03 /2017
Leticia Viegas Zeitoune Bibliotecário BINF BAC a partir de 01/04/2017
Manoela Ferraz Moyses Nunes Bibliotecário BAC SPTE a partir de 11/04/2017
Sandro Machado dos Santos Assistente em
Administração BIME
BAU a partir de 24/04/2017
Sandro Machado dos Santos Assistente em
Administração BAU
BCG a partir de 09/08/2017
Hebe de Deus Freire Bibliotecário BRO SIRE a partir de 03/07/2017
Gabriela Souza Neto Pimenta Bibliotecário BFF SIRE a partir de 09/10/2017
Rosiane Pedro Nascimento Bibliotecário BAVR BEE a partir 11/10/2017
Luciana Pereira Rodrigues Bibliotecário BEE BCG a partir 17/10/2017
* Servidor cedido pelo Instituto de Biologia, aguardando tramitação de processo para decisão de ajuste de
lotação para SDC.
QUADRO 16 – SERVIDORES AFASTADOS
SERVIDORES
AFASTADOS CARGO LOTAÇÃO TIPO DE AFASTAMENTO
Camilla Duarte da Silva Bibliotecária SIRE
Licença para tratar de assuntos particulares a partir de
01/09/2016 até 01/09/2019, segundo Portaria nº
57.104 de 06/09/2016, publicada no BS nº 155 de
09/09/2016.
Fernanda Daniel da Silva Bibliotecária BFM
Afastamento no exterior para a realização de
Doutorado na Universidade de Coimbra de
12/09/2016 até 11/09/2020, publicado no BS nº 155
de 09/09/2016.
Marcos Vinicius
Mendonça Andrade Bibliotecário GOT
Licença para capacitação de 01/03/2016 a 01/03/2017
(Doutorado em Ensino de Ciências e Matemática)
com prorrogação de 02/03/2017 até 24/11/2018,
publicada no BS 014 de 23/01/2017.
Ana Nogueira Braga Bibliotecária BIME
Licença para realização de Mestrado Profissional em
Diversidade e Inclusão, na Universidade Federal
Fluminense de 01/10/2016 até 30/09/2018, publicado
no BS 161 de 19/09/2016.
Márcia Leite Fernandes Bibliotecária BIG
Licença para realização de Mestrado Profissional em
Biblioteconomia, na UNIRIO, Rio de Janeiro, de
03/03/2017 até 05/09/2018, com ônus limitado,
34 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
publicado no BS 11 de 17/01/2017.
Ary Alfredo Pereira Fortes Arquivista CAR
Prorrogação de afastamento no país para Mestrado em
Ciências da Religião, na Faculdade Unida de Vitória,
Vitória/Espírito Santo de 21/12/2016 até 02/06/2017,
com ônus limitado, publicado no BS 11 de
17/01/2017.
QUADRO 17 – SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO
SERVIDORES
AFASTADOS
CARGO LOTAÇÃO
TIPO DE
AFASTAMENTO
Beatriz Bahia Gomes da
Silva Faria Técnico em Arquivo SAIN/CAR
TRF - Portaria nº 1.198 de
22/06/2016 cessão encerrada
em 22/06/2017
Rosale de Mattos Souza
Arquivista SAIN/CAR
Licença para capacitação de
26/6/13 a 25/06/17
(Doutorado em Ciência da
Informação/UFRJ)
1.8 RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2017
PRESTAÇÃO DE CONTAS
No exercício de 2017, a SDC teve uma previsão orçamentária de R$75.731,94 a título de Livre
Ordenação (LO). Todavia, conforme prestação de contas encaminhada pela Unidade Gestora da SDC -
Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), para desenvolvimento das ações planejadas e desenvolvidas,
pela SDC, esta contou com um orçamento na ordem de R$529.506,79 (quinhentos e vinte e nove mil,
quinhentos e seis reais e setenta e nove centavos), disponibilizados pela Universidade Federal
Fluminense, através da Administração Central. Este recurso foi utilizado da seguinte maneira:
QUADRO 18 – PRESTAÇÃO DE CONTAS
ITEM UGR VALOR DESCRIÇÃO DO EMPENHO
BIBLIOGRAFIA
BÁSICA
R$399.992,48
Bibliografia
Básica Nacional 154385 R$ 300.278,40
2017NE800372 (R$ 299.067,60)
2017NE800436 (R$ 1.210,80)
Bibliografia
Básica
Internacional
154385 R$ 99.714,08 2017NE800373 (R$99.714,08)
LIVRE
ORDENAÇÃO
R$78.954,82
Serviço 154385 R$ 950,00 Orçamento para NIU 249 (Impressão de
fichas ND)
Consumo 154385 R$ 18.646,16 Material de expediente
Capital 154385 R$ 51.824,34 Material permanente (R$ 10.490,25)
Material permanente (R$ 41.334,09)
Suprimento de
Fundos 154385 R$ 7.534,32
Serviços R$ 2.536,50
Consumo R$ 4.997,82
MANUTENÇÃO
DE SISTEMA
R$50.559,49
PERGAMUM
RFI BRASIL 154385
R$ 28.105,08
R$ 22.454,41
Manutenção de software (R$ 5.855,08) /
Treinamento informática (R$ 22.250,00)
2017 NE 800370
Manutenção do Sist. antifurto R$ 22.454,41
2017NE 800336
TOTAL R$ 529.506,79
35 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
1.9 AGENDA POSITIVA SDC EM 2017
Objetivando a conquista de maiores e melhores resultados para a UFF, no ano de 2017 a SDC
buscou soluções diante das adversidades; enfrentou novos desafios; estimulou o engajamento coletivo,
o comprometimento e a realização de suas tarefas, com confiança, foco e entusiasmo, realizando ações
positivas, parcerias e outras iniciativas, conforme apresentadas no Quadro 19.
QUADRO 19 – AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM 2017
AÇÕES DESCRIÇÃO OBJETIVOS
ALCANÇADOS RESPONSÁVEIS
Acessibilidade
Conscientização e
responsabilidade Social
das Bibliotecas;
Mobilização da
comunidade acadêmica
para as questões sobre
Acessibilidade e Inclusão;
Ações realizadas na
Universidade como um
todo, com o objetivo de
apoiar e consolidar
políticas e tecnologias
inclusivas no Sistema de
Bibliotecas e Arquivos e
na UFF.
Coordenação de
Bibliotecas
Bibliotecas
Acesso à Informação
Recuperação das
informações contidas
nos documentos de
Arquivos e acervo das
Bibliotecas.
Garantia de livre
acesso às
informações
Bibliotecas e Arquivos
Ações voluntárias
Participação do aluno
UFF, no Programa de
Ações Voluntárias do
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Estimulo à
aprendizagem dos
princípios básicos da
preservação,
conservação e restauro
de documentos.
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Seção de Informação
Referencial
Bibliotecas e Arquivos
Apoio aos programas de
ensino, pesquisa e
extensão da
Universidade
Desenvolvimento de
serviços e produtos para
atendimento das
necessidades de
informação da
comunidade acadêmica
da UFF;
Disponibilização de
recursos informacionais e
assessoria técnica na área
de documentação, por
meio de redes e sistemas
integrados, facilitando o
acesso à informação em
nível nacional e
internacional.
Acesso livre e gratuito às
informações pelo RIUFF;
difusão do conhecimento;
retroalimentação da
investigação; economia,
sustentabilidade e
desenvolvimento social.
Aquisição de bibliografia
básica e bibliografia
complementar das
unidades curriculares dos
cursos de graduação.
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
Seção de Informação
Referencial
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Bibliotecas e Arquivos
36 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Capacitação de
Usuários em Bibliotecas
e Arquivos
Desenvolvimento de
ações voltadas à
educação e à
capacitação da
comunidade acadêmica
da UFF visando
contribuir para o
aprimoramento
constante da
competência
informacional dos
usuários.
Planejamento e
realização de
treinamentos e oficinas
visando maior
autonomia e
aprimoramento, da
competência
informacional dos
usuários.
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
Seção de Informação
Referencial
Seção de Processamento
Técnico
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Bibliotecas e Arquivos
Avaliação de
Documentos
Avaliação e seleção dos
documentos produzidos
e recebidos pela UFF.
Identificação de
documentos para
guarda permanente ou
a eliminação física
daqueles já destituídos
de valor.
Coordenação de Arquivos
Gestão de recursos
informacionais e
documentais
Estabelecimento de
políticas e diretrizes na
área de Gestão da
Informação da
Universidade Federal
Fluminense.
SDC é membro do
Comitê de Gestão da
Informação, com
participação efetiva e
contribuição no
estabelecimento de
políticas, diretrizes, e
definição de normas para
gestão e uso dos recursos
informacionais e
documentais da
Universidade.
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
Manutenção predial nas
unidades
Estabelecimento de
parceria com a
SAEN/PROAD
Atendimento às
necessidades permanentes
de manutenção predial,
demandadas pelas
unidades, conforme
possibilidade da
instituição.
Superintendência de
Documentação
Conservação curativa
no acervo das
Bibliotecas
Desenvolvimento das
atividades de
conservação e
restauração de
documentos
Ações de
sustentabilidade
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
37 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Gestão de Coleções
Dotar as bibliotecas de
bibliografia básica e
bibliografia
complementar das
unidades curriculares
ministradas pelos cursos
da UFF.
Preparar as bibliotecas e
Coordenações de
Cursos para
recebimento das
Comissões de
Avaliação do MEC;
Conscientização das
Direções de Unidades e
Coordenações de Cursos
que esta é uma ação
transversal à UFF, e por
isso a necessidade de
responsabilidade
compartilhada para a
melhoria dos indicadores
do Conceito Dimensão 3
(Infraestrutura).
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Formação Continuada
Ampliação da
qualidade dos serviços
prestados.
Planejamento,
desenvolvimento de
ações para
qualificação,
integração social e
aprendizagem dos
colaboradores do
Sistema de Bibliotecas
e Arquivos da UFF
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
Seção de Informação
Referencial
Gestão de Pessoas
Administração dos
recursos humanos da
SDC, considerando as
necessidades das
unidades, o potencial, o
desempenho e as
competências do servidor
Redistribuição,
movimentação interna e
ampliação do quadro de
pessoal;
Apoio de
colaboradores
terceirizados.
Superintendência de
Documentação
Gestão técnica e
operacional de
bibliotecas
Ampliação da qualidade
dos serviços prestados nas
Bibliotecas.
Coordenação,
planejamento e
acompanhamento das
atividades técnicas
desenvolvidas nas
bibliotecas.
Coordenação de
Bibliotecas
Gestão técnica e
operacional de arquivos
Ampliação da qualidade
dos serviços prestados
nos arquivos.
.
Coordenação,
planejamento e
acompanhamento das
atividades arquivísticas
na UFF.
Coordenação de Arquivos
38 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Inventário e Controle de
Bens Patrimoniais
Realização de inventário
físico de bens móveis das
suas unidades.
Cadastro de bens no
órgão de controle de
Patrimônio da UFF;
Tombamento dos livros
comprados e enviados
para as bibliotecas.
Secretaria Administrativa
SDC
Bibliotecas, Arquivos e
Laboratórios
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Marketing
Desenvolvimento de
ações voltadas à
melhoria dos serviços
de marketing, visando
o reconhecimento e
senso de
pertencimento dos
colaboradores da
SDC
Reforço na divulgação
das ações realizadas
pelo Sistema de
Bibliotecas e
Arquivos, nos canais
oficiais da SDC/UFF;
Superintendência de
Documentação
Bibliotecas e Arquivos
Parcerias com outras
instituições - Redes e
Programas de
Cooperação Técnica e
Bibliográfica
Realização de outras
parcerias através de redes
e programas de
cooperação técnica e
bibliográfica.
Manutenção das
parcerias já existentes,
e criação de novas
parcerias através de
redes e programas de
cooperação técnica e
bibliográfica.
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Pergamum UFF
Promoção de ações que
garantam a manutenção
constante do software
de gestão das
bibliotecas para
utilização plena dos
recursos disponíveis.
Recuperação da
informação pela
comunidade acadêmica
da universidade, através
da
padronização/descrições
de documentos.
Ampliação d a equipe
responsável pela
Gestão Pergamum;
- Promoção de
pesquisa de satisfação,
para avaliação dos
serviços online
prestados via
Pergamum;
- Controle e
manutenção do
Vocabulário
Controlado;
- Inclusão de assuntos e
editoras;
- Coordenação do
Processamento Técnico
de livros e materiais
especiais
- Orientação no uso dos
manuais da SPTE e
códigos de catalogação e
classificação.
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Processamento
Técnico
39 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Plano de
Desenvolvimento
Institucional - PDI/UFF
Promoção, integração e
extensão das atividades
desenvolvidas no âmbito
da Superintendência de
Documentação,
Cumprimento das metas
e objetivos estratégicos
previstos pelo Plano de
Desenvolvimento Instituc
ional da UFF
Superintendência de
Documentação
Programa de Estágio
Interno
Disponibilização de
vagas para estágio no
âmbito da SDC,
classificados de
acordo com a Lei
11.788, que prevê: a)
Estágio Interno
Obrigatório (EO) –
previsto na matriz
curricular do Curso
de Graduação do
aluno, sendo seu
cumprimento
indispensável para a
sua formação. b)
Estágio Interno Não
Obrigatório (ENO) –
aquele desenvolvido
pelo aluno como
atividade opcional,
acrescida à carga
horária regular e
obrigatória. No caso
de estágio não
obrigatório, a
atividade de estágio
deve estar prevista no
Plano Pedagógico do
Curso de Graduação
ao qual o aluno esteja
vinculado.
Continuidade ao
Programa de Estágio da
SDC, de acordo com a
Instrução de Serviço
PROGRAD/DES, Nº. 01
de 15 de dezembro de
2015.
Publicação de Portaria
para constituição da
Comissão de Estágio da
SDC;
Superintendência de
Documentação
40 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Repositório
Institucional
Ampliação do uso da
plataforma pelas
comunidades UFF;
Institucionalização do
RIUFF
Realização de
treinamentos;
Maior adesão dos
Cursos de Graduação e
Programas de Pós-
Graduação;
Promoção de ações que
garantam a manutenção
constante do software
DSpace para utilização
plena dos recursos
disponíveis;
Superintendência de
Documentação
Seção de Informação
Referencial
Ressaltar a Função
acadêmica e Social das
Bibliotecas e Arquivos
da UFF
Contribuir para
Construção da identidade
sócio cultural; Formação
da cidadania;
Transformação social;
Construção e preservação
da memória;
Responsabilidade
ambiental e
Sustentabilidade (através
da conservação e
restauração do acervo,
bem como a utilização de
recursos digitais);
- Ser um espaço de
interação, geração,
socialização e
compartilhamento de
conhecimentos.
- Ampliar parceria com
Programa de Extensão da
UFF (PROEX).
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de
Arquivos
Bibliotecas e Arquivos
Sistema Eletrônico de
Informações - SEI
Desenvolvimento de
ações transversais,
voltadas para a gestão
de documentos no
ambiente de produção
do Sistema Eletrônico
de Informações (SEI)
da UFF
SDC atua como
Presidente da
Comissão de
Implantação e
Acompanhamento do
SEI na UFF;
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Arquivos
41 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Sustentabilidade
Apoio e consolidação
de diretrizes de
sustentabilidade para a
elaboração do Plano de
Logística Sustentável
voltado a todos os
campi da UFF. A
criação deste plano é
uma demanda do
governo federal e
alinha-se ao documento
de Motivação
Institucional da
Universidade Federal
Fluminense que
aplicará conceitos de
sustentabilidade na
gestão administrativa e
acadêmica da
instituição.
Parceria com o
Programa de Ações
Sustentáveis da
PROEX/UFF;
Parceria PROEX/ENEL
para recolhimento de
papeis e outros itens
recicláveis e
resíduos sólidos;
Estímulo para reuso e/ou
realização dos serviços de
manutenção que possam
evitar perdas e trocas de
materiais;
Estimulo às ações de
digitalização pelo
LARE/UFF;
Eliminação física de
documentos
arquivísticos
destituídos de valor da
UFF e conscientização
dos colaboradores da
instituição quanto à
utilização de
documentos em papel.
Superintendência de
Documentação
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Laboratório de
Reprografia
Coordenação de
Arquivos
Bibliotecas e Arquivos
Inauguração do Centro
de Obras Raras e
Especiais CORES/SDC
Composição do acervo
com vistas a
Garantir a memória e a
preservação do acervo
institucional e acadêmico,
com obras com
exemplares inéditos e
que fazem parte de
edições especiais.
Na ocasião da
inauguração do CORES,
o público teve a
oportunidade de apreciar
exemplares em exposição,
que mostram a riqueza do
acervo, além de conhecer
as técnicas utilizadas para
tratamento e preservação
dessas obras, realizadas
pelo Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
Inaugurado no dia
2/10/2017, foi constituído
por um acervo
diversificado, oriundo das
coleções do Sistema de
Bibliotecas da UFF. O
mesmo foi concebido,
considerando
principalmente dois
critérios principais:
raridade e preciosidade do
acervo, que conta com 16
mil itens armazenados
num espaço reservado
para o acondicionamento
e guarda dos mesmos.
Superintendência de
Documentação
Laboratório de
Conservação e
Restauração de
Documentos
42 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Parceria
interinstitucional da
SDC/UFF com Escola
de Guerra Naval da
Marinha do Brasil
Buscando ampliar a
qualidade do ensino e da
pesquisa, bem como as
oportunidades de acesso
à Base de Dados da Capes
que contemplam os
assuntos: Poder Naval,
Poder Marítimo, Direito
Internacional, Relações
Internacionais, Política
Internacional, Geografia
Humana e Econômica,
História Naval, História
Geral e do Brasil,
Administração, Economia
e Contabilidade, em
04/05/17, a SDC/UFF em
parceria com a EBSCO
Information Service,
apresentou as Bases de
Dados e seus recursos ao
Programa de Pós-
Graduação da Escola de
Guerra Naval (Urca).
Realização de
Empréstimo entre
Bibliotecas aos docentes,
discentes, servidores e
pesquisadores da EGN e
UFF;
Estreitar novas Parcerias,
Convênios e Acordos de
Cooperação Técnica
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Informação
Referencial
Novo modelo de
parceria entre a EDUFF
e SDC
Estabelecimento de
critérios para ampliação e
distribuição do acervo
bibliográfico pela
EDUFF, no âmbito do
Sistema de Bibliotecas da
SDC, de forma a permitir
o enriquecimento das
coleções das bibliotecas
de acordo com o escopo
das áreas e cursos
atendidos por cada uma
delas;
Alcance de maior
público; Ampliação da
visibilidade da produção
intelectual da
universidade;
Aumento da qualidade do
ensino, da pesquisa e da
extensão da UFF;
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
43 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Campanhas
Solidárias
Foram realizadas a 4ª e 5ª
Campanhas Solidárias no
Sistema de Bibliotecas e
Arquivos da Universidade
Federal Fluminense
através da
Superintendência de
Documentação:
A Campanha do
Agasalho, que incentivou
aos usuários que estavam
cumprindo suspensão por
atraso (aplicadas até o dia
30 de maio de 2017), que
estas fossem quitadas
através de doações de
itens como cobertores,
mantas entre outros tipos
de agasalho;
A Campanha Natal
Solidário, que arrecadou
na ocasião da
confraternização de Natal,
alimentos não perecíveis
e itens de higiene pessoal
para doação;
Através da participação
voluntária, todos os
agasalhos e cobertores
arrecadados foram
entregues ao Centro
Social de Itaboraí Madre
Tereza de Calcutá –
CNPJ 08.157.086/0001-
72 – Rua Dez, 01 lt 188,
Itambi – Itaboraí – RJ;
Os alimentos não
perecíveis e itens de
higiene pessoal foram
entregues à
instituição Associação
Amigo dos Enfermos
Casa de Maria de
Magdala - CNPJ:
00.292.004/0001-90 / Est.
Washington Luiz, 1956,
Fundos Sapê – Niterói –
Rio de Janeiro/ CEP:
24.315-375 | CNPJ:
00.292.004/0001-90 /
Telefone: (21) 2616-2233
/ 2718-3541 / 99505-
6260.
Superintendência de
Documentação
Bibliotecas e Arquivos
Serviço de Copeiragem
Prestação de serviço de
copeiragem em parceria
com a Superintendência
de Arquitetura e
Engenharia - SAEN
Com a autorização da
PROAD/SAEN, a SDC
passou a contar com (1)
uma Copeira do quadro
da SAEN para preparo do
café da SDC 2 (duas)
vezes ao dia, nos períodos
da manhã e da tarde.
Superintendência de
Documentação
Pró-Reitoria de
Administração
Superintendência de
Arquitetura e Engenharia
Planejamento
orçamentário
Planejar os gastos dos
recursos financeiros
destinados à SDC, de
forma a garantir, ampliar
a qualidade e a prestação
de serviços pelas
Bibliotecas e Arquivos.
Aquisição de Equi-
pamentos
Aquisição de Mobiliários
Aquisição de Acervo
Aquisição de Material de
Consumo
Realização e manutenção
de pequenos serviços e
reparos nas unidades da
SDC
Superintendência de
Documentação
44 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Reuniões de Chefia para
planejamento e
diretrizes da SDC com
suas unidades, de forma
a atingir os objetivos
propostos
Além das reuniões de
rotina, a SDC realizou 4
(quatro) reuniões gerais
com todas as chefias ao
longo do ano:
- 29/03/2017.
Pauta: Relatório Gestão
SDC 2016; Repositório
Institucional da UFF;
Sistema Eletrônico de
Informação - SEI /UFF;
Retomada do GT -
Terminologia; Retomada
das reuniões por área;
Coordenação de
Bibliotecas e informes
gerais.
- 24/07/2017.
Pauta: Reuniões por área
(Saúde e
Multidisciplinar);
Manutenção das
unidades; Implantação do
SEI na UFF;
Repositório Institucional;
Informes Gerais.
- 23/10/2017.
Pauta: Férias Web com a
presença da Chefe do
SCAP /DDV /DAP
Priscilla Dutra, a convite
da Superintendente, para
sanar dúvidas de todas as
unidades da SDC, quanto
a marcação de férias pelo
Sistema Férias Web.
- 08/12/2017.
Pauta: Pergamum; Ficha
de Catalogação
automática; Oficina de
Pequeno Reparos no
Sistema de Bibliotecas;
Status sobre Contrato dos
Terceirizados da Empresa
Liderança; Programa de
estágio interno da
UFF/SDC; Informes
Gerais
Fornecer e coletar
informações de
processos operacionais,
Comunicar mudanças,
implantação de novos
projetos; Obtenção de
feedbacks;
acompanhamento,
avaliação e/ou
informações gerais
sobre o Sistema de
Bibliotecas e Arquivos;
Busca da melhoria
contínua dos resultados;
Superintendência de
Documentação
45 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Reuniões do Conselho
Deliberativo da SDC
- Apresentação ao
Conselho Deliberativo, as
ações planejadas e
desenvolvidas pela SDC
- - Reunião em 28/06/17
- Pauta: Retorno/Status
das reuniões por área;
Reestruturação
organizacional da SDC;
Regulamento da
Comissão Permanente de
Avaliação de
Documentos; Agente
Patrimoniais;
Comunicação oficial de
desligamento a pedido
dos membros Ana Paula
Lima dos Santos e Ana
Nogueira, e por
aposentadoria, da
Suplente Ana Maria de H.
C. Sá Couto; Assuntos
gerais.
-
- Reunião em 17/11/17.
Pauta: Leitura e
aprovação da Ata de
Reunião de 28/06/2017
para fins de assinatura;
Status da estrutura
organizacional da SDC;
Minuta - Política de
Controle Patrimonial de
acervos bibliográficos;
Calendário preliminar
CDL/SDC 2018;
Assuntos Gerais
Superintendência de
Documentação
Conselho Deliberativo
46 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Acolhimento de novos
servidores da SDC
A partir de 2016, a gestão
da SDC iniciou um
trabalho de acolhimento
dos novos servidores,
buscando apresentar aos
recém-chegados, uma
visão macro da
instituição, bem como as
especificidades do
sistema de bibliotecas e
arquivos, enquanto local
de exercício de suas
atividades.
A abertura do
Acolhimento é conduzida
pela Superintendente, que
apresenta aos servidores,
a Superintendência de
Documentação. Dando
sequência à esta
atividade, as
coordenações de
bibliotecas e de arquivos,
bem como as suas
respectivas sessões,
setores, secretaria e
laboratórios, apresentam
as ações desenvolvidas
em suas unidades,
munindo os servidores
com informações básicas
sobre as atividades
realizadas no âmbito da
SDC. Além das
apresentações de cada
área, também fazem parte
deste projeto, alguns
treinamentos como uso do
software de bibliotecas –
Pergamum e do
Repositório Institucional
da UFF, que contam com
o apoio dos grupos de
trabalho de formação
continuada e de
capacitação, ambos
constituídos e convidados
pela Superintendência
para fazer parte deste
projeto.
Superintendência de
Documentação
Reestruturação
organizacional da SDC
Levantamento de
inconsistências na
estrutura organizacional
da SDC, tais como:
setores em desativação e
servidores em exercício
fora da sua unidade atual;
Revisão e atualização da
estrutura organizacional,
Relacionando todos os
servidores, bem como
suas respectivas chefias,
com vistas a providenciar
o ajuste da lotação e
exercício de suas
atividades no SIORG-
UFF.
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
47 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Mudança de layout da
SDC
Reorganização do layout
da Sede da SDC, pensada
de forma coletiva e em
conjunto com os
servidores e chefias das
respectivas seções.
Otimização e adequação
do espaço físico;
motivação da equipe;
ampliar a satisfação das
pessoas no ambiente de
trabalho; Melhoria da
execução das atividades.
Superintendência de
Documentação
Laboratório de Conserva-
ção e Restauração de
Documentos
Coordenação de
Bibliotecas
Seção de Informação
Referencial
Seção de Processamento
Técnico
Seção de Planejamento e
Desenvolvimento de
Coleções
Placas de sinalização
interna e externa da
SDC
Substituição das placas de
sinalização interna e
externa da Sede da SDC.
As placas “Núcleo de
Documentação” foram
substituídas por placas
com nova nomenclatura
“Superintendência de
Documentação”
Confecção de placas de
sinalização interna e da
fachada da Sede da SDC.
Superintendência de
Documentação
Laboratório de Conserva-
ção e Restauração de
Documentos
Acompanhamento de
Leis, programas e
projetos nas áreas de
Biblioteconomia e
Arquivologia;
Atualização e
modernização de
processos internos,
considerando a base legal
vigente das respectivas
áreas e seus respectivos
órgãos de controle.
Apoio na transformação
da administração pública
em uma administração
mais moderna e eficiente
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
Relações permanentes
com Reitoria, Pró-
Reitorias,
Superintendências,
Unidades
Universitárias,
Departamentos de
Ensino e demais
instâncias da
Universidade;
Alinhamento das
atividades desenvolvidas
pela SDC, com o ensino
de graduação, pós-
graduação, pesquisa e
extensão da UFF, bem
como com o Plano de
Desenvolvimento
Institucional
Integração das atividades
da SDC, com o ensino de
graduação, pós-
graduação, pesquisa e
extensão da UFF
Superintendência de
Documentação
Coordenação de
Bibliotecas
Coordenação de Arquivos
1.10 INFRAESTRUTURA
A SDC solicitou e recebeu por doação, mobiliários encaminhados pelo BNDES. Deste modo,
distribuiu os mesmos conforme necessidade e aceite das respectivas unidades. Dentre estas:
48 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
QUADRO 20 - MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS `AS UNIDADES PELA SDC
UNIDADE NOTA DE
TRANSFERÊNCIA ESPECIFICAÇÃO TOMBAMENTO
BAC 16/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.298
CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.302
CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.319
BFV 18/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.306
BNO 19/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.307
BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.311
BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.312
BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.318
BCG 20/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.328
LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.315
LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.326
BEC 22/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.317
BIB 23/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.323
BENF 24/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.305
BEE 25/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.299
BFD 26/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.329
CORES 27/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.330
BCV 28/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.331
SPTE 29/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.327
SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.304
SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3
GAVETAS 600.320
BRO 31/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.309
CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.300
CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.308
SPDC 06/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.314
SDC/DIREÇÃO 10/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.310
SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO
ESTRUTURAL 600.332
SDC/DIREÇÃO 10/2018 MESA PLATAFORMA M6 600.422
SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO
ESTRUTURAL 600.441
SDC/SA 02/2018 MICRO HP 4GB 500GB DVD-
RW C/TECLADO E MOUSE 601.137
SDC/SA 02/2018 MONITOR LG LED HD 601.143
SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO 606.303
SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.325
MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (SISTEMA ANTIFURTO)
A UFF assinou um Contrato de R$ 44.696,35 (Quarenta e quatro mil seiscentos e noventa e
seis reais e trinta e cinco centavos) com a Empresa RFIDBrasil para realizar a Manutenção dos Portais
de Segurança das unidades da SDC que possuem Sistema Antifurto para segurança de seus acervos.
49 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Em 2016, com a liberação do Empenho 2016NE800583 no valor de R$22.241,94 (vinte e dois
mil, duzentos e quarenta e um reais e noventa e quatro centavos) em 2016, a Empresa RFIDBrasil
realizou visita técnica e manutenção em 14 Bibliotecas, conforme demonstrado no quadro 21.
Em 2017, a SDC recebeu novo Empenho 2017NE800336 no valor de R$22.454,41 (vinte e
dois mil, quatrocentos e cinquenta e quatro reais e quarenta e um centavos), para realização de Visita
Técnica nas unidades identificadas no mesmo quadro, que aguardavam Visita Técnica para
Manutenção dos Portais de segurança.
QUADRO 21 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA
2016 - EMPENHO 2016NE800583 2017 - EMPENHO 2017NE800336
Biblioteca de Administração e Contábeis Biblioteca de Economia
Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda Biblioteca do Instituto de Matemática e
Estatística
Biblioteca Central do Gragoatá Biblioteca da Faculdade de Veterinária
Biblioteca Central do Valonguinho Biblioteca da Faculdade de Farmácia
Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto de Computação Biblioteca de Administração e Contábeis
Biblioteca de Engenharia Metalúrgica Biblioteca do Instituto Biomédico
Biblioteca da Escola de Enfermagem Biblioteca da Faculdade de Medicina
Biblioteca da Faculdade de Direito Biblioteca Central do Gragoatá
Biblioteca da Faculdade de Medicina
Biblioteca do Instituto Biomédico
Biblioteca do Instituto de Física
Biblioteca do Instituto de Geociências
Biblioteca de Nova Friburgo
Biblioteca de Nutrição e Odontologia
TOTAL: R$ 22.241,94 TOTAL: R$ 22.454,41
QUADRO 22 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336)
2017 DESCRIÇÃO
Biblioteca de Economia
VISITA TÉCNICA EM 12/07/17
Não foi possível reparar o sistema que apresenta a unidade de
controle; estágios de potência e alimentação danificados. Por
se tratar de equipamento; fora de linha, seu reparo deve ser
feito via atualização com base de troca por outra
remanufaturada. Foi encaminhada proposta comercial em
04/08/17.
Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística
VISITA TÉCNICA EM 25/07/17
Visita técnica feita em 25/07/17 com instalação de sistema
usado c/ partes do valonguinho e enfermagem, tendo o sistema
ficado plenamente operante. Aterramento com problema, falta
tomada dedicada a ser fornecida pelo cliente e observaram-se
etiquetas com ativação parcial.
Biblioteca da Faculdade de Veterinária
VISITA TÉCNICA EM 28/07/17
Sistema foi recalibrado e limpo, tendo ficado plenamente
operante. Existe ruído na rede elétrica local. Contador de
fluxo externo operante, contudo o botão de reset (para zerar)
não funciona. Cliente pediu para avaliar com SDC os seguintes
custeios: 1) reparo do botão reset do contador de fluxo: 2)
50 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
aquisição de um ativador de etiquetas (etiquetas com ativação
parcial, por conta do metal das estantes); 3)
desinstalar/reinstalar antenas em outra posição
Biblioteca da Faculdade de Farmácia
VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 28/07/17 E 29/09/17.
O sistema ficou plenamente operante tendo sido reparada a
unidade de controle sem custos adicionais
Biblioteca do Instituto Norte Fluminense
VISITA TÉCNICA FEITA EM 01/08/17.
Não foi possível reparar o sistema. Apresenta a unidade de
controle com microprocessador danificado, empregando
componentes miniaturizados de tecnologia smd (surface
mounting device) montados em placa de circuito impresso
multilayer. Foi encaminhada proposta comercial em 04/08/17.
Biblioteca de Administração e Contábeis
VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 25/07/17, 29/09/17 E
08/11/17
SDC solicitou à BCG a transferência de 1 (um) SISTEMA,
que foi DOADO e FICOU PLENAMENTE OPERANTE.
Biblioteca do Instituto Biomédico
VISITA TÉCNICA FEITA EM 25/07/17
Instalação de sistema usado fornecido pela rfidbrasil
atualização tecnológica, que ficou plenamente operante
Biblioteca da Faculdade de Medicina
VISITA TÉCNICA FEITA EM 28/07/17
Instalação de controladora reparada, tendo o sistema ficado
plenamente operante
Biblioteca Central do Gragoatá Reinstalação do sistema em outro lugar à pedido da chefia
TOTAL R$ 22.454,41
51
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Constituída através da Portaria nº 44.482 de 18 de abril de 2011, a Coordenação de
Bibliotecas, foi criada na ocasião da reestrutura organizacional da UFF, como responsável pela gestão
das ações que visem à organização e disseminação da informação no âmbito das bibliotecas da
Universidade.
2.1 BIBLIOTECAS
Localizadas na cidade de Niterói e outros 8 (oito) municípios do Estado do Rio de Janeiro:
Santo Antônio de Pádua; Macaé; Volta Redonda; Nova Friburgo; Angra dos Reis; Campos dos
Goytacazes; Rio das Ostras e Petrópolis, as 31 (trinta e uma) Bibliotecas do Sistema atendem a todas
as áreas do conhecimento dos cursos de Graduação e Pós-Graduação ofertados pela UFF, incluindo
duas unidades escolares, no Colégio Universitário Geraldo Reis e na Unidade de Educação Infantil
(Creche Flor de Papel), que atendem ao ensino fundamental e médio, além da Biblioteca do Centro de
Memória Fluminense, especializada em História do Estado do Rio e a do Centro de Obras Raras e
especiais. (QUADRO 23).
QUADRO 23 - BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
ÁREAS SIGLA UORG HORÁRIO DE
FUNCIONAMENTO
CIÊNCIAS BIOLÓGICAS
Instituto Biomédico BIB/SDC 1570 8:00 - 18:00
CIÊNCIAS EXATAS E DA TERRA
Instituto de Química BGQ/SDC 1587 7:30 - 17:30
Instituto de Matemática e Estatística BIME/SDC 2013 9:00 - 19:00
Instituto de Física BIF/SDC 1588 10:00 - 20:00
Instituto de Geociências BIG/SDC 1589 9:00 - 21:00
Instituto do Noroeste Fluminense de Educação
Superior BINF/SDC 1873 10:00 - 20:00
CIÊNCIAS HUMANAS, LINGUÍSTICA, LETRAS E ARTES
Campus do Gragoatá BCG/SDC 1583 8:30 - 21:00
Instituto de Educação de Angra dos Reis BIAR/SDC 2139 9:30 - 21:30
DOCUMENTAL E CULTURAL
Centro de Memória Fluminense CEMEF/SDC 1594 9:00 - 19:00
CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
Faculdade de Administração e Ciências
Contábeis BAC/SDC 1573
9:00 - 20:30
*Sábado 10:00 - 16:00
Faculdade de Direito BFD/SDC 1575 9:00 - 20:00
Faculdade de Economia BEC/SDC 1574 9:00 - 20:00
Escola de Arquitetura e Urbanismo BAU/SDC 1577 8:00 - 18:00
Instituto de Ciências da Sociedade BMAC/SDC 2085 9:00 - 21:00
Instituto de Ciências da Sociedade e
Desenvolvimento Regional BUCG/SDC 1874 9:00 - 21:00
ENGENHARIAS
52
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Escola de Engenharia de Petrópolis BCPE/SDC 2084 8:00 - 20:00
Escola de Engenharia e Instituto de Computação BEE/SDC 1571 8:30 - 21:00
Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica
de Volta Redonda BEM/SDC 1572 8:00 - 21:00
CIÊNCIAS DA SAÚDE
Escola de Enfermagem BENF/SDC 1578 9:00 - 18:00
Faculdade de Farmácia BFF/SDC 1579 9:00 - 19:00
Faculdade de Veterinária BFV/SDC 1955 8h:00 - 18:00
Faculdade de Medicina BFM/SDC 1580 8:00 - 20:00
Faculdades de Nutrição e Odontologia BNO/SDC 1581 8:00 - 18:00
Instituto de Saúde de Nova Friburgo BNF/SDC 1582 8:00 - 18:00
MULTIDISCIPLINARES
Central do Valonguinho BCV/SDC 1591 8:00 - 20:00
Instituto de Ciência e Tecnologia/
Instituto de Humanidades e Saúde BRO/SDC 1592 8:00 - 20:00
Instituto de Ciências Exatas (ICEx) e
Instituto de Ciências Humanas de Volta
Redonda (ICHS)
BAVR/SDC 1593 8:00 - 20:30
Centro de Obras Raras e Especiais CORES/SDC 8:00 - 17:00
BIBLIOTECAS ESCOLARES
Unidade de Educação Infantil da UFF (Creche) BFP/SDC 1969 8:00 - 17:00
Colégio Universitário Geraldo Reis (Coluni) BML/SDC 2145 7:30 - 16:30
TOTAL 30 UNIDADES
2.1.1 Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas
QUADRO 24 - AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS INFORMADOS PELAS BIBLIOTECAS UNIDADE TIPO DE ATIVIDADE
BAC
Palestra em sala de aula/Acolhimento 2017.1
Acessibilidade e inclusão
Digitalização de obras por meio do scanner leitor e utilização dos progrmas DosVOX, Mec Daisy,
barailly Fácil etc.
Serviço de alerta através de facebook dos cursos
BAVR Aula inaugural – Apresentação da BAVR*/Normalização de trabalhos acadêmicos
BCG
Visitas guiadas: VII Semana do GCI/ Conheça a UFF / VIII Encontro do GCI / Visita guiada –
Antropologia // Mesas temáticas – Revolução Russa / Lima Barreto / Exposição e Colóquio //
Exposições – Orgânico e Urbano / Maquetes da EAU 2017.1 / O mundo do trabalho em imagens
// Treinamentos – ABNT/ Mendeley //Aula – Literatura Francófona // Evento – BCG 23 anos e
abertura exposição // Gravação – Série ‘De lá pra cá’ // Palestra - Serviço de Referência // Novas
aquisições – Janeiro a julho / Setembro e outubro
BCV Treinamento com alunos do curso de Química (Bac/Lic) e Química industrial
BEC
1o. Encontro de Bibliotecários da SDC // Participação na organização e no Lançamento do Livro O
Capital traduzido pelo Professor Marcelo Carcanholo // Participação no Evento Anual NIEP-
MARX // RIUFF // Treinamento de Periódicos
BEE Programa de Acolhimento Estudantil (PAE) // Treinamento: "Uso Efetivo da Biblioteca Digital
IEEE Xplore" // I e II Feira de Saberes Agroecológicos
BEM Acolhimento estudantil // Agenda acadêmica // Visita ao asilo
BENF Treinamento: Pesquisa em base de dados: BVS e Portal de Periódicos da Capes // Visita guiada e
apresentação do sistema Pergamum // Acolhimento Estudantil // Treinamento Pergamum e Meu
53
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Pergamum // Normalização de Trabalhos Acadêmicos e Normas ABNT // Estratégia de busca e
pesquisa em base de dados // Participação em bancas de TCC’s // Assessoramento de pesquisa
individualizada
BFD
Cursos: de Documentação Jurídica, GIDJ/RJ / Direito Digital e a Constituição Federal de 1988 –
OAB/RJ Méier / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos – GT Capacitação UFF/SDC /
Apresentação de Trabalhos Acadêmicos em Rio das Ostras – UFF / Apresentação de Trabalhos
Acadêmicos em Macaé – UFF/ de Marketing em mídias sociais: estratégias para Bibliotecas –
GIDJ/ Fundamentos de Marketing de Mídias Sociais – PUC/RJ / Noções de Documentação
Jurídica – GIDJ / Gestão de Relacionamento nas Mídias Sociais – Faculdade Cásper Líbero/SP /
Como se tornar um escritor / Direito Autoral e Combate à Pirataria nas Violações On-line //
Minicursos: Apresentação de Trabalhos Acadêmicos – UFF / Apresentação de Trabalhos
Acadêmicos – UFF – 2ª turma // Palestras: Informações Juridicas em Dois Momentos – GIDJ/RJ
/ Sociedade Digital e Reflexões Legais – OAB/RJ // I Jornada Científica e Tecnológica de Libras –
UFF // Jornada de Pós-Graduação – UNIRIO // 2º Simpósio Além do Olhar – UFF // Repositórios
Digitais de Acesso Aberto – FGV // Fórum de Organização do Conhecimento – UFRJ // III Fórum
de Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ – UFRJ // II Simpósio Internacional de
Leitura – PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // III Fórum de
Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ – UFRJ // II Simpósio Internacional de
Leitura – PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // I Encontro de Libras
e Saúde – UFF // II Encontro de Professores e Alunos de Libras – UFF // 5º Seminário de
Documentação e Informação Jurídicas – GIDJ // XXVII CBBD – FEBAB // Fórum das
Bibliotecas de Arte – Redarte // I Fórum de Organização do Conhecimento – UNIRIO // II Oficina
para Formação de Instrutores // III Simpósio de Preservação e Conservação de Acervo –
ECA/USP // I Simpósio de Biblioteca Digital – Arquitetura da Informação – ECA/USP // II
Colóquio de Informação e Documentação Jurídica – ECA/USP // III Congresso Internacional em
Tecnologia e Organização da Informação – ECA/USP // Workshop Web of Science e Integrity //
VIII Encontro Acadêmico do Departamento de Ciência da Informação – UFF // Encontro Email
Marketing Summit 2017- Faculdades Cásper Líbero/SP // Oficina de Textos Acadêmicos – UERJ
// 2º Seminário de Tecnologia e Cultura – Casa de Rui Barbosa
BFF Palestra sobre BFF. Informações variadas: sistema SDC, Recursos informacionais da biblioteca e
Pergamum.
BFM Treinamentos: de aluno nas bases de saúde / Catálogo Pergamum online / de docentes e alunos de
pós graduação
BFP Apresentação da cultura surda com a autora Luciane Rangel // Atividade com cordéis, com
cordelista João Batista
BFV
Aula no laboratório de Informática, como parte da ementa de aulas práticas, para os alunos da
disciplina de Metodologia Científica da Faculdade de Medicina Veterinária sobre o tema:
“Pesquisa Bibliográfica: Seleção final dos artigos por grupos”,ministrada pela Bibliotecária chefe.
// Recepção dos calouros na BFV no início dos períodos letivos com entrega de folder e
divulgação dos serviços da Biblioteca // Participação da BFV na Campanha de Agasalhos
promovida pela SDC // Realização do Curso online SEI/USAR pelos servidores- ENAP //
Participação do curso Repositório Institucional SDC/UFF // Participação como ouvintes do I
Encontro de Bibliotecários do SDC // Participação da chefia nas Reuniões de Área Médica (SDC)
iniciadas em abril deste ano, com total de 6 encontros, 1 em cada Biblioteca./ Participação da
chefia no Grupo de Terminologia – SPTE/SDC // Participação da Chefia e da Subchefia, como
convidadas, nas reuniões do colegiado da unidade
BGQ
Apresentação da BGQ/SDC na aula inaugural do Programa de Pós-Graduação em Geoquímica //
Treinamento de usuários e difusão dos serviços informacionais da BGQ/SDC // Oficina de
normalização de trabalhos acadêmicos // Aniversário da BGQ de 39 anos objetivando acolher e
estreitar vínculos entre os discentes, docentes e a biblioteca. // Apresentação da BGQ/SDC aos
calouros da Química no Acolhimento Estudantil // Campanha do Agasalho (31 peças)
BIAR
Participação no Congresso de Diversidade com oferta de oficina, participação em comissão
cientifica, mediação na apresentação de trabalhos acadêmicos, recepção e organização dos
pôsteres. Lançamento de livros // Gestão e organização do espaço externo de leitura
BIB Acolhimento Estudantil UFF. Projeto Biblioquiz.
BIME Acolhimento estudantil (visita guiada)
BINF Sarau poético:”um convite à poesia” // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF
54
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
BMAC Acolhimento estudantil // Treinamento do Repositório Institucional da UFF // Quarta-feira rosa na
UFF // Minicurso Apresentação de trabalhos acadêmicos
BML
Participação e organização: no LITERUNI - Evento de literatura na BML/COLUNI nos dias 3,4,5
de outubro de 2017 // Participação no treinamento de inserção e validação de itens no Repositório
Institucional da UFF (RIUFF) dia 9 de maio de 2017 // Participação na Mesa Redonda : Leitura e
escrita,dia 4 de setembro no auditório do COLUNI // Participação na palestra de Cristian Santos,
sobre Livro, Leitura, Literatura e Bibliotecas no CCBB RJ em 13 de janeiro de 2017 // Banner da
BML no Jubileu de prata do PROALE // 2 lugar na Agenda Acadêmica: Biblioteca Monteiro
Lobato: reinar na Literatura //
BNF Visita guiada
BNO Participação no Acolhimento Estudantil no 1º e 2º semestres de 2017 // GT Capacitação de
Usuários SDC // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF
BRO
Minicurso Apresentação de Trabalhos Acadêmicos segundo as normas da ABNT //
Oficina de Encadernação Artesanal na Agenda Acadêmica // Rodas de Conversa:
“Desenvolvimento de Arte Conceitual para Jogos Eletrônicos" como parte da X Mostra
ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia / “Desafios de ser Youtuber universitário - Do processo
criativo a rentabilização" / “A arte na modernidade líquida" como parte da X Mostra
ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia
BUCG Treinamento RIUFF - TAE / Docentes
CEMEF
Exposições: “Autógrafos da Coleção Marco Lucchesi.” / “50 edifícios: construindo Niterói.” //
Participação na 7ª Semana Fluminense do Patrimônio com a exposição 50 Edifícios – Construindo
Niterói
2.1.2 Centro de Obras Raras e Especiais (CORES)
O Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) inaugurado no dia 2 de outubro de 2017, na
Sede da SDC, é constituído por um acervo diversificado, oriundo das coleções do Sistema de
Bibliotecas da UFF. O mesmo foi concebido, considerando principalmente dois critérios principais:
raridade e preciosidade do acervo, que conta com 16 mil itens armazenados num espaço reservado
para o acondicionamento e guarda dos mesmos.
O acervo que compõe o CORES vai além do caráter de antiguidade. Este possui obras com
exemplar único e inédito e que fazem parte de edição especial, como o Vol.1, n.1 do Index Medicus –
Current Medical Literature of the World, datado de 1879.
Também fazem parte deste acervo, obras que possuem alguma distinção importante, como o
Bulletins et Memories Société De Chirurgie de 1883, considerado um periódico raro e/ou especial;
Obra com encadernação de luxo, como a de El Ingenioso Don Quijote de La Mancha, de 1930; O
mapa hidrográfico que mede 1.60m x 2.20m e a publicação Flora Fluminense, datada de 1827, além de
plantas rascunhadas por Niemeyer, que abrilhantam e integram o acervo do CORES.
Com este acervo, a UFF busca além de preservar a memória institucional e acadêmica,
oferecer à comunidade, mais uma fonte de pesquisa e informação.
Na ocasião de sua inauguração, o público teve a oportunidade de apreciar exemplares em
exposição, que mostram a riqueza do acervo, além de conhecer as técnicas utilizadas para tratamento e
55
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
preservação dessas obras, aplicadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos
da Superintendência de Documentação da UFF- LACORD/SDC/UFF.
Para tratamento do acervo do Centro de Obras Raras e Especiais (CORES), foram aplicadas
técnicas e procedimentos de conservação e restauração de obras e documentos, de forma responsável,
tendo em vista a preocupação com o meio ambiente e o desenvolvimento sustentável: como uso de
papel alcalino ou neutro para elaborar folhas de guarda e papel japonês, neutrocom (grandes fibras)
para pequenos reparos e encolagens de páginas inteiras; Iluminação baixa para evitar danos ao papel;
cola neutra CMC (carboxy-metyl-celulose), que permite a reversibilidade do processo; controle da
umidade relativa e a temperatura do espaço reservado ao acervo, utilizando um desumidificador e sem
utilização do ar condicionado evitando com isso uma oscilação de temperatura; higienização constante
no acervo, evitando a contaminação por pragas como as baratas, ratos, cupins, brocas, fungos, entre
outros.
A Responsabilidade ambiental e sustentabilidade é um compromisso da Administração Central
da universidade, assumido também pela atual gestão da Superintendência de Documentação e apoiado
pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, que incentiva e acompanha o desenvolvimento de ações e
iniciativas, que contribuiram para construção do Plano de Logística Sustentável (PLS), voltado a todos
os campi da UFF. A criação deste plano que é uma demanda do governo federal, alinha-se ao
documento de Motivação Institucional da Universidade Federal Fluminense que busca aplicar
conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e acadêmica da instituição.
Várias iniciativas são desenvolvidas pela SDC em prol da Responsabilidade ambiental e
Sustentabilidade, e o CORES é um exemplo concreto de iniciativa responsável e sustentável, sob
orientação do Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos.
A entrega do CORES à comunidade, é resultado de um trabalho coletivo e de cooperação,
somado a outros voluntários interessados pela área, além do apoio e incentivo imprescindível da
Administração Central da UFF, em especial, dos Profs. Sidney Mello (Reitor) e Antônio Cláudio
Nóbrega (Vice-Reitor), que contribuíram enormemente para que este projeto se tornasse realidade.
QUADRO 25 – ACERVO CORES
TIPO DE MATERIAL (RECEBIDO POR
DOAÇÃO) TÍTULOS EXEMPLARES
Livros
252 275
Periódicos 275 16.076
TOTAL 252 275
56
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.1.3 Indicadores
2.1.3.1 Acervo atual
Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de Acervo nas bibliotecas do Sistema:
quantitativo atual, aquisição por compra e doação, bem como o crescimento do mesmo.
Em 2017 foram agregados ao das Bibliotecas do Sistema 9.358 novos títulos e 23.918
exemplares, o que possibilitou um crescimento do acervo de 2,16% em relação ao ano de 2016. O
acervo atual do Sistema de Bibliotecas da UFF conta com 407.133 títulos e 1.197.872 exemplares.
TABELA 3 - ACERVO TOTAL ATÉ 2017
TIPO DE ACERVO TÍTULOS EXEMPLARES
Dissertação 5.290 6.154
Dissertação da UFF 16.036 20.328
E-book 3.881 3.881
Livro 272.324 480.391
Periódico 21.902 578.773
Tese 5.929 7.288
Tese da UFF 3.442 5.087
Outros tipos 78.329 94.970
TOTAL 407.133 1.196.872
GRÁFICO 3 - ACERVO TOTAL ATÉ 2017
5.290 16.036
3.881
272.324
21.902
5.929
3.442
78.329 Dissertação
Dissertação da UFF
E-book
Livro
Periódico
Tese
Tese da UFF
Outros tipos
57
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
TABELA 4 - CRESCIMENTO DO ACERVO
2017
ACERVO
TOTAL 2016
ACERVO
BAIXADO
ACERVO
INCORPORADO
ACERVO
TOTAL
%
CRESCIMENTO
TÍTULOS 398.322 547 9.358 407.133 2,16%
EXEMPLARES 1.174.635 1.681 23.918 1.196.872 1,86%
2.1.3.2 Circulação
Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de circulação nas bibliotecas do Sistema:
consultas, empréstimos, devoluções e renovações de materiais, número de usuários cadastrados.
2.1.3.3 Funcionamento , Frequência e Operações no Pergamum
As Bibliotecas do Sistema funcionaram, em média, por 231 dias em 2017. A TABELA 5
demonstra o total de dias de funcionamento de cada biblioteca.
TABELA 5 - INDICADORES DE FUNCIONAMENTO , FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO PERGAMUM
SIGLA DIAS DE
FUNCIONAMENTO
FREQUÊNCIA
TOTAL
FREQUENCIA
MENSAL
FREQUENCIA
DIÁRIA
OPERAÇÕES
PERGAMUM
MÉDIA DIÁRIA
BCG 225 160.181 13.348 636 194.265 863
BIF 236 63.638 5.303 253 5.924 25
BAVR 231 51272 4.273 203
42.464
184
BEE 234 39.717 3.310 158
211.349
903
BIB 248 37.870 3.156 150 40.264 162
BFV 235 31.146 2.596 124 37.801 161
BEM 238 22.842 1.904 91
55.048
231
BFM 231 19.174 1.598 76 26.898 116
BCV 228 17.257 1.438 68
23.663
104
BNO 254 17.012 1.418 68
29.974
118
58
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
BAC 233 12.199 1.017 48
54.218
233
BFD 231 12.186 1.016 48 62.562 271
BFF 233 10.655 888 42 9.345 40
BENF 218 10.421 868 41 33.425 153
BRO 224 10.124 844 40
12.463
56
BIME 237 9.936 828 39
4.173
18
BUCG 230 8.907 742 35
145.605
633
BGQ 232 5.608 467 22
4.985
21
BFP 181 5593 466 22
6.862
38
BMAC 217 5336 445 21
29.555
136
BNF 237 3.664 305 15 3.948 17
BIG 236 3567 297 14
10.335
44
BINF 237 3.180 265 13
8.704
37
BEC 236 2815 235 11
37.061
157
BML 237 2684 224 11
1.489
06
BAU 237 2.672 223 11
14.689
62
BIAR 209 2330 194 9
15.451
74
BCPE 237 1.041 87 4 1.988 08
CEMEF 225 660 55 3
32.709
145
231 573.687 47.807 2.277 1.157.217 5.017
*SPTE – Total Operações em 2017 no Pergamum -139.533 / Média Diária - 620
* Bibliotecas - Total Operações em 2017 no Pergamum – 1.157.217/ Média Diária - 5.017
59
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
TABELA 6 - EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS POR BIBLIOTECA
SIGLA UNIDADE EMPRÉSTIMO CONSULTA
BAVR Instituto de Ciências Exatas e Instituto de Ciências Humanas e
Sociais (Volta Redonda) 23.542 27.720
BEM Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica (Volta Redonda) 22.842 2.035
BIB Instituto Biomédico 21.738 2.599
BCG Central do Gragoatá 20.559 17.014
BIF Instituto de Física 15.097 2.969
BCV Central do Valonguinho 12.893 4.338
BRO Instituto de Ciência e Tecnologia e Instituto de Humanidades e
Saúde (Rio das Ostras) 10.124 1.518
BEE Escola de Engenharia e Ciência da Computação 9.040 9.040
BEC Faculdade de Economia 7.570 624
BUCG Universitária de Campos dos Goytacazes 6.796 2.111
BFD Faculdade de Direito 5.070 2.817
BAC Faculdade de Administração e Ciências Contábeis 3.973 2.196
BFM Faculdade de Medicina 3.593 3.430
BNO Faculdade de Nutrição e Odontologia 3.574 2.697
BNF Campus Nova Friburgo 3.429 3.792
BINF Instituto do Noroeste Fluminense (Santo Antônio de Pádua) 3.180 213
BFV Faculdade de Veterinária 3.149 865
BIME Instituto de Matemática e Estatística 3.104 1.139
BFF Faculdade de Farmácia 2.980 7.692
BIG Instituto de Geociências 2.444 1.123
BAU Escola de Arquitetura e Urbanismo 2.411 550
BENF Escola de Enfermagem 2.355 815
BML Colégio Universitário Geraldo Reis 1.982 702
BGQ Pós-Graduação em Geoquímica 1.825 985
BIAR Instituto de Educação de Angra dos Reis 1.720 580
BFP Creche Flor de Papel 1.309 10.152
BMAC Instituto de Ciências da Sociedade de Macaé 893 590
BCPE Campus Petrópolis 886 155
CEMEF Centro de Memória Fluminense 5 660
TOTAL
195.639 109.998
60
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
GRÁFICO 4- INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS
2.1.3.4 Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas
TABELA 7 – SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS
SERVIÇO 2015 2016 2017
Empréstimos 136.527 227.872 195.639
Consultas 79.958 152.964 109.998
Reservas [1] 2857 4634 4.332
Renovação 60.064 103.743 133.569
Utilização do armário 5.001 6.996 28.889
Fichas catalográficas 2.005 3.269 4136
Usuários treinados 933 2.667 3138
Comutação bibliográfica 137 211 254
Levantamento Bibliográfico 94 153 57
Empréstimo entre Bibliotecas 76 89 71
[1] Dados do Relatório Pergamum 126
Cabe ressaltar que para atualização, manutenção de acervos; Atendimento ao usuário;
circulação de material bibliográfico; Normalização da representação descritiva e temática de
documentos; Gestão do Repositório Institucional da UFF (RIUFF); Gestão do software de automação
do acervo e dos serviços, a CBI conta com três Seções:
2014 2015 2016 2017
214.040
130.627
227.204
195.639
140.778
79.958
148.515
109.998
1 2 3 4
ano empréstimo consulta
61
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
QUADRO 26 - SEÇÕES DA CBI
SEÇÃO COMPETÊNCIAS
Seção de Informação Referencial (SIRE)
Fazer a gestão dos objetos digitais de serviços de informação
para os bibliotecários do sistema além de prestar assistência
aos profissionais da Superintendência de Documentação nos
projetos desenvolvidos em suas bibliotecas e arquivos e
promover a educação continuada através de cursos de
atualização profissional.
Seção de Planejamento e Desenvolvimento de
Coleções (SPDC)
Orientar, executar e acompanhar a constituição e manutenção
dos acervos das bibliotecas da Universidade, possibilitando
que as mesmas cumpram sua missão fundamental:
proporcionar o acesso ao conhecimento.
Seção de Processamento Técnico (SPTE)
Descrições de documentos e facilitar as buscas e a
recuperação da informação pela comunidade acadêmica da
universidade.
2.2 AÇÕES REALIZADAS PELA CBI
QUADRO 27 - CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO
PROGRAMA OBJETIVO
Atualização do Acervo Garantir a atualização do acervo informacional das bibliotecas
Formação Continuada
Desenvolver ações para qualificação, integração social e aprendizagem
dos bibliotecários, arquivistas e demais colaboradores do sistema de
Bibliotecas e Arquivos da UFF, visando à qualidade e eficiência dos
serviços prestados.
Capacitação de Usuários
Desenvolver ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade
acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais
disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o
aprimoramento constante da competência informacional dos usuários.
Pergamum UFF
Dar continuidade ao Projeto de Modernização do Sistema de
Automação das Bibliotecas, iniciado em 2011, através de ações que
garantam a manutenção do sistema para utilização plena dos seus
recursos, assim como a capacitação dos colaboradores.
Repositório Institucional da UFF Gestão e divulgação do Repositório Institucional da UFF.
Acompanhamento das atividades que envolvem a temática de capacitação de usuários e
formação continuada no Sistema de Bibliotecas da Universidade., através dos Grupos de Trabalho
(GTs), constituídos pela SDC, que atuam de forma voluntária no desenvolvimento e/ou ampliação de
ações já em curso na Superintendência de Documentação.
62
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
QUADRO 28 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA
PROGRAMA FORMAÇÃO
CONTINUADA AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES
O objetivo do programa é desenvolver
e/ou ampliar ações já em curso na SDC,
para qualificação, integração social e
aprendizagem aos bibliotecários,
arquivistas e demais colaboradores do
sistema de Bibliotecas e Arquivos da
UFF, visando à qualidade e eficiência
dos serviços prestados. O respectivo
Programa conta com o apoio do Grupo
de Trabalho de Formação Continuada da
SDC.
Submissão/Validação de itens
no Repositório Institucional da
UFF Datas: 09/05, 11/05,
15/05 e 17/05
Projeto da
SIRE/CBI/SDC;
40
Avaliação do MEC nas
Bibliotecas da UFF Data:
03/08;
Projeto da
SPDC/CBI/SDC;
31
Conservar e preservar:
caminhos para manter a
memória viva
Projeto CBI/SIRE
com participação
LACORD/SDC
109
Acolhimento de Novos
servidores da SDC.
Datas: 05/05, 21/06, 25/10
Projeto da
Superintendência
de Documentação
17
TOTAL 197
QUADRO 29 - DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO USUÁRIOS
PROGRAMA CAPACITAÇÃO USUÁRIOS AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES
O objetivo do programa é desenvolver
e/ou ampliar ações já em curso na SDC, voltadas
à educação e à capacitação da comunidade
acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos
informacionais disponíveis dentro e fora da
Universidade, a fim de contribuir para o
aprimoramento constante da competência
informacional dos usuários. O respectivo
Programa conta com o apoio do Grupo de
Trabalho de Capacitação de Usuários da SDC.
SAC-UFF: Serviço de
Atendimento ao Calouro
- As melhores dicas para
você ingressar com tudo
na UFF
21 e 22 de março
66
Estratégia de Busca e
Pesquisa em Base de
Dados
29 de junho 16
Minicurso de
Apresentação de
Trabalhos Acadêmicos
5 e 10 de julho
3 e 25 de outubro 276
Minicurso Estilo
Vancouver 27 setembro 59
Treinamento Mendeley,
Agenda Acadêmica 2017 26 de outubro 19
TOTAL 436
2.3 PERGAMUM UFF
Implantado no Sistema de Bibliotecas da UFF em 25 de novembro de 2013, o Pergamum é um
sistema informatizado de gerenciamento de dados composto por cinco módulos: Circulação de
63
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Materiais; Usuários; Catalogação; Relatórios; Aquisição e Parâmetros, que contempla as principais
funções de uma Biblioteca.
2.3.1 Funções e estratégias de gestão
Pensar a gestão de software num Sistema de Bibliotecas como o da UFF é um desafio enorme,
pois são necessárias ações que garantam a utilização plena dos recursos oferecidos pelo software,
assim como sua manutenção e capacitação dos profissionais responsáveis pela operação. No Sistema
de Bibliotecas da UFF as principais funções da gestão do Pergamum são:
Parametrização do sistema1;
Gerenciamento das permissões de acesso;
Elaboração de documentação: manuais, tutoriais e políticas de utilização para o Sistema;
Identificação; acompanhamento e orientação das questões de operação demandadas pelas
unidades;
Acompanhamento das demandas dos usuários dos serviços do Sistema;
Gerenciamento da qualidade dos dados da base;
Capacitação dos operadores.
Estas funções são coordenadas pela CBI e pela Seção de Processamento Técnico (SPTE);
sendo desempenhadas em colaboração com os Grupos de Trabalho (GTs); a Área de Operações da
Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e com os técnicos do Pergamum. Dentro desse
contexto a CBI atua como elo entre o fornecedor do software e a gestão do software é feita de forma
compartilhada.
Por ser um fator crítico de sucesso, que afeta a qualidade dos serviços prestados à
comunidade, a gestão tem que definir estratégias e prioridades para que possa exercer seu papel com
eficiência. Considerando esta necessidade foram definidas as seguintes estratégias para implantação
do Pergamum no sistema de bibliotecas da UFF:
Criação de Grupos de Trabalho para elaboração de manuais, tutoriais e políticas de para os
módulos principais módulos do Pergamum: Catalogação, Consulta e Meu Pergamum;
Criação de Canais de atendimento para suporte às demandas internas e externas;
1 Ação de configurar ou parametrizar um sistema de uso genérico de forma que o mesmo atenda os objetivos
propostos para uma determinada aplicação.
64
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Manutenção da infraestrutura de funcionamento de software em parceria com a Área de
Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e equipe técnica do
fornecedor;
Estabelecimento de níveis de acesso, com a definição de perfis de operação para desempenho
das funções dos operadores dentro do Pergamum (QUADRO 29);
Atualização de versão do Pergamum em 15/08, em parceria com os técnicos do Pergamum
e da Área de Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI);
Realização de treinamentos e oficinas2;
Avaliação do Pergamum;
O Encontro de 4 anos da Implantação do Pergamum UFF foi realizado em 24/11/17 junto com
I Encontro de Bibliotecários, com 67 de participantes.
QUADRO 30 - PERFIS DE OPERAÇÃO
PERFIL DE OPERAÇÃO N° DE OPERADORES
Auxiliar 127
Catalogação 45
Catalogação com autoridade 19
Chefias e Substitutos 52
Gestor do Sistema 5
Referência e Circulação 11
Seção de Processamento Técnico 4
TOTAL 263
A utilização de um software gerenciador para o acervo e serviços em bibliotecas necessita de um
trabalho específico, que apoie e contribua com as equipes, no sentido de sanar os problemas de
operacionalização, padronizar o atendimento aos seus usuários, além de incrementar as
funcionalidades do software para atendimento das necessidades de sua comunidade. Com este
objetivo foram realizadas as seguintes atividades no ano de 2017.
2 A Seção 3.5.3.1 deste relatório detalha as ações de capacitação no âmbito do Pergamum, realizadas pela SPTE.
65
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.3.2 Canais de atendimento ao usuário
As demandas dos usuários do Pergamum são classificadas em internas e externas e são
encaminhadas para o Grupo Gestor através dos seguintes canais de atendimento: e-mail do Suporte3;
Fale Conosco da Seção de Informação Referencial (SIRE) e Ouvidoria da UFF.
As demandas internas são aquelas encaminhadas pelas 30 bibliotecas do Sistema.
No período de abrangência deste relatório foram atendidas 755 demandas internas, que são
categorizadas na Tabela 8.
TABELA 8 – DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA
CATEGORIA QUANTIDADE %
Esclarecimento de dúvidas 252 33,37
Permissões 55 7,28
Erros de operação 47 6,22
Rede da UFF 2 0,26
Problema de acesso/URL 64 8,5
Atendimento APC 21 2,8
Cadastro de Operador 53 6,8
Fora do ar/lentidão 87 11,52
Configuração 10 1,32
Parâmetro 36 4,76
Transferência de acervo 1 0,13
Problema na aplicação 44 5,82
Alimentação de tabela 15 1,98
Validade do cadastro 11 1,45
Cadastro de Usuário 9 1,2
E-mails automáticos 16 2,11
Problemas com senha 27 3,57
Solicitação de Treinamento 5 0,66
Total 755 100
As demandas externas são aquelas recebidas da comunidade acadêmica, usuária dos serviços
online do Pergamum. Este serviço teve início no mês de março de 2015, quando conseguimos
regularizar o envio dos e-mails automáticos do Sistema: alertas de devolução; novas aquisições;
cobrança de usuários em atraso.
66
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
TABELA 9 - ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA
CATEGORIA QUANTIDADE %
Esclarecimento de dúvidas 252 33,37
Permissões 55 7,28
Erros de operação 47 6,22
Rede da UFF 2 0,26
Problema de acesso/URL 64 8,5
Atendimento APC 21 2,8
Cadastro de Operador 53 6,8
Fora do ar/lentidão 87 11,52
Configuração 10 1,32
Parâmetro 36 4,76
Transferência de acervo 1 0,13
Problema na aplicação 44 5,82
Alimentação de tabela 15 1,98
Validade do cadastro 11 1,45
Cadastro de Usuário 9 1,2
E-mails automáticos 16 2,11
Problemas com senha 27 3,57
Solicitação de Treinamento 5 0,66
TOTAL 755 100
GRÁFICO 5 - ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM 2017
2%
3%
7%
1%
1% 2%
6%
33% 12% 5%
7%
6% 4%
8%
0%
1%
0%
0%
1%
Atendimentos Suporte Pergamum 2017 Alimentação de tabela Atendimento APC Cadastro de Operador Cadastro de Usuário Configuração Emails automáticos Erros de operação Esclarecimento de dúvidas Fora do ar/lentidão Parâmetro Permissões Problema na aplicação Problemas com senha Problemas de acesso/URL Rede da UFF Solicitação de Treinamento Transferência de acervo Usuários Validade do cadastro
67
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.3.3 Desempenho do sistema
Os itens abaixo descrevem dados sobre o desempenho do sistema. Na Tabela 10
demonstramos a evolução do acervo na base bibliográfica do Pergamum UFF com as obras
catalogadas e colocadas à disposição da comunidade acadêmica durante o ano de 2017, quando foram
catalogados 13.000 títulos e 49.261 exemplares nas 30 unidades do Sistema. Observa-se, então, um
crescimento de 5,1% da base de dados.
TABELA 10 – EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE
ATÉ
2016
CATALOGADO
EM 2017
TOTAL
EM 2017
%
CRESCIMENTO Títulos 253.792 13.000 266.792 5,1% Exemplares 480.489 49.261 529.750 10,3% Exemplares
adicionais 979 461 1.440 47,1%
TABELA 11 - ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL
TIPO DE MATERIAL TÍTULOS EXEMPLARES EXEMPLARES
ADICIONAIS
Anais de evento 52 54 1
Apostila 9 14 0
Artigo de Periódico 1 0 0
Catálogo 20 29 1
CDs 99 157 2
Dissertação 1255 1412 43
DVD 14 22 0
E-book 1103 0 0
Filme 1 1 0
Folheto 78 101 0
Livro 8239 16213 370
Mapa 3 3 0
Monografia 183 183 0
Obra de referência 213 316 31
Obra Rara 2 3 0
Periódico 649 29538 1
Projeto final 196 196 0
Publicação avulsa 1 2 0
Publicação seriada 13 15 0
Relatórios em geral 6 11 0
Separata 1 1 0
Teses 380 473 12
Trabalho de conclusão de curso 512 518 0
TOTAL 13000 49261 461
68
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
GRÁFICO 6 - ACERVO CATALOGADO POR ANO
No período de abrangência deste relatório foram cadastrados 7.028 novos usuários para
utilização do serviço de empréstimo online nas unidades do Sistema de Bibliotecas. (TABELA 11).
TABELA 12 – USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017)
TIPO DE USUÁRIO QUANTIDADE
Aluno (Graduação) 6.399
Aluno (Pós-Graduação) 447
Professor 85
Funcionário da UFF 71
Prestador de serviço 8
Residentes 4
Professor Substituto 8
Biblioteca externa 3
Pesquisador 1
Aluno Cederj 2
TOTAL 7.028
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2013
10.885
13.627 13.627
11.948
5.040 5.247
8.533
13.000
1 2 3 4 5 6 7 8
Acervo Catalogado por ano
Ano Acervo
69
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.4 SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE)
2.4.1 Recursos Humanos
Em 2017, houve um crescimento significativo da Equipe na Seção. Com a chegada de novos
integrantes, a SIRE contou em 2017 com o seguinte quadro de pessoal: 04 Bibliotecários, 01 Técnico
em Tecnologia da Informação e 02 Estagiários.
GRÁFICO 7 – EQUIPE SIRE/SDC
57%
14%
29%
Equipe SIRE/SDC
Bibliotecário Técnico em Tecnologia da Informação Estagiário
70
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.4.2 Aperfeiçoamento de Pessoal
QUADRO 31 - APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL
TIPO DO EVENTO TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES
Palestra Repositórios digitais confiáveis CNEN 01
Seminário Repositórios digitais de Acesso Aberto FGV 04
Encontro Encontro Gestores de Repositórios da
Região Sudeste IBICT 01
Conferência Conferencia Luso-Brasileira de Acesso Aberto CONFOA/IBICT 01
2.4.3 Serviços oferecidos
Serviços ao usuário por e-mail
Houve uma redução nos serviços de referência virtual prestados por e-mail pela SIRE, devido
principalmente à inconstância no funcionamento do provedor de e-mails e manutenção no banco de
dados da Universidade, que inabilitou o canal Fale conosco das páginas das bibliotecas da SDC.
QUADRO 32 - SERVIÇOS AO USUÁRIO POR E-MAIL
SERVIÇO 2016 2017 CRESCIMENTO %
E-mails recebidos - canal Fale Conosco 215 123 42,79%
E-mails respondidos - canal Fale Conosco 146 75 48,63 %
E-mails – canal Fale Conosco – Suporte Pergamum 37 15 59,46%
GRÁFICO 8 - SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE – CANAL FALE CONOSCO
-
71
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Programa de Acolhimento Estudantil - O PAE 2017 apresentou uma mudança de perfil de suas
atividades, voltado principalmente para o entretenimento. Por esta questão, a SDC/ SIRE sugeriu
às unidades que realizassem visitas guiadas ou outras atividades de boas-vindas aos calouros;
O Programa de Acolhimento aos novos servidores da SDC é uma atividade planejada pela
Superintendência de Documentação, coordenada pela SIRE e apoiada pelo Grupo de Trabalho de
Formação Continuada;
Treinamento de usuários
Repositório Institucional - A Capacitação para uso do Repositório Institucional da UFF é uma
atividade que vem sendo ofertada desde o início do processo de institucionalização do RiUFF, de
forma individualizada ou pequenos grupos, sob demanda das secretarias, coordenações de curso e
bibliotecas. Entretanto, visando um alcance maior com menos esforços, decidiu-se pela mudança no
formato, ofertando treinamento para um número maior de pessoas em datas previamente definidas.
Um desses treinamentos, voltado para os bibliotecários do Sistema foi realizado em parceria com o
Grupo de Trabalho Formação Continuada, em laboratórios da Universidade. O RIUFF atualmente
possui 497 Usuários Cadastrados; 249 Comunidades criadas e 272 Coleções criadas.
TABELA 13 - REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL
REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL 2016 2017 CRESCIMENTO %
Itens Publicizados 1871 4114 54,52%
Itens Pendentes de validação4 251 316 20,56%
Comunidades/coleção 25 177 7,08%
Itens Excluídos por testes ** 16 -
Itens Excluídos5 ** 68 -
Depuração manual de dados no RiUFF6 ** 6.200 -
Usuários Cadastrados ** 259 -
Comunidades criadas ** 245 -
Coleções criadas ** 245 -
Capacitação sobre o Repositório Institucional da
UFF (depósito) ** 44 -
Capacitação sobre o Repositório Institucional da
UFF (depósito e validação) ** 54 -
** estes indicadores não eram computados em 2016.
Ficha catalográfica ONLINE / FICA-ON
Com o intuito de disponibilizar o serviço para o usuário, e apoiar o fazer dos bibliotecários
em suas unidades, a Seção de Informação Referencial, implantou o Sistema Gerador de Fichas
4 Estes itens podem ser aceitos ou recusados, dependendo da validação dada pela Biblioteca.
5 Itens já publicizados pela Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto da Computação e excluídos pela
gestão do RIUFF. 6 Correção de termos nos itens do repositório
**Dados não fornecidos em 2016.
72
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Catalográficas Este programa foi confeccionado a partir de código de programação cedido pelo
Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da Universidade de São Paulo. Como melhoria, a
SDC/SIRE desenvolveu a geração automática de Cutter; preenchimento automático do nome do
Instituto/Departamento, a partir da seleção do curso já disponível eletronicamente.
É importante ressaltar que, dado o volume de fichas geradas ao fim de cada semestre, optou-se
pelo não armazenamento das informações preenchidas no Banco de dados da Universidade, o que
representaria uma sobrecarga de informações que, posteriormente, seriam inutilizadas.
A implementação deste sistema nas páginas das Bibliotecas da SDC é personalizado e
acontecerá de acordo com o cronograma interno desta Superintendência. A primeira biblioteca do
Sistema a ser contemplada com o FICA-ON, foi a Biblioteca de Rio das Ostras, a partir de 06 de nov.
2017 e o Laboratório de Tecnologia e Gestão de Negócios e Meio Ambiente. Estima-se que até março
de 2018, todas as unidades já estarão com este serviço disponível.
QUADRO 33 - FICHA CATALOGRÁFICA ONLINE
CATEGORIA PÁGINAS
Sistema Gerador de Fichas Catalográficas – FICA-ON 02 (Biblioteca de Rio das Ostras e LATEC)
Outros serviços desenvolvidos pela SIRE
TABELA 14 - OUTROS SERVIÇOS SIRE
SERVIÇO 2016 2017
Informes nas mídias sociais da SDC ** 164
Criação de novos administradores nas páginas das Bibliotecas 87 61
Criação e impressão de certificados ** 44
Criação de novas contas de e-mail webmail NDC 07 06
Desbloqueio de contas de e-mail webmail NDC ** 06
Alteração de senhas de contas de e-mail webmail NDC 25
Exclusão de contas de e-mail webmail NDC 14 09
Aumento de cota de contas de e-mail webmail NDC ** 12
Diminuição de cota de contas de e-mail webmail NDC ** 15
Configuração da assinatura padronizada para o e-mail ** 15
Serviços de disseminação da informação
TABELA 15 - SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO
TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICADE
ACESSO 2016
ESTATÍSTICA
DE ACESSO
2017
CRESCIMENTO
%
Facebook www.facebook.com/Seção-de-
Informação-Referencial-
Superintendência-de-
Documentação-UFF
22 feeds com 1130
alcances orgânicos 164 feeds
645,45%
Site www.ndc.uff.br 125.452 acessos 310.169 acessos 147,24%
73
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Site www.uff.br 15.319 acessos 26.929
75,79%
Site www.bibliotecas.uff.br *** 358.189 ***
QUADRO 34 - STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/2018
ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO STATUS
Capacitação das Unidades sobre o conceito
de Repositório Institucional e seu
funcionamento
Nivelar o conhecimento dos bibliotecários da
SDC sobre o que seja o RI, seu funcionamento e
suas possibilidades.
Realizado
Capacitação das Unidades para validação dos
TCCs no RI-UFF e submissão das Teses e
Dissertações
Capacitar as demais bibliotecas do Sistema na
validação dos TCCs, e da submissão das teses e
dissertações no RIUFF, tendo em vista a
extinção da BDTD-UFF
Realizado
Bibliotecas.uff Decidir se as páginas das bibliotecas serão ou
não mantidas.
Readequação do layout de acordo com o manual
da SECOM.
Realizado
Bibliotecas.uff/ Mídias Sociais Divulgar amplamente o Guia de boas práticas
para Mídias Sociais, baseado nos manuais da
SECOM e condensado pela SIRE.
Não realizado.
Padronização de materiais Padronizar modelos de certificados,
responsabilidade de expedição, entre outros
Não iniciado
2.5 SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC)
2.5.1 Manutenção e atualização do acervo
Com o objetivo de adquirir livros da bibliografia básica e complementar dos cursos da
Universidade para compor o acervo das Bibliotecas do Sistema SDC, assinalamos os empenhos
relativos às firmas licitantes que tiveram o financeiro liberado em 17 de julho de 2017.
Para a aquisição 2017 foram liberados R$ 399.992,48. Empenhados R$ 300.278,40 para
títulos nacionais e R$ 99.714,08 para títulos estrangeiros (TABELAS 16, 17, 18 e 19).
Foram priorizados os cursos que passariam por avaliação externa do MEC em 2017, como
também os cursos cujas solicitações enviadas em anos anteriores não puderam ser atendidas.
Demandas atendidas: seguem as aquisições de Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar,
com a indicação das bibliotecas e cursos contemplados.
*Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros.
TABELA 16 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 - TÍTULOS NACIONAIS
CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS
SOLICITADOS
Nº DE
EXEMPLARES
SOLICITADOS
VALOR
ESTIMADO (R$)
Básico de Ciências da Saúde BIB 85 348 100,542,62
Engenharia de Produção
(Petrópolis) BCPE 78 362 36.129,14
74
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Matemática (Pádua) BINF 21 66 7.196,27
Ciências Naturais (Pádua) BINF 46 237 17.930,11
Direito (Macaé) BMAC 125 550 67.522,40
Ciências Sociais (Campos) BUCG 21 105 4.352,30
Geografia (Niterói) BIG 26 99 17.582,73
Nutrição (Niterói) BNO 33 166 22.038,00
Biomedicina (Nova Friburgo) BNF 91 477 103.501,16
Odontologia (Nova Friburgo) BNF 4 40 8.630,00
TOTAL 530 2.450 385.424,73
TABELA 17 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017- TÍTULOS NACIONAIS
CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS
SOLICITADOS
Nº DE
EXEMPLARES
SOLICITADOS
VALOR
ESTIMADO
(R$)
Engenharia de Produção
(Petrópolis) BCPE 50 250 20.591,95
Matemática (Pádua) BINF 20 57 4.473,12
Ciências Naturais (Pádua) BINF 40 137 9.998,00
Direito (Macaé) BMAC 87 174 16.799,80
Ciências Sociais (Campos) BUCG 3 15 694,50
Geografia (Niterói) BIG 24 76 4.856,00
Hotelaria (Niterói) BCG 103 226 17.811,89
Biblioteconomia (Niterói) BCG 13 39 1.863,06
Biomedicina (Nova Friburgo) BNF 21 132 54.780,98
TOTAL 361 1106 131.869,30
TABELA 18 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 - TÍTULOS ESTRANGEIROS
CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS
SOLICITADOS
Nº DE
EXEMPLARES
SOLICITADOS
VALOR
ESTIMADO (R$)
Geografia (Niterói) BCG 17 24 7.867,90
Matemática (Aterrado Volta
Redonda) BAVR 16 53 42.165,56
Engenharia de Produção
(Petrópolis) BCPE 16 80 34.594,70
Cinema (Niterói) BCG 4 14 900,07
TOTAL 53 171 85.528,23
75
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
TABELA 19 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 - TÍTULOS
ESTRANGEIROS
CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS
SOLICITADOS
Nº DE
EXEMPLARES
SOLICITADOS
INVESTIMENTO
ESTIMADO (R$)
Produção Cultural (Rio das
Ostras) BRO 16 36 3.740,40
Biblioteca (Niterói) BCV 1 2 2.000,00
Biblioteca (Niterói) BAC 1 1 2.000,00
Biblioteca (Niterói) BMAC 1 1 2.000,00
Biblioteca (Petrópolis) BCPE 1 1 2.000,00
Biblioteca (Pádua) BINF 1 1 2.000,00
Biblioteca (Niterói) BIB 1 1 2.000,00
Matemática (Aterrado Volta
Redonda) BAVR 28 58 27.174,40
Engenharia de Produção
(Petrópolis) BCPE 8 35 17.813,50
Cinema (Niterói) BCG 4 12 1.232,19
Matemática (Pádua) BINF 1 2 859,80
Ciências Naturais (Pádua) BINF 1 6 270,00
Geografia (Niterói) BIG 5 13 4.075,12
TOTAL 69 168 67.165,41
Considerando que muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o
financeiro disponibilizado para compra, existe atualmente uma demanda reprimida no valor
estimado de R$ 951.914,47, correspondendo a 1720 Títulos a 5.823 Exemplares, de bibliotecas e
cursos não contemplados com a verba PDI 2017. (TABELAS 20, 21, 22 e 23).
Esta situação é bastante preocupante se levarmos em consideração que a falta de bibliografia
atualizada nas bibliotecas é um fator negativo a ser considerado nas avaliações externas do MEC. A
PROGRAD, parceira institucional que busca apoiar as necessidades de informação das Bibliotecas que
atendem aos cursos de graduação, se disponibilizou em realizar esforços no sentido de captar recursos
para atender esta demanda.
TABELA 20 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2016-2017) – SOLICITAÇÃO DE
BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS NACIONAIS
CURSOS BIBLIOTECAS N
O DE
TÍTULOS
NO
DE
EXEMPLARES
VALOR
ESTIMADO
(R$) *
OBSERVAÇÃO
Fonoaudiologia (Nova
Friburgo) BNF 87 457 39.606,85
Solicitação 2016
Não contemplado
Psicologia (Campos) BUCG 69 345 19.532,15
76
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Solicitação 2016
Não contemplado
Física (Pádua) BINF 42 225 13.964,41 Solicitação 2017
Não contemplado
Ensino Mestrado (Pádua) BINF 104 310 14.652,59 Solicitação 2017
Não contemplado
Pedagogia (Pádua) BINF 63 204 8.837,09 Solicitação 2017
Não contemplado
Farmácia (Niterói) BFF 10 39 6.935,00 Solicitação 2017
Não contemplado
Ciência Ambiental (BIG) BIG 63 284 26.749,00 Solicitação 2017
Não contemplado
Enfermagem (Niterói) BENF 10 30 8.586,00 Solicitação 2017
Não contemplado
Enfermagem Mestrado
(Niterói) BENF 73 200 12.390,70
Solicitação 2017
Não contemplado
Administração (Macaé) BMAC 88 337 44.428,00 Solicitação 2017
Não contemplado
Ciências Contábeis
(Macaé) BMAC 111 443 57.824,00
Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina Veterinária
(Niterói)
BFV
115
440
130.002,58
Solicitação 2017
Não contemplado
Odontologia Pós-
Graduação (Nova
Friburgo)
BNF 9 11 1.939,63 Solicitação 2017
Não contemplado
Fonoaudiologia (Nova
Friburgo) BNF 3 7 1.160,00
Solicitação 2017
Não contemplado
Ciências Sociais (Campos) BUCG 30 117 5.304,69 Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina (Niterói) BFM 33 145 34.217,60 Solicitação 2017
Não contemplado
TOTAL 910 3.594 426.131,09
* Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros.
TABELA 21 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2014-2017) – SOLICITAÇÃO DE
BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS ESTRANGEIROS
CURSOS BIBLIOTECAS N
O DE
TÍTULOS
NO
DE
EXEMPLARES
VALOR
ESTIMADO
(R$) *
OBSERVAÇÃO
Engenharia do
Petróleo (Niterói) BEE 47 85 29.304,12
Solicitação 2014
Não contemplado
Medicina (Niterói) BFM 29 58 40.000,00
Solicitação 2016
Não contemplado
Química (Niterói) BCV 36 76 32.449,59
Solicitação 2016
Não contemplado
Ciências Biológicas
(Niterói) BCV 10 25 14.923,50
Solicitação 2016
Não contemplado
Física (Pádua) BINF 3 12 9.043,60 Solicitação 2017
Não contemplado
Modelagem
computacional em
C&T (Pádua)
BINF 20 22 10.554,54 Solicitação 2017
Não contemplado
77
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Ensino Mestrado
(Niterói) BINF 4 12 983,67
Solicitação 2017
Não contemplado
Ciência Ambiental
(Niterói) BIG 8 19 10.285,47
Solicitação 2017
Não contemplado
Geofísica (Niterói) BIG 8 15 3.940,30 Solicitação 2017
Não contemplado
Hotelaria (Niterói) BCG 11 55 6.939,64 Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina Veterinária
(Niterói) BFV 21 51 26.840,95
Solicitação 2017
Não contemplado
Fonoaudiologia (Nova
Friburgo) BNF 3 36 35.804,12
Solicitação 2017
Não contemplado
Biomedicina (Nova
Friburgo) BNF 8 39 13.921,35
Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina (Niterói) BFM 1 5 3.464,75 Solicitação 2017
Não contemplado
TOTAL 209 510 238.455,60
TABELA 22 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2015-2017) – SOLICITAÇÃO DE
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS NACIONAIS
CURSOS BIBLIOTECAS N
O DE
TÍTULOS
NO
DE
EXEMPLARES
VALOR
ESTIMADO
(R$) *
OBSERVAÇÃO
Ciências Econômicas
(Campos) BUCG 117 490 38.864,00
Solicitação 2015
Não contemplado
Física (Pádua) BINF 31 84 6.478,20 Solicitação 2016
Não contemplado
Pedagogia(Pádua) BINF 37 79 2.929,54 Solicitação 2017
Não contemplado
Ciência Ambiental
(Niterói) BIG 17 59 4.739,15
Solicitação 2017
Não contemplado
Enfermagem (Niterói) BENF 15 40 9.776,00 Solicitação 2017
Não contemplado
Administração
(Macaé) BMAC 90 180 21.325,38
Solicitação 2017
Não contemplado
Ciências Contábeis
(Macaé) BMAC 96 154 19.961,20
Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina Veterinária
(Niterói) BFV 97 245 67.264,88
Solicitação 2017
Não contemplado
Fonoaudiologia (Nova
Friburgo) BNF 17 79 5.439,60
Solicitação 2017
Não contemplado
Odontologia Pós-
Graduação (Nova
Friburgo)
BNF 13 13 3.538,50 Solicitação 2017
Não contemplado
Ciências Sociais
(Campos) BUCG 8 22 2.743,57
Solicitação 2017
Não contemplado
TOTAL 538 1.445 183.060,02
78
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
TABELA 23 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2014-2017) – SOLICITAÇÃO DE
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS ESTRANGEIROS
CURSOS BIBLIOTECAS N
O DE
TÍTULOS
NO
DE
EXEMPLARES
VALOR
ESTIMADO
(R$) *
OBSERVAÇÃO
Engenharia do
Petróleo (Niterói) BEE 44 69 20.359,05
Solicitação 2014
Não contemplado
Pós-Graduação de
Matemática (Niterói) BIME 22 22 5.346,17
Solicitação 2014
Não contemplado
Geofísica (Niterói) BIG 10 16 6.850,00 Solicitação 2015
Não contemplado
Ciências Biológicas
(Niterói) BCV 4 10 4.203,40
Solicitação 2016
Não contemplado
Física (Pádua)
BINF
4
7
2.519,32
Solicitação 2017
Não contemplado
Geofísica (Niterói) BIG 1 1 227,99 Solicitação 2017
Não contemplado
Hotelaria (Niterói) BCG 6 18 3.121,20 Solicitação 2017
Não contemplado
Medicina Veterinária
(Niterói) BFV 44 91 56.369,71
Solicitação 2017
Não contemplado
Fonoaudiologia (Nova
Friburgo) BNF 3 6 2.817,92
Solicitação 2017
Não contemplado
Biomedicina (Nova
Friburgo) BNF 5 10 1.733,00
Solicitação 2017
Não contemplado
Ciências Sociais
(Campos) BUCG 2 6 720,00
Solicitação 2017
Não contemplado
TOTAL 163 274 104.267,76
2.5.2 Recebimento de Doações
As doações recebidas são distribuídas para as bibliotecas pela SPDC, obedecendo às
áreas de interesse que compõem os acervos. As bibliotecas são responsáveis pela seleção do
material recebido por meio de doação.
Doações Eduff
A partir de 2017, as doações da Eduff para a SDC seguem um novo modelo de
parceria. A visualização pelas bibliotecas, no site da editora das obras disponíveis, com uma
seleção dos títulos de interesse a serem incorporados ao acervo conduz a um resultado mais
eficaz. A nova sistemática amplia a visibilidade da produção intelectual da Universidade para
toda a comunidade acadêmica através das bibliotecas. Total em 2017: 112 títulos e 482
exemplares.
Doações FAPERJ/UFF
As doações regulares da FAPERJ para com a UFF de livros e periódicos são recebidas
diretamente na sede da Superintendência de Documentação, e distribuídas para as bibliotecas
79
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
pela SPDC, segundo áreas de interesse do acervo. A seleção do material fica a critério das
bibliotecas do Sistema. Total em 2017: 34 títulos e 154 exemplares.
Doações Diversas
As doações de pessoas jurídicas ou pessoas físicas são recebidas na sede da
Superintendência de Documentação, são encaminhadas pelos Correios ou pela Reitoria. Essas
da mesma forma são redistribuídas às Bibliotecas pela SPDC, segundo áreas de interesse do
acervo, com procedimento da seleção a cargo das Bibliotecas. Destaca-se o recebimento de:
Periódicos: 271 títulos e 688 exemplares;
QUADRO 35 – RECEBIMENTO DE DOAÇÕES
ITEM TÍTULOS EXEMPLARES
PERIÓDICOS 271 688
LIVROS 139 169
TESES E DISSERTAÇÕES 52 52
TOTAL 462 909
2.5.3 As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos
A SPDC participou ao longo do ano de 2017, de reuniões de trabalho convocadas pela Divisão
de Avaliação da PROGRAD, juntamente com as Coordenações dos Cursos que estivessem em
processo de avaliação, para que se pudesse orientar quanto ao Instrumento de Avaliação do INEP;
Análise dos Relatórios de Avaliações Externas dos Cursos 2017, com dados eferentes a Dimensão 3 :
nos Indicadores do Acervo: Bibliografia Básica, Bibliografia Complementar e Periódicos
Especializados, e sua correspondência com o Instrumento de Avaliação dos Cursos de Graduação,
Presencial e a Distância do INEP, quando da visita às Bibliotecas.
QUADRO 36 - CURSOS DA UFF AVALIADOS EM 2017
CURSO BIBLIOTECA CONCEITO
DIMENSÃO 3
CONCEITO
FINAL
Letras EAD
(Licenciatura)
Niterói
BCG
4.7
Bibliografia Básica: 5.0
Bibliografia Complementar: 4.0
Periódicos Especializados: 5.0
5.0
Matemática
(Bacharelado)
Pádua
BINF
2.8
Bibliografia Básica: 3.0
Bibliografia Complementar: 3.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
Artes
(Bacharelado)
Niterói
BCG
3.5
Bibliografia Básica: 5.0
Bibliografia Complementar: 5.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
80
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Matemática
(Bacharelado)
Volta Redonda
BAVR
4.5
Bibliografia Básica: 4.0
Bibliografia Complementar: 5.0
Periódicos Especializados: 5.0
5.0
Cinema e Audiovisual
(Licenciatura)
Niterói
BCG
2.4
Bibliografia Básica: 3.0
Bibliografia Complementar: 4.0
Periódicos Especializados: 5.0
3.0
Segurança Pública
(Tecnológico)
UAB
BFD
4.0
Bibliografia Básica: 5.0
Bibliografia Complementar: 5.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
Geografia
(Licenciatura)
Angra dos Reis
BIAR
3.1
Bibliografia Básica: 3.0
Bibliografia Complementar: 3.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
Psicologia
(Bacharelado)
Niterói
BCG
4.8
Bibliografia Básica: 4.0
Bibliografia Complementar: 5.0
Periódicos Especializados: 5.0
5.0
Geografia
(Licenciatura)
Niterói
BIG
3.6
Bibliografia Básica: 2.0
Bibliografia Complementar: 1.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
Biomedicina
(Bacharelado)
Nova Friburgo
BNF
3.1
Bibliografia Básica: 3.0
Bibliografia Complementar: 4.0
Periódicos Especializados: 5.0
4.0
2.5.4 Participação da SPDC em cursos e eventos
“Fórum de Coordenadores de Curso”, promovido pela PROGRAD, em julho 2017. Apresentação
das rotinas e procedimentos relativos à aquisição de básica e bibliografia complementar pela
Superintendência de Documentação, ressaltando as responsabilidades e atribuições das partes
envolvidas;
Apresentação de palestra “Avaliação do MEC nas Bibliotecas da UFF”, no 1. Encontro do
BiblioTec, realizado em 03/08/17, promovido pelo GT Formação Continuada Sistema de
Bibliotecas e Arquivos da UFF;
Ouvinte “I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação, realizado no dia
20/10/2017;
Ouvinte “I Encontro de Bibliotecários da Superintendência de Documentação, realizado no dia
24/11/2017.
Participante do Curso SEI USAR (ENAP), no período de 01/08/17 a 21/08/17.
2.5.5 Outras atividades realizadas pela SPDC
Acompanhamento e registro dos atos publicados no Boletim de Serviço da UFF referentes à
Superintendência de Documentação a partir de janeiro de 2017;
81
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Tombamento dos atos adquiridos através de compra, verba PDI, com as etiquetas disponibilizadas
pela Divisão de Controle Patrimonial. Total: 4.399 livros;
Membro da Comissão de Seleção de Estágio Interno da UFF no âmbito da Superintendência de
Documentação;
Participação na elaboração, revisão e alteração do Regimento Interno da Superintendência de
Documentação, de acordo com a sua nova estrutura, segundo às orientações “no “Guia para
Elaboração e Alteração de Regimento Interno” da UFF;
Participação na elaboração de norma de serviço que busca a regulamenção da política de controle
patrimonial de acervo bibliográfico das bibliotecas da Universidade;
Recomendações antes da Inserção dos Títulos da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar
no Formulário e-MEC;
Orientação ao Conteúdo Programático das Disciplinas do IdUFF; Preparação para a Comissão do
INEP nas Bibliotecas.
2.6 SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE)
2.6.1 Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum
As atividades realizadas pela equipe da SPTE são executadas através das demandas recebidas
pelas unidades do Sistema. São consideradas nesta seção as atividades de inclusão e acertos de dados
no sistema, tanto no Cadastro de Acervo quanto no Controle de Autoridade – nomes e assuntos no
Vocabulário Controlado.
Devido a licença médica da Coordenadora Sandra Coelho, a chefe da SPTE, Ilva Becker,
passou a substituí-la oficialmente a partir de março de 2017, ficando a chefia da SPTE sob a
responsabilidade da Bibliotecária, Debora do Nascimento. A equipe da SPTE absorveu a demanda do
Suporte Pergamum, o que foi facilitado pelo aumento da equipe em 2017.
2.6.2 Estrutura Física
No meio do ano, o espaço ocupado pela SPTE foi reduzido para a expansão do espaço do
LACORD, de modo a abrigar o novo Centro de Obras Raras e Especiais. Em dezembro, com a
mudança de layout da SIRE , foi possível expandir novamente o espaço da SPTE e reorganizar suas
mesas e ferramentas de trabalho.
82
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
2.6.3 Recursos Humanos
O ano de 2017 foi atípico no que diz respeito ao quadro de recursos humanos da seção. A
chefe da seção assumiu as funções da Coordenadora de Bibliotecas, que saiu em licença médica para
tratamento de saúde; (1) bibliotecário prorrogou sua licença de doutorado (ainda em andamento); (1)
bibliotecário permaneceu de licença médica, de 2016 até outubro/17; (1) bibliotecária teve seu pedido
de aposentadoria concedido em meados abril. Entretanto, contamos com reforço da equipe, sendo está
contemplada com uma vaga de estágio e a chegada de mais (2) bibliotecárias.
2.6.4 Produção e serviços desenvolvidos pelo SPTE
Conclusão dos Guias Pergamum UFF de Periódico Impresso, periódico on-line e de partitura.
Retomadas as reuniões do GT de Terminologia, com objetivo de discutir e aprimorar o vocabulário
controlado do Sistema de Bibliotecas; Em 2017 foram realizadas 12 reuniões.
Com o aumento da equipe foi possível executar uma pauta do planejamento há muito desejada:
catalogação do acervo que subsidiam o trabalho na SPTE. Foram catalogados um total de 134
títulos e 147 exemplares.
Suporte técnico aos profissionais;
Atendimentos das demandas do SuportePergamum;
Gestão do sistema, listamos abaixo os principais serviços prestados pela Seção para a comunidade
acadêmica;
Coordenação dos Grupos Técnicos de Trabalho (Catalogação e Terminologia)
Treinamento de módulos Pergamum;
Acompanhamento do controle de qualidade da base Pergamum;
Inclusão de autoridades para bibliotecas;
Inclusão de assunto;
Inclusão de editoras;
Inclusão de notação de classificação
Correção de dados
Alimentação de outras tabelas (curso, local de publicação, tabelas base para catalogação quando
necessário);
Inserção de termos do vocabulário controlado, editora, e outros dados controlados para
catalogação;
Orientações para operadores do Pergamum;
Parametrização do Pergamum;
83
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Liberação de Permissões;
Suporte às demandas da CBI em relação ao Pergamum;
Manutenção e pagamento do Pergamum;
Suporte às demandas da SIRE que precisam de acompanhamento de questões técnicas ligadas ao
controle de vocabulário, ao Pergamum e algumas disponibilizações de informações aos usuários.
Esclarecimento de dúvidas/orientações de uso;
SuportePergamum – ouvidoria;
Treinamentos: Organização Preparo de conteúdo; definição dos padrões adotados pelo Sistema de
Bibliotecas; reserva de laboratório; contato com STI para manutenção da base de homologação de
modo que fique em funcionamento durante os treinamentos; elaboração, atualização e
disponibilização online de manuais; inscrição; verificação de equipamentos como data show,
computadores etc. no dia do treinamento/curso/evento; recepção dos inscritos; elaboração e envio
de certificados.
Centralização das demandas para exclusão de títulos de periódicos no Catálogo Coletivo Nacional
(CCN) que não constam mais nos acervos das bibliotecas;
Atualização dos dados das bibliotecas de modo que os dados do CCN e do COMUT ficassem
iguais.;
Acompanhamento e auxílio na recuperação de senhas às bibliotecas;
Exclusão de 698 títulos de periódicos no formato exigido pelo IBICT;
Importação dos dados bibliográficos dos e-books da Dotlib e Proquest, para atendimento na
avaliação de cursos do MEC; Solicitação de ajustes ao fornecedor do Pergamum na aplicação
quanto aos fornecedores dos e-books, ajustes no arquivo descritivo para importação;
Trocas de e-mails e reuniões com a equipe da Superintendência de Tecnologia (STI/UFF), com o
objetivo de mapear necessidades, possíveis falhas e testar o comportamento do Pergamum com o
novo Oracle;
Solicitação à APC (fornecedora do Pergamum) que homologasse a versão do Oracle no qual a STI
iria instalar o software;
Realização de alteração das urls de acesso do Pergamum. A alteração das Urls foi solicitada e
executada pela STI, de acordo com trabalho de padronização das urls planejado por eles e
conforme cronograma interno para a qual demos assistência e monitoramento. Realizou-se primeiro
a alteração das urls do ambiente de homologação, situação que durou mais de dois meses e, apesar
das dificuldades, gerou uma documentação adequada para embasar a alteração de urls da base de
produção;
84
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Atendimento aos 87 registros sobre dificuldade de acesso às Urls em outras aplicações como versão
mobile e acesso ao “Meu Pergamum”;
Alteração das URLs:
Homologação-Catálogo (alteração em julho/2017)
ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum_homolog/home_geral/login.jsp
NOVA URL - https://homologacao.sti.uff.br/pergamum/catalogo/
Homologação -Ambiente de trabalho (alteração em julho/2017)
ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum_homolog/home_geral/login.jsp
NOVA URL https://homologacao.sti.uff.br/pergamum/
Produção-Catálogo (alteração em agosto/2017)
ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum/biblioteca/index.php
NOVA URL - https://app.uff.br/pergamum/catalogo
Produção-Ambiente de trabalho (alteração em agosto/2017)
ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamumweb/home_geral/login.jsp
NOVA URL - https://app.uff.br/pergamum
Atualização periódica de versão do Pergamum, realizada em 15 de agosto/17;
Realização de 8 reuniões com a equipe da Coordenação de Administração Patrimonial da UFF, que
solicitou informações técnicas e parceria para mudança da forma de controle de itens
bibliográficos, em especial os livros, que compõem o acervo das bibliotecas. Conforme item 8.3.1
da Instrução Normativa da Secretaria de Administração Pública do governo federal: “Poderá
também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte”. A partir
desse item, o Coordenador em exercício propôs a utilização dos relatórios do Pergamum para
controle dos itens. Em caso de aprovação, pela Superintendente, da minuta proposta– que ainda
está em discussão – haverá abertura de processo para da PROGER a respeito da legalidade jurídica
da proposta.
Liberação de empenho, solicitado à Prograd em 2016, com o valor 28.105,08 2017 NE 800370 para
manutenção de softaware /Treinamento para pagamento dos vídeo-aulas dos módulos do sistema
Pergamum, de modo que os operadores do sistema, especialmente às unidades fora de sede, possam
estar constantemente capacitados e terem suas dúvidas dirimidas com maior agilidade. Foi
necessária a criação de um login de acesso e liberação de permissão para cada operador. A
liberação foi anunciada dia 24 de novembro, em evento de comemoração de aniversário do
Pergamum e informado por e-mail para as chefias no dia 04 de dezembro;
Realização de 8 treinamentos no qual foram capacitados 58 profissionais;
Finalização de 9 manuais de trabalho;
Orientação para padronização das notas e entradas secundárias na ficha catalográfica automática;
85
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Elaboração de passo a passo para consulta do vocabulário controlado via catálogo online;
Fiscalização de contrato Pergamum;
Fiscalização de contrato de antenas antifurto RFID;
Acompanhamento de manutenção Pergamum;
Acompanhamento de pagamento RFID;
Organização do encontro de bibliotecários;
Elaboração de documento com informações atualizadas da seção para compor o Regimento Interno
da SDC que está sendo reformulado;
Orientações sobre trabalhos específicos a serem realizados com acervos de periódicos, e-books,
obras raras;
A BFP solicitou reunião e orientações para começar a utilizar o empréstimo via Pergamum para as
crianças.
Dentro das responsabilidades da seção, foram executadas correções nas descrições dos campos
das planilhas de autoridades, correções de entradas de autoridade, correções de assuntos do
vocabulário controlado, correção e descrição das áreas do conhecimento (CDD e DORIS), limpeza e
correção completa da tabela de locais de publicação.
Todos os manuais de trabalho denominados “Padrão para inserção de dados bibliográficos no
Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF” foram atualizados e inseridos no Repositório Institucional
– RIUFF, que concentra e permite melhor busca e recuperação do material de trabalho.
O quadro a seguir apresenta a estatística de trabalho de alteração e inclusão de dados de
autoridade e bibliográfico. O sistema não registra estatística de correção de dados de locais de
publicação, editora e classificação.
QUADRO 37 - AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE
AÇÃO DATA EXECUÇÃO
TÉCNICA STATUS TREINADOS
Oficina do Módulo de
Catalogação de Periódicos –
Bibliotecas de Humanas e Sociais
aplicadas
06 de março Thiago Assis Finalizado 11
Oficina do Módulo de
Catalogação de Periódicos –
Bibliotecas de Exatas e
Tecnologia
07 de março Thiago Assis Finalizado 6
Oficina do Módulo de
Catalogação de Periódicos –
Bibliotecas de Saúde
08 de março Thiago Assis Finalizado 9
Oficina do Módulo de
Catalogação de Periódicos –
turma
25 de abril Thiago Assis Finalizado 6
86
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
Oficina do Módulo de
Autoridades do Pergamum-UFF
03 de maio Ilva Becker Finalizado 5
Oficina do Módulo de
Autoridades do Pergamum-UFF
20 de junho Ilva Becker Finalizado 4
Oficina do Módulo de
Autoridades do Pergamum-UFF
22 de junho Ilva Becker Finalizado 3
Oficina do Módulo de
Catalogação do Pergamum-UFF
18 de agosto Debora do
Nascimento
Finalizado 3
Reunião Técnica de periódicos 11 de julho Debora do
Nascimento
Finalizado 15
Encontro de Bibliotecários e
Aniversário PergamumUFF
24 de novembro SPTE Finalizado 67
TABELA 24 - PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM
BIBLIOGRÁFICO AUTORIDADE EXEMPLARES
Seção de
Processament
o Técnico
No
vo
s
Alt
erad
os
Cam
po
s
Inse
rid
os
Cam
po
s
alte
rad
os
Cam
po
s
excl
uíd
os
No
vo
s
Cam
po
s
alte
rad
os
Cam
po
s
excl
uíd
os
No
vo
s
Alt
erad
os
TOTAL
GERAL 1058 4102 52172 28105 11375 1556 11642 5343 192 134
TABELA 25 - PRODUÇÃO SPTE
DEMANDAS QUANTIDADE
Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros) 46
Inclusão de Autoridade 84
Inclusões de assunto 179
Inclusão de Coleção/local de publicação/curso 13
Correções/alterações na base (controle de qualidade) 219
Correção de classificação (CDD e Doris) 1552
Esclarecimento de Dúvidas 62
Inclusão de Editora 458
Inclusão de Área do conhecimento (CDD ou Doris) 141
Transferências de acervo 3
87
2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)
GRÁFICO 9 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR E-MAIL DA SPTE
QUADRO 38 - PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE)
TIPO DE ATIVIDADE NO
DE PARTICIPANTES
I FOCO Fórum de Organização do Conhecimento (Unirio) 03.10.2017 2
Workshop de acervos digitais (SDC/UFF) 06.11.2017 3
Cultura de Inovação e serviços diferenciados em unidades de informação
(RedeSirius/UERJ) 28.11.2017 1
2% 3%
7% 0%
8%
56%
2% 0%
17%
5%
0%
Produção SPTE
Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros)
Inclusão de Autoridade
Inclusões de assunto
Inclusão de Coleção/local de publicação/curso
88
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Criada por meio da Portaria GAR nº. 45.248, de 21 de julho de 2011, a Coordenação de
Arquivos é uma unidade da Universidade Federal Fluminense (UFF) subordinada à Superintendência
de Documentação (SDC), órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa das bibliotecas
e arquivos da referida instituição.
A unidade é a responsável pelas fases intermediária e permanente da gestão de arquivos da
UFF, sendo a fase corrente de competência da Gerência Plena de Comunicações Administrativas
(GPCA), vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD).
Desde quando foi criado em 1985, como Arquivo Geral, a Coordenação de Arquivos tem
envidado esforços para a construção de uma política arquivística e a operacionalização do Sistema de
Arquivos na universidade. Em conjunto dessas duas grandes ferramentas de gestão de arquivos, há a
necessidade urgente do desenvolvimento de um Programa de Gestão de Documentos para a UFF.
Considerando o empenho da Superintendência de Documentação junto à administração central
da universidade, a CAR recebeu quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em arquivo aprovados no
concurso público realizado em 2017. Mesmo com um quadro ainda distante do ideal para atender a
toda UFF, o quadro é considerado promissor, dentro das pretensões da CAR em obter uma melhor
qualidade na prestação de seus serviços para a comunidade acadêmica e a sociedade como um todo.
O presente relatório compila as atividades executadas pela Coordenação de Arquivos da
Superintendência de Documentação, suas seções e seus setores, no período compreendido entre
dezembro de 2016 e novembro de 2017.
3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação é composta pelas
seguintes unidades:
QUADRO 39 – SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR
7 Setor em processo de desativação.
SIGLA DESCRIÇÃO UORG
CAR Coordenação de Arquivos 1564
SAPE Seção de Arquivo Permanente 1565
SAES/SAPE Setor de Arquivo Especial 1566
SCRD/SAPE Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos 1567
SAIN Seção de Arquivo Intermediário 1568
SAPR/SAIN Setor de Análise e Programação7 1569
89
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
3.2 RECURSOS HUMANOS
A Coordenação de Arquivos recebeu em outubro de 2017, quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em
arquivo aprovados no último concurso público. Duas (2) arquivistas foram lotadas na Seção de
Arquivo Intermediário (SAIN) e as outras duas (2) na Seção de Arquivo Permanente (SAPE). Por sua
vez, o técnico em arquivo foi lotado no Setor de Arquivo Especial (SAES).
Para efeito de comparação, no relatório anterior, no cargo de arquivista tínhamos um efetivo em
exercício de seis (6) profissionais. Com o ingresso de novos arquivistas e técnicos em arquivo, o
número de profissionais na UFF aumentou para vinte e sete (27).
3.3 GRUPOS DE TRABALHO DA CAR
Grupo de trabalho: avaliação de documentos arquivísticos
O Grupo de Trabalho foi instituído pela Determinação de Serviço SDC nº 11, de 16 de agosto
de 2016, com o objetivo de proceder a avaliação de documentos arquivísticos que foram transferidos
para a CAR no biênio 2014-2015, visando a sua correta destinação em consonância com os
dispositivos legais e existentes. O GT encerrou suas atividades por meio da Determinação de Serviço
SDC nº 24, de 30 de agosto de 2017, publicada no Boletim de Serviço nº 163, de 12 de setembro de
2017.
Grupo de Trabalho Sistema de Arquivos da UFF
No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho.
Grupo de Trabalho Website da Coordenação de Arquivos
No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho.
3.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF (CPAD), instituída pela
Portaria nº 54.588, de 10 de setembro de 2015 realizou durante o período compreendido pelo presente
relatório seis (6) reuniões. No gráfico 10, são evidenciados os resultados das reuniões realizadas em
comparação com o exercício anterior:
90
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
GRÁFICO 10 – COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD (2016-2017)
Notou-se um aumento na quantidade de listagens de eliminação de documentos aprovadas pela
CPAD de 95% em relação ao mesmo período em 2016. Contudo, apesar de ser um resultado
considerável no que se refere à eliminação de documentos, não representa garantia de espaço nos
depósitos8. Em metros lineares, houve um crescimento de 236%, porcentagem também representada
pelo quantitativo de caixas.
Das 41 listagens aprovadas pela CPAD, somente 10 listagens foram aprovadas pelo Arquivo
Nacional, em virtude de uma série de motivos, desde o tempo de retorno da análise das listagens até
correção de inconsistências. Apesar da CPAD ter uma autonomia no âmbito da Universidade sobre a
eliminação de documentos, é de competência legal e regimental do Arquivo Nacional, a gestão de
documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Para melhor compreensão, o gráfico a
seguir mostra por unidade as listagens de eliminação de documentos apresentadas.
8 Ver sobre transferência de documentos na seção do relatório destinada à SAIN.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2016 2017
21 41
68,17 228,87
487
1634
Listagens aprovadas pela CPAD
Metros lineares
91
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
GRÁFICO 11 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD
O Gráfico 11 mostra que a produção de listagens de eliminação de documentos em larga
escala se dá no Instituto de Arte e Comunicação Social (IACS), em decorrência de existir um
arquivista lotado nessa unidade e que atua diretamente com a gestão de documentos. Os demais
percentuais se referem à produção de listagens de documentos acumulados na Coordenação de
Arquivos ou oriundos de processamento técnico realizado pela Seção de Arquivo Intermediário da
referida Coordenação, após transferência.
Dentre os documentos analisados e aprovados pela CPAD, as unidades abaixo relacionadas
tiveram as seguintes listagens de eliminação de documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional:
a) Coordenação do curso de graduação em Biblioteconomia e Documentação (GGB) nº 01/2017;
b) Departamento de Arte (GAT) nº 01/2017;
c) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 01/2017;
d) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 02/2017;
e) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 01/2017;
f) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 02/2017;
g) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 03/2017;
h) Faculdade de Direito (ESD) nº 01/2017.
i) Instituto de Letras (EGL) nº 01/2017;
j) Secretaria Administrativa do Instituto de Arte e Comunicação Social (SA/EGA) nº 01/2017.
Gragoatá
12%
IACS
34%
Valonguinho
7%
Santo Antonio de
Pádua
5%
Reitoria
20%
Volta Redonda
5%
Biomédico
12%
Direito
3%
Nova
Friburgo
2%
Listagens aprovadas pela CPAD por área
92
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Com relação aos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, em 2017, a CPAD
encaminhou para publicação até o fechamento deste relatório, o Edital nº 1, de 23 de janeiro de 2017,
publicado na Seção 3 do Diário Oficial da União nº 30, de 10 de fevereiro de 2017.
Cabe ressaltar que é necessária uma rubrica orçamentária específica para que a CPAD possa
enviar seus editais de ciência de eliminação ao longo do ano. A publicação atende às Resoluções do
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) nº 5, de 30 de setembro de 19969 e a de nº 40, de 9 de
dezembro de 201410
.
No que se refere à eliminação física de documentos, a Coordenação de Arquivos da
Superintendência de Documentação possui uma parceria com o Programa de Ações Sustentáveis na
UFF. Em 19 de maio de 2017 foi realizada a fragmentação de 1.530 kg de papéis entre documentos
avulsos e processos produzidos pela UFF e que já tiveram seus prazos prescricionais expirados. O
gráfico abaixo mostra uma série histórica do quantitativo de documentos eliminados fisicamente desde
o estabelecimento da parceria entre a CAR/SDC e a PROEX.
GRÁFICO 12 - SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO
MANUAL E/OU MECÂNICA
9 Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito
Federal, Estados e Municípios. 10
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
Em kg
4000
2000
1530
Documentos eliminados por fragmentação manual e/ou mecânica
2015
2016
2017
93
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
A CPAD/UFF cumpre a determinação do art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
onde é estabelecido que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal deve constituir uma
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A CPAD possui como atribuições a de orientar e
realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e/ou a
eliminação dos destituídos de valor.
3.5 PARCERIAS
A CAR deu continuidade às seguintes parcerias internas durante o ano de 2017:
Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)
O Projeto Gestão de Resíduos, no âmbito do Programa de Ações Sustentáveis na UFF tem por
objetivo atender aos requisitos técnicos e legais de processamento dos documentos destituídos de valor
após a aprovação das listagens de eliminação de documentos pela CPAD e pelo Arquivo Nacional e
posterior publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União
(DOU). O referido programa é uma parceria com o Projeto ECO-Enel, na qual a unidade que destina
seus documentos para os centros de reciclagem conveniados, possui um desconto na conta de energia
elétrica. Além disso, a parceria cumpre a determinação do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006,
que institui a separação dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração
pública federal direta e indireta.
Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD)
Projeto PDI – Digitalização. Parceria entre a CAR e o LARE com o objetivo de organizar e
facilitar o acesso aos documentos produzidos e recebidos pela PROGRAD mediante o processo de
digitalização.
Programa de Estágio Interno da PROGRAD
Supervisão de estagiários do curso de Arquivologia que realizam estágios em diversas
unidades da UFF. Desde 2016, a iniciativa tem por objetivo dar celeridade ao processo de organização
de documentos nas unidades mediante a contratação de um estagiário do curso de Arquivologia.
Ressalta que a supervisão das atividades e o estabelecimento de planos de trabalho foi realizado por
arquivistas da Coordenação de Arquivos. As unidades contempladas no Edital do Programa de Estágio
Interno da PROGRAD foram:
QUADRO 40 - UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR
UNIDADE SIGLA
Departamento de Geologia e Geofísica GGO
Coordenação do curso de graduação em Ciência Ambiental GCB
94
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Coordenação do curso de graduação em Engenharia Civil TGC
Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação PROPPI
Coordenação do curso de graduação em Medicina Veterinária MGV
Coordenação do curso de graduação em Farmácia MGF
Direção da Faculdade de Farmácia CMF
Departamento de Farmácia e Administração Farmacêutica MAF
Departamento de Bromatologia MBO
Faculdade de Turismo e Hotelaria GTH
Cabe enfatizar que com a atuação dos estagiários nas unidades, tem-se como principal meta,
cumprir as determinações das Portarias MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui
normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico das IFES pertencentes ao sistema federal
de ensino e a de nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que torna obrigatória a utilização do Código de
Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às
atividades-fim das IFES.
3.6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Foram realizados 4 (quatro) eventros pela Coordenação de Arquivos em conjunto com a
Superintendência de Documentação e que estão descritos a seguir:
a) VII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na
organização de visita técnica, oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de
Biblioteconomia e Documentação, realizada em 21 de março de 2017, na Coordenação de
Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 1º semestre de 2017. Total de
participantes: 32
b) Seminário “Desafios, responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação arquivística”:
como parte da Semana Nacional de Arquivos, ocorreu nos dias 6 e 7 de junho de 2017, no auditório
do Instituto de Matemática (Bloco G – Campus do Gragoatá) e teve como objetivo demonstrar a
importância da aproximação entre a teoria e as práticas dos Arquivos no que tange aos
procedimentos de avaliação de documentos arquivísticos. Total de participantes: 100
c) VIII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na
organização de visita técnica oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de
95
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Biblioteconomia e Documentação, realizada em 22 de agosto de 2017, na Coordenação de
Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 2º semestre de 2017. Total de
participantes: 45
d) I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF: organização do
evento em comemoração do dia do arquivista no Brasil. Com o tema “Reflexão teórica sobre os
novos fazeres dos arquivistas e suas contribuições para a sociedade do conhecimento”, ocorreu em
20 de outubro de 2017, no auditório no NAB (Campus da Praia Vermelha). Total de participantes:
51
3.7 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO
O atendimento das demandas emanadas pelo Serviço de Informação ao Cidadão da UFF
(SIC/UFF) se restringem unicamente a questões relativas à área de Arquivologia. O SIC/UFF é
gerenciado pela Ouvidoria-Geral da universidade. O gráfico abaixo mostra o quantitativo de
atendimento das demandas no período.
GRÁFICO 13 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF
Todas as respostas das solicitações versavam sobre o objeto de atuação desta unidade:
Pesquisa sobre atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nos órgãos
da administração pública federal (1);
Solicitação da política arquivística da UFF (1);
Manifestação quanto às exigências relacionadas a guarda e manutenção de acervo acadêmico
(1);
Solicitação de documentos da Escola de Serviço Social (1);
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
2017
5 5 Solicitadas
Atendidas
96
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Questionamentos sobre produção e preservação de documentos digitais (1).
Considera-se, assim, que 100% das demandas solicitadas foram atendidas no prazo
estabelecido pelo SIC/UFF em consonância com os órgãos de controle. Em comparação com o
período anterior, houve um decréscimo de 17% no número de solicitações encaminhadas para esta
Coordenação. Todavia, algumas respostas exigem estudo e um período de preparação para elaboração
dos documentos a fim de atender tais solicitações.
3.8 ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO
DA EDUCAÇÃO (MEC)
A Universidade Federal Fluminense, por meio da Coordenação de Arquivos da
Superintendência de Documentação recebeu em 24 de março de 2017, o acervo acadêmico das
Faculdades de Ciência da Computação e Informática Silva Serpa e de Educação Silva Serpa que
funcionavam no município de São Pedro da Aldeia, RJ. Desta forma, as determinações prescritas nos
Pareceres nº 97 e 100/2010, do Conselho Nacional de Educação (CNE) foram cumpridos.
Os acervos de instituições de ensino superior (IES) descredenciadas pelo Ministério da
Educação (MEC) geralmente são encaminhados para as Instituições Federais de Ensino Superior mais
próximas daquelas a serem descredenciadas. Contudo, pelos pareceres emitidos pelo Conselho
Nacional de Educação (CNE), cabe a Secretaria de Educação Superior do Ministério da Educação
providências quanto ao recolhimento do acervo acadêmico de uma IES que foi descredenciada.
Quanto à entrada de acervos acadêmicos dessa natureza, conforme o parágrafo único do art.
5º, da Portaria nº 1.224/2013, do MEC “o Termo de Aceite de guarda de acervo acadêmico deverá ser
protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da
instituição sucessora que será encarregada da guarda do acervo acadêmico de instituição em
processo de encerramento de suas atividades.”
Cabe informar que a CAR apenas recebe os acervos a fim de cumprir as determinações dos
pareceres do CNE. Não é de responsabilidade desta unidade expedir documentos comprobatórios de
ex-alunos dessas IES, ficando sob nossa gerência apenas a documentação a ser organizada e
preservada a fim de possíveis consultas pela Pró-Reitoria de Graduação da UFF, a partir da entrada de
documentos nesta instituição.
3.9 CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR
Durante o ano, houve a participação de membros da equipe da Coordenação de Arquivos em
cursos, treinamentos, eventos científicos e demais atividades relacionadas com a capacitação de
servidores. Cabe pontuar que os cursos de capacitação que necessitaram de apoio financeiro foram
97
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
custeados pelos próprios servidores, uma vez que no período que este relatório abrange, não contamos
com recursos destinados às diárias, passagens e/ou pagamentos de inscrições.
QUADRO 41 – PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR
TÍTULO EVENTO AUTOR(ES) “Os privilégios e entraves no tratamento arquivístico do acervo
fotográfico no SAES”
I Semana Nacional
de Arquivos Daiana Ribeiro
“Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade
Federal Fluminense”
I Encontro de
Arquivistas da SDC Igor Garcez
“Identificação de tipologia documental e avaliação de dossiês de
alunos da UFF: a experiência da Seção de Arquivo Intermediário
da CAR/SDC”
I Semana Nacional
de Arquivos Kíssila Rangel
“A perspectiva arquivística do governo aberto: um estudo
comparativo da participação do Brasil, Estados Unidos, México e
Reino Unido na Open Government Partnership”
I Encontro de
Arquivistas da SDC Nelson Neto
“Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade
Federal Fluminense”
V Reunião de Ensino
e Pesquisa em
Arquivologia
Igor Garcez
“O lugar do Arquivo na Universidade: a Coordenação de Arquivos
da Universidade Federal Fluminense e a Gestão de Documentos
oriundos das atividades de ensino, pesquisa e extensão”
VIII Encontro de
Arquivos Científicos
Igor Garcez
Kíssila Rangel
“A malha arquivística da administração pública federal: atores e
processos”
Disciplina Gestão de
Instituições e
Serviços
Arquivísticos
(Arquivologia UFF)
Igor Garcez
“Produção de sentido nos documentos de arquivos sigilosos:
Sistema de Informação e Contra-Informação sob o olhar da
ASI/UFF (1971-1978)”
I Encontro de
Arquivistas da SDC Rosale Souza
Módulo de gestão de documentos no curso de gestão pública Escola de
Engenharia Kíssila Rangel
98
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
QUADRO 42 – CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR
TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES
Curso de Elaboração de Plano de Dados Abertos ENAP 1
Curso SEI Administrar ENAP 1
Curso SEI Usar ENAP 3
VI CINforme – Auditoria e Certificação de repositórios digitais CNEN 1
VII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4
VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4
Curso de Elaboração de Resumos FCRB 1
Seminário “Arranjo e Descrição em Arquivos Pessoais” FCRB 1
I Semana Nacional de Arquivos – Seminário “Desafios,
responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação
arquivística”
CAR/SDC/UFF 5
Seminário “Propriedade Intelectual – o desafio da Gestão de
Direitos na era digital” FIRJAN 1
Debate público sobre o Projeto de Lei 7920/2017 CONARQ/AN 1
Curso Conservação e Preservação de Documentos CONARQ/AN 1
Curso Organização de Arquivos de Engenharia e Arquitetura CONARQ/AN 1
Curso Gestão de Documentos com ênfase na avaliação e
destinação de documentos de arquivo CONARQ/AN 1
I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação
da UFF CAR/SDC/UFF 6
Palestra “Descubra, lembre e partilhe: os arquivos na era digital” Arquivo Nacional 2
V Reunião de Ensino e Pesquisa em Arquivologia UFMG 2
XII Congresso de Arquivologia do Mercosul
Universidad
Nacional de
Córdoba
1
VIII Encontro de Arquivos Científicos FCRB 2
VIII Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto FIOCRUZ 1
Curso “Gêneros Textuais: trabalho com arquivos literários” FCRB 1
Seminário “Os Documentos em seu contexto funcional: da análise
diplomática à tipológica” ARQ-SP 2
QUADRO 43 – CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR
TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES Doutorado em Ciência da Informação UFRJ/IBICT 1
Mestrado em Gestão de Documentos e Arquivos UNIRIO 3
Mestrado em Ciência das Religiões Faculdade Unida 1
3.10 SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN)
O presente Relatório Anual tem como objetivo apresentar as atividades desenvolvidas pela
Seção de Arquivo Intermediário em 2016, no interstício de dezembro de 2016 a novembro de 2017.
O efetivo da Seção de Arquivo Intermediário sofreu um aumento considerável a partir do
segundo semestre de 2017. Inicialmente, estavam em exercício na seção apenas quatro servidores, uma
de nível superior (arquivista) e outros três de nível técnico (2 técnicos em arquivo e 1 técnico em
99
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
microfilmagem). Além disso, a SAIN conta com duas colaboradoras, contratadas por intermédio da
empresa Liderança e dois bolsistas, sendo uma bolsista de extensão e outro de estágio interno.
Com a realização do certame para preenchimento de vagas houve a lotação de duas arquivistas
na Seção no início do mês de outubro. Dessa forma, o efetivo da Seção atualmente é de 4 arquivistas,
3 técnicos em arquivo, 1 técnico em microfilmagem, 2 prestadoras de serviço e 2 estagiários.
A seguir, são apresentadas as ações que puderam ser desenvolvidas em 2017, onde grande
parte das ações foram realizadas com base no nosso planejamento estratégico (nível operacional), que
será apresentado a seguir juntamente com seus resultados.
3.10.1 Ações desenvolvidas pela SAIN
Com base no nosso planejamento estratégico, para o ano de 2017 foram definidos objetivos que
se dividiram em metas e se subdividiram em uma série de atividades, conforme abaixo.
3.10.1.1 Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN
Diagnóstico de Depósito:
Determinação do espaço do depósito; Identificação dos grupos de documentos (produtor);
Identificação dos assuntos tratados em cada grupo; Reunião do grupo da Escola de Serviço Social.
Tratamento dos grupos de documentos localizados:
a) Coordenação do curso de graduação em matemática – Pádua (GMI): 20 caixas (finalizado);
b) Departamento de Documentação11
(GDO): 23 caixas (em andamento);
c) Departamento de Comunicação Social (GCO): 10 caixas (em andamento);
d) Departamento de Fisiologia e Farmacologia (MFL): 56 caixas (finalizado);
e) Gabinete da Vice-Reitoria (GABVR): 8 caixas (finalizado).
Total de caixas para tratamento: 117 caixas
Total de caixas tratadas: 84 caixas
Classificar e avaliar documentos oriundos das transferências realizadas no período de
2014-2016:
a) Hospital Universitário Antonio Pedro (HUAP): 42 caixas (finalizado);
b) Pró-Reitoria do Planejamento (PROPLAN): 27 caixas (finalizado);
c) Departamento de Microbiologia e Parasitologia (MIP): 17 caixas (finalizado);
11
Atualmente Departamento de Ciência da Informação (GCI).
100
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
d) Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica – Volta Redonda (EEIMVR): 197 caixas
(finalizado);
e) Biblioteca da Faculdade de Veterinária (BFV): 2 caixas (finalizado)
Total de caixas para tratamento: 251 caixas
Total de caixas tratadas: 251 caixas (100% da meta)
3.10.1.2 Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)
Coordenar a execução das atividades dos bolsistas PROEX:
Identificar, classificar e avaliar os documentos da Unidade Avançada José Veríssimo (UAJV);
Organizar os documentos da UAJV
Total de caixas para tratamento: 36 caixas
Total de caixas tratadas: 29 caixas (90% da meta)
Participação na Semana de Extensão da UFF:
Trabalho intitulado “A organização do acervo da Unidade Avançada José Veríssimo como subsídio
para a construção da memória da extensão universitária da UFF” apresentado na Semana de Extensão
ficou em terceiro lugar na categoria PROEX.
3.10.1.3 Assessoria Técnica
Atender as solicitações de Visita de Assessoria Técnica, com nove estagiários orientados
diretamente pela Seção de Arquivo Intermediário, 8 realizaram transferência de documentação à
SAIN. No ano de 2017, entre os meses de janeiro e novembro, foram solicitadas 14 (quatorze)
Assessorias Técnicas pelas seguintes unidades: Departamento de Neurobiologia (GNE), Divisão de
Programas Sociais (DPS/PROAES), Pós-Graduação Lato Sensu em Ensino de Ciências, Instituto de
Letras (EGL), Departamento de Geoquímica (GEO), Divisão de Desenvolvimento do Mercado
(DM/EDUFF), Coordenação do curso de graduação em Engenharia Agrícola (TGR), Laboratório de
História Oral e Imagem (LABHOI), Secretaria Administrativa do Departamento de Educação – Angra
dos Reis, Instituto de Ciências da Sociedade – Macaé (ICM), Superintendência de Documentação
(SDC), Escola de Arquitetura e Urbanismo (TCA), Gerência Plena Financeira da PROPPi (GPF/PPI),
Faculdade de Turismo e Hotelaria (FTH).
Outras Assessorias, iniciadas em 2016, foram continuadas e encerradas em 2017. São elas:
Biblioteca da Faculdade de Medicina (BFM/SDC), Biblioteca Flor de Papel (BFP/SDC), Coordenação
de Apoio Acadêmico (CAA/PROAES), Coordenação de Pessoal Técnico Administrativo
101
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
(CPTA/PROGEPE), Coordenação do curso de Ciências Naturais - Santo Antônio de Pádua (GCN),
Departamento de Química Analítica (GQA), Divisão de Capacitação e Qualificação Docente (DCQD),
Coordenação do curso de Pós-graduação em Engenharia Mecânica - Niterói (TPN), Coordenação do
curso de História (GHT), Divisão de Gestão de Desempenho (DGD/CPTA), Coordenação do curso de
Pós-Graduação em Educação (SPU), Departamento de Contabilidade (STC), Departamento de Direito
Público (SDB), Departamento de Engenharia de Produção – Niterói (TEP), Divisão de Capacitação e
Qualificação (DCQ), Departamento de Matemática Aplicada (GMA), Departamento de Microbiologia
e Parasitologia (MIP), Programa de Pós-Graduação em Educação (PPGE), Coordenação do curso de
graduação em Física (GGF), Centro de Artes da UFF (CEART), Divisão de Gestão de
Relacionamentos (DGR/SCS), Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de
Computação (TIC), Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (EEIMVR),
Faculdade de Nutrição (CMN), Pós-Graduação em Administração - Volta Redonda (PPGA),
Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SA/VCX), Secretaria
Administrativa dos Cursos de Pós-graduação do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SPG),
Secretaria Administrativa dos Departamentos de Ensino do Instituto de Ciências Exatas - Volta
Redonda (SAD), Secretaria do Programa de Pós-Graduação em Odontologia (SPO).
A assessoria técnica aos arquivos é realizada mediante uma consecução de etapas que vão
desde o contato preliminar do solicitante, via formulário no site, até a transferência da documentação
para os depósitos da Seção de Arquivo Intermediário. Por isso, não é raro que as assessorias levem
cerca de dois anos para serem completamente finalizadas. A seguir, são demonstrados alguns dados
em forma de gráfico para facilitar a compreensão a respeito das assessorias que foram solicitadas e
iniciadas em 2016 e que seguiram atendimento em 2017.
GRÁFICO 14 – ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS (2016-2017)
Do total de 28 solicitações:
a) 16 foram encerradas em razão do solicitante não ter dado continuidade as etapas previstas ao
Em conferência
22%
Em andamento
14%
Encerrada 57%
Finalidada 7%
Assessorias Técnicas (2016-2017)
102
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
andamento do trabalho;
b) 2 foram finalizadas por se tratarem de orientação para organização de arquivo sem a finalidade
de transferência;
c) 6 das unidades realizaram transferência de documentos para a Seção de Arquivo
Intermediário; e
d) 4 das assessorias ainda estão em andamento (solicitadas no 2º semestre de 2016).
Além das Assessorias referidas acima, existem as Assessorias que são realizadas por
intermédio do treinamento e acompanhamento de estagiários, discentes do curso de Arquivologia. No
ano de 2017, foram treinados o total de 14 estagiários, para atuarem nas seguintes unidades:
Coordenação do curso de Ciência Ambiental, Coordenação do Curso de Engenharia Civil,
Coordenação do curso de Farmácia, Coordenação do curso de Medicina Veterinária, Departamento de
Geofísica, Departamento de Administração Farmacêutica, Departamento de Bromatologia e
Departamento de Geoquímica.
De 9 estagiários treinados, 7 realizaram transferência de documentação classificada à SAIN.
Alguns dos estagiários realizaram transferências por mais de uma vez. Na subseção “Crescimento do
Acervo” serão explicitados os números relativos a tais transferências.
3.10.1.4 Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP)
QUADRO 44 – ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP
ATIVIDADES QUANTITATIVO
Arquivamento
189 pastas funcionais
28 expedientes
1.820 documentos
Realização de Pesquisas
217 pastas funcionais
64 expedientes
5 livros de frequência
Envio de documentos 81 malotes
Cabe informar que não temos todos os expedientes indexados em planilha. De um total de
cerca de 56.000 pastas, temos indexadas somente 24.909. Além disso, o mobiliário utilizado para
acondicionamento do acervo não se encontra em condições adequadas de uso, conforme imagens
apresentadas no Relatório de 2016. Acrescenta-se ainda que o concurso realizado que deu origem,
ainda em papel, a centenas de pastas funcionais que não podem ser transferidas à Seção por não existir
mais espaço disponível.
103
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
3.10.1.5 Participação em projetos e comissões
Abaixo são pontuadas a participação em Projetos, Comissões e Grupos de Trabalho:
Participação compulsória na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade
Federal Fluminense; Encerramento do Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos (DTS/SDC nº
11, de 16 de agosto de 2016); Participação da Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de
Informações na UFF; e Subcomissão de Documentação para implantação do Sistema Eletrônico de
Informações na UFF.
3.10.2 Crescimento anual do acervo da SAIN
A partir da Norma de Serviço nº 654, de 06 de dezembro de 2016, pôde-se determinar que a
entrada de documentos na Seção de Arquivo Intermediário ocorreria somente por meio de
transferências orientadas em Assessorias Técnicas. Dessa forma, em 2017, somente foram realizadas
duas transferências fora desse escopo, uma foi devolvida e a outra está aguardando tratamento, pois
não foi sofreu a devolução prevista a pedido da Superintendente de Documentação. No ano de 2017,
foram recebidas 160 caixas oriundas de transferências realizadas por estagiários, conforme gráfico
abaixo:
GRÁFICO 15 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS
Ainda no período abrangido por este relatório (dezembro 2016 - novembro 2017) foram
recebidas 897 caixas na Seção de Arquivo Intermediário, por intermédio das Assessorias Técnicas
realizadas pelos arquivistas da Coordenação de Arquivos. A seguir as unidades que transferiram
documentos são nominadas e o quantitativo enviado encontra-se entre parênteses: Biblioteca da
Coord. Ciência …
Coord. de Eng. Civil
Cood. do Curso de …
Coord. do Curso de …
Depto de Geociências
Depto Adm …
Depto de …
Depto de Geoquímica
0 10 20 30 40 50 60
20
7
34
19
0
56
24
0
Transferências - Orientação aos estagiários
104
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Faculdade de Veterinária (2); Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de
Computação – TIC (154); Departamento de Química Analítica – GQA (5); Departamento de
Engenharia de Produção – Niterói (38); Departamento de Microbiologia e Parasitologia – MIP (8);
Divisão de Controle de Certificados e Diplomas - DCCD/DAE/PROGRAD (11); Escola de
Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (368); ); Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-
Graduação e Inovação – PROPPI (44); Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas
(Volta Redonda) - SA/VCX (63); Secretaria Administrativa do Departamento de Educação - Angra
dos Reis (36); e Serviço de Pessoal do HUAP - SP/HU (168).
GRÁFICO 16 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS NAS
UNIDADES
Logo, o crescimento anual do acervo da SAIN em 2017 foi de 1.057 caixas. Em comparação ao ano
anterior (2016), cujo crescimento foi de 238 caixas, conclui-se que o ocorreu uma expansão de 445%.
3.11 SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE)
A Seção de Arquivo Permanente (SAPE) possui como Setores o de Arquivo Especial (SAES) e
o de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD).
Possui como uma de suas competências organizar, conservar e preservar documentos
provenientes das faculdades isoladas, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ) e
os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos da UFF, que possuam valor
permanente. Compete ainda à SAPE, receber documentos oriundos da Seção de Arquivo Intermediário
(SAIN), cuja avaliação e seleção já tenham sido realizadas, além de elaborar quadros de arranjo e
instrumentos de pesquisa, facilitando o acesso às informações sob sua custódia.
0 100 200 300 400
GQA
TCE
MIP
TIC
EEIM-VR
AS/VCX
BFV
DCCD/DAE
PROPPRI
SP/HU
AS/IEAR
5
38
8
154
368
63
2
11
44
168
36
Transferências - Arquivistas
105
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
O presente relatório tem como principal objetivo expor as atividades desenvolvidas pela SAPE
no decorrer de 2017 e que foram explicitadas no planejamento estratégico. Além de especificar o
trabalho efetuado, pretendemos assinalar o cenário da SAPE em relação às condições de material
permanente e de recursos humanos disponibilizados.
Ao longo deste ano, as atividades realizadas na Seção foram extremamente prejudicadas em
decorrência da falta de internet nos primeiros meses, conforme já mencionado. Mesmo com a
normalização da rede, a Seção só contava com um computador com acesso à internet, problema
ocasionado pela falta de cabeamento. Este fator dificultava o desenvolvimento das ações efetuadas à
Seção. Além da carência de recursos tecnológicos, havia a escassez de pessoal especializado para atuar
na SAPE.
Em outubro de 2017, o cabeamento foi concluído e dois (2) computadores foram
disponibilizados para a Seção. No mesmo mês, a SAPE recebeu duas (2) arquivistas aprovadas no
último concurso público, o que representa uma possível melhoria nos serviços prestados, bem como
nas atividades executadas. Contudo, nos números mostrados a seguir, ainda não é possível visualizar
resultados contundentes acerca desse acréscimo de força de trabalho, uma vez que a Seção contava
apenas com duas (2) arquivistas antes da nomeação de novos servidores. Ressaltamos que apenas uma
servidora está efetivamente na Seção, pois a outra está atuando temporariamente, uma vez que após a
reestruturação administrativa prevista exercerá suas atividades em outro setor da CAR.
3.11.1 Atividades desenvolvidas pela SAPE
As listagens de eliminação apresentadas no quadro abaixo são resultado de um trabalho de
reorganização do acervo encontrado nos depósitos da SAPE. Atualmente, tem sido realizada a
avaliação e a destinação correta desses documentos, aplicando os códigos de classificação e as tabelas
de temporalidade e destinação de documentos (atividades meio e fim).
QUADRO 45 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (APÓS AVALIAÇÃO DA MASSA
DOCUMENTAL ACUMULADA NA SAPE)
UNIDADE SITUAÇÃO
Coordenação do curso de graduação em Matemática Aprovada pela CPAD
Escola de Serviço Social Aprovada pela CPAD
Gabinete do Reitor Aprovada pela CPAD
Instituto Biomédico Aprovada pela CPAD
Departamento de Ciência da Informação Edital de ciência de eliminação
Departamento de Comunicação Social Edital de ciência de eliminação
106
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
Faculdade de Direito Edital de ciência de eliminação
Instituto de Letras Edital de ciência de eliminação
As listagens de eliminação de documentos que se encontram em andamento são:
Faculdade de Medicina (CMM) – 2 listagens;
Faculdade de Odontologia (CMO);
Coordenação de Seleção Acadêmica (COSEAC).
Houve também, a classificação e seleção de documentos dos seguintes fundos: Escola de Serviço
Social, Faculdade de Farmácia e Odontologia do Estado do Rio de Janeiro, Faculdade Fluminense de
Medicina e Faculdade de Letras.
A seguir, estão listadas as atividades específicas da Seção de Arquivo Permanente:
a) Identificação e organização de dossiês e históricos escolares de alunos da Escola de Serviço
Social (ESS) e do Instituto de Letras (EGL)
O trabalho foi realizado pela estagiária da Seção sob supervisão de arquivista, que atuou
auxiliando o atendimento às pesquisas e as demais atividades abaixo relacionadas:
Identificação, classificação, organização física e rotulagem de dossiês e históricos escolares da
Escola de Serviço Social e do Instituto de Letras.
QUADRO 46 – IDENTIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOSSIÊS E HISTÓRICOS ESCOLARES
DE ALUNOS
FUNDO DATA QUANTITATIVO IDENTIFICAÇÃO
ESS 1945-1965 12 caixas Históricos Escolares – 8%
Dossiês de alunos – 92%
ESS 1966-1990 19 caixas Históricos Escolares – 5%
Dossiês de alunos – 95%
ESS 1991-1994 4 caixas Fichas de alunos – 100%
EGL 194[?] – 197[?] 6 caixas Históricos Escolares – 50%
Dossiês de alunos – 50%
TOTAL 41 caixas
Históricos escolares – 78%
Dossiês de alunos – 10%
Fichas de alunos – 12%
b) Organização dos livros de registro de diplomas
O trabalho foi realizado pela estagiária cedida temporariamente pela Divisão de Controle de
Certificados e Diplomas (DCCD/DAE) sob supervisão de arquivista, que atuou na organização de 203
caixas dos livros de registro de diplomas custodiados pela SAPE.
c) Atendimento à pesquisa
107
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
O atendimento ao pesquisador é uma das atividades precípuas da SAPE. O gráfico abaixo
mostra o percentual de atendimento realizado no período de dezembro de 2016 a novembro de 2017.
GRÁFICO 17 – ATENDIMENTO À PESQUISA
Com um total de 36 pesquisas realizadas, houve um aumento de 9% em relação ao ano
anterior. Destacamos que somente uma pesquisa envolve uma quantidade maior de consultas, o que
implica planejamento e tempo para que as demais atividades da Seção não sejam prejudicadas. Esse
número vem aumentando gradativamente desde 2015, onde em comparação com o ano de 2016 já
obtinha um crescimento de 13,79% no quantitativo de pesquisas atendidas por esta Seção.
No que diz respeito ao desarquivamento de documentos acadêmicos (especialmente, diplomas
de graduação e pós-graduação stricto sensu, certificados de pós-graduação lato sensu e históricos
escolares) não retirados pelos alunos, o gráfico abaixo mostra que assim como no atendimento à
pesquisa, tal tarefa vem crescendo vertiginosamente. Para tal atividade, houve um aumento de 119%
em relação ao ano anterior, conforme demonstrado no gráfico a seguir.
5; 14%
7; 20%
1; 3% 9; 25%
3; 8%
7; 19%
4; 11%
Atendimento à pesquisa
Administrativo
Comprobatório
Cultural
Acadêmico
Registro de Internação e
Maternidade
Registro de Diplomas
108
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
GRÁFICO 18 – SOLICITAÇÕES DE DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ACADÊMICOS
De acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim das
IFES, esses documentos são produtos de um registro. O registro feito por meio de um livro que depois
de produzido pela PROGRAD, possui como destinação final a guarda permanente. Observa-se, no
entanto que a tabela diz que os certificados e diplomas não entregues 2 (dois) anos após a emissão
podem ser eliminados.
Após reuniões realizadas entre a Coordenação de Arquivos da Superintendência de
Documentação e a Divisão de Controle de Certificados e Diplomas (DCCD) da PROGRAD houve um
entendimento de que a confecção desses documentos é bastante onerosa para a universidade. Nesse
sentido, ficou acordado que os documentos ficariam arquivados por 3 (três) anos após a emissão em
arquivo corrente e mais 2 (dois) anos na CAR.
Contudo, os espaços de guarda de acervo na Seção se encontram saturados, sem que haja uma
previsão de ampliação. Vale ressaltar que por ser uma Seção responsável pela guarda, preservação e
acesso de documentos permanentes (que não sofrem eliminação), não há racionalização de
documentos. Dessa forma, é necessário que haja um planejamento para que os documentos fiquem
preservados em segurança.
3.11.2 Participação em eventos, cursos, projetos e/ou comissões
I Semana Nacional de Arquivos – Seminário “Desafios, responsabilidades e perspectivas da
prática da avaliação arquivística” – Carga horária: 8h;
I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF – Carga horária: 8h;
VII Semana do Departamento de Ciência da Informação (Visita técnica à Coordenação de
Arquivos) – Carga horária: 4h;
105
230
0
50
100
150
200
250
Solicitações de desarquivamento de
documentos acadêmicos
2016 2017
109
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação (Visita técnica à Coordenação de
Arquivos) – Carga horária: 4h;
Participação no acolhimento de novos servidores da Coordenação de Arquivos;
Participação eventual nas reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da
UFF;
Atendimento de assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF. (Coordenação de
Administração Patrimonial – CAP/SAEN);
Membro do Grupo de Trabalho de Avaliação de documentos arquivísticos – tratamento
técnico dos documentos da Coordenação dos cursos de Química e Química Industrial.
3.11.3 Crescimento anual do acervo da SAPE
Com relação ao recolhimento de documentos, a SAPE recebeu os grupos de documentos das
unidades abaixo relacionadas.
QUADRO 47– RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
UNIDADE SIGLA QUANTITATIVO
Divisão de Gestão de Relacionamentos DGR 4 caixas
Biblioteca da Faculdade de Veterinária BFV 1 caixa
Divisão de Controle de Certificados e Diplomas DCCD 5 caixas
Secretaria Administrativa da Escola de Engenharia SA/TCE 38 caixas
Departamento de Administração STA 2 caixas
Coordenação de Orçamento e Custos PLOR 6 caixas
Departamento de Farmacologia e Fisiologia MFL 11 caixas
TOTAL 67 caixas
Além disso, a seção recebeu seis (6) caixas enviadas pelo Setor de Apoio Administrativo da
Pró-Reitoria de Graduação nos meses de fevereiro, julho, agosto e setembro de 2017. Assim, o total de
caixas recebidas pela SAPE foi 73 caixas.
110
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
GRÁFICO 19 – CRESCIMENTO DO ACERVO DA SAPE (2016-2017)
Com relação ao crescimento anual do acervo, de acordo com os recolhimentos efetuados
durante o período, houve uma redução de 13% em comparação com o exercício anterior.
3.12 SETOR DE ARQUIVO ESPECIAL (SAES)
O presente relatório tem por objetivo registrar as atividades realizadas no ano de 2017 no
Setor de Arquivo Especial (SAES) e demais atividades desenvolvidas em participações em Comissões
e Grupos de Trabalho.
O SAES, como parte da Seção de Arquivo Permanente (SAPE), é responsável pelo
recolhimento, guarda, preservação e promoção de acesso ao conjunto documental de caráter definitivo
em suporte e/ou linguagem não convencional produzido ou recebido pela Universidade Federal
Fluminense (UFF).
3.12.1 Atividades desenvolvidas pelo SAES
Para o ano de 2017 foi elaborado, em 23 de fevereiro, em conjunto com todos os setores e
seções da CAR, um planejamento estratégico, de forma a objetivar em pequenos projetos, as
atividades que seriam desenvolvidas por todos durante o ano corrente.
O setor contou com a arquivista Daiana Maria Ribeiro Dantas Martins e com o estagiário de
arquivologia, Bruno da Cruz Mendonça, no primeiro momento para o desenvolvimento das atividades
previstas no planejamento. Em outubro de 2017, o setor recebeu o técnico em arquivo, Nelson Alfredo
Salomão Neto, aprovado no último concurso público da UFF.
84
73
66
68
70
72
74
76
78
80
82
84
86
Crescimento do acervo da SAPE
2016 2017
111
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
As atividades planejadas para o ano corrente, bem como a situação de cada uma, se encontram
dispostas no quadro a seguir:
QUADRO 48 – ATIVIDADES DO SAES PREVISTAS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
OBJETIVO: REALIZAR O TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO DOS DOCUMENTOS CUSTODIADOS
PELO SAES
Situação em 11/2017
1 - Montagem das mapotecas para o
recebimento das plantas
Foram montadas duas mapotecas no depósito do SAES nas quais foram
guardadas plantas oriundas da SAEN recolhidas em 2016, pois houve
liberação de espaço com o remanejamento do acervo fotográfico de
estantes para armários.
Aguardando liberação da sala que está com equipamentos do LARE, que
serão doados, para a montagem das demais mapotecas. O LARE depende
do setor de Patrimônio da UFF para realizar a doação dos bens
patrimoniais em desuso.
2 - Recebimento do acervo de plantas
oriundos da SAEN (4.000 plantas) Não iniciado. Aguardando envio de novos lotes pela SAEN.
3 - Descrição e acondicionamento das
plantas (900 plantas) Não iniciado. Aguardando envio de novos lotes pela SAEN.
4 - Higienização, acondicionamento e
digitalização do acervo fotográfico da
FDN (2 caixas, 90 fotografias)
Higienização e acondicionamento de 60 fotografias em grande formato,
com a confecção manual de 80 acondicionamentos primários no SAES.
Parte das fotografias precisaram passar pelo SCRD para serem
descoladas, faltando 30 fotografias que requer esse procedimento. Por
conta da demora no procedimento realizado no SCRD (apenas 20 fotos
no ano corrente), o acervo ainda não foi encaminhado para o LARE para
a digitalização. Participou também da atividade a estagiária de
arquivologia Suzanne Mendonça dos Santos (SAPE), que às terças atuou
no SAES higienizando e acondicionando parte do acervo da FDN. A
estagiária também iniciou a atividade de arranjo (preliminar), com base
na identificação visual, devido à escassez de informações registradas
sobre esse acervo.
5 - Acervo fotográfico do GAR -
Remanejamento físico e preenchimento da
listagem descritiva e topográfica
preliminar
Totalmente concluída. Dentre fotos, negativos e cópias contatos, 1380
itens foram remanejados e descritos preliminarmente (16 caixas de
arquivo).
6 - Acervo fotográfico da Faculdade
Fluminense de Medicina (FFM) -
Remanejamento físico e preenchimento da
listagem descritiva e topográfica
preliminar
Essa atividade não estava prevista no planejamento estratégico anual
inicial, mas foi incluída em substituição das duas outras atividades
previstas (itens 2 e 3) não puderam ser executadas porque dependiam de
ações envolvendo setores alheios à estrutura da CAR.
Com início em meados de outubro e executada exclusivamente pelo
Técnico em Arquivo Nelson Neto, a atividade já alcançou 236
fotografias. Estão sendo mapeados dados como dimensões, estado de
conservação, anotações de verso e, sempre que possível, locais, eventos,
pessoas, fotógrafo e datas. Para tanto, ocorre paralelamente uma
pesquisa de contextualização. Restando ainda 4 caixas para identificar,
cerca de 50% do total, o próximo passo será cruzar informações
levantadas com o acervo textual da FFM localizado no SAPE. Previsão
de término no início de 2018.
Objetivo: Promover a difusão do acervo
Situação em 11/2017
1 - Articular a implantação do AtoM Retomada da solicitação. Processo aberto em 2014. Aguardando
agendamento de reunião com STI. Houveram pleitos junto ao setor por
112
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
parte do SAES e CAR, mas sem sucesso.
2 - Realizar testes com acervo piloto Não iniciado
3 - Implantar o acervo piloto no AtoM Não iniciado
Objetivo: Atender às solicitações de pesquisa
Situação em 11/2017
1 - Pesquisa no acervo custodiado pelo
SAES Estão listadas e descritas na subseção destinada ao assunto.
3.12.2 Outras atividades desenvolvidas pelo SAES
a) Assessorias técnicas:
Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC);
Biblioteca da Faculdade de Medicina (BFM/SDC);
Coordenação do curso de graduação em Farmácia (MGF);
Coordenação do curso de graduação em Medicina Veterinária (MGV);
Divisão de Controle de Certificados e Diplomas (DCCD);
Farmácia Universitária (FAU);
Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação (PROPPI);
Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN);
Superintendência de Arquitetura e Engenharia (SAEN).
Com um total de nove (9) assessorias técnicas realizadas, foi dado suporte na classificação de
documentos desses setores, assim como orientação aos estagiários de arquivologia em algumas
unidades.
b) Participação em Comissões e Grupos de Trabalho:
Membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF;
Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos da CAR;
Desenvolvimento do site da CAR;
Membro do Grupo de Trabalho de criação do Sistema de Arquivos da UFF;
Membro do Grupo de Trabalho de Formação Continuada da SDC (até fevereiro de 2017);
Repositório Institucional da UFF (desde novembro de 2017).
113
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
c) Demais atividades:
Substituição eventual do Coordenador de Arquivos12
;
Elaboração de projeto para organização e tratamento do acervo do Boletim de Serviço da
UFF;
Elaboração do roteiro de recebimento, tratamento e desenvolvimento de instrumentos de
pesquisa no acervo do SAES;
Atendimento a aluna do curso de Arquivologia da UFF, para evidenciar as atividades de
preservação de documentos realizadas na CAR, com a finalidade de elaboração de seu
Trabalho de Conclusão de Curso (TCC);
3.12.3 Atendimento à pesquisa
Externo - (continuação) sobre a criação da BCG, com pesquisa no acervo do NDC transferido
para o Arquivo Central (CAR), que está nos depósitos do SAPE e SAIN.
Pesquisa sobre objetos adquiridos pelo Instituto Biomédico para descrição de itens
museológicos, com pesquisa no acervo do Instituto Biomédico e antiga FFM, que está nos
depósitos do SAPE, e acervo fotográfico da FFM, no SAES.
Externo: Pesquisa sobre a arquitetura externa e interna do Centro de Artes da UFF. Pesquisa
no acervo iconográfico do Fundo GAR.
Pesquisa sobre a Faculdade de Educação da UFF para apresentação na comemoração dos seus
70 anos, nos acervos da FFF e do GAR recolhidos no SAES;
Pesquisa sobre os momentos marcantes do CEART para a exposição de comemoração dos 35
anos do setor, no acervo do CEART recolhido no SAES;
Pesquisa sobre uma fita de vídeo que mostra sua participação em um debate sobre o aborto,
nos anos 90, na UFF. Pesquisa no acervo do CEART recolhido no SAES.
3.12.4 Participação em eventos
VI CINforme - Palestra do Prof. Miguel Ángel Arellano (UNB), sobre Auditoria e certificação
de repositórios digitais, em 20/02/2017, como ouvinte;
VII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF, como guia e palestrante em
visita guiada ao Arquivo Geral em 21/03/2017;
Curso de Elaboração de Resumos para Descrição Arquivística, realizado por Eduardo Coelho,
12
Dispensa homologada em 11 de setembro de 2017.
114
3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)
em 18/05/2017, na Fundação Casa de Rui Barbosa, como ouvinte;
Seminário “Arranjo e Descrição em Arquivos Pessoais”, em 30/05/2017, na Fundação Casa de
Rui Barbosa, como ouvinte;
I Semana nacional de Arquivos, com a apresentação da palestra “Os privilégios e os entraves
no tratamento arquivístico do acervo fotográfico no SAES/CAR”, em 07/06/2017;
Seminário “Propriedade Intelectual - o desafio da Gestão de Direitos na era digital, na
FIRJAN, em 12/06/2017, como ouvinte;
VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF, como guia e palestrante em
visita guiada ao Arquivo Geral em 22/08/2017;
Programa de Capacitação do CONARQ 2017: Debate Público sobre o Projeto de Lei
7920/2017 (19/09/2017), Conservação e Preservação e para o de Organização de Arquivos de
Engenharia e Arquitetura (20/09/17) e Gestão de Documentos com ênfase na avaliação e
destinação de documentos de arquivo (21/09/17), como ouvinte;
I Encontro de Arquivistas da SDC/UFF, em 20/10/2017, na UFF;
Palestra “Descubra, lembre e partilhe: os arquivos na era digital”, no Arquivo Nacional, em
01/11/2017, como ouvinte.
3.13 SETOR DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
O Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD) é parte integrante da
Seção de Arquivo Permanente e possui como algumas das suas competências, a de elaborar planos de
conservação preventiva para os documentos arquivísticos. Atualmente, a equipe é composta por
apenas dois (2) servidores, sendo que o Arquivista se encontra em licença prêmio. Mesmo com a
ampliação do quadro é patente a lotação de mais servidores neste setor, uma vez que tem como
principal atividade, dar suporte às Seções de Arquivo Intermediário (SAIN), de Arquivo Permanente
(SAPE) e ao Setor de Arquivo Especial (SAES).
3.13.1 Atividades desenvolvidas pelo SCRD
Higienização dos dossiês dos alunos da antiga Faculdade de Direito Teixeira de Freitas (1912),
Faculdade de Direito do Estado do Rio de Janeiro (1916), Faculdade de Direito de Niterói (1921);
3.13.2 Participação em cursos e/ou eventos
Curso SEI Usar, promovido pela ENAP (a distância) – carga horária: 20h;
Mestrado Profissional em Ciência das Religiões (Faculdade Unida de Vitória).
115
4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
A SDC possui sob sua responsabilidade, 2 (dois) Laboratórios técnicos que atuam de forma
transversal na Universidade Federal Fluminense:
Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos – LACORD, localizado
fisicamente dentro da Sede da SDC;
Laboratório de Reprografia – LARE, localizado fisicamente no prédio da Coordenação de
Arquivos.
4.1 LABORATÓRIO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS -
LACORD
O LACORD tem como objetivo, apoiar as ações de Preservação, Conservação e Restauração
de documentos do acervo bibliográfico do Sistema de Bibliotecas e Arquivos, bem como preservar a
memória institucional e acadêmica da UFF.
Em 2017 o LACORD priorizou a composição e o tratamento técnico da coleção de Obras
Raras, que passaram a fazer parte do Centro de Obras Raras e Especiais - CORES, inaugurado em
02/10/17. Das ações realizadas com este objetivo, destacamos esforços envidados com: Higienização
da coleção, acondicionamentos provisórios para a guarda do acervo, pintura de estantes, organização,
sinalização e organização das respectivas obras, totalizando aproximadamente 16.351 mil itens entre
livros, periódicos, mapas, cartazes, cartas de caráter raras, quadros entre outros suportes existentes.
4.1.1 Atividades e programas desenvolvidos pelo LACORD
No que diz respeito às demais atividades e programas desenvolvidos pelo LACORD, podemos
visualizar no QUADRO 49, outras ações realizadas, como eventos e atividades especiais que contou
com a participação de 178 (Cento e setenta e oito usuários), dentre estes:
QUADRO 49 – ATIVIDADES E PROGRAMAS DESENVOLVIDOS PELO LACORD
TIPO DE ATIVIDADE DESENVOLVIDA NO
DE PARTICIPANTES
Acolhimento estudantil, com visita guiada e participação do Professor Renato do
Departamento de Arquivologia
55 alunos
Visitas guiadas com os alunos inscritos na Semana Acadêmica do GCI com a
orientação da Professora Rosemere (50 alunos)
50 alunos
Treinamento de funcionários, bolsistas, estagiários, voluntários e alunos quanto ao
manuseio de acervos e quanto a pequenos reparos.
40 participantes
Orientação de um aluno de biblioteconomia em fase de estágio supervisionada 1 aluno – 120 horas
Orientação de voluntárias, alunas da UFF, no LACORD 4 alunos
Treinamento da prestadora de Serviço Larissa (BFD) que ficou disponibilizada no
LACORD por uma semana por que a Biblioteca onde está lotada ficou fechada
(período de 2 a 6 de janeiro de 2017)
1 funcionária terceirizada
Orientação da voluntária Jeanne, bibliotecária formada e ex aluna da UFF 1 voluntária
Participação do Acolhimento de novos servidores da SDC, apresentando o 4 servidores
116 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
LACORD e seus serviços.
Treinamento de prestadores e bolsista da Biblioteca de Engenharia que ficaram
trabalhando no LACORD entre os dias 24 de julho a 16 de agosto.
4 prestadores, 1 bolsista
Treinamento de prestador da Biblioteca do Biomédico que ficou trabalhando no
LACORD entre os dias 20 a 24 de fevereiro.
1 prestador
Treinamento de prestadores de Serviço da BIB que ficaram disponibilizados no
LACORD por cerca de 3 semanas e fizeram 40 acondicionamentos, pequenos
reparos de 35 livros da CRECHE e secagem de 10 periódicos da BEC
4 prestadores de Serviço
Participação da Semana Nacional de Ciência e Tecnologia com oficina sobre
Sustentabilidade
5 pessoas
Participação da Semana Nacional de Ciência e Tecnologia com palestra sobre
Sustentabilidade
5 pessoas.
Treinamento de Conservação e Pequenos Reparos de Documentos de uma
bibliotecária da Universidade Federal Rural de Pernambuco, uma bibliotecária da
Biblioteca de Rio das Ostras, uma assistente em administração de Rio das Ostras e
um prestador de serviço da Bib.
2 Bibliotecárias, 1
assistente em administração
e 1 prestador de serviço
A prestadora Mayra Santos, que cumpriu o seu aviso prévio no LACORD por cerca
de 1 mês, teve seu treinamento em acondicionamento
1 prestadora de serviço
TOTAL 178 usuários alcançados
O LACORD além da Capacitação de Pessoal, apoiou a SDC em outras atividades como a de
supervisão manutenção do espaço físico e ações de marketing, conforme identificado no quadro 50.
QUADRO 50 – COLABORAÇÃO DO LACORD EM OUTRAS ATIVIDADES E PROGRAMAS DA
SDC
UNIDADE LACORD ATIVIDADE/PROGRAMA
Capacitação de Pessoal
. Participação do IV Encontro Luso Brasileiro de Conservação e Restauro em
27/11 a 01/12/2017;
. Reuniões semanais com um orientador especialista em conservação e
restauração de documentos;
. Curso da Folha ao Livro, em Montemor-o-Velho, Portugal nos dias 7 a 14 de
agosto de 2017;
. Participação como mediadora no evento Conservar para preservar: caminhos
para manter a memória viva no dia 12/09/2017;
. Participação no Encontro sobre Segurança de Acervos Raros e Especiais,
realizado na USP no dia 24/10/2017.
. Participação do evento em Friburgo “Juntos pela UFF”;
. Participação do I encontro de Bibliotecas da UFF, sendo cerimonialista do
mesmo;
. Participação do XXVII CBBD, em Fortaleza;
. Oficina de Paleografia Medieval e Moderna" que ocorreu no período de
26/09 a 28/11 na UFRJ;
. Extensão em Conservação e Restauração em papel 2016 a 2017, ministrado
aos sábados na Universidade Santa Úrsula.
117 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Apoio à SDC em outras
atividades, atuando com
participação e supervisão
:
. Pintura e recuperação de 30 estantes;
. Reforma de 42 cadeiras da BCG;
. Colocação de azulejos na cozinha e banheiro feminino da SDC;
. Colocação de azulejos no banheiro do andar térreo da BCG;
. Pintura do teto do banheiro do andar térreo da BCG;
. Pintura do salão do andar térreo da BCG onde ficava o acervo da área
médica;
. Troca de fechadura da porta do banheiro masculino da SDC;
. Troca da válvula de descarga do banheiro feminino da SDC;
. Pintura da faixada da SDC;
. Colocação de insulfilm no vidro da sala da Superintendência;
. Troca da iluminação do salão do térreo da BCG onde ficava o acervo da área
médica;
. Reforço das grades das janelas do LACORD, tendo a visita do pessoal da
manutenção para avaliar;
. Obra para a montagem do espaço CORES: mudança de divisória, serviços de instalação elétrica e cabeamento de Internet; . Reforma da sala de cursos do LACORD com pintura, colocação de tomadas,
manutenção do ar condicionado e desentupimentos em geral;
. Elaboração das novas placas de sinalização para entrada da SDC em
substituição à placa Núcleo de Documentação; Organização do almoxarifado
da SDC;
. Novo layout da das Seções da SDC, bem como da secretaria para a
reformulação do espaço de recepção.
Atividades de gestão do espaço
físico do LACORD
Em 2017, duas salas foram transferidas de dentro do laboratório, para um
ambiente específico ainda dentro da SDC, para realização de suas atividades:
a sala de higienização e a Sala de Cursos do LACORD.
Equipamentos existentes no
LACORD
. 3 computadores;
. 2 higienizadoras;
. 1 Máquina de Obturação de Papel;
. 1 Freezer -30º.C;
. 1 Conjunto multifuncional para água e hidróxido de cálcio;
. 1 Embaladora a vácuo;
. 1 Plotter;
. 1 Geladeira para descontaminação de acervos
Recursos humanos por categoria
. 1 Bibliotecário;
. 1 Estagiário;
. 1 Prestador de Serviço
Serviços de Disseminação da
Informação - Marketing
Elaboração do site CORES - http://www.bibliotecas.uff.br/cores/home
Atualização do site Lacord - http://www.lacord.uff.br/
. Elaboração da Logo LACORD e Logo CORES
Estas atividades contaram com o apoio do Setor de Aquisição da BCG
Como uma ação transversal a toda universidade, destacamos a participação do LACORD/SDC
no projeto de Sustentabilidade da UFF, que busca apoiar o Plano de Logística Sustentável (PLS), da
UFF. Para isso, foram firmadas parcerias com a Pró-Reitoria de Extensão, ENEL e Biblioteca Central
do Gragoatá. O Laboratório separa todos os resíduos sólidos acumulados do período, com objetivo de
reciclagem e economia na conta de luz da UFF.
Em 2017, 1.729,52 quilos (mais de uma tonelada e meia de resíduos sólidos) foram enviados
para reciclagem.
118 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
Com a participação e empenho do LACORD, a Universidade teve uma redução de R$ 245,47
(duzentos e quarenta e cinco reais e quarenta e sete centavos) na sua conta de luz, conforme
demonstrado na Tabela 26.
TABELA 26 - PROGRAMA DE SUSTENTABILIDADE DA SDC/LACORD
4.2 LABORATÓRIO DE REPROGRAFIA – LARE
Criado em 1974, como um setor do então Núcleo de documentação, para atender as
necessidades da transformação do suporte de documentos oriundo das inscrições dos alunos nos cursos
de graduação da UFF do Departamento de Assuntos Escolares – DAE, e com equipamentos doados
através de convênios com a Alemanha e FINEP, foram iniciados os serviços de microfilmagem.
O serviço consistia em microfilmar os documentos, dos cursos de graduação, que estavam
arquivados em envelopes, e que eram os dossiês probatórios das inscrições dos alunos nos cursos de
graduação a partir do ano de 1957, da época, em que existiam as instituições de ensino superior
isoladas.
A partir do ano de 1982, com a criação de novos cursos de Pós-graduação, e a demanda de
consulta no arquivo de registro de diploma e histórico escolar dos alunos que concluíram os cursos de
graduação, houve a necessidade de organizar e transformar estes acervos, introduzindo novos tipos de
microformas (rolo de microfilme cópia), visando preservar, organizar e agilizar as pesquisas.
Com avanço tecnológico, o LARE passou a implantar o sistema híbrido (microfilmagem e
digitalização de documentos). Em 2010, com a suspensão do pagamento do adicional de insalubridade
o então chefe da época resolveu suspender o serviço de microfilmagem, dando continuidade apenas ao
serviço de digitalização dos documentos.
Em 2013 foi nomeado como chefe do LARE o arquivista que vinha auxiliando nas atividades
desde 2013 após o falecimento do antigo chefe, o qual havia permanecido na chefia por um longo
TIPO DE
RESÍDUO 05/12/17 24/02/17 10/03/17 31/05/17 24/07/17 09/11/17 TOTAL
ECONOMIA
Papel 350 kg 152 kg 36,6 kg 180 kg 230 kg 340 kg 1288,6 kg R$ 179,51
papelão 0 60 kg 11,84 kg 67,2 kg 53,55 kg 47 kg 239,59 kg R$ 44,31
Ferro 0 0 156,68 kg 0 21,5 kg 8 kg 186,18 kg R$ 18,61
Plástico 0 0 0 1,47 kg 1,85 kg 0 3,32 kg R$ 0,49
PET 0 2 0 0,43 kg 0 0 2,43 kg R$ 1,14
Jornal 0 0 9,4 0 0 0 9,4 kg R$ 1,41
Total Kg 350 kg 214 kg 214,52 kg 249,1 kg 306,9 kg 395 kg 1729,52 kg R$ 245,47
119 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
período. Então a partir de 2013 vimos a necessidade de estarmos reavaliando todo os procedimentos
de trabalho executados com objetivo de implementar novas ações visando adequar as atividades do
LARE dentro de uma realidade atual e técnica.
Recentemente também o LARE foi contemplado com a chegada de dois novos servidores um
arquivista e um técnico em tecnologia da informação os quais entraram em exercício em outubro desse
ano. Outra notícia relevante diz respeito ao material de informática solicitado que a Pró-Reitoria de
Graduação (PROGRAD) acaba de adquirir e deveremos receber no início de 2018.
4.2.1 Atividades desenvolvidas pelo LARE
Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos das IFES aprovada pelo Arquivo
Nacional em 2011, nos documentos da PROGRAD;
Organização e identificação do acervo, assim como o acondicionamento da documentação
acumulada;
Atendimento às pesquisas;
Recebimento de documentos;
Registro de documentos no protocolo de entrada;
Encaminhar a documentação para a preparação;
Preparação e higienização da documentação para a digitalização;
Digitalização de documentos;
Indexação de documentos;
Acondicionamento da documentação física;
Conferencia e controle de qualidade da digitalização;
Pesquisa nos microfilmes do acervo de segurança da Documentação Acadêmica;
Pesquisa nos microfilmes do acervo da documentação de pessoal;
Pesquisas ao banco de dados de digitalização;
Orientação e supervisão de bolsista.
4.2.2 Parcerias
A parceria LARE com a PROGRAD e a Coordenação de Arquivos, continuou rendendo bons
frutos no ano de 2017, assim como no ano anterior. Por meio do Projeto de Digitalização e
Organização de Documentos foi possível contratar mais 01 bolsista do curso de ciência da computação
e outro de história, possibilitando o aperfeiçoamento das atividades de digitalização e o aumento da
produção.
Os responsáveis pela Coordenação de Arquivos e pelo Laboratório de Reprografia
apresentaram em reunião junto ao Pró-Reitor da PROGRAD as demandas para este setor, reunião
120 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
realizada no ano de 2016. Foi exposto a necessidade de aquisição de um software de gestão eletrônica
de documentos e equipamentos de informática para um atendimento satisfatório e adequado às
atividades de digitalização. Contudo só agora em outubro de 2017 devido à crise financeira nas
universidades conseguimos que a PROGRAD comprasse os equipamentos, dessa forma não foi
possível contar com esses equipamentos de informática nesse ano, porém de qualquer forma já é uma
excelente notícia a confirmação da compra, pois poderemos utilizar no próximo ano.
4.2.3 Dados estatísticos da produção do LARE
QUADRO 51 – PRODUÇÃO DO LARE
ATIVIDADE DOCUMENTOS QUANTIDADE OBSERVAÇÃO
Entrada, recebimento e
preparação da documentação
Documentos encaminhados
das coordenações de curso 210.0000 mil
documentos Dossiês de aluno
Digitalização de documentos Referente à documentação de
inscrição de alunos do
vestibular de 2012 a 2014
além do cederj de 2013 e
2014
190.0000 mil
documentos
Meta
Atingida
Pesquisa no arquivo de
segurança
Processo de servidores 06 consultas
Pesquisa no arquivo de
segurança
Históricos de alunos 25 consultas
Identificação, despacho e
devolução
Processos de registro de
diploma (UFF) 3.600 -
Identificação, organização e
preparação e digitalização.
Dossiê de alunos das
faculdades particulares 6.0000
Meta
Atingida
4.2.4 Outras atividades desenvolvidas
Em relação ao acervo do microfilme recebemos a visita técnica do Arquivo Nacional, o qual
nos enviou posteriormente um laudo técnico do estado físico do acervo, além das recomendações a
serem seguidas no tratamento das fitas. Já os dossiês de alunos, que são inicialmente constituídos de
documentos entregues no ato da inscrição e vem para o LARE para serem digitalizados, foi feito o
mapeamento pelo novo arquivista de todo o processo sendo possível detectar a incoerência desse
procedimento, onde posteriormente no próximo ano deveremos apresentar o resultado a PROGRAD, e
conseguintemente recomendando a finalização da digitalização dessa documentação.
Outra atividade realizada nesse ano foi a preparação dos processos que são criados a partir da
solicitação do diploma do curso de pós-graduação, os quais já podem ser encaminhados para serem
arquivados nos respectivos protocolos. Outra atividade iniciada foi a avaliação e organização da
documentação administrativa acumulada no LARE, atividade essa desenvolvida a partir de outubro
pelo novo arquivista. Devemos destacar que com a chegada dos novos servidores e os novos
121 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO
equipamentos de informática a receber no início de 2018 será possível finalizar com o passivo
encontrado no LARE.
121
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Conforme identificado neste Relatório, os avanços da SDC/ UFF foram bastante
significativos, principalmente num ano com expectativas tão modestas nos setores públicos e privados
do nosso país. Cabe ressaltar, entretanto, que algumas atividades e estatísticas foram impactadas
devido a redução dos serviços no período de Greve dos técnicos administrativos em educação das
universidades federais, de 10/11 até 22/12/17.
As ações planejadas em 2016 e realizadas pela SDC em 2017 envolveram iniciativas voltadas
para Atualização e manutenção de acervos; ampliação e movimentação de recursos humanos; Gestão
de Documentos; Gestão da Informação na UFF e no Sistema de Bibliotecas e Arquivos; Programas de
Capacitação e Formação continuada; Controle Patrimonial; Infraestrutura; Responsabilidade
ambiental; Sustentabilidade; Digitalização de documentos; Parcerias com outras instituições e Ações
Solidárias.
No que diz respeito à atualização e manutenção de acervos, a UFF com o objetivo de compor
o acervo do Sistema de Bibliotecas com títulos das bibliografias básica e complementar dos cursos da
Universidade, disponibilizou R$ 399.992,48 (Trezentos e noventa e nove mil, novecentos e noventa e
dois reais e quarenta e oito centavos). Os empenhos relativos às firmas licitantes tiveram o respectivo
financeiro liberado em 17 de julho de 2017. Para a aquisição de títulos nacionais foram empenhados
R$ 300.278,40 e para títulos estrangeiros R$ 99.714,08, num total de R$ 399.992,48.
Com este orçamento, foram adquiridos 3.895 exemplares de livros nacionais e estrangeiros
para atender aos cursos Básico de Ciências da Saúde, Biblioteconomia (Niterói), Biomedicina (Nova
Friburgo), Ciências Naturais (Pádua), Ciências Sociais (Campos), Cinema (Niterói), Direito (Macaé),
Engenharia de Produção (Petrópolis), Geografia (Niterói), Hotelaria (Niterói), Matemática (Aterrado
Volta Redonda), Matemática (Pádua), Nutrição (Niterói), Odontologia (Nova Friburgo), Produção
Cultural (Rio das Ostras). Foram adquiridos também coleções da Dewey Decimal Classification
(CDD) para atualização do material apoio ao serviço de processamento técnico do acervo nas
bibliotecas do sistema.
Cabe ressaltar que foi priorizado o atendimento às unidades cujos cursos seriam avaliados pelo
MEC, e também, às solicitações que não puderam ser contempladas anteriormente.
O contingenciamento dos recursos orçamentários destinados à aquisição de bibliografia básica
e bibliografia complementar vem impactando há alguns anos, o processo de aquisição de livros para as
bibliotecas do Sistema, deste modo, muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o
financeiro disponibilizado para compra.
Existe atualmente uma demanda reprimida no valor de R$ 951.914,47, correspondendo a
1.720 títulos 5.823 exemplares ainda não adquiridos. Esta situação é preocupante, se levarmos em
consideração que a bibliografia atualizada nas bibliotecas é um quesito primordial nas avaliações de
curso realizadas pelo MEC.
123
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Todavia, mesmo com uma demanda reprimida considerável, houve um crescimento relevante
no número de obras das bibliotecas, na ordem de 68,03%. Contribui para o aumento deste percentual,
as doações, advindas de usuários, professores, técnicos e outras instituições que totalizaram 31.970
exemplares.
A UFF/SDC/ SPDC e PROGRAD estão trabalhando em parceria, num estudo dos modelos de
negócio disponíveis no mercado para possível aquisição de e-books. Este estudo tem a finalidade de
identificar o modelo mais adequado à realidade da UFF e às necessidades da comunidade acadêmica.
A análise da SPDC visa contemplar as bibliografias básicas dos cursos, em paralelo com os títulos
mais reservados e mais emprestados, tendo como base os relatórios gerados pelo Pergamum.
Quanto aos recursos humanos, a UFF/SDC vem envidando esforços no sentido de ampliar o
quadro de pessoal no âmbito do Sistema de Bibliotecas e Arquivos. Entre 2015 e 2017 houve um
aumento de aproximadamente 6% no quantitativo de Recursos humanos. Em 2017 a SDC abriu um
processo individual para cada vaga cedida que se encontrava sem contrapartida de substituição até
então. O resultado desta iniciativa foi positivo, e a SDC recuperou alguns códigos de vagas que foram
reintegrados ao quadro de recursos humanos da Superintendência de Documentação. Além disso, a
Administração Central da UFF atendeu à solicitação da SDC, no sentido de encaminhar vagas extras
para ampliar o quadro de pessoal da CAR.
Com uma frequência anual de 573.687 e mensal de 47.807, no período de abrangência deste
relatório foram cadastrados pelas Bibliotecas do Sistema, 7.028 novos usuários; 195.639 empréstimos;
109.998 consultas e realizadas 1.157.217 operações no Pergamum. Observa-se um número expressivo
de renovações online, na ordem de 133.569. O que leva a crer que as ações de divulgação dos serviços
oferecidos pelas Bibliotecas são fundamentais em todas as unidades. Com o apoio de todas as
unidades do Sistema de Bibliotecas e dos GTs de Capacitação de Usuários e Formação Continuada,
ambos constituídos pela SDC, percebemos um aumento de aproximadamente 122,3% no número de
renovações online. Estes indicadores são bastante significativos, se levarmos em consideração os
dados demonstrados na Tabela 5.
Constatamos ainda, que o número de acervo catalogado anualmente no Sistema de Bibliotecas
também teve um crescimento considerável na base bibliográfica do Pergamum, na ordem de 3,26% de
títulos e 4.19% exemplares. Atribuímos o fato à consolidação do sistema, proposto como meta da CBI,
em que a gestão se dedicou a estratégias e ações para maior segurança dos profissionais no manuseio
do sistema, maior número de treinamentos e finalização dos manuais para apoio.
Considerando os indicadores apresentados, os serviços e atividades desenvolvidas informadas,
percebemos que as Bibliotecas estão mais dinâmicas e acessíveis.
124
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A atuação das Comissões de Bibliotecas vem apoiando os Projetos da SDC, de forma a
ampliar o ensino, a pesquisa e a extensão da UFF. Como exemplo, podemos citar a Comissão da
Biblioteca Central do Gragoatá, formada pelos programas de Pós-graduação atendidos pela BCG, que
propiciou a compra de 4 scanners (sendo um específico para microfilme) e um computador através do
Projeto apresentado ao Edital CTINFRA/FINEP-2011.
A Biblioteca Central do Gragoatá recebeu através de recurso do projeto CTINFRA-
FINEP/2011- elaborado pela Rede Livros e Leituras no Século XXI, formada pelos Programas de
Pós-graduação da Área de Humanas e Sociais aplicas: Um Scanner planetário para documentos até
formato A2, Zeutschel OS 12000C - R$ 145.000,00; Dois Scanner planetário para documentos até
formato A3, Zeutschel OS 12000C modelo ZETA - R$ 108.000,00; Um Scanner de microfilmes e
microfichas ViewScan - R$ 45.000,00. Com recurso da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação e
Inovação um computador no valor de R$ 4.444,00 e um No-Break no valor de R$ 378,00 (este último,
incentivado pela Administração Central, na pessoa do Vice-Reitor Antônio Claúdio).
A aquisição destes equipamentos tem com objetivo a digitalização e disponibilização de dissertações e
teses antigas defendidas nos programas de pós-graduação da UFF, e sua disponibilização para o
grande público através do Repositório Institucional da UFF, bem como a coleção de livros raros da
Biblioteca Central do Gragoatá.,
O retorno das reuniões de área solicitado pela SDC é um ponto que também merece destaque.
O objetivo desta iniciativa, além de acompanhar as demandas, é identificar as ações positivas
desenvolvidas nas unidades do sistema de bibliotecas e arquivos, com o intuito de multiplicá-las, bem
como ampliar a qualidade dos serviços prestados.
No que diz respeito às novas tecnologias de informação e suas possibilidades, a Seção de
Informação Referencial elaborou o Sistema Gerador de Fichas Catalográficas /FICA-ON). Uma
iniciativa que será amplamente utilizada pelo Sistema de Bibliotecas e por toda comunidade
acadêmica. Estima-se que até março de 2018, todas as unidades já estejam com este serviço
disponível, beneficiando a universidade como um todo.
Quanto à infraestrutura, as novas versões do Oracle e do Pergamum, realizadas em agosto de
2017, trouxeram melhorias que incidiram num número menor de atendimentos abertos junto à STI;
diminuição dos dias de parada e lentidão do sistema, possibilitando melhor desempenho das equipes;
diminuição do uso da CPU do servidor, o que impacta diretamente o desempenho do sistema; maior
velocidade no atendimento aos usuários para empréstimos e devoluções.
A avaliação do Pergamum pelos colaboradores do Sistema de Bibliotecas é outro ponto
positivo a ser considerado. Esta ação oferece subsídios para o planejamento das atividades da
125
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
CBI/SDC, tendo em vista as principais questões apontadas, tais como: 1. O Sistema é bom, mas é
preciso melhorar o acesso à Internet; 2. Melhoria na infraestrutura de TI e Rede; 3. Possibilidade de
mais treinamento; 4. Ampliação da equipe que atua na gestão do Pergamum; 5. Integração com o
IdUFF; 5. Ampliação da comunicação em relação às estratégias de gestão do Pergamum; 6. Realização
de avaliação contínua; 7. Uso de indicadores de desempenho; 8. Divulgação das demandas enviadas ao
Pergamum para acompanhamento de todos; 9. Mais liberdade no uso do sistema; 10. Divulgação das
orientações de forma clara e documentada; 11. Avaliação do Pergamum pelos usuários; 12.
Implantação do módulo “Aquisição e integração” com as coordenações de cursos da UFF.
Como outro ponto positivo, podemos destacar ainda, a aprovação e publicação da “Política
para depósito de produção técnico-científica no RIUFF” pela universidade (em 03 de janeiro de 2017),
possibilitada pelo trabalho desenvolvido pela Gestão da SDC em conjunto com a SIRE e o
Departamento de Ciência da Informação. Constata-se um avanço no volume de inserções no
Repositório Institucional da Universidade, com um crescimento de 54,52% dos documentos
depositados e publicizados no Repositório, que atualmente possui 497 Usuários Cadastrados; 249
Comunidades criadas e 272 Coleções criadas. O percentual de crescimento das comunidades e
coleções foi de 7,08 com relação a 2016.
A utilização adequada da lista de e-mails do Sistema de Bibliotecas e Arquivos, com
divulgação de informações externas e internas, troca de materiais de consumo, equipamentos e itens
bibliográficos entre as unidades, é mais uma ação positiva a ser destacada em 2017. A
Superintendência e a sua Coordenação de Bibliotecas seguem estimulando a prática profissional e
sustentável, visando a melhor comunicação utilização dos recursos públicos, atendendo aos princípios
éticos, de economicidade, finalidade e interesse da administração pública.
No que diz respeito à Coordenação de Arquivos, bem como suas seções e seus setores, estes
alcançaram resultados expressivos em comparação com o exercício anterior. Uma antiga reivindicação
dos servidores da unidade está sendo contemplada com o apoio da atual gestão da SDC e da
administração central: em outubro de 2017 a CAR recebeu quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em
arquivo aprovados no concurso público do Edital nº 212/2016.
Alguns pontos merecem destaque como a orientação aos estagiários de arquivologia que
atuam nas unidades da CAR, uma vez que os documentos chegam por transferência na SAIN e são
classificados de maneira criteriosa, o que otimiza sobremaneira o tempo utilizado para realizar o
processamento técnico dos documentos.
A assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF é a principal atividade da SAIN, pois é
um serviço que é prestado a toda universidade. Com o ingresso de novos servidores será possível
126
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
manter o nível de trabalho e ampliar a qualidade das atividades realizadas pela SAIN. Em comparação
com o exercício anterior, houve um aumento de 445% no crescimento do acervo da SAIN, o que
representa o recebimento de 1.057 caixas.
O atendimento à pesquisa, atividade principal da SAPE sofreu um acréscimo de 9% em
relação ao ano anterior. Além disso, outro número que chama atenção é o de desarquivamento de
diplomas, certificados e históricos de alunos de graduação e da pós-graduação da Universidade. Por
um entendimento de que a confecção desses documentos é bastante onerosa para a instituição, esse
serviço se tornou em conjunto com o atendimento ao pesquisador, uma das principais atividades da
SAPE. Dessa forma, em relação ao exercício anterior, a referida atividade apresentou um acréscimo de
119%.
Ainda que sejam seções com suas atividades bem definidas, tanto a SAIN quanto a SAPE
trabalham em conjunto, visto que alguns documentos, após o cumprimento de prazos no arquivo
intermediário, são recolhidos ao arquivo permanente.
Da mesma forma, o trabalho do SAES deve ser executado em conjunto com a SAPE, pois,
este setor é responsável por organizar, conservar e preservar os documentos recolhidos, cujo
arquivamento e consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos. Até o ingresso de
novos servidores, o setor contava apenas com uma arquivista, o que dificultava bastante o
desenvolvimento de diversas frentes de trabalho.
Das ações realizadas pelo LARE e pelo LACORD, destacamos a transversalidade e a
importância das ações desenvolvidas em prol da sustentabilidade, Conservação e Restauração de
documentos bem como a preservação da memória institucional e acadêmica da UFF. Em 2017 o
LACORD priorizou a composição e o tratamento técnico da coleção do Centro de Obras Raras e
Especiais - CORES, iniciado com aproximadamente 16.351 mil itens entre livros, periódicos, mapas,
cartazes, cartas de caráter raras, quadros entre outros suportes existentes, além da Capacitação de
Pessoal e apoio à SDC em outras atividades como a de supervisão manutenção do espaço físico e
ações de marketing.
Sabemos que ainda existem muitos desafios a serem enfrentados pela SDC, como questões
relativas à manutenção, espaço físico, infraestrutura, aquisição de equipamentos dentre outros, os
quais permitiriam a operacionalização das atividades com mais celeridade. A SDC/UFF tem
conhecimento dessas necessidades, e envida esforços permanentes para que estas sejam atendidas o
mais breve possível.
A SDC continuará priorizando as ações que vissem à ampliação da qualidade dos serviços
prestados pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, bem como pelos seus Laboratórios.
127
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Por fim, a SDC agradece o apoio de todos os colaboradores em exercício nas 46 (quarenta e
seis) unidades do Sistema, bem como da administração central e dos demais parceiros da UFF,
firmando aqui o compromisso de se empenhar ainda mais, para que todos os objetivos sejam
alcançados da maneira mais profícua possível.
Muito obrigada pela dedicação e o empenho de todos os servidores, estagiários e demais
colaboradores, que diante de inúmeras adversidades, trabalharam de forma profissional para o
cumprimento da missão da UFF/SDC.