JESUS SOLER

MANUAL DEORGANIZACIÓN

*DEFINICION

*CARACTERISTICAS

*CLASIFICACION

*LINEAMIENTOS

DEFINICIÓN El Manual de Organización es un documento normativo que Permiteconocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto oparte de ella, y está integrado por:-Portada-Índice-Antecedentes-Presentación-Marco Jurídico-Atribuciones-Estructura Orgánica-Descripciones de Puestos-Funciones y Responsabilidades-Relaciones de Coordinación-Directorio y Firmas. Además, define concretamente las funciones encomendadas a cadaÁrea que integran la institución.

DESCRIPCIÓN DELCONTENIDO

-PORTADA:Es la cara exterior del Manual, tiene comoobjetivo su identificación a través de lossiguientes datos: Nombre de ladependencia o entidad, logotipo oficial,título y alcance del documento (manualgeneral o específico), área responsable desu elaboración y lugar y fecha deelaboración.

- ÍNDICE:Incluye la relación de las partes queconforman el documento aplicándose lassiguientes indicaciones: *Dar una referencia numérica o alfanuméricaa cada concepto. *Colocar las referencias a la izquierda de lostemas y conceptos incluidos. *Enunciar cadacapítulo con sus secciones, temas y númerosde página.

- ANTECEDENTES:Comprende una breve descripción decómo se originó la Dependencia oEntidad, la Ley o Decreto que le dasustento y los principales aspectos desu evolución histórica hasta laactualidad.

- MARCO JURÍDICO:

Este apartado contiene una relación de losordenamientos o disposiciones legales quenorman las actividades de la Dependencia oEntidad, de los cuales se derivan sus atribucioneso facultades. Es recomendable mencionar lafecha de publicación en el Diario Oficial de laFederación o en la Gaceta Oficial según sea elcaso, su vigencia y que sigan un orden jerárquico,como se indica:

-Constitución -Tratados -Leyes –Códigos

-Decretos –Reglamentos -Convenios

-Acuerdos -Otros (lineamientos, políticas, normasy programas.) Asimismo, es importantemencionar que se debe hacer una clasificación delas disposiciones legales en federales y estatales.

-PRESENTACIÓNEs el texto que encabeza el manual y puedecontener lo siguiente:

-Importancia de contar con un manual.

-Metodología utilizada en el desarrollo deltrabajo.

-Contenido del documento y una brevedescripción o propósitos básicos que sepretenden alcanzar.

DESCRIPCIÓN DELCONTENIDO

- DESCRIPCIONES DE PUESTOS:Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales. La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos: 1) Identificación 2) Descripción General 3) Ubicación en la Estructura Orgánica 4) Descripción de Funciones

- ESTRUCTURA ORGÁNICA:

Es la representación gráfica de la estructuraorgánica de la Dependencia o Entidad autorizadapor las instancias correspondientes, misma quemuestra de manera general los puestos o áreasque la integran y establece los niveles jerárquicos,canales formales de comunicación, líneas deautoridad y asesoría.

- ATRIBUCIONES:

Se transcriben de manera completa y textuallas facultades otorgadas a la Dependencia oEntidad incluidas en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo o en el Reglamento Interior. Para talefecto, señalar el título completo delordenamiento, capítulo, artículo, inciso y textode la misma.

DESCRIPCIÓN DELCONTENIDO

DESCRIPCIÓN DELCONTENIDO

- DIRECTORIO:

Relación de los principales funcionarios delárea descrita en el manual y los cargos queocupan dentro de la estructura de laDependencia o Entidad. Es conveniente que la secuencia depresentación sea acorde a la estructuraorgánica.

- FIRMAS AUTORIZADAS:

Indica el nombre, cargo y firma de los titularesde la Dependencia o entidad que autorizan elmanual, así como de las áreas que los elaboran yrevisan. En el caso de las Entidades, los manualesdeberán ser autorizados por su Órgano deGobierno, con fundamento en el artículo No. 40de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estadode Veracruz de Ignacio de la Llave.

CARACTERISTICAS

-La empresa necesita un sistema esquematizado para que la organización funcione correctamente. -Establece la labor de cada uno de los empleados en el área dentro de la organización. -Realiza adecuadamente la tarea principal de un directivo: organizar, delegar,supervisar y motivar al personal. -Posee una estructura organizacional dentro de la organización regida por un organigrama.

CARACTERISTICAS

LINEAMIENTOS DELMANUAL DE

ORGANIZACIÓN

-La Dirección de Programación, Organización y Presupuesto, a través de la dirección de

organización, Modernización de Proceso y Soporte Operativo, proporcionará la asesoríanecesaria para las unidades administrativas correspondiente para la elaboración de su manualde organización específico.

-La actualización, de cada manual se realizará cuando se operen cambios en la nomenclatura o

estructura orgánica por: modificación, crecimiento compactación; distinta distribución defunciones entre las áreas que integran a la unidad administrativa de que se trae; así como pormodificaciones al reglamento interior.El manual de organización deberá ser aprobado por el responsable de la unidad administrativade que se trae y contará con la aprobación de la Dirección de Organización, Modernización deProceso y Soporte Operativo.

-La actualización, modificación o cambios que sufra el manual de organización deberán de ser

supervisados y avalados por la Dirección de Organización.

-La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto a través de la Dirección

de Organización, será la encargada de tramitar la autorización a través de la hoja deautorización de expedición de los manuales de organización ante la Oficialía Mayor y C.Secretario, para su validez oficial.

-Los manuales de organización, una vez autorizados por el C. Secretario de relaciones

exteriores, deberán ser implantados en un período máximo de un mes.

FASES PARADESARROLLAR UN

MANUAL1.- Planificación del Trabajo.

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

2.- Búsqueda de la Información.Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:-INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: trata de buscar todos aquellos documentos impresos oelectrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.-INVESTIGACIÓN MONUMENTAL: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

FASES PARADESARROLLAR UN

MANUAL3.- Análisis de la Información. Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:¿Qué trabajo o actividad se hace?¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?¿Para qué se realiza el trabajo? ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?¿Cuándo o en qué momento se hace? ¿Por qué se hace?Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

4.- Elaboración del Manual. Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:-La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.-La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.-El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

FASES PARADESARROLLAR UN

MANUAL5.- Validación del Manual. Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde conlas responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual. Cuando se cuente con la validación del manual se debeformalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o elresponsable de la unidad administrativa correspondiente, deberáautorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con lareproducción, difusión y distribución del mismo a nivelinstitucional en general o de las unidades administrativascorrespondientes.

7.- Difusión y distribución del Manual.Una vez validado y autorizado un manual, es muy importanteque se distribuya el mismo entre las unidades administrativascorrespondientes, con el propósito que los funcionarios lotengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicenen la práctica. Así también, la versión electrónica deldocumento podrá ser incorporado al portal electrónico de laInstitución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso ala información organizacional de la institución.

8.- - Revisión y Actualización del Manual. Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lotanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en laInstitución, para ello, se debo mantener un registro de lasmodificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin deque se mantengan apegados a la realidad institucional.

Es importante dejar claro, que no existe un único modeloestablecido para realizar un Manual Administrativo.

FASES PARADESARROLLAR UN

MANUAL

ELABORADO POR:

JESUS SOLER

CI: 25.455.641

ESCUELA 78 A

I.U.T “ANTONIO JOPSE DE SUCRE”

EXENSIÓN SAN FELIPE