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DECRETO NÚMERO 187-2010-DMySC (de 7 de mayo de 2010)

Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos para la Ejecución del Programa de Desarrollo Social a través de Municipios y Juntas Comunales”.

LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictara reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso. Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.2247-Leg-AJI de 5 de mayo de 2010 por la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó mediante éste que no ha tenido objeción al respecto.

No 26549 Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de 2010 1

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento adjunto titulado “Procedimientos para la Ejecución del Programa de Desarrollo Social a través de Municipios y Juntas Comunales”, el cual forma parte integral de este Decreto. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto rige a partir de su promulgación en la Gaceta Oficial. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984 por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General; Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007. Dado en la ciudad de Panamá, el 7 de mayo de 2010.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General


PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL A TRAVÉS DE

MUNICIPIOS Y JUNTAS COMUNALES

Panamá, mayo de 2010


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA FRANCESCHI Subcontralor General

EDWIN R. HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. Jefe

MAYLIN DEL C. DURÁN ZAIDA L. GONZÁLEZ

Apoyo Técnico


DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN

ROGER CERRUD Director

FERNANDO ARCIA Subdirector

LUIS VERGARA Asistente Ejecutivo

JOSÉ PINZÓN Asistente Ejecutivo


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Despacho Superior

ALBERTO VALLARINO CLÉMENT Ministro

FRANK DE LIMA Viceministro de Economía

DULCIDIO DE LA GUARDIA Viceministro de Finanzas

ALCIBIADES GARCÍA VEGA Director de Tesorería

MARTHA ROBLES DE DOMÍNGUEZ Subdirectora

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN

OMAR CASTILLO Director

ROBERTO LUGO Subdirector


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. CONCEPTOS GENERALES A. Objetivos A.1 Objetivo del Programa A.2. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Administración del Programa D. Perfil del Proyecto

II. GASTOS APLICABLES

III. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS A. Procedimientos para la Adquisición de Bienes y Servicios y Obras de

Infraestructura A.1 Municipios A.1.1 A través de Orden de Compra A.1.2 Procedimientos para los Contratos A.2 Juntas Comunales A.2.1 A través de Orden de Compra A.2.2 Procedimientos para los Contratos A.2.3 Procedimientos para la adquisición de terrenos por parte de un

Municipio o Junta comunal a una persona natural.

B. Aceptación Final de la Obra de Infraestructura B.1 Municipios B.2 Juntas Comunales C. Desembolsos C.1 Municipios C.2 Juntas Comunales D. Procedimiento para la recepción, registro y autorización de informes por parte

del Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General. V. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

Form. Núm. 1 Cuadro de Cotizaciones Form. Núm. 2 Orden de Compra Form. Núm. 3 Acta de Aceptación de Materiales Form. Núm. 4 Acta de Aceptación Final de Proyectos Form. Núm. 5 Acta de Aceptación Final de Proyectos (Obras Civiles e Infraestructura) Form. Núm. 6 Gestión de Cobro VI INFORMES Núm. 1 Informe de Ejecución de Ingresos y Gastos de Inversiones (Municipios o Juntas

Comunales)

Núm. 2 Informe de Cheques Girados (Municipio) Núm. 3 Informe de Cheques Girados (Juntas Comunales)


Núm.4 Informe de Equipo Adquirido (Municipio) Núm.5 Informe de Equipo Adquirido (Junta Comunal) Núm.6 Informe de Gastos Personales (Municipio) Núm 7 Informe de Gastos Personales (Junta Comunal)) Núm.8 Situación de los Proyectos (Municipio o Junta Comunal) Núm.9 Informe de Conciliación Bancaria VII

DETALLES

Núm.1 Detalle de Depósitos en Tránsito Núm.2 Detalle de Cheques en Circulación ANEXOS

BIBLIOGRAFÍA


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, en coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas han preparado un documento denominado “Procedimientos para la Ejecución del Programa de Desarrollo Social a través de Municipios y Juntas Comunales”. El objetivo de este Programa se orienta a fortalecer el funcionamiento operativo y la ejecución de los programas de inversión de las Alcaldías y Juntas Comunales en sus respectivas jurisdicciones., de manera tal que esas actividades redunden en el mejoramiento de la economía local y la solución de los problemas que afrontan las comunidades. Los proyectos se realizan con financiamientos del Gobierno Central, los cuales se distribuirán cien mil balboas (B/.100.000.00) para la Junta Comunal y doscientos mil balboas (B/.200.000.00) para la Alcaldía Municipal. En este sentido, se efectuarán tres asignaciones; dos por el 30% del total y una por el 40% restante. Los desembolsos se harán en los meses de marzo, junio y septiembre. En atención al uso de estos recursos por tipo de presupuesto los mismos se asignarán el 50% para el presupuesto de funcionamiento y 50% para el presupuesto de inversiones. Estos procedimientos no pretenden fijar reglas inflexibles en su uso, en consecuencia, cualquier modificación o ajustes como resultado de su aplicación, deben presentarse a nuestra Dirección para su análisis y aprobación si así lo amerita.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. CONCEPTOS GENERALES A. Objetivos A.1. Objetivo del Programa Objetivo del Programa. Fortalecer el funcionamiento operativo y la ejecución de los programas de inversión de las Alcaldías y Juntas Comunales en sus respectivas jurisdicciones, de manera que esas actividades redunden en el mejoramiento de la economía local y la solución de los problemas que afrontan las comunidades. Estos recursos son de uso exclusivo para este programa de Desarrollo Social lo cual implica que los mismos no deben mezclarse con otros fondos obtenidos por estos entes ejecutores. A.2. Objetivo del Documento Establecer una metodología para asegurar el registro de las transacciones del uso de los fondos, asignados a las Alcaldías y Juntas Comunales con el objeto, de regular la adquisición de bienes y servicios, para la ejecución de los programas, dentro de las disposiciones legales vigentes. B. Base Legal • Ley Núm.105 de 8 de octubre 1973, sobre la organización de las Juntas

Comunales. • Ley Núm.106 de 1973 sobre Régimen Municipal. • Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General. • Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, sobre la Contratación Pública y otra

Disposición. • Ley Núm.41 de 10 julio de 2008 “Que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la

contratación pública y dicta otra disposición. • Ley Núm. 69 de 6 de noviembre de 2009, que reforma disposiciones de

contrataciones públicas. • Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, que reglamenta la

Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006. • Decreto Núm.01-2007-DGCP de 17 de enero de 2007, por el cual se

reglamenta el procedimiento para contrataciones menores apremiantes. • Decreto Núm.02-2007-DGCP de 6 de marzo de 2007, por el cual se reglamenta

el procedimiento para contrataciones menores en áreas rurales. • Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. • Ley de Presupuesto Vigente. • Circular Núm. DGCP-01-2007 de 5 de enero de 2007, sobre aplicación de la

Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006. C. Administración del Programa El Ministerio de Economía y Finanzas será la entidad responsable de asignar los recursos a los entes ejecutores de la siguiente forma: • Juntas Comunales, se le asignará Cien Mil Balboas (B/100,000.00). • Para los Municipios, se destinarán Doscientos Mil Balboas (B/.200,000.00). Estos desembolsos se efectuarán en tres asignaciones, dos por el 30% del total y una por el 40% restante. Se entregarán en los meses de marzo, junio y septiembre. Conforme a su uso se distribuirán el 50% para el presupuesto de funcionamiento y 50% para el presupuesto de inversiones.


El manejo de estos recursos será financiero, para esto, se usarán cuentas bancarias oficiales abiertas en el Banco Nacional de Panamá sin contrafirma de la Contraloría General. D. Perfil del Proyecto El “Perfil de Proyecto” debe contar con croquis, planos, presupuesto, lista de materiales, especificaciones técnicas, de acuerdo al tipo de proyecto, firmados por personal idóneo (ingeniero, arquitecto, de carreras afines y otros tipos de profesionales certificados, de acuerdo al proyecto), con los formularios necesarios para su debida revisión y aprobación por parte de la Dirección de Planificación Regional del Ministerio de Economía y Finanzas. Desde el inicio de la elaboración del “Perfil de Proyecto” el Representante de Corregimiento debe involucrar a las entidades que tengan relación con el tipo de proyecto a ejecutar, por ej. si es acueducto al Ministerio de Salud, si es vialidad al Ministerio de Obras Públicas, si son aulas escolares al Ministerio de Educación, entre otros, esto debe ser canalizado a través de los Planificadores del Programa del Ministerio de Economía y Finanzas, de la Junta Técnica Provincial u otros entes afines, lo cual podrá permitirle apoyo técnico en la elaboración del “Proyecto” en cuanto a: planos o especificaciones técnicas, así como seguimiento al proyecto durante su ejecución y posterior conclusión. La entidad relacionada al proyecto tiene la obligación de apoyar la gestión del Representante, de no poder prestar el apoyo, deberá expresarlo a través de nota dirigida al Presidente del Consejo, con copia al Representante de Corregimiento. Igualmente, cuando se trate de obras de infraestructura, debe buscarse el apoyo del Departamento de Ingeniería Municipal.

II. GASTOS APLICABLES Para los efectos de la ejecución de los presupuestos de funcionamiento e inversiones, los Municipios y Juntas Comunales se limitarán al uso de los objetos de gastos que se presentan a continuación:

0. Servicios Personales

Se permitirá la contratación de personal para realizar labores de oficina (secretaria, contador, conductor, notificador, etc.), además de personal de campo para la ejecución de proyectos. La permanencia de este personal en planilla, dependerá de la duración del programa, por lo que no podrán ser transferidos a la planilla regular del respectivo ente ejecutor.

002 Personal Transitorio

003 Personal Contingente

004 Personal Transitorio para Inversiones

050 XIII Mes

070 Contribuciones a la Seguridad Social

071. Cuota Patronal de Seguro Social

072 Cuota Patronal de Seguro Educativo

073 Cuota Patronal de Riesgo Profesional


074 Cuota Patronal para el Fondo Complementario

1. Servicios No Personales 141 Viáticos dentro del País 151 Transporte de Personas y Bienes dentro del País

172 Servicios Especiales

181 Mantenimiento y Reparación de Edificios

182 Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Otros Equipos

183 Mantenimiento y Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina

184 Mantenimiento y Reparación de Obras

185 Mantenimiento y Reparación de Equipo Computacional

2. Materiales y Suministros

223 Gasolina

240 Productos Químicos y Conexos

241 Abonos y Fertilizantes

242 Insecticidas, Fumigantes y Otros

250 Materiales para construcción y mantenimiento

252 Cemento

253 Madera

254 Material de Plomería

255 Material Eléctrico

256 Material Metálico

257 Piedra y Arena

258 Tuberías y sus accesorios

259 Otros Materiales de Construcción

261 Artículos o Productos para eventos oficiales

262 Herramientas e Instrumentos

265 Materiales, Accesorios y Suministros de Computación

275 Útiles y Materiales de Oficina

3. Maquinaria y Equipo

Los vehículos que se pueden adquirir deberán ser tipo pick-up de trabajo, sin extras. Se debe considerar el costo de mantenimiento y operación (combustible,


conductor, seguro, etc.) para su operación continua.

302 Agropecuario

310 Maquinaria y equipo de transporte

340 Equipo de Oficina

350 Mobiliario de Oficina

380 Equipo de computación

4. INVERSIÓN FINANCIERA

Para los efectos de este rubro (terrenos), sólo se permitirá el uso del 10% del total del porcentaje de inversión.

400 Adquisición de Inmuebles

402 De terrenos

5. CONSTRUCCIONES POR CONTRATO

502 Avenidas, Calles y Aceras

503 Carreteras y Caminos

510 Edificaciones

511 Edificios de administración

512 Edificios para educación

514 Edificios para Centros de Salud

515 Edificios para Viviendas

520 Obras Urbanísticas

521 Locales de Cultura y Recreación

524 Obras de Restauración

525 Parques, Plazas y Jardines

530 Obras y Construcciones Agropecuarias

532 Canales de Riego

533 Embalses y Presas

534 Encierro y Cría de Animales

535 Establos y Lecherías

540 Obras Sanitarias

541 Agua Potable


542 Alcantarillado

545 Otras Obras Sanitarias

6. TRANSFERENCIAS CORRIENTES

Para el uso de este rubro sólo se permitirá el 10% del presupuesto de funcionamiento para donaciones o apoyos a particulares.

611 Donativos a Personas

624 Adiestramiento y estudios III. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

Fiscalización, Regulación y Control • La entrega de los recursos procedentes del Ministerio de Economía y Finanzas

estará condicionada a la presentación y verificación de los informes de ejecución del programa, conforme a los modelos presentados en este documento.

• Para los efectos de ejecución, evaluación y seguimiento de los programas, los entes ejecutores entregarán mensualmente al Ministerio de Economía y Finanzas un Informe de Ingresos y Gastos/Inversiones, no obstante, a la Contraloría General, además de la entrega de éste, se le adicionará la recapitulación de los pagos desembolsados, su concepto y el importe respectivo, conjuntamente con los documentos que evidencie la sustentación correspondiente.

• Para las adquisiciones de bienes y servicios, se debe cumplir con las disposiciones de la Ley Núm.22 de 2006, sobre la Contratación Pública y el Decreto Ejecutivo Núm.366 que reglamenta ésta.

• Los entes ejecutores utilizarán la estructura administrativa existente en estos organismos para los efectos de tramitar, registrar y autorizar todos los desembolsos que se requieran en torno a la ejecución de los programas.

• Las Unidades de Compras de los Municipios y Juntas Comunales, solicitarán a los Proveedores y Contratistas las cotizaciones debidamente firmadas, las cuales se realizarán cumpliendo con los artículos 78, 79 y 80 del Decreto Ejecutivo Núm.366, que reglamenta la Ley Núm.22 de 2006, utilizando la selección a través de PanamaCompra.

• Los bienes inmuebles que el Estado se proponga adquirir o arrendar, deberán ser avaluados por dos (2) peritos, así a. Uno designado por el Ministerio de Economía y Finanzas. b. Uno designado por la Contraloría General de la República.

Ambos peritos rendirán su informe por separado y se tomará el promedio que resulte entre el valor del avalúo realizado por el Ministerio de Economía y Finanzas y el valor del avalúo realizado por la Contraloría General de la República como valor de mercado del bien inmueble. (Ley Núm.22, Capítulo VIII, Artículo 160). Registro de los actos de adquisición y disposición de bienes

• Toda adquisición o disposición de bienes, por las entidades públicas, deberá ser comunicada, para efecto de su registro, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República, a los cinco (5) días hábiles, contados a partir del recibo por la entidad del contrato de adquisición o disposición debidamente perfeccionado.(Ley Núm.22, Capítulo VIII, Artículo 165).


• El procedimiento del contrato de adquisición de terreno, se ajustará a la estructura administrativa establecida pata las adquisiciones de bienes y servicios señaladas en este documento.

• Para el caso de las Oficinas Regionales de la Contraloría General, el avalúo se remitirá al Departamento de Avalúos del Edificio Sede, para que realicen las investigaciones en la Base de Datos, ya que en las Oficinas Regionales no cuentan con una base de datos para dichas investigaciones.

• Los Municipios y Juntas Comunales llevarán un Libro de Banco para los efectos de registrar los ingresos y gastos realizados en el programa.

• Es importante que los Municipios y Juntas Comunales realicen la conciliación bancaria mensualmente.

• Debe incluirse al contrato en el caso de Obras Civiles o de Infraestructura el siguiente artículo:

“El contratante pagará al Contratista, por trabajos terminados o avance de la(s) obra(s), según lo establecido en el presente contrato y de acuerdo a”: Una sola inspección al finalizar la obra. (100 %) (En los contratos por montos hasta B/.5,000.00); dos (2) inspecciones por avance del 50 % y su finalización (en los contratos de B/.5,000.01 a B/.15,000.00) y una sola inspección a finalizar la obra. (100 %) (En áreas de difícil acceso).

• Para contratos de Obras Civiles o de Infraestructura debe incluirse lo que establece el Artículo 73, de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, sobre Cláusula penal y de incentivos.

• Para las Inspecciones de Obras, los Municipios deben apoyarse con personal de Ingeniería Municipal y de Ingeniería de la Contraloría General.

• Para las Inspecciones de Obras, las Juntas Comunales deben apoyarse con personal de Ingeniería de la Contraloría General.

• Los Municipios y Juntas Comunales deben incluir a la comunidad en el recibo de las obras y adquisiciones realizadas con el programa.

• Para efecto de las Donaciones que se realicen por parte de los Municipios y Juntas Comunales, solo se permitirá el 10% de los recursos asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas.

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS A. Procedimientos para la Adquisición de Bienes y Servicios y Obras de Infraestructura A.1 Municipios A.1.1 A través de Orden de Compra 1. Despacho del Alcalde Entrega la carpeta del proyecto que contiene las especificaciones técnicas del perfil del proyecto previamente aprobado y así dar inicio al proceso de adquisición. 2. Unidad de Compras Realiza el trámite para la adquisición, según lo que establece la Ley Núm.22 de 2006, perfil del proyecto (detalle de especificaciones, características del bien o servicios) y prepara el Formulario Núm.1 “Cuadro de Cotizaciones” donde se anotarán las propuestas recibidas, para seleccionar al proveedor que presenta las mejores condiciones en cuanto a precios, cantidad y calidad del producto o servicio requerido. Este documento lo firma el cotizador y lo aprueba el funcionario responsable de esta unidad administrativa.


Una vez obtenidas las propuestas y escogida la mejor oferta, se prepara el Formulario Núm.2 “Orden de Compra”, verifica el cumplimiento de todos los requisitos señalados en este control. Envía la Orden de Compra a la Unidad de Tesorería. Para el caso de compras al crédito, las Órdenes de Compra deben remitirse al Despacho del Alcalde para su firma, luego el documento debe devolverse a la Unidad de Compras, para ser entregada al Proveedor. 3. Tesorería Municipal Recibe la Orden de Compra conjuntamente con el expediente, prepara Cheque firma y lo remite a la Unidad de Contabilidad. 4. Unidad de Contabilidad Realiza los asientos contables en el Libro de Banco, referente al pago, envía cheque con el expediente al Despacho Alcalde. 5. Despacho del Alcalde Firma la Orden de Compra y Cheque, ambos documentos conjuntamente con el expediente se envían a la Unidad de Compras. 6. Unidad de Compras Recibe documentación y entrega el Cheque al Proveedor, para que suministre los bienes o servicios contratados, en la fecha estipulada. Entrega copia de la Orden de Compra a la persona responsable de la recepción de lo contratado, lo cual debe estar especificado en el perfil del proyecto desde su inicio.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURAA TRAVÉS DE ORDEN DE COMPRA (MUNICIPIOS)

DESPACHO DEL ALCALDE

1 2 3 4

5 6

UNIDAD DE COMPRAS

1

2

3

4

5

6

UNIDAD DECONTABILIDAD

Entrega carpeta del proyecto aprobado quecontiene las especificaciones técnicas del perfil del proyecto previamente aprobado y da inicio al proceso de adquisición.

Realiza el trámite para la adquisición, según Ley Núm.22 de 2006.

Prepara el cuadro de Cotizaciones para anotar las propuestas recibidas.

Adjudica, Firma y aprueba el funcionario responsable de esta Unidad.

Recibe la Orden de Compra con expediente, prepara Cheque y firma.

Realiza los asientos contables referente al pago en el Libro de Banco, envía cheque con el expediente.

Firma la Orden de Compra y el Cheque.

Recibe documentación y entrega el cheque al Proveedor.

Entrega copia a la persona responsable de la recepción.

TES0RERÍA MUNICIPAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


A.1.2. Procedimiento para los Contratos 1. Despacho del Alcalde Entrega a la Unidad de Compras, la carpeta del proyecto que contiene las especificaciones técnicas del perfil del proyecto, previamente aprobado y le solicita que de inicio al proceso de adquisición. Conforme a lo establecido en la Ley 22 de contratación pública. 2. Unidad de Compras Realiza el trámite para la adquisición, según lo que establece la Ley Núm.22 de 2006, perfil del proyecto (detalle de especificaciones, características del bien o servicios y prepara el Cuadro de Cotizaciones, donde se anotarán las propuestas recibidas, para seleccionar al proveedor que presenta las mejores condiciones en cuanto a precios, cantidad y calidad del producto o servicio requerido. Este documento lo firma el cotizador y lo aprueba el funcionario responsable de esta Unidad Administrativa. Una vez obtenidas las propuestas y escogida la mejor oferta, se prepara el Contrato. En el caso de contrataciones de obras civiles o de infraestructura, debe existir un desglose de actividades específicas y de materiales para que sirva de parámetro en el análisis de cotizaciones, propuestas e inspecciones del proyecto. Una vez seleccionado el contratista, elabora el contrato correspondiente. Se recomienda la utilización de la “Guía de Modelos de Contratos para el Sector Público” vigente de la Contraloría General. Para efecto de este documento se han incluido dos modelos de formatos inherentes a esta guía en la sección de anexos. En el documento de contrato debe especificarse claramente el nombre y lugar del o de los proyectos, así como el tipo de actividades a realizar. Concluida estas fases, se le notifica al contratista para que firme el contrato, superada esta etapa se remite el documento al Despacho del Alcalde. 3. Despacho del Alcalde Recibe el expediente, conjuntamente con el contrato y los documentos sustentadores (perfil de proyecto, contratos, cotizaciones, cuadro de cotizaciones y otros), revisa, firma y lo envía a la Unidad de Compras. 4. Unidad de Compras Luego de formalizado el Contrato, la Unidad de Compras emitirá la Orden de Proceder la cual entregará al contratista, con copias a Ingeniería y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en el Municipio.


A.2 Juntas Comunales

A.2.1. A través de Orden de Compra 1. Despacho del Representante de Corregimiento Entrega la carpeta del proyecto que contiene las especificaciones técnicas del perfil del proyecto previamente aprobado y así dar inicio al proceso de adquisición. 2. Unidad de Compras Realiza el trámite para la adquisición, según lo que establece la Ley Núm.22 de 2006, perfil del proyecto (detalle de especificaciones, características del bien o servicios) y prepara el Formulario Núm. 1 “Cuadro de Cotizaciones” donde se anotarán las propuestas recibidas, para seleccionar al proveedor que presenta las mejores condiciones en cuanto a precios, cantidad y calidad del producto o servicio requerido. Este documento lo firma el cotizador y lo aprueba el funcionario responsable de esta unidad administrativa. Una vez obtenidas las propuestas y escogida la mejor oferta, se prepara el Formulario Núm.2 “Orden de Compra”, verifica el cumplimiento de todos los requisitos señalados en este control. Envía la Orden de Compra a la Unidad de Contabilidad. Para el caso de compras al crédito se remite la Orden de Compra al Despacho del Representante de Corregimiento para luego enviarse a la Unidad de Compras para su entrega al Proveedor. 3. Unidad de Contabilidad Recibe la Orden de Compra conjuntamente con el expediente, prepara el Cheque firma y lo registra en el Libro de Banco, lo remite al Representante de Corregimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURAA TRAVÉS DE CONTRATOS (MUNICIPIO)

DESPACHO DEL ALCALDE

1 2

3 4

UNIDAD DECOMPRAS

1

2

3

4




Adjudica, prepara Contrato de acuerdo a la Guía de Modelos de Contratos y notifica al Contratista para la firma.

Recibe el expediente, conjuntamente con el Contrato y los documentos sustentadores, revisa y firma.

Con el Contrato formalizado emite la Orden de Proceder al Contratista, con copias a Ingeniería y a la Oficina de la Contraloría General en el Municipio.



4. Despacho del Representante de Corregimiento Firma la Orden de Compra y Cheque y lo envía a la Unida de Compras. 5. Unidad de Compras Recibe y entrega el cheque al Proveedor, para que suministre los bienes o servicios contratados, en la fecha estipulada. Entrega copia de la Orden de Compra a la persona responsable de la recepción de lo contratado, lo cual debe estar especificado en el perfil del proyecto desde su inicio.

A.2.2 Procedimiento para los Contratos Juntas Comunales 1. Despacho del Representante de Corregimiento Entrega a la Unidad de Compras, la carpeta del proyecto que contiene las

especificaciones técnicas del perfil del proyecto, previamente aprobado y le solicita que de inicio al proceso de adquisición. Conforme a lo establecido en la Ley Núm.22 de contratación pública.

2. Unidad de Compras Realiza el trámite para la adquisición, según lo que establece la Ley Núm.22 de

2006, perfil del proyecto (detalle de especificaciones, características del bien o servicios) y prepara el Cuadro de Cotizaciones, donde se anotarán las propuestas recibidas, para seleccionar al proveedor que presenta las mejores condiciones en cuanto a precios, cantidad y calidad del producto o servicio requerido. Este documento lo firma el cotizador y lo aprueba el funcionario responsable de esta unidad. Una vez obtenidas las propuestas y escogida la mejor oferta, prepara el

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURAA TRAVÉS DE ORDEN DE COMPRA (JUNTAS COMUNALES)

DESPACHO DEL REPRESENTANTEDE CORREGIMIENTO

1 2 3

4

UNIDAD DE COMPRAS

1

2

3

4

UNIDAD DECONTABILIDAD




Adjudica, Firma y aprueba el funcionario responsable de esta Unidad.

Recibe la Orden de Compra y expediente, prepara el Cheque y firma y registra en el Libro de Banco, envía cheque con el expediente.

Firma la Orden de Compra y el Cheque.


5

5Recibe y entrega el Cheque al Proveedor.

Entrega copia de la Orden de Compra a la persona responsable de la recepción de lo contratado, lo cual debe estar especificado en el perfil del proyecto desde el inicio.


Contrato y lo envía al Contratista. Posterior a esta fase se remite al Representante de Corregimiento para su firma.

3. Despacho del Representante de Corregimiento Recibe el expediente, conjuntamente con el contrato y los documentos sustentadores (perfil de proyecto, contratos, cotizaciones, Cuadro de Cotizaciones y otros), revisa, firma el contrato y lo envía a la Unidad de Compras.

4. Unidad de Compras Luego de formalizado el Contrato, la Unidad de Compras emitirá la Orden de Proceder al contratista, con copias a Ingeniería y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en el Municipio.

A.2.3 Procedimiento para la adquisición de terrenos por parte de un Municipio o Junta Comunal a una persona particular. 1. Municipio o Junta Comunal

Remite una solicitud de avalúo a la Contraloría General, dirigida al Despacho Superior y a la Dirección de Catastro del Ministerio de Economía y Finanzas. La nota debe detallar lo siguiente: Número de finca, las mejoras y especificar cuál es el propósito de la compra. Se debe adjuntar copia de la Certificación de Registro Público actualizado, croquis, plano de terreno que indiquen los límites y colindantes.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRAS DE INFRAESTRUCTURAA TRAVÉS DE CONTRATOS (JUNTAS COMUNALES)

DESPACHO DEL REPRESENTANTE

1 2

3 4

UNIDAD DECOMPRAS

1

2

3

4




Adjudica, prepara Contrato de acuerdo a la Guía de Modelos de Contratos y notifica al Contratista para la firma.

Recibe el expediente, conjuntamente con el Contrato y los documentos sustentadores.

Con el Contrato formalizado emite la Orden de Proceder al Contratista, con copias a Ingeniería y a la Oficina de la Contraloría General en el Municipio.



2. Ministerio de Economía y Finanzas Dirección de Catastro

Recibe nota de solicitud de avalúo para iniciar la confección del informe de avalúo.

3. Contraloría General Dirección Nacional de Ingeniería Departamento de Avalúos

Recibe solicitud y verifica los documentos adjuntos a ésta. Programa el avalúo y asigna al avaluador y remite la solicitud. Avaluador Coordina con la persona de la entidad el día en que se va a realizar el avalúo. Realiza las investigaciones referentes a los valores en el mercado, en la base de datos del Departamento de avalúos. Redacta el Informe y lo presenta al Jefe del Departamento. Nota: El Avaluador puede solicitar al Avaluador de la Dirección de Catastro del Ministerio de Economía y Finanzas, la realización del avalúo en conjunto. Jefe de Departamento Verifica el informe en cuanto a los cálculos, valores y referencias del mercado. Coloca VºBº al informe, indicando a la secretaria confeccionar la nota remisoria. Secretaria Confecciona la nota remisoria y la entrega al Jefe del Departamento para verificar y colocar el VºBº. Jefe de Departamento Coloca VºBº a la nota y remite al Director de Ingeniería. Director de Ingeniería

Coloca VºBº a la nota remisoria y remite al Despacho Superior para la firma. 4. Despacho Superior

Firma la nota remisoria y remite a la Dirección de Ingeniería. 5. Dirección de Ingeniería Departamento de Avalúos Secretaria

Recibe nota en original y copias. Desglosa original y copias, conserva una copia de recibido y dos copias adicionales para el archivo. Nota: En caso de las Oficinas Regionales, las mismas remitirán el avalúo al Departamento de Avalúos al Edificio Sede, para que realicen las investigaciones en la Base de datos, ya que en las Oficinas Regionales no cuentan con una base de datos para dichas investigaciones.


B. Aceptación Final de la Obra de Infraestructura. B.1 Municipios 1. Contratista Solicita el Formulario Núm.4 “Acta de Aceptación Final de Proyectos” en original y 5 copias a la Unidad Administrativa Responsable del Programa, anota los datos de la obra, firma el formulario y entrega a la Unidad de Compras. 2. Unidad de Compras Coordina con los funcionarios (dependiendo del tipo de proyecto), de Ingeniería Municipal, el Contratista, para realizar la inspección final del mismo. Este documento se remitirá a la Contraloría General para que la Dirección de Ingeniería prepare una visita a la obra y se determine la aceptación final. No obstante, podrá participar personal de Fiscalización General. Como resultado de la inspección, las personas antes indicadas, así como tres (3) miembros representativos de la comunidad, firmarán el Acta de Aceptación Final.

21 43

5

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE TERRENOS POR PARTE DE UN MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL A UNA PERSONA PARTICULAR

DEPARTAMENTO DE AVALÚOS

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE CATASTRODIRECCIÓN NACIONAL DE INGENIERÍA

MUNICIPIOSO

JUNTASCOMUNALES

DESPACHO SUPERIOR

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

2

1

3

REMITE UNA SOLICITUD DE AVALÚO A LA CONTRALORÍA GENERAL, DIRIGIDA AL DESPACHO SUPERIOR Y A LA DIRECCIÓN DE CATASTRO DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

RECIBE NOTA DE SOLICITUD DE AVALÚO PARA INICIAR LA CONFECCIÓN DEL INFORME DE AVALÚO.

PROGRAMA EL AVALÚO Y ASIGNA AL AVALUADOR Y REMITE LA SOLICITUD.

EL AVALUADOR COORDINA CON LA PERSONA DE LA ENTIDAD EL DÍA EN QUE SE VA A REALIZAR EL AVALÚO, REALIZA LAS INVESTIGACIONES EN LA BASE DE DATOS DEL DEPARTAMENTO DE AVALÚOS, REDACTA EL INFORME Y LO PRESENTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO .

EL JEFE DE DEPARTAMENTO VERIFICA EL INFORME EN CUANTO A LOS CÁLCULOS, VALORES Y REFERENCIAS DEL MERCADO, COLOCA VºBº AL INFORME, INDICANDO A LA SECRETARIA CONFECCIONAR LA NOTA REMISORIA.

LA SECRETARIA CONFECCIONA LA NOTA REMISORIA Y LA ENTREGA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA VERIFICAR Y COLOCAR EL VºBº, EL JEFE DE DEPARTAMENTO COLOCA VºBº A LA NOTA Y REMITE AL DIRECTOR DE INGENIERÍA.

EL DIRECTOR FIRMA LA NOTA REMISORIA.

4

5

FIRMA LA NOTA REMISORIA Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA.

RECIBE NOTA EN ORIGINAL Y COPIAS, DESGLOSA ORIGINAL Y COPIAS, CONSERVA UNA COPIA DE RECIBIDO Y DOS COPIAS ADICIONALES PARA EL ARCHIVO.


Nota: Para efectos de la Aceptación de la Obra, se atenderá lo que al respecto indica el Artículo 235 contenido en el Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, que reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006: “La terminación de la obra, objeto del contrato, se recoge en el acta de aceptación final, después de que la entidad contratante ha comprobado que se han cumplido todos los requisitos del contrato”; y el Artículo 242 del mismo Decreto, “Al momento de la entrega total de los bienes, objeto del contrato, se levantará un acta de Aceptación Final, para dar por terminado el contrato y se procederá a efectuar el respectivo pago en los términos pactados”.

De acuerdo a la Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General, le corresponde a la Contraloría certificar la aceptación de la obra conforme, por lo que una vez coordinada su visita y de los otros funcionarios señalados, firma Acta.

B. Aceptación Final de la Obra de Infraestructura B.2 Juntas Comunales 1. Contratista Solicita el Formulario Núm.4 “Acta de Aceptación Final de Proyectos” en original y 5 copias a la Unidad Administrativa Responsable del Programa, anota los datos de la obra, firma el formulario y entrega a la Unidad de Compras.

ACEPTACIÓN FINAL DE LA OBRA

CONTRATISTA UNIDAD DE COMPRAS

1 Solicita el formulario de Acta de Aceptación Final en original y copias. Anota los datos de la obra.Firma formulario y remite.

2

1 2

Coordina con todas las Unidades vinculadas con el proyecto, para realizar la inspección final del mismo. Como resultado de la inspección, las personas antes indicadas, así como tres miembros representativos de la comunidad, firmarán el Acta de Aceptación Final.



2. Unidad de Compras Coordina con los funcionarios (dependiendo del tipo de proyecto), Representante y el Contratista, para realizar la inspección final del mismo. Participa Ingeniería de la Contraloría General. No obstante podrá participar personal de Fiscalización General. Como resultado de la inspección, las personas antes indicadas, así como tres (3) miembros representativos de la comunidad, firmarán el Acta de Aceptación Final. Nota: Para efectos de la Aceptación de la Obra, se atenderá lo que al respecto

indica el Artículo 235 contenido en el Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, que reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006: “La terminación de la obra, objeto del contrato, se recoge en el acta de aceptación final, después de que la entidad contratante ha comprobado que se han cumplido todos los requisitos del contrato”; y el Artículo 242 del mismo Decreto, “Al momento de la entrega total de los bienes, objeto del contrato, se levantará un acta de Aceptación Final, para dar por terminado el contrato y se procederá a efectuar el respectivo pago en los términos pactados”.

De acuerdo a la Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la

Contraloría General, le corresponde a la Contraloría certificar la aceptación de la obra conforme, por lo que una vez coordinada su visita y de los otros funcionarios señalados, firma Acta.

C. Desembolsos Nota: Este procedimiento sólo aplica para las adquisiciones de bienes y servicios al

crédito. Se pagará por materiales, suministros, servicios prestados, proyectos u obras

concluidas y recibidas a satisfacción por la comunidad, según Acta avalada por el Alcalde.

ACEPTACIÓN FINAL DE LA OBRA

CONTRATISTA UNIDAD DE COMPRAS

1 Solicita el formulario de Acta de Aceptación Final en original y copias. Anota los datos de la obra.Firma formulario y remite.

2

1 2

Coordina con todas las Unidades vinculadas con el proyecto, para realizar la inspección final del mismo. Como resultado de la inspección, las personas antes indicadas, así como tres miembros representativos de la comunidad, firmarán el Acta de Aceptación Final.



Los avances de obra se pagarán de acuerdo a lo estipulado en el Contrato u Orden de Compra y por las normas establecidas en la Ley Núm.22 de 2006 de Contratación Pública, utilizando el formulario diseñado para la Gestión de Cobro contra el Fondo del Programa y siguiendo el siguiente trámite: C.1 Municipios 1. Contratista Prepara y presenta a la Unidad de Tesorería del Municipio Formulario Núm.6 “Gestión de Cobro” correspondiente, adjuntándole el original de la Orden de Compra o copia del Contrato, la Factura Comercial con el desglose de actividades y debidamente firmada, los paz y salvo (Municipal, de la Caja de Seguro Social y el Nacional). 2. Tesorería Municipal Verifica la documentación, confecciona el cheque, firma y envía la Gestión de Cobro, cheque y documentos sustentadores a la Unidad de Contabilidad. 3. Unidad de Contabilidad Recibe el cheque, la Gestión de Cobro y realiza los asientos contables conforme al desembolso. Envía documentos al Despacho del Alcalde. 4. Despacho del Alcalde Recibe documentos, firma la Gestión de Cobros y el Cheque, los envía a la Tesorería Municipal. 5. Tesorería Municipal Recibe cheque, efectúa registro en el Libro de Control. Solicita al proveedor o contratista la presentación de Paz y Salvo Nacional, Paz y Salvo Municipal y Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social. Entrega el cheque previa identificación del proveedor o contratista y presentación de los paz y salvos correspondientes.

DESEMBOLSOS - MUNICIPIOS

1 2 3

1

2

3

4Prepara la Cuenta de Gestión de Cobro.Adjunta el original de la Orden de Compra o copiadel Contrato, la Factura Comercial.

Verifica los documentos y el Informe de Inspecciónde la entidad vinculada.

Confecciona cheque, firma y remite la Gestión de Cobro, cheque y documentos sustentadores.

5

Recibe el cheque y demás documentos, realiza los asientos contables conforme al desembolso. Envía documentos al Despacho del Alcalde.

4

5

DESPACHODEL ALCALDECONTRATISTA UNIDAD DE

CONTABILIDADTESORERÍA MUNICIPAL

Recibe cheque, efectúa registro en el Libro de Control. Solicita presentación de Paz y Salvo Nacional, Paz y Salvo Municipal y Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social al proveedor o contratista. Entrega el cheque, previa identificación del proveedor o contratista y presentación de los paz y salvos correspondientes.


Firma Cheque y Gestión de Cobro. Remite a la Tesorería Municipal.


C. 2. Juntas Comunales 1. Contratista Prepara y presenta a la Unidad de Contabilidad el Formulario Núm. 6 “Gestión de Cobro” correspondiente, adjuntándole el original de la Orden de Compra o copia del Contrato, la Factura Comercial con el desglose de actividades y debidamente firmada, los paz y salvo de la Caja de Seguro Social y el Nacional). 2. Unidad de Contabilidad Verifica la documentación, confecciona el cheque y registra en el Libro de Banco. La Gestión de Cobros y el Cheque conjuntamente con los documentos sustentadores se remiten al Despacho del Representante de Corregimiento. 3. Despacho del Representante de Corregimiento Recibe documentos, firma la Gestión de Cobros y el Cheque, ambos documentos se devuelven a la Unidad de Contabilidad. 4. Unidad de Contabilidad Entrega el cheque al Proveedor y archiva la documentación adjunta.

D. Procedimiento para la recepción, registro y autorización de informes por parte del Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General. D.1 Ministerio de Economía y Finanzas Dirección de Planificación Regional Recibirá los siguientes informes procedentes de los Municipios y Juntas Comunales o Informe de Ejecución de Ingresos y Gastos e Inversiones o Informe de Conciliación Bancaria o Informe de Cheques Girados o Informe de Equipo Adquirido

DESEMBOLSOS – JUNTAS COMUNALES

1 2 3

1

2

3

4

Prepara la Cuenta de Gestión de Cobro.Adjunta el original de la Orden de Compra o copiadel Contrato, la Factura Comercial y Paz y Salvos.

Verifica los documentos y el Informe de Inspección.

Confecciona cheque, firma y remite la Gestión de Cobro, cheque y documentos sustentadores.

Recibe el cheque y demás documentos, realiza los asientos contables conforme al desembolso. Envía documentos al Despacho del Representante de Corregimiento.

4

DESPACHODEL REPRESENTANTEDE CORREGIMIENTO

CONTRATISTA UNIDAD DECONTABILIDAD

Recibe cheque, efectúa registro en el Libro de Control. Solicita presentación de Paz y Salvo Nacional, Paz y Salvo Municipal y Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social al proveedor o contratista. Entrega el cheque, previa identificación del proveedor o contratista y presentación de los paz y salvos correspondientes.


Firma Cheque y Gestión de Cobro. Remite a la Unidad de Contabilidad.


o Informe de Gastos Personales o Situación de Proyectos Se procederá a la revisión y registro de éstos. De estar correcto, conforme a la evaluación y seguimiento de los recursos asignados a los entes ejecutores, se le remitirá los mismos a la Fiscalización Regional de la Contraloría. D.2 Contraloría General de la República Oficina Regional de Fiscalización Recibe Informes, y los revisa en cuanto a la consistencia de cifras y documentos sustentadores, los sella como revisado, y los devuelve. Conforme a sus programas de trabajo, realiza la fiscalización concomitante o posterior que considere necesarias para constatar el cumplimiento de las normas legales pertinentes, así como la existencia de los bienes adquiridos y el registro de los mismos en los libros o sistemas propios de las entidades ejecutoras y devuelve documentos a la Dirección de Planificación Regional. D.3 Ministerio de Economía y Finanzas Dirección de Planificación Regional Recibe los informes revisado, sellado y avalado por el Fiscalizador, se procede a autorizar el desembolso siguiente conforme a la Planificación de éstos. Para la solicitud por parte de los entes ejecutores al MEF, éstos deben tramitar una Gestión de Cobros, la cual se canalizará a través de la Dirección de Planificación Regional para que la misma sea presentada a la Dirección de Tesorería y se realice el desembolso siguiente.


V. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm.1

República de Panamá MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL DE_______________

PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL PROYECTO: CUADRO DE COTIZACIONES

Día Mes Año Núm. 1 2 3

Proveedores

Teléfonos

Fax Reng. Cantidad Precios

DESCRIPCIÓN 1 2 3 Unitario Total Unitario Total Unitario Total

SUB TOTAL…

I.T.B.M

JEFE DE COMPRAS: Total

Observaciones:

FECHA:_______________________

ORIGINAL: EXPEDIENTE


REPÚBLICA DE PANAMÁ Formulario Núm.2 Núm.________

MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL ____________ .PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL

Solicitud Núm.

ORDEN DE COMPRA

Proveedor: Lugar y Fecha de Entrega: Teléfono:___________________ Fax: ____________________ Sírvase entregar los Bienes: o Servicios siguientes: R

Cantidad

Unidad

Descripción Precio

Unitario Total

Partida Financiera

Importe Sub-Total

Descuento

I.T.B.M.

TOTAL Autorizado por: ________________________ _________________________ Unidad de Compras Municipio o Junta Comunal Fecha: ______________ Fecha: ________________ Entregado por: ___________________ Recibido por: _________________ Fecha:___________________ Fecha:__________________

NOTA: Para el cobro de estos Bienes y Servicios debe utilizarse el Formulario "GESTIÓN DE COBRO " que será suministrado por los entes ejecutores, a la que debe adjuntársele la original de esta Orden de Compra y Facturas.

Archivo expediente

Día Mes Año


Formulario Núm.3

REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL ___________________

PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL

ACTA DE ACEPTACIÓN DE MATERIALES

FECHA: ______________________ POR ESTE MEDIO HACEMOS CONSTAR QUE LOS MATERIALES DESCRITO EN

LA ORDEN DE COMPRA NÚM. ______________, MONTO__________, PROYECTO

______________, AÑO_______, PROVEEDOR: ________________.

HAN SIDO ENTREGADOS CONFORME A LAS ESTIPULACIONES CONVENIDAS

EN LOS DOCUMENTOS LEGALMENTE COSTITUIDOS PARA ESTE FIN (ORDEN

DE COMPRAS Y FACTURA COMERCIAL). EN VIRTUD DE LO CUAL SE ACEPTA

DICHA ENTREGA.

RECIBO A SATISFACCIÓN: ___________________________ ____________________ _________________ NOMBRE DEL CUSTODIO FIRMA NÚM. DE CÉDULA ________________________________ ___________________________ MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL CONTRALORÍA GENERAL MIEMBROS REPRESENTATIVOS DE LA COMUNIDAD: 1.__________________________ ______________________ _________________ NOMBRE FIRMA NÚM. CÉDULA 2.__________________________ ______________________ __________________ NOMBRE FIRMA NÚM. CÉDULA 3.__________________________ _______________________ __________________ NOMBRE FIRMA NÚM. CÉDULA .


Formulario Núm.4

REPÚBLICA DE PANAMÁ MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL: _____________________

PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL DE PROYECTO

Adquisición de Bienes y Servicios Obras por Administración, Convenio y Ayuda Mutua

Fecha___________________________________ Por este medio hacemos entrega del Proyecto de Obras Comunitarias denominado: ______________________________________________________________________ del período comprendido, correspondiente al año ________ por un monto de ________________________________________________________ (B/.__________) del Corregimiento de _________________________________________________ Distrito de _____________________________________________________ Provincia de ____________________. O/C Núm._________A favor de__________por B/.________ Cheque Núm.______________ O/C Núm._________A favor de__________por B/.________ Cheque Núm.______________ O/C Núm._________A favor de__________por B/.________ Cheque Núm.______________. El proyecto ha sido realizado conforme a la asesoría técnica, seguimiento físico y/o financiero de acuerdo a las estipulaciones contenidas en los documentos contractuales. ________________________________________________ ______________________________________ Ingeniería Municipal o Representante de Corregimiento Contraloría General – Dirección de Ingeniería

Miembros Representativos de la Comunidad

Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________ Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________ Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________

Realizada la inspección y/o verificación fiscal a este proyecto, damos fe que cumplen con las estipulaciones contenidas en los documentos legalmente constituidos y términos contractuales pactados. Observaciones:___________________________________________________________________________________________


Formulario Núm.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ

MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL:___________________ PROGRAMA DE DESARROLLO SOCIAL

ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL DE PROYECTO (Obras Civiles e Infraestructura)

Fecha___________________________________ Contratista: __________________________________________________________________ Proyecto:_____________________________________________________ Período:_____________________________________________________________________ Contrato Núm.:_______________________________________________________________ Monto Original:_______________________________________________________ Fecha de la Orden de Proceder:_________________________________________ Fecha de Terminación:___________________________________________________ Ubicación:__________________________________________________________________________________ Corregimiento Distrito Provincia El día de hoy_______ de _________ de 200___ , los abajo firmantes nos reunimos en el sitio de la obra, objeto de este contrato, con el propósito de recibirla en nombre del Gobierno Nacional. Después de inspeccionada y verificada, el Contratista la entrega en el entendimiento de que ha sido construida cumpliendo fielmente con los planos, especificaciones y demás requisitos técnicos contemplados en el contrato, bajo la responsabilidad del Inspector Técnico Responsable de la Obra, quien recomienda su aceptación final. Para dar fe de lo anterior y con la presencia y aceptación de la Contraloría General, se firma esta Acta a los ________ días del mes de ________ del Año________. _________________________ ______________________________ _____________________________________ Contratista Municipio o Junta Comunal Dirección de Ingeniería Contraloría General

Miembros Representativos de la Comunidad Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________ Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________ Nombre: ____________________ Firma: __________________ Cédula: _______________ Observaciones: ____________________________________________________________________________________.


Formulario Núm.6 GESTIÓN DE COBRO

REPÚBLICA DE PANAMÁ

GESTIÓN DE COBRO (Para uso Oficial)

Institución Número (Para Uso Oficial)

Fecha

Tesoro Nacional Hora

Fondo Institucional

(Nombre del Fondo)

A FAVOR DE

Nombre

Código de Proveedor

Cédula o RUC

Fecha de elaboración

Firma del representante

legal o su equivalente

Cédula

Teléfono

Endosar a nombre de

Fecha del endoso

Cédula o RUC del

adjudicatario del endoso

Firma del que cede los

derechos al adjudicatario

DETALLE SUSTENTADOR DEL COBRO

VALORES EN BALBOAS

Valor Bruto Menos

Retención x Garantía ( 10%) Anticipo ( %)

Más

ITBMS

Contrato Núm.

Addenda Núm.

Convenio Núm.

Resolución Núm.

Orden de Compra Núm.

Sume 911

(Descripción de bien o servicio brindado)

Impuesto Selectivo al Consumo

Menos Factura(s) Número: Retención del 50% de ITBMS

Valor Total a Cobrar en letras

Valor Total en número

FIRMAS Y SELLOS POR REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL

TESORERÍA

AUTORIZACIÓN

Fecha de entrada

Fecha de salida

Núm. Cheque o transferencia Fecha de entrada Fecha de salida

SELLO DE PRESUPUESTO

SELLO DE CONTABILIDAD

.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

SELLO(S) DE FISCALIZACIÓN

REFRENDO

Nombre:

DIRECCIÓN DE TESORERÍA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS (sólo para pagos por el Tesoro Nacional)

SELLO DE GESTIÓN DE PAGOS

SELLO DE CONTABILIZADO

SELLO DE DIGITALIZADO

Núm. Cheque o transferencia

Nota: Este formulario es gratuito. El mismo debe llenarse preferiblemente en computadora, no será aceptado con borrones, ni alteraciones en su estructura estandarizada.


VI. INFORMES


Informe Núm. 1 MUNICIPIOS O JUNTA COMUNAL _______________________________ INFORME DE EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS E INVERSIONES

AL________DE___________DE________ Importe Saldo Anterior Transferencias Recibidas

Sub Total: O-G DESCRIPCIÓN 002 Personal Transitorio 003 Personal Contingente 004 Personal Transitorio para Inversiones 050 XIII Mes 070 Contribuciones a la Seguridad Social 071 Cuota Patronal de Seguro Social 072 Cuota Patronal de Seguro Educativo 073 Cuota Patronal de Riesgo Profesional 074 Cuota Patronal para el Fondo Complementario 141 Viáticos dentro del País 151 Transporte de Personas y Bienes dentro de País 172 Servicios Especiales 181 Mantenimiento y Reparación de Edificios 182 Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Otros Equipos 183 Mantenimiento y Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina 184 Mantenimiento y Reparación de Obras 185 Mantenimiento y Reparación de Equipo Computacional 223 Gasolina 240 Productos Químicos y Conexos 241 Abonos y Fertilizantes 242 Insecticidas, Fumigantes y Otros 250 Materiales para Construcción y Mantenimiento 252 Cemento 253 Madera 254 Material de Plomería 255 Material Eléctrico 256 Material Metálico 257 Piedra y Arena 258 Tuberías y sus accesorios 259 Otros Materiales de Construcción 261 Artículos o Productos para eventos oficiales 262 Herramientas e Instrumentos 265 Materiales, Accesorios y Suministros de Computación 275 Útiles y Materiales de Oficina 302 Agropecuario 310 Maquinaria y equipo de transporte 340 Equipo de Oficina 350 Mobiliario de Oficina 380 Equipo de Computación 400 Adquisición de Inmuebles 402 De terrenos 502 Avenidas, Calles y Aceras 503 Carreteras y Caminos 510 Edificaciones 511 Edificaciones de Administración 512 Edificaciones para Educación 514 Edificaciones para Centros de Salud 515 Edificaciones para Viviendas 520 Obras Urbanísticas 521 Locales de Cultura y Recreación 524 Obras de Restauración 525 Parques, Plazas y Jardines 530 Obras y Construcciones Agropecuarias 532 Canales de Riego 533 Embalses y Presas 534 Encierro y Cría de Animales 535 Establos y Lecherías 540 Obras Sanitarias 541 Agua Potable 542 Alcantarillado 545 Otras Obras Sanitarias 611 Donativos a Personas 624 Adiestramiento y Estudios Menos Gatos: Saldo Disponible: Unidad de Contabilidad Alcaldes o Representantes de Corregimiento


Informe Núm.2MUNICIPIO:_____________________

INFORME DE CHEQUES GIRADOS

MES___________________

FECHA NÚM CHEQUE CONCEPTO IMPORTE

TOTAL


Informe Núm.3JUNTA COMUNAL:_____________________

INFORME DE CHEQUES GIRADOS

MÊS_____________

FECHA NÚM CHEQUE CHEQUE IMPORTE

TOTAL


Informe Núm.4MUNICIPIO: _____________________

INFORME DE EQUIPO ADQUIRIDO

(302-310-340-350- 380)

MES_____________________ FECHA DESCRIPCIÓN VALOR UBICACIÓN RESPONSABLE


Informe Núm.5JUNTA COMUNAL:_____________________

INFORME DE EQUIPO ADQUIRIDO

(302-310-340-350- 380)

MES_________________ FECHA DESCRIPCIÓN VALOR UBICACIÓN RESPONSABLE


Informe Núm.6MUNICIPIO __________________________

INFORME DE GASTOS PERSONALES

MES________________ Importe Nombre Cédula 002 003 004 Total

Total


Informe Núm. 7Junta Comunal __________________________

INFORME DE GASTOS PERSONALES

MES________________ Importe Nombre Cédula

002 003 004 Total Total


Informe Núm.8

REPÚBLICA DE PANAMÁ __________________________________ Nombre del Municipio o Junta Comunal

Programa de Desarrollo Social

SITUACIÓN DE PROYECTOS

PROVINCIA DE_________________________________ DISTRITO DE__________________________________ CORREGIMIENTO DE____________________________ NOMBRE DEL PROYECTO: ______________________________________ DEL AÑO:_________________ CONTRATO NÚM._____________________ EJECUTADO A LA FECHA: %___________ PORCENTAJE POR EJECUTAR: %________ COSTO TOTAL DE LA OBRA: B/._____________ MENOS: GESTIONES DE COBRO PRESENTADAS A LA FECHA: B/._____________ PAGADAS CON CHEQUES: ____________ B/._____________ ____________ B/._____________ TOTAL PAGADO A LA FECHA: B/._____________ SALDO: B/._____________ PREPARADO POR: _____________________________________________ Unidad Administrativa Responsable del Programa


Informe Núm.9

____________________________________________ NOMBRE DEL MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL

INFORME DE CONCILIACIÓN BANCARIA

Cuenta:_____________________________________________

(Nombre y Número de la cuenta Bancaria) al______de___________________de_________

(Fecha de la conciliación bancaria)

Saldo según libros al ___________________ B/.__________ Más: Depósitos _______________

Cheques anulados _______________ Notas de crédito _______________ Otras adiciones _______________ ___________ Subtotal:

Menos: Cheques girados _______________ Notas de débito _______________ Otras disminuciones _______________ __________

Saldo correcto en libros al ____________________________ B/.__________ BANCO Saldo según Banco al ___________________ B/.____________ Más: Depósitos en tránsito ____________

Subtotal: Menos:

Cheques en circulación ____________

Saldo correcto en Banco al ____________________ B/.____________ PREPARADO POR: REVISADO POR: ____________________________ ____________________________


VII. DETALLES


Detalle Núm.1

____________________________________________ NOMBRE DEL MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL

____________________________________________

(Nombre y Número de la cuenta Bancaria)

DETALLE DE DEPÓSITOS EN TRÁNSITO

al______de___________________de_________ (Fecha de la conciliación bancaria)

FECHA BOLETA NÚM. IMPORTE

totales


Detalle Núm.2

___________________________________________ NOMBRE DEL MUNICIPIO O JUNTA COMUNAL

__________________________________ (Nombre y Número de la cuenta Bancaria)

DETALLE DE CHEQUES EN CIRCULACIÓN

al______de___________________de_________

(Fecha de la conciliación bancaria)

FECHA BENEFICIARIO CHEQUE NUM.

IMPORTE

Totales


ANEXOS


Artículo 78: (Contrataciones menores hasta B/.1,000.00). o “Todas las contrataciones de bienes, servicios u obras por sumas hasta MIL

BALBOAS (B/.1,000.00), se realizarán mediante una cotización. Artículo 79 (Contrataciones menores en el rango de B/.1000.00 a B/.5000.00).

o “Para las contrataciones menores de bienes, servicios u obras que excedan de MIL BALBOAS (B/.1,000.00) sin sobrepasar los CINCO MIL (B/.5,000.00), se procederá de la siguiente forma:

a. Los Municipios publicarán obligatoriamente a través del sistema electrónico de contrataciones públicas PanamaCompra y en el tablero, que para tales efectos mantengan y podrán adicionalmente solicitar indistintamente por medio de fax o cualquier otro medio de comunicación, el bien, servicio u obra que requiera, por lo menos a dos proveedores reconocidos. La publicación en el Sistema Electrónico de Contrataciones Publicas “PanamaCompra” se hará por un término de dos días hábiles de antelación a la celebración del acto y contendrán las especificaciones necesarias para que los proponentes puedan identificar el bien o servicio requerido. En aquellos casos en que la entidad requiera con carácter inmediato el bien, servicio u obra excepcionalmente, podrá publicar el aviso por medios impresos o electrónicos con una antelación de un (1) día hábil a la fecha de recepción de propuestas.

b. Vencido el plazo de convocatoria de que trata el literal anterior, los proponentes tendrán un día hábil para presentar su oferta la cual podrá ser enviada por medios electrónicos, medios impresos o vía fax.

c. Vencido el plazo de recepción de ofertas, el Municipio contratante expedirá la orden de compra a favor del proponente que presente la oferta de menor precio.

d. En los casos en que se presente un solo proponente, la adjudicación podrá recaer en dicho proponente, siempre que el precio ofertado sea conveniente para la entidad contratante.

Parágrafo: En las áreas rurales que no tengan acceso a servicios de Internet, las solicitudes podrán realizarse por fax o mediante solicitudes documentadas a proveedores reconocidos.”

Artículo 80: (Compras menores en el rango de B/.5,000.00 a B/.30,000.00) “Para las contrataciones menores de bienes, servicios u obras que excedan de CINCO MIL BALBOS (B/.5,000.00) sin sobrepasar los TREINTA MIL BALBOAS (B/.30,000.00) se procederá de la siguiente forma: a. Los Municipios contratante publicarán obligatoriamente a través del Sistema

Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” y en el tablero que para tales efectos mantengan podrá adicionalmente solicitar indistintamente por medio de fax o cualquier otro medio de comunicación el bien o servicio u obra que requiera a por lo menos dos (2) proveedores reconocidos. La publicación en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” se hará por un término mínimo de tres (3) días hábiles de antelación a la celebración del acto y contendrá las especificaciones necesarias para que los proponentes puedan identificar el bien o servicio requerido.


En aquellos casos en que la entidad requiera con carácter inmediato el bien, servicio u obra, excepcionalmente podrá publicar el aviso por medios impresos o electrónicos con una antelación de dos (2) días hábiles a la fecha de recepción de propuestas.

b. En el día y a la hora señalada, se levantará un cuadro que contendrá la oferta económica y los requisitos exigidos en el pliego de cargos o términos de referencia de los diferentes proponentes. No se aceptará ninguna propuesta que llegue después de la fecha o luego de la hora fijada.

c. Una vez levantado el cuadro que contiene las propuestas, en los entes contratantes, revisarán en primera instancia, la oferta más baja. Si ésta cumple con los requisitos establecidos en el pliego de cargos o términos de referencia, la adjudicará sin mayor trámite en el cuadro respectivo, salvo que sea necesaria una evaluación adicional.

d. Si en el Municipio se determina, previa verificación, que quien ofertó el precio más bajo no cumple con los requisitos y exigencias del pliego de cargos o términos de referencia; procederá inmediatamente a evaluar la segunda propuesta con el precio más bajo, y así sucesivamente, adjudicando el acto público o declarándolo desierto por incumplimiento de los requisitos y exigencias del pliego de cargo o términos de referencia por parte de los proponentes.

e. En los casos en que se presente un solo proponente y éste cumpla con todos los requisitos y exigencias del pliego de cargo o términos de referencia, la adjudicación podrá recaer en dicho proponente siempre que el precio ofertado sea conveniente para la entidad contratante. Se considera conveniente para el Estado cuando la oferta sea igual o inferior al monto presupuestado.

f. Una vez adjudicado o declarado desierto el acto público, será obligatorio para los Municipios contratante, notificar en el cuadro respectivo, los resultados en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” y fijarlo en el tablero que para estos propósitos se mantienen en Municipio por dos (2) días hábiles.

g. Cumplidos los dos (2) días hábiles a que alude el literal anterior, cualquiera que se considere agraviado con dicha decisión, tendrá un período de cinco (5) días hábiles para interponer el recurso de impugnación de acuerdo a lo señalado en el artículo 343 de este reglamento (Decreto Ejecutivo Núm.366).

h. Transcurridos cinco (5) días hábiles a que alude el literal anterior sin que haya interpuesto ninguna acción en contra del acto administrativo mediante el cual se adjudica la contratación menor, éste se considerará ejecutoriado y la entidad contratante procederá a emitir la orden de compra a favor del proponente a quien se le adjudicó el acto público.

i. Para la adjudicación o declaración del acto desierto se seguirá las reglas contenidas en el artículo 152 de este reglamento (Decreto Ejecutivo Núm.366). Declarada desierta la contratación menor, el Municipio podrá convocar a un nuevo acto con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha de realización del nuevo acto.”

• Una vez elaborado el cuadro de cotizaciones, lo firma el cotizador y el Jefe de la Unidad de Compras del Municipio, igualmente se le adjuntarán las respectivas cotizaciones.


• Cuando se trate de contrataciones que versen sobre obras civiles y de infraestructura, donde sólo haya un oferente y se realice en áreas rurales y éste cumpla con todos los requisitos y exigencia de la solicitud de cotización o del pliego de cargos, la adjudicación podrá recaer en dicho proponente, siempre que el precio ofertado sea conveniente para la entidad contratante.

• Una vez escogida la mejor propuesta y que no exista ninguna impugnación del acto luego del tiempo estipulado en los artículos 79 y 80 antes mencionados del Decreto Ejecutivo Núm.366 se elabora la Orden de Compra o Contrato, que firmará el Jefe de la Unidad de Compras, y los funcionarios designados por la Contraloría General de la República en los Municipios. Se podrá elaborar Órdenes de Compra para todos los tipos de contrataciones que se realicen en contrataciones menores de B/.30,000.00, sin embargo, cuando el Municipio así lo requiera se podrá preparar el contrato respectivo.

• Las inspecciones de avance de obras por las contrataciones del Programa, se efectuarán de la siguiente manera: a. En los contratos por un monto de B/.5,000.00, una sola inspección al

finalizar la Obra 100%, con su respectiva Acta de Entrega Final. b. En los contratos por un monto de B/5,000.01 y hasta B/15,000.00, dos

inspecciones: La primera, cuando la Obra se haya ejecutado en un 50% y la inspección final cuando la Obra se haya terminado en su totalidad, con Acta de Entrega Final.

c. En las áreas de difícil acceso, se realizará independientemente de la cuantía del Contrato, una sola inspección al finalizar la Obra 100%, con su respectiva Acta de Entrega Final.

• Los pagos se realizarán en forma prevista en el contrato de obra. Para tales efectos, el contratista remitirá mensualmente informes sobre el avance de obra, como presupuesto para el pago. Los pagos parciales se realizarán según lo dispuesto en el Artículo 234 del Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006.

• Para la entrega de los materiales el proveedor lo efectuará en el lugar indicado por la orden de compra o contrato.


Modelo Nº5 MODELOS DE CONTRATOS

República de Panamá Institución

Contrato para Obras por Montos Menores o Iguales de B/.5,000.00 CONTRATO Nº Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, , de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , con idoneidad Nº , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, actuando en (nombre propio o nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen de la Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en celebrar un Contrato de Obras, cuya autorización corresponde (indicar) Acto Público o Excepción Nº (indicar) o si aplican los artículos 13,14,15 del Decreto Ejecutivo Nº18 de 25 de enero de 1996, de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a realizar por su cuenta todo el trabajo relacionado con , de acuerdo a las especificaciones, planos o croquis establecidos por la entidad pública. CLÁUSULA SEGUNDA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga formalmente a iniciar y concluir el trabajo a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA TERCERA: EL ESTADO pagará a EL (LA) CONTRATISTA por la ejecución total de la obra, la suma de ( ) B/. _________, que será cargada (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo). Los pagos a los contratistas se harán de la siguiente manera:________________________________________________________________ . Lo anterior es sin perjuicio de las inspecciones o revisiones que haga la Contraloría General de la República, en cualquier instancia del desarrollo de la obra. CLÁUSULA CUARTA: (Opcional) Del valor total de la obra se retendrá el 10%, el cual será devuelto a EL (LA) CONTRATISTA en un plazo no mayor de 30 días de la terminación y aceptación de la obra, siempre y cuando no queden reclamos pendientes en contra. CLÁUSULA QUINTA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el uno por ciento (1%) del monto total del contrato dividido entre treinta (30) por cada día de atraso, siempre que el trabajo permanezca incompleto después del tiempo acordado y de todas las extensiones que se hubiesen concedido. CLÁUSULA SEXTA:


Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 104 de la Ley 56 de 27 de diciembre de 1995, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato

conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4. La incapacidad física permanente del contratista, certificada por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación: ________________________________________________________________________ CLÁUSULA SÉPTIMA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga a reparar los daños y a responder por defectos de construcción o reconstrucción de la obra ejecutada hasta por el término de tres (3) años, contados a partir de la firma del Acta de Aceptación Final. CLÁUSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA: El (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de ( _ _ B/. __________.(Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ____________ días, del mes de _________________________ del año _______. POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ __________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte


Modelo Nº6 República de Panamá

Institución Contrato para Obras por Montos Mayores de B/.5,000.00 en Adelante

CONTRATO Nº Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, , de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , con idoneidad Nº , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, actuando en (nombre propio o nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen de la Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en celebrar un Contrato de Obras, (que corresponde al Acto Público o Excepción Nº. _____ (indicar) ______________ (No aplica para los Contratos Menores), de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a realizar por su cuenta todo el trabajo relacionado con , de acuerdo a las especificaciones, planos o croquis establecidos por la entidad pública. CLÁUSULA SEGUNDA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga formalmente a iniciar y concluir el trabajo a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA TERCERA: EL ESTADO pagará a EL (LA) CONTRATISTA por la ejecución total de la obra, la suma total de ( ) B/. , que será cargada (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo). Los pagos a los contratistas se harán de la siguiente manera: Lo anterior es sin perjuicio de las inspecciones o revisiones que haga la Contraloría General de la República, en cualquier instancia del desarrollo de la obra. CLÁUSULA CUARTA: (Opcional) Del valor total de la obra se retendrá el 10%, el cual será devuelto a EL (LA) CONTRATISTA en un plazo no mayor de 30 días de la terminación y aceptación de la obra, siempre y cuando no queden reclamos pendientes en contra. CLÁUSULA QUINTA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el uno por ciento (1%) del monto total del contrato dividido entre treinta (30) por cada día de atraso, siempre que el trabajo permanezca incompleto después del tiempo acordado y de todas las extensiones que se hubiesen concedido. CLÁUSULA SEXTA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 104 de la Ley 56 de 27 de diciembre de 1995, que reglamenta la contratación pública a saber:


1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato

conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4. La incapacidad física permanente del contratista, certificada por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación: _________________________________________________________________________. CLÁUSULA SÉPTIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por defectos de construcción o reconstrucción de la obra ejecutada hasta por el término de tres (3) años, contados a partir del Acta de Aceptación Final.. CLÁUSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA: El (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de ( B/. . (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III) Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ____________ días, del mes de _________________________ del año _______. POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ __________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte


BIBLIOGRAFÍA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS COMUNITARIOS III VERSIÓN ACTUALIZADA. FEBRERO de 2008. LEY NÚM.22 DE 27 DE JUNIO DE 2006, QUE REGULA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Y DICTA OTRA DISPOSICIÓN DECRETO EJECUTIVO NÚM.366 DE 28 DE DICIEMBRE DE 2006, POR EL CUAL SE REGLAMENTA LA LEY NÚM.22 DE 27 DE JUNIO DE 2006, QUE REGULA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Y DICTA OTRA DISPOSICIÓN. DECRETO NÚM.1-2007-DCGP DE 17 DE ENERO POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES MENORES APREMIANTES. DECRETO NÚM.2-2007-DCGP DE 6 DE MARZO POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL PROCEDIMIENTO PARA LAS CONTRATACIONES MENORES EN ÁREAS RURALES. CIRCULAR NÚM. DGCP-DF-014-2007 DE 16 DE ABRIL DE 2007, APLICACIÓN DEL DECRETO NÚM.02-2007-DGCP POR LOS MUNICIPIOS UBICADOS EN ÁREAS RURALES.


repÚblica de panamÁ - gaceta oficial · la contralora general de la repÚblica en uso de sus...

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