1. ROI UN CASO REALRETORNO DE LA INVERSION EN UNA UNIVERSIDAD Cmo fue que -al calcular el ROI en una Universidad Pblica- se mejorel Rendimiento de su Presupuesto y cmo fue posible calcularlo con facilidadpara lograr un salto cuali-cuantitativo en 2012En la actualidad, las Universidades se encuentran con una fuerte competencia entre s y con otrasinstituciones o centros privados, por lo que se hace cada vez ms imprescindible maximizar laeficacia, la eficiencia y la excelencia, adems de optimizar el uso del presupuesto para lograr losObjetivos Estratgicos.Para ello, la gestin estratgica de una Universidad, antes de disear o ejecutar su PlanEstratgico, debe explorar la incorporacin de de nuevas herramientas tales como:1. FCE (Factores Crticos de xito)Para identificar matemticamente cules son las Variables Determinantes de los Resultadosesperados; es decir, los FCE. Identificarlos matemticamente da un criterio objetivo. No es unsimple listado subjetivo de buenas intenciones provenientes de un brainstorming.2. FODA MatemticoPara aportar rigor cientfico al anlisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.El propsito principal del FODA Matemtico es que todas las variables compitan entre s para quesobrevivan las ms aptas a fin de crear verdaderos Objetivos Estratgicos de modo serio y objetivo.3. BPM (Gestin Basada en Procesos)Para identificar -en la Cadena de Valor- si fluyen con naturalidad todos los procesos en lasactividades sustantivas y en las de apoyo o si existen cuellos de botella ocultos, restricciones ocapacidad ociosa en las areas administrativas, educativas o de gestin.4. CMI (Cuadro de Mando Integral Balanced Scorecard Tablero de Comando)Para trasladar el Plan Estratgico a la accin, a travs del Mapa Estratgico y los ObjetivosEstratgicos, con seguimiento mensual a travs de alertas automticas.5. ROIPara validar que cada presupuesto aprobado demuestre objetivamente la creacin de valor antesde ejecutar cada uno de los Planes de Accin, ya sea el Plan Estratgico o alguno de los Objetivosdel Mapa Estratgico.Dentro de todo este contexto, es necesario introducir el factor dinerario como determinante, a losefectos de poder analizar la factibilidad de ejecutar aquellos planes de accin que tienen vinculadasinversiones.Me refiero al costo de las actividades a realizar en cada uno de los planes de accin,contraponiendo el beneficio social a lograr (no hablamos de rentabilidad en el caso de unaUniversidad, ya que su xito se mide por la Misin para la cual fue creada). Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar

2. CasoUNA UNIVERSIDAD EJECUTA SU PLAN ESTRATEGICO 2011-2016Te presento a continuacin el caso de una Universidad que se encontraba en el proceso deejecutar su Plan Estratgico 20112016.Ellos estaban ejecutando simultneamente diferentes planes de accin, logrando avances enalgunos de sus Planes. Pero esos avances no llegaban a satisfacer ni al Rector ni a losProfesionales del rea de Planificacin Estratgica de la Universidad, que fueron quienes nosconvocaron para ayudarlos a ordenar y mejorar su ejecucin.Comenzamos realizando un Estudio PreliminarDesde el Club Tablero de Comando, enviamos a dos Profesionales expertos: un Licenciado enSistemas y un Contador, quienes realizaron un estudio preliminar utilizando herramientas talescomo:a) La identificacin Matemtica de los Factores Crticos de xito para descubrir cules son -enesa Universidad- las variables determinantes de los resultados esperados.b) El FODA Matemtico para que todas las variables (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades yAmenazas) -solo las que han sido identificadas como Factores Crticos de xito- puedan servinculadas entre s.c) Una revisin al modelo del Balanced Scorecard que ellos haban diseado y estabanutilizando. Para ello, realizamos la validacin matemtica del Balanced Scorecard de la Universidadutilizando nuestro software. Los Profesionales del rea de Planificacin Estratgica llegaron as a laconclusin de que el mismo requera una mejora para realmente crear valor para la Universidad.d) Paralelamente, el Lic. en Sistemas y el Contador ayudaron a crear la cadena de valor, con elapoyo de los Profesionales de la Universidad. Pero no la crearon desde el punto de vista esttico,como es tradicional, sino desde el punto de vista sistmico. Eso les permiti descubrir cuellos debotella o restricciones en los procesos a nivel macro, incluso capacidad ociosa en algunas reas dela Universidad. Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 3. Plantilla en Excel Mapa EstratgicoEsta Plantilla forma parte del Software ROI que entregamos a los Profesionales del rea dePlanificacin Estratgica de la Universidad y que est desarrollado en Excel. Ellos utilizaron elsoftware para ingresar los Objetivos, creando as un Mapa Estratgico.Plantilla Matriz del TableroFueron los mismos Profesionales quienes definieron e ingresaron en la matriz del Software cadauno de los Objetivos, con sus indicadores, inductores, Planes de Accin y prepararon el softwarepara que les realice el clculo automtico del ROI (retorno de la inversin) de los recursos queinvierten para ejecutar cada uno de los Planes de Accin. En esta plantilla, se ingres -durante 12perodos- toda la informacin de lo ocurrido perodo a perodo. Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 4. Metas propuestasEn la siguiente tabla (confeccionada con nuestro software) se observa la meta definida al inicio(momento 0, cuando comenz la consultora) y la meta final deseada al cabo de 12 perodos.OE Meta Meta InicioPERSPECTIVAIndicadordeseada Accin Denominacin Periodo 0 Periodo 12Graduados satisfechos /AumentarSatisfaccin de graduados 35% 84%Total graduadosAumentarCantidad de alumnos # Alumnos1.900 3.300Acceso a empleo de% Egresados empleadosAumentar60% 93%egresados en 2 aos01 - ALUMNOSCantidad de alumnos Y SOCIEDAD Aumentar% Alumnos extranjeros 10%20%extranjerosSatisfaccin de los % Alumnos posgradoAumentar50% 90%alumnos posgrados satisfechos# Servicios provistos a laAumentarSatisfaccin de la sociedad315comunidad# Docentes con currcula MejorarCurrculo del docente 30% 70%mejorada MejorarImplementacin de TICs # Programas19 50Calidad de los procesosAumentar% Procesos mejorados60%95%docentes% Eficacia y Eficiencia en MejorarGestin de adquisiciones50% 90%Recursos Adquiridos02 Gestin de proyectos deAumentar# Contratos con empresas20% 88% PROCESOS extensin INTERNOS % Superficie aulas sobre MejorarInfraestructura de aulas50% 70%total aumentadoAumentarApoyo a la gestin% Servicios mejorados 5% 30%Adaptar programasAumentar# Programas aumentados 816s/demanda socialAcreditacin de la% Programas deAumentarinstitucin en programas de 10% 80%acreditadospregrado y posgrado# Servidores pblicos / MejorarProvisin de personal5 2cantidad de docentesAumentarPlanificacin de tareas # Tareas planificadas14 4403 # Funcionarios que PERSONAL AumentarDesarrollo del personal230aprueban seminarios# Profesionales queAdaptar la cultura de Mejorarutilizan el sistema de 750gestin a los OEgestinCosto por alumno de $ Reducccin costo por Reducir $526$364carreras e institutos alumno MejorarPresupuestacin financiera$ Total$1 000 000$1 200 00004 -PRESUPUESTOMejorarFinanciacin de proyectos % Proyectos financiados 12%23%% Aumento del ndice deAumentarReputacin en funcionarios40% 75%reputacin en funcionariosAv. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 5. Algunos de los resultados obtenidosAlgunas de las metas planteadas en el Mapa Estratgico no llegaron a cumplir con la expectativa.Veamos algunos ejemplos.1. Objetivo: Aumentar la satisfaccin de graduados Graduados satisfechos /AumentarSatisfaccin de graduados35% 84% Total graduadosObsrvese el Objetivo Aumentar Satisfaccin de graduados: tiene fijada una meta de inicio del35% y se determino que la meta, al cabo de 12 periodos, deba ser del 84%. Satisfaccin de GRADUADOS AumentarSATISFECHOS / TOTAL 35% graduados GRADUADOS 12DIFERENCIA TOTALPREVISTAREALPREVISTA - REAL 84,0% 75%-9,0%Podemos ver que, al llegar el perodo 12, solamente se logr el 75%.Si bien se puede considerar exitoso el resultado en este Objetivo por cuanto pas del 35% al 75%,existe an una diferencia de nueve puntos con la meta aprobada por el Rector. Por eso, el Objetivono alcanz su meta.Para resolver la situacin, actualmente se est utilizando el ciclo PDCA o ciclo de Deming, quedirecciona en su consigna Planear, Ejecutar, Revisar y Accionar.2. Objetivo: Reducir Costo por AlumnoVeamos cmo se logr este objetivo al maximizar la eficacia y la eficiencia. haciendo un mejor usodel presupuesto. Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 6. Hemos sugerido al rea de Planificacin Estratgica que, para reducir los costos por alumno, eraadecuado introducir en la Universidad la metodologa ABC (Activity Based Costing), aunquesimplificada con la metodologa desarrollada en el Club Tablero de Comando.Este modelo simplificado del ABC facilita y simplifica la puesta en marcha del modelo original.El costo operativo aprobado fue de $ 20 000. APLICAR MTODO "ABC" PARA COSTO OPERATIVO RACIONALIZAR COSTOS$20.000El costo al momento (0) inicio de la consultora era $526 por alumnoCosto por alumno de $ REDUCCIN COSTO POR 04 - PRESUPUESTOReducir $ 526carreras e institutosALUMNOEl resultado logrado al cabo de los 12 perodos y luego de la incorporacin del modelo simplificadodel ABC permiti reducir el costo por alumno a $364. $ REDUCCIN(0)Costo por alumno de (12) Reducir COSTO POR $526carreras e institutos $364 ALUMNOEsto gener a la Universidad un ahorro o beneficio de $536 842.Lgica del clculo:Presupuesto inicial: $1 000 000 / cantidad alumnos 1 900 = $526Presupuesto final: $1 200 000 / cantidad alumnos 3 300 = $364Diferencia costo por alumno: $163$163 x 3.300 alumnos = $536 842Sabemos que la diferencia o beneficio de $ 536 842 no es dinero disponible para otros fines. Perocon el menor costo por alumno y un presupuesto que solo fue incrementado en un 20% en los 12perodos, se lleg a satisfacer a todos los alumnos. 3 300 / 1 900 = 74% ms en cantidad dealumnos, que fue otro de los Objetivos Estratgicos del Mapa Estratgico.Como se ve, en realidad es una racionalizacin de los costos por optimizacin de los procesos.El ROI de esta actividad -que converge al ROI final que se informa ms abajo- se calcula entoncesteniendo en cuenta, entre otros tems: a) El costo operativo de la introduccin del ABC simplificado para lograr reducir costos poralumno fue de $20 000 b) El ahorro o beneficio neto $536 842 Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 7. 3. Objetivo: Mejorar la Gestin de AdquisicionesGestin de % EFICACIA Y EFICIENCIAEN RECURSOS adquisiciones ADQUIRIDOSMejorar la Gestin de Adquisiciones significa optimizar las compras, mejorar la negociacin conproveedores, realizar compulsas de precios Es decir, racionalizar y supervisar el proceso decompras. Esto permiti obtener beneficios en reduccin del gasto y, por ende, del consumo delpresupuesto de $150 000. Estos beneficios se volcaron luego a la compra de nuevo instrumental.Lgica: Si bien se lo considera una inversin por la naturaleza del gasto y se toma como tal,concurre a los Objetivos Estratgicos ubicados en la perspectiva (ver mapa) Mejorar Gestin de adquisiciones$150.000 COMPRAS COMPRA INSTRUMENTAL $150.000Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 8. La reduccin del gasto corriente lograda por la optimizacin de compras liber $ 150 000 delpresupuesto. Ese mismo dinero ahorrado por optimizacin de compras fue utilizado para la comprade instrumental con tecnologa moderna.Es decir, que el beneficio -en este caso- fue logrado gracias a una mejora de la utilizacin delpresupuesto, el cual fue volcado a la compra de instrumental.Por otro lado, la Mejora en el Rendimiento del presupuesto se materializ en un incrementodel 20% en el presupuesto por parte de las autoridades.ReducirCosto por alumno deMejorar carreras e institutos PresupuestacinfinancieraAumentarMejorar Reputacin en funcionarios Financiacin de proyectosPresupuestacin $ TOTAL $ 1.000.000 financieraPresupuesto inicial o momento 0 $200.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 1.000.0000 $ 1.166.667$ 1.183.333$ 1.200.000 $ 1.200.000 Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 9. Plantilla ResultadosEsta Plantilla del Software ROI ayuda a los Profesionales del rea de Planificacin Estratgica aingresar las metas para cada uno de los 12 perodos.Aqu, ellos ingresaron los resultados que obtuvieron para cada perodo y se visualiz el resultadoen alertas de colores (rojo amarillo verde) segn los parmetros que aprob el Rector de laUniversidad. Monitoreo de ResultadosLa plantilla del Software acepta que los resultados a ingresar puedan ser: Crecientes (C) Decrecientes (D) Constantes y crecientes (C) Constantes y decrecientes (D) Estacionarios o Intermitentes: solo en algunos de los 12 perodosAv. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 10. Ejemplo de Visualizacin de los ResultadosEn las celdas pintadas en verde, el Profesional a cargo ingresa el resultado logrado en cadaperodo y el programa asigna automticamente el color (Verde Amarillo Rojo) segn loparametrizado. CResultado D1.900 CX 2.017 1.950 2.133 2.0002.250 2.300Constante DPeriodo 1Se estableci una meta para aumentar la cantidad de alumnos para el perodo 1 a 2017 alumnos,valor que -de lograrse- mejorara la cantidad de 1900 alumnos (al momento 0).El resultado logrado en ese perodo 1 fue de 1950 alumnos. Dado que an no cumple con la meta,la alerta automtica es amarilla.Periodo 2La meta era aumentar la cantidad de alumnos a 2133.El resultado logrado fue de 2000 alumnos. Como no cumple el previsto, la alerta automtica esroja.Periodo 3La meta era llegar a 2250 alumnos.El resultado logrado fue de 2300 alumnos, lo que supera el previsto. De ese modo, la sealautomtica es verde.Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 11. Pantalla Graficar para MonitorearCada Indicador tiene un grfico que permite visualizar -periodo a periodo- meta versus logro oreal versus previsto.Grfica Inversin vs. Beneficio EconmicoEsta grfica permite observar la diferencia entre la inversin realizada para ejecutar el Plan deAccin del Mapa Estratgico a fin de lograr cada objetivo y el beneficio econmico generado. Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - Argentina Telfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 12. Grfica Cantidad de AlumnosAv. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 13. Grfica Satisfaccin de AlumnosAv. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar 14. ROI DE LA EJECUCION DEL PLAN ESTRATGICO ANUAL EN LA UNIVERSIDADINVE R S I NT O T AL$560.000 $684.842 $560.00022,3% 22,3%El Software arroj como resultado final del perodo de aplicacin de los planes de accinun ROI del 22,3%En importante tener en cuenta que la Universidad logr estabilizarse tanto en los valorescomo en las situaciones logradas a partir del cambio realizado, adems de mejorar suimagen logrando en 12 perodos un cambio cuali-cuantitativo.Av. Corrientes 5143 1 B - Ciudad de Buenos Aires - ArgentinaTelfono 5411-4855-1189 mario@vogel.com.ar