saisie du plan de formation dans my learning link

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Schneider Electric - HR Services learning France - September 2015

Saisie du Plan de Formation dans My Learning LinkGuide utilisateur Manager

Septembre 2015

HR Services Formation France

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Tous droits réservés à Schneider Electric

Sommaire

> Introduction> Plan de formation: rôles et responsabilités> Connexion à l’outil> Accéder au plan de formation> Ajouter un besoin de formation manager (contributeur au plan)> Formation externe - Réserve budgétaire> Formation externe – FDQ> Récapitulatif du plan de formation> Reporting plan de formation

> Annexes> Typologies de formation> Formation Diplômante et qualifiante> Support RH PeopleLink

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Introduction

> My Learning Link est l’outil global Schneider Electric de gestion de la formation. En France, il facilite l’élaboration du plan de formation de votre équipe.

> My LearningLink vous permet de construire votre plan de formation et d’effectuer des demandes de formation pour la période janvier-décembre 2016. Les données saisies sont stockées dans My Learning Link et constituent votre Plan de formation pour l’année à venir.

> Attention : Toute mobilité réalisée pendant la période de construction du plan de formation (octobre – décembre 2015) ne sera pas mise à jour dans le système. En cas de mutation, les besoins de formation du salarié resteront attachés au manager déclarant.

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Plan de formation : rôles et responsabilitésContributeur au plan Responsable du plan

ManagerAccès du 1er au 31 octobre

RH Business PartnerAccès du 1er octobre jusqu’au 17 novembre

Actions :

Saisir un besoin de formation individuel ou collectif

Saisir une formation diplômante, qualifiante, certifiante ou une réserve budgétaire

Accéder aux reportings du plan de formation via My LearningLink

Actions :

Modifier, supprimer, ou compléter les besoins de formation individuels & collectifs, si nécessaire

Modifier, supprimer, ou compléter les formations diplômantes, qualifiantes, certifiantes et /ou les réserves budgétaires, si nécessaire

Accéder aux reportings du plan de formation via My LearningLink & TDH (site intranet formation France)

Suivre l’avancement du plan de formation:Lancer les reportings formation personnalisésSe connecter à l’application afin de suivre l’avancement des saisies des managers de son périmètre.

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Connexion à My LearningLinkPré requis: Privilégier l'utilisation d'Internet Explorer ou de Firefox comme navigateur d’internetNe pas utiliser le lien My LearningLink depuis l’application Lotus Notes

Maintenant avec la fonctionnalité SSO « single sign-on » de My LearningLink, vous n’avez pas qu’a cliquer sur le « Log in » pour vous connecter

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- HR Services France - Septembre 2015

Accéder au plan de formation

Managers et RHBP peuvent accéder au plan de formation via le menu « Mon équipe » > « Plans de formation » > « FRA_Plan de formation 2016 »

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Ajouter un besoin de formation

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Ajouter un besoin de formation - Manager (contributeur au plan)

Durant toute la période d’élaboration du plan, le manager peut saisir des demandes de formation pour son équipe et les modifier le cas échéant.

1.Pour saisir un besoin de formation individuel ou collectif, cliquer directement sur « Ajouter une formation »

2.Pour saisir une Formation Diplômante Qualifiante (FDQ), cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe »

3.Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe »

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Plan de formation– Manager – Sélectionner une formation

Le manager peut effectuer une recherche en filtrant par type de formation :

Toutes les formations Cours en ligne = e-learningEvénement = cours présentielParcours de formation = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning Test Ressources = Certifications Académies

Pour sélectionner un cours dans le catalogue, cliquer sur “Ajouter une formation”.

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Rechercher une formation dans l’offre :

1.Dans le champ libre saisie , vous pouvez effectuer une recherche par des mots clefs, titres, références (évent ID)

2.Vous avez aussi la possibilité de choisir le type de formation et puis cliquer « Rechercher »

3.Pour visualiser que les cours disponibles en français, nous vous conseillons de sélectionner la langue « Français (France) » en cliquant sur « Affiner la recherche Langues » (se trouve à la fin de la liste)

4.Apres avoir trouvé la formation souhaitée, cochez la case à gauche pour sélectionner et cliquez sur « Ajouter la sélection »

attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs

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5.Sélectionner le(s) collaborateur(s) à qui vous souhaitez attribuer la formation

6.Faire défiler l'écran vers la droite pour choisir la « Typologie » et la « Priorité* » et puis cliquer sur « Enregistrer »

7.Cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

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* Les formations déclarées en priorité « haute » sont planifiées en priorité sur le 1er semestre Les formations déclarées en priorité « moyenne » seront planifiées tout à long de l’année

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Plan de formation– l’écran principal

A la fin de la revue du plan de formation, le RHBP ou le manager cliquent sur le bouton « Soumettre » afin de le valider. Attention, cette fonctionnalité doit seulement être utilisée à la fin de la construction du plan de formation.

Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton “Soumettre” un email d’information est adressé automatiquement à son N+1

A tout moment dans l’écran principal le manager ou le RHBP peuvent :

1.voir la liste des formations

2.voir les détails d’une formation en cliquant sur le titre

3.contrôler les collaborateurs qui ont été affectés à chaque formation (+)

4.vérifier le budget total prévu pour la formation

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Cas particulier 1 : Saisir une FDQC en utilisant

« Ajouter une formation externe »



Pour saisir une FDQC, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe »

Important: Ne saisir que la 1ère année des nouvelles FQD.NB: Pour les FDQ en cours, les années 2 et 3 seront pré chargées dans le système mais restent soumises à votre validation.

Plan de formation– Saisir une Formation diplômante, qualifiante et certifiante (FDQC)

Règles de saisie –champs obligatoires *

•Titre*: Saisir l’intitulé selon le modèle suivant : FDQ_titre de la formation_année de la FDQ (e.g. FDQ_Management Opérationnelle_2016)

•Description de la formation* : Détail du contenu de la formation + préciser l’année du cursus (Ex: 1ère année d’un cursus de 3 ans)

•Organisme* : Saisir le fournisseur/ l’école qui dispense la formation

•Dates de formation* : Toujours indiquer 01/01/2016 – 31/12/2016

•Coût* : Indiquer le coût estimé pour l’année en cours. Pour les FDQ sur plusieurs années, saisir le coût estimé au prorata du nombre d’années de formation.

•Heures de formation* : Saisir le nombre d’heures de formation estimé au prorata du nombre d’année de formation.

•Fournisseur* : Sélectionner « FDQ_External Provider » dans le menu déroulant

•Catégorie de la formation (training type) * : Présentiel, eLearning, MOOC, Vidéo, Classe virtuelle, Webinar, Reading & Other, test, Non-classifié

•Pièces jointes: Vous pouvez joindre la convention et l’engagement réciproque.

•Cliquer sur « Enregistrer »



Plan de formation– Saisir une Formation diplômante, qualifiante et certifiante (FDQC)

Sur l’écran « Modifier FDQ__Titre de la formation_année de la FDQ » :

1.Sélectionner le collaborateur à qui la formation sera affectée

2.Choisir la typologie « FDQ » dans le menu déroulant et puis cliquer sur « Enregistrer »

3.Cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

4.la FDQ s’affiche avec le montant total déjà calculé

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Cas particulier 2 :Saisir une réserve budgétaire en utilisant

« Ajouter une formation externe »



Plan de formation– Saisir une réserve budgétaire

Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu déroulant « Ajouter une formation externe »

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Préconisations aux RHBPs et Managers :

L’utilisation de réserve budgétaire n’est pas recommandée et doit être limitée aux seuls cas suivants :

•la formation n'existe pas dans l'offre formation (formation spécifique locale) •le besoin n'a pas été identifié (nouvelle embauche, changement dans l'organisation)

Attention : •les réserves budgétaires n'étant pas nominatives, peuvent créer une difficulté supplémentaire sur le contrôle et le suivi de votre plan de formation (non traçables sur les rapports de suivi)

•Pour sa mise en œuvre, tout besoin enregistré en réserve budgétaire devra faire l’objet d’une demande de déploiement via le self service par le manager ou le RHBP l’année suivante, une fois le salarié et/ou la formation identifiés



Plan de formation– Saisir une réserve budgétaireRègles de saisie – champs obligatoires*

•Titre de la formation* : Saisir « Réserve Budgétaire »

•Description de la formation* : Saisir les détails relatifs à la réserve budgétaire

•Organisme * : Saisir « Réserve budgétaire »

•Dates de formation* : Indiquer les dates du 01/01 au 31/12, 2016

•Coût* : Indiquer le coût par participant de la réserve budgétaire

•Heures de formation* : Saisir le nombre d’heures estimé par participant

•Catégorie de la formation (training type)* : Présentiel, eLearning, MOOC, Vidéo, Classe virtuelle, Webinar, Reading & Other, test, Non-classifié

•Cliquer sur « Enregistrer »

attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs



Plan de formation – Saisir une réserve budgétaire

Sur l’écran « Modifier Réserve Budgétaire » : 1.décocher toutes les cases et sélectionner uniquement « réserve budgétaire »

2.par défaut le champ « Utilisateurs estimés » a pour valeur 1, il est possible de le modifier en double-cliquant sur le champ , puis cliquer sur « Enregistrer ».

Pour information, le budget total de la réserve budgétaire correspond au coût multiplié par le nombre d’utilisateurs estimés

1.cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal

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Récapitulatif du plan de formation



Plan de formation– Récapitulatif du plan de formation

Le manager peut visualiser:

•Les besoins de formation •Les Formations Diplômantes Qualifiantes – FDQ•Les réserves budgétaires•Le coût total du plan de formation*

A la fin de la saisie et validation de son plan de formation, le RHBP clique sur le bouton « Soumettre »

Par cette action le plan est validé.

Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton « Soumettre » un email d’information est adressé automatiquement à son N+1.

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Note : Le plan de formation My Learning Link ne prend en compte que les frais pédagogiques, soit environ 40% du coût d’investissement global de la formation. Pour obtenir une estimation de l’investissement global, il faut multiplier les frais pédagogiques par 2,5 et le comparer à la MS.

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Reporting



Plan de formation – Reporting

Le manager peut à tout moment lors de l’élaboration du plan de formation suivre l’avancement dans son périmètre grâce à un rapport standard.

Pour cela aller dans le menu Rapports > Rapports standard.

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Plan de formation– Manager– Reporting

Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport « Synthèse des prévisions de formation »

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1. Instructions du plan de formation : Sélectionner « FRA_Plan de formation 2016 »2. Type de demande de formation : Sélectionner « Toutes les langues »3. Titre du rapport : Saisir le titre de votre choix4. Générer le rapport

Dans la partie « Sélectionner des critères », ne rien

sélectionner.

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•Lors du premier lancement, rafraichir la page internet

•Ensuite cliquer sur l’icone Excel afin de voir le récapitulatif des besoins pour le plan de formation 2016.

•Pour lancer l’export les fois suivantes, assurez vous de le rafraichir en cliquant sur l’icône suivant:

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Pour information, votre demande de réserve budgétaire n’apparaitra pas dans le reporting disponible via My Learning Link.

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Annexes

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Formations diplômantes et qualifiantes

> Les Formations diplômantes et qualifiantes (FDQ) se déroulent en général sur plusieurs années.

> Pour les nouvelles FDQ, vous devez inscrire le salarié dans l’année 1

> Pour les FDQ ayant débuté en 2015 et se poursuivant sur 2016, vous devez inscrire le salarié en année 2

> Pour les FDQ ayant débuté en 2014 et se poursuivant sur 2016, vous devez inscrire le salarié en année 3

> La Typologie à renseigner est toujours Formation Diplômante et Qualifiante



Contacter le Support HR

●Si vous avez besoin d’aide à propos de l'inscription à une formation ou à propos de la navigation dans My LearningLink, merci de contacter le support PeopleLink.

Par écrit :●http://se.peoplelink.schneider-electric.com

Par téléphone:●Appeler 25 25●Appel depuis l’extérieur +33 (0)1 70 48 88 88.

Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi entre

8h30 et 17h30.

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