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RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL INFORME DE EVALUACIÓN A LA INVITACION PÚBLICA DE OFERTA No. 002 DE 2017

OBJETO:

PRESTACION DE SERVICIOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE OUTSOURCING QUE PRETENDE LA PROMOCION DE PROCESOS COMERCIALES DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA.

Se procede a dar respuesta a las observaciones presentadas, conforme al análisis realizado:

Observaciones Presentadas por DELTEC SA

RESPUESTA: El proponente allega documento acorde a la invitación, por lo cual se subsana la propuesta

Observaciones Presentadas por UNION TEMPORAL AGUAS DE NEIVA


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RESPUESTA: El proponente no cumple con lo solicitado en la INVITACIÓN PÚBLICA, numeral 3.1.3: “ 3.1.3 PERSONAS JURIDICAS Personas Jurídicas: Las personas jurídicas deberán acreditar su capacidad jurídica con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio en original y/o que sea expedido a través del portal de servicios virtuales (SII), actualizado, con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, hacia atrás, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, a la fecha de presentación de la propuesta prevista en el cronograma, en el que conste los siguientes aspectos: - El objeto social de la persona jurídica comprenda la ejecución de actividades objeto del presente proceso.


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- La calidad de representante legal de quien suscribe la propuesta y las facultades para presentar la propuesta y obligar a la persona jurídica, lo cual se verificará con el certificado de existencia y representación legal; en caso contrario deberá aportar la respectiva autorización expedida por el órgano competente. - Haberse constituido mínimo cinco (05) años previos a la presentación de la oferta. - La duración de la persona jurídica no sea inferior al término de duración del contrato y un (1) año más. - Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el oferente deberá anexar la correspondiente autorización impartida en forma previa a la presentación de la propuesta por la Junta de Socios o el estamento de la sociedad que tenga esa función donde lo faculte específicamente para presentar la propuesta en este proceso y celebrar el contrato respectivo en caso de resultar seleccionado Grupo de personas jurídicas y/o naturales nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura: cada uno de los integrantes deberá presentar, los documentos que correspondan a su naturaleza, según se trate de persona natural o jurídica. Adicionalmente, deberá presentar diligenciado el anexo correspondiente, en la que conste la constitución del consorcio o unión temporal, según corresponda, suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, o por sus representantes debidamente facultados”

Subrayado propio. Bajo este argumento es claro que la exigencia tanto para personas jurídicas como naturales, es haberse constituido cinco años antes de la presentación de la oferta, igual requisito se aplica a los miembros de las formas plurales ( consorcios uniones temporales y sociedad futura) lo que se reafirma en el parágrafo ultimo del ítem 3.1.3 del pliego, por lo que se reitera el proponente no cumple con la condiciones exigida.

RESPUESTA: se envía tarjeta y vigencia de YENNY MARISOL PINTO LADINO y no de quienes firman certificación presentada y se encuentran en el certificado de existencia y representación legal de cada miembro, tal y como se exige en la invitación: -SERCODELL SAS: HERMES MAURICIO SANCHEZ RAMOS -SYPELC SAS: ALVARO PEREZ MARTINEZ Por lo anterior NO CUMPLE

RESPUESTA: El proponente allega la garantía de seriedad de la oferta sin firmar. Por lo anterior NO CUMPLE.

RESPUESTA: El proponente allega documento acorde a la invitación, por lo cual subsana.


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RESPUESTA: El proponente allega 3 cartas de compromiso de auxiliares de oficina de las 30 pendientes.

Observaciones Presentadas por CONSORCIO SERVICIOS Y CONSULTORIAS EMPRESARIALES

RESPUESTA: El proponente allega documento acorde a la invitación, por lo cual subsana

RESPUESTA: se allegan documentos solicitados del revisor fiscal (tarjeta y vigencia), subsana.

RESPUESTA: se allegan documentos solicitados del revisor fiscal (tarjeta y vigencia), subsana.

RESPUESTA: El proponente allega documentos acorde a la invitación, por lo cual subsana la propuesta

Observaciones Presentadas por ASEINGES OUTSOURCING S.A

1. Se observa una transgresión al PLIEGO DE CONDICIONES de la invitación Publica de la oferta 02 de 2017, PRESTACIÓN

DE SERVICIOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE OUTSOURCING QUE PRETENDE LA PROMOCIÓN DE PROCESOS COMERCIALES DE LAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, en el punto 4.5 REQUISITO HABILITANTE FINANCIERO: (CUMPLE O NO CUMPLE), teniendo en cuento que la evaluación financiera realizada por el Asesor OSCAR DE JESUS GARCIA SANTA, tomo los indicadores financieros contenidos en el registro de proponente RUP con corte a 31 de diciembre de 2015, de todos los proponentes Aseinges Outsourcing, Unión Temporal Aguas de Neiva, Deltec S.A. y Consorcio Servicios y Consltorias Empresariales, cunado en la Nota 3 del numeral 4.5. del capitulo IV establece: “esta información será verificada


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con la información financiera que reposa en el RUP (fecha limite 7 de abril de 2017), podrá presentarse conforme a las formalidades legales, con corte a 31 de diciembre de 2016.” Es decir que a falta de tener el RUP actualizado con los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, se tendrá que aportar los Estados Financieros a corte de diciembre de 2016, demostrando que se trasgredió lo dispuesto en el pliego de condiciones el cual es ley del contrato pues el único proponente que aporto los estados financieros a corte 2016 fue Aseinges Outsourcing mientras que los demás proponentes solo aportaron RUP con información financiera a corte 31 de diciembre de 2015, incumpliendo el Requisito Habilitante contenido en el numeral mencionado por esta razón no pudieron ser objeto de evaluación financiera salvo la empresa que represento

RESPUESTA: Tendiendo en cuenta que la información financiera es un requisito habilitante, se permite que los oferentes subsanen este requisito, por lo tanto se requiere a los proponentes para que alleguen la información financiera conforme lo establece el pliego de condiciones con corte a 31 diciembre de 2016 con todas las formalidades legales.

2. Dentro de la propuesta económica presentada por DELTEC S.A, dentro de la labor de “Reparto de las facturas” del ítem No. 3 “Distribución de facturas de cobro” no discrimino el IVA, por esta razón incurrió en causal de rechazo de la propuesta descrito en el ítem 1.15 del pliego de condiciones en las siguientes causales:

a. Cuando el oferente no oferte alguno de los ítems solicitados en la invitación. Al no ofertar el ítem discriminando el IVA no oferto de manera completa el ítem por esta razón incurre en la causal señalada. b. Cundo la oferta no cumpla con los requisitos de la invitación. De acuerdo a lo descrito en inciso segundo del numeral 4.5.2 del pliego de condiciones se exige que la propuesta económica debe cubrir todos los costos, directos e indirectos que implique la ejecución del contrato y todos los gastos inherentes al cumplimiento a satisfacción del contrato, El IVa hace parte de los costos de los ITEMS por esta razón también se incurre en esta causal. Adicionalmente, las Ceibas en el documento “RESPUESTA A LAS OBSEVACIONES PRESENTADAS PROYECTO DE PLIEGOS INITACION 002 DEL 2017” había dado respuesta sobre el tema:


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RESPUESTA: Revisada la propuesta económica del proponente DELTEC S.A en el ítem No. 03, se encuentra lo siguiente que efectivamente no tiene IVA, se le correrá traslado al oferente para que explique la razón por la cual este ítem no se discrimina el IVA.

3. La propuesta del oferente consorcio servicios y consultorias empresariales tampoco discrimino el IVA dentro de la labor

reparto de las facturas del ítem No. 3 distribución de facturas de cobro, no discrimino el IVA, por esta razón incurrió en causal de rechazo de la propuesta descrito en el ítem 1.15 del pliego de condiciones en las siguientes causales: Cuando el oferente no oferte alguno de los ítems solicitados en la invitación. Al no ofertar el ítem discriminando el IVA no oferto de manera completa el ítem por esta razón incurre en la causal señalada. Cundo la oferta no cumpla con los requisitos de la invitación. Deacuerdo a lo descrito en inciso segundo del numeral 4.5.2 del pliego de condiciones se exige que la propuesta económica debe cubrir todos los costos, directos e indirectos que implique la ejecución del contrato y todos los gastos inherentes al cumplimiento a satisfacción del contrato, El IVA hace parte de los costos de los ITEMS por esta razón también se incurre en esta causal.

RESPUESTA: Revisada la propuesta económica del proponente consorcio servicios y consultorias empresariales tampoco discrimino en el ítem No. 03, se encuentra lo siguiente que efectivamente no tiene IVA, se le correrá traslado al oferente para que explique la razón por la cual este ítem no se discrimina el IVA.

4. De igual forma el proponente consorcio servicios y consultorías empresariales presento en la carta de prestación un valor

diferente al de la propuesta económica incurriendo las siguientes causales de rechazo de la propuesta: existe contradicción entre las carta de presentación y la propuesta económica.

RESPUESTA: Verificadas la carta de presentación de la oferta se menciona un valor de $ 1.906.032.281 y en la propuesta económica $ 1.906.032.681, existiendo una diferencia, esta circunstancia no se tipifica como causal de rechazo, establecido en el ítem, 1.15 del pliego de condiciones, por lo tanto se solicitara al oferente aclarar su carta de presentación de la oferta.

5. Según lo exigido en el pliego definitivo de la Invitación 002 del 2017 de las Ceibas, nos permitimos presentarles las siguientes observaciones de las propuestas presentadas:


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PROPONENTE: DELTEC SA a) No presentó el diploma, matrícula profesional, Certificado de la Contraloría, ni el formato único de hoja de vida del gerente o

representante legal. RESPUESTA: Estos documentos no son solicitados al representante legal en el pliego de condiciones. Certificado de la contraloría a folios 21 y 22 de la propuesta.

b) No presentó el FORMATO UNICO – HOJA DE VIDA - PERSONA JURIDICA de la empresa RESPUESTA: documentos no solicitados en el pliego de condiciones.

c) No presentó el soporte del REGISTRO COMO PROVEEDOR DE LAS CEIBAS de la empresa. RESPUESTA: documento no solicitado. en el pliego de condiciones.

d) No presentó la fotocopia de la cedula del Revisor fiscal RESPUESTA: documento no solicitado en el pliego de condiciones, se requiere únicamente tarjeta y vigencia. e) No presentó los soportes para acreditar los siguientes OTRO REQUISTOS REQUERIDOS: Planes de datos, hosting o servidor, motor de la base de datos, canal de comunicación, computadores personales, e impresoras, impresoras portailes, sede en la ciudad de Neiva. Numeral 4.5.2 del Pliego. 4.4.16 - RESPUESTA: Teniendo en cuenta que se trata de un requisito que no otorga puntaje, se le requiere al proponente para que allegue

los soportes de que trata 4.5.2.1 “El oferente deberá acreditar con los documentos soportes que cuenta con estos servicios:

como propietario de los mismos o en arrendamiento”

OBSERVACIONES A LA PROPUESTA PRESENTADA POR EL CONSORCIO SERVICIOS Y CONSULTORIAS EMPRESARIALES. a) En la hoja de vida y documentos del coor. De lectura de medidor y distribución de facturas folios 144 al 152 observamos que hace falta la página de la experiencia laboral, adicionalmente al consultar su número de cedula en la pagina del sispro: Consultas RUAF, sistema integrado de información del ministerio de protección social registro único de afiliados: http://ruafsvr2.sispro.gov.co/RUAF/Cliente/WebPublico/Consultas/D04AfiliacionesPersonaRUAF.aspx se observa que al momento no se encuentra afiliado a arl, por consiguiente se podrían presentar 2 situaciones: 1.1. no se encuentra laborando actualmente con CONEXIONES EMPRESARIALES S.A. como se certifica en el folio 152 de la propuesta 1.2. Dicha empresa no tiene afiliados a sus empleados a la aseguradora de riesgos laborales b) 2 . Para el año 2011 donde CONEXIONES EMPRESARIALES LO CERTIFICA COMO EMPLEADO se encontraba afiliado por otra empresa.


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RESPUESTA: Verificado el pliego de condiciones se verifico que para el coordinador de lectura de medidores y distribución de facturas se exigió:

Un (1) coordinador de lectura de medidores y distribución de facturas: profesional en ingeniera o

administración de empresas con experiencia mínima de:

o 1 año como coordinador de lectura de medidores y distribución de facturas con más de 10

personas a cargo; esta experiencia debe haber sido realizada en una ciudad colombiana con más

de 80.000 suscriptores.

o Se deberá presentar la matricula profesional, formato único de Hoja de Vida debidamente

diligenciado, y certificación escrita de las empresas empleadoras donde se relacionen las

funciones realizadas.

El proponente allego los documentos que soportaron estos requisitos, si se evidencia alguna irregularidad con relación a la seguridad

social del personal ofrecido deberá enviar la respectiva queja a la Unidad de Pensiones y Parafiscales - UGPP

c) En las páginas 146 (JORGE EDUARDO RAMIREZ ALVIRA)y 155 (ELIANA BARRERIRO PIÑA) se observa que las 2 personas tienen el mismo tiempo de vinculación y cargo en la misma empresa. RESPUESTA: Al consultar la totalidad de Hoja de vida de las personas citadas, se verifica que corresponden a experiencia diferentes, de igual manera existe la posibilidad que una empresa tenga dos empleados con las mismas funciones. d) En el numeral 4.5.1 de la página 27 de la presente invitación


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Se solicita la certificación escrita de las empresas empleadoras donde se relacionen las funciones realizadas y en la documentación presentada por el CONSORCIO SERVICIOS Y CONSULTORIAS EMPRESARIALES ninguno de los candidatos a ocupar los cargos requeridos la contiene. RESPUESTA: Se solicitara al proponente la aclaración de las funciones en las certificaciones del personal establecido en su propuesta, para ocupar los cargos requeridos.

e) La experiencia aportada por la empresa secon con una participación del 50% en el contrato con Emcali 600-GAC-CAM-0920-2015, consideramos que no se podría tener en cuenta para puntuar de acuerdo al cuadro 4.3.1. De la página 24 del pliego definitivo de la invitación No. 002 de 2017, por las siguientes razones:

a. el contrato no se encuentra relacionado en el registro único de proponentes como se aclara en el numeral 4.5.3

b. No ha sido ejecutado en su totalidad ya que fue adjudicado el día 30 de noviembre de 2015 con un plazo de ejecución de 2 años. c. Solo se encuentra 1 de las 6 las actividades a contratar (vistas de PQRS) en la presente invitación ya que el objeto del contrato relacionado en la experiencia especifica del proponente de la página116 y la certificación de la página 72 y adicionalmente se puede observar en el contrato marco contenido en la página. http://emcalinet.emcali.com.co/contratacion/publico/index.php?_a=publico.procesos.prensa.detalle&iddependencia=&idproceso=3817& en las paginas 13 al 19 “actividades a ejecutar”. f) Adicionalmente la experiencia aportada por la empresa SECON con una participación del 35% en la UNION TEMPORAL SCEQUIN – EMCALI para el contrato con Emcali 600-GAC-ps- 0126-2013, consideramos que no se podía tener en cuenta para la puntuar de acuerdo al cuadro 4.3.1. De la página 24 del pliego definitivo de la invitación No. 002 de 2017, por las siguientes razones: a. el contrato no se encuentra relacionado en el registro único de proponentes como se aclara en el numeral 4.5.3


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b. Solo se encuentra 1 de las 6 las actividades a contratar (vistas de PQRS) en la presente invitación ya que el objeto del contrato relacionado en la experiencia especifica del proponente de la página116 y la certificación de la página 69, el cual no pudo ser verificado ya que no se encuentran registros de los contratos entre los años 2010 y 2014.

De igual manera nos permitimos informar que para la época de ejecución de dichos contratos la empresa encargada de realizar las actividades relacionadas con la presente invitación en la ciudad de Cali era DELTEC S.A. como se puede comprobar en las páginas 352 a la 369 de dicha propuesta. RESPUESTA: Se acepta la observación en tanto que los contratos que NO se encuentran registrados en el RUP, no serán tenidos en cuenta para efectos de otorgar los puntajes. Adicionalmente nos permitimos informar que consideramos que teniendo en cuenta las anteriores aclaraciones la experiencia presentada por la empresa SECON y de la señora MARIA FERNANDA ZAPATA GALVEZ no cumple con el requerimiento solicitado en el numeral 4.5.1


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Ya que no tiene experiencia en labores operativas ni en dirección de 3 de los 6 procesos comerciales de acueducto y alcantarillado, objeto de esta convocatoria. RESPUESTA: Verificada las actividades ejecutadas en el contrato Emcali 600-GAC-ps- 0126-2013, como Emcali 600-GAC-CAM-0920-2015: se encuentran: atención PQR, impresión facturación, análisis crítico de facturación. Por lo tanto cumple. A continuación me permito presentar una observación adicional en referencia sobre la propuesta de la empresa DELTEC SA:

El valor del contrato presentado en el Anexo 9 – EXPERIENCIA ESPECIFICA, identificado con el consecutivo 36 es presentado con el valor de $ 51.933.122.550 pesos (folio 351) mientras que la Certificación presentada por el respectivo contratante tiene el valor de $ 47.594.453.301 pesos (folios 360 y 361); además tampoco estos valores corresponden con la cantidad de 72.325,60 SMMLV del RUP presentado, aplicando la indexación apropiada.

RESPUESTA: Se solicitara al proponente aclare el valor del contrato. Marzo 27 de 2017 (Original firmado) (Original firmado) CIELO ORTIZ SERRATO Vo.Bo. HECTOR REPIZO RAMIREZ Gerente Asesor Oficina de Contratación (Original firmado) GLORIA ENID PERDOMO QUIROGA Subgerente Comercial € (original firmado) (original firmado) Carlos Felipe Trujillo Medina Jaiver Blandon Campos Asesor Juridico Externo Profesional Especializado

respuesta: el proponente allega documento …...de 2015, de todos los proponentes aseinges...

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