Temuan Audit

Sifat Temuan AuditSelama pelaksanaan pekerjaan mereka, auditor internal mengidentifikasi kondisi-kondisi yang,m embutuhkan tindakan perbaikan. Penyimpangan-penyimpangan dari norma-norma atau kriteria yang dapat diterima disebut temuan audit (audit findings).

Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-temuan tersebut dapat menggambarkan: Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih. Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri. Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang telah diganti dengan tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan. Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk klaim asuransi yang belum diterima padahal klaim tersebut bervariasi dalam jumlah dan signifikansinya. Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.

Meskipun temuan-temuan audit sering kali disebut sebagai kekurangan (deficiency), banyak organisasi audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif. Dalam kenyataannya, bahkan istilah "temuan" dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. Kata-kata seperti "kondisi" dianggap lebih nyaman dan tidak memberi ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien.Walaupun sebutannya bisa bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, konsep dasarnya bersifat universal. Apa pun nama yang diberikan, suatu temuan audit menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan, atau sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan.

StandarStandards for the Professional Practice of Internal Auditing (SPPIA) dalam Standar 2310 menyatakan:Auditor internal harus mengidentifikasi informasi yang memadai, andal, relevan, dan berguna untuk mencapai tujuan penugasan.Practice Advisory 2410-1 dan Standar, Kriteria Komunikasi, memperluas arahan ini menjadi:2. Komunikasi akhir penugasan bisa mencakup informasi latar belakang dan ringkasan. Informasi latar belakang bisa mengidentifikasi unit-unit organisasional dan aktivitas-aktivitas yang ditelaah serta memberikan informasi penjelasan yang relevan. Informasi ini juga bisa mencakup status pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi dari laporan-laporan sebelumnya. Juga bisa terdapat indikasi mengenai apakah laporan terscbut mencakup penugasan yang dijadwalkan atau tanggapan atas suatu permintaan. Ringkasan, jika tercakup, harus menjadi representasi penyeimbang dari isi komunikasi penugasan.5. Hasil-hasil harus mencakup observasi, kesimpulan (opini), rekomendasi, dan rencana-rencana tindakan.6. Observasi adalah pernyataan fakta yang berkaitan. Observasi-observasi yang penting untuk mendukung atau mencegah kesalahpahaman pada kesimpulan dan rekomendasi auditor internal harus tercakup dalam komunikasi penugasan akhir. Observasi atau rekomendasi yang kurang signifikan bisa dikomunikasikan secara informal.7. Observasi dan rekomendasi penugasan timbal dari proses perbandingan apa yang seharusnya dengan apa yang terjadi. Ada atau tidak ada perbedaan, auditor internal memihki fondasi untuk membangun laporan. Jika kondisi memenuhi kriteria, pengakuan atas kinerja yang memuaskan ini bisa dimasukkan dalam komunikasi penugasan. Observasi dan rekomendasi harus didasarkan pada aribut-atribut berikut ini. Kriteria: Standar, ukuran, atau ekspektasi yang digunakan dalam melakukan evaluasi dan/ atau verifikasi (apa yang seharusnya ada). Kondisi: Bukti faktual yang ditemukan auditor internal pada saat pengujian (apa yang ada). Penyebab: Alasan perbedaan antara apa yang diharapkan dan kondisi aktual (mengapa ada perbedaan). Dampak: Risiko atau eksposur yang dihadapi organisasi dan/atau yang lainnya karena kondisi tidak sama dengan kriteria (dampak perbedaan). Dalam menentukan tingkat risiko atau eksposur, auditor internal harus mempertimbangkan dampak observasi dan rekomendasi penugasan mereka terhadap laporan keuangan organisasi. Observasi dan rekomendasi juga bisa mencakup penyelesaian penugasan klien, hal-hal terkait, dan informasi pendukung jika tidak terkandung di laporan mana pun.

Sehubungan dengan pelaporan aktual, Practice Advisory 2420-1 dari Standar, Kualitas Kriteria Komunikasi, menyatakan:1 Komunikasi objektif bersifat faktual, tidak bias, dan bebas dari distorsi. Observasi, kesimpulan, dan rekomendasi harus dimasukkan tanpa prasangka.2 Komunikasi yang jelas mudah dipahami dan bersifat logis. Kejelasan bisa ditingkatkan dengan menghindari bahasa teknis yang tidak perlu dan memberikan informasi pendukung yang rnemadai.3 Komunikasi ringkas langsung ke sasaran dan menghindari rincian yang tidak perlu. Komunikasi seperti ini mengemukakan pikiran secara lengkap dalam kata-kata yang sesedikit mungkin.4 Komunikasi konstruktif adalah komunikasi yang isi dan nadanya membantu klien dan organisasi menuju perbaikan jika diperlukan.5 Komunikasi tepat waktu adalah komunikasi yang dikeluarkan tanpa penundaan dan mernungkinkan tindakan efektif segera.

Saran-saran PerbaikanAuditor juga menghadapi transaksi atau kondisi yang mungkin secara intrinsik tidak salah, tetapi bisa ditingkatkan. Misalnya membayar produk yang tidak pernah diterima jelas adalah kesalahan. Jika cukup banyak uang yang terlibat, maka jelas hal ini merupakan temuan audit yang dapat dilaporkan. Di sisi lain, memo penerimaan yang dapat disederhanakan tidak seharusnya dianggap kelemahan sehingga bukan merupakan temuan audit khususnya bila auditor internal tidak dapat menunjukkan kesalahan dalam pemrosesan penerimaan.Manajer operasi akan merasa sulit untuk menentang pendapat auditor bahwa pembayaran atas barang yang tidak diterima merupakan temuan audit yang valid. Namun, akan tidak adil untuk menerapkan label yang sama ke saran-saran untuk menyederhanakan memo penerimaan yang tidak menyebabkan kesalahan. Perbaikan-perbaikan untuk hal-hal seperti ini harus dipisahkan. Di beberapa organisasi hal ini dilaporkan sebagai "saran-saran untuk perbaikan" (suggestions for improvement). Saran-saran ini tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung konotasi temuan kesalahan dart temuan-temuan audit.Untuk membedakan temuan-temuan audit dari saran-saran perbaikan, auditor harus menanyakan kondisi tersebut bertentangan dengan beberapa kriteria yang dapat diterima, atau jika bisa diterima tetapi bisa diperbaiki karena ada pengetahuan baru mengenai subjek tersebut. Garis permisah antara keduanya tidak selalu mudah untuk digambar. Manajer operasi bisa mengatakan kepada auditor internal bahwa temuan-temuan tertentu murni mencerminkan sebuah peluang untuk memperbaiki kondisi yang tidak memuaskan, sedangkan auditor internal bisa jadi melihatnya sebagai sebuah kekurangan sehingga bisa dimasukkan sebagai temuan audit. Keputusan mengenai hal ini merupakan pertimbangan profesional, dan pertimbangan tersebut tidak bisa diserahkan ke manajer operasi.Temuan-temuan audit membutuhkan tindakan perbaikan. Manajer operasi bisa tidak diberikan pilihan apakah harus atau tidak harus melakukan tindakan tersebut. Di sisi lain, sebuah saran untuk memperbaiki suatu kondisi, yang tidak melanggar aturan atau kriteria yang telah ditetapkan, merupakan masalah lain. Pada kasus-kasus ini manajer harus memiliki hak untuk memutuskan apakah harus mengimplementasikan saran tersebut atau tidak.

Temuan-temuan Audit yang dapat DilaporkanTidak setiap kelemahaan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa kelemahan bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit yang bisa dilaporkan haruslah: Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen. Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan relevan. Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka Relevan dengan masalah-masalah yang ada Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.

Pendekatan untuk Mengonstruksi TemuanMengembangkan fakta-fakta dan rincian menjadi temuan audit yang signifikan dan dapat dilaporkan membutuhkan keahlian. Hal ini membutuhkan perbedaan berdasarkan pengalaman. Apa yang dianggap kelemahan serius bagi orang awam bisa jadi rnerupakan hal sepele bagi seorang auditor internal yang profesional.Menemukan penyimpangan-penyimpangan kecil pada proses yang sedang berjalan relatif mudah. Kesempurnaan jarang diupayakan dan harga yang harus dibayar untuk itu juga terlalu mahal. Upaya yang dibutuhkan untuk mencapai lima persen terakhir kemurnian bisa melebihi biaya yang diperlukan untuk mepcapai 95 persen pertama. Auditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan temuan mereka. Karena mereka mernbuat dan melaporkan temuan-temuan audit, auditor, internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini: Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. Auditor internal harus mempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan manajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor internal scharusnya tidak mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak setuju atau karena mereka memiliki informasi baru yang tidak tersedia bagi pengambil keputusan. Auditor internal seharusnya tidak mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen. Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika sebuah temuan audit belum dibuktikan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang objektif dan wajar maka temuan ini tidak bisa dilaporkan. Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen. Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit. Mereka harus memeriksa dengan teliti, untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor internal, seperti halnya pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk merasionalkan interpretasi untuk mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, auditor cenderung rnelindungi dan mempertahankan temuan mereka menghadapi pertanyaan-pertanyaan sempurna yang logis. Akan tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat dipertahankan dengan berjalannya waktu atau bila dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan yang lengkap.

Menambah NilaiDalam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai (adding value) merniliki makna baru dan lebih jelas. Definisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan nilai. Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai, berisiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. Salah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi. Auditor internal tidak hanya harus yakin bahwa pekerjaan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan dan kesuksesan organisasi, mereka juga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai oleh yang lain.Temuan-temuan yang dihasilkan dari penelaahan ''awal-akhir" cenderung sangat bermanfaat. Jika auditor internal mampu mendeteksi masalah-masalah kontrol potensial dalam sistem penelusuran persediaan terkomputerisasi yang baru diterapkan sebelum bukan sesudah dirancang dan diimplementasikan, organisasi bisa mendapatkan keuntungan besar. Temuan-temuan yang menghasilkan nilai terbesar sering kali mengalahkan kekuatan teknologi, memberikan perubahan yang positif, dan berorientasi ke depan. Ternuan-temuan ini membantu organisasi bergerak maju dan mencapai sasaran-sasaran mereka.Temuan audit yang wajar dapat menghasilkan perbaikan dalam jumlah dolar atau rupiah yang besar, atau meningkatkan jasa, atau memperbaiki struktur dan proses organisasi. Auditor internal akan meningkatkan citra mereka sebagai penambah nilai, bukan sebagai pemakan sumber daya. Di sepanjang tahapan temuan-temuan audit, penting bagi auditor internal untuk tetap fokus menyediakan aktivitas-aktivitas dan jasa-jasa bernilai tinggi.

Tingkat SignifikansiTidak ada dua temuan yang benar-benar sama. Setiap temuan mencerminkain tingkat kerugian atau risiko aktual atau potensialnya masing-masing. Menempatkan penekanan yang sama pada kesalahan klerikal acak seperti pada kelebihan pembayaran sebesar $100.000 jelas tidak logis. Jadi auditor internal harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan oleh kondisi kelemahan sebelum mengomunikasikannya dengan manajemen. Untuk kebanyakan tujuan, temuan- temuan audit bisa diklasifikasikan menjadi tidak signifikan, kecil, atau besar.

Temuan-temuan Tidak SignifikanTemuan yang tidak signifikan (insignificant findings) semacam kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi tidak memerlukan tindakan formal. Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini ke dalam laporan audit formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. Hal ini juga akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai seorang yang hanya mcmerhatikan hal-hal kecil.Masalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau dilewatkan. Tindakan yang dapat dilakukan adalah (1) mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang bertanggung jawab; (2) melihat apakah situasi tersebut telah diperbaiki; (3) mencatat hal tersebut dalam kertas kerja; dan (4) tidak memasukkan penyimpangan kecil tersebut ke dalam laporan audit internal resmi. Tidak diambilnya beberapa diskon pembelian acak oleh pegawai utang usaha dapat dianggap kesalahan yang tidak signifikan.Tetapi bukan berarti kesalahan klerikal yang bersifat acak tidak pernah dilaporkan. Jika kesalahan-kesalahan tersebut merupakan gejala-gejala dari masalah yang lebih besar, mungkin harus ada pelaporan. Kesalahan tersebut mungkin mengindikasikan pelatihan karyawan yang kurang, pengawasan yang lemah, atau instruksi tertulis yang tidak jelas. Pada kasus-kasus ini kelemahan kontrollah yang menjadi temuan audit. Kesalahan acak adalah murni membuktikan adanya kelemahan dan membutuhkan perhatian manajemen.

Temuan-temuan KecilTemuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalahan manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut sehingga merugikan; dan walaupun tidak mengganggu tujuan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen. Beberapa temuan kecil lebih baik dilaporkan dalam Surat kepada Manajemen (Management Letter).Seorang pegawai yang telah mencampuradukkan kas kecil pribadi dengan milik organisasi melanggar aturan organisasi dan praktik bisnis yang baik. Tentu hal ini harus dilaporkan dan diperbaiki; kalau tidak, maka akan terus berlanjut atau menyebar.

Temuan-temuan BesarTemuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan menghalangi pencapaian tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya, salah satu tujuan utama departemen utang usaha adalah hanya membayar utang-utang yang benar-benar sah. Sistem kontrol yang lemah yang bisa atau akan mengakibatkan kesalahan pembayaran sebesar $500.000 mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai tujuan utamanya. Oleh karena itu, hal ini merupakan ternuan audit yang besar dan harus dilaporkan.Memisahkan temuan audit yang besar dan kecil tidaklah mudah. Dibutuhkan pertimbangan audit yang baik untuk membedakan keduanya, Narnun jika tolak ukur yang baru saja dijabarkan bisa diterapkan secara wajar, maka auditor internal harus mampu rnempertahankan klasifikasi temuan-ternuannya. Dan karena melibatkan pertimbangan audit, keputusan akhir mengenai apakah sebuah temuan harus diklasifikasikan sebagai temuan besar atau kecil merupakan tanggung jawab auditor internal, bukan manajemen.

Elemen-elemen Temuan AuditAuditor internal bukanlah orang yang maha tahu, dan mereka tidak bisa diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit. Pengetahuan tentang temuan audit yang dapat dilaporkan merupakan masalah lain, karena auditor internal mempertentangkan kelayakan status quo. Mereka mencari sistem atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor internal bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus rnengetahui lebih banyak tentang temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan; kriterianya harus dapat diterima; dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan.Kelayakan tindakan yang mereka lakukan paling balk diukur dengan membandingkannya dengan beberapa kriteria. Sama halnya dengan pengembangan temuan audit. Jika temuan yang dikembangkan memenuhi semua standar audit yang dapat diterima, maka temuan tersebut akan menjadi logis, wajar, dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberikan stimulus untuk memotivasi tindakan perbaikan. Jika ada yang hilang dari temuan yang dilaporkan, maka temuan tersebut bisa dipertentangkan dan berakibat pada tindakan yang tidak menyenangkan atau bahkan tidak ada tindakan sama sekali.Kebanyakan temuan audit harus mencakup elamen-elemen tertentu, termasuk latar belakang Kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Setiap temuan audit yang mencakup elemen-elemen ini baik eksplisit maupun implisit., akan menjadi argumen yang kuat untuk dilakukannya tindakin perbaikan. Temuan tersebut akan menunjukkan bahwa tidak ada rintangan yang dibiarkan dalam menyajikan masalah dan solusinya. Pada beberapa kasus yang unik, elemen -penyebab" mungkin tidak tepat. Suatu masalah mungkin diakibatkan oleh kondisi tertentu.

Latar BelakangPembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar bisa memahami sepenuhnya alasan-alasan mengapa auditor yakin temuan tersebut harus dilaporkan. Latar belakang (background) juga bisa mengidentifikasi orang-orang yang berperan, hubungan organisasi, dan bahkan, tujuan dan sasaran yang menjadi perhatian. Hal tersebut harus bisa menjelaskan secara umum lingkungan yang melingkupi operasi dan gravitasi situasi yang menyebabkan auditor melaporkan temuan tersebut.

KriteriaPengembangan temuan audit harus mencakup dua elemen penting dalam konsep kriteria (criteria):1. Tujuan dan sasaran, bisa mencakup standar-standar operasi, yang mencerminkan apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit.2. Kualitas pencapaian.Tidak memahami saran atau tujuan operasi adalah bagaikan menilai patung dengan mata tertutup. Mungkin saja dilakukan penilaian atas bagian yang dipegang, tetapi konteksnya tidak tepat. Dalam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus dengan jelas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, dan juga bagian-bagiannya.Dalam setiap audit atas aktivitas, sasaran-sasaran kelayakan, efisiensi, ekonornis, dan efektivitas harus tercakup: Semua sumber daya harus digunakan tanpa terbuang percuma. Untuk menentukan seberapa layak, efisien, ekonomis, dan efektifnya suatu operasi, auditor internal harus memiliki tolok ukur standar pengukuran. Mereka harus mengidentifikasi standar atau kriteria kinerja yang valid. Standar-standar operasi mungkin sudah ada di beberapa bidang organisasi. Misalnya, manajemen bisa menyatakan bahwa tingkat penolakan produk-produk tertentu tidak boleh melebihi dua persen. Tetapi sebelum menerima standar ini, auditor internal harus menilai validitasnya. Dasar penentuan standar mungkin perlu diteliti ulang, dan auditor mungkin ingin membandingkan standar dengan organisi-organisasi serupa dan memeriksa kewajarannya dalam memenuhi sasaran-sasaran perusahaanDi sisi lain, manajemen mungkin belum merniliki standar yang telah ditetapkan. Dalam kasus ini, auditor internal dapat berpegang pada standar sebelumnya yang menyarankan:

Kecermatan profesional mencakup pengevaluasian standar operasi yang ditetapkan dan menentukan apakah standar-standar tersebut dapat diterima dan telah tercapai. Jika standar - standar tersebut tidak jelas, interpretasi yang berwenang harus didapatkan. Jika auditor internal diminta menginterpretasikan atau memilih standar-standar operasi, mereka harus mencari kesepakatan dengan klien mengenai standar yang diperlukan untuk mengukur kinerja operasi.

Sumber-sumber standar bisa mencakup standar-standar yang direkayasa (engineered), industri, historis, atau wajib. Sebagai tambahan, pendapat ahli dan studi akuntansi biaya bisa menjadi standar. Contoh berikut ini menggambarkan standar operasi yang ditetapkan:

Meteran air di sebuah komunitas dipasang untuk mengukur air. Agar mernperoleh pendapatan yang dibutuhkan untuk menjaga sistem pendistribusian air, meteran tersebut haruslah akurat dan membebankan pelanggan dengan jumlah yang benar untuk penggunaan air. Meteran air yang digunakan seharusnya tidak berbeda dari meteran induk melebihi persentase yang ditentukan. Dalam kasus ini, persentase tersebut ditetapkan secara hukum.

Standar terkait erat dengan prosedur dan praktik. Prosedur merupakan instruksi manajemen, yang umumnya tertulis, sedangkan praktik merupakan cara segala sesuatunya dilakukan, benar ataupun salah. Prosedur yang lemah bisa mengakibatkan kondisi yang tidak memuaskan, atau praktik-praktik yang lemah bisa melanggar prosedur yang memadai. Dalam membuat temuan-temuan audit, auditor internal harus berupaya untuk menentukan praktik dan prosedur apa yang diterapkan atau yang seharusnya.Adanya prosedur yang salah atau tidak adanya prosedur yang layak bisa menjadi alasan dibutuhkannya tindakan perbaikan. Dibutuhkan keahlian yang memadai untuk menulis hal ini tanpa menimbulkan kesalahpahaman bagi pembaca. Hanya hal-hal penting yang seharusnya dilaporkan, hindari rincian-rincian yang tidak perlu. Misalnya:

Auditor tidak menemukan adanya prosedur operasi tertulis sebagai perbandingan kondisikondisi yang terjadi, tetapi praktik-praktik operasi melanggar praktik bisnis yang baik. Karyawan hanya menghabiskan setengah hari untuk pekerjaan mereka. Pengawasan lemah,dan penggunaan meteran tidak diperiksa. Auditor membuat standar mereka sendiri, berdasarkan prosedur administratif yang dapat diterima dan informasi yang dikumpulkan dari organisasi lain pada bidang yang sama. Audit yang mereka lakukan kemudian didedikasikan untuk menunjukkan akibat-akibat prosedur yang tidak memadai dan merekomendasikan cara-cara untuk memperbaikinya.

KondisiIstilah kondisi(condition) mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor internal. Kondisi merupakan jantungnya temuan, dan informasi tersebut haruslah memadai, kompeten, dan relevan. Kondisi harus mampu menghadapi serangan apa pun. Kondisi juga harus mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah; Atau, dalam kasus terpisah, harus merupakan kelemahan signifikan. Klien harus menyepakati fakta-fakta yang disajikan, meskipun mereka bisa saja memperselisihkan signifikansi yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut.Klien bisa saja tidak menyetujui kesimpulan dan interpretasi audit, tetapi jangan pernah ada perbedaan dengan fakta-fakta yang mendasari kesimpulan. Suatu temuan bisa dianggap tidak layak bila klien dengan valid menyatakan bahwa auditor internal tidak mendapatkan fakta dengan benar. Hal lain menjadi tidak relevan. Jadi, kondisi-kondisi harus dibahas di awal dengan orang-orang yang mengetahui fakta-fakta tersebut_ Setiap perselisihan tentang fakta-fakta harus dipecahkan scbelum temuan-temuan dilaporkan. Auditor internal harus mempertahankan reputasinya dalam hal akurasi dan berbuat sesuai pengamatannya sehingga Jika auditor internal berpendapat seperti itu, maka hal itu pasti benar.

Contoh berikut ini menggambarkan kondisi yang dilaporkan:Auditor internal menggunakan pengambilan sampel secara acak dalam memilih meteran untuk pengujian. Meteran yang dipilih dilepas dan kemudian diperiksa di laboratorium. Pengujian rnenunjukkan bahwa 17% dari meteran yang diuji tidak berfungsi sama sekali dan tambahan 23% berjalan lebih lambat dibandingkan standar yang ditentukan dalam ketentuan hukum.

PenyebabPenyebab (cause) menielaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tidak tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab merupakan hal penting untuk memperbaikinya. Setiap temuan audit bisa ditelusuri penyimpangannya dari apa yang diharapkan. Masalah bisa diatasi hanya jika penyimpangan ini diidentifikasi dan penyebabnya diketahui.

Kumpulkan fakta-fakta. Identifikasikan masalah, cari penyimpangan yang terjadi. Jelaskan hal-hal utama dari masalah. Apa yang dimaksud dengan penyimpangan? Di mana penyimpangan tersebut terjadi? Kapan terjadinya? Seberapa signifikan? Apakah disebabkan oleh beberapa tindakan atau karena tidak dilakukan tindakan sama sekali? Uji penyebab-penyebab yang mungkinyaitu hal-hal yang sepenuhnya menjelaskan penyimpangan, setiap kali selalu menyebabkan penyimpangan, dan menjawab sebagian besar penyimpangan. Cari penyebab mendasar, tidak hanya yang kelihatan di permukaan. Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan. Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan-tujuan dan secara tentatif pilih yang terbaik. Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih. Pertimbangan "bagaimana seandainya." Misalnya, dampak apa yang akan timbul jika penyedia diminta keluar untuk melihat apakah pengawas tetap bekerja hingga waktu kerja berakhir. Apakah terdapat kondisi-kondisi mitigasi? Rekomendasikan kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benar-benar telah dilakukan.

Contoh berikut ini menggambarkan penyebab kondisi yang tidak layak:Dengan menggunakan analisis regresi berganda, auditor menetapkan korelasi tertentu antara kondisi-kondisi operasi dari meteran dan usianya. Bila meteran tersebut telah beroperasi selama beberapa tahun, maka ada kecenderungan untuk melambat dan perlahan-lahan tidak berfungsi. Setelah berbicara dengan manajer dari organisasi utilitas lainnya, auditor menyatakan bahwa praktik-praktik yang diterapkan di organisasi mereka tidak berfokus pada meteran yang telah tua, tidak memberdayakan sepenuhnya pengawas meteran, tidak mernbuat pengawas menyadari adanya meteran yang tidak berfungsi, atau tidak memberikan pengawasan yang dibutuhkan.

DampakDampak (effect) menjawab pertanyaan Lalu kenapa anggaplah semua fakta telah disajikan, lalu kenapa? Siapa atau apa yang dirugikan, dan seberapa buruk? Apa konsekuensi-konsekuensinya? Akibat-akibat yang merugikan haruslah signifikan, bukan hanya penyimpangan dari prosedur. Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat yang lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan, jika dibiarkan terus terjadi, akan berakibat buruk dan memakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut.Untuk temuan-temuan keekonornisan dan efisiensi, dampak biasanya diukur dalam dolar atau rupiah. Dalam temuan-temuan efektivitas, dampak biasanya merupakan ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau diwajibkan. Dampak adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit. Jika tidak disajikan ke manajemen dengan rnemadai maka kecil kemungkinan diambil tindakan perbaikan.

Contoh berikut ini menunjukkan dampak yang signifikan:Auditor internal dapat menunjukkan melalui sampel mereka bahwa telah terjadi kehilangan pendapatan sebesar $2 juts setiap tahun. Mereka juga dapat menunjukkan bahwa tarif air sangat tinggi secara tidak beralasan, sehingga terjadi kelebihan pendapatan setidaknya $1,5 juta setiap tahun.

KesimpulanKesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus merupakan, pertimbangan profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit internal jelas bernilai. Kesimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial dan menunjukkan bahwa manfaat memperbaiki kesalahan akan melebihi biayanya. Besarnya kerugian yang ditunjukkan pada bagian dampak merupakan dasar dibutuhkannya tindakan perbaikan. Misalnya:

Temuan menuntun auditor untuk menyimpulkan bahwa prosedur-prosedur harus diperbaiki. Meteran di atas usia tertentu harus diawasi, dan yang tidak memenuhi standar harus diganti. Instruksi dan pengawasan harus diberikan kepada pengawas sehingga kinerja mereka bisa ditingkatkan.

RekomendasiRekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah, dan untuk mernperkuat kelemahan dalam sistem kontrol. Rekomendasi haruslah positif dan bersifat spesifik . Rekomendasi juga harus mengidentifikasi siapa yang akan bertindakAkan tetapi rekomendasi audit membawa bibit-bibit bahaya. Jika manajemen diberi tahu mengenai tindakan yang direkomendasikan auditor, maka tindakan tersebut bisa berbalik merugikan auditor. Mengidentifikasi kondisi yang tidak memuaskan adalah tanggung jawab audit. Memperbaikinya merupakan tanggung jawab manajemen. Lebih disukai bila auditor internal mengusulkan metode tindakan perbaikan untuk pertirnbangan manajemen. Rekomendasi audit seharusnya tidak dilakukan secara membabi buta, tetapi dipertimbangkan bersama-sama dengan tindakan-tindakan lain yang mungkin dilakukan. Auditor internal tidak mendikte manajemen; dan pada akhirnya, manajemenlah, bukan auditor internal yang harus melakukan tindakan perbaikan.Saran yang paling memuaskan untuk menyelesaikan temuan audit adalah membahasnya dengan manajemen operasional sebelum laporan audit tertulis diterbitkan. Pada saat itu harus dicapai kesepakatan rnengenai fakta-fakta dan beberapa tindakan perbaikan untuk memperbaiki kekurangan. Kemudian, laporan formal bisa berisi pernyataan ini: "Kami membahas temuan-temuan kami dengan manajemen; dan sebagai hasilnya, tindakan telah diambil yang kami yakin telah diperhitungkan untuk memperbaiki kondisi yang dijelaskan sebelumnya (atau tindakan diambil untuk rnemperbaiki kondisi yang telah dijelaskan). Pendekatan ini tidak mengambil apa pun dari auditor, dan membangun hubungan kemitraan dalam pemecahan masalah antara auditor dan klien.Kami yakin bahwa bentuk laporan ini lebih disukai untuk seperangkat rekomendasi audit yang kelihatannya menekankan kelalaian klien dan menempatkan auditor sebagai atasan, makhluk maha tau yang mengeluarkan pernyataan yang dipahat di batu granit, Misalnya:Kami telah membahas temuan dan kesimpulan kami dengan manajemen. Sebagai hasilnya, manajemen mengambil tindakan untuk mengganti 25.000 meteran lama atau yang tidak beroperasi dengan biaya $1 juta. Manajemen puas dengan tindakan ini karena akan menghasilkan tambahan pendapatan $2 juta setahun dan, pada saat yang sama, mengurangi pendapatan tarif air sebesar $1,5 juta setiap tahun.

Juga, manajemen mengambil langkah untuk mengutus sebuah tim ke beberapa organisasi utilitas, untuk mempelajari metode yang diterapkan dalam memeriksa meteran, mengawasi pemeriksaan meteran, dan mengawasi meteran untuk mendeteksi meteran yang mulai rusak.

Pembahasan TemuanSaat auditor internal menyusun temuan audit dan merenungkan rekomendasi, mereka harus mewaspadai kekeliruan mereka sendiri. Mereka mungkin salah menginterpretasi, atau mereka mungkin tidak membaca prosedur dengan layak. Untuk mengecek pemahaman atas hal-hal yang mereka temukan, auditor internal harus berbicara dengan orang yang paling mengetahui fakta tersebut. Mereka harus mengetahui interpretasi klien dan mencatatnya dalam kertas kerja mereka.Pendapat manajer dan karyawan berpengalaman mengenai hasil-hasil tindakan yang direkomendasikan sangat disambut baik. Auditor internal yang berpengalaman akan mencari orang yang memiliki pengetahuan dalam organisasi orang-orang yang memiliki pengetahuan luas mengenai operasi yang sedang diperiksa dan mengatakan: "ini masalahnya. Kondisi tersebut membutuhkan koreksi atau perbaikan. Apa yang akan terjadi jika kami merekomendasikan tindakan ini? Banyak mantan auditor yang bisa menceritakan bagaimana pertanyaan seperti ini menyelamatkan mereka dari rasa malu.

Pencatatan Temuan AuditAuditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya mempertimbangkan. Eelemen-elemen temuan audit bisa mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana lainnya agar mereka tetap bisa rnenelusurinya. Laporan tersebut juga bisa menjadi sarana bagi penyedia audit guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan untuk menghasilkan temuan audit yang dikernbangkan dengan baik telah diambil.Aktivitas Pencatatan Temuan Audit Internal (Internal Audit Activity Record of Audit Findings) yang ditunjukkan pada Tampilan 8-1 merupakan satu contoh laporan tersebut. Laporan tersebut sesuai dritgan tujuan yang telah dijelaskan dan memberi ruang untuk: Mengidentifikasi organisasi yang bertanggungjawab. Memberi nomor identifikasi untuk temuan tertentu dan suatu rujukan untuk kertas kerja pendukung Memberi pernyataan singkat mengenai kondisi Mengidentifikasi kriteria standar yang diterapkan untuk menilai kondisi. Menunjukkan apakah temuan tersebut merupakan pengulangan dari sesuatu yang ditemukan pada audit sebelumnya. Menyatakan arah, prosedur, atau instruksi kerja yang berkaitan dengan temuan tersebut. Meringkas pengujian audit dan jumlah kelemahan yang ditemukan Menunjukkan penyebab mengapa penyimpangan terjadi. Menjelaskan dampak, aktual maupun potensial, dari kondisi tersebut. Menyatakan tindakan perbaikan yang diusulkan dan/atau yang diambil. Mencatat pembahasan dengan karyawan klien dan mencatat tanggapan-tanggapan mereka (setuju, tidak setuju), dan sifat tindakan, jika ada, yang mereka usulkan untuk diambil.

Laporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit FindingsRAF) memberikan fleksibelitas karena RAF bisa diurutkan atau diurut ulang untuk memfasilitasi pelaporan formal. Laporan tersebut juga memberikan acuan untuk pembahasan, karena mencakup kebanyakan informasi yang dibutuhkan dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah. Laporan tersebut juga berfungsi sebagai pedoman untuk mengingatkan auditor semua yang diperlukan untuk memperoleh informasi untuk temuan yang dibuat secara mendalam. RAF juga harus diselesaikan di lapangan sehingga setiap elemen yang hilang atau tidak lengkap bisa diperbaiki tanpa membutuhkan kunjungan ulang ketempat yang diaudit.Beberapa organisasi telah memperluas penggunaan RAF melampaui dokumen kertas kerja mereka menggunakannya untuk mengomunikasikan temuan dengan segera kr klien dan mendapatkan tanggapan tertulis. Dengan cara ini, ketidaksepakatan dapat dipecahkan dengan segera dan janji tindakan ini perbaikan bisa dibuat dalam catatan. Tanggapan klien dan catatan tindakan yang diambil. Mau dijanjikan tercantum dalam lampiran RAF (Tampilan 8-2).Beberapa organisasi mengeluarkan suatu memorandum untuk setiap temuan audit yang signifikan untuk melaporkan kondisi, kriteria, sebab, dampak, dan tanggapan manajemen. Abstraksi Temuan, yang direproduksi di Tampilan 8-3, misalnya, diadaptasi dari laporan badan pemerintah atas audit kontraktor. Memorandum ini didistribusikan secara luas di badan tersebut. Para pendukung laporan abstraksi menyebutkan bahwa laporan ini memberikan banyak manfaat. Manajer senior bisa diberikan sarana pembelajaran yang cepat terhadap masalah saat ini dan tindakan yang diambil atau diperiukan untuk memecahkannya. Manajer lapangan tetap menerima informasi mengenai masalah-masalah yang kemungkinan memengaruhi mereka; jadi audit internal bisa mencapai beberapa daerah dengan mengeluarkan sumber daya yang sama. Laporan abstraksi dianalisis secara periodik untuk menemukan trennya. Saat dibawa ke manajemen senior, keseluruhan tindakan bisa diambil untuk rnemulihkan tren yang merugikan. Masalah yang relatif kecil di satu bagian bisa menjadi serius bila menyebar di- banyak bagian. Kedisiplinan dalam menyiapkan laporan abstraksi sebelum ditulis membantu auditor internal lebih mernerhatikan setiap kekurangan dalam pengembangan temuan audit mereka. Kehati-hatian dalam menyiapkan abstraksi memudahkan penyiapan laporan audit final. Penelaahan terpusat untuk abstraksi membantu menjaga program jaminan mutu yang dirancang untuk meningkatkan audit internal.

Keahlian KomunikasiLaporan ringkas sekali pun, seperti yang tampak pada RAF harus ditulis dengan baik, dan masalah-masalah harus didefinisikan dengan jelas menggunakan istilah-istilah yang singkat, padat, dan tepat. Jika dimungkinkan, Bahasa RAF harus diekspresikan dalam nada yang positif, dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau defensif harus dihindari. Tentu saja, sikap yang sama juga harus ditampilkan dalam komunikasi verbal sehari-hari dan presentasi interim hasil-hasil audit.Pada saat yang sama, auditor terkadang harus terlibat dalam masalah yang sensitif dan negatif. Masalah - masalah kontrol serius, kecurangan, atau tindakan-tindakan ilegal harus selalu dipandang sebagai berita buruk, terlepas dari kemampuan komunikasi auditor atau objektivitas RAF.

Penelaahan PengawasanSupervisi audit tetap merupakan kontrol kunci atas pengembangan profesional temuan-temuan audit Setiap temuan yang dapat dilaporkan harus melewati penelaahan pengawasan yang ketat, baik secara manual maupun elektronik, dan penelaahan tersebut harus dibuktikan dengan tanda tangan penyedia atau indikasi persetujuan elektronik.Tidak ada yang begitu mengurangi kredibilitas aktivitas audit internal selain temuan yang tidak dibuat dengan mendalam sehingga mudah diserang. Sebuah temuan audit secara definisi merupakan sebuah kritik Mekanisme bertahan alami atas kritik-kritik tersebut sering kali dengan segera menghasilkan serangan terhadap kritik tersebut. Oleh karena itu, temuan audit harus mengatasi kritik Penyelia audit bisa melihat bahwa hasil akhir dicapai dengan mendekati temuan audit melalui pertanyaan-pertanyaan berikut int: Apakah ada bagian-bagian dari temuan yang hilang? Mengapa? Apa yang bisa dilakukan untuk mencari bagian-bagian yang hilang tersebut? Apakah kekurangan-kekurangan ini merupakan penyajian yang buruk atau pekerjaan audit yang tidak lengkap? Apakah bagian-bagian tersebut begitu tercampur sehingga mengaburkan kejelasan? Apakah pendapat menggantikan fakta-fakta? Apakah sebab tercampur dengan akibat? Apakah rekomendasi memang menyajikan fakta-fakta? Jika prosedur tidak diikuti, apakah rekomendasi hanya sekedar pernyataan bahwa prosedur tersebut seharusnya diikuti? Atau apakah rekomendasi menunjukkan mengapa prosedur tersebut tidak diikuti? Dengan kata lain, apakah akan lebih berguna untuk merekomendasikan instruksi yang lebih jelas, supervisi yang lebih ketat, pengawasan yang lebih konstan, atau sarana kontrol lain yang dengan segera akan menunjukkan penyimpangan dari prosedur? Apakah kriteria audit bisa diandalkan, jelas, meyakinkan, dan objektif ? Apakah kriteria tersebut dirancang untuk memenuhi suatu sasaran manajemen? Apakah masuk akal? Apakah informasi mengenai penyebab sudah lengkap atau hanya informasi yang tidak mendalam? Apakah penyebab merupakan suatu kesimpulan yang logis? Apakah tepat menuju masalah? Akankah penyebab setiap kali memicu dampak yang sama yang tidak diinginkan? Apakah penyebab tersebut merupakan penyebab di permukaan, atau merupakan penyebab dasar? Apakah dampak terlalu berlebihan? Apakah logis? Apakah dianggap terialu kedl? Apakah dikuantifikasi dengan memadai? Apakah aktiva tidak bcrwujud dengan memadai diakui dan dijelaskan dengan memadai? Apakah manajemen operasi setuju dengan dampak yang dilaporkan? Jika tidak, bagaimana posisinya? Apakah ada keadaan-keadaan yang bisa menyebabkan ternuan tersebut tidak diterima dan dibatalkan? Bisakah kondisi-kondisi tersebut dinetralisasi? Apakah rekomendasi bemanfaat dan spesifik, atau sekadar menyatakan "meningkatkan kontror? Apakah rekomendasi tersebut terlalu kaku, memaksakan tindakan-tindakan yang diusulkan auditor internal? Apakah rekomendasi berkenaan dengan masa lalu tetapi mengabaikan masa datang? Apakah bersifat menghukum, ketimbang konstruktif? Apakah tidak sejalan dengan penyebabnya? Apakah mencakup sarana untuk mengawasi kondisi sehingga dampak-dampak merugikan tidak terulang lagi? Apakah metode penyajian sesuai dengan Standar?

Melaporkan Temuan AuditRAF dan abstraksi telah digunakan lebih dari sekadar sebagai pencatatan temuan atau pengomunikasian ke klien. Nyatanya, beberapa organisasi audit telah membuat ringkasan sebagai dasar utarna bagi laporan audit internal Laporan tersebut telah diakumulasikan berurutan secara logis berdasarkan pengelompokan menurut subjek, lokasi, atau unit yang diaudit dan kemudian diserahkan ke manajemen melalui ringkasan- eksekutif satu halaman. Ringkasan ini menjelaskan lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, dan menyajikan penilaian auditor atas operasi yang diaudit Ringkasan eksekutif juga menyebutkan temuan-temuan yang dapat dilaporkan. Temuan-temuan yang didokumentasikan tercermin dalam RAF atau abstraksi.Format pelaporan ini menekankan pada kelmahan-kelemahan. Pelaporan ini menawarkan manfaat dari pelaporan segera setelah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh dari pelaporan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor yang tidak menguntungkan. Auditor bisa berada pada posisi memberikan kritik atau saran, bukan sebagai pengamat objektif yang memerhatikan sisi baik maupun sisi buruk. Dampak yang tidak menguntungkan ini dapat diseimbangkan oleh keseluruhan tanggapan yang objektif pada ringkasan eksekutif. Hal tersebut juga dapat dinetralkan dengan pembahasan interim mengenai RAF dengan Klien

Tindak LanjutBelum ada kesepakatan mengenai tartggung jawab auditor sehubungan dengan tindak lanjut. Beberapa penulis dan praktisi berpendapat bahwa auditor internal mengidentiftkasi kondisi-kondisi kelemahan dan terserah pada manajemen untuk mengambil tindakan perbaikan, menentukan kecukupannya, dan mengawasi efektivitasnya. Namun, pandangan ini tidak konsisten dengan deskripsi yang lebih luas mengenai tanggung jawab audit internal sebagaimana dinyatakan dalam pembukaan Standar:Audit internal merupakan aktivitas pemberian keyakinan yang independen, objektif dan aktifitas konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi.Terkandung secara implisit dalam pernyataan tersebut tanggung jawab untuk mengidentifikasi dan melaporkan baik risiko aktual maupun potensial terhadap perusahaan. Auditor internal yang menyadari kelemahan dan risiko diminta melaporkannya ke tingkat manajemen yang tepat.

Standar terbaru .7,50f),A1menyatakan bahwa :1. Kepala bagian audit harus menetapkan proses tindak lanjut untuk mengawasi dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah diimplementasikan secara efektif atau bahwa manajemen senior telah menerima risiko untuk tidak mengambil tindakan.2. Tindak lanjut oleh auditor internal didefinisikan sebagai sebuah proses untuk menentukan kecukupan, efektifitas, dan ketepatan waktu atas tindakan yang diambil oleh manajemen atas pengamatan dan rekomendasi penugasan yang dilaporkan. Pengamatan dan rekomendasi seperti ini juga mencakup yang dilakukan oleh auditor eksternal dan yang lainnya. (Sumber: Red Book 440.01.1) 3. Tanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut harus didefinisikan dalam piagam tertulis aktivitas audit internal. sifat, waktu, dan lugs tindak lanjut harus ditentukan oleh kepala bagian audit. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan prosedur tindak lanjut yang tepat adalah : Signifikansi pengamatan atau observasi yang dilaporkan. Tingkat upaya dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kondisi yang dilaporkan. Risiko-risiko yang mungkin terjadi bila tindakan perbaikan gagal dilakukan. Kompleksitas tindakan perbaikan. Periode waktu yang terlibat

Kelemahan yang dilaporkan, yang dianggap valid oleh manajemen, jelas telah menggambarkan risiko bagi perusahaan. Kondisi ini tetap menjadi risiko hingga selesai diperbaiki. Kegagalan untuk mengawasi risiko tersebut hingga dikoreksi, atau hingga manajemen senior atau dewan telah menyatakan bahwa mereka akan menanggung risiko tersebut, harus dianggap sebagai tanggung jawab audit yang tidak dilaksanakan. Argumen lain yang menyatakan bahwa auditor tidak harus melakukan tindak lanjut atas tindakan perbaikan adalah bahwa mereka adalah staf dan bukan lini. Pernyataan ini sudah jelas, auditor internal memang seharusnya tidak melakukan fungsi lini. Namun tindakan perbaikan bukanlah fungsi lini. Justru hal ini merupakan fungsi staff yang dirancang untuk menilai tindakan fungsi lini. Auditor internal melaksanakan tanggung jawab mereka dengan menilai linear fungsi ini dalam mengurangi risiko bagi perusahaan.

Kecukupan Tindakan Perbaikan Temuan-temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya memiliki banyak variasi bentuk dan ukuran sehingga tidak ada aturan kaku bagi kelayakan tindakan perbaikan yang bisa diterapkan di segala situasi. Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya: Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan. Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada. Berkelanjutan efektivitasnya. Untuk mencegah terulang kembali.

Pada contoh berikut ini, tindakan perbaikan tidak memenuhi empat kriteria ini :Sebuah organisasi menggunakan berbagai macam bahan peledak dalam operasinya_ Penanganan bahan peledak tersebut, seperti yang kita perkirakan, membutuhkan kehati-hatian dan pengalaman yang cukup. Hal ini semakin disadari saat seorang pekerja yang lalai dan kurang terlatih secara tak sengaja meledakkan tangannya dan menyebabkan seorang pekerja lainnya menjadi buta.Setelah kejadian itu dibuat kebijakan organisasi yaitu untuk semua karyawan yang menangani bahan peledak harus menyelesaikan pelatihan, memiliki sertifikasi dalam penanganan bahan peledak, dan membawa kartu yang membukttican sertifikasi mereka. Karyawan tersebut baru memperoleh sertifikasi ulang setiap tahun setelah diuji pengetahuan dan kernampuan mereka dalam menangani bahan peledakAuditor internal memeriksa prosedur sertifikasi dan status sertifikasi sejumlah karyawan. Mereka menemukan bahwa tidak ada sistem yang menginformasikan karyawan atan penyedia mereka bahwa mereka harus mengikuti ujian tahunan. Mereka juga menanyakan 30 dari 100 karyawan dan menemukan bahwa dua orang tidak menulils sertifikasi sama sekali dan sertifikasi untuk tiga karyawan telah habis masa berlakunya. kelima karyawan tersebut terlibat dalam penanganan bahan peledak sehari-hariAuditor internal dengan segera melaporkan temuan mereka. Sebagai tanggapannya, manajer produksi meminta kelima orang tersebut diuji dan diberi sertifikasi. la kemudian melaporkan informasi tersebut ke auditor internal, dengan menyatakan bahwa ia telah memperbaiki kondisi kekmahan yang ada.Tindakan perbaikan tidak memadai sarana sekali dan ditolak oleh auditor internal karena alasan-alasan berikut ini Tindakan tersebut tidak responsif. Tindakan perbaikan tidak berhubungan dengan control atas sertifikasi. Tindakan tersebut tidak lengkap. Hanya karyawan yang diperiksa auditor yang diambil tindakan. Tindakan tersebut tidak berkelanjutan. Tidak ada sistem yang diterapkan untuk memastikan bahwa Para karyawan dan penyedia mereka diinformasikan mengenai penangguhan masa berlaku sertifikat mereka. Tindakan tersebut tidak diawasi. Tidak ada ketentuan, kecuali oleh audit internal periodik, untuk memastikan bahwa orang yang menangani bahan peledak telah dilatih dan diberi sertifikasi.Auditor menjelaskan kelemahan dalam tindakan perbaikan tersebut ke manajemen operasional. Hasilnya, langka-langkah tambahan berikut ini diambil : Catatan kartu berisi nama-nama dan tanggal masa berlaku sertifikasi untuk setiap karyawan dibuat dalam "dokumen pengingat" di departemen personalia, yang bertanggung jawab untuk pelatihan dan sertifikasi. Kartu tersebut kemudian diternpatIcan dalam dokumen "tunggu" dan dihapuskan hanya setelah diterima bukti adanya sertifikasi ulang. Semua 100 karyawan dicek untuk mengetahui keabsahan dan pembaruan kartu sertifikasi. Satu bulan sebelum masa berlaku sertifikasi habis, manajer setiap karyawan akan diberi tahu bahwa sertifikasi ulang sudah harus dilakukan. Mereka juga akan diberi tahu jika ada sertifikasi karyawan yang diijinkan habis meskipun pemberitahuan tanggal sertifikasi yang diberikan. Kepala bagian keamanan menginstruksikan para insinyur yang berkeliling pabrik mencari pelanggaran keamanan untuk memverifikasi apakah setiap orang yang terlihat menangani bahan peledak kartu bukti sertifikasi terbaru.

Kewenangan dan Status AuditTanggung jawab tidak bisa dilaksanakan tanpa kewenangan. Tanggung jawab audit untuk menilai kecukupan dan efektivitas tindakan perbaikan tidak akan ada artinya jika auditor tidak diberi kewenangan untuk melakukan hal tersebut. Manajer operasi yang sibuk cenderung menanggapi keberatan auditor dengan mengatakan: "Saya yang menangani operasi. Saya yang mengambil tindakan jika saya rasa perlu. Itu sudah cukup memuaskan saya. Memangnya Anda siapa sehingga bisa mengatakan sebaliknya?"Tanggapan inilah yang akan didengar auditor internal kecuali bila manajemen senior dengan jelas memberi mereka kewenangan untuk menilai apakah tindakan perbaikan yang aktual atau yang diusulkan akan memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dilaporkan. Kewenangan ini harus disebutkan dengan jelas dalam akta audit internal. Semua manajer operasi harus menyadari sepenuhnya bahwa tindakan perbaikan harus nyata dan efektif Auditor akan selalu menulis wewenang untuk menelaah tindakan dan, jika tidak sepenuhnya memperbaiki keadaan, maka akan dilaporkan.Tetapi, yang lebih diinginkan adalah memberikan keyakinan, bukan memberitahu. Dan proses memberikan keyakinan tersebut harus dimulai dari awal. Pada pertemuan pendahuluan, auditor harus meyakinkan klien bahwa: (1) mereka akan diberitahu segera mengenai setiap temuan yang ditemukan auditor, (2) baik temuan .maupun dukungan atasnya akan dibahas secara mendalam; (3) setiap pertanyaan menyangkut fakta-fakta akan diselesaikan sebelurn masalah dilaporkan; (4) klien akan diperbolehkan untuk berada pada posisi yang berlawanan dengan temuan; dan (5) klien akan diberikan setiap peluang untuk memulai tindakan perbaikan.Pada laporan audit final, pemberitahuan yang jelas harus diberikan untuk setiap tindakan perbaikan yang sudah mulai atau diselesaikan. Tidak ada temuan audit yang harus diberikan bobot atau penekanan tambahan dart yang seharusnya. Temuan yang tidak signifikan seharusnya tidak dilaporkan secara formal, sepanjang temuan tersebut telah diperbaiki dengan layakKeinginan untuk memberikan keyakinan terhadap suatu temuan ke klien seharusnya tidak pernah menghalangi auditor dari tujuan utama mereka, yaitu rnemastikan bahwa kondisi telah diperbaiki. Meskipun auditor telah rnelakukan upaya terbaik, beberapa manajer operasi, bisa jadi tetap keras kepala dan tidak bisa diyakinkan. Dalam keadaan ini, auditor mungkin perlu menghubungi atasan. Sering kali, makin tinggi tingkat manajemen yang dihubungi, makin objektif tanggapan mereka terhadap temuan.Auditor harus menyiapkan laporan untuk manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dengan perhatian khusus. Manajemen senior mungkin tidak memiliki kedalaman pengetahuan atas kondisi seperti yang dimiliki manajer operasi; sehingga penyajiannya harus jelas, bisa dipahami, dan meyakinkan. Flip-chart dan presentasi elektronik telah terbukti bermanfaat dalam menjelaskan masalah dan menunjukkan perlunya tindakan perbaikan. Lebih penting lagi adalah presentasi tersebut dengan tepat menjelaskan sasaran dan standar operasi yang sedang diperiksa, kondisinya, prosedur dan praktik, sebab dan akibat (dampak), serta kesimpulan dan rekomendasi.Auditor internal akan yakin bahwa mereka telah melaksanakan pekerjaan mereka secara profesional jika baik manajer operasi atau manajemen senior meminta audit tambahan atau studi - studi khusus.

23