sc informer

Руководство пользователя

Программа Информер

версия 1.6

2

Оглавление

1 Назначение программы 5

2 Минимальные программно-аппаратные требования 6

3 Запуск программы 7

4 Настройки подключения 8

5 Интерфейс программы 12

.................................................................................................................................................. 121 Главное окно программы

....................................................................................................................................... 121 Панель навигации

....................................................................................................................................... 132 Панель инструментов

....................................................................................................................................... 133 Панель фильтра

....................................................................................................................................... 144 Список последних действий

....................................................................................................................................... 145 Строка состояния

.................................................................................................................................................. 142 Главное меню

....................................................................................................................................... 141 Пункт меню «Сервис»

....................................................................................................................................... 152 Пункт меню «Вид»

....................................................................................................................................... 153 Пункт меню «Настройки»

....................................................................................................................................... 234 Пункт меню «Помощь»

.................................................................................................................................................. 243 Функции значка программы

6 Статистика 26

7 Работа со списком объектов 27

.................................................................................................................................................. 271 Настройка внешнего вида списка объектов

.................................................................................................................................................. 282 Фильтрация списка объектов

8 Задачи 32

.................................................................................................................................................. 321 Создание задачи

....................................................................................................................................... 321 Общее описание

....................................................................................................................................... 332 Вкладка «Описание»

....................................................................................................................................... 383 Вкладка «Атрибуты»

....................................................................................................................................................... 391 Дополнительные атрибуты

....................................................................................................................................................... 422 Свойства задачи

....................................................................................................................................................... 433 Настройки задачи

....................................................................................................................................... 444 Вкладка «Участники»

....................................................................................................................................................... 441 Участники задачи

....................................................................................................................................................... 462 Изолированные рабочие группы

....................................................................................................................................... 485 Вкладка «Планирование»

....................................................................................................................................................... 491 Контрольные точки

....................................................................................................................................................... 522 События

....................................................................................................................................... 536 Вкладка «Контакты»

....................................................................................................................................... 557 Сохранение задачи

Оглавление 3

.................................................................................................................................................. 552 Работа со списком задач

....................................................................................................................................... 551 Поля таблицы со списком задач

....................................................................................................................................... 572 Контекстное меню таблицы со списком задач

....................................................................................................................................... 583 Сортировка, фильтрация и группировка списка задач

....................................................................................................................................... 594 Контекстное меню списка задач

....................................................................................................................................... 635 Папки задач

.................................................................................................................................................. 663 Просмотр информации о задаче

....................................................................................................................................... 661 Состав окна

....................................................................................................................................... 672 Вкладка «Действия»

....................................................................................................................................................... 681 Регистрация действий

....................................................................................................................................................... 702 Лента действий

....................................................................................................................................................... 733 Завершение задачи

....................................................................................................................................... 753 Вкладка «Описание»

....................................................................................................................................... 764 Вкладка «Атрибуты»

....................................................................................................................................... 785 Вкладка «Файлы»

....................................................................................................................................... 796 Вкладка «Участники»

....................................................................................................................................................... 801 Участники задачи

....................................................................................................................................................... 812 Изолированные рабочие группы

....................................................................................................................................... 817 Вкладка «Планирование»

....................................................................................................................................................... 821 Контрольные точки

....................................................................................................................................................... 832 События

....................................................................................................................................... 858 Вкладка «Контакты»

9 Просмотр информации о пользователе 87

10 Документы 88

.................................................................................................................................................. 881 Создание документа

....................................................................................................................................... 881 Общее описание

....................................................................................................................................... 902 Поля регистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения

....................................................................................................................................... 963 Выбор маршрута рассмотрения документа

....................................................................................................................................... 984 Прикрепление файла электронного документа

....................................................................................................................................... 995 Сохранение документа

.................................................................................................................................................. 1002 Просмотр документа в списке документов

.................................................................................................................................................. 1013 Просмотр регистрационной карточки документа

.................................................................................................................................................. 1054 Редактирование полей карточки документа

.................................................................................................................................................. 1065 Документы мне на рассмотрение

....................................................................................................................................... 1061 Список документов на рассмотрение

....................................................................................................................................... 1072 Просмотр задачи по рассмотрению документа. Рассмотрение документа

.................................................................................................................................................. 1116 Контроль рассмотрения моих документов

....................................................................................................................................... 1111 Список созданных пользователем документов

....................................................................................................................................... 1112 Просмотр карточки документа автором

....................................................................................................................................... 1143 Просмотр автором документа задачи по рассмотрению

.................................................................................................................................................. 1157 Документы мне на исполнение

....................................................................................................................................... 1151 Список переведённых на исполнение документов

4

....................................................................................................................................... 1162 Исполнение документа

11 Мастер сканирования 117

12 Библиотека 120

13 Календарь 123

.................................................................................................................................................. 1231 Назначение календаря. Состав окна календаря

.................................................................................................................................................. 1242 Системные календари

.................................................................................................................................................. 1253 Создание пользовательского календаря

.................................................................................................................................................. 1264 Редактирование пользовательского календаря

.................................................................................................................................................. 1275 Календари других пользователей

.................................................................................................................................................. 1286 Создание события

.................................................................................................................................................. 1337 Редактирование события

.................................................................................................................................................. 1348 Просмотр событий в календаре

.................................................................................................................................................. 1369 Режимы показа событий в календаре

14 Оповещения 141

.................................................................................................................................................. 1411 Списки оповещений

.................................................................................................................................................. 1422 Входящие оповещения

.................................................................................................................................................. 1433 Исходящие оповещения

15 Адресная книга 146

.................................................................................................................................................. 1461 Назначение и использование адресной книги

.................................................................................................................................................. 1462 Дерево адресных книг

.................................................................................................................................................. 1473 Доступ к контактам адресных книг

.................................................................................................................................................. 1474 Добавление контакта

.................................................................................................................................................. 1495 Поиск и просмотр контактов

.................................................................................................................................................. 1506 Редактирование контакта

16 Работа в автономном режиме 151

17 Отложенные действия 154

18 Дополнительная информация 156

Назначение программы 5

1 Назначение программы

Программа «Информер» предназначена для оперативного получения информациио состоянии задач пользователя «Мотив 4U 1.6».

Работа в приложении осуществляется посредством одного из трёх модулей: Workflow,Docflow или Complete. Модуль Workflow представляет собой работу с функционалом задач,исключая возможность работы с документооборотом. Модуль Docflow подразумевает работус документами, исключая возможность создания задач, подзадач, изолированных рабочихгрупп. Модуль Complete включает в себя функции обоих вышеназванных модулей ипредполагает как работу с задачами, так и работу с электронным документооборотом. Правана использование модулей определяются администратором системы при создании илиредактировании пользователя.

В зависимости от используемых модулей, приложение в режиме реального временипозволяет:

– отслеживать появление новых задач и действий по существующим задачам;

– загружать для просмотра прикреплённые к задачам и действиям файлы;

– регистрировать действия по задачам;

– создавать новые задачи;

– регистрировать документы и вести контроль их прохождения;

– осуществлять рассмотрение документов, а также перевод их на исполнение.

Функционал приложения позволяет одновременно работать с несколькими веб-серверами,то есть оперативно получать информацию о состоянии задач и документов,зарегистрированных в Системе, установленной на различных серверах.

6

2 Минимальные программно-аппаратные требования

Для корректной работы программы «Информер» пользовательский компьютер долженсоответствовать следующим минимальным программно-аппаратным требованиям:

- Операционная система: Windows XP/Vista.

- Тактовая частота процессора: не менее 1,5 ГГц.

- Оперативная память (ОЗУ): не менее 512 Мб.

- Жёсткий диск: не менее 200 Mb свободного дискового пространства.

- Наличие сетевой карты.

- Экран: разрешение не менее 1024x768.

Запуск программы 7

3 Запуск программы

После запуска программы появляется окно авторизации, в котором следует ввести имя ипароль пользователя. При первом входе следует задать настройки подключения к серверуСистемы. Подробнее о настройках см. раздел 4 настоящего руководства. Для входа вСистему после ввода логина и пароля следует нажать кнопку ОК (рис. 1).

Рис. 1. Окно входа в программу

Предупреждение – Зарегистрированные имена пользователей и пароли чувствительны крегистру.

Запуск программы, настройки подключения к которой были заданы при последнем входе,можно также осуществить, выполнив следующую команду:

SCInformer.exe –USER=<Имя пользователя> –PASSWORD=<Пароль>

В качестве параметров следует указать пользовательские данные. При этом окноавторизации не появляется.

8

4 Настройки подключения

Для задания или изменения настроек программы следует нажать кнопку Настройки в окнеавторизации (см. рис. 1). При этом откроется окно настроек подключения (рис. 2).

Рис. 2. Окно настроек подключения

Для задания параметров сервера следует в окне настроек нажать кнопку Добавить. Приэтом откроется окно добавления нового сервера, которое состоит из двух вкладок: «Общее»и «Расширенные настройки».

Вкладка «Общее» (рис. 3) предназначена для задания основных параметров подключения:

Сервер системы «Мотив 4U» – для задания параметров подключения к серверу сустановленной Системой:

- Адрес, Порт� – адрес и порт сервера с установленной Системой.

- Пользователь, Пароль – имя и пароль пользователя в системе «Мотив 4U 1.6»,заданные администратором системы при создании/редактировании пользователя.

Для подключения к серверу Системы помимо задания основных параметров сервера следуетвключить флажок Подключаться к данному серверу.

Настройки подключения 9

Пользователю также доступна возможность использования сжатия передаваемых данных вформат *.zip, что позволит увеличить скорость передачи и сократить расход трафика. Дляэтого следует включить флажок Использовать сжатие данных.

Имеется возможность подключения к серверу Системы с использованием протокола SSL,обеспечивающего защиту передаваемых данных. Для этого в поле Адрес сервера следуетуказать https://<адрес_сервера>.

Рис. 3. Окно добавления нового сервера. Вкладка «Общее»

Вкладка «Расширенные настройки» (рис. 4) предназначена для задания дополнительныхпараметров подключения:

§ Сертификаты – для настройки безопасного обмена данными с сервером по протоколуSSL посредством использования цифровых сертификатов:

Центры сертификации – указать путь к файлу, содержащему список доверенныхцентров сертификации в формате PEM (обычно файл с расширением *.crt).

Ваш сертификат – указать путь к файлу, содержащему личный сертификат вформате PEM (обычно файл с расширением *.crt, *.pem или *.cer).

Ваш секретный ключ – указать путь к файлу, содержащему секретный ключ кличному сертификату (обычно файл с расширением *.key).

10

Замечания

1. Для использования возможности работы с сертификатами следует включить поддержкупротокола SSL при подключении к серверу Системы (см. выше).

2. Шифрование личного сертификата не поддерживается.

Указание пути к файлам осуществляется в окне выбора файла, для вызова которого следует

нажать кнопку , расположенную в конце соответствующего поля.

Для организации проверки подлинности сертификата сервера следует включить флажокПроверять сертификат сервера. В данном случае сертификат должен быть выпущенодним из доверенных центров, указанных в поле Центры сертификации.

§ Прокси-сервер – для задания параметров подключения к прокси-серверу:

- Адрес, Порт – адрес и порт прокси-сервера.

- Пользователь, Пароль � – имя и пароль пользователя, необходимые дляподключения к прокси-серверу.

При подключении через прокси-сервер кроме указания параметров подключения следуетвключить флажок Использовать для соединения с веб-сервером.

Рис. 4. Окно добавления нового сервера. Вкладка «Расширенные настройки»

Настройки подключения 11

Для проверки правильности введённых пользователем реквизитов и параметровподключения следует нажать кнопку Проверить соединение. В случае успешной проверкиподключения будет выдано сообщение (рис. 5). При этом автоматически будет заполненополе Имя сервера, позволяющее при работе в программе идентифицировать задачикаждого сервера (при условии, что «Информер» подключён к нескольким серверам).

Рис. 5. Сообщение об успешном соединении

Если выдано сообщение об ошибке, то следует внимательно проверить указанные для входаданные.

Для сохранения указанных настроек подключения к серверу следует нажать кнопку ОК. Приэтом окно добавления сервера закроется, а имя сервера отобразится в списке.

Удаление сервера осуществляется его выбором в списке и нажатием кнопки Удалить.

После задания всех параметров подключений в окне настроек следует нажать кнопку OK.

Редактирование параметров сервера осуществляется аналогично их заданию придобавлении сервера. Вызов окна редактирования осуществляется двойным щелчком встроке сервера.

Пользователю доступна возможность редактирования настройки подключений после запускапрограммы. Для этого следует выбрать пункт «Настройки...» в контекстном меню,вызываемом щелчком правой кнопки мыши по значку программы в системной областипанели задач. При этом откроется окно настроек подключения (см. рис. 2), в которомпользователь может проверить соединение с сервером и внести изменения в его настройки.Добавление или удаление серверов недоступно. Внесённые изменения в настройки серверавступят в силу после перезапуска программы «Информер».

12

5 Интерфейс программы

После загрузки программы на экране появится главное окно программы (см. п. 5.1), а всистемной области панели задач отобразится значок программы (см. п. 5.3).

5.1 Главное окно программы

Главное окно программы (рис. 6) состоит из: панели навигации, панели инструментов,панели фильтра, рабочего окна пункта меню, списка последних действий и строкисостояния.

Рис. 6. Главное окно программы

5.1.1 Панель навигации

Панель навигации содержит кнопки для перехода в следующие разделы Системы:

– Задачи;

– Документы;

– Библиотека;

– Календарь;

– Оповещения;

– Адресная книга.

Выбор пункта меню осуществляется нажатием соответствующей кнопки. При этомоткрывается список объектов выбранного пункта.

Интерфейс программы 13

Выделение полужирным шрифтом надписи раздела Задачи означает наличие упользователя новых задач или новых действий по задачам; раздела Документы – наличиеу пользователя документов, возвращённых на доработку.

5.1.2 Панель инструментов

Панель инструментов содержит кнопки:

– (Создать задачу) – предназначена для открытия окна создания задачи.

– (Сканировать) – предназначена для сканирования бумажных документов исоздания по ним задач или документов.

– (Создать документ) – предназначена для открытия окна создания документа.

Кнопка Создать задачу активна при открытом пункте меню «Задачи». Кнопка Создатьдокумент неактивна, если у пользователя нет права инициирования хотя бы одного типадокумента.

Замечание – Отображение кнопок Создать задачу и Создать документ зависит отиспользуемого модуля (см. раздел 1). При использовании модуля Complete отображаютсяобе кнопки.

5.1.3 Панель фильтра

Панель фильтра предназначена для поиска задач по определённым значениям. Дляактивации фильтра следует в поле ввода указать шаблон поиска, выбрать колонки, в

которых будет осуществляться поиск, и нажать кнопку или клавишу Enter. Выбор

колонки осуществляется в раскрывающемся списке при нажатии кнопки . В списке задачпосле применения фильтра отображаются задачи, значения которых совпадают с шаблономпоиска в выбранных колонках.

Введённые шаблоны запоминаются в поле фильтра. Их просмотр осуществляетсяустановлением курсора в поле фильтра и нажатием клавиши вниз. Для удаления истории

поиска следует выбрать одноимённый пункт в меню, вызываемом нажатием кнопки .

Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и нажать кнопку ; для

выключения фильтра – .

При вводе в поле фильтра строки, начинающейся с «!», отображаются все задачи, несодержащие строку фильтра.

14

5.1.4 Список последних действий

Список последних действий предназначен для отображения последних действий по задачам.В данной версии программы в списке отображаются только сообщения о закрытии задач иудалении из них пользователей.

5.1.5 Строка состояния

Предназначена для отображения:

– времени последнего обновления;

– количества новых задач;

– количества задач, по которым зарегистрированы новые действия;

– индикации соединения с сервером мгновенной доставки сообщений (СМДС);

– процесса отправки событий на сервер (в процентном соотношении и в байтах);

– наличия отложенных действий.

При появлении новых задач или действий по задачам в строке состояния отображается

значок .

Чёрный цвет индикатора СМДС говорит об удачном подключении к СМДС, красный цвет –об отсутствии соединения.

5.2 Главное меню

Главное меню состоит из следующих пунктов:

– «Сервис»;

– «Вид»;

– «Настройки»;

– «Окна»;

– «Помощь».

Пункт меню «Окна» отображается, если кроме главного окна открыты ещё окна задач илидокументов.

5.2.1 Пункт меню «Сервис»

Включает следующие пункты:

– «Открыть веб-интерфейс системы Мотив» – позволяет быстро перейти в веб-интерфейс системы «Мотив 4U 1.6» (при установленной возможности быстроговхода в пункте меню «Настройки» –> «Личные настройки» в веб-интерфейсеСистемы).


– «Распечатать список задач» – позволяет вывести на печать список выделенныхпользователем задач. Если не выделено ни одной задачи, то на печать будутвыведены все задачи открытой папки.

– «Показать статистику» – позволяет получить статистику по задачам пользователя,а также информацию о состоянии соединений с серверами Системы и мгновеннойдоставки сообщений. Подробнее см. раздел 6.

– «Синхронизировать» – позволяет синхронизировать данные рабочей станции сданными на сервере, загрузив их с сервера на локальную машину. Подробнее оприменении синхронизации см. раздел 16.

– «Удалить локальную базу» – позволяет очистить локальную базу и осуществитьперезапуск «Информера» с чистой локальной базой.

– «Показать отложенные действия» – позволяет просмотреть действия,осуществляемые пользователем с объектами Системы, а также текущее состояниеданных. Подробнее см. раздел 17.

– «Выйти» – позволяет завершить работу с программой.

5.2.2 Пункт меню «Вид»

Позволяет настроить отображение/скрытие в главном окне программы следующихэлементов:

– Панель инструментов;

– Панель навигации;

– Панель фильтра;

– Строка состояния;

– Cкрытые задачи.

Если напротив названия панели включён флажок, то она отображается в окне приложения.

Включение флажка в пункте «Cкрытые задачи» позволяет отображать скрытые задачи всписке задач.

5.2.3 Пункт меню «Настройки»

Позволяет осуществлять настройку различных параметров приложения и включаетследующие пункты:

– «Язык интерфейса» – позволяет выбрать язык отображения программы: русский(RU), английский (EN), украинский (UA).

– «Тема оформления» – позволяет выбрать тему оформления внешнего видапрограммы. Каждая тема отличается цветовой гаммой и дизайном пиктограмм.

– «Визуальные настройки» – позволяет настраивать внешний вид задач и списказадач.

16

– «Маркеры» – позволяет настраивать маркеры задач.

– «Прочее» – позволяет задать дополнительные настройки программы.

Остановимся подробнее на некоторых пунктах.

«Визуальные настройки»

При выборе пункта меню «Визуальные настройки» открывается окно настроек (рис. 7).

Горячие клавиши

При выборе в списке пункта «Горячие клавиши» в правой части окна отобразятся списокнастроек горячих клавиш пользователя для работы в программе (рис. 7).

Рис. 7. Окно настройки горячих клавиш

В окне настроек горячих клавиш отображаются основные операции, производимыепользователями с программой и её объектами – задачами, документами, файламибиблиотеки и напоминаниями. Назначение комбинации клавиш для определённой операцииосуществляется щелчком в правой колонке строки операции, в результате чего отобразитсяполе ввода. Предусмотрен список возможных комбинаций клавиш, просмотр которого

осуществляется щелчком в строке редактируемого поля и нажатием кнопки ,


расположенной в правом конце поля ввода. Выбор комбинации из списка осуществляетсящелчком её в строке. Недопустимо назначение одной комбинации клавиш на более чем однуоперацию. Для сохранения изменений следует нажать кнопку ОК.

Замечание – Команда «Обновить» используется, если требуется вручную синхронизироватьизменения с сервером Системы.

Звуки

При выборе в списке настроек пункта «Звуки» в правой части окна отобразится списокзвуковых настроек (рис. 8).

При работе с программой возможна звуковая сигнализация таких событий, как:

– появление новой задачи;

– появление нового действия;

– возврат задачи на доработку.

Для применения звуковой сигнализации следует включить флажок Использовать звуки. Приэтом используются звуковые файлы, которые загружаются с сервера при запускепрограммы. Для использования в качестве сигналов другие звуковые файлы следует

щёлкнуть в поле Настройки звуков и нажать кнопку . При этом откроется стандартноеокно Windows для настройки звуковых схем.

Рис. 8. Окно настроек звуков

18

Стили

При выборе пункта «Стили» в правой части окна отобразится список настроек стилей(рис. 9), которые дают пользователю возможность выбрать наиболее подходящие для негоцвета и шрифты.

Рис. 9. Окно настроек стилей

Стили главного окна

При включённом флажке Использовать стандартные цвета список задач в главном окнеокрашивается в соответствии с текущей цветовой схемой Windows. Если же данный флажоквыключен, то используется цвет, выбранный в поле Цвет списка задач.

Стили окна задачи

При включённом флажке Показывать фотографии в ленте действий задачи отображаетсяфотография пользователя, зарегистрировавшего действие.

Поля Цвет фона описания задачи и действий и Цвет фона непрочитанныхсообщений предназначены для настройки цвета фона соответствующих элементов в окнепросмотра информации о задаче.

Поля Заголовок действия задачи, Текст описания задачи и действий,Незагруженные ссылки, Ссылки и Таблицы предназначены для задания шрифтовотображения соответствующих элементов в окне просмотра информации о задаче.


Стили всплывающего окна системной области панели задач

При включении флажка Использовать подсказку в системной области панели задач припоявлении новой задачи или нового действия по задаче будет появляться всплывающееокно с указанием ссылки на задачу. При появлении нового действия во всплывающейподсказке также отображается имя автора и текст действия (рис. 10). Количество символовв действии не превышает 300. Закрытие всплывающего окна осуществляется нажатием

кнопки , располагающейся в верхнем левом углу окна.

Для всплывающего сообщения можно указать его цветовые настройки и параметрыотображения, при изменении которых в системной области панели задач отобразитсятестовое сообщение с новыми параметрами. Таким образом, можно осуществлять настройкуи одновременно просматривать результаты изменения настроек всплывающей подсказки.

Существует возможность задать следующие настройки для всплывающего окна:

Время задержки – время отображения всплывающего окна. Минимальное значение – 50 –равно одной секунде. Значение вводится вручную или указывается с помощью стрелок:

и – уменьшает/увеличивает значение на 10 единиц.

и – увеличивает/уменьшает значение на 50 единиц.

Расположение – расположение окна относительно углов экрана монитора.

Цвет фона, цвет ссылки, цвет текста – цветовые настройки отображения цвета фонаокна, текста действий и ссылок.

Прозрачность окна подсказки. Максимальное значение для этого показателя – 255. Чемниже значение, тем выше прозрачность окна.

Рис. 10. Окно всплывающей подсказки

Список задач

При выборе в списке настроек пункта «Список задач» в правой части окна отобразятсянастройки списка задач (рис. 11), которые дают пользователю возможность выбратьудобные для него параметры отображения списка задач.

20

Рис. 11. Окно настроек списка задач

Список задач

Включение флажка Показывать панель группировки позволяет использовать группировкусписка задач по различным колонкам путём перетаскивания их заголовков на панельгруппировки.

Включение флажка Сохранять текущую задачу после просмотра позволяет послезакрытия окна просмотра задачи сохранить в списке задач выделение контура строки,содержащей эту задачу. При выключенном флажке выделяется первая строка.

Видимые колонки

Данная группа настроек позволяет скрыть или отобразить определённые колонки в спискезадач для выбранной папки задач.

Цветовая индикация

Применение данных настроек позволяет пользователю дифференцировать свои задачи повремени их активности с возможностью назначения цвета каждой временной группе.Цветовые настройки задач программы «Информер» синхронизированы с цветовыминастройками задач в веб-интерфейсе Системы. Если произведено подключениеодновременно к нескольким серверам, то применяются цветовые настройки первого всписке сервера.


По умолчанию для каждого пользователя создаётся два профиля. Настройка цвета дляинтервала активности осуществляется выбором цвета из палитры. Задание длительностиинтервала активности осуществляется в колонке с названием временного отрезка (месяц,день, час, минута). После внесения изменений в профиль следует нажать кнопку OK(рис. 12).

Рис. 12. Окно цветовых настроек

Для создания нового профиля следует указать его название в поле Профиль и нажатькнопку Создать профиль. Затем при необходимости можно указать новые названия дляцветовых групп, интервалы активности и цвета.

Удаление профиля осуществляется выбором его из раскрывающегося списка и нажатиемкнопки Удалить профиль. При этом профиль, удалённый из программы «Информер», будеттакже удалён из списка профилей в веб-интерфейсе Системы.

При нажатии кнопки Восстановить исходный профиль созданные пользователемпрофили будут удалены, а профили по умолчанию будут восстановлены. Кроме того, дажеесли профили по умолчанию были ранее удалены пользователем, то они автоматическивосстановятся.

«Маркеры»

Для дополнительного выделения задач в общем списке используются маркеры.

22

Рис. 13. Окно настройки маркеров

С помощью пункта меню «Маркеры» (см. рис. 13) задаются всплывающие подсказки,появляющиеся при наведении курсора на маркер в списке задач. По умолчанию названиямаркеров соответствуют их цвету.

«Прочее»

При выборе пункта «Прочее» откроется окно задания различных настроек программы(рис. 14).

Рис. 14. Окно прочих настроек


Подтверждать выход из программы – при включённом флажке при выходе из программыпоявляется запрос о подтверждении выхода.

Минимизировать при нажатии кнопки «Закрыть» – при включённом флажке программаминимизируется в системную область при нажатии кнопки Закрыть в заголовке главногоокна. При выключенном флажке будет происходить выход из программы.

При минимизации отображать «Информер» на панели задач – при включённом флажкепрограмма минимизируется в панель задач при нажатии кнопки Свернуть или Закрыть взаголовке главного окна.

Скрывать окна задач при активации главного окна – при включённом флажке активацияглавного окна приводит к сворачиванию окон открытых задач.

Закрывать задачу при нажатии кнопки «Сохранить» – при включённом флажке задачазакрывается при нажатии в окне просмотра информации по задаче кнопки Сохранить.

Всплывать при приходе новой задачи – при включённом флажке главное окно программывсплывает перед другими окнами при появлении новой задачи.

Всплывать при приходе нового сообщения – при включённом флажке главное окнопрограммы всплывает перед другими окнами при появлении нового действия.

Не уведомлять о системных сообщениях – при включённом флажке системные действияне будут отображаться в лентах действий по задачам, и уведомления по ним приходить небудут.

Обновлять полномочия на сотрудников – при включённом флажке изменения полномочийна других пользователей проверяются непосредственно при входе в задачу и при выборепользователей (при создании и редактировании задачи). Если флажок выключен, тообновление полномочий происходит только после перезагрузки программы.

Загружать библиотеку – при включённом флажке библиотека пользователя загружаетсяво время входа в программу. Если библиотека содержит большой объём файлов, то нерекомендуется включать этот флажок.

Не показывать оповещения – при включённом флажке не будут показываться отдельныеокна оповещений по задачам и документам (сообщения, напоминания, напоминания оприближении контрольной точки и т.д.), а при появлении нового сообщения пункт меню«Оповещения» будет отображаться с пиктограммой .

Количество загружаемых сообщений – задаёт количество действий, загружаемых за однообращение к серверу при открытии окна с информацией по задаче.

5.2.4 Пункт меню «Помощь»

Позволяет просмотреть информацию о текущей версии программы и включает пункты:

– «История изменений» – позволяет проследить историю изменений программы;

– «Загрузить новую версию» – позволяет произвести обновление текущей версии;

24

– «О программе» – позволяет просмотреть информацию о текущей версиипрограммы.

Для обновления версии непосредственно из программы следует выбрать пункт меню«Загрузить новую версию». Появится запрос подтверждения загрузки (рис. 15), в которомследует нажать кнопку Да.

Рис. 15. Окно подтверждения загрузки новой версии

При этом автоматически произойдёт загрузка последней версии программы.

5.3 Функции значка программы

С помощью значка программы пользователь может отслеживать появление новых задач идействий, а также получать информацию о состоянии соединения с сервером.

Значок программы представляет собой круглый значок со стрелочкой . Цвет значказависит от наличия новых задач и действий. Красный цвет означает появление упользователя новых задач, оранжевый – новых действий, синий – отсутствие обновлений позадачам. При наведении курсора на значок появляется всплывающая подсказка,содержащая информацию о количестве: новых задач; задач, в которых зарегистрированыновые действия; документов, возвращённых пользователю на доработку.

Замечание – Если для папки задач, в которой появилась новая задача или новое действиепо задаче, установлен признак Не уведомлять об изменениях, то цвет значка не изменится(см. п. 8.2.5).

Значок программы меняется на в двух случаях:

1. При временном отсутствии соединения с сервером с установленным сервисом мгновеннойдоставки сообщений;

2. При временном отсутствии соединения с серверами Системы за исключением хотя быодного (если у пользователя в настройках подключения задано несколько серверов).


При отсутствии соединения со всеми серверами Системы, указанными у пользователя в

настройках подключения, значок программы приобретает вид .

Контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки по значку программы, состоит изследующих пунктов:

- «О программе» – позволяет просмотреть информацию о текущей версиипрограммы;

- «Открыть» – позволяет развернуть главное окно программы;

– «Открыть веб-интерфейс системы Мотив» – позволяет быстро перейти в веб-интерфейс системы «Мотив 4U 1.6» (при установленной возможности быстроговхода в пункте меню «Настройки» –> «Личные настройки» в веб-интерфейсеСистемы).

- «Настройки» – позволяет просмотреть текущие настройки подключения, внести вних изменения и проверить соединение с сервером. Добавление или удалениесерверов недоступно. Внесённые изменения в настройки сервера вступят в силупосле перезапуска программы «Информер». Подробнее о настройках подключениясм. п. 4;

– «Выйти» – позволяет завершить работу с программой.

26

6 Статистика

Получение статистики по задачам и информации о состоянии соединений с серверамиосуществляется выбором пункта меню «Сервис» –> «Показать статистику». Воткрывшемся окне отображаются две таблицы – «Статистика по задачам» и «Состояниесоединений» (рис. 16).

В таблице «Статистика по задачам» отображается информация о количестве задач ипроектов пользователя, а также важных и просроченных задач из общего числа.

Рис. 16. Окно просмотра статистики задач

В таблице «Состояние соединений» отображается информация о текущем состояниисоединения с серверами Системы и серверами с установленным сервисом мгновеннойдоставки сообщений (СМДС); а также об объёме данных и файлов, получаемых/отправляемых с сервера Системы (входящий/исходящий трафик). Трафик указывается вкилобитах, в скобках – в битах.

Работа со списком объектов 27

7 Работа со списком объектов

В программе «Информер» объекты разделов Задачи, Документы, Библиотека,Оповещения и Отложенные действия отображаются в виде списков. Пользователюдоступна возможность настройки их отображения, а именно: сортировка, группировка,изменение последовательности колонок и фильтрация. Рассмотрим подробнее принципосуществления этих операций.

7.1 Настройка внешнего вида списка объектов

Сортировка списка объектов возможна по возрастанию или убыванию значений полей иосуществляется щелчком по заголовку колонки.

При необходимости объекты можно сгруппировать по одному или нескольким полям,переместив заголовок колонки на панель группировки (рис. 17).

Замечания

1. Панель группировки в разделе Задачи отображается, если у пользователя включёнфлажок Показывать панель группировки в пункте «Настройки» –> «Визуальныенастройки» –> «Список задач».

2. Группировка списка контактов не предусмотрена в Системе.

Рис. 17. Группировка списка задач по названию и ответственному руководителю

28

Последовательность столбцов таблицы со списком объектов может быть измененапользователем путём перемещения столбца в другое место. Для этого следует щёлкнутьлевой кнопкой мыши по заголовку столбца и, удерживая её нажатой, переместить столбец внужное место.

7.2 Фильтрация списка объектов

Пользователю доступна фильтрация списка объектов по значениям полей. Существует дваосновных способа фильтрации:

1. Выбором значения из раскрывающегося списка заголовка колонки.

Для этого следует навести курсор мыши на заголовок колонки и нажать кнопку . При этомраскроется список значений колонки. Для фильтрации списка следует включить флажокнапротив требуемого значения. Отмена фильтрации по какому-либо значениюосуществляется выключением флажка напротив требуемого значения. Отмена фильтра поколонке осуществляется включением флажка (Все).

2. Применением пользовательского фильтра.

Для этого следует навести курсор мыши на заголовок колонки, нажать кнопку и враскрывающемся списке выбрать пункт «(Настроить...)». В открывшемся окне настройкипользовательского фильтра (рис. 18) следует задать шаблон фильтра. Создание шаблонаосуществляется выбором в раскрывающемся списке оператора сравнения (равно, не равнои т.д.) и задания значения поля. В зависимости от формата поля («Строка», «Дата»,«Целое» и т.д.) указываются различные операторы сравнения. Если значениями поляявляются пиктограммы, то условие выбирается из раскрывающегося списка. Для текстовыхполей можно использовать подстановочные знаки:

– «_» – один любой символ. Например, условию «ка_ат» соответствуют результаты«карат» и «канат»;

– «%» – последовательность символов. Например, условию «с%ма» соответствуютрезультаты «система», «солома» и «сумма».

В шаблоне фильтрации доступно задание двух условий, которые могут быть соединеныследующими логическими операторами:

– И – оператор предназначен для отображения задач, для которых значение колонкиудовлетворяет оба условия;

– ИЛИ – оператор предназначен для отображения задач, для которых значениеколонки удовлетворяет одно из заданных условий.

После окончания формирования шаблона следует нажать кнопку OK. При этом окнонастройки пользовательского фильтра закроется, а список объектов будет отображаться всоответствии с заданным шаблоном.


Рис. 18. Окно настройки пользовательского фильтра

После того как к списку был применён фильтр, в нижней части окна отобразится панельуправлением фильтрации списка объектов (рис. 19). На данной панели отображаетсятекущий шаблон фильтра в формате «((<Название колонки><операторсравнения><значение поля>) <логичеческий оператор> (<Название колонки><операторсравнения><значение поля>)...)». Отмена фильтрации осуществляется выключениемфлажка, расположенного на панели управлением фильтрации.

Рис. 19. Список задач, к которому применён фильтр

Просмотр списка шаблонов фильтра, которые применялись к списку объектов,

осуществляется нажатием кнопки . При этом отобразится раскрывающийся списокшаблонов. Смена шаблона осуществляется щелчком левой кнопки мыши по названиюшаблона.

30

Замечание – Кнопка отображается, если к списку объектов для фильтрацииприменялось более одного шаблона фильтрации.

Скрытие панели управлением фильтрации осуществляется нажатием кнопки . При этомпроизойдёт отмена фильтрации списка объектов.

Пользователю доступна возможность на основе шаблона фильтрации, который применён ксписку объектов, построить более сложный шаблон. Для этого следует нажать кнопкуНастройка..., расположенную в правом конце панели управлением фильтрации. Воткрывшемся окне отображается дерево условий (рис. 20). В корне дерева указываетсялогический оператор, который будет применяться для соединения нижерасположенныхусловий. По умолчанию указан оператор ИЛИ. Для смены логического оператора следуетщёлкнуть левой кнопкой мыши по названию оператора и выбрать требуемый враскрывшемся списке. Помимо вышерассмотренных двух логических операторов (И, ИЛИ)пользователю доступны для выбора следующие логические операторы:

– И НЕ – оператор предназначен для отображения задач, значения полей которых неудовлетворяют хотя бы одному из заданных условий;

– ИЛИ НЕ – оператор предназначен для отображения задач, значения полей которыхне удовлетворяют ни одному из заданных условий.

Рис. 20. Окно конструктора фильтра

Добавление нового условия осуществляется следующими способами:

– выбором пункта «Добавить условие» в меню, вызываемом нажатием кнопкиФильтр;

– выбором пункта «Добавить условие» в меню, вызываемом нажатием кнопки

;

– нажатием кнопки Нажмите кнопку для добавления нового условия.


Добавленное условие отобразится последним в списке условий. Формат условиясоответствует формату условия в пользовательском фильтре. Смена колонки или операторасравнения осуществляется щелчком по названию колонки или оператора и выборомтребуемого значения из раскрывающегося списка.

Добавление новой группы условий, соединённых другим логическим оператором,осуществляется следующими способами:

– выбором пункта «Добавить группу» в меню, вызываемом при нажатии кнопкиФильтр;

– выбором пункта «Добавить группу» в меню, вызываемом при нажатии кнопки .

Удаление условия осуществляется выбором пункта «Удалить ряд» в меню, вызываемом

при нажатии кнопки рядом с удаляемым условием.

Для применения шаблона фильтра к списку объектов следует нажать кнопку Применить.

Для выгрузки созданного шаблона в файл следует нажать кнопку Сохранить как.... Впоявившемся окне следует указать директорию, название файла и нажать кнопкуСохранить. Шаблон будет сохранён в файл формата *.flt. Сохранённый в файл шаблонвпоследствии можно загружать в Систему.

Для загрузки шаблона из файла следует нажать кнопку Открыть.... При этом откроется окнодля указания пути к файлу. Файл должен быть формата *.flt. После нажатия кнопкиОткрыть откроется окно редактирования шаблона.

32

8 Задачи

8.1 Создание задачи

8.1.1 Общее описание

Для создания новой задачи следует нажать кнопку (Создать задачу) на панелиинструментов. Также можно воспользоваться горячими клавишами, если они назначены дляоперации «Создать задачу» (см. п. 5.2.3).

Если произведено подключение на несколько серверов, то предварительно будетпредложено выбрать сервер (рис. 21).

Рис. 21. Окно выбора сервера

После выбора сервера откроется окно создания задачи (рис. 22), в заголовке которогоотобразится его адрес.

Окно создания задачи состоит из следующих вкладок:

– «Описание» – предназначена для заполнения основных полей задачи.

– «Атрибуты» – предназначена для определения набора дополнительных атрибутов,свойств и настроек задачи.

– «Участники» – предназначена для определения состава участников иизолированных рабочих групп задачи.

– «Планирование» – предназначена для определения набора контрольных точек исобытий задачи.

– «Контакты» – предназначена для определения набора контактов задачи.

Задачи 33

Рис. 22. Окно создания задачи. Вкладка «Описание»

Переход к вкладке осуществляется щелчком по её названию. Перемещение по вкладкамможно осуществить с помощью клавиш со стрелками (влево и вправо). Для этогопредварительно следует установить фокус на заголовке вкладки, а затем нажать наклавишу навигации.

При открытии окна создания задачи открывается вкладка «Описание».

8.1.2 Вкладка «Описание»

Вкладка «Описание» (см. рис. 22) включает следующие поля:

– Шаблон – шаблон задачи.

– Проект – проект, в рамках которого будет выполняться задача.

34

– Задача – название задачи.

– № – номер задачи.

– Срок – сроки выполнения задачи.

– Приоритет – приоритет задачи.

– Описание – описание задачи.

Для создания задачи по шаблону следует нажать кнопку в поле Шаблон задачи ивыбрать шаблон в раскрывшемся списке. Список шаблонов включает шаблоны, созданныепользователем, и шаблоны, на которые пользователю назначены права. При выборешаблона в окне создания задачи автоматически подставятся все значения полей, заданныев шаблоне. Значения полей при необходимости можно изменить.

В поле Проект отображается название выбранного при создании предыдущей задачи

проекта. Для указания проекта задачи следует нажать кнопку в строке поля Проект.При этом откроется окно со списком доступных пользователю проектов (рис. 23).

Рис. 23. Окно просмотра списка доступных проектов

Задачи 35

Предусмотрена возможность фильтрации списка проектов. Для этого следует ввести шаблон

поиска в поле фильтра и нажать кнопку или клавишу Enter. При этом отобразитсясписок найденных проектов. При вводе шаблона поиска отображаются совпадающие с нимзначения из списка проектов.

Введённые шаблоны запоминаются в поле фильтра. Их просмотр осуществляетсяустановлением курсора в поле поиска и нажатием клавиши вниз. Для удаления историипоиска следует выбрать одноимённый пункт в меню, открывающемся при нажатии кнопки

. Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и нажать кнопку .

Отмена фильтра осуществляется нажатием кнопки .

Для создания нового проекта следует нажать кнопку Новый проект. В открывшемся окнесоздания нового проекта (рис. 24) следует ввести информацию о проекте и нажать кнопкуОК. Новый проект отобразится в списке проектов.

Рис. 24. Окно создания нового проекта

Для прикрепления задачи к проекту следует выделить его в списке и нажать кнопку ОК.Название проекта отобразится в поле Проект.

Если при создании задачи проект не указывается, то задача автоматически прикрепляется кпроекту «Задачи вне проектов» подразделения ответственного руководителя или автора(при отсутствии ответственного руководителя). Если в задачу добавлено несколько

36

ответственных руководителей (авторов), то задача прикрепляется к проекту «Задачи внепроектов» подразделения, выбранного в поле Подразделение нумератора вкладки«Участники» (см. п. 8.1.4).

Если пользователь перед созданием текущей задачи создал ещё одну и указал в ней проект,то по умолчанию создаваемая задача будет прикреплена к выбранному проекту.

Для указания названия задачи следует ввести текст в поле Задача.

Номер задачи по умолчанию формируется автоматически в соответствии со счётчикомподразделения постановщика (автора) задачи. Номер задачи может формироваться поопределённому шаблону, который задаётся для подразделения. Подробнее о шаблонах см.«Руководство администратора системы». Если для подразделения пользователя задан такойшаблон, то он отобразится в поле Номер. При выборе для задачи ответственногоруководителя содержимое поля Номер изменится на новый шаблон, если дляподразделения ответственного руководителя он задан, или на пустое поле, если шаблон незадан. Если в задачу добавлено несколько ответственных руководителей (авторов), тономер задачи будет формироваться в соответствии со счётчиком (шаблоном)подразделения, выбранного в поле Подразделение нумератора вкладки «Участники»(см. п. 8.1.4).

Для просмотра значения номера задачи по шаблону следует нажать кнопку поля Номер.Если в шаблоне присутствуют поля для заполнения пользователем, то при нажатии кнопки

откроется окно редактирования номера. Обязательные для заполнения поля помеченызвёздочкой. После ввода значения следует нажать кнопку ОК.

Замечание – В автономном режиме обновление этого поля при изменении ответственногоруководителя (автора) задачи невозможно, о чём будет выдано соответствующеесообщение, однако обязательные для заполнения поля шаблона должны быть заполнены.

Указание сроков выполнения задачи осуществляется в поле Срок вручную в формате«ДД.ММ.ГГГГ» или с помощью календаря (рис. 25), который вызывается нажатием

кнопки в конце строки редактируемого поля.

Рис. 25. Окно выбора даты

Задачи 37

По умолчанию датой начала задачи считаются текущие дата и время. Если установленадата, более поздняя, чем текущая, то участникам поставленная задача станет доступной вмомент её наступления. Автору задача доступна с момента постановки. Задача, невыполненная в срок, считается просроченной. При наступлении этого срока дата окончаниязадачи окрашивается в красный цвет. Если дата окончания явно не задана, то задача будетсчитаться без срока окончания.

Для задачи предусмотрено два приоритета: Обычная задача и Важная задача. Важные

задачи помечаются пиктограммой в колонке «Приоритет» списка задач. Для установки

приоритета для задачи следует нажать кнопку в поле Приоритет и выбрать его враскрывшемся списке. По умолчанию задача имеет приоритет Обычная задача.

Для указания описания задачи следует ввести текст в одноимённом поле. Редактированиетекста осуществляется с помощью панели форматирования.

Прикрепление к задаче файлов осуществляется нажатием кнопки . В открывшемся окневыбора файла следует указать нужный. Для выбора нескольких файлов следуетвоспользоваться клавишами Ctrl или Shift. После выбора файлов следует нажать кнопкуОткрыть. Добавленные файлы отобразятся в поле списка файлов в левой части окна.Рядом с названием файла также отобразится информация о его размере. Для файла можноуказать комментарий, щёлкнув по названию файла. При этом отобразится курсор для ввода.Удаление файла осуществляется выбором пункта «Удалить файл» в контекстном меню,вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названию файла. К задаче может бытьприкреплено неограниченное количество файлов.

Предупреждение – Допустимая длина полного имени прикрепляемого файла (названияфайла и пути к нему) составляет 255 символов.

Описание задачи может быть подписано с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для этого после ввода описания следует нажать кнопку на панели форматирования и впоявившемся стандартном диалоге выбора доступных сертификатов ЭЦП (рис. 26) выбратьнужный сертификат.

Рис. 26. Окно выбора доступных сертификатов ЭЦП

38

Предусмотрена возможность вставки в описание готового действия. Для этого следуетвыбрать его в раскрывающемся списке «Выберите готовое действие». При этом текстдействия отобразится в поле ввода действия. Для создания нового готового действия

следует нажать кнопку на панели форматирования. В открывшемся окне отображаетсясписок существующих готовых действий (рис. 27). Напротив общедоступных действийвключён флажок в колонке «Глобальный». Для добавления нового действия следует нажать

кнопку . При этом в список действий добавится новая строка с названием «Новый шаблондействия». После редактирования текста действия его следует сохранить нажатием кнопкиОК. Готовое действие отобразится в соответствующем раскрывающемся списке.

Для удаления действия из списка в окне редактирования следует выбрать шаблон и нажать

кнопку , а затем в открывшемся окне подтвердить удаление нажатием кнопки Да.

Рис. 27. Окно редактирования готовых действий

Кнопка на панели форматирования предусмотрена для очищения поля Описание.

8.1.3 Вкладка «Атрибуты»

Вкладка «Атрибуты» (рис. 28) включает три раздела:

– Дополнительные атрибуты – предназначен для определения типа задачи изаполнения его дополнительных полей.

– Свойства задачи – предназначен для определения свойств задачи.

– Настройки – предназначен для определения настроек получения обновлений позадаче и выбора папки задачи.

Задачи 39

Рис. 28. Окно создания задачи. Вкладка «Атрибуты»

8.1.3.1 Дополнительные атрибуты

При создании задачи можно выбрать её тип, который определяет набор дополнительныхполей, обработчиков, возможность выставления оценок и отправки уведомлений по задачамвнешним пользователям. Создание собственных типов задач осуществляетсяпользователями, имеющими право «Создание типов задач». Пользователю могут бытьдоступны типы задач других пользователей, если он имеет права на их использование.Подробнее о типах задач см. в «Руководстве администратора системы».

Замечание – Просмотр списка обработчиков и их запуск осуществляется в веб-интерфейсеСистемы. Подробнее см. «Руководство пользователя».

По умолчанию задача имеет тип «Обычный», который является системным. Его настройкиопределяются администратором системы. Подробнее о типе задач «Обычный» см.«Руководство администратора системы».

40

Для смены типа задачи следует щёлкнуть в поле Тип задачи и нажать кнопку (см.рис. 28). В открывшемся окне со списком доступных пользователю типов следует выбратьтребуемый и нажать кнопку OK. Выбор типа задачи можно осуществить также двойнымщелчком по названию типа. При этом выбранный тип отобразится в поле Тип задачи, аниже – список дополнительных полей. Заполнение поля осуществляется в зависимости отего формата, заданного при создании типа задачи:

– «Вещественное» – ввод как целых, так и дробных чисел (разделителем целой идробной частей может выступать как точка <.>, так и запятая <,>);

– «Дата» – ввод даты;

– «Логический» – включение/выключение флажка, который является элементомуправления;

– «Множественная ссылка на справочник» – выбор нескольких значений изсправочника;

– «Ссылка на справочник» – выбор одного значения из справочника;

– «Строка» – ввод произвольных символов, текстовых и числовых (максимальнаядлина строки составляет 200 символов, включая пробелы);

– «Текст» – ввод большого объёма информации произвольного содержания;

– «Целое» – ввод целых чисел.

– «Ссылка на задачу» – выбор одной или нескольких задач из списка доступных.

Дополнительные поля могут быть обязательными для заполнения. Обязательные поляпомечаются одной звёздочкой. При попытке сохранить задачу с незаполненнымиобязательными дополнительными полями будет выдано предупреждение. Поля, помеченныедвумя звёздочками, являются обязательными для заполнения при завершении задачи. Еслитакие поля в задаче не заполнены, то при её завершении также будет выданопредупреждение. Обязательность полей задаётся при создании типа задачи в веб-интерфейсе.

При вызове окна заполнения поля формата «Вещественное» (рис. 29) отображается окнокалькулятора, в котором можно набрать нужное число или вычислить нужное значение спомощью соответствующих операторов.

Рис. 29. Окно заполнения поля формата «Вещественное»

Задачи 41

Значение для поля формата «Логический» задаётся установкой/снятием флажка. Если призаполнении поля такого формата нажать клавишу Delete, значение будет считаться неуказанным, и в форме задачи, а также в списке задач такое поле будет отображаться сгалочкой серого цвета.

При щелчке по полю формата «Целое» в правой части строки появляется элементуправления, с помощью которого можно увеличить или уменьшить на единицу значениеполя. Кроме того, значение поля можно ввести с клавиатуры.

Для поля формата «Строка» доступен выбор значений из раскрывающегося списка, а такжеввод значения с клавиатуры.

Для поля формата «Текст» отображается поле для ввода большого объёма текста. Вводтекста осуществляется с клавиатуры.

Для поля формата «Дата» значение даты можно выбрать в календаре (рис. 30), которыйпоявляется при щелчке по полю, или ввести вручную.

Рис. 30. Окно календаря

При щелчке по полю формата «Ссылка на справочник» и «Множественная ссылка на

справочник» отобразится кнопка , при нажатии на которую откроется окно просмотрадоступных записей справочника. Справочник задаётся при создании типа задачи.

Для поля формата «Ссылка на справочник» можно выбрать только одно значение изсправочника. Для этого в окне просмотра записей справочника (рис. 31) следует выбратьзапись щелчком в её строке и нажать кнопку ОК. Выбор записи можно осуществить такжедвойным щелчком по записи справочника. Если поле является необязательным длязаполнения, то пользователю будет доступна возможность отменить выбор записи. Дляэтого следует нажать кнопку Очистить ссылку.

42

Рис. 31. Окно просмотра записей справочника для поля формата «Ссылка на справочник»

Заполнение поля формата «Множественная ссылка на справочник» аналогично заполнениюполя формата «Ссылка на справочник» с той разницей, что в этом случае в справочникеотображается дополнительная колонка для выбора нескольких записей включениемсоответствующих флажков.

Предусмотрена возможность фильтрации записей справочника. Для этого следует ввести в

поле фильтра шаблон поиска и нажать кнопку . Поиск осуществляется по всем колонкамсправочника. Введённые шаблоны запоминаются в поле фильтра. Их просмотросуществляется установлением курсора в поле фильтра и нажатием клавиши вниз. Дляудаления истории поиска следует выбрать одноимённый пункт в меню, вызываемом

нажатием кнопки . Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и нажать

кнопку . Для выключения фильтра следует нажать кнопку .

При щелчке по полю формата «Ссылка на задачу» отобразится кнопка , при нажатии накоторую откроется окно просмотра доступных задач. Задачи выбираются щелчком мыши поназванию и нажатием кнопки ОК. Задачу также можно выбрать двойным щелчком мыши.Для выбора группы задач следует выделить задачи курсором, удерживая при этом клавишуShift или Ctrl. Выбранные задачи отобразятся в соответствующем поле окна созданиязадачи. Чтобы удалить из поля выбранную задачу, следует щёлкнуть по её названию правойкнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Удалить».

8.1.3.2 Свойства задачи

Раздел Свойства задачи содержит следующие поля:

– Секретная задача – признак доступности задачи пользователям, не участвующимв ней.

Задачи 43

– Только для ознакомления – признак, определяющий способ выполнения задачи –«Только для ознакомления» или обычный.

– С докладом – признак, отвечающий за механизм завершения задачи.

Установка для задачи признака Секретная задача позволяет закрыть доступ к задаче всемпользователям, в ней не участвующим.

Установка признака Только для ознакомления позволяет создать задачу только дляознакомления пользователей с какой-либо информацией. Каждому исполнителю иответственному руководителю такой задачи в окне просмотра доступна дополнительнаякнопка Ознакомиться. После просмотра материалов по задаче либо прочтенияознакомительной информации пользователю необходимо указать действие и нажать кнопкуОзнакомиться. При этом задача исчезнет из списка задач пользователя, но не закроется.Задача будет завершена автоматически после ознакомления с ней всех исполнителей. Дляавтора задачи ознакомление не предусмотрено. В окне просмотра задачи доступнастатистика ознакомления пользователей с задачей. В списке исполнителей рядом сфамилией ознакомившегося пользователя отображается знак «+». Автор имеетвозможность принудительного завершения задачи без ознакомления с ней всех еёисполнителей.

Установка признака С докладом позволяет запретить ответственному руководителюзакрытие и отправку в архив задачи без проверки выполнения автором. После отправкидоклада ответственным руководителем автор и администратор системы имеют возможностьредактировать поля задачи, а также наравне с ответственным руководителем добавлять иредактировать КТ в этой задаче. Если у пользователя в веб-интерфейсе в «Настройки» –>«Личные настройки» включён флажок Задачи по умолчанию с докладом, то признак Сдокладом устанавливается по умолчанию.

8.1.3.3 Настройки задачи

Настройка получения оповещения возможна при условии, что в реквизитах пользователяуказаны e-mail и номер сотового телефона, а также настроена возможность полученияоповещений. Подробнее о настройках оповещений см. «Руководство пользователя».

Для использования возможности получения обновлений задачи по почте или через SMSследует включить одноимённые флажки в разделе Настройки (см. рис. 28). Дляотключения этой возможности следует выключить флажки.

Для помещения задачи в папку следует нажать кнопку в строке поля Папка. При этомоткроется список папок в соответствии с иерархией. Выбор папки осуществляется двойнымщелчком мыши по её названию. По умолчанию задачи помещаются в папку, которая былаоткрыта на момент нажатия кнопки Создать задачу.

Замечание – Помещение задачи при её создании в папку с фильтром невозможно.Подробнее о работе папок с фильтрами см. п. 8.2.5.

44

8.1.4 Вкладка «Участники»

Вкладка «Участники» (рис. 32) включает два раздела:

– Участники – предназначен для определения состава участников задачи.

– Изолированные рабочие группы – предназначен для определения составаизолированных рабочих групп.

Раздел Изолированные рабочие группы отображается после добавления в задачу хотябы одной изолированной рабочей группы.

Рис. 32. Окно создания задачи. Вкладка «Участники»

8.1.4.1 Участники задачи

Раздел Участники включает следующие поля:

– Авторы – пользователи Системы, которые формулируют постановку задачи,распределяют работу по выполнению задачи между исполнителями, координируюти контролируют её выполнение.

Задачи 45

– Отв. руководитель – пользователь Системы, включённый в задачу в качествеответственного исполнителя рабочей группы.

– Исполнители – пользователи Системы, включённые в задачу для её выполнения.

– Контролёры задачи – пользователи Системы, включённые в задачу длядополнительного контроля над выполнением задачи.

– Постановщик – пользователь, создающий задачу. Поле заполняетсяавтоматически и недоступно для изменения.

При создании новой задачи автором и постановщиком по умолчанию являетсяпользователь, создающий задачу. После создания задачи все её участники, кромепостановщика, могут быть изменены. Поле Автор является обязательным, без егозаполнения задача не будет создана. Если в создаваемую задачу планируется добавлениеизолированных рабочих групп, то обязательным для заполнения будет также поле Отв.руководитель. Подробнее о добавлении изолированных рабочих групп см. п. 8.1.4.2.

При выборе нескольких ответственных руководителей (авторов) из разных подразделенийниже поля, в которое были добавлены участники, дополнительно отобразится полеПодразделение нумератора. Данное поле предназначено для выбора подразделения, наосновании счётчика или шаблона нумератора которого будет формироваться номер задачи водноимённом поле вкладки «Описание». Значение данного поля также определяетподразделение, за проектом «Задачи вне проектов» которого будет закреплена задача приеё сохранении по умолчанию.

Выбор участников задачи осуществляется в окне выбора сотрудников, для вызова которого

следует щёлкнуть в редактируемом поле и нажать кнопку . В зависимости от того, какойучастник выбирается, отображаемое дерево подразделений будет различно. А именно –автора и контролёра задачи можно выбрать из числа пользователей:

– вышестоящего подразделения, имеющих полномочия «Полные права» или «Толькосвои задачи» на пользователя;

– своего или подчинённого подразделения, на которых у постановщика имеютсяполномочия «Полные права» или «Только свои задачи».

Ответственных руководителей и исполнителей задачи можно выбрать среди пользователей,на которых у пользователя имеются полномочия «Полные права» или «Только свои задачи».

Количество пользователей каждой группы участников не ограничено.

В левой части окна выбора сотрудников (рис. 33) отображается дерево доступныхподразделений. При щелчке по подразделению в правой части окна отображается списокего пользователей. Для пользователя со статусом «Недоступен до» отображается дата, докоторой он неактивен в Системе. Для выбора пользователя следует щёлкнуть по его именив списке «Исполнители» и нажать кнопку Добавить, после чего выбранный пользовательбудет помещён в список участников группы. Выбор пользователя можно осуществить такжедвойным щелчком по его имени в списке «Исполнители». Удаление сотрудника из числавыбранных участников осуществляется выделением его в списке и нажатием кнопкиУдалить.

46

Существует возможность одновременного добавления всех пользователей подразделения вгруппу пользователей, а также удаления из неё. Для этого следует нажать кнопкуДобавить всех для добавления и, соответственно, Удалить всех для удаления.

Рис. 33. Окно выбора авторов

Для поиска пользователя в доступном дереве подразделений по его фамилии, имени или

отчеству в поле Поиск следует ввести шаблон поиска (см. рис. 33) и нажать кнопку .Список найденных пользователей отобразится в списке «Исполнители».

Для добавления в задачу выбранной группы пользователей следует нажать кнопку ОК.

С помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по именивыбранного пользователя, доступны следующие операции:

– «<ФИО пользователя>» – просмотр информации о пользователе (подробнее обокне просмотра информации о пользователе см. раздел 9);

– «Удалить» – удаление пользователя из списка участников задачи.

Замечание – Пункт «Удалить» недоступен применительно к пользователю, указанному вполе Постановщик.

Удаление всех выбранных пользователей из списка участников задачи осуществляется

нажатием кнопки , расположенной в конце каждого поля.

8.1.4.2 Изолированные рабочие группы

Изолированная рабочая группа представляет собой группу исполнителей,осуществляющих выполнение главной задачи в рамках отдельно создаваемойподзадачи.

Задачи 47

Отличительной особенностью такого типа задач от простых подзадач является то, что вседействия пользователей, регистрируемые в подзадачах, автоматически попадают в главную(родительскую) задачу. При этом в тексте действия в главной задаче указывается, в какойиз подзадач оно зарегистрировано. Кроме того, исполнителям каждой из подзадачнедоступны действия, регистрируемые в других подзадачах. Исполнители главной задачипри регистрации в ней действий могут делать их доступными исполнителям подзадач. Такимобразом, выполнение одной общей задачи может вестись по разным направлениям сограничением прав доступа к полному объёму информации для некоторых исполнителей.

Для каждой задачи может быть создано неограниченное количество подзадач типа«Изолированная рабочая группа» (далее ИРГ).

Замечание – Добавление ИРГ недоступно, если для задачи не определены ответственныеруководители.

Добавление ИРГ осуществляется нажатием кнопки Добавить ИРГ на панели инструментов.В открывшемся окне (рис. 34) следует указать название, ответственных руководителей иисполнителей.

Пользователю доступна возможность присвоения ИРГ названия, отличного от названия поумолчанию, что позволяет легко найти нужную ИРГ в списке родительской задачи. Названиеуказывается в одноимённом поле. Если не заполнить поле Название, то по умолчанию ИРГбудет присвоено название в формате «Изолированная рабочая группа <номер ИРГ вродительской задаче>».

Название подзадачи типа ИРГ будет отображаться в формате «Название родительскойзадачи (название ИРГ)».

Рис. 34. Окно добавления ИРГ

48

Выбор ответственных руководителей или исполнителей ИРГ осуществляется аналогично ихвыбору в обычной задаче, за исключением того, что для вызова окна выбора пользователейследует нажать кнопку Ответственные руководители или Рабочая группа.

ИРГ можно настроить таким образом, что системные действия, регистрируемые в ИРГ, будуттакже отражаться в ленте действий главной задачи. Для этого следует включить флажокПисать системные действия из подзадач в главную задачу. Системными являютсядействия по редактированию полей задачи.

По окончании формирования состава изолированной рабочей группы следует нажатькнопку ОК. Добавленная ИРГ отобразится в списке раздела Изолированные рабочиегруппы, в котором отображается название ИРГ и её участники: ответственныйруководитель (над чертой) и исполнители (под чертой). Просмотр информации об участникахИРГ осуществляется выбором пункта «<ФИО пользователя>» в контекстном меню,вызываемом щелчком правой кнопки мыши по фамилии участника (подробнее об окнепросмотра информации о пользователе см. раздел 9).

Имеется возможность создания ИРГ по шаблону. Для этого следует нажать кнопку ,расположенную рядом с кнопкой Добавить по шаблону, выбрать требуемый шаблон враскрывшемся списке и подтвердить выбор в открывшемся окне нажатием кнопки Да.Шаблоны ИРГ создаются в веб-интерфейсе Системы «Настройки» –> «Шаблоныизолированных групп».

Замечания

1. Просмотр подзадачи типа ИРГ недоступен в момент создания родительской задачи.

2. Редактирование ИРГ недоступно в момент создания задачи.

Удаление ИРГ осуществляется нажатием кнопки в строке удаляемой ИРГ.

8.1.5 Вкладка «Планирование»

Вкладка «Планирование» предназначена для определения набора контрольных точек (КТ)и событий задачи. Вкладка содержит таблицу со следующими полями (рис. 35):

– Тип – пиктограмма (Контрольная точка) или (Событие).

– Дата начала – дата начала события.

– Дата окончания – дата окончания КТ или события.

– Название – название КТ или события.

– Готово – готовность КТ.

Задачи 49

Рис. 35. Окно создания задачи. Вкладка «Планирование»

8.1.5.1 Контрольные точки

Работа над задачей может быть разбита на контрольные точки (КТ), которые представляютсобой некий план выполнения задачи исполнителями с указанием объёма работ и сроковзавершения каждого этапа. По задаче можно создать неограниченное число КТ.

Добавление КТ осуществляется нажатием кнопки (Добавить контрольную точку) напанели инструментов вкладки «Планирование» (рис. 36).

В появившемся окне создания КТ следует указать значения для следующих полей:

Дата. Указание даты осуществляется нажатием кнопки и выбором даты и времени впоявившемся календаре.

Замечание – Если в задаче указана дата окончания меньше даты наступления КТ, то онапо умолчанию устанавливается равной дате наступления КТ.

Привязка. Данное поле предназначено для привязки даты наступления КТ к одному изсобытий – дате начала задачи или дате её окончания (если она указана). Значение

указывается выбором из списка, раскрывающегося при нажатии кнопки :

- при выборе значения «К началу задачи» КТ наступит через указанное количествовремени после даты начала задачи;

50

- при выборе значения «К окончанию задачи» КТ наступит за указанное количествовремени до даты окончания задачи. Если дата окончания не указана, то привязка небудет установлена.

Для привязанных КТ недоступно редактирование даты их наступления. Данный параметрредактируется автоматически при редактировании даты начала или окончания задачи – взависимости от значения в поле Привязка.

При выборе значения «Нет» КТ не будет привязана к датам начала/окончания задачи и датаеё наступления будет доступна для редактирования.

Для привязки указывается смещение относительно даты и период, в котором исчисляетсяэто смещение.

Числовое значение для периода смещения задаётся нажатием кнопки .

Для указания периода смещения используется календарный или рабочий периодисчисления. Их различие заключается в том, что в рабочем периоде учитывается не толькорабочее, но и нерабочее время (например, перерыв на обед или выходной день), в то времякак в календарном периоде такого учёта нет – рабочим в нём является всё время. Для

указания периода следует выбрать его в раскрывающемся при нажатии кнопки списке.Подробнее о периодах см. «Руководство администратора системы».

Название. Поле является обязательным для заполнения. Наименование КТ вводится склавиатуры.

Описание. В данное поле следует ввести текст с описанием работ, которые должны бытьвыполнены к указанному сроку.

Рис. 36. Окно добавления контрольной точки

Задачи 51

Существует возможность отправить напоминание о наступлении КТ пользователям Системы.Для вызова окна создания напоминания следует нажать кнопку Добавить напоминание(см. рис. 36). В окне создания напоминания (рис. 37) следует выбрать период и способотправки напоминания, а также получателей.

Для показа напоминания в момент наступления КТ следует включить флажок В моментнаступления даты контрольной точки. Для задания другого периода показа напоминанияследует включить флажок дн. до наступления контрольной точки, в поле За указатьколичество и в раскрывающемся списке выбрать временной период исчисления. Свойствапериода задаются администратором системы. Существуют календарный и рабочий периодыисчисления. Их различие заключается в том, что в рабочем периоде учитывается не толькорабочее, но и нерабочее время (например, перерыв на обед), в то время как в календарномпериоде такого учёта нет – рабочим в нём является всё время. Подробнее о периодах см.«Руководство администратора системы».

Напоминания могут быть отправлены сообщением Системы, почтовым сообщением наэлектронный адрес, а также в виде SMS.

Получатели указываются в подразделе Получатели напоминаний. Чтобы напоминаниебыло отправлено только пользователю, создающему КТ, следует включить флажок Толькомне. Для добавления в список получателей участников задачи следует включить флажок сназванием нужной роли. Существует возможность отправить напоминание пользователямСистемы, не участвующим в задаче. Для этого следует нажать кнопку Другиепользователи и в открывшемся окне выбрать доступных по полномочиям пользователейСистемы. Выбранные пользователи отобразятся в правой части окна в списке«Пользователи». Для удаления пользователя из списка выбранных следует щёлкнуть правойкнопкой по его имени и в отобразившемся контекстном меню выбрать пункт «Удалить». Дляудаления из списка всех выбранных пользователей следует выбрать пункт «Удалить всех».

Напоминание сохраняется нажатием кнопки ОК. При этом информация о созданномнапоминании отобразится в списке напоминаний. Редактирование напоминаний

осуществляется нажатием кнопки . Для их удаления предусмотрена кнопка .

Рис. 37. Окно настройки параметров напоминания по КТ

52

После ввода всех данных для контрольной точки следует нажать кнопку ОК в окнедобавления КТ. Добавленная КТ отобразится в списке вкладки «Планирование» и будет

отмечена в поле Тип пиктограммой (Контрольная точка).

Замечание – Редактирование КТ недоступно в момент создания задачи.

Предусмотрена возможность создания КТ по шаблону. Для этого следует нажать кнопку ,

расположенную рядом с кнопкой (Добавить контрольные точки по шаблону), выбратьтребуемый шаблон в раскрывшемся списке и в появившемся предупреждении нажать кнопкуДа. Шаблоны КТ создаются в веб-интерфейсе Системы «Настройки» –> «Шаблоныконтрольных точек».

Удаление КТ осуществляется её выбором в списке и нажатием кнопки (Удалитьконтрольную точку) на панели инструментов.

8.1.5.2 События

В ходе работы над исполнением задачи может возникать необходимость в информированииучастников о наступлении различных событий или мероприятий, например, совещаний,конференций и т.п.

Добавление события осуществляется нажатием кнопки (Добавить событие) на панелиинструментов вкладки «Планирование». В открывшемся окне (рис. 38) в обязательномпорядке следует указать название, время проведения, тип события и календарь, в которомсобытие будет отображаться. В поле Автор автоматически указывается имя пользователя,создающего событие. Остальные параметры события являются необязательными изаполняются по мере необходимости. Подробнее о создании событий см. п. 13.6. Послезаполнения необходимых полей события следует нажать кнопку OK. Добавленное событиеотобразится в списке вкладки «Планирование» и будет отмечено в поле Тип

пиктограммой (Событие).

По задаче можно создать неограниченное число событий.

Редактирование события осуществляется его выбором в списке и нажатием кнопки (Редактировать событие) на панели инструментов. При этом откроется окно редактированиясобытия. Редактирование события осуществляется аналогично его созданию. Поле Авторнередакируемо.

Удаление события осуществляется выбором его в списке и нажатием кнопки (Удалитьсобытие) на панели инструментов. После нажатия кнопки ОК в появившемсяпредупреждении событие исчезнет из списка событий задачи.

После создания задачи во всех её событиях в поле Задачи будет автоматически добавленассылка на неё. Все события, созданные в задаче, отобразятся в сетке календаря, к которомуони принадлежат.

Задачи 53

Рис. 38. Окно добавления события

8.1.6 Вкладка «Контакты»

Вкладка «Контакты» (рис. 39) предназначена для добавления в задачу контактов изадресной книги. Подробнее об использовании контактов в задачах и их создании в адресныхкнигах см. раздел 15.

54

Рис. 39. Окно создания задачи. Вкладка «Контакты»

Добавление контакта осуществляется нажатием кнопки Добавить на панели инструментов(см. рис. 39). В левой части открывшегося окна (рис. 40) отображается дерево доступныхадресных книг, в правой части – контакты выбранных книг. Выбор адресной книгиосуществляется щелчком по её названию в дереве.

Для выбора нужного контакта следует сначала выделить его в списке, а затем нажатькнопку ОК. При этом окно выбора контактов закроется и выбранный контакт отобразится вовкладке «Контакты» окна создания задачи. Для каждого контакта во вкладке указываетсятолько его фамилия, имя, отчество, электронный адрес и контактные телефоны: рабочий идомашний. Помимо выбора контактов для задачи в окне просмотра адресной книги доступнотакже добавление новых и редактирование существующих контактов.

Задачи 55

Рис. 40. Окно выбора контактов из адресных книг

Выбранные для задачи контакты доступны для просмотра и удаления. Просмотр информациио контакте осуществляется выбором его в списке и нажатием кнопки Открыть на панелиинструментов. При этом откроется окно просмотра информации. Закрытие окна просмотраосуществляется нажатием кнопки OK.

Удаление контакта из задачи осуществляется выбором его в списке и нажатием кнопкиУдалить на панели инструментов.

8.1.7 Сохранение задачи

Сохранение задачи после ввода всех её атрибутов осуществляется нажатием кнопкиСохранить или сочетания клавиш Ctrl+Enter в любой вкладке окна создания задачи.

8.2 Работа со списком задач

8.2.1 Поля таблицы со списком задач

Для просмотра списка задач следует на панели навигации выбрать раздел Задачи. Списокзадач отображается в виде таблицы, включающей в себя информационные поля задачи. Всоответствии с настройкой отображения колонок (подраздел Видимые колонки меню«Настройки» –> «Визуальные настройки» –> «Список задач») в списке задач могутотображаться следующие поля:

№ – номер задачи. Задаётся при постановке задачи.

Задача – наименование задачи. При подведении курсора к данной колонке на экранепоявляется подсказка, содержащая описание задачи.

Проект – наименование проекта, в рамках которого создана задача.

Авторы, Постановщик, Отв. руководитель, Контролёры, Исполнители – ФИОсоответствующих участников задачи. При наведении курсора на колонку «Автор» на экранепоявляется подсказка, содержащая перечень авторов; при наведении курсора на колонку

56

«Отв. руководитель» – перечень ответственных руководителей и рабочей группы; принаведении курсора на колонку «Контролёры» – перечень контролёров; а при при наведениикурсора на колонку «Исполнители» – перечень исполнителей задачи. Если в задаченесколько авторов, ответственных руководителей, контролёров или исполнителей, то вколонке «Авторы», «Ответственный руководитель», «Контролёры» и «Исполнители»отображается тот пользователь, который идёт первым в соответствующем списке.

Дата начала, Дата окончания – даты постановки и окончания задачи. Красный цвет датыокончания означает, что задача просрочена; оранжевый – по задаче есть просроченные КТ;зелёный – по задаче есть непросроченные КТ, датой настпуления которых является текущийдень.

Состояние – отображает пиктограммы, которые позволяют выделить в списке:

(Новая задача) – новые задачи;

(Новые сообщения) – задачи, по которым зарегистрированы новые действия;

(Доклад отправлен/Новое сообщение) – задачи с признаком С докладом, которыезавершены ответственным руководителем;

(Доклад отправлен) – задачи с признаком С докладом, в которых пользовательознакомился с действием об отправке доклада ответственным руководителем;

(Возврат на доработку) – задачи с признаком С докладом, которые возвращеныавтором для доработки исполнителям. Данная пиктограмма отображается только уисполнителей задачи.

Я – контролёр – предназначено для выделения в списке задач, в которых пользовательявляется контролёром, с помощью пиктограммы (Я – контролёр в этой задаче).

Скрытые задачи – предназначено для выделения в списке задач, скрытых пользователем

или автором задачи в веб-интерфейсе, с помощью пиктограммы (Скрытая задача). Такиезадачи отображаются в списке при соответствующих настройках программы «Информер»(см. п. 5.2.2).

Я – секретарь – предназначено для выделения в списке задач, в которых пользователь

является секретарём, с помощью пиктограммы (Я – секретарь в этой задаче).

Задача по документу – предназначено для выделения в списке задач, созданных порассмотрению или исполнению документов с помощью следующих пиктограмм:

(Задача по рассмотрению документа) � – задача создана по документу для егорассмотрения;

(Задача по исполнению документа) – задача создана по документу для егоисполнения.

Приоритет – предназначено для выделения в списке задач, для которых установлен

приоритет Важная задача, с помощью пиктограммы (Важная задача).

Задачи 57

Маркер – предназначено для выделения в списке задач, для которых установленымаркеры. Для установки маркера в контекстном меню следует выбрать маркер. Снятиемаркера с задачи осуществляется выбором пункта «Снять маркер» контекстного меню,вызываемого щелчком правой кнопки мыши в колонке «Маркер». Назначение маркерадоступно также группе задач. Для выбора группы задач следует выделить задачи курсором,удерживая при этом клавишу Shift или Ctrl.

Температура задач – цвет, соответствующий периоду времени, прошедшему со временипоследнего действия по задаче, и количество новых действий при их наличии. Приподведении курсора к данной колонке на экране всплывает подсказка, содержащаяинформацию о последнем действии.

Документ, Тип документа – название и тип документов для задач по рассмотрению илиисполнению документов.

Сервер – название сервера, на котором зарегистрирована задача.

Получать обновления задачи по почте, Получать обновления задачи через SMS –отображают, включён ли флажок получения обновлений для задач. Если возможностьполучения обновлений по почте или через SMS не настроена в веб-интерфейсе, то в

соответствующей колонке будет отображаться пиктограмма .

Тип задачи� – название типа, по которому создана задача. Тип задачи включает в себя ряддополнительных полей задачи. Отображение каждого поля типа задачи настраивается вподразделе Видимые колонки меню «Настройки» –> «Визуальные настройки» –>«Список задач». По умолчанию отображаются все дополнительные поля каждого типазадачи.

Пользователю доступна возможность изменить набор отображаемых полей с помощьюпункта меню «Настройки» –> «Визуальные настройки» –> «Список задач», а также спомощью контекстного меню таблицы со списком задач.

8.2.2 Контекстное меню таблицы со списком задач

С помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по заголовкуколонки, пользователю доступны следующие действия с колонками списка задач:

– Сгруппировать по колонке – группировка списка задач по колонке;

– Скрыть колонку – скрытие колонки;

– Видимость колонок – открытие окна «Настройки» –> «Видимые колонки». Воткрывшемся окне пользователь может отобразить или скрыть определённыеколонки в списке задач, включив/выключив флажок напротив названия колонки инажав кнопку OK;

– Применить исходные настройки – возвращение к исходным настройкам списказадач, т.е. к настройкам при первом входе пользователя в программу «Информер»;

– Применить текущие настройки для всех папок � – применение изменений,произведённых в текущей папке, для всех папок пользователя.

58

8.2.3 Сортировка, фильтрация и группировка списка задач

Пользователь может применить к списку задач фильтр по значению поля списка задач спомощью панели фильтра списка задач. Для этого следует ввести в поле фильтра шаблонпоиска и выбрать колонки, в которых будет осуществляться поиск. Выбор колонки

осуществляется в раскрывающемся списке при нажатии кнопки . Список задач будетсформирован в соответствии с заданным шаблоном фильтра после нажатия клавиши Enter

или кнопки (рис. 41). Для очистки поля фильтра следует установить курсор в поле и

нажать кнопку . Отмена фильтра осуществляется нажатием кнопки или просмотромсписка задач в других папках.

При вводе в поле фильтра строки, начинающейся с «!», отображаются все задачи, несодержащие строку фильтра.

Подробнее о возможностях панели фильтра см. п. 5.1.3.

Группировка задач осуществляется выбором пункта «Сгруппировать по колонке» вконтекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по заголовку колонки всписке задач. Панель группировки отображается, если в настройках пользователя включёнфлажок Показывать панель группировки.

Подробнее о сортировке и других способах группировки и фильтрации списка задач см.раздел 7.

Рис. 41. Группировка списка задач по названию и ответственному руководителю

Задачи 59

8.2.4 Контекстное меню списка задач

Существует возможность осуществления различных операций с задачей или группой задач спомощью контекстного меню. Вызов контекстного меню осуществляется щелчком правойкнопки мыши по задаче в списке. Для выбора группы задач следует выделить задачикурсором, удерживая при этом клавишу Shift или Ctrl.

Контекстное меню может включать следующие пункты (рис. 42):

– «Открыть задачу»;

– «Создать задачу»;

– «Установить/Снять признак «Новое сообщение»;

– «Установить/Снять признак «Новая задача»;

– «Закрыть задачу»;

– «Редактировать»:

§ «Проект»;

§ «Дату окончания»;

§ «Добавить авторов»;

§ «Добавить ответственных руководителей»;

§ «Добавить исполнителей»;

§ «Добавить контролеров задачи»;

§ «Удалить авторов»;

§ «Удалить отв. руководителей»;

§ «Удалить исполнителей»;

§ «Удалить контролеров задачи»;

§ «Изменить приоритет»;

§ «Редактировать тип задачи».

– «Подзадачи»:

§ «Создать подзадачу»;

§ «Сделать подзадачей задачи»;

§ «Сделать независимой задачей»;

– «Действия с задачей»:

§ «Копировать задачу»;

§ «Вставить задачу»;

§ «Удалить задачу»;

§ «Скрыть задачу»;

60

§ «Отменить скрытие задачи»;

§ «Послать оповещение (создать напоминание)»;

§ «Установить задачу активной».

– «Открыть веб-интерфейс системы «Мотив 4U»:

§ «Задача»;

§ «Проект».

– «Настройки оповещений»:

§ «Получать оповещения через SMS/Не получать оповещения черезSMS»»;

§ «Получать оповещения по почте/Не получать оповещения по почте».

– «Экспорт»:

§ «Экспорт в HTML»;

§ «Экспорт в MS Excel».

– «Копировать».

Замечания

1. Пункт «Открыть веб-интерфейс системы «Мотив 4U» � доступен только приустановленной возможности быстрого входа в веб-интерфейс Системы (пункт меню«Настройки» –> «Личные настройки» в веб-интерфейсе Системы).

2. Пункт «Настройки оповещений» доступен только при условии, что в реквизитахпользователя указаны e-mail и номер сотового телефона, а также настроена возможностьполучения оповещений. Подробнее о настройках оповещений см. «Руководствопользователя».

3. Пункты «Создать подзадачу», «Послать оповещение (создать напоминание)»,«Установить задачу активной» и «Открыть веб-интерфейс системы «Мотив 4U»недоступны для группы задач.

Задачи 61

Рис. 42. Контекстное меню списка задач

Если для операции назначено сочетание горячих клавиш, то оно отобразится в строкеоперации.

Для группы задач результат операций, связанных с редактированием полей задачи,сохраняется для тех задач, полномочия на редактирование которых имеются упользователя.

Признаки Новая задача и Новые сообщения исчезают при первом же просмотрепользователем задачи. Снятие этих признаков без просмотра осуществляется выбором вконтекстном меню пункта «Снять признак «Новая задача» или «Снять признак «Новоесообщение». Аналогичным образом можно установить эти признаки для задач, выбрав вконтекстном меню пункт «Установить признак «Новая задача» или «Установитьпризнак «Новое сообщение».

Пункт контекстного меню «Закрыть задачу» предназначен для закрытия задачи автором иответственным руководителем задачи. После выбора этого пункта меню откроется окно дляуказания действия по задаче (рис. 43). После указания действия следует нажать кнопку ОК.

Рис. 43. Окно закрытия задачи

62

Если задача С докладом, то при её завершении ответственным руководителем задача неисчезает из списка задач пользователя и отмечается в колонке «Состояние» пиктограммой

. Такая задача доступна для закрытия только автору задачи. Если задачу С докладомзавершает автор задачи, то после написания действия откроется окно выбора оценоквыполнения задачи (рис. 44). После выбора оценок следует нажать кнопку ОК. При этомзадача исчезнет из списка задач пользователя. Просмотр оценок завершённой задачидоступен при просмотре задачи в веб-интерфейсе Системы через архив задач в лентедействий. Подробнее о выставлении оценок при завершении задачи см. п. 8.3.2.3.

Рис. 44. Окно выбора оценок

Замечание – Выставление оценки недоступно для задач по рассмотрению документов.

Предусмотрена возможность создания подзадач по существующим задачам. Для этогоследует в контекстном меню выбрать пункт «Подзадачи» –> «Создать подзадачу».Создание подзадач осуществляется аналогично созданию задач (см. п. 8.1). В окнеинформации о подзадаче будут отображаться название родительской задачи и ссылка дляеё просмотра в веб-интерфейсе Системы.

Автор задачи может сделать независимую задачу подзадачей. Для этого следует вконтекстном меню выбрать пункт «Подзадачи» –> «Сделать подзадачей задачи». Воткрывшемся окне со списком задач пользователя, в которых он является автором, следуетщёлкнуть по названию той задачи, которая будет являться родительской, и нажатькнопку ОК. При этом в родительской задаче автоматически зарегистрируется системноедействие о создании подзадачи со ссылкой на неё. При переходе по ссылке откроется окноподзадачи.

Если задача является подзадачей другой задачи, то автору подзадачи доступнавозможность сделать её независимой. Для этого следует в контекстном меню выбрать пункт«Подзадачи» –> «Сделать независимой задачей».

Копирование задачи для её дальнейшей вставки в другую папку осуществляется выбором вконтекстном меню пункта «Действия с задачей» –> «Копировать задачу».

Вставить задачу в папку можно как с помощью контекстного меню папки (см. п. 8.2.5), так ичерез контекстное меню списка задач: «Действия с задачей» –> «Вставить задачу».Вставка задач в пустую папку осуществляется только через контекстное меню папки.Вставка в папки, для которых заданы условия фильтрации, недоступна.

Задачи 63

Удаление задачи из списка задач папки осуществляется выбором в контекстном меню пункта«Действия с задачей» –> «Удалить задачу». Удаление задачи из папки, для которойзаданы условия фильтрации, недоступно, а из системной папки «Нет папки» – только вслучае, если она скопирована в другую пользовательскую папку. При удалении задачи изпользовательской папки (если она не располагается дополнительно в другойпользовательской папке), задача переместится в системную папку «Нет папки».

Создание и отправка сообщений и напоминаний по задачам осуществляется выбором вконтекстном меню пункта «Действия с задачей» –> «Послать оповещение (создатьнапоминание)». О создании сообщений и напоминаний см. п. 14.3.

Задача, выделенная жирным шрифтом в списке задач, является на текущий моментактивной. Задача становится активной автоматически после регистрации по ней действия.Предусмотрена возможность установления признака активности для неактивных задачсписка задач. Для этого следует в контекстном меню выбрать пункт «Действия с задачей»–> «Установить задачу активной».

Просмотр задачи или проекта в веб-интерфейсе Системы осуществляется выбором вконтекстном меню «Открыть веб-интерфейс системы «Мотив 4U» –> «Задача» или«Открыть веб-интерфейс системы «Мотив 4U» –> «Проект». Окно выбранной задачиили проекта откроется автоматически.

Предусмотрен экспорт списка задач в файлы формата *.html и *.xls. Для этого следует вконтекстном меню выбрать пункт «Экспорт» –> «Экспорт в HTML» или «Экспорт» –>«Экспорт в MS Excel». При этом откроется окно для сохранения файла, в котором следуетуказать имя файла и путь для сохранения. После нажатия кнопки Сохранить в окнесохранения файла откроется окно подтверждения об успешном экспорте. Открытие ипросмотр сформированного файла осуществляется нажатием кнопки Да в окнеподтверждения.

Копирование в буфер обмена значений полей списка задач: названия задачи, проекта, датыначала, даты окончания и т.д. осуществляется выбором «Копировать» в контекстномменю, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по интересующему полю.

8.2.5 Папки задач

Папки задач предназначены для компоновки задач по различным критериям, определяемымпользователем. В дереве папок в скобках рядом с названием отображается информация околичестве задач следующим образом: общее количество задач в папке/количество новыхзадач/количество задач с новыми действиями. При свёрнутой родительской папке в скобкахотображается количество задач, учитывая задачи в дочерних папках. Кроме того, когдародительская папка свёрнута, в списке задач отображаются все её задачи, учитывая задачив дочерних папках.

Для создания папки следует щёлкнуть правой кнопкой мыши по названию папки, котораябудет родительской, на боковой панели раздела и выбрать пункт «Добавить папку». Воткрывшемся окне в обязательном порядке следует ввести название папки (рис. 45) инажать кнопку ОК.

64

Рис. 45. Окно создания папки задачи

Предусмотрена возможность создания папки с фильтром, благодаря которому задачи,удовлетворяющие условиям этого фильтра, будут помещаться в эту папку автоматически.

Такие папки отмечены в дереве папок задач пиктограммой . Если задача удовлетворяетусловиям фильтров нескольких папок, то она будет отображаться в каждой из них. Причёмзадача также будет отображаться в папке, в которой она находилась до помещения её впапку с фильтром.

Для задания фильтра следует в окне создания папки включить флажок Использоватьфильтры (см. рис. 45). Ниже отобразится поле задания шаблона фильтрации, в которомрасполагается дерево условий. В корне дерева указывается логический оператор, которыйбудет применяться для соединения нижерасположенных условий. По умолчанию указаноператор И. Подробнее об операторах см. п. 7.2. Для смены логического оператора следуетщёлкнуть левой кнопкой мыши в строке оператора, выбрать требуемый в раскрывшемсясписке и нажать кнопку OK.

Добавление условия осуществляется выбором пункта «Добавить условие» в контекстномменю, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названию оператора. Добавленноеусловие отобразится последним в списке. Для задания условия следует щёлкнуть левойкнопкой мыши в строке условия. Формат условия соответствует формату условия впользовательском фильтре (см. п. 7.2). Смена колонки и оператора сравнения

осуществляется нажатием кнопки и выбором требуемого параметра из раскрывающегосясписка. Значения колонок могут указываться вручную, выбираться в раскрывающемся

списке, календаре, вычисляться с помощью калькулятора, а также стрелок . Существуетвозможность задавать пустое значение для колонки «Ответственный руководитель», атакже для дополнительных полей задачи. В этом случае в папку попадут задачи, полякоторых содержат пустые значения (например, задачи без даты окончания) или равныенулю (для полей формата «Целое» или «Вещественное»).

Задачи 65

Набор операторов сравнения зависит от выбранной колонки. Существуют следующиеоператоры сравнения:

– Равно/Не равно – значение колонки указывается полностью.

– Содержит – значение колонки указывается полностью или частично.

– Начинается с/Заканчивается на – указываются первые/последние символызначения колонки, по которой производится фильтрация.

– Больше/Меньше, Больше или равно/Меньше или равно.

Замечание – Для создания папки с задачами вне проектов следует учитывать, чтофильтрация производится только по названию подразделения.

По окончании формирования условия следует нажать кнопку OK.

Удаление условия осуществляется выбором пункта «Удалить» в контекстном меню,вызываемом щелчком правой кнопки мыши в строке удаляемого условия.

Замечание – Для удаления доступны условия, расположенные последними в спискеусловий группы.

Добавление новой группы условий, соединённых другим логическим оператором,осуществляется выбором пункта «Добавить группу» в контекстном меню, вызываемомщелчком правой кнопки мыши в строке родительского оператора.

Для сохранения папки с фильтром следует нажать кнопку OK в окне создания папки.

Редактирование папки осуществляется аналогично её созданию. Для этого следует выбратьпункт «Редактировать» в контекстном меню, вызываемом щелчком левой кнопки мыши поназванию редактируемой папки.

Поместить задачу в папку можно двумя способами: перемещением или копированием. Впервом случае следует выделить задачу и переместить, удерживая левую кнопку мыши, изобщего списка на значок нужной папки. Подробнее о втором способе – копированиисм. п. 8.2.4. Пользователю также доступна возможность помещения в папку группы задач.Для выбора группы задач следует выделить задачи курсором, удерживая при этом клавишуShift или Ctrl. Если список задач представляет собой результаты поиска по шаблону(подробнее см. п. 5.1.3), то помещение задач в папку осуществляется только копированием.

Замечание – Перемещение задач в папку с фильтром или из неё вручную недоступно.Доступно только копирование задач из таких папок (см. п. 8.2.4).

Для создания задачи с одновременным помещением её в папку следует на боковой панелираздела выделить соответствующую папку и нажать кнопку Добавить задачу. О созданиизадачи см. раздел 8.1.

Замечание – Создание задач в папке с фильтром недоступно.

При появлении новых действий по задаче папка, в которой находится задача, меняет цвет ссинего на жёлтый. Если в папку поместили задачу с признаком Новая задача или установилиданный признак для задачи, находящейся в папке, цвет папки меняется с синего накрасный. Если включён флажок контекстного меню папки Не уведомлять об изменениях, топри появлении новых действий не будет появляться всплывающее окно подсказки и значокпрограммы не будет менять цвет.

66

Имеется возможность применения настроек текущей папки для других папок. Для этогоследует щелчком правой кнопки мыши по названию текущей папки вызвать контекстноеменю и выбрать пункт «Копировать настройки текущей папки», а затем вызватьконтекстное меню папки, к которой необходимо применить скопированные настройки, ивыбрать пункт «Применить настройки к текущей папке».

Для изменения названия папки следует щелчком правой кнопки мыши по её названиювызвать контекстное меню и выбрать пункт «Переименовать папку». При этом откроетсяокно для ввода нового названия папки (см. рис. 45).

Удаление папки задач осуществляется выбором в контекстном меню пункта «Удалитьпапку». При этом задачи, помещённые в эту папку, отобразятся в общем списке задач.

Для вставки в папку предварительно скопированных задач из списка следует щелчкомправой кнопки мыши по её названию вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Вставитьзадачи». Подробнее о копировании задач см. п. 8.2.4.

Предусмотрена возможность перемещения папки задач внутри дерева папок. Для этогоследует щёлкнуть левой кнопкой мыши по значку перемещаемой папки и, удерживая кнопкунажатой, переместить папку на значок новой родительской папки.

8.3 Просмотр информации о задаче

8.3.1 Состав окна

Открытие окна информации о задаче можно осуществить одним из следующих способов:

1) Выбрать задачу двойным щелчком мыши в списке задач.

2) Выделить в списке задачу и после вызова контекстного меню щелчком правойкнопкой мыши выбрать пункт «Открыть задачу».

3) Выбрать задачу и нажать клавиши на клавиатуре, назначенные в качестве горячихклавиш для операции «Открыть задачу». Назначение горячих клавишосуществляется в меню «Настройки» –> «Визуальные настройки» –> «Горячиеклавиши». Просмотр сочетания горячих клавиш возможен в контекстном менюнапротив названия операции.

Замечание – По умолчанию для просмотра информации по задаче можно воспользоватьсясочетанием клавиш Ctrl+Enter.

Окно информации о задаче включает несколько вкладок. Основными являются следующиевкладки:

«Действия» – предназначена для регистрации и просмотра действий по задаче.

«Описание» – предназначена для просмотра и редактирования основных полей задачи.

«Атрибуты» – предназначена для просмотра и редактирования дополнительных атрибутов,свойств и настроек задачи.

«Файлы» – предназначена для просмотра списка файлов, прикреплённых к задаче и к еёдействиям.

Задачи 67

«Участники» – предназначена для просмотра и редактирования состава участников иизолированных рабочих групп задачи.

«Планирование» – предназначена для просмотра и редактирования списка контрольныхточек и событий задачи.

«Контакты» – предназначена для просмотра и редактирования списка контактов задачи.

В окне просмотра задач по документу дополнительно отображается вкладка «Документ». Наэтой вкладке отображаются поля карточки документа и его список рассмотрения. Подробнеео работе с задачами по документам см. раздел 10.


При открытии окна информации о задаче открывается вкладка «Действия». В заголовкеокна задачи отображается её название.

8.3.2 Вкладка «Действия»

Вкладка «Действия» (рис. 46) содержит следующие подразделы:

– Лента действий;

– Поле для регистрации действия.

Рис. 46. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Действия»

68

8.3.2.1 Регистрация действий

Для регистрации действия по задаче участнику следует заполнить поле ввода во вкладке«Действия» – коротко изложить содержание выполненных работ (см. рис. 46), и нажатькнопку Сохранить или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Новое действие отобразится в лентедействий задачи. Для каждого действия указывается его автор. Если пользовательрегистрирует действие в качестве заместителя, то в скобках будет указано имя владельца.Помимо автора действия указывается его дата, время регистрации и текст действия.

Если пользователь является в задаче не только одним из участников, но и заместителем, топри нажатии кнопки Сохранить ему будет предложено выбрать, кто будет являтьсяавтором этого действия – он сам или его владелец. Во втором случае следует выбратьвладельца, за которого регистрируется действие. Подробнее о работе с заместителями см.«Руководство пользователя».

Предупреждение – Максимально допустимая длина текста действия составляет 10 000символов, включая пробелы.

Текст действия может быть отформатирован с помощью специальной панели

форматирования. Для очищения поля ввода следует нажать кнопку на панелиформатирования.

При необходимости к действию можно прикрепить файл с дополнительной информацией.

Для этого следует нажать кнопку и в открывшемся окне указать путь к файлу.Прикреплённый файл отобразится в списке прикреплённых к действию файлов. Дляуказания комментария к файлу следует щёлкнуть по его названию и в отобразившемся полеввода указать комментарий. Удаление файла осуществляется выбором пункта «Удалить» вконтекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названию файла. Послесохранения действия с прикреплённым файлом в подразделе Вложения будутотображаться размер файла и ссылка на него.


Предусмотрена возможность выбора в качестве действия готового действия выбором израскрывающегося списка «Выберите готовое действие». Текст действия отобразится в поле

ввода действия. Для создания нового готового действия следует нажать кнопку . Воткрывшемся окне (рис. 47) отображается список уже существующих действий. Напротивобщедоступных действий включён флажок в колонке «Глобальный». Для добавления нового

действия следует нажать кнопку . При этом в списке действий добавится новая строка сназванием «Новое шаблонное сообщение». После редактирования текста действия егоследует сохранить нажатием кнопки ОК. Готовое действие отобразится в соответствующемраскрывающемся списке. Для удаления действия из списка в окне редактирования следует

выбрать шаблон, нажать кнопку и в появившемся окне подтверждения удаления нажатькнопку Да.

Задачи 69

Рис. 47. Окно редактирования готовых действий

Автор задачи при регистрации действия может указать его тип: обычное, предупреждение,поощрение. По умолчанию все действия имеют тип «Обычное». При регистрации действиятипа «Предупреждение» или «Поощрение» название типа отобразится в ленте действийрядом с именем автора действия. Выбор типа действия осуществляется в соответствующемраскрывающемся списке.

Действие по задаче может быть подписано с помощью электронной цифровой подписи

(ЭЦП). Для этого перед сохранением действия следует нажать кнопку и в появившемсястандартном диалоге выбора доступных сертификатов ЭЦП (рис. 48) выбрать нужныйсертификат.

Рис. 48. Окно выбора доступных сертификатов ЭЦП

Существует возможность отобразить в действии ссылку на задачу. Для этого следуетуказать номер нужной задачи в поле ввода. Затем указанный номер следует выделить и

нажать кнопку . В результате отобразится запись вида motiw://task/<номер задачи>.После сохранения действия название задачи в ленте будет указано в виде ссылки(см. рис. 46), переходом по которой осуществляется просмотр задачи в пределахполномочий пользователя. Если при попытке перейти по ссылке возникает предупреждениео том, что задача не найдена, это означает, что у пользователя нет прав на её просмотр.

70

Если при закрытии окна информации о задаче в поле для регистрации действия естьнесохранённое действие, то отобразится окно с подтверждением сохранения действия. Принажатии кнопки Да окно информации о задаче закроется и в ленте действий будетзарегистрировано действие.

При регистрации действия в задаче, имеющей подзадачи типа ИРГ, откроется окно сосписком ИРГ (рис. 49). Для того чтобы действие отобразилось в подзадачах, следуетвключить флажок для конкретной подзадачи или флажок Выделить все и нажать кнопкуОК.

Рис. 49. Окно выбора задачи с ИРГ

В задаче с признаком Только для ознакомления у каждого исполнителя в окне информации озадаче имеется дополнительная кнопка Ознакомиться. При её нажатии задача исчезает уознакомившегося пользователя, но не закрывается. Завершение задачи происходит тольков момент, когда все исполнители ознакомятся с задачей. Около фамилии каждогоисполнителя, ознакомившегося с задачей, отображается знак (+).

В задаче, созданной по рассмотрению документа, доступны дополнительные кнопки. Ихсостав и названия определяются маршрутной схемой согласования документа. Подробнее оработе с документами и задачами по ним см. раздел 10.

8.3.2.2 Лента действий

Лента действий представляет собой список действий, зарегистрированных по задаче. Длякаждого действия отображается следующая информация: автор, дата и время регистрации,текст действия. Список прикреплённых к действию файлов и информация о их размереотображается в подразделе Вложения.

Если у пользователя в реквизитах прикреплена фотография (пункт меню «Настройки» –>«Мои реквизиты» веб-интерфейса Системы), то в левой части поля действия будетотображаться его фотография.

Предусмотрена фильтрация ленты действий по словам, встречающимся в тексте действийучастников задачи и системных действий. Для этого следует ввести в поле фильтра шаблон

Задачи 71

и нажать кнопку или клавишу Enter (см. рис. 46). При этом в ленте действийотобразятся действия, в тексте которых встречается шаблон фильтра. Для очистки поля

фильтра следует установить курсор в поле и нажать кнопку . Отмена фильтра

осуществляется нажатием кнопки .

Кнопка предназначена для вызова окна создания сообщения и/или напоминания позадаче. О создании сообщений см. п. 14.3.

Предусмотрена возможность редактирования сохранённого пользователем действия,

которое является последним в ленте действий. Для этого следует нажать кнопку встроке действия. В поле для регистрации действия отобразится исходный текстредактируемого действия. Для сохранения внесённых изменений следует нажать кнопкуСохранить.

Цитирование действий пользователей осуществляется нажатием кнопки в строкедействия. Если нужна часть текста действия, то цитируемую часть следует выделитькурсором мыши. При этом цитируемый текст отобразится в окне ввода действия в видетаблицы, в заголовке которой будет отображаться ФИО пользователя, зарегистрировавшегодействие, и дата регистрации действия. Ввод своего действия можно осуществить как до,так и после цитаты. В ленте действий пользователю будет доступна возможность перехода кцитируемому действию по ссылке в заголовке таблицы цитаты. Для возврата к действию,содержащему цитату, следует перейти по ссылке Вернуться.

Просмотр списка пользователей, ознакомившихся с действием из числа участников задачи,

осуществляется нажатием кнопки в строке действия. В открывшемся окне (рис. 50)отображается список ознакомившихся и не ознакомившихся действием участников. В спискеознакомившихся участников также отображается информация о дате и времениознакомления. Признак ознакомления с действием выставляется после входа участника взадачу.

Рис. 50. Окно просмотра статистики ознакомления с действием

Замечаниe – Просмотры действий задачи пользователями, не участвующими в ней, нефиксируются в статистике ознакомления с действиями.

72

С помощью контекстного меню ленты действий, которое вызывается щелчком правойкнопки мыши в ленте действий, могут быть доступны следующие действия:

– «Открыть файл» – открытие файла, прикреплённого к действию.

– «Сохранить файл» – сохранение на локальный диск прикреплённого к действиюфайла. В окне сохранения файла следует выбрать нужную директорию и нажатькнопку Сохранить.

– «Поместить в библиотеку» – помещение прикреплённого к действию файла вбиблиотеку. В открывшемся окне (рис. 51) следует выбрать папку, принеобходимости указать краткое описание файла в одноимённом поле и нажатькнопку ОК. Просмотр помещённых в библиотеку файлов осуществляется всоответствующем разделе. Подробнее о библиотеке см. раздел 12.

– «Копировать в буфер» – копирование в буфер обмена выделенного фрагмента вленте действий.

– «Открыть ссылку в новом окне» – открытие веб-страниц, ссылки на которыемогут быть отображены в ленте действий. Открытие веб-страниц возможно такжещелчком левой кнопки мыши по ссылке.

– «Выделить все» – выделение всех записей ленты действия.

– «Показать HTML-код» – отображение HTML-кода в новом окне.

– «Сортировать действия по возрастанию даты»/«Сортировать действия поубыванию даты» – сортировка ленты действий по возрастанию/убыванию датырегистрации действий. По умолчанию для всех задач установлена сортировка поубыванию даты.

– «Отображать системные действия» – отображение/скрытие системных действийв ленте действий задачи. Под системными действиями понимаются действияпользователей, связанные с изменением в рабочей группе, созданием подзадач,изменением атрибутов задач и т.д. По умолчанию для всех задач действуетнастройка, указанная в меню «Настройки» –> «Прочее». Если включён флажок Неуведомлять о системных действиях, то в ленте действий не будут отображатьсясистемные действия.

– «Печать ленты действий» – отправка на печать списка действий по задаче. Посленажатия этой кнопки появляется окно, в котором следует указать количествовыводимых на печать действий задачи. Отсчёт количества действий начинается споследнего по времени действия. Для вывода на печать всех действий задачиследует указать опцию «Все сообщения». Помимо ленты действий на печать будутвыведены название проекта и задачи, сроки выполнения задачи, автор иисполнители задачи, описание задачи, название вложенных в неё файлов.

Задачи 73

Рис. 51. Окно добавления файла в библиотеку

8.3.2.3 Завершение задачи

Автору и ответственному руководителю задачи доступна возможность завершения задачи.Для этого в поле ввода действия следует ввести текст и нажать кнопку Завершить. Воткрывшемся окне следует подтвердить завершение задачи нажатием кнопки Да. Если взадаче имеются незаполненные поля с признаком Обязательное при завершении, то принажатии на кнопку Завершить будет выдано соответствующее предупреждение.

Если по задаче есть незавершённые подзадачи, то при закрытии появится предупреждение,в котором следует выбрать – закрыть имеющиеся подзадачи или сделать их независимыми.При выборе первого варианта подзадачи будут автоматически закрыты.

При завершении задачи, к типу которой подключены оценочные справочники, для авторапредусмотрена возможность выставления как общей оценки выполнения задачи, так ииндивидуальной для каждого участника группы, указанной в типе задач. Подробнее обоценочных справочниках и их подключении к типу задач см. «Руководство администраторасистемы».

При наличии возможности выставления оценок автору задачи после нажатия кнопкиЗавершить откроется окно выбора оценки, содержащее таблицу, в заголовке столбцовкоторой располагается перечень оценочных справочников (критериев) (рис. 52).Определение оценки, указываемой для критерия по умолчанию, осуществляется воценочном справочнике. Для выставления общей оценки по критерию следует выбрать её враскрывающемся списке поля Общая оценка. Дополнительно в типе задач могут бытьопределены группы участников задачи (авторы, ответственные руководители, контролёры,исполнители), для которых доступно выставление индивидуальных оценок. Просмотр списка

74

групп участников, которые определены в типе задач и в которых участвуют пользователи,осуществляется нажатием кнопки «+» в поле с названием задачи. Просмотр спискаучастников той или иной группы осуществляется нажатием кнопки «+» в поле с названиемсоответствующей группы. Для выставления оценки по критерию конкретному участникузадачи следует выбрать оценку в раскрывающемся списке поля с его фамилией.

После выбора оценки следует нажать кнопку ОК. При этом в задаче автоматически будетзарегистрировано системное действие о закрытии задачи автором с выбранными оценками изадача исчезнет из списков всех её участников. Для указания оценки по умолчанию вкачестве общей следует нажать кнопку По умолчанию.

Значение оценки завершённой задачи доступно в ленте действий при просмотре задачичерез пункт «Архив задач» веб-интерфейса.

Рис. 52. Окно выбора оценок

При завершении задачи ответственным руководителем предусмотрен следующий механизмвыставления оценок. Для задач без признака С докладом при завершении их ответственнымруководителем не предусмотрен выбор оценок. Задача с признаком С докладомокончательно закрывается только её автором, который и выставляет оценки за еёвыполнение.

Замечания

1. При завершении автором задачи, в которой кроме него нет больше участников, формавыставления оценок не появляется, и задача закрывается автоматически.

2. Пользователю, закрывающему задачу, недоступно выставление оценки самому себе.

3. Выставление оценок для задач по рассмотрению документов не предусмотрено.

4. Пользователю, выступающему в задаче в нескольких ролях, выставляется общая оценка.

При завершении ответственным руководителем задачи с признаком С докладом у участников

задачи такая задача в списке помечается признаком . В задаче, по которой отправлендоклад, всем участникам задачи, кроме автора и администратора системы, доступны толькорегистрация действий и отправка сообщений по задаче. Автору и администратору системыдоступно редактирование всех полей задачи, а также создание и редактирование КТ.

Задачи 75

Ответственному руководителю также доступно создание и редактирование КТ.Редактирование состава событий и контактов в такой задаче невозможно. В окнеинформации автору задачи доступны кнопки На доработку и Завершить. Для отправкизадачи на доработку следует указать действие и нажать кнопку На доработку. Задачастановится доступна всем участникам для дальнейшего выполнения.

8.3.3 Вкладка «Описание»

Вкладка «Описание» (рис. 53) предназначена для просмотра основных полей описаниязадачи (см. п. 8.1.2).

Просмотр информации о задаче или проекте в веб-интерфейсе Системы осуществляетсявыбором одноимённого пункта контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкимыши в поле Задача или Проект. При установленной возможности быстрого входа вСистему откроется соответствующее окно в веб-интерфейсе Системы. В противном случаебудет предложено предварительно ввести имя и пароль для входа.

Автору задачи, ответственному руководителю и администратору системы, имеющему правопросмотра задачи, доступно редактирование всех полей вкладки «Описание», кроме поляНомер. Редактирование полей осуществляется аналогично их заполнению (см. п. 8.1.2).

Замечание – Возможность для ответственного руководителя редактировать поля задачиустанавливается системным администратором.

Рис. 53. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Описание»

76

После изменения даты окончания задачи откроется диалоговое окно, в котором следуетвыбрать причину изменения даты – плановый перенос или по вине исполнителей –включением соответствующих флажков. По умолчанию включён флажок Плановыйперенос. При включении флажка По вине исполнителей информация об изменении датыбудет отображена в отчёте «Статистика по задачам пользователя» в веб-интерфейсе.Подробнее об отчёте см. п. «Отчёт «Статистика по задачам пользователя» в «Руководствепользователя». После выбора причины следует нажать кнопку OK (рис. 54).

Рис. 54. Окно выбора причины изменения даты окончания задачи

Для сохранения произведённых изменений в полях задачи следует нажать кнопкуСохранить в окне просмотра информации о задаче. При этом в ленте действий будетавтоматически зарегистрировано системное действие.

Помимо просмотра и редактирования полей задачи во вкладке «Описание» также доступно

создание подзадач нажатием кнопки , расположенной в конце поля Задача. При этомоткроется окно добавления новой задачи, в котором поля Проект во вкладке «Описание» иРодительская задача во вкладке «Атрибуты» заполнены в соответствии с полямиПроект и Задача во вкладке «Описание» родительской задачи. Подробнее о созданиизадачи см. п. 8.1. Просмотр списка подзадач осуществляется во вкладке «Планирование»(см. п. 8.3.7).

8.3.4 Вкладка «Атрибуты»

Вкладка «Атрибуты» (рис. 55) предназначена для просмотра и редактирования типа задачи,его дополнительных полей, свойств и настроек задачи.

Для подзадач и задач, созданных по рассмотрению/исполнению документа, в разделеСвойства задачи дополнительно отображаются поля Родительская задача и Документсоответственно. Просмотр родительской задачи осуществляется выбором пункта «Открытьзадачу» в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названиюзадачи. Просмотр документа осуществляется щелчком в поле Документ и нажатием кнопки

, расположенной в конце поля, или выбором в контекстном меню поля пункта «Открытьдокумент».

Задачи 77

Рис. 55. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Атрибуты»

Автору, ответственному руководителю задачи и администратору системы, имеющему правопросмотра задачи, доступна смена типа задачи, редактирование его дополнительных полей,а также редактирование свойств и настроек задачи. Остальным участникам задачи доступнотолько редактирование настроек получения оповещений по задаче при условии, что вреквизитах пользователя указаны e-mail и номер сотового телефона, а также настроенавозможность получения оповещений. Подробнее о настройках оповещений см. «Руководствопользователя». Редактирование полей вкладки «Атрибуты» осуществляется аналогичнозаполнению этих полей при создании задачи (см. п. 8.1.3).

Замечания

1. Возможность для ответственного руководителя редактировать поля задачиустанавливается системным администратором.

2. Помещение задачи в папку из окна просмотра информации о задаче недоступно.

Для сохранения произведённых изменений следует нажать кнопку Сохранить в окнепросмотра информации о задаче. При этом в ленте действий будет автоматическизарегистрировано системное действие.

78

8.3.5 Вкладка «Файлы»

Вкладка «Файлы» предназначена для просмотра списка файлов, прикреплённых к задаче идействиям участников задачи (рис. 56). Вкладка содержит таблицу со следующими полями:

– Файл – название и ссылка на файл.

– Дата – дата прикрепления файла к задаче (действию).

– Автор файла – имя пользователя, прикрепившего файл к задаче (действию).

– Размер – размер файла в килобайтах (KB).

Рис. 56. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Файлы»

С помощью контекстного меню ленты действий, которое вызывается щелчком правойкнопки мыши в списке файлов, могут быть доступны следующие действия:

– «Открыть файл» – открытие файла.

– «Сохранить файл» – сохранение файла на локальный диск. В окне сохраненияфайла следует выбрать нужную директорию и нажать кнопку Сохранить.

– «Поместить в библиотеку» – помещение файла в библиотеку. В открывшемсяокне следует выбрать папку, при необходимости указать краткое описание файла водноимённом поле и нажать кнопку ОК. Просмотр помещённых в библиотеку файловосуществляется в соответствующем разделе. Подробнее о библиотеке см.раздел 12.

Задачи 79

8.3.6 Вкладка «Участники»

Вкладка «Участники» (рис. 57) предназначена для просмотра и редактирования составаучастников и изолированных групп задачи (см. п. 8.1.4).

Рис. 57. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Участники»

C помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по фамилииучастника задачи, доступны следующие действия:

– «<ФИО пользователя>» – просмотр информации о пользователе (подробнее обокне просмотра информации о пользователе см. раздел 9).

– «Удалить» – удаление пользователя из списка участников задачи.

– «Послать оповещение по задаче» – создание оповещения по задаче. Подробнеео создании оповещений см. п. 14.3.

Замечания

1. Пункт «Удалить» не доступен для пользователя, указанного в поле Постановщик, атакже пользователей, участвующих в ИРГ.

2. Контекстное меню не доступно для пользователей, указанных в поле Внешниепользователи.

80

8.3.6.1 Участники задачи

Автору, ответственному руководителю задачи и администратору системы, имеющему правопросмотра задачи, доступно редактирование всех полей раздела Участники, кроме поляПостановщик. Ответственному руководителю недоступно также редактирование поляАвтор. Остальным исполнителям для редактирования доступны только поля Внешниепользователи, Исполнители и Контролёры. Редактирование состава участниковосуществляется аналогично их добавлению при создании задачи (см. п. 8.1.4.1).

В окне просмотра созданной задачи доступно добавление и редактирование состававнешних пользователей.

Внешние пользователи – пользователи, не зарегистрированные в Системе, но скоторыми возможен обмен почтовыми сообщениями без использования почтовойпрограммы.

Замечание – Внешние пользователи будут получать уведомления о зарегистрированныхпользовательских и системных действиях в задаче, если в настройках типа задачи включенысоответствующие флажки. Подробнее см. «Руководство администратора системы».

Добавление внешних пользователей в Систему доступно в веб-интерфейсе Системы в меню«Настройки» –> «Внешние пользователи».

Для изменения состава внешних пользователей задачи следует:

1) Открыть окно выбора внешних пользователей (рис. 58).

Для этого следует щёлкнуть по полю Внешние пользователи. В строке поля отобразится

кнопка , при нажатии которой откроется окно выбора внешних пользователей.

2) Выбрать в списке одного или нескольких пользователей, удерживая нажатойклавишу Ctrl или Shift.

Для каждого внешнего пользователя отображается его ФИО и e-mail. Для добавлениявнешнего пользователя в задачу следует нажатием кнопки Добавить поместить его всписок «Выбранные пользователи». Для удаления внешнего пользователя из задачи егоследует удалить из списка «Выбранные пользователи» нажатием кнопки Удалить.

Рис. 58. Окно выбора внешних пользователей

Задачи 81

3) Сохранить изменения в составе внешних пользователей задачи.

После нажатия кнопки ОК в окне выбора внешних пользователей оно закроется. Измененияотобразятся в поле задачи Внешние пользователи.

Для сохранения произведённых изменений в составе участников задачи следует нажатькнопку Сохранить в окне просмотра информации о задаче. При этом в ленте действийбудет автоматически зарегистрировано системное действие.

8.3.6.2 Изолированные рабочие группы

Автору и ответственному руководителю задачи доступно создание и редактированиеизолированных рабочих групп (ИРГ). Остальным участникам раздел Изолированныерабочие группы доступен только для просмотра.

Создание ИРГ осуществляется нажатием кнопки Добавить ИРГ или Добавить по шаблонуна панели инструментов. Подробнее о создании ИРГ см. п. 8.1.4.2.

Замечание – Создание ИРГ не предусмотрено в задачах по рассмотрению документов.

Просмотр подзадачи типа ИРГ осуществляется нажатием кнопки в строке ИРГ.

Редактирование ИРГ осуществляется аналогично её созданию. Открытие окна

редактирования осуществляется нажатием кнопки в строке ИРГ. Подробнее о созданииИРГ см. п. 8.1.4.2.

Для удаления ИРГ следует нажать кнопку в строке ИРГ и подтвердить закрытиеподзадачи в соответствующем диалоговом окне. При этом подзадача с изолированнойрабочей группой будет автоматически завершена.

Для сохранения произведённых изменений в составе ИРГ задачи следует нажать кнопкуСохранить в окне просмотра информации о задаче. При этом в ленте действий будетавтоматически зарегистрировано системное действие.

8.3.7 Вкладка «Планирование»

Вкладка «Планирование» (рис. 59) предназначена для просмотра списка подзадач,контрольных точек и событий задачи, а также их редактирования (см. п. 8.1.5).

82

Рис. 59. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Планирование»

Вкладка содержит таблицу со следующими полями:

– Тип – пиктограмма (Контрольная точка), (Событие) или (Подзадача).

– Дата начала – дата начала события или подзадачи.

– Дата окончания – дата окончания КТ, события или подзадачи.

– Название – название КТ, события или подзадачи.

– Готово – готовность КТ.

Добавление подзадач осуществляется на вкладке «Описание» (см. п. 8.3.3).Редактирование полей подзадач осуществляется аналогично редактированию полейобычной задачи.

8.3.7.1 Контрольные точки

Автору, ответственному руководителю задачи и администратору системы доступно создание,редактирование и установка готовности контрольных точек (КТ). Остальным участникам КТдоступны только для просмотра. Подробно о создании КТ см. п. 8.1.5.1.

Задачи 83

Добавление КТ осуществляется нажатием кнопки (Добавить контрольную точку) или

(Добавить контрольные точки по шаблону) на панели инструментов. Подробнее осоздании КТ см. п. 8.1.5.1.

Редактирование КТ осуществляется аналогично её созданию. Открытие окна

редактирования КТ осуществляется выбором КТ в списке и нажатием кнопки (Редактировать контрольную точку) на панели инструментов или двойным щелчком в строкеКТ.

Замечание – Редактирование только что созданной КТ доступно только после сохраненияеё в задачу нажатием кнопки Сохранить в окне просмотра информации о задаче.

Удаление КТ осуществляется нажатием кнопки (Удалить контрольную точку) на панелиинструментов и нажатием кнопки Да в окне подтверждения удаления.

Для создания задачи по контрольной точке следует выбрать её в списке и нажать

кнопку (Создать задачу по контрольной точке). При этом откроется окно созданиязадачи. Подробнее о создании задачи см. раздел 8.1. Причём название задачи будетсовпадать с названием КТ, проект – с проектом родительской задачи, дата окончаниязадачи – с датой наступления КТ.

Замечание – Создание задачи по только что созданной КТ доступно только послесохранения КТ в задачу нажатием кнопки Сохранить в окне просмотра информации озадаче.

Кнопка (Отображать только готовые контрольные точки) предназначена для

отображения только готовых контрольных точек. При нажатии кнопка приобретает вид и в списке отображаются только готовые КТ. События в списке отображаются внезависимости от нажатия кнопки.

Для установки готовности КТ в окне её редактирования следует включить флажок в колонке«Готово» и нажать кнопку ОК. Если признак готовности выставлен до наступленияконтрольной точки, то её дата выделяется зелёным цветом. Дата просроченных КТвыделяется красным цветом.

Замечание – КТ, для которых включён флажок Готово, не доступны для редактирования.

Для сохранения произведённых изменений в составе КТ следует нажать кнопку Сохранитьв окне просмотра информации о задаче. При этом в ленте действий будет автоматическизарегистрировано системное действие.

8.3.7.2 События

Создание событий доступно в любой задаче, в том числе и по документу, всемпользователям, имеющим право на её просмотр. Просмотр и редактирование параметровсобытия доступны только пользователям, имеющим полномочия «Полные права» на авторасобытия, а также соответствующие права на календарь, в котором создано событие.

84

Для создания события следует нажать кнопку на панели инструментов во вкладке«Планирование», располагающейся в окне просмотра информации по задаче. При этомоткроется окно создания события (рис. 60), в котором в обязательном порядке указываетсяназвание, время проведения, тип события и календарь, в котором событие будетотображаться. В поле Автор автоматически указывается имя пользователя, создающегособытие. Остальные параметры события являются необязательными и заполняются по меренеобходимости. Подробнее о создании событий см. п. 13.6.

Рис. 60. Окно редактирования события

После заполнения необходимых полей события следует нажать кнопку OK. При этом событиеотобразится в списке событий окна просмотра информации по задаче. По задаче можносоздать неограниченное число событий.

После создания события в задаче будет зарегистрировано системное действие о созданиисобытия с указанием его названия, типа и времени проведения. К событию автоматическибудет прикреплена задача, в которой оно создано. При этом событие отобразится в сеткекалендаря, к которому оно принадлежит.

Для редактирования полей события следует щелчком выбрать требуемое событие и на

панели инструментов нажать кнопку . При этом откроется окно редактирования события(см. рис. 60). Поле Автор нередактируемо. После внесения изменений следует нажатькнопку OK.

Задачи 85

Для удаления события из задачи следует нажать кнопку в строке события. В результатеоткроется окно, где следует указать, удалять ли событие также из календаря, в котором оносоздано. При нажатии кнопки Да событие удалится из задачи и из календаря. При нажатиикнопки Нет событие удалится только из списка событий задачи и останется доступным дляпросмотра и редактирования в календаре, в котором оно создано. В ленте действий будетзарегистрировано системное действие об удалении события.

8.3.8 Вкладка «Контакты»

Вкладка «Контакты» предназначена для просмотра контактов, помещённых в задачу, атакже редактирования списка контактов задачи (рис. 61). Просмотр информации о контактезадачи, а также добавление нового контакта доступны всем пользователям, имеющим правона её просмотр. Добавление контактов доступно в любой задаче, в том числе и подокументу. О редактировании контактов задачи см. п. 15.6.

Рис. 61. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Контакты»

Для добавления в задачу контакта следует нажать кнопку Добавить (см. рис. 61).Откроется окно просмотра дерева доступных адресных книг (рис. 62). Подробнее о работе садресными книгами см. раздел 15. В левой части окна отображается дерево адресных книг,в правой части – контакты выбранных книг. Выбор адресной книги осуществляется щелчкомпо её названию в дереве. Для выбора нужного контакта следует сначала выделить его,щёлкнув в строке с контактом, а затем нажать кнопку OK. При этом окно выбора контактовзакроется и выбранные контакты отобразятся во вкладке «Контакты» окна созданиязадачи.

В ленте действий отобразится системное действие о добавлении контакта в задачу.

86

Рис. 62. Окно выбора контактов из адресных книг

Примечание – В окне просмотра адресных книг можно осуществить добавление новыхконтактов, редактирование и удаление доступных контактов.

Для каждого контакта во вкладке «Контакты» указывается только его фамилия, имя,отчество, электронный адрес и контактные телефоны: рабочий и домашний. Для просмотраполной информации о контакте следует нажать кнопку Открыть (см. рис. 61). При этомоткроется окно просмотра информации (рис. 63). Информация о контакте распределена повкладкам. Закрытие окна просмотра осуществляется нажатием кнопки OK.

Рис. 63. Окно просмотра информации о контакте

Для удаления контакта из списка выбранных следует выделить его щелчком левой кнопкимыши и нажать кнопку Удалить на панели инструментов.

Просмотр информации о пользователе 87

9 Просмотр информации о пользователе

В Системе предусмотрена возможность просмотра информации (контактной, личной исистемной) о других пользователях, с которыми осуществляется совместная работа позадачам, документам. Просмотр информации осуществляется в окне просмотра информациио задаче/документе выбором пункта «<ФИО пользователя>» в контекстном меню,вызываемом щелчком правой кнопки мыши по имени пользователя.

Информация о каждом пользователе распределена по вкладкам (рис. 64), состав и порядокрасположения которых определяется администратором системы. Если пользователь указал всвоих реквизитах адрес электронной почты, можно отправить ему электронное сообщение.Для этого следует перейти по ссылке с адресом электронной почты. Откроется окносоздания электронного письма той почтовой программы, которая установлена накомпьютере.

Рис. 64. Окно просмотра информации о пользователе

Отображение телефонов пользователя в окне просмотра информации зависит от настройки,осуществляемой в веб-интерфейсе Системы в разделе Инструменты –> «Настройки» –>«Личные настройки».

88

10 Документы

10.1 Создание документа

10.1.1 Общее описание

Создание документов доступно только пользователю, имеющему право инициированиякакого-либо типа документа (далее – Инициатору типа документа). Под типом документапонимается регистрационная карточка документа, содержащая заранее заданный наборполей. Создание типов документов в Системе осуществляет администратордокументооборота в веб-интерфейсе Системы. О создании типов документов и настройкедокументооборота см. «Руководство администратора документооборота».

Замечание – Права на инициирование типов документов назначаются администраторомсистемы в пункте меню «Права пользователей» раздела Администрирование в веб-интерфейсе Системы.

Для создания нового документа следует нажать кнопку (Создать документ) на панелиинструментов. Также можно воспользоваться горячими клавишами, если они назначены дляоперации «Создать документ» (см. п. 5.2.3).

Если произведено подключение на несколько серверов, то предварительно будетпредложено выбрать сервер (рис. 65).

Рис. 65. Окно выбора сервера

После выбора сервера откроется окно создания документа (рис. 66), которое состоит из трёхвкладок:

– «Поля документа» – предназначена для выбора типа и шаблона документа, атакже заполнения полей регистрационной карточки выбранного типа документа.

– «Маршрут рассмотрения» – предназначена для выбора маршрута рассмотрения.

– «Файлы» – предназначена для прикрепления файлов электронного документа.

Документы 89


Выбор типа документа осуществляется в списке, раскрывающемся щелчком в строке поля

Тип документа вкладки «Поля документа» и нажатием кнопки . При этом на формеотобразятся поля регистрационной карточки выбранного типа документа (рис. 66).

Рис. 66. Окно создания документа. Вкладка «Поля документа»

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

- заполнение полей регистрационной карточки документа;

- прикрепление файла документа к карточке;

- выбор маршрутной схемы рассмотрения документа;

- сохранение документа.

Подробнее о каждом этапе см. далее.

Для часто создаваемых и однотипных документов пользователь может использоватьшаблоны карточек документов, в которых значения полей документа уже заданы. Подробнеео создании шаблонов карточек документов см. «Руководство пользователя». После созданияшаблона в веб-интерфейсе инициатор типа документа может выбрать его в списке,раскрывающемся щелчком в строке поля Шаблон документа во вкладке «Поля

90

документа» и нажатием кнопки . При этом в окне создания документа отобразятся полякарточки с заданными для шаблона значениями. В поле Тип документа будет указаноназвание типа, на основе которого создан шаблон карточки документа. Значениязаполненных полей регистрационной карточки доступны для редактирования. Созданиедокумента по шаблону осуществляется аналогично созданию документа не по шаблону.

Замечание – Создание документа в автономном режиме недоступно.

10.1.2 Поля регистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения

Каждая регистрационная карточка документа включает в себя поля, создаваемые Системойпо умолчанию, и созданные администратором документооборота. К полям по умолчаниюотносятся:

– Автор – определяет пользователя, который будет контролировать процессрассмотрения документа и в подразделении которого будет зарегистрировандокумент.

– Дата создания – поле, отображающее дату создания документа в Системе;заполняется автоматически в момент выбора типа документа из раскрывающегосясписка.

– Дата регистрации – поле для ввода даты присвоения документу регистрационногономера.

– Срок исполнения – поле для указания даты завершения исполнения документа.

– Проект – поле для выбора проекта, к которому по умолчанию будут прикрепленызадачи по рассмотрению и исполнению документа.

– Уровень доступа – поле для выбора уровня доступа к документу, задачам по егорассмотрению/ исполнению и проекту по его исполнению.

Поля Автор, Дата создания и Дата регистрации являются обязательными длязаполнения.

В качестве значения поля Автор по умолчанию отображается имя пользователя,создающего документ (инициатора типа документа). После создания документапользователь, его создавший, будет указан как постановщик в задаче по рассмотрениюдокумента. В качестве автора документа можно выбрать другого пользователя, имеющегополномочия «Полные права» и «Только свои задачи» на создающего документ иявляющегося инициатором типа документа, выбранного при создании документа. Такоеограничение связано с отсутствием возможности контроля прохождения документапользователем, не имеющим прав на его инициирование. Выбор другого автора

осуществляется в списке, раскрывающемся щелчком в поле Автор и нажатием кнопки .

Дата регистрации задаётся в момент создания документа, но в дальнейшем может бытьизменена при наличии признака Редактируемое поле, но до перевода на исполнение илиотправки в архив. В этих случаях редактирование даты регистрации доступно контролёрутипа документа с правами «Редактирование документов на исполнении» или


«Редактирование документов в архиве». Подробнее о редактировании полей документа см.п. 10.4. Указание новой даты регистрации при создании документа осуществляется водноимённом поле вручную в формате «ДД.ММ.ГГГГ» или календаре, открываемом щелчком

в поле и нажатием кнопки .

Поле Срок исполнения может быть как обязательным, так и необязательным длязаполнения. Значение поля формируется автоматически и представляет собой дату, донаступления которой документ должен быть исполнен. Если по истечении указанного срокаисполнения документ не рассмотрен или его исполнение не завершено, документ будетсчитаться просроченным. Просроченность документов отслеживает контролёр типадокумента либо автор документа. Указание нового срока исполнения осуществляетсяаналогично указанию даты регистрации (см. выше).

Схема рассмотрения документа может включать только рассмотрение, рассмотрение иисполнение, только исполнение. Во всех этих трёх случаях дата срока исполнения будетуказана как дата окончания каждой задачи по рассмотрению и по исполнению.

Проект, к которому по умолчанию будут прикреплены задачи по рассмотрению и исполнениюдокумента, задаётся в регистрационной карточке документа. Пользователю, создающемудокумент, доступна возможность смены проекта. Выбор проекта осуществляется в списке,

раскрывающемся щелчком в поле Проект и нажатием кнопки .

Существует два уровня доступа к документу: «Обычный» и «Ограниченный». Если выбрануровень «Ограниченный», то зарегистрированный документ и проект по исполнениюдокумента будет доступен только автору документа и участникам задач по рассмотрению/исполнению документа, а задачи по рассмотрению/исполнению документа будут поумолчанию созданы с признаком Секретная. Проект по исполнению документа ещёдополнительно будет доступен его владельцу (пользователю, его создавшему). Такаяситуация, например, может возникнуть, если автор и постановщик документа являютсяразличными пользователями, а документ переведён на исполнение при создании. Выборуровня доступа осуществляется в списке, раскрывающемся щелчком в поле Уровень

доступа и нажатием кнопки .

Каждое поле регистрационной карточки документа, созданное администраторомдокументооборота, имеет определённый формат. Предусмотрены следующие форматыполей: «Число», «Дата», «Строка», «Текст», «Подразделение», «Сотрудник», «Нумератор»,«Резолюция», «Словарь», «Справочник» и «Документ».

Замечание – Заполнение поля формата «Документ» при создании или редактированиидокумента в программе «Информер» недоступно.

Поле формата «Число» предназначено для ввода числовых данных: целых и дробных чисел.Заполнение поля осуществляется щелчком в его строке и вводом числа вручную с

клавиатуры или с помощью калькулятора (рис. 67), вызываемого нажатием кнопки .Кроме того, с помощью калькулятора можно вычислить нужное значение с помощьюсоответствующих операторов.

92

Рис. 67. Окно заполнения поля формата «Число»

Поля форматов «Строка» и «Текст» предназначены для ввода произвольных символов, кактекстовых, так и числовых. Различие этих двух форматов заключается в том, чтоадминистратор документооборота задаёт ограничение на количество символов, вводимых вполе формата «Строка», а в поле формата «Текст» – нет. Заполнение поля формата«Строка» или «Текст» осуществляется щелчком в его строке и вводом текста с клавиатуры.

Поле формата «Подразделение» предназначено для указания в документе названияподразделения организации. Для заполнения поля следует щёлкнуть в его строке и нажать

кнопку . В открывшемся окне следует выбрать подразделение в дереве доступныхподразделений и нажать кнопку OK (рис. 68).

Рис. 68. Окно выбора подразделения


Поле формата «Сотрудник» предназначено для указания в документе фамилиипользователя, зарегистрированного в Системе. Поле формата «Сотрудник» может бытьнастроено таким образом, что в качестве значения по умолчанию будет указанпользователь, создающий документ. Для заполнения поля следует щёлкнуть в его строке и

нажать кнопку . В открывшемся окне следует выбрать подразделение, пользователя инажать кнопку OK (рис. 69).

Рис. 69. Окно выбора пользователя

Поле формата «Дата» предназначено для указания даты. Заполнение этого поляосуществляется аналогично заполнению поля Дата регистрации (см. выше). В полеформата «Дата» в качестве значения по умолчанию может быть указано текущее время.

Поля формата «Дата» и «Сотрудник» при создании документа могут быть как доступными,так и недоступными для редактирования. Данные настройки, а также настройкаотображения значений по умолчанию для этих полей, определяются администраторомдокументооборота в регистрационной карточке документа в веб-версии Системы. Подробнеео дополнительных настройках полей формата «Дата» и «Сотрудник» см. раздел«Дополнительные признаки полей» «Руководства администратора документооборота».

Поле формата «Резолюция» предназначено для хранения резолюции, вынесенной подокументу в процессе его рассмотрения. Если участником рассмотрения было вынесенонесколько резолюций, то все они будут отображаться в карточке документа. Заполнениеполя осуществляется щелчком в его строке и вводом текста резолюции с клавиатуры.

Поле формата «Словарь» предназначено для выбора значения из списка элементовтематического направления – словаря. Для заполнения поля следует щёлкнуть в его строке

и нажать кнопку . В открывшемся окне следует выбрать элемент и нажать кнопкуСохранить (рис. 70).

94

Рис. 70. Окно выбора элемента словаря

Поле формата «Нумератор» предназначено для формирования идентификационного номерасоздаваемого документа. Заполнение поля осуществляется в соответствии с шаблоном,который задаётся администратором документооборота при создании регистрационнойкарточки документа. Шаблон может состоять из нескольких различных частей, которыемогут быть связаны между собой символами и цифрами, например, {counter}-{MM}.{YY} (см.рис. 66). Формирование номера осуществляется автоматически. Для предварительного

просмотра номера следует щёлкнуть в поле и нажать кнопку . Сформированный номеротобразится ниже. Шаблон номера доступен для редактирования в процессе созданиядокумента. Для этого следует щёлкнуть в строке поля и внести изменения в поле вводаномера.

Для поля формата «Нумератор» может быть установлен дополнительный признакАвтовычисляемое. В этом случае значение нумератора формируется в момент созданиядокумента, не зависит от заданных шаблонов и представляет собой номер формата: «Проектпо документу №<Номер документа>».

Подробнее о создании документа с полем формата «Нумератор» см. «Руководствопользователя» и «Руководство администратора системы».

Поле формата «Справочник» предназначено для заполнения документа данными изсправочника. При создании документа пользователь может выбрать одно или несколько

значений справочника. Для этого следует щёлкнуть в строке поля и нажать кнопку . Воткрывшемся окне следует включить флажки для требуемых записей и нажать кнопку OK(рис. 71). После чего окно просмотра справочника закроется и выбранные записиотобразятся в поле выбора значений справочника. Причём будут выведены только значенияпервого поля справочника. Если выводимые записи содержат несколько значений полейодной записи или значения не из первого поля справочника, это означает, что для поляформата «Справочник» был задан шаблон. Подробнее о поле формата «Справочник» и егошаблонах см. раздел «Регистрационные карточки документов» «Руководства администраторадокументооборота».


Рис. 71. Окно выбора записей справочника

Замечание – Поле формата «Справочник» недоступно для заполнения, если упользователя нет прав на справочник, на который ссылается поле.

Поля регистрационной карточки могут быть обязательными для заполнения при созданиидокумента. Обязательность заполнения каждого поля регистрационной карточкиопределяется в веб-интерфейсе Системы администратором документооборота при еёсоздании или редактировании. Если поле является обязательным для заполнения присоздании документа, его название помечается звёздочкой. Документ нельзя сохранить беззаполнения всех обязательных полей.

В процессе рассмотрения документа содержание некоторых полей карточки документаможет быть изменено. Изменению подлежат только те поля, которые имеют особый признакРедактируемое поле, устанавливаемый администратором документооборота. Пользователь,создавший документ, имеет возможность изменить содержимое полей документа только приналичии дополнительного права редактирования регистрационных карточек. Назначениеправа редактирования регистрационных карточек осуществляется в веб-интерфейсеадминистратором системы.

Редактирование содержимого полей документа доступно всем пользователям, имеющимправа на просмотр документа и редактирование регистрационных карточек. Право напросмотр документа определяется наличием права на просмотр задач по рассмотрению и/или исполнению этого документа. В свою очередь, право на просмотр задач порассмотрению и исполнению документа определяется наличием полномочий «Полныеправа» хотя бы на одного из участников задач.

Замечание – Редактирование полей карточки документа, переведённого на исполнение илипомещённого в архив, доступно контролёру типа документа с правом «Редактированиедокументов на исполнении» и «Редактирование документов в архиве».

96

10.1.3 Выбор маршрута рассмотрения документа

Выбор маршрута рассмотрения (маршрутной схемы) осуществляется в раскрывающемсясписке вкладки «Маршрут рассмотрения» (рис. 72). Список состоит из маршрутов,закреплённых за типом создаваемого документа, и списка маршрутных схем, по которымпользователь может осуществлять запуск документов на рассмотрение в соответствии сосвоими правами. Назначение прав на маршрутные схемы осуществляется в веб-интерфейсеСистемы администратором документооборота в пункте меню «Права пользователей»раздела Администрирование.

Рис. 72. Окно создания документа. Вкладка «Маршрут рассмотрения»

Маршрутная схема документа представляет собой последовательность уровнейрассмотрения. Количество уровней рассмотрения может быть произвольным. Каждыйуровень рассмотрения может включать одну или несколько точек прохождения документа. О


типах точек прохождения см. далее. Для каждого уровня рассмотрения документа создаётсязадача по его рассмотрению. Исполнителями задачи по рассмотрению являютсяпользователи, указанные в точках прохождения документа одного уровня. Переход кследующему уровню рассмотрения осуществляется только после завершения рассмотрениядокумента на предыдущем. Автором всех задач по рассмотрению документа являетсяпользователь, выбранный в качестве автора документа во вкладке «Поля документа».

Предусмотрены следующие точки прохождения:

«Обычный» – пользователи для данной точки прохождения выбраны при созданиимаршрутной схемы. Для пользователей, выбранных в качестве рассматривающих, такжеопределён порядок рассмотрения – обязательный или необязательный.

«Произвольная рабочая группа» – предполагает выбор пользователей для формированиягруппы из числа доступных.

«Произвольный начальник» – предполагает выбор пользователя, имеющего полномочия«Полные права» или «Только свои задачи» на создающего документ. Точка прохождения«Произвольные начальники» предполагает выбор нескольких пользователей, имеющихвышеуказанные полномочия на создающего документ.

«Произвольный пользователь» – предполагает выбор пользователя, на которого имеютсяполномочия.

«Постановка задачи по документу» – предполагает выбор пользователя в рамкахполномочий постановщика. В рамках задачи по рассмотрению документа рассматривающийможет осуществить отправку документа в архив или перевести документ на исполнение(подробнее см. п. 10.5.2). Администратор документооборота для данной точки прохожденияопределяет возможность автоматического копирования рабочей группы, осуществляющейрассмотрение документа, в задачу по его исполнению. Данная возможностьустанавливается для точки прохождения в пункте меню «Редактор маршрутных схем»раздела Администрирование ДО веб-интерфейса Системы.

«На исполнение» – предполагает по окончании рассмотрения документа перевод его наисполнение контролёром типа документа. Если маршрутная схема состоит только из точкипрохождения «На исполнение», то после создания документа будет предложено создатьпроект или задачу по исполнению документа.

Замечание – Задачи, переведённые на исполнение сразу после создания, не отображаютсяв пунктах «Контроль рассмотрения моих документов» и «Документы мне нарассмотрение»; такие документы доступны пользователям в пункте меню «Документымне на исполнение».

«В архив» – предполагает автоматический перевод документа в архив после рассмотренияпользователями на предыдущем уровне. Если маршрутная схема состоит только из точкипрохождения «В архив», то после создания документ будет сразу переведён в архив.

Замечание – Точки прохождения «Постановка задачи по документу», «На исполнение» и «Вархив» располагаются последними в маршрутной схеме.

98

Вызов окна выбора участников для точек прохождения «Произвольный начальник»,«Произвольный пользователь», «Произвольная рабочая группа» и «Постановка задачи по

документу» осуществляется щелчком в поле Группа/ФИО точки и нажатием кнопки .В открывшемся окне для точек «Произвольный начальник» и «Произвольный пользователь»выбор участника осуществляется щелчком в строке с ФИО пользователя и нажатием кнопкиOK, для точек «Произвольная рабочая группа» и «Постановка задачи по документу» –включением флажков для требуемых пользователей и нажатием кнопки OK.

Для каждого уровня рассмотрения документа следует задать количество часоврассмотрения. В зависимости от указанного значения для задач по рассмотрению каждогоуровня будет выставлена дата и время их окончания. Датой начала задачи по рассмотрениюпервого уровня будет считаться дата создания документа. Дата начала задач последующихуровней будет выставляться в момент перехода документа на следующий уровень. Указаниевремени рассмотрения для уровня осуществляется щелчком в поле Время рассмотрения

(в часах) и вводом количества часов вручную с клавиатуры или с помощью кнопок .

Кроме того, можно указать, за какое количество часов до установленного срока окончаниярассмотрения исполнителям будет отправлено напоминание. Для этого следует щёлкнуть вполе Показывать напоминание за N часов и в раскрывшемся меню включить флажокПоказывать напоминание за, указать количество часов и нажать кнопку OK.

Замечание – Время отправки напоминания не должно быть более поздним, чем времярассмотрения документа.

Количественные параметры могут быть установлены по умолчанию администраторомдокументооборота для каждого уровня рассмотрения при создании маршрутной схемы в веб-интерфейсе Системы (подробнее см. «Руководство администратора документооборота»). Принеобходимости заданные значения могут быть изменены пользователем, создающимдокумент.

10.1.4 Прикрепление файла электронного документа

К документу можно прикрепить один или несколько файлов электронных документов. Дляэтого следует перейти во вкладку «Файлы» (рис. 73), нажать на панели инструментов

вкладки кнопку (Добавить файл) и в открывшемся окне указать путь к файлу.

Просмотр содержимого файла осуществляется переходом по ссылке с его названием или

щелчком в его строке и нажатием кнопки (Открыть файл) на панели инструментоввкладки.

Удаление прикреплённого к документу файла возможно до сохранения документа и

осуществляется щелчком в строке файла и нажатием кнопки (Удалить файл) на панелиинструментов вкладки.

Замечание – Сохранение файла на локальный диск и помещение файла в библиотекудоступно только после сохранения документа.


Рис. 73. Окно создания документа. Вкладка «Файлы»

Прикреплённые к документу файлы доступны всем пользователям, участвующим врассмотрении документа, а также имеющим право на просмотр документа. В процессерассмотрения документа к карточке документа могут быть прикреплены новые версиифайлов. По завершении рассмотрения документа автором задачи устанавливаетсяокончательная версия файла документа. Предусмотрена пометка одновременно несколькихфайлов флажком Окончательная версия. Именно такие файлы будут доступныпользователям на этапе исполнения документа. Если флажок Окончательная версия небыл включён ни для одного файла, то на этапе исполнения документа исполнителям будутдоступны все файлы документа.

При необходимости можно создать документ и без прикреплённого файла документа.

10.1.5 Сохранение документа

Сохранение документа осуществляется нажатием кнопки Сохранить (см. рис. 73). Еслизначение какого-либо обязательного для заполнения поля не указано, будет выданопредупреждающее сообщение с указанием названия незаполненного поля. При попыткесоздать документ без указания маршрутной схемы будет выдано предупреждение оботсутствии маршрута.

100

Сообщение «Заданы не все участники маршрута» означает, что не для всех точекпрохождения маршрутной схемы рассмотрения указаны рассматривающие пользователи.

Сообщение «Не задано время рассмотрения документа» означает отсутствие значениядлительности рассмотрения.

После ввода всех необходимых для создания документа значений следует нажать кнопкуСохранить.

В момент регистрации документа в Системе создаётся задача по его рассмотрению,исполнителями которой являются пользователи первого уровня рассмотрения. Авторомзадачи по рассмотрению документа является пользователь, указанный автором присоздании документа. Постановщиком задачи по рассмотрению документа являетсяпользователь, создавший документ. Как правило, в задаче по рассмотрению документа всеучастники согласования являются исполнителями, ответственный руководитель в такойзадаче отсутствует. Исключение составляет задача, созданная по точке прохождения«Постановка задачи по документу» – единственный рассматривающий пользовательявляется в задаче ответственным руководителем.

Просмотр документа и задачи по его рассмотрению доступен исполнителям задачи в пунктеменю «Документы мне на рассмотрение» (см. п. 10.5). Документ и задача по егорассмотрению доступны автору документа в пункте меню «Контроль рассмотрения моихдокументов» (см. п. 10.6).

Если маршрутная схема рассмотрения документа состоит только из точки прохождения «Вархив», то сразу после регистрации документ будет помещён в архив. Если маршрутнаясхема рассмотрения состоит только из точки прохождения «На исполнение», то сразу послерегистрации документ будет переведён на исполнение – будет создана задача или проект поисполнению документа (о переводе документа на исполнение см. п. 10.5.2).

10.2 Просмотр документа в списке документов

Просмотр документов, в рассмотрении, контролировании и исполнении которых принимаетучастие пользователь, осуществляется в разделе Документы. Данный раздел содержиттри подраздела, которые отображаются на боковой панели рабочего окна раздела:

– Документы мне на рассмотрение;

– Контроль рассмотрения моих документов;

– Документы мне на исполнение.

Список документов каждого подраздела в точности соответствует списку документоводноимённых пунктов меню веб-интерфейса Системы.

Стандартными полями в таблице со списком документов являются:

– Тип документа – отображает название типа документа.

– Документ – отображает название документа.

– Сервер – отображает название сервера, в веб-интерфейсе которого создандокумент.


Пользователь может настроить внешний вид списка документов. Подробнее о сортировке,группировке и фильтрации списка документов см. раздел 7.

Описание каждого пункта приведено далее в пунктах 10.5 – 10.7.

С помощью контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши в спискедокументов, могут быть доступны следующие действия:

– Показать карточку документа;

– Показать текущую задачу;

– Экспорт:

· Экспорт в HTML;

· Экспорт в MS Excel.

Просмотр задачи по документу возможен также при двойном щелчке мыши по документу всписке.

10.3 Просмотр регистрационной карточки документа

Просмотр регистрационной карточки документа можно осуществить:

1) в окне просмотра карточки документа, вызываемом с помощью пункта «Показатькарточку документа» контекстного меню;

2) в окне просмотра задачи по рассмотрению или исполнению документа. Вызов окнапросмотра задачи осуществляется выбором пункта «Показать текущую задачу»контекстного меню в списке документов или выбором соответствующей задачи в спискезадач. Поля карточки документа отображаются на специальной вкладке «Документ» идоступны только для просмотра.

Для операций просмотра карточки документа и задач по документам доступноиспользование сочетания горячих клавиш. О назначении горячих клавиши на данныеоперации см. п. 5.2.3.

Карточка документа состоит из трёх вкладок, содержащих следующую информацию:

– «Поля документа» – список полей регистрационной карточки с указанными присоздании или редактировании документа значениями (рис. 74);

– «Маршрут рассмотрения» – список рассмотрения, включающий всех участниковрассмотрения, указанных в маршрутной схеме (рис. 75).

– «Файлы» – предназначена для просмотра файлов, прикреплённых к карточкедокумента, и добавления новых версий файлов (рис. 76).


В карточке зарегистрированного документа некоторые поля могут быть скрыты дляотображения. Данная настройка осуществляется администратором документооборота в

102

регистрационной карточке документа в веб-интерфейсе Системы. Подробнее см.«Руководство администратора документооборота».

Если документ связан с другим документом в Системе, то имеется возможность просмотракарточки связанного документа. Для этого следует щёлкнуть в строке поля и нажать кнопку

. При этом откроется окно просмотра карточки этого документа.

Рис. 74. Окно просмотра карточки документа. Вкладка «Поля документа»

Во вкладке «Маршрут рассмотрения» (рис. 75) доступен просмотр списка рассмотрениядокумента. Количество уровней рассмотрения определяется маршрутной схемой. На одномуровне рассмотрения могут располагаться точки прохождения различных типов.Рассмотрение документа происходит последовательно с переходом от текущего уровня кпоследующему. При завершении рассмотрения документа на текущем уровне задача по егорассмотрению закрывается и для каждого последующего уровня создаётся новая задача порассмотрению.


Рис. 75. Окно просмотра карточки документа. Вкладка «Маршрут рассмотрения»

Просмотр файла, прикреплённого к документу, осуществляется во вкладке «Файлы»

(рис. 76) щелчком по названию или щелчком в строке файла и нажатием кнопки (Открыть файл) на панели инструментов вкладки. Для сохранения файла на локальный диск

следует щёлкнуть в его строке и нажать кнопку (Сохранить файл) на панелиинструментов вкладки.

Прикреплённые к документам файлы могут быть также помещены в библиотеку. Для этого

следует нажать кнопку (Поместить в библиотеку) на панели инструментов вкладки и воткрывшемся окне указать папку, в которую будет помещён файл. Подробнее о работе сбиблиотекой см. раздел 12.

Открытие, сохранение и помещение файла в библиотеку возможно также нажатием правойкнопки мыши в строке с файлом и выбором нужного пункта в контекстном меню.

104

Рис. 76. Окно просмотра карточки документа. Вкладка «Файлы»

Рассмотрение может быть прервано участником рассмотрения при отправке документа надоработку автору, а также автором или контролёром типа документа при создании новогоэтапа рассмотрения (см. пп. 10.5.2 и 10.6.2).

Рассмотрение документа может происходить в несколько этапов. Переход к следующемуэтапу происходит после создания нового автором документа или контролёром типадокумента. В окне просмотра карточки документа отображается список рассмотрения натекущем этапе рассмотрения. Для просмотра хода рассмотрения документа на предыдущемэтапе (если такой есть) следует выбрать этап в раскрывающемся списке.

Просмотр подробной информации об уровне рассмотрения (участники, статус, состояниезадачи) осуществляется нажатием кнопки «+» рядом с названием уровня рассмотрения.

Список участников рассмотрения отображается в колонке «Группа/ФИО». В колонке«Статус» отображается текущий статус рассмотрения для каждого участника рассмотрения:

– «На рассмотрении». Означает, что документ находится на рассмотрении упользователя. Этот статус отображается до наступления одного из событий:

· пользователь подтвердил рассмотрение документа (кнопка Согласоватьдокумент) (подробнее см. пп. 10.5.2 и 10.6.3);


· документ переведён на исполнение в задаче по рассмотрению (кнопкиПеревести на исполнение и Создать задачу по исполнению) (подробнеесм. п. 10.5.2);

· документ принудительно переведён контролёром типа документа в состояние«Рассмотрен», «На подписании», «На исполнении» или «В Архиве» (подробнеесм. п. 10.5.2);

· создан новый этап рассмотрения документа (подробнее см. пп. 10.5.2 и 10.6.2);

· документ возвращён на доработку (подробнее см. п. 10.5.2).

– «Рассмотрен». Означает, что документ уже рассмотрен пользователем или всезадачи по рассмотрению документа завершены.

– «Не рассматривал». Означает, что рассмотрение документа осуществлялось посхеме «ИЛИ», и пользователь не участвовал в рассмотрении документа.

– «Исключён». Означает, что участник исключён из процесса рассмотрения(см. п. 10.5.2).

В колонке «Задача» списка рассмотрения отображается состояние задачи. Задача можетнаходиться в состоянии:

– «Задача открыта» – задача является текущей задачей по рассмотрению документа.

– «Задача закрыта» – задача по рассмотрению документа завершена на данномуровне рассмотрения.

Для просмотра задачи по рассмотрению как текущей, так и закрытой на выбранном уровнеследует щёлкнуть правой кнопкой мыши в строке задачи и выбрать пункт «Просмотретьзадачу». Причём пользователю доступны для просмотра только те задачи порассмотрению, на которые пользователь имеет права. Права на просмотр задачиопределяются полномочиями пользователя на исполнителей задачи.

10.4 Редактирование полей карточки документа

Редактирование полей карточки документа можно осуществить в окне просмотра карточкидокумента.

Поле карточки доступно для редактирования, если:

- поле имеет установленный администратором документооборота признакРедактируемое поле;

- пользователь имеет право «Редактирование регистрационных карточек».

В этом случае пользователю в окне просмотра карточки доступна кнопка Сохранить.

Редактирование значений полей документа осуществляется во вкладке «Поля документа»аналогично заполнению полей. О способах заполнения полей см. п. 10.1.2. Поле Авторуказывается при создании документа и в дальнейшем не изменяется. Поле Дата созданиядокумента заполняется автоматически в момент создания документа в Системе и вдальнейшем не изменяется. Изменения значений полей карточки документа не фиксируютсяв ленте действий задач по рассмотрению и исполнению.

106

Во вкладке «Файлы» доступно прикрепление новых версий файлов (подробнее одобавлении файла см. п. 10.1.4). Причём только что добавленные версии файлов доступныдля удаления только до сохранения изменений в карточке документа (нажатия кнопкиСохранить). Удаление ранее прикреплённого файла документа во вкладке «Файлы»недоступно. Для прикреплённого файла можно установить признак Окончательная версиявключением флажка в одноимённом поле и нажатием кнопки Сохранить в окне просмотракарточки документа. Дополнительно возможность добавления файлов и установкаокончательной версии доступна только автору документа.

Каждая версия файла, прикреплённого к документу, нумеруется в порядке возрастания.Прикреплённый к карточке документа новый файл будет иметь номер, увеличенный наединицу. Одновременно к карточке можно прикрепить несколько файлов, которые будутиметь одинаковый номер версии документа.

Замечание – Добавление новой версии файла недоступно, если хотя бы для одного файла,прикреплённого к документу, установлен признак Окончательная версия.

Редактирование маршрутной схемы документа (запуск по другой схеме рассмотрения)недоступно.

Пользователю, имеющему право «Редактирование регистрационных карточек» или правоконтролирования типа документа, доступно создание нового этапа рассмотрениядокумента – с прикреплением и без прикрепления новой версии документа. Подробнее обэтом см. п. 10.6.2.

После внесения изменений в редактируемые поля карточки следует нажать кнопкуСохранить. Окно просмотра карточки документа закроется.

10.5 Документы мне на рассмотрение

10.5.1 Список документов на рассмотрение

Подраздел Документы мне на рассмотрение предназначен для отображения документов,в рассмотрении которых участвует пользователь (рис. 77).

Рис. 77. Окно списка документов на рассмотрение


Помимо стандартных полей в таблице со списком задач отображаются следующие поля:

– Состояние – показывает наличие новых задач по рассмотрению документов исообщений по ним с помощью пиктограмм:

· (Новые задачи) – означает появление новой задачи по рассмотрениюдокумента.

· (Новые сообщения) – означает появление нового действия в задаче порассмотрению документа.

– Дата создания – отображает дату создания документа в Системе.

Примечание – Состояние документов в подразделе Документы мне на рассмотрениеотображается в соответствии с состоянием задач по их рассмотрению в разделе Задачи.

Подробнее о списке документов см. п. 10.2.

10.5.2 Просмотр задачи по рассмотрению документа. Рассмотрение документа

Окно задачи по рассмотрению документа, в отличие от задачи не по документу, содержитдополнительную вкладку «Документ».

Замечание – Создание изолированных рабочих групп в задачах по рассмотрениюдокумента недоступно.

Вкладка «Документ» (рис. 78) состоит из трёх подразделов:

– Карточка документа – предназначен для просмотра информации о типе документаи списке его полей с указанными при создании или редактировании документазначениями.

– Файлы – предназначен для просмотра списка прикреплённых при создании илиредактировании документа файлов (если таковые есть) с указанием их версии.

– Список рассмотрения – предназначен для просмотра информации о спискерассмотрения, который включает всех участников рассмотрения, указанных вмаршрутной схеме.

Поля карточки и список файлов доступны только для просмотра.

При наличии файлов подраздел Файлы можно свернуть/развернуть нажатием кнопки «-»/«+», расположенной рядом с названием подраздела. С помощью контекстного меню,вызываемого щелчком правой кнопки мыши по названию файла, доступно открытие файла,сохранение его на локальный диск или помещение в библиотеку.

Для открытия карточки документа из задачи по его рассмотрению следует перейти вовкладку «Атрибуты», щёлкнуть в поле Документ раздела Свойства задачи и нажать

кнопку в конце поля или выбрать в контекстном меню поля пункт «Открыть документ».

108

Рис. 78. Окно просмотра информации о задаче. Вкладка «Документ»

Исполнителю задачи по рассмотрению документа во вкладке «Действия» доступнырегистрация действий по задаче, рассмотрение документа и отправка его на доработку.Регистрация действия осуществляется заполнением поля ввода и нажатием кнопкиСохранить. Согласование документа осуществляется нажатием кнопки Согласоватьдокумент. При этом задача исчезнет из списка задач пользователя. Во вкладке«Документ» окна просмотра задачи в подразделе Список рассмотрения в колонке«Статус» отобразится статус документа – по умолчанию («Рассмотрен») или установленныйадминистратором документооборота. Если перед нажатием кнопки Согласовать документуказать действие в поле ввода, то статус документа будет иметь пометку «с замечаниями».Если рассмотрение осуществлялось по «схеме ИЛИ», то при этом у всех остальныхучастников рассмотрения статус изменится на «Не рассматривал».

По документу, регистрационная карточка которого содержит поле типа «Резолюция»,доступно вынесение резолюций. Вынесение резолюции завершает собой этап рассмотрениядокумента. Резолюцию следует указать в поле ввода действия и нажать кнопкуСогласовать документ. В результате документ будет согласован на текущем этапе. Окнопросмотра задачи по рассмотрению документа закроется. Документ исчезнет из спискадокументов пункта меню «Документы мне на рассмотрение». Задача по рассмотрениюдокумента также исчезнет из списка задач пользователя. Во вкладке «Документ» вподразделе Список рассмотрения в колонке «Статус» отобразится статус документа – поумолчанию или установленный администратором документооборота – с пометкой «с


замечаниями». Указанная резолюция станет доступной в соответствующем поле в окнепросмотра карточки документа, а также во вкладке «Документ» окна просмотра задачи.Для резолюции указывается её автор и время регистрации. В карточке документаотображаются все резолюции, вынесенные на каждом этапе.

Замечание – Название кнопки, инициирующей согласование документа (Согласоватьдокумент), может быть изменено на любое другое администратором документооборота. Вэтом случае кнопка, отображаемая в задаче по рассмотрению документа урассматривающего лица будет иметь соответствующее название.

Возможна ситуация, когда рассматривающему пользователю после нажатия кнопкиСогласовать документ будет предложено выбрать точки прохождения, которые будутучаствовать в дальнейшем рассмотрении документа (рис. 79). Такая возможностьустанавливается администратором документооборота при создании разветвлённоймаршрутной схемы. Участник, последним рассматривающий документ на текущем уровнерассмотрения, определяет дальнейший путь рассмотрения документа. По умолчанию врассмотрении документа участвуют все предусмотренные схемой рассмотрения точкипрохождения. Для исключения точки прохождения из рассмотрения следует выключитьнапротив неё флажок. Следует иметь в виду, что вместе с этой точкой из рассмотрениятакже будут исключены все её дочерние точки. После выбора нужных точек прохожденияследует нажать кнопку Согласовать документ. Для исключённых из рассмотренияучастников статус в списке рассмотрения изменится на «Исключён».

Рис. 79. Окно выбора точек прохождения для дальнейшего рассмотрения документа

Исполнитель может отказать в рассмотрении документа, если он считает, что документнуждается в доработке. Для этого следует заполнить поле ввода и нажать кнопку Надоработку. В открывшемся окне (рис. 80) рассматривающему лицу следует определить

110

порядок рассмотрения документа после его доработки автором. При нажатии кнопки Дарассмотрение будет осуществлено с самого начала схемы. При этом будет создан новый этапрассмотрения документа. При нажатии кнопки Нет рассмотрение начнётся с текущегоуровня. Причём другими участниками рассмотрения текущего уровня, ранее рассмотревшимдокумент, повторное рассмотрение производиться не будет. При возврате на доработкурассмотрение документа приостанавливается и все задачи по его рассмотрению становятсянедоступны рассматривающим лицам. Нажатие кнопки Отмена позволит отменитьоперацию по возврату документа на доработку.

Рис. 80. Окно выбора порядка рассмотрения документа после его доработки

Если пользователь является ответственным руководителем задачи, созданной по блоку«Постановка задачи по документу», то в задаче по его рассмотрению ему будут доступныкнопки Отправить в архив и Создать задачу по исполнению. При нажатии кнопки Вархив документ автоматически будет помещён в архив и задача по рассмотрению будетзакрыта. При нажатии кнопки Создать задачу по исполнению текущая задача порассмотрению документа будет закрыта и откроется окно создания новой задачи поисполнению этого документа. В окне создания задачи следует определить все атрибутызадачи по исполнению документа. После перевода документа на исполнение статусдокумента при этом изменится на «На исполнении». Если при переводе документа наисполнение пользователь указал себя автором или исполнителем, то задача по егоисполнению отобразится у него в подразделе Документы мне на исполнение.

Простому исполнителю задачи по блоку «Постановка задачи по документу» будет доступнакнопка Согласовать документ, при нажатии которой документ исчезнет из спискадокументов пользователя.

Участнику рассмотрения, который является контролёром типа документа, перевод документана исполнение доступен в задаче по рассмотрению. Необходимыми условиями для этогоявляются:

- рассмотрение документа находится на предпоследнем уровне рассмотрения, закоторым идёт точка прохождения «На исполнение»;

- документ уже рассмотрен всеми участникам предпоследнего уровня, кроме него.

В этом случае контролёр может осуществить рассмотрение документа одновременно спереводом его на исполнение. Для этого следует нажать кнопку Перевести наисполнение во вкладке «Новое действие». При этом откроется окно создания задачи поисполнению документа. После перевода документа на исполнение задача по рассмотрениюдокумента закроется, в качестве действия по рассмотрению будет зарегистрировано«Документ был переведён на исполнение» от имени контролёра.


10.6 Контроль рассмотрения моих документов

10.6.1 Список созданных пользователем документов

Подраздел Контроль рассмотрения моих документов (рис. 81) предназначен дляотображения документов, в которых пользователь является автором. Причём в задачах порассмотрению этих документов пользователь по умолчанию также является автором. Спомощью этого раздела автор документа может осуществлять контроль прохождения своихдокументов.

Рис. 81. Окно списка документов автора задач по их рассмотрению


– На доработке – показывает наличие документов, отправленных исполнителем на

доработку, с помощью пиктограммы (Отправлен на доработку). Привозвращении документа на доработку у пользователя появится оповещение оботправке документа на доработку, а название раздела Документы на панелинавигации будет выделено полужирным шрифтом.

– Дата создания – отображает дату создания документа в Системе.

– Статус – отображает текущий статус рассмотрения документа.


10.6.2 Просмотр карточки документа автором

Автору документа доступно выполнение следующих действий с документом:

- просмотр списка всех задач по рассмотрению документа на всех уровнях и этапах, атакже просмотр информации о задачах при наличии полномочий на их участников;

- изменение статуса документа;

- добавление новых версий файлов документа и выставление для них признакаОкончательная версия;

- отправка документа в архив;

112

- доработка документа;

- создание нового этапа рассмотрения;

- удаление документа.

Для просмотра хода рассмотрения на предыдущих этапах следует выбрать соответствующийэтап в раскрывающемся списке подраздела Список рассмотрения (рис. 82). Для открытиязадачи по документу следует на выбранном уровне следует щёлкнуть правой кнопкой мышив строке задачи и выбрать пункт «Просмотреть задачу».

Во вкладке «Маршрут рассмотрения» окна просмотра карточки автору документа дляпросмотра и изменения доступен текущий статус документа. Принудительная смена статусарассмотрения документа осуществляется выбором статуса в раскрывающемся списке. Присмене статуса с «На рассмотрении» на «Рассмотрен» или «На подписании» все задачи порассмотрению будут закрыты.

Рис. 82. Окно просмотра карточки автором задачи по документу. Вкладка «Маршрутрассмотрения»

По окончании рассмотрения документа всеми исполнителями, указанными в схемерассмотрения, документ будет автоматически переведён в состояние «Рассмотрен». Всезадачи по рассмотрению документа при этом будут закрыты.

В процессе рассмотрения документа его автор может прикреплять новые версии файлов ккарточке документа во вкладке «Файлы». Причём при одновременном прикреплениинескольких файлов все они имеют одинаковую версию. По окончании рассмотрения следуетуказать файлы, которые являются окончательными для документа, включением флажка вполе Окончательная версия и нажатием кнопки Сохранить.


Отправка документа в архив может быть осуществлена автоматически после завершениярассмотрения, если это предусмотрено маршрутной схемой рассмотрения, или нажатиемавтором кнопки Отправить в архив в окне просмотра карточки документа. При этомдокумент исчезнет из списка документов раздела Контроль рассмотрения моихдокументов. При отправке ещё не рассмотренного документа в архив задача по егорассмотрению закроется.

В процессе рассмотрения рассматривающим лицам доступна возможность отправкидокумента на доработку автору. При этом в поле На доработку раздела Контроль

рассмотрения моих документов для такого документа отобразится пиктограмма (Отправлен на доработку). Задачи по рассмотрению отправленного на доработку документапри этом будут закрыты.

Под доработкой документа понимается корректировка файла документа либо значений полейего регистрационной карточки. После доработки автор документа осуществляетвозобновление процесса рассмотрения документа, которое возможно как с прикреплениемновой версии файла документа с внесёнными в него изменениями, так и без прикрепленияфайла. Возобновление процесса рассмотрения без прикрепления файла используется, когдаизменения были внесены только в поля регистрационной карточки.

Прикрепление новой версии файла документа, возвращённого на доработку,осуществляется во вкладке «Файлы» окна просмотра карточки документа (см. п. 10.1.4).После указания пути к файлу следует нажать кнопку Вернуть на рассмотрение. При этомдальнейшее рассмотрение документа будет осуществляться в зависимости от выбранногоучастником рассмотрения порядка:

– будет создан новый этап рассмотрения документа, и рассмотрение пойдёт с первогоуровня схемы.

– рассмотрение будет продолжено из той точки, в которой документ был отправлен надоработку. Уже рассмотревшие документ пользователи не будут повторноознакомлены с внесёнными в документ изменениями.

Для возобновления процесса рассмотрения без прикрепления новой версии файла следуетнажать кнопку Вернуть на рассмотрение в окне просмотра карточки.

Файл документа может быть отправлен автором на перерассмотрение его участникам безпредварительной отправки документа на доработку. При этом будет создан новый этапрассмотрения документа, который начнётся с первого уровня рассмотрения. Такая ситуациявозможна, когда автор документа сам внёс значительные корректировки в файл документа,с которыми необходимо ознакомиться всем участникам рассмотрения.

Для создания нового этапа рассмотрения изменённого файла следует прикрепить новуюверсию файла к карточке, а затем нажать кнопку Создать новый этап (см. рис. 82). Приэтом будет создан новый этап рассмотрения и все задачи по рассмотрению документа натекущем этапе закроются. В списке рассмотрения номер этапа будет увеличен на единицу.Рассмотрение документа начнётся с первого уровня. В задаче по рассмотрению первогоуровня будет зарегистрировано системное действие «Документ был отправлен на повторноерассмотрение. Просьба ознакомиться с документом ещё раз». Номер версии прикреплённогок карточке файла будет увеличен на единицу.

114

Для создания нового этапа рассмотрения без прикрепления файла следует нажать кнопкуСоздать новый этап. Создание нового этапа без файла аналогично созданию этапа сфайлом. Отличие состоит в том, что состав прикреплённых файлов останется прежним иномер версии файла не изменится.

Замечания

1. Создание нового этапа рассмотрения документа, имеющего статус рассмотрения,отличный от «На рассмотрении», недоступно.

2. При создании нового этапа рассмотрения состав авторов задачи по рассмотрению непереходит на следующий этап. Автором задачи по рассмотрению документа на новом этапепо умолчанию является автор документа.

При наличии права «Редактирование регистрационных карточек» автор документа (задачипо рассмотрению документа) может внести изменения в редактируемые поля карточки.Подробнее о редактировании полей см. п. 10.4.

Замечание – Автор задачи по рассмотрению документа, не являющийся одновременноавтором документа, может создать новый этап рассмотрения документа только при наличииправа «Редактирование регистрационных карточек».

Документ, запущенный на рассмотрение, может быть удалён из Системы. Для этого авторудокумента доступна кнопка Удалить в окне просмотра карточки документа. Документы всостоянии «Рассмотрен» и «На подписании» недоступны для удаления.

10.6.3 Просмотр автором документа задачи по рассмотрению

В задаче по рассмотрению документа (рис. 83) автору документа доступны:

– регистрация действий по задаче;

– отправка документа в архив.

Если автор документа или задачи по рассмотрению документа является одновременноучастником рассмотрения, ему также доступна возможность рассмотрения (кнопкаСогласовать документ) и отправки документа на доработку (кнопка Вернуть надоработку). Подробнее о рассмотрении документа см. п. 10.5.2. Однако после рассмотрениядокумента автор задачи (документа) осуществляет доступ к документу в режиме контроляего прохождения.

Просмотр и регистрация действий в задаче по рассмотрению документа осуществляется вовкладке «Действия».

В задаче по рассмотрению документа его автору доступна возможность отправки документав архив. Для этого во вкладке «Действия» следует вписать действие и нажать кнопкуОтправить в архив. При этом документ будет помещён в архив и задача по рассмотрениюбудет закрыта.


Рис. 83. Окно просмотра задачи по рассмотрению документа

10.7 Документы мне на исполнение

10.7.1 Список переведённых на исполнение документов

Подраздел Документы мне на исполнение предназначен для отображения документов, висполнении которых участвует пользователь (рис. 84).


– Состояние – показывает наличие новых задач по исполнению документов исообщений по ним с помощью пиктограмм:

· (Новые задачи) – означает появление новой задачи по исполнениюдокумента.

· (Новые сообщения) – означает появление нового действия в задаче поисполнению документа.

– Начало – отображает дату начала задачи по исполнению документа.

– Окончание – отображает дату окончания задачи по исполнению документа.

Примечание – Состояние документов в подразделе Документы мне на исполнениеотображается в соответствии с состоянием задач по их исполнению в разделе Задачи.


116

Рис. 84. Окно списка документов на исполнении

10.7.2 Исполнение документа

Поля карточки документа, переведённого на исполнение, доступны для редактированияконтролёру типа документа с правом «Редактирование документов на исполнении».

Для просмотра процесса рассмотрения документа до его перевода на исполнение следуетвыбрать соответствующий этап в разделе Список рассмотрения. Для просмотра задачипо рассмотрению на выбранном этапе следует выделить задачу в списке рассмотрения,щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать меню «Просмотреть задачу». Причёмпользователю доступны для просмотра только те задачи по рассмотрению, на которыепользователь имеет права. Права на просмотр задачи определяются исходя из полномочийпользователя на исполнителей задачи.

В колонке «Задача» списка рассмотрения отображается состояние задачи.

Выполнение задачи по исполнению документа осуществляется аналогично выполнениюобычной задачи не по документу (см. п. 8.3.2). Отличительной особенностью задач поисполнению является:

- наличие в окне просмотра задачи вкладки «Документ»;

- наличие ссылки на карточку документа во вкладке «Атрибуты».

В окне просмотра задачи по исполнению документа всем исполнителям задачи доступнакнопка Сохранить для регистрации действий по задаче. Автор и ответственныйруководитель задачи имеют возможность завершения задачи. Для этого следует указатьдействие и нажать кнопку Завершить выполнение.

Задача по исполнению документа наравне с обычной задачей может иметь признаки Сдокладом и Только для ознакомления. Подробнее о процессе выполнения и завершениятаких задач см. п. 8.3.2.

Мастер сканирования 117

11 Мастер сканирования

Мастер сканирования позволяет сократить время на создание задач и документов, кописанию которых необходимо прикрепить отсканированную версию бумажных документов.Отсканированные документы сохраняются в формате *.tiff. Также данная функцияпозволяет создавать многостраничный файл формата *.tiff, не задавая дополнительныхнастроек для сканера и не используя дополнительные программы.

Замечание – Для использования мастера сканирования необходимо, чтобы подключаемыйсканер поддерживал протокол и интерфейс TWAIN.

Запуск работы мастера сканирования осуществляется нажатием кнопки (Сканировать) на панели инструментов. В открывшемся окне следует ознакомиться свводной информацией и нажать кнопку Вперед (рис. 85).

Рис. 85. Окно приветствия мастера сканирования

Далее откроется окно, в котором следует выбрать объект (задача или документ), которыйпланируется создать по завершении сканирования бумажного документа, и нажать кнопкуВперед (рис. 86).

118

Рис. 86. Окно выбора объекта, который будет создан по завершении сканирования

В открывшемся окне следует внимательно ознакомиться с информацией опоследовательности действий при сканировании документа и нажать кнопку Сканировать(рис. 87). При этом будет запущен стандартный диалог сканирования.

Рис. 87. Окно запуска сканирования документа

Мастер сканирования 119

По завершении сканирования текущего документа доступна возможность отсканироватьследующий документ нажатием кнопки Следующая страница в окне запуска сканирования.В итоге будет создан многостраничный файл с расширением *.tiff, который прикрепится квыбранному объекту.

Для завершения сканирования бумажных документов следует нажать кнопку Вперед в окнезапуска сканирования документа. В открывшемся окне завершения сканирования (рис. 88)следует нажать кнопку Готово для перехода к окну создания выбранного объекта.

Рис. 88. Окно завершения сканирования

При этом откроется окно создания выбранного объекта. Подробнее о создании задачсм. п. 8.1, о создании документов – см. п. 10.1.

120

12 Библиотека

Библиотека представляет собой иерархическую структуру папок, содержащих всебе различного рода документы.

В разделе Библиотека отображается дерево папок, доступных пользователю дляпросмотра и помещения в них файлов документов. Подробнее о правах доступа к папкамбиблиотеки см. раздел «Библиотека» «Руководства пользователя».

Права доступа к папке можно определить по её цвету:

– файлы красных папок доступны только для просмотра;

– наряду с просмотром в жёлтые папки пользователь может добавлять и удалять изних только свои файлы;

– на папки синего цвета пользователь имеет полные права, а именно: добавлять иудалять все файлы, создавать вложенные папки, редактировать название, а такжеудалять эти папки.

На все папки, которые создаёт пользователь, он по умолчанию имеет полные права.Создание папок пользователя возможно внутри жёлтых и синих папок. Для этого следуетщёлкнуть правой кнопкой мыши по жёлтой папке. В появившемся контекстном меню следуетвыбрать «Добавить папку». При этом появится окно (рис. 89), в котором следует ввестиназвание папки и нажать кнопку ОК.

Рис. 89. Окно создания папки библиотеки

При этом созданная папка отобразится в дереве папок библиотеки. Для изменения названияпапки следует выделить её в дереве папок и в контекстном меню выбрать пункт«Переименовать папку». Переименованию подлежат только папки, созданныепользователем, а также те, на которые пользователь имеет полные права.

Для помещения в папку файлов следует выбрать папку и нажать кнопку (Добавитьфайл) в правой части окна либо воспользоваться одноимённым пунктом контекстного меню.При этом откроется окно добавления файла (рис. 90). В поле Файл следует указать путь кфайлу, в поле Описание ввести его описание и нажать кнопку Сохранить. Файл будетпомещён в папку библиотеки.


Библиотека 121

Рис. 90. Окно добавления файла

Таблица файлов папки (рис. 91) имеет следующие поля:

– Название – название файла;

– Имя файла – имя файла, под которым файл хранится в базе данных;

– Описание – краткое описание содержания файла;

– Размер – размер файла в килобайтах (К);

– Дата изменения – дата помещения файла в папку;

– Источник – название задачи или документа, из которых файл был помещён вбиблиотеку.

Пользователь может настроить внешний вид списка файлов папки. Подробнее о настройкесписка файлов см. раздел 7.

Открытие файла для просмотра можно осуществить:

– двойным щелчком мыши по названию файла;

– выбором в контекстном меню пункта «Открыть файл» при наведении курсора нафайл;

– нажатием кнопки Открыть файл на панели инструментов библиотеки.

Для сохранения файла библиотеки на локальный диск либо на любой другой носительследует выбрать одноимённый пункт «Сохранить файл» в контекстном меню.

Для удаления файла из библиотеки следует нажать кнопку Удалить файл на панелиинструментов библиотеки либо выбрать одноимённый пункт в контекстном меню. Удалениюподлежат файлы, которые располагаются в папках синего и жёлтого цвета. Однако из папокжёлтого цвета доступно удаление только тех файлов, которые добавлены самимпользователем.

122

Имеется возможность перемещения файлов библиотеки из одной папки в другую. Для этогоследует переместить файл в необходимую папку, удерживая при этом файл курсором.Перемещение файлов возможно только из папок синего цвета в папки жёлтого и синегоцвета.

Рис. 91. Окно просмотра файлов папки библиотеки

Для просмотра задачи или карточки документа, из которых в библиотеку был помещён файл,следует выбрать в контекстном меню пункт «Открыть задачу» или «Открыть документ»соответственно.

Для пунктов контекстного меню списка файлов доступно использование сочетания горячихклавиш. О назначении горячих клавиш на данные операции см. п. 5.2.3.

Имеется возможность изменения структуры папок, а именно – их перемещения и удаления.Удалению подлежат только папки, созданные пользователем (папки синего цвета).Системные папки недоступны для удаления. Для папок синего цвета доступна сменародительского узла. Прикрепление папки к другому узлу осуществляется перемещением еёна новый родительский узел при одновременном удержании папки курсором. Перемещениепапки возможно только в папки синего и жёлтого цвета.

Для просмотра произведённых изменений в доступных папках пользователей Системыследует обновить программу нажатием кнопки F5.

Предусмотрен экспорт списка файлов библиотеки в файлы формата *.html и *.xls. Для этогоследует выделить файл или группу файлов, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, и вконтекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши в списке, выбрать пункт«Экспорт» –> «Экспорт в HTML» или «Экспорт в MS Excel» соответственно. Воткрывшемся окне сохранения файла следует указать имя файла и путь для сохранения.После нажатия кнопки Сохранить в окне сохранения файла откроется окно подтвержденияоб успешном экспорте. Для открытия и просмотра сформированного файла следует нажатькнопку Да в окне подтверждения.

Календарь 123

13 Календарь

13.1 Назначение календаря. Состав окна календаря

Функционал календаря совмещает возможности контроля соблюдения сроков выполнениязадач и контрольных точек по ним и ведения личного ежедневника, в который заносятсяпланируемые встречи, совещания и т.п.

Рабочее окно раздела Календарь (рис. 92) включает панель навигации (в левой части),панель инструментов (в верхней части окна) и сетку календаря (в правой части окна).

Рис. 92. Рабочее окно раздела Календарь

На панели навигации осуществляется выбор параметров – периода времени, перечнякалендарей – на основании которых те или иные события отображаются в сетке календаря.В верхней части панели навигации отображается мини-календарь, с помощью которогоосуществляется выбор временного периода просмотра событий календаря. В нижней частипанели навигации располагается дерево календарей пользователя. Дерево календарейможет включать системные, личные календари пользователя и доступные календари другихпользователей.

Если произведено подключение на несколько серверов, то для каждого сервера в деревекалендарей будут отображаться системные, личные календари пользователя и доступныекалендари других пользователей.

На панели инструментов расположены кнопки управления режимом просмотра календаря.

124

13.2 Системные календари

Системные календари характеризуются невозможностью их изменения и удаленияпользователем, а также спецификой отображения событий. Системные календариотображают события, связанные с:

– наступлением даты окончания задач, в которых участвует пользователь – «Моизадачи»;

– наступлением контрольных точек – «Мои контрольные точки»;

– появлением напоминаний, сообщений, приглашений на совещания – «Моиоповещения»;

– наступлением дней рождения пользователей Системы – «Дни рождения»;

– личными планами пользователя, наступление которых пользователь сам отражает вкалендаре – «Мои календари».

Рассмотрим подробнее каждый системный календарь.

В календаре «Мои задачи» (см. рис. 92) отображаются названия задач с датой окончания, вкоторых участвует пользователь. Для отображения задач в сетке календаря следуетвключить флажок Мои задачи. Задача отображается в сетке календаря в день окончания.При наведении курсора на название задачи отображается всплывающая подсказка вформате «Задача: <название задачи>, <дата окончания задачи>». Просмотр информации озадаче осуществляется двумя способами: двойным щелчком по названию задачи ипосредством выбора пункта «Открыть» в контекстном меню, вызываемом щелчком правойкнопки мыши по названию задачи.

При включённом флажке Просроченные задачи в календаре «Мои задачи» будутотображаться в текущем дне все просроченные задачи пользователя, то есть задачи, датаокончания которых меньше текущей. При выключенном флажке просроченные задачиотображаются в дате их реального окончания. При наведении курсора на названиепросроченной задачи отображается всплывающая подсказка в формате «Просроченнаязадача: <название задачи> <дата окончания> <время окончания>». Если просроченнойявляется важная задача, то во всплывающей подсказке также будет указано «Важнаяпросроченная задача».

В календаре «Мои контрольные точки» (см. рис. 92) отображаются названия контрольныхточек задач пользователя. Для отображения названия контрольных точек в сетке календаряследует включить флажок Мои контрольные точки. При наведении курсора на названиеконтрольной точки появляется всплывающая подсказка в формате «Контрольная точка:<название контрольной точки>, <дата наступления контрольной точки>». Контрольныеточки, переведённые в состояние Готово, помечаются как «Готовая контрольная точка».

Просмотр информации о задаче, в которой создана контрольная точка, осуществляетсядвумя способами: двойным щелчком по названию задачи и посредством выбора пункта«Открыть» в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по названию


задачи. Редактирование параметров контрольной точки доступно только в окне просмотразадачи. Контрольная точка исчезает из календаря при завершении задачи.

В календаре «Мои оповещения» (см. рис. 92) отображаются названия оповещений(сообщений по задачам, напоминаний), получателем которых является пользователь. Дляотображения названий оповещений в сетке календаря следует включить флажок Моиоповещения. В календаре отображаются только те оповещения, с которыми пользовательещё не ознакомился. После ознакомления оповещение исчезает из календаря. Исключениемявляется ознакомление с повторяющимся оповещением. В этом случае после ознакомленияоповещение появляется в календаре в день следующего повторения. При наведениикурсора на название оповещения появляется всплывающая подсказка в формате«Оповещение: <Описание оповещения>, <дата появления>».

Просмотр оповещения осуществляется двумя способами: двойным щелчком по названиюоповещения и посредством выбора пункта «Открыть» в контекстном меню, вызываемомщелчком правой кнопки мыши по названию задачи.

Календарь дней рождения создаётся автоматически из дат дней рождения пользователейСистемы, которые доступны по полномочиям или являются участниками задач илидокументов. Он является системным и доступен всем пользователям. Для отображенияфамилий именинников в сетке календаря следует включить флажок Дни рождения. Принаведении курсора на фамилию пользователя отображается всплывающая подсказка вформате «День рождения: <имя пользователя>, <дата дня рождения>». При щелчке поимени пользователя в календаре откроется окно просмотра полной информации о нём.

В календаре «Мои календари» доступно создание дочерних пользовательских календарей ипользовательских событий. Для остальных системных календарей данные операциинедоступны. Подробнее о создании пользовательских календарей и событий см. пп. 13.3 и13.6 соответственно.

13.3 Создание пользовательского календаря

Пользователь может создавать неограниченное количество личных календарей, которыебудут иметь общий корень – «Мои календари». Пользователь может создавать дочерниекалендари как от системного календаря «Мои календари», так и от любого личногокалендаря. Личные календари сортируются в дереве по возрастанию их названий.

Замечание – Создание дочерних календарей от системных календарей «Мои задачи», «Моиконтрольные точки», «Мои оповещения», «Дни рождения» и календарей другихпользователей, а также их удаление недоступно.

Для создания календаря следует щёлкнуть правой кнопкой мыши по названию календаря,который будет родительским для создаваемого календаря.

В открывшемся окне свойств календаря (рис. 93) следует указать его название, краткоеописание и режим доступа к календарю. По умолчанию все создаваемые календариявляются общедоступными, то есть флажок Общедоступный включён при создании новогокалендаря. Режим этого флажка определяет доступ других пользователей к событиям

126

календаря. Просматривать события общедоступного календаря могут пользователи,имеющие полномочия «Полные права» на владельца календаря. Пользователь можетвсегда изменить режим доступа в своём календаре. После установки режима доступаследует нажать кнопку OK, после чего окно свойств календаря закроется и новый календарьотобразится в дереве календарей пользователя и станет доступным для выбора присоздании событий.

Рис. 93. Окно добавления календаря

13.4 Редактирование пользовательского календаря

Для изменения одного из свойств календаря – названия, описания, режима доступа –следует щелчком правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню. В контекстном менюследует выбрать пункт «Редактировать календарь». При этом откроется окноредактирования свойств календаря (рис. 94). После внесения изменений и нажатия кнопкиOK окно редактирования свойств календаря закроется.

Рис. 94. Окно редактирования свойств календаря


Для указания цвета, которым будут помечаться события в сетке календаря, следуетщелчком правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню. В контекстном меню следуетвыбрать цвет из палитры. При этом цвет заливки текста в названии календаря изменится навыбранный. Цвет событий, отображаемых в сетке календаря, изменится соответственно.

Для удаления календаря из дерева следует щелчком правой кнопкой мыши вызватьконтекстное меню. В контекстном меню следует выбрать пункт «Удалить календарь».

При удалении родительского календаря вложенные в него календари перемещаются вверхна один уровень.

Замечания

1. Пользовательский календарь при создании наследует цвет событий родительскогокалендаря. При изменении цвета событий родительского календаря соответственноменяется цвет событий всех вложенных в него календарей.

2. Если календарь содержит события, то его удаление недоступно. При попытке удалениятакого календаря будет выдано соответствующее предупреждение.

3. Удаление системных календарей недоступно. Системные календари удаляютсяавтоматически при удалении пользователя из Системы.

Назначение прав на свои личные календари другим доступным по полномочиямпользователям доступно только в веб-интерфейсе Системы.

13.5 Календари других пользователей

Пользователю могут быть доступны события из личных календарей других пользователей.Доступ к ним определяется наличием прав, назначенных владельцами календарей.

Кроме возможности просмотра событий календарей других пользователей доступно ихредактирование и удаление. Подробнее о редактировании и удалении событий в календаряхдругих пользователей см. п. 13.7.

Календари других пользователей отображаются в ветке «Доступные календари» (см.рис. 92). В ней отображаются календари, права на которые пользователю были назначеныих владельцами. Имя владельца отображается в скобках рядом с названием календаря.

Для отображения событий в календаре другого владельца следует включить флажок рядомс его названием. Операции, которые пользователь может осуществить с событиямидоступных календарей, определяются назначенным типом права. В частности, возможностьредактирования событий определяется наличием типа права «Добавление/Редактирование»или «Полные права». В противном случае событие доступно пользователю только дляпросмотра. Подробнее о типах прав на календари см. «Руководство пользователя».

128

13.6 Создание события

Добавление нового события осуществляется выбором пункта:

– «Добавить событие» в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопкоймыши по названию пользовательского календаря или календаря «Мои календари»(рис. 95). Событие автоматически прикрепляется к календарю, в котором будетотображаться.

– «Добавить» в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопкой мыши всетке календаря. Событие автоматически прикрепляется к последнему выбранномупользовательскому календарю. Если не было выбрано ни одного пользовательскогокалендаря, то поле Календарь будет не заполнено.

Рис. 95. Окно создания события


При создании события следует указать следующие параметры:

– Название*;

– Описание;

– Начало*;

– Окончание*;

– Место проведения;

– Тип события*;

– Календарь*;

– Пользователи;

– Задачи.

* - поля, обязательные для заполнения

В поле Автор автоматически указывается пользователь, создающий событие.

В названии события заключается его суть. Рекомендуется задавать краткое названиесобытия, которое позволит пользователям быстро идентифицировать его в сетке календаря.

В описании следует отразить суть события, подробную информацию об этом событии и т.д.

Для определения длительности события необходимо заполнить поля Начало и Окончание.Дату можно задать вручную в сокращённом формате «ДД.ММ.ГГГГ» или выбрать дату в

окне календаря, нажав кнопку в соответствующих полях. Время задано по умолчаниюдля поля Начало – 00:00:00 и для поля Окончание – 23:59:00. Изменить время можно

вручную или нажатием кнопок .

Определение места проведения события осуществляется в поле Место проведения.

Тип события задаётся выбором значений в раскрывающемся списке в поле Тип события.Список типов событий формируется из всех созданных пользователями типов,отсортированных по возрастанию названий.

Календарь, к которому прикрепляется событие, определяется выбором значения ввыпадающем списке в поле Календарь.

Список календарей включает личные календари и системный календарь «Мои календари».

Календари других пользователей обозначаются следующим образом: <название календаря(имя пользователя)>. Подробнее о доступе к календарям других пользователей см. п. 13.5.

В событие могут быть добавлены пользователи – участники события. Участники событияполучают сообщение о наступлении или приближении события. В сообщении отображаетсяописание, место проведения и дата наступления события. В сообщении также указываетсяавтор события. Доступ к полной информации о событии имеют пользователи, обладающиедоступом к календарю, в котором создано событие.

Добавление в событие участников осуществляется нажатием в поле Пользователи, врезультате чего открывается окно доступных для выбора пользователей – доступных врамках полномочий (рис. 96). По окончании выбора пользователей следует нажать кнопкуOK. При этом окно выбора пользователей закроется и выбранные пользователи отобразятся

130

в поле Пользователи окна описания свойств события. Для удаления пользователя изсписка выбранных следует выбрать пункт «Удалить» контекстного меню, вызываемогощелчком правой кнопки мыши по имени пользователя. После чего имя пользователяисчезнет из списка имён участников события. Просмотр информации о пользователеосуществляется выбором пункта «<ФИО пользователя>» контекстного меню. Подробнее опросмотре информации о пользователе см. раздел 9.

Рис. 96. Окно добавления пользователей в событие

Событие может быть прикреплено к задаче пользователя. Для прикрепления события к

одной или нескольким задачам следует нажать в поле Задачи в окне создания события.При этом откроется окно со списком всех задач, в которых участвует пользователь (рис. 97).Для выбора задачи следует сначала выделить её, щёлкнув в строке с задачей. Дляфиксации выбора задачи следует нажать кнопку ОК. Окно выбора задач закроется и задачаотобразится в поле Задачи в окне создания события. Для удаления задачи следует выбратьпункт «Удалить» контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши поназванию задачи. После чего название задачи исчезнет из списка выбранных задач.Просмотр информации о задаче осуществляется выбором пункта «<Название задачи>»контекстного меню. Подробнее о просмотре информации о задаче см. п. 8.3.


Рис. 97. Окно выбора задачи

После создания события в задаче, к которой оно прикреплено, событие отобразится вовкладке «Планирование», а также будет зарегистрировано системное действие о егодобавлении в задачу.

Для события можно определить порядок его повторения, выбрав одно из значений враскрывающемся списке «Повторяется»:

– Не повторять – отмена повторения события.

– Каждый день – событие будет повторяться каждый день в течение всего диапазонапродолжительности повторений.

– По рабочим дням (с понедельника по пятницу), По понедельникам, средам ипятницам, По вторникам и четвергам – событие будет повторяться каждыйзаданный день недели в течение всего диапазона продолжительности повторений.

– Каждую неделю – событие будет повторяться каждую неделю в течение всегодиапазона продолжительности повторений. Можно установить, в какие дни неделисобытие должно повторяться. Для этого следует включить флажок для дня недели.

132

– Каждый месяц – событие будет повторяться каждый месяц в течение всегодиапазона продолжительности повторений. Можно выбрать один из двух способовповторения события:

· День месяца – событие будет повторяться каждый месяц в день началасобытия, например, 25 числа каждого месяца.

· День недели – событие будет повторяться каждый месяц в тот день недели,на который приходится день начала события, например, каждый вторниккаждого последующего месяца.

– Каждый год – событие будет повторяться каждый год в течение всего диапазонапродолжительности повторений.

Для каждого варианта повторений следует установить диапазон продолжительностиповторений в поле Диапазон, выставив значения вручную или в календаре, вызываемом

нажатием кнопки в соответствующих полях. По умолчанию выставлена текущая дата.

Интервал повторений можно установить вручную или нажатием кнопок всоответствующем поле.

Замечание – Если диапазон продолжительности повторений не перекрывает заданныйпериод повторения, то повтора события не произойдёт. Например, если диапазонпродолжительности повторений – один месяц, событие не может повторяться каждый месяцили каждый год, а отобразится один раз в сетке календаря.

Для события можно установить напоминание о его наступлении и приближении. Длясоздания напоминания о приближении события следует выбрать «Напоминать за» враскрывающемся списке «Напоминание». При этом отобразится поле для ввода значениявременного интервала и список доступных для выбора интервалов: минуты, часы, дни,месяцы и годы. Время показа напоминания вычисляется с момента начала события.

Для создания напоминания об уже наступившем событии следует выбрать «Напоминатькаждые» в раскрывающемся списке «Напоминание». При этом отобразится поле для вводазначения временного интервала и список доступных для выбора интервалов: минуты, часы,дни, месяцы и годы. Например, если требуется установить получение напоминания пособытию каждые 3 дня, в раскрывающемся списке следует выбрать значение «Напоминатькаждые», в поле ввода указать значение «3» и выбрать интервал «день».

Время показа напоминаний вычисляется с момента начала события. Напоминание оприближении события показывается один раз, количество показов напоминаний онаступлении неограниченно.

После заполнения всех необходимых полей события следует нажать кнопку Сохранить вокне создания события, после чего окно создания события закроется. При включённомрежиме отображения календаря, в котором событие создано, его название отобразится всетке календаря в день, указывающий на начало события.


13.7 Редактирование события

Для редактирования доступны события, созданные:

– пользователем в любом из календарей;

– другими пользователями в личных календарях пользователя;

– другими пользователями в доступных календарях, на события которых пользовательимеет право «Добавление/Редактирование» или «Полные права».

События календарей, доступные пользователю только для просмотра, редактированию иудалению не подлежат.

Редактирование событий, на которые есть соответствующие права, осуществляется в окнепросмотра события. Вызов окна просмотра события можно осуществить двумя способами:

1. Двойным щелчком левой кнопки мыши по названию события в сетке календаря;

2. Выбором пункта меню «Открыть» в контекстном меню, вызываемом щелчком правойкнопки мыши по названию события в сетке календаря.

Кроме того, редактирование события можно осуществить в окне просмотра задачи, ккоторой это событие привязано. Вызов окна редактирования события осуществляетсянажатием кнопки Редактировать во вкладке «События».

При этом откроется окно редактирования события (рис. 98). Поле Автор недоступно дляредактирования. Поле Календарь недоступно для редактирования, только если событиесоздано другим пользователем.

Рис. 98. Окно редактирования события

134

Удаление прикреплённых задач, на которые текущий пользователь не имеет правапросмотра, а также удаление пользователей, на которых он не имеет полномочий,недоступно. В таких случаях пункт «Удалить» в контекстном меню, вызываемом щелчкомправой кнопки мыши по значениям полей Задачи и Пользователи, отсутствует.

Сохранение изменений осуществляется нажатием кнопки OK в окне редактированиясобытия, после чего окно редактирования события закрывается. Для отмены всех внесённыхизменений следует нажать кнопку Отмена.

Если при редактировании была изменена дата начала события, то событие переместится нановую дату в сетке календаря. После изменения календаря событие переместится в новыйкалендарь. В результате редактирования списка прикреплённых к событию задачсоответствующие изменения произойдут и в задачах: в добавленные задачи добавитсясобытие, из удалённых задач событие удалится.

Доступна возможность изменения даты начала события путём перетаскивания события. Дляпереноса события на другую дату следует поместить курсор на перемещаемом событии,нажать левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, перетащить объект на новое место всетке календаря. При этом дата начала события соответственно изменится в свойствахсобытия. Длительность события при переносе не изменится. Например, событие, длящееся5 дней, после переноса также будет длиться 5 дней.

Для удаления события следует выбрать пункт «Удалить» в контекстном меню, вызываемомщелчком правой кнопкой мыши по названию события в сетке календаря. При этом появитсяподтверждение удаления выбранного события. После нажатия кнопки ОК событие исчезнетиз календаря. Если для события были установлены повторения, они также исчезнут изкалендаря. Если удалённое событие было прикреплено к задаче, то оно исчезнет из спискасобытий задачи. При этом в ленте действий задачи будет зафиксировано соответствующеесистемное сообщение. После изменения календаря событие переместится в новыйкалендарь. В результате редактирования списка прикреплённых к событию задачсоответствующие изменения произойдут и в задачах: в добавленные задачи добавитсясобытие, из удалённых задач событие удалится.

13.8 Просмотр событий в календаре

Для отображения событий календаря следует включить флажок рядом с названиемкалендаря. Если выбранный календарь имеет вложенные, то автоматически включатся всефлажки во всех вложенных календарях, и их события отобразятся в сетке календаря. Привыключении флажка рядом с названием календаря события этого календаря исчезнут изсетки. Для просмотра событий всех календарей на определённом сервере следует включитьфлажок напротив его названия.

Просмотреть события только из одного системного календаря пользователя можно ещёодним способом: выбором требуемого календаря в списке «Отображать только» (рис. 99).При выборе системного календаря «Мои контрольные точки» события будут отображаться всоответствии с готовностью их выполнения: зелёным цветом будут отображаться готовыенепросроченные КТ пользователя, серым – КТ, дата наступления которых ещё не наступила,красным – просроченные КТ, как готовые, так и неготовые.


Рис. 99. Окно просмотра диаграммы занятости ресурсов в режиме «Месяц»

Если произведено подключение к нескольким серверам, то при выборе системногокалендаря в списке «Отображать только» будут отображаться события из соответствующихкалендарей всех подключённых серверов.

Просмотр события возможен в нескольких режимах – день, неделя, месяц. Подробнее орежимах показа событий см. п. 13.9.

В режиме «Неделя» или «Месяц» пользователю доступна возможность просмотра списказадач, в которых он принимает участие, в разрезе времени по тем или иным параметрам(ресурсам) – диаграммы занятости ресурсов. Для этого следует выбрать в раскрывающемсясписке «Отображать только» пункт «Мои задачи» и в списке «Группировать по»,отобразившемся ниже, выбрать требуемый способ группировки (см. рис. 99). Сеткакалендаря будет разбита на соответствующие группы (ресурсы), а задачи будутотображаться в сетке на протяжении всего установленного срока исполнения: от датыначала до окончания. Время начала/окончания наглядно демонстрируется с помощью

значка . В правой нижней части сетки появится вертикальная панель управленияотображением диаграммы. Для перехода к следующему или предыдущему ресурсу следует

нажать кнопку или . Для отображения большего или меньшего количества ресурсов вдоступной области сетки календаря следует нажать кнопку «+» или «–».

136

Замечание – Список «Группировать по» отображается только, если в списке «Отображатьтолько» выбран пункт «Мои задачи».

При наведении курсора на название события появляется всплывающая подсказка в формате«Тип события: <название события>, <дата наступления события>». Если событие длится втечение всего дня, то время проведения события во всплывающей подсказке неуказывается. Подробнее о всплывающих подсказках событий системных календарей см.п. 13.2.

Если событие из пользовательских календарей длится несколько часов или минут, то вовсплывающей подсказке указывается время его начала. Для событий, длящихся весь день,во всплывающей подсказке время начала не указывается. Время и дата начала/окончания

событий, длящихся несколько дней, наглядно демонстрируются с помощью значка .

Просмотр всех параметров события осуществляется 2 способами:

– двойным щелчком по названию события;

– посредством выбора пункта «Открыть» в контекстном меню, вызываемом щелчкомправой кнопки мыши по названию события.

При этом откроется окно просмотра события, параметры которого доступны дляредактирования в соответствии с правами пользователя на это событие. О редактированиисобытия см. п. 13.7.

Помимо параметров события в окне события доступны просмотр информации об авторесобытия и задач, к которым оно прикреплено (при наличии соответствующих прав).

13.9 Режимы показа событий в календаре

В верхней части сетки календаря отображается панель инструментов, на которойрасположены кнопки управления режимом отображения календаря. Возможные вариантыпросмотра – сегодня, неделя, месяц, год. Выбор режима осуществляется нажатиемсоответствующей кнопки на панели инструментов.

Режим «День» (рис. 100) предполагает отображение в сетке календаря событий заопределённый календарный день. Переход в режим просмотра «День» из режима «Месяц»возможен щелчком по числу в сетке календаря. При щелчке по числу в мини-календаре напанели навигации также осуществляется переход к просмотру событий на выбранную дату врежиме «День».


Рис. 100. Окно просмотра календаря в режиме «День»

Сетка календаря разбита на интервалы по 30 минут. Название события располагается вячейке времени начала наступления события. Для события может быть задан цвет(см. п. 13.4). В этом случае интервалы времени, в течение которых событие продолжается,будут окрашены в цвет события. Для просмотра информации о событии следует дваждыщёлкнуть левой кнопкой мыши по его названию в сетке календаря или выбрать пункт«Открыть» в контекстном меню события.

В верхней части сетки календаря в режиме показа «День» располагается поле, в которомотображаются:

– события системного календаря «Дни рождения»;

– события личных календарей и календаря «Мои календари», которые длятся весьдень;

– просроченные задачи – при включённом флажке Просроченные задачи и «Моизадачи».

Переход на другой день осуществляется с помощью кнопок навигации клавиатуры вправо ивлево.

Режим «Сегодня» предполагает отображение в сетке календаря событий на текущую дату.

Переход в режим «Сегодня» осуществляется нажатием кнопки . Свойства отображениясобытий в режимах «Сегодня» и «День» являются аналогичными.

138

Режим «Неделя» (рис. 101) предполагает отображение в сетке календаря событий заопределённую календарную неделю. Для просмотра событий за определённую неделю врежиме просмотра «Неделя» следует щёлкнуть по номеру недели в мини-календаре панели

навигации или нажать кнопку на панели инструментов. Сетка календаря разбита наинтервалы по 2 дня по вертикали и по 3 дня по горизонтали. Причём суббота и воскресеньенаходятся в одном интервале, разбитом на 2 дня. Название события располагается в ячейкедня наступления события. Если на день приходится несколько событий, то все онирасполагаются в списке, упорядоченном по возрастанию времени наступления события.Если на дату приходится большое количество событий, то для просмотра всех событийнеобходимо перейти по ссылке , расположенной в правом нижнем углу ячейки дня. Приэтом отобразится список всех событий в режиме «День».

Рис. 101. Окно просмотра календаря в режиме «Неделя»

Режим «Месяц» (рис. 102) предполагает отображение в сетке календаря событий за

определённый месяц. Переход в режим «Месяц» осуществляется нажатием кнопки . Сеткакалендаря разбита на интервалы по 6 недель по горизонтали и по дням недели повертикали. Причём суббота и воскресенье находятся в одном интервале, разбитом на 2 дня.Свойства отображения событий в режимах «Неделя» и «Месяц» являются аналогичными.


Рис. 102. Окно просмотра календаря в режиме «Месяц»

Режим «Год» (рис. 103) предполагает отображение в сетке календаря событий за

определённый год. Переход в режим «Год» осуществляется нажатием кнопки . Сеткакалендаря разбита на интервалы по 12 месяцев по горизонтали и по дням недели повертикали. Свойства отображения событий в режимах «Год» и «Месяц» являютсяаналогичными.

140

Рис. 103. Окно просмотра календаря в режиме «Год»

Если необходимо просмотреть события за определённое количество дней, то для этогоследует выделить требуемые дни в календарике на панели навигации. Режим просмотразависит от количества дней. Если необходимо просмотреть события меньше чем за 2недели, то сетка календаря будет отображаться в режиме «День» в виде временной шкалы.При просмотре большего количества дней - в режиме «Месяц». Для просмотра событий занеделю в режиме «Неделя» следует щёлкнуть на номере недели в календарике на панелинавигации.

Оповещения 141

14 Оповещения

14.1 Списки оповещений

Раздел Оповещения (рис. 104) включает два подраздела:

– Входящие – оповещения по задачам (сообщения, напоминания, приглашения насовещания, напоминания о приближении контрольной точки, напоминания самомусебе), напоминания по событиям и объявления, отправленные пользователю дляознакомления;

– Исходящие – оповещения по задачам (сообщения, напоминания, приглашения насовещания, напоминания о приближении контрольной точки, напоминания самомусебе), напоминания по событиям и объявления, созданные пользователем дляознакомления с ними других пользователей.

Рис. 104. Окно просмотра исходящих оповещений

Список оповещений содержит следующие поля:

– Тип оповещения – отображает тип сообщения.

– Название – отображает текст сообщения.

– Задача – название задачи, по которой отправлено оповещение.

– Авторы� – пользователь, от имени которого было послано сообщение по задаче (неотображается в подразделе Исходящие).

– Информация – отображает дополнительную информацию, указанную авторомсообщения.

– Место проведения – отображает место проведения совещания, если оно задано вприглашении на совещание.

– Дата встречи – дата проведения совещания, если она задана в приглашении насовещание.

– Дата создания – дата отправки сообщения. Если сообщение являетсяприглашением на совещание, то отображается дата проведения совещания.

– Дата показа – дата показа сообщения пользователю.

142

Пользователь может настроить внешний вид списка оповещений. Подробнее о настройкесписка оповещений см. раздел 7.

Для открытия, просмотра и удаления оповещений пользователя доступно использованиесочетания горячих клавиш. О назначении горячих клавиши на данные операции см. п.5.2.3.

14.2 Входящие оповещения

Оповещения появляются у пользователей во время работы в программе в виде отдельныхокон (рис. 105) в заданное для показа автором время. В сообщениях по задачам можетприсутствовать ссылка на задачу, по которой было отправлено сообщение. Для перехода взадачу следует щёлкнуть по названию задачи. При настроенной возможности быстроговхода пользователю откроется задача в веб-интерфейсе системы «Мотив 4U 1.6».

Рис. 105. Окно ознакомления с напоминанием по задаче

После прочтения сообщения пользователю следует нажать кнопку Ознакомлен. Есликнопка не была нажата, то сообщение считается непрочитанным и попадает в списокоповещений.

Отключение показа отдельных окон осуществляется в пункте меню «Настройки» –>«Прочее» (см. п. 5.2.3). В этом случае при появлении нового сообщения пункт меню«Оповещения» будет отображаться с пиктограммой (см. рис. 104).

Просмотр оповещений, не прочитанных пользователем, осуществляется либо двойнымщелчком по сообщению либо выбором из контекстного меню пункта «Открытьоповещение».


14.3 Исходящие оповещения

В списке исходящих оповещений отображаются оповещения, созданные пользователемпосредством веб-интерфейса Системы и программы «Информер».

Вызов окна создания оповещения осуществляется одним из следующих способов:

1) щелчком правой кнопки мыши по задаче, по которой создаётся оповещение, ивыбором пункта меню «Действия с задачей» – «Послать сообщение (создатьнапоминание)»;

2) в окне просмотра задачи в ленте действий следует нажать кнопку ;

3) в окне просмотра задачи во вкладке «Участники» следует выбрать пункт «Послатьоповещение по задаче» контекстного меню, вызываемого щелчком правойкнопки мыши по имени участника задачи.

При этом откроется окно создания оповещений (рис. 106), в котором следует выбрать типсообщения.

Замечание – Объявления создаются только посредством веб-интерфейса Системы.

Рис. 106. Окно создания напоминания

144

Затем следует указать дату и время отправки сообщения, выбрав в календаре необходимую.Для задания периодически повторяющегося оповещения следует в раскрывающемся списке«Как часто отправлять сообщение» выбрать «Периодически». При этом отобразится кнопкаНастроить, при нажатии которой откроется окно настройки периодичности отправкиоповещения (рис. 107).

Рис. 107. Окно настройки периодичности отправки оповещения

В открывшемся окне следует задать периоды повторения (каждый день, месяц, неделю илигод), а также можно указать предел повторения. Пределом повторения может выступать какколичество показанных сообщений, так и дата, при наступлении которой сообщения большеповторяться не будут. Пользователь может осуществлять произвольную настройку периодовповторения сообщений выбором соответствующих опций в правой части окна. Длясохранения настроек следует нажать кнопку ОК.

Кроме того, следует ввести название и текст сообщения в соответствующие поля и выбратьсписок получателей, включив флажки напротив предложенных фамилий пользователей.

Для отправки сообщения пользователям, которые не включены в данную задачу, следуетнажать кнопку Выбрать других пользователей. При этом откроется дерево доступныхподразделений, в котором следует включить флажки напротив фамилий необходимыхпользователей. Для отправки сообщения всем пользователям выбранного подразделенияследует нажать кнопку Добавить всех.

Включённый флажок Показывать ссылку по задаче позволит пользователям, получившимэто сообщение, видеть ссылку на задачу, по которой создано сообщение. Сообщение можноотправлять посредством системы «Мотив 4U 1.6» (оно отобразится при работе пользователяв Системе), по электронной почте, а также SMS-оповещением. Для этого следует включитьсоответствующие флажки.

Отправка созданного сообщения осуществляется нажатием кнопки Отправить.


Пользователь может осуществлять редактирование созданных сообщений. Для этогоследует выделить соответствующее оповещение и в контекстном меню выбрать пункт«Редактировать оповещение». После внесения изменений в окне оповещения следуетнажать кнопку Отправить. При этом все пользователи, указанные в списке получателейизменённого сообщения, получат его в заданное в параметрах время.

Объявления, созданные пользователем посредством веб-интерфейса Системы, в отличие отоповещений, не подлежат редактированию.

После ознакомления с оповещением всеми получателями можно его удалить, выбрав вконтекстном меню пункт «Удалить оповещение». Удалению подлежат все оповещения иобъявления. При этом удалённые сообщения не будут показаны пользователям из спискаполучателей.

Ознакомиться с просмотром созданных сообщений другими пользователями можно в веб-интерфейсе Системы в разделе Сообщения.

146

15 Адресная книга

15.1 Назначение и использование адресной книги

Под адресной книгой понимается совокупность её контактов.

Под контактом понимается организованная совокупность информации опользователе Системы, партнёре, клиенте, заказчике, поставщике и др.

Состав информационных полей адресной книги определяется администратором системы приеё настройке. О настройке адресной книги см. «Руководство администратора системы».Контакты создаются с привязкой к адресной книге.

Пользователь может добавлять доступные ему контакты в свои задачи. Список контактовзадачи отображается во вкладке «Контакты» окна задачи. Причём для каждого контактауказывается только его фамилия, имя, отчество и электронный адрес. Остальнаяинформация доступна в отдельном окне просмотра информации о контакте. Как правило, кзадаче прикрепляются контакты, с которыми ведётся переписка либо переговоры,связанные с решением текущей задачи. В частности, это могут быть контакты партнёров,клиентов. Добавление в задачу контактов может осуществляться как при её создании, так ипри выполнении. Подробнее о добавлении контактов в задачу при её создании см. п. 8.1.6.

15.2 Дерево адресных книг

Рабочее окно раздела Адресная книга состоит из следующих частей: дерева адресныхкниг, списка контактов адресных книг и панели инструментов (рис. 108). При выбореадресной книги в дереве в правой части отображается список её контактов.

Рис. 108. Рабочее окно раздела Адресная книга

Состав колонок, отображаемых по умолчанию в таблице со списком контактов, определяетсясписком полей вкладки «Личная информация». Отображение остальных полейнастраивается каждым пользователем индивидуально. Настройка отображенияосуществляется с помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши

Адресная книга 147

по заголовку любого поля. В контекстном меню отображается список названий полей,доступных для отображения в таблице. Поля, которые уже отображены в таблице,помечены флажком. Для отображения нужного поля следует включить флажок напротивнего. При этом поле отобразится в таблице со списком контактов. При отключении флажканапротив поля оно скроется из таблицы со списком контактов.

Дополнительно о настройке внешнего вида списка контактов см. п. 7.1.

Дерево адресных книг пользователя состоит из адресной книги пользователя – «Моиконтакты» и дерева адресных книг вышестоящих и нижестоящих подразделений структуры.Адресные книги подразделений и пользователей создаются при заведении в Системеподразделения и пользователя.

Примечания

1. При удалении из Системы пользователя его личная адресная книга удаляется вместе совсеми контактами.

2. При удалении из Системы подразделения или ветки подразделений контакты из ихадресных книг не удаляются. Контакты переносятся в адресную книгу родительскогоподразделения для удалённых подразделений.

15.3 Доступ к контактам адресных книг

Просмотр системных контактов (пользователей Системы) доступен всем пользователям.

Адресная книга пользователя («Мои контакты») доступна для просмотра и редактированиятолько ему самому. Каждому пользователю для просмотра доступны все контакты адресныхкниг подразделений, которые являются родительскими и дочерними по отношению кподразделению пользователя. Таким образом, пользователь, находящийся на любом изуровней иерархии дерева подразделений, имеет права просмотра и добавления в своизадачи контактов из адресных книг только той ветки подразделений, в которой оннаходится. Следует иметь в виду, что доступ пользователя к адресным книгам параллельныхподразделений невозможен даже при наличии полномочий «Полные права» напользователей этих подразделений.

Пользователю со статусом «Начальник» доступно добавление, редактирование и удалениеконтактов в адресных книгах своего и подчинённых подразделений.

15.4 Добавление контакта

Для добавления нового контакта сначала следует указать адресную книгу, в которой онбудет создан. Для этого следует щёлкнуть по её названию в дереве адресных книг. Затем на

панели инструментов списка контактов следует нажать кнопку . При этом откроется окнодобавления контакта (рис. 109).

Замечание – Если кнопка при выборе адресной книги неактивна, то это означаетотсутствие у пользователя права добавления в неё контактов. О правах на добавлениеконтактов в адресную книгу подразделения см. п. 15.3.

148

В окне добавления контакта следует заполнить необходимые поля. Звёздочкой помеченыобязательные для заполнения поля. При попытке сохранить контакт с пустым обязательнымполем будет выдано соответствующее предупреждение.

Рис. 109. Окно добавления контакта

Способ заполнения полей контакта осуществляется в соответствии с его типом. К примеру,строковые поля могут содержать определённый список значений, поля типа «Ссылка насправочник» предусматривают выбор значений из справочника, поля типа «Файл» или«Изображение» предусматривают указание пути к файлу и т.п. Для полей типа «E-mail»предусмотрена возможность отправки электронного письма по указанному в поле адресу.Для этого следует перейти по ссылке с адресом электронной почты. Откроется окносоздания электронного письма той почтовой программы, которая установлена накомпьютере.


После завершения заполнения полей следует нажать кнопку OK. При этом окно закроется иновый контакт отобразится в списке контактов. В поле Адресная книга будет указаноназвание адресной книги, в которой создан контакт.

Адресная книга 149

15.5 Поиск и просмотр контактов

Для просмотра контактов адресной книги следует включить флажок рядом с её названием вдереве адресных книг. При этом в правой части отобразится список её контактов. Дляпросмотра контактов целой ветки адресных книг следует включить флажок напротивназвания родительской адресной книги. При этом автоматически будут включены флажкинапротив вложенных адресных книг и в списке контактов отобразятся все их контакты.

Предусмотрена возможность поиска контактов в адресных книгах. Для этого следует ввестив поле фильтра шаблон поиска, выбрать колонки, в которых будет осуществляться поиск, и

нажать кнопку или клавишу Enter. Выбор колонки осуществляется в раскрывающемся

списке при нажатии кнопки . В списке контактов после применения фильтраотображаются контакты, значения которых в доступных для поиска колонках совпадают сшаблоном поиска (рис. 110). Причём фильтр не сбрасывается при просмотре контактов,помещённых в другие адресные книги. Для очистки поля фильтра следует установить курсор

в поле и нажать кнопку . Для отмены фильтра следует нажать кнопку .

При вводе в поле фильтра строки, начинающейся с «!», отображаются все контакты, несодержащие строку фильтра.

Работа с панелью фильтра контактов осуществляется аналогично работе с панельюфильтров задач (подробнее см. п. 5.1.3).

О других способах фильтрации списка контактов см. п 7.2.

Рис. 110. Окно просмотра адресных книг. Поиск контакта

Предусмотрен экспорт списка контактов в файлы формата *.html и *.xls. Для этого следуетвыделить контакт или группу контактов, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift, и вконтекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши в списке, выбрать пункт«Экспорт» –> «Экспорт в HTML» или «Экспорт в MS Excel» соответственно. Воткрывшемся окне сохранения файла следует указать имя файла и путь для сохранения.После нажатия кнопки Сохранить в окне сохранения файла откроется окно подтвержденияоб успешном экспорте. Для открытия и просмотра сформированного файла следует нажатькнопку Да в окне подтверждения.

150

15.6 Редактирование контакта

Для редактирования значений полей контакта следует выбрать его в списке контактов и

нажать кнопку панели инструментов. При этом откроется окно просмотра полейконтакта.

Замечания

1. Если кнопка при выборе контакта неактивна, то это означает отсутствие упользователя права на его редактирование.

2. Редактирование системных контактов (пользователей Системы) доступно толькоадминистратору системы.

В открывшемся окне редактирования контакта следует внести изменения и нажатькнопку OK. При этом окно редактирования закроется, изменения отобразятся в полях спискаконтактов. Редактирование значений контакта можно осуществить как в окне просмотраадресных книг в пункте меню «Адресная книга», так и в окне просмотра задачи, в которуюдобавлен контакт.

Для удаления контакта из адресной книги следует выбрать его в списке контактов и нажать

кнопку панели инструментов, в результате чего появится подтверждение об удаленииконтакта, в котором следует нажать кнопку ОК. При этом контакт исчезнет из спискаконтактов адресной книги, а также из задач, в которые он был добавлен.

Замечания

1. Если кнопка при выборе контакта неактивна, то это означает отсутствие упользователя права на его удаление.

2. Удаление системных контактов (пользователей Системы) доступно только администраторусистемы.

Работа в автономном режиме 151

16 Работа в автономном режиме

При отсутствии соединения с сервером автоматически осуществляется переход вавтономный режим работы. Но при этом все действия, производимые пользователем в этомрежиме, сохраняются локально. При восстановлении соединения с сервером все данныеавтоматически загружаются в Систему.

Важно! Без предварительной синхронизации невозможна успешная работа в автономномрежиме.

Для сохранения данных обо всех задачах пользователя на локальный диск следует выбратьпункт меню «Сервис» –> «Синхронизировать». При этом вложенные в задачи файлызагружаются в зависимости от выбранного периода в окне загрузки файлов (рис. 111).Предусмотрена загрузка файлов за следующие периоды:

За последние две недели – при этом произойдёт загрузка всех файлов, которые былиприкреплены к задачам за последние две недели.

Начиная с – следует установить начальную дату, с которой будут загружаться вложенные взадачи файлы; конечной датой по умолчанию считается текущая дата.

Не загружать вложенные файлы – при этом произойдёт загрузка только списка задач, безвложенных в них файлов.

При включении флажка Загружать все доступные задачи по документам будут загруженытакже все закрытые задачи по рассмотрению имеющихся у пользователя документов нарассмотрении и исполнении.

Рис. 111. Окно выбора параметров синхронизации

Далее произойдёт загрузка задач пользователя и всех действий по ним. В процессе загрузкиотображается информация о количестве и размере закачанных файлов, количествезагруженных файлов при последней синхронизации, а также файлов, не входящих ввыбранный период для загрузки (рис. 112). Кроме того, если в процессе загрузки данныхпроисходили ошибки соединения с сервером, будет указано их количество и количествонезагруженных файлов. По завершении синхронизации данных следует нажать кнопку ОК.

152

Рис. 112. Окно просмотра загрузки данных

Авторизация пользователя в приложении при отсутствии соединения с серверомосуществляется как и в обычном режиме. В открывшемся окне приложения в строкесостояния будет указан режим – «Автономная работа».

Переход в автономный режим при возникновении обрыва связи с сервером сообщенийпроисходит автоматически.

В автономном режиме пользователю доступны следующие возможности:

– просмотр действий по задачам;

– регистрация новых действий;

– создание и редактирование задач, помещение их в папки;

Работа в автономном режиме 153

– изменение пользовательских настроек;

– завершение задач;

– согласование документов;

– отправка документов на доработку;

– создание задач по исполнению документов;

– отправка документов в архив, а также удаление нерассмотренных документов;

– редактирование полей карточки документа;

– создание и редактирование оповещений;

– создание и редактирование календарей и событий;

– создание и редактирование контактов.

Все действия, регистрируемые по задачам, в автономном режиме можно просмотреть,выбрав пункт «Сервис» –> «Показать отложенные действия».

154

17 Отложенные действия

В пункте «Отложенные действия» отображаются все действия, осуществляемыепользователем с объектами Системы, а также текущее состояние данных (рис. 113).Переход в пункт «Отложенные действия» осуществляется выбором пункта «Сервис» –>«Показать отложенные действия» или нажатием кнопки Отложенные в строкесостояния.

В строке состояния рядом с кнопкой Отложенные в скобках отображается количество не

отправленных на сервер действий. В момент отправки действия на сервер цвет значка

меняется на .

При щелчке правой кнопкой мыши по списку действий появляется контекстное меню, спомощью которого доступно:

– «Показать/Скрыть лог» – отображение/скрытие журнала действий в программе;

– «Очистить лог» – удаление всех записей из журнала действий, которые былиуспешно отправлены на сервер.

– «Удалить все» – удаляет все отображаемые действия (отправленные инеотправленные).

– «Удалить запись» – удаление выбранной записи.

– «Показать XML» – открытие окна с XML-кодом.

– «Показать объект» – открытие объекта, с которым производились действия,например, задачу.

Рис. 113. Окно просмотра действий пользователя

Отложенные действия 155

Все сохраняемые в журнале записи в порядке очереди отправляются на сервер. Ужеотправленные записи и зарегистрированные сообщения в Системе помечаются флажком вколонке «Отправлено».

При возникновении проблем с отправкой зарегистрированных в программе сообщенийследует просмотреть состояние отправки этого сообщения.

Возникающие при работе в программе сбои и ошибки автоматически фиксируются, при этомимеется возможность отправки уведомления о возникшей проблеме разработчикам.

Удаляемые из журнала записи исчезают только из локальной базы. Если сообщение илидействие в «Информере» уже зарегистрировано на сервере Системы, то его удаление излокальной базы не отразится на данных, зарегистрированных на сервере.

Пользователь может настроить внешний вид списка отложенных действий. Подробнее онастройке списка отложенных действий см. раздел 7.

156

18 Дополнительная информация

В процессе эксплуатации программы «Информер» могут возникать непредвиденные ошибки,по тем или иным причинам не выявленные на этапе разработки и тестирования. Длявыявления невоспроизводимых ошибок предусмотрена возможность отправки электронныхписем об ошибках разработчикам. Это распространённая практика среди разработчиковпрограммного обеспечения, которая нацелена на повышение качества продукта иоперативности исправления ошибок. Процедура отправки письма максимально удобна и нетребует от пользователя Системы выполнения каких-либо дополнительных действий.

Для достижения максимальной оперативности исправления ошибки рекомендуется описатьпоследовательность ваших действий, предшествующих возникновению ошибки, а такжеуказать электронный адрес, по которому наши специалисты могли бы связаться с вами длявыяснения дополнительной информации.

Для отправки письма с ошибкой следует нажать кнопку Отправить отчёт об ошибке вокне с ошибкой. Отправленное вами письмо будет обязательно прочитано, а найденнаяошибка – исправлена. Результат вы сможете наблюдать в будущих версиях программы«Информер». Благодарим за сотрудничество!

sc informer

Documents