SAP Business One

SAP AG 2003

SAP Business One

6. Business Planning - Sales ForeCast

- Cost Centers

2. Light Manufacturing - Production Order

4. Sales & Distribution

- Sales Opportunity

- Order to Cash

7. Production Planning - MRP Run

3. Inventory Management - Stock transfer/transfer posting

- Good Issue / Good Receipt

Pragmatic

methodology

Extensive

documentation

Proven

preconfiguration

SAP

Best

Practice

Purchase

Order

10

20

30

$ $

5. Financials and

Accounting - Financial Analysis

- Product Costing

- Profit Analysis

1. Purchasing - Purchase Order

- Goods receipt PO

- Invoice

SAP AG 2003

Modul – modul SAP Business One

Modul Keterangan

Financial Dimana aktivitas akunting dan keuangan dilakukan

Sales Opportunities Proses aktivitas penjualan terhadap pelanggan

dan calon pelanggan

Sales Proses Penjualan ke Customer dari Pembuatan

Quotation, Sales Order, Proses Pengiriman barang

dan Proses Penagihan.

Purchasing Proses pembelian barang ke Supplier dari Proses

purchase order, penerimaan barang dan penagihan

dari vendor

Business Partners Penyimpanan informasi dari pelanggan, supplier

dan calon pelanggan

SAP AG 2003

Modul – modul SAP Business One

Modul Keterangan

Banking Proses Pembayaran dan Penerimaan keuangan

Inventory Proses Pencatatan transaksi inventory (Receipt,

Issues dan perpindahaan antar warehouse )

Production Proses Produksi (Light)

Human Resources Tempat menyimpan data informasi karyawan

SAP AG 2003

Currency

Transaction Currency

Jenis mata uang yang digunakan pada level transaksi

Local Currency

Jenis mata uang yang dipakai sebagai mata uang dasar

perusahaan dan pelaporan keuangan di negara masing-masing

System Currency

Jenis mata uang yang digunakan sebagai mata uang alternatif

pelaporan keuangan dan biasa nya digunakan oleh multinational

company sebagai mata uang konsolidasi ke pusat

SAP AG 2003

3 jenis Business Partner di SAP Business One

All

purchasing

transactions

All sales

transactions

Sales

opportunities

Quotations and

orders

Sales

opportunities

One or more

control accounts

for vendors

Possible

transactions

One or more

control accounts

for customers

Possible

transactions

Leads do not have

any effect on

accounting.

Possible

transactions

Vendors Customers Leads

SAP AG 2003

Item Master

SAP Business One dapat mengatur semua item yang dibeli,

diproduksi, dijual atau disimpan oleh perusahaan.

Produk yang merupakan servis atau jasa juga dapat didefinisikan

sebagai item, walaupun produk tersebut hanya relevan untuk

proses penjualan.

Untuk setiap item, pengguna sistem dapat memasukan data-data

yang relevan dengan item tersebut di master item, dimana data-

data tersebut akan secara otomatis digunakan oleh sistem dalam

proses pembelian, penjualan, produksi, pengaturan gudang dan

akunting.

SAP AG 2003

Manajemen Inventory

SAP Busines One membantu perusahaan untuk mengatur

inventory dari perusahaan.

Quantity inventory dari item pada sistem diatur pada setiap

warehouse, dan dibagi menjadi :

In stock Quantity Total Kuantitas

Commited Quantity Kuantitas yang dipesan oleh pelanggan

Ordered Quantity Kuantitas yang diorder oleh perusahaan dari

supplier tetapi belum dikirim

Available quantity / quantity ready stock dihitung dengan In Stock

- Committed + Ordered quantity

SAP AG 2003

Metode penilaian inventory

Moving Average price

Sistem menghitung moving average price dengan membagi

total nilai dari barang dengan quantity pada stock.

First In - First Out (FIFO)

Sistem menyimpan nilai penerimaan barang dalam lapisan-

lapisan yang terpisah, dimana sistem akan menggunakan

nilai dari lapisan urutan yang awal terlebih dahulu sebagai

cost dalam penjualan.

Standard Price

Sistem menggunakan nilai tetap sebagai cost dari suatu

barang dalam semua pergerakan barang.

Pilihan ini biasa digunakan untuk item yang kita produksi

sendiri.

€ € € € €

SAP AG 2003

Alur dalam pembelian

Warehouse

Memeriksa & Menerima

Barang

Memeriksa Invoice

Melakukan Pembayaran

Bagian Keuangan

Mengakses informasi Secara real time

Kantor Pusat Bagian Pengadaan

Membuat PO

SAP AG 2003

Alur dokumen dalam pembelian (Purchasing)

General Ledger

(Value)

Warehouse

(Quantity)

Target document Base document

1.) 2.) 3.)

Purchase

Order

Goods

Receipt PO AP Invoice

SAP AG 2003

Purchase Order

Purchase Order:

1. Tidak menghasilkan jurnal akunting.

2. Jumlah barang yang dipesan akan menambah ordered

quantity pada inventory manajemen.

SAP AG 2003

Goods Receipt Purchase Order

Goods Receipt Purchase Order:

1. Dokumen ini dibuat pada saat barang diterima.

2. Barang diterima di salah satu warehouse dan kuantitas dari

warehouse akan terupdate.

3. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock.

Journal : Inventory

AP belum ditagih

SAP AG 2003

AP Invoice

Accounts Payable Invoice:

1. Dokumen ini dibuat saat menerima tagihan dari supplier.

2. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai

hutang.

Journal : AP yang belum ditagih

AP

3. Jika tidak ada penerimaan barang sebelum nya, maka

dokumen AP Invoice akan mengupdate stock dan membentuk

jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock. Journal : Inventory

AP

SAP AG 2003

Postings dalam Proses Purchasing untuk Item Inventory

Allocation

Costs Acc. Stock Acc.

100 100

Purchase

Order

AP

Invoice

Vendor Allocation

Costs Acc.

100 100

Goods

Receipt PO

SAP AG 2003

Postings dalam Proses Purchasing untuk Item Non -Inventory

Purchase

Order

AP

Invoice

Vendor

Expenses Account

EU Expenses Acc.

Foreign Expenses Acc.

100 100

Goods

Receipt PO

SAP AG 2003

A/P Reserve Invoice

Purchase

Order

Goods

Receipt PO A/P Reserve

Invoice

General Ledger

(Value)

Warehouse

(Quantity)

1.) 2.) 3.)

SAP AG 2003

A/P Reserve Invoice

1. A/P reserve invoices digunakan untuk membuat pro forma invoice

dimana Invoice diterima sebelum penerimaan barang. AP Reserve

invoice tidak mengubah in stock quantity.

2. Jika A/P Reserve dibuat tanpa Purchase Order maka ordered

quantity akan bertambah sejumlah kuantitas AP Reserve Invoice.

3. A/P Reserve Invoice akan membentuk jurnal akunting untuk

mengupdate nilai hutang.

Journal : AP Belum Ditagih

AP

SAP AG 2003

Goods Returns untuk pembelian

General Ledger

(Value)

Purchase

Order

Warehouse

(Quantity)

Allocation

Costs Acc. Stock Acc.

100 100

Stock Acc. Allocation

Costs Acc.

100 100

Goods

Returns

Goods

Receipt PO

SAP AG 2003

Good Returns

1. Good return adalah dokumen clearing untuk Good Receipt PO

dimana AP Invoice terhadap penerimaan barang tersebut

belum dilakukan.

2. Good Returns akan mengurangi stock pada warehouse.

3. Good Return akan membentuk jurnal akunting untuk

mengupdate nilai stock.

SAP AG 2003

Credit Memo untuk pembelian

Allocation

Costs Acc. Stock Acc.

100 100

General Ledger

(Value)

Purchase

Order

AP

Invoice

Vendor Allocation

Costs Acc.

100 100

Stock Acc. Vendor

100 100

Credit

Memo

Goods

Receipt PO

Warehouse

(Quantity)

SAP AG 2003

AP Credit Memo

1. AP Credit Memo digunakan untuk mengembalikan barang

pada supplier dimana AP Invoice sudah dilakukan.

2. AP Credit Memo akan mengupdate kuantitas stock dan

membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock dan

hutang.

3. AP Credit memo melakukan jurnal balik terhadap jurnal

akunting dari AP Invoice dan Good Receipt PO.

SAP AG 2003

Goods Receipt PO: Partial Deliveries/Overdeliveries

Goods Receipt PO

#

1

2 20

3

Goods Receipt PO

1.) Overdelivery 2.) Add Items

Purchase Order

#

1 10

2 15

3 2

#

1

2

3

4 1

SAP AG 2003

Perubahan stock dalam pembelian

In Stock - Committed + Ordered = Available

Transaction

Purchase order

Goods receipt PO

Goods Receipt PO w/o

reference to PO

A/P invoice for

goods receipt PO

A/P invoice

w/o reference

to Purchase Order

Goods returns

A/P Credit memo

Pu

rch

asin

g / A

P

A/P Reserve Invoice

w/o reference to PO

Goods Recept PO with

reference to A/P Reserve

Invoice

+ +

+ -

+ +

+ +

+ +

+ -

-

-

-

-

SAP AG 2003

Alur dalam penjualan

SAP AG 1999

Sales Processes : Overview Diagram

Pre - Sales Activities Sales Opportunity -

Sales Order

Processing

Sales Order

Processing

Inventory

Sourcing

Inventory

Sourcing

Shipping Delivery

Billing Billing

Invoice

Payment Payment

SAP AG 2003

Sales Opportunities (CRM)

Won

1st Stage (6%*) 2nd Stage (20%) 3rd Stage (40%) 4th Stage (60%) 5th Stage (80%)

Lost ?

Contact at trade fair

Contact expresses

general interest

You enter the

prospect in the

system

as a lead

You analyze the

prospect's

requirements and

identify

suitable products

You record the

business partner's

master data

Negotiations

regarding prices,

payment terms,

and so on

Quotation is

created for the

customer

Sales negotiations

Prospect buys

products on basis of

quotation

You now classify

the prospect (lead)

as a customer in the

system because

you expect

additional sales

600 Euro** 2000 Euro 4000 Euro 6000 Euro 8000 Euro

Lead Second

Meeting

First

Meeting Negotiations Quotation

SAP AG 2003

Alur dokumen pada penjualan

Order

General Ledger

(Value)

Quotation Delivery

Warehouse

(Quantity) 1.) 2.)

A/R Invoice

3.)

SAP AG 2003

Sales Order

Sales Order :

1. Tidak menghasilkan jurnal akunting.

2. Jumlah barang yang dipesan akan menambah Committed

Quantity dan mengurangi Available Quantity pada inventory

manajemen.

SAP AG 2003

Delivery

Delivery Order :

1. Dokumen ini dibuat pada saat barang dikirim.

2. Jumlah barang yang dikirim akan mengurangi In Stock

Quantity dan Committed Quantity pada inventory manajemen.

3. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock.

Journal : COGS

Inventory

SAP AG 2003

AR Invoice

Accounts Receivable Invoice:

1. Dokumen ini dibuat saat menagih customer.

2. Akan terbentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai piutang.

Journal :

AR

Penjualan

1. Jika tidak ada pengiriman barang sebelum nya, maka dokumen AR

Invoice akan mengurangi in stock quantity dan membentuk jurnal

akunting untuk mengupdate nilai stock.

Journal :

AR

Penjualan

COGS

Inventory

SAP AG 2003

Dokumen penjualan dan keterangannya

Delivery

Order

Quotation

Order

Quotation

A/R Reserve Invoice

Quotation

X X

A/R Credit

Memo Returns

X (If No Reference to

Delivery)

X (Goods Issue)

X X

X

Quantities Posted

in Inventory

Management

Sales Document

for Correction

Values Posted

in General

Ledger

Reference When

Added

Change/Reverse

Sales Document

must be Created

in the System

A/R Invoice Delivery Order Quotation

1.)

2.)

3.)

4.)

5.)

6.)

(X)

SAP AG 2003

Postings dalam Proses Sales untuk Item Inventory

100 100

Stock Acc. Cost Acc.

Sales Order Delivery A/R Invoice

Revenues Account

Sales Revenues – EU

Foreign Revenues Acc. Customer

100 100

SAP AG 2003

Postings dalam Proses Sales untuk Item Non-Inventory

Sales Order Delivery A/R Invoice

Revenues Account

Sales Revenues – EU

Foreign Revenues Acc. Customer

100 100

SAP AG 2003

A/R Reserve Invoice

Order

Accounting

(Value)

Quotation A/R Reserve

Invoice

Warehouse

(Quantity) 1.)

Delivery

2.) 3.)

SAP AG 2003

A/R Reserve Invoice

1. A/R reserve invoice digunakan untuk membuat pro forma invoice

dimana Invoice dibuat sebelum pengiriman barang. A/R Reserve

invoice tidak mengubah in stock Quantity.

2. Committed quantity bertambah sejumlah kuantitas sales order.

3. Jika A/R Reserve dibuat tanpa Sales Order maka committed

quantity akan bertambah sejumlah kuantitas A/R Reserve Invoice.

4. A/R Reserve Invoice akan membentuk jurnal akunting untuk

mengupdate nilai piutang.

Journal :

AR

Penjualan

SAP AG 2003

Returns

Order Delivery

Returns

Quotation

50 50

Stock Account Cost Account

50

Cost Account

50

Sales Returns

General Ledger

(Value)

Warehouse

(Quantity)

SAP AG 2003

Returns

1. Returns adalah dokumen clearing untuk Delivery Order dimana

AR Invoice terhadap pengiriman barang tersebut belum

dilakukan.

2. Returns akan menambah stock pada warehouse.

3. Returns akan membentuk jurnal akunting untuk mengupdate

nilai stock.

SAP AG 2003

AR Credit Memo

50 50

Stock Acc. Cost Acc.

Sales Order

General Ledger

(Value)

Warehouse

(Quantity)

Delivery Quotation

A/R Credit Memo

A/R Invoice

Sales

Revenues Customer

100 100

100

Customer

100

Revenues Acc.

50

Cost Acc. Stock Acc.

50

SAP AG 2003

AR Credit Memo

1. AR Credit Memo digunakan untuk pengembalian barang pada

customer dimana AR Invoice sudah dilakukan.

2. AR Credit Memo akan menambah in stock quantity dan

membentuk jurnal akunting untuk mengupdate nilai stock dan

piutang.

3. AR Credit memo melakukan jurnal balik terhadap jurnal

akunting dari AR Invoice dan Delivery Order.

SAP AG 2003

Perubahan stock pada penjualan

Quotation

Order + - Delivery for order - - Separate delivery (w/o

reference to order) - -

A/R Invoice for delivery

Separate A/R Invoice (w/o

reference to delivery) - -

Returns + + A/R Credit memo + +

Sale

s / A

R

In Stock - Committed + Ordered = Available

Transaction

A/R Reserve Invoice for Order

Pick List

A/R Reserve Invoice (w/o

reference to order)

Delivery for A/R Reserve

Invoice

+ -

- -

SAP AG 2003

Pergerakan stock

Warehouse

Goods Receipts PO

Goods Returns

from Purchasing

Functions

Delivery

Returns from

Sales

Functions

Goods Receipts Goods Issues

Remove

Components

for Production

Goods Receipts from

Final Product

Stock Transfer

between

Warehouses

Beginning

Quantities

SAP AG 2003

Posting untuk pergerakan inventory

100 100

Stock Account Inventory Offset - Increase

100

Stock Account Inventory Offset - Decrease

100

Goods

Receipt

Ware-

house

Goods

Issue

Ware-

house

SAP AG 2003

Transfer inventory antar warehouse

Warehouse 01 Warehouse 02

Inventory account

(Warehouse 01)

100

Inventory account

(Warehouse 02)

100

Inventory

Transfer

SAP AG 2003

2 Tipe Akun

Balance Sheet

Accounts

Income Statement

Accounts

Asset

Accounts

Liability

Accounts

Revenue

Accounts

Expense

Accounts

Balance Sheet Profit & Loss Statement

Revenue

./. Expenses

= Profit/Loss

Equity

Assets Liabilities

Equity

Accounts

SAP AG 2003

Fungsi COA ?

Chart Of Account : Digunakan untuk menyimpan detail General

Ledger mengenai informasi dari sebuah perusahaan

berdasarkan type dan jenis transaksi dalam bentuk general

ledger.

SAP AG 2003

Struktur Chart of Account

Fixed

Assets

Current

Assets

...

Tangible

Assets

Intangible

Assets

Land

& Buildings

Plant &

Machinery

Formation

Expenses

Patents,

and so on

Freehold

Land

Buildings

...

...

...

...

Title

Active

Account

Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

Gen

era

l L

ed

ger

Level 1

Assets

Liabilities

Cap. + Res.

Turnover

Cost of Sales

Operating C.

Non-Operating

Tax + Extr.

SAP AG 2003

Terima Kasih

Terima Kasih