REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ASOCIACIÓN DE VIVIENDA NUEVO MILENIO

YULIETH ALEXANDRA MONTILLA

VANESSA PEÑA CÉSPEDES

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI 2013

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REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ASOCIACIÓN DE VIVIENDA NUEVO MILENIO

YULIETH ALEXANRA MONTILLA VANESSA PEÑA CESPEDES

Proyecto de grado para optar al título de Profesional en Administración de Empresas

Director JAVIER OTERO

Administrador de Empresas con Especialización en Derecho Administrativo y Candidato a Magister en Recursos Humano

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI 2013

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Nota de aceptación

Aprobado por el comité de grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título Profesional en Administración de Empresas LIBARDO PAZ

_____________________________________ Jurado

RUTH GIRALDO _____________________________________ Jurado Santiago de Cali, 28 Noviembre 2013.

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AGRADECIMIENTOS Nuestros sinceros agradecimientos a Dios por guiarnos y acompañarnos en este camino no solo profesionalmente sino también para forjarnos como personas A nuestras familias, amigos y educadores por su apoyo incondicional en cada uno de los pasos que hemos dado en nuestra vida profesional. A la Asociación de Vivienda Nuevo Milenio por abrirnos sus puertas para colaborar con nuestros conocimientos al fortalecimiento de su empresa y quienes hicieron posible la culminación de este proyecto.

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CONTENIDO

pág. RESUMEN 11 INTRODUCCIÓN 13 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 14 1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA 14 1.2 PREGUNTA – PROBLEMA 14 1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 14

2. JUSTIFICACIÓN 15

3. OBJETIVOS 16 3.1 OBJETIVO GENERAL 16 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16 4. MARCOS DE REFERENCIA 17 4.1 UBICACIÓN 18 4.2 MARCO TEORICO 20 4.3 MARCO CONCEPTUAL 22

5. METODOLOGIA 23 5.1 TIPO DE ESTUDIO 23 5.2 FUENTES DE INFORMACIÓN 23

5.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 23

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pág.

6. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 25 6.1 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA EMPRESA 25 6.2 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL 28 6.2.1 Área administrativa 28 6.2.1.1 Empleados. 28 6.2.2 Proceso administrativo. 28

6.2.2.1 Planeación. 28

6.2.2.2 Organización. 29

6.2.2.3 Misión. 29

6.2.2.4 Visión. 29

6.2.2.5 Valores. 29 6.2.2.6 Misión propuesta. 30 6.2.2.7 Visión propuesta. 30 6.2.2.8 Dirección. 31 6.2.2.9 Control. 31 6.2.3 Área técnica. 32 6.2.3.1 Fases de obra. 32 6.2.3.2 Instalaciones de oficinas. 32 6.2.3.3 Preparación del terreno. 32 6.2.3.4 Cimentación. 32 6.2.3.5 Cerramientos o levantamiento de muros. 32 6.2.3.6 Instalaciones. 32 6.2.3.7 Opcional para el cliente. 32

7

pág.

6.2.3.8 Proceso de producción. 33 6.2.3.9 Condiciones de la obra. 35

7. PLAN DE MEJORAMIENTO 37

7.1 PLAN DE MEJORAMIENTO ÁREA TÉCNICA 40 7.1.1 Implementación del plan de mejoramiento 41

8. CONCLUSIONES 44

9. RECOMENDACIONES 45

BIBLIOGRAFÍA 46

ANEXOS 47

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LISTA DE CUADROS

pág.

Cuadro 1. Proyección de ventas año 201 29

Cuadro 2. Análisis interno área administrativa 31

Cuadro 3. Materiales requeridos en obra por casa 34

Cuadro 4. Factores de riesgo en la construcción 35

Cuadro 5. Análisis interno área técnica 36

Cuadro 6. Plan de mejoramiento área administrativa 37

Cuadro 7. Actividades plan de mejoramiento propuesto 41

Cuadro 8. Análisis DOFA sugerida 42

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LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Mapa ubicación de El Cerrito Valle 22

Figura 2. Diseño de la vivienda 26

Figura 3. Organigrama Asomilenio anterior 30

Figura 4. Organigrama asociación de vivienda nuevo milenio 31 Figura 5. Proceso de producción propuesto 33

Figura 6. Implementos de seguridad industrial 36

Figura 7. Descripción del proceso general propuesto 43

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LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Fotografías obra Asociación de Vivienda Nuevo Milenio 47 Anexo B. Encuesta realizada a los clientes de la empresa 52

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RESUMEN

La Asociación de Vivienda Nuevo milenio fue creada en el municipio de El Cerrito departamento Valle del cauca, república de Colombia. Es esta una entidad sin ánimo de lucro tomada como instrumento de derecho privado que cumple funciones de utilidad común, con un número determinado de afiliados, tanto como soluciones de vivienda hubiere, cuyo propósito es construir viviendas de interés social para todos y cada uno de sus socios activos, ejecutados por ende o por delegación. Sus viviendas constan de un área de 80mts2 distribuidas en tres (3) alcobas, sala-comedor, cocina, un (1) baño, patio de sol, antejardín, toda la construcción en obra gris y enchapes en baño y cocina. Entregada con instalación de servicios públicos (agua y energía). El grupo objetivo al que se va a enfoca Nuevo Milenio son personas residentes en El Cerrito Valle, lo cual se traduce a 56.608 personas según las estimaciones de población del Dane1. Estas personas deben cumplir con los siguientes requisitos: El afiliado cabeza de hogar sea mayor de 18 años. El grupo familiar no debe poseer vivienda. El grupo familiar demuestre ingresos, los cuales permitan adquirir una

solución de vivienda. Nuestro propósito al ejecutar este proyecto es brindar apoyo en el mejoramiento de la ASOCIACION DE VIVIENDA NUEVO MILENIO a través del conocimiento adquirido durante el transcurso de nuestra carrera. Este proyecto tuvo como base la indagación a la empresa de sus falencias para lograr fortalecerlas tanto en el área administrativa como en la operativa, con el fin de llevar a cabo lo anterior, se realizó un diagnostico matriz DOFA, la cual nos permitió detectar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de las dos áreas de la asociación, posteriormente se realizó un plan de acción para dar solución al problema de la empresa.

1 Proyecciones de población. consultado en internet: marzo 2012: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=75&Itemid=72.

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Gracias a la gestión de nosotras realizada a la empresa se logró ejecutar un plan de mejoramiento dando resultados positivos tanto en organización, motivación en los empleados, comunicación de las diferentes áreas. Palabras Claves: Mejoramiento, Organización, Construcción, Vivienda de interés social, Reestructuración.

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INTRODUCCIÓN Este proyecto contiene el desarrollo de un análisis enfocado al entorno en el que se desempeña la empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio, con el fin de conocer y evaluar la empresa, identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades en las áreas afectadas para así implementar una solución al direccionamiento estratégico de la empresa que facilite el mejoramiento de las áreas de la organización. Las áreas analizadas fueron el departamento administrativo y el técnico, de las cuales se identificaron falencias que se venían presentando en ellas para así otorgar a la gerencia posibles soluciones para el mejoramiento de la empresa en cuestión de productividad y competitividad. En el área administrativa se analiza la información general de la empresa: su razón social, actividad económica, antigüedad de la empresa, actividades de la empresa, proceso de planeación de la empresa, participantes del proceso de planeación, actividades de control, empleados y sus responsabilidades. En el área de producción se analizó la meta, lote de terreno, proceso de construcción, control de inventarios de materia prima, empleados y sus actividades, implementación de seguridad social.

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1. PROBLEMA DE INVESTIGACION

1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA La empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio es una empresa fundada desde el año 1999, cuyo manejo administrativo en un principio no tuvo mayor complejidad por el tamaño de los proyectos que elaboraron, sin embargo, en la actualidad los proyectos que ejecutan, demandan una mayor organización y capacidad de gestión con eficiencia. Se identifica claramente que no existe definición de las funciones administrativas de quienes se desempeñan en la empresa, lo que conlleva a la falta de conocimiento en las diferentes responsabilidades de los empleados, puesto que los procesos administrativos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. En los procesos administrativos de la empresa, se observa la falta de descripción de las actividades que deben realizarse para cumplir con una tarea específica, esto genera desorden ya que no se cumplen en el mismo orden los procesos para llevar a cabo una misma labor y también las nuevas tareas que surgen no son enmarcadas para seguir siempre con la misma metodología, esto conlleva a que los clientes perciban una mala imagen de la empresa, pues es de observar el mal manejo de la empresa por parte de sus empleados. 1.2 PREGUNTA – PROBLEMA ¿De qué manera el análisis, diagnóstico y las alternativas de mejoramiento puede contribuir positivamente en la empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio? 1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿A qué se dedica la empresa? ¿Qué importancia tienen las políticas de la empresa? ¿Qué importancia tiene para sus empleados la planeación estratégica? ¿Qué cambios ha realizado la empresa para ser reconocida por sus

clientes?

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2. JUSTIFICACIÓN El siguiente trabajo tiene como propósito conocer y evaluar la empresa, identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades en las áreas afectadas para así implementar una solución al direccionamiento estratégico de la empresa, para la cual es necesario incrementar el interés de satisfacción laboral del recurso humano administrativo, puesto que ellos son el requisito básico y previo para iniciar una transacción comercial con los clientes. Posteriormente se pretende mostrar a la gerencia como debe ser el manejo de las áreas, para así poder lograr el mejoramiento deseado, pues la base fundamental de elaboración de este proyecto es la necesidad de fortalecer y mejorar las áreas débiles respecto a su estructura y organización administrativa, a través de acciones que favorezcan a la organización y su imagen corporativa. Lo que se quiere lograr con este proyecto es el mejoramiento de la empresa ofreciendo asesorías al gerente con los conocimientos adquiridos en nuestra carrera, para que puedan tener bases para la solución a los problemas que se presenten con su empresa y alcanzar las metas definidas por la organización. Este proyecto es de gran valor para la empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio dado que se beneficiaran con las sugerencias otorgadas y para nosotras porque es la base fundamental para la obtención de nuestro título como administradoras de empresas.

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Analizar, diagnosticar y crear alternativas de mejoramiento en el área

administrativa de la empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio, con el fin de organizar la empresa y aumentar la satisfacción laboral.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el diagnóstico general en las diferentes áreas de la empresa. Diseñar el direccionamiento estratégico de la empresa. Elaborar la propuesta de mejoramiento para ser desarrollada en las áreas

con falencias. Ejecutar la propuesta de mejoramiento en las áreas afectadas de la

empresa.

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4. MARCOS DE REFERENCIA El sector al que pertenece la asociación es la construcción, esta actividad en Colombia ha experimentado durante la última década una fuerte expansión, impulsada por el crecimiento económico, la importante inversión pública en infraestructuras y vivienda y el descenso de los tipos de interés. La industria de la construcción ha sido clave para el desarrollo económico del País en los últimos años debido a su gran dinamismo, y se constituye como uno de los sectores más importantes y de mayor incidencia por su estrecha vinculación con la creación de infraestructuras básicas como: puentes, carreteras, puertos, vías férreas, plantas de energía eléctrica, hidroeléctricas y termoeléctricas, así como sus correspondientes líneas de transmisión y distribución, presas, obras de irrigación, construcciones industriales y comerciales, instalaciones telefónicas y telegráficas, perforación de pozos, plantas petroquímicas e instalaciones de refinación y obras de edificación no residencial, entre otras. La industria constructora es, por lo tanto, un elemento básico en el desarrollo del entorno económico que proporciona soluciones para el diseño de una estructura sólida que garantice una óptima utilización de los recursos de las Compañías para que éstas cum-plan con éxito su actividad económica. Los indicadores económicos alrededor de la construcción para el primer trimestre de 2012 según estadísticas del Dane2, sostiene que el Producto Interno Bruto –PIB1– del sector de la construcción registró una disminución en el primer trimestre de 2012 de 0,6% respecto al primer trimestre de 2011. Este comportamiento obedeció en gran parte al subsector de obras civiles que registró un decrecimiento de 8,1%. Referente al área nueva destinada para vivienda, obtenida a partir del Censo de Edificaciones en el primer trimestre de 2013 presentó un aumento de 4.2%. El área destinada a vivienda tipo VIS aumentó 20,4%, mientras que el área de vivienda diferente de VIS se redujo 2,5%. 2 Construcción. Consultado en internet: Junio 2013: http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=50&Itemid=57.

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4.1 UBICACIÓN La empresa Asociación de Vivienda Nuevo Milenio se encuentra ubicada en el municipio de El Cerrito Valle en el barrio denominado por la constructora VILLA DEL CARMEN. Figura 1. Mapa ubicación de El Cerrito Valle

Fuente: Mapa el municipio del cerrito valle [en línea]. El cerrito: el cerrito, 2010 [consultado agosto 2013]. Disponible en internet http://es.wikipedia.org/wiki/el_cerrito.

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4.2 MARCO TEÓRICO Las empresas son sistemas bastante complejos, estas son entidades sociales que se encuentran dirigidas para alcanzar metas y están diseñadas como sistemas de actividades coordinadas y estructuradas las cuales se vinculan con el entorno3. Una organización se crea para alcanzar algún objetivo, el cual va acompañado de las decisiones del equipo de alta dirección quienes se esfuerzan en determinar la dirección de la empresa, de hecho, la responsabilidad principal de la alta dirección es determinar las metas, estrategia y diseño de la organización, y en ese sentido adaptar a la organización a un entorno en constante cambio4. Actualmente los diseñadores de estrategias se apoyan en diversas matrices que muestran las relaciones entre las variables decisivas. Durante muchos años el análisis FODA se ha utilizado para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, pues tiene un alcance conceptual para un análisis sistemático que facilita la comparación de amenazas y oportunidades externas respecto de las fortalezas y debilidades internas de la organización. Es común sugerir que las compañías deberían identificar sus fortalezas y debilidades, así como oportunidades y amenazas del ambiente externo, pero lo que a menudo se ignora es que combinar estos factores puede requerir distintas elecciones de estratégicas. El modelo FODA ofrece un marco conceptual para un análisis sistémico que facilita la comparación de amenazas y oportunidades externas respecto de las fortalezas y debilidades internas de la organización5. Es común sugerir que las empresas deberían identificar sus fortalezas y debilidades, así como oportunidades y amenazas del ambiente externo, pero lo que a menudo se ignora es que combinar estos factores puede requerir distintas elecciones estratégicas. El modelo inicia con la evaluación de las amenazas, por que en muchas situaciones las empresas emprenden la planeación estratégica por una crisis, problema o amenaza percibida.

3 DAFT L. Richard. Teoría y Diseño Organizacional. Colombia: Cengage Learning S.A, 2007, p.10. 4 Ibíd., pp. 56-87. 5 KOONTZ, Harold. Administración una perspectiva global. México: Mc Graw Hill, 2012, pp.136- 137.

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Al realizar el análisis de los ambientes interno y externo de la empresa, nos permite desarrollar cuatro estrategias alternativas: La estrategia DA: busca minimizar debilidades y amenazas. La estrategia DO: intenta minimizar las debilidades y maximizar las

oportunidades. La estrategia FA: utiliza las fortalezas para ocuparse de las amenazas en el

ambiente. La estrategia FO: capitaliza las fortalezas para aprovechar las

oportunidades.

Al terminar la matriz FODA debemos tener en cuenta la dimensión temporal del análisis, pues nos muestra factores que se refieren a un momento en particular, sin embargo, los ambientes internos y externos son dinámicos: algunos factores cambian con el tiempo, en tanto que otros lo hacen muy poco. Por tanto los diseñadores de estrategias deben preparar varias matrices en diferentes momentos, así, se puede empezar con un análisis FODA en el pasado, continuar con uno presente y lo más importante enfocarlo en diferentes periodos del futuro. Otro de los elementos claves de las organizaciones, no son tan solo sus políticas y procedimientos, si no las personas, que día a día van colaborando con el crecimiento de la empresa, pues esta existe cuando las personas interactúan entre sí, para realizar funciones esenciales que ayuden a lograr la consecución de las metas. Para que una empresa funcione todos los miembros deben comprender su organización, puesto que muchos planes de organización fracasan porque sus miembros no lo entienden. Un manual organizacional que informe sobre la filosofía, los programas y los organigramas, y que cuente con un perfil de descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización. El comportamiento humano depende de dos suposiciones básicas, la primera que se deriva de la totalidad de los hechos coexistentes que lo rodean y la segunda que dependen de una interrelación dinámica con los demás. De estas relaciones se ve beneficiada las empresas, ya que sus pilares encuentran un sentido de identidad organizacional o motivación y genera en ellos un compromiso con sus funciones laborales. Como nos explica la teoría de Herzberg en los factores higiénicos, tiene que ver con las tareas y deberes relacionados con el cargo que ejecutan las personas involucradas en la empresa, los cuales son elementos satisfactores, que pueden llevar a desarrollar de manera óptima las funciones asignadas.

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Cuando este factor es óptimo eleva el buen rendimiento en los procesos de la empresa, pues aumenta la responsabilidad, los objetivos y el desafío en las tareas del cargo. Basándonos en la teoría de McGregor6, este nos propone un estilo de administración bastante participativo, basado en los valores humanos, donde nos expone la amplificación del cargo y mayor significación del trabajo, la cual significa una reorganización del cargo, que requiere innovación, ayudan a aceptar responsabilidades, además de proporcionar oportunidades para satisfacer las necesidades sociales, por ende es importante observar cómo se percibe una compañía. 4.3 MARCO CONCEPTUAL Las organizaciones: “son sistemas sociales diseñados para lograr metas y

objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano”.

Recursos administrativos: “constituyen los medios con los cuales se

planean, controlan y organizan las actividades empresariales. Incluyen los procesos de la toma de decisiones y distribución de la información requerida, además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la organización”.

Recursos humanos: “son las personas que ingresan permanecen y

participan en la organización, sin importar cuál sea su nivel jerárquico o su tarea. Los recursos humanos están distribuidos en el nivel institucional (dirección) nivel intermedio (gerencia y asesoría), nivel operativo (técnicos, funcionarios y obreros). Constituyen el único recurso vivo y dinámico de la organización y es el que decide el manejo de los demás, que son inertes y estáticos por sí mismos”. Además, constituyen un tipo de recurso que posee vocación encaminada hacia el crecimiento y el desarrollo.

Organigrama: “es la representación gráfica de la estructura de una empresa

u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización”.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización. Tiene una doble finalidad: 6 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Colombia: Mc graw hill, 1997, p.97.

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Desempeña un papel informativo. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de

jerarquía, y la relación entre ellos. Funciones: “es un conjunto de actividades y comportamientos que se

solicitan a un individuo que ocupa determinada posición en una organización.”

Manual de funciones: “Es un instrumento de trabajo que contiene el

conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos y sistemas.”

Manual de procesos: “es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.”

Productividad: “es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.”

Misión: Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización.”

Visión: Define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.

Metas operativas: diseñan los fines a alcanzar mediante los procedimientos operativos organizacionales existentes y explican lo que la organización en realidad está tratando de hacer.

Desarrollo de los empleados: el desarrollo laboral de los empleados atañe a la capacitación, la promoción, la seguridad y el crecimiento de los empleados. Comprende tanto a directivos como a trabajadores.

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5. METODOLOGÍA

5.1 TIPO DE ESTUDIO Uno de los problemas que pone de manifiesto este estudio, es la necesidad de mejorar la parte administrativa, analizar su problemática e implementar acciones que permitan el buen funcionamiento de la empresa. El trabajo de investigación que se analiza es tipo de estudio descriptivo. 5.2 FUENTES DE INFORMACIÓN Las fuentes de información utilizadas en el presente estudio son las primarias y secundarias, ya que se tomara referencias de libros que nos hablen sobre la reorganización de la empresa, así como también, los recursos humanos y su funcionamiento. Otra de las fuentes serán encuestas que fueron realizadas a los clientes para analizar su punto de vista de la empresa y entrevistas de manera informal con la representante legal de la empresa. 5.3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN La base de la información por el momento la obtenemos de una encuesta realizada a los clientes de la empresa, hace meses atrás investigando la imagen y el servicio postventa, con estos datos estadísticos de encuestas anteriores y los antecedentes de la empresa, nos guiaremos para realizar nuestro trabajo, el servicio prestado (necesidades del cliente), motivación del personal, la percepción del cliente de la empresa, pues este trabajo de campo nos muestra un breve análisis sobre la percepción del cliente y falencias presentadas, también nos documentaremos de referencias de libros guías sobre nuestra carrera y nos guiaremos por la represéntate legal quien será la encargada de darnos a conocer los problemas presentados a nivel interno. Este proyecto consiste en identificar las debilidades y fortalezas de la Asociación de Vivienda Nuevo Milenio, en especial el departamento administrativo y operativo, esto con el fin de proponer un plan de mejoramiento a las falencias que tiene la empresa. Para la realización de este proyecto se puso en práctica los conocimientos adquiridos de nuestra carrera en la universidad para contribuir con el mejoramiento de la empresa. Las estudiantes junto con la representante legal

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llevaron a cabo todos los procesos de direccionamiento estratégico para el desarrollo del plan de mejoramiento y ayudar a tomar las mejores decisiones para la empresa. El desarrollo del proyecto se dividió de la siguiente forma: DIAGNOSTICO EMPRESARIAL: consistió en conocer la empresa quienes la conforman, como es su manejo, aquí se recopilo información y se sostuvo una charla con la representante legal, referente al manejo de las dos áreas a mejorar. ÁREA ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA: consistió en realizar ajustes en la misión, visión y organigrama. Se desarrollan planes de almacenamiento, diseños de mapas de procesos y manual de funciones, control semanal de las actividades, esto con el fin de tener buena organización en la empresa. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORAMIENTO: consiste en tener en cuenta los resultados del análisis DOFA de cada área, esto con el fin de garantizar el buen funcionamiento de la empresa, en este punto se deben de tener en cuenta los conocimientos adquiridos en la carrera para llevar a cabo un buen análisis de la situación y plantear un plan que genere competencia a la empresa y satisfacción al recurso humano y clientes de la misma. Después de este proceso la represéntate legal implementara el plan de mejoramiento sugerido en este proyecto.

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6. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

6.1 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA EMPRESA RAZÓN SOCIAL: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. DIRECCIÓN COMERCIAL: Calle 1 con cra 4 esquina El Cerrito Valle. REPRESENTANTE LEGAL: Sonia Janeth Montilla Silva. ANTIGÜEDAD DE LA EMPRESA: 14 años.

PREÁMBULO: La empresa Asociación de vivienda Nuevo Milenio se constituye a partir del 14 de Marzo de 1999, conforme a las leyes y ordenamientos legales vigentes en Colombia, se crea como una Entidad sin ánimo de lucro de derecho privado que cumple funciones de utilidad común para todos sus asociados. Su propósito inicial fue acoger hogares con menos de dos salarios mínimos legales mensuales para entregar a cada uno su propia vivienda de interés social digna, tal como lo establece el art 51 de la constitución nacional. Posee experiencia, dispone de los medios adecuados y reúne profesionales adecuados en el campo de la construcción de viviendas para garantizar la máxima calidad a sus clientes, para responder a sus exigencias tiene su oficina ubicada en El Cerrito Valle en la Calle 1 con Cra 5 esquina Barrio villa del Carmen. DENOMINACION Y DURACION: La entidad es regulada por sus estatutos y su tiempo de duración será de 20 años contados a partir de la fecha de fundación, establecida y reconocida por sus socios fundadores como una ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO. NATURALEZA: Esta ASOCIACION DE VIVIENDA NUEVO MILENIO es una entidad sin ánimo de lucro integrada por hogares que acepten voluntariamente los deberes y derechos que de los estatutos derivan, cuyo fin principal es construir viviendas para todos sus asociados. PRODUCTO NOMBRE DEL PROYECTO: URBANIZACION NUEVO MILENIO ETAPA 4. NUMERO DE UNIDADES: NOVENTA (90) VIVIENDAS DE 80MTS2. VALOR DE CADA VIVIENDA: 39.000.000 año actual.

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DESCRIPCION DE CADA VIVIENDA: TRES (3) ALCOBAS, SALACOMEDOR, COCINA, UN (1) BAÑO, PATIO DE SOL, ANTEJARDIN, TODA LA CONSTRUCCION EN OBRA GRIS Y ENCHAPES EN BAÑO Y COCINA. ENTREGADA CON INSTALACION DE SERVICIOS PUBLICOS (AGUA Y ENERGIA). TIEMPO DE EJECUCION DE LA OBRA: Una vez el cliente elabore el cierre financiero, la asociación entregara la vivienda de 8 a 12 meses aproximadamente totalmente construida y escriturada. Figura 2. Diseño de la vivienda

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. RECURSOS HUMANOS: el Recurso Humano es el órgano más importante de la empresa, ya que ellos ejecutan desarrollo operacional, así como también colaborar para alcanzar los objetivos de la organización. La Asociación de Vivienda Nuevo Milenio, inicio sus labores con el apoyo de la junta directiva, conformada con los mismos socios del proyecto y tienen los servicios de auxiliares administrativos para la atención al público e inspector de obra para el orden en las bodegas y supervisión del trabajo operativo, como también se necesita personal por contratos en la parte operativa (maestros y ayudantes de obra). RECURSOS FINANCIEROS: se realizara la financiación del lote, contando así con los recursos de cada socio para la compra del mismo. COMPONENTE FINANCIERO POR VIVIENDA APORTE DEL SOCIO: 5.000.000

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AHORRO PROGRAMADO: 3.900.000 CREDITO Y/O AHORROS: 17.131.000 SUBSIDIO DE VIVIENDA: 12.969.000 VALOR TOTAL DE LA VIVIENDA 39.000.000 MATERIAS PRIMAS E INSUMOS Las viviendas se elaboran en la forma tradicional, con ladrillo común, cemento, hierro, arena, balastro, porque tienen la ventaja de ser resistentes.se construyen muros reforzados, columnas y vigas de amarre, losas de entrepiso, acabados cerámicos, cerrajería metálica. Las viviendas cuentan con su respectiva electrificación, instalación hidráulica, combo sanitario en el caso del baño y punto para lavadora. REDES DE CONTACTO: esta red de contactos se elige por su variedad de productos, Calidad y por los bajos costos que manejan en sus productos. Cementos Argos: proveedor de cemento para la construcción de

estructuras (vigas, columnas, pisos, entre otros), pegas y revestimientos (pañetes y repellos).

Ladrillera Oscar Vélez: encargado de proveernos el ladrillo para

construcción de paredes, muros, lavaderos y mesones, bloques de farol para la fundición de losa.

Agofer s.a: empresa líder en Colombia en la comercialización de acero y

materiales orientados a la construcción, Por más de 40 años ha formado una tradición basada en la calidad y los buenos precios, Agofer asegura el suministro permanente de una gama de materiales de acero que no se fabrican en Colombia y obtiene condiciones de precio que le permiten ofrecer las mejores condiciones comerciales para todos los sectores de construcción en Colombia.

Javier Ospina: proveedor encargado del material de rio (arena, balastro,

piedra, etc.) necesario para la construcción de las viviendas. Maderas del pacifico: encargado de proveernos la madera necesaria para

la construcción de vigas, columnas, mesones, lavaderos, losa etc.

Durman: proveedor encargado de las Tuberías y Accesorios requeridos por la construcción.

Alfa y Pisos y cerámicas del valle: proveedores del material cerámico, como enchapes, pisos, cenefas, lístelos y pinturas.

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Corona: proveedor de combos y grifería sanitaria. Eléctricos del valle: dedicada a la comercialización de productos

Eléctricos, de Cableado Estructurado y Telecomunicaciones para el mercado de la Industria, Construcción, Energético, Telecomunicaciones, Integradores, Ingenieros y Comerciantes Eléctricos.

Home Center: proveedor de material de buena calidad y buen costo para la construcción de la vivienda.

Materiales el parque y Comercializadora la estrella: ferreterías ubicadas

en el cerrito valle encargadas de proveernos material necesario para la construcción.

Cerrajería Rojas: proveedor encargado de la cerrajería metálica para las

viviendas (puertas, ventanas, lucetas, etc.). 6.2 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL 6.2.1 Área administrativa. La Asociación de vivienda Nuevo Milenio, está dedicada al diseño, planeación y ejecución de la construcción de las viviendas de interés social en el municipio de El Cerrito Valle. 6.2.1.1 Empleados. SONIA JANETH MONTILLA SILVA: Representante legal e ingeniera civil de la empresa, con experiencia de 7 años en la empresa. CARMEN ADRIANA MONTILLA SILVA: Auxiliar administrativo con experiencia de 8 años en la empresa. YULIETH ALEXANDRA MONTILLASILVA: Auxiliar administrativo con experiencia de 2 años en la empresa. 6.2.2 Proceso administrativo. 6.2.2.1 Planeación. Según análisis realizado a la empresa, se realiza la planeación de ventas proyectadas, inicio de construcción, contratos de los trabajadores, materiales requeridos en obra por casa con precios actuales, esto se realiza solamente en el mes de enero.

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Cuadro 1. Proyección de ventas año 2013

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. 6.2.2.2 Organización. Según la observación realizada, la empresa cuenta con un nivel bajo en manuales y estandarización aquí es donde encontramos las falencias, ya que no existe reconocimiento de la empresa por parte de sus trabajadores, definición de las funciones administrativas de quienes se desempeñan en la empresa, lo que conlleva a un desorden administrativo, a la falta de conocimiento en las diferentes responsabilidades y a la mala comunicación con los clientes y demás trabajadores de la empresa. 6.2.2.3 Misión. Contribuir con los clientes de la Asociación de Vivienda Nuevo milenio y la comunidad en general, al mejoramiento de su familia, ofrecemos viviendas que proporcionan satisfacción, bienestar y fuente de trabajo que garantizan el desarrollo de la entidad y asociados que la conforman. 6.2.2.4 Visión. Ser una entidad líder en viviendas de interés social para sus miembros, contribuyendo al desarrollo de la comunidad, la familia y el sector solidario del municipio. 6.2.2.5 Valores. Igualdad

AÑO 2013 VALOR VIVIENDA VIVIENDAS VENTAS ESPERADAS MENSUALES ENERO $ 39.000.000,00 4 $ 156.000.000,00 FEBRERO $ 39.000.000,00 6 $ 234.000.000,00 MARZO $ 39.000.000,00 6 $ 234.000.000,00 ABRIL $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 MAYO $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 JUNIO $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 JULIO $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 AGOSTO $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 SEPTIEMBRE $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 OCTUBRE $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00 NOVIEMBRE $ 39.000.000,00 3 $ 117.000.000,00

DICIEMBRE Cierre de ventas y construcción

TOTAL AÑO 40 $ 1.560.000.000,00

30

Democracia Equidad Honestidad Solidaridad Responsabilidad Vocación de servicio

6.2.2.6 Misión propuesta. Asociación de Vivienda Nuevo Milenio es una empresa dedicada a la construcción de viviendas de interés social garantizando el mejoramiento del estilo de vida de nuestros clientes, con un talento humano capacitado, responsable y con vocación de servicio, comprometido a proporcionar satisfacción, bienestar y seguridad a nuestros clientes. 6.2.2.7 Visión propuesta. Para el año 2016 ser una empresa reconocida a nivel departamental y nacional en la construcción de viviendas de interés social contribuyendo al desarrollo de la comunidad soportado por un talento humano competente que garantice un excelente servicio y crecimiento de la empresa. Figura 3. Organigrama Asomilenio anterior

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio.

31

Figura 4. Organigrama propuesto a la asociación de vivienda nuevo milenio

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. Cuadro 2. Análisis interno área administrativa

6.2.2.8 Dirección. Indagando a la represéntate legal, observamos que delega tareas semanales tanto a la parte administrativa como la operativa, las cuales son verificadas por ella los viernes de cada semana, logrando así un ambiente más organizado. 6.2.2.9 Control. La representante legal verifica semanalmente que las tareas asignadas por ella se estén realizando adecuadamente y en el tiempo establecido.

FORTALEZAS DEBILIDADES Responsabilidad en las tareas asignadas Buen Servicio al Cliente Dominio de temas referente a la empresa por parte de los empleados. Apoyo de las estudiantes en el mejoramiento, crecimiento y reconocimiento de la empresa. Buena comunicación entre empleadas. Control de responsabilidades. Habilidad para la solución de problemas.

Funciones no definidas a cada empleado Delegación de tareas Fijación y cumplimiento de horarios de oficina Falta de direccionamiento por parte de la representante legal. Falta de reconocimiento de la empresa.

32

6.2.3 Área técnica. 6.2.3.1 Fases de obra. 6.2.3.2 Instalaciones de oficinas. Oficinas: se colocan oficinas de obra, oficinas técnicas, como bodegas. 6.2.3.3 Preparación del terreno. Limpieza del terreno: esto se lleva a cabo con la ayuda de máquinas tales

como retroexcavadoras, pero básicamente se trata de eliminar toda materia extraña tales como arbustos, basura, hierba, etc.

Vallado de obra e implantación de grúas y casetas de obra. Replanteo: Se marcan las dimensiones de la base, así como las líneas

generales de la estructura. Excavación general. Replanteo de la cimentación y el saneamiento.

6.2.3.4 Cimentación. Excavación de las zanjas de cimentación: al excavar se busca una zona de dureza aceptable, el plano de asiento de la cimentación. Encofrado y hormigonado de la cimentación, pilares y muros. 6.2.3.5 Cerramientos o levantamiento de muros. Muros de fachada y medianeros, pre cercos de ventanas. Cubiertas, terrazas, muros, etc. Tabiquería y pre cercos de puertas. 6.2.3.6 Instalaciones. De agua potable, electricidad, complementadas con gas natural. 6.2.3.7 Opcional para el cliente. Acabados interiores. Yesos y escayolas. Solados y alicatados. Carpintería. Puertas y ventanas de madera. Persianas. Cerrajería. Puertas y ventanas metálicas. Rejas. Cristalería. Pinturas y otros acabados.

33

6.2.3.8 Proceso de producción. Se realiza la construcción inicial desde preliminares (terreno, localización de replanteo, nivelación y marcación) hasta revoques (repello total de la vivienda), para que después de su venta los clientes puedan elegir su enchapes y accesorios y posterior al cobro de subsidios y créditos, se realiza las instalaciones hidráulicas y aparatos sanitarios, para proceder a la entrega de la vivienda. Figura 5. Proceso de producción propuesto

PROCESO DE PRODUCCION

CIMENTACION INSTALACIONES SUBTERRANEAS

PRELIMINARES

MAMPOSTERIA

LOSA DE CONCRETO

REVOQUES

APARATOS SANITARIOS

INSTALACIONES HIDRAULICAS Y

ELECTRICAS

ENCHAPES Y ACCESORIOS

CARPINTERIA METALICA

PAQUETE TECNICO

OBRAS DE URBANISMO

34

Cuadro 3. Materiales requeridos en obra por casa

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio.

35

6.2.3.9 Condiciones de la obra. La obra está ubicada en las calles 4 y 4ª sur entre carrera 5 y 6 la cual constara de 66 viviendas, terreno amplio pero igual conlleva a tener peligros en la obra. Uno de las falencias más importantes en el proceso de construcción de la empresa, es que sus trabajadores no cuentan con un sistema de seguridad industrial, el cual es muy importante a la hora de mejorar el desempeño y minimizar accidentes laborales en la obra. Cuadro 4. Factores de riesgo en la construcción

Fuente: Díaz Cortes, José María. Seguridad e higiene en el trabajo. Técnica de prevención de riesgos laborales, editorial tebar. Madrid, 2005. 631p. El trabajo de la construcción conlleva a muchos peligros, ya sean caídas en este caso de un segundo piso, exposición a las corrientes eléctricas, derrumbes y atrapamientos de paredes, golpes por caídas de herramientas, intoxicaciones, entre otros, por ello es importante que los trabajadores tomen conciencia de los implementos que se debe usar en las labores que desempeñan.

36

Figura 6. Implementos de seguridad industrial

Fuente: Implementos de seguridad industrial. [en línea]. [Consultado 15 de agosto, 2013]. Disponible en internet: http://suministrosindumaca.com/portal/2012/06/implementos-de-seguridad-industrial/ Cuadro 5. Análisis interno área técnica

FORTALEZAS DEBILIDADES

Personal calificado Calidad de trabajo Responsabilidad en

sus labores Rendimiento de sus

labores Se hace buen uso de

los recursos otorgados.

Falta de capacitación a sus empleados

Falta de implementos de material

Falta de reconocimiento de la empresa.

Falta de implementación de seguridad industrial.

Demora en requerimiento de materiales.

37

7. PLAN DE MEJORAMIENTO

Cuadro 6. Plan de mejoramiento área administrativa

38

MANUAL DE FUNCIONES PARA LA ASOCIACION DE VIVIENDA NUEVO MILENIO PROPUESTO

ASAMBLEA GENERAL Elegir y remover a los miembros de la Junta Directiva de la Asociación. Elegir y remover al Revisor Fiscal y su suplente. Aprobar o improbar los estados financieros y examinar los informes de

gestión que le presenten la Junta Directiva y el Revisor Fiscal al final de cada ejercicio.

Pronunciarse sobre hechos o tendencias que afecten la gestión de las relaciones de trabajo y el acontecer socio-laboral.

Reformar los estatutos Decretar la disolución de la Asociación y nombrar el o los liquidadores determinando facultades.

GERENTE GENERAL (representante legal) Ubicación área administrativa y técnica. Ejercer la representación legal de la Empresa. Ejecutar los acuerdos y resoluciones del constituyente y de la Junta

Directiva. Adquirir los terrenos donde se ejecutara el proyecto. Realizar procesos ante notaria para la escrituración de dichos terrenos y

viviendas de sus afiliados. Ejercerá la venta de las soluciones de vivienda, teniendo en cuenta los

cupos existentes. Designar a los empleados las actividades que requiera el normal

funcionamiento de la compañía y señalarles su remuneración. Presentar a la Junta Directiva en tiempo oportuno el balance general, el

proyecto de distribución de utilidades y un informe sobre todos los asuntos de su cargo.

Convocar a la junta directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente.

Controlar y evaluar las actividades de los empleados de la administración y producción de la empresa e impartirles órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la misma.

Controlar y evaluar los tiempos y calidad de trabajo del área de producción. Velar por el buen uso de los recursos materiales del área de producción.

39

JUNTA DIRECTIVA Coordinar las comisiones de los comités de trabajo. Aprobar los reglamentos. Aprobar o reprobar los presupuestos del representante legal. Elaborar programas y planes, estudiar las obras que se estén ejecutando. Buscar junto con el representante la integración y colaboración de los

organismos oficiales, semioficiales y privados para desarrollar las obras. FUNCIONES DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL CONTADOR Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables. La presentación a la gerencia de los estados financieros anuales.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Determinar las necesidades de personal en la empresa. Cumplir los objetivos, políticas, procedimientos y programas de

administración de personal dentro de la empresa. Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de

acuerdo a una adecuada planeación de recursos humanos. Dar toda la información necesaria a los trabajadores para realizar todas las

actividades pertinentes y lograr su rápida incorporación a la empresa. Ampliar, desarrollar y perfeccionar a los trabajadores para su crecimiento

profesional. Realizar seguimiento a los contratos de los trabajadores para su

cancelación oportuna. Realizar las solicitudes de dotación de equipos y materiales para la

dependencia. Recibir y revisar las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con

los avances a justificar. Entregar reporte correspondiente a la nómina y revisar los recibos. Tramitar los depósitos bancarios y mantener registro de los mismos. Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos. Llevar control de la caja menor. Brindar apoyo logístico en actividades especiales. Recopilar, clasificar y analizar información para los planes y programas. Coordinar y hacer seguimiento a las acciones administrativas emanadas por

la representante legal.

40

Llevar y mantener actualizado archivo de la empresa. Mantener actualizados registros, libros contables, entre otros. Atender e informar a los clientes sobre los planes, el proceso de las

viviendas. Recibir, verificar y registrar las requisiciones de compras de unidades

solicitantes. Elaborar solicitudes de cotizaciones a los proveedores previamente

seleccionados por el representante legal. Transcribir y mantener actualizados en el sistema toda la información

relacionada con el proceso de compras. Informar a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. Llevar registros y el archivo de expedientes de proveedores. Mantener informado al representante legal sobre las actividades realizadas

y/o cualquier irregularidad presentada. Archivar y llevar el control de los documentos del área. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada.

FUNCIONES DEPARTAMENTO TECNICO Son los encargados de la ejecución de la obra, es decir la parte de

construcción. Gestionar el perfecto desarrollo del proyecto en los tiempos, plazo y calidad

establecidos. Coordinar para el cliente y con todos los agentes intervinientes todas las

acciones que la ejecución del proyecto requiera. Vigilar la optimización técnico-económica de la obra. Validar las empresas subcontratadas y el trabajo realizado por éstas. Certificar mensualmente los trabajos ejecutados por las subcontratas. 7.1 PLAN DE MEJORAMIENTO AREA TECNICA Se sugirió a la represéntate legal realizar reuniones semanales a los

trabajadores para mostrar el proceso de producción y cuáles son las actividades durante cada semana.

Se aconsejó a la representante actualizar a sus trabajadores por medio de capacitaciones sobre la importancia de la seguridad industrial en el trabajo que desempeñan.

Se sugirió buscar proveedores de implementos de seguridad industrial con el fin de encontrar precios favorables y productos de buena calidad para la seguridad de sus trabajadores a la hora de desempeñarse en sus labores.

41

7.1.1 Implementación del plan de mejoramiento Cuadro 7. Actividades plan de mejoramiento propuesto

42

Cuadro 8. Matriz Dofa

.

MATRIZ DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES Responsabilidad en las

tareas asignadas Buen Servicio al Cliente Dominio de temas

referente a la empresa por parte de los empleados.

Apoyo de las estudiantes en el mejoramiento, crecimiento y reconocimiento de la empresa.

Buena comunicación entre empleadas.

Funciones no definidas Falta de capacitación a

sus empleados Delegación Fijación de horarios Falta de tecnología Falta de direccionamiento

por parte de la representante legal.

Falta de reconocimiento de la empresa.

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO Convenios con empresas

privadas para la consecución de clientes.

Demanda de personas para la compra de viviendas.

Convenio con entidades financieras para la facilidad de créditos para los clientes.

Aprovechar y Realizar un eficaz uso de Convenios con empresas privadas para la venta de las viviendas a sus empleados.

Aprovechar las líneas de crédito de las entidades financieras para promover la adquisición de viviendas

Generar confianza en los clientes con empleados capacitados de manera frecuente para desempeñar sus funciones de manera eficiente.

Invertir en publicidad para el reconocimiento de la empresa.

Abrir espacios virtuales para que los clientes tengan acceso a la información de la empresa.

AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRETEGIAS DA Alta competencia a nivel

municipal. Falta de Inversión Social

por parte de las entidades públicas. (alcaldía y gobernación)

Inestabilidad del mercado

Aprovechar su posicionamiento, para hacerle ver a los consumidores, que esta empresa le presta un mejor servicio y le garantiza sus productos y asesorías en general

Crear un direccionamiento a la empresa que forme una identidad de la misma.

Buscar Profesionales en los campos de la administración de empresas para que asesoren y gestionen el mejor desarrollo posible de mi constructora.

Buscar la manera de aumentar los conocimientos y la motivación del personal de la empresa.

43

Figura 7. Descripción del proceso general (propuesto)

MAPA DE PROCESOS

ASOCIACION DE VIVIENDA

NUEVO MILENIO PROCESOS

GERENCIALES JUNTA

DIRECTI

VA (P2)

Identificac

ión tipo

de

organizaci

ón y

legalizaci

ón.

Definición

de planes

y

proyectos

.

ASAMB

LEA

(P1)

Elección

de

solicitud

es de

dirección

y

definició

n de

políticas.

Planeación

estratégica,

toma de

decisiones

formulación de

proyectos y

selección de

asociados.

PROCESOS

OPERACIONALES COMP

RA DE

TERRE

NOS

(P3)

Negoci

ación

de

lotes a

urbaniz

ar

DISEÑO

URBANO Y

ARQUITEC

TONICO

(P4)

Elaboración

de diseños

urbanos y

diseños de

las unidades

de vivienda y

áreas de

interés

común.

LICENCIA

S DE

URBANIS

MO Y

CONSTRU

CCION

(P5)

Requerimie

nto ante las

oficinas

correspondi

entes

municipales

y

departamen

tales.

PLAN DE

OBRA Y

FINANCI

ACION

(P6)

Elaboració

n del

presupues

to, la

programa

ción de la

obra y el

flujo de

caja

CONSTRU

CCION Y

ADJUDICA

CION (P7)

Construcció

n de la

unidades

de vivienda

y

escrituració

n y entrega

a los

beneficiario

s.

PROCESOS DE

SOPORTE

CONTABILI

DAD

Elaboración

de estados

financieros

e informes

para los

entes de

control

FINANCI

ERO PRESUPU

ESTO

Planeación

y control

de los

recursos

financieros

de la

empresa

ADMINISTRAT

IVO RECUR

SOS

HUMAN

OS

Encarga

dos de

proveer

y motivar

a los

emplead

os de la

empresa

.

OPERAT

IVA

Encarga

dos de la

construc

ción de

las

vivienda

s.

SERVICI

OS

GENER

ALES

Encarga

dos de

atención

al cliente

y

organiza

ción de

la

empresa

44

8. CONCLUSIONES Con el desarrollo de este proyecto se puede concluir que se logró un constante acompañamiento y conocimientos prácticos, que permitieron la identificación de los componentes críticos de la empresa y así mismo desarrollar un plan de mejoramiento, de los cuales se trabajaron de la mano de la represéntate legal y sus trabajadores para determinar los mejores mecanismos de desarrollo para su empresa. Es muy importante resaltar que se logró analizar el entorno y el ambiente interno de la empresa con el fin de diagnosticar cada una de sus áreas y ayudarle al diseño de un plan de acción para implementar estrategias para el logro de los objetivos de la empresa. En el área administrativa la empresa contaba con un direccionamiento estratégico mal enfocado, por lo cual se decidió hacer una restructuración de cada uno de ellos (misión, visión, organigrama, valores) completándolos de una forma más adecuada, con el fin de afianzar sus objetivos y el fin de la empresa. También se especificó las responsabilidades de las dos auxiliares logrando que cada una se encargara de un proyecto. En el área técnica se identificaron problemas de planeación de la obra y no tienen un sistema de seguridad industrial, lo cual es importante para prevenir accidentes de trabajo, es por esto que se le brindo asesoría acerca del tema, para que implementen el sistema de seguridad. También se realizó un mapa de procesos para enfocar más al trabajador y hacer seguir unos lineamientos, como también especificar las actividades semanales en la obra.

45

9. RECOMENDACIONES Los planes de mejoramiento que se realizaron para las diferentes áreas, se establecieron para eliminar las falencias encontradas y tener un mejor desarrollo de las actividades de la empresa. Se recomienda a la representante legal seguir las indicaciones de las

asesoras para el control de las áreas de la empresa. Se recomienda establecer un sistema de control, ya que se pudo comprobar

que una planeación y responsabilidades claras conllevan a la empresa a un buen desempeño laboral.

Elaborar el programa de seguridad industrial para minimizar los riesgos

laborales. Capacitar al personal sobre la importancia de la seguridad industrial en su

trabajo.

46

BIBLIOGRAFÍA

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Colombia:

Mc Graw Hill, 1997, P.45-97. Construcción. consultado en internet: Junio 2013:

http://www.dane.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=50&Itemid=57

DAFT, Richard. Teoría y diseño organizacional. México: Cengage learning,

2007, Parte 2. Díaz Cortes, José María. Seguridad e higiene en el trabajo. Técnica de

prevención de riesgos laborales, Editorial tebar. Madrid, 2005. 631p. http://es.wikipedia.org/wiki/Imagen_corporativa

Imagen corporativa. [en línea]. [consultado 15 de Septiembre, 2012].

Disponible en Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Imagen_corporativa

Implementos de seguridad industrial. [En línea]. [Consultado 15 de agosto,

2013]. Disponible en Internet: http://suministrosindumaca.com/portal/2012/06/implementos-de-seguridad-industrial/

KOONTZ, Harold. Administración una perspectiva global. México: Mc Graw

Hill, 2012, P.130-315. Manual de funciones. [en línea]. [consultado 15 de Febrero, 2013].

Disponible en Internet: http://www.nitzanonline.com/pdf/JobDescription.pdf Mapa del municipio de El Cerrito Valle [En línea]. El Cerrito: El Cerrito, 2010

[consultado agosto 2013]. Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/El_Cerrito

47

ANEXOS Anexo A. Fotografía Asociación de vivienda nuevo milenio Logo de la asociación de vivienda nuevo milenio

INICIO DE OBRA 2013 CIMENTACIÓN DE LOS BLOQUES H Y G

48

AVANCE DE OBRA SEPTIEMBRE 2013 Construcción del bloque H 22 casas, las cuales a esta fecha se encuentran en unos 80% construidas

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE SEGURIDAD, TRABAJADORES ADAPTÁNDOSE AL CAMBIO.

49

50

CONSTRUCCIÓN INTERNA DE LA VIVIENDA (ASPECTO GENERAL)

COCINA

BAÑO

51

FACHADA

52

Anexo B. Análisis más relevante de la encuesta realizada por asomilenio a sus clientes actuales Cuadro 1. Identificación de empresa

Figura 1. Identificación de empresa

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. Cuadro 2. Satisfacción del cliente

VARIABLE MUY SATISFECHO SATISFECHO INSATISFECHO

MUY INSATISFECHO

TOTAL

AMABILIDAD Y CORTESIA 20 14 6 40

CLARIDAD EN INFORMACION 18 16 6 40 PUNTUALIDAD 24 10 6 40

VARIABLE MENOS DE UN MES

ENTRE UNO Y SEIS MESES

ENTRE SEIS MESES Y UN AÑO

ENTRE UNO Y TRES AÑOS

MAS DE TRES AÑOS TOTAL

IDENTIFICACION EMPRESA 10 16 14 40

53

Figura 2. Satisfacción del cliente

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. Cuadro 3. Recomendación del cliente

VARIABLE SI PROBABLEMENTE QUIZAS ES IMPROBABLE NO

TOTAL

RECOMENDACIÓN DEL CLIENTE 27 8 5 40

54

Figura 3. Gráfico recomendación del cliente

Fuente: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio. Cuadro 4. Variable importante a la hora de elegir los servicios de la empresa

VARIABLE MUY IMPORTANTE IMPORTANTE

NO DEMASIADO IMPORTANTE

NADA IMPORTANTE TOTAL

CALIDAD DE SERVICIO 24 14 2 40 PRECIO 15 19 6 40 TIEMPO DE ENTREGA 16 18 6 40

55

Figura 4. Variable importante a la hora de elegir los servicios de la empresa.

FUENTE: Asociación de Vivienda Nuevo Milenio.