resumen amef y metas
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OBJETIVOMODO DE FALLA
APOYO LOGISTICO
SeguridadIncorrecta recoleccion de residuos
Incorrecta desinfeccion y aseo de areas
Seguridad
Eficiencia Inadecuado uso de insumos
Opotunidad Daños de maquinas de lavado y secado
Oportunidad Desconocimiento en gestion documental
CARTERA
MODO DE FALLA
Oportunidad Recaudo inoportuno de cartera
Oportunidad Falta conciliación de clientes
Oportunidad Saldos de carteras sin depurar
Continuidad
Oportunidad incremento de solicitud de anticipos
REQUISITO DEL CLIENTE
Desarrollar servicios logisticos de limpieza y desinfección, lavanderia hospitalaria, vigilancia y mensajeria a todos los servicios de la institución de manera oportuna, segura y eficaz
Inadecuado proceso de lavado de ropa hospitalaria
Analizar los modos de falla potenciales del proceso de cartera
REQUISITO DEL CLIENTE
Incremento de la cuenta contable de acreedores 238001
CARTERA
Continuidad Demora en la legalizacion de anticipos
MODO DE FALLA
CONTABILIDAD
SEGURIDAD Estados financieros con errores
SEGURIDAD
OPORTUNIDAD
MODO DE FALLA
COSTOS
Cumplimiento
Confiabilidad
Oportunidad
Oportunidad
Analizar los modos de falla potenciales del proceso de cartera
REQUISITO DEL CLIENTE
Analizar los modos de falla que pueden ocurrir en el proceso contable.
Presentaciión de Informacion a Entes externos con errores
Presentación de Información a Entes externos en forma extemporanea
REQUISITO DEL CLIENTE
ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO
Presentación de la información al área de costos en fechas extemporaneas y sin
revisión de la misma
Reportar información de costos no razonoble, no confiable e inadecuada por
parte de los procesos proveedores de información
Infomación desactualizada, herroneamente procesada y no disponible cuando se la necesita
No satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes procesos
Presentación del informe de costos en fechas extemporaneas
COSTOS
Efectividad
Confiabilidad
MODO DE FALLA
CUENTAS MEDICAS
Oportunidad No enviar las glosas a tiempo
Confiabilidad Se tramita una cuenta con errores
Oportunidad
MODO DE FALLA
FACTURACION
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO
Que los resultados de costos no permitan medir la efectividad de las actividades por la mala selección de inductores
Escogencia de alternativas erradas en cuanto a criterios de distribución
REQUISITO DEL CLIENTE
REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LAS FACTURAS RADICADAS POR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS CONTRATADOS POR PROINSALUD, CON OPORTUNIDAD Y CONFIABILIDAD DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE Y LAS CONDICIONES CONTRACTUALES ESTABLECIDAS.
las cuentas no son entregadas mensualmente
REQUISITO DEL CLIENTE
Facturar y radicar cuentas de cobro de la prestación de servicios medico - asistenciales a nuestros clientes y particulares según tarifas contratadas.
no cumplimiento de los tiempos establecidos para la radicación de cuentas
de cobro
no registro de las actividades y procedimientos por parte del personal
asistencial
FACTURACION
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD perdida de clientes
OPORTUNIDAD
OPORTUNIDAD
Facturar y radicar cuentas de cobro de la prestación de servicios medico - asistenciales a nuestros clientes y particulares según tarifas contratadas.
no registro de las actividades y procedimientos por parte del personal
asistencial
perdida de la información y soportes para cobro
no contar con un proceso adecuado de glosas
contar con personal que no cumpla con el perfil del cargo
FACTURACION
OPORTUNIDAD
MODO DE FALLA
MANTENIMIENTO
OPORTUNIDAD
SEGURIDAD
CONTINUIDAD
SEGURIDAD
MODO DE FALLA
PAGADURIA
Cumplimiento
Oportunidad No hay pago oportuno a proveedores
Seguridad Doble Pago
Seguridad
MODO DE FALLA
Facturar y radicar cuentas de cobro de la prestación de servicios medico - asistenciales a nuestros clientes y particulares según tarifas contratadas.
contar con personal que no cumpla con el perfil del cargo
REQUISITO DEL CLIENTE
INCUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
DESONOCIMIENTO DE LA RESOLUCION DE HABILITACION
1043/2006
INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
MEDICOS, INDUSTRIALES E INFRAESTRUCTURA
NO EXISTE PLAN DE CALIBRACION QUE INCLUYA TODOS LOS EQUIPOS
REQUISITO DEL CLIENTE
ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO
Incumplimiento de la programación de pago
Incumplimiento de entrega de informes por parte de contabilidad
REQUISITO DEL CLIENTE
RECURSOS HUMANOS
RECONOCER Y EVALUAR LOS MODOS DE FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA CLÍNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR LOS EFECTOS DE LAS FALLAS POTENCIALES PARA IDENTIFICAR LAS ACCIONES QUE PODRÁN ELIMINAR O REDUCIR LA OPORTUNIDAD DE QUE OCURRA LA FALLA POTENCIAL
Trato HumanoSeguridad
Recursos limitados para el desarrollo de los programas establecidos.
Baja capacitación.
Trato Humano
Seguridad Inadecuada selección del personal.
Seguridad Desactualización del manual de perfiles
Nómina con errores
Seguridad No pago de seguridad social
Seguridad
MODO DE FALLA
SISTEMAS
Confiabilidad
Oportunidad
RECURSOS HUMANOS
RECONOCER Y EVALUAR LOS MODOS DE FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA CLÍNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR LOS EFECTOS DE LAS FALLAS POTENCIALES PARA IDENTIFICAR LAS ACCIONES QUE PODRÁN ELIMINAR O REDUCIR LA OPORTUNIDAD DE QUE OCURRA LA FALLA POTENCIAL
Trato HumanoSeguridad
Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.
Trato HumanoSeguridad
Inasistencia del personal a las capacitaciones programadas.
Trato HumanoSeguridad
Evaluaciones de desempeño inadecuadas.
Trato HumanoSeguridad
Demandas laborles por teminación de contratos
REQUISITO DEL CLIENTE
ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO
que el software no cumpla con los requerimientos y espectativas de las unidades funcionales
inoportunidad en la implementacion del software aprobado.
SISTEMAS
Seguridad
Oportunidad
Oportunidad
Seguridad
ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO
incumplimiento del mantenimiento preventivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.
inorpotunidad e ineficacia del mantenimiento correctivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.
inoportunidad e ineficacia de la asistencia tecnica a las unidades funcionales que lo requieran.
inadecuada capacitacion al personal que utiliza los equipos de computo y los sistemas de informacion de la entidad.
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
Contaminación Capacitacion inadecuada 90Mala Imagen Corporativa Inducción inadecuada 120Accidentes Laborales Supervision inadecuada 120Contaminación cruzada Capacitacion inadecuada 90
Mala Imagen Corporativa Supervision inadecuada 120Sobrecostos Capacitación inadecuada 90
Retrasos en los tiempos de entrega Inducción inadecuada 120
Contratación inadecuada125
Sobrecostos Falta de compromiso 120
Mantenimiento preventivo inadecuado100
Maquinaria obsoleta90
Inoportunidad en la entrega de correspondencia Excesiva carga laboral 90Perdida de documentos Inseguridad 30Inadecuada entrega de documentos Incorrecta recepcion de documentos 30
EFECTO DE FALLA CAUSAS NPR
Iliquidez
125
Cartera mayor a 180 dias
80
Consginaciones sin detallar
80
Consginaciones sin definir cliente
80
80
Cancelación de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica
Inconvenientes con los diferentes servicios de la institución
Cancelación de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica
Pagos inoportunos, atrazos en los mismo, falta de gestión, problemas en el sector en
general
Las conciliaciones muy extensas, información erronea, falta de personal para
conciliación.
Los clientes realizan el pago, pero no enviar en detallado lo cual no permite realizr
la respectiva depuración de cartera
Consignaciones realizadas sin Nit o con letra no legible donde no se puede
determinar quien consigna
Inoportunidad en la cancelacion de servicios a los proveedores
Los proveedores no dan creditos, urgencia de los servicios
Se incrementan los gastos de la empresa
80
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
Información no fidedigna15
Información no fidedigna15
Información inoportuna No revisión del calendario tributario15
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
Tardanza en la entrega de información
125
Tiempo utilizado por costos en la revisión de información Mala calidad de información
125
Informe de costos no confiable
60
Reprocesos de información
125
Proceso de costos no es importante para las áreas 75
100
La falta de compromiso de las areas responsables de legalizaciones, los
proveedores no colaboran con el envio de las facturas, informacion errada de datos de
proveedores, etc
No revisión de la información por parte de los coordinadores involucrados
No revisión de los informes por parte de auditoria interna y revisoria fiscal
No tener información a tiempo para la elaboración del informe.
No contar con la información válida para la correcta incorporación al informe, que colme las espectativas de los procesos
asistenciales en estudio
Obsolencia y falta de herramienta informática
Falta de seguimiento a los resultados del informe
No servir como herramienta oportuna para la toma de decisiones.
Lentitud y complicación en la elaboración del informe
Costos inhadecuados
75
Costos inhadecuados
75
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
Perdida de glosas por extemporaneidad Dificultades con el transporte 100
Perdida de recursos Exceso de Trabajo 75
Pagos incorrectos Falta de Competencia15
Alteración en los resultados de los estados financieros
Perfiles inadecuados15
Falta de Capacitación30
Exceso de trabajo 120No hay lista de verificación 75
Software inadecuado 75
60
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
100
603. daño en el software de facturacion 40
125
100
Escases o abundancia de inductores seleccionados
Dificultad para canalizar directamente los costos hacia los centros de costos
correspondientes
acumulación de cuentas para revisión ocasionando retraso No se cancela oportunamente a los
proveedores
retraso en el pago por parte de la entidad responsable de pago
1.No contar con personal capacitado en facturacion
2. incumplimiento en las actividades diarias del facturador
no facturar la totalidad de los servicios prestados
1. desconocimiento en el manejo del software modulo de historia clinica y
modulos de dispensacion medicamentos e insumos
2. no concuerda los registros en el sistema con el soporte fisico
754. que el software no funcione 40
1. Que no se realicen copias de seguridad 20
75
75
75
disminucion de ventas de servicios
1. tarifas no competitivas en el mercado25
125
perdida y desconocimiento de glosas
100
125
125
contablemente no se registran las glosas125
retraso proceso de facturacion
100
no facturar la totalidad de los servicios prestados
3. no contar con equipos de computo necesarios
no facturar la totalidad de los servicios prestados
2. Descuido del personal asistencial al archivar soportes en la historia clinica que
no corresponda
3. que el soporte para servicios externos se entrgue al usuario o acudiente y no se
archive en la historia clinica
4. que el personal medico asistencial no registre y no justifique los procedimientos
ordenados
2. La capacidad instalada en servicios de demanda son prestados exclusivamente al
usuario de magisterio
1. la no contestacion y tramite de glosas en los tiempos estipulados en la normatividad
2. la respuesta y conciliacion de glosa se lleva manualmente sin contar con un
programa o sistema que agilice el proceso y el control.
falta de socializacion y retroalimentacion de glosas
3. por no estar sistematizado no hay un detalle de glosas por concepto, valor y por
servicio
3. desconocimiento de las glosas generadas
1. no se controla el proceso de induccion y reinduccion al personal
retraso proceso de facturacion
100
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
60
CIERRE DEL SERVICIO
60
80
80
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
No pago a proveedores Iliquidez
125
Suspención de servicios No cumplir con las condiciones de pago125
Mala imagen al exterior de la Institución Incumplimiento en pagos 100Perdida de facturas Falla de procesos 60
Entrega inoportuna del movimiento contable Exeso de trabajo12
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
36
2. no contar con personal capacitado que supla las funciones de los facturadores en
vacaciones e incapacidades
NO ENTREGA DE SUMINISTROS Y/O REPUESTOS POR PARTE DEL PROVEEDOR POR FALTA DE PAGO
NO PLANIFICACION DE PAGOS ACORDE A LAS NECESIDADES
FALTA DE CAPACITACION - FALTA DE DOTACION -
AUMENTO DEL RIESGO EN EL PACIENTE - CANCELACION DE PROCEDIMIENTOS - SUSPENSION
DEL SERVICIO - DETERIRO DE LA INFRAESTRUCTURA
FALTA DE RECURSO HUMANO PARA EJECUTAR LABORES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO - NO HAY PRIORIZACION DE FRECUENCIAS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
RIESGO EN EL PACIENTE POR DIAGNOSTICOS EQUIVOCADOS
NO SE CUENTA CON TODOS LOS PATRONES PARA REALIZAR
CALIBRACION, NO EXISTE PERSONAL CAPACITADO PARA REALIZAR DICHA
LABOR
Desarrollo limitado de capacitaciones que impide el mejoramiento de las competencias del personal.
No existe un rubro definido y destinado para solventar los programas
30
20
60
48
60
Falta de compromiso de los coordinadores45
6
Falta de recursos económicos24
20
EFECTO DE FALLA CAUSASNPR
Información poco confiable
45
27
Desorden administrativo y manejo indebido de las funciones en las diferentes instancias. Desvío de
procedimientos.Falta de apoyo administrativo e Inadecuada elaboración del cronograma de capacitación
Ambiente laboral desfavorable, personal desmotivado, insatisfacción en la prestación del servicio por parte de los
usuarios finales.Cambios externos en el ambiente político y
económico del pais
Desempeño inadecuado de procesos, insatisfacción en la prestación del servicio por parte de los usuarios finales.
Influencias y poca autonomia del proceso de selección
Pérdida de tiempo por parte de los ejecutores del plan, incumplimiento de metas y objetivos formulados por la entidad, personal desmotivado y sin mejoramiento de
competencias.
Desorden logistico y bajo compromiso del personal
Desarrollo de actividades que no se encuentran formalmente establecidas.
Afectación en el ambiente laboral.
Desorden administrativo y falta de retroalimentación por parte de los
coordinadores
Favorecimiento de intereses particulares. - Afectación del clima laboral.
Diferencia a favor o en contra en el pago a los funcionarios, lo cual genera desorden administrativo
Fallas del sistema ó fallas en las novedades entregadas por los coordinadores
No atención de funcionarios y sus familias en las difetentes EPS
Pago de altas indemnizaciones o reintegros de personal a la institución
Personal insatisfecho con su terminación contractual
deficiencias en las etapas previas del desarrollo de software (analisis, diseño y codificacion).
Retraso en las mejoras de los procesos de las unidades funcionales
incumplimiento o inadecuada definicion de planes de trabajo.
80
40
20
60
Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales
inadecuada elaboracion de los planes de mantenimiento, inoportunidad en la ejecucion de los planes de mantenimiento establecidos.
Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales
mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, fallas del mantenimiento preventivo, incompetencia del personal tecnico.
Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales
mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, incompetencia del personal tecnico.
Deterioro y daño en los equipos de computo y modulos del sistema de información
inadecuada planeacion de las capacitaciones.
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Gestion de Cartera No. Circularizacion realizada x 100 / No. Circularizacion programada periodo
Recaudo de Cartera Valor Cobrado periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion perido facturado
Eficacia de Informacion Valor pagos realizados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos de pago firmados
Eficacia de Gestion Vr de anticipos legalizados x 100/ vr de anticipos entregados
informacion clara Vr ventas a credito el periodo x 100 /promedio cxc del periodo
Circularizacion de saldos a los clientes con corte a 28 de febrero de 2013, solicitando
cancelación de servicios facturados Envio de oficios con cobro prejuridico
Oficios solicitando conciliación con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto
Oficios solicitando conciliación con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto
Se envia oficos a los bancos solicitando información de las consignaciones sin detallar
mensualmente
Se solicito a Auditoria Interna dar fecha de vencimiento a los anticipos y asi evitar el
incremento de estos en la cuenta donde se los controla.
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Conciliación de los Estados Financieros
Nº de inconsistencias en la información financiera entregada por las áreas
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Confiabilidad de la información
Fecha de entrega de informes - Fecha de cronograma
% de satisfacción obtenido - % de satisfacción propuesto
Numero de actividades realizadas / número de actividades programadas * 100
Sistematización del proceso de costos
Se envia oficio mensual a los responsables de los anticipos para que legalicen los mismos y
se da un plazo de (5) dias a partir de la recepcion del oficio.
Presentar oportunamente información financiera y tributaria a los entres fiscalizadores y de
control
Nº de informes realizados y entregados * 100 / Nº de informes requeridos según calendario tributario
Revisión de los informes antes de su presentación a los entes externos.
Agilizar la contabilizacion, revision y entrega de cuentas
Sumatoria de los días entre la fecha de entrega y la fecha de recepcion / Total de cuentas recibidas
Revisión y cumplimiento del Calendario Tributario
Determinar la exactitud de cuentas por pagar
Nº de conciliaciones contestadas en un periodo de tiempo * 100 / Nº de conciliaciones recibidas
Verificar la calidad de información resultante de las transacciones
diarias
Motivación sobre la importancia del manejo de costos en la institución
No. De inconsistencias detectadas en la información recibida y entregada / No. Total de registros en la información recibida y entregada * 100
Reuniones para elaboración conjunta de cronogramas de entrega de inforamción y
correcto diligenciamiento de formatosOportunidad en la entrega de informe de costos hospitalarios
Capacitar a los funcionarios en la responsabilidad de un buen manejo de la
información
Satisfacción de la estructura e información suministrada por la oficina de costos
Revisión y confrontación de la información entregada con las respectivas bases de datos
Porcentaje de actividades costeadas en un período
Socialización mensual de los hallazgos y seguimiento a los mismos
Porcentaje de movimientos ineficientes eliminados en un período
Número de movimientos ineficientes eliminados en el desarrollo de las actividad / Total de movimientos registrados en un período * 100
Porcentaje de procesos ineficinetes desechados en un período
Número de procesos ineficientes desechados en un período / Total de procesos con estudio de tiempos y movimientos en un período * 100
Levantamiento de encuenta de satisfacción, tabulación, análisis y ajustes
Cumplimiento de cronograma de entrega de informe de costos
ACCION DE MEJORAMIENTO
INDICADOR FORMULA
Porcentaje de glosas generales Valor total de glosas*100/valor total de cuentas radicadas
Porcentaje de glosas a favor Total de glosas-total glosas a favor del proveedor*100/total de glosas
Fecha de entrega-Fecha de recepcion/numero de cuentas y reembolsos
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Capacitacion al personal de facturacion Seguimiento a facturación Facturación del periodo / Facturación planeada para el periodo
Solicitar a Sintemas Plan de Accion facturación del periodo radicada/ total facturación generada en el periodo
Fecha de radicación facturas menos fecha programada
Reunió con el equipo financiero para analizar y seleccionar los inductores a utilizar
Reunión con Comité Primario para la definición de criterios de distribución
Promedio de dias para la entrega de cuentas y reembolsos
revisados
Reporte oportuno de glosas al proveedor
Fecha de envio de oficio de glosas-fecha de radicacion de las cuentas/numero de oficios de informe de glosas
Control y seguimiento a las actividades diarias de cada uno de los funcionarios
Seguimiento a facturación acumulada
Facturación acumulada del periodo / Facturación planeada acumulada para el periodo
Eficiencia en la radicación de la facturación
Solicitar Capacitacion al personal medico asistencial en el software hospitalario SIMA
Seguimiento a la facturación no radicada
Facturación radicada del periodo anterior / Facturación sin radicar del periodo anterior
Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento al registro y custodia de soportes
Cumplimiento de las fechas de radicación
Solicitar a Sintemas Plan de Accion
Solicitar Equipos de computo necesarios para el normal funcionamiento de la dependencia
Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado
sobre los documentos soportes de facturacion
Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado
sobre los documentos soportes de facturacion
Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento y control al registro del personal medico
asistencial
Solicitar a gerencia se estudie la ampliacion de capacidad instalada para la atencion de
clientes diferentes a magisterio
Trabajar conjuntamte con Cartera Auditoria Medica y revision de cunteas el proceso de
glosas
Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas
Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas
Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas
Controlar el resultado de la induccion al personal nuevo que ingresa ala dependencia
ACCION DE MEJORAMIENTO
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Se comenzará filtrando algunos proveedores
Se solicitará acciones
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Porcentaje de cumplimiento
Controlar que los remplazos sean cubiertos por personal capacitado en el area de
facturacion
HACER PRIORIZACION DE PROVEDORES DE ACUERDO A LA NECESIDAD
REALIZAR CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACION - REALIZAR
VERIFICACION DE ESTANDARES (2 Y 3 ) DE HABILITACION POR SERVICIOS
PRIORIZACION DE EQUIPOS Y SERVICIOS PARA ESTABLECER MANTENIENTO
PREVENTIVO
CAPACITACION AL PERSONAL - CONTRATACION EXTERNA
Informar permanentemente a la Gerencia para que se tomen los correctivos necesarios
Cumplimiento de programación de pagos
Pago realizados inlcuidos en la progarmación x 100/Pago programado en el periodo
Pagos realizados fuera de Programación X 100/Total pagos realizados del periodo
Organización del trabajo diario de la dependencia
Riquisisión de pesonal tramitadas y aprobadas x 100 / total de requisicionesde personal
Nomina Realizada
ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA
Nº de copias realizadas X 100 / Nº de copias programadas
Porcentaje de Recurso Humano Idóneo
Nº total de personas contratadas que pasan el periodo de prueba x 100 / Nº Total de personas contratadas
Porcentaje de Inducción Satisfactoria
Nº de funcionarios nuevos con inducción x 100 / Total de personal contratadas en el periodo
Porcentaje de cumplimiento del cronograma de
capacitación
Nº de capacitaciones realizadas x 100 / Nº de capacitaciones programadas
Porcentaje de cumplimiento de la Evaluación de
Desempeño
Nº de funcionarios con evaluacion de desempeño * 100 / total funcionarios
Nº Errores encontrados en la elaboración de nómina x 100 / Número de empleados en la nómina
fortalecer las actividades de las etapas de analisis, diseño y codificacion del software. Concientizar a las unidades funcionales de la importancia de la adecuada defincion de los requerimientos del software.
cumplimiento de las especificaciones del software.
Numero de especificaciones implementadas en el software * 100 / Numero de especificaciones solicitadas por las unidades funcionales.
revision y renegociacion de los planes de trabajo establecidos.
Cumplimiento del cronograma de copias de seguridad
total tiempo mes - tiempo fuera de servicio *100 / total tiempo mes
eficacia del soporte tecnico total solicitudes resueltas - total de reinsidencias * 100 / total solicitudes resueltas
realizar la verificacion periodica del cumplimiento de los planes de mantenimiento establecidos, detectar las fallas, realizar los ajustes necesarios concertados con los afectados y ejecutar las mejoras en los tiempos acordados.
Oportunidad en la prestación de la asistencia tecnica
Sumatoria de la diferencia de tiempo entre la hora de solicitud y la hora en que el funcionario asiste / numero total de solicitudes
evaluar y mejorar la eficacia del mantenimiento preventivo, mejorar el proceso de selección e incorporacion depersonal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir.
efectividad de las capacitaciones realizadas
numero de evaluaciones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / total de evaluaciones realizadas
mejorar el proceso de selección e incorporacion de personal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir, evaluar la deficiencia de conocimientos basicos en informatica del personal de las unidades funcionales y dar capacitaciones que fortalescan dichas deficiencias.
disponibilidad del servicio de internet
mejorar la metodologia de las capacitaciones, realizar evaluacion y seguimiento de las fallas reportadas por causas de mal manejo y/o falta de conocimientos del personal de las unidades funcionales, elaborar y dar capacitaciones encaminadas a erradicar las fallas presentadas.
FORMULA META RESPONSABLE
FORMULA META RESPONSABLE
No. Circularizacion realizada x 100 / No. Circularizacion programada periodo 70% Facturacion
Valor Cobrado periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion perido facturado 70% Cartera
Valor pagos realizados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos de pago firmados 70% Cartera
Vr de anticipos legalizados x 100/ vr de anticipos entregados 70% Responsables de solicitud
Vr ventas a credito el periodo x 100 /promedio cxc del periodo 70% Cartera
FORMULA META RESPONSABLE
100
3
80
Nº de inconsistencias en la información financiera entregada por las áreas 0
FORMULA META RESPONSABLE
5%
Fecha de entrega de informes - Fecha de cronograma 3 días
% de satisfacción obtenido - % de satisfacción propuesto 80% Coordinadora de Costos.
Numero de actividades realizadas / número de actividades programadas * 100 80% Coordinadora de Costos
2% Coordinadora de Costos
1% Coordinadora de Costos
Nº de informes realizados y entregados * 100 / Nº de informes requeridos según calendario tributario
Coordinador Contabilidad
Sumatoria de los días entre la fecha de entrega y la fecha de recepcion / Total de cuentas recibidas
Asistente de Contabilidad
Nº de conciliaciones contestadas en un periodo de tiempo * 100 / Nº de conciliaciones recibidas
Asistente de Contabilidad
Coordinador Contabilidad
No. De inconsistencias detectadas en la información recibida y entregada / No. Total de registros en la información recibida y entregada * 100
Coordinadora de costos, coordinadores de procesos proveedores y coordinadores de procesos asistenciales
Coordinadora de Costos, Coordinadores de los diferentes procesos involucrados
Número de movimientos ineficientes eliminados en el desarrollo de las actividad / Total de movimientos registrados en un período * 100
Número de procesos ineficientes desechados en un período / Total de procesos con estudio de tiempos y movimientos en un período * 100
FORMULA META RESPONSABLE
Valor total de glosas*100/valor total de cuentas radicadas 10%
Total de glosas-total glosas a favor del proveedor*100/total de glosas 20%
Fecha de entrega-Fecha de recepcion/numero de cuentas y reembolsos 30dias
15 dias
FORMULA META RESPONSABLE
Facturación del periodo / Facturación planeada para el periodo 100 Coordinador Facturación
100 Coordinador Facturación
facturación del periodo radicada/ total facturación generada en el periodo 97 Coordinador Facturación
100 Coordinador Facturación
Fecha de radicación facturas menos fecha programada 0 Coordinador Facturación
Coordinador y Aux. de cuentas medicas
Coordinador y Aux. de cuentas medicas
Coordinador y Aux. de cuentas medicas
Fecha de envio de oficio de glosas-fecha de radicacion de las cuentas/numero de oficios de informe de glosas
Coordinador y Aux. de cuentas medicas
Facturación acumulada del periodo / Facturación planeada acumulada para el periodo
Facturación radicada del periodo anterior / Facturación sin radicar del periodo anterior
FORMULA META RESPONSABLE
80% Coordinador Pagaduria
10% Coordinador Pagaduria
FORMULA META RESPONSABLE
90%
Pago realizados inlcuidos en la progarmación x 100/Pago programado en el periodo
Pagos realizados fuera de Programación X 100/Total pagos realizados del periodo
Riquisisión de pesonal tramitadas y aprobadas x 100 / total de requisicionesde personal
Coodinador de Talento Humano
95%
95%
90%
100%
2% Asistente de Nomina
FORMULA META
95%
Nº de copias realizadas X 100 / Nº de copias programadas
100%
Nº total de personas contratadas que pasan el periodo de prueba x 100 / Nº Total de personas contratadas
Coodinador de Talento Humano
Nº de funcionarios nuevos con inducción x 100 / Total de personal contratadas en el periodo
Coodinador de Talento Humano
Nº de capacitaciones realizadas x 100 / Nº de capacitaciones programadas
Coodinador de Talento Humano
Nº de funcionarios con evaluacion de desempeño * 100 / total funcionarios
Coodinador de Talento Humano
Nº Errores encontrados en la elaboración de nómina x 100 / Número de empleados en la nómina
Numero de especificaciones implementadas en el software * 100 / Numero de especificaciones solicitadas por las unidades funcionales.
20%
80%
total tiempo mes - tiempo fuera de servicio *100 / total tiempo mes
95%
total solicitudes resueltas - total de reinsidencias * 100 / total solicitudes resueltas
95%
Sumatoria de la diferencia de tiempo entre la hora de solicitud y la hora en que el funcionario asiste / numero total de solicitudes
numero de evaluaciones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / total de evaluaciones
Pregunta Razón de la pregunta
No se evidencia uso de metodología
Su manual documental está actualizado?
No se evidencia uso de metodología
El objetivo consignado en el AMEF, es el objetivo del formato AMEF o es el objetivo del proceso?
Existe divergencia entre los diferentes procesos al redactar el objetivo del AMEF
Qué metodología utilizó para identificar los riesgos del AMEF? Describa paso a paso
El NPR consignado en el formato AMEF es el correcto? Explique uno a uno
Las metas e indicadores incluidos en la caracterización del proceso son de IMPACTO?
Algunas metas e indicadores diseñados en cada proceso no son RELEVANTES
Cuales son los indicadores de impacto de su proceso? Mencionelos y explique por qué
Los riesgos consignados en el AMEF (modo de falla), están respaldados en las metas e indicadores establecidos en la caracterización? Relacione la meta y el indicador asociado a cada riesgo.
El modo de falla y el efecto de falla consignados en el formato AMEF deben ser iguales al modo de falla y el efecto de falla consignados en el formato de CARACTERIZACION?
No en todos los procesos se maneja el mismo criterio
Las acciones de mejoramiento del formato AMEF son similares a la medida preventiva del formato de CARACTERIZACION?
No en todos los procesos se maneja el mismo criterio
Observo que no todos los procesos tienen actualizados sus documentos
Qué metodología utilizó para identificar las causas del modo de falla, consignado en el formato AMEF? Describa paso a paso
Las acciones de mejoramiento consignadas en el formato AMEF fueron efectivas? Describa una a una
Reflexiones
Se podría utilizar el Diagrama Causa Efecto
ALGUNOS OBJETIVOS DEL AMEF: Reconocer y evaluar los modos de fallas potenciales y las causas asociadas con el diseño y manufactura de un producto. Determinar los efectos de las fallas potenciales en el desempeño del sistema. Analizar la confiabilidad del sistema. Documentar el proceso. NO OLVIDEN las características de un objetivo: claro, medible, alcanzable, relevante y con tiempo. (SMART)
Respuesta del responsable del proceso