sap ariba supplier information and performance management.pdf

2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 1

Workshop Bancolombia

SAP-Ariba Team


Macro- proceso de Abastecimiento Estratgico Bancolombia

Anlisis del

Gasto

Clasificacin de

Categoras

Anlisis de

Categoras.

Seleccionar

Proveedor

Gestin de

Contratos

Gestin del

Desempeo

Ejecutar

proyecto de

Sourcing

Prioridad de

Sub-categoras

Generacin de

Estrategias

1 2 3

7 8 9

6 4 5


El proceso de Bancolombia

Registro de Proponentes y Proveedores


Registro y Vinculacin de Proveedores

Proveedores

Potenciales

Proponentes

Proveedores Actuales


Ab

aste

cim

ien

to B

anco

lom

bia

Analista

negociador

Ro

les

NEGOCIACIN

ESTRATGICA

Definicin

de

Estrategia

Analisis de Categoria

s y prioridad de

Sub-categorias

Nuevo Prospecto para negociaciones - Bancolombia

Vinculacin

del Proveedor Registro

proveedores


Evaluciacin de Desempeo del Proveedores

Proveedores

Aliados Estrategicos

Gestion

Otros


Evaluacion del Proveedor Bancolombia

Ab

as

tec

imie

nto

Ba

nc

olo

mb

ia

Analista

Evaluador Auxiliar Proveedor

Ro

les

Consultar Reporte de

Proveedores a Evaluar

Definir momento

o de Evaluacin

Consolidar Criterios

de Evaluacin Informa de

Evaluacin peridica

Entrega de

Resultados

Revisin con

otras reas

Scorecard

Proveedor

Revisin de

Resultados

Plan de Mejora Plan de

Mejora

2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 8 Knowledge means power.

Situacin Actual

Hoy Ingredientes para xito

Proceso definido pero no

conexin automtica entre

negociacin e informacin

del proveedor y/o

prospecto

Colaboracin con el

proveedor manual (email y telfono)

No hay un tablero de

control ni scorecard para

aliados estratgicos.

Evaluacin de desempeo

necesita ser un proceso

mas colaborativo y

automatizado

Informacin del proveedor

en mltiples sistemas

Control y seguimiento al

prospecto/proveedor desde la

negociacin

hasta la entrega del bien o

servicio .

Medicin del desempeo y

planes de mejora para aliados

estratgicos

Definicin de KPIs y Scorecard

Visin de proyecto para la

evaluacin del proveedor, con

flujo de trabajo y tareas.

Repositorio y Alertas

Seguimiento transaccional y

retroalimentacin de reas en

la valoracin del proveedor

Supplier Performance Management

Trust but verify Ronald Reagan.


Direccin de

Abasstecimiento

Vinculacin y Evaluacin del Proveedor Bancolombia

Proveedor

Analista

Negociador

Area

Responsable

Colaborar en

plan correctivo

y ejecutar

mejoras

Apoyar

proceso de

calificacin

Evaluar

desempeo de

proveedores y

riesgo

Calificar,

aprobar o

rechazar

prospectos

Responder a

solicitudes de

evaluacin

Auto

Evaluacin

An SAP Company

Buscar

Proveedores

potenciales

Responder a

peticiones de

calificacin

Definir y administrar estrategia de proveedores

Evaluar,

aprobar o

rechazar

prospectos

Registro

An SAP Company

Clasificar y

segmentar

base de

proveeodres y

crear

scorecard

Apoyar

clasificacin y

segmentacin

Actualizar

documentos y

self service

Master Data

Desarrollo de Proveedores Evaluacin de Proveedores

An SAP Company

Datos

Transaccionales

Proceso ARIBA Proceso Sistema SAP


Funcionalidades principales

Ariba Supplier Information and Performance Management


CAPTURAR INFORMACIN GENERAL

Nombre, direccin, contacto, telfono, producto /

Servicio

OBTENER MS DETALLES

Certificaciones, sostenibilidad, minoras, procesamiento

de materiales peligrosos, reportes financieros

REVISAR Y APROBAR

Enrutar informacin a personas clave para aprobar

Capturar

Informacin

del

proveedor

Tomar Accin

Repetir

Cmo funciona gestin de proveedores?

Reportes

Informacin Extra Perfil

Interna / Externa

AADIR DATOS ERP / OTROS

Informacin de gasto, volumen de facturacin, valor de

contrato, auditoras

ENCUESTAS

Encuestas internas y externas por categoras, grupos,

regin, departamentos

SEGUIMIENTO USANDO CUADROS DE MANDO

Seguimiento a KPIs

MANEJAR DESEMPEO

Colaborar con proveedores para manejar la relacin

Seguimiento a

desempeo del

proveedor

ERP DATA SURVEYS/

SCORECARDS

Sourcing Spend Vis Contract MM Invoices


Elementos de la solucin

Cuadro de Control

Encuesta / Cuadro de Mando

Reporte 360del proveedor

Marco de Trabajo del proveedor

Proceso Gest. Desempeo

Perfil del Proveedor + Riesgo


Proceso Supplier Information Management

Creacin del Proveedor 1

Enve informacin del proveedor a otras

soluciones 6

Revisin y Aprobacin

2 Repositorio de

Informacin 4

Bsqueda, Reporte y

Anlisis

5

Notificaciones y Gestin

3


Proceso Supplier Performance Management

Creacin del Proyecto 1

Marco de trabajo del desempeo del

proveedor

2 Revisin de Desempeo

y Plan de Mejora

4 Bsqueda,

Reporte y Anlisis

5

Cuadros de Mando y Encuestas 3

Retroalimentacin al proveedor

y seguimiento

6


Desempeo del Proveedor

Con el Proveedor: 1. Plan de KPI 2. Seguimiento Peridico 3. Reportes

Programa de Metas Tiempo de Entrega (ERP) Calidad de Producto Colaboracin con el Proveedor

1

Scorecard

ERP DATA

Encuestas

2

Reportes/Tendencias 3


Supplier Information and Performance Management

Tablero de Control configurable

Resumen del Proyecto de Desempeo

Encuestas Flexibles

Puntajes

Alertas

KPI Trasaccionales (ERP)

Tareas recurrentes

Flujo de Aprobacin

Reporte de Benchmark


Demostracin Funcional

Demonstracion: SIPM

1. KPIs

2. Encuestas

3. Proyectos


Como resultado

Supplier Performance Management

Knowledge means power.

1. Usted tendr el control del desempeo de los proveedores de su compaa

2. Usted podr reportar cruzando los siguientes parmetros KPIs, Categoras, Ubicacin y Proveedores.

3. Usted tendr mejor poder de negociacin con sus proveedores.


Requisitos minimos


La buena gestin del gasto comienza con Spend Visibility

El Ecosistema de la gestin del gasto


Cronograma SIPM

2010 Ariba, Inc.

All rights reserved.

23

Expertos Tcnicos

Recursos del cliente

Gerente de Proyecto

40 horas 15 horas 60 horas 60 horas 40 horas

Expertos Tcnicos

0 0 50 horas 20 horas 0

Expertos funcionales

0 0 50 horas 0 0

Expertos de proceso

40 horas 15 horas 20 horas 0 0

Duracin 12 semanas

Pre-Kickoff

1 week

Kickoff 1 week*

Data Collection

4 weeks*

Site Config 4 weeks*

Testing & Go Live 2 weeks*

Acceso al sitio Distribucin de

los documentos de recoleccin de datos

Revisin de datos

Test del sitio Sign Off del

cliente & UAT Go Live

Construccin del sitio

Conf. De templates & cuestionarios

Creacin de encuesta & Scorecard

Configuracin de Workflow

Kickoff Definicin de

Scope

Proceso SPM Definir Scorecards

& KPIs

Kickoff Definicin de

Scope

Gerente de Proyecto

Expertos funcionales

Expertos de procesos

Definir recursos

*Los recursos indicados reflejan esfuerzos mnimos, que tienen por objetivo una entrega on time del proyecto * Algunas fases ocurren de forma simultanea

1 Configuraciones adicionales aumentarn duracin y esfuerzos


Qu se requiere? Pre Kick Off ( 1 semanas)

Ariba

Entrenar al equipo de proyecto en el modelo de Enablement workbook:

KPI

Scorecards

Encuestas

Levantar los procesos de SPM

Asistir en la revisin de los datos y de proceso SIM/SIPM.

Proveer ayuda en las mejores practicas de gestin de proveedores, para resolver dudas y problemas que se puedan presentar.

Cliente

Entender los procesos de SIM/SPM

Completar el Enablement workbook y SPM process

Realizar la validacin de los datos extrados.

Reutilizar Master data de Spend Vis, s aplica

Revisar y validar la generacin de KPI, Scorecards y encuestas


Qu se requiere? Data Collection (4 semanas)

Ariba

Realizar el proceso de configuracin de SIM/SPM

Presentar el plan de proyectos y tiempos al cliente.

Educar al cliente en la herramienta de SIPM y el proceso de SIM/SPM

Cliente

Realizar la Configuracin del ambiente de Test.

Participar de las demos funcionales de la herramienta.

Realizar Validaciones de los procesos unitarios. (plantilla)

Reutilizar Master data de Spend Vis, s aplica.

Reutilizar Master data de Ariba Sourcing, s aplica


Qu se requiere? Configuracin (4 semanas)

Ariba

Realizar el proceso de configuracin de Ariba SIPM

Ajustar el plan de proyectos y tiempos si coresponde.

Realizar las demos de la herramienta (SIPM)

Cliente

Realizar la Configuracin del ambiente de Test.

Participar de las demos funcionales de la herramienta.

Realizar Validaciones de los procesos unitarios. (plantilla)


Qu se requiere? Pruebas (1 semanas)

Ariba

Proveer entrenamiento para la realizacin de las pruebas y la retroalimentacin de datos.

Proveer entrenamiento en la generacin de plantillas, procesos y reportes.

Recopilar y aplicar los ajustes requeridos.

Asistir en el proceso de retroalimentacin y generacin de informes

Cliente

Participar en el entrenamiento de plantillas e informes

Confeccionar los reportes/informes.

Validar la configuracin y operacin

UAT


Qu se requiere? Go Live Produccin (1 semana)

Ariba

Cargar los datos y configuraciones finales

QA final

Entrenar al cliente en la operacin de SIPM (gestin de SIM/SPM).

Encuesta de satisfaccin de clientes

Cliente

Sign off de datos y configuraciones

Validacin en Produccin

Participar en el entrenamiento de Gestin del proceso de SIM/SPM.

Go Live

Gestin del cambio interna


Mejores Prcticas de Implementacin

Hacer: Configurar las funcionalidades dentro del alcance del cliente

durante la implementacin y hacer preguntas al Jefe de Proyecto de Ariba

Identificar a los recursos del proyecto segn las funciones y responsabilidades descritas y asegurarse de que estn dedicados segn la asignacin recomendada

Involucrar a los stakeholders clave en la toma de decisiones

Planear y tener discusiones internas y acceder al sitio de Prueba fuera de las reuniones regulares de implementacin.

Utilizar las guas y tutoriales disponibles en el men Ayuda

2

9


Mejores Prcticas de Implementacin

No hacer: Tomar la adopcin del usuario por sentado - implementaciones

exitosas tienen lanzamientos planificados

No retrase la toma de decisiones de configuracin. Asegrese de que las personas adecuadas estn presentes en las sesiones y que tomen decisiones pronto

No espere para identificar el administrador(es) del sitio y haga que se involucre(n) en la implementacin.

Iniciar una mejora de procesos o reingeniera.

3

0


Gracias

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