rondje bussum presentatie plenair
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
#rondjebussum
Gemeentehuis Bussum
26 april 2012
Procesgericht werken met zaaksysteem.nl
Programma
Marjolein Plantinga
Marjolein Bryant Gemeentehuis Bussum
26 april 2012Wessel-Jan Fijnvandraat
Procesgericht werken met zaaksysteem.nl
Onderwerpen
• Aanleiding en doelen
• Aanpak en methodiek procesgericht werken
• Zaaksysteem.nl
• Projecten en resultaten
• Conclusie en nu verder!
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Waarom?
Betere dienstverlening
Bezuinigingen
Organisatie ontwikkeling
Deregulering
Zaakgericht werken
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Betrokken medewerkers
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Terug tot de kern
Perfectie wordt niet bereikt als er niets meer kan worden toegevoegd, maar als er niets meer weg te halen is.
Antoine de Saint-Exupery
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Onderwerpen
• Aanleiding en doelen
• Aanpak en methodiek procesgericht werken
• Zaaksysteem.nl
• Projecten en resultaten
• Conclusie en nu verder!
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Alice `Would you tell me, please, which way I ought to go from here?'
Cat `That depends a good deal on where you want to get to'
Alice `I don't much care where'
Cat `Then it doesn't matter which way you go‘
– Lewis Carroll ‘Alice in Wonderland’Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Sturing en strategie
Van hiërarchie naar processturing
Proces n
Proces 2
…
Proces 1
Afdeling 1
HR Directie IT
X
Afdeling 2
Proceseigenaar
Afdeling 3
X X
X
X X
X
Product / dienst
Verantwoordelijkheid
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Proces verbeteraanpak
Startnotitie
Analyse
Hero
ntw
erp
Monto
ring
Implementatie
Veranderbeheer projectbeheer
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Snelkookpan
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Training en coaching
• Basis opleiding• Modelleren• Meten en sturen
• FTE berekeningen• Proceseigenaarschap• Lean technieken
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Programmastructuur
Afdeling A Afdeling B
Opdrachtnemer
Projectleider
Medewerker
Processionals
Programmacoördinator
Ondersteuningprocesmanagement
Afdelingshoofd
Opdrachtgever
Algemeen Directeur
Programmamanagement
Afdeling D
Afdeling C
Project leden
Vera
ntw
oord
eljkh
eid Ondersteuning
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Onderwerpen
• Aanleiding en doelen
• Aanpak en methodiek procesgericht werken
• Zaaksysteem.nl
• Projecten en resultaten
• Conclusie en nu verder!
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Waarom zaakgericht werken?
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
• Klant-tot-klant
• Organiseren van informatie
• Lean digitaliseren
Waarom zaaksysteem.nl
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
• Niet in de markt beschikbaar
• Open source: delen en continu verbeteren
• Eenvoudig zelf configureren
Resultaten zaakgericht werken
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
• > 100 uitgebreide en beperkte zaaktypen
• > 11.000 zaken aangemaakt
• Klanten enthousiast
• Medewerkers positief verrast
• Al meerder backoffice tools overbodig
Onderwerpen
• Aanleiding en doelen
• Aanpak en methodiek procesgericht werken
• Zaaksysteem.nl
• Projecten en resultaten
• Conclusie en nu verder!
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean – vormen van verspilling
VerspillingVerspilling
Over-productie
Wachten
Transport
Voorraad
Fouten
Kennis verspilling
Over-bewerking
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean – vormen van verspilling
VerspillingVerspilling
Over-Over-productieproductie
Wachten
TransportTransport
VoorraadVoorraad
FoutenFouten
Kennis Kennis verspillingverspilling
Over-Over-bewerkingbewerking
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean - wachten
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Verspilling - wachten
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Versus
Lean – vormen van verspilling
VerspillingVerspilling
Over-Over-productieproductie
WachtenWachten
Transport
VoorraadVoorraad
FoutenFouten
Kennis Kennis verspillingverspilling
Over-Over-bewerkingbewerking
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean – transport
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean – vormen van verspilling
VerspillingVerspilling
Over-Over-productieproductie
WachtenWachten
TransportTransport
VoorraadVoorraad
FoutenFouten
Kennis Kennis verspillingverspilling
Over-bewerking
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean - overbewerken
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean – vormen van verspilling
VerspillingVerspilling
Over-Over-productieproductie
WachtenWachten
TransportTransport
VoorraadVoorraad
Fouten
Kennis Kennis verspillingverspilling
Over-Over-bewerkingbewerking
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Lean - fouten
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Onderwerpen
• Aanleiding en doelen
• Aanpak en methodiek procesgericht werken
• Zaaksysteem.nl
• Projecten en resultaten
• Conclusie en nu verder!
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Borging
Tijd
Pre
statie
s
Oude situatie
Proj
ect
Gebeurt te vaak
Met wat geluk
Wat je wilt
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Continue verbetering
Continue verbete-ring
Proces-eigenaarschap
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Kwaliteitscirkels
Afdeling A Afdeling B
Proceseigenaar
Procescoördinator
Medewerker
Afdelingshoofd
Opdrachtgever
Algemeen Directeur
Afdeling D
Afdeling C
ProceswerkersProceswerkers
Rapportage
Kwaliteitscirkel
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Top Tip
• Positieve benadering
• Zelf de boer op!
• Open Source
• Met eigen mensen
• In de lijn
• Processionals erbij
• Fun!
• Vieren van successen
• Prioriteiten stellen en delen
• Focus op implementatie
• Meten en KPI’s
• KISS
Bussum geeft een rondje van de zaak! 26 april 2012
Programma
A. Sturing geven aan procesoptimalisaties 162B. Aanpak en methodiek proces- en zaakgericht werken152C. Presentatie zaaksysteem.nl
OntmoutingsruimteD. In gesprek met een interne leanexpert 165E. Optimalisatie van het Wabo proces, de flitsvergunning
LeslokaalF. Subsidieproces, van 9 maanden naar 1 maand 159G. Meldingen Openbare Ruimte digitaal en mobiel
LeeskamerH. Ontwikkelen van beleid en het vertalen naar uitvoering 161