AUTA ASIAKASTASI MENESTYMÄÄN

Saatavienhallinnan opas tilitoimistoille Toimitko usean eri yrityksen neuvonantajana tilitoimistossa, isännöitsijänä, palvelukeskuksessa tai konsulttina? Tämän oppaan avulla pystyt auttamaan asiakasyritystäsi menestymään paremmin saatavienhallinnassa ja perinnässä.

JohdantoTämä opas on kirjoitettu Sinulle, joka toimit neuvonantajan roolissa

usealle eri yritykselle, esimerkiksi työssäsi tilitoimistossa. Puoleesi

käännytään mitä erilaisimpien kysymysten kanssa ja Sinulta odotetaan

niihin asiantuntevaa vastausta.

Tästä oppaasta saat apua saatavienhallinnan ja perinnän kysymyksiin

vastaamiseen. Kerromme tavallisimmista haasteista, joita yritykset

kohtaavat sekä valmiita ratkaisuja näiden haasteiden voittamiseen.

Oppaan keskiaukeamalla saat käyttöösi suunnittelumallin, jonka

avulla voit käydä saatavienhallinnan kokonaisuutta läpi asiakkaasi

kanssa. Voitte yhdessä suunnitella asiakasyrityksen käyttöön ammat-

timaisen ja tehokkaan perintäprosessin. Oppaan lopussa on linkki

nettitietopankkiin, josta löydät paljon hyödyllistä tietoa ja materiaaleja

saatavienhallinnasta.

SISÄLLYS

Johdanto ................................................................................................ 3

Tehokkaan saatavienhallinnan merkitys yrityksen liiketoimintaan 5

Perintäprosessin suunnittelukaavio .................................................... 6

Vältä saatavienhallinnan tavallisimmat karikot ................................ 8

Tilitoimiston rooli neuvojana ja asioiden hoitajana ........................10

Miten Visma Duetto voi auttaa? ........................................................10

VISMA DUETTO OY

Visma Duetto Oy on perintätoimisto, joka yhdistää edistykselliset luotonhallinnan sähköiset työkalut henkilökohtaiseen asiantuntijapalveluun. Palvelumme on seurattavissa reaaliaikaisesti Duetto -asiakasliittymästä. Asiantuntijamme ovat erikoistuneet luottokaupan kaikkiin vaiheisiin. Lakimiehiltämme saat apua esimerkiksi riitaisten saatavien perintään tai muihin yritysjuridiikan asioihin. Olemme luotettava ja aikaansaava perintäkumppani.

Muista maksuttomat perintäwebinaarimme! Tutustu monipuolisiin aiheisiin osoitteessa: www.vismaduetto.fi/tapahtumat

PALVELUMME OVAT KÄYTETTÄVISSÄ HETI:

Huomautuspalvelu www.duettoforte.fi

Perintäpalvelu www.duettopro.fi

Jos tarvitset ulkopuolista näkemystä yrityksesi perintäprosessin tehostamiseen, ole yhteydessä! Puhelin 02 4809 2500 tai myynti.duetto@visma.com

Johdanto .................................................................................................. 3

Tehokkaan saatavienhallinnan merkitys yrityksen liiketoimintaan 5

Perintäprosessin suunnittelukaavio..................................................... 6

Vältä saatavienhallinnan tavallisimmat karikot................................. 8

Tilitoimiston rooli neuvojana ja asioiden hoitajana......................... 10

Miten Visma voi auttaa?....................................................................... 10

VISMA

Visma tehostaa yritysten toimintaa tarjoamalla ohjelmistoja, kaupankäyntiratkaisuja, vähittäiskaupan IT-ratkaisuja sekä IT-alan projekti- ja konsultointipalveluita. Visma su-juvoittaa ja digitalisoi liiketoimintaprosesseja sekä yksityisen että julkisen sektorin asiakkaille. 760 000 asiakasta Pohjois-Euroopassa käyttää Visman tuotteita ja palveluita. Lisäksi yli 300 000 asiakasta ostaa Visman tarjoamia ratkaisuja palveluina. Visma-kon-sernissa on 6 600 työntekijää, ja vuonna 2016 sen liikevaihto oli 7855 miljoonaa Norjan kruunua (n. 850 milj. euroa).

visma.fi

4

AUTA ASIAKASTASI MENESTYMÄÄN!

Tehokkaan saatavienhallinnan merkitys yrityksen liiketoimintaanSaatavienhallinta on tärkeä osa kaikkien laskulla myyvien yritysten liiketoimintaa. Ilman tehokkaasti hoidettua saatavien-

hallintaa ja perintää jäisi osa yritykselle kuuluvasta liikevaihdosta kokonaan kertymättä. Jokaisen yrityksen kannattaa:

• luoda saatavienhallintaan ennalta mietitty prosessi

• aloittaa toimenpiteet saatavan kotiuttamiseksi nopeasti laskun erääntymisen jälkeen

• ymmärtää, mitä kannattaa tehdä itse ja missä tilanteessa kannattaa kääntyä yhteistyökumppanin puoleen

Tehokkaasti järjestetty saatavienhallinta ja perintä eivät ole ainoastaan paljon laskuttavien tai suuryritysten etuoikeus

vaan mahdollista kaikille yrityksille ja vieläpä nykyaikaisilla työtavoilla. On aika unohtaa myös liika varovaisuus. Tarve

muistuttamiseen ja perintään kohtaa kaikkia liiketoimintaa harjoittavia yrityksiä, jotka myyvät laskulla.

Neuvojan roolissa toimiessasi voit auttaa asiakastasi ymmärtämään perinnän merkitystä ja samalla arki päiväisyyttä

vaikkapa alla olevalla laskelmalla. Kun yritys laskuttaa tietyn määrän laskuja, väistämättä myös osa saatavista kotiu-

tetaan vasta perintävaiheessa. Alla kaavio, jonka perusteella voit hahmotella omaa tai asiakasyrityksesi tilannetta.

1000Laskujen määrä

100Muistutusten määrä

10Perintäkirjeiden määrä

5

Perintäprosessin suunnittelukaavioTehokas saatavienhallinta kattaa monta vaihetta. Tutustu seuraavaksi kaavioon, jota voit käyttää apunasi, kun keskustelet saatavienhallinnan

prosessista asiakkaasi kanssa. Kaavion avulla on helppoa miettiä sitä, missä tietty vaihe on järkevintä hoitaa: yrityksen omasta toimesta,

tilitoimiston asiantuntijan toimesta vai ammattimaisen perintäkumppanin toimesta.

LASKUTUSLaskun maksuehto ______vrk Laskutusviive mahdollisimman lyhyt

Viivästyskorko (yrityksille) ______% Kuluttaja-asiakkaille aina ns. laillinen viivästyskorkoprosentti.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

RESKONTRA JA MAKSUJEN VALVONTAMaksujen seuranta ja kirjaus reskontraan päivätasolla.

Nopea reagointi maksuviivästyksiin.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

PERINNÄN JATKAMINEN JA KOVEMMAT PERINTÄKEINOTTratan protestointiTratan protestointi on mahdollinen 10 vrk tratan lähettämisen jälkeen.

Kuka hoitaa?� perintäkumppani OIKEUDELLINEN

PERINTÄOikeudellisessa perinnässä laaditaan haastehakemus käräjäoikeuteen.

Käräjäoikeus antaa aikanaan asiassa yksipuolisen tuomion.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

PERINNÄN ALOITTAMINEN JA ENSIMMÄISET PERINTÄ�TOIMENPITEETToimeksiannon siirto perintätoimistolle, tavoiteltava rytmi 15–30 vrk laskun erääntymisen jälkeen.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto PUHELINPERINTÄ JA MAKSU�NEUVOTTELUTTämä perintäkeino voidaan toteuttaa myös useamman tahon toimesta ja eri vaiheissa perintäprosessia.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

6

SAATAVIEN�HALLINNAN KOKONAISUUDEN SEURANTA JA RAPORTOINTIKaikilla osapuolilla on reaaliaikainen näkymä toimeksiantoihin (Duetto-asiakasliittymä).

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

MUISTUTUSEnsimmäinen maksumuistutus yritysasiakkaalle 5–7 vrk laskun erääntymisen jälkeen, maksuaikaa 7 päivää.

Kuluttaja-asiakkaalle pääsääntöisesti 14 vrk laskun erääntymisen jälkeen (ks. tarkemmin Laki saatavien perinnästä).

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

MAKSUVAATIMUS TAI TRATTAKIRJE VELALLISELLEMaksuvaatimus on perintälain vaatimat tarkat edellytykset täyttämä perintäkirje. Tratta puolestaan on vain yritysperintään soveltuva, julkisuusuhkainen maksukehotus. Molemmat perintäkeinot hoitaa tyypillisesti perintätoimisto.

Kuka hoitaa?� perintäkumppani

KONKURSSI�PERINTÄKonkurssiperintä on yrityssaatavien perintään tarkoitettu perintäkeino ja soveltuu suurempien yrityssaatavien perintään.

Kuka hoitaa?� perintäkumppani

ULOSOTTO JA JÄLKIPERINTÄKäräjäoikeuden yksipuolinen tuomio toimitetaan ulosoton täytäntöönpantavaksi. Samalla huolehditaan, että saatava ei pääse vanhenemaan.

Kuka hoitaa?� yritys itse

� tilitoimisto

� perintäkumppani

Kaaviossa on myös suositeltuja aikamääreitä tehokkaan perin-

täprosessin suunnitteluun. Voit tehdä kaavioon merkintöjä yhdessä

asiakkaasi kanssa ja tulostaa tai tallentaa sen yhdessä sovituksi

toimintamalliksi. Tulosta kaavio vaikkapa muistilapuksi työpisteesi

muistitaululle, jolloin tehokas saatavienhallinnan toimintamalli pysyy

koko ajan näkösällä ja samalla mielessä.

OMAT MUISTIINPANOT

7

Vältä saatavienhallinnan tavallisimmat karikot

1 HIDAS ALOITUS

Toivossa on hyvä elää vaan ei saatavienhallinnan osalta. Neuvo

asiakastasi kääntämään ajatuksia siihen suuntaan, että nopea

asioihin tarttuminen on samalla myös hyvää asiakaspalvelua.

Jos laskun erääntymisen ja ensimmäisen muistutuksen välillä

ehtii kulua kovin pitkä aika, on mahdollista, että saatavan

peruste on kokonaan unohtunut. Ajan kuluminen aiheuttaa

pahimmillaan jopa turhia reklamaatioita.

Odotellaan ja toivotaan

Toimitaan ja seurataan

2 PELKO

Moni yrittäjä on turhan varovainen kysymään omien saataviensa

perään. Taustalla voi olla ajatus siitä, että asiakas hermostuu

tai että juuri tällä meidän toimialallamme ei ole tapana periä

saatavia. Tällaisessa tilanteessa on hyvä muistuttaa yrittäjää

siitä, että liiketoiminta on aina kahden kauppaa. Tuotetta tai

palvelua myydään siitä saatavaa korvausta vastaan, eikä suunta

voi olla yksipuolinen. Aktiivisella saatavienhallinnalla yritys

pitää oman liiketoimensa kannattavana ja oman yrityksensä

maineen hyvänä.

Asiakkaani suuttuu

muistutuskirjeestä

Asiakkaani ymmärtää ja arvostaa yritykseni jämäkkää toimintaa

3 JUMITTUMINEN

Saatavienhallintaan liittyvä jumittuminen tarkoittaa sitä, että

jäädään toistamaan samaa keinoa turhan monta kertaa peräkkäin.

Hyvä sääntö asiakkaasi neuvomiseen on se, että samaa keinoa

toistetaan korkeintaan kaksi kertaa. Jos vaikkapa muistutuksia

lähetetään useampia, voi tulla valheellinen tunnetila siitä, että

asioille tehdään ja tapahtuu, mutta hyviä tuloksia syntyy harvoin.

Tämän oppaan keskiaukeaman suunnittelukaaviosta saat

helposti tukea hyvän perintämallin suunnitteluun yhdessä

asiakkaasi kanssa.

1. muistutus 2. muistutus 3. muistutus...

1. Muistutus 2. Puhelinsoitto 3. Maksuvaatimus

8

5 LUOVUTTAMINEN

Pahimmillaan luovuttaminen voi tapahtua jo ennen kuin on

edes yritetty. Siis periä.

Haitallista luovuttaminen voi olla tilanteessa, jossa koetaan,

että laskun summa on liian pieni, eikä sen takia kannata tehdä

mitään. Jos pieniä laskuja on paljon, saattaa näistä pienistä

laskuista muodostua kokonaisuutena merkittävä. Usein vapaa-

ehtoinen perintä tuottaa tulosta pientenkin saatavien osalta ja

samalla yritys antaa omasta toimintatavastaan ryhdikkään kuvan.

Luovuttaminen voi johtua myös siitä, että miellämme perin-

nän olevan hankalaa ja kallista. Tämäkään ei pidä paikkaansa.

Paras vakuuttelu tähän ennakkoluuloon on kokeilla palvelua

itse ja vasta sen jälkeen tehdä päätelmiä hinnasta tai asioinnin

helppoudesta/ vaikeudesta.

Ei mitään ole kuitenkaan tehtävissä...

Kokeilen erilaisia tapoja saatavienhallintaan

ja kehitän prosessin tehokkuutta

4 TILANTEEN KAUNISTELU

Asioilla on aina kaksi puolta. Kun asiakas reklamoi, saattaa

asiakkaasi olla sitä mieltä, että riitautus on aiheeton ja sen voi

automaattisesti jättää huomiotta.

Juridisesti tilanne kuitenkin on riitainen ja vaatii muita

toimenpiteitä kuin vapaaehtoisen perinnän jatkamisen. Myös

perintälaki (Laki saatavien perinnästä 22.4.1999/513) ottaa

kantaa tilanteeseen:

4 b § Maksuvelvollisuuden kiistäminenTämän lain mukaista perintää (vapaaehtoinen perintä) ei saa

jatkaa, jos velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa. Perintää saa

kiistämisestä huolimatta jatkaa, jos velallinen ei esitä kiistämi-

selle perustetta tai vetoaa ainoastaan sellaiseen perusteeseen,

jolla selvästi ei ole vaikutusta velallisen maksuvelvollisuuteen.

Asiakkaan reklamoidessa on tärkeää:

• pyytää reklamaatio kirjallisesti

• vastata asiakkaalle mahdollisimman nopeasti

• huolehtia, että yrityksessä asiaa selvitetään aktiivisesti,

eikä asian hoito unohdu

• jos tilanne ei ratkea järkevässä ajassa, käännytään

ammattilaisen, yleensä lakimiehen, puoleen

Juupas Eipäs

Juupas...

1. Reklamaatio 2. Asian selvittely ja vastaus 3. Hyvitys tai perinnän jatkaminen lakimiehen avustuksella

9

Tilitoimiston rooli neuvojana ja asioiden hoitajanaOnko roolisi olla taho, jolta kysytään neuvoa? Tilitoimistolle, isännöitsijälle tai asiakkaan asioita hoitavalle konsultille tämä on hyvin luontevaa.

Laadukas neuvonta vaatii paitsi faktatietoa myös rohkeutta olla jotain mieltä asioista. Asiakastasi auttaa enemmän yksi selkeä vaihtoehto tai

suositus, kuin viittaus kaikenlaisiin mahdollisuuksiin, joita olisi löydettävissä.

Hoidatko asioita asiakkaasi puolesta? Monet asiakkaasi toivovat tilitoimistolta juuri tätä, eli toimenpiteitä ja oikeita päätöksiä heidän

puolestaan.

Miten Visma Duetto voi auttaa?Visma Duetto on luotettava perintäkumppani tilitoimistolle. Meillä on yli 25 vuoden kokemus yhteistyöstä yritysten ja tilitoimistojen kanssa.

Edut tilitoimistoille

• Toimeksiantojen lähetys ja seuranta on helppoa. Visma Dueton perintäpalvelut on linkitetty lähes kaikkiin tilitoimistojen

käyttämään taloushallinnon ohjelmistoihin.

• Erityisesti tilitoimistoille suunniteltu master-tunnus mahdollistaa sen, että pystyt hoitamaan useiden eri asiakasyritystesi

toimeksiantoja kätevästi yksillä tunnuksilla. Asiakkaan on mahdollista asioida omilla tunnuksillaan.

• Tarjoamme tietoa, jonka avulla voit kehittää omaa ammattitaitoasi. Järjestämme säännöllisesti webinaareja erilaisista

aiheista. Lisäksi tarkemmissa kysymyksissä voit olla yhteydessä lakimiehiimme ja käytössäsi on aina maksuton

alkuneuvottelu.

Jos koet Visma Dueton luotettavana kumppanina, voit huoletta suositella meitä myös asiakkaallesi. Tätä luottamukseen

perustuvaa yhteistyömallia helpottamaan olemme suunnitelleet avuksesi tietopankin, josta löytyvät seuraavat dokumentit

työtäsi helpottamaan:

- muokattava kaavio perintäprosessin suunnitteluun yhdessä asiakkaasi kanssa

- Visma Dueton perintähinnasto

- muokattava esitepohja, jonka avulla voit markkinoida yhteistyötämme asiakaskunnallesi

- Visma Dueton asiantuntijoiden yhteystiedot

Tilitoimiston tietopankki

www.vismaduetto.fi/tilitoimistontietopankkiSalasana: tilitoimisto2017

10

Visma on luotettava perintäkumppani tilitoimistolle. Meillä on yli 25 vuoden kokemus yhteistyöstä yritysten ja tilitoimistojen kanssa.

Edut tilitoimistoille • Toimeksiantojen lähetys ja seuranta on helppoa. Visman perintäpalvelut on linkitetty lähes kaikkiin tilitoimistojen

käyttämään taloushallinnon ohjelmistoihin.

• Erityisesti tilitoimistoille suunniteltu master-tunnus mahdollistaa sen, että pystyt hoitamaan useiden eri asiakasyritys-

tesi toimeksiantoja kätevästi yksillä tunnuksilla. Asiakkaan on mahdollista asioida omilla tunnuksillaan.

• Tarjoamme tietoa, jonka avulla voit kehittää omaa ammattitaitoasi. Järjestämme säännöllisesti webinaareja erilaisista

aiheista. Lisäksi tarkemmissa kysymyksissä voit olla yhteydessä lakimiehiimme ja käytössäsi on aina maksuton

alkuneuvottelu.

Jos koet Visman luotettavana kumppanina, voit huoletta suositella meitä myös asiakkaallesi. Tätä luottamukseen perustu-

vaa yhteistyömallia helpottamaan olemme suunnitelleet avuksesi tietopankin, josta löytyvät seuraavat dokumentit työtäsi

helpottamaan:

• muokattava kaavio perintäprosessin suunnitteluun yhdessä asiakkaasi kanssa

• Visman perintähinnasto

• muokattava esitepohja, jonka avulla voit markkinoida yhteistyötämme asiakaskunnallesi

• Visman asiantuntijoiden yhteystiedot

Miten Visma voi auttaa?

11

Visma Duetto OyYliopistonkatu 31, PL 735, 20101 Turku

Puh 02 4809 2500 myynti.duetto@visma.com www.vismaduetto.fi

Ota rohkeasti yhteyttä. Autamme mielellämme!

VISMA DUETTO OY puhelin 02 4809 2500 myynti.duetto@visma.com

Ota rohkeasti yhteyttä.Autamme mielellämme!

Puhelin 02 4809 2500 tai 029 080 6500

Yhteydenotot viestitse täällä