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SAP- Info-User aktuell Doppel-Nummer 8 + 9 28.April 2006 Inhalt: 1. Berichtsuser 1.1. Budgetüberträge §27 1.2. Neue CO – Berichte 2. bokuDOK - Planungstool 3. Kostenersatz

Praxis-Tip 4. Personalwesen 4.1. Besoldung Beamte 4.2. Neuer Mitarbeiter in der Stabsstelle Controlling 5. Rechnungswesen 5.1. Bilanzdaten bokuDOK 5.2. Rechnungen als PDF-Format 5.3. Literaturverrechnung

5.4. Rechnungswesen-Thema des Monats:

Forderungsbewertung und -abschreibung 6. Projekt „BOKU-Services“ 7. Hinweis in eigener Sache Vorschau auf die nächste Ausgabe

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1. Berichtsuser 1.1. Budgetüberträge §27

Die Budgetüberträge aus 2005 sind gebucht und scheinen sowohl im Budgetbericht NEU (Y_TU1_20000196) als auch im alten FM-Auftragsbericht §27 (ZAUFBER) auf.

1.2. Neue CO – Berichte

Der Berichtsuser bietet ab sofort vier neue Berichte an. Das erweiterte Informationsangebot bringt an Neuerungen nun auch die Bestellobligos im CO und die jahresübergreifende Sichtweise.

Wie in Ausgabe Nr. 7 des Newsletters und in der Beschreibung „Budgetbericht NEU“ ausgeführt, geben Sie bitte in den CO-Berichten im Feld Kostenartengruppe „EA“ (Bundesmittel) bzw. „EA27“ (§27) ein, wenn Sie die Selektion auf die budgetwirksamen Kostenarten wünschen:


1.2.1. Transaktion

Transaktion

Hier können Sie neben Plan und Ist nun auch das Obligo sehen. 1.2.2. Transaktion Transaktion

Dieser Kostenstellenbericht kann Istkosten und Obligo sowie die Abweichungen zum Plan auch jahresübergreifend darstellen. Im nachfolgenden Beispiel wurde der Berichtszeitraum Jänner 2004 bis März 2005 gewählt.

Ausführen


An diesem Beispiel ist auch deutlich sichtbar, dass die Erlöse im Ist als negative Beträge aufscheinen und somit im Saldo kostenmindernd wirken.

Hinweis: Selbstverständlich kann in diesen Berichten - wie auch in allen anderen CO-Berichten – durch Anklicken eines Betrages oder einer Summe in die Einzelposten und weiter zu Beleg verzweigt werden ! An dieser Stelle sei auch nochmals erwähnt, dass im neuen Budgetbericht das Durchklicken auf Einzelposten bzw. Buchungszeilen aus SAP-technischen Gründen leider nicht möglich ist. Bitte eröffnen Sie dazu einen weiteren Modus und verwenden Sie die neuen CO-Berichte (inkl. Obligo) mit Kostenartengruppe „EA“ bzw. „EA27“.

2. bokuDOK – Planungstool

Mit der Realisierung des bokuDOK – Planungstools ist es nun für die Projektverantwortlichen möglich, für Drittmittelprojekte eine Finanzplanung durchzuführen. Von allen am 1.1.2006 laufenden Projekten mit einer SAP-Innenauftragsnummer wird vom Controlling der bisherige Saldo zur Verfügung gestellt (ist in Arbeit). Es ist vorgesehen, die Planungsdaten nach SAP zu exportieren, mehr darüber in der nächsten Ausgabe des Newsletters.

Sie steigen wie gewohnt in bokuDOK ein. Über den Menüpunkt „Projektkalkulation - Erfassen“ gelangen Sie zunächst zur Informationsseite:


Im oberen Teil dieser Seite sind in roter Schrift die möglichen Funktionen angeboten:

Zurück zur Startseite Projektkalkulation

Voraussetzung: SAP-Innenauftragsnummer vorhanden, die in Frage kommenden Projekte werden aufgelistet.

Für in Planung befindliche Projekte (z. B. als Beilage

bzw. Zusammenfassung zur Projektkalkulation)

Es stehen drei Listenarten zur Verfügung.

Im folgenden Beispiel wird ein SAP-Projekt beplant, Innenauftragsnummer ist vorhanden. Die Erfassung der Plandaten erfolgt in groben Kategorien:

• Einnahmen (Erlöse, Ausgangsrechnungen) • Sachmittel (Sach- und Dienstleistungskosten) • Investitionen (Aktivierungspflichtige Anlagen) • Personal (Personalaufwand inkl. Personalnebenkosten) • Overhead (z. B. für Nutzung der Infrastruktur, Administration) • Reisekosten • Subaufträge


Hinweis zur Navigation im System: Um einen Bearbeitungsschritt zurückzugehen bzw. eine Seite zu verlassen verwenden

Sie bitte nicht im Explorer, sondern wählen jeweils direkt die zunächst gewünschte Funktion des bokuDOK-Planungstools. Geplant werden kann monatsweise, sollte dies nicht möglich oder erwünscht sein, ist auch die Eingabe eines Jahreswertes möglich, dieser wird dann gleichmäßig auf 12 Monate aufgeteilt. Diese Funktion wird im Beispiel weiter unten bei der Planung der Sachmitteln gezeigt. Wir planen zuerst die Einnahmen für das Jahr 2006:


An dieser Stelle wird entschieden, ob Monatswerte eingegeben werden oder der für das Jahr geplante Wert linear auf alle Monate des Jahres aufgeteilt werden soll. Im Beispiel wird bei den Einnahmen mit drei Zahlungen im Jahr 2006 kalkuliert, und zwar in den Monaten Juni, September und Dezember:

Zu jedem Planwert kann ein Text erfasst werden (max. 50 Zeichen), der in der Folge auch nach SAP übernommen wird und dort in den Einzelpostenberichten aufscheint. Bei den Sachmitteln gehen wir davon aus, dass die Kostenentwicklung linear erfolgt, der Jahresplanwert beträgt € 12.000,-- und soll gleichmäßig auf 12 Monate aufgeteilt werden:


Abschicken.


Planung Personalaufwand

Anhand der Festlegung eines bestimmten Brutto-Gehaltes für einen Mitarbeiter werden die Gesamtkosten (Brutto plus Dienstgeberbeiträge) für das Projekt ermittelt.

Es erscheint zunächst eine Liste jener Personen, die zur Zeit am Institut beschäftigt sind (nur §27-Personal). Diese Auflistung der Mitarbeiterdient erspart Ihnen das Eintippen der Namen. Achtung ! Im Programm sind zu den aufgelisteten Personen keine Ist-Gehälter verspeichert, es können in der Folge nur Planwerte eingegeben werden ! Wählen Sie die am Projekt beteiligten Mitarbeiter aus :


Mit Klicken auf den Namen des Mitarbeiters kommen Sie zu den Eingabefeldern und geben hier die projektrelevanten Personaldaten ein:

Es können für einen Mitarbeiter auch mehrere Zeiträume und Prozentsätze erfasst werden, klicken Sie dazu bitte auf das Feld „Variable Zuordnung“

Nach erfolgter Erfassung und Abschicken der Gehaltsdaten werden die monatlichen Personalkosten auf Basis Ihrer Angaben vom System berechnet (SV-Abgaben, Finanzamt) und gerundet. Die Sonderzahlungen werden aliquot berücksichtigt. Sie sehen hier, wie hoch die Personalkosten für den jeweiligen Mitarbeiter pro Monat sind.

Zur Erfassung von Personen , die noch kein Beschäftigungsverhältnis mit der BOKU haben stehen eigene Eingebefelder zur Verfügung:

Für die übrigen Kostenkategorien (Invest, Overhead, Reisespesen) gilt die gleiche Vorgangsweise wie bei der Planung der Sachmittelkosten.


Das Ergebnis Ihrer Eingaben sehen Sie nach Aufrufen des Menüpunktes

Als Hauptergebnis der Projektkalkulation erhalten Sie einen „virtuellen“ Kontoauszug über Ihr Projekt; Sie sehen, zu welchem Zeitpunkt eine Über/Unterdeckung gegeben ist und das geplante finanzielle Ergebnis. Es können bis zu 5 Versionen geplant werden. Sind Sie mit einer Version nicht einverstanden, kann diese einfach wieder löscht werden (soferne diese nicht schon als Endversion festgelegt ist):

Eine Version soll als Endversion festgelegt werden, diese ist dann „markiert“ für das Hochladen der Plandaten nach SAP (die Realisierung dieser Funktion ist in Arbeit).


3. Kostenersatz gemäß UG 2002, §27 (3)

Die Berechnung des Kostenersatzes für das Finanzjahr 2005 erfolgt noch auf Basis der alten Regelung (4% der Personalausgaben, 2% der Sach- und Investitionsausgaben). Mit 01.01.2006 ist eine neue Richtlinie in Kraft getreten. Grundsätzlich beträgt der Kostenersatz aus §27-Projekten nach der neuen Richtlinie nunmehr 15% des Projekterlöses. Nicht in die Berechnung einfließen wird jener Projekterlös, der an im Vertrag ausgewiesene Projektpartner weiterzuleiten sind (sog. Transfergelder) sowie jener Projekterlös, der - vertraglich vereinbart - aus dem Titel Kostenersatz lukriert wurde. Betroffen sind alle Projekte mit einem Vertragsabschluß ab dem 01.03.2006. Beispiel: Projekt A Laufzeit: 1.3.2006 bis 31.12.2006 Erlöse gesamt:: 215.000 Euro davon Transfergelder: 100.000 Euro verbleibender BOKU-Anteil: 115.000 Euro Erlös aus dem Titel Kostenersatz: 15.000 Euro Berechnungsbasis daher: 100.000 Euro 15% davon: 15.000 Euro Ausnahmen: FWF, Nationalbank etc. - wird aber üblicherweise eher über §26 abgewickelt weitere Ausnahmen über Antrag an das Rektorat möglich (z.B. bei Anbahnungsprojekten etc.) sowie wenn die BOKU-Infrastruktur als Eigenleistung im Projekt vertraglich definiert ist (z.B. CD-Labors); hiezu auch vorab Antrag an das Rektorat erforderlich Weitere Möglichkeit - soferne im Vertrag kein pauschalierter Kostenersatz festgehalten: Vorschreibung nach tatsächlicher Inanspruchnahme von zentralen Ressourcen für das §27-Projekt Beispiel: 20 qm Raum - 6 Monate lang: 20 qm x 30 Euro x 6 Monate = 3.600 Euro 100 Std. Sekretariat: 100 x 20 Euro = 2.000 Euro etc.



Bezüglich der aktuellen Kostensätze (Raum, Personal etc.) bitte im Controlling rückfragen! In Summe beträgt der abzuführende Kostenersatz der Organisationseinheit also 15% von deren Erlösen im Bereich §27-Projekte (exkl. Transfergelder bzw. Gelder, die aus dem Titel Kostenersatz lukriert wurden sowie durch das Rektorat vom Kostenersatz befreite Projekte). Projekte, die vor dem 01.03.2006 abgeschlossen wurden, werden - wie bisher – bis zu deren Ende mit dem „alten“ Kostneersatz (2% der Gesamtausgaben plus 2% der Personalausgaben) abgerechnet. Für die Jahre 2006, 2007 und 2008 gibt es für bestehende Projekte eine Einschleifregelung: max. 133,33% des im Vorjahr bezahlten Betrages. Die neue Kostenersatzregelung bietet jedoch eine alternative Berechnung zur Variante "15% vom Projekterlös"; nämlich die pauschale Berechnung des Kostenersatzes der Organisationseinheit. Dies funktioniert im Detail wie folgt: a) pro Wissenschaftler Bund pro Jahr: 500 Euro b) pro Drittmittelmitarbeiter pro Monat: 8 Euro c) pro qm Bürofläche pro Monat: 0,2 x 10 Euro = 2,00 Euro d) pro qm Laborfläche pro Monat: 0,2 x 14 Euro = 2,80 Euro Anmerkung: für allgemeine Flächen wie Gänge, Stiegen, Sanitärräume etc. gelangt kein Kostenersatz zur Verrechnung; Seminarräume im Institutsverband etc. fließen nur dann in die Berechnung ein, wenn in ihnen - bei dezentraler Raumverwaltung - weniger als 20 Semesterwochenstunden Lehre abgehalten werden. Beispiel: 8 Wissenschafler Bund - alle Vollzeit - alle 12 Monate beschäftigt: 8 Personen x 500 Euro = 4.000 Euro 2 Mitarbeiter Drittmittel - jeweils 8 Monate beschäftigt: 2 Personen x 8 Monate x 8 Euro = 128 Euro 200 qm Büro - 12 Monate genutzt: 200 qm x 12 Monate x 2,00 Euro = 4.800 Euro 20 qm Labor - 12 Monate genutzt: 20 qm x 12 Monate x 2,80 Euro = 672 Euro Summe: 9.600 Euro Nun wird das so genannte ausgenommene Forschungsvolumen berechnet: Erlöse aus vom Kostenersatz ausgenommenen Projekten (z.B. FWF-Projekte): 50.000 Euro Erlöse §26-Projekte: 50.000 Euro Erlöse §27-Projekte: 200.000 Euro gesamt: 250.000 Euro ausgenommenes Forschungsvolumen daher: 50.000 / 200.000 x 100 = 25% 9.600 - 25% = 7.200 abzuführender Kostenersatz anders ausgedrückt: 3,6 % der 200.000 Euro Erlöse aus §27-Projekten (gegenüber 30.000 Euro aus der Variante "15 %"). Für die Jahre 2006, 2007 und 2008 gibt es auch hier die Einschleifregelung: max. 133,33% des im Vorjahr bezahlten Betrages. Das Institut kann anlässlich der Vorschreibung des Kostenersatzes die günstigere Variante wählen.

Anmerkung: 40% des Kostenersatzes fließen wieder zurück an die Departments. Diese Beträge sind zweckgewidmet für Investitionen sowie für Rücklagen im Bereich Personal. Zur Verbuchung werden dafür je Institut eigene § 27 – Innenaufträge angelegt. Z. B.: 7811xxxxxx – H811 – Rückführung Kostenersatz zweckgewidmet.

Informationen zum Thema Kostenersatz finden Sie auch unter folgender Adresse: http://www.boku.ac.at/1088.html Fragen richten Sie bitte an Herrn Mag. Pollak (1012) oder Herrn Hein (1013).

Praxis-Tip

Der Export von SAP-Daten nach MS-Excel wurde bereits in einer älteren Ausgabe beschrieben. Bei einigen Berichten besteht aber auch die Möglichkeit der direkten Ausgabe im Excel-Format. Z. B.: CO-Auftragsbericht Selektionskriterien wie gewohnt eingeben, ausführen. Der Bericht erscheint zunächst im gewohnten Format. Nun wird die Einstellung wie folgt verändert:


Die Office Intergration von „Inaktiv“ auf „Microsoft Excel“ ändern

Ergebnis:


Der Vorteil an dieser Variante ist, dass in der Excel-Datei die Funktionen „Komprimieren“ und „Expandieren“ erhalten bleiben. Die Anwendung erfolgt durch Anklicken dieser Symbole:

= Expandieren = Komprimieren

Im Beispiel verdichten wir die Daten auf Kostenartengruppen:

Das Umschalten zurück zur „normalen“ Einstellung muss im Bericht erfolgen ! Also bitte vor dem Aussteigen aus dem Bericht wieder: Einstellungen Optionen Office Integration

4. Personalwesen


4.1. Besoldung Beamte

Seit 01.01.2006 wird nun auch die Lohnverrechnung der Beamten über SAP abgewickelt. Somit sind in den CO-Berichten die Besoldungsbuchungen ebenfalls mit Personalnummer und Namen des Mitarbeiters versehen. Solche kryptische Bezeichnungen gehören somit der Vergangenheit an, Ausnahme: Reiserechnungen das Vorjahr betreffend, die gemäß RGV noch bis 30.06.2006 eingereicht werden können.


Beispiel: Alt:

Neu

4.2. Neuer Mitarbeiter in der Stabsstelle Controlling

Herr Mag. Paul Miklauc ist ausgebildeter Betriebswirt und seit Beginn dieses Jahres in der Stabstelle Controlling an der BOKU tätig. Davor konnte er mehrere Jahre in internationalen Unternehmen in verantwortlicher Position Erfahrungen im Bereich größerer IT-Projekte sammeln; z.B.: Einführung von SAP-Human Resources, Einführung eines digitalen Personalaktensystems, Einführung eines Bewerberverwaltungssystems, Einführung eines Personalentwicklungstools sowie Einführung eines Warenmanagementsystems. Sein Aufgabenbereich an der BOKU umfasst unter anderem:

• die Planung bzw. Plankostenrechnung sowie Plan/Ist-Vergleiche mit Schwerpunkt Personal

• das Berichtswesen im Controlling • die Mitwirkung im Prozess der Leistungsvereinbarung und Zielvereinbarungen • die Mitwirkung im Bereich Budgetplanung, Budgetadministration sowie

Budgetvollzug • die Mitwirkung im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung

Herzlich willkommen an der BOKU !

Kontakt: Adresse: Adolf Cieslar Haus/Raum 2.09, Peter Jordan-Straße 70, A-1190 Wien

5. Rechnungswesen 5.1. Bilanzdaten bokuDOK

Aus gegebenem Anlass darf darauf hingewiesen werden, dass jene Angaben, die die Projektleiter in der BOKUDOK unter dem Punkt Bilanzdaten machen, dem Wirtschaftsprüfer als Grundlage für die Kalkulation z.B. von Rückstellungserfordernissen für etwaige Drohverluste übermittelt werden. Es handelt sich bei diesen Auskünften - ganz im Sinne der durch die Projektleiter alljährlich zu unterzeichnenden Vollständigkeitserklärung - um bilanzierungsrelevante Informationen, die anhand von nachvollziehbaren und plausiblen Fakten zu geben sind. Insbesondere sind die Informationen über das (voraussichtliche) Projektende, das Projektvolumen und den Fertigstellungsgrad zum Bilanzstichtag in Verbindung mit dem bisher angefallenen Aufwand aus der Buchhaltung in vielen Fällen ein guter Anhaltspunkt dafür, um abzuschätzen, ob mit einem ausgeglichenen Projektergebnis zu rechnen ist (zumindest in jenen Fällen, in denen sich der Aufwand einigermaßen gleichmäßig auf die Laufzeit verteilt). Die einzelprojektweise Bewertung ist dabei durch das Handelsgesetz vorgeschrieben. Bei Nachfolgeprojekten, die unter derselben Innenauftragsnummer abgerechnet werden, müssen beim Projektvolumen alle Teilsummen addiert und die Laufzeit entsprechend verlängert werden. Natürlich fließen jene Angaben, die die Projektleiter selbst über das zu erwartende Ergebnis machen, in die Betrachtung mit ein. Bei größeren Diskrepanzen zwischen der (auf Basis der o.a. Angaben entwickelten) Sicht des Wirtschaftsprüfers und der Einschätzung des Projektleiters wird durch das Drittmittelservice im Einzelfall Rücksprache mit dem Projektleiter gehalten. Damit nicht öfter als unbedingt nötig rückgesprochen werden muss, wird ersucht, auf ein plausibles realitätskonformes Zusammenspiel der einzelnen Angaben zu achten. Beispiel für ein Projekt mit ausgeglichenem Ergebnis Projektlaufzeit: 4 Jahre Projektvolumen: 100.000 Projekt läuft zum 31.12.2005 genau 3 Jahre, Restlaufzeit daher 1 Jahr


Aufwand bisher: 75.000 Fertigstellungsgrad: 75% Einschätzung des Projektleiters: ausgeglichenes Ergebnis

Nach 75% der Laufzeit sind 75% des Projektvolumens an Kosten bei einem Fertigstellungsgrad von 75% angefallen

Beispiel für ein Projekt mit Drohverlust Projektlaufzeit: 4 Jahre Projektvolumen: 100.000 Projekt läuft zum 31.12.2005 genau 3 Jahre, Restlaufzeit daher 1 Jahr Aufwand bisher: 75.000 Fertigstellungsgrad: 25% Einschätzung des Projektleiters: ausgeglichenes Ergebnis

Nach 75% der Laufzeit sind 75% des Projektvolumens an Kosten bei einem Fertigstellungsgrad von 25% angefallen, bei gleichbleibendem Kostenverlauf sind daher bis zum Ende Kosten in Höhe von 300.000 zu erwarten. = DROHVERLUST Rückstellungserfordernis !

Beispiel für ein Projekt mit drohendem Verlust - zumindest auf Basis der untenstehenden Angaben Projektlaufzeit: 4 Jahre Projektvolumen: 25.000 Projekt läuft zum 31.12.2005 genau 3 Jahre, Restlaufzeit daher 1 Jahr Aufwand bisher: 75.000 Fertigstellungsgrad: 25% Einschätzung des Projektleiters: ausgeglichenes Ergebnis

Nach 75% der Laufzeit sind bereits die dreifachen Kosten des Projektvolumens bei einem Fertigstellungsgrad von 25% angefallen Rücksprache dringend erforderlich! (Möglicherweise ein viel zu geringes Projektvolumen eingegeben ?)

Anmerkung zum Thema Rückstellung:

Eine in der Bilanz ausgewiesene Rückstellung für einen Drohverlust aus einem Forschungsprojekt hat für das Projektbudget zunächst keine Auswirkung. Es wird mit dieser Rückstellung lediglich dokumentiert, dass quasi ein Teil des BOKU-Vermögens für die Abdeckung eines eventuellen Verlustes „reserviert“ ist. Erst wenn dieser Verlust de facto eintritt, wird dieser bilanziell (nicht budgetär !) gegen die Rückstellung gebucht. Entsteht kein Verlust wird die Rückstellung in der folgenden Bilanz wieder als frei geworden aufgelöst. Eine Rückstellung ist völlig unabhängig davon zu bilden, ob ein etwaiger Verlust aus Projekt A durch einen Gewinn aus Projekt B (bzw. aus Institutsvermögen) abgedeckt werden kann.


Es gilt der Grundsatz der einzelprojektweisen Bewertung ! 5.2. Rechnungen als PDF drucken bzw. abspeichern

Dazu muss zunächst im Betriebssystem ein FILE-Drucker eingerichtet werden:

5.2.1. Einrichten eines FILE-Druckers

Start->Einstellungen->Drucker und Faxgeräte

Drucker hinzufügen

Weiter


„Lokaler Drucker, …“ auswählen Weiter

„Folgenden Anschluss verwenden“: FILE auswählen Weiter



Hersteller „Standard“, Drucker „Generic / Text Only“ auswählen Weiter

Druckername „FILE“ eingeben (Großschreibung beachten !) Standarddrucker: Nein Weiter

Testseite: Nein Weiter

Fertig stellen


5.2.2. Erstellen eines PDF-Files

Listendruck (z. B. Budgetbericht) Bericht aufrufen, dann System->Liste->Drucken

Drucker „PDFF“ auswählen Es wird am lokalen PC der SAPLPD gestartet, danach erscheint eine Abfrage des Dateinamens, unter dem der Druck gespeichert werden soll.

Den gewünschten Pfad und Dateiname (Endung „.pdf“ !) eingeben und OK.

Formulardruck (Z.B. Faktura) Transaktion VF03, Rechnungsnummer eingeben Faktura > Ausgeben


Druckoptionen

Drucker PDFF auswählen Ausführen


Drucken

Es wird am lokalen PC der SAPLPD gestartet, danach erscheint eine Abfrage des Dateinamens, unter dem der Druck gespeichert werden soll.

Den gewünschten Pfad und Dateiname (Endung „.pdf“ !) eingeben und OK. SAP - Info-User aktuell_Nr.8+9SAP - Info-User aktuell_Nr.8+9 28.04.2006 Seite 27 von 31


5.3. Literaturverrechnung – Details zur Buchungspraxis

Aufgrund einer Bestimmung aus der Universitäten-Rechnungsabschlußverordnung haben alle österreichischen Universitäten ihre Bestände an Literatur im Anlagevermögen zu führen (§1) und - beginnend ab dem ersten Jahr nach Anschaffung - auf 5 Jahre abzuschreiben (§7 (2)). Diese Bestimmung wirkt sich auf die Verbuchung von Literatur (Bücher und Zeitschriften) sowie elektronische Datenträger wie folgt aus: Unterjährig werden die Beträge in den Aufwand gebucht, dies erfolgt unter der FIPOS 09-AIB bzw. auf den 5-stelligen Sachkonten 740xx (Verrechnungskonten). Am Jahresende wird dieser Aufwand aktiviert; d.h. es werden je Literatur-Anlagenklasse und Organisationseinheit und Jahr eigene "Literaturanlagen" angelegt und mit der Summe des Literaturaufwandes bebucht. Der Literaturaufwand wandert also von 09-AIB auf die FIPOS 04-LIT bzw. von den 740xx-Konten auf die 4xxxx-Investkonten. In besonderen Fällen, nämlich immer dann, wenn im alten Jahr z. B. ein Abonnement für das kommende Jahr vorausgezahlt wurde, dürfen die vorausbezahlen Beträge (noch) nicht aktiviert = ins Sachanlagevermögen übernommen werden (da die Zeitschriften ja noch nicht geliefert wurden). Jene Beträge, die auf solche Vorauszahlungen entfallen, verbleiben auf den Sachkonten 740xx (09-AIB) um im nächsten Jahr aktiviert zu werden. Im Zusammenhang mit den Vorauszahlungen unterscheidet sich nun die FM- (= Budget) Sicht und die CO- (= Kostenrechnung) Sicht: Im FM (Budget-Sicht) war die Vorauszahlung im alten Jahr, hat also das Budget des alten Jahres belastet. Ein allfälliger Budgetübertrag ins Folgejahr berücksichtigt dies, d.h. die Überträge erfolgen nach abgezogener Vorauszahlung. Im CO (Kostenrechnungs-Sicht) fällt der Ressourceneinsatz (= die Nutzung der Zeitschriften) ins neue Jahr, für die Kostenrechnung ist der Zeitpunkt der Bezahlung nicht relevant - es zählt nur der geldmäßig bewertete Ressourceneinsatz. Um dies abzubilden (und auch für die Bilanzierung) ist bei solchen Vorauszahlungen eine Aktive Rechnungsabgrenzung vorzunehmen. In Periode 14 des alten Jahres wird die Vorauszahlung gegen Rechnungsabgrenzung ausgebucht und in Periode 1 des neuen Jahres wieder eingebucht (Auflösung der Rechnungsabgrenzung). Es wird also - in der CO-Sicht - die Belastung vom alten Jahr ins neue Jahr "verschoben". Aus diesem Grund werden die Budgetüberträge im neuen Budgetbericht (der auf der "technischen" Basis von CO aufgebaut ist) um die Vorauszahlungen höher ausfallen als die Überträge in den bekannten alten FM-Berichten, damit - wenn im neuen Jahr dann die Belastung der Vorauszahlungen eingebucht wird - der Verfügungsrest wieder übereinstimmt.

5.4. Rechnungswesen-Thema des Monats:

Forderungsbewertung, Forderungsabschreibung Forderungen entstehen durch Verkäufe oder Leistungen gegen spätere Zahlung („auf Ziel“). Sie können durch Zahlungschwierigkeiten des Schuldners teilweise oder vollständig verloren gehen. Ein Forderungsausfall vermindert zum einen den Wert der verbuchten Forderung und stellt zum anderen einen Verlust dar, der als Aufwand verbucht werden muss. Die Verbuchung von Forderungsausfällen erfolgt sowohl während des Jahres (wenn eine Forderung tatsächlich ausfällt), als auch bei der Bilanzierung (da am Bilanzstichtag alle Forderungen auf ihre Einbringlichkeit geprüft und mit dem Wert, mit dem sie voraussichtlich eingehen werden, angesetzt werden sollen). Die Verbuchung von Forderungsausfällen gehört deshalb teilweise zu den laufenden Buchungen und teilweise in den Bereich des Jahresabschlusses. Wegen des Niederstwertprinzips und des Vorsichtsprinzips sind Forderungen, deren voller Eingang zweifelhaft ist, mit dem Wert anzusetzen, mit dem sie wahrscheinlich eingehen werden. Uneinbringliche Forderungen sind abzuschreiben. Es ist deshalb zu unterscheiden zwischen Forderungen, die sicher vollständig oder teilweise uneinbringlich sind und Forderungen, die zweifelhaft („dubios“) sind und deren Ausfall derzeit nur geschätzt werden kann. Forderungen können als zweifelhaft („dubios“) angesehen werden, wenn

• bereits mehrere Mahnungen erfolglos geblieben sind;

• die Zahlungseinstellung des Schuldners bekannt wird;

• gegen den Schuldner ein Ausgleichs- oder Konkursverfahren eingeleitet

wurde.

Forderungen werden in der Regel einzeln wertberichtigt (indem jeder einzelne Kunde bei der Bilanzierung auf seine „Bonität“ geprüft wird). Beispiel: 27.03.2004 Rechnung über € 12.000 an Kunden XY; Der Betrag von € 12.000,- geht in die Budgeterhöhung. Kontierung: 200.. Kundenkonto / 4... Verkaufserlöse 12.000,- 31.12.2004 Die Rechnung wird trotz mehrmaliger Mahnungen nicht bezahlt. Abwertung der Forderung um 50 %. Buchung: 780300 Abschreibung von Forderungen/200.. Kundenkonto € 6.000,-- Die ursprünglich € 12.000 im Budget werden um die 50 % auf € 6.000 gekürzt. 31.12.2005 Noch immer keine Zahlung des Kunden. Es wird entschieden, dass die Forderung zu 100% uneinbringlich ist. Buchung:



780400 Zuweisung zu EWB und PWB Forderungen / 209000 Einzelwertberichtigungen Forderung € 6.000,-- Das Budget: wird um € 6.000,- verringert. 12.01.2006 Kunde bietet nach Androhung der Klage durch die BOKU eine Zahlung von € 2.000,--, diese erfolgt am 12.01.2006. Buchung: 209000 Einzelwertberichtigungen Forderung / 494000 Erträge aus Wertberichtigung zu Forderungen € 2.000,- Der Erlös erhöht das Budget um € 2.000,--.

6. Reorganisation der BOKU-Serviceeinrichtungen: Projekt "BOKU-Services"

Am 23.3.2006 fand im Festsaal der zweite Kundendialog im Rahmen des Projektes "BOKU-Services" statt. Beim ersten Kundendialog am 24.5.2005 konnten die Vertreter der Departments und Institute Ihre Wünsche, Beschwerden und Anregungen an die BOKU-Serviceeinrichtungen deponieren; daraus gingen einige Projekte hervor, die zT noch am Laufen sind (zB Optimierung Drittmittelprozess). Ein knappes Jahr später ging es nun darum, daß die Serviceeinrichtungen über die bis dato erzielten Verbesserungen berichten und über künftige Aktivitäten informieren; natürlich hatten die "Kunden" auch diesmal die Gelegenheit, den Service aus ihrer Sicht zu qualifizieren und so auf weitere Verbesserungspotentiale hinzuweisen. Für den Bereich des Rechnungswesen und Controlling hat sich - wie auch beim ersten Mal - Frau Gabriele Leitner bereit erklärt, das Abschlussreferat zu halten. Herzlichen Dank an dieser Stelle an Frau Leitner! Inhaltlich kann in aller Kürze berichtet werden, dass

• die Bedenken hinsichtlich der zentralen Fuhrpark-Verbuchung ausgeräumt werden konnten; die geübte Praxis bewährt sich

• ein neuer Budgetbericht (Basis CO) erstellt wurde; damit kann wieder auf Kostenstellen bzw. Innenaufträge budgetiert werden

• es nunmehr infolge der Umstellung der gesamten Lohnverrechnung auf SAP keinen anonymen Besoldungsbuchungen mehr gibt

• die Reisekostenverrechnung infolge zusätzlicher Personalkapazität beschleunigt werden konnte

• ein Zentraleinkauf für Büromaterial (TGM - Fr. Purker) bei Interesse auch für die Institute zur Verfügung steht

• Verbesserungen im SAP-System (Skonti, Sammelüberweisungen, Fremdwährungskurse) erzielt werden konnten

Für die Zukunft wird gearbeitet an

• der Bereitstellung von Berichten aus dem SAP-HR • dem Roll-Out der zentralen elektronischen Datensammlung der BOKU - des

Data- Warehouse • der Wiedereinführung der SAP-Zirkel


• bei Bedarf an einem neuen Durchgang SAP-Berichtsuser-Schulungen an den Departments

7. Hinweis in eigener Sache

Mittlerweile stehen zahlreiche Informationen in Form des Newsletters zur Verfügung. Um eine Übersicht über die einzelnen Themen zu schaffen, ist auf der SAP-Homepage ein Glossar nach Stichworten mit Verknüpfung zur Informationsquelle In Ausarbeitung. Vorschau auf die nächste Ausgabe Ergebnisse der Kostenrechnung 2004 Ergebnisse der Bilanz 2005 Budgetüberträge Bund Selektion von Innenaufträgen über txt-file Planwerte Personalkosten Export von bokuDOK-Plandaten nach SAP Rückrechnungen Besoldung SAP-Zirkel kommt wieder ! RW-Thema: Erwerbsteuer Redaktion und Gestaltung: Robert Svoboda Tel.: 47654-3305 [email protected] Herzlichen Dank den Mitarbeitern des SAP-Teams und der Fachabteilungen für Themenbeiträge und Beratung.

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