CASO DE APLICACION DEL SISTEMA SAP R/3 PREPARADO POR EL DR. LUIS E. SANCHEZ BROT CON EL ASESORAMIENTO DE LOS SIGUIENTES PROFESIONALES DE LA FIRMA PRICEWATERHOUSE/COOPERS : JOSE TONELLI, MARISA MENDEZ, MARIO DE LA VEGA, ANDREA GARCIA FERNANDEZ Y

CASO DE APLICACION DEL SISTEMA SAP R/3 PREPARADO POR EL DR. LUIS E. SANCHEZ BROT CON EL ASESORAMIENTO DE LOS SIGUIENTES PROFESIONALES DE LA FIRMA PRICEWATERHOUSE/COOPERS : JOSE TONELLI, MARISA MENDEZ, MARIO DE LA VEGA, ANDREA GARCIA FERNANDEZ Y

SANDRA MUSCATO

EL SISTEMA SAP R/3

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El software R/3 se considera un sistema operativo abierto que permite un procesamiento interactivo a nivel mundial, apropiado para todas las operaciones empresariales por su alto grado de integracin y flexibilidad.

Se opera a travs de diferentes mdulos de aplicacin que se mencionarn a lo largo de este caso por sus iniciales.

Para que el lector se familiarice con ellas se listan a continuacin por orden alfabtico las iniciales de los distintos mdulos.

Mdulos de aplicacin :

AM : Gestin de activos fijos : se utiliza para la gestin y el control de los activos inmovilizados.

Los elementos principales de este mdulo son el seguimiento de reparaciones y mantenimiento preventivo, la informacin por incorporacin y venta de activos fijos y la registracin tradicional de amortizaciones y sustitucin de inmovilizados.

CO : Controlling : en este mdulo se registran todos los movimientos de gastos e ingresos de la empresa.

Los elementos claves del mdulo son . contabilidad por centros de costos, contabilidad de proyectos, post clculo de costos, anlisis de las cuentas de resultado, contabilidad de costos por procesos y preparacin de informes para el control de gestin.

FI : Gestin Financiera : proporciona los planes de cuentas definidos por el usuario para la obtencin de los estados contables de presentacin, los informes de uso gerencial, los mayores analticos de las cuentas que los requieran como ser cuentas a cobrar, cuentas a pagar u otras .

Los elementos claves de este mdulo son los menues denominados general ledger ( GL - mayor general ), account receivable ( AC - deudores ), account payable ( AP - acreedores ), tesorera, special ledger ( SL - mayores especiales ), consolidacin y sistemas de informacin financiera.

HR : Gestin de personal : con este mdulo se planifica y controlan las actividades relacionadas con el personal.

Los elementos principales de este mdulo correponden a la gestin del personal y el clculo de sus remuneraciones, la planificacin y segumiento del desarrollo del personal y el sistema integral de informacin de personal.

IS : Soluciones sectoriales : este mdulo conecta los distintos mdulos de esta aplicacin con diferentes funciones suplementarias especficas de algunos ramos como ser los de la industria automovilstica, de gas, petroleo, sanidad, quimicas, farmaceuticas, telecomunicaciones, electrnicas o de bienes de consumo.

MM : Gestin de materiales : este mdulo apoya las funciones de aprovisionamiento y almancenamiento de existencias que se necesitan para las operaciones diarias.

Los elementos claves de este mdulo son la gestin de compras, valoracin de stocks, punto de pedido y evaluacin de proveedores, brindando un sistema de informacin on line para efectuar las compras y controlar los stocks.

PM : Mantenimiento : este mdulo apoya la planificacin, el procesamiento y la ejecucin de tareas de mantenimiento.

Los elementos principales son el procesamiento de las tareas no planificadas, los avisos de mantenimiento, las listas de materiales para este fin as como todo lo inherente a la planificacin e informacin sobre el mantenimiento de activos fijos.

PP : Planificacin de la produccin : este mdulo se utiliza para planificar y controlar las actividades de produccin de la empresa.

Los elementos principales son las listas de materiales, hojas de ruta, puestos de trabajo, planificacin de la produccin, control de fabricacin, emisin de ordenes de fabricacin, clculo de costos por productos y contabilidad de costos por procesos.

PS : Sistema de proyectos : este mdulo sirve para apoyar la planificacin, el control y la supervisin de proyectos a largo plazo.

Los elementos principales de este mdulo de aplicacin son los informes sobre fondos y recursos, el control de calidad, la gestin de tiempos y el sistema de seguimiento sobre el avance del proyecto.

QM : Gestin de calidad : este mdulo efectua el seguimiento de la planificacin del control de calidad

Los elementos principales del mdulo de aplicacin corresponden a toda la informacin inherente a la gestin de la calidad desde su planificacin hasta su inspeccin final.

SD : Ventas : este mdulo ayuda a optimizar todas las tareas y actvidades que se presentan al realizar la operacin de ventas, su entrega y la facturacin.

Los principales elementos con que opera este mdulo es el seguimiento de las ofertas, la gestin del pedido y la entrega, facturando y brindando informacin sobre todo el proceso de ventas.

WF : Workflow : este mdulo es una herramienta de soporte para los restantes al conectar e integrar las distintas aplicaciones. Mediante la gestin de este mdulo se puede remitir al usuario rapidamente al lugar buscado ( locallidad, persona, unidad, etc. )

Estos mdulos se pueden exponer en cuatro grupos por sus areas temticas como son Finanzas - FI,CO,AM Y PS; Sistemas Compartidos - WF e IS; Gestin de Personal - HR - y Logstica - PM, QM, PP, MM y SD.

En el desarrollo de este caso utilizaremos los siguientes mdulos y dentro de stos los menues que especificamente se indican con sus iniciales a saber :

CO - CCA : significa mdulo controlling -men cost center accounting utilizado para el anlisis de gestin mediante la consulta a todas los centros de costos.

FI - AC : significa mdulo financial accounting - men account receivables - mdulo utilizado para el registro de todas las operaciones con el cliente que no se canalizan a travs del mdulo SD de ventas.

FI - AP : significa financial accounting - account payable - mdulo utilizado para el registro de todas las operaciones con proveedores

FI - GL : significa financial accounting - general ledger - mdulo utilizado para el registro contable en las cuentas de imputacin.

MM : significa material management - mdulo utilizado para todas las transacciones con materiales ( materias primas, materiales o mercaderas de reventa ).

SD : significa sales and distribution- mdulo utilizado en el momento de facturar al cliente y que est vinculado con toda la relacin comercial con el mismo.

La ventaja competitiva de este software radica fundamentalmente en que es un sistema totalmente integrado en tiempo real, que permite mediante una sola carga de datos abastecer a los distintos mdulos que utilizan esa informacin, con el fin de cubrir no solo los aspectos operativos sino tambin los financieros y de control de gestin.

La utilizacin a nivel mundial de las mismas pantallas sea cual fuere el idioma en que se expongan, la posibilidad de presentar los informes de acuerdo a las necesidades de cada pas y un sistema de conversin para exponer los datos en la moneda de todos los pases involucrados, hacen que este software sea sumamente atractivo para empresas multinacional.

Trabajaremos en la sociedad denominada 1000 AG y utilizaremos como moneda corriente los marcos alemanes ( DEM )

La codificacin asignada a las cuentas son propias del sistema y se ha respetado su numeracin, aunque para este tamao de plan de cuentas cabria su adecuacin a nmeros ms pequeos.

En el mdulo FI GL encontraremos el balance general que tiene esta empresa. Se debern completar los saldos de las cuentas que se indican a continuacin y que son las nicas que se utilizaran. Estos saldos se pueden modificar diariamente en la medida que otras personas operen con el sistema instalado en la Universidad, razn por la cual debemos incorporar los existentes al momento de trabajar en el caso.

ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL AL....*DE NOVIEMBRE DE 1999 - EMPRESA 1.000 AG S.A.

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* Indicar el da en que se obtienen los saldos del ejemplo existente en la Universidad.

ACTIVO

-------------

ACTIVO CORRIENTE

----------------------------

CAJA Y BANCOS

100.000 Caja

113.100 Banco Deutsche

CREDITOS

Por Ventas :

141.000 Deudores por Ventas

500 PR S.A.

Otros Crditos

154.000 Iva Crdito Fiscal

159.010 Iva sobre anticipos

159.000 Anticipo a Proveedores

100 . Wald & Maier

BIENES DE CAMBIO

191.000 Mercaderas Pendientes de Facturacin

310.000 Mercaderas

TOTAL DEL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

----------------------------------

BIENES DE USO

32.000 Obras en Curso

1.000 Edificios

1.010 Amortizaciones Acumuladas de edificios

TOTAL DEL ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO TOTAL

PASIVO

------------

PASIVO CORRIENTE

-----------------------------

DEUDAS

160.000 Proveedores

100 Waldo & Maier

200 SMP Gmbh

175.000 IVA Dbito Fiscal

TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE

PASIVO TOTAL

PATRIMONIO NETO

---------------------------

CAPITAL

70.000 Capital Social

CUENTAS DE RESULTADO

-------------------------------------

RESULTADO POSITIVO

--------------------------------

820.000 Cta, Transitoria venta de activos fijos

250.000 Resultado venta activos fijos

RESULTADO NEGATIVO

---------------------------------

211.200 Amortizaciones del periodo

476.900 Gastos generales

En el sistema SAP R/3 vamos a encontrar bajo la denominacin de customizing lo que se entiende por parametrizacin del sistema.

En este caso no incursionaremos en la parametrizacin por razones de tiempo, por lo tanto cuando accedan a cada uno de los mdulos estos ya se encontrarn parametrizados con las tablas codificadas que cada operacin requiere.

En la parte funcional del sistema se ejecutan todas las transacciones

o sea todas las operaciones que afectan a cada uno de los circuitos.

Cada evento en SAP es una transaccin . P. ej. emitir una factura (SD), visualizar el saldo de una cuenta (FI - GL ), emitir un pago (FI - AP), registrar un cobro ( FI - AR ) , registras una entrada de mercaderas (MM), distribuir gastos dentro del area de controlling

( CCA - CO )

En SAP la estructura de balance esta en el mdulo FI GL ( financial accounting - general ledger ).

A este mdulo llega la informacin procesada en cualquiera de los otros mdulos que tenga que ver con la registracin contable, dado que el sistema es totalmente integrado. Cuando alguna operacin tiene que ver con cuentas del mayor general automaticamente estas son actualizadas aunque se est operando en otro mdulo - se trabaja con una actualizacin on line -

El caso con el cual se acceder a los distintos mdulos corresponde a la planificacin de la produccin de una mquina en la empresa 1000 AG S.A. , que se utiilizar durante un perodo en la empresa. permitiendo con ello ver el proceso de transferencia de obras en curso al activo fijo, su amortizacin y posterior venta.. Mientras se est produciendo la mquina - cuyo proceso de elaboracin se considerar una obra en curso - se registrar la adquisicin de otros materiales destinados a diferentes centros de costos con el fin de acceder a otros mdulos de aplicacin.

Antes de comenzar la obra, durante su avance, su utilizacin y su venta se analizarn los estados contables de la empresa en los disitintos momentos con el fin de analizar las partidas que se han modificado ante cada situacin.

La obra se planificar previamene a su puesta en marcha definiendo los valores mximos que tomar su construccin

En este caso planificaremos una determinada obra, recepcionaremos un material que no tiene orden de compra previa, emitiremos una orden de compra para esta obra y para otras necesidades de la empresa, recepcionaremos el material comprado, pagaremos un anticipo al proveedor en cuestin,

a) PLANIFICACION DE LA INVERSION

Se lleva a cabo dentro del mdulo de controlling ( CO - CCA )

Consiste en definir para cada centro de costos todas las cuentas de imputacin que le van a corresponder con la tarea que se piensa efectuar

Para cada cuenta en este mdulo se definir el nivel de inversin previsto para su posterior control con los datos reales.

La planificacion de la obra en curso que como hemos dicho se llevar a cabo en el mdulo CO -CCA , utilizar el centro de costos N. 3405 - obras en curso.

La clase de costo en CO es una rplica de la cuenta contable que esta creada en FI - GL, ( mayores generales del sistema contable ) no se puede trabajar en CO si la cuenta no est creada previamente en FI

Con el fin de ejemplificar la utilizacin de varios centros de costeo en el mdulo CO- CCA abriremos tres centros de costos para imputar las distintas operaciones, ellos son el centro de costos Obras en curso ( 3405 ) que necesitamos para la mquina a elaborar y los centros de costo Mantenimiento de planta ( 4300 ) y

Administracin ( 3301 ) que tambin utilizaremos en este caso.

b) PROCESAMIENTO DE UNA OPERACION DE COMPRA SIN ORDEN DE COMPRA PREVIA, CORRESPONDIENTE A UN GASTOS NO ACTIVABLE

Se trabaja en el mdulo FI - AP

Dentro de este mdulo en el men contabilizacion - factura , se incorpora la fecha del documento, el software trae automaticamente la fecha de contabilizacin que es la del da actual, la clase del documento- que responde a una codificacin que previamente se ha incorporado al sistema en el momento de su parametrizacin, el nmero de perodo contable, el nmero de la sociedad en la que se est contabilizando y el tipo de moneda en la que se registran las operaciones.

Se ingresa el nmero del proveedor para este ejemplo ser 200 SMP Gmbh y automaticamente aparece en pantalla la codificacin de las condiciones de pago que tiene ese proveedor - esto ha sido definido tambien en el momento inicial de parametrizar el sistema.

Se incorpora el importe de la compra con el iva includo. El sistema volver a calcular el iva contenido en la factura de acuerdo al indicador de iva previamente incorporado y que responde a un tabla cuya codificacin se ha definido previamente.

En SAP todas las operaciones que se llevan a cabo estan previamente codificadas en una tabla que se incorpora al sistema en el momento inicial de su parametrizacin. Esta tabla puede tener la siguiente caracterstica :

Cdigo de operacinTipo de operacin

(clave de contabilizacin )

-------------------------------------------------------------------

25Salida de pagos

31Factura

40Contabilizar en el debe

50Contabilizar en el haber

Para este ejemplo ingresamos la codificacin del tipo de operacin que se est efectuando, en nuestro caso el nmero ser el nmero 40.

Se ingresa el nmero de cuenta de resultados en la que quiere debitarse esta compra. En nuestro caso ser la 476.900 Gastos Generales.

Posteriormente el software solicita se incorpore el nmero de centro de costos a donde se imputar esta partida. En este caso utilizaremos el N. 3.405, al darle enter aparece el importe total adeudado al proveedor y el nmero de divisin.

Las divisiones representan las areas de negocios de una organizacin

que han sido previamente definidas en el momento de parametrizar el sistema. A ttulo de ejemplo ellas pueden ser :

a) Division frmacos para humanos

b) Divisin frmacos para vacunos

c) Divisin frmacos para bovinos

Dentro de cada una de estas divisines estarn

1) el centro de costos gastos de obra,

2) el centro de costos mantenimiento y

3) el centro de costos administracin.

Una vez efectuado esta operacin podemos analizar los saldos de las cuentas de mayor que estamos utilizando y ver cules se han modificado y por qu importes.

Llenaremos nuevamente los datos correspondientes a las cuentas utilizadas en este caso que son las siguientes :

ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL AL....*DE NOVIEMBRE DE 1999 - EMPRESA 1.000 AG S.A.

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* Indicar el da en que se obtienen los saldos del ejemplo existente en la Universidad.

ACTIVO

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ACTIVO CORRIENTE

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CAJA Y BANCOS

100.000 Caja

113.100 Banco Deutsche

CREDITOS

Por Ventas :

141.000 Deudores por Ventas

500 PR S.A.

Otros Crditos

154.000 Iva Crdito Fiscal

159.010 Iva sobre anticipos

159.000 Anticipo a Proveedores

100 . Wald & Maier

BIENES DE CAMBIO

191.000 Mercaderas Pendientes de Facturacin

310.000 Mercaderas

TOTAL DEL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

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BIENES DE USO

32.000 Obras en Curso

1.000 Edificios

1.010 Amortizaciones Acumuladas de edificios

TOTAL DEL ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO TOTAL

PASIVO

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PASIVO CORRIENTE

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DEUDAS

160.000 Proveedores

100 Waldo & Maier

200 SMP Gmbh

175.000 IVA Dbito Fiscal

TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE

PASIVO TOTAL

PATRIMONIO NETO

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CAPITAL

70.000 Capital Social

CUENTAS DE RESULTADO

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RESULTADO POSITIVO

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820.000 Cta, Transitoria venta de activos fijos

250.000 Resultado venta activos fijos

RESULTADO NEGATIVO

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211.200 Amortizaciones del periodo

476.900 Gastos generales

c) PROCESAMIENTO DE LA EMISION DE ORDENES DE COMPRA

Se trabaja dentro del mdulo MM y requiere de la siguiente informacin para ser cargada en el sistema :

Se debe crear un pedido para un proveedor existente. En nuestro caso ser el proveedor 100

Dentro de cada compaia se ha indicado quienes son las personas que estan capacitadas para gestionar ese material o sea negociar las condiciones de compra. Esta informacin se ha definido en el momento de parametrizar el sistema .

En este caso se utilizar el cdigo de organizacin de compras 1.000

El grupo de compras es un conjunto de personas autorizadas previamente para gestionar esa operacin. En este caso le asignamos el nmero 000 .

Cdigo de autorizacinNombre de la persona

-------------------------------------------------------------------

000Marisa Mendez

001Mario de la Vega

002Andrea Garcia

003Sandra Muscato

Del mismo modo se ha parametrizado e indicado con distintas iniciales los distintos tipos de pedidos que la empresa puede gestionar. La tabla previamente incorporada al sistema en el momento de su parametrizacin inicial ser como la siguiente :

Cdigo del tipo de pedidoTipo de pedido

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NBPedido standard

VU Pedido de traslado

En nuestro caso utilizaremos la clase de pedido NB que corresponde a un pedido standard.

El tipo de imputacin responde tambien a una tabla previamente incorporada y define que datos posteriomente solicitar el sistema siendo A imputacin al activo fijo.

Fecha de entrega es la fecha esperada de recepcin del material en nuestro caso colocaremos 30 de diciembre de 1999.

La pantalla nos solicita que definamos el centro o sea el lugar o la a planta en donde se va a recepcionar el material, la codificacin a utilizar responde tambin a una tabla previamente incorporada. En nuestro caso utlizaremos el nmero 1.000 que corresponde a

No se agregan ms datos en esta pantalla.

Previamente debe existir una orden interna (de inversion ) en nuestro caso lleva el nmero 65000124 correpondiente a la Ampliacion de planta de la sociedad 1000.

Para crear la orden interna, se debe acceder al menu de Controlling --> Ordenes --> Datos Maestros --->Crear

En el mdulo de presupuesto se ha definido el monto total que se piensa invertir en esa obra en curso durante el ao 1999. En nuestro caso se ha pensado en una inversin deno mas de cien millones de pesos. En este caso este importe abarca todos los centros de costos. En cada centro de costo se definira para cada tipo de gasto lo estimado, aunque el sistema solamente frenar una partida si excede el lmite total de cien millones pero si lo comprado esta dentro de los cien millones aunque exceda lo presupuestados en un centro de costos en particular no ser rechazado.

c) PROCESAMIENTO DEL INGRESO DEL PEDIDO - RECEPCION DE MATERIALES

Se utilizar el modulo MM

La pantalla solicita que se comple la descripcin de los bienes recepcionados , en nuestro caso sern - ladrillos -, se debe digitar la cantidad recibida, la unidad que responde a una sigla segn tabla previamente incorporada al sistema y el precio unitario.

El grupo de artculos que responde a la codificacin existente en la tabla previamente definida, es requisito para continuar con la pantalla, digitaremos el cdigo que corresponda de una tabal como por ejemplo la siguiente :

.........poner ejemplo

Al ingresar los datos en esta pantalla aparece otra en la cual se debe agregar el nmero de inmovilizado -en nuestro caso 4140- que responde al nmero definido anteriormente como el asignado a obras en curso.

En esta pantalla aparece automaticamente reflejado el nmero de orden interno creado anteriormente para el seguimiento de todos los importes que se imputen a esta obra en curso. En nuestro caso el nmero .......................... ( agregar al ver la explicacin guiada ).

Este tipo de informaciones las debemos observar al pie de la pantalla en letras blancas sobre fondo azul y es muy importante en algunas operaciones retener estos nmero para ingresar inmediatamente a la operacin si se requiere continuar con ella o efectuar alguna consulta. Sin no se retuvieran los nmeros tambin es posible acceder a ellos mediante su bsqueda a travs del sistema.

d) PAGO DEL ANTICIPO AL PROVEEDOR

Se trabaja en el mdulo AP

Pantalla de emisin de anticipos .

El proveedor que se utilizar para este caso ser el Proveedor N. 100 Wald & Maier , la operacin como ya hemos dicho se efecta en la Sociedad 1.000 y utilizamos como moneda para nuestros registros el marco alemn. Moneda DEM.

Fecha del documento 8 de octubre de 1999

Fecha de contabilizacin aparece sola en la pantalla, y responde a la fecha del da en que se est operando.

Indicador CME se debe incorporar para establecer la posterior transferencia de este importe a la cuenta que le corresponda en nuestro caso ser a un activo fijo.

Incorporar que el cheque se emite contra el Banco Deutsche cuyo nmero es 113100 por un importe de 11.500 con iva incluido a la alicuota del 15%.

La fecha valor aparece automaticamente y corresponde a la fecha del da en que se est operando. Esta puede ser modificada dado que esta informacin est afectando la posicin bancaria existente en el mdulo de tesoreria TR.

Como se ha explicado en este sistema la informacin se ingresa una sola vez, sea cual fuere el mdulo que para ello se est utilizando y automaticamente en tiempo real se transfiere a todos los otros mdulos que deben utlizar la misma informacin.

La siguiente pantalla requiere incorporar el importe si se coloca * repite el importe incorporado en la pantalla anterior.

Se indica el tipo de iva ( In. de IVA ) y se marca el campo calcular iva . Automaticamente aparecer bajo la denominacion de cuota de iva el credito fiscal que este pago genera.

El tipo de iva - como se ha mencionado anteriormente - responde a una tabla previamente incorporada al sistema en el momento de su parametrizacin.

Estos importes han sido transferidos automaticamente a las cuentas del mayor general que registran los anticipos entregados ( cta. N. 159.000 ), los crditos fiscales ( cta. N. 154.000 ) y los saldos bancarios ( cta. n 113.100 ).

Entrando al menu en documento simular se puede ver en pantalla el asiento contable que automaticamente se v a registrar con los numeros de cuenta e importes.

Como el credito fiscal puede ser tomado impositivamente pero a su vez debe quedar como saldo a nuestro favor en la cuenta del proveedor se crean dos cuentas que se cancelan entre s y permiten utilizar en la posicin fiscal del mes este importe, ellas son las siguientes 159.010 por el crdito fiscal contenido en el anticipo y la 154.000 por el valor del crdito fiscal que se utilizar en la posicin de ese mes.

El asiento de pago al proveedor tiene por lo tanto la siguiente estructura :

Cuentas DebeHaber

---------------------------------------------------------------------------------------

Anticipo a Proveedores11.500

Banco Deutsche11.500

---------------------------------------- -------------------------------------------

IVA Crdito Fiscal1.500

Comp. IVA Anticip.1.500

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Con este registro se permite mantener en la cuenta de anticipos el importe total con IVA y al mismo tiempo imputar a la cuenta IVA crdito fiscal del perodo el importe del IVA contenido en el anticipo.

A continuacin obtendremos nuevamente los saldos de todas las cuentas involucradas en este caso y los trasladaremos a este papel de trabajo.

ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL AL....*DE NOVIEMBRE DE 1999 - EMPRESA 1.000 AG S.A.

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* Indicar el da en que se obtienen los saldos del ejemplo existente en la Universidad.

ACTIVO

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ACTIVO CORRIENTE

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CAJA Y BANCOS

100.000 Caja

113.100 Banco Deutsche

CREDITOS

Por Ventas :

141.000 Deudores por Ventas

500 PR S.A.

Otros Crditos

154.000 Iva Crdito Fiscal

159.010 Iva sobre anticipos

159.000 Anticipo a Proveedores

100 . Wald & Maier

BIENES DE CAMBIO

191.000 Mercaderas Pendientes de Facturacin

310.000 Mercaderas

TOTAL DEL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

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BIENES DE USO

32.000 Obras en Curso

1.000 Edificios

1.010 Amortizaciones Acumuladas de edificios

TOTAL DEL ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO TOTAL

PASIVO

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PASIVO CORRIENTE

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DEUDAS

160.000 Proveedores

100 Waldo & Maier

200 SMP Gmbh

175.000 IVA Dbito Fiscal

TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE

PASIVO TOTAL

PATRIMONIO NETO

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CAPITAL

70.000 Capital Social

CUENTAS DE RESULTADO

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RESULTADO POSITIVO

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820.000 Cta, Transitoria venta de activos fijos

250.000 Resultado venta activos fijos

RESULTADO NEGATIVO

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211.200 Amortizaciones del periodo

476.900 Gastos generales

Analicemos los saldos existentes en las cuentas involucradas en este caso en este momento cotejando con las obtenidas en el momento anterior y veamos cules se han modificado identificando el motivo de la variacin.

e) RECEPCION DE MATERIALES CON PEDIDOS REGISTRADOS PREVIAMENTE

Se lleva a cabo en el modulo MM que se utliza para registrar la recepcin de los materiales cuyos pedidos se han registrado anteriormente, definindose en esa oportunidad que cantidad va al stock de productos y que cantidad se imputa a determinada obra.

Antes de hacer una recepcin se hace la liberacin de la orden que es como una aprobacin de esta para poder continuar. Esta liberacin puede hacerse en el momento de entregar el anticipo a un proveedor. Si no se libera la orden no se podr posteriormente registrar la recepcin de los materiales.

En esta pantalla se debe digitar el cdigo de liberacin que responde a una tabla parametrizada originalmente para definir el nivel de aprobacin de la orden, el cdigo a utilizar es PU

Aparece en pantalla el nmero de la ltima orden creada, en nuestro caso la nmero......................... ( incorporar el nmero en el momento de la presentacin )

Volmen de listado determina que tipo de documentos van a ser procesado y aparece solo por default, as como el tipo de documento de compra que corresponde a una tabla originalmente parametrizada.

f) ENTRADA DE MERCANCIAS

Se trabaja en el mdulo MM

Fecha del documento : se incorpora por la fecha de recepcin de los materiales.

Clase de movimiento 101 responde al codigo de entrada de mercancias de pedido a almacen segn tabla existente como por ejemplo la siguiente :

TIPO DE MOVIMIENTO DESCRIPCION

---------------------------------------------------------------------------------------

101ENTRADA DE MERCADERIAS

102ANULACION DE MERCADERIAS

122DEVOLUCION DEL PROVEE.

501ENTRADA SIN PEDIDO STOCK

......................................................

Se ingresa el nmero de pedido en nuestro caso ........................ (completar en el momento de la presentacin )

Centro responde al numero 1000

Almacen 0001

En pantalla aparece el detalle de los materiales recibidos que seran destinados a dos lugares diferentes. Los ladrillos a la obra directamente y el producto 1400 - 300 cemento que ser destinado a stock, ambos productos estan en la misma orden de compra.

En la contabilizacin se ha creado directamente por el equipo un nmero de documento contable que en este caso es ........................ (completar en el momento de la presentacin ) que si lo traemos a pantalla indica las cuentas del mayor general que se han visto afectadas con esta incorporacin de materiales que son las cuentas 191.100 Mercaderas pendientes de facturacin, la cuenta 310.000 Mercaderas y la cuenta 32.000 Obras en curso.

Al recibirse la mercadera con el correspondiente remito se registra en el activo Obras en Curso y en el activo Mercaderas los productos recibidos, como la factura an no se ha procesado la contrapartida es una cuenta transitoria que la denominamos Mercaderas Pendientes de Facturacin y que aparece en pantalla con la denominacion

COMPNS. EM/RF aprov. e

En nuestro caso se debita el activo en la cuenta obras en curso por el importe de la orden de compra que corresponde a este concepto y en la cuenta mercaderia por la ingresada al stock y se acredita en ambos casos una cuenta transitoria ( 191100 Cmpns. EM/rf aprov. e - compensacin entrada de mercaderias y recepcion de facturas aprobacin en tramite ) dado que la factura no se ha recibido todavia.

Cuentas utilizadas :

32000 Obras en curso para el activo 4140

310000 Mercaderias por lo productos incorporados al stock

g) REGISTRAR LA FACTURA POR LA MERCADERIA RECIBIDA

Se trabaja en el mdulo MM

Se ingresa la fecha de la factura, la fecha de contabilizacin responde a la del da en que se est operando.

Clase de documento : codificacin que correspondiente a la factura, el nmero de sociedad se incorpora a la pantalla automaticamente como el tipo de moneda en la que se est operando.

Se ingresa el nmero de la orden de pedido en este caso................

( completar en el momento de la presentacin ), se ingresa y se pasa a otra pantalla automaticamente.

En esta se ingresa el importe de la factura con el iva incluido en nuestro caso 1.000.000 + 100.000 + 165.000 pues trabajamos con un iva del 15% total 1.265.000. Se deja indicado el codigo de iva contenido es en este caso V1 y se tilda calcular impuesto.

En la siguiente pantalla se muestran los items recepcionados de la orden con el monto y la cantidad de cada partida. Digitando simular aparecen las cuentas y los montos calculados por el sistema.

Visualizando el asiento se puede apreciar que se ha acreditado la cuenta del proveedor, debitandose la cuenta de iva credito fiscal ( iva soportado ) 154000, y se cancela la cuenta de compensacin que se utilizo anteriormente para recepcionar los materiales.

Nuevamente podemos obtener los saldos de las cuentas utilizadas en este caso completando el siguiente cuadro y analizando las diferencias entre los valores existentes en el cuadro anterior y los existentes en este momento.

ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL AL....*DE NOVIEMBRE DE 1999 - EMPRESA 1.000 AG S.A.

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* Indicar el da en que se obtienen los saldos del ejemplo existente en la Universidad.

ACTIVO

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ACTIVO CORRIENTE

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CAJA Y BANCOS

100.000 Caja

113.100 Banco Deutsche

CREDITOS

Por Ventas :

141.000 Deudores por Ventas

500 PR S.A.

Otros Crditos

154.000 Iva Crdito Fiscal

159.010 Iva sobre anticipos

159.000 Anticipo a Proveedores

100 . Wald & Maier

BIENES DE CAMBIO

191.000 Mercaderas Pendientes de Facturacin

310.000 Mercaderas

TOTAL DEL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

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BIENES DE USO

32.000 Obras en Curso

1.000 Edificios

1.010 Amortizaciones Acumuladas de edificios

TOTAL DEL ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO TOTAL

PASIVO

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PASIVO CORRIENTE

-----------------------------

DEUDAS

160.000 Proveedores

100 Waldo & Maier

200 SMP Gmbh

175.000 IVA Dbito Fiscal

TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE

PASIVO TOTAL

PATRIMONIO NETO

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CAPITAL

70.000 Capital Social

CUENTAS DE RESULTADO

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RESULTADO POSITIVO

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820.000 Cta, Transitoria venta de activos fijos

250.000 Resultado venta activos fijos

RESULTADO NEGATIVO

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211.200 Amortizaciones del periodo

476.900 Gastos generales

h) COMPENSAR LOS ANTICIPOS ENTREGADOS

Se trabaja en el modulo AP

Se incorpora a la pantalla la fecha del documento que es la de la factura recibida. El sistema no aplica automaticamente los anticipos a las facturas que se van contabilizando, debiendose efectuar este registro en forma manual.

Luego de la fecha se ingresa el proveedor en nuestro caso 100 y el nmero de factura en nuestro caso ................... ( completar en el momento de la presentacin ) se digita tratar anticipos y aparece el anticipo cargado originalmente por 11.500 bajo el nmero de documento .................... ( completar en el momento de la presentacin ).

Ingresando el nmero de documento y digitando en simular automaticamente se efectua el asiento de transferencia pasando el importe del anticipo a la cuenta del proveedor. Tambien se puede apreciar en pantalla que el asiento del iva utilizado en el momento del pago del anticipo se cancela.

Transferencia de materiales que estan en stock a la obra en curso.

En su momento incorporamos al stock 1.000 unidades del producto 1400-300 y en este paso se transfieren a la obra en curso.

En esta pantalla se debe incorporar los siguiente :

Fecha del documento : comprobante interno de transfererencia de materiales

Clase de movimiento : 241 correspondiente a la tabla interna que dice consumo de almacen para inmovilizado

Centro : 1000

Almacen 0001

La pantalla siguiente pide que se indique el nmero de obra en curso, en nuestro caso 4140 y el codigo del material y la cantidad.

Aparece al pie un nmero de documento generado con esta transaccin en este caso el nmero......................... ( completar en el momento de la presentacin ).

Verifiicando el asiento contable se puede apreciar que ha transferido de la cuenta mercaderas 310.000 a la cuenta de obra en curso 32000 la suma de 1,000,000

y) PAGO DE LA FACTURA MODULO AP

La pantalla solicita incorporar la fecha del documento que corresponderia a la contenida en la orden de pago.

Se debe definir la cuenta corriente bancaria a utilizar en nuestro caso la N. 113100 ( Banco Deutsche ) , definir el importe que se cancela

$ 1.253.500 ( factura original menos anticipo ya aplicado ).

Indicar la cuenta del proveedor ( Waldo y Maier N* 100 ) en nuestro caso e ingresar.

Aparece en pantalla todo lo que ese proveedor tiene pendiente en su cuenta corriente, si se deja en rojo solamente las partidas en cancelacin se llega a imorte cero en sin asignar .

El asiento contable tendr debito a la cuenta del proveedor por un valor distinto al del cheque dado que el sistema va a enviar a la cuenta del proveedor la cancelacin de la totalidad del anticipo y de la factura.

j) TRANSFERENCIA DE LA OBRA EN CURSO COMO TAL A UNA CUENTA DEL ACTIVO FIJO PERMANENTE

Se trabaja en el mdulo de activo fijo FI - AA : assets accounting

Se debe crear a nivel de este mdulo el activo fijo al cual se va a incorporar el saldo de la cuenta obras en curso.

El sistema permite seleccionar de todas las partidas activadas en la cuenta obras en curso 3405 a que cuentas enviar cada una de ellas, informacin que se puede incorporar en valores absolutos o porcentajes.

En nuestro caso todas las partidas seran transferidas a la cuenta 1132 ( numero de bien ) registrado contablemente bajo el numero .............................. ( completar en el momento de la presentacin ) y transferiremos el 100% de los datos imputados a esta cuenta.

Seguidamente se contabiliza la operacin ingresando la fecha a partir de la que se transfiere al activo lo acumulado en el activo obras en curso, agregando la clase de documento que corresponde a esta operacin. En nuestro caso AA - contabilizacion de activos fijos.

Al pie de la pantalla aparece el nmero de documento que el software le ha asignado a esta operacion. En este caso .................................

Visualizando el numero de documento se puede apreciar un credito a la cuenta 32.000 Obra en Curso y un debito a la cuenta 1.000 Edificio xx.

k) CONTABILIZACION DE LA AMORTIZACION

Se trabaja en el mdulo FI - AA dentro de los procesos peridicos.

Se incorpora el numero de la sociedad en la que estamos operando (1000 ) y el periodo contable en el que vamos a trabajar.(10). Es una operacin no planificada cuya pantalla indicar el importe de la amortizacin anual y la correspondiente al perodo en cuestion que en este caso son diez meses.

Dentro de este mdulo siguiendo el men de activo fijo, inmovilizado, visualizar valores podemos acceder a la pantalla donde para el activo 1132 aparece su valor de costo, su amortizacin acumulada y su valor residual.

Para observar el asiento de amortizacin efectuado nos trasladamos al modulo FI GL en donde podemos entrar al men de visualizar documentos y vemos la utilizacin de las cuentas 211200 Amortizaciones del perodo - cuenta de resultado negativo y la cuenta regularizadora del activo N. 1010 Amortizacin acumulada edificios.

l) VENTA DEL BIEN CREADO

Se trabaja en el mdulo FI AR , dentro del men de facturas se debe indicar el nmero de cliente con el que estamos operando en nuestro caso 500, el importe de la operacin incluyendo el IVA, se agrega tilde para indicar que la operacin tiene IVA y se codifica el indicador de IVA que responde a la tabla previamente creada y que en nuestro caso ser de un iva del 15%.

Al pie de la pantalla se debe indicar el codigo de CMCT -clave de contabilizacin - cuya codificacin existe en la tabla vista anteriormente y responde a la orden de debitar o acreditar.

En nuestro caso sera el codigo 50 y la cuenta 820.000 denominada ingreso por baja de activo fijo.

En la siiguiente pantalla se indicar con - * - el importe, se marca el flap baja de inmovilizado y aparece otra pantalla superpuesta en la que se ingresan los datos del activo a vender. O sea el nmero de inmovilizado 1132 , la fecha en la que se d de baja el activo - que puede ser una fecha anterior a la actual en la que estamos contabilizando y se marca en baja total, pudiendose dar de baja un determinado porcentaje del valor total de este activo.

Si visualizamos la pantalla con las cuentas utilizadas en esta baja encontraremos que se han utilizado las siguientes cuentas ;

141.000 Deudores por ventas

500 PR Gmbh

820.000 VENTA DE ACTIVO FIJO

175.000 IVA DEBITO FISCAL

825.000 CTA. TRANSITORIA POR VENTA DEL ACTIVO FIJO

( esta cuenta se utiliza exclusivamente porque el sistema SAP R/3 lo requiere y sirve para calcular la diferencia entre el precio de venta y el valor residual del bien dado de baja. Diferencia que se expondr en la cuenta 250.000 Resultado venta de bienes de uso )

1.000 EDIFICIOS

1.010 AMORTIZACION ACUMULADA DE EDIFICIOS

m) COBRANZA DE LA OPERACION DE VENTA

Se trabaja en el mdulo FI - AR . La operacin a realizar ser una entrada de pagos, denominacin que utiliza el sistema SAP R/3 para contabilizar las cobranzas.

La pantalla requiere la fecha de la cobranza, el cdigo de la clase de documento a contabilizar, cuya codificacin ha sido previamente definida en el momento de parametrizar el sistema y que tendr para este caso la sigla DZ.

Se indica el mero de la cuenta en donde se ingresarn los fondos por ej. 100.000 Caja - el importe que se est recibiendo y el nmero del cliente al cual corresponde ese pago. Al entrar estos datos automaticamente aparecen en pantalla todas las facturas que este cliente adeuda, se debe seleccionar la que se est pagando en esta oportunidad con un doble clic sobre el importe.

Seguidamente podemos visualizar el asiento a que di origen esta operacin en el cual se utilizan las siguientes cuentas :

100.000 CAJA

141.000 DEUDORES POR VENTAS

500 PR S.A.

n) OBTENCION DE LOS ESTADOS CONTABLES

Se trabaja en el mdulo SISTEMA INFO, dentro de este en los menues de finanzas y contabilidad, libro mayor, balance.

Se debe elegir el plan de cuentas que se utilizar para preparar este balance de una tabla previamente definida, se indicar el nmero de sociedad y el cdigo de estructura de balance de otra tabla previamente definida por ej. RT 9 y USA y ejecutar.

La pantalla permite ver el ao actual y el anterior para cada una de las cuentas definidas en la estructura de balance elegida.

Se trasladarn al papel de trabajo los saldos que las cuentas que en este caso se utilizan tengan a esta altura del trabajo para compararla con los saldo existentes al inicio del mismo

ESTADO DE SITUAC