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Proyectos de investigación 2016Retos-Generación de Conocimiento

Reunión investigadores, 10 febrero 2017

1. Normativa de ejecución de gastos2. Modificaciones3. Gastos elegibles4. Gestión en la UPNa5. Justificación de las ayudas6. Seguimiento económico de proyectos (PWI)

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1. Normativa de ejecución de gastos

• Instrucciones de ejecución y justificación www.idi.mineco.gob.es

• Normativa e instrucciones sobre ejecución de proyectos I+D+I Retos y Generación de conocimiento UPNAwww.unavarra.es/investigacion/formularios


Financiación FEDER

Publicidad: Esta convocatoria está cofinanciada por el Fondo Europeode Desarrollo Regional (FEDER) por lo cual los beneficiarios en todoslos Proyectos deberán dar publicidad a las ayudas recibidas en loscontratos de servicios y laborales, publicaciones y otros resultados dela investigación, ponencias, equipos inventariables y actividades dedifusión de resultados financiados con ellas, debiéndose mencionar a laAgencia Estatal de Investigación (AEI) y al Fondo Europeo deDesarrollo Regional (FEDER) como entidades financiadoras. En todoslos casos se mencionará la referencia del proyecto seguida de(AEI/FEDER, UE).

Justificación: En el caso de que se trate de un proyecto cofinanciadopor el FEDER resultarían también aplicables al mismo las normassobre financiación de gastos de operaciones cofinanciadas conFondos Estructurales.


Cambios que sí requieren autorización previa:

• Modificación del plazo de ejecución (prórrogas)

• Alta/baja equipo investigador

• Cambio de entidad beneficiaria

2. Modificaciones

Cambios que no requieren autorización previa:

modificaciones entre partidas

cambios equipo de trabajo

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Modificación periodo de ejecución (justificada)• Justificación científico-técnica razonada

• Propuesta detallada de actividades

• Estado actualizado del gasto realizado

• Detalle de previsión de gasto por conceptos

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Modificación equipo de investigación (firmas IP e investigador)

Altas/aumentos dedicación:

• motivados

• no se registran cuando la permanencia es menor a un año

• cumplimiento de los requisitos de la convocatoria

• CV investigador (alta)

Bajas/reducciones dedicación:

• motivados

• quien asume las tareas previstas


Al menos dos meses antes de finalizar el proyecto


NO requieren autorización previa:

modificaciones entre partidas o gastos inicialmente no previstos

Sí.....justificar los cambios en los informes

científico-técnicos intermedio y final presentados a

la Agencia.

SÍ.....informar al Servicio de Investigación y justificarlo

en la tramitación del gasto

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NO requieren autorización previa:

cambios equipo de trabajo

Sí.....justificar los cambios en los informes científico-técnicos

intermedio y final presentados a la Agencia.

SÍ.....solicitar al Servicio de Investigación altas y bajas indicando

dedicación única o parcial al proyecto.

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Concepto de gasto: recogido en la solicitud* o debidamente

justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento

intermedio y final.

Importe: hasta máximo en presupuesto solicitado o debidamente

justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento

intermedio y final.

Fechas: dentro del periodo de ejecución, tanto la actividad como

fecha de factura. Fecha de pago posible hasta tres meses más sobre

la fecha fin proyecto/anualidad, en todo caso antes de su justificación.

3. Gastos elegibles


Personal: personal contratado con cargo al proyecto para realizar

trabajos dentro del proyecto.

• Los gastos de personal podrán referirse a doctores, titulados

superiores y personal técnico.

• El personal podrá incorporarse al proyecto durante todo o parte

del tiempo de duración del mismo, preferiblemente en dedicación

completa.

• Dicho personal habrá de incorporarse bajo cualquier modalidad

de contratación acorde con la normativa vigente

No: costes personal fijo, becas


Inventariable: equipamiento científico-técnico, incluidos equipos

informáticos, programas de ordenador de carácter técnico directamente

vinculados al proyecto y material bibliográfico.

• Preferible adquisición al inicio del proyecto. Si se adquiere último año

motivado y bien justificado porque se revisa con mayor detalle

No: en los dos últimos meses del proyecto.

• Actualización de licencias de software por el periodo comprendido en

el proyecto. Se considera inventariable la primera adquisición y

fungible las renovaciones de licencia (UPNA)


Fungible, suministros y similares:

• Descripción clara, vinculación con el proyecto (gasto necesario)

• Fotocopias, memorias ram, disco duro externo, teclado, ratón,

webcam, ampliación memoria externa, batería externa, consumibles

de laboratorio, productos químicos y otros materiales necesarios para

el desarrollo del proyecto.

No: material de oficina, ni fungible informático como tóner, tinta, cds.etc.


Viajes y dietas:

Inscripción y asistencia a congresos y viajes para mediciones en campoo en otras instalaciones de miembros del equipo de investigación y delequipo de trabajo.

Visitas y estancias cortas de investigadores (máx. 3 meses) demiembros del equipo de investigación e invitados. NO equipo de trabajo

Fechas de viaje han de coincidir con las fechas de celebración del evento, hastaun día antes y un día después.

Tramitación Viajes Ecuador, salvo mejora económica o en condiciones para elmismo servicio. Importante justificación y detalle de la petición en la reservadel viaje

Tasas o conceptos equivalentes por alojamiento en establecimiento turístico, enlas localidades donde esté establecido

Inscripción a congresos: incluirlos en las memoria de justificación!


Viajes y dietas:

Parkings: sólo vehículo particular en las estaciones de ferrocarril,autobuses, puertos o aeropuertos, < 24 h.

Taxis: sólo entre las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos yaeropuertos y el lugar de destino o lugar de la residencia oficial (ida oregreso), y gestiones en dicho lugar específicamente relacionados conla actividad realizada y siempre que los medios regulares de transporteresulten claramente inadecuados.

Alquiler de vehículos: excepcionalmente, cuando no sea posibleutilizar medios regulares de transporte.

Vehículo propio: excepcionalmente cuando no sea posible utilizarmedios regulares de transporte. Se abonará kilometraje.

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Viajes y dietas:

Dietas de alojamiento y manutención: No pueden superar loestablecido para el grupo 2 en el RD462/2002, de 24 de mayo. Cuandoel importe de alojamiento contratado sea superior al indicado, la parteque supera el límite se podrá imputar al grupo de investigación al quepertenece el investigador. Al realizar la contratación con ViajesEcuador se indicará la unidad funcional de gasto del proyecto y, en sucaso, la correspondiente al grupo u otros fondos a los que se impute elimporte que excede de las dietas.

No serán elegibles los gastos de comidas, cenas y otras atenciones de carácter protocolario; ni los honorarios a conferenciantes.

No serán elegibles los gastos derivados de estancias realizadas por los miembros del equipo de trabajo del proyecto (desde 2017)

No se admiten gastos de cancelación y/o modificación de billetes de transporte salvo causa mayor

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Subcontrataciones:

Hasta 25% de la cuantía total de la ayuda concedida. > 25% de la cuantía total concedida, requiere autorización de MINECO.

Importante: subcontrataciones >3.000 euros, requieren retención de crédito

previa.

subcontrataciones > 6.000 euros, requieren de procedimiento de contratación. Contactar con gestión económica para su tramitación

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Otros gastos de ejecución:

Alquiler, mantenimiento o reparación de equipos relacionados con elproyecto.

Solicitud y mantenimiento de derechos de propiedad industrial eintelectual derivados del proyecto. No: ampliación o renovación

Acuerdos de licencias, bancos de datos y bibliotecas técnicas. Solo laparte correspondiente al tiempo de ejecución del proyecto.

Análisis de muestras, pruebas de laboratorio y otros estudios oinformes técnicos.

Formación imprescindible (máx. 30 horas lectivas) Organización de actividades científico-técnicas. No: honorarios Utilización de servicios centrales Servicios de mensajería directamente relacionados con la ejecución del

proyectoNo: cuotas a sociedades científicas 19


Otros gastos de ejecución:

Publicación y difusión de resultados: Gastos de revisión del lenguaje de manuscritos en la fase de

preparación Gastos de publicación en revistas científicas Gastos relacionados con la publicación en abierto, incluyendo los

gastos de publicación en las revistas y los gastos derivados de laincorporación a repositorios de libre acceso

Gastos derivados de la publicación o impresión de tesis doctorales quehayan sido generadas íntegramente en este proyecto.

Gastos derivados de la publicación de los resultados de las jornadastécnicas y congresos que se financien con cargo al proyecto.

En todos los casos será preciso que las publicaciones que derivendirectamente de la actividad científica desarrollada en el proyecto se hagaconstar la referencia del proyecto seguida de (MINECO/FEDER, UE) enprimer lugar en el listado de agradecimientos (evitándose un largo listadode proyectos que financien una misma publicación)


4. Gestión en la UPNA

Comunicación de la resolución de concesión definitiva: Creación de UFG temporal y comunicación al IP Solicitud de anticipo en caso de que sea necesario

Ejecución del proyecto: Realización de tareas previstas y ejecución de gastos conforme a

presupuesto concedido y al detalle de la solicitud Solicitud de autorización para modificaciones en plazo de

ejecución y equipo investigador (CVE facilit@) Justificaciones científico- técnicas (intermedia y final) y

económicas anuales (justiweb)

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TIPO DE GASTO TRAMITACIÓN UNIDAD GESTORAPersonal IPS.Investigación Personal

Gratificaciones IPS.Investigación Nóminas y Contabilidad

Equipamiento IP Gestión económica*

Bibliografía IP Biblioteca*

Viajes IPAgencia de Viajes Contabilidad

Dietas y kilometraje IPS.Investigación Investigación y Contabilidad

Fungible y otros gastos apagar al investigador

IPS.Investigación Investigación y Contabilidad

Fungible/otros gastos a pagar al proveedor

e-factura o factura papel Registro Gral.

Investigación y Contabilidad

*La unidad gestora solicita conformidad al S. Investigación22


A tener en cuenta: descripción de gastos y vinculación con el proyecto RC para gastos > 3.000 € Procedimiento de contratación > 6.000 €

(subcontrataciones y equipamiento) Costes indirectos: retenidos en la 228.99 de la UFG Pagos a personal externo (siempre que sean elegibles)

llevarán retención IRPF

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Facturas emitidas por el proveedor (I):

Códigos FACE:• Órgano gestor: U03500052 (investigación)• Unidad tramitadora: U03500052 (investigación)• Órgano proponente: UFG proyecto*, nombre y apellidos IP

Electrónicas: entran en FACE Papel: se entregan en el Registro General de la UPNA Registro contable

24* 10 dígitos que facilitaremos desde S. Investigación


Facturas emitidas por el proveedor (II):

Servicio de Investigación: Envía al IP el documento de conformidadIP: Envía al SI el documento de conformidad firmado Descripción del gasto realizadoServicio de Investigación: Imputa el gasto y remite la conformidad a Contabilidad

Importante: envío del documento de conformidad firmado aInvestigación para continuar la tramitación

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Ubicación Situación inicial Situación final

Contabilidad 1 Pendiente de introducir Introducida

Investigación2

Pendiente de imputarAsignación orgánica y económica

Imputada

3 Imputada pendiente de conformeConformefirmado por IP*

Contabilidad4 Pendiente de contabilizar Contabilizada

5 Pendiente de pagar Pagada

Situación de facturas tras su entrada en la Universidad (face/Registro)

*el conforme puede ir en la factura, si ésta es en papel


Pagos personales o adelantados por los investigadores Entrega en el Servicio de Investigación:

UFG del proyecto Firma del IP

Servicio de Investigación: Revisa y envía la documentación a Contabilidad

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Importante:

Entrega de facturas y justificantes de gastos 1 mes antes del fin

de plazo de ejecución del proyecto (respetar plazo establecido

en normas de cierre del presupuesto UPNA)

Gastos de alojamiento que excedan de lo establecido en el RD.

462/2002 se podrán pasar a grupos y otros fondos siempre que

se haya seguido la normativa de tramitación establecida en la

UPNA.

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Cuándo:• Justificación económica de los gastos ejecutados en la

anualidad anterior1er trimestre. Sº Investigación• Justificación científica: intermedia y final

Qué: las actividades y gasto realizadas hasta la fecha dejustificación. Justificación de gastos no contemplados en lasolicitud y detalle de viajes y congresos.

Documentación:• Informe técnico: IP a través de justiweb• Informe económico: S. Investigación

Tras presentar la justificación final se realiza el reintegro de losremanentes (en su caso), y se liberan los costes indirectos justificados

Revisión Agencia de las justificaciones y subsanaciones.

5. Justificación de las ayudas

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6. Seguimiento económico. Portal del Investigador

Resumen y detalle del ejercicio Extracto de gastos Extracto de ingresos


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Seguimiento económico: Resumen del ejercicio


32

Seguimiento económico: Detalle del ejercicio


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Seguimiento económico: Extracto de gastos


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Seguimiento económico: Extracto de ingresos

El estado de ingresos refleja el importe de costes directos eindirectos del Departamento/Instituto, que queda retenido en laUFG. No aparecen los costes indirectos Universidad (ImporteCobrado – Importe Total)


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Incluye CI Dpto/Instituto (5%)

Costes indirectos Universidad

140004 Subvención 192100 FEDER

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