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CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC 2-4 OCTOBRE 2018

SALON D’INNOVATIONS MANUEL DE L’EXPOSANT

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Cher partenaire exposant, Nous sommes heureux de vous accueillir au Salon d’Innovations de BÉNÉFIQ 2018! Ce présent manuel de l’exposant contient des informations pertinentes qui vous seront utiles dans le cadre de la planification de la tenue de votre kiosque d’exposition. Le Salon d’innovations de BÉNÉFIQ 2018 se tiendra au Centre des congrès de Québec du 2 octobre au 4 octobre prochain. Le plan d’exposition a été conçu afin de maximiser la visibilité de chaque exposant : les pauses-santé, les sessions d’affiches et les activités de réseautage se tiendront au même endroit afin de créer le meilleur achalandage possible. Notre équipe est disponible afin de vous aider dans la planification de votre venue. Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer avec nous! Nous vous souhaitons un salon d’exposition à la hauteur de vos attentes! Salutations,

Mme Veronique Gravel Conferium – Conferences. Evénements. Service pour BÉNÉFIQ 2018 Chargée de projet 418, boul. René-Lévesque Ouest Québec QC G1S 1S2 Canada veronique.gravel@conferium.com Téléphone: +1 418 522-8182 Ext. 36 / 1 800 618-8182 Ext. 36

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TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES .............................................................................................................................. 3 HORAIRE ET INSCRIPTION ....................................................................................................................... 4

HORAIRE DE L’EXPOSITION.................................................................................................................. 4 INSCRIPTION ......................................................................................................................................... 4

ACCÈS ....................................................................................................................................................... 5 ACCÈS DU QUAI DE CHARGEMENT ..................................................................................................... 5 STATIONNEMENT ................................................................................................................................. 5

INFORMATION SUR L’EXPOSITION ......................................................................................................... 6 COMPAGNIE DE SERVICES D’EXPOSITION .......................................................................................... 6 FORFAIT D’EXPOSITION ....................................................................................................................... 6

PLAN DU SALON D'INNOVATIONS ......................................................................................................... 7 SERVICES ................................................................................................................................................... 8

SERVICES OFFERTS PAR LE CONTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC...................................................... 8 CONTACT – SERVICES AU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC ........................................................ 8 ENTREPOSAGE DE MATÉRIEL ET MANUTENTION .............................................................................. 8 LIVRAISON DE MATÉRIEL ...................................................................................................................... 9 TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANES ..................................................................................... 9 SERVICES AUDIOVISUELS ................................................................................................................... 10 SERVICES ALIMENTAIRES ................................................................................................................... 10

RESPONSABILITÉS DE L’EXPOSANT ...................................................................................................... 11 ASSURANCES ...................................................................................................................................... 11 RECYCLAGE ET GESTION DES DÉCHETS ........................................................................................... 11

RESTRICTIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................... 12 EXEMPLE D’ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE.......................................................................................... 13 PROCÉDURES DE SORTIE ....................................................................................................................... 14

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HORAIRE ET INSCRIPTION

HORAIRE DE L’EXPOSITION

SALLE 200AC

Montage des exposants

Mardi 2 octobre 2018 08:00 - 13:30

Horaire d’exposition

Mardi 2 octobre 2018 14:30 - 19:30 Mercredi 3 octobre 2018 09:30 - 17:00 Jeudi 4 octobre 2018 09:30 - 11:00 Les principales périodes d’achalandage dans le Salon d’innovations ont lieu durant le cocktail, les pauses et le dîner, dont la durée vise à maximiser les opportunités d’échanges et de réseautage. Cette année, tous les exposants bénéficient d’un accès aux conférences et sont invités à y assister à leur guise. Le service B2B est aussi accessible et ce, tout au long de l’événement.

Démontage des exposants

Jeudi 4 octobre 2018 11:00 - 17:00

INSCRIPTION

Les exposants pourront récupérer leur cocarde d’identification au kiosque d’accueil selon l’horaire suivant: Mardi 2 octobre 2018 12:00 - 20:00 Mercredi 3 octobre 2018 07:00 - 17:00 Jeudi 4 octobre 4 2018 07:00 - 12:00

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ACCÈS

ACCÈS DU QUAI DE CHARGEMENT

Quai de chargement Niveau 1 875, rue Saint-Joachim Québec QC G1R 5V4

Horaire d’accès: Mardi 2 octobre 2018 08:00 - 13:30 Jeudi 4 octobre 2018 11:00 - 17:00

Le quai de chargement est conçu afin d’accueillir simultanément trois véhicules. Les remorques ne devraient pas dépassées 13 pieds de hauteur et 48 pieds de longueur. Le stationnement est interdit. Seuls les véhicules qui chargent ou dé-chargent de l’équipement sont acceptés. Les véhicules qui contreviendraient à ces règlements seront remorqués à leurs frais. La porte d’accès à la salle d’exposition mesure 7’ 10’’ de largeur x 10’ de hauteur. L’exposant est responsable de prendre les dispositions nécesssaires au préalable pour toute manipulation spéciale ou du matériel surdimensionné. ENTRÉE PRINCIPALE 1000 Boulevard René-Lévesque E, Québec, QC G1R 5T8 Canada La marchandise ne sera pas acceptée aux entrées du Centre et doit être livrée uniquement au quai de livraison.

STATIONNEMENT

Il y a plusieurs espaces de stationnements intérieurs à proximité du Centre des Congrès. Plus précisément, le complexe Marie-Guyart (Complexe G), Place Québec, l’Hotel Delta et le stationnement de Place D’Youville. Ces stationnements sont opérationnels 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Le stationnement est interdit en tout temps sur la Promenade Desjardins. https://www.convention.qc.ca/infos-pratiques/#stationnement

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INFORMATION SUR L’EXPOSITION

COMPAGNIE DE SERVICES D’EXPOSITION

Tessier Services d’exposition Contact: Marylie Boyer 220, rue Lee, Québec, Québec G1K 2K6 Tél.: 418 524-1888 marylie@brunotessier.com

FORFAIT D’EXPOSITION

KIOSQUE INDIVIDUEL

Espace dans la salle d’exposition incluant: • Structure • Électricité de base (1 prise 15 A) • Comptoir avec tabourets • 1 affiche d’identification

Deux inscriptions (2) donnant accès: • Aux conférences (BÉNÉFIQ + GFT) • Au cocktail de réseautage (2 oct.) • Aux rencontres d’affaires (B2B – R2B) • Au Fun Run sur les Plaines d’Abraham (4 oct.) • Au dîner et pauses-santé • Aux tours guidés d’entreprises (sur réservation)

Visibilité • Le nom de votre organisation sur le site Internet de BÉNÉFIQ • Visibilité sur les médias sociaux

KIOSQUE COLLECTIF

Espace dans la salle d’exposition incluant: • Structure • Électricité de base (1 prise 15 A) • Comptoir avec tabourets • 1 affiche d’identification

Une inscription (1) donnant accès: • Aux conférences (BÉNÉFIQ + GFT) • Au cocktail de réseautage (2 oct.) • Aux rencontres d’affaires (B2B – R2B) • Au Fun Run sur les Plaines d’Abraham (4 oct.) • Au dîner et pauses-santé • Aux tours guidés d’entreprises (sur réservation)

Visibilité • Le nom de votre organisation sur le site Internet de BÉNÉFIQ • Visibilité sur les médias sociaux

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PLAN DU SALON D’INNOVATIONS

PLAN PRÉLIMINAIRE SALON D’INNOVATIONS BÉNÉFIQ 2018

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SERVICES

SERVICES OFFERTS PAR LE CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC

Pour commander les services du Centre des congrès de Québec (ex. : manutention avec entreposage (obligatoire), accrochage et nettoyage de stand) pour votre kiosque, voici les étapes :

1. Vous rendre directement sur le site internet du Centre des congrès de Québec à l’adresse suivante : https://www.convention.qc.ca/exposants/bons-de-commande/

2. Sélectionner l’événement dans le cadre duquel il expose. 3. Suivre les étapes ; tout se fait en ligne !

Commandez vos services avant la date butoir du vendredi 14 septembre 2018 avant 16 h 30 et profitez d’un rabais de 20%. Sur place, les exposants peuvent faire leurs demandes de dernière minute au comptoir de service aux prix réguliers. Certains services pourraient ne pas être livrables en cas de demande sur place.

CONTACT – SERVICES AU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC

Cristel Loredo services@convention.qc.ca Tél.: +1 418 649-7711 ext. 4066 / 1 888 679-4000

MANUTENTION ET ENTREPOSAGE DES CONTENANTS VIDES (OBLIGATOIRE)

Tout exposant qui expédie son matériel par transporteur directement au Centre des congrès de Québec comprend que son matériel sera automatiquement manutentionné par le personnel du Centre et que des coûts, payables sur place, s’appliqueront. Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s’il le désire, se manutentionner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposition par le Centre. Le Centre des Congrès de Québec gère les espaces d’entreposage à proximité de la salle d’exposition. L’entreposage pendant l’événement est obligatoire et doit être confirmé par chaque exposant en complétant le bon de commande Manutention avec entreposage, ou auprès du comptoir de service lors du montage de l’exposition. La tarification comprend l’étiquetage des effets et l’espace d’entreposage. Des frais de manutention s’appliquent pour le

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déplacement de caisses ou boîtes vides de la salle d’exposition vers la zone d’entreposage et leur retour vers la salle d’exposition, à la fin de l’événement. Pour des raisons de sécurité, les exposants ne sont pas autorisés à ranger leur matériel. Aucune boite ou caisse vide ne sera acceptée à l’intérieur ou derrière le kiosque. L’entreposage des contenants vides et la manutention ne sont pas inclus pour les exposants. Si besoin, ces services doivent être commandés directement avec le Centre des congrès de Québec au lien suivant: https://www.convention.qc.ca/exposants/bons-de-commande/. LIVRAISON DE MATÉRIEL La livraison doit être pré-payée. Le matériel doit être livré au Centre des Congrès de Québec à compter de lundi le 1er octobre 2018. Des frais d’entreposage s’appliqueront pour tout matériel d’exposant reçu avant cette date. Adresse de livraison:

Nom de la compagnie : ____________ SALON D’INNOVATIONS BÉNÉFIQ 2018

Numéro de kiosque: ______ Centre des congrès de Québec

875, rue Saint-Joachim Débarcadère niveau 1 Québec, Qc G1R 5V4

TRANSPORTEUR ET COURTIER EN DOUANES OFFICIEL DE L’ÉVÉNEMENT

Le transporteur et courtier en douanes officiel suggéré par l’événement est la firme ConsultExpo. Il est fortement conseillé, plus particulièrement si vous provenez de l’extérieur du Canada, de communiquer avec eux afin de faciliter la livraison de votre matériel au Centre des congrès de Québec. M. John Santini ConsultExpo inc. Courriel: johns@consultexpoinc.com Tel: 514-482-8886 ext. 1 / Cellulaire: 514-709-0781

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SERVICES AUDIOVISUELS LOCATION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE ET INTERNET Au Centre des congrès de Québec la firme Freeman Audiovisuel est le :

• Fournisseur officiel des services audiovisuels et de location de matériel informatique • Fournisseur exclusif des services Internet

Freeman Audiovisuel M. Bastien Lavoie Tél.: 418 649-5219 Courriel: bastien.lavoie@freemanco.com

SERVICES ALIMENTAIRES

Capital HRS Inc. est le partenaire d’alimentation et boisson exclusif du Centre des Congrès de Québec. Seul Capital HRS est autorisé à tenir ou servir des produits alcoolisés à l’intérieur du Centre. Il est strictement interdit d’amener de l’alcool provenant de l’extérieur du Centre des Congrès, même à des fins personnels. Si vous souhaitez distribuer, vendre ou offrir des bouchées/échantillons à votre kiosque, vous devez auparavant demander une autorisation auprès de la gestion du Centre et son service d’alimentation exclusif, Capital HRS. Mme Sandra Talbot Tél.: 1 888 679-4000 Courriel: stalbot@convention.qc.ca

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RESPONSABILITÉS DE L’EXPOSANT Les restrictions générales s’appliquent à tout exposant ou employé durant les périodes de montage et de démontage du salon d’exposition.

ASSURANCES

Les exposants doivent posséder leur propre assurance-responsabilité. Dans le cas d’un feu, d’une innondation ou d’un vol, peu importe la cause, le Centre et ces représentants ne peuvent être tenus responsables des préjudices corporels et des dommages matériels des produits, des kiosques, de l’équipement ou des décorations occupant tout endroit loué au sein du Centre des Congrès ou étant transporté à l’intérieur ou à l’extérieur de l’établissement.

RECYCLAGE ET GESTION DES DÉCHETS

L’exposant a l’obligation d’utiliser l’équipement fourni à sa disposition pour recycler (papier, verre, plastique) durant l’ensemble de l’évènement (incluant le montage/démontage et l’exposition). Chaque soir, à la fermeture de l’exposition, les poubelles doivent être placées à l’extérieur du kiosque dans l’allée afin d’être vidées par les employés du Centre des Congrès sans frais. Les poubelles restées à l’intérieur du kiosque ne seront pas vidées.

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RESTRICTIONS GÉNÉRALES AIRES COMMUNES Les exposants doivent garder les allées, les acenseurs, les escaliers mécaniques, les entrées, les halls, les foyers, les lobbies, les écrans plasma, les escaliers, les moniteurs vidéos ainsi que les sorties d’urgence de l’établissement dégagés en tout temps. ANIMAUX À l’exception des chiens-guide, les animaux ne sont pas permis dans le Centre sans une autorisation préalable. AUTOCOLLANTS Les autocollants de toute sorte sont strictement interdis au Centre des Congrès. BALLONS ET CONFETTIS Votre organisateur d’évènement doit préautorisé l’utilisation de ballons à l’hélium. Des frais s’appliquent pour descendre les ballons après votre évènement. L’utilisation de confettis et paillettes est interdit. ALCOOL MONTAGE-DÉMONTAGE Afin de minimiser les risques d’accidents, le Centre des congrès ne vendra aucun alcool durant le montage et le démontage des exposants FEU Les exposants doivent se conformer aux règles de prévention incendie. Merci de vous référer au document “Mesures de sécurité et prévention incendie” sur le site suivant : www.convention.qc.ca/en pour plus de détails. Le centre des Congrès est un établissement entièrement non fumeur. POLITIQUE SANS FUMÉE Le Centre des Congrès de Québec offre un environnement entièrement sans fumé à sa clientèlte. Depuis le 31 mai 2006, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du Centre ainsi qu’aux quais de livraison. RUBAN ADHÉSIF Les seuls rubans adhésifs permis au Centre des Congrès de Québec sont listés ci-dessous et peuvent être achetés sur place: Murs: 3M languettes de fixation murale, no. 7220 Planchers: ruban adhésif EchoTape CL-W6300 ou VI-N6120 ou l’équivalent double face ruban adhésif Echo Tape DC-W188F Murs de brique: 3M languettes de fixation murale, no. 7220 SÉCURITÉ Le Centre offre la sécurité générale de l’immeuble sur une base de 24 heures. Toutefois, le Centre n’est pas responsible des biens et de la propriété des exposants dans les espaces loués. SERVICES ALIMENTAIRES Capital HRS Inc. a l’exclusivité pour vendre et distribuer de la nourriture et des boissons à l’intérieur du Centre. Aucune nourriture ou boisson ne peut être vendue ou distribuée sans une permission écrite par la gestion du Centre des Congrès ou Capital HRS Inc

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EXEMPLE D’ÉTIQUETTE POUR ADRESSAGE

Nom de l’expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes

NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE :________

Attention de : SALON D’INNOVATIONS BÉNÉFIQ 2018 Numéro de stand : _________

Centre des congrès de Québec 875, rue Saint-Joachim Débarcadère Niveau 1 Québec, Qc G1R 5V4

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PROCÉDURE DE SORTIE À LA FERMETURE DE L’EXPOSITION

DÉBARCADÈRE 875, rue St-Joachim G1R 5V4

ACCÈS AUX DÉBARCADÈRES DU CENTRE DES CONGRÈS DE QUÉBEC

Tout exposant qui désire utiliser un service de

messagerie (FedEx, UPS, Purolator, DHL, etc.), doit LUI-

MÊME remplir son bon de connaissement avec son no de compte et communiquer avec celui-ci pour coordonner la cueillette de son matériel.

Après le démontage, vous

devez utiliser le débarcadère pour récupérer vos

marchandises.

POUR INFORMATION : 418 644-4000

Les chariots ne sont pas tolérés dans les halls d’entrée

du Centre.

Le stationnement sur la Promenade Desjardins est

interdit.

L’exposant se procure un coupon de sortie auprès du préposé du débarcadère.

L’exposant se présente au quai avec son véhicule et remet le coupon au préposé au trafic, qui l’autorise à entrer au quai pour récupérer son

matériel.

Lorsque son matériel est prêt et bien étiqueté, l’exposant avertit un

préposé à la manutention qui avise le responsable du quai.

À la fin des heures prévues pour le démontage de l’exposition du

SALON D’INNOVATIONS BÉNÉFIQ 2018, tout le matériel non récupéré sera automatiquement pris en charge par ConsultExpo Inc dont le représentant est John Santini, au numéro de téléphone (514)

709-0781.

Tous les frais encourus seront facturés à l’exposant.

FERMETURE DE L’EXPOSITION Le décorateur enlève les tapis des allées au besoin.

Distribution du matériel entreposé et emballage par l’exposant

Par l’organisateur

La manutention sera faite par le personnel du Centre des

congrès.

Par l’exposant

L’exposant descend lui-même son matériel au débarcadère.

OU L’exposant qui a payé ses frais pour le service de manutention

avertit un préposé à la manutention et descend avec lui

au débarcadère.

SORTIE DU MATÉRIEL - PRISE EN CHARGE SORTIE DU MATÉRIEL PAR TRANSPORTEUR OFFICIEL

Bacs de recyclage installés à l’entrée de la salle, dans

le corridor de service.

MERCI de votre collaboration