rendezvényszervező tételkidolgozás
DESCRIPTION
5T tételTRANSCRIPT
EFEB Rendezvény- és konferenciaszervező
tanfolyam Modulzáró vizsgafeladat 5T
Faragó Nikolett
2012.04.05.
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
1 +36 72 501 500 [email protected]
Zágrábi Egyetemmel való szerződéskötés Pécsett
Adatok:
1 EUR = 320 HUF
Szállás reggelivel Pécsett a Hotel Palatinus 3* szállodában 1 ágyas zuhanyzós szobában: 110
EUR/szoba/éj
Idegenforgalmi Adó (IFA): 350 Ft/fő/éj
Tolmács napidíja: 12.000 Ft/nap
Programterv
1. nap - 2012. október 1. (hétfő) Időpont Tevékenység
11:00 A 3 fős delegáció érkezése saját sofőrjükkel Pécsre a Hotel Palatinus City Center*** szállodába. Ott várja őket a Pécsi Tudományegyetem 6 fős delegációja ajándékkal, illetve a hotel frissítőket szolgál fel nekik az aulában. Utána becsekkolás, szálláshely elfoglalása.
12:00 A két delegációt átszállítják a Pécsi Tudományegyetemre, ahol már várják őket hidegtálas ellátással egy utolsó egyeztetésre a másnapi szerződéskötéssel kapcsolatban.
12:30 A Pécsi Tudományegyetemen nekilátnak a másnapi szerződéskötés előkészítésének, megismerik egymást.
13:30 A két küldöttség elmegy egy pécsi városnézésre a tolmács kíséretében, aki mesél a város nevezetességeiről.
14:30 Beülnek egy kávéra és süteményre az egyik cukrászdába. 15:00 Folytatják a városnézést. 16:00 Visszaindulnak a Hotel Palatinusba. 16:30 Visszaérkezés a szállásra.
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
2 +36 72 501 500 [email protected]
17:30
Indulás a sofőrrel a Bagolyvár Hotel éttermébe, ahol egy borkóstolásos vacsorán vesznek részt a 6 fős magyar fogadóbizottsággal karöltve. A la cart étkezés lesz, de az egyes borok mellé hozzáillő hideg falatokat is felszolgálnak.
18:00 Érkezés a Bagolyvár Étterembe, vacsora kezdete. 21:00 Borkóstolásos vacsora vége, visszaszállítják a vendégeket a szállásukra.
21:30 Szálláshelyre érkezés, ahol szabadon igénybevehetők a szálloda szauna illetve masszázs szolgáltatásai.
2. nap - 2012. október 2. (kedd) Időpont Tevékenység
8:00 Reggeli a hotel éttermében. 9:00 Készülődés a szerződéskötésre.
9:30 Indulás a Pécsi Tudományegyetemre, ahol a különteremben már várják a vendégeket előre bekészített hideg falatokkal, teával, vízzel és kávéval.
10:00 Érkezés a Pécsi Tudományegyetemre, megnyitó. 11:00 Ceremónia vége, kézfogások és fotózkodás.
11:30 Indulás a magyar delegációval együtt az oktatói csereprogram lezárásaképp egy üzleti ebédre a Fiáker Étterembe.
12:00 Érkezés a Fiáker étterembe. 13:30 A két delegációt visszaviszik a Palatinusba. 14:00 Csomagok összepakolása, kicsekkolás, bőröndök elhelyezése az autóban.
14:30 Indulás egy Pécs környéki túrára, ahol Siklós várát és a Malkocs bej dzsámit mutatják be nekik a tolmács segítségével. A magyar delegáció is megy.
16:00 Korai vacsora a Faló vendéglőben, ahol a 16 féle óriáspalacsintából is válogathatnak desszertnek.
18:00 Hazaindulás Zágrábba.
Forgatókönyv
1. nap - 2012. október 1. (hétfő)
Időpont Helyszín Tevékenység Felelős Megjegyzés
11:00-12:00
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
3 fős zágrábi delegáció érkezése. A hotel
személyzete (3 felszolgáló) bekészített frissítőkkel várja
őket a szálloda halljában (víz, szénsavas és mentes üdítők, pezsgő). A 6 fős
pécsi delegáció ajándékkal várja az érkezőket (1-1 üveg
Faragó Nikolett és a hotel helyettes
vezetője, Kiss Máté (06-
30/456-6677)
Az üdítő legyen behűtve, a borra ne felejtsék el rátenni
a nemzeti színű szalagot és egy horvát nyelvű leírást a bor
jellegzetességéről, ízvilágáról, hogy
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
3 +36 72 501 500 [email protected]
magyar bor a pécsi/mecsekaljai
borvidékről - Vylyan Villányi Syrah 2008).
mi mellé érdemes elfogyasztani.
12:00-12:30 Pécs Transzfer a hotelből az egyetemre.
Faragó Nikolett és a pécsi delegáció
sofőrje, Kovács Ádám (06-
20/333-1234)
A magyar delegációt egy Audi
A6-os személygépkocsival szállítják, melynek rendszáma: EFG-
456
12:30-13:30
Pécsi Tudományegyetem 7622 Pécs, Vasvári
Pál utca 4. (06-72/889-400)
Másnapi szerződéskötés előkészítése. Faragó Nikolett
Bekészített hideg ételek, üdítők, tea
és kávé.
13:30-14:30 Pécs
Városnézés a tolmáccsal a 3 fős zágrábi delegációnak a 6
fős magyar delegációval együtt gyalog. Úti cél: Pécsi Nemzeti Színház (kívülről az
épületet), Bazilika.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
Sétálva néznek várost, a zágrábi
sofőr a Hotel Palatinus elé megy
és ott várakozik vacsoráig. A magyar sofőr elmegy, majd
17:30-ra megy a hotel elé.
14:30-15:00
Virág Cukrászda 7621 Pécs,
Széchenyi István tér 7-8.
(06-72/222-223)
Beülnek egy kávéra és süteményre a híres Virág
Cukrászdába.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
15:00-16:00 Pécs Folytatják a városnézést: Vasarely Múzeum, Kálvária.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
16:00-16:30 Pécs Visszaindulnak a Hotel Palatinusba.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
16:30-17:30
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
Visszaérkezés a szállásra, pihenés a vacsora előtt.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
A magyar delegáció is a hotelben marad, nekik a társalgóban
bekészítenek frissítőt és
harapnivalót.
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
4 +36 72 501 500 [email protected]
17:30-18:00 Pécs
Indulás a sofőrökkel a Bagolyvár Hotel éttermébe,
ahol egy borkóstolásos vacsorán vesznek részt a 6
fős magyar fogadóbizottsággal karöltve. A la cart étkezés lesz, de az egyes borok mellé hozzáillő
hideg falatokat is felszolgálnak.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
18:00-21:00
Bagolyvár Hotel és Étterem 7627
Pécs, Felsőhavi dűlő 6./1
(06-72/513-213)
Érkezés a Bagolyvár Étterembe, vacsora kezdete.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567), valamint az
étterem üzletvezetője,
Kelemen Dávid (06-30/586-
6787)
Körasztal, a la cart menüválasztás, a
borokat az étterem borásza ajánlja a vendégeknek és
felszolgálják melléjük a kis
falatkákat. Halk cigányzene
szűrődik át a nagyteremből, de
tudjanak beszélgetni. A tolmácsnak a
vacsorát félretetetni.
21:00-21:30 Pécs
Borkóstolásos vacsora vége, visszaszállítják a vendégeket
a szállásukra, a pécsi egyetemi vezetőket szintén.
Faragó Nikolett A tolmács hazatér,
a vendégek elválnak egymástól.
21:30
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
Szálláshelyre érkezés, ahol szabadon igénybe vehetők a
szálloda szauna illetve masszázs szolgáltatásai.
Faragó Nikolett és a hotel helyettes
vezetője, Kiss Máté (06-
30/456-6677)
2. nap - 2012. október 2. (kedd)
Időpont Helyszín Tevékenység Felelős Megjegyzés
8:00-9:00
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
Svédasztalos reggeli a hotel éttermében.
Faragó Nikolett és a hotel helyettes
vezetője, Kiss Máté (06-
30/456-6677)
Figyelni a vegetáriánus
étkezési lehetőségre is.
9:00-9:30
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
Készülődés a találkozóra. Faragó Nikolett
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
5 +36 72 501 500 [email protected]
9:30-10:00 Pécs Indulás a Pécsi Tudományegyetemre. Faragó Nikolett A zágrábi autóval.
10:00-11:00
Pécsi Tudományegyetem 7622 Pécs, Vasvári
Pál utca 4. (06-72/889-400)
Érkezés a Pécsi Tudományegyetemre,
megnyitó a különteremben, ahol már várja a külföldi
partnereket a magyar delegáció.
Faragó Nikolett Bekészített hideg ételek, üdítők, tea
és kávé.
11:00-11:30
Pécsi Tudományegyetem 7622 Pécs, Vasvári
Pál utca 4. (06-72/889-400)
Ceremónia vége, kézfogások és fotózkodás, utolsó
hivatalos kommentárok, rövid interjú az egyetemi újság egyik riporterével.
Faragó Nikolett
11:30-12:00 Pécs
Indulás a magyar delegációval együtt az oktatói csereprogram
lezárásaképp egy üzleti ebédre a Fiáker Étterembe
kocsival.
Faragó Nikolett és a pécsi delegáció
sofőrje, Kovács Ádám (06-
20/333-1234)
12:00-13:30
Fiáker Étterem 7621 Pécs,
Felsőmalom utca 7.
(06-72/327 859)
Érkezés a Fiáker étterembe.
Faragó Nikolett és az étterem üzletvezetője,
Harmatos Géza (06-70/224-
6576), valamint a
tolmács, Farkas Kinga (06-
70/931-2567)
A la cart étkezés hosszú asztalnál.
13:30-14:00 Pécs A két delegáció visszamegy a Palatinusba. Faragó Nikolett
14:00-14:30
Hotel Palatinus City Center***
7622 Pécs, Király utca 5.
(06-72/889-400)
Csomagok összepakolása, kicsekkolás, bőröndök elhelyezése az autóban.
Faragó Nikolett
Addig a magyar delegáció és a
tolmács a társalgóban helyet
foglal, és a szervező előkészíti a búcsúajándékot.
14:30-16:00 Siklós
Búcsúajándék átadás. Indulás egy Pécs környéki
túrára, ahol Siklós várát és a Malkocs bej dzsámit
mutatják be nekik a tolmács segítségével.
Faragó Nikolett és a pécsi delegáció
sofőrje, Kovács Ádám (06-
20/333-1234), valamint a
tolmács, Farkas Kinga (06-
70/931-2567)
Búcsúajándék: kis másolat egy
Vasarely festményről
keretben, valamint egy pécsi kitűző.
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
6 +36 72 501 500 [email protected]
16:00-18:00
Faló Vendéglő 7800 Siklós,
Dózsa György utca 15.
(06-20/481-8385)
Korai vacsora a Faló vendéglőben, ahol a 16 féle
óriáspalacsintából is válogathatnak desszertnek.
Faragó Nikolett és a vendéglő tulajdonosa,
Kocsis István (06-20/955-
4411)
18:00 Siklós Elbúcsúzás végleg, hazaindulás Zágrábba.
Faragó Nikolett és a tolmács, Farkas Kinga (06-70/931-
2567)
A magyar delegációt a
sofőrjük visszaviszi Pécs központjába.
Előkalkuláció
Szolgáltatás Helyszín Szolgáltatás neve
Ár (áfát tartalmazza
) ÁFA Összeg Összesen Megjeg
yzés
Szállás Hotel Palatinus***
Reggelivel 1 ágyas zuhanyzós
szobában
110 EUR/szoba/
éj 18%
1 EUR = 320 HUF, 110 EUR =
35.200 HUF, 35.200x4x1 = 140.800 HUF
142.200 HUF
A 3 delegációs tag plusz a zágrábi sofőr =
4 fő. IFA 350 Ft/fő/éj 350x4x1 = 1400 HUF
Étkezés
Virág Cukrászda kávé és sütemény 1500
HUF/fő
27%
15.000 HUF
205.000 HUF
3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáci
ó + 1 tolmács = 10 fő
Bagolyvár Hotel és Étterem
A la cart vacsora és borkóstoltatás hozzáillő hideg
falatokkal.
10.000 HUF/fő 100.000 HUF
Fiáker Étterem A la cart ebéd 5000
HUF/fő 50.000 HUF
Faló Vendéglő
A la cart korai vacsora
4000 HUF/fő 40.000 HUF
Belépők
Pécsi Bazilika
felnőtt belépőjegy
1000 HUF/fő
27%
10.000 HUF
28.000 HUF
3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáci
ó + 1 tolmács = 10 fő
Pécs, Vasarely Múzeum
900 HUF/fő 9000 HUF
Siklós, Malkocs bej
dzsámi 900 HUF/fő 9000 HUF
Személyi költségek
Tolmács napidíj 12.000 HUF/nap
27%
2x12.000 HUF = 24.000 HUF
24.000 HUF
Sofőr napidíj 8000 HUF/nap
2x8000 HUF = 16.000 HUF
16.000 HUF
Transzfer és vonzatai Pécsen belül km díj 200
HUF/km 27% 2 nap alatt: 50
km x 200 HUF/km =
33.500 HUF
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
7 +36 72 501 500 [email protected]
10.000 HUF
óradíj 1500 HUF/óra
2 nap alatt: 6 óra + 3 óra = 9 óra x 1500 HUF/óra =
13.500 HUF legcsekélyebb
díjtétel 6000
HUF/nap 2 nap alatt:
12.000 HUF
Pécs-Siklós és vissza
km díj 200 HUF/km
40 km x 200 HUF/ km = 8000
HUF oda. 2x8000 HUF =
16.000 HUF
óradíj 1500 HUF/óra
5 óra x 1500 HUF/óra = 7500
HUF legcsekélyebb
díjtétel 6000
HUF/nap 2 nap alatt:
12.000 HUF
Parkolási díjak óradíj 500
HUF/óra 2 nap alatt: 8 óra x 500 HUF/óra =
4000 HUF
A szállodánál és az egyetemnél nem
kell parkolás
i díjat fizetni.
Összesített költségek 448.700
HUF
Vészköltségek 10% 44.870 HUF 493.570
HUF
Utókalkuláció
Szolgáltatás Helyszín Szolgáltatás neve
Ár (áfát tartalmazz
a) ÁFA Összeg Összesen Megjegyzé
s
Szállás Hotel Palatinus***
Reggelivel 1 ágyas zuhanyzós
szobában
110 EUR/szoba/
éj 18%
1 EUR = 320 HUF, 110
EUR = 35.200 HUF,
35.200x4x1 = 140.800 HUF
142.200 HUF
A 3 delegációs tag plusz a
zágrábi sofőr = 4
fő. IFA 350 Ft/fő/éj 350x4x1 =
1400 HUF
Étkezés
Virág Cukrászda
kávé és sütemény
1000 HUF/fő
27%
10.000 HUF
200.000 HUF
3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáció + 1 tolmács =
10 fő, a cukrászdáb
an
Bagolyvár Hotel és Étterem
A la cart vacsora és borkóstoltatás hozzáillő hideg
falatokkal.
10.000 HUF/fő 100.000 HUF
Fiáker Étterem A la cart ebéd 5000
HUF/fő 50.000 HUF
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
8 +36 72 501 500 [email protected]
Faló Vendéglő
A la cart korai vacsora
4000 HUF/fő 40.000 HUF
kevesebbet fogyasztottak végül!
Belépők
Pécsi Bazilika
felnőtt belépőjegy
1000 HUF/fő
27%
10.000 HUF
28.000 HUF
3 fős zágrábi + 6 fős magyar delegáció + 1 tolmács =
10 fő
Pécs, Vasarely Múzeum
900 HUF/fő 9000 HUF
Siklós, Malkocs bej
dzsámi 900 HUF/fő 9000 HUF
Személyi költségek
Tolmács napidíj 12.000 HUF/nap
27%
2x12.000 HUF = 24.000
HUF
24.000 HUF
Sofőr napidíj 8000 HUF/nap
2x8000 HUF = 16.000 HUF
16.000 HUF
Transzfer és vonzatai
Pécsen belül
km díj 200 HUF/km
27%
2 nap alatt: 30 km x 200
HUF/km = 6.000 HUF
29.500 HUF
óradíj 1500
HUF/óra
2 nap alatt: 6 óra + 3 óra = 9 óra x 1500 HUF/óra =
13.500 HUF legcsekélyebb
díjtétel 6000
HUF/nap 2 nap alatt:
12.000 HUF
Pécs-Siklós és vissza
km díj 200 HUF/km
30 km x 200 HUF/ km = 6000 HUF
oda. 2x6000 HUF = 12.000
HUF
A Pécs-Silós
távolság kevesebb
lett a tervezettnél
. óradíj 1500
HUF/óra
5 óra x 1500 HUF/óra = 7500 HUF
legcsekélyebb díjtétel
6000 HUF/nap
2 nap alatt: 12.000 HUF
Parkolási díjak óradíj 500
HUF/óra
2 nap alatt: 8 óra x 500
HUF/óra = 4000 HUF
A szállodánál
és az egyetemnél
nem kell parkolási
díjat fizetni.
Ajándék
Vylyan Villányi Syrah
5400 HUF/palack 16.200 HUF
31.500 HUF
Ez kimaradt az előkalkulációból, tehát
plusz költség lett.
Vasarely festmény másolata keretben
5000 HUF/darab 15.000 HUF
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
9 +36 72 501 500 [email protected]
Pécsi kitűző 100 HUF/darab 300 HUF
Összesített költségek 471.200
HUF
Vészköltségek 10% 47.120 HUF 518.320
HUF
Eltérés az előkalkulációhoz képest
(+) 24.750 HUF
Megrendelőlevél a következő oldalon…
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
10 +36 72 501 500 [email protected]
Pécsi Tudományegyetem Rektori Hivatal Pécs
Vasvári Pál utca 4. 7622
[email protected] +36 72 501 500
Harmatos László hotel manager Iktatószám: 2012/19/BD Hotel Palatinus City Center*** Ügyintézőnk: Faragó Nikolett Pécs Hívómellék: 2114 Király u. 5. Hivatkozási szám: 0055/2012/P 7621 Ügyintézőjük: Kiss Kamilla
Tárgy: szállás megrendelése
Tisztelt Harmatos László Úr!
Átnéztem az előző levélváltásunk alkalmával megküldött árajánlatát, és szeretnék lefoglalni a 2012. október 1. hétfőtől október 2. keddig tartó időszakra 3 db 1 fős szobát a zágrábi egyetem vezetői számára, továbbá a szállás mellé svédasztalos reggelit kérnénk, a további étkezéseket a városban fogják elkölteni. A vendégek egyike jelezte, hogy vegetáriánus, ezért kérem, hogy a reggelinél biztosítsanak számára is választékot! A vendégeket a saját sofőrjük fogja személygépkocsival fuvarozni az itt tartózkodásuk alatt, ezért a szálloda szolgálatára nem lesz szükségünk ebben.
A 3 fős delegáció a hétfő késő délelőtti órákban fog érkezni, távozása pedig előre láthatóan kedden késő délután esedékes.
A lemondási feltételekkel tisztában vagyok, ha további kívánságunk lenne, értesítem Önt!
Várom mihamarabbi visszaigazolását!
Szívélyes üdvözlettel
dr. Ferences Ildikó Faragó Nikolett dékán rendezvényszervező
Budapest, 2012. március 30.
Pécsi Tudományegyetem H-7622 Pécs Vasvári Pál utca 4.
11 +36 72 501 500 [email protected]
Mellékletek / 2 db:
1 db előzetes árajánlat benne kiemelve a jelen megrendelésre vonatkozó részek
1 db prospektus az egyetem tevékenységeiről
Kapják:
Zágrábi Egyetem, Rektori Hivatal Zágráb, Horvátország Ivana Lucica 3. 10000