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SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD. NORMAS E PROCEDIMENTOS. Roberto Gomes Moreira Seção de Expedição/SICA/DIRAD e-mail [email protected]. COMPETÊNCIAS DA SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

Roberto Gomes MoreiraSeção de Expedição/SICA/DIRADe-mail [email protected]

Page 2: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

COMPETÊNCIAS DA SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO

COLETAR E DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS DE FORMA EFICIENTE, EFICAZ E EFETIVA NA FIOCRUZ BEM COMO ATENDER AOS SEUS USUÁRIOS COM EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS JUNTO A ECT.

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CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA

Correspondência é toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas, bem como aquela que se processa entre departamentos e servidores de uma instituição.

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CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

QUANTO À DIFUSÃO:

EXTERNA – Entende-se como aquela correspondência trocada entre instituições e outras entidades e/ou pessoa física.INTERNA – É a correspondência trocada entre os departamentos e uma mesma instituição(memorando, despacho, circular)

QUANTO À PROCEDÊNCIA:

NORMAL – Correspondência cuja tramitação se faz num prazo regular;URGENTE – Correspondência que face a natureza do assunto, exige ação imediata por parte de quem a recebeu, devendo ter tratamento preferencial sobre a normal;

Portaria Normativa 05 de 19/12/2002-MPOG

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HORÁRIOS DE COLETA E DISTRIBUIÇÃO

Os horários em geral são:

Distribuição interna:

Manhã: 9:00 e 11:00 hs.(de acordo com a demanda da área)

Tarde: 14:00 E 16:00 hs.

Envio aos Correios:

Até as 14:00 hs.

Os horários foram definidos de acordo com as atividades internas da Seção, e que encontram-se integradas de acordo com as Normas da ECT.

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Page 7: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

COMO PREPARAR SUA CORRESPONDÊNCIA PARA O TRATAMENTO AUTOMÁTICO PELOS CORREIOS

Para que o correios possa prestar um serviço de qualidade, é necessário que se sigam algumas recomendações sobre a preparação de sua correspondência, desde a utilização de envelopes padronizados, até o correto endereçamento

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TRATAMENTO AUTOMÁTICO

Page 9: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

TRATAMENTO AUTOMÁTICO

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CARACTERÍSTICA FÍSICA DA CARTA

É fundamental que as cartas estejam dentro dos padrões adequados, para que sejam tratadas de forma automatizada.Dê preferência, usar sempre os envelopes com a marca RPC (Recomendados Pelos Correios), como pode ser visto na figura

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TIPOS DE ENVELOPE

O tipo é determinado pela posição da aba de fechamento:

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TIPOS DE CAIXAS

Cabe ao remetente a responsabilidade pela elaboração da embalagem nas condições adequadas à natureza da correspondência ou encomenda, respeitando suas características.

Aspectos a serem considerados na embalagem: - Dimensões adequadas. - Resistência ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições de transporte. - Compatibilidade com o objeto ou encomenda transportado. - Utilização de envelopes e caixas comercializadas pelos Correios ou envelopes, caixas, pacotes e rolos próprios, desde que estejam embrulhados com papel liso e resistente e sejam dos seguintes materiais: de papel, de plástico, de isopor, de madeira ou de metal.

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Limites de dimensões de embalagens:

PACOTE E CAIXAEspecificações Mínimo Máximo

Comprimento (C) 16 cm 105 cmLargura (L) 11 cm 105 cmAltura (A) 2 cm 105 cmSoma (C+L+A) 29 cm 200 cm

· A soma resultante do comprimento + largura + altura não deve superar 200 cm.

ROLOEspecificações Mínimo MáximoComprimento (C) 18 cm 105 cmDiâmetro (D) 5 cm 91 cmSoma (C + 2D) 28 cm 200 cm

· A soma resultante do comprimento + o dobro do diâmetro não pode ser menor que 28 cm.

ENVELOPEEspecificações Mínimo MáximoComprimento (C) 16 cm 60 cmLargura (L) 11 cm 60 cmSoma (C + L) 27 cm 120 cm

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RIGIDEZ E PESO

O envelope com seu conteúdo deve ser suficientemente flexível para ser curvado 90°. Objetos pequenos ou rígidos tais como moedas, chaves, grampos ou cupões de papelão grosso não devem ser acondicionados no envelope

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ABAS DE FECHAMENTO

O envelope deve ser bem fechado, sem excesso de cola.

Não devem ser usados:- Clipes - Grampos- Fita adesiva

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COR DO ENVELOPE

A cor ideal para o perfeito contraste entre a impressão e o fundo do papel é a branca.

Cores com tonalidades escuras como marrom escuro, azul escuro, cinza escuro, vermelho, etc... não devem ser utilizadas como fundo na zona de endereçamento em envelopes ou conteúdos de envelopes com janela, O inverso(isto é, caracteres claros em fundo escuro) também impossibilita a leitura ótica.

Cores com tonalidades vermelha são interpretadas como preto pelo leitor ótico e inviabilizam a utilização do código de barras. Portanto, também devem ser evitadas (figura 8).

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Regras de Endereçamento

Localização e Limites da Zona de Endereçamento A zona de endereçamento pode ser definida como sendo o maior retângulo no qual o endereço pode estar completamente contido. Para ser compatível com a leitura ótica, o limite máximo desse retângulo é delimitado por um afastamento de 21mm das bordas laterais do envelope, de 20mm da sua borda inferior e de 40mm da borda superior (figura 11).

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Regras de Endereçamento

O endereçamento adequado começa pela forma de tratamento de cortesia (opcional), seguindo-se: nome do destinatário, logradouro, Número/complemento/bairro, cidade UF, CEP.

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Regras de Endereçamento

•Uma outra forma correta de endereçamento admite que na última linha constem, obrigatoriamente nesta ordem: o número do CEP, a cidade e o estado ou a sua sigla (figura 13).

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ALINHAMENTO

•Para facilitar a captura do endereço pela leitora ótica, as linhas do endereçamento devem ser alinhadas à esquerda, isto é, devem iniciar-se a mesma distância da borda esquerda do envelope e estarem paralelas a sua base (figura 14).

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IDENTIFICAÇÃO DO REMETENTE

O costume brasileiro sugere a colocação do nome, endereço e CEP do remetente na parte inferior do verso do envelope. (figura 15).

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Data Local Situação03/01/2012 18:21 AC XINGUARA - XINGUARA/PA Entregue03/01/2012 17:06 AC XINGUARA - XINGUARA/PA Saiu para entrega

31/12/2011 10:48CTCE BELEM - BELEM/PA EncaminhadoEm trânsito para AC XINGUARA - XINGUARA/PA

30/12/2011 20:53CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG EncaminhadoEncaminhado para CTCE BELEM - BELEM/PA

30/12/2011 10:57CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG EncaminhadoEm trânsito para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG

30/12/2011 10:52CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG Mal endereçadoEm tratamento, aguarde.

30/12/2011 08:30CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG EncaminhadoEncaminhado para CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG

29/12/2011 22:24CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ EncaminhadoEncaminhado para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG

29/12/2011 16:31 AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ Postado

29/12/2011 14:58AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ EncaminhadoEm trânsito para CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ

SK065600499BR - Histórico do Objeto O horário não indica quando a situação ocorreu, mas sim quando os dados foram recebidos pelo sistema, exceto no caso do SEDEX 10 e do SEDEX Hoje, em que ele representa o horário real da entrega.

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TRATAMENTO MANUAL

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CARTA SIMPLES

É A FORMA DE COMUNICAÇÃO ESCRITA QUE CHEGA MAIS RÁPIDO AO DESTINO E A MENOS ONEROSA.

MATERIAL PERMITIDO PARA REMESSA: Correspondência/documentos pesando até 500 gramas

ACONDICIONAMENTO DA CARTA SIMPLES Fechamento apenas por colagem. Endereço completo do remetente e do destinatário/CEP O canto superior esquerdo é reservado para colagem do selo postal

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CARTA REGISTRADAO que é?É o serviço adicional através do qual o objeto é confiado à ECT contra a emissão de documento comprobatório da postagem.

Características

O objeto é identificado pela aplicação de numeração específica, que possibilita acompanhar o seu trâmite por meio do Sistema de Rastreamento de Objetos – SRO

Pode ser contratado em todas as Agências de Correios

Serviço destinado ao público em geral

Para a contratação desse serviço, o objeto deverá apresentar, obrigatoriamente, o nome e o endereço completo do remetente e do destinatário

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AVISO DE RECEBIMENTO/AR

O que é? É o serviço opcional que, através do preenchimento de formulário próprio, permite comprovar ao remetente para quem foi entregue o objeto por ele postado.

É imprescindível o preenchimento correto de todos os campos do formulário do AR, especialmente os campos destinados aos dados do remetente e do destinatário. Dados incompletos e/ou incorretos atrasam ou mesmo impedem a devolução do AR.

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DESPESAS COM ENVIO DE CARTAS/SEDEX/2011

QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA COM AR: 2882TOTAL GASTOS COM O ENVIO R$ 26.867,87

CARTAS

QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA : 2882TOTAL GASTOS COM O ENVIO R$ 18.798,27

ECONOMIA ANUAL DE

R$ 8.069.60

SEDEX

QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX COM AR: 2283TOTAL GASTOS COM O ENVIO R$ 45.482,07

QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX SEM AR: 2283TOTAL GASTOS COM O ENVIO R$ 39.089,67

ECONOMIA ANUAL DE

R$ 6.392,40

ECONOMIA ANUAL COM OS DOIS SERVIÇOS R$ 14.462,00

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MÃO PRÓPRIA- MP

O que é?Prestado em âmbito nacional, é o serviço pelo qual o remetente recebe a garantia de que o objeto, por ele postado, será entregue, exclusivamente, ao destinatário .

Os objetos com Mão Própria poderão ser entregues a terceiros, devidamente identificados e credenciados para tal fim quando:

a) Destinados a autoridades civis e militares da administração pública federal, estadual ou municipal, direta ou indireta; autoridades diplomáticas ou eclesiásticas; pessoas jurídicas e seus respectivos dirigentes, cujo acesso seja difícil ou proibido ao empregado encarregado da distribuição.

b) Quando endereçado a menores de 16 anos, o objeto somente poderá ser entregue a seus representantes legais (pais, tutores ou curadores), mediante apresentação de documento que comprove a representação legal.c) Caso o destinatário esteja impossibilitado de receber o objeto, este poderá ser entregue a terceiros mediante apresentação de procuração com poderes expressos para tanto.

Page 29: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

IMPRESSO ESPECIALServiço para o envio de peças promocionais endereçadas, com apelo para venda e divulgação de produtos e serviços.

Serviços opcionais:

Poderão ser aceitos como Impresso:- Catálogos;- Livros;- Fascículos;- Guias;- Lista de preços;- Revistas;- Jornais;- Publicações periódicas;- Alternativos culturais;- Formulários não preenchidos;- Prospectos de propaganda;- Propaganda política de partido ou de candidato;- Divulgação de evento.

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IMPRESSO ESPECIAL

Acondicionamento:Todo Impresso deverá ser acondicionado e fechado, pelo remetente, em embalagem que resista ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições de transporte.

Quando o Impresso for postado fechado, na embalagem deverá constar a informação: “Fechamento autorizado. Pode ser aberto pela ECT”.

Page 31: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

É o serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias em âmbito nacional.

PRAZOS DE ENTREGA Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino.

TENTATIVAS DE ENTREGASão efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa são realizadas nos dias úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do endereço do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto é devolvido ao remetente. RASTREAMENTOPermite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega.

SEGURO AUTOMÁTICOServiço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do serviço.

Page 32: SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO/DIRAD

RASTREAMENTOPermite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega.

SEGURO AUTOMÁTICOServiço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do serviço.

Serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos e mercadorias com entrega garantida até as 10:00 horas da manhã do dia útil seguinte ao da postagem.

Abrangência: Consultar Área de Cobertura do Serviço .

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É a modalidade do serviço de Encomenda Expressa dos Correios, que permite o envio de objetos com valor declarado, para entrega, exclusivamente, contra pagamento da quantia indicada pelo remetente (Valor da Mercadoria ou Valor da Mercadoria + Preços Postais ou somente Valor dos Preços Postais), a qual lhe será reembolsada através de Vale Postal.

Por determinação do COAF - Conselho de Controle de Atividades Financeiras, órgão ligado ao Ministério da Fazenda, todas as transferências de numerário têm de ser identificadas, com a indicação da identidade (RG) e do CPF/CNPJ, conforme o caso, tanto do destinatário quanto do remetente da encomenda.

Após receber o SEDEX a Cobrar, a Agência de destino envia um "Aviso de Chegada" para o destinatário, informando-o que se encontra a sua disposição, uma encomenda. No Aviso de Chegada, consta o nome e endereço da Agência, o valor a pagar e informa que o objeto deverá ser retirado no prazo máximo de 7 dias corridos.

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É o serviço de entrega rápida internacional e que consiste na coleta/postagem, encaminhamento e distribuição de correspondências ou de mercadorias para o exterior.

Com o EMS, documentos até 5kg e mercadorias até 30kg chegam a mais de 170 países com total prioridade desde a postagem até a entrega ao destinatário final. O peso máximo admitido pelos países pode variar. Informe-se em nossas agências ou pelo nosso serviço Fale com os Correios: http://www.correios.com.br/servicos/falecomoscorreios/default.cfm

Os prazos previstos de entrega do EMS vão de dois a cinco dias úteis, variando conforme as cidades de origem e de destino da remessa. As mercadorias podem necessitar de um dia a mais, devido a liberação alfandegária. Consulte nossa tabela de prazos.

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O SEDEX Mundi é o novo serviço de remessas expressas internacionais dos Correios, que possui prazo garantido para as principais cidades do mundo.

Para efetuar postagem através do Sedex Mundi, é necessário:

-Endereço completo do destinatário e do remetente,

-Endereço eletrônico e telefone do remetente e do destinatário,

-Memorando assinado pelo chefe do Departamento/Unidade

- o horário para expedir Sedex Mundi via Seção de Expedição/DIRAD é até

as 14:00 hs.

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É o serviço de encomenda da linha econômica para o envio exclusivo de mercadoria.

ABRANGÊNCIA: Âmbito Nacional.

PRAZOS DE ENTREGA: Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino.A Encomenda PAC possui entrega domiciliar, em dias úteis, de segunda a sexta-feira, em mais de 4.800 cidades. A entrega da encomenda em localidades sem viabilidade operacional ou em área rural ou área de risco será realizada exclusivamente na agência mais próxima do endereço do destinatário.TENTATIVAS DE ENTREGASão efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa serão realizadas nos dias úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do endereço do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto será devolvido ao remetente.

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Serviço de coleta, transporte e entrega de correspondência agrupada de âmbito nacional. É utilizado para interligar as empresas (Pessoas Jurídicas) com suas filiais, representantes e parceiros.

Material permitido para envio: Documentos em geral.Obs. Não é permitido o envio de material perecível ou líquido.

Dias e locais de envio dos malotes:

2ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA

4ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA

6ª feira – DIREB, ICC

Obs. Para remessa no mesmo dia, entregar os documentos até as 14:00 horas.

Dias de recebimento de malotes na FIOCRUZ:

Terças e quintas feiras, na parte da manhã.

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TELEGRAMA

Mensagem urgente e confidencial, transmitida eletronicamente para o local de entrega, onde é impressa e auto-envelopada para entrega no endereço do destinatário.

Procedimento para envio de telegrama. 1- preencher o formulário

2- enviar e-mail para [email protected] com cópia para [email protected]

3- informar se precisa de copia do telegrama e comprovação de recebimento.

4- informar o nº do cartão

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Nome ( 50 ) Tipo Logr. ( 25 ) Logradouro (72 ) N° ( 06 ) Complemento ( 30 ) Bairro ( 72 ) Localidade ( 72 ) UF CEP (8) RJ

REMETENTE.

ASSUNTO:

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OBRIGADO!