secretarÍa jurÍdica distrital alcaldÍa mayor de bogotÁ. · sae, siendo el centro de todos los...

MANUAL RECEPCIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN ECONÓMICA DE LA

ENTIDAD Y SU VERIFICACIÓN (CONTABILIDAD) CÓDIGO: 2311420-MA-005 VERSIÓN: 01 PÁGINA: Página 1 de 86

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SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ.



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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Con relación al proceso Gestión Financiera, en particular con lo relativo a Recepción y registro de la información económica de la entidad y su verificación, en el Área Contable, se realiza el reconocimiento y valuación de los hechos económicos y financieros producidos por la Secretaría Jurídica Distrital, aplicando las directrices impartidas por la Contaduría General de la Nación, a partir de la promulgación del Plan General de la Contaduría Pública, mediante circulares, instructivos y reglamentación en la materia. Igualmente se tienen en cuenta los lineamientos establecidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en lo referente a los procedimientos contables para la elaboración de los registros y depuración contable. La Secretaría Jurídica Distrital asume la responsabilidad de registrar sus propios hechos económicos a partir del 3 de agosto de 2016, cuando nace la entidad, mediante ACUERDO 638 del 31 de marzo de 2016, Por medio del cual se crea la Secretaría Jurídica Distrital como un organismo del sector central, con autonomía administrativa y financiera. Para el desarrollo de este manual es importante señalar que el sistema de Contabilidad que se maneja actualmente se denomina (LIMAY (libro mayor), aquí llega toda la información mediante contabilización en línea desde los sistemas que se utilizan en la entidad como PERNO, SAI-SAE, siendo el centro de todos los sistemas de información para la parte contable de la Secretaría Jurídica Distrital, y es a quien finalmente llega toda la información. Este sistema es nuestra herramienta principal que se encarga de controlar toda la información económica de la Secretaría Jurídica Distrital, cumpliendo con las normas legales vigentes hasta la fecha y exigidas por el gobierno para su funcionamiento. Tiene como finalidad la generación de informes financieros contables para los entes de control y las entidades que consolidan la información contable del Distrito Capital.



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El sistema cuenta con cinco (5) características y términos que se mencionarán en este manual para su mejor comprensión y manejo:

1. Clases contables: Código y clasificación del nivel del manejo de las cuentas contables, dado por la Contaduría General de la Nación. En la Secretaría Jurídica Distrital se manejan las siguientes clases contables:

1 ACTIVO 2 PASIVO 3 PATRIMONIO 4 INGRESOS 5 GASTOS 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

2. Plan de cuentas: También llamado Catálogo General de Cuentas, es el instrumento

para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas que identifica la naturaleza y funciones de la entidad contable pública. En la Secretaría Jurídica Distrital se manejan aproximadamente 280 cuentas actualmente.

3. Terceros: Son los NIT. números de identificación tributaria o las C.C. Cédulas de Ciudadanía con los cuales se identifican las personas jurídicas o naturales en el sistema. En la Secretaría Jurídica Distrital se manejan aproximadamente 300 terceros actualmente.

4. Comprobantes de Diario: También llamados Comprobante de Contabilidad, ó Tipos de Comprobantes, son los documentos de las operaciones financieras, económicas sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente. En la Secretaría Jurídica Distrital se denominan “Tipos de Comprobantes” y se enunciarán como T 01, T 02, T 03 etc. Actualmente se manejan 14 Tipos de Comprobantes y son:



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SI SALDOS INICIALES 01 ALMACÉN 02 CAJAS MENORES 03 CAUSACIÓN NÓMINA 04 ORDENES DE PAGO 05 OPERACIONES DE ENLACE-GOBIERNO GENERAL 06 DEPRECIACIONES 07 AJUSTES Y RECLASIFICACIONES 08 PROVISIONES 12 AMORTIZACIONES 13 ACCIONES DE REPETICIÓN 90 COMPROBANTES DE CIERRE 91 COMPROBANTE DE TRASLADOS 92 CIERRE DISTRITAL

5. Centros de Costo: Son los códigos numéricos con los que se identifican las áreas de la entidad que tiene manejo y control sobre la utilización de recursos económicos. En la Secretaría Jurídica Distrital se manejan actualmente 28 centros de costos y son:

BOGOTA DISTRITO CAPITAL

LISTADO DE CENTROS CONTABLES SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Entidad: 136 SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Centro Contable Descripción

2300100 DESPACHO SECRETARÍA JURÍDICA

2310100 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

2310200 OFICINA ASESORA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACI

2310300 OFICINA DE CONTROL INTERNO

2310400 SUBSECRETARÍA JURÍDICA

2310430 DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

2310440 DIRECCIÓN DISTRITAL DE POLÍTICA E INFORMÁTICA JURÍDICA

2310450 DIRECCIÓN DISTRITAL DE DEFENSA JUDICIAL Y PREVENCIÓN DEL

2310460 DIRECCIÓN DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS



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2310470 DIRECCIÓN DISTRITAL DE INSPECC, VIG Y CTROL DE PER JURÍDIC

2311000 DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

2311300 TALENTO HUMANO

2311310 NÓMINA

2311320 BIENESTAR

2311330 CAPACITACIÓN

2311340 SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

2311400 FINANCIERA

2311410 PRESUPUESTO

2311420 CONTABILIDAD

2311500 ADMINISTRATIVA

2311510 INVENTARIOS

2311520 GESTIÓN DOCUMENTAL

2311530 SERVICIOS GENERALES

2311540 MESA DE AYUDA TÉCNICA

2311600 CONTRATACIÓN

2311700 ATENCIÓN AL CIUDADANO

2311710 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLUCIONES

2311720 TRANSPARENCIA

En atención a lo enunciado, se elaboró este manual como herramienta fundamental para quienes manejen totalmente o en parte la contabilidad de la Secretaría Jurídica Distrital, y se describirán cada una de las funciones dentro de la actividad de “proceso de información”, para la elaboración de los Estados Contables de la Secretaría Jurídica Distrital:



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REGISTROS CONTABLES DE ALMACÉN E INVENTARIOS

El (a) Profesional de el Área Contable– Contabilidad ingresa al aplicativo SAI devolutivo por el siguiente procedimiento

Procedimiento para revisar y contabilizar ingresos, egresos y libros en el aplicativo SAE (Consumo) Ingreso por la Intranet Administrativos y financieros Sistema elementos de consumo SAE

Username: SAIXX (cada persona tiene usuario)



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Password: XXXX (la clave) Database: ADMJUR

En la pestaña contabilización se despliega: ingresos, egresos y libros. Seleccionar el concepto que se vaya a revisar (ingreso, egreso, libros), despliega lo siguiente:

Se ubica en el mes que se va a trabajar, clic en consultar



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En la parte inferior izquierda de la pantalla se encuentra una pestaña Generar transacciones se da clic y en parte superior izquierda en la pestaña Elegir da clic señalando los documentos, en la parte inferior derecha de la pantalla en la pestaña generar movimiento da clic se da clic. Se visualizan los movimientos contables, y en la parte inferior izquierda da clic en la pestaña de reporte, despliega la siguiente pestaña; aplica tanto para ingresos y para egresos.

Antes de contabilizar se revisa todos los documentos, luego salir de la pantalla anterior por la opción archivo- salir y se despliega la siguiente pantalla:



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Ejemplo: clic en movimientos, clic en ingresos y va a la siguiente pantalla

Indicar la vigencia, número de ingreso dar clic en el botón para cargar (tercer botón la parte superior de izquierda a derecha), y cuando carga el documento despliega la siguiente pantalla



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En la parte superior derecha en la pestaña VER, dar clic y despliega esta pantalla

Dar clic en la opción abrir y aparecen los documentos digitalizados; para los ingresos se revisa el acta de recibo a satisfacción, la certificación de pago (para saber que registro presupuestal se debe afectar), y la factura. Para los egresos se encuentra digitalizada la solicitud de elementos, se debe verificar que el ingreso y/o egreso que está escaneado debe estar aprobado y con las firmas respectivas. Si los documentos no están escaneados y/o se encuentran inconsistencias, se informa al almacén por correo electrónico para que se realicen las correcciones correspondientes.



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Si no se encuentran inconsistencias se procede a contabilizar en línea uno a uno, y/o en forma masiva los movimientos realizados en el almacén. La contabilización de los ingresos es un débito a la cuenta 191001XX(Cargos diferidos) del grupo que corresponda, y un crédito a la cuenta 24010101 (bienes y servicios) si el registro presupuestal empieza por 31; o 24010201 (proyectos de inversión) si el registro presupuestal empieza por 33; o 2401021202 (Mejoramiento a la diversificación del acceso al servicio) si registro presupuestal es 3311403311122238, en caso de encontrar que la cuenta contable afectada y/o el grupo que utilizo el almacén no son los correctos, se informa a la persona encargada mediante correo electrónico para que se corrija el documento y así poderlo contabilizar, si la persona encargada en el almacén no puede corregir el documento se debe enviar un correo electrónico al(a) ingeniero(a) que maneja el aplicativo para que lo corrija; una vez corregido el documento se debe imprimir, hacer firmar y escanearlo nuevamente. Se ubica en la pestaña contabilización y despliega: ingresos, egresos, los libros.

Para los ingresos da clic en ingresos, - busca el mes a trabajar se ubica en la pestaña consultar, en la parte superior izquierda en pestaña elegir señala los ingresos que elaboró el almacén y en la parte inferior derecha de la pantalla dar clic en la pestaña Contabilizar, el sistema asigna un número consecutivo que corresponde al id Limay de contabilizado.



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El procedimiento anterior se debe utilizar para revisar y contabilizar los egresos de elementos así: debito a la cuenta 51111401 (materiales y suministros) y/o 51111501 (mantenimiento) según corresponda y crédito a la cuenta 191001XX (cargos diferidos materiales y suministros). Cuando se contabilizan los libros en consumo muestra dos registros en el comprobante (ingreso al almacén y salida al servicio): Debita la cuenta 19100190 (otros elementos para venta y distribución gratuita) se acredita la cuenta 31200201 (en especie); y para la salida al servicio debita la cuenta 51112701 (promoción y divulgación) y acredita la cuenta 19100190 (otros elementos para venta y distribución gratuita). Procedimiento para revisar y contabilizar ingresos, traslados (bodega –usuario; usuario-bodega), egresos (bajas) y los libros en el aplicativo SAI (devolutivo) y consumo controlado Ingreso por la Intranet Administrativos y financieros Sistema elementos de Devolutivo SAI

Username: SAIXX (cada persona tiene usuario)



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Password: XXXX (la clave) Database: ADMJUR Muestra la siguiente pantalla

En la parte superior derecha de la pantalla en la pestaña contabilización da clic y despliega, devolutivo ingresos, traslado, egresos

Dar clic en lo que desea revisar y contabilizar (ingreso, traslado, libros).



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Escoger el mes a trabajar, dar clic en la pestaña consultar, despliega lo siguiente:

Clic en aceptar despliega esta pantalla



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Dar clic en la pestaña Seleccionar Todos y dar clic en la pestaña Generar Movimiento despliega la siguiente pantalla:

Generados los movimientos, ir a la pestaña Consultar Movimientos dar clic, para revisar cada uno de los documentos elaborados en el almacén y aparece esta pantalla:

Registrar la vigencia, Nro del traslado y el tipo de traslado puede ser (bodega usuario - Usuario bodega), así:



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Con el tercer botón, de izquierda a derecha, parte superior de la pantalla dar clic y carga la información, muestra lo siguiente:

Revisar nombre elemento, valor unitario, estado del elemento (en los traslados usuario bodega siempre el estado del elemento es USADO), desplegamos con la barrita gris de la parte inferior



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hacia la derecha aparecen las siguientes columnas: cuenta débito cuenta crédito etc, aquí verificar que el nombre del elemento este afectando la cuenta contable que le corresponde.

Para los traslados usuario bodega siempre la cuenta debito es la 1637XX (Propiedad Planta y Equipo no explotado), por corresponder a un reintegro al almacén y acredita la cuenta 1665XX (Propiedad Planta y Equipo en servicio). El mismo procedimiento se realiza cuando son traslados bodega usuario, dependiendo del estado del elemento (nuevo o usado).



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Para los traslados bodega usuario se presentan 2 casos: Cuando el estado del elemento es Usado la contabilización es cuenta debito 1665XX (según el tipo de elemento) y la cuenta crédito es la 1637XX (según el tipo de elemento). Cuando el estado del elemento es Nuevo la contabilización es cuenta debito 1665 (según el tipo de elemento) y la cuenta crédito es la 1635XX (según el tipo elemento). Para salir de la pantalla consultar movimientos da clic en archivo salir, y muestra la siguiente pantalla



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En la parte superior izquierda en la ventana elegir, señalar los documentos elaborados el almacén (ingreso-egreso-libros), para la contabilización dar clic en la parte inferior derecha pestaña Contabilizar. El sistema asigna un número consecutivo que corresponde al id Limay de contabilizado. El procedimiento anterior se debe utilizar para revisar y contabilizar los ingresos de elementos devolutivos y las bajas. Se debe tener en cuenta que para la contabilización de los ingresos se debita la cuenta 1635XX (Bienes muebles en bodega) del grupo que corresponda, y acredita la cuenta 24010101 (bienes y servicios) si el registro presupuestal empieza por 31 o 24010201 (proyectos de inversión); si registro presupuestal empieza por 33 y / o 2401021202 (Mejoramiento a la diversificación del acceso al servicio) si registro presupuestal es 3311403311122238. Si la cuenta contable afectada y/o el grupo que utilizo el almacén no son los correctos se informa a la persona encargada mediante correo electrónico para que arregle el documento y así poderlo contabilizar, si la persona encargada en el almacén no puede corregir el documento se debe



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enviar un correo al(a) ingeniero(a) responsable del aplicativo para que lo corrija; una vez corregido el documento se debe imprimir, hacer firmar y escanearlo nuevamente. Cuando se contabilizan los libros que ingresan al archivo por devolutivo (libros y publicaciones de investigación) el sistema genera dos registros: el ingreso al almacén debita cuenta 19600701(libros y publicaciones de investigación- nuevo) y acredita la cuenta 31200201 (en especie); para la salida al servicio debita cuenta 19600701(libros y publicaciones de investigación - servicio) y acredita la cuenta 19600703 (libros y publicaciones de investigación- nuevo). En la contabilización de bajas de elementos se presentan dos casos: Baja por retiro en Activo: débito a la cuenta 58050201(pérdida en retiro de activos fijos) y crédito a la cuenta 1637XX (propiedad planta y equipo no explotados) según grupo. Baja por siniestros: débito a la cuenta 58100601(pérdida en siniestros) y crédito a la cuenta 1637XX (propiedad planta y equipo no explotados) según el grupo. Para revisar y contabilizar documentos en consumo controlado el procedimiento es el mismo ingresa por la pestaña contabilización, seleccionar consumo controlado y muestra un cuadro con ingresos y traslados, así:

Escoger el tipo de movimiento y seguir los pasos descritos anteriormente.



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Para contabilizar un ingreso se debita la cuenta 19100102XX (otros cargos diferidos consumo controlado) del grupo que corresponda, y se acredita la cuenta 24010101 (bienes y servicios), si el registro presupuestal empieza por 31, o 24010201 (proyectos de inversión) si registro presupuestal empieza por 33, y/o 2401021202 (Mejoramiento a la diversificación del acceso al servicio) si registro presupuestal es 3311403311122238, en caso de encontrar que la cuenta contable afectada y/o el grupo que utilizo el almacén no son los correctos, se informa a la persona encargada mediante correo electrónico. Si la persona encargada en el almacén no puede corregir el documento se debe enviar un correo al(a) ingeniero(a) encargado del aplicativo para que lo corrija; una vez corregido el documento se debe imprimir, hacer firmar y escanearlo nuevamente. En los traslados se contabilizan únicamente los traslados bodega usuario un debito a la cuenta 51111401XX del gastos que corresponda y un crédito a la cuenta 19100102XX (otros cargos diferidos consumo controlado). Es importante informar que en este aplicativo no existe el reintegro al almacén (traslado usuario bodega) debido a que es un control netamente administrativo. Asimismo es pertinente mencionar que los movimientos están parametrizados en cada uno de los aplicativos, al igual que existen otros tipos de movimientos los cuales se pueden consultar en los aplicativos SAE-SAI y en la Resolución 001 de 2001 “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital” El(a) Profesional del Área Contable realiza mensualmente la conciliación en el formato en Excel establecido, digitando los saldos del consolidado del almacén y los saldos contables para determinar si hay diferencias. Se imprime la conciliación y se anexan los soportes Listados de contabilidad ( CGN2005_001_saldos_y_Movimientos) y copia de los consolidados de almacén (Consolidado Mensual Inventarios por Ubicación), se firma por el Subdirector Financiero y el profesional responsable de su elaboración para ser archivada. El tercer día hábil del mes siguiente mediante comunicación oficial interna (Memorando Electrónico) se recibe el total de la información impresa; la cuenta mensual del almacén debe anexar todos los documentos en orden consecutivo original y/o copia, los originales deben ir con las respectivas firmas; junto con el Consolidado Mensual de Inventarios de entradas y salidas correspondiente al mes inmediatamente anterior.



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Confirmados los saldos de las cuentas por pagar, el Área Financiera devuelve a la Área Administrativa la cuenta mensual mediante memorando electrónico junto con la relación de documentos pendientes (por firmas y/o soportes), a más tardar el sexto (6) día hábil siguiente a la fecha del recibido de la misma. REGISTRO CONTABLE DE BIENES INMUEBLES

EN CONTRATOS DE OBRA: El(a) profesional del Área Contable inicia con la causación del Anticipo en el aplicativo SIPRES de acuerdo a los documentos soportes que llegan a la Área Financiera. (Copia del contrato, certificación de Pago, copia registro Presupuestal etc.) Mensualmente el(a) profesional de la Área Financiera, con las Actas de corte de obra y la factura correspondiente que envía el interventor junto con la certificación de pago, registra la correspondiente causación en el aplicativo Sistema de Presupuesto (SIPRES), donde se debe cambiar la cuenta del gasto a la cual está direccionada y llevarla a la cuenta Construcciones en curso (1615XX) de la construcción correspondiente verificar que en la factura venga relacionada la parte del anticipo que están amortizando, para elaborar el comprobante manual (Nota contable) comprobante Tipo 07 legalizando el anticipo. Al final de cada mes el(a) profesional del Área Financiera encargado(a) contabiliza en Limay las órdenes de pago y los pagos en los comprobantes T 04 y T 05. Una vez se haya contabilizado las causaciones El(a) profesional del Área Contable elabora un comprobante manual (nota contable), donde realiza la reclasificación del tercero cambiar el NIT del proveedor por el NIT de la Alcaldía la cuenta Construcciones en Curso debe ir con el NIT de la Alcaldía para efecto de entregar la información al Departamento Administrativo Defensoría del Espacio Público (DADEP).

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Una vez se hayan registrado la totalidad de los pagos en el aplicativo contable Limay en la cuenta construcciones en curso donde se incluyó el valor de la construcción, el valor de los estudios previos, concursos arquitectónicos de diseños, los gastos por expensas de licencias de construcción y el valor de la interventoría, como punto de control se debe averiguar sobre el terreno en el cual se está construyendo para identificar y contabilizar adecuadamente; es necesario contar con el Acta de Liquidación final de obra para trasladar el valor a Edificaciones como lo señala el Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002 en el numeral 4.1.5 “Con base en el acta de liquidación final de obra, la dependencia deberá efectuar el traslado a la edificación, clasificándola de acuerdo a sus características” para iniciar el proceso de la depreciación. Con las Actas de liquidación se inicia el trámite de entrega de los inmuebles ante el Departamento Administrativo Defensoría del Espacio Público (DADEP), se diligencia el formato Novedades de Predios:



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Se diligencia 1 datos generales, 2 Datos básicos, 3 información del predio, observación y legalización, se traslada el valor de la cuenta contable (1640) edificaciones, valor de la cuenta contable (1685) depreciación acumulada a la fecha de la entrega, adjuntar los soportes: copia de los contratos con las adiciones, si las hubo, el acta de liquidación final de obra; esta información se debe remitir de manera impresa y en medio magnético. Tratándose de obras públicas (adecuaciones), el procedimiento varía reportar al DADEP el valor de la mejora, para que incremente el valor del inmueble entregado con anterioridad. REGISTRO POR COMPRA Y/O ADQUISICION DEL INMUELBE Cuando se trata de compra y/o adquisición de una edificación por la entidad contable, para el desarrollo de sus funciones en la cual está incluido el valor de terreno El(a) profesional del Área Contable elabora el comprobante manual (nota contable) en el programa contable LIMAY identificando y contabilizando el terreno correspondiente sobre el cual está construida la edificación, el valor que se lleva a la cuenta contable (1605) terrenos no es objeto de depreciación mientras que el valor que afecta la cuenta (1640) edificaciones si se deprecia teniendo en cuenta que la vida útil de las edificaciones es de 50 años. Estos valores se deben reportar al DADEP quien es entidad encargada de llevar el control de los inmuebles. Una vez el DADEP remita a la Secretaría Jurídica Distrital el Oficio aceptando el Traslado Contable de Predios, el(a) profesional del Área Contable procede a elaborar el comprobante manual (nota contable) T 07, según corresponda a todos o un caso que puede ser: entrega de edificaciones cuenta contable (1640) con su respectiva depreciación acumulada cuenta contable (1685), terrenos cuenta contable (1605), construcciones en curso cuenta contable (1615), retirando estos valores y se registran en la Cuenta de Capital Fiscal- Distrito cuenta contable (3105). Finalmente se imprime la nota contable (ajustes y reclasificación) T 07, adjuntando los soportes correspondientes para ser archivada en los comprobantes de contabilidad.



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REGISTROS CONTABLES DE CAJA MENOR

Al iniciar cada vigencia, se constituyen las cajas menores, mediante el trámite de una orden de pago, se realiza el registro contable afectando la cuenta 1105. (Cuenta que siempre para cada balance mensual debe reflejar el total de los cupos asignados a las cajas menores que van a funcionar en la vigencia, excepto para el mes de diciembre donde vuelve a quedar en ceros la cuenta 1105-Caja). Este registro se debe elaborar con comprobante Tipo 02. Y DEPENDE DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CAJA MENOR, bajo la responsabilidad del Director de Gestión Corporativa y el Profesional administrativo encargado para tal función.

El(a) Profesional del Área Contable– Contabilidad recibe de cada uno de los responsables del manejo de la(s) Caja(s) Menor(es) la solicitud de reintegro de la(s) misma(s) con sus respectivos soportes. Revisa que los soportes de cada comprobante coincidan con la información consignada, estén adecuadamente los conceptos de retención, que los comprobantes estén correctamente registrados en forma ordenada y consecutiva en el formato “reintegro de caja menor”, también verifica los rubros afectados por cada concepto del gasto.

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Luego elabora una certificación de pago para que el Subdirector Financiero la firme y revise nuevamente todos los documentos adjuntos, trasladando al profesional que liquida las órdenes de pago para que inicie el respectivo proceso en el sistema “SIPRES” y verifique los rubros a afectar generando el trámite de pago para el reembolso de la misma. Posteriormente a ello, otro(a) profesional del Área Contable realiza la causación y cancelación de pago como otra orden de pago normal, (proceso que se describe en causación y registro de órdenes de pago). Proceso integrado a los comprobantes identificados con Tipo 04 y Tipo 05. Como control financiero, un profesional de la Área Financiera, realizará arqueos aleatorios a las cajas menores que se encuentren funcionando, utilizando el formato de “Arqueo de caja menor”, para tal fin. Dado que la(s) caja(s) menor(es) opera(n) únicamente durante una vigencia (Anual), su legalización definitiva se hará en las fechas que establezca la Dirección Distrital de Tesorería y en todo caso antes del 28 de Diciembre del año respectivo. Para tal efecto, el responsable de cada caja menor presentará una relación de los gastos diligenciando y anexando los comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los recibos de consignación expedidos por la misma Tesorería o por la entidad bancaria autorizada para tal fin, en donde conste el reintegro de los dineros no utilizados. En la Legalización se deben tener en cuenta las formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIÓN DEFINITIVA SIN SITUACIÓN DE FONDOS, por lo tanto no habrá lugar a reembolso de dinero. (ver manual para el manejo y control de Cajas Menores, Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009).



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REGISTROS CONTABLES DE NÓMINA En el transcurso de la última semana de cada mes el(a) Profesional de Contabilidad recibe del Profesional de presupuesto las relaciones de autorización junto con sus debidos soportes (nómina de planta y nómina de provisionales, resoluciones de pagos extraordinarios, liquidaciones de exfuncionarios, pagos de cesantías y los anexos de los conceptos de deducciones y pagos de parafiscales y seguridad social, a cada una de las EPS, pensión y pagos patronales, adjuntando la hoja de “mi planilla”). Soportes que van junto a los OPGET tramitados, hojas de control y anexos del sistema PERNO, verificando que los documentos anexados cumplan con los lineamientos exigidos por la entidad. El(a) Profesional de la El Área de Contabilidad, ingresa al sistema PERNO de Talento Humano, y realiza el proceso de contabilización así:

Ingreso por la Intranet de Secretaría Jurídica Distrital, Sistemas Administrativos, PERNO, Nómina



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Username: (cada persona tiene usuario) Password: XXXX (la clave) Database: ADMJUR Muestra la siguiente pantalla



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Se solicita al encargado de Talento Humano que asigne las R.A´s a PERNO desde allá.

(Opción válida para funcionarios de Talento Humano). Una vez identificadas las R.A´s de nómina a contabilizar, se pueden tener físicamente para

irlas contabilizando o tener un control en papeles de trabajo así:



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En el aplicativo PERNO se tramita la siguiente información: Se señalan por “R.A´s a contabilizar”, todas las Relaciones de Autorización dadas, para poder realizar primero el paso de “Actualizar Información para Contabilización”.



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Se actualiza la información para contabilización.



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Se asignan las R.A´s a contabilizar

Luego de asignadas se sale del recuadro y asigna:



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Contabilizar R.A.

Se ajusta la pantalla de contabilización de nómina incluyendo el número de la RA al momento

de seleccionarlas para la contabilización.



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La operación permite seleccionar las RA en el momento en que estas sean generadas por talento humano, en este punto se debe tener asignado el número de la RA en OPGET, para poder proceder con la operación.



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Si sale este error:

Se corrige por la parte de actualizar funcionarios:



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Asignar CC:



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Si sale este error: En el proceso se presentó el error de LIMAY que se muestra a continuación, este se produce porque el tercero se encuentra varias veces en el módulo de terceros, se corrige eliminando los registros adicionales por la base de datos.



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Para estos casos se debe verificar desde LIMAY, el Id dado (para este caso el 22511). Se encontró que tenía fecha de terminación, pero se verificó que la funcionaria está activa, por lo cual se borro la fecha de terminación (con la autorización de un funcionario del Área de Talento Humano). En caso de que el tercero se encuentre varias veces en el modulo de terceros, se corrige eliminando los registros adicionales por las bases de datos. Se solicita al (la) Ingeniero(ra) de



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soporte LIMAY que revise el caso y efectúe la actualización para que el error no se siga presentando. Luego…

Posteriormente se contabilizan las otras dos opciones:



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Para registrar los pagos el proceso es así: (Por contabilizar pagos)

Se da la fecha que nos indica el Área de Presupuesto en los listados “documentos registrados en OPGET”:



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Contabilizar pagos:



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El resto de la funcionalidad se mantiene igual. En la opción de contabilización pago, puede visualizarse la fecha y ID de LIMAY con el que se causó cada RA y la provisión del período.



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El(a) Profesional del Área Contable debe realizar el proceso de contabilización en el aplicativo contable LIMAY, verificando que la información subida sea correcta.



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Ahora se contabilizan los pagos de el mes que se está cerrando:



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FIN del proceso de contabilización de la nómina. NOTA: Los documentos que se registren manualmente, en general corresponden a nominas adicionales que puede reportar el área de Talento Humano, y deben atender los lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación.



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REGISTROS CONTABLES DE CAUSACIÓN ORDENES DE PAGO. El(a) Profesional de Presupuesto encargado de liquidar las órdenes de pago pasa al Profesional de Contabilidad la orden de pago con sus antecedentes, para que el Profesional de Contabilidad revise, cause y cancele la misma en el aplicativo LIMAY. Las órdenes de pago que se tramitan son: por pagos de compras de la entidad y servicios prestados como son: pagos a contratistas, inscripciones a capacitaciones, pagos por reintegros de caja menor y viáticos. Posteriormente al trámite presupuestal, queda una copia de la orden de pago tramitada, el(a) Profesional de Contabilidad ingresa al aplicativo LIMAY, por la siguiente ruta, y registra de forma independiente una a una la causación de las órdenes de pago en orden cronológico, las cuales hacen parte integral de los Estados Financieros.



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Finalmente se archivan los soportes de la gestión hecha en los comprobantes de contabilidad, en la carpeta de comprobantes contables del mes. Este es identificado como código de comprobante Tipo 04. REGISTRO CONTABLE DE CUENTAS DE ENLACE (PAGOS) Las operaciones de enlace de la Secretaría Jurídica Distrital, corresponde a todos los pagos que realiza la entidad a través de Tesorería Distrital, como son las órdenes de pago tramitadas y las Relaciones de Autorización emitidas por el Área de Talento Humano. (De forma mensual y dando cumplimiento a lo normado por la Dirección Distrital de Contabilidad, se realizan las conciliaciones correspondientes a pagos de funcionamiento, inversión e ingresos que se han realizado por la entidad, según el formato establecido por la Secretaría de Hacienda Distrital. Tres (3) archivos tramitados así:).



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REGISTRO CONTABLE DEL PAGO DE LAS ORDENES DE PAGO. Las Ordenes de pago se tramitan, con el siguiente formato:

ENTIDAD: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. CODIGO ENTIDAD: 210111001136

MES: JULIO DE 2017

CODIGO CONTABLE: 3-1-05-03-01-00-60-01 / 02

SALDO LIBROS SDH A MES _JULIO_DIA_31_ AÑO _2017_ 6.370.078.869,00

MENOS: 0,00

Aquí se incluyen los conceptos de las diferentes partidas conciliatorias de acuerdo con la

información del mes

MÁS: 2.086.978,00

Aquí se incluyen los conceptos de las diferentes partidas conciliatorias de acuerdo con la

información del mes

Registro pendiente en Tesorería Distrital por pagos a juzgados con R.A. 32 de julio de 2017. 2.086.978,00

SALDO DE ENTIDAD A MES _JULIO_DIA_31_ AÑO _2017_ 6.372.165.847,00

NOMBRE DE LA CUENTA CODIGO CONTABLE SALDO

Firma Contador Público: ________________________________________________

CONCILIACION OPERACIONES DE ENLACE

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PARCIAL TOTAL

NOTA: EN ESTE ESPACIO RELACIONAR LAS CUENTAS RECIPROCAS CGN2005_002 CORRELATIVAS CON SECRETARIA DISTRITAL DE

HACIENDA.



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Luego de haber contabilizado la causación de las de órdenes de pago de forma manual al aplicativo contable, se realiza la contabilización correspondiente a los pagos con las mismas copias de órdenes de pago tramitadas, mediante la elaboración de un archivo plano con la siguiente estructura, teniendo en cuenta las fechas emitidas por el profesional del Área de Presupuesto, mediante el listado de OPGET.



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El anterior archivo se remite al ingeniero(a) del aplicativo contable, para que lo incorpore dentro del mes en que se haya realizado el pago y en que se está elaborando el cierre contable. Y el (la) ingeniero(a) del aplicativo contable informa los Id. Ó número de documento contable con los que quedaron registrados en el sistema y que hacen parte integral de los Estados Contables de la entidad. Posteriormente se realiza una verificación manual de los registros contables – listado de registros en auxiliares vs. los listados de “Reporte General Planilla” por números de órdenes de pago, a fin de asegurar que los datos del sistema contable sean los correctos. VERIFICACIÓN CONTABLE DE CUENTAS DE ENLACE (PAGOS)

CUENTA

NATURALE

ZA VALOR

ID TERCERO

LIMAY CENTRO

FECHA DE

PAGO

NUMERO DEL

CONTRATO VIGENCIA

NÚMERO DE

ORDEN DE

PAGO CONCEPTO

3-1-05-03-01-00-60-02 0 10.000.000 27600 2310450 02/08/2017 9 2017 180 PAGO PERIODO DEL 01 AL 30 DE JUNIO DE 2017

2-4-36-27-01 1 57.983 27600 2310450 02/08/2017 9 2017 180 PAGO PERIODO DEL 01 AL 30 DE JUNIO DE 2017

2-4-36-90-00-2 1 42.017 27600 2310450 02/08/2017 9 2017 180 PAGO PERIODO DEL 01 AL 30 DE JUNIO DE 2017





2-4-01-02-01 1 8.484.033 27600 2310450 02/08/2017 9 2017 180 PAGO PERIODO DEL 01 AL 30 DE JUNIO DE 2017

3-1-05-03-01-00-70-01 0 59.500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA

2-4-36-03-01 1 5.500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA

2-4-36-27-01 1 345.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA

2-4-36-90-00-2 1 250.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA

2-4-36-90-00-1 1 500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA


2-4-36-90-00-3 1 1.000.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 181 PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER PAGO PACTADO UNA VEZ CONTESTADA LA PRESENTACION DE LA DEMANDA


3-1-05-03-01-00-70-01 0 59.500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD

2-4-36-03-01 1 5.500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD

2-4-36-27-01 1 345.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD

2-4-36-90-00-2 1 250.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD

2-4-36-90-00-1 1 500.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD


2-4-36-90-00-3 1 1.000.000 8823 2310460 02/08/2017 53 2017 182 PAGO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO PAGO PACTADO UNA VEZ SE REALICE LA AUDICIENCIA INICIAL, EN LOS MEDIOS DE CONTROL DE NULIDAD




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Desde el aplicativo contable se genera un balance de prueba a fin de hacer una verificación y análisis de pasivos reales, es decir que no se hayan presentado causaciones y cancelaciones sin registro contable, o con registros dobles. Además con el mencionado análisis se puede verificar que las órdenes de pago causadas se hubiesen pagado o que queden como pasivo para cancelación del siguiente mes. Por otra parte se realiza el registro de pagos de la nómina, el cual se elabora como aparece en registrar los pagos de la nómina, Pg. 39 de este manual. Finalmente se archivan los soportes de la gestión hecha en los comprobantes de contabilidad, en la carpeta de comprobantes contables del mes. Este es identificado como código de comprobante Tipo 05. REGISTRO CONTABLE DE DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

http://www.nanduti.com.py/noticias/images/47c46c_firma digital.jpg



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En el transcurso de los primeros tres días de cada mes, el(a) Profesional del Área Contable, primero verifica con el responsable del manejo de Almacén que el total de la información esté registrada en el aplicativo control- SAI, posteriormente ingresa al aplicativo SAI – Sistema de Administración de Inventarios elementos devolutivos para correr las depreciaciones. (Este proceso corre las depreciaciones internamente elemento por elemento, pero en los reportes generados se observan los totales por grupos de almacén), y es así como se registran por la siguiente ruta: Ingresando por la intranet:

Username: (cada persona tiene usuario) Password: XXXX (la clave) Database: ADMJUR

http://agdesarrollo.com/images/activo_fijo.jpg



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Se señala la opción generar: Este procedimiento genera las depreciaciones mensuales y las amortizaciones del software como de los derechos de autor de la entidad:



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Posteriormente se realiza la contabilización respectiva por la siguiente ruta:



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Primero se generan datos para el comprobante, y posteriormente se realiza “generar el comprobante” y “Contabilizar”. Luego de haberlos registrado se realiza una conciliación de los saldos contables por un balance de prueba contra el reporte de “Depreciación acumulada” a fin de verificar que los registros contables de depreciaciones, como de amortizaciones sean los correctos y coincidan con los saldos de SAI. Finalmente se archivan los comprobantes de contabilidad, en la carpeta de comprobantes contables del mes. Este es identificado como código de comprobante Tipo 06. El mismo procedimiento se aplica para las amortizaciones de software, y es identificado como código de comprobante Tipo 12. REGISTROS CONTABLE DE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

Inicialmente el(a) Profesional del Área Contable realiza el comprobante de ajustes teniendo en cuenta los reportes entregados extemporáneamente por las diferentes áreas de la entidad, que no correspondan al mes que se está ingresando a la contabilidad, también se registra en dicho comprobante los ajustes por análisis realizados a las cuentas de los estados contables de la Secretaría Jurídica Distrital.



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el mismo Profesional que realizó el análisis y ajuste es el responsable de ingresarlo al programa contable como un comprobante de “ajustes” para registrar la afectación contable. Debitando y acreditando las cuentas según ajustes. Verificando que los documentos de soporte estén en concordancia con la información ingresada al comprobante de contabilidad “ajustes”. Se realizan por la opción:

LIMAY, notas contables, ajustes y reclasificaciones, ó en esta última opción de puede asignar según la transacción manual que se ajuste:

Finalmente se archiva el comprobante de contabilidad, en la carpeta de comprobantes contables del mes. Este es identificado como código de comprobante Tipo 07.



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REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS

Al final del mes el(a) Profesional del Área Contable procede a solicitar a Tesorería Distrital el Informe Preliminar de Ingresos, que contiene relación de cancelaciones y transferencias electrónicas por concepto de pagos de incapacidades que se recibieron de las diferentes EPS´s. Una vez registrado el comprobante se verifica que estén correctos los datos ingresados, para grabarlo se debe anotar el número consecutivo asignado por el Sistema de Contabilidad. El(a) Profesional del Área Contable posteriormente recibe el Informe Definitivo de Tesorería y procede a revisar contra la contabilidad para efectuar la Conciliación de Ingresos en el formato establecido por la Dirección Distrital de Contabilidad. Se prepara, e imprime para la firma del Contador y con oficio remisorio del Director de Gestión Corporativa. Finalmente se archivan todos los soportes en la carpeta de documentos y comprobantes para el cierre contable. Este es identificado como código de comprobante Tipo 07.



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REGISTRO CONTABLE DE PROVISIONES PROVISIONES DE PASIVOS CONTINGENTES El(a) Profesional del Área Contable ingresa al sistema “SIPROJ-WEB” y genera los reportes de pasivos contingentes y de Acciones de Repetición de la Secretaría Jurídica Distrital, de acuerdo con “SIPROJ-WEB”. Este comprobante se realiza trimestralmente. (Pero si se desea se puede hacer en cualquier cierre que no sea trimestral, a fin de tener la información en forma actualizada.) Forma de emitir los listados: El(a) Profesional del Área Contable, debe ingresar a sistema “SIPROJ-WEB”, para verificar la información recibida, y es así como se originan los listados; por la siguiente ruta: por la intranet, aplicaciones web, icono de “SIPROJ-WEB”, por la opción contingente judicial, reporte contable, se asigna la opción solo demandas de la Secretaría Jurídica Distrital, fecha, proceso judicial en contra, y se solicita el reporte. Una vez realizado este proceso se imprimen el listado por descargar para Excel. Con ese reporte se alimenta en nuestra hoja control de Excel las siguientes opciones:

1) Valores listado SIPROJ, saldos mes anterior. 2) Totales valoración, con última fecha de corte. 3) Se calcula la diferencia entre los dos anteriores, para realizar los registros en

cuentas de orden. 4) Procesos desfavorables, con fecha de corte anterior. 5) Procesos desfavorables, con última fecha de corte. 6) Diferencia entre los dos últimos, para registrar en cuentas reales y cuentas de

orden. 7) Imprimir Comprobante.

Con la hoja de trabajo diligenciada se realizan los registros contables. Finalmente, al comprobante de contabilidad elaborado y registrado, se adjuntan todos los listados impresos y los recibidos de la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del



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Daño Antijurídico en los comprobantes de contabilidad, en la carpeta de comprobantes contables del mes. Estos son identificados como código de comprobante Tipo.08. MANTENIMIENTOS Y OTROS PARA REGISTROS CONTABLES COMO ANULAR UNA TRANSACCIÓN.

Ingreso por administración, mantenimiento transacciones



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Se digita el ID transacción que deseo anular y hasta el mismo ID, ya que no le doy ese parametro puede anular otras transacciones. Cuando ya se tiene esta información pulso la ventana (Deshabilitar). Y así queda anulada es importante imprimir el reporte para dejar la constancia. COMO HACER UNA COPIA DE UN COMPROBANTE. Me ubico en el comprobante que deseo copiar (descripción) en las ventanas de la derecha, hay una (Copia) la pulso y allí queda ya registrada con otro ID.

PROCESO CONTABLE CIERRE DE AÑO



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Inicialmente el(a) Profesional del Área Contable, al terminar la vigencia a 31 de Diciembre, luego de haber presentado todos los informes a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda Distrital, y de haber sacado las impresiones de los Libros Oficiales, procede a realizar el proceso de cierre año (Mes 13 en la contabilidad), realizando en el programa contable, el cierre de los saldos de los siguientes grupos, verificando que los documentos anexados cumplan con los lineamientos exigidos por la entidad: Cuentas de ingreso Cuentas de Egreso Cuentas de enlace Cuentas de patrimonio exigidas por la Contaduría General de la Nación para el cierre anual. Los Profesionales del Área Contable ingresan al programa los registros, ya sea por medio de interfaces o en forma manual, posteriormente y una vez verificados los saldos, por la opción de cierres contables, realizan los registros de cierre de cada uno de los grupos de las cuentas a las que se debe realizar dicho proceso. Una vez cumplido lo anterior, verifica que los datos en el programa contable sean los correctos. Luego se procede a generar el comprobante de cierre. Finalmente se archivan los soportes respectivos, en la carpeta de comprobantes contables del mes, o carpeta cierre de año. CIERRES



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En esta sección vamos a describir un conjunto de opciones relacionadas con la preparación, procesamiento y post-procesamiento de cierres mensuales y cierres contables (final de vigencia.) Estas opciones corresponden al menú Contabilidad submenú Cierres o al modo Cierres en el árbol de navegación. Reglas de cierre



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Esta opción permitirá diseñar las reglas de cierre. Estas reglas son indispensables para el cierre mensual o anual, ya que son éstas las que permiten realizar en forma automática el traslado entre cuentas y el cálculo de utilidad. El ingreso a esta opción se hace a través del menú Contabilidad, submenú Cierres, opción Reglas de Cierre o a través de la opción Definición de reglas de cierres bajo el nodo Cierres. Esta opción consta de dos ventanas: la primera permite crear una versión de reglas de cierre y la segunda, las reglas de cierre propiamente dichas. Tenga en Cuenta

Al insertar una nueva versión de regla de cierre, solo deberá digitar la descripción. El campo Versión será generado automáticamente en el momento de guardar el registro.

Para insertar una versión de regla de cierre, la contabilidad no puede estar cerrada en forma definitiva.

No se podrá borrar una versión de regla de cierre que tenga reglas asociadas.

La versión de regla de cierre estará vigente para un periodo contable.

La versión de regla de cierre deberá tener asociada una descripción.



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Para actualizar o borrar, la versión de regla de cierre no puede estar asociada a una operación de cierre.

Ventana para la inserción, actualización y borrado de versiones de reglas de cierre Para crear, modificar o borrar una regla de cierre, seleccione el comando. Aparecerá la ventana mostrada en la Figura, que en su parte izquierda presenta las reglas ya definidas para el periodo y versión de reglas seleccionado. En la parte derecha, presenta tres pestañas que ofrecen la ayuda para diseñar las reglas. Las tres pestañas son:

Plan Origen: Permite seleccionar en el plan maestro del periodo origen, un conjunto de cuentas que puede participar en la regla como cuenta origen.

Plan Destino Débito: Permite seleccionar en el plan maestro del periodo destino, un conjunto de cuentas que puede participar en la regla como cuenta destino débito.

'Plan Destino Crédito': Permite seleccionar en el plan maestro del periodo destino, un conjunto de cuentas que puede participar en la regla como cuenta destino crédito.

Para desplegar las cuentas, en cualquiera de las pestañas anteriores, debe ejecutar lo siguiente:

Seleccionar la pestaña correspondiente.

Seleccionar la lista la cual contiene los niveles del plan de cuentas.

Seleccione de la lista un nivel del plan de cuentas o la opción Todas (para traer todos los niveles del plan.)

Seleccione el comando. En el bloque cuentas aparecerán las respectivas cuentas.

Lista de los niveles del plan de cuentas



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Inserción, actualización y borrado de reglas de cierre Para crear una regla de cierre, debe ejecutar los siguientes pasos:

Inserte un nuevo registro en el bloque Reglas Cierre.

Digite la descripción de la regla.

Marque/Desmarque el check def para indicar si es una regla para calcular utilidad o no.

Seleccione la pestaña Plan Origen.

Cargue las cuentas, de acuerdo al proceso descrito anteriormente.

Seleccione la cuenta origen.

Seleccione el comando < para trasladar la cuenta a la columna Cuenta Origen.

Seleccione la pestaña Plan Destino Débito.


Seleccione la cuenta destino débito.

Seleccione el comando< para trasladar la cuenta a la columna Débito.

Seleccione la pestaña Plan Destino Crédito.


Seleccione la cuenta destino crédito. Seleccione el comando < para trasladar la cuenta a la columna Crédito.

Seleccione el comando (grabar) para guardar la regla. Tenga en Cuenta

Todas las reglas de cierre deben estar asociadas a una versión de reglas de cierre.

Para insertar una regla de cierre, la contabilidad no puede estar cerrada en forma definitiva.

Para insertar una regla de cierre, debe existir un plan maestro definitivo vigente para el periodo de la versión de la regla de cierre.

La regla de cierre se define para una representación de código perteneciente al plan maestro del periodo.

La cuenta débito debe pertenecer al plan de cuentas maestro vigente y ser afectable para el periodo al cual pertenece la versión de regla de cierre.

La cuenta crédito debe pertenecer al plan de cuentas maestro vigente y ser afectable para el periodo al cual pertenece la versión de regla de cierre.



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Para borrar o modificar una regla de cierre, ésta no debe estar asociada a una operación de cierre. Bloqueo de subsistemas.



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Bloqueo de subsistemas Permite bloquear o desbloquear la contabilización para un sistema en un periodo. Después de bloqueado el subsistema solo se podrá registrar para él transacciones manuales. Este es un paso previo para el cierre mensual o cierre contable. El ingreso a esta opción se hace a través del menú Contabilidad, submenú Cierres, opción Bloqueo de subsistemas o por medio de la opción Cierres bajo el nodo Bloqueo de Sistemas en el árbol de navegación. Esta la Figura se suministran cinco opciones para el bloqueo de subsistemas. Luego de seleccionar cualquiera de estas opciones, se desplegará una ventana para entrar un texto descriptivo de la operación de bloqueo o desbloqueo. Proceso para Cierres de prueba y Definitivos Recomendación Un cierre definitivo se lleva a cabo una vez se han realizado todas las actividades de revisión y ajustes basados en cierres de prueba anteriormente realizados. Actividades Previas al Cierre Definitivo Antes de llevar a cabo el cierre definitivo de un periodo contable se deben llevar a cabo las siguientes actividades 1. Bloqueo de Subsistemas 2. Aprobación de Comprobantes de Diario 3. Generación de Homologación periodo anterior. Bloqueo de subsistemas Esta opción permite bloquear o desbloquear la contabilización para un sistema en un periodo. Después de bloqueado el subsistema solo se podrá registrar para él transacciones manuales. Este es un paso previo para el cierre mensual o cierre contable.



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El ingreso a esta opción se hace a través del menú Contabilidad, submenú Cierres, opción Bloqueo de subsistemas o por medio de la opción Cierres bajo el nodo Bloqueo de Sistemas en el árbol de navegación. Esta la Figura se suministran cinco opciones para el bloqueo de subsistemas. Luego de seleccionar cualquiera de estas opciones, se desplegará una ventana para entrar un texto descriptivo de la operación de bloqueo o desbloqueo.

A continuación se describe cada una de las operaciones de bloqueo de subsistemas: Bloqueo de compañía Permite bloquear el registro de movimientos contables para todos los centros contables de todos los sistemas de una compañía. El acceso a esta opción se hace por medio de . “Bloqueo compañía”.



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Aquí se digita una descripción y se oprime Aceptar. Recomendación: Si ya se han realizado todas las revisiones y ajustes correspondientes la mejor opción es realizar el bloqueo para toda la compañía. Ventana para entrar la descripción de una operación de bloqueo de subsistemas

Bloqueo Sistema Permite bloquear el registro de movimientos contables para todos los centros contables de un sistema. El acceso a esta opción se hace por medio de.

Bloqueo de un Sistema y Centro Contable Permite bloquear el registro de movimientos contables para un centro contables de un sistema. El acceso a esta opción se hace por medio de.



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Bloqueo de un Centro Contable para todos los sistemas Permite bloquear el registro de movimientos contables de un centro contable en todos los sistemas de una compañía. El acceso a esta opción se hace por medio de__ ubicado en el bloque de centros contables.

Desbloqueo de un Centro Contable Permite desbloquear un centro contable en todos los sistemas de una compañía. El acceso a esta opción se hace por medio de__ . Cuando una operación de bloqueo o desbloqueo finaliza con éxito en el bloque Operaciones de Bloqueo aparecerá un nuevo registro con la siguiente información:

Fecha: Fecha y hora en que se inició la operación de bloqueo.

Usuario: Nombre del usuario que ejecutó la operación de bloqueo.

Descripción: Descripción dada por el usuario a la operación de bloqueo.

Bloqueado: Si la casilla de verificación está chequeada, el sistema o centro contable está bloqueado para el periodo. De lo contrario, el sistema o centro contable está abierto.

Aprobación de Comprobantes Para llevar a cabo la aprobación de comprobantes de diario se ingresa por la ruta Reportes Contables /Reportes Oficiales /Comprobante de Diario/Carpeta Aprobar



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Aquí nos ubicamos en el periodo que vamos a llevar a cabo la aprobación de comprobantes y Oprimimos la opción “Aprobar todos los sistemas” Con lo cual se llevaran a cabo la aprobación de todos los comprobantes en todos los sistemas para el Centro Contable o la Regional en la que estamos ubicados. Al oprimir el botón nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual digitamos el rango de fechas para el cual se va a realizar la aprobación de comprobantes y le damos Aceptar y esperamos a que desaparezca el reloj de arena y le damos Cancelar y Verificamos que se haya realizado la aprobación de los comprobantes requeridos.



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Tener en Cuenta: Este proceso se debe llevar a cabo para cada uno de los centros contables definidos para la Compañía.



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Comprobantes no aprobados Para verificar que comprobantes no han sido aprobados se puede generar el reporte en la opción de cierre:



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Al oprimir el botón “Comprobantes no aprobados” se genera el reporte con comprobantes no

aprobados.



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Generación de Homologación Periodo Anterior Es el proceso mediante el cual los saldos de cuentas que pierden vigencia (ya sea por ley o por cambios internos), son trasladadas a unas nuevas cuentas incluyendo el valor de la información adicional. El ingreso a esta opción se hace a través del menú Contabilidad opción Homologación una vez ubicados aquí le damos clic en la opción “Reglas de homologación”.

Esta opción nos lleva a la siguiente pantalla, donde debemos oprimir el botón “Generar Homologación” con lo cual el sistema nos informa si hay cuentas que requieren ser homologadas y debemos proceder a realizar la Homologación o Si por el contrario no existen el Sistema generara Automáticamente la Homologación Definitiva de dicho periodo. Tener en Cuenta:



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Sin importar que existan o no cuentas que requieran ser homologadas se requiere generar la homologación para cada periodo. Verificación Generación de Homologación Para verificar que efectivamente se llevó a cabo el proceso de Homologación se ingresa por la opción Operación de Homologación de la ventana Homologación.

Lo cual nos lleva a la siguiente pantalla donde verificaremos si la regla de homologación esta marcada como definitiva.



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Tener en Cuenta: Una vez llevado a cabo con éxito estos tres pasos previos estamos listos a proceder a Cerrar de manera Definitiva el Periodo correspondiente. Cierres Definitivos El proceso de cierre mensual consiste básicamente en la obtención de saldos al final de un periodo mensual. También implica el cálculo de la utilidad, sin que esto signifique llevar las cuentas a cero si no es un cierre anual.



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Tenga en Cuenta

Para ejecutar el proceso de cierre Definitivo se requiere cumplir previamente los siguientes requisitos:

La contabilidad debe estar abierta para el periodo que se va a cerrar. En caso de existir una operación de cierre anterior, ésta debe haber sido reversada.

Debe existir una operación de inicialización de la compañía.

Debe existir un plan maestro definitivo para el periodo de cierre.

La contabilidad correspondiente al periodo anterior debe estar cerrada y su cierre debe ser definitivo.

Debe existir una operación de homologación definitiva para el periodo anterior, así no haya existido homologación como tal en el periodo anterior. Esto garantizará al sistema que los saldos del periodo anterior están correctos.

Todos los subsistemas de la compañía deben estar bloqueados para el periodo de cierre.

Todos los comprobantes de diario correspondientes al periodo de cierre deben estar aprobados.

Todos los registros contables deben pertenecer a cuentas del plan maestro vigente para el periodo de cierre.

Todas las transacciones deben corresponder a centros contables vigentes en el periodo de cierre.

En caso de no cumplirse los requisitos anteriores el sistema notificará al usuario y no realizará la operación de cierre definitivo.



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Ubicados en la ventana de Cierres se ingresa por el botón “Cierre…” que nos lleva a la siguiente pantalla: Aquí digitamos una descripción del periodo a cerrar de forma definitiva y escogimos No en la casilla de Cierre de Prueba. Si se han llevado a cabo todas las actividades previas el sistema generara un mensaje de Cierre exitoso. Confirmación de Cierre Definitivo Una vez llevado a cabo el cierre definitivo para llevar a cabo la confirmación del cierre definitivo oprimimos el botón “Cierre Definitivo” lo cual nos genera el siguiente mensaje al cual le marcamos que sí y con esto quedara Definitivo el Cierre para el periodo indicado.



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NOTA: Se recomienda siempre contar con el soporte técnico y apoyo de Informática y Sistemas y en especial con el acompañamiento de un ingeniero de la firma que provee el aplicativo contable LIMAY, para generar una backup de toda la información del año.

CONTROL DE CAMBIOS.

ACTIVIDADES O NUMERALES

QUE CAMBIARON CAMBIOS EFECTUADOS

FECHA DEL CAMBIO

VERSIÓN

Creación del Documento N.A. 14/09/2017 01

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

Luz Esperanza García Cardona

Martha Liliana Barrera Díaz

Profesional Universitario Profesional Especializado (E)

14/09/2017

REVISÓ Luis Gabriel Espitia Pinzón Contratista - Profesional

Especializado 14/09/2017

APROBÓ Ethel Vásquez Rojas Directora de Gestión

Corporativa 14/09/2017

secretarÍa jurÍdica distrital alcaldÍa mayor de bogotÁ. · sae, siendo el centro de todos los...

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