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B I C
COMPLIANCE
K R E DI T O
R E N
ThesenEffi zienz: Mit SEPA schaffen 32 europäische Staaten einen einheitlichen
Zahlungsraum. Langfristig bringt das auch Unternehmen Vorteile.
Deadline: Viele Unternehmen haben mit den Vorbereitungen für die
Umstellung noch nicht begonnen. Dabei zeigen Erfahrungen der
Frühstarter: Rund ein Jahr dauert es, die erforderlichen Anpassungen
vorzubereiten und umzusetzen.
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Unterwegs im SEPA-LandAm 1. Februar 2014 müssen Unternehmen die Regeln der „Single Euro Payments Area“ (SEPA) umgesetzt haben. Damit soll der Zahlungsverkehr in Europa erleichtert werden. Wer nicht spätestens jetzt mit den Vorbereitungen beginnt, riskiert Probleme beim Start
Wer oder was ist SEPA?“ Hätte Günther Jauch
im Jahr 2007 bei seinem Quiz „Wer wird Mil-
lionär?“ diese Frage gestellt, wäre es wohl
eine Millionenfrage gewesen. Und nahezu jeder Kan-
didat wäre daran gescheitert. Mit dem Begriff „Single
Euro Payments Area“ (SEPA) hat sich vor fünf Jahren
noch kaum jemand beschäftigt.
Jürgen Wolf wäre da als Telefonjoker Gold wert ge-
wesen. Denn der Leiter Finanzbuchhaltung der Deut-
schen Welle, seit mehr als 15 Jahren im Unternehmen,
ist einer der First Mover in Sachen SEPA. „Damals waren
wir ein Pilotprojekt und hatten schon unser erstes
‚SEPA-Frühstück‘ bei der Deutschen Bank in Köln ab-
solviert“, erinnert sich Wolf.
Dass die Deutsche Welle als eines der ersten Unter-
nehmen in Deutschland das Projekt anging, liegt auch
an ihrer Internationalität – mit Fernsehangeboten
in Deutsch, Englisch, Spanisch und Arabisch, einem
Web-Angebot in 30 Sprachen und Radioprogrammen
in Afrika und Teilen Asiens ist der öffentlich-rechtliche
Sender präsent. Immer wichtiger werden die interakti-
ven Sprachkurse der Deutschen Welle, die zurzeit vor
allem in Südeuropa nachgefragt werden. Kein Wunder,
dass da viele Zahlungen im Auslandsverkehr anfallen:
Freie Mitarbeiter der Deutschen Welle residieren
weltweit, an zahlreiche ausländische Sendeanstalten
müssen Überweisungen getätigt werden.
„Mit einheitlichen Formaten und Verfahren kommen
die Gelder schneller und sicherer an“, war sich Jürgen
Wolf sicher. Im Pilotprojekt prüfte er in engem Kon-
takt mit der Deutschen Bank und SAP zunächst die
Softwarefragen. Anschließend musste er von den
Honorarempfängern deren International Bank Account
Number (IBAN) einholen.
„Iban die Schreckliche“ wird die IBAN wegen ihrer
22 Stellen in Deutschland genannt – in anderen Län-
dern dürfen es bis zu 34 Stellen sein. Aber sie sieht
schlimmer aus, als sie ist. Denn die neue Nummer
kombiniert die bereits bekannte Kontonummer mit
der Bankleitzahl und ergänzt sie um einen Ländercode
(beispielsweise „DE“) und eine zweistellige Prüfziffer.
Dass sie die IBAN liefern konnten, sahen schließlich die
freien Mitarbeiter und Festangestellten der Deutschen
Welle schnell ein: „Sie wollten ungern riskieren, kein
Geld mehr zu bekommen“, weiß Jürgen Wolf.
Längst sind auch die Gläubiger der Deutschen
Welle in die SEPA-Systematik eingebunden. Jürgen Wolf
kann sich jetzt in Sachen SEPA bequem zurücklehnen.
Sehr vielen Unternehmen jedoch geht es ganz anders.
Allzu lang haben sie die nahende europäische Regulie-
rungsinitiative ignoriert oder vor sich hergeschoben.
SEPA soll die lange Zeit fragmentierten nationalen
Märkte in eine gemeinsame Zahlungsverkehrs-
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zone umwandeln. In den 27 EU-Mitgliedstaaten
sowie in Norwegen, Island, Liechtenstein, der Schweiz
und Monaco wird es keinen Unterschied mehr zwi-
schen nationalen und grenzüberschreitenden Euro-
Zahlungen geben.
„Für Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit
dem Thema beschäftigt haben, wird die Zeit extrem
knapp“, weiß Thomas Eberle, Leiter Trade Finance und
Cash Management bei der Deutschen Bank in Frankfurt
und SEPA-Experte. Denn am 1. Februar 2014 wird SEPA
verbindlich eingeführt: „Wer jetzt unter Hochdruck
die Einführung organisiert, sollte die Erfahrungen der
Unternehmen nutzen, die schon länger damit beschäf-
tigt sind“, sagt Eberle.
Unternehmen müssen bei der Abwicklung von
Überweisungen und Lastschriften in Euro ab 2014 be-
stimmte Anforderungen erfüllen und deshalb techni-
sche Umstellungen vornehmen sowie Prozesse anpas-
sen. Neben der IBAN und für eine Übergangszeit auch
der Internationalen Bankleitzahl BIC ist vor allem die
Verwendung des ISO-20022-XML-Formats bei elektro-
nischen Einlieferungen zu beachten.
Christina Kuss mochte nicht durch Verzögerun-
gen in Zugzwang kommen: „Wenn sich regulatorische
Vorschriften ändern, dann sollte man sie möglichst
frühzeitig vollziehen“, sagt die Kaufmännische Leiterin
der Frankfurter FrischeParadies KG, eines 100-prozen-
tigen Tochterunternehmens der Oetker-Gruppe. Das
Unternehmen betreibt acht Niederlassungen in sieben
deutschen Großstädten und in Wien. Sein Konzept lau-
Viele Kunden – viele Zahlungsvor-
gänge. Für Gundolf Hallmann, Leiter
Finanzen der bofrost* Dienstleistungs
GmbH & Co. KG, war klar, dass durch die
SEPA-Transformation einiges auf ihn
zukommen würde. Denn schließlich ist
bofrost*, 1966 in Issum am Niederrhein
gegründet, europäischer Marktführer
im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühl-
spezialitäten. Insgesamt mehr als vier
Millionen Menschen kaufen bei bofrost.
„Die Beziehung zu unseren Kunden,
die die Verkäufer regelmäßig zu Hause
bedienen dürfen, ist sehr eng. Darum
legen wir großen Wert auf eine einfache
und vor allem sichere Zahlungsweise“,
erklärt Hallmann.
bofrost* bietet in Deutschland und im
Ausland – das Familienunternehmen
ist in 13 europäischen Ländern vertreten
– verschiedene Zahlungsverfahren an.
Immer mehr setzt sich dabei die bofrost*-
Kundenkarte durch, die gegen Erteilung
einer Einzugsermächtigung ausgegeben
und zur Bezahlung mittels Lastschrift-
verfahren eingesetzt wird. Mehr als die
Hälfte der Kunden regelt die Rechnung
inzwischen so. Täglich verarbeiten die
Rechner bei bofrost* rund 50 000 Last-
schriften. bofrost* wollte bewusst kein
First Mover in Sachen SEPA werden:
„Der Nutzen ist für unser Unternehmen
begrenzt. Deshalb galt die Maxime:
So spät wie möglich, so früh wie not-
wendig“, erklärt Hallmann. Angefangen
hat die bofrost*-Mannschaft daher im
März 2012. „Seitdem sind drei Mitarbeiter
rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit SEPA
beschäftigt“, sagt Projektleiterin Monika
Hermanns. Im ersten Schritt wurden
Überweisungen und Kreditorenzahlun-
gen SEPA-fähig gemacht. Wichtig ist
für bofrost*, dass das neue Verfahren mit
allen Banken im In- und Ausland getestet
wird und die unterschiedlichen „SEPA-
Dialekte“ funktionieren: „Fast jedes Teil-
nehmerland hat seine Besonderheiten“,
erklärt Hermanns.
Für eminent wichtig hält sie, dass im
SEPA-Team verschiedene Fachbereiche
vertreten sind. Schließlich sind zahl-
reiche Unternehmensteile betroffen: das
Rechnungswesen und das Controlling,
der Vertrieb und die IT. Bis Weihnachten
2013 sollen die SEPA-Systeme bei bofrost*
laufen. „Dann wird es spannend“, sagt
Hermanns: „Denn auch bei den Banken
und Clearing-Stellen wächst durch
das XML-Format die Datenmenge enorm
an. Wir gehen aber davon aus, dass
im Februar 2014 alles reibungslos funk-
tioniert.“
FALLSTUDIE BOFROST*
„So spät wie möglich, so früh wie nötig“Der Tiefkühlspezialist muss die Zahlungen von über 2,5 Millionen Kunden in die richtigen Bahnen lenken – und hat sich deshalb früh mit der SEPA-Problematik beschäftigt
bofrost*-Verkäufer, SEPA-Projektleiterin Hermanns: „Bei der Umstellung müssen viele kleine Besonderheiten beachtet werden“
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tet: Feinkost für Sterneköche. In mehr als 30 Ländern
der Welt werden Delikatessen eingekauft und über
Nacht geliefert. An den Standorten selbst können ne-
ben den Profi s aber auch Privatleute kaufen, die ambi-
tioniert mit besten Zutaten kochen wollen.
Kuss ging das SEPA-Thema bereits 2009 an. Da-
mals begann sie mit den Arbeiten an der SEPA-Über-
weisung. „Das passte gut, weil wir gleichzeitig einen
SAP- Release-Wechsel hatten“, erinnert sie sich. Für das
Sammeln der IBAN reichte ein Quartal aus. Die Einfüh-
rung des SEPA-Lastschriftverfahrens erwies sich als we-
sentlich komplexer. Organisatorisch musste Christina
Kuss dabei durchaus Pionierarbeit leisten, beim Last-
schriftverfahren war eine intensive Korrespondenz mit
den beteiligten Banken notwendig.
Das kam auch den Kunden zugute: „In unserer Bran-
che ist das Lastschriftverfahren eine gute Alternative zur
sofortigen Barzahlung oder zur Überweisung. Dem Kun-
den stehen die liquiden Mittel länger zur Verfügung, und
er muss nicht selbst aktiv werden. Wir organisieren die
pünktliche Zahlung seiner Rechnungen“, erklärt Kuss.
Kurz vor Schluss des SEPA-Projekts weiß Christina
Kuss, dass zwei Elemente wesentlich für den SEPA-
Erfolg sind: „eine intensive Betreuung durch die Haus-
bank und ein SAP- System, in dem die Daten für alle
Abteilungen eines Unternehmens up to date sind“.
Große fi nanzielle Einsparungen wird SEPA der Frische-
Paradies KG nicht bringen. „Diese Früchte der europäi-
schen Zusammenarbeit haben wir schon 2004 mit der
Einführung der Europäischen Standard über weisung
geerntet“, sagt Kuss.
Gleichwohl bietet die europa weite SEPA-Lastschrift
mehr Sicherheit. „Jetzt gibt es eine klare Widerspruchs-
frist von acht Wochen. Früher waren es in Deutschland
sechs Wochen nach Kenntnisnahme der Belastung.
Damit dauerte die Periode bis zur Genehmigung der
Lastschrift erheblich länger, und es konnte, etwa bei
Insolvenz eines Kunden, noch Monate nach der Liefe-
rung zu bösen Überraschungen kommen.“
SEPA bietet den Unternehmen je nach ihrer bis-
herigen Organisationsstruktur die Möglichkeit, ver-
schiedene Vorteile zu realisieren, ist Thomas Eberle
von der Deutschen Bank überzeugt: „Einheitliche
Gebühren im SEPA-Raum, die Möglichkeit zur Konto-
zentralisierung und Kontoreduzierung und positive
Auswirkungen auf Treasury und Cash Pooling sind
defi nitiv Fortschritte.“ Allerdings müssen für eine
reibungslose Umstellung verschiedene Abteilungen
Hand in Hand arbeiten: „Legal, Compliance, Buchhal-
tung, Personal, Vertrieb und IT sind von SEPA tangiert“,
sagt Thomas Eberle.
Die Deutsche Bank war eine der ersten Banken mit
umfangreicher SEPA-Kompetenz, und sie ist selbst na-
türlich schon seit Jahren SEPA-fähig. Sie unterstützt
ihre Kunden mit strategischer Beratung, mit Informa-
tions veranstaltungen und einem laufend aktualisier-
ten SEPA-Guide. Schwierig wird es aber für Unterneh-
men, die in der IT mit selbstgestrickten Programmen
arbeiten, die den neuen Anforderungen noch nicht
gerecht werden. „Die IT-Aufgaben können wir unseren
Kunden leider nicht abnehmen“, erklärt Eberle.
Vier Schritte zur SEPA-EinführungJe kürzer der Zeithorizont, desto wichtiger ist die konkrete Planung. Wer jetzt erst in die SEPA-Vorbereitungen einsteigt,
braucht ein klares Handlungsgerüst: Eine Checkliste mit wichtigen Punkten hilft.
1Vorbereitung
• Ernennen Sie einen SEPA-
Beauftragten.
• Bilden Sie eine Projektgruppe
aus allen betroffenen
Unternehmensbereichen.
• Binden Sie Ihre Banken und
Ihre Softwareanbieter ein.
• Analysieren Sie Ihren
Zahlungsverkehr und die SEPA-
Auswirkungen.
• Legen Sie einen SEPA-
Umsetzungszeitplan mit
Etappenzielen fest.
2Strategische Fragestellungen
• Lohnen sich höhere
Investitionen in IT-System-
umstellungen?
• Lassen sich durch SEPA
zusätzliche Marktchancen
erschließen?
• Können Sie kurz- oder
lang fristig die Zahl der Konten
im In- und Ausland reduzieren?
• Kann Ihr Unternehmen
durch SEPA sein Liquiditäts-
management verbessern?
3Organisatorische Umsetzung Basisdaten
• Geben Sie Ihre Bankverbindung
auf allen Formularen und Rech-
nungen mit IBAN und BIC an.
• Wählen Sie die für Sie
sinnvollste Lösung zur IBAN-/
BIC-Ermittlung.
• Prüfen Sie, ob Ihre Finanz-
buchhaltung und Zahlungsver-
kehrs-Software SEPA-fähig ist. 4Organisatorische Umsetzung Lastschrift
• Holen Sie unverzüglich eine
Gläubiger-Identifi kations-
nummer bei der Deutschen
Bundesbank ein.
• Entscheiden Sie über eine ge-
eignete Logik zur Vergabe einer
Mandatsreferenz.
• Passen Sie die Abläufe für Last-
schrifteinzüge an.
• Beachten Sie die neuen Fristen
und Informationspfl ichten im
Lastschriftverfahren.
Europa-weite Lastschrift bietet mehr Sicherheit
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Solche IT-Probleme musste die Bauerfeind AG nicht
fürchten. Seit 1929 produziert das Familien unternehmen
Hilfsmittel wie Bandagen, orthopädische Einlagen und
Schuhe. Entwicklung und Produktion der Produkte fi n-
den ausschließlich in Deutschland statt, seit 1991 auch
wieder im thüringischen Zeulenroda – da, wo das Un-
ternehmen vor über 80 Jahren gegründet wurde. Die
Qualitätsprodukte aus Thüringen werden von den deut-
schen Olympioniken genutzt, sind aber auch internatio-
nal sehr gefragt. Rund 40 Prozent des Umsatzes erzielt
das Fami lienunternehmen im Ausland, vornehmlich im
Euroraum. Goetz-Peter Bierlich, Leiter Finanzen der Bau-
erfeind AG, hält deshalb SEPA für ein wichtiges Projekt:
„Ein gemeinsames Staats- und Bankenverständnis in
Europa ist ein wichtiger Standortvorteil gegenüber an-
deren Kontinenten. Dafür lohnt sich auch etwas Mühe.“
Bei Bauerfeind wurde das SEPA-Projekt im Früh-
jahr 2012 initiiert, strategisch geplant hatte Bierlich mit
seinem Team aber schon weit früher: „In einem ersten
Schritt haben wir die Überweisung SEPA-fähig gemacht,
in einem zweiten den Lastschrifteinzug im Inland vor-
bereitet. Abschließend wird 2013 der Lastschrifteinzug
im Euro-Raum auf den neuen Standard umgestellt“, er-
klärt Bierlich. Wichtig ist für das Unternehmen, dass
die neuen Lastschriften im Basisverfahren auf der
Grundlage der existierenden Einzugsermächtigungen
weitergeführt werden können und die Mandate nicht
komplett neu eingeholt werden müssen. Denn schon
die Generierung der IBAN- und BIC-Nummer erwies sich
als schwieriger als gedacht, viel manuelle Arbeit war
notwendig. Trotz Vereinheitlichung wird es weiterhin
regionale Besonderheiten geben: „Aus unserer Sicht
könnten die formalen Anforderungen an eine SEPA-
Lastschrift noch stärker standardisiert werden“, erklärt
Bierlich: „Aber dennoch gibt es insgesamt eine große
Vereinfachung. Auf längere Sicht wird uns SEPA durch
geringere Valuta zeiten Kosten und Zeit sparen und das
Cash Pooling vereinfachen.“
Bierlich kann zwar gut verstehen, dass für Unter-
nehmen das SEPA-Thema „nicht sexy“ ist. Aber die
Fleiß aufgabe hält er für eine sehr gute Gelegenheit,
die Prozesse des Unternehmens zu durchdringen und
bei Bedarf weiter zu optimieren. Sein Fazit: „Die SEPA-
Regulierung macht viel Arbeit, hat aber auch einen kon-
kreten Nutzen.“
HEINZ-PETER ARNDT
Weitere Informationen
Kontakt
p Ihr Kundenbetreuer
Link
p SEPA-Leitfaden der Deutschen Bank, download-
bar unter www.deutsche-bank.de/results
Literatur
p Thomas Eberle: „Es gibt noch viel zu tun“, in:
„Der Treasurer“ 3/2012, Schwerpunkt Zahlungs-
verkehr, bestellbar unter www.dertreasurer.de
VieleregionaleBesonder-heitenbleiben
Rundstrickmaschine bei Bauerfeind, Leiter Finanzen Goetz-Peter Bierlich: „Ermittlung von IBAN und BIC war schwieriger als gedacht“
FO
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