Procedimiento de la Circularizacion

MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR

Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo. Existen dos tipos de circularizaciones:

* Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si est conforme o disconforme con el saldo.

* Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composicin. Normalmente este tipo no se utiliza.

En la carta de circularizacin se debe pedir confirmacin del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe segn los libros de la empresa y l tiene que dar o no su conformidad con el mismo.

Creacin del archivo de circularizacin

La aplicacin necesita conocer una serie de datos para poder crear un fichero de circularizacin adecuadamente. Estos campos obligatorios son los siguientes:

Nmero de envos:

Se puede programar entre 1 y 6 envos.Modelo de carta: A travs del Editor de Cartas se pueden crear diferentes modelos de carta. El modelo de carta que se indique en este apartado se tomar como predeterminado para todas las cartas.

NOTA: Posteriormente, en la pantalla de control de envos se podr cambiar esta seleccin de carta y seleccionar un modelo diferente para cada tercero.Una vez establecido el nmero de envos y la carta, podremos generar la circularizacin mediante el botn correspondiente. Otros campos que se debern completar a medida que se avance con el proceso sern los siguientes:

Fechas de envo:Las cartas podrn incorporar en su texto la fecha del envo. Para ello ser necesario completar este campo adecuadamente.

Direcciones: En este apartado se debe incluir un fichero normalizado, es decir, un fichero donde previamente se ha establecido el contenido de cada uno de los campos. Para incluir las direcciones existen los siguientes mtodos:

: Al pulsar el botn, si el usuario dispone de la aplicacin Excel, sta se abrir y visualizar una hoja de clculo con los campos necesarios para el envo de las cartas. Adems en dicha hoja aparecern ya los terceros que vamos a circularizar, teniendo solo que completar la informacin de los campos correspondientes a direccin, cdigo postal, etc. nicamente se debern rellenar aquellos campos que se vayan a utilizar para el envo de cartas, el resto puede dejarse en blanco (ej. Pas, email, direccin web).Una vez completado el fichero en formato Excel (por el cliente auditado o por el propio auditor), se deber realizar la importacin y normalizacin de dicho fichero como se describe en el mtodo importar.

: Si se dispone de un fichero en formato compatible donde se encuentren las direcciones de los terceros que vamos a circularizar, entonces pulsaremos este botn para indicarle a la aplicacin donde se encuentra ubicado y poder realizar la importacin.

Cuando pulsamos este botn se abrir el importador y, una vez seleccionado el archivo y tabla con las direcciones, deberemos pulsar el botn importar Datos y aparecer la hoja de datos importados con las direcciones.

IMPORTANTE: Debe existir un campo que relacione las direcciones con el tercero de nuestra prueba de seleccin de terceros. Por ejemplo, si estamos trabajando con cuentas contables, el campo CODTERCERO del tercero seleccionado debe encontrar una correspondencia en alguno de los campos del archivo de direcciones. Si esto no sucede, habr que modificar el archivo de direcciones hasta que los campos sean iguales.A continuacin pulsaremos en guardar y elegiremos un nombre y una ubicacin para el archivo de direcciones normalizado que se crear. Lo habitual ser crear un archivo de direcciones por prueba de circularizacin y ao (ej. direcciones proveedores 09.smn).

En ese momento se lanzar el proceso de normalizacin del fichero de direcciones, donde el usuario deber indicar que campos necesarios por la aplicacin (columna de la izquierda) corresponden a qu campos dentro del fichero de direcciones importado (columna de la derecha). Esta operacin la realizaremos mediante los mens desplegables situados en cada uno de los campos de la columna derecha.

NOTA: Si hemos utilizado una plantilla, el proceso de importar y normalizar ser muy rpido y casi sin intervencin del usuario, pero para ello es importante que el usuario marque la casilla Primera fila contiene ttulos de columnas cuando escoja el archivo de direcciones.

: Si ya disponemos de una sesin normalizada de direcciones (archivo SMN de ForSampling) podremos seleccionarla desde este botn.

Poblacin definitivaPor defecto, la poblacin que se utiliza para la generacin de las cartas y el anlisis de las contestaciones es la misma que se utiliz para la seleccin de terceros, pero existen determinadas circunstancias en la que esta poblacin podr ser sustituida:

La seleccin de terceros se hizo con los datos contables a fecha previa a la fecha de la auditora (ej. Datos octubre) pero se solicita a los terceros que contesten sobre los saldos a la fecha de auditora.

La contabilidad sobre la que se realiz la seleccin de terceros ha sufrido cambios y, a pesar de que corresponda con la fecha de auditora, existe una nueva versin de la contabilidad con modificaciones que sera la que queremos utilizar para analizar las contestaciones de terceros.

El proceso de seleccin de una nueva poblacin es exactamente igual al de la seleccin de la poblacin de terceros realizado en la prueba de seleccin de terceros, con la salvedad de que la aplicacin memoriza la configuracin realizada en cuanto a campos normalizados, filtros de cuentas y cdigos de terceros excluidos para facilitar el proceso.

NOTA: Para que este proceso surta efecto, los cdigos de los terceros presentes en la circularizacin debern estar presentes en la nueva poblacin. Es decir, si en nuestra prueba de circularizacin estamos analizando las contestaciones de 430003 MOTORES PEREZ, el cdigo tercero 430003 deber estar presente en la nueva poblacin contable que importemos.Aadir terceros adicionales a la prueba de circularizacinEn ocasiones, sobre todo cuando hemos realizado la seleccin de terceros sobre los datos contables a septiembre u octubre, nos encontramos que cuando tenemos la poblacin contable definitiva, con los datos a diciembre (o la fecha de cierre del ejercicio correspondiente), existen terceros que quizs nos habra interesado circularizar. Qu se puede hacer en estos casos?

Con la poblacin definitiva introducida y, si sta es diferente de la utilizada para hacer la seleccin de terceros, al pulsar el botn aadir / Eliminar manualmente terceros nos aparecer una lista con los terceros segn los criterios de filtrado definidos para la poblacin inicial (cuentas de filtro, dgitos de subcuenta, cdigos excluidos, etc.) . En esta lista podremos ordenar los elementos para que aparezcan aquellos con mayor saldo, con mayor haber, con menor debe sin apertura, etc. Simplemente pulsando en el encabezado de campo hasta que la lista se ordene como deseemos.

En el caso de que exista algn tercero que, por los movimientos contables de los ltimos meses, no lo tuvimos en cuenta y no fue seleccionado, podremos marcarlo y aadirlo manualmente.

El nuevo tercero seleccionado tendr entonces un color verde y del mismo modo que lo seleccionamos podremos eliminarlo.

NOTA: Solo se podrn eliminar aquellos valores seleccionados manualmente. Aquellos que se seleccionaron en la prueba de seleccin de terceros original no se podrn eliminar.

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