Resultat genom lyckade möten!

Maria Björk

Resultat genom lyckade möten!

Maria Björk

Vad är ett lyckat möte?

• Vilka gyllene regler skapar de bästa förutsättningarna för ett lyckat möte?

• Vilken metod och vilka verktyg ger de bästa resultatet av ett möte?

Maria Björk

http://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ

Maria Björk

”Med passion att utveckla människor, projekt och verksamheter”

Hur mycket av svenska företags resurser går åt till möten?

Mötet är en av de viktigaste arenorna!

Alla bidrar till skapa en bra arena

Varje enskilt möte kostar pengar…..

Hur mycket kostarditt företags möten?

Vad kostar det här då...?

Vad är ett lyckat möte?Mötesdeltagare

Möten som arbetsformAnvända möten till rätt uppgifter

• Osynlig och synlig kultur i grupp.

• Manifesteras genom individer men är nästan alltid en kulturell gemensam skapelse.

• Syns ofta till bland energilösa, ineffektiva möten.

Mötesspöken

Är alla här?

Löste vi något?!?!

Skönt, allt är på G Toppen, nu har

jag en timme mindre att hjälpa

våra kunder….

Skulle jag GÖRA

något??

Alla verkar ha koll på läget, bäst att hålla

god min

Gyllene regler

• Förberedelse

• Genomförande

• Uppföljning

Källa: Konftel

Levande mötenInflöde, energi, samarbete, resultat och reflektion

Vad Hur

Vilken metod och vilka verktyg ger de bästa resultaten av ett möte?

Mötestyper, möten med olika syften

• Informationsmöten (I)• Att sprida och inhämta information

• Granskningsmöte (G)• Att säkerställa kvalitet

• Arbetsmöten/Workshops (A)• Att lösa att problem eller arbeta med en uppgift

• Beslutsmöten (B)• Att fatta och dokumentera beslut • Kan behöva förberedande förankring

• Förhandlingsmöte (F)• Att nå en överenskommelse • Ställer extra krav på förberedelser

• Kreativitetsmöten (K)

Tänk på:Dela upp möten

som har för många syften. Renodla

Energihållaren

•Ansvarar för att stödja mötesdeltagarna och hålla en hög, jämn och positiv energi under mötet

Balanseraren

•Ansvarar för att hjälpa mötesdeltagarna att följa spelreglerna och håll ett öga på att alla bidrar

Tidshållaren

•Ansvarar för att mötets tidsramar hålls och hjälper gruppen att disponera den gemensamma tiden på bästa sätt

Fokuseraren

•Ansvarar för att hjälpa att hålla fokus på relevanta frågeställningar och beslut samt stödja mötet genom att sammanfatta. Parkera frågor som tas vid annat tillfälle

Utmanaren

•Ansvarig under mötet för att alla är medvetna om utmaningar och kritiska aspekter av ett beslut

Antecknaren

•Ansvarig att anteckna viktiga händelser och beslut under mötet

http://www.ordrum.se/dok/12_vision_metodbank/

http://www.ordrum.se/dok/12_vision_metodbank/

Avsluta alla möten med feedback och dessa tre frågor:

1.Vad gjorde vi bra?2.Vad kunde vi göra bättre?3.Hur gör vi det nästa gång?

Nu vet jag hur jag ska hantera

fortsatta kundrelationer

Kristallklart och tydligt. Ser fram

emot nästa möte.

Vilket flow vi hade idag Summering av mötet och

fortsatta åtgärder

Vilket härligt möte!Hem och

fortsätta på marknadsanalysen

Vad skönt att vi löste ut alla lösa trådar och

allt finns redan i en minnesnotering.

Härlig känsla!

Checklista

Före mötet

• Är rätt deltagare inbjudna?

• Är alla deltagare informerade i förväg och mötestyp och syftet med mötet?

• Är deltagarna informerade om hur de ska förbereda sig?

• Är kallelse, dagordning och distribution av underlag/bilagor klart i god tid?

• Är utkast till protokoll skrivet i förväg?

• Hur ska vi hantera problem eller nya frågor som dyker upp?

Efter mötet • Är protokollet kortfattat och tydligt?

• Är alla beslut med i protokollet?

• Finns referenser till aktuellt beslutsunderlag?

• Är material som distribuerats på mötet bifogat till protokollet/utskicket efter mötet?

• Finns information på endast ett ställe, dvs inga upprepningar

• Är protokoll, åtgärdslista ectdistribuerat direkt efter mötet?

• Görs uppföljning av att beslutade åtgärder genomförs?

Checklista

Under mötet • Är deltagarna på plats i rätt tid?• Är deltagarna väl förberedda? • Är mötesledaren väl förberedd? • Leder mötesledaren mötet på ett

effektivt sätt? • Finns dagordning och håller mötet

sig till den? • Är tidigare beslutade åtgärder

genomförda i tid? • Uppdateras åtgärdslistan med nya

åtgärder

• Är ansvarig utsedd för varje ny åtgärd?

• Är alla deltagare aktiva på mötet?

• Förs en konstruktiv dialog?

• Nås syftet och mål med mötet?

• Har nästa möte planerats?

Fokusera på dina möten och skapa bättre resultat!

Tack!maria.bjork@lm.se

Skapa gärna kontakt genom LinkedIn