Rendezvnyszervezs folyamata

Asztalos Rbert- Turizmusmarketing Iroda- www.turizmusmarketing.com

A rendezvnyszervezs szakaszai

1. Tervezs2. Elkszts3. Lebonyolts4. Lezrs, utmunkk

Kezdeti tervek

Amennyiben ksz az esemnyvzlat, Megfelel pnzmennyisg ll rendelkezsnkre Meghatroztk az esemny cljt

Kvetkezik az elkszts(cgen belli esemnyszervezkkel vagy kls

rendezvnyszervezvel)

2., elkszts

A vllalattl mindig legyen egy szemly, aki kapcsolatot tart a rendezvnyszervezvel

Ha a vllalat bels rszlege intzkedik, legyen valaki aki a beszlltkkal val kapcsolattartst intzi

Ez biztostja, hogy a beszlltk nem kapnak eltr utastsokat klnfle forrsokbl

Csak olyanok hagyjk jv a kiadsokat, akiknek megvan hozz a jogosultsguk!

Az elkszt szakasz

Az elkszt szakasz a leghosszabb feladatsort jelenti.

Ez a munkafolyamat nagy krltekintst ignyel.

Ez a feladat tipikus csapatmunka. A munkban rszt vevk sszehangoltan vgzik munkjukat.

Az elkszt szakasz

Az egyes feladatokhoz hatridket s felelsket kell rendelni.

A rendezvny fszervezje koordinlja ezt a feladatot, aki beszmolsi s elszmolsi ktelezettsggel tartozik a vllalkozs vezetsnek.

Helyszn, idpont, eladk*

Idpont

Helyszn, cm

Terem neve

Programtervezs

Eladk felkrse

A naptr ellenrzse, az idpont vglegestse

Bejrs, ajnlatkrs

Bejrs, ellenrzs

Forgatknyv elksztse

Felkrsek s az eladsok cme, az eladk rvid letrajznak sszelltsa

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Technikai, nyelvi felttelek*

Az eladsok nyelve

Technikai szksglet

Anyagleadsi hatrid

Szksges-e tolmcsols?

Tolmcsberendezs, projektor, szmtgps programok

Magyarul s szksg szerinti idegen nyelven

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Nyomtatvnyok, ajndk trgyak*

Fotk, brk ksztse

Maszkota tervezse

Programfzet tervezse

Nyomtatvnyok tervezse

Mennyisg, formtum

ajnlatkrs

Elegns mappa, dosszi

Program, trkp, meghv, helysznrajz, idegenforgalmi anyagok mindenkinekKls bort: rendezvny neve, idpontja, helyszne 1. oldal: ksznt (tbb nyelven is) Tovbbi oldalak: programok Utols oldal: szervezk, szolglatok elrhetsge

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Nyomtatvnyok, ajndk trgyak *

Nyomtatvnyok tervezse

Tjkoztatk, technikai- adminisztratv kiadvnyok

Ajndktrgyak krnek megnevezse

Ajnlatkrs (pl.: plakt,konferenciatska, tblk,dekorcik)

Belpsi engedlyek behajtsi engedlyek Kitzk ltet-krtyk Asztalszmok Konferenciatblk Konferencia zszlk

Ajndktrgyak krnek vglegestse, megrendelse

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Kltsgvets, elkalkulci *

Kltsgvets ksztse

Megrendelsek

Terembrlettel, technikabrlettel, ajndktrgyakkal, tolmcsok, hostessekkikzvettsvel kapcsolatos ajnlatkrs, az ajnlatok kirtkelse. Szponzorls lehetsgeinek kiaknzsa, szponzorok megkeresse, szponzor szerzdsek.

Helyszn/terem, technika, tolmcsok, hostessek megrendelse. Cateringgel kapcsolatos ajnlatok krse, rtkelse. Egyeztets utni megrendels.

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Kommunikcis felttelek *

Meghvk sszelltsa

Sajtiroda fellltsa

Sajtkapcsolatok tervezse

Meghvandk krnek sszelltsa, a meghvk sztkldse,

A sajtiroda helye, felszerelse,vezetje, szemlyzete,nyilatkozk felksztse

Sajtanyag ksztse, sajttjkoztat, interjelksztse, mdiakr meghatrozsa, jsgri meghvk sztkldse

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Helyszn kialaktsa, dekorci*

Helysznre szllts

Catering biztostsa

Regisztrci megszervezse

Stblista

Helyszni dekorci

Logisztika biztostsa, a helyszni fogadsmegszervezse, rzs biztostsaA rendezvny helysznnek kialaktsa a vendglts szempontjblA regisztrci technikai sszemlyi htternek kialaktsa

Helyszni felgyelet, feladatkrk kialaktsa, a szervezk betantsa

Helyszni dekorci megrendelse, kialaktsa

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Helyszn kialaktsa, dekorci *

A helyszn biztostsa

Az esemny rgztse

Szles krben rtelmezend:tzvdelmi berendezsek biztostsa meglte, meneklsi terv, vszkijratok jelzse, szemly s vagyonvdelem megoldsa, szaniter berendezsek ellenrzse

Dokumentls fajti, sokszorosts, archivls, a ksbbi felhasznls lehetsgei, ajndk felvtelek irnti igny felmrse,tadsa

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Lezrs, utmunklatok*

Pnzgyi elszmols

Visszaszllts megtervezse

Ksznlevelek

Sajtfigyels

Referencia dosszi sszelltsa

Szmlalikvidci, fizets, utkalkulci ksztseAnyagok eszkzk visszaszlltsnak logisztikai feladataiKsznlevelek elksztse,kikldse a regisztrci alapjn

Megjelensek, megjelens hatsa

Jegyzetek, dokumentumok (reklmanyagok, kiadvnyok stb.) sszefzse, a vendgektl kapott nvjegykrtyk sszegyjtse, alvllalkozkkal kapcsolatos dokumentcik dossziba rendezse

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Lezrs, utmunklatok *

sszefoglal, Zrjelents ksztse

rtkel, elemz jelleg jelentsamely az esetleges hibkat s pozitvumokat is tartalmazza.

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

Vratlan helyzetek *

Felkszls vratlan helyzetekre

A felkrt elad nem rkezik meg, a technikai berendezsek felmondjk a szolglatot,bombariad/tz zavarja meg a programot stb. Tartalkhelyszn s eszkzk biztostsa.

*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!

3. Lebonyolts

A rendezvny eltt, utols eligazt rtekezlet Fontos kialaktani a szervezsi hierarchit

Minden rendezvny 3 rszbl ll:

1., a vendgek fogadsa, rkeztetse 2., a programokon val rszvtel3., a vendgek tvozsa, bcsztatsa.

A rendezvnyek kls szolgltati lehetnek

Nyomdk, kiadk Grafikusok, tervezk Fots Vendgltsi szolgltatk Szlloda, panzi Virgktk, klcsnzk, dsztk Kls programszervezk, ksrk

Rendezvnyek forgatknyve(PROGRAM S TECHNIKAI)

A forgatknyvet rsban kell rgzteni Minden forgatknyv egyedi

3 rszbl ll1) Elkszts

2) Lebonyolts

3) Utmunkk

A forgatknyv sszelltsa

A forgatknyv elemei: sszefoglal informcik: idpont, idtartam, helyszn,

tervezett ltogat ltszm, tervezett kzremkdi ltszm.

Esemnyek: fesemnyek (pl. konferencia ), mellkesemnyek (pl. killts, msoros program ), kiegszt-esemnyek (pl. kirnduls), protokollris esemnyek (nyit- s zresemnyek).

A forgatknyv elemei:

Szervezeti rendszer s folyamat lersa: - szervezeti felpts, szervezeti egysgek felsorolsa s hatskre, - a rendezvny folyamatnak lersa ( tevkenysg, hatrid, vgrehajts).

A rendezvny arculata: jelmondat, jelkpek, szerzi jogokkal kapcsolatos gyek elintzse.

A forgatknyv elemei:

A rsztvevk, kzremkdk felsorolsa: rsztvev szervezetek (pl. fuvaroz vllalat ), kzremkd szervezetek (pl. fellp trsulatok), tmogatk, alvllalkozk, beszlltk, hatsgi s nem hatsgi szervezetek (pl. KJL, Rendrsg),dokumentumok (szerzdsek, megllapodsok, engedlyek)

A vendgek listja: VIP vendgek felsorolsa, csoportos meghvsok, visszaigazolsok a rszvtelrl.

A forgatknyv elemei:

Alternatvkat kitallni az elrelthatatlan esemnyek kivdsre, pldul tartalkhelysznt vlasztani, esnapot kijellni, tartalkprogramot szervezni.

A szemlyi felttelek biztostshoz tartozik a megfelel szm s kpests emberek sszegyjtse s betantsa az adott feladatra.

A legtbbszr a rendezvnyszervez feladata a szervezk betantsa csoportos megbeszlsek

A technikai forgatknyv tartalmazza

A rszletes program

A killtott anyagok szlltsnak mdjt, temezst

Fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.)

A technikai forgatknyv tartalmazza

Technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket

Vendgltssal kapcsolatos feladatokat

Dsztssel kapcsolatos feladatokat

Telefonos s postai elrhetsgeket.

Trgyi, technikai felttelekA teremberendezs mdozatai Sznhzterem stlus

- Nagy ltszm konferenciknl- A sorok egyms kztti tvolsga a terem nagysgtl s ltszmtl fgg - Az els sornak az elnksgtl legalbb 2 mterre kell lennie.

Varinsok: az oldalt lv szkek flkrben zrnak a szkek teljes flkrt kpeznek V alak a nztr

A teremberendezs mdozatai

Iskolapados / osztlyterem stlus- Szeminriumok s oktat jelleg rendezvnyek- A hallgatsg kis asztaloknl l, hogy jegyzetelni tudjon.

U alak- Idelis olyan banketteknl, glavacsorknl, ahol felszlal is van. - Ngyzetes, inkbb tglalap alak asztalokat helyeznek egyms mell.

A teremberendezs mdozatai

Patk alak - Olyan mint az U-alak a keskenyebb rszn a sarkon lekerektett asztalok

Ngyzetes- Valamennyi rsztvev ltja egymst- Az asztalokon mikrofon is tallhat - Kzpen egy sznyeg s/vagy virgkompozci tallhat

Igazgattancs stlus- mindenki lt mindenkit- nagy asztalfellet

A teremberendezs mdozatai

E-alak- Banketteknl clszer. - Az E hrom szrt egybefog rvidebb rsznl lnek a f vendgek.

Munkacsoport stlus- Ktetlen munkacsoportnl, workshopoknl

Technikai felttelek Mikrofonok asztali ll hordozhat csiptets

a terem nagysgnak megfelelen vlasztunk s kombinlunk

Mikrofonok

Ha a rendezvnyen elnksg is helyet foglal asztali mikrofonok

A kbel nlkli mikrofonokat a jelenlev segtk adjk a felszlal kezbe, ilyenkor a beszl a helyn marad.

Az ll mikrofonokat a hallgatsg sorai kztt helyezik el. A szlsra jelentkez odamegy a mikrofonhoz.

A csiptets mikrofonokat az elad zakjra/blzerre helyezik fel.

Hangtechnika

A rendezvnyeket tbbfle hanghats is ksrheti: zenei alfests, vagy ms bejtszs CDrl, DVD-rl.

Bonyolult hangstdikat csak kongresszusi kzpontokban tallunk.

Szksg lehet az elhangzottak teljes kr hangrgztsre, dokumentlsra.

A felvtelek ksztse helyettestheti a gyorsrsos jegyzknyvezst.

Lmpk, irnytott fnyek

Nagy hatst elr berendezsek, pl: fejgp hasznlata.

Segtsgkkel kiemelhetnk teremrszleteket, dekorcit, hangslyozhatjuk az elad szemlyt, stb.

A berendezs hasznlata elzetes tervezst ignyel.

Tolmcsberendezs

A nemzetkzi konferencik esetben gyakran van szksg tolmcs szolgltatsra.

Az lsekre felkszlt termekbe eleve bepttetik a berendezst: a tolmcsok kln kabinokban dolgoznak, ahonnan beltjk a termet, de ket nem lehet ltni.

Amely termekben nincs tolmcskabin, ott mobil tolmcskszlket lehet hasznlni.

Szmtgpek s perifriik, kiegszt berendezsek A vendg eladk adathordozn hozott

eladsainak kinyomtatsra is szksg lehet.

Nagy teljestmny fnymsolknak a nap minden szakban rendelkezsre kell llniuk

Btorzat

Rendezvnyszervezshez leggyakrabban hasznlt btorok:

raksolhat szkek, karosszkek fotelok, elnksgi asztal, beszlpult, dohnyzasztal,

Btorzat

klnbz mret asztalok trgyalasztal, ll illetve gurul fogasok, szemetes kosr, aktaszekrny, hideg-melegvizes mosogat, htszekrny, konyhaszekrny

Dobogk, posztertblk

A klnbz rendezvnyeknl (pl. divatbemutatk, msoros estek) jl hasznlhatak.

Ezekhez akr lpcs is illeszthet.

A posztertblk (killtsi installcis tblk) alkalmasak arra, hogy felletkre illusztrcis cllal, paprokat, kisebb trgyakat helyezznk el.

Egyb technikai felttelek

ris kivettk A teremben zajl esemnyeket az lstermeken

kvl a zrt lnc tvads segtsgvel gy lehet nyomon kvetni.

Zszlk A nemzetkzi rendezvnyek elengedhetetlen

kellke. A diplomcia szablyai szerint a mennyezetrl belgatott, zszlrdba lltott, vagy asztali kis zszlkat klnbztetnk meg.

Egyb technikai felttelek

Szavazgp, Szemlyhv, Diktafon, Irat megsemmist, Iratfz-gp, Hkt-gp.

4. Lezrs, utmunkk

A legfontosabb utlagos feladat a rendezvny rtkelse.

Mennyire teljesltek a kitztt clok? Hnyan jttek el a rendezvnyre, hogyan reztk magukat, voltak-e fennakadsok, a rsztvevk elvgeztk-e feladatukat, sikerlt-e tartani a kltsgkeretet, s ha nem, akkor mirt nem.

Helyszn helyrelltsa

Lezrs, utmunkk

Az elszmols - rendezni kell a fennmarad szmlkat, s el kell fogadtatni az elszmolst a megrendelvel, vagy a sajt cggel.

Fontos utmunka mg a ksznetnyilvnts, ksznlevelek kikldse. Ez VIP vendgek esetn szksges, de lehet minden rsztvevnek, vendgnek kldeni.

Feladat

Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn!

Konferencia Szeminriumok Glavacsora Bankettek Workshopok

Megolds

Konferencia sznhzterem stlus Szeminriumok - osztlyterem-stlus Glavacsora - U alak stlus Bankettek - E alak berendezs Workshopok - Munkacsoport-stlus

Megtisztel figyelmket nagyon ksznm!Az elads anyaga elrhet:

www.turizmusmarketing.com tudstr menpontja alatt.

Dia 1Dia 2Dia 3Dia 4Dia 5Dia 6Dia 7Dia 8Dia 9Dia 10Dia 11Dia 12Dia 13Dia 14Dia 15Dia 16Dia 17Dia 18Dia 19Dia 20Dia 21Dia 22Dia 23Dia 24Dia 25Dia 26Dia 27Dia 28Dia 29Dia 30Dia 31Dia 32Dia 33Dia 34Dia 35Dia 36Dia 37Dia 38Dia 39Dia 40Dia 41Dia 42Dia 43Dia 44Dia 45Dia 46Dia 47Dia 48