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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN F-SD.04Rev. 1
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Revisión por la Dirección del Año 2017
– Cuarto trimestre --
INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN
1) Indicadores Estratégicos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos
Estratégicos.
Análisis del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos correspondientes a octubre-noviembre-diciembre
del año 2017.
2) Indicadores Operativos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos
Operativos.
Revisión de indicadores de gestión correspondientes a los períodos octubre-noviembre-diciembre del año 2017
de los procesos Atención de Afiliados, Compras, Recursos Humanos, Cuentas de Aportes, Sistemas,
Otorgamiento de Beneficios, Liquidación de Beneficios y Gestión de la Calidad para ver el desempeño de los
procesos y conformidad del producto.
3) Política de Gestión de la Calidad.
4) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión.
5) Auditorías Internas.
Cronograma de Auditorías Internas PRESENCIALES para el 2017.
Cronograma de Auditorías Internas REMOTAS para el 2017.
6) Auditoría Externa.
Avances de los Hallazgos de la Auditoría Externa de IRAM de noviembre del 2016.
7) Resultados de la retroalimentación de los Afiliados – grado de satisfacción-quejas-reclamos.
Análisis del trimestre octubre-noviembre-diciembre del año 2017.
8) Oportunidades de Mejora.
Seguimiento del estado de las Oportunidades de mejoras generadas.
9) Sistema de No Conformidades.
Análisis de No Conformidades y de las Acciones Correctivas, Preventivas.
10) Seguimiento de decisiones y acciones de la Revisión por la Dirección anterior.
11) Resumen de las decisiones y acciones tomadas en la presente Revisión.
12) Desempeño global del Sistema de Gestión
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1) Indicadores Estratégicos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos
Estratégicos.
Año 2017:
SEGUIMIENTO OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS USUALESene-17 feb-17 mar-17 abr-17 may-17 jun-17 jul-17 ago-17 sep-17 oct-17 nov-17 dic-17 OBJETIVO
Objetivo estratégico 1: Alcanzar un
85% de trámites gestionados
conforme a los parámetros
preestablecidos, en el proceso
Atención de Afiliados en relación con
el Otorgamiento de Beneficios
Previsionales.
99,31% 99,34% 98,45% 99,19% 99,17% 99,09% 100,00% 99,21% 100,00% 100,00% 99,36% 99,32%
85,00%
Nuevo Objetivo Estratégico 2 (Fecha
Estimada): Alcanzar un 85% de los
trámites gestionados conforme los
parámetros preestablecidos en el
proceso de Otorgamiento de
Beneficios Previsionales.
100,00% 96,88% 97,06% 97,56% 94,29% 96,15% 100,00% 96,67% 100,00% 100,00% 95,00% 96,00%
85,00%
Objetivo estratégico 3: Llevar a cabo
jornadas de capacitación alcanzando
un 80% de eficacia en las mismas.
100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 99,60% 99,63% 98,40% 98,84%
85,00%
Objetivo estratégicos 1: mide los trámites contemplando todas las actividades desarrolladas (completas o no)
en el Proceso de Atención al Afiliado, tanto en Sede Provincial como en las Delegaciones, en el inicio y la
finalización de cada trámite del período calculado.
Objetivo Estratégico 2: comprende la medición de las solicitudes de jubilación ordinaria, parcial, por invalidez y
pensión, consideradas “usuales” dentro del sistema de gestión de la calidad, que se encuentran cerradas, desde
la tarea “Confirma inicio de trámite” hasta la tarea “Firma de cheques por Directores y Gerentes”
Los trámites que se consideran “usuales” son:
JOP a1 – Sin cancelación matricular. Sin deuda aportes
JOP a2 – Con cancelación matricular. Sin deuda aportes
JI.a1 – Con cancelación matricular. Sin deuda aportes. Sin solicitud documentación adicional.
P.a1 – Sin deuda de aportes. Sin solicitud documentación adicional
Nuevo Objetivo Estratégico 2: comprende la medición de las solicitudes de jubilación ordinaria, parcial, por invalidez y pensión, consideradas “usuales” dentro del sistema de gestión de la calidad, que se encuentran cerradas, desde la tarea “Confirma inicio de trámite” hasta la tarea “Firma de cheques por Directores y Gerentes” comparando la fecha en la que se estimo se pagaría y la fecha real en la que se pago.
Los trámites que se consideran “usuales” son:
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JOP a1 – Sin cancelación matricular. Sin deuda aportes
JOP a2 – Con cancelación matricular. Sin deuda aportes
JI.a1 – Con cancelación matricular. Sin deuda aportes. Sin solicitud documentación adicional.
P.a1 – Sin deuda de aportes. Sin solicitud documentación adicional
Objetivo Estratégico 3: Mide la eficacia de los cursos de capacitación evaluado.
2) Indicadores Operativos - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto - Objetivos
Operativos.
Indicadores Mensuales 2017
ene-17 feb-17 mar-17 abr-17 may-17 jun-17 jul-17 ago-17 sep-17 oct-17 nov-17 dic-17ESPERADO
Gerencia
Atención de
Afiliados
Indicador
Gestión
de
Trámites
Iniciar al menos el 85 % de los
trámites gestionados conforme
a los parámetros
preestablecidos, en el proceso
Atención de Afiliados en
relación con el Otorgamiento
de Beneficios Previsionales.
98,46 98,18 96,83 97,62 97,83 95,74 100 98,18 100 100 98,51 98,55 85%
Gerencia
Contable -
Liq.
Beneficios
Liquida-
ción
de
beneficios
Liquidar con 4 días hábiles de
anticipación a la fecha de
pago (primer día hábil del mes
siguiente al que se liquida),el
80% de las altas de beneficios
aprobadas por Seguridad
Social, recibidas con 8 días
hábiles de anticipación a la
fecha de cierre de la
liquidación.
100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 80%
Eficacia de
capacita-
ciones
Que al menos el 85% de
actividades de capacitación
llevadas a cabo sean eficaces100 100 100 100 100 100 100 100 99,66 99,63 98,4 98,84 85%
Plan anual
de
capacita-
ción
(avance)
Porcentaje de avance menusla
del Plan de Capacitación
0 0 0 9,63 43,1 44,52 46,86 52,76 61,37 80,75 83,07 90,03 75%
Gerencia de
Delegaciones
Cuentas
de
Aportes
Que al menos el 85% de las
tareas a cargo de la Gerencia
Delegaciones sean
gestionadas dentro de los
parámetros establecidos en
los Acuerdos de Servicios: AS-
D-01, AS-D-02, AS-S-02, AS-
S-03, AS-S-04.
100 100 100 100 100 100 99,01 100 98,4 100 100 100 85%
Gerencia
Finanzas -
Tesorería
Pago
inmediato
Efectuar el pago de al menos
el 85% de los haberes
previsionales en tiempo
inferior a 8 días hábiles.
98,44 100 100 100 100 100 100 93,94 100 100 100 100 85%
Incidentes
por Falta
de
Manteni-
miento
Cantidad de Incidentes
resueltos marcados como
Falta de Mantenimiento / Total
de Incidentes Resueltos. No
superar el 20%
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 20%
Incidentes
por
Seguridad
de
Informa-
ción
Cantidad de Incidentes
Resueltos Críticos Vencidos
pertenecientes al SGC / Total
de Incidentes Resueltos0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10%
Resolu-
ción
de
Incidentes
Cantidad de Incidentes
resueltos en los plazos
previstos / Total de Incidentes
Resueltos Alcanzar al menos
un 80%
98,39 100 99,35 100 98,82 98,41 97,87 98,15 99,17 99,17 99,35 100 85%
Sistemas
Gerencia
Contable -
RRHH
SEGUIMIENTO OBJETIVOS OPERATIVOS MENSUALES VALORES
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El objetivo esperado de “Plan anual de capacitación (avance)” es de medición anual y en tal sentido la comparación contra el valor esperado del 85% debe realizarse a fin de año.
Indicadores Trimestral 2016
SEGUIMIENTO OBJETIVOS OPERATIVOS TRIMESTRALES VALORES
1er. Trimestre
2do. Trimestre
3er. Trimestre
ESPERADO
Atención a Afiliados
Satisfacción del Afiliado
Que el 85% de los profesionales que completaron las encuestas de satisfacción hayan manifestado que la atención recibida fue muy buena o buena.
100 100 100 90,00%
Gerencia Contable - Compras
Calificación de Proveedores
Que al menos en el 80% de las compras de insumos críticos y prestación de servicios, los proveedores obtengan calificación de compra - servicio "Muy Buena", "Buena" y "Aceptable" en el Trimestre
95,59 96,19 96,19 80,00%
Requerimientos de Insumos
Críticos Cumplidos
Que al menos el 80% de los requerimientos de insumos críticos cumplan con las especificaciones establecidas en el trimestre
100 100 100 80,00%
3) Política de Gestión de la Calidad.
Podemos asegurar que los esfuerzos realizados durante estos años y a través de diferentes mecanismos de
comunicación, donde se ha procedido a repasar el concepto y los contenidos de sus principios; se ha arribado a
la conclusión que la Política de Calidad está percibida correctamente dentro de la Organización
4) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión.
Los eventuales o potenciales cambios de escenarios que pueden afectar al funcionamiento del Sistema se analizan constantemente dentro de la Organización. Para ello consideramos las diferentes partes de intereses en la Organización, o sea no solo los profesionales en Ciencias Económicas que están afiliados/Clientes sino también otros partes interesadas como los sindicatos, proveedores, personal de La Caja.
Los requisitos legales y reglamentarios establecidos en la Ley N° 12724, con modificaciones incluidas por Ley N° 13948 de la Caja de Seguridad Social para Profesionales en Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires, están íntimamente relacionados con los procesos definidos.
Cabe mencionar que por las características de nuestra Organización los grupos de intereses en varias oportunidades son los mismos profesionales que son clientes pero a la vez accionistas y las demás partes interesadas como ser el personal o la sociedad en su conjunto siempre estuvieron involucrados dentro del marco general del Sistema de Gestión de la Calidad contemplados dentro de la Visión y en nuestros objetivos estratégicos.
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Se está contemplando la “Gestión de Riesgos” por procesos, donde se identifican los mismos, se determina que naturaleza /tipología se enmarcan y se procede a analizar los riesgos valorando la intensidad o gravedad del los mismos y su probabilidad de frecuencia. A raíz de todo esto se llevan a cabo las acciones correctivas que se consideren.
5) Auditorías Internas.
Resultados de Auditorías Internas PRESENCIALES:
Se destacan dos hallazgos:
La predisposición de los auditados por su colaboración para el desarrollo de la auditoría, mostrando las
evidencias de realización del proceso y atendiendo todas las consultas realizadas
Se ha evidenciado que si bien se ha realizado un análisis de Riesgos por Proceso aun falta la incorporación
en el CRM/ Gestión de Riesgos.
Resultados de Auditorías Internas REMOTAS :
Se destacan dos hallazgos:
Se ha evidenciado que no se envían los registros de Formación en el lugar de trabajo, a pesar de declarar que se realizan.
Se ha evidenciado que existen inconveniente para realizar el Seguimiento del S.G.Calidad en las Delegaciones.
6) Auditoría Externa.
Se adjunta Informe de los Hallazgos de la Auditoría Externa de IRAM de noviembre del 2016 y sus avances en el
cumplimiento de los mismos, Cabe aclarar que los hallazgos encontrados son todos en referencia a la adaptación
del Sistema de Gestión de Calidad a la nueva versión de la norma ISO 9001:2015.
9) Sistema de No Conformidades:
Análisis durante los meses de enero, febrero y marzo del año 2017 de gestión:
Proceso de Liquidación de Beneficios: no se generaron NC
Proceso de Compras no se generaron NC
Proceso de Cuentas de aportes no se generaron NC
Proceso de Atención de Afiliados se generaron 10 NC
Proceso de Recursos Humanos: no se generaron NC
Proceso de Seguridad Social se generaron 2 NC
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Proceso de Sistemas se generaron 5 NC
Proceso de Gerencia Finanzas – Tesorería se generó 1 NC
Proceso de Gestión de Calidad no se generaron NC
10) Seguimiento de decisiones y acciones de la Revisión por la Dirección anterior.
La Alta Dirección reafirma la metodología de cálculo del objetivo que mide los trámites provisionales desde su
solicitud hasta el primer pago del otorgamiento de beneficios previsionales asumiendo los tiempo que demandan
las tareas de los procesos involucrados.
En función de lo expresado, los diferentes beneficios previsionales obedecen a un comportamiento de 3 cuellos
de botella atendiendo a las definiciones o criterios institucionales; la primera espera se debe a que las
Delegaciones cuentan con un bolsín por semana para enviar los trámites a Sede Central, la otra espera se debe
a la aprobación de la Mesa Directiva que requieren los beneficios previsionales y por último está la espera de
liquidación que hoy se realiza una vez por mes.
Asimismo, se informa al profesional al momento de solicitud de su beneficio previsional, la fecha estimada de
pago, la mencionada fecha se encuentra a disposición de todas las Delegaciones del C.P.C.E dentro de la
herramienta informática CRM
11) Resumen de las decisiones y acciones tomadas en la presente Revisión.
Las decisiones y acciones tomadas en esta Revisión están plasmadas en el Registro F-SD-07 “Seguimiento de
las Decisiones/ Acciones de la Revisión por la Dirección”.
Se han finalizado con la realización de las 3 Jornadas Regionales de Capacitación, con el fin de continuar
focalizando los esfuerzos en la capacitación, formación y toma de conciencia de todos los usuarios del Sistema de
Gestión desde las Autoridades Políticas de las Delegaciones, los Secretarios Técnicos hasta el personal
administrativo.
Se realizarán Auditorías Remotas a una muestra representativa de las Delegaciones de manera Remota, sumadas
a las Auditorías Presenciales, para tener una visión amplia del Sistema de Gestión de Calidad.
Se decidió aumentar los porcentajes esperados de los indicadores estratégicos en 5 puntos porcentuales
teniendo en consideración los valores arrojados en los últimos períodos.
12) Desempeño global del Sistema de Gestión
En función de todo lo expuesto en el presente documento, se puede asegurar y mostrar que el Sistema de
Gestión se encuentra implantado y con un adecuado funcionamiento.
La Alta Dirección asume la responsabilidad de continuar con el trabajo de docencia sobre la importancia de cumplir con los procedimientos, instructivos y registros previstos para cada uno de los procesos determinados. Como así también en la implementación de la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 que desde el año pasado rige en nuestra Institución.
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Se continúa trabajando en el afianzamiento del sistema utilizando todos los recursos necesarios para consolidar los conocimientos.
Dr. Ricardo Arzoz
Contador Público
Presidente
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