(rlrq, chap. a-21.1)

1 Numérique 2 Papier

Transaction Ajout

No du calendrier 30800

No de la règle UL-001

DESCRIPTION Titre Constitution et historique

Code de classification 1101

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unité administrative responsable

Description et utilisation Dossiers relatifs à la constitution, à l'existence légale, à la création, à l'évolution et à l'historique de l'Université. Les dossiers peuvent contenir la charte, le sceau, les statuts et les lettres patentes de même que les documents relatifs à l'historique des unités.

Types de documents Chartes Documents de description du sceau Statuts Documents iconographiques Lettres patentes Chronologies Éphémérides Notes

Documents essentiels : Oui Documents confidentiels :

DÉLAI DE CONSERVATION Exemplaire Supports de

conservation Période d'utilisation des documents Disposition

Actif Semi-actif Inactif

Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur

0 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur

0 Destruction

RÈGLE DE CONSERVATION Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1)


Transaction Ajout

No du calendrier 30800

No de la règle UL-002

DESCRIPTION Titre Planification administrative



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à l'établissement des priorités et des orientations des unités et aux moyens mis en oeuvre pour les réaliser. Les dossiers peuvent contenir notamment les plans directeurs, les plans de développement, les objectifs administratifs, le calendrier universitaire ainsi que les documents préparatoires liés à la planification.

Types de documents Plans d'action Calendriers universitaire Plans directeurs Échéanciers Plans stratégiques Correspondance Rapports/bilans Documents d'élaboration/documents de support Calendriers d'activités





Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur

3

Tri. Conservation du calendrier universitaire, des versions finales des plans et des documents récapitulatifs établissant les orientations d'une unité

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la planification 0 Destruction




DESCRIPTION Titre Structures administratives et organigrammes



Description et utilisation Dossiers relatifs aux structures administratives de l'Université, à la création, à la restructuration ou à l'abolition d'une unité et de ses composantes, à sa mission et mandat et à son organigramme.

Types de documents Énoncés de mandat ou de mission Correspondance

Organigrammes





Principal N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version 0 Destruction

Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-003



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-004

DESCRIPTION Titre Organisation du travail



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation du travail au sein des unités. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à la répartition des tâches, à l'attribution des charges de cours et à l'attribution des tâches d'enseignement des professeurs.

Types de documents Listes d'attribution des charges de cours Listes de répartition des tâches d'enseignement

Listes de répartition des tâches administratives

Documents essentiels : Documents confidentiels :




Principal N 1, P 2 2 5 Destruction

Secondaire N 1, P 2 1 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-005

DESCRIPTION Titre Normalisation et programmes administratifs

Code de classification 1105, 1106, 1109


Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élaboration et à la gestion des politiques, des procédures, des processus, des règlements, des directives, des manuels de gestion et des programmes administratifs produits par l'Université ou pour elle.

Types de documents Politiques Processus

Procédures Programmes

Directives Manuels de gestion

Règlements Documents d'élaboration / documents de support





Principal N 1, P 2 Jusqu’au remplacement par une nouvelle version

3

Tri .Conserver les versions finales des politiques, processus, procédures, directives, programmes, manuels de gestion et règlements.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-006

DESCRIPTION Titre Formulaires et documents types



Description et utilisation Dossiers relatifs à la création, à la production, à la mise à jour, à l'utilisation de documents types. Ces dossiers peuvent comprendre des formulaires, des gabarits, des feuilles de calculs, des simulateurs et d'autres outils utilisés de façon récurrente à l'Université

Types de documents Gabarits Modèles

Documents types Outils d'analyse

Formulaires Outils de calcul

Correspondance Formulaires vierges





Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-007

DESCRIPTION Titre Bulletins de vote

Code de classification 1202, 1203,1204


Description et utilisation Dossiers contenant les bulletins de vote complétés suite à l'organisation d'une élection ou d'une consultation.

Types de documents Bulletins de vote








Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-008

DESCRIPTION Titre Cahier des nominations


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Toutes les unités

Description et utilisation Registre des personnes qui occupent des postes de direction ou qui participent aux instances, aux comités, aux conseils ou aux associations de l'Université.

Types de documents Cahiers des nominations


DÉLAI DE CONSERVATION

Exemplaire Supports de conservation

Période d'utilisation des documents Disposition


Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-009

DESCRIPTION Titre Élection du recteur


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général

Description et utilisation Dossiers relatifs au processus d'élection du recteur de l'Université.

Types de documents Procédures d'élection Avis d’élection Calendriers des opérations Politiques éditoriales Listes des candidats pour les nominations nécessaires à l'élection

Formulaires de mise en candidature

Liste des membres du comité d’élection Listes du collège électoratl Agendas du comité d'élection Propositions du président pour l'autorisation de personnes qui ne

sont pas membres du collège électoral à assister aux réunions du collège électoral

Avis de convocation Listes des membres du comité des candidatures Procès-verbaux Dossiers de candidatures Guides à l’intention des candidats Rapports du président d'élection Dépliants comportant les extraits des statuts qui concernent la procédure d’élection

Correspondance






Principal N 1, P 2 3 3 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-010

DESCRIPTION Titre Nomination d'un doyen de faculté


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Rectorat Bureau du secrétaire général Description et utilisation Dossiers constitués de l'ensemble des documents relatifs aux étapes du processus de nomination d'un doyen.

Types de documents Listes des facultés avec le nom du doyen en fin de mandat Dossiers de candidatures Calendrier des opérations Listes des mises en candidatures Listes des associations étudiantes reconnues de chacune des facultés

Rapports du comité de nomination au Conseil d’administration de l’Université

Avis de vacances du poste Critères de sélection du candidat Listes des membres des comités de nominations Correspondance Rapports de scrutin Avis de convocation Lettres de nomination de la Secrétaire générale Procès-verbaux Appels de candidature




Période d'utilisation des documents Disposition Actif Semi-actif Inactif

Principal N 1, P 2 3 3

Tri. Conservation, après consolidation de tous les dossiers, des procès-verbaux du comité de nomination, de la liste des candidats, des dossiers de candidature (incluant les curriculums vitae abrégés et les plans d'action), du rapport soumis au Conseil d'administration de l'Université ainsi que des résultats du scrutin lorsque ces derniers ne se retrouvent pas dans le rapport.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-011

DESCRIPTION Titre Nomination d'un directeur de département ou d'école


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté d'aménagement, architecture, art et design Faculté de foresterie, géographie et géomatique Faculté des lettres et sciences humaines Faculté de médecine Faculté des sciences de l'administration Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation Faculté des sciences de l'éducation Faculté des sciences et génie Faculté des sciences sociales Description et utilisation Dossiers constitués de l'ensemble des documents relatifs aux étapes du processus de nomination d'un directeur de département ou d'école.

Types de documents Avis de vacance du poste Avis de consultation Dossiers de candidature Avis de convocation Correspondance Procês-verbaux Listes des mises en candidatures Rapports du comité de nomination au Conseil

d’administration de l’Université







Tri. Conservation des procès-verbaux du comité de nomination, de la liste des candidats et des dossiers de candidature ainsi que du rapport soumis au Conseil d'administration de l'Université.





Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-012

DESCRIPTION Titre Nomination des membres d'un conseil, d'une commission, d'un comité ou d'un collège électoral ainsi que d'un représentant de l'Université

Code de classification 1205, 1206


Description et utilisation Dossiers relatifs à la nomination des membres d'un conseil, d'une commission, d'un comité, d'un collège électoral de l'Université, à la nomination d'un membre de l'Université au sein d'un organisme extérieur ainsi qu'à la nomination d'un représentant de l'Université.

Types de documents Avis d’échéance de mandat Correspondance Avis de nomination Curriculum vitae










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-013

DESCRIPTION Titre Réunions de la direction de l'Université



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des réunions du Conseil d'administration, du Conseil universitaire et du Comité exécutif.

Types de documents Avis de convocation Documents afférents Ordres du jour Enregistrements des séances États de question/états de situation Liste des membres Procès-verbaux Documents de logistique Calendriers des réunions

Documents essentiels : Oui Documents confidentiels : Oui





Principal N 1, P 2 2 13 Tri. Conservation des procès-verbaux, des états de question et des documents afférents.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-014

DESCRIPTION Titre Réunions de comités, de conseils, de commissions, d'assemblées ou de groupes de travail



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des réunions de comités, de conseils, de commissions, d'assemblées ou de groupes de travail. Les dossiers peuvent inclure les documents d'instances de facultés, de départements ou d'écoles, de services ou de centres de recherche.






Principal N 1, P 2 2 8 Tri. Conservation des procès-verbaux, états de question et documents afférents.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-015

DESCRIPTION Titre Réunions de comités externes



Description et utilisation Dossiers relatifs aux réunions de comités externes auxquelles participent un ou des membres de l'Université. Il peut s'agir de documents relatifs à l'organisation ou au fonctionnement du comité comme de ceux relatifs aux séances.

Types de documents Procès-verbaux Documents afférents Ordres du jour Liste des membres Avis de convocation









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-016

DESCRIPTION Titre Délégation de pouvoirs ou de signature



Description et utilisation Dossiers relatifs aux délégations de pouvoirs ou aux autorisations de signature

Types de documents Délégations de pouvoirs Autorisations de signature





Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-017

DESCRIPTION Titre Reddition de compte



Description et utilisation Dossiers relatifs aux documents qui découlent de l'obligation de répondre de l'exercice de responsabilités. Il peut s'agir de rapports annuels, de bilans, de rapports concernant le développement durable ou la sécurité de l'information.

Types de documents Rapports Bilans

Documents d’élaboration/documents de support






Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation de la version finale du rapport ou du bilan




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-018

DESCRIPTION Titre Évaluations administratives et audits



Description et utilisation Dossiers relatifs aux diagnostics qui portent sur une activité particulière ou sur la situation de l'Université, réalisés au moyen d'études, d'examens systématiques et de vérifications, et qui servent à émettre un avis ou à proposer des mesures correctives.

Types de documents Mandats et procédures d’évaluation Rapports Correspondance Documents d’élaboration/documents de support







Tri. : Conservation des rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'activité d'audit, de la consultation ou de l'intervention.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-019

DESCRIPTION Titre Études, analyses et mémoires



Description et utilisation Dossiers relatifs à des études, à des mémoires ou à des prises de position liés aux activités de l'Université. Les documents peuvent comprendre également des prises de position institutionnelles produites dans le cadre des travaux de comités externes.

Types de documents Mémoires Documents reflétant une prise de position Études Documents d’élaboration/documents de support










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-020

DESCRIPTION Titre Vérification interne


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de l'audit interne

Description et utilisation Dossiers relatifs aux mandats de vérification interne confiés au Bureau de l'audit interne sur les processus de gouvernance et de gestion de l'Université ainsi que les rapports de vérification qui en découlent.

Types de documents Rapports de vérification Documents de suivi des recommandations Mandats Documents d’élaboration/documents de support

Documents essentiels : Documents confidentiels : Oui





Destruction. Tous les rapports émis par le Bureau étant déposés au Comité d'audit et conservés dans les dossiers de ces derniers, il n'est pas nécessaire de les conserver ici.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-021

DESCRIPTION Titre Statistiques administratives



Description et utilisation Dossiers contenant des documents de nature récapitulative relatifs à des aspects de la gestion administrative et des activités spécifiques de l'Université.

Types de documents Statistiques Documents d’élaboration/documents de support






Principal N 1, P 2 3 7 Tri. Conserver les statistiques cumulatives.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-022

DESCRIPTION Titre Évaluation de la qualité des services



Description et utilisation Dossiers relatifs aux enquêtes ou sondages menés par une unité afin d'évaluer la qualité des services ou la satisfaction des clientèles ainsi que les résultats de ceux-ci.

Types de documents Questionnaires Documents de compilation Rapports/bilans Correspondance







Tri. Conservation du rapport qui résume les résultats de l'enquête et d'un spécimen du questionnaire d'évaluation..




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-023

DESCRIPTION Titre Plaintes



Description et utilisation Dossiers comprenant les plaintes ou les manifestations d'insatisfaction relatives aux services offerts par l'Université ou reçus d'elle.

Types de documents Correspondance Plaintes / Formulaires de plainte

Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Oui









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-024

DESCRIPTION Titre Ententes administratives



Description et utilisation Dossiers relatifs aux ententes conclues entre les unités administratives, relatives à leurs mandats respectifs ou à des actions communes.

Types de documents Ententes Correspondance






Principal N 1, P 2 Durée de l'entente 5 Tri. Conservation des ententes significatives

Secondaire N 1, P 2 Durée de l'entente 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-025

DESCRIPTION Titre Agrément, accréditation et affiliation



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation liée à une reconnaissance officielle par un organisme externe ou à la reconnaissance d'un organisme externe par l'Université. Il peut s'agir d'un agrément, d'une accréditation, d'une affiliation ou de toute autre forme de reconnaissance.

Types de documents Correspondance Certificats d’accréditation Demandes d’agrément ou d’accréditation Dossiers de préparation






Principal N 1, P 2 Durée de l'agrément, de l'accréditation ou de l'affiliation 5 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Durée de l'agrément, de l'accréditation ou de l'affiliation 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-026

DESCRIPTION Titre Planification des emplois et des effectifs


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux ressources humaines

Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des emplois et des effectifs de l'Université, y compris ceux relatifs à la compression des postes.

Types de documents Analyses des besoins Plans des effectifs Tableaux de suivi des effectifs Demandes de poste additionnel/justification des postes Études et rapports










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-027

DESCRIPTION Titre Classification des postes



Description et utilisation Dossiers relatifs à la classification ou à la reclassification des postes.

Types de documents Demandes de reclassification Questionnaires Correspondance Documentation Descriptions de fonction (copie) Listes des employés à reclasser Analyses et résultats des demandes de reclassement Tableaux d’évaluation des postes cadres Travaux d’évaluation des postes de directeurs de service






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du processus de classification ou reclassification 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du processus de classification ou reclassification 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-028

DESCRIPTION Titre Équité salariale



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'équité salariale. Ces dossiers comprennent notamment les données et renseignements ayant servi à la réalisation de l'exercice d'équité.

Types de documents Affichage Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale Correspondance suite à l’affichage (demande d’information, réponses, plaintes)

Réponse de la commission de l’équité salariale

Outils d’évaluation Rapport

Documents essentiels : Non Documents confidentiels :






Tri. Conservation du rapport d'évaluation et de la déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-029

DESCRIPTION Titre Description de fonctions



Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions de fonctions ou aux profils d'engagement du personnel.

Types de documents Description de postes conventionnés Profils d’engagement des chargés de cours Description de postes maison






Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version

3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-030

DESCRIPTION Titre Dossiers de postes



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de postes, que ce soit une demande de création, de modification, de maintien ou d'abolition de postes.

Types de documents Demandes de création de poste Demandes d’abolition de poste Demandes de modification de poste Autorisations à pourvoir Correspondance






Principal N 1, P 2 2 ans après l'abolition du poste 8 Destruction

Secondaire N 1, P 2 2 ans après l'abolition du poste 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-031

DESCRIPTION Titre Curriculums vitae non sollicités



Description et utilisation Dossiers contenant les curriculum vitae non sollicités reçus en dehors d'un processus de dotation.

Types de documents Curriculum vitae Correspondance Attestations de diplômes Attestations d’études









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-032

DESCRIPTION Titre Concours de recrutement de personnel



Description et utilisation Dossiers relatifs aux processus de dotation des emplois. Les dossiers peuvent inclure les documents relatifs à un concours de recrutement ainsi que ceux visant à constituer une réserve de candidatures.

Types de documents Affichages Fiches SRH : bilan du recrutement Descriptions d'emplois / Descriptions de fonctions Tableaux de triage préliminaire des candidats Dossiers de candidatures Lettres aux candidats non retenus Grilles d'évaluation / critères de sélection Lettres d’obtention du poste Questionnaires d'entrevues Formulaires d’acceptation du poste Tests Correspondance Notes du comité de sélection Formulaires du comité de sélection identifiant le candidat retenu Horaires des entrevues Rapports du comité de sélection Formulaires d'autorisation pour référence Rapports de l’assemblée de l’Unité







Tri. Conservation d'un spécimen aux 5 ans pour chacune des catégories d'employés : cadre, directeur de service, personnel professionnel, personnel de soutien bureau, personnel de soutien technique, personnel de soutien métier




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-033

DESCRIPTION Titre Listes du personnel



Description et utilisation Dossiers contenant des listes du personnel, incluant les bénévoles, les stagiaires et les consultants. Il peut s'agir de listes d'ancienneté, de listes des secouristes en milieu de travail, de la liste téléphonique des employés d'une unité, de listes de rappel, de listes du personnel mis en disponibilité, etc.

Types de documents Listes






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-034

DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs



Description et utilisation Dossiers de professeurs, professeurs sous octroi, professeurs suppléants, dentistes cliniciens enseignants ou médecins cliniciens enseignants. Ouverts au nom des individus, les dossiers contiennent les éléments stipulés à l'intérieur de la convention collective appropriée de ces catégories de personnel.

Types de documents Curriculum vitae Attestations de diplômes Contrats d’engagement et modifications Documents relatifs à une demande d’abrègement ou de

prolongation de la probation Demandes de renouvellement de contrat, d'agrégation et de titularisation;

Documents relatifs à un congé ou à un prêt de service;

Documents relatifs à l'année d'étude et de recherche et à l'année sabbatique;

Documents d'attribution et de modification de la charge de travail;

Rapports d'activités

Rapports d'appréciation de cours par les étudiants

Opinions sur les activités du professeur Rapports annuels d'avancement des travaux reliés au congé de perfectionnement ainsi que les documents appropriés;

Documents constituant une plainte fondée ou une mesure disciplinaire

Ententes relatives à la prise du congé annuel en dehors de la session d'été;

Autres pièces






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 8

Tri. Conservation de la notice biographique, du curriculum vitae à l'engagement ainsi que du plus récent, des lettres d'engagement et de renouvellement d'engagement, des contrats d'engagement, des documents relatifs à un avancement dans la carrière ainsi que des rapports d'activité et d'évaluation.

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 2 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-035

DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs associés et de professeurs de clinique



Description et utilisation Dossiers de professeurs qui, sans être de carrière, sont nommés par l'Université pour contribuer à l'enseignement et à la recherche comme professeurs associés ou professeurs de clinique. Cette catégorie de personnel ne fait pas l'objet d'une rémunération.

Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance






Principal N 1, P 2 1 an après la fin de la nomination 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 1 an après la fin de la nomination 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-036

DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs invités



Description et utilisation Dossiers des professeurs qui, poursuivant une carrière de professeur à l'extérieur de l'Université, sont engagés ou nommés par l'Université comme professeurs invités.

Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance Contrats d’engagement et leurs modifications



Exemplaire Supports de



Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-037

DESCRIPTION Titre Dossiers de professeurs à la retraite



Description et utilisation Dossiers des professeurs qui, bien qu'ayant pris leur retraite de l'Université, sont engagés de nouveau à titre de professeurs afin d'exercer des fonctions professorales.

Types de documents Invitations Curriculum vitae Correspondance Contrats d’engagement et leurs modifications






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi 4 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-038

DESCRIPTION Titre Dossiers des chargés de cours et chargés d'enseignement



Description et utilisation Dossiers de personnel enseignant engagé par l'Université pour contribuer à l'enseignement à titre de chargés de cours ou de chargés d'enseignement. Ouverts au nom des individus, les dossiers contiennent les documents stipulés sous la rubrique « Dossier du chargé de cours » de la convention collective signée avec l'Université.

Types de documents Attestations de diplômes Curriculum vitae Documents relatifs aux demandes de reconnaissance de PECC

Listes des cours et autres tâches

Documents touchant à la candidature pour un contrat de chargé d’enseignement

Contrats d’engagement et leurs modifications

Relevés annuels des points de classement Évaluations Correspondance Tout autre document déposé au dossier du chargé de

cours conformément aux dispositions de la convention collective






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du lien d'emploi 4 Destruction

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du lien d'emploi 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-039

DESCRIPTION Titre Dossiers des responsables de formation pratique et des chargés d'enseignement en médecine.



Description et utilisation Dossiers de personnel enseignant engagé par l'Université pour contribuer à l'enseignement à titre de responsables de formation pratique et de chargés d'enseignement en médecine. Ouvert au nom des individus, les dossiers contiennent les documents stipulés à l'intérieur des conventions collectives de ces catégories de personnel.

Types de documents Curriculum vitae Attestations de diplômes Contrats d'engagement et leurs modifications Documents relatifs à une prolongation de contrat Documents relatifs à un congé

Documents relatifs au perfectionnement

Documents d'attribution et de modification de la charge de travail

Rapports d'activités présentés par le responsable de formation pratique

Rapports d'appréciation des activités de formation par les étudiants

Rapports conformes à la procédure prévue dans l'unité concernée

Opinions sur les activités du responsable de formation pratique

Documents constituant une mesure disciplinaire

Documents que le responsable de formation pratique désire ajouter

Correspondance relative à l'exercice des fonctions de responsable de formation pratique

Autres pièces qui font partie du dossier en vertu d'autres stipulations de la convention











Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-040

DESCRIPTION Titre Dossiers des professionnels de recherche et des stagiaires postdoctoraux



Description et utilisation Dossiers de personnel engagé par l'Université pour contribuer à la recherche à titre de professionnel de recherche ou de stagiaire postdoctoral.

Types de documents Correspondance Curriculum vitae Contrats d’engagement et leurs modification










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-041

DESCRIPTION Titre Dossiers d'auxiliaires administratifs, d'enseignement ou de recherche ainsi que de sauveteurs ou de moniteurs du PEPS



Description et utilisation Dossiers d'auxiliaire administratif, d'enseignement ou de recherche ainsi que de sauveteurs ou de moniteurs du PEPS.

Types de documents Contrats d’engagement et leurs modifications Curriculum vitae Demandes de paiement UL-7 / Historiques d’emploi









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-042

DESCRIPTION Titre Dossiers du personnel administratif



Description et utilisation Dossiers du personnel administratif de l'Université. Ces dossiers documentent la carrière des directeurs de service, du personnel-cadre, du personnel professionnel et du personnel de soutien de l'Université, y compris le personnel non syndiqué. Ces dossiers comprennent également les documents relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux. Types de documents

Curriculum vitae Lettres de présentation Attestations de diplômes Attestations de naissance ou passeport Formulaires d'acceptation de poste Formulaires d'adhésion au syndicat Rapports d'examen médical Documents d'immigration Diplômes Relevés de notes Attestations d'emploi Analyses de salaire Reconnaissances des acquis Tests d'embauche UL-7 / Historiques d'emploi Contrats Suppléments de salaire Demandes de paiement Correspondance Formulaires d'impôt Demandes de formation et perfectionnement Évaluations Lettres d'attente Lettres d'avis et mesures disciplinaires Documents liés aux assurances collectives (adhésion, modification, déclaration de personnes à charge, révocation/désignation des bénéficiaires)

Documents liés aux régimes de retraite (adhésion, désignation du bénéficiaire, transfert de régime,etc.)






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-043

DESCRIPTION Titre Dossiers de paie et d'avantages sociaux du personnel enseignant et de recherche



Description et utilisation Dossiers contenant toutes les informations relatives à la rémunération et aux avantages sociaux accordés au personnel enseignant et de recherche de l'Université.

Types de documents Formulaires d'adhésion au syndicat Documents d'immigration Analyses de salaire UL-7 / Historiques d'emploi Contrats Suppléments de salaire Demandes de paiement Correspondance Formulaires d'impôt Documents liés aux assurances collectives (adhésion,

modification, déclaration de personnes à charge, révocation/désignation des bénéficiaires

Documents liés aux régimes de retraite (adhésion, désignation du bénéficiaire, transfert de régime,etc.)






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin d'emploi Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé concerné

Destruction





Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-044

DESCRIPTION Titre Promotion des professeurs



Description et utilisation Dossiers relatifs aux processus d'agrégation et de titularisation des professeurs.

Types de documents Demandes d'agrégation et de titularisation Extraits du dossier de professeur Rapports consolidés et documents annexés Lettres d'octroi et de refus Listes des candidatures Listes des dossiers analysés avec la décision rendue par le Vice-rectorat







Tri. Conservation de la liste des dossiers analysés avec la décision rendue par le vice-rectorat aux ressources humaines




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-045

DESCRIPTION Titre Éthique professionnelle



Description et utilisation Dossiers relatifs aux principes moraux de conduite ainsi qu'aux règles régissant le travail des membres du personnel et la gestion des conflits d'intérêts.

Types de documents Codes d'éthique et de déontologie Déclarations d'intérêt Avis de confidentialité Documents d'élaboration/documents de support






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3

Tri. Conservation des codes d'éthique et de déontologie internes élaborés par l'Université




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-046

DESCRIPTION Titre Temps de travail et congé



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion du temps de travail du personnel de l'Université. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à la gestion des horaires de travail, de l'horaire variable, de l'horaire d'été, des heures supplémentaires ainsi que des congés.

Types de documents Demandes de conciliation Correspondance Feuilles de temps Horaires de travail (horaire régulier, horaire d'été) Listes de disponibilités des employés cycliques Calendriers des vacances









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-047

DESCRIPTION Titre Administration des assurances collectives



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université, dont les assurances vie, salaire et maladie.

Types de documents Contrats d'assurance Tableaux des primes Tableaux de conditions de renouvellement Correspondance Rapports financiers






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les contrats d'assurance sont en vigueur.

10 Tri. Conservation des rapports, des contrats d'assurance et des avenants

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les contrats d'assurance sont en vigueur.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-048

DESCRIPTION Titre Administration des régimes de retraite du personnel



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'administration des régimes de retraite des catégories du personnel.

Types de documents Rapports Documents de suivi/projections Correspondance





Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le régime de retraite est en vigueur

10

Tri. Conservation des rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et des rapports annuels du régime de retraite.

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que le régime de retraite est en vigueur

0 Destruction



DESCRIPTION Titre Dossiers médicaux du personnel



Description et utilisation Dossiers ouverts au nom des individus dans lesquels sont consignées les informations relatives à l'état de santé des employés de l'Université.

Types de documents Renseignements généraux Histoires de cas Évaluations Billets médicaux Résultats d'examen Rapports des spécialistes Rapports d'évolution






Principal N 1, P 2 Jusqu'au départ de l'employé 10 Destruction


Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-049


Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-050

DESCRIPTION Titre Dossiers d'employés victimes d'accidents de travail ou de maladies professionnelles



Description et utilisation Dossiers dans lequel sont consignées les informations relatives aux employés victimes d'accidents de travail ou de maladies professionnelles. Ces dossiers comprennent les documents relatifs à un retrait préventif ou à une affectation temporaire pour cause de grossesse ou d'allaitement.

Types de documents Résumés du dossier Notes évolutives Histoires de cas Évaluations Billets médicaux Résultats d'examens Attestations et rapports médicaux Avis de l'employeur Réclamations Formulaires de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de

la sécurité du travail du Québec (CNESST)






Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière inscription au dossier

Jusqu'au 100e anniversaire de naissance de l'employé Destruction

Secondaire - - - -




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-051

DESCRIPTION Titre Interventions mineures en santé et en sécurité au travail



Description et utilisation Dossiers d'interventions mineures (prévention, protection, conditions dangereuses de travail) en matière de santé ou de sécurité au travail. Les interventions mineures peuvent prendre la forme de visites d'information relatives aux dangers dans les pavillons ou aux instructions à suivre pour améliorer ou rendre les lieux plus sécuritaires. Elles peuvent aussi prendre la forme d'interventions effectuées à la suite d'une plainte Les dossiers incluent aussi les analyses, les études et les rapports qui découlent des plaintes.

Types de documents Correspondance Notes évolutives Analyses Études Demandes d'intervention Revendications ou plaintes d'employés Rapports d'enquête










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-052

DESCRIPTION Titre Interventions majeures en santé ou en sécurité au travail



Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions majeures (prévention, protection, conditions dangereuses de travail) en matière de santé ou de sécurité au travail. Ils découlent des interventions du secteur Santé et mieux-être à la suite d'événements majeurs survenus à l'Université et pouvant avoir un impact sur la santé ou la sécurité des employés.

Types de documents Correspondance Notes Rapports d’enquête (CNESST) Rapports d’examen médical






Principal N 1, P 2 2 50 ans après l'événement. Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-053

DESCRIPTION Titre Mesures de sécurité en milieu de travail



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'application des mesures prises pour assurer la sécurité des travailleurs. Les dossiers contiennent notamment les permis d'entrée en espace clos et les fiches de cadenassage.

Types de documents Permis d’entrée en espace clos Fiche de cadenassage

Documents essentiels : Non Documents confidentiels : Non




Principal N 1, P 2

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités ou conformément aux règlements en vigueur.

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2

Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités ou conformément aux règlements en vigueur.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-054

DESCRIPTION Titre Accréditations et libérations syndicales



Description et utilisation Dossiers relatifs aux accréditations et aux libérations syndicales.

Types de documents Requêtes en accrédidation Certificats d’accrédidation Demande de libérations syndicales Liste des représentants syndicaux Correspondance






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 4

Tri. Conservation des documents relatifs aux accréditations syndicales




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-055

DESCRIPTION Titre Relations avec les syndicats et les associations



Description et utilisation Dossiers relatifs aux échanges que l'Université entretient avec les syndicats et les associations en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlements de travail.

Types de documents Correspondance Ententes particulières









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-056

DESCRIPTION Titre Négociation et adoption des conventions collectives et règlements de travail



Description et utilisation Dossiers relatifs à la négociation, à l'approbation et à l'application des conventions collectives et règlements de travail régissant les conditions d'emploi des employés de l'Université.

Types de documents Mandats de négociation Correspondance Offres et demandes des parties (dépôt patronal, dépôt syndical

Rapports de médiation ou d’arbitrage

Versions préliminaires des conventions et règlements Notes de réunions Documents d’élaboration/documents de support Rapports de médiateurs Conventions collectives ou règlements Lettres d’entente Amendements Avis d’interprétation des conventions collectives






Principal N 1, P 2 Durée de la convention ou du règlement 15 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Durée de la convention ou du règlement 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-057

DESCRIPTION Titre Griefs



Description et utilisation Dossiers relatifs aux griefs reliés à l'application des conventions collectives en vigueur. Ces dossiers peuvent comprendre les arbitrages, les jugements et les sentences arbitrales.

Types de documents Correspondance Formulaires de grief Rapports d’audition Sentences arbitrales Lettres d’entente Rapports du médiateur






Principal N 1, P 2

Jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement)

5 Tri. Conservation des sentences arbitrales

Secondaire N 1, P 2

Jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement)

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-058

DESCRIPTION Titre Moyens de pression



Description et utilisation Dossiers relatifs aux moyens de pression et aux arrêts de travail lors de grèves ou de lock-out. Ces dossiers peuvent contenir notamment des plans d'action et les mesures à prendre pour le maintien des services essentiels.

Types de documents Listes des services essentiels Mesures à prendre en cas de moyen de pression Plans d’action Documentation du conflit Rapports de synthèse des événements






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'au règlement du conflit

5 Tri. Conservation des documents qui documentent le conflit

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'au règlement du conflit

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-059

DESCRIPTION Titre Financement universitaire


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances

Description et utilisation Dossiers relatifs au financement accordé à l'Université par le gouvernement. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs aux règles budgétaires et au calcul des subventions de fonctionnement ainsi que les plans quinquennaux d'investissement universitaire.

Types de documents Règles budgétaires et calculs des subventions de fonctionnement aux universités du Québec

Calculs définitifs des subventions de fonctionnement aux universités

Plans quinquennaux d'investissement

Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-060

DESCRIPTION Titre Financement général de la recherche



Description et utilisation Dossiers généraux relatifs au financement de la recherche à l'Université.

Types de documents Rapports financiers de la recherche Listes des subventions de recherche









DESCRIPTION Titre Demandes de subventions de recherche


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de foresterie, géographie et géomatique Faculté de médecine Faculté des sciences de l'administration Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation Faculté des sciences et génie Faculté des sciences sociales Vice-rectorat à la recherche et à la création Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de subventions de recherche présentées par les chercheurs de l'Université à des organismes subventionnaires.

Types de documents Demandes de subvention Propositions de recherche Avis d'acceptation ou de refus Accords spéciaux Contrats Correspondance






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin du projet de recherche ou l'avis de refus

8 - Seuls les projets acceptés sont envoyés en semi-activité

Tri. Échantillonnage de 10% des dossiers

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin du projet de recherche ou l'avis de refus

0 Destruction

Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-061



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-062

DESCRIPTION Titre Suivi financier des subventions de recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi comptable des subventions de recherche. Les dossiers peuvent contenir l'ensemble des documents relatifs à un fonds de recherche : ouverture et fermeture du projet, suivi des transactions, rapports financiers, ententes, etc.

Types de documents Rapports financiers Ententes Correspondance Demandes de prolongation de projet et autorisations des

organismes subventionnaires Listes au 31 mars avec les engagements restants Listes détaillées du matériel autorisé dans le cadre des projets FCI Rapports des vérificateurs Pièces justificatives






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet de recherche 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet de recherche 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-063

DESCRIPTION Titre Financement de l'enseignement et des projets



Description et utilisation Dossiers relatifs au financement de l'enseignement et des projets autre que des projets de recherche, y compris les projets spécifiques liés aux activités de l'unité et les projets informatiques.

Types de documents Demandes de subvention Rapports financiers Formulaires d'ouverture de projet Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du projet 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-064

DESCRIPTION Titre Trésorerie - emprunts, placements et prêts



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des opérations portant sur les prêts, les garanties, les placements et les obligations.

Types de documents Certificats de placement Documents d'emprunt Documents de suivi Obligations d'épargnes






Principal N 1, P 2 2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement. 4 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-065

DESCRIPTION Titre Tarification des services



Description et utilisation Dossiers relatifs à la tarification des services de l'Université.

Types de documents Listes des tarifs Documents de révision de la tarification






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur 3 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-066

DESCRIPTION Titre Structure budgétaire et comptable



Description et utilisation Documents relatifs à la structure budgétaire et comptable en usage à l'Université.

Types de documents Plans comptables Listes des codes comptables Listes des codes budgétaires Listes des postes budgétaires






Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Conservation



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-067

DESCRIPTION Titre Planification budgétaire



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à la répartition et à la préparation des budgets. Les dossiers peuvent contenir à la fois les documents relatifs aux budgets de fonctionnement et d'investissement de l'Université et des unités.

Types de documents Projections budgétaires Analyses des écarts Budgets pro forma Plans d'effectifs Budgets de fonctionnement et d'investissement de l'Université Laval

Plans de redressement

Plans de compression budgétaire Prévisions budgétaires Budgets des unités Rapports Demandes budgétaires Correspondance











Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-068

DESCRIPTION Titre Suivi budgétaire des unités



Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi budgétaire des unités. Les dossiers peuvent contenir les documents relatifs à l'ensemble des événements qui se produisent dans une année pour une unité administrative : allocation de crédits supplémentaires, report de solde budgétaire, transfert comptable, restructuration budgétaire, etc.

Types de documents Demandes budgétaires Allocations de crédits supplémentaires Reports de soldes Transferts comptables










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-069

DESCRIPTION Titre Comptabilité et suivi comptable



Description et utilisation Dossiers relatifs aux registres comptables.

Types de documents Registres comptables










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-070

DESCRIPTION Titre Gestion des dépenses et des comptes à payer



Description et utilisation Dossiers relatifs aux comptes à payer. Les dossiers peuvent contenir l'ensemble des pièces justificatives relatives aux paiements : facture des fournisseurs, bon de commande, demande de paiement, rapport de dépense, etc.

Types de documents Factures des fournisseurs Bons de commandes Demandes de paiement Rapports de dépenses Comptabilité des petites caisses Avances de voyage Demandes d’approvisionnement









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-071

DESCRIPTION Titre Gestion des revenus, de la facturation et des comptes clients


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administrative responsable

Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des comptes clients et au contrôle des revenus de l'Université. Les dossiers peuvent contenir notamment l'ensemble des pièces relatives à la perception des frais de scolarité et des revenus liés à la vente de produits et services.

Types de documents Pièces justificatives Documents de session de caisse Formulaires de remboursement des droits de scolarité Listes détaillés des montants à verser aux associations

étudiantes Ententes de paiement Listes d’exonération des frais de scolarité Formulaires de bourses départementales Listes d’exemption – paiement des droits de scolarité Listes de désinscription Formulaires de désinscription











Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-072

DESCRIPTION Titre Recouvrement et mauvaises créances



Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités de recouvrement des sommes dues à l'Université, que celles-ci soient effectuées par le Service des finances ou par une agence de perception.

Types de documents Listes des montants perçus par agence de recouvrement (suivi des mauvaises créances)

Détails des mauvaises créances (dossier étudiant)

Dossiers des compagnies : mauvaises créances Dossier de faillite : proposition du syndic, correspondance, entente, copie du dossier de l’étudiant






Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-073

DESCRIPTION Titre Suivi financier des années d'études et de recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs au suivi financier des années d'études et de recherche des professeurs de l'Université Laval.

Types de documents Correspondance Rapports financiers










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-074

DESCRIPTION Titre Services et opérations financières



Description et utilisation Dossiers relatifs aux opérations bancaires. Les dossiers peuvent contenir notamment les dépôts bancaires, la conciliation bancaire et la gestion des chèques.

Types de documents Dépôts bancaires Conciliations bancaires États bancaires Relevés bancaires Relevés de carte de crédit Bordereaux de dépôt Chèques encaissés, annulés, perdus ou volés Traites bancaires Transferts électroniques









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-075

DESCRIPTION Titre Avis d'intention et avis d'intérêt



Description et utilisation Dossiers relatifs à la publication de l'intention d'accorder un contrat à un fournisseur.

Types de documents Avis d’intention Avis d’intérèt Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-076

DESCRIPTION Titre Appels d'offre et contrats de gré à gré


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances Service des immeubles Description et utilisation Dossiers relatifs aux contrats négociés entre deux personnes physiques ou morales, qui découlent ou non d'un processus d'appel d'offres.

Types de documents Avis d’intention Soumission retenue Résultats d'ouverture des soumissions Rapports d'adjudication sur demandes de prix Demandes d'autorisation Formulaires d'autorisation Bons de commande Contrats Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin de l'application du contrat 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin de l'application du contrat 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-077

DESCRIPTION Titre Qualification de prestataires de services et homologation de biens



Description et utilisation Dossiers relatifs à la qualification de prestataires de services ainsi qu'à l'homologation de biens.

Types de documents Avis public Liste des prestataires qualifiés






Principal N 1, P 2 Durée de la qualification ou de l'homologation 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Durée de la qualification ou de l'homologation 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-078

DESCRIPTION Titre Gestion de la paie



Description et utilisation Dossiers relatifs à la production de la paie. Les dossiers peuvent inclure les documents relatifs à la gestion et au contrôle des retenues sur le salaire, des allocations et des primes, des heures supplémentaires et autres transactions liées à la paie.

Types de documents Rapports de production de la paie Listes de vérification Primes d’assurances collectives Assurances des retraités Listes de souscription à divers orgqanismes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-079

DESCRIPTION Titre États financiers et vérification comptable



Description et utilisation Dossiers relatifs à la production des états financiers annuels et périodiques de l'Université Laval ainsi qu'aux mandats de vérification externe.

Types de documents États financiers Rapports de vérificateurs Tableaux de présentation au comité d’audit Documents préparatoires aux états financiers (feuilles de

calculs, ébauches, notes, tableaux de ventilation, etc.)










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-080

DESCRIPTION Titre Rapports financiers



Description et utilisation Dossiers relatifs à la production de rapports financiers autres que les états financiers de l'Université Laval.

Types de documents Rapports financiers Correspondance






Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation des rapports finaux et élimination des documents de préparation.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-081

DESCRIPTION Titre Taxes et impôts



Description et utilisation Dossiers relatifs à la perception et la réclamation des taxes (TPS et TVQ) et des impôts.

Types de documents Rapports de déclaration ou de récupération des versements (TPS, TVQ)

Fichiers de suivi

Analyses des taxes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-082

DESCRIPTION Titre Soumissions


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des finances Service des immeubles Description et utilisation Dossiers relatifs aux soumissions reçues dans le cadre d'un processus d'appel d'offres.

Types de documents Soumissions Correspondance






Principal N 1, P 2 Durée du processus d'appel d'offre. Au terme du processus, la soumission sélectionnée est déposée dans le dossier d'appel d'offre visé par la règle UL-076.

3 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Durée du processus d'appel d'offre. Au terme du processus, la soumission sélectionnée est déposée dans le dossier d'appel d'offre visé par la règle UL-076.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-083

DESCRIPTION Titre Réclamations d'assurance



Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes d'indemnisation déposées auprès des compagnies d'assurances.

Types de documents Demandes d'indemnisation Rapport d'événement / rapport de sinistre Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 6 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement du dossier 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-084

DESCRIPTION Titre Gestion des polices d'assurances



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des polices d'assurance détenues par l'Université Laval.

Types de documents Contrat d’assurances / police d’assurance Tableau de primes Tableau de conditions de renouvellement






Principal N 1, P 2 Durée de la police d'assurance 10 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Durée de la police d'assurance 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-085

DESCRIPTION Titre Gestion des fournisseurs



Description et utilisation Dossiers relatifs aux fournisseurs. Ces dossiers comprennent les catalogues ou les publicités, les listes de fournisseurs, les listes de prix, etc.

Types de documents Catalogues Listes de prix des fournisseurs Listes des fournisseurs Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochues,

etc) Correspondance






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des activités 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-086

DESCRIPTION Titre Acquisitions de mobilier et de biens matériels



Description et utilisation Dossiers relatifs aux acquisitions (achats ou locations) de mobilier ou de biens matériels.

Types de documents Réquisitions Soumissions Bons de réception Bons de retour Garanties Correspondance Contrats Licences






Principal N 1, P 2 Durée du contrat ou jusqu'à l'expiration des garanties 6 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-087

DESCRIPTION Titre Inventaires du mobilier et des biens matériels



Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires et au contrôle du mobilier et des biens matériels de l'Université.

Types de documents Déclarations d’inventaire Inventaires/listes






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des inventaires 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des inventaires 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-088

DESCRIPTION Titre Prêts et utilisations du mobilier et des biens matériels



Description et utilisation Dossiers relatifs aux prêts et aux utilisations du mobilier et des biens matériels. Les dossiers comprennent les documents relatifs aux attributions, aux prêts, aux réservations, aux transports et aux déménagements.

Types de documents Permis de sortie Réservations Demandes de manutention (transport et déménagement) Contrats de location de vestiaire





Principal N 1, P 2 Durée du prêt 3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-089

DESCRIPTION Titre Entretien et réparations du mobilier et des biens matériels


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de des immeubles

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entretien et aux réparations du mobilier et des biens matériels, y compris la fabrication. Les dossiers comprennent l'ensemble des documents relatifs aux biens matériels non visés par un programme d'entretien préventif.

Types de documents Demandes d’intervention Demandes de service Estimés Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-090

DESCRIPTION Titre Gestion et entretien des véhicules et des petits équipements moteurs



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et à l'entretien des véhicules et des petits équipements moteurs.

Types de documents Certificats d'immatriculation Rapports d'inspection Listes des réparations Tableaux d'entretien des véhicules






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université est propriétaire du véhicule ou de l'équipement

3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-091

DESCRIPTION Titre Entretien des véhicules lourds


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entretien des véhicules lourds de l'Université Laval

Types de documents Rapports d’inspection Listes des réparations Listes des entretiens obligatoires






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université est propriétaire du véhicule ou de l'équipement

5 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-092

DESCRIPTION Titre Disposition de mobilier et de biens matériels



Description et utilisation Dossiers relatifs aux cessions, aux réutilisations et aux aliénations de mobilier et de biens matériels.

Types de documents Déclarations de surplus et recyclage Listes du matériel en surplus Correspondance Bordereaux de sortie









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-093

DESCRIPTION Titre Acquisitions, locations et aliénations de ressources immobilières


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à l'administration

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'acquisition, la vente, la location et l'échange des terrains et édifices occupés par l'Université ainsi qu'aux servitudes qui y sont rattachées. Comprend notamment les contrats confirmant l'acquisition, la vente ou toute autre forme d'aliénation des terrains et édifices de l'Université, de la correspondance, des actes notariés, des déclarations cadastrales, des plans, des rapports d'analyse, d'évaluation et de piquetage, des baux, etc.

Types de documents Baux Contrats Actes notariés Certificats de localisation Déclarations cadstrales Correspondance Rapports d’arpentage Plans Offres d’achat Rapports d’analyses Rapports d’évaluation Inventaires/listes






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fin du bail ou jusqu'à la finalisation de la transaction 10 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fin du bail ou jusqu'à la finalisation de la transaction 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-094

DESCRIPTION Titre Planification des espaces


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles Vice-rectorat exécutif Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des espaces. Ces dossiers incluent les documents relatifs aux demandes d'infrastructures et de ressources immobilières, à l'analyse des besoins ainsi qu'au suivi des demandes.

Types de documents Demandes d’infrastructure Tableaux de suivi des demandes Correspondance Études Rapports/bilans Plans et dessins Échéanciers Estimés Photographies Plans directeur du campus (copie)






Principal N 1, P 2 2 ans après la fermeture du dossier (abandon ou acceptation de la demande)

3 Tri. Conserver les dossiers pour lesquels des rapports et études ont été réalisés




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-095

DESCRIPTION Titre Construction et transformations des ressources immobilières


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des immeubles Vice-rectorat à l'administration et aux finances Description et utilisation Dossiers relatifs aux projets de construction, aux rénovations et aux réaménagements d'édifices ainsi qu'aux aménagements d'espaces intérieurs et extérieurs. Il peut s'agir de la construction ou de transformations de pavillons, d'aménagements de terrains sportifs, de pistes cyclables ou de stationnements, d'aménagements paysagers, etc. On classe ici les soumissions retenues, les plans et devis, les cahiers de charge et les autres documents relatifs aux projets.

Types de documents Appels d'offres Soumissions Plans et devis Cahiers des charges Permis de construction Réunions de chantier Avis de changement Directives de chantier Correspondance Échéanciers Estimés Rapports/bilans Études Dessins techniques Dessins d'atelier Contrats Garanties






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin des travaux. 10 Conservation

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin des travaux. 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-096

DESCRIPTION Titre Évaluations des actifs



Description et utilisation Dossiers relatifs aux évaluations de la vétusté et de la criticité des actifs liés aux infrastructures immobilières de l'Université.

Types de documents Rapports Listes






Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-097

DESCRIPTION Titre Programmes d'entretien préventif des équipements et des réseaux



Description et utilisation Dossiers relatifs aux programmes d'entretien préventif des équipements et des réseaux (actifs).

Types de documents Programmes d'entretien préventif






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Conservation

Secondaire - - - -



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-098

DESCRIPTION Titre Entretien des équipements et des réseaux



Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions liées à l'entretien préventif ou correctif des équipements et des réseaux.

Types de documents Demandes d’intervention Contrats






Principal N 1, P 2

Aussi longtemps que nécessaire à l'entretien des équipements et des réseaux. Les demandes d'interventions peuvent être détruites après 1 an.

0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-099

DESCRIPTION Titre Documentation technique des équipements et des réseaux



Description et utilisation Dossiers contenant la documentation technique liée aux équipements et aux réseaux.

Types de documents Documentation Plans Inventaires Photographies Vidéos






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient les équipements 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-100

DESCRIPTION Titre Inspection et contrôle des édifices et des terrains



Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités d'inspection et de contrôle prévues par les normes et aux lois relatives à l'entretien des édifices et des terrains

Types de documents Formulaires d'analyse et de prélèvement Rapports d'inspection Correspondance






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et contrôle ou conformément aux règlements en vigueur

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et contrôle ou conformément aux règlements en vigueur

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-101

DESCRIPTION Titre Entretien des édifices



Description et utilisation Dossiers relatifs aux travaux touchant l'entretien ménager, les travaux de peinture, l'entretien paysager et le déneigement.

Types de documents Demandes d'intervention Rapports journalier Rapports d'inspection Contrats Estimés Correspondance Déclarations de bris






Principal N 1, P 2

Aussi longtemps que nécessaire à l'entretien des édifices. Les demandes d'interventions peuvent être détruites après 1 an.

Seuls les contrats sont à envoyer en semi-activité

Tri. Conservation des contrats




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-102

DESCRIPTION Titre Inventaires des ressources immobilières



Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires des édifices et des terrains appartenant à l'Université ou occupés par elle.

Types de documents Inventaires/listes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-103

DESCRIPTION Titre Gestion de la consommation d'énergie



Description et utilisation Dossiers relatifs à la consommation d'énergie.

Types de documents Rapports mensuels de consommation Bilans de la consommation d'énergie Mesures d'efficacité de la chaufferie Plans d'intervention sur l'efficacité énergétique Graphiques de consommation Rapports au Ministère Données météorologiques










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-104

DESCRIPTION Titre Attributions des espaces



Description et utilisation Dossiers relatifs aux attributions des espaces.

Types de documents Listes d'attribution des espaces






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-105

DESCRIPTION Titre Réservations ponctuelles d'espaces



Description et utilisation Dossiers relatifs aux réservations ponctuelles d'espaces. Il peut s'agir de salles de réunion, de terrains sportifs ou d'autres espaces.

Types de documents Réservations Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-106

DESCRIPTION Titre Locations d'espaces à des individus et des organismes extérieurs


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à l'administration

Description et utilisation Dossiers relatifs aux locations d'espaces à des individus et des organismes extérieurs.

Types de documents Correspondance Baux






Principal N 1, P 2 Durée du bail. 6

Tri. Détruire les dossiers de location du Service des résidences. Conservation des autres dossiers de locations.

Secondaire N 1, P 2 Durée du bail. 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-107

DESCRIPTION Titre Rôle-conseil en gestion documentaire


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives

Description et utilisation Dossiers relatifs au rôle-conseil de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives touchant les problématiques liées à la gestion des documents administratifs ainsi qu'aux interventions réalisées dans les unités administratives en matière de gestion documentaire.

Types de documents Correspondance États de questions/états de situation Rapports/bilans Inventaires des dossiers Notes






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont utiles aux activités de gestion documentaire.

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont utiles aux activités de gestion documentaire.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-108

DESCRIPTION Titre Outils de gestion des documents administratifs



Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception, à l'élaboration ou à la mise au point du plan de classification et du calendrier de conservation de l'Université. Ces dossiers incluent les documents relatifs au processus d'approbation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec ainsi que le calendrier de conservation diffusé aux unités administratives.

Types de documents Plans de classification Correspondance Documents d’élaboration/documents de support Projets de règles États de question/états de situation Calendriers de conservation Rapports d'analyse BAnQ






Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version 3

Tri. Conservation du plan de classification et du calendrier de conservation des documents administratifs de l'Université.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-109

DESCRIPTION Titre Gestion des documents semi-actifs



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des documents semi-actifs et de l'entrepôt de documents semi-actifs.

Types de documents Système de gestion de l'entrepôt de documents semi-actifs






Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction

Secondaire - - - -



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-110

DESCRIPTION Titre Rappel des documents semi-actifs



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des documents semi-actifs. Ces dossiers contiennent les formulaires de rappel ou de transfert des documents semi-actifs.

Types de documents Formulaires de rappel ou de transfert des documents Listes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-111

DESCRIPTION Titre Envoi des documents semi-actifs



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'envoi en semi-activité des documents administratifs des unités. Comprend les formulaires « Envoi de documents » complétés par les unités lors de l'envoi de leurs documents semi-actifs.

Types de documents Formulaires d'envoi de documents






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les dossiers sont conservés au dépôt des documents semi-actifs

0

Tri. Dans le cas d'une destruction de boîte, le formulaire « envoi de documents » est détruit, cependant dans le cas de versement aux archives institutionnelles, il est intégré au dossier du fonds

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les dossiers sont conservés au dépôt des documents semi-actifs

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-112

DESCRIPTION Titre Gestion des documents essentiels



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'identification des documents indispensables au fonctionnement de l'Université et à la poursuite de ses activités ainsi qu'aux mesures de protection adoptées.

Types de documents Listes des documents essentiels Programmes ou plans de mesures de protection et de

sécurité Correspondance







2 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-113

DESCRIPTION Titre Élimination des documents administratifs



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élimination des documents administratifs, y compris les avis de destruction ou de traitement des documents.

Types de documents Avis de destruction des documents Avis de traitement définitif des documents Correspondance









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-114

DESCRIPTION Titre Dossiers des fonds d'archives, des collections muséales ou des livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers regroupant l'information relative à la gestion des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares de l'Université. Cette information concerne les opérations d'acquisition, d'évaluation, de traitement, de conservation et de communication.

Types de documents Contrats de donation ou d'acquisition Rapports d'évaluation Reçus d'impôt Correspondance Rapports de traitement Instruments de recherche Notes Inventaires/listes Autorisations de consultation et de reproduction Constat d’état Conventions de prêt






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'Université détient un fonds d'archives, une collection muséale ou un livre rare

5 Conservation





Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-115

DESCRIPTION Titre Propositions d'acquisitions de fonds d'archives, de collections muséales et de livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs aux fonds d'archives, aux collections muséales et aux livres rares proposés à l'Université Laval. Ces dossiers peuvent contenir de la correspondance, des inventaires préliminaires, des états de situation ainsi que des projets de contrat.

Types de documents Correspondance États de question/états de situation

Inventaires des documents Projets de contrat










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-116

DESCRIPTION Titre Classification des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque Division de la gestion des documents administratifs et des archives Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception, à l'élaboration ou à la mise au point de plans de classification pour les archives, les collections muséales et les livres rares.

Types de documents Plan de classification Documents d'élaboration







Tri. Conserver les plans de classification.

Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-117

DESCRIPTION Titre Inventaires des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers généraux relatifs aux inventaires des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares.

Types de documents Inventaires États de question/états de situation Rapports Listes de traitement







Tri. Conservation des inventaires, des états de situation et des rapports touchant l'état des fonds et collections




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-118

DESCRIPTION Titre Consultations et demandes de reproduction des documents d'archives, des collections muséales et des livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion de documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs aux consultations et aux demandes de reproduction des documents d'archives, des collections muséales et des livres rares. Ces dossiers incluent les demandes de recherche, les demandes de documents, les registres de consultation, les fiches d'inscription des chercheurs, les demandes de reproductions, etc.

Types de documents Registres de consultation Fiches d'inscription des chercheurs Demandes de documents Demandes de renseignements Demandes de reproduction Listes Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-119

DESCRIPTION Titre Prêts des documents d'archives, des artefacts et des livres rares



Description et utilisation Dossiers relatifs aux prêts de documents d'archives, des artefacts et des livres rares.

Types de documents Conventions de prêt Inventaires/listes Correspondance






Principal N 1, P 2 1 an après le retour du document, volume ou artefacts 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 1 an après le retour du document, volume ou artefacts 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-120

DESCRIPTION Titre Rémunération des non-employés



Description et utilisation Dossiers relatifs à la rémunération des personnes pour lesquels il n'y a pas de dossiers d'employés : boursiers, conférenciers, travailleurs autonomes, etc.

Types de documents SRH-74 Demandes de paiement de bourse SRH-75 Demandes de paiement autres que bourses Formulaires de déclaration de statut de travailleur autonome

Honoraires professionnels (factures)

Correspondance










DESCRIPTION Titre Utilisations des fonds d'archives, des collections muséales et des livres rares


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque Division de la gestion des documents administratifs et des archives Description et utilisation Dossiers témoignant de l'utilisations des documents d'archives, des artefacts des collections muséales et des livres rares dans des productions externes. Il peut s'agir de publications, d'expositions ou d'autres types de productions.

Types de documents Publications








Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-121



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-122

DESCRIPTION Titre Développement des collections de documents de bibliothèque



Description et utilisation Dossiers relatifs au développement des collections de documents de bibliothèque. Ces dossiers contiennent notamment les documents relatifs à la planification et à l'analyse des besoins des usagers.

Types de documents Rapports d'analyse des collections Listes/inventaires Correspondance Demandes d'acquisition des usagers






Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Conserver les rapports




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-123

DESCRIPTION Titre Acquisition des documents de bibliothèque



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'acquisition par don, legs ou achat de fonds documentaires ou de documents de bibliothèque. Dans le cas de dons et de legs, on y retrouve de la correspondance, les contrats de donation, les documents d'évaluation ainsi que les documents relatifs à l'émission des reçus d'impôt. Lorsqu'il s'agit d'achats, les dossiers contiennent principalement les desiderata, les ententes et les licences d'utilisation, de la correspondance ainsi que les documents relatifs au suivi des commandes.

Types de documents Correspondance Rapports d'évaluation Contrats de donantion Desiderata Ententes Licences Fichiers de suivi des commandes






Principal N 1, P 2 2 ans après l'acquisition ou la fin de l'abonnement 5 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-124

DESCRIPTION Titre Traitement des documents de bibliothèque



Description et utilisation Dossiers relatifs au traitement des fonds documentaires ou des documents de bibliothèque : catalogage, classification ou codification, indexation, etc.

Types de documents Listes de contrôle-qualité Listes des documents en attente de traitement Listes des documents numériques à traiter Listes de documents à intégrer au catalogue (ancienne

collection)










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-125

DESCRIPTION Titre Catalogues


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bibliothèque

Description et utilisation Catalogues des documents de la Bibliothèque de l'Université Laval.

Types de documents Catalogue






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que la bibliothèque détient la ressource documentaire

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utile à la gestion des documents de bibliothèque

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-126

DESCRIPTION Titre Utilisation des documents de bibliothèque

Code de classification 6305, 6306, 6307


Description et utilisation Dossiers relatifs aux usagers de la bibliothèque de l'Université Laval. Comprend les dossiers d'usagers, les documents relatifs aux usagers externes autorisés à utiliser les services de la bibliothèque ainsi que les documents concernant le prêt entre bibliothèque.

Types de documents Dossiers d'usager Avis de retard Avis de réservation Demandes de prêt entre bibliothèque Correspondance Demandes de renouvellement Listes d’étudiants Ententes






Principal N 1, P 2 1 an après la désactivation du dossier, après la fin de l'entente ou après le retour du document.

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 1 an après la désactivation du dossier, après la fin de l'entente ou après le retour du document.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-127

DESCRIPTION Titre Élimination des documents de bibliothèque



Description et utilisation Dossiers relatifs à la disposition des documents de bibliothèque

Types de documents Listes des documents à élaguer Correspondance Ententes






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction


Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-128

DESCRIPTION Titre Préservation des documents d'archives, des collections muséales, des livres rares et d'autres documents de bibliothèque


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division de la gestion des documents administratifs et des archives Bibliothèque Description et utilisation Dossiers relatifs à la préservation des ressources documentaires et informationnelles, y compris l'entretien, la restauration, la réparation, la reliure, l'entreposage et la protection. Cela peut viser des documents d'archives, des collections muséales, des livres rares ou des documents de bibliothèque.

Types de documents Listes Études Rapports/bilans Documentation Photographies Plans d'action Relevés de température et d'humidité Correspondance






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités de préservation

0 Tri. Conservation des rapports, études et les plans d'action





Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-129

DESCRIPTION Titre Gestion des stationnements

Code de classification

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et prévention

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'opération et l'exploitation des stationnements à l'Université.

Types de documents Demande de permis de stationnement Demande d'annulation Déclaration de perte de permis de stationnement







Secondaire - - - -



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-131

DESCRIPTION Titre Publications savantes



Description et utilisation Dossiers relatifs à la production, à la conception, au montage, à l'édition, à la photocomposition et à l'impression des publications scientifiques comportant un comité de lecture. Les épreuves et les manuscrits, les révisions ou les mises à jour ainsi que les déclarations de dépôt légal se retrouvent également dans ces dossiers.

Types de documents Correspondance Évaluations et commentaires Textes originaux Versions préliminaires Publications Articles refusés






Principal N 1, P 2 2 ans après la publication 3

Tri. Conservation d'un exemplaire publié de chaque numéro de la revue. Pour chaque article ayant fait l'objet d'une analyse scientifique par un comité de lecture, conservation du texte original, des commentaires et de la correspondance significative. Conservation de l'intégralité des dossiers de production d'un numéro à tous les cinq ans.

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la publication 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-132

DESCRIPTION Titre Publications non savantes



Description et utilisation Dossiers relatifs à la production, à la conception, au montage, à l'édition, à la photocomposition et à l'impression des publications non savantes d'une unité. Les épreuves et les manuscrits, les révisions ou les mises à jour ainsi que les déclarations de dépôt légal se retrouvent également dans ces dossiers. Il s'agit de revues, de périodiques, de monographies, de journaux, de bulletins d'information ou de toute autre forme de publication.

Types de documents Correspondance Textes originaux Versions préliminaires Publications Articles refusés






Principal N 1, P 2 2 ans après la publication 3 Tri. Conservation d'un exemplaire de la publication

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la publication 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-133

DESCRIPTION Titre Vente, abonnements et diffusion des publications



Description et utilisation Dossiers relatifs à la vente, aux abonnements ou à la diffusion des publications de l'Université.

Types de documents Formulaires d'abonnement Listes des abonnés Listes de diffusion Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-134

DESCRIPTION Titre Documentation



Description et utilisation Dossiers contenant les documents de référence jugés nécessaires à une unité pour la réalisation de ses activités.

Types de documents Documentation






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l'activité 0 Destruction

Secondaire - - - -



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-135

DESCRIPTION Titre Planification et stratégie de communication



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'élaboration des priorités et des orientations en matière de communication et de relations publiques par ou pour l'Université.

Types de documents Plans de communication Plans d'action Études Rapports/bilans Avis de pertinence






Principal N 1, P 2 Pendant la durée du plan 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Pendant la durée du plan 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-136

DESCRIPTION Titre Identification visuelle



Description et utilisation Dossiers relatifs à la représentation graphique de l'Université : logo, sigle ou autre dessin apparaissant sur la papeterie, le site web, les cartes professionnelles, etc.

Types de documents Documents illustrant la signature visuelle officielle (logos, sceaux, sigles et autres éléments visuels)

Textes descriptifs

Ébauches / projets






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé ou jusqu'à l'abandon du projet 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé ou jusqu'à l'abandon du projet 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-137

DESCRIPTION Titre Discours et allocutions



Description et utilisation Dossiers relatifs aux discours et allocutions prononcés par des membres de l'Université.

Types de documents Allocutions et discours










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-138

DESCRIPTION Titre Avis internes



Description et utilisation Dossiers relatifs aux avis internes concernant les activités de l'Université.

Types de documents Avis internes









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-139

DESCRIPTION Titre Activités officielles et événements

Code de classification 9201, 9202, 9203, 9205


Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et la tenue d'activités de relations publiques. Ces activités peuvent consister en des événements ponctuels (inaugurations, fêtes, dévoilements,lancements, remises de bourses, expositions, congrès et colloques, etc,), d'événements annuels (rentrée, voeux de l'année, fête et assemblée générale de l'Université, reconnaissance des années de service, etc.) ou des visites officielles ou protocolaires.

Types de documents Invitations Programmes Listes des invités Listes des présences Listes des participants Affiches Photographies Allocutions et discours Textes des conférences Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, formulaires d'inscription, etc,)

Communiqués de presse

Coupures de presse Livre d'or Rapports/bilans Scénarios d'exposition Catalogues d'exposition Vidéos Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc.)

Comptes rendus de sessions et actes de colloques






Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue de l'activité 3

Tri. Élimination des documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,)

Principal P 2, Livre d’or Jusqu'à ce qu'il soit complété 0 Conservation

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue de l'activité 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-140

DESCRIPTION Titre Participation à des congrès, colloques et conférences à titre de membre organisateur



Description et utilisation Dossiers de congrès, colloques et conférences d'organismes extérieurs auxquels participent des membres du personnel de l'Université à titre de membre organisateur.

Types de documents Programmes Correspondance Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)

Textes des conférences

Comptes-rendus de sessions et actes de colloques Allocutions et discours






Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Tri. Conservation des documents qui témoignent de la participation de l'Université

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-141

DESCRIPTION Titre Participation à des congrès, colloques et conférences d'organismes externes à titre de conférencier



Description et utilisation Dossiers de congrès, colloques et conférences d'organismes externes auxquels participent des membres de l'Université à titre de conférencier

Types de documents Programmes Correspondance Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)

Textes des conférences

Comptes rendus de sessions et actes de colloques Formulaires d'inscription Allocutions et discours






Principal N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 3 Tri. Conservation des textes des conférences

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la tenue du congrès 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-142

DESCRIPTION Titre Publicité et promotion



Description et utilisation Dossiers relatifs à la publicité et à la promotion des services et des produits de l'Université Laval. Il peut s'agir de campagnes publicitaires, de stands d'information, de portes ouvertes, etc.

Types de documents Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)

Programmes

Rapports/bilans Publications sur les réseaux sociaux






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin de l'activité de promotion 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin de l'activité de promotion 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-143

DESCRIPTION Titre Production graphique et audiovisuelle



Description et utilisation Documents relatifs à la conception, à la production et à la révision des documents graphiques et audiovisuels.

Types de documents Épreuves Maquettes Photographies Vidéos








Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-144

DESCRIPTION Titre Prix, titres honorifiques et médailles



Description et utilisation Dossiers relatifs à des prix attribués par l'Université ou reçus par elle. Ces prix peuvent être des médailles, des bourses d'excellence, des titres honorifiques, etc. On y classe également les dossiers de candidatures des récipiendaires ainsi que les tableaux d'honneur.

Types de documents Dossiers de candidatures Listes des récipiendaires Invitations Listes des candidats non retenus Programmes Listes des invités Listes des présences Photographies Allocutions et discours Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,) Communiqués de presse

Coupures de presse

Vidéos Notices biographiques






Principal N 1, P 2 2 ans après la remise du prix 3 Tri. Élimination des candidatures non retenus et des documents de logistique

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la remise du prix 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-145

DESCRIPTION Titre Remises de doctorats honoris causa


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Direction des communications Description et utilisation Dossiers relatifs aux doctorats honoris causa décernés par l'Université. On y retrouve les dossiers des candidats au doctorat d'honneur, les candidatures rejetées ou reportées, les listes de récipiendaires ainsi que les documents relatifs à l'organisation et au déroulement de la cérémonie.

Types de documents Dossiers de candidatures Listes des récipiendaires Listes des candidatures refusées Invitations Programmes Listes des invités Listes des présences Photographies Allocutions et discours Correspondance Documents de logistique (déroulement, sécurité, copie de

facture, réservation de salle, réservation du traiteur, etc,) Communiqués de presse Coupures de presse Vidéos





Principal N 1, P 2 3 4 Tri. Élimination des candidatures non retenues et des documents de logistique





Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-146

DESCRIPTION Titre Relations avec les médias


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administratives responsables

Description et utilisation Dossiers relatifs aux relations qu'entretient l'Université avec la presse écrite, la radio et la télévision. Comprend les conférences de presse, les communiqués de presse, les entrevues, etc.

Types de documents Communiqués de presse Enregistrements sonores et vidéos des émissions

radiophoniques et télévisuelles Textes des conférences de presse Pochettes de presses Textes d'entrevue Lignes de presse Listes de médias










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-147

DESCRIPTION Titre Revues de presse



Description et utilisation Dossiers relatifs aux revues de presse de l'Université. Comprend aussi les coupures de presse.

Types de documents Coupures de presse Revues de presse Revues de presse thématique






Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Élimination des revues de presse thématique




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-148

DESCRIPTION Titre Relations avec des organismes extérieurs



Description et utilisation Dossiers relatifs aux échanges ou aux relations avec des organismes extérieurs. Il peut s'agir d'organismes gouvernementaux, d'organismes d'enseignement, d'organismes de recherche, d'organismes professionnels, d'organismes étudiants, d'organismes de santé et de services sociaux, etc. On y retrouve principalement de la correspondance. Types de documents

Correspondance Documentation externe (rapport, publication, etc,)







Tri. Conservation de la correspondance significative reflétant les relations entre les deux entités.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-149

DESCRIPTION Titre Demandes de renseignements généraux



Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de renseignements généraux sur les services offerts par l'Université.

Types de documents Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-150

DESCRIPTION Titre Civilités



Description et utilisation Dossiers relatifs aux invitations, remerciements, souhaits, condoléances adressés à l'Université et à ses membres.

Types de documents Cartes de souhaits Condoléances Félicitations Invitations Remerciements










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-151

DESCRIPTION Titre Recrutement des étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités de promotion et à l'information distribuée ou diffusée en vue du recrutement de candidats. Il peut s'agir de documents constituant l'information pour les journées portes ouvertes, les visites guidées, la tournée des collèges, etc.

Types de documents Plans d'action Programmes Documents promotionnels (dépliants, affiches, brochures, etc,)

Documents de logistique

Rapports / bilans







Tri. Conservation des programmes, plans d'action, documents promotionnels, rapports et bilans.




Transaction

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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-152

DESCRIPTION Titre Exigences et normes d'admission



Description et utilisation Dossiers relatifs aux exigences et normes d'admission des programmes, notamment les guides d'admission, les tests d'admission et les questionnaires d'entrevues ; les documents relatifs au contingentement par programme; les conditions d'admission; les équivalences de scolarité et les exigences linguistiques.

Types de documents Guides d'admission Conditions d'admission Critères de contingentement Catalogues des équivalences Tests d'admission (questionnaires, grilles d'entrevue, critères d'appréciation, tests de français)






Principal N 1, P 2 Tant que les documents sont en vigueur 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Tant que les documents sont en vigueur 0 Destruction



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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-153

DESCRIPTION Titre Demandes d'admission


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du registraire

Description et utilisation Dossiers des candidats à l'admission. Sont compris les dossiers des candidats non admis, ou admis mais non-inscrits.

Types de documents Demandes d'admission Pièces à l'admission : relevés de notes, certificats de

naissances et autres pièces exigées Formulaires d'analyse des dossiers Décisions des comités d'admission Avis d'admission Avis de non-admission Listes des candidats à l'admission






Principal N 1, P 2 3 ans après le début de la session pour laquelle la demande d'admission a été faite

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 3 ans après le début de la session pour laquelle la demande d'admission a été faite

0 Destruction



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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-154

DESCRIPTION Titre Inscription des étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de l'inscription. Ces dossiers comprennent la liste des étudiants inscrits et les documents touchant l'inscription dans les programmes offerts

Types de documents Listes des étudiants inscrits Correspondance










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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-155

DESCRIPTION Titre Accueil des étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'accueil des nouveaux étudiants. Il peut s'agir des documents relatifs aux journées d'accueil ainsi que des guides destinés aux étudiants.

Types de documents Programmes d'accueil Documents de logistique (qui fait quoi) Guides à l'intention des étudiants






Principal N 1, P 2 3 0 Tri. Conservation des guides à l'intention des étudiants ainsi que des programmes



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30800

No de la règle

UL-156

DESCRIPTION Titre Dossiers étudiants



Description et utilisation Dossiers nominatifs regroupant les documents permettant de retracer le cheminement des étudiants, y compris les stagiaires postdoctoraux, les étudiants libres et les auditeurs, depuis leur admission jusqu'à leur départ.

Types de documents Demandes d'admission Tests d'admission (questionnaires, grilles d'entrevue,

critères d'appréciation, tests de français) Pièces à l'admission : relevés de notes, certificats de naissances et autres pièces exigées

Formulaires d'équivalence ou de dispense de cours accompagnés des pièces justificatives

Correspondance Relevés de notes Rapports de cheminement Demandes de révision de notes Équivalences et reconnaissance des acquis






Principal N 1, P 2 1 an après le dernier trimestre d'inscription 4

Tri. Les équivalences de cours et reconnaissances des acquis sont retirés des dossiers étudiants afin de devenir des dossiers distincts. Ces dossiers seront visés par la règle UL-258.

Principal N 1 - Système de gestion des études

Toujours actif. Extraire une copie du relevé de notes de diplomation et du rapport de cheminement des étudiants diplômés 3 sessions après la diplomation. Extraire une copie du relevé de notes des étudiants non diplômés après 3 sessions sans inscription.

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 1 an après le dernier trimestre d'inscription 3 Destruction




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30800

No de la règle

UL-157

DESCRIPTION Titre Gestion des stages



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation des stages des étudiants et aux relations avec les milieux de stage

Types de documents Correspondance Ententes de stage Listes des milieux de stage





Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des stages 0 Destruction




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30800

No de la règle

UL-158

DESCRIPTION Titre Dossiers des stagiaires



Description et utilisation Dossiers regroupant les documents relatifs aux stages réalisés par les étudiants de l'Université Laval ou par des étudiants de l'extérieur, dans le cadre de leur programme d'études.

Types de documents Plans de stage Évaluations de stage Résumés de projets Rapports de stage Notations










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30800

No de la règle

UL-159

DESCRIPTION Titre Résultats académiques



Description et utilisation Dossiers contenant les résultats des étudiants ou les compilations des notes.

Types de documents Listes des résultats










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30800

No de la règle

UL-160

DESCRIPTION Titre Habilitation à la direction des mémoires et thèses


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales

Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes d'habilitation auprès de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Types de documents Demandes d'habilitation Listes des personnes habilitées Décisions






Principal N 1, P 2 2 ans après la fin de l'habilitation 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la fin de l'habilitation 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-161

DESCRIPTION Titre Listes des diplômés



Description et utilisation Dossiers contenant les listes des diplômés de l'Université Laval. On y classe également les documents relatifs au changement de nom ou de mention de sexe des diplômés.

Types de documents Listes maîtresse des diplômés Demandes de changement de nom ou de mention de sexe Correspondance






Principal N 1 Tant qu'utile à la gestion de l'activité. 0 Tri. Verser une copie de la liste

aux archives tous les 5 ans.

Principal P 2 10 0 Destruction




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30800

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UL-162

DESCRIPTION Titre Modèles de diplômes et de grades



Description et utilisation Dossiers relatifs aux modèles de diplômes et de grades permettant d'émettre une copie d'un diplôme plusieurs années après une diplomation.

Types de documents Modèles de diplômes






Principal N 1, P 2 5

Aussi longtemps que nécessaire à l'émission des diplômes. Une copie de conservation est envoyée aux archives lors du passage en semi-activité.

Destruction




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30800

No de la règle

UL-163

DESCRIPTION Titre Exigences et normes d'obtention de diplôme



Description et utilisation Dossiers relatifs aux exigences linguistiques, comme les tests de connaissance de la langue française, ainsi qu'aux conditions d'obtention de diplôme.

Types de documents Correspondance Tests







3 Conservation




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30800

No de la règle

UL-164

DESCRIPTION Titre Collations des grades


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Direction des communications Description et utilisation Dossiers relatifs à l'organisation et à la tenue des collations des grades.

Types de documents Listes des présences Scénarios/déroulement de la cérémonie Invitations Allocutions et discours Photographies Vidéos Documents de logistique (sécurité, organisation de la salle, qui fait quoi, etc.)

Correspondance






Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Conservation des allocutions, des photographies et des vidéos.




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30800

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UL-165

DESCRIPTION Titre Diplômes non réclamés



Description et utilisation Dossiers relatifs aux diplômes officiels non réclamés par les étudiants ayant satisfait à toutes les exigences scolaires.

Types de documents Diplômes Correspondance










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30800

No de la règle

UL-166

DESCRIPTION Titre Demandes de production de documents officiels


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Bureau du registraire Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de documents officiels. Il peut s'agir de relevés de notes, d'attestations d'inscription ou de demandes touchant les diplômes.

Types de documents Formulaires « Demande de relevé de notes » Formulaires « Demande d'attestation d'inscription» Formulaires « Demande de documents officiels »









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30800

No de la règle

UL-167

DESCRIPTION Titre Création, élaboration, implantation, modification et fermeture des programmes


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes Faculté des études supérieures et postdoctorales Description et utilisation Dossiers relatifs à un programme, et ce, de son élaboration à sa fermeture

Types de documents Demandes de création de programme Rapports d'exploration Rapports d'élaboration Rapports de conformité Textes de publication Devis fonctionnels et techniques Correspondance Extraits des résolutions Demandes de financement Avis Listes d'expert Demandes de modification Descriptions officielles modifiées Plans d'action






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du programme 10 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du programme 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-168

DESCRIPTION Titre Descriptions des cours et programmes



Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions de cours et programmes. Les dossiers peuvent comprendre les répertoires de cours et programmes ainsi que les documents permettant la mise à jour des cours et programmes dans le système de gestion des études.

Types de documents Répertoires des cours et des programmes Descriptions des programmes (système de gestion des

études)






Principal N 1, P 2 2 0 Tri. Conservation des répertoires de cours et programmes

Principal Système de

gestion des études - N 1.

Toujours actif. À chaque session, extraire les descriptifs des cours et programmes et les verser aux archives

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion des cours et programmes 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-169

DESCRIPTION Titre Évaluation des programmes


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation périodique des programmes de formation universitaire.

Types de documents Rapports annuels sur l'évaluation des programmes État d'avancement des évaluations périodiques des

programmes Listes des programmes à évaluer Gabarits d'autoévaluation Plans d'entrevues Rapports de consultation Listes d'experts Rapports d'agrément Rapports d'autoévaluation Rapports des experts Commentaires Rapports synthèse Plans d'actions du doyen Historiques des programmes Fiches de satisfaction Fiches de suivi du plan d'action Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la prochaine évaluation 10 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la prochaine évaluation 0 Destruction




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30800

No de la règle

UL-170

DESCRIPTION Titre Offre de cours et mise à l'horaire



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification de l'offre de cours, à la gestion des sessions, à l'élaboration de la mise à l'horaire ainsi qu'à la diffusion des horaires de cours.

Types de documents Horaires des cours Correspondance Propositions de cours Analyses de l'offre de cours Listes de cours Grilles de cours










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30800

No de la règle

UL-171

DESCRIPTION Titre Plans de cours



Description et utilisation Dossiers relatifs aux plans de cours.

Types de documents Plan de cours









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30800

No de la règle

UL-172

DESCRIPTION Titre Recueils, manuels et notes de cours



Description et utilisation Dossiers comprenant les recueils de textes, les manuels et les notes de cours remis ou présentés aux étudiants dans le cadre d'un cours.

Types de documents Recueils de texte Notes de cours Manuels






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé dans le cadre d'un cours 0

Conservation

Dans le cas des recueils de textes, seule la table des matières est conservée.

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utilisé dans le cadre d'un cours 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-173

DESCRIPTION Titre Création, modification et inactivation des cours


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté des études supérieures et postdoctorales Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes Description et utilisation Dossiers relatifs aux créations, modifications et inactivations de cours. Ces dossiers peuvent contenir des formulaires ainsi que des devis techniques.

Types de documents Demandes de modification de cours Demandes de désactivation de cours Devis techniques de création de cours Devis techniques de modification de cours Correspondance










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30800

No de la règle

UL-174

DESCRIPTION Titre Évaluation des cours



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation des cours dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'Université. Ces dossiers contiennent généralement des questionnaires d'évaluation, des feuilles-réponses ainsi que les compilations des résultats présentés sous forme de rapport.

Types de documents Questionnaires d'évaluations Feuilles-réponses Rapports/compilations des résultats et des commentaires







Tri. Conservation du rapport d'appréciation et des commentaires et d'un spécimen du questionnaire




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30800

No de la règle

UL-175

DESCRIPTION Titre Questionnaires et corrigés d'examens



Description et utilisation Dossiers contenant les questionnaires et corrigés d'examens qui évaluent les connaissances des étudiants.

Types de documents Questionnaires d'examens Corrigés d'examens






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le questionnaire est utilisé 0

Conservation

Le corrigé n'est conservé que si le questionnaire y est joint




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30800

No de la règle

UL-176

DESCRIPTION Titre Copies d'examens et travaux étudiants



Description et utilisation Dossiers contenant les copies d'examens et les travaux complétés non réclamés par les étudiants ou non redonnés aux étudiants.

Types de documents Examens Exercices Travaux






Principal N 1, P 2 6 mois après la fin de la session 0 Destruction




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30800

No de la règle

UL-177

DESCRIPTION Titre Séances d'examens



Description et utilisation Dossiers relatifs à la tenue et à la surveillance des séances d'examens dans une unité.

Types de documents Horaires d'examens Instructions aux surveillants Feuilles de présence









Transaction

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30800

No de la règle

UL-178

DESCRIPTION Titre Évaluation des mémoires et thèses



Description et utilisation Dossiers relatifs au dépôt et à l'évaluation des mémoires de maîtrise et des thèses de doctorat des étudiants de l'Université Laval.

Types de documents Fiches de suivi Autorisations de dépôt Rapports d'évaluation Demandes de corrections Autorisations de soutenance Formulaires d'autorisation de rédiger dans une langue autre que le français

Correspondance

Documents relatifs à la sélection du jury Pages titre du mémoire ou de la thèse Certificats de soutenance






Principal Dossiers des étudiants diplômés

N 1, P 2

2 ans après la diplomation 3

Tri. Conservation de 4 spécimens à tous les 5 ans. Pour

la maîtrise et le doctorat, conserver un cas de réussite

ayant passé par le cheminement normal et un cas de

modifications majeures.

Principal

Dossiers des étudiants en situation d'échec ou ayant abandonné leur programme

N 1, P 2

2 ans après l’abandon ou l’échec 8

Tri. Conservation de 2 spécimens à tous les 5 ans. Pour

la maîtrise et le doctorat, conserver un cas d'échec.

Secondaire N 1, P 2 Dossiers des étudiants diplômés 0 Destruction




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30800

No de la règle

UL-179

Titre Mémoires de maîtrise et thèses de doctorat



Description et utilisation Mémoires de maîtrise ou thèses de doctorat rédigés dans le cadre d'un programme de deuxième ou de troisième cycles pour satisfaire aux exigences du programme.

Types de documents Thèses Mémoires







Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-180

DESCRIPTION Titre Planification des besoins de formation et de perfectionnement



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification des besoins en formation et en perfectionnement qui ne sont pas de niveau universitaire. Il peut s'agir des formations réservées au personnel de l'Université, des activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, de la formation continue en médecine, ainsi que des activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.

Types de documents Plans de formation Documents d'orientation Analyses des besoins Rapports/bilans Correspondance Documents d'élaboration/documents de support






Principal N 1, P 2 2 3 Tri. Élimination des documents de support




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30800

No de la règle

UL-181

DESCRIPTION Titre Programmes de formation et de perfectionnement



Description et utilisation Dossiers relatifs aux programmes de formation et de perfectionnement qui ne mènent pas à des crédits universitaires. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université.

Types de documents Tableaux des offres de formation Programmes de formation Calendriers de formation Rapports / bilans Correspondance








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30800

No de la règle

UL-182

DESCRIPTION Titre Dossiers de formation et de perfectionnement


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Dossiers de formation et de perfectionnement

Description et utilisation Dossiers relatifs aux descriptions des activités de formation et de perfectionnement qui ne sont pas de niveau universitaire, qu'il s'agisse de plans de cours, dépliants ou autres documents précisant les contenus des activités. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.

Types de documents Formulaires d'inscription Listes des inscriptions Listes des présences Pièces justificatives (copies) Correspondance Plans de formation Réservations de salle Évaluations des formations Demandes de financement d'un projet collectif de formation sur mesure par les unités

Plans de cours

Dépliants Descriptions des cours







Tri. Conservation des documents descriptifs (plan de formation, plan de cours, dépliants, description des cours) lorsque les activités de formation et de perfectionnement sont élaborées par l'Université.





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30800

No de la règle

UL-183

DESCRIPTION Titre Registres de formation



Description et utilisation Dossiers relatifs aux registres de formation. Ces dossiers comprennent notamment les registres de formation obligatoire en matière de sécurité, les registres de formation continue en médecine, ainsi que ceux relatifs aux activités de formation et de perfectionnement suivies par le personnel de l'Université

Types de documents Registres de formation Attestations de formation Listes






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur ou nécessaire à la gestion de l'activité

10 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que l'information est en vigueur ou nécessaire à la gestion de l'activité

0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-184

DESCRIPTION Titre Coopération



Description et utilisation Dossiers relatifs aux ententes avec différents organismes. Ces dossiers concernent notamment les coopérations de recherche, y compris les ententes relatives aux partenariats de recherche, ainsi que les coopérations d'enseignement.

Types de documents Correspondance Ententes Programmes de coopération






Principal N 1, P 2 Durée de l'entente 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Durée de l'entente 0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-185

DESCRIPTION Titre Service-conseil juridique



Description et utilisation Dossiers d'analyses ou de conseils réalisés par ou pour la direction des affaires juridiques à la demande d'une unité lorsque ceux-ci ne sont pas intégrés aux dossiers d'affaires de l'unité. Il peut s'agir de commentaires généraux, d'analyses ou de commentaires sur des documents, des points de droit, etc.

Types de documents Correspondance Conseils juridiques Notes Documents analysés (tout document produit par une unité

pour lequel le Bureau du secrétaire général est sollicité)









Transaction

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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-186

DESCRIPTION Titre Opinions juridiques et avis d'experts


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Service des finances Description et utilisation Dossiers d'opinions juridiques produites ou demandées par la direction des affaires juridiques, ainsi qu'avis d'experts tels un fiscaliste ou un juricomptable.

Types de documents Avis juridiques Avis fiscaux Correspondance






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 7 Conservation




Transaction

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30800

No de la règle

UL-187

DESCRIPTION Titre Actions ou recours judiciaires



Description et utilisation Dossiers relatifs aux procédures judiciaires entreprises par ou contre l'Université.

Types de documents Mises en demeure Citations à comparaître (subpoena) PV de signification Preuves Notes et préparation de témoignages Transcriptions Correspondance Jugements






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier 10 Tri. Conservation des dossiers qui ne se règlent pas devant les tribunaux.




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30800

No de la règle

UL-189

DESCRIPTION Titre Interprétations administratives



Description et utilisation Dossiers relatifs aux interprétations administratives liées à l'application des lois et règlements régissant les sphères d'activités.

Types de documents Correspondance Interprétations






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que l'interprétation est en vigueur 3 Tri. Conservation des

interprétations




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30800

No de la règle

UL-190

DESCRIPTION Titre Dossiers (cas) d'application administrative des lois et règlements



Description et utilisation Dossiers constitués à la suite de l'application, par les unités, des lois et règlements régissant leurs sphères d'activités. Généralement, un dossier est créé pour chaque cas.

Types de documents Correspondance Note Cas









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30800

No de la règle

UL-191

DESCRIPTION Titre Comité de discipline et Comité d'application des droits des étudiants



Description et utilisation Dossiers constitués lorsqu'un étudiant, à la suite d'une plainte de l'Université formulée contre lui, est traduit devant le Comité de discipline dans le cadre de la mise en application du "Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants et des étudiantes de l'Université Laval" ou lorsqu'un étudiant porte plainte alors qu'il s'estime lésé d'un droit reconnu dans la "Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes de l'Université Laval.

Types de documents Constats d'infraction Dénonciations Enquêtes Avis de convocation Auditions Décisions du Comité Rétractation de la décision Appels Plaintes Enregistrements des séances










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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-192

DESCRIPTION Titre Gestion des demandes d'accès


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau du secrétaire général Bureau de la sécurité de l'information Description et utilisation Dossiers regroupant les documents relatifs aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Types de documents Demandes d'accès Accusés de réception Documents reçus suite à la collecte Documents numérisés - proposition de caviardage Documents réponse Lettres de prolongation Lettres réponse Avis de recours Correspondance Registre des demandes d'accès (BD)






Principal N 1, P 2 Jusqu'au règlement de la demande 5 Destruction

Principal Registre des demandes d'accès - N 1

Toujours actif. Verser une copie du registre aux archives tous les 5 ans 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'au règlement de la demande 0 Destruction




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30800

No de la règle

UL-193

DESCRIPTION Titre Gestion de la protection des renseignements personnels



Description et utilisation Dossiers contenant les documents qui concernent les obligations relatives à la protection des renseignements personnels.

Types de documents Inventaires et fichiers de déclaration de renseignements personnels;

Registres de communication et de consultation

Déclarations d'opposition de divulgation






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou nécessaire à la protection des renseignements personnels

3

Tri. Conserver les déclarations d'opposition et un portrait de l'inventaire des fichiers de renseignements personnels tous les 5 ans

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou nécessaire à la protection des renseignements personnels

0 Destruction



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30800

No de la règle

UL-194

DESCRIPTION Titre Gestion du droit d'auteur sans limite de temps



Description et utilisation Dossiers relatifs au droit d'auteur sans limite de temps sur des oeuvres produites ou acquises par l'Université.

Types de documents Demandes d'utilisation, de reproduction, de publication ou de communication

Licences et autorisations

Correspondance Contrats







Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire à la gestion des droits d'auteur 0 Destruction



Transaction

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30800

No de la règle

UL-195

DESCRIPTION Titre Gestion du droit d'auteur avec limite de temps



Description et utilisation Dossiers relatifs au droit d'auteur avec limite de temps sur des oeuvres produites ou acquises par l'Université.

Types de documents Demandes d'utilisation, de reproduction, de publication ou de communication

Licences et autorisations

Correspondance Contrats






Principal N 1, P 2 Durée de la licence ou du contrat 3 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Durée de la licence ou du contrat 0 Destruction



Transaction

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30800

No de la règle

UL-196

DESCRIPTION Titre Gestion des brevets et licences de commercialisation


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche

Description et utilisation Dossiers relatifs aux brevets détenus par l'Université.

Types de documents Demandes de brevet Déclarations d'invention Documents de cession de droit Correspondance Brevets Licences de commercialisation






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que le brevet est en vigueur 20

Tri. Conservation de la déclaration d'invention, des brevets, des ententes contractuelles et de la licence de commercialisation.

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que le brevet est en vigueur 0 Destruction



Transaction

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No du calendrier

30800

No de la règle

UL-197

DESCRIPTION Titre Dossiers des étudiants de médecine


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de médecine

Description et utilisation Dossiers nominatifs regroupant les documents qui retracent le cheminement des étudiants de médecine.

Types de documents Demandes d'admission et autres pièces demandées à l'admission

Fiches d'évaluation

Grilles de stage Rapports de rencontre Correspondance Attestations d'achèvement de la formation





Principal N 1, P 2 Jusqu'à la diplomation ou le départ

Jusqu'au 100e anniversaire de naissance

Tri. Conserver les évaluations de stages des résidents diplômés avant 2012

Secondaire N 1, P 2 2 ans après la diplomation ou après le départ

3 Destruction



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30800

No de la règle

UL-198

DESCRIPTION Titre Extraits des résolutions


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Unités administratives responsables

Description et utilisation Dossiers contenant les extraits des résolutions des conseils, comités et commissions de l'Université.

Types de documents Extraits de résolutions






Principal Fichier des résolutions

N 1, P 2 Toujours actif 0 Conservation




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30800

No de la règle

UL-199

DESCRIPTION Titre Campagne de souscription



Description et utilisation Dossiers relatifs aux campagnes de souscription auxquelles participe l'Université : recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres). Comprend à la fois les campagnes visant le financement de l'Université que les campagnes philanthropique.

Types de documents Listes des donateurs Recrutement des solliciteurs Documents relatifs à l'organisation de la campagne







Tri. Conservation des documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription et des rapports illustrant les résultats obtenus.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-200

DESCRIPTION Titre Gestion des objets trouvés



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et à la récupération des objets trouvés.

Types de documents Registre des objets trouvés









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-201

DESCRIPTION Titre Gestion du courrier



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion du courrier interne ainsi qu'aux services externes de courrier et de messagerie.

Types de documents Bons de livraison Droits d'affranchissement Déclarations en douane Récépissés










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-202

DESCRIPTION Titre Prévention de la criminalité


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et de prévention

Description et utilisation Dossiers relatifs à la prévention de la criminalité sur le campus. Ces dossiers comprennent des évaluations permettant de cibler les interventions en matière de prévention de la criminalité.

Types de documents Rapports Correspondance Notes de rencontres









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-203

DESCRIPTION Titre Prévention des incendies



Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions en sécurité incendie ainsi qu'en prévention contre les incendies.

Types de documents Registres des alarmes Demandes d'extincteur Permis de travail à chaud Rapports d'inspection Recommandations Normes en sécurité incendie Cahiers de charge en sécurité incendie










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-204

DESCRIPTION Titre Contrôle des accès



Description et utilisation Dossiers relatifs au contrôle de l'accès aux systèmes informatiques, immeubles, locaux et terrains de l'Université

Types de documents Demandes d'émission de carte d'accès Formulaires de demande d'accès Logs d'accès Registres des visiteurs Fichiers des clés (système foxpro) Formulaires de prêt de clé Renouvellements des bons annuels






Principal N 1, P 2 3 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 3 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-205

DESCRIPTION Titre Surveillance



Description et utilisation Dossiers relatifs à la surveillance du campus, dont les rondes de surveillance ainsi que la surveillance par caméra.

Types de documents Vidéos de surveillance Rapports de contrôle du surveillant







Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à la gestion de l'activité 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-206

DESCRIPTION Titre Interventions de sécurité


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de sécurité et de prévention

Description et utilisation Dossiers relatifs aux interventions de sécurité réalisées sur le campus. Ces dossiers comprennent les demandes acheminées au Centre de traitement des appels ainsi que les documents relatifs aux interventions réalisées par les agents sur le terrain.

Types de documents Rapports hebdomadaire des événements Feuilles de relève Rapports d'événement Notes de rencontre Déclarations et documents annexés (facture, photographie, etc,)










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-207

DESCRIPTION Titre Enquêtes



Description et utilisation Dossiers relatifs aux enquêtes menées par le Service de sécurité et prévention. Il peut s'agir d'enquêtes relatives aux infractions commises au Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants de l'Université, d'enquêtes administratives ou d'enquêtes criminelles.

Types de documents Vidéos de surveillance Logs des contrôles d'accès Rapports d'enquête Copies du rapport d'événement Documents de preuve






Principal N 1, P 2 20 ans après l'événement 5 Tri. Conserver les rapports d'enquête et élimination des autres documents




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-208

DESCRIPTION Titre Mesures d'urgence



Description et utilisation Dossiers relatifs aux mesures d'urgence permettant d'assurer la sécurité et la reprise des activités en cas de sinistre. Les dossiers contiennent également les documents relatifs aux plans d'évacuation des édifices.

Types de documents Plans des mesures d'urgence Plans de contingence Schémas de couverture de risque Banques de données urgence Plans de continuité des affaires Plans particulier d'intervention Plans de sécurité incendie Plans d'évacuation des édifices Registres des évacuations






Principal N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version. 3

Tri. Conserver les plans de mesures d'urgence et les plans de contingence.

Secondaire N 1, P 2 Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version. 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-209

DESCRIPTION Titre Transport des matières dangereuses



Description et utilisation Dossiers relatifs au transport des matières dangereuses.

Types de documents Documents d'expédition des matières dangereuses Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-210

DESCRIPTION Titre Entreposage et traitement des matières dangereuses



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'entreposage, au traitement et à la disposition des matières dangereuses, comprenant les déchets biomédicaux, les matières radioactives et les produits chimiques.

Types de documents Registre informatisé des matières dangereuses Système de gestion des matières radioactives Registre de disposition des animaux de laboratoires Rapports quotidiens des déchets biomédicaux Inventaires Listes du matériel biologique conservé à long terme






Principal N 1, P 2 Tant qu'en vigueur 5 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant qu'en vigueur 0 Destruction



DESCRIPTION Titre Incidents impliquant des matières dangereuses



Description et utilisation Dossiers relatifs aux incidents impliquant les matières dangereuses : déversement, fuite, etc.

Types de documents Rapports d'événement Recommandations








Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-211



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-212

DESCRIPTION Titre Permis d'utilisation des matières dangereuses



Description et utilisation Dossiers relatifs aux permis octroyés à l'Université pour l'utilisation de matières dangereuses. Ces dossiers comprennent également les permis délivrés par l'Université aux laboratoires de recherche.

Types de documents Permis d'utilisation de pesticides Permis d'utilisation de substances radioactives Permis d'importation d'agents pathogènes Avis de transfert des agents pathogènes






Principal N 1, P 2 Durée de la validité du permis 2 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Durée de la validité du permis 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-213

DESCRIPTION Titre Inspections et conformité des matières dangereuses



Description et utilisation Dossiers relatifs aux inspections ainsi qu'aux obligations qu'a l'Université de se conformer à certaines normes relatives à la gestion des matières dangereuses.

Types de documents Grilles d'analyse et recommandations Rapports de conformité Rapports consolidé Registres de bon fonctionnement des appareils (appareils

de mesure des contaminant dans l'air, appareils de décontamination, appareils servant à mesurer le champ de rayonnement des matières radioactives)

Calculs et recommandations de lunettes de protection Registres des utilisateurs de dosimètres Certificats d'attestation de confinement






Principal N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et de conformité ou conformément aux règlements en vigueur

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Aussi longtemps que nécessaire aux activités d'inspection et de conformité ou conformément aux règlements en vigueur

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-214

DESCRIPTION Titre Recours à l'Ombudsman


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Ombudsman

Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes de consultation, d'intervention ou aux plaintes adressées à l'Ombudsman.

Types de documents Fiche d'inscription Correspondance Notes de suivi Plaintes






Principal N 1, P 2 3 ans après la date de fermeture des dossiers 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-215

DESCRIPTION Titre Prêts et bourses gouvernementaux


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau des bourses et de l'aide financière

Description et utilisation Dossiers relatifs au soutien accordé aux étudiants dans le cadre du programme gouvernemental de prêts et bourses.

Types de documents Correspondance Demandes d'avance de fonds Demandes de dérogation









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-216

DESCRIPTION Titre Bourses aux étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs aux bourses accordées aux étudiants par l'Université ou par des organismes externes.

Types de documents Correspondance Descriptions des bourses Candidatures (CV, lettres de présentation, relevés de notes, lettres de recommandation, etc.)

Listes des boursiers

Demandes de paiements






Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation de la liste des boursiers et des descriptions des bourses.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-218

DESCRIPTION Titre Gestion des offres d'emploi et de stages aux étudiants (SPLA)


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de placement

Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion et la publication des offres d'emploi et de stages effectuée par le Service de placement de l'Université. Ces dossiers concernent également la relation avec les employeurs ainsi que le support logistique pour la réalisation des entrevues offert aux étudiants et aux employeurs en matière d'emploi, de stage ou d'expérience de bénévolat.

Types de documents Offres d'emploi Offres de stage Offres de candidature Correspondance CV des candidats Documents de logistique Ententes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-220

DESCRIPTION Titre Gestion des programmes de subvention liés à l'emploi


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service de placement

Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des programmes de subvention ayant pour objectif la création d'emploi pour les étudiants de l'Université ou le financement de projets favorisant l'intégration au marché du travail.

Ces dossiers comprennent notamment les documents relatifs à l'application des programmes "étude-travail", "emploi- campus pour les étudiants étrangers" ainsi que "coup de pouce".

Types de documents Demandes de l'unité Offres d'emploi Correspondance Curriculum vitae Fiches d'évaluation des candidats










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-221

DESCRIPTION Titre Services de consultation individuelle pour les étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs aux services de consultation offerts aux étudiants, que ce soit en matière de planification budgétaire, de recherche d'emploi, de service d'aide pour la vie en résidence, d'aide et de soutien pour les étudiants en situation de handicap, etc. Ces dossiers comprennent notamment les documents relatifs aux services d'aide offerts spécifiquement aux résidents et aux étudiants étrangers, les services des conseillers du Bureau du recrutement, des conseillers en emploi du Service de placement, des conseillers du Bureau des bourses et de l'aide financière, des conseillers de la bibliothèque, etc.

Types de documents Correspondance Notes de rencontre






Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière consultation 3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-222

DESCRIPTION Titre Reconnaissance des associations étudiantes et des associations parascolaires


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de la vie étudiante

Description et utilisation Dossiers relatifs à une demande de reconnaissance d'une association étudiante ou d'une association parascolaire.

Types de documents Demandes de reconnaissance Chartes (copie) Listes des exécutifs Listes des membres Bilans financiers Rapports d'activités







Tri. Conservation des documents témoignant de la création, de la reconnaissance et des réalisations des associations étudiantes




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-223

DESCRIPTION Titre Soutien aux initiatives étudiantes



Description et utilisation Dossiers relatifs au soutien accordé par l'Université aux initiatives étudiantes.

Types de documents Demandes Budgets Descriptions du projet Listes des pojets






Principal N 1, P 2 2 4 Tri. Conservation des projets significatifs et de la liste des projets présentés




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-224

DESCRIPTION Titre Reconnaissance de l'implication étudiante


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Bureau de la vie étudiante

Description et utilisation Dossiers relatifs aux demandes reçues dans le cadre de la politique de reconnaissance de l'implication étudiante.

Types de documents Formulaires de demandes Décisions Correspondance









Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-225

DESCRIPTION Titre Services dentaires


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Faculté de médecine dentaire

Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services dentaires offerts aux clients des cliniques des étudiants de la Faculté de médecine dentaire

Types de documents Plans de traitement Radiographies Renseignements généraux Résumés des examens cliniques Rapports d'évaluation





Principal Dossiers médico-dentaires de patients - N 1, P 2

1 ans après la dernière inscription au dossier 4 Destruction

Principal

Dossiers d'implants et dossiers d'enfants de moins de 15 ans ayant reçu des soins d'orthodontie comportant la prise d'au moins une radiographie céphalométrique - N 1, P 2

1 ans après la dernière inscription au dossier

Jusqu'au 100e anniversaire de naissance

Destruction

Secondaire - - - -




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-226

DESCRIPTION Titre Services de consultation psychologique


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre d'aide aux étudiants École de psychologie Vice-rectorat aux ressources humaines Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de consultations psychologiques offerts à l'Université, que ce soit aux étudiants, aux employés ou à la communauté.

Comprend les services offerts par le Centre d'aide aux étudiants, le programme d'aide aux employés ainsi que le Service de consultation de l'École de psychologie.

Types de documents Notes d'évaluation Notes de rencontres Tests pour diagnostic Rapports finaux






Principal N 1, P 2 2 ans après la fermeture du dossier 3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-227

DESCRIPTION Titre Service de counseling et orientation


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre d'aide aux étudiants Clinique de counseling et orientation Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de counseling et orientation offert à l'Université, que ce soit aux étudiants ou à la communauté.

Types de documents Notes de rencontres Notes d'évaluation Questionnaires et tests Rapports d'intervention






Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière inscription au dossier 3 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-228

DESCRIPTION Titre Dossiers de consultation et de signalement pour harcèlement et violence à caractère sexuel et plaintes non recevables

Code de classification 12301; 12302

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre de prévention et d'intervention en matière de harcèlement Centre d'intervention et de prévention des violences à caractère sexuel Description et utilisation Dossiers constitués dans le cadre d'une consultation ou d'un signalement en vertu du "Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Université Laval" ou de la "Politique pour prévenir et combattre les violences à caractères sexuels à l'Université Laval". Une consultation ou un signalement peut donner suite ou non au dépôt officiel d'une plainte. Les plaintes recevables sont visés par la règle de conservation UL-229.

Types de documents Formulaires d'ouverture du dossier Notes relatives au récit des événements Notes de suivi Autorisations écrites pour une démarche de résolution de

problème Engagements de confidentialité Ententes de conciliation Correspondance Plaintes Décisions










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-229

DESCRIPTION Titre Plaintes de harcèlement et de violence à caractère sexuel recevables

Code de classification 12301; 12302

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Centre de prévention et d'intervention en matière de harcèlement Centre d'intervention et de prévention des violences à caractère sexuel Vice-rectorat aux ressources humaines Description et utilisation Dossiers constitués suite au dépôt formel de plaintes jugées recevables en vertu du " Règlement pour prévenir et contrer le harcèlement à l'Université Laval " ou de la "Politique pour prévenir et combattre les violences à caractère sexuel à l'Université Laval".

Types de documents Formulaires d'ouverture du dossier Engagements de confidentialité Plaintes Version des faits des personnes mises en cause, Notes de suivi Ententes de conciliation Rapports Correspondance Décisions











Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-230

DESCRIPTION Titre Services en nutrition


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Institut sur la nutrition et les aliments fonctionnels

Description et utilisation Dossiers nominatifs relatifs aux services de nutrition offerts à l'Université.

Types de documents Notes de rencontre






Principal N 1, P 2 2 ans après la dernière consultation 3 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-231

DESCRIPTION Titre Activités physiques et sportives

Code de classification 12401, 12402, 12403, 12404, 12405

Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Service des activités sportives

Description et utilisation Dossiers relatifs aux activités physiques et sportives offertes dans le cadre de la programmation du Service des activités sportives (SAS). Ces dossiers peuvent comprendre des documents relatifs au fonctionnement de chaque discipline sportive, la planification des activités ainsi que tout projet d'organisation d'une nouvelle activité ou discipline.

Types de documents Listes des participants Programmes d'activités Rapports Fiches d'évaluation Documents de logistique Descriptions des projets d'activités ou disciplines Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-232

DESCRIPTION Titre Relations avec les unités liées



Description et utilisation Dossiers relatifs aux relations qu'entretient une unité avec ses unités liées ou subalternes. On y retrouve principalement de la correspondance.

Types de documents Correspondance






Principal N 1, P 2 1 4 Tri. Conservation de la correspondance significative



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-233

DESCRIPTION Titre Planification, organisation et suivi des projets en ressources informationnelles



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification et au suivi des projets en ressources informationnelles. On y retrouve des documents de planification et de suivi, des compte-rendu de rencontres et de mêlées de projet, des énoncés et portées de projets, des descriptions de tâches spécifiques, des horaires, des organigrammes de projets ainsi que de la correspondance.

Types de documents Documents de planification Documents de suivi Comptes-rendus de rencontres, de mêlées de projet Énoncés de mandats Portées de projets Correspondance Clôtures de projet (Post Mortem) Contrats (copie) Descriptions de tâches spécifiques Répartitions de tâches Organigrammes de projets






Principal N 1, P 2 Tant que le projet est en cours 2 Tri. Conserver la portée du projet et le document de clôture du projet (post mortem)

Secondaire N 1, P 2 Tant que le projet est en cours 0 Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-234

DESCRIPTION Titre Propositions et opportunités d'affaires



Description et utilisation Dossiers relatifs aux étapes préliminaires qui mènent à l'élaboration d'un projet ou d'une solution. On y retrouve des analyses de besoins ou de marché, des propositions d'opportunités, des analyses préliminaires et des demandes de solutions d'affaires.

Types de documents Analyses de besoins Analyses de marché Propositions d'opportunités Documents d'orientation Dossiers d'affaires Demandes de solution d’affaire






Principal N 1, P 2 Tant que le projet est d'actualité 3 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant que le projet est d'actualité 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-235

DESCRIPTION Titre Conception et réalisation d'un projet en ressources informationnelles



Description et utilisation Dossiers relatifs à la conception et à la réalisation des projets en ressources informationnelles. On y retrouve tous les documents et livrables résultant de l'application des diverses étapes liées à réalisation de ces activités pour un projet donné.

Types de documents Documents d'architecture Listes des livrables Analyses fonctionnelles / devis projet Schématisation des systèmes, schémas Processus Essais fonctionnels Documentation






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la conclusion ou l'abandon du projet 10 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la conclusion ou l'abandon du projet 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-236

DESCRIPTION Titre Maintien et operation des systèmes informatiques



Description et utilisation Dossiers relatifs au maintien et à l'opération des systèmes informatiques. On y retrouve la documentation technique, les guides d'exploitation, les plans de relève, etc.

Types de documents Documentation Guides techniques d'exploitation Plans de relève Documents relatifs à la gestion des copies de sécurités






Principal N 1, P 2 Tant que le système est en opération 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant que le système est en opération 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-237

DESCRIPTION Titre Gestion des changements et assurance qualité



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des changements en lien avec les systèmes d'information tels que les mises à jour de logiciel, la migration des équipements, le développement de nouvelles fonctionnalités ainsi que le contrôle de la qualité.

Types de documents Demandes de mise à jour Demandes de changement Demandes de correction de bogues Demandes de développement de fonctionnalités Bordereaux de travail Essais d'acceptation complétés Documents de suivi Correspondance










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-238

DESCRIPTION Titre Transfert de support - Destruction des documents sources

Code de classification


Description et utilisation Documents relatifs à la désignation des séries documentaires et/ou des documents faisant l'objet d'un transfert de support dans le but de détruire les documents sources dont le support lui-même n'a pas de valeur archivistique, historique ou patrimoniale et pour lesquels l'information est transposée sur un nouveau support de conservation de manière tangible et logique qui assure son intégrité et sa pérennité.

Types de documents Documents sources






Principal N 1

Jusqu'à la fin du processus de validation et de contrôle exhaustif de l'intégrité et de la qualité des informations transférées

0 Destruction

Secondaire - - - -



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-239

DESCRIPTION Titre Suivi et monitorage



Description et utilisation Dossiers relatifs à la surveillance effectuée sur les infrastructures informatiques, les systèmes, les postes utilisateurs, etc. On y retrouve des scénarios de surveillance, des logs, des notifications d'alertes, etc.

Types de documents Scénarios de surveillance Logs Notifications d'alertes





Principal N 1, P 2 Tant que nécessaire aux suivis ou jusqu'à l'intégration dans des récapitulatifs

0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant que nécessaire aux suivis ou jusqu'à l'intégration dans des récapitulatifs

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-240

DESCRIPTION Titre Gestion des incidents et des demandes de support en technologie de l’information



Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des pannes, bris, surcharges, etc., causant un bris ou une interruption de service.

Types de documents Rapports d'incidents Comptes-rendus du comité de suivi Correspondance Rapports










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-241

DESCRIPTION Titre Gestion de l'architecture réseau


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Direction des technologies de l'information

Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion de l'architecture réseau.

Types de documents Guide d'architecture Architecture détaillée, d'ensemble Plans










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-242

DESCRIPTION Titre Outils d'accompagnement pour les étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs aux outils d'accompagnement pour soutenir la prestation de services aux étudiants, que ce soit en matière de planification budgétaire, de recherche d'emploi, de service d'aide pour la vie en résidence, d'aide et de soutien pour les étudiantes en situation de handicap, etc.

Ces dossiers comprennent notamment des exemples, des fiches explicatives, des guides, des scénarios relatifs aux services d'aide offerts par les services des conseillers du Bureau du recrutement, des conseillers en emploi du Service de placement, des conseillers du Bureau des bourses et de l'aide financière, des conseillers de la bibliothèque, etc.

Types de documents Analyse Exemple Fiches explicatives Guide Scénario










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-243

DESCRIPTION Titre Inventaires des projets de recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs aux inventaires des projets de recherche de l'Université.

Types de documents Inventaires/listes










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-244

DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche des chercheurs


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité d'éthique de la recherche

Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche avec des êtres humains réalisés par des chercheurs de l'Université.

Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés)






Principal N 1, P 2 3 ans après la fin du projet de recherche 7 Tri. Échantillonnage de 10%

des dossiers

Secondaire N 1, P 2 Durée du projet de recherche 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-245

DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche d'essai clinique



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche d'essai clinique.

Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés) Formulaires d'engagement de confidentialité Rapports d'effets indésirables Avis de conformité







des dossiers




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-246

DESCRIPTION Titre Évaluations éthiques des projets de recherche d'étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'évaluation éthique des projets de recherche avec des êtres humains réalisés par des étudiants.

Types de documents Description du projet Formulaires de demande d'approbation du projet Correspondance Recommandations des Comités d'éthique de la recherche Formulaires de consentement (non complétés)







des dossiers




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-247

DESCRIPTION Titre Autorisation d'utiliser des animaux vivants


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Comité de protection des animaux

Description et utilisation Dossiers relatifs aux autorisations d'utiliser des animaux vivants dans le cadre d'un projet de recherche ou d'un laboratoire d'enseignement.

Types de documents Description du projet Formulaires de demande Correspondance






Principal N 1, P 2 3 4 Tri. Échantillonnage de 10% des dossiers.




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-248

DESCRIPTION Titre Gestion des projets de recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs à la planification, à l'administration, à la conception et au suivi des projets de recherche. On y retrouve des documents menant à l'élaboration d'un projet de recherche, ainsi que des documents liés à la logistique, tel que des ententes, des suivis, des rapports, des documents d'activités en lien avec le projet de recherche ainsi que de la correspondance. Types de documents

Dépliants Documents de logistique Documents de sollicitation Bilans Correspondance Rapports Ententes






Principal N 1, P 2 Durée du projet de recherche 6 Conservation




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-249

DESCRIPTION Titre Consentements de participation à un projet de recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs au consentement des individus participant à un projet de recherche.

Types de documents Formulaires de consentement complétés Feuillets d'information






Principal N 1, P 2 Durée du projet de recherche

Aussi longtemps que la durée de conservation des données de la recherche.

Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-250

DESCRIPTION Titre Soins des animaux de laboratoire


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Division des animaux de laboratoire

Description et utilisation Dossiers relatifs aux soins dispensés aux animaux de laboratoire utilisés dans le cadre de protocoles de recherche

Types de documents Dossiers des chercheurs Plans de traitement Recommandations Rapports de laboratoire Diagnostics






Principal N 1, P 2 Durée de vie de l'animal 3 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Durée de vie de l'animal 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-251

DESCRIPTION Titre Données de la recherche



Description et utilisation Dossiers contenant les données collectées dans le cadre de projets de recherche.

Types de documents Formulaires Systèmes de données






Principal N 1, P 2 Tant qu'utile à des activités de recherche 0 Destruction

Secondaire N 1, P 2 Tant qu'utile à des activités de recherche 0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-252

DESCRIPTION Titre Résultats de la recherche



Description et utilisation Dossiers relatifs aux résultats de la recherche. Ces dossiers comprennent les rapports finaux des projets de recherche menés en tout ou en partie par l'Université.

Types de documents Rapports










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-253

DESCRIPTION Titre Matériel de formation



Description et utilisation Dossiers relatifs au matériel de formation utilisé dans le cadre des activités de formation et de perfectionnement offertes à l'Université. Ces dossiers comprennent les formations réservées au personnel de l'Université, les activités de perfectionnement offertes par la Formation continue et l'Université du 3e âge, la formation continue en médecine, ainsi que les activités de formation offertes aux utilisateurs des différents services de l'Université, à l'exception des activités sportives qui sont visés par la règle UL-231.

Types de documents Présentation Manuel du formateur Documents de support










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-254

DESCRIPTION Titre Encadrement et suivi des étudiants



Description et utilisation Dossiers relatifs à l'encadrement et au suivi des étudiants. Ces dossiers peuvent comprendre notamment des listes d'étudiants, des suivis en vue de la diplomation, les suivis du rendement.

Types de documents Listes d'étudiants Suivis du rendement Suivis de diplomation










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-255

DESCRIPTION Titre Tests de classement



Description et utilisation Dossiers relatifs aux tests de classement complétés par les individus dans le cadre de leur admission ou de leur cheminement universitaire, incluant leur admission à un programme ou en vue de leur diplomation.

Types de documents Tests Résultats










Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-257

DESCRIPTION Titre Gestion des chaires et des entités structurantes


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche et à la création

Description et utilisation Dossiers relatifs à la gestion des chaires et des entités structurantes, de leur création jusqu'à leur abolition.

Types de documents Ententes Correspondance Budgets des unités Procès-verbaux Modalités de gestion Analyses Rapports d'activités Rapports






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la cessation des activités de la chaire ou de l'entité structurante.

7 Conservation

Secondaire N 1, P 2 Jusqu'à la cessation des activités de la chaire ou de l'entité structurante.

0 Destruction



Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-258

DESCRIPTION Titre Équivalences de cours et reconnaissance des acquis



Description et utilisation Dossiers relatifs aux équivalences de cours et crédits universitaires ainsi qu'à la reconnaissance des acquis

Types de documents Équivalences Reconnaissances d'acquis






Principal N 1, P 2 5 ans après le dernier trimestre d'inscription

80e anniversaire de naissance de l'étudiant Destruction




Transaction

Ajout

No du calendrier

30800

No de la règle

UL-259

DESCRIPTION Titre Dossiers de plaintes en déontologie de la recherche


Nom de l'unité administrative détentrice du dossier principal Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation

Description et utilisation Dossiers relatifs aux plaintes relevant de la conduite responsable dans les domaines de recherche ou de création, de même qu'au sein des organismes et partenaires de financement, y compris ceux des pays avec lesquels des partenariats sont établis, le cas échéant.

Types de documents Correspondance Rapports Avis de confidentialité Formulaire d'ouverture de dossier Notes relatives au suivi des événements Notes de suivi






Principal N 1, P 2 Jusqu'à la fermeture du dossier (règlement de la plainte ou son rejet)

10 Destruction

Secondaire - - - -