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Anwenderbericht

VCK Logistics SCS Projects GmbH

Schneller mit papierlosen Abläufen: VCK Logistics SCS Projects GmbH bearbeitet sämtliche Lieferscheine ausschließlich digital

VCK Logistics SCS Projects GmbH führt den digitalen Lieferschein ein

KundeVCK Logistics SCS Projects GmbH

BrancheLogistik

Gründungsjahr1993

SitzDüsseldorf

Leistungen• Warehousing • Projektlogistik• Hightech-Transporte• Distributionslogistik u.v.a.m.

Websitewww.vcklogistics.com

Kundenbeziehung zu Canon4 Jahre

Prozessoptimierung Optimierung des administrativen und zeitlichen Aufwands bei der Verarbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen durch einen digitalen Workflow.

Entlastung Entlastung der Mitarbeiter von Papierarbeit und Reduzierung von Fehlern bei der Erfassung von Dokumenten.

Vereinfachung Transparente Schnittstellen, automatisierte Abläufe und optimierte Prozess-workflows.

Kostensenkung Spürbare Kosten ein-sparungen durch kürzere Bearbei tungs zeiten tragen zur Wirtschaft lich keit des Unter nehmens bei.

ÜberblickDie manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen bedeutet für zahlreiche Logistikunternehmen noch immer einen hohen administrativen und zeitlichen Aufwand. Für die Düsseldorfer VCK Logistics SCS Projects GmbH hat Canon einen digitalen Workflow für Lieferscheine umgesetzt, der Mitarbeiter von Papierarbeit entlastet, die Qualität der Prozesse verbessert und nicht zuletzt einen wesentlichen Schritt hin zu einem komplett automatisierten Ablauf bedeutet.

Unterm Strich

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internen Lieferscheinverkehrs durch Digitalisierung angestrebt. Auch die Arbeitsabläufe für den Warenausgang sollten damit einfacher und schneller werden“, sagt Jacqueline Klippel, Manager Projects & Sourcing bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH. Ziel war, Lieferscheine nach der Entnahme von den Sendungen einzuscannen und zu vernichten. Die Zuordnung der eingelesenen Belege anhand einer Auftragsnummer sollte dann automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem erfolgen, mit dem die Sach-bearbeiter dann die Weiter-verarbeitung der Sendungen übernehmen konnten. „Wir wollten zudem in der Lage sein, nach dem erfolgten Versand die Daten aus dieser Lösung heraus an unsere Kunden für deren finale Archivierung weiterzugeben“, so Jacqueline Klippel. Angesichts von rund 400 ausgehenden Sendungen im Monat und eines daraus entstehenden Liefer-scheinvolumens von rund 360.000 Blatt im Jahr erhoffte sich das Unternehmen dadurch eine deutliche Verbesserung und Beschleunigung der Liefer scheinbearbeitung und -verbuchung.

HerausforderungDie VCK Logistics SCS Projects GmbH ist Teil der VCK Gruppe in Düsseldorf und hat sich auf individuelle Transportlogistik im Bereich der Projekt- und Kontraktlösungen für die Mobilfunkbranche spezialisiert. Ankommende Lieferungen werden neu kommissioniert und an die Mobilfunkstandorte versendet. Alle Lieferscheine der eingehenden Sendungen wurden früher manuell in Ordnern abgelegt, für den Weiterversand wurden alle Lieferscheine kopiert und einer neu zusammengestellten Sendung erneut beigefügt. Mit dem konstanten Wachstum des Warenumschlags erwies sich dieses Verfahren zunehmend als zeitraubend, die Fehlerquoten stiegen und waren nicht mehr akzeptabel. Im Falle einer Unklarheit oder einer falschen Einsortierung in laufende Vorgänge war zudem die Recherche in den Ordnern außerordentlich zeitaufwendig. „Wir haben also eine Vereinfachung des

automatischen Import werden die Daten angekündigter Sendungen aus einem weiteren System bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH mit den gescannten Daten abgeglichen. Nicht erkannte Dokumente werden von den Mitarbeitern einzeln geprüft. „Die abgeschlossenen Vorgänge werden über eine standardisierte Schnittstelle für die dauerhafte Speicherung und Bearbeitung an die Therefore-Arbeitsplätze übergeben. Dort stehen sie dann zur Bearbeitung bereit“, sagt Albrecht Hermann, zuständiger Produktmanager bei Canon Deutschland. Die implementierte Lösung wurde um die Verarbeitung eingehender PDFs erweitert. Mehrseitige Lieferscheine im TIF-Format werden in das neu erstellte Importverzeichnis von IRIS Xtract gescannt und können bearbeitet werden. Dieses Verfahren hat sich in der Folge als so erfolgreich erwiesen, dass heute nahezu alle Lieferscheine digital eintreffen und das Scannen vor Ort nur noch im Einzelfall erfolgt. „Die Verbesserung der Abläufe hat uns überzeugt, so dass wir einen Schritt weitergegangen sind, um auch den Eingang der Rechnungen digital zu organisieren“, ergänzt Projektleiterin Klippel. „Dadurch wollten wir die interne Zuordnung und die folgende manuelle Bearbeitung mit dem Lauf durch die Abteilungen deutlich abkürzen. Deshalb haben wir unsere Lösung gemeinsam mit Canon um die Verarbeitung eingehender Rechnungen erweitert“, so Jacqueline Klippel. Das Jahresvolumen eingehender Rechnungen liegt bei rund 12.000 Seiten im Jahr.

LösungNach eingehender Marktrecherche hat sich die VCK Logistics SCS Projects GmbH für eine Lösung von Canon auf Basis der OCR-Software IRIS Xtract mit anschließender Übergabe der Geschäftsprozessdaten an das Dokumentenmanagementsystem Therefore entschieden. In einem ersten Schritt wurden die manuelle Datenerfassung und die Lieferscheinablage abgeschafft. Nach dem Scan mit einem professionellen Dokumentenscanner von Canon wurden die Datensätze mit allen relevanten Lieferscheininformationen automatisch erstellt. Per Mausklick wurden die einzelnen Vorgänge innerhalb der Massendateien mit digitalen Trennblättern separiert. Diese Dokumentensätze werden an IRIS Xtract für die Analyse übergeben. Durch einen

Albrecht Hermann Produkt Manager Information Management Canon Deutschland GmbH

Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert fehler­behaftete manuelle Prozesse und beschleunigt interne Abläufe. Dies schafft einen Mehrwert für Unternehmen.

360.000Lieferscheinvolumen von rund

pro Jahr

”“Mit der Lösung von Canon haben wir unser internes Liefer schein­handling deutlich vereinfacht und beschleunigt, was für uns als Logistik­unternehmen eine ganz wesentliche Erleichterung und Verbesserung im Alltag bedeutet. Mit der Digitalisierung bieten wir zudem unseren Kunden und Empfängern schnellere Abläufe und positionieren uns damit noch besser im Markt.

12.000Seiteneingehende Rechnungen pro Jahr

NutzenMit der Lösung von Canon bewerkstelligen die Sachbearbeiter bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH heute alle buchungsrelevanten Rechnungs-vorprüfungen und die finale Bearbeitung jeder Rechnung. Die Workflow-Funktion startet automatisch nach dem Speichern des Datensatzes in Therefore und gibt das Signal zur Bearbeitung. Die geprüften und freigegebenen Datensätze gehen dann an die Buchhaltung.

„Der gesamte Ablauf spart wie gefordert Zeit und Kosten, und die Qualität des Prozesses ist deutlich erhöht“, stellt Albrecht Hermann fest. Über die Schnittstelle zu Datev werden die Daten direkt zur Verbuchung weitergegeben. Auch die Erfassung der verbleibenden Lieferscheine von Drittlieferanten ist durch die ergänzende Hardwarekomponente in Form des hochleistungsfähigen Canon DR-Scanners wesentlich einfacher geworden. So werden die vorab definierten Indexfelder eines

jeden Lieferscheins automatisch ausgefüllt. Da hier unterschiedliche Normen und Formate gescannt werden, ermöglicht die Erfassung nach definierten Schlüsselworten und Ziffern die gewünschte Beschleunigung bei der Erstellung der Datensätze.

„Es ist heute wesentlich einfacher, die Daten systemseitig zu erfassen. Wir konnten diesen Service dank der digitalisierten Prozesse deutlich beschleunigen“, sagt Jacqueline Klippel. „Dieses Projekt mit Canon hat uns von den Vorteilen der Dokumentendigitalisierung überzeugt. Wir werden die Lösung auf weitere Abteilungen erweitern“.

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© Canon Deutschland GmbH 2016Stand: Mai 2016

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Der digitale Workflow entlastet uns vom zeitaufwendigen Umgang mit Papierakten und beschleunigt unsere Prozesse erheblich.

Jacqueline Klippel Manager Projects & Sourcing VCK Logistics SCS Projects GmbH